Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu- chi tiền mặt tại ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương VIỆT NAM

hoạt động thu- chi tiền mặt hữu hiệu và hiệu quả là một trong cơ sở vững chắc cho sựtồn tại và phát triển của Ngân hàng.Trong phạm vi của đề tài này, hệ thống kiểm soát nội bộ được nghiê

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC QUỐC TẾ HỒNG BÀNG

GV hướng dẫn: NGUYỄN NGỌC DUNGSVTT: BÙI HỒNG THẮM

MSSV: 06064078

TP.Hồ Chí Minh, 2010

LỜI NHẬN XÉT VÀ CHẤM ĐIỂM CỦA GVHD

Lời cảm ơn

Trước hết em cảm ơn tất cả thầy cô của Trường Đại Học Kinh Tế Tp HCM đã tận tình chỉ dạy, truyền đạt những kiến thức hết sức quý giá mà không gì có thể thay thế được, cho em trong suốt bốn năm qua Đặc biệt là thầy Phùng Thanh Bình đã chỉ dẫn và quan tâm em hết sức tận tình trong suốt quá trình làm chuyên đề tốt nghiệp này Những kiến thức trên ghế nhà trường luôn là hành trang để em bước vào con đường sự nghiệp

và nó là nền tảng vững chắc cho em tự tin hơn khi bước vào đời.

Em xin chúc quý thầy cô của trường ĐH kinh tế Tp.HCM và đặc biệt là thầy Phùng Thanh Bình những lới chúc sức khỏe và trân trọng nhất Xin chúc thầy thành đạc và có nhiều thăng tiến trong sự nghiệp của mình.

1.2 Giới thiệu về techcombank chi nhánh Phan Đăng Lưu và Hoạt động chính 8

1.3 Cơ cấu tổ chức Techcombank chi nhánh Phan Đăng Lưu 9

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 10

2.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung 10

2.1.1 Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ 10

2.1.1.1 Khái niệm 10

2.1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 10

2.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 11

2.1.2.1 Môi trường kiểm soát .11

2.1.2.2 Đánh giá rủi ro 11

2.1.2.3 Hoạt động kiểm soát 12

2.1.2.3.1 Kiểm soát hiện vật 12

2.1.2.3.2Kiểm tra độc lập việc thực hiện 13

2.1.2.3.3 Soát xét lại việc thực hiện 14

2.1.2.4 Thông tin và truyền thông 14

2.1.2.5 Gíam sát 15

2.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB 15

2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại 16

2.2.1 Nội dung kiểm soát 16

2.2.2 Rủi ro ngân hàng 16

2.2.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ tại NHTM 16

2.2.4 Các hoạt động kiếm soát tại NHTM 19

2.2.5 Các thủ tục kiểm soát nội bộ 19

2.2.5.1 Tóm tắt các quy trình 21

2.2.5.2 Phân tích, đánh giá các quy trình 21

CHƯƠNG 3: KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM 22

3.1 Định nghĩa 22

3.2 Mô hình tổ chức 23

3.2.1 Đối với các đơn vị chưa áp dụng mô hình teller một cửa 23

3.2.2 Đối với các đơn vị áp dụng mô hình teller một cửa 23

3.3 Trách nhiệm 23

3.4 Đóng gói niêm phong tiền mặt 25

3.5 Giao nhận tiền mặt trong nội bộ quỹ 28

3.6 Kiểm quỹ và xử lý thừa thiếu 28

3.7 Hệ thống sổ sách 30

3.8 Các loại báo cáo 30

3.9 Quy trình thu – chi tiền mặt 31

3.10 Diễn giải quy trình 32

3.10.1 Diễn giải quy trình thu tiền mặt 32

3.10.2 Diễn giải quy trình chi tiền mặt 35

3.11 An toàn hộc tủ đựng tiền và thu hồi, quy đổi tiền giấy không đủ tiêu chuẩn lưu thông 37

3.11.1 An toàn hộc tủ đựng tiền 37

3.11.2 Thu hồi, quy đổi tiền giấy không đủ tiêu chuẩn lưu thông 38

3.12 Rủi ro trong quá trình thu- chi tiền mặt 39

3.13 Nội dung cần xem xét và thủ tục kiểm soát cần thực hiện 39

3.14 Quy trình kiểm soát chứng từ tại phòng giao dịch 46

3.14.1 Mục đích của việc kiểm soát chứng từ tại phòng giao dịch 46

3.14.2 Nhiệm vụ của kiểm soát viên trong quá trình kiểm soát quá trình thu- chi tiền mặt 46

3.14.3 Quy trình kiểm soát chứng từ tại phòng giao dịch 47

3.14.3.1 Kiểm soát trước 47

3.14.3.2 Kiểm soát trong 49

3.14.3.3 Kiểm soát sau 50

CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Nhận xét 56

4.1.1 Ưu điểm 56

4.1.2 Những vấn đề tồn tại 56

4.2 Kiến nghị 57

4.2.1 Mục tiêu 57

4.2.2 Kiến nghị 57

KẾT LUẬN

PHỤ LỤC

TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài.

Tình hình kinh tế thế giới và Việt Nam trong thời gian gần đây đã dần thoáthẳng ra khỏi đám mây u tối của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới nửa đầu 2008.Các chỉ số kinh tế vừa công bố cho thấy tình hình đã có nhiều chuyển biến khásáng sủa hơn trước nhiều, các doanh nghiệp đã làm ăn có lãi, qua đó kính thích thịtrường vốn phát triển Thị trường chứng khoán đã phán ứng khá tích cực với nhữngthông tin trên, khi hầu hết các chỉ số đều tăng điểm khá cao so với năm 2009 Chỉ

số công nghiệp Dow Jones leo lên 10.866 điểm cao nhất trong vòng 2 năm qua khidơi xuống mức thấp nhất 6.557 hôm ngày 6/3/2009 Tình hình chứng khoán trongnước cũng có nhiều khá quan hơn trước sau một thời gian dài trầm lắng chỉ số Vn-index đã lấy lại sức khi để bốc hơi hết 994 điểm khi từ đỉnh 1.180 dơi xuông mứcthấp nhất 236 điểm hôm 27/2/2009 Trong thời gian tới không biêt thị trường sẽchuyển biến như thế nào? Đó cũng là câu hỏi của rất nhiều nhà đầu tư muốn quantâm Là một sinh viên kế hoạch và đầu tư với chút quan tâm về thị trường chứngkhoán em muốn tự mình tìm đáp án cho vấn đề nghi vấn trên Do đó em chọn đề tài

“ Dự báo chỉ số VN-index và chứng khoán Nam đến hết năm 2010” làm đề tàinghiên cứu của mình

2.Phạm vi nghiên cứu

Do những hạn chế về trình độ chuyên môn và thời gian nên nội dung nghiêncứu chỉ giới hạn trong phạm vi TTCK TP.HCM chỉ số Vn-index Đề tài khôngnghiên cứu trái phiếu và cổ phiếu giao dịch trên thị trường OTC và HaSTC

3.Mục tiêu nghiên cứu

Trước hết đánh giá tổng quan về thị trường chứng khoán, tìm hiểu và nhiêncưu những yếu tố tác động trực tiếp và gián tiếp đến thị trường chứng khoán Đồngthời tìm hiểu về phân tích kĩ thuật trong dự báo giá chứng khoán

Cuối cùng nghiên cứu tình hình kinh tế thế giới và Việt Nam trong thời gian

4 tháng đầu năm Từ đó dự báo xu hướng thị trường chứng khoán Việt Nam dựatrên su hướng phát triển kinh tế theo quang điểm phân tích cơ bản Đồng thời vận

dụng vào su hướng giá theo quan điểm phân tích kĩ thuật để dự báo chỉ số index trong thới 6 tháng cuối năm.

VN-Phương pháp nghiên cứu

Áp dụng cả hai phương pháp, phân tích cơ bản và phân tích kỹ thuật Phântích nền kinh tế bằng phương pháp phân tích cơ bản Phân tích TTCK vừa kết hợpphân tích cơ bản và phân tích kỹ thuật

Chương 1: Cơ sở lý luận về TTCK

Chương 2: Sơ lược về phân tích kĩ thuật trong dự báo giá cổ phiếu và chỉ sốchứng khoán

Chương 3: Dự báo chỉ số VN-index và thị trường chứng khoán Việt Nam đến

hết năm 2010

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, ngân hàng thương mại đóng một vai tròhết sức quan trọng, và ngày tăng trưởng càng mạnh, thể hiện qua sự đa dạng về sảnphẩm, qua chất lượng các nghiệp vụ tín dụng, thanh toán quốc tế, ngân quỹ… Tuynhiên, đi cùng với sự phát triển nhanh chóng đó là những rủi ro không thể tránh khỏi

Vì vậy có thể nói : Nếu như hệ thống ngân hàng được ví như “ huyết mạch “ của nềnkinh tế thì cơ chế kiểm soát được ví như “ thần kinh trung ương “ của một ngân hàngthương mại

Hoạt động thu- chi tiền mặt là hoạt động thường xuyên của Ngân hàng thươngmại, chứa đựng trong đó rất nhiều rủi ro Vì vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ về

hoạt động thu- chi tiền mặt hữu hiệu và hiệu quả là một trong cơ sở vững chắc cho sựtồn tại và phát triển của Ngân hàng.

Trong phạm vi của đề tài này, hệ thống kiểm soát nội bộ được nghiên cứu nóichung, và đi sâu vào hoạt động kiểm soát quá trình thu- chi tiền mặt tại Ngân hàngthương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam

Đề tài được thực hiện qua việc tìm hiểu Giáo trình Kiểm toán của trường Đạihọc Kinh Tế TPHCM, qua Internet, và đặc biệt là qua tài liệu được cung cấp từ BanKiểm toán nội bộ Ngân hàng

Khoá luận gồm 4 chương:

Chương I: Khái quát về ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam

Chương II: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ

Chương III: Kiểm soát nội bộ về hoạt động thu- chi tiền mặt tại Ngân hàngTMCP Kỹ Thương Việt Nam

Chương IV: Nhận xét và kiến nghị

CHƯƠNG 1

KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG

VIỆT NAM ( TECHCOMBANK )

1994-1995

- Tăng vốn điều lệ lên 51,495 tỷ đồng

- Thành lập Chi nhánh Techcombank Hồ Chí Minh, khởi đầu cho quá trình phát triểnnhanh chóng của Techcombank tại các đô thị lớn

1996

- Thành lập Chi nhánh Techcombank Thăng Long cùng Phòng Giao dịch Nguyễn ChíThanh tại Hà Nội

- Thành lập Phòng Giao dịch Thắng Lợi trực thuộc Techcombank Hồ Chí Minh

- Tăng vốn điều lệ tiếp tục lên 70 tỷ đồng

1998

- Trụ sở chính được chuyển sang Toà nhà Techcombank, 15 Đào Duy Từ, Hà Nội

- Thành lập Chi nhánh Techcombank Đà Nẵng tại Đà Nẵng

- Tăng Techcombank tăng vốn điều lệ lên 80,020 tỷ đồng

- Khai trương Phòng giao dịch số 3 tại phố Khâm Thiên, Hà Nội

2000

- Thành lập Phòng Giao dịch Thái Hà tại Hà Nội

2001

- Tăng vốn điều lệ lên: 102,345 tỷ đồng

- Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm hệ thống ngân hàng hàng đầu trên thếgiới Temenos Holding NV, về việc triển khai hệ thống phần mềm Ngân hàngGLOBUS cho toàn hệ thống Techcombank nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầucủa khách hàng

2002

- Thành lập Chi nhánh Chương Dương và Chi nhánh Hoàn Kiếm tại Hà Nôi

- Thành lập Chi nhánh Hải Phòng tại Hải Phòng

- Thành lập Chi nhánh Thanh Khê tại Đà Nẵng

- Thành lập Chi nhánh Tân Bình tại Thành phố Hồ Chí Minh

- Là Ngân hàng Cổ phần có mạng lưới giao dịch rộng nhất tại thủ đô Hà Nội Mạnglưới bao gồm Hội sở chính và 8 Chi nhánh cùng 4 Phòng giao dịch tại các thành phốlớn trong cả nước

- Vốn điều lệ tăng lên 104,435 tỷ đồng

- Chuẩn bị phát hành cổ phiếu mới để tăng vốn điều lệ Techcombank lên 202 tỷ đồng

2003

- Chính thức phát hành thẻ thanh toán F@stAccess-Connect 24 (hợp tác vớiVietcombank) vào ngày 05/12/2003

- Triển khai thành công hệ thống phần mềm Globus trên toàn hệ thống vào ngày16/12/2003 Tiến hành xây dựng một biểu tượng mới cho ngân hàng.

- Đưa chi nhánh Techcombank Chợ lớn vào hoạt động

- Vốn điều lệ tăng lên 180 tỉ tại 31/12/2004

2004

- Ngày 09/06/2004: Khai trương biểu tượng mới của Ngân hàng

- Ngày 30/6/2004: Tăng vốn điều lệ lên 234 tỉ đồng

- Ngày 02/8/2004: Tăng vốn điều lệ lên 252,255 tỷ đồng

- Ngày 26/11/2004: Tăng vốn điều lệ lên 412 tỷ đồng

- Ngày 13/12/2004 Ký hợp đồng mua phần mềm chuyển mạch và quản lý thẻ vớiCompass Plus

- 21/07/2005, 28/09/2005, 28/10/2005: Tăng vốn điều lệ lên 453 tỷ đồng, 498 tỷ đồng

- Nhận giải thưởng về thanh toán quốc tế từ the Bank of NewYorks, Citibank,Wachovia

- Tháng 2/2006: Phát hành chứng chỉ tiền gửi Lộc Xuân

- Tháng 5/2006: Nhận cúp vàng “Vì sự tiến bộ xã hội và phát triển bền vững” do Tổngliên đoàn lao động Việt Nam trao

- Tháng 6/2006: Call Center và đường dây nóng 04.9427444 chính thức đi vào hoạt

- Tháng 8/2006: Moody’s, hãng xếp hạng tín nhiệm hàng đầu thế giới đã công bố xếphạng tín nhiệm của Techcombank, ngân hàng TMCP đầu tiên tại Việt Nam được xếphạng bởi Moody’s

- Tháng 8/2006: Đại hội cổ đông thường niên thông qua kế hoạch 2006 – 2010; Liênkết cung cấp các sản phẩm Bancassurance với Bảo Việt Nhân Thọ

- Tháng 9/2006: Hoàn thiện hệ thống siêu tài khoản với các sản phẩm mới Tài khoảnTiết kiệm đa năng, Tài khoản Tiết kiệm trả lãi định kỳ

- Ngày 24/11/2006: Tăng vốn điều lệ lên 1.500 tỉ đồng

- Ngày 15/12/2006: Ra mắt thẻ thanh toán quốc tế Techcombank Visa

- Nâng cấp hệ thống corebanking T24R06 - Là năm phát triển vượt bậc của dịch vụthẻ với tổng số lượng phát hành đạt trên 200.000 thẻ các loại.

- Là ngân hàng Việt Nam đầu tiên và duy nhất được Financial Insights công nhậnthành tựu về ứng dụng công nghệ đi đầu trong giải pháp phát triển thị trường

- Triển khai chương trình “Khách hàng bí mật” đánh giá chất lượng dịch vụ của cácgiao dịch viên và điểm giao dịch của Techcombank

- Ra mắt hàng loạt các sản phẩm mới: như các chương trình Tiết kiệm dự thưởng

“Gửi Techcombank, trúng Mercedes”, Tiết kiệm Tích lũy bảo gia, Tín dụng tiêu dùng,các sản phẩm dành cho doanh nghiệp như Tài trợ nhà cung cấp; các sản phẩm dựa trênnền tảng công nghệ cao như F@st i-Bank, sản phẩm Quản lý tài khoản tiền của nhàđầu tư chứng khoán F@st S-Bank và Cổng thanh toán điện tử cung cấp giải phápthanh toán trực tuyến cho các trang web thương mại điện tử F@stVietPay

- Nhận giải thưởng “Thương mại Dịch vụ - Top Trade Services 2007” - giải thưởngdành cho những doanh nghiệp tiêu biểu, hoạt động trong 11 lĩnh vực Thương mại Dịch

vụ mà Việt Nam cam kết thực hiện khi gia nhập WTO do Bộ Công thương trao tặng

- 06/2008: Tài trợ cuộc thi Sao Mai Điểm Hẹn 2008

- 08/08/2008: Ra mắt Công ty Quản lý nợ và khai thác tài sản Techcombank AMC

- 09/2008: Nhận giải thưởng Sao Vàng Đất Việt 2008 do Hội Doanh nghiệp trẻ traotặng

- 09/2008: Tăng tỷ lệ sở hữu của đối tác chiến lược HSBC từ 15% lên 20% và tăngvốn điều lệ lên 3.165 tỷ đồng

- 09/2008: Ra mắt thẻ đồng thương hiệu Techcombank – Vietnam Airlines – Visa

- 19/10/2008: Nhận giải thưởng “Thương hiệu chứng khoán uy tín” và “Công ty cổphần hàng đầu Việt Nam” do UBCK trao tặng

Hiện nay, Techcombank hiện đang phục vụ hơn 15.000 khách hàng doanh nghiệp vừa

và nhỏ, chiếm khoảng 65% doanh số tín dụng và 90% doanh thu từ các dịch vụ phi tíndụng của Ngân hàng Techcombank hiện đang cung cấp “ siêu thị dịch vụ trọn gói “ hỗtrợ tối đa hoạt động kinh doanh trong nước cũng như nước ngoài bao gồm tài khoản,tiền gửi, tín dụng, đầu tư dự án, tài trợ xuất nhập khẩu, quản lý nguồn tiền, bao thanhtoán, thuê mua, dịch vụ ngoại hối và quản lý rủi ro, các chương trình cho vay ưu đãi và

hỗ trợ xuất nhập khẩu theo các thoả thuận ký với các tổ chức quốc tế

Với các doanh nghiệp Nhà nước và tư nhân có quy mô lớn, hiện chiếm khoảng 8%doanh số tín dụng và 8% doanh thu các dịch vụ phi tín dụng, Techcombank đang cung cấp một loạt các dịch vụ hỗ trợ hiện đại như quản lý ngân quỹ, thu xếp vốn đầu

tư dự án, thanh toán quốc tế và các dịch vụ Ngân hàng điện tử

Techcombank đang phục vụ gần 500.000 khách hàng dân cư, chiếm 27% doanh số tíndụng của techcombank Với khách hàng cá nhân, Techcombank cung ứng trọn bộ cácsản phẩm Ngân hàng đáp ứng mọi nhu cầu có thể phát sinh của khách hàng bao gồmcác sản phẩm tài khoản, tiềt kiệm, tín dụng, thanh toán, thẻ, đs6ù tư, bảo lãnh, bảoquản tài sản trên nền tảng công nghệ hiện đại của hệ thống Globus, rất thuận tiện và cónhiều tiện ích và có giá trị gia tăng cho khách hàng, trong đó trụ cột là các nhóm sảnphẩm thẻ, tài trợ tiêu dùng và cho vay mua nhà trả góp

1.2 Giới thiệu về Techcombank chi nhánh Phan Đăng Lưu và hoạt động chính.

Techcombank chi nhánh Phan Đăng Lưu được thành lập vào tháng 12/2007

* Các hoạt động chính

-Nhận mở tài khoản cho khách hàng cá nhân, doanh nghiệp và các tổ chức khinh tế

- Nhận và trả tiền gửi cho khách hàng bằng VNĐ và ngoại tệ với nhiều kỳ hạn khácnhau.

- Thực hiện dịch vụ phát hành và chiết khấu trái phiếu kho bạc, trái phiếu Ngân hàngbằng VNĐ và ngoại tệ

- Cho vay, thu nợ với cá nhân hay doanh nghiệp trong địa bàn theo mức uỷ quyền củaGiám đốc Chi nhánh

- Nhận chuyển tiền cho khách hàng

- Thu đổi ngoại tệ, chi trả kiều hối, kinh doanh vàng bạc

- Thực hiện các dịch vụ về bảo lãnh và đồng bảo lãnh

1.3 Cơ cấu tổ chức của tại Techcombank chi nhánh Phan Đăng Lưu

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Techcombank chi nhánh Phan Đăng Lưu

Bộ phận

tín dụng Bộ phận TTQT Bộ phận kế toán

giao dịch

Bộ phận ngân quỹ Bộ phận

phân tích

và hỗ trợ KH

Bộ phận

kế toán tín dụng

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

2.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung

2.1.1 Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ

2.1.1.1 Định nghĩa

Theo báo cáo của COSO “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý,hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấpmột sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”

2.1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

- Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực vàđáng tin cậy, bởi vì chính con người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tàichính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý niệc chấphành hợp pháp và các quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lýđối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ cònphải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội

bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của đơn vị

- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộgiúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uytín, mở rộng thị phần, thực hiện chiến lược kinh doanh của đơn vị

Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên

mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị

2.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa cácđơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu… củatừng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải bao

gồm những bộ phận cơ bản COSO cũng đưa ra 5 yếu tố có mối liên hệ với nhau quyết

định tính hiệu quả của hệ thống KSNB:

 Môi trường kiểm soát

 Đánh giá rủi ro

 Hoạt động kiểm soát

 Thông tin và truyền thông

 Giám sát2.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thứckiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác củakiểm soát nội bộ

2.1.2.2 Đánh giá rủi ro

Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro

và khó có thể kiểm soát hết những rủi ro đó Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọngkhi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu

- kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể khôngthực hiện được, và phải cố gắng kiểm soát những rủi ro này

Chẳng hạn, những rủi ro có thể làm cho báo cáo tài chính của đơn vị không đángtin cậy như: báo cáo tài chính có thể trình bày những tài sản mà trên thực tế không cóhoặc không thuộc quyền sở hữu của đơn vị; tổng giá trị tài sản và các khoản công nợ

có thể được đánh giá là không đúng; khai báo không đầy đủ doanh thu và chi phí; trìnhbày những thông tin tài chính không phù hợp với các nguyên tắc hoặc chuẩn mực kếtoán… Những rủi ro trên có thể xuất phát từ những nguyên nhân sau đây và đòi hỏicác nhà quản lý phải quan tâm:

o Những thay đổi trong cơ chế của tổ chức hoặc môi trường họat động

o Sự thay đổi nhân sự

o Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc sửa đổi hệ thống thông tin

o Sự tăng trưởng nhanh chóng của đơn vị.

o Những thay đổi về kỹ thuật ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩmhoặc hệ thống thông tin của đơn vị

o Những chương trình giới thiệu về lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm, hoặc quátrình sản xuất mới

o Sự sắp xếp lại tổ chức mới của đơn vị

o Mở rộng hoặc thanh lý những hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị ởnước ngoài

o Áp dụng nguyên tắc kế toán mới

Ngoài việc nhận định những nguyên tắc như trên, các nhà quản lý nhất thiết phảiđánh giá những rủi ro trong phạm vi hoạt động kinh doanh của đơn vị, vì trong nhữngvấn đề kế toán tài chính và lập báo cáo có sự khác biệt rất lớn giữa các ngành (côngnghiệp, ngân hàng, bảo hiểm…), cũng như giữa các đơn vị cùng ngành

2,1,2,3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thịcủa nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi nhữnghành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thểgặp phải

2.1.2.3.1 Kiểm soát hiện vật:

Hoạt động này được thực hiện cho các lọai sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ

đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với cácchương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu

Chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị,tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảovệ

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắtbuộc phải được thực hiện định kỳ Khi có bất lỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều traxem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệtài sản

và sổ sách có liên quan Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏphế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp.

2.1.2.3.2 Kiểm tra độc lập việc thực hiện:

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với các cá

nhân hoặc bộ phận dang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu cần kiểm tra độc lập xuất phát

từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh huớng bị giảm sút tính hữu hiệu trừkhi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra xét soát lại Ví dụ nhân viên có thể quênhoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc bất cẩn trong công việc và cần có ngườiquan sát để đánh giá việc thực hiện công việc của họ Hơn

nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy ra những hành vi tham

ô hay cố tình sai phạm, vì thế hoạt động này vẫn rất cần thiết

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độclập với đối tượng được kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu ngườithực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặckhông độc lập vì bất kỳ lý do nào

2.1.2.3.3 Soát xét lại việc thực hiện:

Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so

sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có liênquan như những thông tin không có tính chất tài chính, đồng thời còn xem xét trongmối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Soát xét lại quá trình thựchiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổimục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không Nhờ thường xuyênnghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý

có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch hay những điều chỉnh thích hợp

2.1.2.4 Thông tin và truyền thông

Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ thông tin Thông tin và truyền thông

chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểmsoát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt

động tài chính và sự tuân thủ Sau đây là những mục tiêu chủ yếu mà một hệ thống kếtoán phải đạt được:

- Xác định các ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, để cho phép phân loại đúng đắn cácnghiệp vụ

- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị của chúng

- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ

- Trình bày đúng đắn các nghiệp vụ và những công bố có liên quan trên báo cáotài chính

Để đạt được các điều trên, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong hệthống kế toán đó là chứng từ sổ sách có liên quan

Với đặc trưng là đăng ký từng nghiệp vụ kinh tế vừa xảy ra, chứng từ cho phépkiểm tra giám sát tỉ mỉ từng hành vi kinh tế thông qua thủ tục lập chứng từ Ngoài ra,chứng từ còn cho phép ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản củađơn vị Ví dụ thủ tục lập và xét duyệt phiếu chi sẽ giúp ngăn chặn những nghiệp vụ chitiền mặt không phù hợp với quy định Bên cạnh đó, chứng từ còn là căn cứ pháp lý đểgiải quyết tranh chấp giữa các đối tượng, kể cả bên trong và bên ngoài đơn vị Tóm lại,với chức năng tiền kiểm, chứng từ đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống thôngtin kế toán nói riêng, và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung trong đơn vị

Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầutrên chứng từ để xử lý nhằm hình thành thông tin tổng hợp trên các báo các tài chính

và báo cáo kế toán quản trị Một hệ thống chi tiết và khoa học đối với những đối tượngnhư vật tư, hàng hóa, công nợ, chi phí, doanh thu… sẽ góp phần đáng kể trong bảo vệtài sản nhờ ở chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Việc ghi nhận thông tin từ những chứng từ ban đầu cho đến việc ghi chép, phânloại, tính toán, tổng hợp, lưu trữ…và cuối cùng là chuyển những thông tin đó vào báocáo sẽ để lại “dấu vết kiểm toán” giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm tra và đánh giá

sự chấp hành những thủ tục kiểm soát trong quá trình sử lý Ví dụ, nhà quản lý có thể

sử dụng chứng từ, sổ sách lưu trữ để phúc đáp những yêu cầu từ phía khách hàng, hoặcphải trả người bán Tương tự, kiểm toán viên cũng dựa vào đó kiểm tra

Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép vào sổ sách, để hệ thống thôngtin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng dẫn về các chính

sách và thủ tục kế toán, vì thế chúng còn được xem là phương tiện truyền thông vềchính sách.

Sơ đồ hạch toán mô tả về phương pháp xử lý các nghiệp vụ tại đơn vị, thườngdưới dạng hình vẽ Sổ tay hướng dẫn thường bao gồm bảng liệt kê và phân loại tàikhoản, cách thức xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất toàn đơn vị

Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về vaitrò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính Các nhânviên xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan như thế nào đến ngườikhác và yêu cầu phải báo cáo những tình huống bất thường cho cấp trên

2.1.2.5 Gíam sát:

Đây là bộ phận cuối cùng của kiểm soát nội bộ Giám sát là quá trình mà người quản

lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phảixác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiếtphải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không

Để đạt được kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thườngxuyên hoặc định kỳ

- Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng gópcủa khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem các báo cáo hoạt động và phát hiện các biếnđộng bất thường

- Giám sát định kỳ thường được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ

do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện

2.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệthống, thế nhưng một hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu Bởi lẽ, ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thật sựcủa nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lựclàm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự Nói cách khác, hệ thống kiểmsoát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạnchế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn,đãng trí,đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới

- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhauhay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phátsinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạmtrong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạtđộng kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyềnhạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng

2.2 Hệ thống kiếm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại

2.2.1 Nội dung kiểm soát

- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ

+ Kiểm soát tính rõ ràng, đầy đủ, trung thực các nội dung ghi trên chứng từ, kiểm soáttính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Kiểm tra ngày, tháng, năm lập chứng từ, số chứng từ

+ Kiểm tra số tiền bằng số, bằng chữ đảm bảo khớp đúng

+ Kiểm soát việc chấp hành các quy chế tài chính

+ Kiểm soát các chữ ký trên chứng từ

- Kiểm tra xác suất việc trả lãi tiền gửi

- Kiểm tra xác suất việc tính thu các loại phí của khách hang

- Kiểm tra việc xử lý tài khoản 9998 của đơn vị

- Kiểm tra việc khắc phục các lỗi về công tác kế toán qua các báo cáo giám sát từ xa vàbáo cáo kiểm tra hoạt động của phòng kế toán tài chính cũng như các báo cáo thanh tra, kiểm tra khác

- Các giao dịch điều chỉnh cần kiểm tra tờ trình điều chỉnh đã được Trưởng/ phóphòng, Tổng Giám Đốc/ Gíam đốc phê duyệt

- Kiểm tra định khoản tài khoản kế toán đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trênchứng từ

2.2.2 Rủi ro ngân hàng

Là những sự kiện xảy ra có thể tạo ra những mất mát về tài sản hay làm phátsinh một khoản nợ

Rủi ro hiện đại: bao gồm những rủi ro liên quan đến những mục tiêu hoạt động

và mục tiêu chiến lược, chấp nhận rủi ro là tất yếu trong hoạt động ngân hàng

Các ngân hàng cần đánh giá các cơ hội kinh doanh dựa trên mối quan hệ rủi ro – lợiích nhằm tìm ra những cơ hội, đạt được những lợi ích xứng đáng với mức rủi ro chấpnhận

2.2.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ tại NHTM

Kiểm soát nội bộ liên quan đến những công việc mang tính tác nghiệp cụ thể màmột bộ phận nào đó của ngân hàng được giao thực hiện Cơ chế kiểm soát nội bộ làtoàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằmquản lý và điều hành các hoạt động của ngân hàng Mục đích của kiểm soát nội bộnhằm:

- Sử dụng các nguồn lực và quản lý hoạt động kinh doanh của ngân hàng một cáchhiệu quả

- Đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý đã được ngân hàng vàcác cơ quan quản lý có thẩm quyền ban hành được thực hiện đúng thể thức và giám sátmức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ đó - Phát hiện kịp thời nhữngvướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng

- Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức các giaodịch phát sinh của ngân hàng Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ

và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan

- Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích

Các yếu tố cấu thành cơ chế kiểm soát nội bộ gồm môi trường kiểm soát chung, hệthống kế toán, các loại kiểm soát và thủ tục kiểm soát

Môi trường kiểm soát chung được hiểu là các nhân tố xung quanh tác động đến việcthiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của ngân hàng

như đặc thù về cơ chế quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, các quy định củapháp luật, các yêu cầu của khách hàng và cổ đông

Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các giao dịch phát sinh, hệthống kế toán không những cung cấp thông tin cho các cấp quản lý ra quyết định màcòn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của ngân hàng Chính vì thế, hệ thống

kế toán là một mắt xích quan trọng của cơ chế kiểm soát nội bộ

Thủ tục hay quy trình kiểm soát là trình tự và nội dung của các bước công việc mà

bộ phận kiểm soát nội bộ có thẩm quyền phải thực hiện để hoàn thành trách nhiệmđược giao Tuỳ từng lĩnh vực hoạt động của ngân hàng mà quy trình và thủ tục kiểmsoát được tiến hành khác nhau Tuy nhiên, dù thủ tục kiểm soát có khác nhau thì vẫnphải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản như nguyên tắc phân công, phân nhiệm;nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Hoạt động kiểmsoát của ngân hàng, do đó, sẽ được phân loại như sau:

- Kiểm soát quản lý là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ của ngân hàng, donhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành Kiểm soát quản lý diễn

ra thường xuyên và là hoạt động quan trọng nhất trong cơ chế kiểm soát nội bộ củangân hàng

- Kiểm soát xử lý được đặt ra để kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểm tralại những công việc mà nhân viên ngân hàng đã thực hiện và đã được công nhận, chophép, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp trong báo cáo

- Kiểm soát để bảo vệ tài sản là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự

an toàn của tài sản và thông tin trong ngân hàng

- Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với tất cả các hoat động và giaodịch diễn ra trong ngân hàng

Dễ dàng nhận thấy, kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng đối với sự an toàn

và khả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại Việcxây dựng và thực hiện được một cơ chế kiểm soát nội bộ phù hợp và hiệu quả sẽ chophép các ngân hàng thương mại chống đỡ tốt nhất với rủi ro

Thông thường việc kiểm tra, giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện bởikiểm toán nội bộ, mục đích chính không phải là tìm ra những sai sót mà chính là mộtđảm bảo rằng các hệ thống trong ngân hàng vẫn hoạt động hiệu quả.

2.2.4 Các hoạt động kiếm soát tại NHTM

Các hoạt động kiểm soát phải được xem là hoạt động không thể tách rời tronghoạt động thường ngày của ngân hàng

- Kiểm tra ở cấp lãnh đạo cao cấp

Việc kiểm tra này được thực hiện thông qua việc Hội đồng quản trị và Bangiám đốc nhận được những bản trình bày, bản báo cáo định kỳ về tình hình rủi ro, sựtuân thủ và các ngoại lệ về rủi ro, các báo cáo thực trạng rủi ro

- Kiểm soát hoạt động

+ Những kiểm tra này được tiến hành thường xuyên hơn ở kiểm tra ở cấp lãnh đạocao cấp và ở mức độ chi tiết hơn Chúng được tiến hành ở cấp độ phòng ban và baogồm việc kiểm tra các hoạt động rủi ro, các báo cáo vị thế rủi ro, tình trạng và cácngoại lệ rủi ro

+Tần số và nội dung báo cáo cần phải dựa trên yêu cầu công việc kinh doanhcủa ngân hàng

- Tuân thủ các giới hạn rủi ro

Đặt ra các giới hạn và đảm bảo rằng chúng được tuân thủ là một chức năngkiểm soát rủi ro quan trọng Ví dụ sự tập trung về tín dụng có thể tránh được thông quaviệc áp dụng các giới hạn đối với hoạt động tín dụng

- Phê duyệt và ủy quyền

Việc yêu cầu phê duyệt và ủy quyền cho các giao dịch lớn một giới hạn nhấtđịnh nào đó sẽ đảm bảo rằng việc chấp nhận rủi ro của ngân hàng được phê duyệt bởicác lãnh đạo phù hợp Điều này cũng góp phần đảm bảo việc quy trách nhiệm cho cáchành vi đã thực hiện

- Thẩm tra và đối chiếu

Thẩm tra và đối chiếu là một kiểm soát quan trọng bởi chúng được thiết kế nhằmphát hiện các sai sót và các vấn đề tiềm ẩn chứa trong các hoạt động Kết quả của quátrình thẩm tra và đối chiếu cần phải được xem xét bởi các cấp lãnh đạo phù hợp và đểđảm bảo rủi ro được phù hợp

- Phân quyền

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả phải:

+ Đảm bảo có sự phân quyền phù hợp

+ Đảm bảo cán bộ ngân hàng không được giao những trách nhiệm mâu thuẫn

về quyền lợi, xem xét kỹ lưỡng, và các quy trình tự phê duyệt được ghi chép đầy đủbằng văn bản, các quy trình này được tiến hành thống nhất cho toàn bộ ngân hàng

2.2.5 Các thủ tục kiểm soát nội bộ

2.2.5.1 Tóm tắt các quy trình

- Quy trình xử lý thông tin thường xuyên: yêu cầu phải có quy trình chặt chẽ,được quyền tự động hóa và vi tính hóa Ví dụ như hoạt động cho vay, theo dõi và thuhồi nợ, hạch toán các khoản vay, ghi nhận doanh thu, gửi tiền

- Quy trình xử lý thông tin không thường xuyên: phải có cách quản lý riêng vàonhững ngày cuối tháng VD: tính khấu hao tài sản cố định, nộp thuế

- Quy trình xử lý thông tin mang tính ước lượng: trích lập dự phòng

2.2.5.2 Phân tích, đánh giá các quy trình

- Phân công, phân nhiệm: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng một cán bộkhông nên đảm nhận nhiều công việc liên quan

- Ủy quyền: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng các nghiệp vụ được thựchiện trong phạm vi cho phép và được sự ủy quyền của cán bộ cấp trên

- Sử dụng tài sản: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng việc sử dụng tàisản và thông tin được thực hiện trong phạm vi cho phép và được sự ủy quyền của cán

bộ cấp trên

- Đối chiếu tài sản: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng tài sản ghi chéptrên sổ có thể được đối chiếu, kiểm tra chéo với tài sản thực tế Các sai lệch cần đượcđiều tra và xử lý

- Hạch toán: Tất cả các giao dịch đều được ghi nhận trên cơ sở có thật, được định giáđúng, kịp thời, phân loại đúng, tổng kết và kết sổ chính xác

CHƯƠNG 3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG THU- CHI TIỀN MẶT TẠI NHTMCP

KỸ THƯƠNG VIỆT NAM

3.1 Định nghĩa

Tiền mặt VNĐ gồm tiền mặt VNĐ và tiền mặt ngoại tệ

- Tiền mặt VNĐ : Tiền giấy, tiền Polymer, tiền kim loại do Ngân hàng Nhà nướcViệt Nam phát hành

- Tiền mặt ngoại tệ : Tiền giấy, tiền Polymer, tiền kim loại của một quốc gia kháchoặc đồng tiền chung

- Các đơn vị thành viên Techcombank gồm : Trung tâm kinh doanh, các chinhánh, các phòng giao dịch của Techcombank

- Head Teller: là Trưởng phòng kế toán giao dịch kho quỹ

- Teller : là giao dịch viên tại các quầy giao dịch… trực tiếp thực hiện các giaodịch với khách hàng từ khâu xử lý chứng từ, hạch toán và khâu thu –chi tiềnmặt… cho khách hàng trong hạn mức được phép tự thu chi của mình

- Trưởng quỹ: Trưởng quỹ tại kho tiền của các đơn vị thành viên Techcombankkiêm nhiệm vụ thủ kho là người được giao nhiệm vụ trực tiếp chỉ đạo hoạt độnggiao dịch tại quỹ đơn vị và chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loạitài sản bảo quản trong kho tiền và tài sản tại quỹ

- Thủ quỹ: là cán bộ chính thức được Techcombank tuyển dụng và ký hợp đồnglao động, làm việc tại các quỹ nghiệp vụ của techcombank, trực tiếp kiểm đếm,thu nhận và chi trả tiền mặt, tài sàn quý, giấy tờ có giá… theo đúng chế độ quyđịnh

- Kiểm ngân : là người làm việc tại các quỹ nghiệp vụ của Techcombank, thựchiện nhiệm vụ chính là kiểm đếm, chọn lọc, đóng gói, bốc xếp, vận chuyển tiềnmặt, tài sản quý, giấy tờ có giá…

3.2 Mô hình tổ chức

3.2.1 Đối với các đơn vị chưa áp dụng mô hình teller một cửa

- Dây giao dịch chính do Trưởng quỹ hoặc Thủ quỹ- người được giao tráchnhiệm phụ trách quỹ đối với đơn vị nhỏ không có trưởng quỹ- trực trực tiếpthực hiện

- Dây giao dịch phụ do các thủ quỹ thực hiện: Căn cứ theo quy mô, tính chất hoạtđộng của đơn vị, quỹ của đơn vị có thể tổ chức thêm các dây giao dịch phụ Cácdây giao dịch phụ có thể được phân chia theo một hoặc một số tiêu chí về loạinghiệp vụ , tính chất thu chi, loại tiền… ví dụ như: dây thu, dây chi ; dây giaodịch nội tệ , dây giao dịch ngoại tệ; dây giao dịch tiết kiệm, dây giao dịch tàikhoản cá nhân, dây giao dịch tài khoản doanh nghiệp

3.2.2 Đối với các đơn vị áp dụng mô hình Teller một cửa gồm

-Trưởng phòng- Head Teller ( một người) và các phó phòng hoặc các kiểm soátviên

-Quỹ chính : chỉ thực hiện các giao dịch thu chi vượt quá hạn mức thu chi củaTeller gồm Trưởng quỹ và các thủ quỹ Nếu đơn vị nhỏ không có trưởng quỹ thìthủ quỹ chịu trách nhiệm các khoản thu chi tại quỹ chính

Quỹ chính cũng có thể được chia tách thành nhiều dây giao dịch như đối với đơn vịchưa áp dụng mô hình Teller một cửa

-Các giao dịch viên Teller: được phân chia theo từng loại nghiệp vụ như Teller tiếtkiệm, Teller tài khoản cá nhân, Teller tài khoản doanh nghiệp, Teller chuyển tiền,Teller thu đổi ngoại tệ, Teller hỗ trợ kinh doanh … hoặc phân chia theo số lượngkhách hàng trên cơ sở quy mô, đặc thù hoạt động và trình độ cán bộ của từng đơn

vị đảm bảo phân chia khối lượng công việc hợp lý và phục vụ khách hàng tốt

3.3 Trách nhiệm

- Quyền hạn và trách nhiệm của Teller, của Head Teller theo quy định tại mục 5.5

và 5.6 Quy trình giao dịch Teller một cửa ban hành theo quyết định số 00782/2005/QĐ-TGĐ ngày 11/04/2005 của Tồng giám đốc

- Trách nhiệm của giám đốc đơn vị

Tổ chức quản lý, tổ chức mô hình kho quỹ tại đơn vị theo đúng quy định củaTechcombank, đảm bảo an toàn, bí mật toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá vàhoạt động của kho tiền tại đơn vị mình

Quản lý và giữ chìa khoá ổ khoá lớp cánh ngoài cửa kho tiền, trực tiếp mở, khoácửa để giám sát việc xuất, nhập và bảo quản tài sản trong kho tiền.

Trực tiếp tham gia kiểm quỹ cuối ngày

-Trách nhiệm của phòng kế toán giao dịch và kho quỹ

Tổ chức hạch toán tiển mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo chế độ kiểm toán thống

kê và chế độ kế toán của Techcombank Hướng dẫn và kiểm tra mở và ghi chép sổsách của thủ quỹ, trưởng quỹ kiêm thủ kho tiền

Phân chia nhiệm vụ cho từng cán bộ tại phòng giao dịch kho quỹ từng thời kỳ bằngvăn bản trên cơ sở đề xuất của Trưởng quỹ Quy định định mức tồn quỹ trong ngày vàcuối ngày cho từng dây giao dịch phụ trên cơ sở định mức tồn quỹ của đơn vị

Quản lý và giữ chìa khoá một ổ khoá lớp cánh cửa ngoài kho tiền, trực tiếp mở,khoá cửa kho tiền để giám sát việc xuất, nhập và bảo quản tài sản trong kho tiền.Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và sổ sách thủ quỹ, thủ kho tiềnđảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp và khớp đúng số liệu

Trực tiếp tham gia kiểm quỹ cuối ngày, kiểm tra tài sản định kỳ hoạc đột xuất.-Trách nhiệm của trưởng quỹ

Thực hiện việc xuất- nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá chính xác , kịp thời,đầy đủ theo đúng lệnh của cấp có thẩm quyền phê duyệt, khớp với đúng chứng từ kếtoán hợp lệ, hợp pháp

Mở sổ quỹ , thẻ kho theo dõi từng loại tiền, từng loại tài sản, các loại sổ sách cầnthiết khác , ghi chép và bảo quản các loại sổ sách, giấy tờ đầy đủ, rõ rang, chính xác.Chịu trách nhiệm thực hiện bảo quản an toàn tài sản trong kho Tổ chức sắp xếptiền mặt, tài sản trong kho gọn gang, khoa học đảm bảo vệ sinh kho tiền

Thực hiện đầy đủ các chế dộ kiểm kê kho, đảo kho, làm các báo cáo nghiệp vụthống kê và phân tích đánh giá theo định kỳ về tài sản trong kho

Quản lý và giữ chìa khoá một ổ khoá của lớp cánh trong cửa kho tiền bảo quản tàisản được giao, các ổ khoá cửa gian kho., chìa khoá két ô tô chờ tiền và các phươngtiện bảo quản trong kho tiền như két, tủ sắt

Trực tiếp chỉ đạo hoạt động giao dịch tiền mặt tại quỹ đơn vị

Thực hiện việc kiểm quỹ cuối ngày, đối chiếu với số liệu sổ quỹ, số liệu kế toánđảm bảo khớp đúng, đảm bảo an toàn tuyệt đối kho quỹ cho đơn vị mình

Tổ chức , giám sát việc vận chuyển hang đặc biệt trong thành phố của đơn vị mình

-Trách nhiệm của Thủ quỹ

Thực hiện việc thu chi tiền mặt , giấy tờ có giá chính xác, kịp thời, đầy đủ theođúng chứng từ kế toàn hợp lệ, hợp pháp từ đường dây nội bộ chuyển sang

Trực tiếp kiểm đếm, thu nhận và chi trả tiền mặt với khách hàng chính xác, giámđịnh phân biệt tiền thật, tiền giả, lựa chọn tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông

Quản lý, đảm bảo an toàn tiền mặt, tài sản mà mình được giao

Ghi chép sổ sách cập nhật đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh qua quỹ Ngânhàng

Tham gia chọn lọc tiền theo quy định của NHNN Đóng gói, bốc xếp, vận chuyểntiền mặt, tài sàn quý, giấy tờ có giá

Trách nhiệm của kiểm ngân

Thực hiện kiểm đếm, chọn lọc, đòng gói, bốc xép tài sản quý, giấy tờ có giá

Đóng bó niêm phong tiền đúng quy định

Chứng kiến việc kiểm đếm nhận tiền của khách hàng

Chịu trách nhiệm về tài sản trong phạm vi được giao

3.4 Đóng gói, niêm phong tiền mặt

a) Đóng gói tiền giấy

Một thếp tiền giấy gồm 100 tờ tiền giấy cùng mệnh giá đóng thành một thếp, dùngdây đay, gai , cói nhỏ buộc ở vị trí 1/3 chiều dài của thếp tiền

Một bó tiền giấy gồm 10 thếp tiền giấy cùng mệnh giá đóng thành một bó, dungdây sợi đóng bó tiền chặt chẽ Các bó tiền buộc 3 ngang 1 dọc, tại các điểm giao nhaugiữa dây ngang và dây dọc phải quấn vòng qua nhau để giữ cho bó tiền chắc chắn, nútbuộc thắt hai đầu dây đặt trên bề mặt tờ lót niêm phóng bó tiền

Một bao tiền giấy gồm 20 bó tiền cùng mệnh giá, xép các bó thành hình khối hộpchữ nhật , chiều ngang 04 bó, chiều dọc 05 bó, miệng bao buộc thắt nút chặt

b) Đóng gói tiền Polymer

Một thếp tiền Polymer gồm 100 tờ tiền Polymer cùng mệnh giá đóng thành mộtthếp, quấn thếp bằng băng giấy rộng 2.5-3cm, loại giấy dai ,bền, dán hai đầu băng giấybằng băng dính hoặc dung băng giấy chuyên dung có sẵn keo dán Khi đóng thếp tiềnphải quấn băng giấy ở vị trí 1/3 của tờ bạc và ở phía đối diện với mệnh giá tiền in bằngsố

Một bó tiền Polymer gồm 10 thếp tiền Polymer cùng mệnh giá đóng thành bó nhưđối với tiền giấy nhưng:

+ Dùng hai miếng bìa cứng ( dầy khoảng 0.5mm ) , kích thước phù hợp với kíchthước loại tiền để chặn giữ hai mặt bó tiền

+ Ở mặt dán niêm phong : đặt tờ lót niêm phong lên trên bìa cứng , dán giấy niêmphong lên trên nút buộc bó tiền

+ Ở mặt trước bó bạc( mặt không dánniêm phong ) , đặt miếng bìa cứng có ô trốngđịnh vị ( khớp đúng với vị trí in mệnh giá tiền bằngsố) để nhìn rõ mệnh giá bó tiền.+ Bằng dây sợi buộc 3 ngang 1 dọc như đối với tiền giấy, nhưng không đóng bótiền quá chặt ( không dung máy, ép tiền quá chặt để đóng bó tiền)

c) Đóng gói tiền kim loại

Một thỏi tiền kim loại gồm 50 miếng cùng mệnh giá đóng thành một thỏi

Một túi tiền kim loại gồm 20 thỏi tiền kim loại, bó niêm phong bằng giấy niêmphong tiền giấy cùng mệnh giá

Một thùng tiền kim loại gồm 10 túi tiền kim loại cùng mệnh giá

d) Đóng gói tiền thu vào để chi ra trong ngày

Một thếp tiền giấy, Polymer gồm 100 tờ tiền cùng mệnh giá đóng thành một thếp,dung dây chung buộc ở vị trí 1/3 chiều dài của thếp tiền,

Một bó tiền giấy, Polymer gồm 10 thếp tiền cùng mệnh giá đóng thành một bó,dung dây sợi đóng bó tiền chặt chẽ

e) Niêm phong tiền

Giấy niêm phong bó tiền; là giấy mỏng, nền màu trắng, có kích thước phù hợpvời từng loại tiền, chữ in mực xanh lá cây, có chữ Techcombank hoặc lôgôTechcombank góc trên bên trái và đóng dấu đỏ của Techcombank góc trên bênphải

Trên niêm phóng bó, bao, túi, thùng tiền ghi dầy đủ, rõ rang các yếu tố sau:+ Tên Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam

+ Tên nơi nộp tiền

+ Ngày, tháng, năm đóng gói niêm phong

- Người kiểm đếm, đóng bó phải ghi rõ họ tên , ký trên tờ giấy niêm phong vàphải chịu trách nhiệm tài sản trong bó, bao, túi, thùng tiền đã niêm phong

3.5 Giao nhận tiền mặt trong nội bộ quỹ

Việc giao nhận tiền mặt trong nội bộ quỹ giữa các Thủ quỹ của các dây giao dịchphụ, kiểm ngân kiểm đếm phân loại tiền, các Teller chỉ được thực hiện với dâygiao dịch chính do trưởng quỹ trực tiếp quản lý trên cơ sở phiếu điều chuyển tiềnmặt nội bộ ( giao nhận với Teller ) hoặc bảng kê các loại tiền giao nhận ( giao nhậnvới thủ quỹ , kiểm ngân ) và có đầy đủ chữ ký của cá nhân chịu trách nhiệm kiểmđếm giao nhận

Trưởng quỹ phải mở sổ theo dõi việc giao nhận tiền với các Teller, dây giao dịchphụ, kiểm ngân theo mẫu biểu MB-TCTM/02

3.6 Kiểm quỹ và xử lý thừa thiếu

Việc kiểm quỹ định kỳ, đột xuất thực hiện theo Quy trình giao dịch Teller mộtcửa tại Techcombank ban hành theo quyết định số 00782/2005/QĐ-TGĐ ngày11/04/2005 của Tổng giám đốc Techcombank

Việc xử lý thừa thiếu tiền mặt , tài sản, giấy tờ có giá thực hiện theo quy định tạiđiều 40 Quy định thực hiện giao nhận , bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý,giấy tờ có giá của Techcombank ban hành theo Quyết định số 00233/QĐ-TGĐngày 14/03/2003

-Phân loại tiền giả, tiền thật:

*50.000 Polymer

+ Tiền giả: làm trên chất liệu cotton thông thường, chứ không phải polymer, do đó

dễ xé rách mang số seri OM Tại vị trí hai ô cửa sổ tiền giả khoét hai lỗ tương tự,

dùng một dây polymer bong dán xuyên qua, mép dán bị chườm ra xung quanh vàrất dễ phát hiện Màu của tờ tiền giả sẫm hơn, trông thô sơ và không sắc nét

+ Tiền thật: làm bằng chất liệu Polymer nên xé không rách, có 2 ô cửa sổ trongsuốt ( 1 to, 1 nhỏ ) và được xem là 2 yếu tố bảo an dẽ phân biệt nhất

Ngân hàng nhà nước Việt Nam “, chân dung chủ tịch Hồ Chí Minh chữ số mệnhgiá, hình quốc huy.

+ Tiền thật : làm bằng chất liệu Polymer nên xé không rách, có 2 ô cửa sổ trongsuốt ( 1 to, 1 nhỏ ) và rờ bằng tay không cộm được xem là 2 yếu tố bảo an dễ phânbiệt nhất

-Phân loại tiền giả, tiền thật:

*50.000 Polymer

+ Tiền giả: làm trên chất liệu cotton thông thường, chứ không phải polymer, do đó

dễ xé rách mang số seri OM Tại vị trí hai ô cửa sổ tiền giả khoét hai lỗ tương tự,dùng một dây polymer bong dán xuyên qua, mép dán bị chườm ra xung quanh vàrất dễ phát hiện Màu của tờ tiền giả sẫm hơn, trông thô sơ và không sắc nét

+ Tiền thật: làm bằng chất liệu Polymer nên xé không rách, có 2 ô cửa sổ trongsuốt ( 1 to, 1 nhỏ ) và được xem là 2 yếu tố bảo an dẽ phân biệt nhất

*100.000 polymer

+ Tiền giả: tương tự như tờ 50.000đ Màu sắc tờ tiền nhìn tổng thể đậm hơn, trên tờtiền giả không có yếu tố phát quang cụm số 100.000 khi soi dưới ánh sáng đèn cựctím, dòng seri dọc ngưng không phát quang màu xanh lơ, yếu tố in nét nổi tiền giảvuốt nhẹ lên dòng chữ “ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam “ , “ Ngân hàng nhànước Việt Nam “, chân dung chủ tịch Hồ Chí Minh chữ số mệnh giá, hình quốchuy

+ Tiền thật : làm bằng chất liệu Polymer nên xé không rách, có 2 ô cửa sổ trongsuốt ( 1 to, 1 nhỏ ) và rờ bằng tay không cộm được xem là 2 yếu tố bảo an dễ phânbiệt nhất

3.7 Hệ thống sổ sách

Chi nhánh phải tuân thủ triệt để các loại sổ sách tại quỹ như quy định Sổ phảiđóng dấu giáp lai, đánh số thứ tự từng trang Sổ tồn quỹ cuối ngày phải có đầy đủchữ ký của Giám đốc ( người được uỷ quyền ), phụ trách kế toán, phụ trách quỹ Phiếu điều chuyển tiền mặt nội bộ hoặc Bảng kê các loại tiền giao - nhận nội bộkèm theo sổ giao nhận nội bộ phải ghi rõ số lượng, giá trị từng loại tiền, tổng cộng,bằng chữ, người giao, người nhận, ngày tháng…

Các loại sổ quỹ , nhật ký quỹ … in từ máy vi tính ( sổ tờ rời) phải được in vàđóng theo thứ tự trang các ngày trong tháng Có đầy đủ chữ ký của giám đốc, phụtrách kế toán, phụ trách quỹ Đóng dấu giáp lai từng ngày và lưu trong cặp file Các loại sổ sách tại quỹ phản ánh thu chi và quản lý tiền mặt bao gồm:

+ Sổ quỹ: tiền mặt VNĐ , ngoại tệ, giấy tờ có giá

+ Sổ theo dõi giao nhận tiền trong nội bộ

+ Sổ kiểm kê quỹ tiền mặt hang ngày

+ Sổ theo dõi trả tiền thừa cho khách hàng

+ Sổ theo dõi thửa, thiếu mất tiền

+ Sổ theo dõi các loại tiền giả

+ Sổ thu nhận tiền mặt theo túi niêm phong

+ Sổ bàn giao chìa khoá cửa kho tiền

+ Sổ đăng ký ra vào kho tiền

3.8 Cá loại báo cáo

+ Báo cáo thu chi tiền mặt hàng ngày

+ Báo cáo thu chi tiền mặt hàng tháng

+ Báo cáo tình hình thu giữ tiền giả hàng tháng

+ Báo cáo công tác an toàn kho quỹ hàng năm