Thiết kế hệ thống thông kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ phần BA AN

Khi nghiên cứu, khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty cổ phần Ba An, em nhận thấy hệ thống quản lý nguyên liệu, vật liệu ở công ty rất phức tạp,khối lượng công việc nhiều,

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án này là trung thực xuất phát từ tình hìnhthực tế tại Công ty Cổ phần Ba An

Sinh viên

Phạm Văn Phương

LỜI CẢM ƠN

Sau 4 năm học tập và nghiên cứu tại mái trường Học Viện Tài Chính, em đãđược các thầy giáo, cô giáo trong trường trang bị cho những kiến thức để làm hànhtrang bước vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp ra trường Để có được như ngàyhôm nay, cùng với sự cố gắng nỗ lực của bản thân còn có sự dạy dỗ, dìu dắt, chỉ bảotận tình của các thầy giáo, cô giáo.Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy,các cô

Đồ án của em hoàn thành nhờ sự giúp đỡ của nhiều thầy, cô.Trước tiên, em xin

tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo Ths: Vũ Bá Anh, người đã trực tiếp hướng dẫn

đồ án cho em Trong quá trình làm đồ án, thầy đã chỉ bảo tận tình từng bước để em

có những định hướng đúng đắn để triển khai đồ án Em cũng xin gửi lời cảm ơnchân thành tới các thầy cô giáo trong bộ môn Tin học tài chính kế toán những người

đã truyền dạy cho em những kiến thức cơ bản, những lý luận chung để lựa chọn đềtài của đồ án và hoàn thành nó

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo công ty Cổ phần Ba An đã tạo điềukiện cho em Được thực tập tại phòng tài chính-kế toán của công ty, tại đây em đãđược các cô chú, anh chị đã chỉ bảo, giúp đỡ em rất nhiều, nhờ đó mà em mới hiểu

rõ hơn các công việc thực tiễn liên quan đến đề tài nghiên cứu của mình, giúp emhoàn thành đồ án

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè những người đãgiúp đỡ động viên em trong suốt quá trình thực hiện đồ án

Tuy đã cố gắng hết sức nhưng đồ án không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế

Em mong tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy giáo, cô giáo, bạnđọc để đồ án ngày càng hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Bảng các từ viết tắt.

Viết tắt Tên đầy đủ

GTGT Gía trị gia tăng

CB_CNV Cán bộ công nhân viên

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 7

PHẦN NỘI DUNG 10

CHƯƠNG 1 10

LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 10

1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 10

1.1.1 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp 10

1.1.2 HTTT quản lý vật tư trong doanh nghiệp 11

1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 11

1.1.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý vật tư 11

1.1.3 Vòng đời phát triển một HTTT 11

1.1.3.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án 12

1.1.3.2 Phân tích hệ thống 12

1.1.3.3 Thiết kế hệ thống 12

1.1.3.4 Triển khai hệ thống 13

1.1.3.5 Vận hành và bảo trì 14

1.1.4 Các mô hình hệ thống 14

1.1.4.1 Mô hình nghiệp vụ của hệ thống 14

1.1.4.2 Mô hình hoá quá trình xử lý 15

1.1.4.3 Mô hình thực thể - quan hệ ERM 15

1.1.4.4 Mô hình dữ liệu – quan hệ 15

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ 16

1.2.1 Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư 16

1.2.2 Phân loại và đánh giá vật tư 16

1.2.2.1 Phân loại 16

1.2.2.2 Đánh giá vật tư 17

1.2.3 Hạch toán chi tiết vật tư 19

1.2.4 Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu 19

1.2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 19

1.2.4.2 Kế toán nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 21

CHƯƠNG 2 23

TÌNH TRẠNG THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BA AN 23

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BA AN 23

2.1.1 Giới thiệu công ty 23

2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty 24

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty 26

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 26

2.1.3.2 Hình thức kế toán 26

2.1.3.3 Phương pháp kế toán hàng tồn kho 27

2.1.3.4 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng 28

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY 28

2.2.1 Tổ chức quản lý vật tư 28

2.2.1.1.Đặc điểm vật tư của công ty 28

2.2.1.2 Phân loại và đánh giá vật liệu tại công ty 28

2.2.2 Kế toán chi tiết vật tư 29

2.2.3 Quy trình hạch toán vật tư ở công ty 29

2.3 NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY 30

2.4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 30

2.4.1 Mục tiêu của hệ thống 30

2.4.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 31

2.4.2.1 Mô tả bài toán 31

2.4.2.3 Xác định yêu cầu 35

2.4.3 Mô hình nghiệp vụ của bài toán 36

2.4.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống 36

2.4.3.2 Biểu đồ phân rã chức năng: 37

2.4.3.3 Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng 38

2.4.3.4 Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng 39

2.4.4 Mô hình khái niệm- logic 40

2.4.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 40

2.4.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu chi tiết mức 1 41

2.4.5 Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình E-R 43

2.4.5.1 Liệt kê, chính xác, chọn lọc thông tin 43

2.4.5.2 Xác định các thực thể, thuộc tính 48

2.4.5.3 Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình E - R 50

CHƯƠNG 3 51

THIẾT KẾ ỨNG DỤNG CỦA BÀI TOÁN KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BA AN 51

3.1 THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG 51

3.1.1 Mô hình logic 51

3.1.1.1 Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ 51

3.1.1.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lí: 53

3.1.2 Mã hóa dữ liệu: 58

3.1.3 Mô hình vật lí 61

3.1.3.1 Xác định luồng hệ thống: 61

3.1.3.2.Hệ thống giao diện tuơng tác của hệ thống 64

3.2 GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG CHƯƠNG TRÌNH 75

KẾT LUẬN 76

TÀI LIỆU THAM KHẢO 77

PHỤ LỤC 78

LỜI MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài.

Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học ngày càng trở

thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay Bất cứ một lĩnhvực nào trong cuộc sống người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để có thể nângcao chất lượng các hoạt động Một máy tính điện tử giúp người ta thực hiện hàngchục triệu phép tính chỉ trong vòng một giây, giảm thiểu thời gian cũng như côngsức con người bỏ ra nên tiết kiệm chi phí nhân công, lại có thông tin nhanh chóng,chính xác, kịp thời

Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng công việc rất lớn của công tykhiến cho việc ứng dụng tin học vào trong quá trình quản lý như là tất yếu kháchquan giúp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý doanh nghiệp Vì vậy, ngày nay hầunhư doanh nghiệp nào cũng coi việc ứng dụng tin học trong quá trình sản xuất kinhdoanh là việc phải làm nên làm

Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lý ngàycàng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn cho rất nhiều doanhnghiệp Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phùhợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ dàng Khi nghiên cứu, khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty cổ phần

Ba An, em nhận thấy hệ thống quản lý nguyên liệu, vật liệu ở công ty rất phức tạp,khối lượng công việc nhiều, đòi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng quản

lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thờicho những người sử dụng và quản trị hệ thống Chính vì vậy, em đã chọn đề tài

“Thiết kế hệ thống thông kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ phần BA AN” II.Mục đích và phạm vi của đề tài.

* Hoàn thiện thêm hệ thống thông tin quản lý vật tư trong công ty cổ phần

Ba An Qua đó hình thành một phần mềm trợ giúp quá trình quản lý và thực hiệncông tác kế toán vật tư nhằm nâng cao chất lượng quản lý vật tư đáp ứng nhu cầusản xuất cho doanh nghiệp

* Được người sử dụng chấp nhận

* Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng,phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ phận sản xuất, bộ phận Kếhoạch sản xuất.

* Hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong việc quản lý nguyên liệu, vậtliệu của Công ty

* Giúp Công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũnhân công, tiết kiệm chi phí do thất thoát, lãng phí nguyên liệu, vật liệu, giảm thiểusai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý nguyên liệu, vật liệu

III Đối tượng nghiên cứu

* Hệ thống quản lý vật tư của Công ty

* Hệ thống kho của Công ty

IV Phương pháp nghiên cứu.

*Thu thập thông tin

*Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

*Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý

V Kết cấu của đồ án

Đề tài :“Thiết kế hệ thống thông tin kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ phần Ba An”.

*Đồ án gồm có 3 chương

Chương 1: Lý luận chung về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin và công tác

kế toán chi tiết vật tư trong doanh nghiệp

Chương 2: Tình trạng thực tế công tác kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ

em rất chu đáo, nhiệt tình trong thời gian qua

Tuy đã cố gắng để có thể hoàn thiện đề tài một cách tốt nhất, nhưng đề tàikhông tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng gópcủa các Thầy giáo, Cô giáo để đồ án của em được hoàn thiện hơn.

Sinh viên:

Phạm Văn Phương

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp.

Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổchức nói chung, của doanh nghiệp nói riêng; nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnhtranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức thành một hệthống khoa học, giúp cho các nhà quản lý có thể khai thác thông tin một cách triệtđể

Hệ thống thông tin được xác định như một tập hợp các thành phần được tổchức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợgiúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức Hệ thống thông tin còn giúpcác nhà quản lý phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quannhững đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới

Hệ thống thông tin quản lý: là sự phát triển và sử dụng Hệ thống thông tin cóhiệu quả trong một tổ chức trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kếhoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho các quyết định củaquản lý trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước Nó sử dụng thông tin đầu vào làcác hệ xử lý giao dịch và cho ra thông tin đầu ra là các báo cáo định kì hay theo yêucầu

Ứng dụng HTTT và công nghệ có liên quan tới doanh nghiệp là một đối tượngrất rộng Xem xét tính đa dạng của một doanh nghiệp và phạm vi công nghệ củanhững hệ thống thông tin hỗ trợ cho chúng Có vô số những ứng dụng có thể ápdụng Úng dụng HTTT quản lý trong Doanh nghiệp như:

- HTTT quản lý tiền lương

- HTTT quản lý nhân sự

- HTTT quản lý vật tư

- HTTT kế toán.

- HTTT quản lý công văn đi - đến

1.1.2 HTTT quản lý vật tư trong doanh nghiệp

HTTT quản lý vật tư là một phân hệ thuộc HTTT quản lý kinh doanh và sảnxuất nên cũng có những chức năng nhiệm vụ cơ bản của HTTT quản lý kinh doanh

và sản xuất

1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ

HTTT quản lý vật tư trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kếhoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo về vật tư trên cơ sở các quytrình thủ tục cho trước Từ đó góp phần làm cho quá trình sản xuất kinh doanh của

tổ chức được tốt hơn

1.1.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý vật tư

Với chức năng, nhiệm vụ như vậy, HTTT quản lý vật tư sẽ gồm các hệ thốngthông tin chính:

Thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu: là thông tin về mức vật tư dự trữcần cho kế hoạch sản xuất Với các thông tin cụ thể về mức hàng dự trữ, kế hoạchsản xuất, báo giá của vật tư để có thể trả lời các vấn đề: vật liệu nào cần cho sảnxuất, số lượng bao nhiêu, khi nào cần…

Thông tin Nhập kho, Xuất kho, Mức dự trữ: cung cấp thông tin về việc nhậpvật tư, xuất vật tư cho sản xuất và tính toán lượng tồn để đảm bảo sẵn sàng vật tưcho quá trình sản xuất

Thông tin Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và sử dụng vật liệu: phản ánh việc

sử dụng vật tư hiệu quả và đúng như kế hoạch đã đặt ra hay không để có những báocáo và đánh giá chính xác một phần hoạt động của tổ chức

1.1.3 Vòng đời phát triển một HTTT

HTTT được xây dựng là sản phẩm của một loạt các hoạt động được gọi là phát triển hệ thống Quá trình phát triển một HTTT kể từ lúc nó sinh ra đến khi nó tàn lụi được gọi là vòng đời phát triển hệ thống Vòng đời phát triển hệ thống là một phương pháp luận cho việc phát triển các HTTT

Hình 1 Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống

1.1.3.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án

Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầuchính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý do vìsao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT Tiếp đến là xác định phạm vi cho

1.1.3.3 Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công

nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên

- Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phầncứng và phần mềm nào Nó tập trung vào các khía cạnh nghiệp vụ của hệ thốngthực.

- Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết

kế hay các đặc tả kĩ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào nhữngthao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa

ra thông tin cần thiết cho tổ chức

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc tệp,

tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xâydựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tạitrên thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thànhchương trình và cấu trúc hệ thống vận hành trên thực tế

+ Kiểm thử hệ thống

- Cài đặt và chuyển đổi hệ thống

+ Cài đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

+ Cài đặt phần mềm

+ Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:chuyển đổi dữ liệu, bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ trên hệ thống mới và đào tạongười sử dụng, khai thác hệ thống

+ Chuẩn bị các tài liệu chi tiết thuyết minh về việc khai thác và sửdụng hệ thống để phục vụ việc đào tạo và đảm bảo hoạt động hàng ngày (bảo trì)của hệ thống sau này

1.1.3.5 Vận hành và bảo trì

Trong giai đoạn vận hành, người sử dụng và các chuyên viên kỹ thuật vậnhành cần đánh giá xem hệ thống đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầu hay không, đềxuất những sửa đổi, cải tiến, bổ sung

Khi hệ thống đi vào hoạt động, các nhà thiết kế và lập trình cần phải thực hiệnthay đổi hệ thống ở mức độ nhất định để đáp ứng yêu cầu người sử dụng cũng như

đề nghị của tổ chức Những thay đổi này là cần thiết đề làm cho hệ thống hoạt độnghiệu quả

Bảo trì gồm có : bảo trì sửa lỗi, bảo trì thích nghi, bảo trì hoàn thiện, bảo trìphòng ngừa và phát triển

Khi chi phí bảo trì trở nên quá lớn, yêu cầu thay đổi của tổ chức là đáng kể,khả năng đáp ứng của hệ thống cho tổ chức và người dùng trở nên hạn chế, nhữngvấn đề đặt ra đến mức cho thấy, đã đến lúc phải kết thúc hệ thống cũ và bắt đầu mộtvòng đời khác

1.1.4 Các mô hình hệ thống

1.1.4.1 Mô hình nghiệp vụ của hệ thống

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức(hay một phạm vi được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên tronggiữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bênngoài.Mô hình nghiệp vụ được thể hiện ra bằng một số dạng khung nhìn (view)khác nhau Mỗi một dạng mô tả một khía cạnh của nghiệp vụ

Một mô hình nghiệp vụ gồm có:

+ Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống+ Biểu đồ phân rã chức năng+ Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng+ Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng+ Các mô tả chi tiết về mỗi chức năng cơ sở+ Biểu đồ hoạt động

1.1.4.2 Mô hình hoá quá trình xử lý

Mô hình hoá tiến trình nghiệp vụ là sự biểu diễn đồ thị các chức năng của quátrình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong một

hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường của nó

Trong phương pháp phân tích HTTT hướng cấu trúc ,các tài liệu đầu tiên củaquá trình mô hình hoá quá trình nghiệp vụ là tập hợp các biểu đồ luồng dữ liệu mô

tả nghiệp vụ của hệ thống theo một số khung nhìn khác nhau Các biểu đồ đó là:

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

- Phát triển biểu đồ luồng dữ liệu các mức i

- Cấu trúc biểu đồ luồng dữ liệu logic các mức sơ cấp

1.1.4.3 Mô hình thực thể - quan hệ ERM.

Khái niệm: Là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, gồm các thực thể dữ liệu

và mối quan hệ của chúng

Ba phần tử chính của ERM là: thực thể, thuộc tính và các mối quan hệ giữa cácthành phần đó Cụ thể:

- Thực thể: là khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng cụ thể hay các khái niệm

độc lập có cùng những đặc trưng chung mà ta quan tâm Bản thể là một đối

tượng cụ thể của thực thể.Mỗi thực thể được gán một cái tên Tên thực thể làmột cụm danh từ và viết bằng chữ in Một thực thể được biểu diễn bằng hìnhchữ nhật có tên bên trong

- Thuộc tính: là các đặc trưng của thực thể Mỗi thực thể có một tập các thuộctính gắn kết với nó

- Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn cógiữa các bản thể của các thực thể

1.1.4.4 Mô hình dữ liệu – quan hệ

- Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc

tính, có các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi)

- Các thuộc tính của quan hệ: chính là tên của các cột:

+ Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khácnhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau

+ Khóa dự tuyển: Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhấtmỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính trong số

đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng

- Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận biết

được cấu trúc đó Có 3 chuẩn cơ bản:

+ Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó không chứa cácthuộc tính lặp

+ Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng 1NF vàkhông chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa

+ Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3NF nếu nó đã là chuẩn 2NF vàkhông có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ 1.2.1 Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư

- Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư

cả về giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc ( hoặc giá thành thực tế) củatừng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thờicác thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doang nghiệp

- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từngloại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.2 Phân loại và đánh giá vật tư

1.2.2.1 Phân loại

Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại, vàtừng thứ nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quảnlý

Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư được chiathành nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ

Nguyên liệu vật liệu: bao gồm:

+ Nguyên vật liệu chính

+ Vật liệu phụ:

+ Nhiên liệu:

+ Phụ tùng thay thế:

+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản:

+ Vật liệu khác:

Căn cứ nguồn hình thành: Nguyên liệu, vật liệu được chia làm hai nguồn:

+ Nguyên liệu, vật liệu nhập từ bên ngoài

+ Nguyên liệu, vật liệu tự chế

Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên liệu, vật liệu có thể chia nguyênliệu, vật liệu thành:

+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu khác

Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng có

hiệu quả là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp Do vậy, trong công tácquản lý nguyên vật liệu công ty rất chú ý đến việc phân loại nguyên vật liệu

1.2.2.2 Đánh giá vật tư

 Nguyên tắc đánh giá:

Việc đánh giá nguyên vật liệu được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc

 Phương pháp đánh giá vật tư nhập kho:

- Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế: Trị giá vốn thực tế

được xác định theo từng nguồn nhập

Đối với vật tư nhập kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn khácnhau nên có những loại giá thực tế khác nhau

+ Đối với vật tư mua ngoài:

Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu mua

+ Đối với vật tư thuê ngoài gia công:

Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền trảthuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận

+ Đối với vật tư tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản xuất

+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trịgiá vốn thực tế là giá trị hợp lý cộng các chi phí phát sinh sau khi được các bêntham gia liên doanh, góp vốn chấp nhận

+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tếcủa nguyên vật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phíphát sinh sau khi giao nhận.

Đánh giá vật tư theo giá hạch toán.

Đối với các doanh nghiệp mua vật tư thường xuyên có sự biến động về giá cả,

khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán Giá hạch toán là giá ổnđịnh do doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ cho công tác hạch toán chi tiết vật tư

 Phương pháp đánh giá vật tư xuất kho:

Đối với vật tư xuất kho: Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:

- Phương pháp đích danh: Theo phương pháp này, doanh nghiệp quản lývật tư theo từng lô hàng Khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lô hàngđó

- Phương pháp bình quân gia quyền: Kế toán phải tính đơn giá bình quângia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượngvật tư xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính

-Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả địnhhàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập Trị giá hàng tồn khocuối kì được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên

-Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết sốvật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tưcần xuất kho.Do đó vật tư tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhậpkho sau cùng

Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá trị vật tư xuất kho là do doanh nghiệp

tự quyết định Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phải thuyếtminh trong Báo cáo tài chính

1.2.3 Hạch toán chi tiết vật tư

Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiết vật tư theo một trong hai

phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song và phương pháp số dư

- Phương pháp mở thẻ song song: áp dụng trong trường hợp doanh nghiệpdùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho

- Phương pháp số dư: phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp

vụ - kế toán Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiếtvật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản Phương pháp số dư được ápdụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồnkho

1.2.4 Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu

1.2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

 Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên:

- Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chứcghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồnkho của nguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho

-Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động củanguyên liệu, vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu

 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:

- Khi mua vật tư, căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho,

kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi:

+ Đối với vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch

vụ thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu ( giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ ( tiền thuế GTGT đầu vào)

Có TK 111, 112, 141, 331… ( tổng giá thanh toán)

+ Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuếGTGT tính theo phương pháp trực tiếo hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGThoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu ( tổng giá thanh toán)

Có TK 111, 112, 141, 331…( Tổng giá thanh toán)

- Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theogiá nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN

+ Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153

Có TK 331

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước

+ Tính thuế GTGT phải nộp nếu được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGTtheo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế, hoặc dùng vàohoạt động phúc lợi, dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước ( 3333, 3331)

- Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư được tính vào giávật tư, kế toán ghi:

- Khi vật tư xuất ra sử dụng cho SXKD

+ Đối với nguyên vật liệu, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi:

Có TK 152 – nguyên liệu và vật liệu

1.2.4.2 Kế toán nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chépmột cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho củanguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho Các tài khoản này phản ánh trịgiá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

Trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu hàng ngày được phản ánh theo dõitrên tài khoản 611 - “mua hàng”

 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

- Đầu tháng kết chuyển trị giá vật tư đầu kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 611- Mua hàng

Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường

- Trong kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho vật tư mua vào dùng cho SXKD hànghoá, dịch vụ tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

- Cuối kỳ giá trị vật tư kiểm kê được kết chuyển, kế toán ghi:

CHƯƠNG 2 TÌNH TRẠNG THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BA AN

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BA AN

2.1.1 Giới thiệu công ty

Tên công ty : Công ty Cổ phần Ba An

Trụ sở chính : 68 Quan Nhân- Thanh Xuân- Hà Nội

Vốn điều lệ của công ty là : 3.980.000.000 đồng với 5 cổ đông sáng lập Làmột doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp được hưởng ưu đãi miễn thuế trong

3 năm đầu hoạt động và miễn 50% thuế TNDN trong 5 năm tiếp theo

Từ khi thành lập đến nay, công ty luôn hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu đãđịnh Công ty đã được tham dự nhiều hội trợ triển lãm quốc tế cả trong và ngoàinước, sản phẩm của công ty đã từng bước chiễm lĩnh trên thị trường nội địa Công

ty là nhà sản xuất duy nhất ở miền Bắc cung cấp sản phẩm ống nhựa xoắn HDPE.Năm 2008 vừa qua công ty đã nâng vốn điều lệ lên 15 tỷ đồng

2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty

Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty cổ phần Ba An

Sơ lược về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn các bộ phận :

-Giám đốc công ty :

Là người đại diện cho toàn bộ công nhân viên trong công ty, có nhiệm vụ phảnánh chung các hoạt động trong công ty đồng thời có quyền quyết định việc điềuhành của công ty theo đúng kế hoạch, chính sách chế độ Là người chịu tráchnhiệm trước nhà nước và cơ quan cấp trên về toàn bộ hoạt động của công ty, hiệnnay giám đốc công ty đồng thời là chủ tịch hội đồng quản trị

-Ban giám đốc gồm :

+giám đốc tài chính :

Tham mưu cho hội đồng thành viên và giám đốc hoạch định chính sách,vận hành nền tài chính của công ty trong từng thời kỳ phát triển, xây dựngphương án phân phối, sử dụng quỹ

Tổng hợp, phân tích và lưu trữ các thông tin kinh tế chuyên nghành vàcác báo cáo quyết toán tài chính

Yêu cầu các phòng ban, cung cấp các hồ sơ chứng từ, các báo cáo phục

vụ cho công tác kế toán thống kê

Đại diện công ty trong quan hệ giao dịch với các đơn vị tài chính, ngânhàng trong và ngoài nước

+Giám đốc kinh doanh :

Tham mưu cho ban giám đốc định hướng kế hoạch phát triển kinh doanh Thay mặt công ty trong việc đàm phán các hợp đồng kinh tế nội thương

và ngoại thương trên cơ sở ủy quyền của Giám đốc công ty

Thay mặt công ty trong việc giao dịch với khách hàng

-Phòng hành chính nhân sự :

Tham mưu cho Giám đốc được ủy quyền về công tác tổ chức nhân sự, tuyểndụng, đào tạo về chế độ, chính sách lao động, tiền lương của toàn bộ nhân viêntrong công ty

Quản lý hành chính, hồ sơ lý lịch, hợp đồng lao động CB-CNV toàn công ty,quản lý cấp phát và thu hồi sổ lao động, theo dõi tổ chức nhân sự toàn công ty

- Phòng kế hoạch :

Tham mưu cho giám đốc về định hướng kế hoạch sản xuất kinh doanh, thôngtin về giá cả thị trường hàng hóa xuất nhập khẩu, về mặt kỹ thuật chất lượng nguyênvật liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra của công ty

Xây dựng kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, hoạch địnhchiến lược phát triển dài hạn của công ty

Tổ chức thực hiện kiểm tra chất lượng vật tư, nguyên liệu đầu vào, chất lượngđầu ra, hàng tồn kho xuất, nhập hàng đúng quy định

- Phòng kế toán :

- Phòng vật tư :

- Phòng kỹ thuật :

- Phòng kinh doanh XNK :

- Phân xưởng sản xuất :

Thực hiện tổ chức sản xuất các sản phẩm của công ty theo quy trình, kếhoạch đã được ban giám đốc phê duyệt

Phối hợp với phòng vật tư nghiên cứu cải tiến kỹ thuật,cải tiến công nghệsản xuất, hoàn thiện dây chuyền sản xuất, nghiên cứu sản xuất mặt hàng mớitheo hướng sản xuất những mặt hàng có giá trị gia tăng hoặc có dung lượng thịtrường lớn.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty.

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty :

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp : chịu trách nhiệm trước giám đốc vềtoàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty

Kế toán vật tư, phụ tùng,hàng hóa, thuế :theo dõi tình hình tăng giảm vật tư,hàng hoá……

Kế toán tập hợp chi phí, tổng hợp và tính gía thành, công nợ, TSCĐ, giao dịchngân hàng : theo dõi công nợ,TSCĐ và tính giá thành sản phẩm

Thủ quỹ : quản lý và theo dõi tiền mặt sử dụng trong doanh nghiệp

2.1.3.2 Hình thức kế toán

Hiện nay phòng kế toán công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chungtrên phần mềm kế toán MISA Hình thức nhật ký chung đơn giản, phù hợp với việc

áp dụng kế toán máy Quy trình hạch toán, xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ vàcung cấp thông tin kế toán của công ty đều được thực hiện trên máy.

Niên độ kế toán quy định từ ngày 01/01 – 31/12 năm dương lịch.Đơn vị tiền tệ sửdụng là VNĐ, chế độ kế toán áp dụng theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC

( ngày 20/03/2006)của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính

2.1.3.3 Phương pháp kế toán hàng tồn kho

Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán vật tư, đánhgiá vật tư theo phương pháp giá gốc, hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp mởthẻ song song

Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ:

- Đối với vật tư nhập kho:

+ Với vật tư mua ngoài:

Đối với vật tư mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phương phápkhấu trừ

Giá thực tế vật tư nhập kho= Giá ghi trên hoá đơn không có thuế GTGT+ chiphí thu mua, vận chuyển…

+ Với vật tư Công ty tự sản xuất:

Giá thực tế nhập kho vật tư = Giá thực tế của hiện vật xuất để sản xuất + chi phínhân công và chi phí khác

- Đối với vật tư xuất kho:

Số lượng NVL tồn

Số lượng nhập khotrong kì

2.1.3.4 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng

Kế toán công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quyết

định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính và vậndụng cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY

2.2.1 Tổ chức quản lý vật tư

2.2.1.1.Đặc điểm vật tư của công ty

Với nhu cầu hiện nay của khách hàng, công ty cổ phần Ba An đã đi sâu vàonghiên cứu lĩnh vực nghành nghề kinh doanh chủ yếu : sản xuất và buôn bán cácloại ống nhựa, ống thép, các loại ống cấp thoát nước, ống chuyên dụng bảo vệ cápđiện, thiết bị điện, điện tử, sản xuất và buôn bán các loại mặt hàng nhựacomposite Vì vậy số lượng vật tư trong sản xuất, kinh doanh của công ty là lớn, đadạng, nhiều chủng loại, xuất xứ, lượng vật tư tồn kho thường lớn

2.2.1.2 Phân loại và đánh giá vật liệu tại công ty

Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng có

hiệu quả là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp sản xuất Do vậy, trongcông tác quản lý nguyên vật liệu công ty rất chú ý đến việc phân loại nguyên vậtliệu

Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của các loại vật tư ở công ty cổ phần

Ba An được chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: hạt nhựa HDPE,hạt tái sinh, hạt nhựa PE chốngcháy, hạt nhựa tái sinh dạng nguyên sinh HDPE màu đỏ

- Nguyên vật liệu phụ: hạt màu HDPE, dây thừng, dây thép,hạt nhựa PP hạtmàu vàng, hạt phụ màu vàng, hạt màu ghi……

- Công cụ dụng cụ: Aó sơ mi dài tay, Túi sách tay Thaloha, Quần kaki,Khuôn ống 43/30, Khuôn ống 50/40, Khuôn ống 65/50…

2.2.2 Kế toán chi tiết vật tư

- Chứng từ sử dụng:

+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho+ Hoá đơn giao hàng và hoá đơn các loại

- Thủ tục xuất nhập vật tư và phương pháp hạch toán

Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyênvật liệu nhằm mục đích đơn giản công việc, thuận tiện cho công tác kiểm tra, đốichiếu; đồng thời có thể theo dõi được chính xác, kịp thời tình hình biến động củatừng loại vật tư

+ Khi nhập kho: Cán bộ nghiệp vụ viết phiếu nhập kho.Phiếu nhậpkho được ghi thành 2 liên: 1 liên lưu tại quyển của thủ kho, 1 liên chuyển cho phòng

kế toán của công ty

+ Khi xuất kho: Khi có nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, trưởng

bộ phận sản xuất sẽ viết phiếu yêu cầu vật tư gửi cho giám đốc xưởng Khi yêu cầuvật tư được giám đốc xưởng phê duyệt Kế toán vật tư sẽ kiểm tra tình hình tồn khocủa vật tư yêu cầu để lập phiếu xuất vật tư.( giá trị vật tư xuất kho được ghi nhậnngay tại thời điểm xuất kho theo đơn giá bình quân tại thời điểm đó và chuyển chothủ kho xuất kho)

2.2.3 Quy trình hạch toán vật tư ở công ty

Mỗi khi có thủ tục nhập kho hoặc xuất kho, thủ kho dựa vào chứng từ phiếunhập, phiếu xuất ghi thẻ kho chi tiết cho từng loại vật tư

Phiếu nhập, phiếu xuất được chuyển hết cho phòng kế toán

Phòng kế toán (bộ phận kế toán vật tư) tiến hàng nhập số liệu vào phầnmềm kế toán Phần mềm kế toán xử lý số liệu đưa ra sổ chi tiết vật tư, đồng thời đưa

ra bảng kê nhập - xuất - tồn vật tư để biết và theo dõi được lượng tồn kho các loạivật tư để điều chỉnh mua vào, bán ra hợp lý

Cuối tháng, kế toán vật tư xuống kho cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê vật tưthực tế, dựa vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê nhập - xuất - tồn lập biên bảnkiểm kê tồn kho Sau đó kế toán sẽ lập báo cáo nhập - xuất - tồn gửi lên ban giámđốc và lập kế hoạch thu mua, nhập, xuất vật tư cho tháng tiếp theo

2.3 NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT

TƯ TẠI CÔNG TY

Công ty cổ phần Ba An là công ty chuyên sản xuất và buôn bán các loại ốngnhựa, ống thép, các loại ống cấp thoát nước, ống chuyên dụng bảo vệ cáp điện, thiết

bị điện, điện tử, sản xuất và buôn bán các loại mặt hàng nhựa composite

Vì vậy số lượng vật tư trong sản xuất, kinh doanh của công ty là lớn, đa dạng,nhiều chủng loại, xuất xứ, lượng vật tư tồn kho thường lớn nên cần phải quản lýchặt chẽ

Bộ phận kế toán của công ty đã được trang bị máy tính để làm việc Mỗi kếtoán chi tiết được sử dụng một máy tính riêng Toàn bộ hệ thống máy tính của công

ty cũng đều đã nối mạng internet

Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán MISA, nhờ đó việc lưu giữ

thông tin được chặt chẽ và chính xác, việc cộng số phát sinh trong tháng ít nhầmlẫn Nhưng phần mềm kế toán này có một số chức năng không được đưa vào sửdụng vì chưa tương thích với nguyên tắc hạch toán của công ty Vì vậy, yêu cầu củangười sử dụng là phải có một phần mềm với báo cáo phù hợp với nhu cầu quản lýcủa công ty, quy trình hoạt động cụ thể, đơn giản, dễ nắm bắt, tránh tình trạng trùnglặp thông tin gây lãng phí nhân lực

2.4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

2.4.1 Mục tiêu của hệ thống

Đối với bất kì doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh nào, quản lý vật tư có hiệuquả là một nhân tố quan trọng đối với tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty.Trên cơ sở hệ thống quản lý vật tư hiện tại, cần xây dựng hệ thống mới khắc phụcđược những hạn chế của hệ thống cũ, và có nhiều sự trợ giúp hơn đối với công việcquản lý của các nhân viên Yêu cầu đặt ra của hệ thống là khả năng truy cập dữ liệunhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năngphát hiện lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng Hệ thống đảm bảoquản lý tốt quy trình sản xuất, loại bỏ tình trạng gián đoạn sản xuất, giúp cho doanhnghiệp quản lý tốt hệ thống định mức chi phí vật tư trong sản xuất

Như vậy, việc phân tích, thiết kế và triển khai HTTT quản lý vật tư tốt sẽ gópphần mang lại hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

2.4.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán

2.4.2.1 Mô tả bài toán

Khi vật tư về nhập kho, bộ phận kiểm tra chất lượng vật tư tiến hành kiểm tra

lô hàng nhập về theo tiêu chuẩn chất lượng, quy cách, vật tư đạt yêu cầu sẽ đượcphép nhập kho Sau khi vật tư đã được kiểm định, cán bộ nghiệp vụ dựa trên số

lượng vật tư đã kiểm tra và dựa vào hóa đơn giao hàng và danh mục tài khoản để viết phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập 2 liên : 1 liên thủ kho giữ và một

liên nộp cho phòng kế toán vật tư vào sổ, ghi giá trị nhập kho theo giá gốc Khi có nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, trưởng bộ phận sản xuất sẽ viết

phiếu yêu cầu vật tư gửi cho giám đốc xưởng Khi yêu cầu vật tư được giám đốc

xưởng phê duyệt, Kế toán vật tư sẽ kiểm tra tình hình tồn kho của vật tư yêu cầu để

lập phiếu xuất kho và chuyển xuống cho thủ kho xuất kho.(giá trị vật tư xuất kho

được ghi nhận ngay tại thời điểm xuất kho theo đơn giá bình quân tại thời điểm đó

và chuyển xuống cho thủ kho xuất kho)

Mỗi khi có thủ tục nhập kho hoặc xuất kho, thủ kho sẽ dựa vào chứng từ (phiếu

nhập và phiếu xuất) để ghi thẻ kho (chi tiết cho từng loại vật liệu)

Tất cả chứng từ đều sẽ được chuyển cho phòng kế toán và bộ phận kế toán vật

tư sẽ tiến hành phân loại chứng từ, nhập số liệu vào phần mềm kế toán Phần mềm

kế toán xử lý số liệu đưa ra sổ chi tiết vật tư, đồng thời đưa ra bảng kê nhập xuất - tồn vật tư để biết và theo dõi được lượng tồn kho các loại vật tư để điều

-chỉnh mua vào, bán ra hợp lý

Cuối tháng, kế toán vật tư xuống kho cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê vật tư

thực tế, dựa vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê nhập - xuất - tồn lập biên bản kiểm kê tồn kho Sau đó kế toán tổng hợp lập báo cáo nhập - xuất - tồn kho

nguyên liệu vật liệu gửi cho bộ phận quản lí để có kế hoạch mua, xuất vật tư chotháng tiếp theo

2.4.2.2 Các hồ sơ thu thập được

a Hóa đơn bán hàng

b Danh mục tài khoản

c Phiếu nhập kho

d Phiếu xuất kho

e.Thẻ kho:

f Bảng kê nhập xuất tồn:

g Biên bản kiểm kê:

h Sổ chi tiết vật tư:

i Báo cáo tồn kho:

j Báo cáo nhập-xuất-tồn

k.Phiếu yêu cầu vật tư

2.4.2.3 Xác định yêu cầu

Từ công việc của quản lí vật tư hiện tại yêu cầu phải hoàn thiện khâu quản lýnhập xuất vật tư một cách chặt chẽ, phải xây dựng một hệ thống sao cho công việcquản lý vật tư và kế toán vật tư luôn nắm bắt được tình hình tồn kho vật tư một cách

tự động giúp thông báo kịp thời tình hình tồn kho vật tư giúp cho đơn vị có kếhoạch chuẩn bị vật tư đúng thời gian sản xuất

Hệ thống phải phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua nhập cácchứng từ: phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, từ đầu vào là các chứng từ trên, đầu ra

là các sổ và các báo cáo:

- Thẻ kho

- Sổ chi tiết vật tư

- Bảng kê nhập-xuất vật tư

- Báo cáo tồn kho

- Báo cáo nhập-xuất- tồn

2.4.3 Mô hình nghiệp vụ của bài toán

2.4.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống.

2.4.3.2 Biểu đồ phân rã chức năng:

Mô tả chi tiết chức năng lá:

(1.1) Kiểm tra vật tư nhập kho: Công ty có riêng một bộ phận chuyên tráchtrong việc kiểm tra vật tư mua về hay trước khâu nhập kho theo các tiêu chí sốlượng, quy cách mẫu mã, chất lượng mà công ty yêu cầu

(1.2) Viết phiếu nhập kho: viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhận,theo giá trị ghi trên hóa đơn GTGT được lập sau khi kiểm định chất lượng vật tư

và chỉ ghi trên cột số lượng

(1.3) Ghi thẻ kho: Dựa trên số lượng thực tế nhập kho(trên phiếu nhập) (2.1) Kiểm tra vật tư tồn kho: Trước khi muốn xuất vật tư, kế toán vật tưphải truy nhập vào hệ thống và kiểm tra số vật tư tồn từ đó viết phiếu xuất kho (2.2) Viết phiếu xuất: Kế toán vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên cơ sở sốlượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yêu cầu

(2.3) Ghi thẻ kho: Thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho dựa trên số lượng thực xuất

(3.1) Kiểm kê vật tư: Cuối tháng, kế toán vật tư sẽ cùng với thủ kho tiếnhành kiểm tra thực tế tình hình tồn kho của từng vật tư, dựa vào kết quả kiểm kêthực tế và bảng kê nhập - xuất - tồn để lập biên bản kiểm kê thực tế theo mẫu.

(3.2) Đối chiếu số liệu: Đối chiếu số lượng vật tư nhập- xuất-tồn trên cácchứng từ phiếu nhập, xuất, thẻ kho, bảng kê nhập-xuất-tồn với kiểm kê thực tế (3.3) Yêu cầu xử lí tăng, giảm: Trong trường hợp có sự chênh lệch giữa sốlượng(giá trị) vật tư kiểm kê thực tế với số lượng(giá trị) vật tư trên các chứng

từ ,thẻ kho,bảng kê nhập-xuất-tồn

(4.1) Báo cáo tồn kho: Phần mềm kế toán sẽ xử lý số liệu, từ các chứng từnhập, xuất vật tư để đưa ra báo cáo tồn kho vật tư

(4.2) Báo cáo nhập- xuất - tồn:Dựa vào bảng kê nhập - xuất - tồn để lập báocáo theo chỉ tiêu số lượng (chỉ lấy ở cột số lượng)

(4.3) Báo cáo chi tiết nhập kho

(4.4) Báo cáo chi tiết xuất kho

2.4.3.3 Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

a Hoá đơn bán hang

b Danh mục tài khoản

h Biên bản kiểm kê

i Báo cáo tồn kho

j Báo cáo nhập - xuất - tồn

k Yêu cầu xuất

2.4.3.4 Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

2.4.4 Mô hình khái niệm- logic

2.4.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0.

2.4.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu chi tiết mức 1

2.4.2.2.1 biểu đồ của tiến trình 1.0 - nhập kho