luận văn quản trị doanh nghiệp Tìm hiểu phân hệ Quản lý kho của hệ thống ERP ORACLE E-Bussiness Suite (EBS R12). Ứng dụng triển khai tại tập đoàn Tân Á –Đại Thành

viết tắt Diễn giảiphẩm, bán thành phẩm 2 FES Công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ ERP FPT 3 GL General Ledger: Sổ cái tổng hợp 4 EBS Oracle E Bussiness Suite, Phần mềm ERP của Oracle 5 Or

DANH MỤC BẢNG BIỂU

CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT TRONG TÀI LIỆU

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CƠ SƠ THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 3

1.1 TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 3

1.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH dịch vụ ERP FPT (FES) 3

1.1.2 Giới thiệu về Tập đoàn Tân Á Đại Thành 4

1.1.2.1 Giới thiệu chung 4

1.1.2.2 Quá trình thành lập và phát triển của tập đoàn Tân Á Đại Thành 4

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 6

1.1.2.4 Thực trạng tình hình tin học hóa công tác quản lý tại tập đoàn Tân Á 8

1.2.TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 9

1.2.1 Tính cấp thiết của đề tài 9

1.2.2 Mục đích, phạm vi, đối tương và phương pháp nghiên cứu 9

1.2.3 Những người được hưởng lợi từ đề tài 10

1.2.3.1 Đối với Tập đoàn Tân Á Đại Thành 10

1.2.3.2 Đối với Nhà quản lý 10

1.2.3.3 Đối với người sử dụng cuối cùng 10

CHƯƠNG II: CƠ SỞ VÀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 11

2.1 GIỚI THIỆU VỀ ORACLE E-BUSSINESS SUITE VÀ PHÂN HỆ KHO 11

2.1.1 Giới thiệu về Oracle E-Bussiness Suite phiên bản R12 11

2.1.2 Phân hệ kho trên ứng dụng Oracle E-Bussiness Suite 17

2.1.2.1 Tổng quan về phân hệ kho trên Oracle E-Bussiness Suite 17

2.1.2.2 Cấu trúc kho 20

2.1.2.3 Cơ chế quản lý thông tin trên kho 21

2.1.2.4 Các giao dịch thực hiện trên kho 25

2.1.2.5 Quản lý tồn kho và kiểm soát giao dịch 30

2.2.2 Giai đoạn phân tích thiết kế 36

2.2.3 Xây dựng hệ thống 37

2.2.4 Chuẩn bị triển khai 38

2.2.5 Triển khai và hỗ trợ 39

CHƯƠNG III: TRIỂN KHAI PHÂN HỆ KHO CỦA ỨNG DỤNG ERP ORACLE E-BUSSINESS SUITE (R12) TẠI TẬP ĐOÀN TÂN Á ĐẠI THÀNH 40

3.1 CHUẨN BỊ DỰ ÁN 41

3.2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ 43

3.2.1 Khảo sát, phân tích, thiết kế, cấu trúc kho của Tân Á 43

3.2.2 Các quy trình nghiệp vụ quản lý kho tại Tân Á 47

3.3 XÂY DỰNG HỆ THỐNG 57

3.3.1 Thiết lập cấu trúc kho 57

3.3.1.1 Định nghĩa kho cấp 1 57

3.3.1.2 Định nghĩa các tham số của kho 59

3.3.2 Xây dựng các báo cáo 64

3.3.2.1 Danh mục báo cáo phân hệ kho đã thống nhất xây dựng trên ERP 64 3.3.2.2 Tiến trình xây dựng báo cáo trên ERP 65

3.4 CHUẨN BỊ TRIỂN KHAI 71

3.4.1 Chuyển đổi dữ liệu 71

3.4.1.1 Kế hoạch chuyển đổi 71

3.4.1.2 Chuẩn bị dữ liệu chuyển đổi 72

3.4.2 Kiểm thử hệ thống 73

3.4.2.1 Kế hoạch và phân công thực hiện 73

3.4.2.2 Kết quả kiểm thử hệ thống 74

3.4.3 Quản lý chuyển đổi 75

3.4.4 Tư vấn công nghệ 76

3.5.TRIỂN KHAI VÀ HỖ TRỢ 76

KẾT LUẬN 77

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

Hình 1.2 Các nhãn hiện sản phẩm của tập đoàn Tân Á Đại Thành 11

Hình 1.3 Các đơn vị thành viên của tập đoàn Tân Á Đại Thành 12

Hình 1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức tập đoàn Tân Á Đại Thành 13

Hình 1.5 Các khối hoạt động của tập đoàn Tân Á Đại Thành 8

Hình 2.1 Mĩ hình ứng dụng ERP của Oracle 11

Hình 2.2 Màn hình đăng nhập hệ thống E-Business Suite 12

Hình 2.3 Giao diện của Oracle E-Bussiness Suite trên nền web 13

Hinh 2.4 Giao diện hệ thống Oracle E-Bussiness Suite dạng form 14

Hình 2.5 Mối quan hệ giữa các phân hệ trong ứng dụng ERP 16

Hình 2.6 Các nghiệp vụ chính và mối liên hệ của phân hệ kho với các phân hệ khác 18

Hình 2.7 Các đối tượng quản lý của kho 19

Hình 2.8 Mối quan hệ phân hệ kho với các phân hệ khác 19

Hình 2.9 Giao diện các chức năng phân hệ kho 20

Hình 2.10 Cấu trúc tổ chức kho trong EBS 21

Hình 2.11 Màn hình truy vấn thông tin vắn tắt mã Item 23

Hình 2.12 Màn hình truy vấn chi tiết mã Item 23

Hình 2.13 Màn hình thiết lập các lớp đơn vị tính 24

Hình 2.14 Màn hình thiết lập các đơn vị tính 25

Hình 2.15 Màn hình nhập kho mua hàng từ nhà cung cấp 26

Hình 2.16 Màn hình chuyển kho không có phê duyệt 27

Hình 2.17 Màn hình chuyển kho có phê duyệt 28

Hình 2.18 Màn hình trả lại hàng nhà cung cấp 29

Hình 2.19 Màn hình giao dịch xuất Miscellaneous 30

Hình 2.20 Màn hình truy vấn thông tin tồn kho 31

Hình 2.21 Màn hình hiển thị thông tin tồn kho 31

Hình 2.22 Màn hình thực hiện đúng tạm kho 32

Hình 2.23 Màn hình truy vấn thông tin giao dịch tổng quát 33

Hình 2.24 Màn hình giao dịch thông tin chi tiết 33

Hình 2.25 Sơ đồ các giai đoạn và quy trình triển khai ERP 35

Hình 3.4 Quy trình nhập kho hàng hóa, vật tư mua từ nhà cung cấp bên ngồi 49

Hình 3.5 Quy trình nhập kho hàng hóa, vật tư mua từ nhà cung cấp nội bộ 50

Hình 3.6 Quy trình nhận – trả hàng sửa chữa bảo hành tại chi nhánh 51

Hình 3.7 Quy trình chuyển vật tư giữa các đơn vị nội bộ 52

Hình 3.8 Quy trình chuyển vật tư, thành phẩm cùng đơn vị 53

Hình 3.9 Quy trình xuất hàng trả cho nhà cung cấp, trả hàng mua nội bộ 54

Hình 3.11 Quy trình nhập xuất vào chi phí 56

Hình 3.12 Màn hình tạo kho mới 58

Hình 3.13 Màn hình các tham số của kho 59

Hình 3.14 Màn hình tham số thông tin tài khoản (Accounting Information) 59

Hỡnh 3.15 Màn hình tham số thông tin trên kho (Inventory Information) 60

Hình 3.16 Màn hình tham số thông tin trên kho (Inventory Information) 61

Hình 3.17 Màn hình tham số thông tin trên kho (Inventory Information) 62

Hình 3.18 Màn hình tham số thông tin nhập kho (Receiving Information) 63

Hình 3.19 Màn hình chạy báo cáo 68

Hình 3.20 Màn hình chạy báo cáo 69

Hình 3.21 Màn hình thiết lập các tham số chạy báo cáo 69

Hình 3.22 Màn hình chạy báo cáo 70

Bảng 3.1 Các thông tin trong quyết định khởi động dự án 40

Bảng 3.2 Một số thông tin trong kế hoạch chi tiết triển khai 41

Bảng 3.3 Cấu hình dự kiến cho máy chủ cơ sở dữ liệu 43

Bảng 3.4 Cấu hình dự kiến cho máy chủ ứng dụng 43

Bảng 3.5 Tổ chức mã kho của Tân Á 45

Bảng 3.6 Danh mục các khối được quy định trong mã Items 45

Bảng 3.7 Ví dụ về Mã Item 46

Bảng 3.8 Danh mục thiêt lập hệ thống 57

Bảng 3.9 Danh mục báo cáo phân hệ kho 65

Bảng 3.10 Biểu mẫu Bảng kê danh mục hàng hóa được yêu cầu 65

Bảng 3.11 Các tham số điều kiện lọc lấy báo cáo 66

Bảng 3.12 Chi tiết các thông tin cần lấy lên báo cáo 67

Bảng 3.13 Kế hoạch chuyển đổi hệ thống 71

Bảng 3.14 Danh mục mẫu dữ liệu (Template) cần lấy 72

Bảng 3.15 Kế hoạch phân công công việc 73

Bảng 3.16 Mẫu Quản lý danh mục và dữ liệu chuyển đổi 74

viết tắt Diễn giải

phẩm, bán thành phẩm

2 FES Công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ ERP FPT

3 GL General Ledger: Sổ cái tổng hợp

4 EBS Oracle E Bussiness Suite, Phần mềm ERP của Oracle

5 Org Org được hiểu là kho cấp 1, khu vực rộng có chứa nhiều kho có tính chất giống nhau (Organization)

6 Sub Sub được hiểu là kho chứa cấp 2 (Subinventory)

7 UOM UOM được hiểu là ký hiệu của đơn vị tính

8 Transaction

type Loại giao dịch

9 Locator Các vị trí địa lý nhỏ trong 1 Subinventory

10 UOM Đơn vị tính giao dịch (Unit Of Material)

11 CNTT Công nghệ thông tin

12 ERP Enterprise Resource Planning

13 SAP Là tên công ty phần mềm lớn nhất châu Âu

14 GIS Geographic information system: Hệ thống thông tinđịa lý

15 AP Accounting Receivables : Kế toán phải thu

16 AR Accounting Payables : Kế toán phải trả

18 INV Inventory (Phân hệ kho)

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đầy, nền kinh tế Việt Nam có những bước phát triểnnhanh chóng, ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, xu thế toàn cầuhóa ngày càng tăng Đứng trước những thời cơ và thách thức đó, các doanh nghiệpViệt Nam cần phải hiện đại hóa các quy trình sản xuất nâng cao chất lượng sảnphẩm, dịch vụ bán hàng, tăng năng suất, giảm giá thành, tăng tính cạnh tranh trênthị trường Đầu tư cho CNTT là một trong những ưu tiền hàng đầu của các doanhnghiệp nhằm tin học hóa các khâu quản lý trong sản xuất, kinh doanh và xây dựngcác hệ thống CSDL tập trung phục vụ nhu cầu phân tích khai thác thông tin đượcnhanh chóng

Thực tế trong nhiều doanh nghiệp, thông tin về sản xuất, kinh doanh ở các chinhánh, công ty con là một hộp đen vì những lý do như khoảng cách về địa lý, quytrình quản lý không đồng nhất, ứng dụng các mô hình phần mềm lỗi thời có nhữngnhược điểm như:

 Chương trình không đồng nhất: Có nhiều ứng dụng phần mềm khác nhaucùng tồn tại như quản lý bán hàng, quản lý nhân sự/tiền lương, quản lý kho tàng/tàisản, phần mền kế toán,…vv

 Giải quyết vấn đề ngắn hạn: Thường xuyên đối phó với các yêu cầu phátsinh cho tương lai như yêu cầu kết nối thông tin giữa các hệ thống, yêu cầu mở rộngchương trình khi phát sinh nghiệp vụ mới

 Hạ tầng thông tin bị nhỏ lẻ: Mỗi một ứng dụng được phát triển, cài đặt trêncác hệ thống công nghệ khác nhau, khó khăn trong quản lý, vận hành, bảo trì.Không có mô hình xử lý tập trung giúp tổng hợp thông tin nhanh chóng cho cácdoanh nghiệp có nhiều chi nhánh

 Quy trình không liên thông: Các phòng ban độc lập, tính chia sẻ, gắn kếtthông tin giữa các bộ phận thấp vì tính độc lập của các ứng dụng dẫn tới mất kiểmsoát, hạn chế tầm nhìn quản trị doanh nghiệp

Để khắc phục những nhược điểm của mô hình ứng dụng truyền thống, ngày nayrất nhiều các ứng dụng mang tính tập trung hóa, tin học hóa toàn diện các quy trìnhquản lý trong doanh nghiệp được đầu tư nghiên cứu, phát triển Một trong những hệthống ứng dụng đáp ứng yêu cầu trên được gọi là hệ thống ERP (Enterprise ResourcePlanning - Hệ thống Quản trị Nguồn lực Doanh nghiệp tổng thể)

Là một sinh viên chuyên ngành hệ thống thông tin quản lý, nắm bắt được tìnhhình và nhu cầu thực tế của các doanh nghiệp nói chung và tập đoàn Tân Á ĐạiThành nói riêng, với những kiến thức được trang bị trong quá trình học tập, cùngvới việc tham gia triển khai thực tế hệ thống ERP cho tập đoàn Tân Á Đại Thành,

em quyết định thực hiện đề tài “Tìm hiểu phân hệ Quản lý kho của hệ thống ERP ORACLE E-Bussiness Suite (EBS R12) Ứng dụng triển khai tại tập đoàn Tân Á –Đại Thành” nhằm mục đích vận dụng những kiến thức đã học vào quá

trình triển khai một hệ thống thông tin cho doanh nghiệp và rút ra những kinhnghiêm quý giá cho bản thân Nội dung báo cáo gồm 3 chương:

Chương I Tổng quan về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu

Chương II Cơ sở, phương pháp luận để thực hiện đề tài

Chương III Phân tích thiết kế triển khai phân hệ kho của Ứng dụng Oracle Bussiness Suite tại Tập đoàn Tân Á Đại Thành

E-Em xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo ThS Trần Công Uẩn – người trực tiếphướng dẫn tận tình, giúp em có thể hoàn thành đề tài một cách tốt nhất, xin cảm ơnanh Vương Văn Dũng – phó quản trị dự án triển khai ERP cho tập đoàn Tân Á ĐạiThành đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực hiện đề tài

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 5 năm 2013

Sinh viên

Hồng Thị Huệ

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CƠ SƠ THỰC TẬP

VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP

1.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH dịch vụ ERP FPT (FES)

Công ty TNHH dịch vụ ERP FPT (FES) là 1 trong 9 công ty thành viên củacông ty Hệ thống thông tin FPT có trụ sở chính tại tầng 22 tòa nhà KeangnamLandmark Tower, Hà Nội

FES là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn, thiết kế, xây dựng và triểnkhai các dự án ERP (Enterprise Resource Planning - Hệ thống Quản trị Nguồn lựcDoanh nghiệp tổng thể) trên những nền công nghệ chuẩn như SAP, Oracle và cácgiải pháp do FES tự phát triển FES hiện là công ty số một Việt Nam trong lĩnh vựctính cả về quy mô doanh số, nguồn lực và số lượng các dự án đã nghiệm thu

Năm 2010, FES nghiệm thu hàng loạt dự án ERP triển khai cho Thép Việt,GTEL, Thủ Đức House, Vietsovpetro, Ngân hàng Quân đội Đặc biệt, FPT IS đã

ký kết dự án ERP lớn nhất trong ngành ngân hàng với trị giá 4.3 triệu USD vớiVietinbank, đồng thời là dự án ERP lớn thứ hai tại Việt Nam, sau dự án ERP màFES đã hoàn thiện triển khai cho Petrolime

Năm 2011, FES đã khởi động nhiều dự án ERP cho các ngành: bán lẻ (Big CViệt Nam, Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh, Tập đoàn Tân Á Đại Thành),sản xuất, chế biến và phân phối đồ uống (Tập đoàn Trung Nguyên); ngành Thép(Công ty An Hưng Tường), và mở rộng khách hàng trong lĩnh vực xây dựng và bấtđộng sản như dự án ERP với Công ty Cổ phần Licogi 16 FPT IS cũng đã nghiệmthu thành công các dự án ERP cho Công ty Bánh kẹo Phạm Nguyên, Liên doanhdầu khí Vietsovpetro và triển khai thành công hệ thống TABMIS cho địa bàn HàNội sau khi đã đưa vào vận hành thành công tại 27 tỉnh Những thành công ở thịtrường của FES một lần nữa khẳng định việc đi sâu vào ứng dụng ERP cho cácngành nghề công nghiệp là hướng đi đúng đắn và sẽ tiếp tục mang lại thế và lựcmạnh cho FPT

Công ty TNHH dịch vụ ERP

FPT

Trung tâm hỗ trợ hệ thống

Trung tâm dịch

vụ công nghệ ERP

Trung tâm ERP G

Trung tâm SAP

Trung tâm thông tin địa

lý GIS

Trung tâm ERP cho khối công lập

Trung tâm dịch

vụ ORACL E

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu các trung tâm của công ty TNHH dịch vụ ERP

1.1.2 Giới thiệu về Tập đoàn Tân Á Đại Thành

1.1.2.1 Giới thiệu chung

Tập đoàn Tân Á Đại Thành được chính thức thành lập ngày 30/04/2007, Tổng

số vốn điều lệ là 760 tỷ đồng với tiền thân gồm Công ty TNHH Sản Xuất vàThương Mại Tân Á, Công ty Tân Á Đông, và Công ty Nam Đại Thành TPHCM.Hiện nay Tập đoàn có 8 Công ty trực thuộc, 7 nhà máy sản xuất Các lĩnh vực hoạtđộng chính của tập đoàn: - Chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng cơ khí tiêudùng và công nghiệp như: Bồn chứa nước bằng Inox, ống thép các loại, chậu rửabằng Inox - Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng nhựa dân dụng và công nghiệpnhư: Bồn chứa nước bằng nhựa, đồ gia dụng bằng nhựa - Sản xuất và kinh doanhcác sản phẩm: Bồn tắm, bình nước nóng, sen vòi và thiết bị phòng tắm - Sản xuất

và kinh doanh vật liệu sơn trang trí nội thất, ngoại thất - Đầu tư kinh doanh cơ sở hạtầng và bất động sản Đến nay Tập đoàn Tân Á- Đại Thành với các nhãn hiệu như:Tân Á, Rossi, Hướng dương… đã và đang trở thành nhà sản xuất, cung cấp các loạibồn nước, sản phẩm cơ khí tiêu dùng hàng đầu Việt Nam

1.1.2.2 Quá trình thành lập và phát triển của tập đoàn Tân Á Đại Thành

Năm 1992-1994: Thành lập cơ sở sản xuất Bồn Nhựa Đại Thành tại Thànhphố Hồ Chí Minh và Nhà máy sản xuất bồn nhựa 87 Lĩnh Nam, Hà Nội

Năm 1995: Thành lập Công ty Nam Đại Thành tại Tp.Hồ Chí Minh, Công

ty Tân Á tại Thành phố Hà Nội và Đầu tư sản xuất bồn chứa nước bằng Inox tại

2 nhà máy

Năm 2000-2002 Xây dựng nhà máy sản xuất Bồn nước Inox, chậu rửa, ốngInox tại Khu Công nghiệp Vĩnh Tuy, Hoàng Mai, Hà Nội

Năm 2003-2004: Đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất Chậu rửa, Bình nướcnóng, ống Inox, cán thép tại Hưng Yên và Nhà máy Tại KCN Hóc môn Tp.HồChí Minh.

Năm 2004-2005: Đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất bồn nước Inox và bồnnhựa tại Khu CN Liên Chiểu, Thành phố Đà Nẵng

Ngày 30 tháng 4 năm 2007 sáp nhập giữa Tập Đoàn Tân Á phía Bắc với Công

ty Nam Đại Thành và Công ty Tân Á Đông tại phía nam thành Tập Đoàn Tân Á ĐạiThành

Năm 2007: Đầu tư xây dựng Nhà máy sản xuất Bồn Inox, bồn nhựa tại KCNTâm Thắng Tỉnh Đắk Nông

Năm 2007-2008: Đầu tư xây dựng mở rộng và đầu tư mới nhà máy sản xuấtsản phẩm: Thiết bị phòng tắm, sen vòi và sơn nội, ngoại thất cao cấp tại Nhà máyTân Á Đại Thành Hưng Yên

Năm 2009 triển khai các dự án đầu tư khu đô thị tại Quận Hoàng Mai, HàNội, Triển khai xây dựng nhà máy Tại Thủ Đô Viên Chăn, Cộng Hòa Dân Chủnhân dân Lào

`Hình 1.2 Các nhãn hiện sản phẩm của tập đoàn Tân Á Đại Thành

Hiện tại Tập đoàn Tân Á Đại Thành có các đơn vị thành viên:

Hình 1.3 Các đơn vị thành viên của tập đoàn Tân Á Đại Thành

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Tập đoàn Tân Á- Đại Thành có trụ sở chính tại số 124 Tôn Đức Thắng, Đống

Đa, Hà Nội Nhà máy sản xuất tại Khu công nghiệp Yên Mỹ, Hưng yên Nhà máysản xuất tại TP Đà Nẵng Nhà máy sản xuất Nam Đại Thành – TP Hồ Chí Minh.Các công ty thành viên và 92 chi nhánh trên toàn quốc

Sơ đồ tổ chức của Tân Á như sau

Hình 1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức tập đoàn Tân Á Đại Thành

Giám đốc

Kinh doanh

Giám đốc Maketing

Giám đốc Tài chính-Kế toán

Giám đốc Vật tư kế hoạch

Giám đốc

Dự án

Giám đốc, Hành chính, Nhân sự

Giám đốc

SX và HH

Trưởng Ban kiểm soát

Phòng kế toán hạch toán

- Phòng kế toán phải thu Phòng kế toán phải trả Phòng ngân quĩ

Phòng kế hoạch vật tư, tài chính, hàng hoá

Phòng vật tư trong nước Phòng xuất nhập khẩu

Dự án đầu tư tại Lào

Dự án đầu tư Đầm Liễng

Dự án đầu tư Hồ Thanh trì

Dự án xây dựng

cơ bản

Phòng hành tổng hợp Phòng quản lý nhân sự Phòng bảo vệ Phòng đào tạo, pháp chế

Giám đốc Nhà máy Hưng Yên, Đà Nẵng, Lào Phòng điều hành hàng hoá Đội giao nhận, vận chuyển

Ban kiểm soát khối Nhà máy; Ban kiểm soát xuất, nhập hàng hoá, vật tư Ban kiểm soát khối TC kế toán

Trên phương diện toàn tập đoàn, có thể phân chia tổ chức của Tân Á thành cáckhối như sau:

TẬP ĐOÀN Hội đồng Quản trị Ban Tổng Giám đốc

NHÓM CÔNG TY SẢN XUẤT BỐN NƯỚC, BÌNH NƯỚC & SẢN PHẨM

CƠ KHÍ NHÓM CÔNG TY SẢN XUẤT SƠN

NHÓM CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN NHÓM CHI NHÁNH BÁN HÀNG

NGHIỆP VỤ ĐẶC THÙ

NGHIỆP VỤ CHUNG

Hợp nhất BCTC Báo cáo Quản trị Quản lý dự án đầu tư

Giá thành Quản lý sản xuất

Quản lý Dự án Quản lý Bất động sản

Quản lý Quan hệ KH Quản lý Kênh phân phối, Marketing

Hình 1.5 Các khối hoạt động của tập đoàn Tân Á Đại Thành

1.1.2.4 Thực trạng tình hình tin học hóa công tỏc quản lý tại tập đoàn Tân Á

 Phần cứng và hạ tầng truyền thông

Hạ tầng phần cứng CNTT của Tân Á hiện đã đầu tư và sử dụng đáp ứng cácyêu cầu quản lý hiện tại nhưng ở mức đơn giản

 Đã xây dựng hệ thống mạng LAN cho từng phòng

 Các nhà máy chưa được kết nối với trụ sở chính

 Các chi nhánh đã được trang bị máy tính để tác nghiệp tuy nhiên việckết nối, trao đổi với văn phòng vẫn qua email và điện thoại

 Các phần mềm đang được sử dụng

Ứng dụng phần mềm ở Tân Á mới chỉ giới hạn ở:

 Phần mềm kế toán FAST thông thường

 Các phần mềm văn phòng Excel, Word

Hiện việc chia sẻ dữ liệu giữa các chi nhánh và công ty được thực hiện bởi tớnhnăng truyền nhận dữ liệu của phần mềm FAST việc này mất nhiều thời gian và tínhbảo mật rất thấp, phần mềm còn nhiều hạn chế trong tác nghiệp cũng như quản lý

 Nhân lực về CNTT

Trình độ CNTT của cán bộ, nhân viên nói chung và khả năng ứng dụng CNTTcủa Tân Á về cơ bản là tốt, có thể đáp ứng được yêu cầu triển khai Hệ thống tin họcquản lý toàn diện doanh nghiệp

1.2 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.2.1 Tính cấp thiết của đề tài

Việc triển khai ERP cho Tập đoàn Tân Á Đại Thành là một hệ quả tất yếucủa quá trình phát triển không ngừng trong suốt những năm qua của Tân Á Đềtài được thực hiện trong khuôn khổ của dự án Có thể nói, đề tài này góp phầntriển khai thành công ERP và hoàn thiện bộ máy quản lý, nâng cao hiệu quả bởinhững lý do sau:

 Tập đoàn Tân Á là đơn vị sản xuất, có nhà máy và nhiều chi nhánh với sốlượng kho lớn, cấu trúc kho phức tạp, và các giao dịch kho nhiều nên việc quản lýcác đối tượng kho và các giao dịch kho rất phức tạp

 Bộ phận kho chưa có công cụ để hỗ trợ, các thông tin chủ yếu dựa trênphần mềm của phòng kế toán, kết hợp với các thông tin lưu thủ công và liên lạc trựctiếp cho các bộ phận liên quan, làm cho quá trình luân chuyển thông tin bị hạn chế,giảm tính chuyên nghiệp và các cơ hội kinh doanh

 Hiện tại, phòng kế toán Tân Á đang sử dụng phần mềm kế toán FAST trong

đó có phân hệ kho nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu Các dữ liệu kho của chinhánh được quản lý riêng trên máy client gây bất cập, không đảm bảo dữ liệu đúng,mất thời gian, kém hiệu quả

 Các báo cáo kho chủ yếu được làm thủ công, chưa có báo cáo theo nhiềuchiều gây mất thời gian và khó khăn trong công tác quản lý

1.2.2 Mục đích, phạm vi, đối tương và phương pháp nghiên cứu

Phạm vi

 Tìm hiểu các tài liệu hệ thống thông tin của Tập đoàn Tân Á

 Thực hiện triển khai phân hệ kho của EBS cho Tân Á

Phương pháp nghiên cứu

 Thu thập, phân tích, thống kê, tổng hợp từ tài liệu thu thập được

 Tham gia thực vào quá trình triển khai ERP nói chung, bộ phận khonói riêng cho tập đoàn Tân Á Đại Thành

1.2.3 Những người được hưởng lợi từ đề tài

1.2.3.1 Đối với Tập đoàn Tân Á Đại Thành

Khi phân hệ kho được xây dựng và đi vào hoạt đông góp phần triển khai thànhcông ERP cho toàn tập đoàn, giúp tập đoàn Tân Á Đại Thành nâng cao hiệu quảlàm việc và quản lý cùng với vị thế của mình Việc thu thập, xử lý, lưu trữ, và phânphát thông tin về các đối tượng trong kho và các giao dịch ra một cách chuyênnghiệp, chính xác, giảm chi phí, nâng cao lợi nhuận

1.2.3.2 Đối với Nhà quản lý

Khi phân hệ kho hoat động cùng với việc triển khai ERP thành công, việc tracứu thông tin về kho trở lên dễ dàng và nhanh chóng, giúp các nhà quản lý đưa ranhững chính sách kịp thời để giải quyết các vấn đề liên quan đến kho

1.2.3.3 Đối với người sử dụng cuối cùng

Khi phân hệ kho đi vào hoạt động cùng với việc triển khai ERP thành công, sẽlàm giảm công việc nặng nhọc, thủ công cho cán bộ kế toán kho, giảm sai sót, dữliệu chính xác, giúp công việc của kế toán kho diễn ra thuận lợi và hiệu quả

CHƯƠNG II

CƠ SỞ VÀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

2.1 GIỚI THIỆU VỀ ORACLE E-BUSSINESS SUITE VÀ PHÂN

HỆ KHO

2.1.1 Giới thiệu về Oracle E-Bussiness Suite phiên bản R12

ERP là cụm từ viết tắt từ tiếng Anh: Enterprise Resource Planning – “Quản lýnguồn lực doanh nghiệp tổng thể” hay “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” hay

“Kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp” Là bộ giải pháp công nghệ thông tin cókhả năng tích hợp toàn bộ chức năng quản lý sản xuất, kinh doanh vào một hệ thốngduy nhất giúp tự động hoá các quy trình quản lý trong doanh nghiệp Mọi hoạt độngcủa doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất, cungứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ đến việc bán hàng, tiếp thị, trao đổi với các đốitác, với khách hàng đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất

Oracle là công ty phần mềm ERP lớn thứ 2 trên thế giới với doanh số hàngnăm trên 10 tỉ USD Với hệ thống hỗ trợ toàn cầu và đã có đơn vị thành viên vàhoạt động ở Việt Nam hơn 10 năm, cơ sở dữ liệu và công cụ phát triển của Oracle

đã trở nên khá quen thuộc với người Việt Nam, do vậy mà việc chỉnh sửa sản phẩmcho phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp Việt Nam được thuận lợi hơn cũng như

sự hỗ trợ của chính hãng tốt hơn

Hình 2.1 Mĩ hình ứng dụng ERP của Oracle

Trong mô hình của Oracle thể hiện hai khía cạnh đó là tính tích hợp đa phân hệ vàtính liên thông về quy trình Nhiều phân hệ quản lý được tích hợp trên cùng một nền tảng

mô hình cơ sở dữ liệu thống nhất Tất cả các phân hệ cùng chia sẻ, khai thác kho thôngtin lõi về sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp Các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ vớinhau, dữ liệu đầu ra phân hệ này cung cấp dữ liệu đầu vào cho phân hệ khác tạo thànhmột quy trình tổng thể, khép kín trong quản lý Bao gồm các phân hệ như: Thiết kế, pháttriển sản phẩm (Product Development); Lập kế hoạch (Planning); Quản lý yêu cầu muahàng (Purchasing), Sản xuất (Manufacturing); Quản lý yêu cầu bán hàng và kho hàng(Order Management & Warehousing); Quản lý dịch vụ (Service); Bán hàng và tiếp thị(Sales & Marketing); Quản lý tài sản (Asset Mainternance); Quản lý hợp đồng theo dự

án (Project Contract Management); Quản lý nhân sự, tiền lương (Human Resource &Finance)

Oracle E-Business Suite (Oracle EBS) là phần mềm chạy trên nền tảng web.Oracle EBS phiên bản 12 là bộ giải pháp ERP hàng đầu thế giới với nhiều chứcnăng đáp ứng được nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp thuộc nhiều loại hình vàngành nghề khác nhau, đặc biệt là ngành dịch vụ tài chính Có thể tóm tắt các lợi thếcủa Oracle EBS như sau:

 Là hệ thống thông tin hoàn toàn tích hợp

 Có đầy đủ các phân hệ quản lý với tính năng phong phú, đáp ứng nhiềuhình thức sản xuất, kinh doanh và ngành nghề cũng như quy mô khác nhau

 Làm việc theo quy trình quản lý chuẩn và hiện đại của các doanh nghiệphàng đầu thế giới

Hình 2.2 Màn hình đăng nhập hệ thống E-Business Suite

Hình 2.3 Giao diện của Oracle E-Bussiness Suite trên nền web

Hinh 2.4 Giao diện hệ thống Oracle E-Bussiness Suite dạng form

Các phân hệ chính của Oracle EBS

 Quản lý tài chính kế toán: bao gồm các module quản lý Sổ cái tổng hợp(GL – General ledger); Kế toán phải thu (AR – Accounts Receivable); Kế toán phảitrả (Accounts Payable), Quản lý dòng tiền (CM – Cash management) và các báo cáo

kế toán, báo cáo quản trị tài chính, các báo cáo theo quy định của Bộ tài chính nhưBảng cân đối kế toán, Kết quả hoạt động kinh doanh, thuế VAT và báo cáo dòngtiền Quản lý tài sản cố định (FA – Fixed Assets): quản lý các thông tin tài sản cốđịnh, các giao dịch về tài sản cố định như mua mới, điều chuyển, điều chỉnh nguyêngiá, thanh lí và tính khấu hao…

 Quản lý bán hàng (OM – Order Management): Quản lý các thông tin liênquan đến các hợp đồng bán hàng hay đơn bán hàng, thông tin khách hàng, giaohàng cho khách hàng, đối chiếu với hoá đơn bán hàng và công nợ phải thu Phân hệbán hàng cho phép nhập, xử lí đơn đặt hàng, thuế doanh thu, thuế GTGT, kế hoạchgiao hàng, vận chuyển, mua giao thẳng (không qua kho), treo đơn đặt hàng, kiểmtra tín dụng, chính sách giá và chiết khấu, hàng trả lại

 Quản lý mua sắm (PO – Purchasing Order): Quản lý các đối tượng như yêucầu mua hàng (PR), các báo giá của nhà cung cấp (Quotation), thông tin nhà cungcấp, các hợp đồng mua hàng hay đơn mua hàng và đối chiếu với hoá đơn mua hàng,nhận hàng, trả lại hàng, kế toán công nợ phải trả và hệ thống báo tra cứu thông tin

và báo cáo quản trị phong phú

 Quản lý kho, vật tư và hàng tồn kho (INV - Inventory): quản lý cấu trúckho đa dạng, phù hợp với yêu cầu quản lý kho phức tạp một cách có hiệu quả Phân

hệ này quản lý các các thông tin về nguyên vật liệu, hàng hoá và kho tương ứng, cácgiao dịch kho như nhập kho, xuất kho, chuyển kho, hàng trả lại…

 Quản lý sản xuất và tính giá thành sản phẩm (MFG - Manufacturing): tậphơp nhu cầu sản xuất (MDS: Master Damand Schedule), lập kế hoạch sản xuất(MPS – Master Production Schedule), tập hợp nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất(MRP – Material Resource Planning), lập định mức nguyên vật liệu (Bills ofmaterial), tính giá thành sản phẩm (Costing), quản lý các công đoạn sản xuất và giátrị, số lượng sản phẩm dở dang (WIP – Work in Process), phân tích năng lực sảnxuất và quản lý nguồn lực sản xuất (Capacity and Resources)…

 Hệ thống Báo cáo quản trị (MIS): Hệ thống cung cấp các nhóm báo cáo chitiết với chỉ tiêu phân tích nhiều chiều:

 Báo cáo về doanh thu

 Báo cáo về chi phí

 Báo cáo về tồn kho

 Báo cáo về lợi nhuận

 Báo cáo về phải thu

 Báo cáo tài chính định kỳ

Các phân hệ này được tích hợp với nhau theo sơ đồ sau:

Hình 2.5 Mối quan hệ giữa các phân hệ trong ứng dụng ERP

Tính tích hợp của hệ thống cho phép người sử dụng:

 Nhập dữ liệu một lần đối với các giao dịch tránh thiếu sót hay sai lệch dữliệu giữa các phòng ban như dữ liệu giữa phần mua hàng và kế toán công nợ phảitrả, giữa bán hàng và doanh thu…

 Cho phép truy vấn sâu các giao dịch: Hệ thống cho phép hiển thị các giaodịch tổng hợp trên phân hệ Sổ cái nhưng có thể truy vấn sâu thông tin chi tiết đếntừng nghiệp vụ phát sinh như hóa đơn mua hàng, đơn mua hàng, phiếu nhập kho vàyêu cầu mua hàng Khả năng truy vấn sâu cho phép người sử dụng kiểm soát đượcnguồn gốc của các giao dịch và hỗ trợ tốt cho công tác kiểm toán nội bộ và kiểmtoán tài chính

 Thực hiện được các tính toán phức tạp liên quan đến dữ liệu do nhiềuphòng ban chức năng quản lý Ví dụ việc tập hợp tính toán nguyên vật liệu cần chosản xuất, hệ thống sẽ căn cứ dữ liệu tích hợp từ nhiều phân hệ khác nhau như: hàngcòn trong kho bao gồm nguyên vật liệu và thành phẩm (trong phân hệ kho), các đơnđặt hàng đã được duyệt (phân hệ Mua hàng), các lệnh sản xuất dở dang (WIP trongphân hệ sản xuất), các lệnh sản xuất đã lên kế hoạch…

 Khả năng tự động hóa nhiều tác vụ: Cho phép các tính năng tạo tự độngnhư từ Mua hàng (Purchase Order) có thể tạo tự động tạo hóa đơn (Invoice) cho kếtoán, cập nhật số liệu từ các sổ phụ kế toán lên sổ cái.

 Chia sẻ nhiều thông tin chung tránh sự chồng chéo và lặp lại các thông tinliên quan đến nhiều phòng ban như thông tin khách hàng được chia sẻ cho phân hệBán hàng và kế toán Công nợ phải trả (AP), thông tin nhà cung cấp chia sẻ cho cácphân hệ Mua hàng và kế toán công nợ phải thu (AR), Mã vật tư hàng hóa chia sẻtrong toàn bộ hệ thống…

Với nhiều năm kinh nghiệm và luôn đi đầu về giải pháp đóng gói cho ngành,cùng các đối tác hàng đầu tại Việt Nam như FPT ORACLE đã tiến hành bản địahóa các sản phẩm để đưa thêm các đặc thù của mỗi quốc gia đều được đáp ứng trênsản phẩm của mình, ORACLE đảm bảo sẽ cung cấp được sản phẩm tốt nhất cho cácdoanh nghiệp của Việt Nam

2.1.2 Phân hệ kho trên ứng dụng Oracle E-Bussiness Suite

2.1.2.1 Tổng quan về phân hệ kho trên Oracle E-Bussiness Suite

Phân hệ quản lý kho cung cấp các chức năng về quản lý cấu trúc tổ chức khonhư tổng kho, các kho phụ tại các đại lý, quản lý kho theo vị trí, quản lý danh mụchàng hóa như thông tin về chủng loại, danh mục hàng hóa, các nghiêp vụ kế toánkho như nhập hàng, xuất hàng, điều chuyển hàng nội bộ, phương pháp tính giá/cậpnhật giá (tính giá theo phương pháp First In First Out, Last In First Out, giá trungbình cuối kỳ)

Hình 2.6 Các nghiệp vụ chính và mối liên hệ của phân hệ kho với các phân hệ khác

Các đối tượng chính và thông tin được quản lý bao gồm:

 Đối tượng kho hàng: Gồm các thông tin như mã kho, tên kho, địa chỉ, trạngthái, phân cấp kho

 Đối tượng hàng hóa: Gồm các thông tin về mã hàng, tên hàng, chủng loại,trạng thái, đơn vị tính, nguyên giá, số Serial Đối tượng hàng hóa (gọi chung làItems) bao gồm:

o Sản phẩm cuối cùng (thành phẩm) bán cho khách hàng

o Dịch vụ cung cấp cho khách hàng

o Công cụ, dụng cụ (phụ tùng thay thế bảo trì)

o Nguyên vật liệu thụ cho quá trình sản xuất

o Các bán thành phẩm từ quá trình sản xuất

o Hàng ký gửi từ nhà cung cấp

Hình 2.7 Các đối tượng quản lý của kho

 Thông tin giao dịch kho: Gồm các thông tin như mã phiếu giao dịch, ngàygiao dịch, loại giao dịch (nhập/xuất/điều chuyển/cập nhật giá/kiểm kê), thông tinhàng hóa, số lượng, tổng tiền hàng giao dịch, nguồn (mua hàng/bán hàng/sản xuất),

mã kho, tài khoản đinh khoản kế toán

Phân hệ quản lý kho tích hợp với các phân hệ liên quan như phân hệ muahàng, bán hàng, sản xuất và dịch vụ cho thuê/bảo hành hàng hóa… như sơ đồ sau:

Hình 2.8 Mối quan hệ phân hệ kho với các phân hệ khác

Hỡnh 2.9 Giao diện các chức năng phân hệ kho

Các nghiệp vụ cơ bản trong quản lý kho hàng bao gồm:

 Tổ chức kho hàng, tạo mã hàng hóa

 Nhập hàng, xuất hàng, điều chuyển hàng hóa giữa các kho

 Phương pháp tính giá, điều chỉnh giá vốn, kiểm kê hàng tồn kho

 Hạch toán số liệu vào sổ cái

2.1.2.2 Cấu trúc kho

Hệ thống kho của EBS có thể áp dụng cho nhiều loại hình kho khác nhau: cáckho sản xuất, các trung tâm phân phối hoặc cho các kho lưu trữ hàng hóa

Hệ thống kho của oracle được tổ chức theo các cấp:

Kho cấp 1: Tổng kho (Organization – sẽ gọi tắt là Org)

- Là mức tổ chức mà hệ thống quản lý độc lập Mỗi 1 Org sẽ được cấpmột nhóm giá và thiết lập chức năng quản lý độc lập Một Org có thể chứanhiều kho câp 2

Kho cấp 2: Kho (Subinventory – sẽ gọi tắt là Sub)

- Là tổ chức nhỏ hơn trong mỗi kho cấp 1, kho cấp 2 là mức sẽ quản lý chitiết đối tượng của kho Vớ dụ: Kho nguyên vật liệu, Kho công cụ, Kho sản xuất….Kho cấp 2 là nơi trực tiếp lưu trữ Items và các thông tin giao dịch Item

Trong các Subinventory, ta có thể quản lý các mức nhỏ hơn như locator,lot, serial

Hình 2.10 Cấu trúc tổ chức kho trong EBS

2.1.2.3 Cơ chế quản lý thông tin trên kho

Thông tin về Items

Item được hiểu là đối tượng cụ thể mà kho sẽ quản lý bao gồm NVL, công cụdụng cụ, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ Mỗi Item là một mã đạidiện cho một đối tượng kho cụ thể, mang đầy đủ thuộc tính để quản lý về đối tượng

đó như mô tả đối tượng, đơn vị tính, được phép sử dụng ở những đâu…

Ví dụ: Mã Items được quản lý trên kho Tân Á

1.101.01.00010.170.308.1.001 Bồn inox Tana đặt 10.000 D CAI1.101.01.00010.220.310.2.001 Bồn inox Dai Thanh đặt 10.000 D CAI

Mỗi có thể được thiết lập quản lý theo 2 cấp: Cấp tổng kho (Master) và cấpkho (Org)

- Cấp Master: Nếu Item được quản lý ở cấp Master, một Item được gán ở cácOrg khác nhau vẫn có đặc tính giống nhau Ta chỉ thay đổi được thông tin của Itemtrên Master Org Khi thông tin của Item bị thay đổi trên Master Org, thì Item đóđược ở các Org được gán cũng thay đổi.

- Cấp Org: Một Item ở các Org khác nhau ngoài các đặc tính chung có thể cócác đặc tính khác nhau

Item được tạo ra ở tổng kho vì thế để sử dụng được ở mỗi Org tại mỗi công tyItem đó phải được gán cho từng Org được sử dụng nó Khi được gán vào một Orgthuộc tính của Item được quản lý độc lập và có thể thiết lập độc lập với nhau một sốthuộc tính như: Category, tài khoản, giá vốn Một số thuộc tính của kho:

- Inventory Items: Items của kho

- Stockable: Cho tồn kho

- Transactable: Có cho giao dịch không

- Reservable: Cho phép dư hàng

- Purchasable: Cho phép mua hàng

 Truy vấn thông tin vắn tắt mã Item

Đường dẫn: Inventory > Item > Item Search

Các thông tin tìm kiếm theo: Item Mark (), Description ()…

Hình 2.11 Màn hình truy vấn thông tin vắn tắt mã Item

 Truy vấn thông tin chi tiết 1 mã Item

Đường dẫn: Inventory>Item> Master Item> Ctrl+F11

Hình 2.12 Màn hình truy vấn chi tiết mã Item

Đơn vị tính

Trên Oracle, đơn vị tính được quản lý theo từng lớp (class)

Vớ dụ: Lớp (class) đơn vị tính về diện tích, thể tích, chiều dài…

Hình 2.13 Màn hình thiết lập các lớp đơn vị tínhTrước khi định nghĩa đơn vị tính, phải định nghĩa các lớp (class) đơn vịtính Khi tạo mới 1 đơn vị tính, cần phải được định nghĩa đơn vị tính đó thuộclớp (class) nào

Ví dụ:

- Đơn vị tính m2 thuộc lớp (class) Diện tích

- Đơn vị tính lít thuộc lớp (class) Thể tích

Hình 2.14 Màn hình thiết lập các đơn vị tính

1 Name: Tên của đơn vị tính

2 UOM: Đơn vị tính trên hệ thống

3 Description: Mô tả đơn vị tính

4 Base Unit: Chọn nếu là đơn vị tính cơ bản

5 Class: Lớp chứa đơn vị tính này

Mỗi Item khi thiết lập trên EBS cho phép quản lý tối đã theo 2 đơn vị tính vàcho phép tự động quy đổi hai đơn vị tính này trên giao dịch

Ví dụ: Quản lý sản phẩm sữa A được gán đơn vị tính thứ nhất là hộp và đơn vịtính thứ 2 là thăng Với tỷ lệ quy đổi thiết lập là 1 thăng = 24 hộp thì khi nhập kho

là 1 thùng sữa vào kho hệ thống tự hiểu là tồn kho = 24 hộp sữa

2.1.2.4 Các giao dịch thực hiện trên kho

a Giao dịch nhập kho

 Giao dịch nhập kho hàng mua: Là giao dịch thực hiện nhập hàng mua từ

nhà cung cấp vào kho

Hình 2.15 Màn hình nhập kho mua hàng từ nhà cung cấp

 Giao dịch nhập hàng bán bị trả lại: Là giao dịch nhập kho các Item đã

bán cho khách hàng nhưng có lỗi bị trả lại Khi nhận yêu cầu trả lại hàng, kế toánlập đơn hàng bán bị trả lại và xác nhận nó Sau khi được xác nhận, bộ phận khonhập lại hàng bán

 Giao dich nhập Misc-Account Alias receipt: Là giao dịch nhập kho từ 1

nguồn đã xác định, được định nghĩa với 1 tài khoản cụ thể Giao dịch này được sửdụng đối với các giao dịch có tần xuất lớn đã được định nghĩa các nguồn Alias cụthể (kiểm kê thiếu, kiểm kê thừa, xuất dùng chung)

 Giao dịch nhập Misc – Miscellaneous receipt: Là giao dịch nhập kho từ

một nguồn cụ thể được chỉ ra trong từng giao dịch, người dùng tự nhập tài khoảnmỗi lần sử dụng Được sử dụng đối với các trường hợp các giao dịch ít xảy ra vàchưa định nghĩa Alias

b Giao dịch chuyển kho

Chuyển kho là giao dịch thực hiện khi chuyển nguyên vật liệu, hàng hóa từ 1kho này sang 1 kho khác Giao dịch thực hiện trong các nghiệp vụ sau:

- Chuyển kho nguyên vật liệu phục vụ sản xuất

- Chuyển kho sản phẩm hoàn thành sang kho thành phẩm, kho chờ xử lý haykho hàng gửi bán

Hệ thống hỗ trợ 2 loại giao dịch chuyển kho:

- Chuyển kho giữa 2 kho cấp 1 (Organization)

- Chuyển kho giữa 2 kho cấp 2 (SubInventory): Có phê duyệt hoặckhông phê duyệt

 Chuyển kho giữa 2 kho cấp 1 (Interorganization transfer)

Áp dụng cho mô hình sửa dụng nhiều tổng kho Khi có nhu cầu thực hiện điềuchuyển hàng hóa từ tổng kho này sang tổng kho khác sẽ thực hiện bằng giao dịchnày Đối với mô hình ko áp dụng cho Tân Á không sử dụng hình thức chuyển khonày

Cú thể chuyển một Item trong một giao dịch duy nhất hoặc nhiều Item cùnglúc đến các kho khác nhau và trong cùng một giao dịch với điều kiện các mặt hàngchuyển kho phải tồn tại trong cả hai Organization

 Chuyển kho không phê duyệt giữa 2 kho cấp 2 (Subinventory Transfer):

Áp dụng cho các quy trình chuyển hàng giữa các kho cùng đơn vị nhưngkhông cần lập yêu cầu chuyển kho:

 Chuyển kho thành phẩm, bán thành phẩm sau khi sản xuấtxong từ phân xưởng

 Chuyển kho điều chỉnh sai sót

 Chuyển phế liệu từ sản xuất, từ kho hàng trả về xử lý hủy

Đường dẫn: Inventory > Transaction> Subinventory transfer

Hình 2.16 Màn hình chuyển kho không có phê duyệt

 Chuyển kho có phê duyệt giữa 2 kho cấp 2 (Move Order )

Move Order là giao dịch kho cho phép thực hiện lập các yêu cầu trước khithực hiện giao dịch kho Sau khi lập yêu cầu phải tiến hành phê duyệt yêu cầu đó.Bước cuối cùng là thực hiện giao dịch với các yêu cầu đã được duyệt

Move Order được thực hiện trong nội bộ 1 tổng kho (Organization) duy nhất

Nó cho phép người lập kế hoạch và quản lý yêu cầu sự di chuyển của nguyên, vậtliệu trong một nhà kho hoặc trung tâm cho các mục đích như bố trí lại vị trí, bổsung, lưu trữ nguyên vật liệu và xử lý các vấn đề liên quan đến chất lượng Ngườidùng có thể tạo ra các move order bằng tay hoặc tự động tùy thuộc vào kiểu giaodịch mà họ muốn sử dụng

Quy trình áp dụng cho các nghiệp vụ chuyển kho nội bộ có lập phiếu yêu cầutrên hệ thống như: Chuyển kho NVL cho sản xuất từ kho vật tư tổng xuống cácphân xưởng để sản xuất

Hình 2.17 Màn hình chuyển kho có phê duyệt

c Giao dịch xuất kho

 Giao dịch xuất kho trả nhà cung cấp:

Giao dịch này được thực hiên cho trường hợp trả lại hàng hóa, vật tư mua từnhà cung cấp do hàng hóa, vật tư bị lỗi, không đạt chất lượng hoặc sai về quy cách

so với hàng đặt mua

Đường dẫn: Inventory>Transaction > Receiving> Returns

Hình 2.18 Màn hình trả lại hàng nhà cung cấp

 Giao dịch xuất kho bán hàng:

Giao dịch này được thực hiện ở phân hệ bán hàng Giao dịch này được thựchiện khi có yêu cầu xuất kho bán hàng cho khách hàng hoặc bán hàng nội bộ

- Nếu là bán hàng cho khách hàng: Đơn mua hàng được lập tại phân hệ bánhàng sau đó tiến hành xuất kho

- Nếu là bán nội bộ: Từ yêu cầu mua nội bộ, tiếp hành lập đơn hàng bên phân

hệ Mua hàng sau đó tiến hành xuất kho bên phân hệ bán hàng Sau khi nơi bán đãxuất kho, tiến hành nhập kho bình thường (Receiving)

 Giao dịch xuất Misc-Account Alias issues: Là giao dịch xuất kho từ 1

nguồn đã xác định, được định nghĩa với 1 tài khoản cụ thể Giao dịch này được

sử dụng đối với các giao dịch có tần suất lớn đã được định nghĩa các nguồnAlias cụ thể

Đường dẫn: Inventory > Transactions > Miscellanuos Transaction >Account

Alias Issue

Hình 2.19 Màn hình giao dịch xuất Miscellaneous

 Giao dịch xuất Misc-Miscellaneous issues: Là giao dịch kế toán thực

hiện nghiệp vụ xuất kho vào 1 tài khoản cụ thể được chỉ rõ khi làm giao dịch trên

hệ thống, người dùng tự nhập tài khoản mỗi lần sử dụng Được sử dụng đối vớicác trường hợp các giao dịch ít sảy ra và chưa định nghĩa Alias (thường xuất vàochi phí)

- Xuất hủy hàng hóa, vật tư, bán thành phẩm lỗi/ hỏng, không sử dụng được

- Xuất điều chỉnh số lượng chênh lệch kiểm kê

- Xuất vật tư, hàng hóa vào các chi phí sản xuất chung

- Xuất linh kiện vào chi phí sửa chữa, bảo hành, vận chuyển, lắp đặt

- Xuất vật tư kỹ thuật phục vụ sửa chữa thiết bị, vật tư sử dụng chung, xuất

Hình 2.20 Màn hình truy vấn thông tin tồn kho

Hình 2.21 Màn hình hiển thị thông tin tồn kho

Có 2 loại tồn kho là Avaiable và On-hand

 Avaiable : Thể hiện tồn kho có thể giao dịch

 On-hand: Thể hiện tồn kho thực trong kho bao gồm cả tồn kho có thể giaodịch và không được giao dich (có thể do đó đặt trước)

Đúng tạm kho không cho phép giao dịch

Áp dụng khi người sử dụng có nhu cầu khóa tạm thời 1 kho lại không chophép các đối tượng khác thực hiện các giao dịch nhập xuất trên kho này để phục vụcông tác kiểm kê, đối chiếu số liệu Người sử dụng sẽ mở lại kho khi đã hoàn thànhcông việc

Đường dẫn: Inventory > Setup> Org Subinventory

Hình 2.22 Màn hình thực hiện đúng tạm kho

Truy vấn thông tin giao dịch

Hệ thống hỗ trợ chức năng truy vấn thông tin của các giao dịch phát sinh ởphân hệ theo những thông tin về đầu vào cần truy vấn

Hệ thống hỗ trợ 2 kiểu truy vấn:

 Truy vấn thông tin giao dịch tổng quát: Transaction summaries

Hình 2.23 Màn hình truy vấn thông tin giao dịch tổng quát

 Truy vấn thông tin giao dịch chi tiết: Material transaction

Phần này hỗ trợ việc truy vấn lại tất cả các giao dịch có liên hệ với phân hệkho bao gồm cả các giao dịch từ mua hàng, bán hàng, các giao dịch thống kê trongsản xuất và các giao dịch trên kho Có các tham số khác nhau để người dùng lựachọn cách thức truy vấn như: Truy vấn theo thời gian, truy vấn theo nguồn giaodịch, truy vấn theo mã Item hay truy vấn theo kho…

Hình 2.24 Màn hình giao dịch thông tin chi tiết