Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các dự án ODA về phòng chống HIVAIDS thuộc Bộ Y tế

e, Theo dõi, kiểm tra công tác quản lý tài chính trong việc sử dụng vốn ODA;tổ chức hạch toán kế toán ngân sách nhà nước đối với nguồn vốn ODA; tổnghợp số liệu rút vốn, thanh toán và trả

lời mở đầu

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

HIV/AIDS là đại dịch nguy hiểm, là mối hiểm họa đối với sức khỏe, tính mạngcủa con người và tương lai nòi giống dân tộc Theo báo cáo của Bộ Y tế, tínhđến cuối tháng 12 năm 2005, trên toàn quốc đã có 104.111 trường hợp nhiễmHIV/AIDS trong đó 17.289 bệnh nhân AIDS và 10.071 ca tử vong do AIDS Ngân sách Nhà nước phân bổ chương trình phòng chống HIV/AIDS liên tụctăng qua các năm (từ 11,1 tỷ đồng cho cả giai đoạn 1990-1993 lên mức bìnhquân 80 tỷ đồng/năm cho giai đoạn 2003-2006) Tuy nhiên, nhu cầu đầu tư để

có thể triển khai đồng bộ các chương trình dự phòng lây nhiễm HIV/AIDS là rấtlớn so với các nguồn hỗ trợ hiện tại của Chính phủ

Vì vậy, sự hỗ trợ về kỹ thuật và tài chính của các chính phủ và tổ chức quốc tếnhư UNAIDS, UNDP, UNDCP, WHO, UNICEF, WB, KFW, ADB, JICA,USAID, CDC, AusAIDS, DFID là hết sức quan trọng để thực hiện thành côngChiến lược quốc gia phòng chống HIV/AIDS Kinh phí do các nhà tài trợ hỗ trợcho Việt Nam chủ yếu dưới hình thức ODA chiếm khoảng 80% tổng kinh phídành cho chương trình HIV/AIDS

Theo báo cáo của Vụ Kế hoạch - Tài chính, Bộ Y tế, tính đến hết năm 2006,tổng vốn ODA cam kết cho chương trình phòng chống HIV/AIDS là107.007.000 USD cho 05 dự án với một số nhà tài trợ chính là KfW, WB,DFID,Global Fund, CDC- Life gap Cũng như các dự án ODA khác của Bộ Y tế, tỷ lệgiải ngân các dự án phòng chống HIV/AIDS là rất chậm chạp Do yêu cầu tậptrung triển khai các hoạt động truyền thông, tập huấn, chăm sóc và hỗ trợ ngườinhiễm, hầu hết các dự án phòng chống HIV/AIDS không bố trí nhiều kinh phícho việc mua sắm hàng hóa, trang thiết bị Do đó, công tác kế toán đóng một vaitrò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động giải ngân của dự án Một số dự án đếnnay vẫn chưa được Bộ Y tế và Bộ Tài chính phê duyệt định mức chi tiêu gâykhó khăn cho việc triển khai và thanh quyết toán các hoạt động Nhiều cán bộ kế

toán dự án còn lúng túng trong việc đáp ứng đồng thời các yêu cầu của Chínhphủ Việt Nam và Nhà tài trợ

Thực tế đó đặt ra yêu cầu tổ chức công tác kế toán tại các Ban quản lý dự ánphòng chống HIV/AIDS một cách khoa học, hợp lý Hệ thống kế toán phải đượcxây dựng trên cơ sở các nguyên tắc của kế toán Việt Nam, đáp ứng được yêucầu quản lý của chủ dự án và quy định của nhà tài trợ Từ đó, giúp các Ban quản

lý dự án không những đẩy nhanh tiến độ giải ngân mà còn tăng cường kiểm soátchi tiêu, ngăn chặn sự tham nhũng, lãng phí trong chi tiêu, đảm bảo cho việc chitiêu đúng mục đích, tiết kiệm kinh phí

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Luận văn tập trung nghiên cứu những vấn đề sau:

- Khái quát cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác kế toán trong các dự ánODA

- Tổng quan về các dự án ODA và tổ chức công tác kế toán trong các dự ánODA của ngành y tế Phân tích các khó khăn trong quá trình giải ngân xuất phát

- Đề xuất phương hướng và những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác

kế toán tại Ban quản lý dự án "Phòng chống HIV/AIDS ở Việt Nam" - Bé Y tếnói riêng và trong các dự án ODA trong lĩnh vực phòng chống HIV/AIDS nóichung

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu về: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các dự án ODA

về HIV/AIDS thuộc Bộ Y tế khảo sát, nghiên cứu điển hình tại Dự án Phòngchống HIV/AIDS ở Việt Nam do Ngân hàng Thế giới tài trợ

Việc lựa chọn Dự án Phòng chống HIV/AIDS ở Việt Nam do Ngân hàng Thếgiới tài trợ để nghiên cứu chi tiết là vì những lý do sau:

− Đây là một trong sè Ýt các dự án của ngành y tế đặc biệt quan tâm đếncông tác kế toán ngay từ giai đoạn thiết kế dự án;

− Đây là dự án có tiến độ giải ngân tốt và có cơ cấu bộ máy quản lý kếtoán dự án tương đối hoàn chỉnh từ trung ương đến địa phương;

− Quy trình quản lý tài chính - kế toán của Ngân hàng Thế giới là phức tạp

và chặt chẽ nhất trong số các nhà tài trợ quốc tế;

− Ngân hàng Thế giới dự kiến xây dựng thành dự án điểm của Ngân hàngThế giới tại khu vực Châu Á - Thái Bình Dương

Do đó, các bài học, kinh nghiệm rót ra từ Dự án "Phòng chống HIV/AIDS ởViệt Nam" hoàn toàn có khả năng vận dụng cho các dự án ODA khác trong lĩnhvực HIV/AIDS của Bộ Y tế

4 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong quá trình thực hiện luận văn:Phương pháp duy vật lịch sử; phương pháp duy vật biện chứng; phương phápphân tích và mô tả; phương pháp tổng hợp, thống kê, so sánh Toàn bộ cácphương pháp trên được sử dụng một cách linh hoạt, có lúc kết hợp, có lúc riêng

rẽ trong quá trình nghiên cứu

5 Đóng góp của luận văn

Đề tài nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các dự án ODA vềHIV/AIDS thuộc Bộ Y tế Từ đó góp phần làm căn cứ để xây dựng một cơ chếquản lý tài chính dự án hoàn chỉnh, hệ thống kế toán thống nhất để áp dụng chocác dự án sử dụng vốn ODA

6 Bố cục của luận văn

Ngoài phần lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, mục lục, các từ viết tắt,danh mục bảng, luận văn được kết cấu như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các dự án ODA Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các dự án ODA về phòng chống HIV/AIDS thuộc Bộ Y tế

Chương 3: Phương hướng và những giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại tại các dự án ODA về phòng chống HIV/AIDS thuộc Bộ Y

tế

Chương 1

Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các dự án ODA

1.1 Những vấn đề chung về quản lý tài chính dự án hỗ trợ phát triển chính thức (ODA)

1.1.1 Khái niệm về vốn ODA

Vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) đã có lịch sử dài hơn nữa thế kỷ,phản ánh một trong những mối quan hệ quốc tế giữa một bên là các nước pháttriển hoặc các tổ chức quốc tế và bên kia là các nước đang phát triển, thông quaviệc cung cấp các khoản viện trợ phát triển ODA là ba chữ cái đầu tiên của cụmtừ: Official Development Assistance, dịch sang tiếng Việt là hỗ trợ hay trợ giúpphát triển chính thức

Cho tới nay, có nhiều quan điểm khác nhau khi định nghĩa vốn hỗ trợ pháttriển chính thức, cụ thể:

Theo Ngân hàng Thế giới (WB) thì:

Vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) là vốn bao gồm các khoản việntrợ không hoàn lại cộng với các khoản vay ưu đãi có thời gian dài và lãi suấtthấp hơn so với mức lãi suất thị trường tài chính quốc tế Mức độ ưu đãi của mộtkhoản vay được đo lường bằng yếu tố cho không Một khoản tài trợ không phảihoàn trả sẽ có yếu tố cho không là 100% (khoản viện trợ không hoàn lại) Mộtkhoản vay ưu đãi được coi là ODA phải có yếu tố cho không không Ýt hơn là25%

Theo quan điểm của WB thì định nghĩa ODA chỉ đứng trên góc độ về bảnchất tài chính để xem xét mà chưa chỉ rõ chủ thể quan hệ với vốn ODA và ýnghĩa của vốn ODA

Theo Chương trình Phát triển liên hiệp quốc (UNDP) thì;

Vốn ODA hay vốn hỗ trợ phát triển chính thức bao gồm cả các khoản chokhông và các khoản vay đối với các nước đang phát triển, đó là nguồn vốn docác bộ phận chính thức cam kết (nhà tài trợ chính thức), nhằm mục đích cơ bản

là phát triển kinh tế và phúc lợi xã hội và được cung cấp bằng các điều khoản tàichính ưu đãi (nếu là khoản vay, sẽ có yếu tố cho không không Ýt hơn 25%).

Theo nghị định 131/2006/NĐ-CP ngày 09/11/2006 của Chính phủ ViệtNam thì:

Hỗ trợ phát triển chính thức là hoạt động hợp tác phát triển giữa Nhà nướchoặc Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam với nhà tài trợ làChính phủ nước ngoài, các tổ chức tài trợ song phương và các tổ chức liên quốcgia hoặc liên chính phủ

Nh vậy có nhiều định nghĩa về ODA, mỗi định nghĩa có các góc độ nhấnmạnh khác nhau, trên cơ sở các định nghĩa trên ta có thể hiểu:

Vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) là các khoản viện trợ không hoànlại hoặc các khoản cho vay với những điều kiện ưu đãi hoặc hỗn hợp các khoảntrên của các cơ quan tài chính thuộc các tổ chức quốc tế, các nhà nước và các tổchức phi chính phủ dành các nước đang và chậm phát triển nhằm thúc đẩy tăngtrưởng và phát triển kinh tế ở các nước này

Như vậy ODA bao gồm viện trợ không hoàn lại và cho vay ưu đãi Yếu tốkhông hoàn lại trong ODA luôn phải đạt mức tối thiểu là 25% và tối đa là 100%,việc xác định yếu tố này dựa vào so sánh mức lãi suất tín dụng thương mại (lấytiêu chuẩn là 10%) Cho vay ưu đãi với các điều kiện ưu đãi: (i) Lãi suất vaythấp (<3%/năm); (ii)Thời gian ân hạn dài; (iii)Thời gian vay dài

1.1.2 Các quy định về quản lý tài chính đối với nguồn hỗ trợ phát triển chính

thức (ODA).

Vốn ODA là một nguồn vốn có ý nghĩa quan trọng đối với các nước tiếpnhận trong giai đoạn hiện nay Nó sẽ là một chất xúc tác quan trọng cho quátrình tăng trưởng và phát triển của một quốc gia khi nguồn vốn này được Nhànước quản lý và sử dụng có hiệu quả và nó cũng trở thành gánh nặng nợ nần kìmhãm sự tăng trưởng và phát triển của Quốc gia khi mà buông lỏng quản lý và sửdụng nguồn vốn này không hiệu quả

ở Việt nam, quản lý nhà nước về ODA được quy định tại Nghị định131/2006/NĐ-CP ngày 09/11/2006 của Chính phủ Theo Nghị định 131 thì mỗi

cơ quan chức năng sẽ có một nhiệm vụ cụ thể về quản lý ODA, trong đó quản lý

về tài chính được phân công cho Bộ Tài chính

Theo đó, Bộ Tài chính có các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

1 Phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng chiến lược, quy hoạch thuhút, sử dụng ODA và điều phối các nguồn vốn ODA; hướng dẫn chuẩn bịnội dung chương trình, dự án liên quan đến điều kiện sử dụng vốn, quản

lý tài chính, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng vốn ODA

2 Chuẩn bị nội dung đàm phán chương trình, dự án vốn vay với nhà tài trợ;theo uỷ quyền của Thủ tướng chính phủ, tiến hành đàm phán các điều ướcquốc tế cụ thể về ODA vốn vay

3 Đại diện chính thức cho "người vay" là Nhà nước hoặc Chính phủ nướcCộng hoà xã hội chủ Nghĩa Việt nam trong các điều ước quốc tế cụ thể vềODA vốn vay, kể cả trong trường hợp Thủ tướng chính phủ uỷ quyền chomột cơ quan khác chủ trì đàm phán các điều ước quốc tế nêu trên

4 Quản lý tài chính đối với các chương trình, dự án:

a, Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan hướng dẫn quy chế quản lý tàichính đối với chương trình, dự án;

b, Chủ trì, phối hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư và các cơ quan liên quantrình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt điều kiện cho vay lại trong nước ápdụng cho các chương trình, dự án;

c, Quy định cụ thể về thủ tục rút vốn và quản lý rút vốn của các chương trình,

dự án trên cơ sở quy định của pháp luật hiện hành và quy định tại các điềuước quốc tế về ODA đã ký với Nhà tài trợ;

d, Chủ trì hướng dẫn thực hiện chính sách thuế đối với các chương trình, dựán; giải quyết các vấn đề vướng mắc liên quan đến thuế;

đ, Bố trí vốn ngân sách nhà nước và các nguồn vốn khác (nếu có) để trả nợcác khoản ODA vốn vay khi đến hạn;

e, Theo dõi, kiểm tra công tác quản lý tài chính trong việc sử dụng vốn ODA;

tổ chức hạch toán kế toán ngân sách nhà nước đối với nguồn vốn ODA; tổnghợp số liệu rút vốn, thanh toán và trả nợ đối với chương trình, dự án báo cáoChính phủ và thông báo cho các cơ quan liên quan;

g, Phối hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư tổng hợp và lập kế hoạch giải ngânnguồn vốn ODA, bố trí đầy đủ và kịp thời vốn chuẩn bị chương trình, dự án,vốn đối ứng chuẩn bị thực hiện và thực hiện đối với các chương trình, dự ánthuộc diện được Nhà nước cấp phát từ ngân sách trong dự toán Ngân sáchhàng năm; cấp phát đầy đủ, đúng tiến độ vốn đối ứng cho chương trình, dự

án thuộc diện được Nhà nước cấp phát từ ngân sách; phối hợp với Bộ Kếhoạch và Đầu tư xử lý các nhu cầu đột xuất về vốn đối ứng và nhu cầu vềvốn ứng trước cho chương trình, dự án

1.1.3 Kinh nghiệm quản lý ODA ở một số nước trên Thế giới

(a) Trung Quốc

Năm 1980 đến cuối 2005, tổng số vốn ODA WB cam kết với Trung Quốc

là 39 tỷ USD với 263 dự án được thực hiện ở tất cả các lĩnh vực kinh tế, xã hội,môi trường, và ở khắp các địa phương Vốn ODA đóng vai trò rất tích cực trongviệc thúc đẩy cảI các và phát triển kinh tế ở Trung Quốc Tóm tắt nguyên nhânthành công của việc sử dụng ODA ở Trung Quốc có mấy điểm: Có chiến lượchợp tác tốt, xây dựng tốt các dự án, cơ chế điều phối và thực hiện tốt, cơ chếtheo dõi và giám sát chặt chẽ

Trung Quốc đặc biệt đề cao vai trò của việc quản lý và giám sát Hai cơquan Trung ương quản lý ODA là Bộ Tài chính và Uỷ ban cảI cách phát triểnquốc gia Bộ Tài chính làm nhiệm vụ “đI kiếm tiền”, đồng thời là cơ quan giámsát việc sử dụng vốn Bộ Tài chính yêu cầu các Sở Tài chính địa phương thựchiện kiểm tra thường xuyên hoạt động của các dự án, phối hợp với WB đánh giátừng dự án Các Bộ nghành chủ quản và địa phương có vai trò quan trọng trongthực hiện và phối hợp với Bộ Tài chính giám sát việc sử dụng vốn

(b) Ba Lan

Ba Lan quan niệm để sử dụng vốn ODA đạt hiệu quả, trước hết phảI tậptrung đầu tư vào nguồn nhân lực và năng lực thể chế Chính phủ Ba Lan chorằng, việc thực hiện dự án ODA mà giao cho các bộ phận hành chính khôngphảI là thích hợp Cơ sở luật pháp rõ ràng và chính xác trong toàn bộ quá trình làđiều kiện để kiểm soát và thực hiện thành công các dự án ODA Ba Lan đề caohoạt động phối hợp với đối tác viện trợ.

Tại Ba Lan, các nguồn hỗ trợ được coi là “quỹ tài chính công”, việc muasắm tài sản công phảI tuân theo Luật mua sắm công và theo những quy tắc kếtoán chặt chẽ Quá trình giảI ngân khá phức tạp nhằm kiểm soát đồng tiền được

sử dụng đúng mục đích Trong đó, nhà tài trợ có thể yêu cầu nước nhận viện trợthiết lập hoặc sửa đổi hệ thống thể chế và hệ thống luật pháp Cơ quan chịu tráchnhiệm gồm có các Bộ, một số cơ quan Chính phủ, trong đó Bộ Phát triển đóngvai trò chỉ đạo

Ba Lan đặc biệt chú trọng công tác kiểm soát và kiểm toán Công táckiểm toán tập trung vào kiểm toán các hệ thống quản lý Trong đó chịu tráchnhiệm gồm có kiểm toán nội bộ trong mỗi cơ quan, các công ty kiểm toán nướcngoài được thuê, và các dịch vụ kiểm toán của Uỷ ban châu Âu Khi công táckiểm toán phát hiện có những sai sót, sẽ thông báo các điểm không hợp lệ chotất cả các cơ quan Công tác kiểm soát tập trung vào kiểm tra tình hình hợp pháp

và tính hợp thức của các giao dịch, kiểm tra hàng năm và chứng nhận các khoảnchi tiêu, kiểm tra cuối kỳ, kiểm tra bất thường

(c) Malaysia

Vốn ODA được quản lý tập trung vào một đầu mối là Văn phòng Kinh tế

Kế hoạch Vốn ODA được đất nước này dành cho thực hiện các dự án xoá đóigiảm nghèo, nâng cao năng lực cho người dân

Văn phòng Kinh tế Kế hoạch Malaysia là Cơ quan lập kế hoạch ở cấpTrung ương, chịu trách nhiệm phê duyệt chương trình dự án, và quyết định phân

bổ ngân sách phục vụ mục tiêu phát triển quốc gia

Malaysia đánh giá cao hỗ trợ kỹ thuật từ các nhà tài trợ Mục đích lớnnhất của Malaysia là nhận hỗ trợ kỹ thuật để tăng cường năng lực con ngườithông qua các lớp đào tạo Mặc dù chưa có phương pháp giám sát chuẩn mực,song Chính phủ rất chú trọng vào công tác theo dõi đánh giá Kế hoạch theo dõi

và đánh giá được xây dựng từ lập kế hoạch dự án và trong lúc triển khai

Tương tự như Ba Lan, Malaysia đặc biệt chú trọng đơn vị tài trợ tronghoạt động kiểm tra, giám sát Phương pháp đánh giá của đất nước này là khuyếnkhích phối hợp đánh giá giữa nhà tài trợ và nước nhận viện trợ, bằng cách hàihoà hệ thống đánh giá của hai phía Nội dung đánh giá tập trung vào hiệu quảcủa dự án so với chính sách và chiến lược, nâng cao công tác thực hiện và chútrọng vào kết quả Hoạt động theo dõi đánh giá được tiến hành thường xuyênnhằm nâng cao tính minh bạch và đặc biệt là giảm lãng phí

1.2 Khái niệm và nguyên tắc cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các

dự án ODA

1.2.1 Khái niệm kế toán

(a) Khái niệm

Kế toán là một bộ phận cấu thành hệ thống công cụ quản lý nền kinh tếquốc dân nói chung, quản lý hoạt động kinh tế của đơn vị nói riêng

Có nhiều nhận thức, quan niệm về kế toán ở những phạm vi, góc độ khácnhau nhưng đều gắn kế toán với việc phục vụ cho công tác quản lý Do vậy, kếtoán là công cụ không thể thiếu được trong hệ thống công cụ quản lý, kế toán làkhoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của tàisản, các hoạt động kinh tế, tài chính ngân sách trong đơn vị, nhằm kiểm tra,giám sát mọi hoạt động tài chính của đơn vị

- Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC): Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phảnánh, tổng hợp theo một cách riêng có bằng chứng về những khoản tiền, cácnghiệp vụ và các sự kiện mà chúng có một phần tính chất tài chính và trình bàykết quả của nó

- Theo Luật Kế toán: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cungcấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian laođộng.

- Theo Điều lệ tổ chức công tác kế toán: Kế toán là việc ghi chép, tính toán bằngcon số chủ yếu dưới hình thái giá trị để kiểm tra tình hình vận động của các loạitài sản, quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn, kinh phí của Nhànước cũng như của từng tổ chức

Từ các định nghĩa trên, có thể đưa ra kết luận về Kế toán dự án là côngviệc thu thập, ghi chép tính toán, phản ánh tìnhhình quản lý và sử dụng cácnguồn vốn hiện có của dự án dưới hình thức giá trị, giúp Ban quản lý dự án theodõi, quản lý việc tiếp nhận và sử dụng các nguồn vốn dự án đúng mục đích, cóhiệu quả, phù hợp với cam kết của nhà tài trợ và Việt Nam trong điều ước quốctế

(b) Nhiệm vụ của kế toán

Thu thập, ghi chép, phản ánh và tính toán đầy đủ chính xác, kịp thời tìnhhình luân chuyển, sử dụng tài sản và các nguồn vốn của dự án, quản lý việc sửdụng các nguồn vốn của dự án đúng mục đích, đúng cơ cấu vốn và đạt hiệu quảcao;

Kết hợp chặt chẽ với bộ phận lập kế hoạch, kỹ thuật và cán bộ dự án khác

để xây dựng kế hoạch vốn hàng năm, kiểm tra giám sát việc thực hiện các mụctiêu của dự án Kiểm tra kết quả hoạt động và các khoản chi phí của dự án, thamgia phân tích và đánh giá hiệu quả của Dự án;

Lập và nộp báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm và khi kết thúc dự án,thực hiện quyết toán vốn từng phần dự án hoạc toàn bộ dự án theo chế độ quản

lý tài chính hiện hành của Nhà nước ;

Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật

(c) Yêu cầu kế toán

Đầy đủ: Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào

chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính;

Kịp thời: Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế

toán;

Chính xác: Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế

toán;

Trung thực: Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và

giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính;

Liên tục: Thông tin, số liệu kế toán được phản ánh liên tục từ khi phát

sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính; liên tục từ khi thành lập đơn vị

kế toán đến khi chấm dứt hoạt động; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải luỹ kếtheo số liệu kế toán của kỳ trước;

Có hệ thống: Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có

hệ thống và có thể so sánh

(d) Các nguyên tắc kế toán

Nguyên tắc Giá gốc: Giá trị của tài sản được tính theo giá gốc, bao gồm

chi phí mua, bốc xếp, vận chuyển, lắp ráp, chế biến và các chi phí liên quan trựctiếp khác đến khi đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng Đơn vị kế toánkhông được tự điều chỉnh lại giá trị tài sản đã ghi sổ kế toán, tức là không đượcthay đổi giá gốc của vật tư, hàng hoá trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

Nguyên tắc Nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán đã chọn

phải được áp dụng nhất quán Ýt nhất trong một kỳ kế toán năm Trường hợp có

sự thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn trong kỳ kế toán nămthì đơn vị kế toán phải áp dụng nhất quán sự thay đổi đó trong cả năm và phảigiải trình trong thuyết minh Báo cáo tài chính Chứng minh được sự thay đổi đólàm cho thông tin kế toán tốt hơn, trung thực hơn, hợp lý hơn, hiệu quả hơn chongười sử dụng, người quản lý

Nguyên tắc khách quan: Đơn vị kế toán phải thu thập, phản ánh khách

quan, đầy đủ, đúng thực tế, đúng thời gian nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

Nguyên tắc công khai: Thông tin, số liệu trong báo cáo tài chính năm của

đơn vị kế toán phải được công khai theo quy định hiện hành của Chính phủ

Nguyên tắc thận trọng: Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh

giá tài sản và phân bổ các khoản thu, chi một cách thận trọng không được làmsai lệch tình hình hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán

1.2.2 Khái niệm tổ chức công tác kế toán.

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế

độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tàiliệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kếtoán;

Nội dung tổ chức công tác kế toán của Ban quản lý dự án gồm: Lập và xử

lý chứng từ kế toán; Lựa chọn, vận dụng tài khoản kế toán; Mở và ghi sổ kếtoán; Lập và nộp báo cáo tài chính, theo các quy định, chuẩn mực kế toán củaViệt Nam và được điều chỉnh theo các nguyên tắc được chấp nhận chung, đảmbảo việc cung cấp thông tin số liệu đáp ứng việc yêu cầu của chính phủ ViệtNam về quản lý nguồn vốn viện trợ, vốn đối ứng và yêu cầu của Nhà tài trợ

1.2.3 Nguyên tắc cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các dự án ODA (a) Nguyên tắc phù hợp

Tổ chức công tác kế toán phải thích hợp, đảm bảo việc thu nhận và hệthống hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị nhằm cungcấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý Trong các đơn

vị, ngoài bộ phận kế toán, còn có các bộ phận chuyên môn khác như: kế hoạch,

kỹ thuật, vật tư Các bộ phận trong đơn vị thường có quan hệ chặt chẽ với nhautạo thành một hệ thống quản lý Các thông tin kế toán đưa ra đối với nội bộ đơn

vị trước hết là phục vụ cho công tác quản lý Do đó, tuỳ thuộc từng đơn vị vớimục tiêu quản lý khác nhau, đòi hỏi thông tin kế toán cũng khác nhau

Phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị: Quy môhoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị sẽ quyết định đến khối lượng công việc

kế toán của đơn vị Tuỳ theo khối lượng công việc kế toán nhiều hay Ýt, đơn vị

sẽ tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức trình tự tiếp nhận và luân chuyển chứng từ,hạch toán và ghi chép sổ kế toán cho phù hợp.

Phù hợp với tính chất, đặc điểm của đơn vị: Ở mỗi đơn vị khác nhau, đều

có những đặc điểm, điều kiện, môi trường hoạt động riêng Vì vậy, tổ chức kếtoán phải thích hợp với đặc thù ở mỗi đơn vị để nó thực sự trở thành công cụ đắclực cho quản lý Một mặt phải tuân theo chế độ quy định, mặt khác phải chú ýđến những đặc điểm và điều kiện riêng của đơn vị như: chức năng, nhiệm vụ,tính chất hoạt động của đơn vị; cơ chế và sự phân cấp quản lý tài chính; trình độquản lý, trình độ nghiệp vụ và chuyên môn của nhân viên kế toán, các phươngtiện phục vụ cho công tác kế toán tại đơn vị

Phù hợp với các qui định, chuẩn mực kế toán của Việt Nam và được điềuchỉnh theo các nguyên tắc kế toán đã được chấp nhận chung, đảm bảo việc cungcấp thông tin số liệu đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Để đảm bảo thông tin kếtoán có độ tin cậy cao, thống nhất đối với các đối tượng sử dụng, Nhà nước đãban hành các chuẩn mực kế toán cũng như các chế độ kế toán tài chính, đòi hỏicác đơn vị phải tuân thủ thực hiện Chính vì vậy, khi thực hiện các nội dung tổchức công tác kế toán trong đơn vị, cần phải nắm vững các chuẩn mực kế toán

và chế độ kế toán hiện hành

(b) Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

Tổ chức công tác kế toán phải khoa học và hợp lý, tiết kiệm được chi phí

và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị Đặc biệt phải tổ chức bộ máy kếtoán gọn nhẹ, hiệu quả, phù hợp với trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kếtoán của đơn vị và khả năng trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, ghichép của đơn vị Luôn chú trọng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũnhân viên kế toán để có thể đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao trongquá trình hội nhập các chuẩn mực và nguyên tắc kế toán quốc tế cũng như trongnước

1.2.4 Vai trò của thông tin kế toán trong hệ thống quản lý tài sản của các dự

án ODA

Hệ thống thông tin sử dụng để ra quyết định quản lý được thu thập từnhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng Thôngtin kế toán trong nội bộ của đơn vị về tài sản, kinh phí, các nguồn lực tự có vềnăng lực sản xuất, dự trữ vật tư, tiền vốn, chi phí…là nguồn thông tin khá đầy

đủ, toàn diện và chính xác Nhờ thông tin kế toán, mà lãnh đạo cơ quan Nhànước, lãnh đạo ngành, các cấp của các đơn vị cơ sở có căn cứ tin cậy để phântích, đánh giá tình hình và đề ra các quyết định đúng đắn trong chỉ đạo, quản lý

và điều hành hoạt động của đơn vị, đảm bảo đạt hiệu quả kinh tế cao

Tài sản, kinh phí là cơ sở vật chất cho hoạt động của đơn vị Các đơn vịphải có trách nhiệm quản lý, sử dụng, phát triển tài sản kinh phí của Nhà nướcgiao Ngoài ra, trong nền kinh tế thị trường, các đơn vị được chủ động phát huycác nguồn vốn khác như: vay ngân hàng, liên doanh liên kết, góp vốn cổ phần…đòi hỏi các đơn vị phải quản lý, sử dụng có hiệu quả tiền vốn hiện có Có nhiềubiện pháp và hình thức khác nhau để bảo vệ tài sản, tiền vốn, nhưng biện pháphiệu quả hơn cả là bằng công cụ kế toán Và thông tin kế toán sẽ giúp cho đơn vịnắm chắc về tình hình số lượng, giá trị, hiện trạng tài sản, tiền vốn hiện có, theodõi và giám sát liên tục, toàn diện và có hệ thống sự biến động của tài sản tiềnvốn ở mọi khâu, mọi giai đoạn trong quá trình quản lý hoạt động của đơn vị, qua

đó thực hiện việc kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế – tài chính của đơn vị

Thông tin kế toán giúp cho việc thực hiện giám sát kinh tế tài chính vàcông khai tài chính đơn vị thông qua công khai thông tin kế toán trên báo cáo tàichính Qua đó đảm bảo tài chính đơn vị luôn lành mạnh, tránh mọi tiêu cực xảy

ra trong đơn vị

Thông tin kế toán phản ánh một cách toàn diện, đầy đủ, tổng hợp toàn bộcác mặt hoạt động quản lý kinh phí, quản lý sản xuất…bằng thước đo giá trị.Qua đó, phân tích, đánh giá hiệu quả của từng hoạt động, từng biện pháp kinh tế;

Đề xuất các biện pháp khai thác, khả năng sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả cao tàisản, tiền vốn, lao động; Đề xuất các biện pháp ngăn chặn, hạn chế những thiệthại, rủi ro nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị Qua đó giúp lãnh đạo cácđơn vị đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.

1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong các dự án ODA.

1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán trong các dự án ODA.

(a) Yêu cầu của việc tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân công công việc chonhững người làm công tác kế toán trong đơn vị, sao cho bộ máy kế toán phảiphù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị

Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo chỉ đạo và thực hiện toàn diện,thống nhất và tập trung công tác kế toán, thông tin kinh tế của đơn vị Bộ máy

kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, chuyên môn hoá, đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ

kế toán của đơn vị

(b) Nhiệm vụ của bộ máy kế toán

Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung côngviệc kế toán, theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán;

Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nép,thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tàisản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán;

Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu đề xuất các giải pháp phục

vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán;

Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật;

Ngoài ra, bộ máy kế toán còn phải tham gia công tác kiểm kê tài sản,kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định

(c) Tổ chức bộ máy kế toán các cấp

Đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi NSNN được tổ chức bộ máy kếtoán theo các cấp ngân sách, gồm: Ngân sách Trung ương, ngân sách tỉnh, ngânsách huyện và ngân sách xã.

Cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN,đơn vị dự trữ của Nhà nước, các quỹ tài chính khác của Nhà nước tổ chức bộmáy kế toán theo cấp dự toán, như sau:

(d) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị phải căn cứ vào hình thức tổ chứccông tác kế toán (tập trung, phân tán hay kết hợp giữa tập trung và phân tán),vào đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động của đơn vị, vào tình hình phân cấpquản lý, khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tàichính cũng như yêu cầu, trình độ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán Việc tổchức, cơ cấu bộ máy kế toán trong đơn vị có mối quan hệ chặt chẽ với tình hình

tổ chức công tác kế toán Hiện nay, trong các đơn vị việc tổ chức bộ máy kế toán

có thể thực hiện theo các hình thức sau:

* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo hình thức này, đơn vị chỉ thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị

kế toán cấp trên), còn ở các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toánriêng

Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị, chịutrách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán phục vụcho việc quản lý tài chính kế toán của đơn vị Phòng kế toán trung tâm lưu trữ,bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán của đơn vị

Tại các đơn vị phụ thuộc có nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toánban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu Định kỳ lập Bảng kê phân loạichứng từ kèm theo chứng từ chuyển về phòng kế toán trung tâm Ở các đơn vịphụ thuộc, hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh nhiều, phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếpthực hiện một số phần hành công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơngiản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán trung tâm.

Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trịđáp ứng yêu cầu quản trị của đơn vị

Mô hình này thường phù hợp với những đơn vị kế toán có quy mô vừa vànhỏ, địa bàn hoạt động hẹp

* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Theo hình thức này, đơn vị thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kếtoán cấp trên); còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức kế toán riêng(đơn vị kế toán cấp cơ sở) Đơn vị lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toánnày thường là những đơn vị đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn

vị kế toán cấp cơ sở ở mức độ cao, tức là đã cấp nguồn kinh phí riêng, tổ chứchạch toán riêng nhằm phát huy tính chủ động, sáng tạo và nâng cao trách nhiệmcủa các đơn vị này trong mọi hoạt động của đơn vị

Toàn bộ công việc kế toán của đơn vị được phân công như sau:

- Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

+ Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấptrên và công tác tài chính của toàn đơn vị

+ Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở.+ Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị cơ sở gửi lên và cùngvới báo cáo tài chính phần hành kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáotài chính tổng hợp toàn đơn vị

- Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở: Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phátsinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ

thông tin kế toán ở đơn vị mình để lập các báo cáo tài chính định kỳ gửi vềphòng kế toán trung tâm Từng đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứ vào khốilượng công việc kế toán ở đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán cho phùhợp.

Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thường phù hợp với nhữngđơn vị có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc có trụ sở đóng ở nhiều địaphương khác nhau, địa bàn hoạt động rộng

* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, ở đơn vị kế toán cấp trênvẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tuỳthuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức

kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng Đơn vị nào được tổ chức kếtoán riêng thì thành lập phòng kế toán để thực hiện toàn bộ công việc kế toánphát sinh ở đơn vị mình để định kỳ lập báo cáo tài chính gửi về phòng kế toántrung tâm; còn đơn vị kế toán cấp cơ sở nào không tổ chức kế toán riêng thì chỉ

bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm trachứng từ ban đầu để định kỳ chuyển về phòng kế toán trung tâm Hình thức tổchức công tác kế toán này thích hợp với các đơn vị lớn, có nhiều đơn vị kế toáncấp cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế khác nhau, quy mô và trình độcán bộ quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng, vừa tập trung vừa phân tán

Nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm trong trường hợp này như sau:

- Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn đơn vị

- Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấptrên và ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng

- Hướng dẫn, kiểm tra công việc kế toán ở tất cả các đơn vị kế toán cấp cơ

sở và các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kếtoán riêng

- Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửilên cùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấptrên để lập báo cáo tài chính tổng hợp toàn đơn vị.

(Tổ chức công tác kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp được trình bày theo Sơ

đồ sè 1.1, Phụ lục)

1.3.2 Tổ chức thực hiện và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.

(a) Khái niệm: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản

ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính, ngân sách phát sinh và đã hoàn thành, làm căn

cứ ghi sổ kế toán Khi tổ chức thực hiện và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán,đơn vị phải căn cứ vào Luật kế toán, chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài chínhhoặc tổ chức được uỷ quyền ban hành

(b) Nội dung chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phải có các nội dung

chủ yếu sau:

+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán

+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán

+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán

+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằngsố; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằngchữ

+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liênquan đến chứng từ kế toán

Ngoài những nội dung chủ yếu theo quy định nói trên, chứng từ kế toán

có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ, nh: chứng từ giaodịch với nước ngoài có thể bằng hai thứ tiếng

(c) Lập chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để tiến hành ghi chép các nghiệp vụkinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán, là phương tiện để phản ánh và kiểm tra cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị.

Do đó, tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạtđộng của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lậpmột lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính khi phát sinh

Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nộidung quy định trên mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa quy định mẫuthì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nộidung như quy định của chứng từ kế toán (tên chứng từ, ngày tháng lập, nội dungphát sinh, số tiền, chữ ký….) Đối với chứng từ liên quan đến thu, chi ngân sáchNhà nước đều phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định (như Lệnh chitiền, Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước, Hoá đơn bán hàng, Tem,…) gọi làchứng từ bắt buộc; mọi đơn vị kế toán Nhà nước phải thực hiện đúng theo quyđịnh Đối với những chứng từ kế toán được lập để giao dịch với tổ chức, cá nhânbên ngoài đơn vị thì phải có dấu của đơn vị kế toán (nếu đơn vị kế toán đã códấu)

Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không đượcviết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng mực không phai, số vàchữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ tẩyxoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kếtoán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai và lưu tại cuốngchứng từ không xé rời ra khái

Các chứng từ kế toán phải lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lậpnhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung cácliên phải giống nhau

Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kếtoán phải chịu trách nhiệm về nội dung của các chứng từ kế toán liên quan đếntrách nhiệm của người ký

Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo cácquy định của chứng từ điện tử Chứng từ điện tử phải in ra giấy và lưu trữ theoquy định.

(d) Ký chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký Chữ ký trên chứng từ kế toán phải kýbằng bút mực Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấuchữ ký khắc sẵn Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất

Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc ngườiđược uỷ quyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dungchứng từ thuộc trách nhiệm của người ký

Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kếtoán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện Chữ ký trênchứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên

Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật

(e) Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán sau khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải được phân loạitheo nội dung kinh tế, sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập,ngoài mỗi tập ghi: Tên tập chứng từ, tháng, năm của chứng từ và số lượngchứng từ trong tập chứng từ Các tập chứng từ được lưu tại bộ phận kế toántrong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đó chuyển vàolưu trữ theo quy định

Biểu mẫu chứng từ kế toán chưa sử dụng phải được bảo quản cẩn thận,không được để hư hỏng, mục nát Chứng từ liên quan đến thu, chi NSNN chưa

sử dụng phải được quản lý theo chế độ quản lý Ên chỉ của Bộ Tài chính Chứng

từ kế toán có giá trị như tiền, trong thời hạn có giá trị sử dụng phải được quản lýnhư tiền

(f) Chứng từ kế toán sao chụp

Chứng từ kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký

và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán nơi lưu

bản chính hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tàiliệu kế toán trên chứng từ kế toán sao chụp.

Chứng từ kế toán sao chụp được thực hiện trong các trường hợp sau đây:+ Đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết,nếu phải nộp bản chứng từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài Trường hợp nàychứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo phápluật của nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế toán

+ Đơn vị kế toán bị cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịchthu bản chính chứng từ kế toán Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ

ký và dấu xác nhận của người đại diện của cơ quan Nhà nước có thẩm quyềnquyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ kế toán sao chụptheo quy định

+ Chứng từ kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quannhư thiên tai, hoả hoạn phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hoặc đơn vị kế toánkhác có liên quan để sao chụp lại

Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là mẫu chứng từ kế toán do cơ quanNhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn

vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức biểu mẫu chophù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị

Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được

Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành Đơn vị được uỷ quyền in và phát hànhchứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng đượcphép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý

Ên chỉ của Bộ Tài chính

(h) Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hay do bên ngoài chuyển đếnđều phải tập trung ở bộ phận kế toán đơn vị Bộ phận kế toán phải kiểm tra, xácminh những chứng từ đó là đúng thì mới xử lý thu, chi và dùng chứng từ đó đểghi sổ kế toán

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

+ Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vàochứng từ Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ lựa chọn loại chứng từphù hợp trong danh mục hệ thống chứng từ ban hành để ghi chép

+ Kiểm tra chứng từ kế toán Khi nhận chứng từ kế toán phải kiểm tra tínhhợp pháp, hợp lệ, tính chính xác số liệu ghi trên chứng từ, mức độ hoàn chỉnhcủa chứng từ Nếu chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung thì người chịutrách nhiệm kiểm tra phải trả lại nơi lập chứng từ để làm lại

+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản nghiệp vụ kinh tế vàghi sổ kế toán Chứng từ sau khi được kiểm tra sẽ phân loại theo tính chấtnghiệp vụ kinh tế hoặc theo các phần hành công việc, định khoản nghiệp vụ và

là căn cứ để ghi sổ kế toán Việc ghi sổ kế toán này phụ thuộc vào hình thức sổ

kế toán đơn vị áp dụng

+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán Trong và sau quá trình hạch toán,chứng từ luôn được bảo quản cẩn thận Nếu mất chứng từ gốc phải báo cáo vớithủ trưởng đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời Riêng trường hợp mất hoá đơnbán hàng, séc trắng phải báo với cơ quan thuế hoặc cơ quan công an địa phương

số lượng hoá đơn mất, hoàn cảnh mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo luậtđịnh

1.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.

(a) Khái niệm về tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thốnghoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế

Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán cần sử dụngcho các lĩnh vực hoạt động

Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán đã qui định trong chế độ kế toáncác đơn vị kế toán cần nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán áp dụng ở đơn

vị và được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phù hợp với đặc điểm hoạtđộng và yêu cầu quản lý của đơn vị

(b) Yêu cầu của việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Đảm bảo phản ánh, hệ thống hoá đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng

kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị

Phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bảnhướng dẫn thực hiện của cơ quan quản lý cấp trên

Phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động, trình độ phân cấp quản lý kinh

tế, tài chính của đơn vị

Đảm bảo mối quan hệ với các chỉ tiêu báo cáo tài chính

Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mãn nhu cầuthông tin cho các đối tượng sử dụng

Đối với các tài khoản cấp 1, cấp 2: Đơn vị phải vận dụng theo đúng quyđịnh Khi mở thêm các tài khoản cấp 1, cấp 2 phải có sự chấp thuận của Bộ Tàichính

Đối với các tài khoản cấp 3 trở lên: Đơn vị được quyền bổ sung theo yêucầu và phải xây dựng thành danh mục và quy định rõ phương pháp ghi chép cáctài khoản này phục vụ cho kế toán của đơn vị

1.3.4 Tổ chức vận dụng sổ kế toán và hình thức kế toán.

(a) Sổ kế toán

* Khái niệm: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ

các nghiệp vụ kinh tế, tài chính ngân sách đã phát sinh có liên quan đến đơn vị

kế toán

* Nội dung của sổ kế toán

Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày,tháng, năm khoá sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đạidiện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang, đóng dấu giáp lai

Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

+ Ngày, tháng ghi sổ

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ

+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản

kế toán

+ Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

Sổ kế toán phải sử dụng giấy tốt, đảm bảo ghi chép rõ ràng, sạch sẽ, đồngthời sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc

để tờ rời Các tờ sổ rời khi dùng xong phải đóng thành quyển theo từng năm đểlưu trữ

Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

+ Đối với sổ kế toán dạng quyển:

Trang đầu sổ phải ghi rõ tên đơn vị, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán,

họ tên người giữ và ghi sổ, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao chongười khác

Phải đánh số trang và giữa hai trang sổ phải đóng dấu của đơn vị (gọi làđóng dấu giáp lai)

Thủ trưởng đơn vị (hoặc phụ trách kế toán) phải ký xác nhận vào trangđầu và trang cuối của sổ kế toán

+ Đối với sổ tờ rời:

Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ,tháng sử dụng, họ, tên người giữ và ghi sổ.

Các tờ rời trước khi dùng phải được thủ trưởng đơn vị ký xác nhận vàđảm bảo sự an toàn, dễ tìm kiếm

* Các loại sổ kế toán

Sổ kế toán bao gồm 2 loại sổ là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm

- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp

Sổ kế toán tổng hợp gồm sổ Nhật ký, Sổ cái và sổ kế toán tổng hợp khác Đốivới sổ kế toán tổng hợp, Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung vàphương pháp ghi chép đối với các loại sổ

+ Sổ Nhật ký: Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh theo trình tự thời gian Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ánh tổng sốcác hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán

+ Sổ Cái: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theonội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợptình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí

- Sổ kế toán chi tiết: Sổ của phần kế toán chi tiết gọi là Sổ kế toán chi tiết, gồmcác sổ và thẻ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng

kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý, số liệu sổ kế toánchi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồnvốn, công nợ chưa được phản ánh chi tiết trên Sổ tổng hợp

Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quyđịnh để chọn một hệ thống sổ áp dụng ở đơn vị và được cụ thể hoá các sổ kếtoán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị

Đối với đơn vị kế toán cấp 1 và cấp 2, ngoài việc mở sổ kế toán theo dõitài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở sổ kế toán theodõi việc cấp phát kinh phí và quyết toán việc sử dụng kinh phí của các đơn vị

trực thuộc để tổng hợp báo cáo quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và cơquan tài chính.

* Mở sổ, ghi sổ và khoá sổ kế toán: Tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học

giúp cho việc quản lý, theo dõi vật tư, tài sản của đơn vị được chặt chẽ, đồngthời việc tìm kiếm các thông tin kinh tế được nhanh chóng, chính xác, phục vụtốt yêu cầu quản lý của đơn vị Với ý nghĩa như vậy, việc mở sổ kế toán và ghichép của đơn vị phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Mở sổ kế toán: Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở và giữ một bộ sổ kế toán duynhất gồm: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán phải mở vàođầu kỳ kế toán năm Đối với đơn vị mới thành lập phải mở sổ kế toán từ ngàythành lập Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng có trách nhiệm ký duyệt các sổ

kế toán này trước khi sử dụng

- Ghi sổ kế toán

+ Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán Mọi số liệu,thông tin trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán chứng minh Sổ kếtoán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ Thông tin, sốliệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán

+ Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụkinh tế, tài chính Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếpthông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề Sổ kế toán phải ghiliên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ

+ Thông tin số liệu ghi trên sổ kế toán phải rõ ràng, liên tục, có hệ thống,không được xen kẽ, ghi cộng đè, không được bỏ cách dòng, nếu có dòng chưaghi hết phải gạch chéo phần không ghi Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệutổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang đầu trang kế tiếp

+ Thông tin ghi sổ kế toán phải bằng bút mực, cấm tẩy xoá, cấm dùngchất hoá học để sửa chữa Khi cần sửa chữa số liệu trong sổ kế toán phải thựchiện đúng các phương pháp quy định Tuyệt đối không được để ngoài sổ kế toánmột khoản tài sản, vật tư, tiền vốn của đơn vị dưới bất kỳ hình thức nào

- Khoá sổ kế toán

+ Đơn vị kế toán phải khoá sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lậpbáo cáo tài chính Ngoài ra, đơn vị kế toán phải khoá sổ kế toán trong các trườnghợp: kiểm kê tài sản, sát nhập, chia tách, chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạtđộng và các trường hợp khoá sổ khác theo quy định của pháp luật

+ Khoá sổ kế toán là tiến hành cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh, sốphát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kếtoán hoặc thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá…Mỗi lần khoá sổ kế toán, người ghi sổ, kế toán trưởng phải ký xác nhận bên dưới

số liệu khoá sổ

* Sửa chữa sổ kế toán

- Các phương pháp sửa chữa sổ kế toán

Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy, xoálàm mất dấu vết thông tin và số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo mét trong baphương pháp sau đây:

+ Ghi cải chính (còn gọi là phương pháp xoá bỏ) bằng cách gạch mộtđường thẳng bằng mực đỏ vào chỗ ghi sai và ghi số hoặc chữ đúng bằng mựcthường ở trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh Nếu sai sót chỉ làmột chữ số thì cũng phải xoá bỏ toàn bé con sè sai và viết lại con số đúng.Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp sai sót sau đây:

Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tàikhoản

Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng

+ Ghi số âm (còn gọi là phương pháp ghi đỏ) bằng cách ghi lại số saibằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúngbằng mực thường và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh Phương phápnày áp dụng cho các trường hợp sai sót sau đây:

Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kếtoán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính

Khi đã lập và gửi báo cáo kế toán đi rồi mới phát hiện ra sai sót.

Sai sót, mà trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặccon sè ghi sai lớn hơn con sè ghi đúng

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính số sai thì phải lập một

“chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng ký xác nhận

+ Ghi bổ sung được áp dụng cho trường hợp bút toán ghi đúng về quan hệđối ứng giữa các tài khoản nhưng số tiền ghi lại Ýt hơn số tiền thực tế phát sinhtrong các nghiệp vụ kinh tế, tài chính hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghitrên chứng từ Trường hợp sửa chữa này cũng phải lập “chứng từ ghi sổ bổsung” do kế toán trưởng ký xác nhận và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ với

số đúng

- Thời điểm sửa chữa sổ kế toán

Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chínhnăm được nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kếtoán của năm đó và sửa chữa lại báo cáo tài chính trước khi gửi đi

Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm

đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toáncủa năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có saisót

- Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính

Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính nộp cho cơ quanNhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán trên máy vitính của năm đó

Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơquan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán trênmáy vi tính của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toánnăm có sai sót

Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính cũng thựchiện theo phương pháp ghi số âm và phương pháp ghi bổ sung

(b) Lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp

* Khái niệm: Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương

pháp ghi sổ và mối liên quan giữa các sổ kế toán Thực chất hình thức kế toán làhình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chitiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ về trình tự và phương pháp ghichép, kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán cũng như việc tổng hợp số liệu đểlập báo cáo tài chính

* Các hình thức kế toán: Theo chế độ hiện hành, đơn vị HCSN thực hiện

một trong bèn hình thức kế toán sau:

Hình thức Nhật ký – Sổ Cái

Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản

Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ Cái là: các nghiệp vụ kinh tếphát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại, hệ thốnghoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kếtoán tổng hợp là sổ Nhật ký - Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi chép

(Trình tù ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái được thể hiện trên Sơ

đồ sè 1.2, Phụ lục)

Hình thức Chứng từ ghi sổ

Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là: Việc ghi sổ kếtoán tổng hợp được căn cứ trực tiếp vào các “Chứng từ ghi sổ” Chứng từ ghi sổ

là một loại sổ kế toán dùng cho đơn vị để phân loại, hệ thống hoá và xác địnhnội dung kinh tế của các hoạt động kinh tế tài chính đã phát sinh Việc ghi sổ kếtoán trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng rẽ:

+ Ghi theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế tài chính trên

Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ, kinh tế tài chính phát sinh trên

Sổ Cái

(Trình tù ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ được trình bày theo Sơ

đồ sè 1.3, Phụ lục)

Hình thức Nhật ký chung

Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là: Tất cả cácnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào Sổ Nhật ký mà trọngtâm là Sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tếcủa nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từngnghiệp vụ phát sinh

(Trình tù ghi sổ kế toán Nhật ký chung được thể hiện trên Sơ đồ sè 1.4, Phụ lục)

Hình thức kế toán trên máy tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy tính là công việc kếtoán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính

Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật vàtiêu chuẩn, điều kiện áp dụng Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắccủa một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy địnhtrên đây Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toánnhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quyđịnh

Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc

tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp Hình thức kế toán trên máy vi tính ápdụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứngyêu cầu kế toán quy định Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tốtheo quy định của chế độ kế toán

- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa sổ

kế toán theo quy định của Luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kếtoán và của Chế độ kế toán này

- Đơn vị phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán

do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT- BTC ngày 24/11/2005

để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện củađơn vị

(Trình tù ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện trên Sơ đồ sè 1.5, Phụ lục)

1.3.5 Tổ chức lập, nộp báo cáo tài chính.

Báo cáo tài chính các đơn vị HCSN là báo cáo tổng hợp và trình bày mộtcách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phícủa Nhà nước, kinh phí viện trợ, tài trợ của mỗi đơn vị BCTC Cung cấp cácthông tin kinh tế, tài chính ngân sách cần thiết cho việc kiểm tra, kiểm soát cáckhoản chi, quản lý tài sản của Nhà nước, tổng hợp, phân tích, đánh giá các hoạtđộng của mỗi đơn vị nói riêng và toàn xã hội nói chung, giúp cho Chính phủ có

cơ sở khai thác các nguồn thu, điều chỉnh các khoản chi một cách hợp lý, từ đóđịnh ra được đường lối phát triển kinh tế, xã hội đúng đắn và lành mạnh

(a) Nguyên tắc lập và trình bày báo cáo tài chính

Các yêu cầu khi lập Báo cáo tài chính

Các báo cáo tài chính cần được lập theo những nguyên tắc kế toán đượcchấp nhận cũng như các nguyên tắc đề cập trong chuẩn mực kế toán Việt Nam

Số liệu được trình bày trên các báo cáo tài chính phải được lấy từ nguồn

số liệu trên sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và được lập theo đúng trình

tự quy định Số liệu trên các báo cáo phải đảm bảo thống nhất và phản ánh đúngthực trạng tình hình tài chính tại đơn vị

Nguyên tắc trình bày báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính phải cung cấp một cách đầy đủ, trung thực và kịp thời

về diễn biến và thực trạng tài chính của đơn vị Mọi báo cáo tài chính đều đượclập trên cơ sở một hệ thống số liệu, tài liệu kế toán cập nhật đầy đủ, chính xác vàthống nhất Việc lập báo cáo phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán

Báo cáo tài chính phải lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhấtquán giữa các kỳ kế toán.

Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diệntheo pháp luật của dự án ký Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm

về nội dung của báo cáo

(b) Thời hạn nộp báo cáo tài chính

Báo cáo quý: Nộp chậm nhất là 30 ngày sau ngày kết thúc quý báo cáo

Báo cáo năm: Nộp chậm nhất là 90 ngày sau ngày kết thúc niên độ kế toán

(c) Hệ thống biểu mẫu báo cáo tài chính: (xem Bảng số 1.1, Phụ lục)

1.3.6 Tổ chức nội dung công tác kế toán và kiểm tra kế toán.

(a) Tổ chức nội dung công tác kế toán trong các đơn vị HCSN

Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán ở đơn vị là tạo ra mối liên hệ giữa cáccông việc trong từng phần hành kế toán cụ thể Mức độ cụ thể hoá công tác kếtoán ở mỗi đơn vị tuỳ thuộc vào quy mô và số lượng các nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh Như vậy, ở mỗi đơn vị HCSN khác nhau, công tác kế toán được

cụ thể hoá ở các mức độ khác nhau Tuy vậy, thường bao gồm các phần hành kếtoán sau:

Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các

loại vốn bằng tiền của đơn vị, gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại Ngân hàng,Kho bạc Nhà nước

Kế toán vật tư, tài sản: Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình

biến động vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tại đơn vị; Phản ánh sốlượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có và tình hình biến độngcủa TSCĐ, công tác đầu tư XDCB và sửa chữa tài sản tại đơn vị

Kế toán thanh toán: Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh

toán các khoản nợ phải thu theo từng đối tượng thanh toán trong và ngoài đơnvị; Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoảnphải trả cán bộ, viên chức và các khoản phải trả, phải nộp khác; Các đơn vị có tổ

chức hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ phải đăng ký, kê khai nộpthuế môn bài, thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp theo luật định.

Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến

động nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Phản ánh việc tiếp nhận, quản lý, sửdụng các nguồn kinh phí ngân sách cấp, nguồn kinh phí thu tại đơn vị, nguồnkinh phí được viện trợ, tài trợ và thanh quyết toán các nguồn kinh phí đó, gồm:Nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên, nguồn kinh phí hoạt động khôngthường xuyên, nguồn kinh phí thực hiện các dự án, chương trình mục tiêu quốcgia, các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, Ngành; Nguồn vốnđối ứng thực hiện các dự án có vốn nước ngoài, nguồn kinh phí theo đơn đặthàng của Nhà nước, nguồn kinh phí đầu tư XDCB Phản ánh tình hình trích lập

và sử dụng các quỹ tại đơn vị: Quỹ dự phòng ổn định thu nhập, quỹ khenthưởng, quỹ phúc lợi, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp

Kế toán chi: Phản ánh các khoản chi thường xuyên, gồm: Chi hoạt động

sản xuất, cung ứng dịch vụ và chi phí của các hoạt động khác, trên cơ sở đó xácđịnh kết quả của hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ và các hoạt động khác.Phản ánh các khoản chi không thường xuyên, gồm: Chi thực hiện các đề tàinghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, Bộ, Ngành, chi thực hiện nhiệm vụ đặt hàngcủa Nhà nước, chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia, chi tinh giảm biênchế, chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất do cấp có thẩm quyền giao, chi đầu tư xâydựng cơ bản, mua sắm thiết bị và các khoản chi khác

Kế toán các khoản thu: Phản ánh các khoản thu về phí, lệ phí và các

khoản thu sự nghiệp phát sinh ở đơn vị; Phản ánh các khoản thu về hoạt độngsản xuất, cung ứng dịch vụ, thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ, thu lãi tiền gửi, lãicho vay, thu tiền cho thuê tài sản và các khoản thu khác phát sinh ở đơn vị sựnghiệp

Kế toán chênh lệch thu, chi: Dựa trên cơ sở tổng số thu và tổng số chi của

từng hoạt động, xác định kết quả chênh lệch thu chi hoạt động thường xuyên,trong đó chủ yếu là chênh lệch thu, chi sản xuất, cung ứng dịch vụ và chênh lệch

thu chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, chênh lệch khoán chi hành chính, từ đó

có phương án phân phối số chênh lệch đó theo quy định của cơ chế tài chínhmột cách thích hợp

Lập báo cáo tài chính: Lập các báo cáo tài chính theo quy định gửi lên cơ

quan cấp trên và cơ quan Tài chính

(b) Tổ chức công tác kiểm tra kế toán

Khái niệm: Kiểm tra kế toán là xem xét đánh giá việc thực thi pháp luật

về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán

Mục đích của kiểm tra kế toán

Kiểm tra kế toán nhằm xác định tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế,tài chính, ngân sách phát sinh; tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép; tínhhợp lý của các phương pháp kế toán được áp dụng

Kiểm tra kế toán nhằm thúc đẩy việc chấp hành chế độ, thể lệ kế toán,phát huy tác dụng của công tác kế toán trong việc quản lý và sử dụng vật tư, laođộng, kinh phí, đôn đốc chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật về kế toán, tài chính,thực hành tiết kiệm, chống tham ô, lãng phí, thúc đẩy hoàn thành và hoàn thànhtốt nhiệm vụ

Nội dung kiểm tra kế toán

Kiểm tra việc thực hiện nội dung công tác kế toán, gồm: kiểm tra việc ghichép trên chứng từ kế toán, kiểm tra về tài khoản và sổ kế toán, kiểm tra báo cáotài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh phí, kiểm tra việc thựchiện các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán

và thực hiện thu nộp Ngân sách

Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán, gồm: kiểm trabiên chế, tổ chức bộ máy kế toán, việc phân công phân nhiệm trong bộ máy xem

có phù hợp với nhiệm vụ kế toán của đơn vị, cán bộ kế toán có đảm bảo tiêuchuẩn quy định và yêu công công tác của chức trách, nhiệm vụ bộ máy kế toán.Kiểm tra mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức kế toán và quan hệ giữa tổchức kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị kế toán có chặt chẽ

và đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện yêu cầu chính xác, đầy đủ và kịpthời Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ chức trách của cán bộ kế toán nói chung

và kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) nói riêng

Các đơn vị HCSN phải chịu sự kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấptrên và cơ quan tài chính Việc kiểm tra kế toán phải được thực hiện thườngxuyên, liên tục, có hệ thống Mọi kỳ hoạt động của đơn vị đều phải được kiểmtra kế toán Mỗi đơn vị kế toán cấp cơ sở phải được cơ quan chủ quản kiểm tra

Ýt nhất mỗi năm một lần xét duyệt quyết toán năm

Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phảichấp hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệmcung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán đượcthuận lợi

Chương 2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các dự án oda về phòng chống

HIv/aids thuộc Bộ Y tế

2.1 Tổng quan về các dự án ODA về y tế ở Việt Nam

2.1.1 Kết quả đạt được của các dự án ODA về y tế trong vài năm gần đây

Theo thống kê của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, kể từ năm 1993 đến nay, ngành

y tế đã thực hiện khoảng 235 dự án ODA với tổng số vốn đầu tư khoảng 1,24 tỷUSD, trong đó có 119 dự án với tổng vốn ODA trên 878 triệu USD (293 triệuUSD ODA vốn vay và 586 triệu USD viện trợ không hoàn lại) do Bé Y tế làmchủ quản, chiếm khoảng 51% số lượng dự án và 70,8% vốn đầu tư ODA chotoàn ngành Trong 119 dự án của Bộ Y tế có 85 dự án đã kết thúc và 34 dự ánđang thực hiện Để có thể đánh giá một cách khá tổng quát và toàn diện về việctiếp nhận, sử dụng và quản lý công tác viện trợ nói chung, trong đó có vốn việntrợ ODA, có thể chia thành 3 giai đoạn chính như sau: giai đoạn trước 1990, giaiđoạn từ 1990 đến 2000 và giai đoạn từ 2000 trở lại đây

a Giai đoạn trước 1990

Nguồn viện trợ nước ngoài cho ngành y tế trong giai đoạn này chủ yếu làviện trợ nhân đạo của Thụy Điển, Tổ chức Y tế Thế giới (WHO), Quỹ Nhi đồngLiên hợp quốc (UNICEF), Quỹ Dân số Liên hợp quốc (UNFPA), Hà Lan, không kể một số tổ chức NGO của Pháp, Thuỵ Sĩ,

Mục tiêu hỗ trợ tập trung vào việc cung cấp hàng hóa, như trang thiết bịthiết yếu, thuốc thiết yếu và một số hoạt động hỗ trợ kỹ thuật khác thông qua cácchuyên gia quốc tế, các chuyến thăm quan học tập ở nước ngoài Khi đó, Bộ Y

tế tiếp nhận và phân phối cho các đơn vị có nhu cầu trong ngành Các hoạt động

hỗ trợ bằng tiền là rất Ýt Việc tiếp nhận viện trợ nhân đạo thời gian này mangtính chất vụ việc, nhằm mục đích giải quyết những khó khăn trước mắt, cho một

số chương trình y tế phòng chống các bệnh xã hội như Lao, Sốt rét, y tế cơ sở,các hoạt động thường xuyên của ngành y tế

Rất Ýt có các dự án và cũng Ýt các nhà tài trợ, Ýt lĩnh vực được tài trợ.Tại thời điểm đó, các quy định hướng dẫn của Chính phủ về tiếp nhận và quản

lý ODA cũng chỉ ở mức sơ khởi

Trong giai đoạn này có 02 dự án có ý nghĩa quan trọng, đó là dự án xâydựng bệnh viện Nhi Thuỵ Điển (nay là Bệnh viện Nhi Trung ương) và bệnh viện

đa khoa Uông Bí viện trợ không hoàn lại của Chính phủ Thụy Điển

Có thể nói giai đoạn này quan điểm về tiếp nhận ODA là nhận những gì

mà các đối tác cho, tặng, bởi nhu cầu của Bộ Y tế là rất lớn, trong khi các nguồnviện trợ chỉ đáp ứng được một phần

b Giai đoạn từ 1990 đến 2000

Đây là giai đoạn mà nền kinh tế của Việt Nam bắt đầu mở cửa, các nhà tàitrợ, cộng đồng quốc tế bắt đầu tập trung cho Việt Nam nhiều hơn Y tế cũng làlĩnh vực đặc biệt được quan tâm Đồng thời, Chính phủ cũng đã có những quyđịnh cụ thể hơn trong việc tiếp nhận ODA

Trong nửa cuối của giai đoạn này (từ 1996 - 2000), ngoài việc hợp tác vớicác đối tác truyền thống như: Thụy Điển, WHO, UNICEF, UNFPA, Bé Y tế bắt

đầu hợp tác với nhiều đối tác hơn như: Ngân hàng Thế giới (WB), Ngân hàngphát triển châu Á (ADB), cộng đồng chung châu Âu (EC), Chính phủ các nướcNhật Bản, Pháp, Hà Lan, Đức, Óc, Hàn Quốc, Anh, Italia

Mét trong những lĩnh vực ưu tiên của giai đoạn này là tập trung trong việcnâng cấp các trang thiết bị bệnh viện, trong đó phải kể đến sự đóng góp của cácChính phủ Pháp, Nhật Bản, Óc,

Dự án tái thiết bệnh viện Chợ Rẫy, viện trợ không hoàn lại của Chính phủNhật Bản được xây dùng trong thời gian này Đồng thời, phía Nhật cũng hỗ trợxây dựng toà nhà ODA Nhật Bản tại bệnh viện Bạch Mai

Bên cạnh đó, các Dự án trong giai đoạn này cũng tập trung vào hỗ trợ kỹthuật cho các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe bà mẹ, trẻ em, y tế cơ sở, chăm sócsức khỏe ban đầu Ýt có các dự án liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản, trừ dự

án Hỗ trợ y tế quốc gia vay WB đang trong giai đoạn đầu

Thời kỳ này, Bộ Y tế bắt đầu thực hiện các chương trình, dự án có tínhchất hỗ trợ các vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển của ngành như: dự án

Hỗ trợ y tế quốc gia (HTYTQG) vay vốn WB, chương trình hợp tác Y tế ViệtNam - Thụy Điển, các dự án trong quỹ thường xuyên của WHO, các dự án thuộcchương trình hợp tác với UNICEF, UNFPA, một số các dự án song phươngkhác Cho đến thời điểm năm 2000, hầu hết các dự án của Bộ Y tế là dự án việntrợ không hoàn lại, các dự án vay tại thời điểm đó là: dự án HTYTQG vay của

WB, Sản xuất năm loại vắc xin vay của Hàn Quốc, Nâng cấp trang thiết bị 4bệnh viện vay của Italia

Vấn đề nhân lực thực hiện dự án tại thời gian này cũng là điểm hạn chếcủa Bộ Y tế, do trước đây chỉ tiếp nhận các khoản viện trợ nhỏ, lẻ, công việcxây dựng dự án khá đơn giản, nên còn thiếu các cán bộ có kinh nghiệm trongquản lý dự án

c Giai đoạn từ 2000 đến nay

Có thể nói, đây là giai đoạn khởi sắc của ngành y tế, với sự tập trung đầu

tư của nhiều nhà tài trợ, cho nhiều lĩnh vực như y tế cơ sở, điều trị, dự phòng,phòng chống HIV/AIDS Đồng thời đây cũng là giai đoạn quan trọng của Bộ Y

tế trong việc xây dựng và chuẩn bị tiếp nhận các dự án mới cho giai đoạn 2006 2010

-Tính đến thời điểm tháng 06/2006 Bé Y tế đã, đang và chuẩn bị thực hiện

37 chương trình, dự án ODA với tổng số vốn ODA cam kết (giá trị cam kết củatừng dự án được tính theo thời điểm ký Hiệp định) là 573.862.900 USD và vốnđối ứng là 81.685.860 USD

2.1.2 Đặc điểm của các Dự án ODA về HIV/AIDS thuộc Bộ Y tế

a Về nguồn vốn: tất cả các dự án ODA về HIV/AIDS của Bộ Y tế đều là các

dự án viện trợ không hoàn lại, tỷ lệ đóng góp của vốn đối ứng chỉ không quá10% tổng vốn viện trợ Do đó, các dự án này đều áp dụng định mức chi riêngđược phê duyệt bởi nhà tài trợ và Bộ Y tế (thông thường cao hơn định mức chitương tự do Bộ Tài chính quy định) Theo báo cáo của Vụ Kế hoạch - Tài chính,

Bộ Y tế, tính đến hết tháng 6 năm 2006, tổng vốn ODA cam kết cho chươngtrình phòng chống HIV/AIDS là 110.820.000 USD cho 05 dự án với một số nhà

tài trợ chính là KfW, WB, DFID, GF, CDC (xin xem Bảng số 2.1, Phụ lục)

b Về cơ cấu tổ chức quản lý:

- Mô hình tổ chức: nhìn chung, các dự án ODA về HIV/AIDS cũng được tổ chức

theo mô hình chung của các dự án ODA của Bộ Y tế (bao gồm 3 cấp: Ban chỉđạo, Ban quản lý dự án Trung ương và Ban quản lý dự án địa phương)

(Chức năng và nhiệm vụ của các cơ quan thực hiện dự án ODA về HIV/AIDS: xin xem Sơ đồ sè 2.1, Phụ lục)

- Nhân sự:

+ Hầu hết cán bộ của các CPMU là cán bộ hợp đồng làm việc chuyên trách cho

dù án Cán bộ kiêm nhiệm chỉ đảm trách một số vị trí then chốt như Giám đốc,