Công tác kế toán tổng hợp tại Công ty Cổ phần đại lý Ford Hà Nội

Báo cáo thực tập

Lời nói đầu

Hiện nay trong quá trình sản xuất kinh doanh mỗi doanh nghiệp phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt của thị trờng

Để có thể có một chỗ đứng vững chắc trên thị trờng kinh doanh mỗi Công ty đều phải thành lập một đội ngũ kế toán có tay nghề nghiệp vụ vững chắc để có thể giúp công ty tìm ra hớng phát triển dựa theo các con số của doanh nghiệp

Ngoài việc thành lập đội ngũ kế toán chi tiết chuyên sâu về một mảng nh: Tiền lơng, bán hàng, kho

Và với sự hỗ trợ của máy tính nhng cũng không thể bỏ qua một kế toán tổng hợp có nghĩa ngời này phải nắm bắt hiểu rõ tất cả các vấn đề liên quan đến

kế toán để có thể tổng hợp các vấn đề, các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ quý, năm Công việc của ngời kế toán tổng hợp này không phải là đơn giản đòi hỏi trình độ kế toán của họ phải rất cac và thờng là kiêm luôn kế toán trởng Kế toán trởng có nhiệm vụ phân tích đánh giá các con số nh doanh thu bán hàng, lao động tiền lơng Từ đó tham mu cho giám đốc, giúp giám đốc có kế hoạch tốt trong việc đa ra quyết định trong kỳ sản xuất kinh doanh tiếp theo đạt hiệu quả Điều đó chứng tỏ vai trò và trách nhiệm của kế toán tổng hợp cũng nh của phòng kế toán đều hết sức quan trọng

Hiên nay, ở Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội cũng nh một số doanh nghiệp khác trên thị trờng phòng kế toán đã có sự hỗ trợ đắc lực của máy tính nhng không phải vì thế mà coi thờng các kế toán chuyên môn hay kế toán tổng hợp mà điều đó còn thể hiện đội ngũ nhân viên kế toán phải nắm rõ thêm về máy tính đồng thời máy tính không thể đa ra lời phân tích trên các con số nh bàn tay và khối óc con ngời Chính vì vậy ở Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội

đã có sự hỗ trợ đắc lực của máy tính nhng vẫn còn tồn tại một số kế toán chuyên môn và không thể thiếu kế toán tổng hợp kiêm kế toán trởng Trong báo cáo thực tập này tôi tìm hiểu về công tác kế toán tổng hợp tại Công ty Cổ

phần đại lý Ford Hà Nội Tuy nhiên với thời gian thực tập còn hạn chế nên nội

dung tìm hiểu mà tôi đa ra còn có nhiều thiếu sót mong bạn đọc thông cảm và cho ý kiến đóng góp

Tôi chân thành cảm ơn những ngời đã giúp tôi hoàn thiện báo cáo này

đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của Phòng kế toán và sự hớng dẫn của giáo viên Nguyễn Quang Hng một lần nữa em xin chân thành cảm ơn

Phần I:

Đặc điểm tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thống

tổ chức quản lý tại công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội

I/ Khái quát chung của Công ty cổ phần đại lý Ford

Hà Nội

1 Đặc điểm tình hình chung của Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội

1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần đại lý Ford

ty bao gồm cả phán nhân và thể nhân, công ty hoạt động theo luật công tydo Quốc hội nớc công hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 21/12 năm

1990 Và luật sửa đổi, bổ sung điều luật Công ty do Quốc hội thông qua tại kỳ họp thứ 5 khoá IX ngày 22/06/1994

Công ty đã tìm ra hớng kinh doanh riêng của mình đồng thời chứng tỏ vị thế trên thị trờng kinh doanh ngay từ nhuững ngày đầu mới hoạt động

1.1.2 Về vốn của công ty: gồm có vốn điều lệ là 7 tỷ đồng với hình thức kinh doanh vận tải bằng xe taxi, công ty luôn đáp ứng đợc nhu cầu đi lại bằng phơng tiện của đông đảo ngời dân trong thành phố cũng nh những khách nớc ngoài đến thăm và làm việc tại Hà Nội Công ty là một trong những đơn vị đợc UBND thành phố Hà Nội và Sở giao thông công chính tuyên dơng và tặng bằng khen Không chỉ dừng lại ở đây mà công ty vẫn luôn tìm tòi và định cho mình những hớng đi mới nhằm phát huy hết khả năng kinh doanh

Tháng 9 năm 1997 nhân cơ hội công ty Ford Việt Nam cần có đại lý để bán xe Công ty cổ phần taxi Hà Nội đã chớp thời cơ mở rộng sản xuất kinh doanh và công ty đã trở thành đại lý chính thức của công ty Ford Việt Nam tại miền Bắc, có nhiệm vụ kinh doanh đồng bộ ba chức năng:

- Kinh doanh ô tô

- Bảo hành bảo dỡng sửa chữa

- Kinh doanh cung ứng phụ tùngVào tháng 9 năm 1997 đợc sự đồng ý của UBND thành phố Hà Nội và

Bộ tài chính Công ty cổ phần taxi Hà Nội đợc chính thức đổi thên thành "Công

ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội" theo quyết định số 3658/QĐ-UB với thời gian hoạt động là 30 năm và đợc phép phát hành thêm cổ phiếu để nâng số vốn hoạt

động điều lệ lên 25 tỷ đồng

Về nhân lực với sự nỗ lực của Ban giám đốc cùng toàn thể hơn 300 cán

bộ công nhân viên luôn tận tình đóng góp công sức vào công việc kinh doanh

đã góp phần không nhỏ đến sự tăng trởng và phát triển của công ty

Về địa điểm kinh doanh: Nhờ có vị trí thuận lợi trự sở của công ty đợc

đặt tại số 1 phố Cảm Hội - Lò Đúc - Hà Nội, với cơ sở vật chất khang, tại đây

có một trung tâm bảo hành bảo dỡng sửa chữa lớn với hệ thống nhà xởng và thiết bị hiện đại Ngoài ra hai phòng trng bày và bán xe ô tô đợc đặt tại 32 Nguyễn Công Trứ và 22 Láng Hạ cũ (105 mới) đều là một trong những trung tâm kinh tế của Thủ đô

Từ năm 1998 công ty đã có hớng đi mới trong kinh doanh từng bớc khai thác lợi thế, tiềm năng kinh tế mà ngành nghề kinh doanh hứa hẹn mang lại nên

đã phát huy tác dụng tốt trong sản xuất kinh doanh

Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế trong cả nớc, hoạt động kinh doanh của công ty đã đi vào ổn định, phát triển hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra và kinh doanh có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế, ngân sách nhà nớc, đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng đ-

ợc cải thiện và nâng cao

Bảng tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội

2.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

* Quy trình kinh doanh và dịch vụ sửa chữa ở Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội

Sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ chủ yếu ở công ty là kinh doanh xe, kinh doanh phụ tùng và dịch vụ sửa chữa

Xe gồm có xe Rây, xe Ford, xe Toyota

Phụ tùng bao gồm nhiều loại nh, lốp, xăm, khung, trục, ốc vít, phanh, ghế

Về dịch vụ sửa chữa bao gồm phụ thùng sơn, ma tít

* Quy trình kinh doanh của công ty gồm các công đoạn:

Giao dịch thống nhất ký hợp đồng rồi chuyển hàng hoá từ nhà máy về nhập kho công ty Sau khi nhập kho công ty có khách tới mua (xe) thì công ty tiến hành xuất bán và thu tiền vệ

+ Nếu là phụ tùng sau khi nhập kho thì khách hàng đến bảo dỡng xe có nhu cầu thay thế phụ thùng hoặc có khách tới mua phụ tùng thì thủ kho tiến hành xuất phụ tùng cho công nhân

Công nhân trực tiếp bảo dỡng thay thế đồng thời tiến hành xuất bán cho khách

Nếu bên dịch vụ sửa chữa khi khách có nhu cầu sửa chữa kiểm tra kỹ thuật khách làm hợp đồng và tiến hành sửa chữa bào dỡng phơng tiện cho khách nếu cần thay thế phụ tùng thì báo cáo để nhận phụ tùng từ kho xuất ra

Biểu số 2: Quy trình kinh doanh

* Đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty

Nhập xe và phụ tùng

từ nhà máy

Nhập xe về kho công ty Nhập phụ tùng về kho công ty

Xuất xe bán cho khách (xuất kho)

Xuất kho, xuất phụ tùng cho

CN sửa chữa

Xuất kho, xuất phụ tùng bán cho khách

Tập hợp hoá

đơn sửa chữa

Xuất hoá đơn sửa chữa

Việc tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty gọn nhẹ, phù hợp với quy trình kinh doanh mặt hàng xe và phụ tùng xe, bao gồm các tổ chức kinh doanh

và sửa chữa

+ Tổ chức kinh doanh: gồm 35 ngời

Trong đó có 7 ngời làm maketing (tìm kiếm thị trờng), 5 ngời giới thiệu sản phẩm, 5 ngời giao dịch và làm hợp đồng, 3 ngời làm kế toán Còn lại là một

số làm quản lý và một số nhân viên tạp vụ

+ Tổ chức kinh doanh phụ tùng gồm 12 ngời

Trong đó thủ kho gồm 3 ngời, 2 ngời giới thiệu sản phẩm, 3 ngời giao dịch và làm hợp đồng xuất và nhập hàng, còn lại là một lãnh đạo và một kế toán kho và 2 nhân viên tạp vụ

+ Trạm bảo dỡng sửa chữa gồm có 53 ngời

- Trong đó nhân viên quản lý 5 ngời

- Nhân viên kỹ thuật 5 ngời, nhân viên văn phòng 3 ngời

- Thợ bảo dỡng sửa chữa 40 ngời

Trong đó: - Tổ sơn gồm 12 ngời, trong đó 7 ngời làm ma tít

- Tổ gò gồm 13 ngời

- Tổ điện gồm 12 ngờiCòn lại 01 ngời quản lý và 2 nhân viên tạp vụ

Biểu 3: Sơ đồ tổ chức kinh doanh dịch vụ sửa chữa bảo dỡng

Trung tâm bảo dưỡng chung

Phòng kỹ thuật

Sơn

Ma tít

2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh Công ty cổ phần

đại lý Ford Hà Nội

Năm 1998 công ty mới thật sự bắt tay vào mô hình kinh doanh mới đó là kinh doanh đồng bộ 3 chức năng: - Bán xe ô tô

- Kinh doanh, cung cấp phụ tùng

- Trạm bảo dỡng sửa chữaTổng nhân lực gồm 185 ngời

Trong đó lao động trực tiếp 145 ngời, lao động gián tiếp 40 ngời Do vậy việc hoàn thành bộ máy tổ chức điều hành của công ty là rất cần thiết để chỉ đạo sản xuất kinh doanh có hiệu quả

Sau đây là sơ đồ bộ máy tổ chức, quản lý của Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội

2.2.1 Tổ chức bộmáy quản lý, chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

Biểu 4: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty cổ phần đại lý Ford

Phòng kinh doanh

ô tô hành chínhTổ chức

Kế toán thống kê (phòng tài vụ)

* Ban giám đốc

+ Giám đốc: là ngời phụ trách chung tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty Giám đốc do Hội đồng quản trị tuyển chọn bổ nhiệm và có quyền bãi miễn Giám đốc chịu sự quản lý trực tiếp của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát Giám đốc là ngời đại diện của công ty trớc pháp luật trong các quan hệ kinh tế phát sinh giữa công ty với các doanh nghiệp, các tổ chức trong, ngoài n-

ớc Giám đốc có quyền tổ chức quản lý, chỉ đạo về công tác tài chính nh: quay vòng vốn, bảo toàn vốn, sử dụng vốn, tài sản của công ty có hiệu quả

Là ngời trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, có quyền

bố trí, sản xuất kinh doanh, quyết định những phơng án cụ thể, tuyển dụng bố trí, sắp xếp lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh Phù hợp với luật lao

động tổ chức công tác kế toán thống kê tài chính, lập báo cáo quyết toán hàng năm để trình bày trớc Hội đồng quản trị

- Phó giám đốc 2: phụ trách kinh doanh phụ tùng

- Phó giám đốc 3: (kiêm trởng phòng) phụ trách bộ phận bảo dỡng sửa chữa ô tô

* Các bộ phận chức năng

Các bộ phận này đợc phân công chuyên môn hoá các chức năng quản lý,

có nhiệm vụ giúp Ban giám đốc đề ra quyết định theo dõi, hớng dẫn bộ phận sản xuất và cấp dới thực hiện các quyết định và nhiệm vụ đã đợc phân công Các bộ phận chức năng không những hoàn thành nhiệm vụ của mình đợc giao

mà còn phải phối hợp lẫn nhau đảm bảo cho hoạt động sản xuất của công ty đợc tiến hành thờng xuyên, liên tục, đạt hiệu quả cao

+ Phòng kỹ thuật: tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý chỉ đạo công tác kỹ thuật của trung tâm bảo dỡng sửa chữa tập hợp nghiên cứu đề xuất những đề tài, những biện pháp kỹ thuật nhằm nâng cao chất lợng cải tiến kỹ thuật

- Kiểm tra chất lợng của xe trớc khi đa vào sản xuất, kinh doanh

- Xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật và định mức phù hợp

- Phối hợp với các phòng chức năng (khi đã có đầy đủ số liệu) để điều chỉnh tăng hoặc giảm các định mức kinh tế - kỹ thuật theo quy định chung hoặc cùng nhau giải quyết khi có sự cố của xe nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng ph-

ơng tiện cho khách khi vào bảo dỡng

- Quản lý tủ sách, tài liệu kỹ thuật, các bản vẽ kỹ thuật quản lý và phổ biến sáng kiến cải tiến kỹ thuật hợp lý hoá sản xuất

+ Phòng hành chính quản trị: Tham mu cho giám đốc trong việc thực hiện chế độ chính sách của nhà nớc đối với công nhân viên chức

- Quản lý hồ sơ, lý lịch và danh sách cán bộ công nhân viên của toàn công ty

- Tổ chức bộ máy quản lý ở các phòng ban phân xởng

- Thực hiện công tác hành chính, văn th lu trữ y tế vệ sinh công nghiệp + Phòng kế toán thống kê: Đây là bộ phận quan trọng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, tham mu cho giám đốc và giúp giám đốc quản lý toàn

bộ tài sản, vốn liếng nhằm đảm bảo cho việc sản xuất - kinh doanh của công ty

đợc cân đối, nhịp nhàng

- Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính kế toán

- Theo dõi kịp thời, liên tục hệ thống các số liệu về tài sản, tiền vốn và các quỹ hiện có của công ty

- Tính toán các khoản chi phí sản xuất để lập biểu giá thành thực hiện, tính toán lỗ lãi, các khoản thanh toán với ngân sách theo chế độ kế toán hiện hành

- Phân tích hoạt động kinh tế của từng thời kỳ

- Lập kế hoạch giao dịch với ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán kịp thời

- Thu chi tiền mặt, thu chi tài chính và hạch toán kinh tế

- Quyết toán tài chính và lập báo cáo hàng quý theo quy định của nhà

n-ớc, thực hiện về kế hoạch vốn cho sản xuất, thực hiện hạch toán kế toán và hạch toán nghiệp vụ đầy đủ quá trình vận động về vật t tiền vốn, tài sản của công ty, lập báo cáo tài chính đồng thời cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh làm cơ sở cho ban giám đốc ra quyết định kinh doanh

+ Trung tâm bảo dỡng, sửa chữa ô tô

Làm nhiệm vụ bảo hành bảo dỡng và sửa chữa các xe Ford mà phòng bàn

xe đã bán cũng nh các loại xe khác khi khách hàng có nhu cầu sửa chữa Tvấn

và giúp khách hàng những thông tin về thông số kỹ thuật của xe, cách sử dụng

để kháchhàng yên tâm khi sử dụng xe Tiếp tục đầu t thiết bị, bảo trì, bảo dỡng các thiết bị đã có, mở rộng thị trờng, mở rộng hình thức kinh doanh, nắm bát đ-

ợc yêu cầu của khách thờng xuyên đào tạo và nâng cao trình độ nghề nghiệp của các kỹ su cũng nh công nhân sản xuất, sửa chữa

+ Phòng phụ tùng:

Làm nhiệm vụ kinh doanh vật t phụ tùng xe ô tô các loại, bảo đảm cung ứng đầy đủ, kịp thời khi khách hàng có nhu cầu Lập kế hoạch dự trữ và đặt

hàng với số lợng lớn, quản lý hàng hoá theo đúng chế độ quy định Tìm kiếm các đối tác kinh doanh để phát triển, mở rộng thị trờng tiêu thụ hàng hoá

3 Tổ chức công tác kế toán (bộ máy kế toán, phân công lao động, nhiệm vụ chức năng từng ngời, từng bộ phận, tình hình tổ chức sổ kế toán

3.1 Tình hình tổ chức công tác kế toán

Tổ chức bộmáy công tác kế toán hợp lý phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phát huy vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng

Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội là một đơn vị hạch toán kinh doanh

độc lập với hình thức tổ chức kế toán tập trung đợc thực hiện chủ yếu tại phòng

kế toán Phòng kế toán của công ty đợc tích cực tổ chức tốt công tác kế toán với

t các là một công cụ quản lý hoạt động kinh tế của công ty, luôn bám sát quá trình kinh doanh bảo đảm cung cấp các thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác quản lý

* Đặc điểm tổ chức bộmáy kế toán của Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội đợc thực hiện tập trung tại phòng tài chính của công ty

* Chế độ kế toán đợc áp dụng theo chế độ kế toán áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp Việt Nam

* Niên độ kế toán đợc tiến hành theo quý

* Phơng pháp tính khấu hao cơ bản đợc áp dụng theo quyết định số 166/199/QĐBTC của Bộ trởng Bộ tài chính ngày 30/12/1999 theo đó mức tính khấu hao trung bình hàng năm cho TSCĐ theo công thức:

Mức trích khấu hao cơ bản = Nguyên giá của TSCĐ

Thời gian sử dụngSản phẩm ở Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội chủ yếu là kinh doanh

xe và phụ tùng ô tô nên thuế áp dụng tính và phải nộp chủ yếu là thuế GTGT, ngoài ra còn có thuế đất, thuế thu nhập doanh nghiệp

3.2 Sơ đồ 5: Bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán tài sản cố định

Mối quan hệ trực tuyếnMối quan hệ chức năng

3.3 Chức năng - nhiệm vụ, phân công lao động từng bộ phận trong

bộ máy kế toán của Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội

+ Kế toán trởng: là ngời giúp việc cho giám đốc và công tác chuyên môn của bộ phận kế toán Chịu trách nhiệm trớc cấp trên về chấp hành pháp luật, thể

lệ, chế độ tài chính hiện hành Kế toán trởng có trách nhiệm tổ chức, sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác các khả năng tiềm năng, tài sản, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, kịp thời và toàn diện để ban giám

đốc ra quyết định kinh doanh cho phù hợp với tình hình sản xuất ở công ty

+ Kế toán vật liệu hàng hoá - công cụ: là ngời theo dõi tình hình xuất nhập các vật liệu, hàng hoá và công cụ dụng cụ trong kỳ Hàng ngày hay định

kỳ kế toán vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ phải ghi số liệu chứng từ vào sổ chi tiết tính trị giá vốn thực tế xuất kho, cuối tháng lập bảng tổng hợp tình hình nhập xuất vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ, lập chứng từ ghi sổ để chuyển cho kế toán tổng hợp

+ Kế toán tiền lơng - bán hàng, thanh toán: là ngời tính lơng để trả cho công nhân viên và phân bổ chi phí tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế vào các đối tợng tính giá thành, theo dõi về doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ của khách hàng, theo dõi về cách thanh toán với ngời bán

+ Thủ quỹ: là ngời quản lý số lợng tiền mặt tại công ty, có trách nhiệm thu tiền bán hàng, các khoản thu khác khi có các chứng từ thu hợp lệ và thực hiện chi các khoản tiền mặt khi có phiếu chi hợp lệ Thực hiện các nghiệp vụ gửi tiền mặt vào ngân hàng và rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt

3.4 Một số đặc điểm trong tổ chức sở kế hoạch

Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ hạch toán thống nhất dựa trên cơ

sở hệ thống kế toán doanh nghiệp của bộ tài chính ban hành theo quy định số

1141 TC/QĐ/CĐKT

Công ty áp dụng hình thức kế toán "chứng từ ghi sổ" là một hình thức kế toán đơn giản, dễ làm dễ đối chiếu kiểm tra, tạo điều kiện cho việc theo dõi,

đánh giá thành phẩm, bán hàng, và xác định kết quả bán hàng

Hệ thống sổ sách tơng đối đầy đủ và đúng chế độ kế toán hiện hành

- Chứng từ sử dụng theo chế độ ban hành nh:

+ Phiếu thu, chi tiền mặt

+ Hoá đơn giá trị gia tăng

+ Phiếu xuất kho nội bộ, phiếu nhập kho+ Bảng thanh toán tiền lơng

+ Biên bản đánh giá lại tài sản cố định

+ Giấy báo có, nợ của ngân hàng

- Sổ kế toán chi tiết: Công ty sử dụng sổ chi tiết các tài khoản nh tài khoản 1111, 1121, 131

Sử dụng chứng từ ghi sổ theo các nghiệp vụ kế toán phát sinh cùng loại

- Sổ kế toán tổng hợp

+ Sổ cái các TK 152, 156, 532, 511+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Sổ tổng hợp tài khoản+ Sổ tổng hợp công nợ

+ Sổ tổng hợp vật t, ngoại tệ+ Sổ tổng hợp chi phí

+ Sổ tổng hợp hàng xuất bán

- Hệ thống báo cáo tài chính trong công ty bao gồm:

+ Bảng cân đối kế toán+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

+ Thuyết minh báo cáo tài chính

* Trình tự ghi chép và hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Dựa vào các chứng từ gốc sau khi đã đợc tập hợp, phân loại kế toán cập nhập vào chứng từ ghi sổ trên máy tính

Tuỳ mức độ khối lợng công việc (3 - 5 ngày hoặc cuối tháng) kế toán ởng ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ cái theo thứ tự nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã ghi ở chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ gốc sau khi đã làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc sử dụng để ghi vào các sổ chi tiết Cuối tháng khoá sổ tính tổng số tiền mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, có và các số d trên sổ các tài khoản Căn cứ vào sổ cái TK, lập bảng cân đối số phát sinh, sau khi đối chiếu khớp số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, lập các báo cáo tài chính

tr-Biểu 6: Sơ đồ trình tự ghi sổ và hạch toán theo hình thức chứng từ ghi

sổ tại Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội.

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối sốphát sinh

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi

tiết

Sổ thẻ kế toán chi tiết

phần II

I Kế toán tài sản cố định và chi phí khấu hao TSCĐ

I Phơng pháp kế toán tổng hợp chi tiết TSCĐ và cách đánh giá các loại TSCĐ

Tài sản cố định là những t liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh tài sản cố định bị hao mòn dần và giá trị của nó đợc chuyển dịch từng phần vào chi phí kinh doanh

* Tài sản cố định đợc chia làm ba loại:

- TSCĐ hữu hình: bao gồm toàn bộ những t liệu lao động có hình thái vật chất cụ thể, có đủ tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng theo chế độ quy định (hiện nay giá trị đợc coi là TSCĐ phải ≥ 5.000.000 và có thời gian sử dụng ≥ 1 năm)

- Tài sản cố định vô hình: là những TSCĐ không có hình thái vật chất phản ánh một lợng giá trị mà doanh nghiệp đã thật sự đầu t Theo quy định mọi khoản chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi ra liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có giá trị từ 5.000.000 đồng và thời gian sử dụng từ một năm trở lên mà không hình thành TSCĐ hữu hình thì đợc coi là TSCĐ vô hình

- TSCĐ thuê tài chính: là TSCĐ mà doanh nghiệp đi thuê dài hạn và đợc bên cho thuê trao quyền quản lý và sử dụng trong hầu hết thời gian tuổi thọ của TSCĐ Tiền thu về cho thuê đủ cho ngời cho thuê trang trải đợc chi phí của tài sản cộng với các khoản lợi nhuận từ đầu t đó

1.1 Tài sản cố định hữu hình:

TSCĐ tại công ty chủ yếu là TSCĐ hữu hình Trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty TSCĐ thờng xuyên biến động Vì vậy để quản lý tốt TSCĐ kế toán cần theo dõi chặt chẽ, phản ánh kịp thời mọi biến động của TSCĐ

Theo chế độ kế toán hiện hành việc hạch toán TSCĐ đợc theo dõi trên

TK 211 - "TSCĐ hữu hình" và TK 214 "hao mòn TSCĐ hữu hình"

1.1.1 Phơng pháp hạch toán

* Kế toán tăng TSCĐ hữu hình

Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội là doanh nghiệp cổ phần TSCĐ tăng nhiều nguyên nhân nh mua sắm, xây dựng trong thời gian qua chủ yếu là tăng

do mua sắm Nguyên giá đợc xác định nh sau:

Nguyên giá TSCĐ mua mới = giá mua + chi phí vận chuyển + chi phí lắp

đặt, chạy thử + thuế nhập khẩu +thuế GTGT + chi phí bằng tiền khác

* Kế toán giảm TSCĐ hữu hình

Nguyên nhân giảm TSCĐ tại công ty chủ yếu là do thanh lý, nhợng bán những tài sản cũ, không dùng đến hoặc chuyển thành công cụ, dụng cụ

- Giảm do chuyển TSCĐ thành công cụ dụng cụ

* Nếu TSCĐ mới cha sử dụng kế toán ghi:

1.2 Phơng pháp tính hao mòn và trích khấu hao TSCĐ

Trong quá trình đầu t và sử dụng, dới tác động của môi trờng tự nhiên và

điều kiện làm việc cũng nh tiến bộ kỹ thuật TSCĐ bị hao mòn Hao mòn này

đ-ợc thể hiện dới 2 dạng: Hao mòn hữu hình (là sự hao mòn vật lý Trong quá trình sử dụng do bị cọ sát, bị ăn mòn, bị h hỏng từng bộ phận) và hao mòn vô hình (là sự giảm giá trị của TSCĐ do tiến bộ khoa học kỹ thuật đã sản xuất ra những TSCĐ cùng loại có nhiều tính năng, với năng xuất cao hơn và với chi phí

ít hơn)

Để thu hồi lại giá trị hao mòn của TSCĐ, ngời ta tiến hành trích khấu hao bằng cách chuyển phần giá trị hao mòn của TSCĐ vào giá trị sản phẩm làm ra

Nh vậy, hao mòn là một hiện tợng khách quan làm giảm giá trị và giá trị sử dụng của TSCĐ, còn khấu hao là một biện pháp chủ quan trong quản lý nhằm thu hồi lại giá trị đã hao mòn của TSCĐ

Vê phơng diện kinh tế, khấu hao cho phép doanh nghiệp phản ánh đợc giá trị thực của tài sản, đồng thời làm giảm lợi nhuận rộng của doanh nghiệp

Về phơng diện tài chính: Khấu hao là một phơng tiện tài trợ giúp cho doanh nghiệp thu đợc bộ phận giá trị đã mất củaTSCĐ Về phơng diện thuế, khấu hao là một khoản chi phí đợc trừ vào lợi tức chịu thuế tức là đợc tính vào chi phí kinh doanh hợp lệ

Về phơng diện kế toán, khấu hao là việc ghi nhận sự giảm giá của TSCĐ Việc tính khấu hao có thể tiến hành theo nhiều phơng pháp khác nhau Việc lựa chọn phơng pháp tính khấu hao là tuỳ thuộc vào quy định của nhà nớc

về chế độ quản lý tài chính đối với doanh nghiệp và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Phơng pháp khấu hao lựa chọn phải đảm bảo thu hồi vốn nhanh, đầy đủ

và phù hợp với khả năng trang trải chi phí của doanh nghiệp Trên thực tế hiện nay phơng pháp tính khấu hao đều theo thời gian đang đợc áp dụng phổ biến và Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội cũng đã và đang áp dụng phơng pháp này hay còn gọi là phơng pháp "khấu hao đờng thẳng" để tính hao mòn và khấu hao trong kinh doanh của công ty

Phơng pháp nàyêu cầuố định mức khấu hao theo thời gian nên có tác dụng thúc đẩy doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, tăng số lợng sản phẩm làm ra để hạ giá thành, tăng lợi nhuận Tuy nhiên việc thu hồi vốn chậm, không theo kịp mức hao mòn thực tế, nhất là hao mòn vô hình (do tiến bộ kỹ thuật) nên doanh nghiệp không có điều kiện để đầu t trang bị TSCĐ mới

Cách tính khấu hao theo phơng pháp này nh sau:

Mức KH phải tính = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ KH bình

bình quân năm bình quân quân năm

về TSCĐ Bởi vậy, hàng tháng kế toán tiến hành trích khấu hao theo công thức sau:

Số khấu hao phải

trích tháng này =

Số KH phải trích trong tháng trớc +

Số KH của những TSCĐ tăng trên trong tháng trớc

-Số KH của những TSCĐ giảm đi trong tháng trớc

Ví dụ: Ngày 2/1/2002 công ty mua 01 chiếc xe để phục vụ cho công tác (mới 100%) với giá ghi trên hoá đơn là: 412.000.000đ, triết khấu mua hàng 10.000.000đ, chi phí vận chuyển là 8.000.000đ

Biết rằng chiếc xe có tuổi thọ kỹ thuật là 12 năm, thời gian sử dụng là 6 năm (phù hợp với quy định của nhà nớc) chiếc xe đợc đa vào sử dụng ngày 20/2/2001

Biểu số 8:

Hoá đơn GTGT

Liên 1 luNgày 2/1/2002

Đơn vị bán hàng: Công ty Ford Việt Nam

Địa chỉ: Số 4 - Lê Hồng Phong - Số TK

Điện thoại: 8.526.267

Họ tên ngời mua hàng: Anh Minh

Đơn vị: Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội

l-Đơn giá Thành

tiền

Xe RAY

Mang nhãn hiệu Ford Việt Nam Chiếc 1 412.000.000

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

Với doanh nghiệp kinh doanh hàng đặc biệt, nội dung đặc thù thuế khấu trừ 3% Nh vậy giá xe không bao gồm thuế là 412.000.000đ

Căn cứ vào hoá đơn chứng từ và áp dụng phơng pháp tính khấu hao theo phơng pháp khấu hao đều "khấu hao theo thời gian" hay còn gọi là khấu hao theo đờng thẳng

Kế toán tài sản tính giá khấu hao cho chiếc xe (tài sản) này nh sau:

- Nguyên giá chiếc xe = Số đợc triết khấu + Các chi phí liên quan

(412.000.000 + 8.000.000) - 10.000.000 = 410.000.000

- Mức trích KH bình quân năm = 68 333 333333

năm6

000000

Số KH giảm trong kỳ

Tài sản ở bộ phận nào thì trích khấu hao ở kế hoạch đó và tính chi phí vào bộ phận đó

* Kết cấu:

Tài khoản sử dụng 214 "Hao mòn TSCĐ"

Bên cạnh đó kế toán còn sử dụng TK 009 "Nguồn vốn khấu hao cơ bản"

để theo dõi tình hình, hình thành và sử dụng vốn khấu hao cơ bản TSCĐ

Từ các chứng từ gốc kế toán lập các chứng từ ghi sổ rồi từ chứng từ ghi

sổ lập lên đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó vào sổ cái

1.1 Khái niệm: Nguyên vật liệu là đối tợng lao động một trong ba yếu

tố cơ bản của quá trình sản xuất (t liệu sản xuất, đối tợng sản xuất và sức lao

động), là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm

Trong quá trình tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ

* Nguyên vật liệu ở công ty đợc chia làm hai loại

+ Nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành lên thực thể của sản phẩm

Bao gồm phụ tùng nh: (vòng bi, xăm, lốp, in, phanh, ba đờ xốc )

+ Nguyên vật liệu phụ: Có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất làm tăng chất lợng của sản phẩm, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, làm tăng màu sắc của sản phẩm nh: sơn, nớc hoá chất

+ Nhiên liệu: Phục vụ cho công nghệ sản xuất, sửa chữa kinh doanh phục vụ cho máy móc thiết bị hoạt động nh: (xăng, dầu, điện năng )

- Phụ tùng thay thế: Dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị trong công ty và của khách

1.2 Phơng pháp kế toán:

* Chứng từ sử dụng bao gồm:

- Hoá đơn giá trị gia tăng

- Biên lai bán hàng

- Phiếu nhập kho vật liệu

- Phiếu chuyển tiền, giấy báo nợ

- Phiếu xuất kho

- Thẻ kho

* Tài khoản sử dụng:

TK 152, TK 156, TK 153Hàng ngày kế toán hàng hoá căn cứ vào chứng từ và tài khoản sử dụng để ghi các nghiệp vụ phát sinh

Giá vật liệu nhập kho = Giá mua thực tế + Chi phí phát sinh.

Trong quá trình mua + Thuế GTGT + Thuế nhập khẩu (nếu có hàng nhập khẩu nh sơn từ hãng TOYOTA của Nhật Bản)

+ Các chi phí mua hàng khác

1.3.1 Giá thực tế xuất kho

Vật liệu công cụ dụng cụ của công ty đợc thu, mua nhập kho chủ yếu là mua ngoài Cho nên giá thực tế của từng lần nhập kho là khác nhau Do vậy để thuận lợi cho kế toán trong việc tính giá vật liệu đợc chính xác công ty áp dụng phơng pháp giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ Giá nguyên vật liệu

thực tế xuất kho =

Giá thực tế vật liệu tồn đầu ky +

Giá thực tếp vật liệu nhập trong kỳ

Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ +

Số lợng vật liệu nhập trong kỳSau đó đã có đơn giá thực tế xuất kho của từng loại vật liệu kế toán áp dụng vào phiếu xuất kho cho từng đối tợng sử dụng từ đó tính ra giá thực tế vật liệu xuất dùng

Giá nguyên vật liệu

thực tế xuất kho =

Số lợng nguyên vật liệu xuất kho x

Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ

Ví dụ: Căn cứ vào số lợng và giá trị tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ tính ra giá vật liệu xuất kho

Biểu số 1 5:

Tên hàng Đơn vị

tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ

Lốp Chiếc 20 10.000.000 2.000 1.000.000.000 1.980 990.000.000

Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = 10.000.000 + 1.000.000.000 = 500.000

20 + 2000Trị giá lốp xuất dùng và bán = 1980 x 500.000 = 990.000.000

4 Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ - dụng cụ

Chứng từ sử dụng:

- Hoá đơn GTGT

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Biên bản kiểm nghiệm chất lợng nguyên vật liệu

- Biên lai bán lẻ

- Phiếu chi

* Thủ tục nhập kho: Theo chế độ kế toán quy định tất cả nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khi về đến công ty đều phải đợc tiến hành làm thủ tục nhập kho

Khi nguyên vật liệu về đến công ty, ngời chịu trách nhiệm mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ có hoá đơn bán hàng, từ hoá đơn đó thủ kho làm thủ tục nhập kho Thủ kho là ngời có trách nhiệm kiểm tra số vật t đó về số lợng, chủng loại, quy cách và chất lợng Sau đó thủ kho ký vào sổ cái chứng minh số vật t đã nhập, hoá đơn đợc chuyển lên phòng kế toán, kế toán kiểm tra chứng từ

để viết phiếu nhập kho

Ví dụ: Ngày 04/01/2002 công ty mua 4000 chiếc lốp mang nhãn hiệu sao vàng, giá ghi trên hoá đơn là 2.060.000.000, hình thức thanh toán tiền mặt

Căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi

Nợ TK 152 2.060.000.000

Có TK 111 2.060.000.000

Biểu số 16

Hoá đơn (GTGT)

Liên 1 (lu)

Ngày 04 tháng 01 năm 2002

Đơn vị bán hàng: Công ty Ford Việt Nam

Địa chỉ: Số 8 Trần Khánh D Số tài khoản:

Điện thoại: MS:

Họ tên ngời mua hàng: Anh Kiên

Đơn vị: Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội

Địa chỉ: Số 1 - Cẩm Hội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS:

TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị

tính Số lợng Đơn giá Thành tiền

1 Lốp sao vàng Chiếc 4.000 500.000 2.000.000.000

Thuế suất GTGT: 3% Tiền thuế GTGT: 60.000.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 2.060.000.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ không trăm, sáu mơi triệu chẵn

(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên)

Biểu số 17

Phiếu nhập kho

Sè lîng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo

CT

Thùc nhiÖm

Lèp sao vµng ChiÕc 4.000 4.000 500.000 2.000.000.000

Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 2.000.000.000

Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Hai tû ch½n

Ngµy 04 th¸ng 01 n¨m 2002

Phô tr¸ch cung tiªu Ngêi giao hµng Thñ kho KÕ to¸n trëng

* Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên

- Liên 1: Kế toán lu

- Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho định kỳ, thủ kho giao lại cho phòng kế toán

- Liên 3: Giao cho ngời mua để thanh toán

* Thủ kho xuất kho

Hàng ngày phân xởng lên kế hoạch lĩnh vật t đợc xét duyệt của phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh sau đó căn cứ vào kế hoạch lĩnh vật t kế toán sẽ viết phiếu xuất kho cho ngời lĩnh vật t xuống lĩnh, thu kho căn cứ vào phiếu xuất kho và thực lĩnh ghi số lợng vật t thực lĩnh vào thẻ kho

Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên

- Liên 1: Phòng kế toán

- Liên 2: Thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho

- Liên 3: Giao cho ngời lĩnh vật t

Ví dụ: Ngày 31 tháng 1 năm 2002 công ty bán 20 chiếc lốp với giá 700.000đ/1chiếc căn cứ vào chứng từ hoá đơn kế toán ghi:

Nợ TK 111 14.000.000

Có TK 152 14.000.000

Thùc nhiÖm

Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 22.431.000

Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Hai m¬i hai triÖu, bèn tr¨m ba m¬i mèt ngµn ch½n

Ngày 31 tháng 01 năm 2002

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội

Địa chỉ: Số 1 - Cảm Hội Số tài khoản:

Điện thoại: MS:

Họ tên ngời mua hàng: Chị bích

Đơn vị: Xởng sửa chữa số 7 - Phố Lê Duân - Hà Nội

Địa chỉ: Số 7 - Lê Duẩn Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS:

TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị

tính Số lợng Đơn giá Thành tiền

1 Lốp sao vàng Chiếc 20 700.000 14.000.000

Thuế suất GTGT: 3% Tiền thuế GTGT: 700.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 14.700.000

Số tiền viết bằng chữ: Mời bốn triệu, bảy trăm ngàn đồng chẵn

(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên)

Biểu mẫu thẻ kho đợc sử dụng tại công ty nh sau:

Đơn vị: Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội

Tên kho: Nguyên vật liệu chính (kho phụ tùng A1)

* Phơng pháp ghi sổ

Với phơng pháp ghi thẻ song song, việc theo dõi chi tiết nhập xuất, tồn các loại vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tổ chức cả ở kho và phòng kế toán, nội dung phơng pháp này nh sau:

- Tại kho

Việc ghi chéo tình hình nhập - xuất - tồn kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lợng mỗi loại vật liệu đợc ghi chép theo dõi trên thẻ kho

Khi nhận đợc các chứng từ kế toán về nhập xuất kho vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu lợng thực tế nhập kho, xuất kho với số liệu ghi trên phiếu thực tế nhập kho, xuất kho với số liệu ghi trên phiếu nhập phiếu xuất vật liệu, công cụ dụng cụ vào thẻ kho Các chứng từ nhập xuất hàng ngày đợc thủ kho phân loại từ nhập xuất hàng ngày đợc thủ kho phân loaị thành phiếu nhập kho, phiếu xuất riêng cho từng loại

Môi thẻ kho có thể đợc mở trên một hay nhiều tờ tuỳ thuộc vào khối ợng nghiệp vụ nhập xuất phát sinh của từng thứ vật liệu

l Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng kho dùng cho cả năm Vào cuối mỗi quý thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất kho vật liệu công cụ dụng cụ lên phòng kế toán, các chứng từ này đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu Kế toán sẽ tổng hợp số liệu ở các chứng từ này

để ghi vào sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ sổ này theo dõi cả hai chỉ tiêu (số lợng và giá trị) đơn giá vật liệu công cụ dụng cụ để ghi sổ là giá bình quân cả kỳ dự trữ gia truyền quyền của tổng số lợng vật liệu công cụ dụng cụ tồn

đầu kỳ và nhập kho trong kỳ Cuối mỗi tháng sẽ có sự kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và số liệu kế toán tổng hợp

KÕ to¸n trëng(ký)

V× c«ng ty ¸p dông ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thieo ph¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶

ky dù tr÷ nªn tõ sè liÖu ë b¶ng bi tiÕt nhËp vËt t cã b¶ng tÝnh gi¸ nhËp b×nh qu©n c¶ kú nh sau:

Đơn vị: Công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội

Từ bảng chi tiết xuất kho kế toán áp dụng phơng pháp tính giá theo

ph-ơng pháp cả kỳ dự trữ ta có bảng tính giá bình quân sau:

Biểu số 24

Bảng tính giá bình quân vật liệu xuất.