hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty tnhh thương mại và dịch vụ ngọc hà

Kế toán có vai trò quan trọng đối với quản lý tài sản, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng doanh nghiệp, là nguồn thông tin, số liệu tin cậy để Nhà nước điều hành nền kinh

LỜI NÓI ĐẦU

Quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung, bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng XHCN là động lực thúc đẩy nền kinh tế Việt Nam phát triển, hội nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới Điều đó đặt ra yêu cầu cấp bách phải đổi mới, hoàn thiện hệ thống các công cụ quản lý kinh tế mà trong đó kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng Kế toán có vai trò quan trọng đối với quản lý tài sản, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng doanh nghiệp, là nguồn thông tin, số liệu tin cậy để Nhà nước điều hành nền kinh tế vĩ mô, kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các doanh nghiệp, các khu vực Vì vậy, đổi mới, hoàn thiện công tác kế toán để phù hợp và đáp ứng với yêu cầu nhận định của quá trình đổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thực sự bức xúc và cần thiết

Hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý tài chính, nó có vai trò tích cực trong việc điều hành, quản lý và kiểm soát các hoạt động kinh tế Trước yêu cần đổi mới của cơ chế quản lý, nhà nước phải hoàn thiện công tác quản lý kinh tế trong đó có công tác hạch toán kế toán Hệ thống kế toán Việt Nam ra đời

và chính thức được áp dụng từ ngày 01/01/1996 cùng với luật thuế GTGT ngày 01/01/1999 cho tất cả các doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc thay cho hệ thống kế toán

cũ

Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, với sự cạnh tranh của các doanh nghiệp, các tổ chức, các Công ty… chuyên kinh doanh sản xuất các loại mặt hàng tương tự nhau diễn ra hết sức gay gắt Vì vậy, thị trường là vấn đề sống còn của các doanh nghiệp, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều phải gắn liền với thị trường cho nên bản thân các doanh nghiệp phải tìm nguồn mua và tiêu thụ hàng hoá của họ để tồn tại

và phát triển

Kinh doanh trong cơ chế thị trường gắn trực tiếp với mục tiêu lợi nhuận Vì vậy, trong điều kiện cạnh tranh thực hiện chính sách bán hàng và tổ chức công tác kế toán bán hàng có ảnh hưởng lớn đến doanh số bán ra và lợi nhuận của doanh nghiệp Nó cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho hoạt động bán hàng Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng

Quan tâm đến vấn đề này và đã được sự giúp đỡ của Công ty TNHH TM & DV

Ngọc Hà - nơi em thực tập, em chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và

xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà ” làm chuyên đề thực

tập của mình

Mục tiêu của chuyên đề này là tìm hiểu công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh của Công ty Trên cơ sở đó đối chiếu với chế độ kế toán của Việt Nam và từ đó rút ra những ưu điểm và hạn chế trong công tác tổ chức kế toán

Bài viết này gồm 2 chương chính:

Chương I: Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và

xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Chương II: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu

thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH TM

& DV Ngọc Hà

Chương 1 TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG

HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ Ở CÔNG TY TNHH TM & DV NGỌC HÀ

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM & DV NGỌC HÀ

Tên đơn vị : Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Ngọc Hà

Trụ sở chính : Số 7 - Ngõ 2 - Nguyễn Ngọc Nại - Q Thanh Xuân - TP Hà Nội

Điện thoại : +84 (4).5653074

Fax : +84 (4).5653661

Email : ngochacorp@vnn.vn

Website : ngochatrading.com.vn

 Chi Nhánh tại Hải Dương

Địa chỉ : Số 185 - Nguyễn Thượng Mẫn - P Bình Hàn - TP Hải Dương

Điện thoại : +84 (320).842449

Fax : +84 (320).833685

Email : ngochacorphd@vnn.vn

 Chi Nhánh tại Bắc Ninh

Địa chỉ : Số 395 - Nguyễn Trãi - P Bồ Sơn - TP Bắc Ninh

Điện thoại : +84 (241).895796

Fax : +84 (241).853153

Email : ngochacorpbn@vnn.vn

I.1 Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty

Từ một cửa hàng văn phòng phẩm hoạt động theo giấy phép Số 01012-57 Ngày 06 tháng 09 năm 2000 do Uỷ Ban Nhân Dân Quận Thanh Xuân cấp, đến ngày17 tháng 06 năm 2003, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Ngọc Hà (“Công ty Ngọc Hà”) được thành lập theo giấy phép hoạt động Số 0102009050 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp Ngoài ra, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, ngày 06 tháng 01 năm 2005, cửa hàng VPP Lê Diệu Thuý cũng được thành lập và duy trì hoạt động như là một bộ phận kinh doanh của Công ty Ngọc Hà Ngày 26 tháng 10 năm 2003, Công ty Ngọc Hà mở cơ sở hoạt động tại Hải Dương theo giấy phép Số 84-03-HD và đến ngày 06 tháng 04 năm 2006, Công ty đã đăng ký hoạt động Chi nhánh Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Ngọc Hà tại Hải Dương theo giấy phép

Số 0412000058 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Hải Dương cấp

Ngày 26 tháng 10 năm 2006, Công ty Ngọc Hà mở cơ sở hoạt động tại Bắc Ninh theo giấy phép Số 48-12-BN và đến ngày 09 tháng 01 năm 2007, Công ty đã đăng ký hoạt động Chi nhánh Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Ngọc Hà tại Bắc Ninh theo giấy phép

Số 0321000168 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Bắc Ninh cấp

Trong kế hoạch phát triển mở rộng thị trường thì Công ty đang gấp rút hoàn tất thủ tục

mở thêm chi nhánh hoạt động tại các tỉnh: Hưng Yên, Vĩnh Phúc

Để mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp trong và ngoài nước Công ty đã đặt đại diện thương mại của mình tại Nam Ninh, Trung Quốc

Tháng 10 năm 2005, Công ty Ngọc Hà đã tiến hành đăng ký thương hiệu của Công ty với Cục Sở Hữu Trí Tuệ thuộc Bộ Khoa Học và Công Nghệ Hồ Sơ đã được chấp nhận theo công văn số 12743/NH2 ngày 07/04/2006 và đang chờ công bố

I.2 Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động của doanh nghiệp

I.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Đội ngũ nhân sự gồm các nhân viên được đào tạo chính quy tại các trường đại học uy tín như: Đại Học Bách Khoa, Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Học Viện Tài Chính, Đại Học Thương Mại… Ngoài ra các cán bộ khác cũng được đào tạo tại một số trường cao đẳng, và trung học chuyên nghiệp khác trong cả nước

Bộ máy quản lý được sắp xếp bố trí một cách logic khoa học, tạo điều kiện cho Công

ty quản lý chặt chẽ tất cả các mặt hoạt động, đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh thương mại được liên tục và đem lại hiệu quả cao

Bộ máy quản lý của Công ty gồm:

 Ban giám đốc:

+ Giám đốc công ty

+ 2 phó giám đốc: Phó giám đốc phụ trách kinh doanh tiếp thị bán hàng,

Phó giám đốc phụ trách tài chính và quản lý nhân lực

Mỗi một phòng ban có chức năng riêng biệt, song đều có chức năng tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc trong quản lý và điều hành công việc

 Phòng kế toán và phân tích tài chính: có nhiệm vụ hạch toán kế toán và phân tích tài

chính, phản ánh trung thực tình hình tài chính của Công ty, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính của chi nhánh, tổng hợp và phân tích hoạch định để đánh giá kết quả kinh doanh, nghiên cứu kết quả và hiệu quả của hoạt động tài chính từ đó tham mưu phương án tốt nhất Về mặt nhân sự có nhiệm vụ quản trị hành chính, quản trị nhân sự, nhiệm vụ phối hợp theo hệ thống

 Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm, lắp đặt các máy móc thiết

bị, đào tạo các kỹ thuật viên cho tay nghề giỏi để đáp ứng với công việc đặt ra

 Phòng kinh doanh và quản lý bán hàng: có nhiệm vụ kinh doanh, tiếp thị các sản

phẩm, thâm nhập thị trường để tìm nguồn tiêu thụ hàng hoá trong khu vực, quảng bá sản phẩm tới người tiêu dùng, thực hiện các nhiệm vụ chăm sóc khách hàng

 Phòng giao dịch: có nhiệm vụ nhận và thực hiện tất cả các cuộc trao đổi với khách

hàng, đáp ứng những yêu cầu của khách, và kết hợp chăm sóc khách hàng

 Phòng mua hàng: có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu đa dạng

hoá sản phẩm của khách hàng, chất lượng tốt, giá cả hợp lý, dịch vụ hoàn hảo

Sơ đồ bộ máy quản lý ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà :

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

I.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

Là đơn vị kinh doanh chuyên phân phối và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thuộc các ngành hàng văn phòng phẩm tổng hợp và tạp phẩm; máy móc và thiết bị văn phòng cùng các dịch vụ sửa chữa và bảo dưỡng; mực cho máy in, máy photo, máy fax; băng dính công nghiệp, dây đai, màng chít; nội thất văn phòng, trường học, bệnh viện; giấy và mực

in mã vạch một cách hiệu quả, trọn gói và chuyên nghiệp, kết nối trực tiếp giữa các nhà sản xuất với các đơn vị tiêu dùng cuối cùng

Ban giám đốc ( 3 nhân sự )

Phòng kế toán và Phân tích tài chính (6 nhân sự)

CN Bắc Ninh (12 nhân sự)

CN Hải Dương

(14 nhân sự)

Phòng giao dịch (4 nhân sự)

Phòng vận chuyển (20 nhân sự)

Phòng mua hàng (6 nhân sự)

Công ty Ngọc Hà cung cấp hàng hoá và dịch vụ cho trên 500 tổ chức, đơn vị trên địa bàn Hà Nội, Hà Tây, Hải Dương, Bắc Ninh, Đây là các tổ chức, đơn vị thuộc các thành phần kinh tế nhà nước, đầu tư nước ngoài, tư nhân và đang hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau: Ngân hàng và tổ chức tín dụng, các học viện, trường đại học, cao đẳng, các bệnh viện, các bộ, cơ quan ngang bộ, sở, cơ quan hành chính sự nghiệp, đại sứ quán, lãnh

sự quán, các công ty sản xuất, xây dựng, v.v

Phương châm kinh doanh của Công ty Ngọc Hà là „KẾT NỐI CÁC ĐƠN VỊ TIÊU

DÙNG VỚI NHÀ SẢN XUẤT“ Công ty đã và đang xây dựng các mối quan hệ lâu dài và

uy tín với các nhà sản xuất trong và ngoài nước sản xuất các ngành hàng mà Công ty đang kinh doanh Với quy mô hoạt động ngày càng mở rộng và đầu ra ngày càng tăng cao, Công ty luôn được các nhà sản xuất ưu tiên trong việc cung cấp hàng hoá với mức giá cả

ưu đãi nhất

Với trên 80 cán bộ nhân viên tốt nghịêp các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp Công ty Ngọc Hà luôn hướng phấn đấu không ngừng nâng cao chất lượng hàng hoá và dịch vụ của mình Công ty thường xuyên thu thập phản hồi của khách hàng và

tổ chức các chương trình đào tạo liên tục cho tất cả các bộ phận của Công ty Không chỉ dừng lại ở việc bán hàng và cung cấp dịch vụ, Công ty luôn thúc đẩy công tác tư vấn cho khách hàng trong việc mua hàng hoá nhằm nâng cao hiệu quả công tác mua hàng của các đơn vị khách hàng

Công ty cam kết sẽ mang lại chất lượng dịch vụ và hàng hoá ở mức cao nhất, không những chỉ đáp ứng được mà còn vượt quá sự mong đợi của quý khách hàng

Dưới đây là bảng số liệu phản ánh tình hình tăng trưởng và phát triển của Công ty trong 3 năm trở lại đây:

Phụ ghi: Báo cáo tài chính các năm 2004, 2005, 2006

II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

II.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà là một Công ty có quy mô hoạt động kinh doanh thương mại tương đối lớn, có địa bàn hoạt động rộng với nhiều đơn vị trực thuộc Để có thể tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với sự phân cấp quản lý tài chính của Công ty, ban lãnh đạo cùng với phòng Kế toán và phân tích tài chính lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung, nửa phân tán Tiến hành công tác kế toán theo hình thức Nhật

ký chung và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vật liệu và hàng hoá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước

Đứng đầu kế toán Công ty là kế toán trưởng Phòng kế toán Công ty được đặt dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng Các bộ phận kế toán của Chi nhánh đều đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của trưởng phòng kế toán các Chi nhánh

Đối với các Chi nhánh hạch toán độc lập hạn chế Bộ phận này có nhiệm vụ thu thập

xử lý các chứng từ ban đầu sau đó tổ chức hạch toán chi tiết tổng hợp và lập báo cáo định

kỳ gửi về phòng kế toán của Công ty theo qui định Kế toán Công ty kiểm tra và duyệt báo cáo quyết toán để làm căn cứ hạch toán tổng hợp toàn Công ty

Phòng Kế toán và phân tích Tài chính Công ty gồm 6 người và tổ chức theo cơ cấu sau:

 Kế toán trưởng: Người đứng đầu bộ máy kế toán tham mưu chính về công tác kế toán

tài vụ của công ty Kế toán trưởng là người có năng lực trình độ chuyên môn cao về tài chính – kế toán, nắm chắc các chế độ hiện hành của nhà nước để chỉ đạo hướng dẫn các

bộ phận mình phụ trách ; tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác đồng thời cùng ban giám đốc

 Kế toán bán hàng: là kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá , tình hình nhập xuất

tồn hàng hoá Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán định khoản và ghi vào sổ sách có liên quan

 Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán: là kế toán theo dõi và ghi có các khoản

phải thu, phải trả với nhà cung cấp căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi sổ chi tiết theo từng khách hàng Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thường xuyên kế toán mở riêng sổ chi tiết để theo dõi và ghi sổ các khoản điện, nước, điện thoại, các khoản tạm ứng

 Thủ quĩ kiêm kế toán tài sản cố định: Thể hiện trên sổ sách tình hình tài sản, số

lượng, giá trị tài sản như đất đai, nhà cửa, trang thiết bị máy móc cũng như tình hình biến động của các tài sản đó Thủ quĩ có nhiệm vụ giữ quĩ, thu chi các khoản tiền mặt trong công ty

 Kế toán thuế: Nắm chắc các qui định, luật thuế của nhà nước ban hành để từ đó hạch

toán các khoản thuế phải nộp của doanh nghiệp

 Kế toán tổng hợp: là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế toán của từng kế

toán viên thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra báo cáo tài chính các đơn

vị, kiểm tra số sách, đôn đốc việc lập báo cáo, xử lý các bút toán chưa đúng, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KT Tổng

hợp

KT Thuế

KT Bán hàng

KT Công nợ kiêm thanh toán

Thủ quỹ kiêm

KT TSCĐ

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán

II.2 Tổ chức công tác kế toán

Là một đơn vị kinh doanh thương mại, nên Công ty áp dụng chế độ kế toán mới từ tháng 10/1994 theo dự thảo lần thứ tư của vụ chế độ kế toán Bộ Tài Chính Trong quá trình

áp dụng thử nghiệm kế toán mới, Công ty đã gặp phải một số khó khăn như phải xây dựng một hệ thống sổ kế toán, chuyển số dư tài khoản kế toán cũ sang tài khoản kế toán mới Hiện nay, công tác kế toán của Công ty đã ổn định việc tổ chức ghi chép hạch toán hợp lý, thông tin cung cấp kịp thời, chính xác, phục vụ có hiệu quả yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của Công ty

Đối với phần hành kế toán hàng tồn kho, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá vốn vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá thực tế, hình thức kế toán Nhật ký chung, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Kỳ kế toán nộp báo cáo tài chính gửi lên Cơ quan Thuế là năm

II.3 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ được sử dụng tai Công ty gồm:

- Chứng từ lao động và tiền lương gồm;

+ Sổ lương

+ Bảng chấm công

+ Bảng tính lương và thanh toán tiền lương

- Chứng từ về TSCĐ gồm: Thẻ TSCĐ

- Chứng từ sử dụng theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền tệ gồm:

+ Phiếu thu (Mẫu 01-TT-BB)

+ Phiếu chi (Mẫu 02-TT-BB)

+ Giấy báo nợ, có của Ngân hàng

+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Mẫu 03-TT-HD)

+ Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT-BB)

+ Biên lai thu tiền (Mẫu 05-TT-HD)

+ Bảng kê thu, chi tiền mặt; tiền gửi Ngân hàng

- Chứng từ về hàng tồn kho gồm:

+ Phiếu nhập kho (Mẫu 01/VT)

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Chứng từ về bán hàng gồm:

* Phiếu đề nghị xuất kho

* Phiếu xuất kho

* Hoá đơn giá trị gia tăng (Mấu số 01GTGT – 3LL) được lập thành 3 liên:

+ Liên 1 lưu giữ tại phòng kế toán

+ Liên 2 giao cho khách hàng

+ Liên 3 dùng để thanh toán

Chất lượng công tác hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng công tác kế hoạch sau này Chính vì vậy công ty luôn chấp hành đúng hệ thống chứng từ và sổ sách của Bộ Tài Chính

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết nhập số liệu nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung trên máy, sau đó căn cứ vào số liệu ghi sổ Nhật

ký chung máy sẽ tự động lên các nghiệp vụ phát sinh vào sổ kế toán chi tiết liên quan

II.4 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản Công ty được mở theo quyết định 1141 TC/CĐKT Ngoài ra, để phục vụ cho việc theo dõi chi tiết, phần lớn các tài khoản được mở thành các tài khoản cấp

II, cấp III, và chi tiết cho từng đối tượng Ví dụ: tài khoản 112 được mở thành các tài khoản như: TK 11211, 11212, (TK 1121 là tài khoản tiền gửi ngân hàng, TK 11211 là

TK tiền gửi ngân hàng đầu tư) để theo dõi chi tiết tình hình giao dịch, thanh toán tại các ngân hàng mà Công ty có quan hệ

hợp, Công ty sử dụng 4 sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Sổ cái các tà khoản

II.5.2 Sổ kế toán chi tiết

Các sổ kế toán chi tiết mà Công ty sử dụng bao gồm:

1 Sổ quỹ tiền mặt

2 Sổ kho

3 Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

4 Bảng tổng hợp chi tiết vật, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

5 Sổ chi tiết thanh toán với người mua

6 Sổ chi tiết bán hàng

7 Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh

8 Sổ chi tiết theo dõi thuế giá trị gia tăng

9 Sổ lương

Những sổ kế toán chi tiết trên sử dụng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết định số 1177/TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/1996

II.5.3 Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty

Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một chứng từ kế toán được lập Nếu lien quan đến thu tiền, chi tiền thì kế toán sẽ vào sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền Nếu có liên quan đến các sổ kế toán chi tiết khác thì ngoài việc vào sổ Nhật ký chung, kế toán đồng thời vào các sổ kế toán chi tiết Nghiệp vụ thu tiền, chi tiền chỉ ghi chép vào sổ Nhật

ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, không ghi chép vào Nhật ký chung nữa Công việc này được

kế toán thực hiện từ một đến hai ngày một lần Sau đó cứ 5 ngày một lần, kế toán căn cứ vào số liệu đã ghi trong sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ Cái các tài khoản có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán

Cuối mỗi quý, kế toán cộng số liệu trên sổ cái các tài khoản Đồng thời, căn cứ vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết Căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết, sổ Cái, kế toán tiến hành đối chiếu các số liệu trên hai hệ thống sổ (Sổ tổng hợp và

sổ chi tiết) Căn cứ vào sổ Nhật ký, sổ Cái các tài khoản, kế toán tiến hành lập các báo cáo tài chính cho từng quý

Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi

sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây: Sổ Nhật

ký chung, Nhật ký đặc biệt, Sổ cái và Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

II.6 Tổ chức hệ thống Báo Cáo Tài Chính kế toán

Chứng từ gốc

Sổ Nhật ký

đặc biệt

Sổ Nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Ghi chú:

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu

Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo đúng Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐTC ngày 01/11/1995 và thông tư 89/2003/TT-BTC ngày 09/10/2003 về việc hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực ban hành theo Quyết định 149/2003/BTC ngày 31/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính:

Hệ thống báo cáo tài chính gồm có:

 Bảng Cân đối kế toán: Mẫu số B01 - DNN

 Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 - DNN

 Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 - DNN

 Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 - DNN

 Bảng Cân đối tài khoản: Mẫu số F01 - DNN

Ngoài ra, còn có những báo cáo khác như: Báo cáo thuế (tờ khai thuế giá trị gia tăng,

tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp, tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước ), bảng tổng hợp vật tư tồn nhập – xuất – tồn, bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối tài khoản,

Báo cáo tài chính gửi cho các cơ quan có thẩm quyền bao gồm:

 Cơ quan đăng ký kinh doanh

 Cơ quan thống kê

 Cơ quan thuế

Ngoài các báo cáo tài chính ra, cuối mỗi tháng Công ty còn phải lập các báo cáo quản trị, để gửi cho Giám đốc Hàng tháng kế toán lập báo cáo thu, báo cáo chi trong tháng một cách chi tiết các khoản thu, chi hàng ngày Thông qua báo cáo thu, báo cáo chi, kế toán tổng hợp sẽ lập báo cáo phân tích các khoản thu, chi

III THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV NGỌC HÀ

III.1 Đặc điểm công tác tiêu thụ hàng hoá tại Công ty

III.1.1 Đặc điểm hàng hoá tiêu thụ của Công ty

Hàng hoá chủ yếu của công ty là: Văn phòng phẩm tổng hợp và tạp phẩm; Máy móc, thiết bị văn phòng, sửa chữa, bảo dưỡng; Mực cho máy in, máy photocopy và máy fax; Nội thất văn phòng, trường học, bệnh viện; Dịch vụ in ấn, mực in mã vạch, băng dính công nghiệp, dây đai, màng chít

Đặc điểm của những hàng hoá trên là: được cung cấp bởi các nhà sản xuất trong và ngoài nước, Công ty trực tiếp nhập khẩu các loaị máy móc, mực in, giấy,…sau đó cung cấp cho các đại lý, các đơn vị sử dụng trực tiếp,…

Việc quản lý hàng hoá do phòng kế toán và người quản lý kho thực hiện trên hai mặt hiện vật và giá trị Việc nhập xuất kho bao giờ cũng có sự có mặt của ít nhất cả hai bên Người quản lý kho có nhiệm vụ quản lý và bảo quản hàng hoá sau khi nhập kho Nếu mất mát, hư hỏng thì người quản lý kho hoàn toàn chịu trách nhiệm

III.1.2 Phương thức bán hàng và thanh toán

Tuy thành lập chưa lâu song Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà cũng đã dần khẳng định được vị trí của mình trên thị trường Những sản phẩm hàng hoá, dịch vụ của Ngọc Hà phần lớn được cung cấp cho những khách hàng quen thuộc trên địa bàn Hà Nội

III.2.1 Chứng từ hạch toán tiêu thụ hàng hoá

Kế toán sử dụng những chứng từ sau để hạch toán:

- Phiêú đề nghị xuất kho

- Phiêú xuất kho

- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Phiếu thu

- Giấy báo có của ngân hàng

Khi khách hàng đến mua hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng loại 3 liên lớn theo mẫu của Bộ tài chính

Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt (thường là khách hàng lẻ, số lượng

ít chiếm từ 3 - 5% doanh thu) sau khi thu tiền kế toán kiêm thủ quỹ sẽ đóng dấu "Đã thanh toán" Đối với khách hàng thường xuyên có hợp đồng, phát sinh quan hệ mua bán chịu, kế toán sẽ đóng dấu "bán chịu", nếu đổi hàng do sản phẩm hỏng kế toán sẽ đóng dấu "Đã thanh toán"

Hóa đơn giá trị gia tăng gồm 3 liên và được luân chuyển như sau:

- Liên 1 (màu tím): Nếu khách hàng thanh toán ngay thì tạm lưu ở chỗ thủ quỹ Cuối ngày, căn cứ vào số tiền ghi trên hóa đơn, thủ quỹ sẽ lập phiếu thu sau đó chuyển cho

kế toán tiêu thụ để ghi sổ Nếu là hóa đơn bán chịu thì kế toán ghi sổ chi tiết TK 331 (Phải thu của khách hàng), sổ chi tiết 5112 (Doanh thu bán hàng) Cuối tháng, sau khi ghi chép đẩy đủ số liệu vào sổ chi tiết, đối chiếu với số liệu ở thủ kho thì liên 1 sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần và đóng vào đúng quyển (25 số một quyển)

+ Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng: việc thanh toán hoặc mua chịu của khách hàng được xác nhận ngay trên hóa đơn (có đóng dấu và ký xác nhận)

+ Liên 3 (màu xanh) Hóa đơn này được vào sổ giao nhận chứng từ định kỳ thủ kho gửi lên kế toán tiêu thụ, kế toán tiêu thụ phân loại hóa đơn, với khách hàng lẻ thì lập cùng phiếu thu, với khách hàng mua chịu thì phân loại theo đơn vị khách hàng và lưu lại

III.2.2 Hạch toán giá vốn hàng bán

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà đã sử dụng phần mềm kế toán nên Phòng Kế toán đã tính giá sản phẩm bán hàng theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này kế toán căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để xác định giá vốn của số hàng hoá đã xuất kho

Giá vốn thực

tế xuất kho

Số lượng hàng xuất kho

Gía đơn vị bình quân

Giá trị thực tế hàng nhập trong kỳ

Số lượng hàng thực tế tồn đầu kỳ

Số lượng hàng thực

tế nhập trong kỳ

+ +

=

Biểu số 01:

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO

Ngày: 09/12/2006

Kinh doanh: Duy Tên khách hang: Chị Yến Hình thức TT: TM Tên công ty: Công ty TNHH Hoàng Yến Mã số thuế:

Địa chỉ: 381 Quang Trung - Hà Đông

Điện thoại: 034.511221

STT Tên hàng Slượng

Đ.Giá (chưa VAT)

Ghi chú

01 Giấy A4 BB XK 70/90 1000 35.000 TT trong

ngày

Biểu số 02:

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 09 tháng 12 năm 2006 Nợ:

Số phiếu: 24329 Có:

Họ và tên người mua hµng: Chị Yến

Đơn vị thanh toán: Công ty TNHH Hoàng Yến

Địa chỉ: Số 381 Quang Trung - Hà Đông

Lý do xuất kho: Xuất bán

Xuất tại kho: Kho Công ty

ST

T

Tên vật tư

Mã vật tư Đvt

Số lượng Đơn giá Thành tiền

01 Giấy A4 BBXK 70/90 10060004 Ram 1.000

(Ký, họ tên)

Thủ kho

(Ký, họ tên)

Kế toán bán hàng

(Ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn

vị

(Ký, họ tên)

Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Kế toán

Phạm Văn Vượng Kế toán 9-K35 (N.G tại Trường) 21

Biểu số 03:

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

BẢNG KÊ LUỸ KẾ NHẬP XUẤT TỒN

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền Số

lượng

Thành tiền

Số lượng

Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Kế toán

Phạm Văn Vượng Kế toán 9-K35 (N.G tại Trường) 22

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

BẢNG KÊ GIÁ VỐN HÀNG HOÁ BÁN RA THÁNG 12

Biểu số 05:

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 632 – Giá Vốn hàng bán

Tài khoản

DT bán hàng Giấy A4 BBXK 70/90

Cộng mang sang

Biểu 07:

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

SỔ CÁI TÀI KHOẢN

TKĐối ứng

10 156 29.500.000

Cộng phát sinh

III.2.3 Hạch toán doanh thu bán hàng

Kế toán bán hàng

Khi xuất hàng để bán nhân viên kinh doanh chuyển đề nghị xuất hàng với đầy

đủ các thông tin trên phiếu “Phiếu đề nghị xuất kho” <Biểu số 01> Kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho (Biểu số 02) 03 liên và viết hoá đơn GTGT 03 liên (Biểu số 08)

để vào thẻ kho chi tiết cho từng loại vật tư hàng hoá, liên 2 của hoá đơn GTGT và

phiếu xuất kho khách hàng giữ

Căn cứ vào: Đề nghị xuất kho kế toán bán hàng lập Phiếu xuất kho (trên phần mềm

kế toán), hạch toán nghiệp vụ bán hàng và viết hoá đơn GTGT

Do hàng ngày phát sinh nhiều nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo dõi công nợ phải thu, phải trả kế toán Công ty đã sử dụng TK 131 “Phải thu của khách”

và TK 331 “Phải trả người bán” để theo dõi Do đó, tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến thu tiền hàng đều phản ánh vào bên Nợ TK 131 đến khi thu tiền mới phản ánh số tiền thu được vào bên Có TK 131

Biểu số 08:

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG KM/2006B

Liờn 2: Giao cho khỏch 0024329

Ngày 09 thỏng 12 năm 2006

Đơn vị bỏn: CễNG TY TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7 – Ngừ 2 – Phố Nguyễn Ngọc Nại – Thanh Xuõn - H à Nội

Điện thoại: 04.5653074 MST: 0101394777

Họ và tờn người mua hàng:

Tờn đơn vị: Cụng ty TNHH Hoàng Yến

Địa chỉ: 381 Quang Trung - Hà Đụng - Hà Tõy

A B C 1 2 3 = 1 x 2

01 Giấy A4 BB XK 70/90 Ram 1000 35.000 35.000.000

Cộng tiền hàng 35.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 3.500.000

Tổng cộng tiền thanh toỏn 38.500.000

Bằng chữ: Ba mươi tám triệu năm trăm nghỡn đồng./

Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)

Hàng ngày căn cứ vào Liên 3 phiếu xuất kho, thủ kho phản ánh số lượng hàng

xuất kho vào cột xuất trên sổ kho mở chi tiết cho từng mã vật tư

Biểu số 09:

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

THẺ KHO Tháng 12/2006

1000 30.000.000

08/12 08001 Nhập 1000 29.000 29.000.000 2000 59.000.000 09/12 24329 Xuất 1000 29.500 29.500.000 1000 29.500.000

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 131 - Phải thu của khách

Mã khách: Công ty TNHH Hoàng Yến

Từ ngày 01/12/2006 đến ngày 31/02/2006 Chứng từ

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Từ ngày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006

Dư đầu kỳ: 0 Chứng từ