luận văn kế toán Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty CP Thương mại và tư vấn Tân Cơ

Xuất phát từ lí luận thực tế đó và nhận thức chủ quan về tầm quan trọngcủa vấn đề kế toán tổng hợp trong các doanh nghiệp, qua quá trình thực tập tạicông ty Cổ phần Thơng mại và T vấn Tâ

Mục lụcdanh mục các từ viết tắt

danh mục sơ đồ, bảng biểu

Danh mục từ viết tắt

Từ viết tắt Từ viết đầy đủ

BCTC: Báo cáo tài chính

CPBH: Chi phí bán hàng

CPQLDN: Chi phí quản lý Doanh nghiệp

Danh mục sơ đồ, bảng

Lời mở đầu

Sau nhiều năm đổi mới, nớc ta đã có nhiều chuyển biến rõ rệt về mọi mặt.Cùng với sự biến động về chính trị, nền kinh tế nớc ta đã và đang hoà nhậptheo xu hớng toàn cầu hoá, chuyển từ cơ chế kinh tế tập trung quan liêu baocấp sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, theo hớng côngnghiệp hóa, hiện đại hoá Với chủ trơng mở cửa nền kinh tế, tính độc quyềncủa Nhà nớc dần mất đi, các thành phần kinh tế phát triển đa dạng cùng với sựtham gia của rất nhiều doanh nghiệp nớc ngoài Do đó tính cạnh tranh trongnền kinh tế ngày càng trở nên gay gắt, đòi hỏi một sự nỗ lực hết mình của cácdoanh nghiệp để có chỗ đứng vững chắc, khẳng định vị thế trên thị trờng cần

có phơng hớng kinh doanh chủ động, sáng tạo, phù hợp với nền kinh tế và tìnhhình thực tế

Mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp là lợi nhuận Một doanh nghiệpkinh doanh càng có hiệu quả cao, lợi nhuận cao, hoàn thành tốt các kế hoạch

đã vạch ra thì doanh nghiệp đó càng có cơ hội phát triển, mở rộng kinh doanh

Để nắm bắt đợc thị trờng, doanh nghiệp cần có kế hoạch kinh doanh cụ thể,chi tiết, rõ ràng hoạt động mua và bán với nguồn cung cấp, thời điểm, giá cả,chất lợng, thị trờng tiêu thụ… sao cho đảm bảo đầu vào ổn định, đáp ứng tốtnhất nhu cầu thị trờng Để làm đợc điều này, nhà quản trị cần có đầy đủ thôngtin cần thiết, do đó kế toán tổng hợp đóng một vai trò hết sức quan trọng,không thể thiếu, mà việc cung cấp các thông tin đó chính là công việc của kếtoán Các thông tin do kế toán cung cấp chi phối, ảnh hởng đến các chỉ tiêutrên các Báo Cáo Tài Chính, các quyết định và chiến lợc kinh doanh củadoanh nghiệp, tạo cơ sở cho việc lập kế hoạch kinh doanh cho kỳ sau

Xuất phát từ lí luận thực tế đó và nhận thức chủ quan về tầm quan trọngcủa vấn đề kế toán tổng hợp trong các doanh nghiệp, qua quá trình thực tập tạicông ty Cổ phần Thơng mại và T vấn Tân Cơ, đợc sự hớng dẫn tận tình của cácthầy, cô giáo trong bộ môn Kế toán, đặc biệt là Thạc sĩ Phạm Xuân Kiên và

sự giúp đỡ của các cán bộ phòng Kế toán công ty, Nội dung báo cáo ngoài lời

mở đầu, kết luận thì gồm 3 phần:

Phần I: Khái quát chung về công ty CP Thơng mại và t vấn Tân Cơ

Phần II: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty CP

ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo cùng các anh chị phòng Kế toán của công ty

Cổ phần Thơng mại và t vấn Tân Cơ để bài luận văn của em đợc hoàn thiệnhơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Phần I Khái quát chung về công ty cp thơng mại

và t vấn tân cơ

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

1.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty

Công ty Cổ phần Thơng Mại và T Vấn Tân Cơ

Trụ sở chính : Số 55 Lạc Trung, Quận Hai Bà Trng, Hà Nội

Điện thoại: 04.6362414/ 6363856 Fax: 04.63632843

Email: Tân cơ@hn.vnn.vn

Website: www.tanco.com.vn

MST:0101021398

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Cổ phần thơng mại và t vấn Tân Cơ tiền thân là Công ty tráchnhiệm hữu hạn Thơng mại Tân Cơ đợc thành lập vào ngày 25 tháng 5 năm

2000 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102000556 do sở Kếhoach & Đầu t thành phố Hà Nội cấp

Công ty thành lập ban đầu vời 2 phòng chức năng chính là: Phòng tàichính kế toán và Phòng kinh doanh Nay công ty đã phát triển với đầy đủ cácphòng chức năng: Phòng kế hoạch nguồn hàng, Phòng kinh doanh, Phòng tàichính kế toán và quản trị

Thời gian đầu mới thành lập, Công ty chủ trơng thực hiện việc nghiêncứu thị trờng bài bản với phơng châm nhanh chóng mở rộng địa bàn hoạt

động Do đặc thù kinh doanh của Công ty, ban đầu Công ty đã đặt trụ sở chínhtại Hà Nội, sau đó Công ty đã mở rộng quy mô bằng việc thành lập thêm cácchi nhánh ở hầu hết các thành phố lớn trên cả nớc và đến nay Công ty đãthành lập 6 chi nhánh hoạt động trải dài trên toàn quốc đó là Chi nhánh Thànhphố Hồ Chí Minh đợc thành lập vào tháng 4 năm 2002, Chi nhánh Thành phố

Đà Nẵng thành lập vào tháng 4 năm 2003, Chi nhánh Thành phố Hải Phòngthành lập vào tháng 10 năm 2003, Chi Nhánh Thành phố Vũng Tàu thành lậpvào tháng 3 năm 2004, Chi nhánh Tỉnh Hng Yên thành lập vàơ tháng 4 năm

2004, và Chi nhánh Tỉnh Đồng Nai đợc thành lập vào tháng 11 năm 2004.Nhân sự công ty: cuối năm 2000 Cán bộ nhân viên công ty là: 13 ngời,cuối năm 2001 là: 18 ngời, cuối năm 2002 là: 44 ngời, cuối năm 2003 là: 52ngời, cuối năm 2004 là: 102 ngời, cuối 2005 là: 103 ngời, cuối năm 2006 là

106 ngời, cuối năm 2007 là 110 ngời, và hiện nay là 101 ngời

Với lực lợng nhân sự nh trên Công ty đã tổ chức hệ thống quản lý mộtcách khoa học với đầy đủ các phòng ban hoạt động theo mô hình hoạt độngcủa Công ty cổ phần

1.2 Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

1.2.2 Nhiệm vụ của công ty

Công ty CP Thơng mại và T vấn Tân Cơ có nhiệm cụ tổ chức SXKD đúngngành nghề đăng kí, theo quy chế hoạt động của công ty trả nợ đúng hạn,hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ theo quy định của pháp luật

Mở rộng quan hệ thị trờng, đồng thời tìm kiếm thị trờng mới, kinh doanhmặt hàng dầu, ắc quy săm lốp và các công việc khác theo giấy phép đăng kíkinh doanh của công ty

Tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ kinh doanh, chấp hành nghiêm chỉnhcác chế độ hạch toán, kế toán thống kê, thực hiện chế độ báo cáo và chịu sựquản lý của các cơ quan ban ngành

Hợp tác các đơn vị trong ngành và địa phơng để thực hiện nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh Phát triển đơn vị theo chức năng, quyền hạn đợc phép

1.2.3 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.

Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty:

* Kinh doanh các sản phẩm sắt thép, bu lông, đai ốc, rivê, vòng đệm, vật

t, thiết bị công nghiệp;

* T vấn đầu t, tài chính; t vấn kỹ thuật lắp xiết; t vấn đào tạo;

* Đầu t xây dựng và kinh doanh nhà;

* Vận tải và các ngành hàng khác

Song trên thực tế Công ty mới triển khai đợc mảng kinh doanh thơng mại.Nhiệm vụ chính là:

- Nhanh chóng mở rộng và phủ kín thị trờng

- Đa dạng hoá mặt hàng phục vụ tối đa nhu cầu khách hàng

- Phát triển bền vững, lâu dài, phấn đấu mức tăng trởng doanh thu từ 30

Sơ đồ 1-1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý toàn công ty

Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết

định các vấn đề liên quan đến chiến lợc phát triển dài hạn của công ty Đại hội

đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát

Hội đồng quản trị: là cơ quan thực hiện các quyết định của đại hội

đồng cổ đông, hoạt động tuân thủ các quy định của pháp luật và điều lệ củacông ty, đứng đầu Hội đồng quản trị là chủ tịch hội đồng quản trị, thay mặthội đồng quản trị điều hành công ty là Tổng giám đốc

Ban kiểm soát: là cơ quan giám sát hoạt động của hội đồng quản trị và

báo cáo lại ở cuộc họp đại hội đồng cổ đông Số lợng, quyền hạn, trách nhiệm

và lợi ích của ban kiểm soát đợc quy định tại Luật doanh nghiệp và điều lệ củacông ty sau khi cổ phần hóa

1.3.1 Chức năng, nhiêm vụ của từng phòng trong công ty

- Phòng kế hoạch nguồn hàng : Có chức năng lên kế hoạch về nguồn

hàng trong ngắn hạn cũng nh trong dài hạn, và tổ chức thực hiện kế hoạch đó

Ngoài ra, phòng này còn có nhiệm vụ theo dõi kho hàng ở các chi nhánh vàkho hàng ở Hng Yên.

- Phòng Kinh doanh: Có chức năng lập kế hoạch bán hàng, điều hành

hoạt động kinh doanh, phân tích đánh giá các hoạt động bán hàng vàmarketing, chịu trách nhiệm thu hồi công nợ, cung cấp các thông tin về bánhàng và marketing cho Ban Giám đốc

- Phòng tài chính kế toán và quản trị: Có nhiệm vụ xây dung các kế

hoạch tài chính, tổ chức ghi chép, hạch toán, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tếphát sinh; thực hiện phân tích, tham mu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêucầu quản trị doanh nghiệp và cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy địnhcủa pháp luật

- Phòng Hành chính- nhân sự: Có chức năng giúp giám đốc trong việc quản

lý nhân sự, hành chính, thực hiện các chế độ, chính sách của nhà nớc và công ty

1.4 Tình hình kinh tế tài chính, lao động của Công ty.

Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu trong các năm 2005, 2006, 2007

Bảng số 1 -1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh một số năm gần đây

Lợi nhuận sau thuế 574.503 1.501.066 3.872258

Thu nhập bình quân của CNV

( Trích từ các Báo cáo tài chính của 3 năm : 2005, 2006, 2007)

Trong ba năm gần đây, lợng hàng hoá lu chuyển nhiều, Công ty tìm đợcnhiều nguồn hàng tin cậy, có giá cạnh tranh nên doanh thu tăng vợt trội.Doanh thu và lợi nhuận tăng nhanh

Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán

tại công ty cp thơng mại và t vấn tân cơ

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

2.1.1 Sơ đồ bộ máy

Sơ đồ 2-1 Bộ máy kế toán

2.1.2.Lao động và phân công công việc trong phòng kế toán.

 Chức năng nhiệm vụ của kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ căn cứ vào

chứng từ mà các kế toán viên khác gửi lên kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của

ch-ng từ và tập hợp ghi sổ kế toán tổch-ng hợp, là ch-ngời tiến hành theo dõi kết chuyểnchi phí, xác định lãi lỗ, giúp KTT lên báp cáo, sổ sách, tổng hợp lập báo cáo

kế toán hàng năm

Kế toán Vốn bằng tiền và các nguồn vốn: Phản ánh số liệu hiện có

và tình hình biến động của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; phản ánh tình hìnhhiện có và biến động tăng giảm trong kỳ của các nguồn vốn kinh doanh

 Kế toán vật t,tài sản cố định, hàng hoá: Phản ánh số lợng, giá trị

hiện có và tình hình biến động theo từng loại vật liệu, dụng cụ, hàng hoá của

đơn vị; đối với tài sản cố định, bên cạnh theo dõi theo từng loại tài sản về mặt

KT các khoản

DT, TN và các khoản CP khác

Kế toán thuế, theo dõi công nợ

Bộ phận tham m u

KT vốn bằng tiền và các nguồn vốn

Kế toán tr ởng các chi nhánh

Thủ quỹ

Kế toán tổng hợp Thủ quỹ kiêm kế

toán vốn bằng tiền Kế toán vật t hàng hóa

hiện vật, kế toán còn phải theo dõi về mặt nguyên giá và giá trị còn lại củatừng loại.

Kế toán các khoản doanh thu và thu nhập, các khoản chi phí: Phản

ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, các khoản phải nộp, các khoản cònphải thanh toán cho các đối tợng khác; phản ánh đầy đủ kịp thời các khoảndoanh thu, thu nhập và các khoản ghi giảm doanh thu, thu nhập phát sinhtrong doanh nghiệp Từ đó xác định doanh thu thuần, thu nhập thuần từ cáchoạt động làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh; phản ánh đầy đủ kịpthời các khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp liên quan đến thu mua,tiêu thụ hàng hoá cùng với các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp

Kế toán thuế, theo dõi công nợ: Tập hợp chứng từ , hạch toán kế toán,

lập các báo cáo theo đúng quy định của cơ quan thuế; theo dõi các khoản công

nợ của công ty, tình hình các khoản nợ quá hạn của khách hàng, các chi nhánhvới công ty, và các khoản nợ của công ty đối với ngân hàng, nhà cung cấp, cáckhoản vay nợ cá nhân…

Thủ quỹ: Quản lý lợng tiền mặt tại quỹ của công ty, theo dõi tình hình

nhập, xuất, tồn quỹ tiền mặt định kỳ hoặc khi có yêu cầu, tiến hành kiểm kêquỹ và lập báo cáo nhập, xuất, tồn quỹ tiền mặt

2.2 Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty

2.2.1 Các chính sách kế toán chung

- Niên độ kế toán: từ ngày 01/01 đến ngày 31/12

- Kỳ kế toán: tháng

- Chế độ kế toán: áp dụng theo Quyết định 15

- Đơn vị tiền tệ: Công ty thực hiện ghi sổ và lập báo cáo bằng đồng ViệtNam Việc quy đổi các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ sang đồng Việt Nam

đợc thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 10 “ảnh ởng của sự thay đổi tỷ giá”

h Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

để đảm bảo theo dõi và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời,chính xác.Công ty kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp ghi thẻ songsong.

- Phơng pháp tính giá vật t, hàng hóa xuất kho: phơng pháp nhập trớc,xuất trớc

- Phơng pháp khấu hao TSCĐ: thực hiện khấu hao theo phơng pháp đờngthẳng

- Hình thức trả lơng: trả lơng theo hình thức lơng thời gian áp dụng chocả lao động trực tiếp và lao động gián tiếp

từ theo quyết định số 15/2006/QĐ BTC ngày 20/3/2006

Mỗi phần hành khác nhau công ty thực hiện đầy đủ hệ thống biểu mâucchứng từ khác nhau với trình tự và thời gian luân chuyển cụ thể Công ty thựchiện đầy đủ hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán theo chế độ, bao gồm: chỉtiêu lao động tiền lơng, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu tiền

tệ, chỉ tiêu tài sản cố định Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ ban hànhtheo các văn bản pháp luật khác

•Cách thức quản lý chứng từ

- Cá nhân tổ chức bên ngoài công ty ( có ngời đại diện) liên hệ giao dịchtại công ty hoặc từng bộ phận trong công ty lập chứng từ theo đúng chế độquy định của Nhà nớc và phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế vào chứngtừ

- Chứng từ đợc kiểm tra và xác nhận ngay sau khi lập của ngời có tráchnhiệm chuyên trách liên quan

- Sau khi đợc sử dụng ở bộ phận cụ thể có nghiệp vụ kinh tế phát sinhliên quan chứng từ đợc chuyển về phòng kế toán để ghi sổ.

- Cuối cùng chứng từ kế toán đã sử dụng đợc lu trữ ( sắp xếp, phân loại,bảo quản, cất giữ tại phòng kế toán và đợc hủy ít nhất sau 2 năm quyết toánhết toàn bộ công trình hoặc nghiệp vụ kinh tế chấm dứt không còn liên quan

đến chứng từ đó

2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Công ty thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trởng Bộ Tài Chính và các thông thớng dẫn, sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán của Bộ Tài Chính

Ví dụ cụ thể một số tài khoản đợc sử dụng trong kế toán tổng hợp hànghóa để theo dõi sự biến động về NVL của công ty nh sau:

Mọi sự biến động về NVL đều đợc theo dõi trên các tài khoản sau :

- TK 156- Hàng hóa : Tài khoản này công ty mở để phản ánh biến độnghàng hóa của doanh nghiệp Công ty theo dõi trị giá vốn hàng hóa trên tàikhoản 1561 TK 156 này không đợc mở chi tiết theo dõi chi phí thu mua hàng

- TK 131- Phải thu khách hàng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hìnhcông nợ và thanh toán các khoản nợ của các khách hàng với doanh nghiệp

- TK 331 : Phải trả ngời bán: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình

thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp với ngời bán

- Sổ cái các Tài khoản.

- Một số loại sổ khác nh: Sổ quỹ Tiền mặt, sổ quỹ Tiền gửi ngân hàng Tại công ty, Sổ cái TK đợc mở cho từng TK tổng hợp hoặc cho từngnhóm Tài khoản chi tiết Sổ cái TK tổng hợp chỉ mở đối với những TK không

có TK chi tiết

• Hình thức kế toán áp dụng: công ty áp dụng hình thức kế toánNhật ký chung: mọi nghiệp vụ kinh tề, tài chính phát sinh đều đợc ghi vào sổnhật ký theo thứ tự thời gian và nội dụng kinh tế của nghiệp vụ, sau đó lấy sốliệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái

- Hình thức Nhật ký chung

Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đợc dùng làm căn cứ ghi

sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ sốliệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung ghi vào Sổ cái theo các TK kế toán phù hợp.Nếu đơn vị có mở sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật kýchung, các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi vào các sổ, Thẻ kế toán chi tiết liênquan

Trờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hằng ngày, căn cứ vàocác chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật

ký đặc biệt liên quan Định kì hoặc cuối tháng, tùy khối lợng nghiệp vụ phátsinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt lấy số liệu để ghi vào các TK phù hợptrên Sổ cái, sau đó loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đợc ghi đồng thờivào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân

đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu đúng khớp số liệu ghi trên sổdùng để lập các Báo cáo tài chính

Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảngcân đối phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên

sổ Nhật ký chung ( hoặc các sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt saukhi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ