Một số giải pháp nâng cao hiệu quả cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty cổ phần màu xanh ( blue JSC )

Chương I Một số nội dung cơ bản về tổ chức sự kiệnI.Một số lí luận cơ bản về tổ chức sự kiện Khái niệm Tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động

MỤC LỤC

Lời mở đầu 1

Chương I: Một số nội dung cơ bản về tổ chức sự kiện 3

I.Một số lí luận cơ bản về tổ chức sự kiện 3

II Lập kế hoạch và triển khai tổ chức sự kiện 6

II.1 Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện 6

II.1.1 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện 6

II.1.2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 7

II.2 Tổ chức và tính toán thời gian 11

II.2.1 Hành trình tổ chức và nội dung công việc 11

II.2.2 Tính toán thời gian 13

II.3 Danh sách khách mời 14

II.3.1 Khách mời 14

II.3.2 Thiếp mời 15

II.4 Địa điểm tổ chức sự kiện 16

II.5 Các công việc quan trọng khác trong tổ chức sự kiện 20

II.5.1 Tổ chức đưa đón khách 20

II.5.2 Khách tới sự kiện 21

II.5.3 Không gian thực hiện sự kiện 21

II.5.4 Tổ chức ăn uống trong sự kiện 22

II.5.5 Những vấn đề quan tâm khác 23

Chương II: Thực trạng cung ứng dịnh vụ tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần Màu Xanh ( Blue JSC ) 25

I Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam 25

II Các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh của công ty cổ phần Màu Xanh ( Blue JSC ) 32

II.2.1 Tác động của môi trường kinh tế quốc dân 32

II.2.2 Tác động của môi trường cạnh tranh 35

II.2.3 Tác động của môi trường bên trong doanh nghiệp 38

III Thực trạng hoạt động cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ở công ty cổ phần Màu Xanh ( Blue JSC ) 39

III.1 Xét trong quy trình tổ chức sự kiện 39

III.2 Quá trình hoạt động cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần Màu Xanh ( Blue JSC ) 42

Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần Màu Xanh ( Blue JSC ) 46

III.1 Giải pháp về sản phẩm dịch vụ 46

III.2 Giải pháp về giá dịch vụ 49

III.3 Giải pháp về hoạt động giao tiếp trong dịch vụ 50

III.4 Giải pháp về con người trong dịch vụ 53

III.5 Một số giải pháp khác 55

III.5.1 Việc lập kế hoạch và ngân sách cho sự kiện 55

III.5.2 Lựa chọn địa điểm cho Tổ chức sự kiện 56

III.5.3 Sự liên hệ trong khi sự kiện được tổ chức 57

III.5.4 Đánh giá hiệu quả sau khi Tổ chức sự kiện 58

Kết luận 59

Danh Mục tài Liệu Tham Khảo 61

Lời mở đầu

Cùng với tiến trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá, hoạt động tổ chức sựkiện đã ra đời và không ngừng phát triển với sự phân công lao động xã hộingày một sâu sắc và cạnh tranh ngày một gay gắt Hoạt động tổ chức sự kiệnđang là mối quan tâm lớn của xã hội Ở nước ta, thị trường dịch vụ tổ chức sựkiện được hình thành từ ngày đổi mới và ngày càng sôi động, nhất là mấynăm gần đây Hiện nay và trong những năm tới hoạt động tổ chức sự kiệncàng mở rộng và trở thành nếp sống văn hoá không thể thiếu được trong nhândân ta Tuy nhiên để tổ chức sự kiện đạt được mục tiêu cần thiết với nguầnlực cho phép thì không hề đơn giản Kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện cũngrất khó khăn, phức tạp và gặp nhiều rủi ro Mỗi cá nhân, mỗi tổ chức ( giađình, cơ quan đoàn thể, doanh nghiệp v.v…) đều có những sự kiện trong nămvới mục đích cụ thể phải được thực hiện Do đó nhu cầu tổ chức sự kiện rấtphong phú, đa dạng Kinh tế văn hoá xã hội càng phát triển thì nhu cầu tổchức sự kiện càng lớn Đây thật sự đã trở thành thị trường lớn và ngày càngphát triển ở nước ta đòi hỏi phải có sự thoả mãn Một ngành kinh doanh mới

đã mở ra với nhiều hứa hẹn về kinh doanh thịnh vượng của doanh nghiệp và

sự thành đạt của các nhà quản trị tài năng Đã có một số doanh nghiệp hoạtđộng tổ chức sự kiện mang tính chuyên nghiệp để thoả mãn nhu cầu đó Tuynhiên, sư thoả mãn này còn thấp, còn mất cân đối về cung cầu dịch vụ nàytrên thị trường Việc nghiên cứu những nguyên lý và rèn luyện kĩ năng về tổchức sự kiện để vận dụng tổ chức thành công một sự kiện như mong muấnđang là vấn đề bức xúc được đặt ra đối với những người quan tâm trongnhững năm gần đây

Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần màu xanh ( Blue JSC ) Em

đã đi sâu nghiên cứu quy trình thiết kế tổ chức sự kiện của công ty Vì vậy,

em đã chọn đề tài : “ Một số giải pháp nâng cao hiệu quả cung ứng dịch vụ

tổ chức sự kiện của công ty cổ phần Màu Xanh ( Blue JSC ) ”

Kết cấu chuyên đề bao gồm : 3 chương

Chương I : Một số nội dung cơ bản về tổ chức sự kiện.

Chương II : Thực trạng hoạt động cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện

tại công ty cổ phần Màu Xanh ( Blue JSC ).

Chương III : Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần Màu Xanh ( Blue JSC ).

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Vũ TríDũng, cùng sự giúp đỡ của cán bộ công nhân viên trong công ty cổ phần MàuXanh ( Blue JSC ) đã giúp em hoàn thành chuyên đề này

Hà Nội, ngày10 tháng 4 năm 2008

Chương I Một số nội dung cơ bản về tổ chức sự kiện

I.Một số lí luận cơ bản về tổ chức sự kiện

Khái niệm Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động laođộng với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công

cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị vàcác hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thểnhằm chuyển tới đối tuợng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thôngtheo yêu cầu của khách hàng mục tiêu

Qua khái niệm trên, tổ chức sự kiện được coi là một quá trình hoạt động.Quá trình này có sự kéo dài vè thời gian, từ các công việc chuẩn bị tới cáchoạt động sự kiện tiếp đến là các không gian cụ thể, nơi diễn ra các hoạt độngtrên Trong quá trình đó, các hoạt động sự kiện được thực hiện theo kịch bản,

kế hoạch đã được chuẩn bị trước Có những hoạt động trong quá trình này sửdụng máy móc thiết bị, công cụ để tạo nên những sản phẩm hàng hoá cụ thểnhư phòng ốc, sân khấu, bàn ghế, v.v… Những hoạt động khác nhằm tạo radịch vụ như thiết kế thiếp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh ánh sáng,vận chuyển, khách sạn, v.v… tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạt động sựkiện, các hoạt động trên nối tiếp nhau, đan xen nhau tạo thành một dòng chảytheo thời gian định hướng tới sự kiện Tuy nhiên, theo dòng chảy thời gian và

Lập kế hoạch

ngân sách Công việc chuẩn bị

Khai mạc sự kiện

Bế mạc sự kiện

Công việc trong sự kiện

Công việc sau sự kiện

dòng chảy công việc ta có nhận xét khái quát như sau:

Theo dòng chảy thời gian : Chúng ta có thể chia ra như sau :

Thời gian chuẩn bị : là thời gian bắt đầu công việc hoạt động tới khi sựkiện khai mạc

Thời gian thực hiện sự kiện : là thời gian diễn ra các hoạt động sự kiện

Thời gian sau sự kiện là thời gian dành cho các công việc tiếp theo sau

sự kiện

Theo dòng chảy công việc: Chúng ta có thể chia ra như sau :

Công việc chuẩn bị : bao gồm rất nhiều việc khác nhau, tuỳ theo loạihình sự kiện mà có sự hệ thống theo những kịch bản riêng, nó được bắt đầu từviệc nghiên cứu lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho tới khi khai mạc sự kiện

Công việc trong sự kiện : bao gồm toàn bộ các công việc diễn ra từ khi

sự kiện khai mạc tới khi sự kiện kết thúc

Công việc sau sự kiện : có tác động điều chỉnh, bổ sung thông điệp đãđược thuyền đạt trong sự kiện

Không gian thực hiện sự kiện : Không gian thực hiện sự kiện là một

mục tiêu quan trọng mà tổ chức sự kiện hướng tới Không gian này phải đảmbảo đủ các điều kiện để các thành viên tham gia hoạt động sự kiện thànhcông Không gian thực kiện sự kiện thường có sân khấu và phòng tổ chức sựkiện, sân khấu ngoài trời Đối với những sự kiện đặc thù đòi hỏi không gianvới quy mô rất lớn như đua xe, nhảy dù, bơi lặn, thế vận hội, v.v… yêu cầucủa không gian thực hiện sự kiện phải có sự sáng tạo, không được dập khuânmáy móc

Bất kỳ một sự kiện nào thực hiện cũng nhằm đạt được mục tiêu truyềnthông nào đó Toàn bộ các hoạt động sự kiện diễn ra trong bối cảnh khônggian và thời gian cụ thể khác biệt Đối tượng tham dự sẽ nhận được một hệ

thống giá trị vật chất và phi vật chất mang lại Hệ thống giá trị đó chính làthông điệp mà chủ sở hữu sự kiện chuyển tới đối tượng nhận của họ Hệthống giá trị nhằm thực kiện nhiệm vụ gì đó mới là mục đích thực của sựkiện, các giá trị đều phải hướng tới nhiệm vụ này và chịu sự quy định củanhiệm vụ này Do vậy người có nhu cầu tổ chức sự kiện phải đặt yêu cầunhiệm vụ ngay từ đầu với nhà tổ chức Trên cơ sở đó mới có được kịch bảnđúng và công việc chuẩn bị mới xác thực.

Để có nhận thức đúng đắn khái niệm tổ chức sự kiện, cần làm rõ cácthành viên tham gia tổ chức sự kiện và mối quan hệ giữa họ Các thành viênnày đều có vai trò quyết định tới thành công của sự kiện

Các thành viên tham gia tổ chức sự kiện : Bao gồm

 Chủ sở hữu sự kiện : là người có nhu cầu tổ chức sự kiện Chủ sở hữu

sự kiện có thể là cá nhân hoặc cơ quan, doanh nghiệp, các tổ chức đoàn thể.Chủ sở hữu sự kiện có nhu cầu truyền đạt thông điệp tới đối tượng nhận tin, đó

là những thành viên chủ sở hưu quan tâm để truyền những tin qua thông điệptrong sự kiện với mục tiêu nhắn hạn trước mắt hoặc dài hạn Chủ sở hữu làngười đầu tư cho hoạt động sự kiện Trong khi đó, Nhà tổ chức sự kiện lànhững thành viên tổ chức hoạt động sự kiện chuyên nghiệp Thông thường cácdoanh nghiệp như khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị hoặc những công tyquảng cáo chuyên thực hiện tổ chức sự kiện Cũng có những trường hợp chủ sởhữu tự thực hiện sự kiện cho mình Song hiện trạng này thường diễn ra đối vớicác sự kiện nhỏ, không ảnh hưởng rộng trong công chúng Kinh tế càng pháttriển, sự phân công lao động xã hội càng sâu sắc, hiện trạng sẽ không tồn tại.Những công ty quảng cáo chuyên thực hiện dịch vụ tổ chức sự kiệnmà kháchhàng là những cá nhân hay tập thể có nhu cầu tổ chức sự kiện và là chủ sở hữu

sự kiện Những người có nhu cầu tổ chức sự kiện phải “ đặt hàng ” về nhu cầucủa mình với các công ty cung cấp dịch vụ để các công ty này tổ chức chuẩn bị

và thực hiện hoạt động sự kiện Vậy chủ sở hữu sự kiện là khách hàng mục tiêucủa các công ty quảng cáo thực hiện tổ chức sự kiện.

 Đối tượng tham dự sự kiện : là các khách mời theo yêu cầu của chủ

sự kiện Đó chính là đối tượng nhân thông điệp truyền thông của chủ sự kiện.Tuỳ theo yêu cầu của chủ sự kiện mà đối tượng tham dự khác nhau Chủ sựkiện là các doanh nghiệp thì khách mời của họ phải hướng tới khách hàngmục tiêu và công chúng Chủ sự kiện là các tổ chức đoàn thể thì khách mời sựkiện sẽ là các cá nhân thuộc đối tượng mà tổ chức đoàn thể đó thu hút Những

sự kiện mang tính chuyên đề nào đó thì khách mời còn chi tiết cụ thể hơn nữa

II Lập kế hoạch và triển khai tổ chức sự kiện

II.1 Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện

II.1.1 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được danh mục hàng hoá và dịch vụcần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí Cần cố gắng

dự liệu hàng hoá dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng phươngpháp loại trừ, giữ lại danh mục hàng hoá bắt buộc phải có trong chương trình.Nếu ngân sách dự toán cho phép có thể lựa chọn bổ sung cho danh mụcnhững hàng hoá dịch vụ đã loại trừ ban đầu Ngược lại, nếu ngân sách dự toánthiếu hụt, nhà tổ chức phải rà soát lại danh mục hàng hoá dịch vụ đã lựa chọn,tiếp tục loại trừ những hàng hoá dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với tổ chức

sự kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán

Tầm quan trọng của ngân sách

 Ngân sách có vai trò chi phối với quy mô, hình thức, nội dung sự kiện

 Ai kiểm soát ngân sách người đó kiểm soát sự kiện

 Dự toán ngân sách là một bộ phận không thể thiếu trong công tác kếhoạch tổ chức sự kiện

Xây dựng ngân sách

 Ngân sách cho mỗi sự kiện luôn phải được xây dựng trước khi sự kiệndiễn ra

 Ngân sách cần được rà soát thường xuyên trong quá trình chuẩn bị

 Không nên coi dự toán ngân sách là con số chốt cuối cùng cho tới giờphút cuối cùng của quá trình lập kế hoạch

 Ngay cả khi chốt lại ngân sách cũng cần có khoản dự phòng để đảmbảo tính linh hoạt

Kiểm soát ngân sách

 Người điều phối sự kiện nên là người kiểm soát ngân sách hay tối thiểuphải là người nêu ra đề xuất hoặc được hỏi ý kiến vè mọi thay đổi ngân sách

 Tiểu ban, bộ phận thiết kế cũng cần phải tham gia vào quá trình lậpngân sách, nếu không phải để đóng góp vào những quyết định thì cũng để họ

có thể đưa ra những kiến nghị hợp lý

 Ngân sách cuối cùng cho một sự kiện cần phải được phê duyệt ở mộtthời điểm nào đó trong quá trình lập kế hoạch

 Luôn có một con người cụ thể ký quyết định phê duyệt ngân sách

Kiểm soát chi phí

 Bản dự trù ngân sách chỉ phản ánh những con số dự tính về cho phí vàthu nhập của sự kiện nếu chưa có ai đó duyệt chi

 Một sự kiện thường thành công hơn khi người điều phối là ngườiduyệt chi

 Dù ngân sách được lập có tính linh hoạt, người điều phối phải tuânthủ giới hạn ngân sách được dự trù

II.1.2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Nhà tổ chức sự kiện phải xác định được toàn bộ nội dung các hoạt động

sự kiện theo dòng chảy về thời gian và dòng chảy công việc với đội ngũ cácnhà quản lý tại những địa điểm cụ thể Thiết lập loại hình sự kiện và tiến hànhkiểm tra lại toàn bộ quá trình.

 Chủ sự kiện nên tính đến khả năng sử dụng các chuyên gia, tư vấnbên ngoài và đưa họ vào ban tổ chức tương ứng với các vị trí như : giám đốcsáng tạo, chuyên gia quan hệ công chúng, nhà sản xuất, v.v…

Xác định loại hình sự kiện

Loại hình sự kiện cũng cần xác định rõ trước khi lập kế hoạch, khi lập kếhoạch, loại hình tổ chức sự kiện quyết định khách mời

Cần chú ý tới đúng đối tượng khách mời tham gia tổ chức sự kiện

Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đói tượngquantrọng tham dự tổ chức sự kiện

Loại sự kiện còn chi phối việc chọn quyết định thời điểm diễn ra sự kiện

 Loại sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện,những lại sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau.

 Loại hình sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện

Yêu cầu về thời gian

 Để quyết định lượng thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị, nhà tỏ chứccần liệt kê toàn bộ những thứ cần thiết và phân bổ thời gian cho từng thứ

 Thực hiện phép tính giật lùi theo lịch kể từ ngày dự kiến diễn ra sự kiện

 Cần có khoảng đệm xen kẽ trong kế hoạch để xử lý tình huống có thểphát sinh ngoài dự kiến

 Cần cân nhắc những yếu tố có thể dẫn đến những sự chậm trễ nhưnhững kỳ nghỉ hè, lễ…

Các phương pháp tổ chức công việc

 Phương pháp cuốn chiếu

Phương pháp cuốn chiếu được thực hiện bằng việc sâu chuỗi các hạngmục công việc theo dòng chảy thời gian thống nhất, thực hiện hết các hạngmục công việc này mới tới các hạng mục công việc khác Các hạng mục côngviệc sẽ được thực hiện nối tiếp nhau Phương pháp này được trong điều kiện

có thời gian dài để chuẩn bị, nguần lực của doanh nghiệp yếu Ưu điểm củaphương pháp này là các nhà tổ chức có điều kiện để kiểm tra trực tiếp cáchoạt động chuẩn bị Song sẽ rất khó kiểm tra nếu như có một hạng mục côngviệc nào đó bị lỗi Đó là cũng là nhược điểm lớn nhất của phương pháp này

 Phương pháp song song

Phương pháp song song được thực hiện bằng việc phân chia các hạngmục công việc ra thành các nhóm khác nhau, xâu chuỗi các hạng mục côngviệc trong từng nhóm, tiến hành thực hiện các hạng mục công việc theo trình

tự trong các nhóm Các nhóm cùng thực hiện công việc và cùng hoàn thành

trong một tời gian thống nhất Phương pháp này có ưu điểm là rút ngắn thờigian chuẩn bị, song hạn chế là tổ chức phức tạp, khó khăn trong kiểm tra giámsát của các nhà quản trị.

 Phương pháp kết hợp

Nhà tổ chức có thể kết hợp pháp cuấn chiếu với phương pháp song songbằng việc xâu chuỗi các hạng mục công việc chính với nhau thành dãy côngviệc, bắt đầu từ những công việc cần nhiều thời gian và quan trọng sau đó cácthông số giảm dần Khi thực hiện sẽ được tiến hành theo trình tự từng sự kiệnchủ yếu quan trọng Cần phải thực hiện song song giữa hạng mục công việcchủ yếu quan trọng với hạng mục công việc phụ trợ

Hình dung sự kiện

 Là việc hình dung hay mường tượng ra việc sự kiện diễn ra như thế nàotheo trình tự từng bước, giúp người tổ chức phát hiện những bất cập có thể gâyảnh hưởng tới sự kiện để từ đó có biện pháp bổ sung hay thay thế kịp thời

 Ứng dụng công nghệ thông tin có thể giúp xây dựng các “sự kiện ảo”,

hỗ trợ hiệu quả hình dung

 Kinh nghiệm và hiểu biết của người tổ chức luôn là yếu tố quyết địnhkhả năng hình dung sự kiện

Kế hoạch phân bổ chi phí

( Bảng phân bổ chi phí )

Mô tả chi tiết ngân sách dự kiến cho sự kiện trên một bảng chi tiết cácchi phí cho phép nhà tổ chức kiểm soát được tất cả các khoản chi phí mộtcách chặt chẽ, rõ ràng ( sử dụng chương trình Excel )

Mỗt sự kiện thường bao gồm rất nhiều thứ khác nhau, do đó khó cómột công thức hay dạng thức chung cho một bảng chi phí

Để xây dựng bản chi phí, người tổ chức cần đi lần lượt từ đầu tới cuối sựkiện để lập ra một đề cương, rồi quay trở lại và điền vào phi phí cho từng mục.

Bảng chi phí phải được liên tục cập nhật theo những thay đổi trên thực tế

Kế hoạch phân bổ ngân sách

( Lịch trình thanh toán )

 Lịch trình thanh toán cần được chuẩn bị trước khi chính thức ký kếtmỗi hợp đồng

 Bảng chi phí là cơ sở để lập lịch trình thanh toán

 Thời hạn thanh toán cần được ấn định phù hợp với tình hình cân đốitài chính của nhà tổ chức

 Lịch trình thanh toán cần được điều chỉnh khi có những thay đổi về sốlượng khách, khối lượng các hàng hoá, dịch vụ

II.2 Tổ chức và tính toán thời gian

II.2.1 Hành trình tổ chức và nội dung công việc

Được tổ chức tốt và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quantrọng nhất đảm bảo cho một sự kiện thành công Việc luôn kiểm tra và duy trìmọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết Nhà

tổ chức sự kiện phải nhất quán theo đường lối đặt ra và được nhất trí

LẬP KẾ HOẠCH SƠ

BỘ

Đường tới hạn và yêu cầu của việc xác định đường tới hạn

Đường tới hạn trong tổ chức sự kiện là ranh giới cuối cùng, giới hạn cuốicùng mà nếu vượt qua, dù chỉ một lý do cũng có thể ảnh hưởng rất lớn tới sựkiện và thậm chí có thể làm sự kiện đổ vỡ, kéo theo những thiệt hại to lớn đốivới chủ sự kiện và nhà tổ chức

Việc xác định đường tới hạn được thực hiện bằng cách tính giật lùitheo lịch kể từ ngày khai mạc sự kiện nhằm xác định xem khi nào phải hoàntất công viêc gì

Đường tới hạn cần phải được cập nhật theo lịch trình thanh toán vàbảng chi phí

Đường tới hạn không chỉ ra những mốc thời giancó tính quyết định màcòn gồm những thông tin về từng công việc, người chịu trách nhiệm về nó

Mốc thời gian trong đường tới hạn có thể thay đổi tuỳ thuộc vàonhững yêu cầu cụ thể của nhà tổ chức, hạn chót của nhà cung cấp, và thờigian trong năm

Bảng chức năng công việc

 Bảng chức năng công việc chính là kịch bản làm việc của nhà tổ chức,với tất cả các chức năng công việc cần hoàn thành dù là nhỏ nhất, phân công

trách nhiệm cụ thể từng cá nhân và thời điểm cần hoàn thành chúng.

 Bảng chức năng công việc bao gồm những thông tin quy cách, giá cả,điều kiện thanh toán của các hàng hoá, dịch vụ đã hợp đồng

 Bảng chức năng công việc luôn bao gồm bảng liệt kê các đầu mối liênlạc ( bao gồm các nhà cung cấp và nhân sự tham gia sự kiện )

 Bảng chức năng công việc cần được chia sẻ với những người tham gia

sự kiện Thông tin cần được bảo mật

II.2.2 Tính toán thời gian

Việc quyết định ngày thích hợp là một yếu tố quan trọng đối với thànhcông của sự kiện Ngoài việc đảm bảo hầu hết mọi người sẽ tham dự, nhà tổchức sự kiện còn phải xem xét nhiều yếu tố khác nữa khi lựa chọn ngày tổchức sự kiện và cần chú ý vào thời gian tổ chức sự kiện có diễn ra sự kiệnnào khác không

Những yếu tố chi phối việc tính toán thời gian

Loại sự kiện ( hội nghị, hội thảo, thể thao… )

Thời tiết, khí hậu ( mùa nóng, lạnh, mùa mưa, khô )

Quy luật về tính thời vụ của các loại sự kiện phổ biến theo từng thờiđiểm trong năm ( kỳ nghỉ, lễ hội… )

Các sự kiện cụ thể diễn ra trùng thời điểm với thời gian dự kiến của

sự kiện

Đối tượng khách mời cụ thể ( tuổi tác, giới tính, nghề nghiệp, nơi

cư trú…)

Quỹ thời gian sẵn có

Chọn thời gian theo kinh nghiệm dân gian

Triết lý và các nguyên lý về âm dương

Kinh dịch

Triết lý và các nguyên lý về phong thuỷ

II.3 Danh sách khách mời

 Khách quan trọng VIP

 Khách hạng thường

 Đại diện các cơ quan thông tấn, báo chí

Nhà tổ chức sự kiện phải nắm bắt được hồ sơ thông tin khách mời, baogồm những thông tin sau :

 Phương tiện vận chuyển đến và đi

 Nơi đến trước khi tới và nơi đi sau khi kết thúc sự kiện

 Số ngày lưu lại trước và sau sự kiện

 Yêu cầu đặc biệt về chăm sóc y tế, chế độ ăn uống

Các thông tin cần thiết khác

Số lượng khách mời

II.3.2 Thiếp mời

Thiếp mời có quy định rất nghiêm ngặt về trình bày và ngôn ngữ Vềtrình bày có các yêu cầu về : Kích cỡ giấy, phong bì, phông chữ, kiểu chữ, bốcục, màu sắc, chất liệu giấy, v.v… Về ngôn ngữ có các yêu cầu như : Ngoạingữ, tiếng việt, song ngữ, v.v

Nội dung thông tin chủ yếu của giấy mời

 Tên chủ sự kiện

 Logo và bểu trưng của chủ sự kiện

 Tên khách được mời

 Chương trình các tiết mục sự kiện

Loại địa điểm, phòng sự kiện cần thuê.

Yêu cầu về cơ sở vật chất và trang thiết bị cần thiết.

Cách thức bài trí, sắp xếp, trưng bày.

Các nguần lực tổ chức ( nhân sự, tài chính… ).

Công tác hậu cần phục vụ khách mời và

 Chỉ dẫn việc chuyển nhượng giấy mời cho người khác.

 Chỉ dẫn về phương tiện đi lại, đậu xe

Thông thường, thiếp mời cần phải được thiết kế hoàn thành trước thờiđiểm diễn ra sự kiện từ 3 – 4 tháng Nếu sự kiện diễn ra trong thời gian bậnrộn của năm, nhà tổ chức cần phải cân nhắc việc gửi thiếp mời nhanh, nếu sựkiện được tổ chức ở nước ngoài, cần phải gửi thiếp mời báo địa điểm với nộidung cho biết rất mong đợi được gặp mặt họ tại đó, thời gian tổ chức vànhững thông tin cần thiết khác Những tấm thiếp phải bao gồm ngày giờ, vềđịa điểm và trang phục có thể được gửi sau Thiếp mời phải được gửi đến chokhách mời trước ngày diễn ra sự kiện từ 2 – 3 tháng để họ có thể nhận vàphải hồi về việc có tham dự hay không hoặc trao đổi các thông tin mà họ quantâm Nếu thiếp mời không đến đúng hẹn nhà tổ chức sẽ phải gọi điện chokhách mời để kiểm tra xem họ đã nhận được thiếp mời chưa Có thể sẽ xảy ra

sự cố giao thư, hoặc gửi nhầm cho người khác

II.4 Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện giữ vai trò rất quan trọng, nó có thể giúp sựkiện thành công, cũng có thể làm hỏng sự kiện Do vậy khi lựa chọn địađiểm, nhà tổ chức cần phải chú ý lựa chọn địa điểm phù hợp với loại hình sựkiện Địa điểm phù hợp với loại hình sự kiện sẽ tạo đươc không gian hài hoà

và tâm lý môi trường không gian tích cực, điều này sẽ làm cho khách tham dựcảm thấy thoải mái, dễ chịu và có xu hướng thân thiện tiến gần và hoà nhậpvới sự kiện, thúc đẩy sự kiện thành công

Quy trình lựa chọn địa điểm

Xác định loại hình địa điểm

Địa phương

có loại địa điểm đã xác định

Lựa chọn địa điểm chính thức

Sự phù hợp với nội dung hoạt động của sự kiện Nhà tổ chức phải hìnhdung được mọi hoạt động sự kiện, từ đó có cái nhìn tổng quát về những thứcần đưa vào Những hoạt động cụ thể của sự kiện đòi hỏi phải có vị trí thíchhợp Để giải quyết được vấn đề này, nhà tổ chức phải tiến hành lập bảng nộidung về các hoạt động sự kiện theo thời gian, và những yêu cầu của hoạt động

đó Nhà tổ chức cần gửi bảng yêu cầu đến nhiều địa điểm khác nhau xem nơinào có thể đáp ứng được các yêu cầu đó Tuy nhiên, không nhất thiết các nộidung hoạt động sự kiện phải ở cùng một vị trí mà trái lại tuỳ theo ý tưởng củanhà tổ chức mà chọn những địa điểm khác nhau sao cho phù hợp với từnghoạt động sự kiện nêu trên Những yêu cầu đối với từng hoạt động sự kiệnphải thật cụ thể và phải ghi chú vào bảng yêu cầu Bên cạnh đó, có rất nhiềuhoạt động chuẩn bị cần không gian Không gian đảm bảo cho các hoạt độngchuẩn bị tốt, không gian còn cần cho các hoạt động diễn tập Có nhiều hoạtđộng sự kiện phải tập luyện trước một cách thuần thục mới được thực hiện,trong sự kiện như dẫn chương trình, các chương trình và thiết bị nghe nhìn,hoạt động của các diễn viên, lắp đặt thiết bị, v.v… Về ngân sách, chi phí ảnhhưởng tới yêu cầu địa điểm do đó cần phải biết trước chi phí cần thiết để cóthể ra những quyết sách phù hợp Để chuẩn bị kinh phí cần thiết để có thể ranhững quyết sách phù hợp Để chuẩn bị kinh phí chính xác, cần xem lại tất cảcác khía cạnh của sự kiện để đảm bảo đã tính toàn bộ những chi phí phát sinh.Nếu quản lý không chặt chẽ, thông thường chi phí đều vượt trội so với dựtoán Do vậy phải liên tục cập nhật chi phí, thêm vào hoặc bớt đi các mục khi

có những thay đổi Càn biết rằng đang sử dụng chi phí tới đâu để có sự điềuchỉnh Phải bắt đầu từ khả năng tài chính và cân đối với bảng chi phí Khảnăng tài chính và chi phí là yếu tố đầu tiên và cuối cùng xác định yêu cầu vềđịa điểm cho tổ chức sự kiện

Lựa chọn loại hình địa điểm

 Khách sạn

 Trung tâm hội họp, hội thảo, hội nghị

 Trường đại học, cao đẳng

 Các tào nhà công cộng

 Trụ sở doanh nghiệp

 Khu nghỉ, công viên

 Du thuyền

Một số quyết định về địa điểm

Đánh giá điều kiện vật chất địa điểm : Yêu cầu nộp đề xuất, thăm quanđịa điểm, điều tra hiện trường tại văn phòng, thẩm định chính thức tại địađiểm, đi lại bằng đường không ( nếu có ), những chuyến đi làm quen, chi phíthẩm định địa điểm, v.v…

Đánh giá về vị trí địa điểm : Khoảng cách từ địa điểm cách với nhữngngười tham dự sự kiện, địa điểm chính thức xa hay gần địa điểm tiền sự kiện,khí hậu tại vị trí địa điểm tại thời điểm diễn ra sự kiện, khoảng cách giữa cáckhách sạn mà khách tham dự có thể ở với các địa điểm diễn ra sự kiện, v.v… Đánh giá kinh nghiệm quá khứ : Bạn đã sử dụng địa điểm này trước đóhay chưa ? Nhà bảo trợ đã dùng địa điểm này trước đó chưa ? Bạn có biếtnhững ai đã dùng địa điểm này chưa ? Địa điểm này có phải thuộc một chuỗicủa cùng một công ty ? v.v…

Đánh giá điều kiện vật chất địch vụ : Sự có sẵn dịch vụ thuê xe tại địađiểm , điều kiện vật chất về giá trị tại địa điểm, điều kiện vật chất của nhàhàng, bếp, các khu dịch vụ, địa điểm có những thoả thuậnđặc biệt nào nào đóvới các cơ sở dịch vụ lân cận không ? Địa điểm có tính bất kì loại phí nàokhông cho việc sử dụng các cơ sở vật chất, tiện nghi của khách sạn ? Tại địađiểm có sẵn cửa hàng không ?

Đánh giá về lưu trú : Tổng số phòng và cơ cấu loại phòng có sẵn, phòng

và các dịch vụ VIP, các phòng ngủ có kết nối internet, truyền hình, báo đượccung cấp hàng ngày, mức độ chất lượng dịch vụ dọn phòng, những nhu yếuvật phẩm được trang cấp cho các phòng, có phòng không hút thuốc không ?Dịch vụ tại phòng, giờ check – in, check –out, v.v…

Đánh giá về nhân sự địa điểm : Những nhân viên làm việc tại địa điểm

có cần tập huấn đặc biệt không ? Người mở cửa có trang phục thích hợp vớitính chất sự kiện chưa ? Nhân viên lễ tân có thái độ lịch sự và hiệu quả chưa ?

Có nhân viên mang vác hành lý giúp khách không ? Có thoả ước công đoànnào không giữa những nhân viên tại địa điểm, Địa điểm có đủ thang máykhông ? Có biểu hiện chào và hướng dẫn khách không ? Có đièu kiện vật chấtcho người tàn tật không ? Điều kiện vệ sinh của địa điểm ?

Các địa danh lân cận : Có các danh lam thắng cảnh hay địa điểm thu hútnào đó trong khu vực lân cận không ? Liệu những người tham gia có quantâm tới việc thăm quan các địa điểm lân cận không ? Địa điểm có các thoảthuận với các địa điểm thăm quan không ? v.v…

Xem xét những yếu tố tài chính : Địa điểm có khuyến mại thêm phòngmiễn phí hay không ? Địa điểm có áp dụng mức giá giảm theo thời vụ không ?

Có sự khác biệt về giá phòng giữa ngày thường và ngày nghỉ cuói tuần không ?Yêu cầu về đặt cọc, chính sách đói với người đặt phòng trễ, các loại tiền đượcchấp thuận, khả năng sử dụng thẻ tín dụng, chính sách đối với huỷ phòng,v.v… Địa điểm có bị quá tải đặt chỗ ? Có đảm bảo số phòng ? Ai chịu tráchnhiệm với những hư hỏng tài sản ? Chính sách với thanh toán chậm ? v.v…Xem xét tình hình trật tự an ninh : Nhân sự tại địa điểm nhận thức đượcvấn đề an ninh không ? Mỗi phòng có được trang bị thiết bị báo cháy không ?Địa điểm có hệ thống báo động cháy không ? Kế hoạch sơ tán khẩn cấp củađịa điểm ? Lối ra của mỗi tầng có được chỉ rõ khônng ? Địa điểm dùng khóc

cửa bằng tay hay khoá từ ? Có két an toàn không ? Địa điểm có lực lượng bảo

vệ riêng không ? Địa điểm có bác sĩ hay chuyên gia về sức khoẻ không ? Địađiểm cách bệnh viện và cơ sở y tế bao xa ? Nhân sự tại địa điểm có được đàotạo về kỹ năng hồi sức cấp cứu cho những người bị các bệnh về tim mạch ?

Lập báo cáo về địa điểm

 Việc lập báo cáo là cần thiết nếu như trong quá trình lựa chọn nhà tổchức đi thăm những địa điểm khác nhau, điều này giúp những thông tin thuđược sắp xếp một chách hệ thống và đầy đủ

 Báo cáo về các địa điểm có thể trở thành những tài liệu có ích chonhững bước tiếp theo đối với những người điều phối và ban thiết kế

 Người khảo sát các địa điểm nên mang theo máy ghi âm để có thể tiếtkiệm thời gian ghi chép và tránh bỏ lọt các thông tin được cung cấp khi phỏngvấn những người liên quan tại địa điểm

II.5 Các công việc quan trọng khác trong tổ chức sự kiện

II.5.1 Tổ chức đưa đón khách

Phương tiện chở khách : Khách mời tham dự sự kiện thường đi bằng

phương tiện cá nhân của họ Song nhiều trường hợp, do tính chất của sự kiện,

do địa điểm và khoảng cách mà chỉ có số ít khách sử dụng phương tiện cánhân Số còn lại nhà tổ chức phải thu xếp đẻ đưa đón khách cho phù hợp, việcchọn phương tiện thích hợp để chở khách cho sự kiện là công việc rất quantrọng sao cho mọi người đều được thải mái, hài lòng và sẵn sàng tham gia sựkiện Nhà tổ chức cần phải phân tích đặc điểm các loại phương tiện, vị trí thứbậc của chúng trong xã hội và thích hợp với từng loại khách cụ thể, ngoài racòn phải đề cập tới những trang bị trong xe, tiêu chuẩn chất lượng xe và độingũ lái

Bến đỗ xe và đưa đón khách : Có nhiều yêu cầu về điểm đỗ như sức

chứa, cự ly tới sự kiện, đỗ trong nhà và ngoài trời, chi phí ảnh hưởng điểm đỗ

tới giao thông đô thị, v.v… Việc đưa đón khách cũng cần phải được lưu ý,thực hiện kết hợp các phương tiện khác nhau tạo nên hình ảnh ấn tượng độcđáo đưa khách từ nhà nghỉ, khách sạn tới sự kiện… thực hiện định vị sự kiệncủa doanh nghiệp Khu vực bãi đỗ xe cần phải có bảng hướng dẫn chi tiết đểkhách có thể hiểu được, hỗ trợ cho công tác quản lý.

II.5.2 Khách tới sự kiện

Thời tiết và những công việc có liên quan : Việc xem xét thời tiết và

khí hậu là rất cần thiết, phải nghiên cứu tính quy luật trong nhiều năm ở ViệtNam, miền Bắc có bốn mùa xuân, hạ, thu, đông rõ rệt Còn miền Nam có haimùa mưa va khô thời tiết rất khác nhau Ngoài ra phải chú ý tới các vùng tiểukhí hậu Phải làm việc với cơ quan khí tượng địa phương để dự đoán thời tiếtcủa thời gian diễn ra sự kiện

Chuẩn bị đón tiếp : Trên cơ sở xem xét thời tiết và khí hậu của nơi diễn

ra sự kiện, nhà tổ chức chuẩn bị các phương án đón khách từ địa điểm đỗ xetới nơi tổ chức sự kiện Phải chuẩn bị sẵn sàng trong mọi tình huống, nhữngphương án thay thế khi tình huống xuất hiện Nhà tổ chức phải cân nhắc cungcấp thông tin gì đầu tiên, hình ảnh gì đầu tiên khi khách tới sự kiện nhằm tạo

ấn tượng và sự thân thiện tác động tích cực vào sự kiện Chuẩn bị cho đóntiếp gồm rất nhiều công việc, bên ngoài phòng tổ chức sự kiện là nơi mọikhách mời đều tiếp xúc, bố trí lối đi lại, phòng gửi đồ và những nghi thức đóntiếp, chú ý các dịch vụ cung ứng cho khách Trong sự kiện, việc sắp đặt bố tríbàn ghế, khăn trải bàn, vật trang trí giữa bàn, sân khấu, vật được chuẩn bị chuđáo Nhà tổ chức phải chú ý tới từng chi tiết nhỏ

II.5.3 Không gian thực hiện sự kiện

Không gian thực hiện sự kiện là nơi sự kiện diễn ra Nó bao gồm mặtbằng ( trên mặt đất hoặc trên mặt biển ), khoảng không gian khí hoặc khônggian nước Do vậy, vị trí không gian này sẽ phụ thuộc vào loại sự kiện, sự

kiện có thể được thực hiện trong nhà ( phòng họp, hội trường, lều bạt, v.v… )hoặc ở ngoài trời ( trên mặt đất, mặt biển, trên bầu trời hoặc trong lòng nước,v.v… ) Không gian này đòi hỏi tính tương thích cao đối với sự kiện, nhà tổchức phải năng động sáng tạo mới có thể đáp ứng được yêu cầu đó.

Sân khấu, âm thanh, ánh sáng : Sân khấu nằm trong không gian thực

hiện sự kiện và là trung tâm thực hiện sự kiện Giải quyết những vấn đề sânkhấu phải đảm bảo đủ các điều kiện về trang bị kĩ thuật, về chiều cao, chiềurộng trong không gian thực hiện sự kiện Trang trí sân khấu và khu vực xungquanh sân khấu phải hài hoà và mang mục tiêu truyền thông Âm thanh ánhsáng không thể thiếu trong sự kiện, cần thống nhất ngôn ngữ sử dụng cho sựkiện Hiện nay, tiếng Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung đang là những ngôn ngữđược Liên Hiệp Quốc sử dụng Lắp đặt thiết bị âm thanh phải được chú ýđúng mức Ánh sáng trong sự kiện gồm ánh sáng trong hoạt động sự kiện, ánhsáng bảo vệ, ánh sáng phục vụ ngoài sự kiện Mỗi loại có những yêu cầu cụthể, nhà tổ chức phải chú ý trong thiết kế và lắp đặt thiết bị

Những yêu cầu về phòng họp sự kiện : Gồm những yêu cầu về nội thất,

từ thảm trải sàn nhà, màu sắc chất lượng thảm, sản nhảy, hệ thống đèn, tầmnhìn trong phòng, đường lên xuống sân khấu v.v… đều chi tiết và có yêu cầu

cụ thể riêng biệt Những yêu cầu khác của phòng sự kiện cũng được đề cậpnhư những bố trí đặc biệt để phục vụ những hoạt động sự kiện đặc thù nào đó,trọng tải của nền, sàn phòng họp, những yêu cầu cho sử dụng hiệu ứng đặcbiệt, an toàn và phòng chống cháy nổ, v.v… Những yêu càu nêu trên đòi hỏiNhà tổ chức phải tổ chức chuẩn bị chu đáo, đảm bảo không có sự cố khi sựkiện diễn ra

II.5.4 Tổ chức ăn uống trong sự kiện

Đồ ăn và đồ uống : Xác định đồ ăn cho sự kiện không đơn giản, cần xác

định phạm vi, mức độ và mục đích bữa ăn đạt tới Từ đó cân đối lại ngân sách

cho phép Màu sắc hương vị và đặc thù của món ăn là rất quan trọng, phải xácđịnh khẩu phần ăn của khách, các chế độ ăn uống cũng cần được quan tâm.

Đồ uống phải phù hợp với khách, vói thời tiết khí hậu Những đồ uống đặcsản của địa phương cần được hy động khai thác phục vụ sự kiện Cả đồ ăn và

đồ uống đều phải đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm

Chuẩn bị thực đơn : Thực đơn gắn liền với chi phí, trên cơ sở chi phí,

xác định thực đơn cho khách của sự kiện Cần quản lý chi phí và duy trì bữa

ăn trong ngân sách cho phép Việc bố trí các quầy rượu, quầy bar và nhà bếpđều theo những nguyên tắc nhất định, không được tuỳ tiện Trang bị cho quầybar là một phần quan trọng trong thiết bị của nhà bếp và những dụng cụ trongbữa ăn Các bữa ăn phải có sự phân biệt ăn sáng, ăn tự chọn, tiệc cocktail,v.v… là những kiến thức trực tiếp, cụ thể đòi hỏi nhà quản lý phải nắm được

Bố trí nhân viên phục vụ tại nơi ăn : Việc này đòi hỏi bố trí sắp đặt

không gian trong bữa ăn, bố trí đội ngũ nhân viên phục vụ vừa hợp lý vừamang tính nghệ thuật và đảm bảo khoa học để bữa ăn diễn ra đúng kế hoạch.Tiếp đón tại bữa ăn sẽ gây ấn tượng lớn cho khách, cần phải có sự chuẩn bịchu đáo Đội ngũ nhân viên phải có nghiệp vụ và trình độ văn hoá, phải lịch

sự, tôn trọng khách

II.5.5 Những vấn đề quan tâm khác

Hoạt động giải trí cho sự kiện : Cần tìm rõ về khách mời, hoạt động

giải trí nào sẽ thích hợp Cần có đủ các chương trình giải trí cho phù hợp vớitùng nhóm khách mời và và có kế hoạch cụ thể cho các hoạt đông giải trí đó.Thiết bị cho các chương trình giả trí phải được chuẩn bị trước, nhất là thờigian vận chuyển, lắp đặt phải có kế hoạch chính xác Diễn viên cho cácchương trình, yêu cầu với các điễn viên cũng phải được đặt ra Trang phục,chế độ ăn uống nghỉ ngơi của diễn viên, chương trình của từng diễn viên đềuđược chuẩn bị trước và kiểm tra cụ thể, không để sự cố trong sự kiện

Chụp ảnh, quay phim trong sự kiện : Yêu cầu cần phải có sự chuẩn bị

tại những vị trí cụ thể, những hình ảnh nào phải được ghi lên danh sách trước

Số lượng thợ chụp ảnh quay phim, trang phục và thời gian làm việc của họ,yêu cầu số lượng và chất lượng phim ảnh, vấn đề bản quyền, v.v… đều đượctrình bày cụ thể

Trang trí trong phòng sự kiện : Trang trí chi tiết trong phòng sự kiện, từ

vật trang trí giữa bàn, những vật trang trí đặc biệt trong nhà, thu hồi vật trangtrí, v.v… được giới thiệu tỉ mỉ, nguời đọc dễ dàng nhận thức và ứng dụngtrong thực tiễn

Những lưu ý cuối cùng : Những vấn đề thuộc về nghệ thuật cao phải có

sự hỗ trợ của những cơ sở nghệ thuật chuyên nghiệp Những hiệu ứng đặc biệt

là sự kết hợp giữa khoa học công nghệ cao với nghệ thuật gây ấn tượng mạnh

và bất ngờ đối với khách song cần lưu ý khi ứng dụng Quà chia tay sự kiệncũng tác động mạnh vào sự kiện, có ý nghĩa lớn đối với khách tham dụ Hìnhthức rất đa dạng, phong phú Quà không nên quá đắt tiền mà phải có mối quan

hệ nào đó với sự kiện và việc trao quà phải bất ngờ, tạo ấn tượng cho khách.Sau sự kiện kết thúc, nhà tổ chức cần có lời cảm ơn và chân thành nhận sựthiếu sót trong sự kiện, việc này có thể qua bưu điện hoặc qua điện thoại

Chương II Thực trạng cung ứng dịnh vụ tổ chức sự kiện tại

công ty cổ phần Màu Xanh ( Blue JSC )

I Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam

Trong giai đoạn hiện nay thì hầu như toàn bộ các doanh nghiệp kinhdoanh, các tổ chức… đều có nhu cầu tham gia tổ chức sự kiện Họ biết rằngđây chính là dịp tốt để khếch trương, đánh bóng thương hiệu của doanhnghiệp mình Các doanh nghiệp tham gia tổ chức sự kiện bao gồm từ doanhnghiệp có quy mô lớn đến doanh nghiệp có quy mô nhỏ, từ doanh nghiệp sảnxuất kinh doanh sản phẩm đến các doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nướcngoài và các tổ chức phi chính phủ… Các doanh nghiệp tham gia tổ chức sựkiện dưới nghiều hình thức như lễ động thổ, lễ khai trương, lễ kỉ niệm, giớithiệu khách hàng về sản phẩm mới, dịch vụ mới… và mỗi loại sự kiện đều cónhững đặc điểm riêng Đặc điểm của các sự kiện này là mang tính thời vụ, các

sự kiện như khởi công, động thổ, khánh thành thường chỉ diễn ra một lần, còncác lễ kỉ niệm, giới thiệu khách hàng về sản phẩm mới, dịch vụ mới… thìmang tính chu kì Ví dụ như hãng rượu Jonny Worker thường tổ chức giớithiệu các sản phẩm rượu của hãng cho khách hàng tại các khách sạn lớn vàonhững ngày cuối tháng Đây sẽ là cơ hội tốt để hãng này giới thiệu các loạisản phẩm tới khách hàng của mình và cũng là cơ hội để tổ chức đăng tin trêncác phương tiện truyền thông Các công ty, tổ chức của nhà nước hoặc cáccông ty lớn thường sau 10 năm, 20 năm, 25 năm… lại tổ chức lễ kỉ niệm ngàythành lập Đây sẽ là dip để họ đánh giá và nhìn nhận lại một chặng đườnghoạt động của mình và cũng là một dịp rất tốt để tổ chức khyếch chươngthương hiệu như tổ chức họp báo, đăng tin trên báo chí, truyền hình… Ví dụnhư trường ĐH KTQD tổ chức lễ kỉ niệm 45 năm ngày thành lập trường,

thông tin này đã được dăng lên trên các tờ báo, các chương trình thời sự củaĐài truyền hình Hà Nội ( HTV )và chương trình thời sự của Đài truyền hìnhViệt Nam ( VTV ).

So với quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện có thể có quy mô nhu cầulớn hơn nhiều, không những bao gồm nhu cầu của các tổ chức xã hội, phichính phủ Các doanh nghiệp mà còn bao gồm nhu cầu của các gia đình, các

cá nhân Kinh tế xã hội càng phát triển, nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao.Việt Nam với gần 90 triệu dân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện vớihàng chục ngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần vớihàng trăm ngàn doanh nghiệp thuộc các nghành với nhu cầu rất đa dạng về tổchức sự kiện Là đất nước có truyền thống văn hoá lâu đời, với hơn 60 dântộc ở các miền khác nhau nên nền văn hoá Việt Nam còn là nơi giao thoa củacác nền văn hoá lớn như Trung Hoa, Ấn Độ và Phương tây càng làm cho nềnvăn hoá Việt Nam hiện đại phong phú và đa dạng hơn Chính những yếu tố đócũng tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện,làm quy mô nhu cầu tăngcao hơn với nhiều phân đoạn hơn Nhu cầu và mong muấn là rất lớn Mỗinăm có tới hàng triệu sự kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức Tuy nhiên khả năngcung ứng hiện nay là có hạn Phần lớn các sự kiện được tổ chức đều rơi vàocác tổ chức kinh tế xã hội, các doanh nghiệp, cơ quan thuộc khối công quyền,

số còn lại là rất ít rơi vào khu vực tư nhân có thu nhập cao hoặc rơi vào nhữnglại sự kiện bất khả kháng như ma chay, hiếu hỷ, v.v… Tuy nhiên khi kinh tếphát triển, thu nhập của người dân căôhn thì khẳ năng thanh toán cho loạidịch vụ này sẽ tăng lên nhiều

Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức

sự kiện ở nước ta hàng năm lên tới hàng chục ngàn tỷ đồng Trong hội nhập,thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với văn hoá đa sắc tộc thì quy

mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởng của thị trường này cũng rất cao Đây

là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh

Về cung ứng, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thànhmột dịch vụ độc lập Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện làrất ít Các hạot động tổ chức sự kiện thường được các doanh nghiệp nghànhkhác kết hợp thực hiện như khách sạn, các trung tâ họi nghị, các doanh nghiệpquảng cáo lớn Những sự kiện có tầm cỡ quốc gia, quốc tế như lễ Quốckhánh, Seagames, Apec, những ngày hội tôn giáo, v.v… Đó la những sự kiệndài ngày diễn ra trên phạm vi không gian rộng có cơ chế tổ chức riêng biệt làBan tổ chức Ban triển khai và tổ chức hoạt động một sự kiện thuộc loại trên.Khi sự kiện được tổ chức hoàn tất thì Ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ

và tự giải thể Với tính không chuyên nghiệp như vậy việc tổ chức sự kiện trởnên rất tốn kém và lãng phí

Nhìn chung, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện chưa sôi động, chấtlượng dịch vụ còn thấp, chi phí cao va thiếu tính chuyên nghiệp Cạnh tranhtrong lĩnh vực này chưa gay gắt, các nhà kinh doanh nước ngoài chưa thamgia sâu vào thị thường này Tuy nhiên, trong tương lai gần kinh tế xã hội pháttriển, thu nhập của cư dân cao cùng với sự hội nhập quốc tế sâu rộng trênnhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị trường này là rất lớn,thu hút các nhà đàu tư va chạnh tranh trên thị trường này sẽ rất gay gắt, nó đòihỏi những dịch vụ chất lượng cao của công ty chuyên kinh doanh về tổ chức

Tổ chức sự kiện Blue đã kí hợp đồng nhiều năm với công ty YAMAHAmotor cho việc tổ chức các buổi khai trương sản phẩm mới ra thị trường , tổchức ngày hội gia đình cho công nhân viên…

Trước đây các doanh nghiệp tiến hành Tổ chức sự kiên thường tham giabằng cách tự biên tự diễn hoặc là nếu có thuê ngoài thì chỉ thuê thêm nhữngdịch vụ mà chính mình chưa có, sau đó chắp vá để thành một sự kiện hoànchỉnh Hoặc là các doanh nghiệp thường tham khảo giá của từng dịch vụ trênthị trường rồi dịch vụ nào rẻ thì thuê, mỗi nơi một ít rồi chắp vá lại thành mộtdịch vụ Nhưng cách đây vài năm thì nhận thức về Tổ chức sự kiện ở cácdoanh nghiệp đã được thay đổi, họ đánh giá rất cao về việc Tổ chức sự kiện

và họ sẵn sàng bỏ ra một số tiền lớn để tổ chức thành công một sự kiện Chính

vì lý do đó mà các doanh nghiệp bây giờ thường tiến đến thuê một dịch vụhoàn chỉnh hơn từ những công ty chuyên cung cấp các dịch vụ Tổ chức sựkiện cùng với một số lý do sau :

- Các công ty Tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm và rất chuyênnghiệp trong lĩnh vực này, khi hợp đồng được kí kết thì các doanh nghiệp tổchức sẽ không phải quan tâm nhiều lắm đến sự kiện Các công ty Tổ chức sựkiện chuyên nghiệp sẽ đảm bảo tính hiệu quả của sự kiện và điều này sẽ đượcrằng buộc thông qua hợp đồng kí kết giữa hai bên

- Khi các doanh nghiệp thuê một dịch vụ trọn gói thì chi phí cho Tổchức sự kiện sẽ giảm đi so với thuê mỗi nơi một dịch vụ Giá cho gói của haidịch vụ A và B (P(a+b)) bao giờ cũng thấp hơn giá của dịch vụ A(Pa) và dịch

vụ B(Pb) nhỏ lẻ Minh hoạ như sau :

hợp hiệu quả của các phương tiện truyền thông, các dịch vụ PR… trong đóbao gồm cả dịch vụ Tổ chức sự kiện Điều này vừa đem lại một chi phí hợp lý

và đặt sự kiện sẽ được tổ chức vào guồng máy chung của một kế hoạch quảngcáo và phát triển thương hiệu tổng thể cho danh nghiệp

Kết quả thăm dò mới đây trên 140 giám đốc tiếp thị, nhãn hiệu, sảnphẩm hàng đầu cho thấy đã đến lúc cần một cách nhìn mới về vai trò và hiệuquả của nghành công nghiệp còn khá mới mẻ này

PR – Tổ chức sự kiện ( Public Relations ) được hiểu đúng nghĩa là “ quan

hệ công chúng ’’, ‘‘ quan hệ cộng đồng ’’, hoặc là ‘‘ quan hệ đối ngoại’’ đểphát triển thương hiệu Nghành này bắt đầu được thực hành ở Mỹ đầu thế kỉtrước Trên thế giới, PR - Tổ chức sự kiện đã không còn là khái niệm mới vàcác công ty từ lâu đã coi PR - Tổ chức sự kiện như là một công cụ hữu hiệu đểcủng cố vị thế sản phẩm, thương hiệu doanh nghiệp trong lòng công chúng.Nhận thức chung về PR - Tổ chức sự kiện ở Việt Nam thường chỉ góigọn trong việc quan hệ với báo chí, tổ chức sự kiện, giải quyết khủng hoảng.Thậm trí nhiều doanh nghiệp còn đánh đồng công việc của PR với các sự vụlặt vặt như in ấn, tổ chức lễ động thổ, viết thông cáo báo chí… Nhiều doanhnghiệp còn nhầm lẫn cho rằng PR chính là quảng cáo Một bộ phận lớn còncho rằng PR chỉ đơn thuần là “ Giao tế nhân sự ’’ Thường chỉ ở các công tyliên doanh, 100% vốn nước ngoài thì mới có một bức tranh khá đầy đủ về PR.Một số khách sạn cao cấp và công ty nước ngoài hoặc liên doanh lớn ở ViệtNam như : Caltex, Pepsi-IBC, Coca-cola đã có riêng bộ phận PR Nhữngcông ty này hàng năm dành một ngân sách đáng kể cho hoạt động PR baogồm giới thiệu sản phẩm, lễ tân, tài trợ, từ thiện, họp báo, tham quan nhà máy,

in ấn tài liệu…

Hiểu một cách đầy đủ hoạt động PR - Tổ chức sự kiện trong thương hiệuphải bao gồm những nội dung như : quan hệ báo chí để tổ chức họp báo giới