Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần Bê tông xây dựng Hà Nội

Mã hoá vật liệu có thể tiến hành theo nguyên tắc sau: Công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất đợc phân chia nh sau: - Căn cứ vào nội dung kinh tế CCDC đợc phân chia thành các loại c

Lời nói đầu

Hoà chung với sự phát triển của thế giới, của xu thế thời đại, hơn mời năm qua, Việt Nam đã thực hiện đờng lôí đổi mới chuyển nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa, tạo nên những bớc đột phá, tạo đà phát triển cho nền kinh tế Mỗi năm có hàng ngàn doanh nghiệp đợc thành lập nhng cũng có không ít doanh nghiệp bị phá sản, thua lỗ

Chính sách kinh tế mở cửa đã, đang mang lại cho nền kinh tế nói chung cũng nh các doanh nghiệp nói riêng những vận hội lớn để thử sức nhng cũng kèm theo đó là hàng loạt những thách thức mà các doanh nghiệp phải đối đầu, giải quyết

Cạnh tranh là quy luật kinh tế tất yếu trong nền kinh tế thị trờng Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bắt buộc phải chiến thắng trong cạnh tranh, phải khẳng định đợc vị trí của mình trên thị trờng

Để làm đợc điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức có hiệu quả hoạt

động sản xuất kinh doanh, năng động, sáng tạo, phải sử dụng tổng hoà các biện pháp khác nhau để có thể tạo ra những sản phẩm đa dạng về chủng loại, mẫu mã

đẹp, phong phú, chất lợng cap phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của ngời tiêu dùng, làm sao để chi phí bỏ ra là thấp nhất nhng chất lợng sản phẩm sản xuất ra vẫn phải đợc đảm bảo, hiệu quả cao

Muốn vậy, một trong các vấn đề mà các doanh nghiệp phải quan tâm hàng

đầu là các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất, đặc biệt là nguyên vật liệu và tất yếu một công cụ quản lý không thể thiếu đó chính là hạch toán kế toán nói chung và hạch toán kế toán nguyên vật liệu nói riêng, một công cụ đắc lực có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là yếu tố không thể thiếu, trực tiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm, chi phí về nguyên vật liệu lại thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

Hạch toán nguyên vật liệu chính xác, kịp thời, toàn diện sẽ đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời và đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra

và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ và tiêu hao, ngăn chặn hiện tợng lãng phí vật liệu trong sản xuất, nhờ đó mà tiết kiệm đợc chi phí, hạ thấp giá thành, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động từ đó mà nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp

Với nhận thức nh vậy, sau khi đã đợc trang bị kiến thức lý luận ở nhà ờng và trong thời gian nghiên cứu thực tế tại công ty cổ phần Bê tông xây dựng

tr-Hà Nội, tôi nhận thấy vấn đề nguyên vật liệu là vấn đề mà những nhà quản lý và hạch toán đặc biệt coi trọng

Vì vậy, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài:

kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Công ty cổ phần BÊ T NG XÂY DựNG Hà NộI Ô

Kết cấu luận văn gồm ba chơng:

Chơng I: Các vấn đề chung về kế toán NL,VL và CC,DC

Chơng II: Thực tế công tác kế toán NL,VL và CC,DC tại công ty cổ phần

Bê tông xây dựng Hà Nội

Chơng III: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán NL,VL và CC,DC

Do trình độ lý luận còn hạn chế và thời gian tiếp xúc thực tế cha nhiều, mặc dù đã đợc các thầy cô giáo giúp đỡ chỉ bảo, đặc biệt là cô giáo Nguyễn Thị Quý, ngời trực tiếp hớng dẫn cùng các cô, chú, anh, chị kế toán và các phòng ban ở Công ty TMC nhng chắc rằng luận văn này không tránh khỏi những thiếu sót nhất định về nội dung và hình thức

Mong các thầy cô giáo cùng những ngời quan tâm đến vấn đề này đóng góp ý kiến để bản thân tôi có thể hiểu sâu hơn về vấn đề

Tôi xin chân thành cảm ơn.

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thúy Hà.

Chơng I: CáC VấN Đề CHUNG Về Kế TOáN NL, VL Và CC, DC

1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của NL, VL và CC, DC trong sản xuất kinh doanh

1.1 Khái niệm và đặc điểm của NL,VL và CC, DC

- Khái niệm:

 Nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tợng lao

động (ĐTLĐ)-một trong ba yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất - là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm

 Công cụ, dụng cụ là những t liệu lao động (TLLĐ) không thỏa mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình

Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, nhữn TLLĐ sau dù thỏa mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình nhng vẫn coi là CCDC:

+ Các đà giáo, ván khuôn, CCDC gá lắp chuyên dùngcho công tác xây lắp+ Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá trị trong quá trình dự trữ, bảo quản nh:

 Dụng cụ, đồ nghề bằng sành sứ, thủy tinh

+ Khi tham gia vào quá trình sản xuất vẫn giữ nguyên hình tháI vật chất ban đầu

+ Giá trị công cụ, dụng cụ bị hao mòn dần đợc dịch chuyển từng phần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc chi phí sản xuất kinh doanh trong kì

1.2 Vai trò của NL, VL và CC, DC trong sản xuất kinh doanh

Nh chúng ta đã biết, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là một bộ phận trọng yếu của t liệu sản xuất, do đó nguyên vật liệu giữ một vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, là nhân tố không thể thiếu Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn hoặc không thể tiến hành đợc Chất lợng của nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp tới chất lợng sản phẩm

Đồng thời vai trò của nguyên vật liệu còn thể hiện ở chỗ: nếu xét về mặt vật chất thì nguyên vật liệu chính là một bộ phận quan trọng của tài sản lu động, còn về mặt giá trị thì nó lại là một bộ phận chủ yếu của vốn lu động, thờng chiếm 40% - 60%, hơn nữa trong cơ cấu giá thành thì chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng khá cao, tới 60% - 80%

Vì vậy, có thể nói nguyên vật liệu không những giữ vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất mà còn giữ một vị trí vô cùng quan trọng trong lĩnh vực quản lý giá thành và tài chính, kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất

Phân loại vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp vật liệu theo từng loại, từng nhóm dựa vào một tiêu thức nhất định.

Tuỳ vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà có thể sử dụng các phơng pháp phân loại khác nhau cho phù hợp Nhng nói chung, phơng pháp phân loại vật liệu đợc các doanh nghiệp dùng phổ biến hiện nay là phơng pháp phân loại dựa vào nội dung kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Theo phơng pháp này thì nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nh sắt, thép trong doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí; xi măng, gạch, ngói trong doanh nghiệp xây dựng; bông, sợi trong doanh nghiệp dệt; vải trong doanh nghiệp may mặc Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm hàng hoá thì cũng đợc coi

là nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp

- Nguyên vật liệu phụ: là các loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng của nguyên vật liệu hay tăng chất lợng sản phẩm, phục vụ công tác quản lý, công tác sản xuất, bao gói sản phẩm

nh bao bì, thuốc tẩy, nhuộm

- Nhiên liệu: là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải nh xăng, dầu, than, củi, khí gas

- Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa chữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải

- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, vật kết cấu, dùng cho công tác xây lấy, xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: là loại vật liệu không đợc xếp vào các loại kể trên gồm phế liệu do quá trình sản xuất loại ra hay phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố

định

Ngoài ra còn có các cách phân loại khác nh:

- Nếu căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành nguyên vật liệu mua ngoài và nguyên vật liệu tự chế biến, gia công

- Nếu căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng thì vật liệu lại đợc chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất và nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh quản lý phân xởng, tiêu thụ sản phẩm

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp thờng rất đa dạng về chủng loại, quy cách, kích cỡ với những đặc tính rất khác nhau, yêu cầu quản lý và công tác

kế toán vật liệu lại đòi hỏi phải phản ánh, quản lý chi tiết tới từng thứ, từng loại vật liệu

Bởi vậy, trên cơ sở phân loại nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần lập danh

điểm nguyên vật liệu, đặc biệt trong điều kiện hiện nay khi nền kinh tế thị trờng ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp ngày càng lớn, mối quan hệ kinh tế càng rộng, tính chất hoạt động kinh doanh ngày càng phức tạp, công nghệ khoa học cũng ngày một phát triển, việc áp dụng các phần mềm tin học vào công tác kế toán đã ngày càng đợc nhiều doanh nghiệp lựa chọn để thu nhận, xử lý một khối lợng lớn thông tin nhằm cung cấp một cách kịp thời nhất cho nhu cầu quản lý

Lập danh điểm vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật liệu một ký hiệu riêng ( mã số) bằng hệ thống các chữ số (có thể kết hợp với các chữ cái) để thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng Ví dụ: 15211A là số danh điểm của vật liệu A trong nhóm 1 loại 1

ở đây ta đã thực hiện công tác mã hoá Đây là công tác tối u hoá rất đặc biệt Công tác này thay thế một thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một ký hiệu thích ứng với mục tiêu của ngời sử dụng Nói một cách đơn giản thì mã hoá một thuộc tính của mỗi thực thể là gắn cho thực thể đó một ký hiệu mới ( gồm một

ký tự hay một nhóm ký tự) Khi ứngdụng phần mềm sử dụng cho công các kế toán thì cần thiết phải mã hoá các đối tợng quản lý một cách chi tiết, cụ thể, càng chi tiết, cụ thể bao nhiêu thì phần mềm sẽ nhận diện càng chính xác, tăng

hiệu quả làm việc Từ đó đảm bảo quy trình xử lý dữ liệu chính xác, phản ánh trung thực tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu Để tiến hành công tác mã hoá, doanh nghiệp cần phải tiến hành qua ba bớc: xác định đối tợng phải mã hoá, lựa chọn giải pháp mã hoá và triển khai thực hiện Việc mã hoá có thể tiến hành thep phơng pháp mã số phân cấp, mã số liên tiếp, mã số gợi nhớ.Vật liệu ở doanh nghiệp gồm rất nhiều loại, nhiều thứ, tên gọi của chúng cũng rất dài, thông số kỹ thuật cũng khác nhau nên phải quy ớc mã số cụ thể cho từng thứ vật liệu theo ngôn ngữ riêng của máy để quản lý va hạch toán Mã hoá vật liệu

có thể tiến hành theo nguyên tắc sau:

Công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất đợc phân chia nh sau:

- Căn cứ vào nội dung kinh tế CCDC đợc phân chia thành các loại chủ yếu sau:

+ Dụng cụ giá lắp, đồ nghề chuyên dúng cho sản xuất

+ Công cụ dụng cụ hco công tác quản lý

+ Quần, áo bảo hộ lao động

tài khoản

Mã loại vật liệu

Mã tên vật liệu

+ Các loại công cụ, dụng cụ khác

-Trong công tác quản lý và hạch toán CCDC đợc chia làm ba loại:

+ Công cụ, dụng cụ

+ Bao bì luân chuyển

+ Đồ dùng cho thuê

Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu,công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất, có thể căn cứ vào đặc tính lý, hóa của từng loại để chia thành từng nhóm, từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

2.2 Đánh giá NL,VL và CC, DC

Đánh giá NL, VL và CC, DC là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định

Đánh giá NL, VL và CC, DC cần tuân theo các nguyên tắc sau:

1/ Nguyên tắc giá gốc: Chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho

2/ Nguyên tắc nhất quán: Nhất quán ở cách đánh giá NLVL, CCDC, nhất quán ở các kỳ kế toán

3/ Nguyên tắc thận trọng: Lập dự phòng

4/ Nguyên tắc trọng yếu: ảnh hởng tới BCTC

Trờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc thì phảI tính theo giá trị thuần có thể thực hiên đợc

Giá trị thuần có thể thực hiện đợc là giá ớc tính của NLVL và CCDC trong kì sản xuất kinh doanh binh thờng trừ đI các chi phí ớc tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm

Đánh giá NL, VL và CC, DC theo nguyên tắc giá gốc

Giá gốc của NLVL và CCDC đợc xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến, và các chi phí khác có liên quan đến sở hữu các loại NLVL và CCDC

NLVL và CCDC trong doanh nghiệp đợc hình thành từ nhiều nguồn gốc khác nhau, nên nội dung các yếu tố cấu thành giá gốc của NLVL và CCDC đợc xác định theo từng trờng hợp nhập xuất

 Giá gốc của NLVL và CCDC nhập kho

- Giá gốc của NLVL và CCDC mua ngoài nhập kho đợc tinh theo công thức:

Các khoản thuế không đợc hoàn lại: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt.Chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, từ nơi mua về đén kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đén việc thu mua và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có)

- Giá gốc của NLVL và CCDC tự chế biến nhập kho đợc tinh theo công thức:Giá gốc NLVL,

Chi phí chế biến bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất nh: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biên NLVL, CCDC

- Giá gốc của NLVL và CCDC thuê ngoài gia công chế biến nhập kho đợc tính theo công thức:

hàng mua (nếu có)

+

Các loại thuế không đ-

ợc hoàn lại

+

Chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng

Tiền thuê ngoài gia công chế biến

+

Chi phí vận chuyển bốc dỡ và các chi phí có liên quan trực tiếp khác

- Giá gốc của NLVL và CCDC nhận biếu, tặng nhập kho đợc tính theo công thức:

+

Các chi phí khác có liên quan trực tiếp

+

Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí có liên quan trực tiếp khác-Giá gốc của NLVL và CCDC nhận góp liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp đợc ghi nhận theo giá trị của các bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp thuận

-Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ớc tính theo giá trị thuần có thể thực hiện

 Giá gốc của NLVL và CCDC xuất kho

Do giá gốc của NLVL và CCDC nhập kho từ các nguồn khác nhau,

ở nhiều thời điểm khác nhau nên có giá nhập khác nhau nh đã trình bày ở trên

Do đó khi tính giá gốc hàng xuất kho phảI tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị kĩ thuật ở từng doanh nghiệp mà

kế toán lựa chọn một trong các phơng pháp tính giá sau để xác định giá gốc của NLVL, CCDC xuất kho (theo chuẩn mực kế toán 02- hàng tồn kho):

Việc tính giá trị hàng tồn kho đợc áp dụng theo một trong các

ph-ơng pháp sau:

-Phơng pháp tính theo giá đích danh: đợc áp dụng đối với doanh nghiệp có

ít loại mặt hàng ổn định và nhân diện đợc

-Phơng pháp bình quân gia quyền: Giá trị của loại hàng tồn kho đợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tơng tự đầu kì và giá trị từng loại hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trong kì ( bình quân gia quyền cuối kì ).Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kì hoặc vào mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp ( bình quân gia quyền sau mỗi lân nhập ).Giá trị thực tế

NLVL,CCDC xuất kho

= Số lợng NLVL,CCDC xuất kho

x Đơn giá bình quân gia quyền

Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phơng án sau:

Phơng án 1: Tính theo giá bình quân gia quyền cuối kì

- - Số lợng NLVL,CCDC + Số lợng NLVL,CCDC

t tồn kho đầu kì nhập kho trong kì

Phơng án 2: Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập

đơn giá

bình quân

gia quyền =

Giá trị thực tế NLVL,CCDC + Giá trị thực tế NLVL,CCDC tồn kho trớc khi nhập nhập kho của từng lần nhập

Số lợng NLVL,CCDC + Số lợng NLVL,CCDC tồn kho trớc khi nhập nhập kho của từng lần nhập

- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc: trong phơng pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kì là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời

điểm cuối kì Theo phơng pháp này thì giá trih hàng hóa xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đàu kì hoặc gần đầu kì , giá trị của hàng

tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kì hoặc gần cuối kì còn tồn kho.

-Phơng pháp nhập sau, xuất trớc:trong phơng pháp này áp dụng dựa trên giả địnhlà hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thjf đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kì là hàng tồn kho đợc mua hoăc sản xuất trớc đó Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kì hoặc gần đầu kì còn tồn kho

3.Nhiệm vụ kế toán NLVL,CCDC

Để đáp ứng đợc các yêu cầu quản lý trên, với t cách là một công cụ quản lý hữu hiệu, không thể thiếu, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

4 Thủ tục quản lý nhập xuất kho NLVL,CCDC và các chứng từ kế toán–

liên quan

4.1 Thủ tục nhập kho

Bộ phận cung cấp vật t căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng đã

kí kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng Khi hàng về đến nơI, nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng mua về các mặt số lợng, khối lợng, chất lợng và quy cách, căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập” Biên bản kiểm nghiệm vật t” sau đó bộ phận cung cấp hàng lập “ Phiếu nhập kho” trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm đa cho thủ kho làm thủ tục nhập kho Tủ kho sau khi

cân, đong, đo, đếm sẽ khi số lợng thực nhập vào phiếu nhập và sử dụng để phản

ánh số lợng nhập và tồn của từng thứ vật t vào Thẻ kho, trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, phẩm chất,thủ kho phảI báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao lập biên bản Hàng ngày hoặc định kì thủ kho chuyển giao phiếu nhập cho kế toán vật t làm căn cứ để ghi sổ kế toán

4.2 Thủ tục xuất kho

Căn cứa vào kế hoách sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật t viết phiếu xin lĩnh vật t Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật t bộ phân cung cấp vật t viết phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật liệu

và ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất, sau đó ghi số lợng xuất và tồn kho của từng thứ vật t vào thẻ kho Hàng ngày hoặc định kì thủ kho chuyển phiếu xuất cho kế toán vật t, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán

4.3 Các chứng từ kế toán có liên quan

- Chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc

+ Phiếu nhập kho ( mẫu 01- VT)

+ Phiếu xuất kho ( mẫu 02- VT)

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT- 3LL)

+ Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hóa ( mẫu 08- VT)

+ Hóa đơn kiểm phiếu xuất kho ( mẫu 02- BH )

- Các chứng từ kế toán hớng dẫn

+ Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức ( mẫu 04-VT )

+ Biên bản kiểm nghiệm vật t ( mẫu 05- VT )

+ Phiếu báo vật t còn lại cuối kì ( mẫu 07-VT )

5 Phơng pháp kế toán chi tiết NLVL,CCDC

Để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh và thông tin định kỳ về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu cả về chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị theo từng thứ, từng nhóm, từng loại, từng quy cách chất lợng ở từng kho bảo quản, sử dụng vật liệu thì kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu cả ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ về hàng tồn kho trong hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành nh phiếu nhập kho-mẫu 01-VT, phiếu

xuất kho-mẫu 01-VT, biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá-mẫu 08-VT, ngoài ra tuỳ thuộc vào đặc điểm từng doanh nghiệp mà có thể xây dựng các chứng từ kế toán khác cho phù hợp.

Trách nhiệm quản lý chất lợng trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ phận, nhng việc quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho vật liệu đợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và kế toán hàng tồn kho Vì vậy, giữa hai bộ phận này phải có

sự liên hệ, phối hợp nhịp nhàng, điều đó sẽ đảm bảo cho việc hạch toán chi tiết vật liệu đạt đợc hiệu quả cao, đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Hiện có ba phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu gồm phơng pháp ghi thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phơng pháp mức d (ghi sổ số d)

 Phơng pháp ghi thẻ song song

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp này thờng đợc áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng ít chủng loại vật liệu, khối lợng nhập xuất vật liệu ít, không thờng xuyên, trình độ chuyên môn kế toán còn hạn chế Nội dung của phơng pháp này nh sau:

- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày của từng danh điểm vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lợng Mỗi chứng từ nhập, xuất đợc ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lợng vật liệu tồn kho để ghi vào “Tồn” của thẻ kho

- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng thẻ (sổ) chi tiết ở cho từng danh điểm vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp.Ta có thể khái quát phơng pháp này theo sơ đồ sau:

SV: Nguyễn Thị Thúy Hà Lớp: 43A1014

Thẻ kho

Chứng từ nhập

Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật liệu

Chứng từ xuất

Bảng kê tổng

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày: Ghi

: Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.1: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song song

Phơng pháp này có u điểm là đơn giản, dễ ghi chép, dễ kiểm tra, đối chiếu nhng lại có nhợc điểm về sự ghi chép trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số lợng Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối tháng không đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, hạn chế khả năng kiểm tra, giám sát

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phơng pháp này đợc định hình trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp thẻ song song, có nội dung nh sau:

- ở kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho giống nh

Phơng pháp này tuy đã giảm bớt đợc khối lợng ghi chép so với phơng pháp thẻ song song do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nhng vẫn không khắc phục đợc việc ghi trùng lắp về chỉ tiêu số lợng giữa phòng kế toán và kho, việc kiểm tra

đối chiếu vấn dồn vào cuối tháng, hạn chế chức năng kiểm tra thờng xuyên, liên tục

Vì vậy, phơng pháp này chỉ thích hợp với doanh nghiệp không nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phơng pháp mức d (ghi sổ số d)

Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với ghi chép của phòng kế toán Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị vật liệu

Thẻ kho

Chứng từ nhập

Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất

Chứng từ xuất

- ở kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép nh hai phơng pháp trên, thủ kho còn sử dụng sổ số d để ghi chép tồn kho cuối tháng của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng.

- ở phòng kế toán: Kế toán mở số số d theo từng kho mở cho cả năm để ghi số tồn kho cho từng thứ, nhóm, loại vật liệu vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất lập trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất, kế toán lập bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất rồi căn cứ vào đó lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào tồn kho về số lợng

đợc ghi ở sổ số d và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị và ghi vào cột số tiền ở sổ số d Việc kiểm tra

đối chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn cuối tháng trên sổ số d để đối chiếu với số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn và số liệu của kế toán tổng hợp

Phơng pháp này có những u nhợc điểm sau:

- u điểm: Giảm bớt khối lợng ghi sổ kế toán, công việc đợc dàn đều trong tháng nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết để phục vụ cho yêu cầu quản lý

- Nhợc điểm: Do ở phòng kế toán chỉ ghi theo giá trị nên để có thông tin về tình hình nhập, xuất, hiện còn của thứ vật liệu nào đó thì phải căn cứ vào thẻ kho Ngoài ra việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ rất khó khăn

Phơng pháp này nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại vật liệu, tình hình nhập, xuất diễn ra thờng xuyên và doanh nghiệp đã xây dựng đợc hệ thống đơn giá hạch toán đồng thời xây dựng đợc hệ thống danh

điểm nguyên vật liệu hợp lý, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán cao và thủ kho vừa phải có chuyên môn tốt vừa phải ý thức đợc đầy đủ trách nhiệm trong việc quản lý vật liệu

Ta có thể khái quát phơng pháp này theo sơ đồ sau:

Ghi chú:

: Ghi hàng tháng : Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d

Ba phơng pháp trên tuy có nhiều nét tơng đồng nh việc cùng dùng thẻ kho

ở kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng ngày của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng, phòng kế toán chủ yếu theo dõi về mặt gía trị hay việc kiểm tra thờng dồn vào cuối tháng nhng giữa chúng vẫn có những điểm khác nhau mang

đặc thù của phơng pháp với những u điểm, nhợc điểm cũng nh điều kiện áp dụng khác nhau

Chẳng hạn, việc kế toán ở phơng pháp thẻ song song và phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển ngoài việc theo dõi về mặt giá trị còn theo dõi cả về mặt hiện vật hoặc tuỳ phơng pháp mà kế toán lại mở những sổ chi tiết khác nhau

Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm cụ thể của mình cũng

nh những u nhợc điểm , nội dung của mỗi phơng pháp để có sự lựa chọn áp dụng cho phù hợp, có nh vậy mới nâng cao đợc hiệu quả công tác kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý, từ đó mà nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Bảng luỹ kế xuất

Thẻ kho

Chứng từ nhập

Bảng kê tổng hợp N-X-T

đối chiếu luân chuyển

Bảng kê nhập Bảng kê xuất

Chứng từ xuất

Bảng luỹ kế nhập

Sổ số dư

+ Trị giá gốc NLVL nhập kho trong kì

+ Trị giá NLVL phát hiện thừa khi kiểm kê

Bên có:

+ Trị giá gốc NLVL xuất kho trong kì

+ Trị giá NLVL trả lại ngời bán hoặc đợc giảm giá

+ Trị gióa NLVL phát hiện thiếu hụt khi kiểm kê

Số d bên nợ: Trị giá thực tế NLVL tồn kho cuối kì

Tài khoản này có thể đợc mở thành các loại tài khoản cấp 2, cấp 3 để kế toán chi tiết cho từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

- Tài khoản 151-Hàng mua đang đi đờng:

Tài khoản này phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật liệu mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, còn đang trên đờng vận chuyển ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhng đang chờ kiểm nhận nhập khoKết cấu của TK 151- hàng mua đang đi trên đờng

- Tài khoản 331: phải trả ngời bán:

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về cáckhoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t, hàng hoá theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này cũng đợc mở chi tiết cho từng đối tợng

Kết cấu của TK 331- phải trả cho ngời bán

Bên nợ:

+ Số tiền đã trả cho ngời bán

+ Số tiền ứng trớc cho ngời bán

+ Số tiền ngời bán chấp thuận giảm giá HH hoặc DV đã giao theo hợp đồng+ Chiết khấu thanh toán đợc ngời banscho doanh nghiệp trừ vào nợ phảI trả

+ Số kết chuyển về giá trị VTHH thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại ngời bán

Bên có:

+ Số tiền phải trả cho ngời bán

+ Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật t, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức

Số s bên có: Số tiền còn phải trả cho ngời bán

Số d bên nợ: Số tiền đã ứng trớc cho ngời bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phảI trả cho ngời bán theo chi tiết của từng đối tợng cụ thể

- Tài khoản 133: thuế GTGT đợc khấu trừ:

Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ của doanh nghiệp (trờng hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế)

Tài khoản 133 có hai loại tài khoản cấp 2 gồm:

Tài khoản 1331-thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ

Tài khoản 1332-thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định

Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ khi mua vật liệu về để phản ánh số thuế GTGT đầu vào thì dùng tài khoản 1331

Bên nợ:

+ Trị giá gốc CCDC nhập kho

+ Giá trị CCDC cho thuê n hập lại kho

+ Trị giá thực tế CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê

Bên có:

+ Trị giá gốc CCDC xuất kho

+ Trị giá CCDC trả lại cho ngời bán hoặc đợc ngời bán giảm giá

+ Trị giá CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê

- Kế toán tổng hợp xuất kho NL,VL và CC, DC

+ Kế toán tổng hợp xuất kho NL,VL: dùng cho SXKD, dùng cho hoạt động XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ, góp vốn liên doanh, thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

+ Kế toán tổng hợp xuất kho CC, DC

Ta có thể khái quát trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp này nh sau:

TK 151 TK 152 TK 621 xxx x

NhËp kho th¸ng tríc vÒ TrÞ gi¸ V L xuÊt dïng cho

VL thừa phát hiện khi KK xxx

C/L giảm do đánh giá lại

TK 412

xxx

C/L tăng do đánh giá lại

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

* Kế toán tổng hợp vật liệu theo ph ơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phơng pháp không theo dõi thờng xuyên liên tục tình hình nhập, xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng

tồn kho mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho Việc xác định gía trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm

+

Trị giá vốn thực tế vật liệu nhập trong kỳ

-

Trị giá vốn thực tế vật liệu tồn cuối kỳ

Chính vì có đặc điểm nh vậy mà theo phơng pháp này trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng, các nhu cầu khác nhau: sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất sản phẩm, cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp Hơn nữa, nếu có mất mát, tham ô, hao hụt vật liệu trong quá trình bảo quản, sử dụng thì trên tài khoản tổng hợp cũng không thể hiện đợc Tuy có nhợc điểm nh vậy nhng bên cạnh đó kế toán vật liệu theo phơng pháp này cũng có những mặt thuận lợi nh tính đơn giản, gọn nhẹ và đặc biệt là giảm nhẹ đợc khối lợng công tác hạch toán Vì vậy, phơng pháp nên đợc

áp dụng ở các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ chỉ tiến hành một loại hoạt

động hoặc ở các doanh nghiệp thơng mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, nhiều loại

Để ghi chép kế toán vật t hàng hoá theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 611-Mua hàng Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu mua vào trong kỳ Kết cấu tài khoản 611 nh sau:

Bên nợ: + Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, CCDC tồn kho đầu kỳ ( theo kết quả kiểm kê)

+ Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, CCDC mua vào trong

Tài khoản này không có số d và gồm 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 6111-Mua nguyên vật liệu

- Tài khoản 6112-Mua hàng hoá

Phơng pháp hạch toán: khi mua nguyên vật liệu, căn cứ hoá đơn mua hàng, hoá đơn vận chuyển, phiếu nhập kho, thông báo thuế nhập khẩu phải nộp ( hoặc biên lai thu thuế nhập khẩu) để ghi nhận trị giá thực tế vật liệu mua vào tài khoản 611-Mua hàng Khi xuất dùng, chỉ ghi một lần vào cuối kỳ kế toán căn

cứ vào kết quả kiểm kê

Bên cạnh tài khoản 611, kế toán cũng sử dụng tài khoản 152 nhng khác với phơng pháp kê khai thờng xuyên, tài khoản này không phản ánh tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu trong kỳ mà nó chỉ phản ánh trị giá vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ

Ngoài ra trong phơng pháp này kế toán cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác nh tài khoản 133, tài khoản 111, tài khoản 112 nh trong phơng pháp

kê khai thờng xuyên

Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ có thể khái quát theo sơ đồ sau:

TK 151 TK 611 TK 111,112,331

xxx x

Giá TT VL đang đi Đầu kỳ kết chuyển giá TT Cuối kỳ KC

đờng cuối tháng VL đang đi đờng đầu tháng Chiết khấu mua hàng

giảm giá

xxx

Giá TT VL tồn Đầu kỳ kết chuyển giá T T Trị giá thực tế NVL xuất

kho cuối tháng VL tồn kho đầu tháng dùng cho SX sản phẩm

xxx TK 627.641,642

Mua NVL trả tiền ngay Trị giá thực tế NVL xuất

dùng cho quản lý SX,KD

xxx TK 138

cha TK 133

trả tiền xxx V L thiếu phát hiện

VAT trong kiểm kê

VAT đầu vào

TK 333 (3331,3)

xxx

VAT VL nhập khẩu TK 412

Chênh lệch giảm do Thuế nhập khẩu đánh giá lại

TK 338

V L thừa phát hiện trong kiểm kê

TK 412

Chênh lệch tăng do đánh giá lại

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

* Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán

Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, hệ thống hoá thông tin từ các chứng từ kế toán phù hợp với hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng Nói cách khác, tuỳ thuộc tuỳ thuộc doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, chúng từ ghi sổ hay nhật ký chúng từ, nhật ký sổ cái mà hệ thông sổ kế toán sử dụng có sự khác nhau Ví dụ trong hình thức chứng từ ghi sổ thì hệ thống sổ kế toán gồm sổ đăng ký chúng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết; trong hình thức nhật ký chứng từ thì hệ thống sổ kế toán lại gồm nhật ký chứng từ, các bảng kê, sổ cái và sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Mỗi hình thức đều có những u nhợc điểm riêng cũng nh điều kiện áp dụng khác nhau Vì vậy mỗi doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm cụ thể của đơn vị mà lựa chọn cho phù hợp Trong điều kiện sử dụng máy vi tính thì hình thức kế toán phù hợp nhất là hình thức kế toán nhật ký chung

Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều đợc căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tợng kế toán (theo đúng quan hệ đối ứng giữa các tài khoản

kế toán)

Hệ thống sổ kế toán trong hình thức nhật ký chung bao gồm:

 Sổ nhật ký chung: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo thứ tự thời gian, theo các định khoản kế toán

đúng với nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh, phục vụ cho việc tổng hợp số liệu ghi sổ cái các tài khoản

 Các sổ nhật ký chuyên dùng ( sổ nhật ký đặc biệt): dùng để ghi chép một

số loại nghiệp vụ kinh tế riêng biệt nh nhật ký thu tiền, chi tiền theo thứ tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ Số liệu trên các nhật ký chuyên dùng đợc sử dụng

để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ đợc ghi đồng thời ở các sổ nhật ký chuyên dùng khác nhau

 Sổ cải tài khoản : là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh theo từng tài khoản trong niên độ kế toán Mỗi tài khoản đợc mở một hoặc một số trang liên tiếp Cơ sở để ghi vào sổ cái các tài khoản là nhật ký chung và các nhật ký chuyên dùng

 Sổ kế toán chi tiết: đợc sử dụng để ghi chép, phản ánh chi tiết các đối ợng kế toán cần theo dõi chi tiết, cụ thể phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp và việc tính toán một số chỉ tiêu tổng hợp để phân tích, kiểm tra, đánh giá một cách đầy đủ, toàn diện, cụ thể tình hình, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc mở các sổ chi tiết nào, nội dung kết cấu mẫu biểu

t-cụ thể tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý t-cụ thể của doanh nghiệp.Kế toán nguyên vật liệu đợc thực hiện trên sổ nhật ký chung, sổ nhật ký mua hàng, sổ cái tài khoản 152, 621, 331, 133, 611, các sổ chi tiết vật liệu, thẻ kho

Với hình thức kế toán nhật ký chung trong điều kiện kế toán trên máy vi tính, trình tự ghi sổ, xử lý tổng hợp, cung cấp thông tin về kế toán vật liệu nh sau:

Sổ cái tài khoản

Báo cáo kế toán

Sổ kế toán chi tiết NVL

Sổ nhật ký

mua hàng

Bảng tổng hợp chi tiết NVL

Thẻ kho

(2)

(3)

(5) (5)

Sơ đồ quy trình xử lý kế toán vật liệu áp dụng theo hình thức

kế toán nhật ký chung trên máy vi tính

(1) Căn cứ vào chứng từ gốc (bảng kê chứng từ gốc) sau khi đã kiểm kê tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cũng nh của chứng từ, tiến hành mã hoá, phân loại các chứng từ theo đúng hệ thống má hoá chứng từ của doanh nghiệp

để nhập dữ liệu vào máy.

(2) Theo đúng chơng trình đã lập cho máy, máy sẽ căn cứ vào các dữ liệu từ các chứng

từ mã hoá để ghi vào sổ nhật ký chung, các chứng từ đợc ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu hoặc nhật ký mua hàng cũng đồng thời đợc máy xử lý.

(3) Sau khi ghi sổ nhật ký chung và nhật ký mua hàng, số liệu sẽ đợc xử lý ghi vào sổ cái các tài khoản 152, 331, 133, 621, …

(4) Căn cứ vào các số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu, cuối kỳ máy tính lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết vật liệu.

Sau khi đã thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ cái các tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, máy sẽ ra các báo cáo kế toán, báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu

Nh vậy để máy có thể xử lý số liệu trên cơ sở nhập các dữ liệu từ các chứng

từ gốc một cách chính xác, nhanh nhạy đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng đợc một chơng trình kế toán hệ thống, khoa học, lôgic, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trớc tiên, doanh nghiệp phải xây dựng đợc danh mục các chứng từ, tài khoản, tổ chức mã hoá, cài đặt trong phần mềm kế toán

Việc mã hoá theo ngôn ngữ máy tính là một yêu cầu rất phức tạp, cần đảm bảo yêu cầu đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu, tổng hợp và phải đảm bảo bí mật về dữ liệu Đồng thời với việc thiết lập một chơng trình kế toán máy, doanh nghiệp cũng cần phải chú trọng đào tạo đội ngũ nhân viên, đặc biệt là nhân viên

kế toán, bỗi dỡng và nâng cao trình độ cho họ Bởi lẽ dù khoa học kỹ thuật có tiến bộ tới mức nào, việc sử dụng và điều khiển chúng vẫn là do con ngời Con ngời mới chính là nhân tố trung tâm, máy tính và kỹ thuật tin học chỉ là phơng tiện trợ giúp cho kế toán trong việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời, nâng cao hiệu quả công việc ứng dụng công nghệ tin học trong công táckế toán là điều cần thiết song không thể thay thế hoàn toàn con ngời

*********************************************************

Chơng II : Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bê tông xây dựng hà nội.

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty :

Công ty cổ phần Bê tông xây dựng Hà Nội, cơ sở sản xuất (nhà máy) của công ty đặt tại xã Thụy Phơng, huyện Từ liêm, Hà nội Đây là công ty liên doanh đợc Uỷ ban Nhà nớc về Hợp tác và đầu t (naylà Bộ kế hoạch và đầu t) cho phép thành lập theo giấy phép đầu t số 917/GP ngày 25/7/1994 Hoạt động chính của công ty là sản xuất và kinh doanh bêtông trộn sẵn với sự góp vốn của hai bên đối tác Việt nam và úc :

- Bên Việt nam : Tổng công ty xây dựng cầu Thăng long Đây là một tổng công

ty lớn có bề dày thành tích, trực thuộc Bộ giao thông vận tải

- Bên nớc ngoài : Công ty Bytenet (A/ASIA) PTY.LTD, trụ sở đặt tại 80 Kitchener Pảade, Bank town, New South Wales, Australia

Công ty cổ phần Bê tông xây dựng Hà Nội có t cách pháp nhân, có con dấu riêng, với vốn đầu t là 3.017.000 USD, vốn pháp định là 2.654.000 USD, phía Việt nam góp 30% và phía đối tác nớc ngoài góp 70% Theo giấy phép đầu t thì thời gian hoạt động của công ty là 15 năm kể từ ngày đợc cấp giấy phép đầu t

đoạn sau :

- Giai đoạn 1 : Từ tháng 7/1994 đến tháng 6/1996 Đây là giai đoạn công ty hoàn thành việc góp vốn và tiến hành xây dựng cơ sở vật chất, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để đa công ty đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh

Theo nh hợp đồng đã ký kết, bên Việt nam sẽ góp bằng quyền sử dụng 6880m2

đất tại xã Thụy Phơng trong 15 năm trị giá 722.400 USD và giá trị nhà xởng hiện có, với tổng trị giá vốn góp là 793.390 USD chiếm 30% vốn pháp định Bên nớc ngoài sẽ góp bằng máy móc thiết bị và tiền nớc ngoài trị giá 1.851.610 USD chiếm 70% vốn pháp định Tuy nhiên do nhiều khó khăn trong quá trình góp vốn mà đến tháng 6/1996 cả hai bên vẫn cha hoàn thành việc góp vốn và phải đệ trình lên Bộ kế hoạch và đầu t xin điều chỉnh mức vốn pháp định Ngày 5/6/1996 công ty đã đợc Bộ kế hoạch và đầu t cấp giấy phép điều chỉnh số 917/GPĐC1 cho phép điều chỉnh vốn pháp định của công ty là 2.250.000 USD, mỗi bên góp 50% vốn pháp định Cũng trong thời gian này công ty đã tiến hành xây dựng các công trình kiến trúc nhà xởng sản xuất, văn phòng, nhà điều hành trạm trộn, Đồng thời tiến hành láp đặt các máy móc thiết bị của trạm trộn dới

sự hớng dẫn của các chuyên gia nớc ngoài và hình thành bộ máy tổ chức quản lý

Kết thúc giai đoạn này công ty đã có một cơ sở vật chất khá khang trang, một khu vực văn phòng, một phòng thí nghiệm với trang bị máy móc thiết bị hiện

đại, Một trạm trộn dần đợc hình thành hoàn chỉnh với công nghệ bêtông trộn ớt nhập từ úc, một hệ thống máy tính nối mạng từ nhà máy, trạm điều khiển, văn phòng đảm bảo cho quá trình sản xuất luôn có sự thống nhất thông suốt từ trên xuống dới, từ dới lên trên, từ nhà máy tới chân công trình

- Giai đoạn 2 : Từ tháng 7/1996 đến hết năm 1999 Đây là giai đoạn công ty bắt

đầu chính thức đi vào sản xuất kinh doanh Đây là một giai đoạn vô cùng khó khăn của công ty Do mới bớc vào sản xuất, dây chuyền sản xuất còn cha ổn

định, kinh nghiệm sản xuất cha có, công nghệ sản xuất bêtông trộn ớt còn khá mới mẻ, lạ lẫm với ngời lao động, cán bộ kỹ thuật có trình độ, am hiểu về thiết

bị trạm trộn lại thiếu, Tất cả những điều này đã khiến cho việc sản xuất gặp nhiều khó khăn, sản phẩm sản xuất ra bị hỏng khá nhiều, buộc phải bỏ đi đã gây nên những tổn thất rất lớn cho công ty không chỉ là vấn đề kinh tế mà cả về uy tín đối với bạn hàng Trong thời gian này công ty đã liên tiếp bị lỗ, sản lợng sản xuất ít thờng chỉ đạt 600m3, tối đa lắm là lên tới 800m3/tháng, một con số rất

khiêm tốn với một trạm trộn có đầy đủ phơng tiện kỹ thuật hiện đại, chi phí bỏ

ra lại cao, trong khi đó việc góp vốn vẫn không thể hoàn thành, bộ máy quản lý lại luôn bị xáo trộn, vị trí tổng giám đốc, ngời đứng đầu, đại diện cho công ty lại liên tục thay đổi, khiến cho việc chỉ đạo không đợc thống nhất, ngời lao động vì thế mà không an tâm sản xuất dẫn tới việc sản xuất kinh doanh bị ngng trệ, gián

đoạn, đã có nhiều lúc hai bên đã bàn bạc đến vấn đề chấm dứt hợp đồng liên doanh Tình hình trở nên rất căng thẳng Tính đến 31/12/1999 công ty đã bị lỗ tổng cộng là 354.062,71 USD Điều này đã khiến nhiều ngời phải nản lòng Tuy nhiên với sự phấn đấu nỗ lực không biết mệt mỏi đặc biệt từ khi hội đồng quản trị quyết định trao quyền quản lý điều hành cho quyền tổng giám đốc là ngời Việt nam hiểu rõ tình hình thực tế, việc sản xuất đã dần đi vào ổn định Công ty chuyển mình bớc sang giai đoạn mới

- Giai đoạn 3 : Từ năm 2000 đến nay Hoạt động quản lý lẫn sản xuất kinh donh của công ty đã dần đi vào ổn định và phát triển, ngời lao động đã có nhiều kinh nghiệm trong sản xuất, uy tín công ty đã dần đợc nâng cao, nhiều khách hàng

đã tìm tới công ty ký hợp đồng Sản lợng bêtông trộn đạt ở mức cao, trung bình 6000m3 đến 7000m3/tháng, có tháng cao điểm lên đến 10000m3, doanh thu liên tục tăng, năm 2000 doanh thu đạt gần 2,1 triệu USD bằng 139% so với năm

1999, năm 2001 đạt trên 2,1 triệu USD tăng 115,57% so với năm 2000, Đây là những con số đáng tự hào của một trạm trộn đang dần từng bớc trởng thành, khẳng định vị trí của mình Công ty đã liên tiếp ký đợc những hợp đồng lớn, quan trọng đánh dấu sự phát triển vững chắc của công ty, thể hiện sự tin tởng của khách hàng, tầm vóc công ty đã ngày một lớn mạnh Công ty đã tham gia hàng loạt các công trình quan trọng nh bơm bêtông mặt cầu Thăng long, công trình cầu Yên lệnh,

Với những nỗ lực không mệt mỏi, lao động hăng say, tìm tòi, ban giám đốc cùng cán bộ công nhân viên trong công ty đã, đang xây dựng công ty ngày một lớn mạnh, không ngừng mở rộng và chiếm lĩnh thị trờng, khẳng định tính u việt của một công ty liên doanh với một hệ thống máy móc tiên tiến hiện đại, tính tự

động hoá cao, một đội ngũ cán bộ nhân viên có kiến thức, trình độ, kinh nghiệm

và tràn đầy nhiệt huyết.Trong thời gian này cũng không hề xảy ra chuyện sản phẩm hỏng Với việc trang vị máy bộ đàm, các phơng tiện kỹ thuật hiện đại đã cho phép việc điều hành sản xuất đợc thông suốt không chỉ tại nhà máy mà tới tận chân công trình Chất lợng sản phẩm ngày càng đợc hoàn thiện và nâng cao, phòng thí nghiệm cũng không ngừng nghiên cứu tìm ra những mẫu bêtông không chỉ đạt tiêu chuẩn chất lợng Việt nam mà cả của quốc tế, đáp ứng yêu cầu

đòi hỏi từng kết cấu công trình từ đơn giản đến phức tạp Hiện nay sản phẩm chủ yếu của công ty vẫn là bêtông tơi với rất nhiều mác khác nhau nh mác100, 150, C10, C100, 20MPA, Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ bơm thuê tuy nhiên lãi của hoạt động này thờng ít mà chi phí lại cao, máy hay hỏng nên công

ty xác định đây chỉ là việc kinh doanh phụ Từ năm 2000 đến nay công ty luôn làm ăn có lãi, đời sống ngời lao động ngày một đợc nâng cao, ngoài lơng chính 1,5 triệu đồng/tháng còn có các tháng lơng 13,14, phụ cấp, khiến cho ngời lao

động thêm hăng say gắn bó với công ty Cùng với việc quy hoạch thành phố mở rộng ra ngoại vi, xu hớng phát triển của công ty cũng sẽ phát triển mở rộng thị trờng ra ngoại vi thành phố đồng thời tập trung vào các công trình trọng

điểm.Bên cạnh đó với việc chấp thuận của uỷ ban nhân dân thành phố Hà nội bằng giấy phép điều chỉnh số 917/GP-HNĐC2 cho phép điều chỉnh vốn pháp

định thành 1.548.271 USD, trong đó bên Việt nam góp 39%, bên nớc ngoài góp 61% đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc góp vốn và vào năm 2002 công ty đã hoàn thành xong việc góp vốn Chắc rằng đây sẽ là một động lực để hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thêm ổn định và phát triển

Mặc dù từ năm 2000 công ty đã làm ăn có lãi nhng vẫn cha có sự phân chia lợi nhuận cho các bên liên doanh do lợi nhuận thu đợc dùng để bù đắp khoản lỗ luỹ kế từ những năm trớc nhng tin chắc rằng cùng với sự phát triển của đất nớc công ty cũng sẽ ngày một trởng thành lớn mạnh thêm, khẳng định vị trí của mình trên thị trờng

Sau đây là một số chỉ tiêu phản ánh quy mô tài sản và kết quả hoạt động của công ty trong những năm gần đây :

Đơn vị tính: USD

điều khiển trạm trộn đợc đợc thực hiện bởi các cán bộ kỹ thuật cùng một hệ

thống máy móc đợc lập trình sẵn, mang tính tự động hoá cao nhập hoàn toàn từ những Công ty nổi tiếng của úc đặt tại phòng điều hành Để sản xuất và phục vụ sản xuất, Công ty tổ chức bốn bộ phận với chức năng nhiệm vụ nh sau:

- Phòng điều hành trạm trộn: Phòng này đợc ví nh “bộ não” của trung tâm của trạm trộn Mọi hoạt động sản xuất, quy trình trộn đều do phòng này điều khiển Với một hệ thống thiết bị hiện đại, mang tình tự động hoá cao, đợc lập trình sẵn chỉ cần nhập khối lợng bê tông cần đtạ, mác bao nhiêu, loại xigì, rồi số lợng cát,

đá, phụ gia và tự động khởi động quy trình trộn Mặc dù máy móc hiện đại nh vậy nhng có thể đảm bảo cho chúng vận hành tốt, nâng cao hiệu quả sản xuất

đó chính là độ ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ, giầu kinh nghiệm, am hiểu về công nghệ trộn bê tông ớt của Công ty luôn bám sát, kịp thời xử lý mọi tình huống có thể xẩy ra

- Tổ xe: Đây là lực lợng chính của trạm trộn, là “mạch máu” là “xơng sống “ của trạm trộn, có nhiệm vụ trộn, vân chuyển , bơm bêtông tới tận chân công trình

đúng thời gian, địa điểm đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng

- Tổ mẫu: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm chính về chất lợng một mẻ trộn bêtông, nghiên cứu,tìm tòi sao cho sản phẩm bêtông của Công ty không những

đạt tiêu chuẩn chất lợng Việt nam, đạt cả tiêu chuẩn chất lợng của úc, Anh của quóc tế quy định, đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe nhất của từng kết cầu của từng cong trình , đồng thời tổ mẫu cũng có nhiệm vụ tìm biện pháp hạ giá thành sản phẩm, từ đó hạ giá bán, tăng sản lợng bán ra vàmục đích cuối cùng là tăng lợi nhuận

- Tổ sủa chữa: Có nhiệm vụ phục vụ việc sản xuất, đảm bảo các thiết bị máy móc

đặc biệt là xe trộn, luôn luôn sẵn sàng hoạt động tốt, liên tục, mọi lúc mọi nơi, hờng xuyên đợc bảo dỡng Tuy chỉ là bộ phận sản xuất phụ không trực tiếp tạo

ra sản phẩm nhng tổ sửa chữa lại đóng một vai trò quan trọng trong việc đamr bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc ổn định, thông xuốt

Với việc chỉ sản xuất và kinh doanh duy nhất một sản phẩm là betông tôi, nguyên vật liệu lại cha đợc bỏ vào một lần ngay từ đầu, có thể nói, quy trình công nghệ sản xuất của Công ty là quy trình công nghệ sản xuatá giản đơn, hoạt