luận văn thạc sĩ kế toán thực trạng tổ chức kế toán tại công ty TNHH thương mại và thiết bị bảo hộ lao động tùng phong

Là một trong những doanh nghiệp đi tiên phong trong lĩnh vựckinh doanh trang thiết bị bảo hộ lao động nên ngay từ ngày bắt đầu hoạtđộng công ty đã phải đối mắt với những khó khăn trong k

M ỤC L ỤC

CHƯƠNG I 3

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI 3

VÀ THIẾT BỊ BẢO HỘ LAO ĐỘNG TÙNG PHONG 3

Tên giao dịch trong nước : Công ty TNHH thương mại và thiết bị bảo hộ lao động Tùng Phong 3

Sæ tæng hîp doanh thu 47 Doanh thu 47

- BBKN : Biên bản kiểm nghiệm.

- TKĐƯ : Tài khoản đối ứng

- TK : Tài khoản

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

Danh mục sơ đồ :

Sơ đồ 01 : Cỏc kờnh tiờu thụ chớnh của cụng ty

Sơ đồ 02 : Cơ cấu bộ mỏy tổ chức của doanh nghiệp

Sơ đồ 03 : Cơ cấu bộ mỏy kế toỏn cụng ty

Sơ đồ 04 : Trỡnh tự ghi sổ theo phương phỏp sổ số dư

Sơ đồ 05 : Trỡnh tự lập sổ kế toỏn tại cụng ty TNHH Tựng Phong

Sơ đồ 06 : Trỡnh tự lưu chuyển chuyển chứng từ phần hành mua hàng

Sơ đồ 07 : Quy trỡnh hạch toỏn quỏ trỡnh mua hàng

Sơ đồ 08 : Quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ hỡnh thức bỏn hàng trực tiếp

qua kho

Sơ đồ 09 : Quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ phần hành bỏn hàng theo hỡnh

thức chuyển hàng

Sơ đồ 10: Quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ phần hành bỏn hàng theo

phương thức bỏn hàng qua đại lý

Sơ đồ 11 : Kế toán bán hàng theo phương thức bán trực tiếp

Sơ đồ 12 : Kế toán bán hàng theo phương thức gửi hàng đi bán

Sơ đồ 13 : Kế toán hàng gửi bán đại lý, ký gửi ở bên giao đại lý

Sơ đồ 14 : Kế toán hàng gửi đại lý, ký gửi ở bên nhận đại lý

Sơ đồ 15: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ thanh toỏn với khỏch hàng

Sơ đồ 16: Quy trỡnh kế toỏn phải thu của khỏch hàng

Sơ đồ 17 : Kế toỏn dự phũng phải thu khú đũi

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng biểu 01 : Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 ( trích )

Bảng biểu 02 : Mẫu phiếu xuất kho sử dụng tại Công ty TNHH Tùng Phong.

Bảng biểu 03 : Hóa đơn GTGT ( liên 1 )

Bảng biểu 04 : Mẫu bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ

Bảng biểu 05 : Mẫu sổ chi tiết tài khoản giá vốn bán hàng

Bảng biểu 06 : Chứng từ ghi sổ số 821 ( Nợ 632 )

Bảng biểu 07 : Sổ cái Tài khoản giá vốn bán hàng

Bảng biểu 08 : Sổ chi tiết doanh thu bán hàng

Bảng biểu 09 : Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng

Bảng biểu 10 : Sổ cái TK doanh thu bán hàng

LỜI MỞ ĐẦU

Từ sau khi Luật thương mại năm 2005 được ban hành số lượng doanhnghiệp ở Việt Nam đã tăng lên nhanh chóng, đặc biệt là các doanh nghiệpthuộc thành phần kinh tế tư nhân Trong đó có rất nhiều doanh nghiệp làm ăn

có lãi đã giải quyết một lương công việc lớn cho người lao động và đóng gópcho Ngân sách nhà nước Tuy nhiên cũng có không ít các doanh nghiệp hoạtđộng kém hiệu quả phải tuyên bố phá sản Sự thành công hay thất bại củadoanh nghiệp do rất nhiều nguyên nhân khác nhau trong đó đặc biệt quan trọng

là công tác tổ chức hạch toán kế toán Một doanh nghiệp muốn thành công phải

tự xây dựng cho mình một bộ máy kế toán hoàn chỉnh và áp dụng linh hoạt chế

độ kế toán hiện hành vào thực tế hoạt động của mình Chỉ có như vậy ban lãnhđạo doanh nghiệp mới có thể nhận được những thông tin chính xác, kịp thời vàhữu ích cho việc ra quyết định quản lý

Trong hơn một tháng qua được sự chỉ đạo của khoa Kế toán, sự hướngdẫn nhiệt tình của Thạc sỹ Nguyễn Hữu Đồng em đã tới Công ty TNHHthương mại và thiết bị bảo hộ lao động Tùng Phong tham ra kiến tập, hoànthiện kiến thức thực tế của mình về công tác tổ chức hạch toán kế toán Tại đâynhận được sự giúp đỡ, tạo điều kiện của ban giám đốc và đặc biệt là của cácanh chị nhân viên phòng kế toán, em đã có được tiếp xúc các tài liệu kế toán,tìm hiểu công tác tổ chức hạch toán của công ty Tuy thời gian kiến tập làkhông nhiều nhưng những kiến thức mà em thu nhận được là rất lớn và vôcùng quý báu Nó không chỉ giúp em hoàn thành báo cáo kiến tập mà sẽ lànhững kinh nghiệm đầu tiên của em khi làm việc thực tế sau này

Báo cáo kiến tập của em khái quát tình hình thực hiện công tác kế toáncủa Công ty TNHH thương mại và thiết bị bảo hộ lao đông Tùng Phong và tậpchung vào ba phần hành kế toán quan trong nhất của công ty là :

- Kế toỏn mua hàng.

- Kế toỏn bỏn hàng.

- Kế toỏn nghiệp vụ thanh toỏn với khỏch hàng.

Nội dung bỏo cỏo được chia làm 3 chương :

- Chương I : Tổng quan về cụng ty TNHH thương mại và thiết bịbảo hộ lao động Tựng Phong

- Chương II : Thực trạng tổ chức kế toỏn tại Cụng ty TNHH thươngmại và thiết bị bảo hộ lao động Tựng Phong

- Chương III : Đỏnh giỏ về tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại cụng tyTNHH thương mại và thiết bị bảo hộ lao động Tựng Phong

Do thời gian kiến tập còn ít và khả năng thực tế của bản thân còn hạnchế nên bản báo cáo kiến tập không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mongnhận được ý kiến đóng góp của thầy giáo và các bạn để bỏo cỏo của em đượchoàn thiện hơn

Em xin chõn thành cảm ơn!

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI

VÀ THIẾT BỊ BẢO HỘ LAO ĐỘNG TÙNG PHONG

1.1 Lịch sử hình thành và phát tiển

1.1.1Khái quát chung

 Tên giao dịch trong nước : Công ty TNHH thương mại và thiết bịbảo hộ lao động Tùng Phong

 Tên giao dịch quốc tế : Tung Phong Safety Equipment andTrading Company Limited

 Trụ sở chính : Số 20, tổ 65, Hoàng Văn Thụ, Hoàng Mai, Hà Nội

 Vốn đăng kí : 1.000.000.000 VND ( một tỷ Việt Nam Đồng chẵn )

 Người đại diện theo pháp luật : Ông Vũ Ngọc Thanh

Sinh ngày 03/03/1978

CMND số : 012854448

Nơi cấp : Công an Quận Hoàng Mai _ Thành Phố Hà Nội

Trình độ : Cử nhân quản trị kinh doanh

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Trong những năm qua nước ta đã có những bước phát triển mạnh mẽ

về mọi mặt đặc biệt là trong công nghiệp Với mục tiêu trở thành nước côngnghiệp vào năm 2020, đã có rất nhiều khu công nghiệp với rất nhiều nhà máysản xuất được xây dựng và đi vào hoạt động ở hầu hết các tỉnh thành trong cảnước Cùng với sự phát triển đó nhu cầu về trang thiết bị bảo hộ đảm bảo sứckhỏe cho người lao động ngày càng lớn Tuy nhiên trên thực tế nhu này củacác doanh nghiệp chưa được đáp ứng đầy đủ một do hệ thống cửa hàng, đại lýphân phối hàng bảo hộ rất ít, thậm chí có những tỉnh không có cửa hàngchuyên cung cấp chủng loại sản phẩm này Trước nhu cầu đó của thị trườngcông ty TNHH thương mại và thiết bị bảo hộ lao động Tùng Phong đã đượcthành lập dưới hình thức công ty TNHH một thành viên do ông Vũ NgọcThanh làm chủ sở hữu Mục tiêu chính của công ty là trở thành đầu mối trựctiếp phân phối trang thiết bị bảo hộ lao động từ cơ sở sản xuất đến các đại lý ởcác tỉnh phía Bắc Ngoài ra công ty còn từng bước xây dựng các cửa hàng bánbuôn, bán lẻ trang thiết bị bảo hộ lao động tại Hà Nội và các tỉnh thành cónhu cầu cao về loại hàng hóa này

Là một trong những doanh nghiệp đi tiên phong trong lĩnh vựckinh doanh trang thiết bị bảo hộ lao động nên ngay từ ngày bắt đầu hoạtđộng công ty đã phải đối mắt với những khó khăn trong khâu quản lý, tiếpcận thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp và khách hàng , kí kết hợp đồng,giao nhận hàng hóa… Ngoài ra khi mới thành lập cơ sở vật chất của công

ty vô cùng thiếu thốn không có phương tiện vận tải để giao nhận hànghóa, không có kho bảo quản hàng hóa, không có phân xưởng… hầu nhưtất cả đều phải đi thuê Công ty có 57 nhân viên ( 31 nữ và 26 nam ) đaphần đều không có kinh nghiệm trong kinh doanh trong lĩnh vực này, đâycũng là một khó khăn không nhỏ

Tuy khó khăn là rất nhiều và không thể tránh khỏi nhưng với lòngquyết tâm cùng với ưu thế là có một thị trường tiêu thụ rộng lớn công ty đãtừng bước khắc phục những khó khăn đưa hoạt động kinh doanh của công tydần dần đi vào ổn định Sau hơn một năm hoạt động từ số vốn đầu tư thêmcùng với vốn vay ngân hàng hiện nay công ty đã có một nhà kho 3 tầng diệntích mặt sàn hơn 800m2 và 2 xe tải dùng để vận chuyển hàng hóa Ban đầucông ty chỉ có một cửa hàng tại 110 Yết Kiêu, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.Đến nay công ty đã mở thêm một cửa hàng tại Thành phố Vĩnh Yên, TỉnhVĩnh Phúc và một của hàng tại Thành phố Phủ Lí, Tỉnh Hà Nam Thu nhậpcủa nhân viên công ty cũng được cải thiện rõ rệt ( Lương tháng bình quân củanhân viên công ty hiện nay là 3 triệu đồng/ 1 tháng ) Nhân viên công ty đượclàm việc trong điều kiện tốt, đầy đủ trang thiết bị lao động, được bảo vệ sứckhỏe và nghỉ ngơi hợp lý theo đúng quy định của nhà nước Các chế độ kháccủa công ty đối với nhân viên như khen thưởng, thăm hỏi, lễ tết …được thựchiện chu đáo, đều đặn.

1.2 Đặc điểm kinh doanh của công ty TNHH Tùng Phong

1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh

Nhìn chung công ty TNHH thương mại và thiết bị bảo hộ lao độngTùng Phong là một công ty thương mại loại vừa Sản phẩm của công ty rất đadạng và phong phú như quần áo, mũ, dày, găng tay, khẩu trang, kính bảohộ… tổng cộng có gần 60 chủng loại sản phẩm

Ngoài ra công ty có tổ chức gia công trên sản phẩm như in, may phùhiệu lên các trang thiết bị… theo yêu cầu của khách hàng, tuy nhiên chi phí,thu nhập từ hoạt động này không đáng kể

Khách hàng của công ty cũng rất đa dạng, phong phú như các doanhnghiệp sản xuất, thương mại; cơ quan, tổ chức nhà nước; bệnh viện, trườnghọc …

Các hoạt động kinh doanh chính của công ty:

• Đại lý kí gửu hàng bảo hộ lao động.

• Kinh doanh các trang thiết bị bảo hộ lao động trong và ngoàinước

• Kinh doanh các trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, thiết bị y tế,thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm…

• Kinh doanh các công cụ , dụng cụ lao động nhỏ cho các công tysản xuất

• May đo đồng phục lao động, văn phòng theo yêu cầu của kháchhàng

1.2.2 Phương thức tiêu thụ sản phẩm của công ty.

1.2.2.1 Các kênh phân phối

Để phù hợp với đặc điểm của lĩnh vực, ngành hàng đang hoạt độngcông ty đã tự mình thiết lập một mạng lưới các kênh phân phối hàng hóa hoànchỉnh tới tận tay khách hàng ( Sơ đồ 01 ) Trong quá trình kinh doanh mạnglưới kênh tiêu thụ giống như đường dây nối liền giữa công ty với các cá nhânđộc lập hoặc phụ thuộc lẫn nhau tham gia vào quá trình tiêu thụ hàng hoá từcông ty đến các doanh nghiệp và người lao động Trên thực tế sự hoạt độngrất hiệu quả của mạng lưới các kênh phân đã giúp cho lượng hàng tiêu thụcủa công ty ổn định và không ngừng tăng lên

+ Kênh tiêu thụ trực tiếp : Các sản phẩm của công ty được bán trựctiếp cho các doanh nghiệp và người lao động thông qua hệ thống cửa hàngcủa mình Ưu điểm là đẩy nhanh tốc độ lưu thông hàng hoá, đảm bảo sự tiếpcận chặt chẽ tới người tiêu dùng Nhược điểm của loại kênh tiêu thụ này làchi phí Marketing cao, hạn chế lượng hàng tiêu thụ chỉ phù hợp với sản xuấtnhỏ Trong quá trình hoạt động của mình công ty đã xây dựng được mối quan

hệ mật thiết với rất nhiều công ty sản xuất trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân

+ Kênh tiêu thụ gián tiếp: Các sản phẩm của công ty được bán chocác doanh nghiệp và người lao động phải qua khâu trung gian Hiện nay công

ty là nhà cung cấp cho rất nhiều đại lý kinh doanh trang thiết bị bảo hộ laođộng tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc Từ các đại lý này hàng hóa có thể bántrực tiếp đến các doanh nghiệp và người lao động hoặc thông qua các khâutrung gian khác như những người bán buôn, bán lẻ… Đây là kênh tiêu thụlượng hàng hóa lớn nhất, mang lại doanh thu chính cho doanh nghiệp

Sơ đồ 01: Các kênh tiêu thụ chính của công ty

1.2.2.2 Các phương thức tiêu thụ sản phẩm của công ty

Do sự đa dạng của nền kinh tế thị trường hiện nay, để đáp ứng từng loạikhách hàng với những hình thức mua bán khác nhau doanh nghiệp đã áp dụng

ba loại hình thức bán hàng đó là bán buôn, bán lẻ và bán hàng theo phươngthức gửi đại lý

+ Bán buôn : Là phương pháp bán hàng cho các đại lý và các doanh

nghiệp sản xuất lớn, hàng thường được bán theo lô với số lượng lớn giá bánbiến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán, cóhai loại bán buôn là :

- Bán buôn qua kho trực tiếp: bên mua cử đại diện đến kho của doanhnghiệp để mua hàng, doanh nghiệp xuất kho hàng hoá trực tiếp giao cho đạidiện bên mua, sau khi bên mua đã nhận đủ hàng hoá thì thanh toán bằng tiềnmặt hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ.

- Bán buôn qua kho gián tiếp: căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, đại diệnbên công ty xuất kho và giao hàng hoá đến tận kho của bên mua hoặc đến nơitheo hợp đồng, chi phí vận chuyển có thể là bên mua hoặc bên bán chịu

+ Bán lẻ : Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng với số

lượng nhỏ, giá bán ít biến động, bán đơn chiếc, thông thường thì công ty ítkhi bán lẻ vì việc bán lẻ dành cho các đại lý nhỏ, các cửa hàng bán lẻ

+ Bán hàng theo phương thức gửi đại lý : Là phương pháp bán hàng mà

trong đó công ty giao hàng cho cơ sở đại lý gửi để các cơ sở này trực tiếp bánhàng Bên nhận đại lý trực tiếp bán hàng thanh toán với khách hàng và đượchưởng hoa hồng đại lý bán Số hàng công ty gửi bán vẫn chưa được coi là tiêuthụ, việc tiêu thụ xác định khi công ty được cơ sở đại lý gửi tiền hàng haychấp nhận thanh toán về số hàng đã bán được

1.3.Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Tùng Phong

Tồn tại và phát triển trong điều kiện kinh tế nhiều thành phần dưới sự

quản lý của giám đốc giàu kinh nghiệm Vũ Ngọc Thanh công ty đã từng bướcxây dựng bộ máy quản lý cũng như sắp xếp lao động cho phù hợp với yêucầu hiện tại, đổi mới các mặt hàng kinh doanh để đảm bảo sản xuất kinhdoanh mang lại hiệu quả cao

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến thammưu Trong công ty giám đốc là người có quyết định cao nhất, đưa ra phươnghướng, mục tiêu hoạt động cho toàn công ty Giám đốc công ty là người chịutrách nhiệm trước nhà nước tức là phải có trách nhiệm phát triển và bảo toàn

vốn, là người đứng đầu và lãnh đạo công ty Giúp việc cho giám đốc là mộtphó giám đốc phụ trách kinh doanh Dưới phó giám đốc là ba phòng ban, mỗiphòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng nhưng đều liên quan chặt chẽ đếnnhau về mọi mặt của công tác kinh doanh và quản lý của mặt hàng Trong đóphòng kế toán gồm 9 người, phòng bảo vệ có 3 người, kho có 12 người vàphòng nhân viên thị trường 31 người Cơ cấu bộ bộ máy tổ chức của doanhnghiệp được thể hiện như sau:

Sơ đồ 02: Cơ cấu bộ máy tổ chức của doanh nghiệp

- Trong quá trình hoạt động của công ty giám đốc đưa ra những quyếtđịnh về hành chính, tuyển dụng nhân viên, bố trí nhân sự tiền lương, đào tạonhân lực, trực tiếp thương lượng và kí kết những hợp đồng lớn Chỉ đạo hoạtđộng kinh doanh và nhận thông tin thông qua phó giám đốc kinh doanh

- Phó giám đốc : nhận ủy quyền từ giám đốc, có trách nhiệm thực hiệnnhững chỉ đạo của giám đốc về phương hướng hoạt động kinh doanh… Thay

P NV Thị trường

Hệ thống các cửa hàng

Phó Giám Đốc

Quản lý Kho Phòng Bảo Vệ Giám đốc

P kế toán

mặt giám đốc thương lương và kí những hợp đồng nhỏ Báo cáo lại thông tin

về tình hình hoạt động của công ty và đưa ra ý kiến tham mưu cho giám đốc.Các phòng ban trực thuộc :

- Phòng kế toán: giám sát mọi hoạt động của công ty trong từng thời

điểm kinh doanh, quản lý vốn của toàn doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tổnghợp các báo cáo quyết toán của các cửa hàng thuộc công ty, thực hiện cácnghiệp vụ kế toán, thiết lập các sổ sách, chứng từ theo đúng yêu cầu của Bộtài chính ban hành, thường xuyên thông tin kinh tế giúp ban giám đốc quyếtđịnh mọi hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp về mặt tài chính

- Phòng bảo vệ : Bảo đảm trật tự an ninh chung của toàn công ty, thựchiện công tác phòng chống cháy nổ

- Quản lý kho : giám sát hàng tồn kho và ghi chép đầy đủ số liệu hànghoá nhập xuất kho, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép sổ sách, chứng từcủa phòng kế toán Hỗ trợ phòng thị trường và các cửa hàng vận chuyển hànghóa nhập kho, xuất kho hàng hóa giao cho khách hàng

- Phòng nhân viên thị trường: có nhiệm vụ đề ra kế hoạch kinh doanh củacông ty và thực hiện các kế hoạch đó, chỉ đạo hướng dẫn các cửa hàng thực hiệnđúng kế hoạch đã đề ra, tiếp cận tìm hiểu nhu cầu tiêu dùng trên thị trường để có

kế hoạch ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá với các cơ sở sản xuất và cácthành phần kinh tế khác, tạo nguồn hàng cung ứng cho các cửa hàng trong công

ty, đồng thời trực tiếp tham gia kinh doanh, tăng thu nhập, ổn định cải thiện đờisống cho cán bộ công nhân viên trong toàn doanh nghiệp Ngoài ra phòng cũngquản lý nhân viên gia công thêu, in phù hiệu lên sản phẩm

1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tùng Phong.

Qua hơn một năm xây dựng và hoạt động công ty TNHH thương mại

và thiết bị bảo hộ lao động Tùng Phong đã đạt được những kết quả đáng ghinhận Từ bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy được ngay trongnăm đầu tiên hoạt động doanh thu của công ty khá cao ( hơn 4 tỷ đồng )

Chính kết quả này đã tạo được niềm tin của khách hàng và nhà cung cấp vớicông ty, củng cố lòng quyết tâm của tập thể ban lãnh đạo và nhân viên công

ty trong xây dựng và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh Trong điều kiệncạnh thanh khốc liệt của nền kinh tế thi trường như hiện nay, những công tytrẻ có thể đứng vững và phát triển ngày càng mạnh như công ty TNHH TùngPhong là không nhiều Nó thể hiện sự lãnh đạo đúng đắn, tài tình của bangiám đốc công ty, đặc biệt là của giám đốc Vũ Ngọc Thanh

STT Chỉ tiêu Mã Thuyết minh Số năm nay ( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 )

01 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 IV.08 4.362.687.388

02 Các khoản giảm trừ doanh thu 02

03 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ

-Trong đó : chi phí lãi vay 23

08 Chi phí quản lý kinh doanh 24 241.666.322

09 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

14 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 51 12.490.847

15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp

( 60 = 50 – 51 )

Bảng 01 : Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 ( trích )

( Từ 1/5/2008 đến 31/12/2008 )

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ BẢO HỘ LAO ĐỘNG

TÙNG PHONG 2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và đặc điểm tổ chức quản lý, công

ty TNHH Tùng Phong áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.Mọi công tác kế toán đều được tập trung giải quyết ở phòng kế toán công ty

Ở các cửa hàng, nhân viên bán hàng làm nhiệm vụ bán hàng, xuất hóa đơntheo yêu cầu của khách hàng (lập hóa đơn xuất , bán hàng hóa ), sau đó tổnghợp lên phòng kế toán công ty Hiện nay công ty sử dụng phần mềm kế toánEffect để hạch toán chi tiết cũng như lên sổ kế toán tổng hợp và lập Báo cáotài chính

Tại kho hàng tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào phiếu nhậpkho, xuất kho ghi chép vào thẻ kho cuối tháng nộp lên phòng kế toán

Khi đã có hóa đơn mua hàng, bán hàng kèm theo chứng từ xuất nhập

kế toán tiền mặt tập hợp lại các khoản mục đã thanh toán và chưa thanh toán

để vào sổ TK 111, 112, 131, 331 chi tiết theo từng khách hàng Đồng thời vớinhững chứng từ như vậy kế toán thuế xem xét tính hợp lý và hợp pháp củacác chứng từ để làm cơ sở vào tờ khai thuế hàng tháng, hàng quý và lên sổsách kế toán Cuối niên độ kế toán tiến hành làm báo cáo tài chính theo quyđịnh của pháp luật

Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tracông tác kế toán trong phạm vi công ty, giúp lãnh đạo tổ chức công tác quản lý,phân tích hoạt động kinh doanh Bộ máy kế toán có 9 người do kế toán trưởng (Trưởng phòng kế toán ) trực tiếp chỉ đạo, giám sát hoạt động ; dưới kế toán

trưởng là các kế toán viên, mỗi người đảm nhận một hoặc vài phần hành nhấtđịnh, sở hữu những tài khoản tương ứng trong chương trình kế toán máy.

Sơ đồ 03 : Cơ cấu bộ máy kế toán công ty

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp : Chỉ đạo công tác kế toán củatoàn công ty về mặt nghiệp vụ, giám sát các hoạt động trong phòng kế toán,thông qua việc kiểm soát tất cả các tài khoản trong phần mềm kế toán kiểmtra việc thực hiện hạch toán của nhân viên do mình phụ trách Trực tiếp theodõi, hạch toán những nghiệp vụ mang tính bất thường đối với công ty như :xuất nhập khẩu hàng hóa, thanh lý tái sản…Hàng tháng tập hợp các thông tin

kế toán từ các kế toán viên đẻ xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáotài chính Là người chịu trách nhiệm trực tiếp với ban lãnh đạo công ty, cơquan thuế về tính đúng đắn của thông tin tài chính

Các kế toán viên bao gồm :

+ 01 vốn bằng tiền : theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến thu chi tiềnmặt, các nghiệp vụ chuyển tiền qua ngân hàng Tổng hợp số dư trên tài khoảntiền mặt, tiền gửu, tiền vay… Phụ trách các quan hệ giữa công ty với Ngânhàng Sử dụng các tài khoản 111, 112, 311, 341…

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp ( Trưởng phòng kế toán )

+ 01 Kế toán theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương, ngoài ra

kế toán này còn đảm nhận việc theo dõi các chi phí trong quản lý doanhnghiệp Phụ trách các tài khoản 334, 338 ( chi tiết 3381, 3382, 3388), 642+ 01 Kế toán mua bán hàng hóa kiêm Kế toán thuế : Theo dõi tất cả cácnghiệp vụ mua bán bán hàng của công ty, hàng tháng thực hiện việc tổng hợptính toán thuế và các khoản phải nộp nhà nước dựa trên các hóa đơn GTGT

Kế toán này phụ trách các tài khoản 511, 521, 632, 133, 333 … + 01 Kế toán hàng hóa : Theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn hàng hóa,thực hiện tính giá hàng hóa nhập kho, xuất kho, tổng hợp chi phí gia cônghàng hóa tại phân xưởng Phụ trách các tài khoản 156, 641…

+ 01 Kế toán thanh toán và kế toán công nợ có nhiệm vụ theo dõi cáckhoản phải thanh toán của công ty với nhà cung cấp, các khoản nợ của cửahàng, công nợ của khách hàng với công ty, thực hiện việc trả nợ và đôn đốcthu hồi nợ Phụ trách các tài khoản 131, 331…

+ 01 Thủ quỹ : Thực hiện việc quản lý, thu chi tiền mặt, lập báo cáo quỹ.Đảm nhận tài khoản 111 và các tài khoản khác có liên quan

+ 02 Kế toán cửa hàng có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra công tác hạchtoán ban đầu tại các cửa hàng ở Phủ Lí và Vĩnh Yên Chuyển tiền bán hàngtại các cửa hàng này về công ty Hàng tháng hỗ trợ kế toán ở công ty tínhtoán chi phí và tiền lương, các khoản phải nộp theo lương của nhân viên ởcác cửa hàng

Nhìn chung bộ phận kế toán của công ty đã được xây dựng khá hoànchỉnh đáp tốt yêu cầu của công tác quản lý Các nhân viên kế toán đều tốtnghiệp đại học, có độ tuổi trung bình là 36 trẻ khỏe năng động, có kinhnghiệm nên hiệu quả công việc rất cao

Tuy nhiên trong việc phân công công tác của phòng kế toán ta nhận thấy

bộ máy kế toán của công ty khá công kềnh, số nhân viên kế toán là 9 trong

khi tổng số nhõn viờn của cụng ty chỉ là 57 ( chiếm 15,8 % tổng số nhõn viờntoàn cụng ty ) Đối với một cụng ty thương mại loại vừa cú sử dụng kế toỏnmỏy như cụng ty TNHH Tựng Phong việc sử dụng nhiều kế toỏn cú trỡnh độcao như hiện nay sẽ gõy ra sự lóng phớ

Tại cỏc cụng ty thương mại loại vừa kinh doanh sản phẩm cựng loại khỏc( đối thủ cạnh tranh ) bộ mỏy kế toỏn được xõy dựng gọn nhẹ hơn rất nhiều.Với việc sử dụng linh hoạt cỏc phần mềm vào cụng tỏc kế toỏn, khối lượngcụng việc của nhõn viờn kế toỏn được đơn giản húa rất nhiều, hàng thỏng họchỉ cần tập hợp húa đơn, nhập thụng tin vào mỏy và in kết quả Chớnh vỡ vậyphũng kế toỏn thường chỉ cú 5 người gồm :

- 01 kế trưởng kiờm kế toỏn tổng hợp,

- 01 thủ quỹ ,

- 01 kế toỏn đảm nhận tất cả cỏc cụng việc liờn quan đến chi phớ và doanhthu của cụng ty, theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất hàng húa, cụng nợ phải thu,phải trả với khỏch hàng và nhà cung cấp Tớnh toỏn tiền lương và cỏc khoảnphải nộp theo lương cho nhõn viờn cụng ty,

- 01 kế toỏn vốn bằng tiền theo dừi tất cả cỏc nghiệp vụ liờn quan đến tiềnmặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm tiềnmặt, tiền gửu ngõn h ng,à tiền vay …,

- 01 kế toỏn kho theo dừi tỡnh hỡnh xuất nhập tồn hàng húa và tỡnhhỡnh tăng giảm, khấu hao TSCĐ Phụ trỏch cỏc quan hệ giữa Cụng ty vàNgõn hàng

Ngoài ra phụ thuộc vào số cửa hàng và mức độ giải rỏc mà cỏc cụng tynày cú thờm những kế toỏn để hướng dẫn và theo rừi Tuy nhiờn những kếtoỏn này chỉ cần tốt nghiệp trung học chuyờn nghiệp là cú thể đỏp ứng yờucầu của cụng việc

Do tinh giảm đội ngũ kế toán có thể giảm bớt được chi phí, giảm giáthành sản phẩm qua đó tạo sức cạnh tranh cho công ty Với lực lượng kế toáncùng nguồn lực sẵn có như hiện nay công ty TNHH Tùng Phong hoàn toàn

có thể thực hiện được như vậy

2.2 Áp dụng chế độ kế toán tại công ty TNHH Tùng Phong

2.2.1 Chính sách kế toán chung của công ty TNHH Tùng Phong

Công ty TNHH Tùng Phong áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệpnhỏ và vừa theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hànhngày 14/9/2006

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty việc lập sổsách, lập báo cáo tài chính cho một kỳ kế toán được thực hiện sau mỗi tháng,mỗi quý Kỳ kế toán 1 năm ( Bắt đầu ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 )

Thuế được tính theo phương pháp khấu trừ, tùy từng mặt hàng mà tỷ

lệ thuế suất là 5% hoặc 10%

Tiền tệ được công ty sử dụng để ghi vào sổ kế toán là tiền Việt NamĐồng ( VNĐ ) Quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán

Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay : chi phí đi vay được tính vào chiphí phát sinh trong ký Tỷ lệ vốn hóa được sử dụng để xác định chi phí đi vayđược vốn hóa trong kỳ

Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu hoạt động kinh doanhtuân theo chuẩn mực 14 của chuẩn mực kế toán Việt Nam

Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thườngxuyên, ghi sổ chi tiết theo phương pháp sổ số dư ( trình tự như sơ đồ 04 ).Tính giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳtrước Các phương pháp này phù hợp với loại hình doanh nghiệp kinh doanhnhiều loại hàng hóa khác nhau và giả cả hàng hóa ít biến động

Do tình hình thực tế công ty có ít loại TSCĐ và chúng đều là nhữngloại tài sản thông dụng ( nhà kho, ô tô , máy in, máy thêu…) nên doanhnghiệp sử dụng phương pháp tính khấu hao đường thẳng Đây là phươngpháp đơn giản, dễ thực hiện, áp dụng cho những tài sản không cần tính khấuhao chính xác cao.

số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật

Bảng kê lũy kế N-X-T

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Sổ tổng hợp

khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ kế toántoán Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày14/9/2006 của Bộ Tài Chính.

Hệ thống chứng từ kế toán của công ty được lập theo năm chỉ tiêu :

+ Chỉ tiêu lao động tiền lương : Bảng chấm công, bảng tiền lương thanh toán, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng kê

trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội …

+ Chỉ tiêu hàng tồn kho : Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng , phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi đại lý

…

+ Chỉ tiêu bán hàng : Thẻ quầy hàng, bảng thanh toán hàng đại lý_ký

gửi, hoá đơn bán hàng thông thường , hoá đơn Giá trị gia tăng …

+ Chỉ tiêu tiền tệ : phiếu chi, phiếu thu, biên lai thu tiền, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị tạm ứng…

+ Chỉ tiêu TSCĐ : biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ…

* Tất cả các chứng từ kế toán do công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đếnđều được tập trung tới phòng kế toán của công ty Kế toán trưởng và nhân viên

kế toán chuyên trách kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểmtra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó.Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại công ty bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trìnhGiám đốc công ty ký duyệt

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán :

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tốghi chép trên chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đãghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác cóliên quan

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

Từ chối thực hiện tất cả các chứng từ kế toán vi phạm chính sách, chế

độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước ( Không xuất quỹ,thanh toán, xuất kho, ) đồng thời báo ngay cho Giám đốc hoặc phó Giámđốc công biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành

Đối với những chứng từ lập không đúng thủ tục, chữ số bị mờ, không rõràng thì trả lại nơi lập, yêu cầu làm thêm các thủ tục và điều chỉnh sau đó mớilàm thủ tục ghi sổ

Nhìn chung hệ thống chứng từ kế toán của công ty ( bao gồm loại bắtbuộc và không bắt buộc ) đều được lập theo mẫu do bộ Tài chính ban hành

Hệ thống chứng từ này đáp ứng đầy đủ cho hoạt động kinh doanh của công ty

2.2.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán

Trong hoạt động kinh doanh của mình công ty TNHH Tùng Phong sửdụng hệ thống tài khoản trong chế độ kế toán toán Doanh nghiệp nhỏ và vừatheo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính

Do công ty kinh doanh nhiều mặt hàng với nhiều hình thức tiêu thụkhác nhau nên tại công ty có phân chia các tài khoản cấp 1 , cấp 2 trong chế

độ kế toán áp dụng thành những tài khoản chi tiêt hơn

+ Tài khoản 156 được phân nhỏ thành

1561 : Giá mua hàng hóa

1562 : Chi phí thu mua hàng hóa

+ Tài khoản 33311, 511 được phân theo hình thức tiêu thụ hàng hóa

Cụ thể là :

333111 : thuế GTGT của hàng hóa tiêu thụ bằng hình thức bán buôn

333112 : thuế GTGT của hàng hóa tiêu thụ bằng hình thức bán lẻ

333113 : thuế GTGT của hàng hóa tiêu thụ bằng hình thức gửi đại lý

5111 : Doanh thu của hàng hóa bán buôn

5112 : Doanh thu của hàng hóa bán lẻ

5113 : Doanh thu của hàng gửi đại lý

Cách phân chia này thuận tiện cho việc xem xét, theo dõi tình hìnhkinh doanh, tiêu thụ hàng hóa và đưa ra các quyết định quản lý Tuy nhiên nócũng gây ra khó khăn trong công tác tổ chức hạch toán kế toán do hệ thống tàikhoản phức tạp

2.2.2.3.Hệ thống sổ kế toán

Ngay từ ngày đầu hoạt động do thấy được lợi ích từ việc ứng dụng tinhọc vào công tác quản lý, ban lãnh đạo công ty đã quyết định sử dụng phầnmềm vào công tác tổ chức hạch toán kế toán Phần mềm kế toán Effect màcông ty đang sử dụng hiện nay có rất nhiều tính năng ưu việt, phù hợp với yêucầu trong công tác kế toán và quản lý tại công ty

Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh phức tạp ( nhiều chủng loại hàng hóa,nhiều phương thức tiêu thụ, sử dụng nhiều tài khoản kế toán ) của mình công

ty TNHH Tùng xử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ theo chế độ kếtoán dành cho Doanh nghiệp nhỏ và vừa trong việc lập các sổ chi tiết, tổnghợp Các sổ kế toán mà Công ty đang sử dụng hiện nay tuân thủ theo mẫu quyđịnh của Bộ Tài Chính Hàng tháng kế toán công ty hoàn thành sổ cái các tàikhoản 156, 511, 632

Trình tự công việc lập sổ kế toán tại công ty được tiến hành theo sơ đồ sau :

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 05: Trình tự công việc lập sổ kế toán tại

công ty TNHH Tùng Phong

+ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ,xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tínhtheo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhậpvào sổ kế toán tổng hợp (Sổ chứng từ ghi sổ, sổ cái ) và các sổ, thẻ kế toánchi tiết liên quan

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

+ Cuối tháng kế toán khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việcđối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động vàluôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Kếtoán trưởng đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã

in ra giấy Sau khi đã kiểm tra nếu không có vấn đề gì Kế toán trưởng in báocáo tài chính theo mẫu quy định

+ Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được

in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về

sổ kế toán ghi bằng tay

2.2.2.4 Hệ thống báo cáo tài chính

Để tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tàisản, nguồn vốn hình thành tài sản của công ty, tình hình và kết quả hoạt độngsản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chính Cung cấp cácthông tin kinh tế, tài chính trung thực, cần thiết cho việc đánh giá tình hình vàkết quả hoạt động của công ty trong một năm tài chính Công ty sử dụng cácbản báo cáo sau :

- Bảng Cân đối kế toán ( Mẫu số B 01 – DNN )

- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh ( Mẫu số B 02 – DNN )

- Bản Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu số B 09 – DNN )

- Bảng Cân đối tài khoản ( Mẫu số F 01- DNN )

- Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu số B03-DNN ) được lập theo

phương pháp trực tiếp

Ngoài ra công ty còn lập thêm :

- Bản tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước

- Tờ khai tự quyết toỏn thuế thu nhõp doanh nghiệp.

2.2.3 Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn quản trị

Cụng ty TNHH Tựng Phong luụn chỳ ý tới hiệu quả kinh doanh củatừng mặt hàng, ban lónh đạo thường xuyờn yờu cầu cỏc nhõn viờn kế toỏn củacụng ty cung cấp những thụng tin chi tiết về từng mặt hàng, từng hợp đồngkinh doanh, từng khỏch hàng để cú thể kịp thời đưa ra những điều chỉnhnhằm tăng cường hiệu quả kinh doanh của cụng ty Tuy nhiờn hiện nay cụng

ty khụng cú kế toỏn chuyờn theo dừi vấn đề này và cũng khụng cú những mẫubỏo cỏo kế toỏn quản trị cụ thể

2.3 Cỏc phần hành kế toỏn chủ yếu của cụng ty TNHH Tựng Phong.

2.3.1 Kế toỏn mua hàng

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong các hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp thương mại Hàng hoá được coi là mua vào khi thông qua quátrình mua bán và doanh nghiệp thương mại phải nắm được quyền sở hữu vềhàng hoá (đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ) Mục đích mua hànghoá là để bán (cho nhu cầu tiêu dùng trong nước và mua để xuất khẩu ra nướcngoài) Ngoài ra, hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại còn có thể sửdụng để góp vốn liên doanh, để trả lương, thưởng, biếu tặng, quảng cáo, chàohàng, để đổi hàng hoá khác cách thức mua hàng thường được áp dụng làmua trực tiếp của các đơn vị, cá nhân sản xuất hoặc giao sản phẩm gia công,hàng đổi hàng, bao tiêu, đặt hàng, ký kết hợp đồng sản xuất khai thác phương thức thu mua có thể là nhận hàng trực tiếp, chuyển hàng

2.3.1.1 Chứng từ và quy trỡnh luõn chuyển chứng từ theo quy định tại

cụng ty.

Cỏc chứng từ sử dụng :

- Phiếu nhập kho

- Bảng kờ mua hàng

- Biờn bản kiểm nghiệm hàng húa

- Húa đơn ( Mẫu 01 GTKT-3LL_ liờn 2, do người bỏn lập )

- Phiếu chi hoặc giấy bỏo nợ

Giỏm đốc ( PGĐ )

* Tài khoản 156 -Hàng hoá: Dùng để phản ánh giá thực tế hàng hoá tại

kho, tại quầy, chi tiết theo từng kho, quầy, từng loại, nhóm hàng hoá

TK156_ Hàng húa

Nợ:

Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng

giá thực tế hàng hoá tại kho, tại

quầy (giá mua và chi phí thu mua)

Cú : + Trị giá mua thực tế của hàngxuất kho, xuất quầy

+ Phí thu mua phân bổ cho hàngtiêu thụ:

Dư nợ : Trị giá thực tế hàng hoá

tồn kho, tồn quầy

*Tài khoản 157 - Hàng gửi đi bán: Dùng để phản ánh giá trị hàng hoá

đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng, gửi bán đại lý chưa được chấp nhậnthanh toán

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 157

Trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi

cho khách hàng hoặc gửi bán đại lý,

ký gửi

− Trị giá hàng hoá, dịch vụ đã

được chấp nhận thanh toán

− Trị giá hàng hoá, dịch vụ đã gửi đi bị khách hàng trả lại

Dư nợ: Trị giá hàng hoá, thành

phẩm đã gửi đi chưa được khách

hàng chấp nhận thanh toán

*Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi trên đường: Dùng để phản ánh

trị giá thực tế hàng mua đang đi đường tài khoản này được mở chi tiết theotừng chủng loại và từng hợp đồng kinh tế

TK151 – Hàng mua đang đi đường Nợ:

Giá mua theo hoá đơn đã nhận chưa có

hàng và phí tổn kèm theo

Có:

Giá mua theo hoá đơn của sốhàng đã kiểm nhận kho, hoặc đãgiao nhận thẳng cho khách hàngmua

Dư Nợ: Hàng mua đang trên đường.

TK 157 – Hàng gửi đi bán

2 1.3 Sơ đồ hạch toỏn và cỏc bỳt toỏn chớnh

Sơ đồ 07 : Quy trỡnh hạch toỏn quỏ trỡnh mua hàng

Khi mua hàng hoá nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua hàng (hoặc bảng

kê hàng hoá thu mua) và phiếu nhập kho, kế toán ghi

Nợ TK 156 (1561): Trị giá mua của hàng nhập kho

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào

Có TK liên quan (331, 311, 111, 112, 336): Tổng giá thanh toán Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh

Nợ TK 156 (1562): Tập hợp chi phí thu mua

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào (nếu có)

Có TK liên quan (311, 111, 112 ) Các khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại chiết khấu thương mại(nếu có)

Nhập hàng

111,

112,

141, 331

Giảm giỏ hàng mua

Trả lại hàng mua, chiết khấu thương mại

Thuế GTGT Thuế GTGT hàng mua

Thanh toỏn tiền

hàng

TK 151,156,157

Ngoài ra trong giai đoạn mua hàng cụng ty gặp phải một số trườnghợp mua hàng đặc biệt như : hàng về chưa cú húa đơn, hàng đi đường cuốithỏng chưa nhập kho… Cỏc nghiệp vụ đú được cụng ty hạch toỏn như sau : + Trường hợp hàng về chưa có chứng từ mua hàng theo nguyên tắcquản lý tài sản, kế toán tiến hành thủ tục kiểm nhận nhập hàng và tạm thờighi trị giá hàng nhập theo giá tạm tính.

Nợ TK 156 (1561): Giá tạm tính của hàng hoá thực nhập

Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp

Nhận được bộ chứng từ của lô hàng nhập, căn cứ giá mua thực tế, kếtoán điều chỉnh giá tính của lô hàng đã nhập theo giá thực tế và phản ánh thuếGTGT

+ Trường hợp đã nhận được chứng từ mua hàng nhưng đến cuối kỳhàng hoá mua vẫn chưa kiểm nhận nhập theo địa điểm quy định, thì căn cứchứng từ kế toán ghi

Nợ TK 151: Trị giá hàng mua đang đi trên đường

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào

Có TK liên quan (111, 112, 311, 331 ): Giá thanh toán Khi hàng về ở kỳ kế toán tiếp theo, căn cứ thực tế kiểm nhận kế toán ghi

ty Trường hợp cỏc cửa hàng ở tỉnh nhập hàng húa thỡ kế toỏn viờn ở cửa hàng

sẽ lập và tập hợp cỏc húa đơn GTGT hoặc lập bảng kờ, định kỳ 10 ngày 1 lần

kế toỏn này gửu cỏc húa đơn và bảng kờ về cụng ty để kế toỏn hàng húa tậphơp thụng tin vào chương trỡnh kế toỏn Hoá đơn GTGT và các bảng kê nàytheo như lý thuyết thì sẽ được vào Nhật ký chứng từ hàng ngày, nhưng trên

thực tế của Công ty do cỏc cửa hàng nằm ở cỏc tỉnh cỏch xa trụ sở chớnh nờncụng ty chọn giải phỏp 10 ngày tập hợp chứng từ gốc 1 lần.

Húa đơn mà kế toỏn bỏn hàng hay kế toỏn ở cỏc cửa hàng nhận đượckhi mua hàng là húa đơn GTGT liờn 2 màu đỏ

Do trong ngày ở một cửa hàng có thể nhập nhiều loại hàng khác nhau với

số lượng nhỏ, khụng cú húa đơn GTGT cho nên các cửa hàng phải lập bảng kờthu mua hàng hoỏ mua vào khụng cú hoỏ đơn ( số hiệu 04/GTGT ) Đõy cũng làmột loại chứng từ gốc ban đầu dựng để tổng hợp thụng tin kế toỏn

Sau khi tập hợp cỏc húa đơn và bảng kờ mua hàng, kế toỏn hàng húa

sẽ tổng hợp thụng tin và nhập dữ liệu và phần mềm kế toỏn Qua quỏ trỡnh xử

lý dữ liệu của phần mềm kế toỏn sẽ thu được cỏc bảng, sổ chi tiết và tổng hợpphục vụ cho quỏ trỡnh theo dừi hàng húa mua vào của cụng ty, tớnh toỏn đượccỏc khoản chiết khấu và cỏc khoản được thưởng trong quỏ trỡnh thanh toỏnvới người bỏn

Sổ chi tiết :

- Sổ chi tiết mua hàng

- Sổ chi tiết hàng húa

- Bảng tổng hợp chi tiết hàng húa

Sổ tổng hợp :

- Chứng từ ghi sụt TK 156, 331

- Sổ cỏi ( theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ ) TK 156, 331

2.3.2 Kế toỏn giai đoạn tiờu thụ

Tiêu thụ hàng hoá là quá trình cụng ty thực hiện việc chuyển hoá vốnsản xuất kinh doanh của mình từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ vàhình thành kết quả tiêu thụ, đây là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuấtkinh doanh

Theo một định nghĩa khác thì tiêu thụ hàng hoá là việc chuyển quyền

sở hữu hàng hoá cho khách hàng đồng thời thu được tiền hàng hoặc đượcquyền thu tiền hàng hoá

Đối với cỏc doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp thương mại nhưcụng ty TNHH Tựng Phong giai đoạn tiờu thụ hàng húa cú vai trũ rất quantrọng vỡ tiêu thụ hàng hoá là cơ sở hình thành nên doanh thu và lợi nhuận, tạo

ra thu nhập để bù đắp chi phí bỏ ra, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanhthông qua các phơng thức tiêu thụ Nếu khõu tiờu thụ được triển khai tốt, hànghúa được bỏn ra nhanh thỡ cụng ty sẽ chúng thu hồi được vốn tạo điều kiệncho việc đẩy nhanh vũng quay của vốn để thu được nhiều lợi nhuận Ngoài raviệc tiờu thụ hàng húa được diễn ra nhanh chúng cũng gúp phần khẳng định

uy tớn và hỡnh ảnh của cụng ty Chớnh bởi tầm quan trọng của giai đoạn tiờuthụ mà hạch toỏn phần hành bỏn hàng được coi là quan trọng nhất trong cụngtỏc kế toỏn của cụng ty TNHH Tựng Phong Ban lónh đạo cụng ty luụn yờucầu nhõn viờn kế toỏn của mỡnh theo dừi chặt chẽ quỏ trỡnh tiờu thụ cỏc mặthàng, kịp thời cung cấp cỏc thụng tin rừ ràng chớnh xỏc để hỗ trợ việc ra cỏcquyết định kinh doanh

2.3.2.1 Chứng từ và quy trỡnh luõn chuyển chứng từ

Để thực hiện cỏc nghiệp vụ bỏn hàng cụng ty TNHH Tựng Phong sử dụng những chứng từ sau :

- Húa đơn GTGT ( 3 Liờn )

- Bản kờ bỏn lẻ hàng húa ( mẫu )

- Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ

- Phiếu xuất kho hàng gửu bỏn đại lý

- Bảng thanh toỏn hàng đại lý ký gửu

Số 000446

Hä tªn ngưêi nhËn hµng: Anh Nguyễn văn Mẫn

§Þa chØ:

Lý do xuÊt kho: Xuât bán

XuÊt t¹i kho:

STT Tªn hµng M· sè §¬n vÞtÝnh Yªu cÇu Thùc xuÊtSè lưîng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

Bảng biểu 02 : Mẫu phiếu xuất kho sử dụng tại Công ty TNHH Tùng Phong.

Nợ : 632

Có :156

Đơn vị : nghìn đồng

Đơn vị : Công ty TNHH…

Địa chỉ :…

HÓA ĐƠN GTGT

Liªn 1: ( Lưu )Ngµy 1 th¸ng 8 n¨m 2008

§¬n vÞ b¸n hµng: Cty TNHH thương mại v thià ết bị bảo hộ lao động Tùng Phong

§Þa chØ: Số 20, tổ 65, Hoàng Văn Thụ, Hoàng Mai, Hà Nội Sè TK:

Tªn ngưêi mua hµng: Anh Nguyễn văn Mẫn

Tên đơn vị

H×nh thøc thanh to¸n: TiÒn mÆt

STT Tªn hµng hóa §¬n vÞ tÝnh Sè lưîng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn

Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Tám tiệu chín trăm mười nghìn đồng chẵn.

Bảng biểu 03 : Hóa đơn GTGT ( liên 1 )