luận văn quản lý nhà nước Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn

Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức trong hoạt động quản lý của Phòng Giáo dục và Đào tạ

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục

và Đào tạo Kim Sơn”, đến nay em đã hoàn thành và được phép bảo vệ.

Xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo Học viện, lãnh đạokhoa Quản lý và các thầy cô trong khoa Quản lý - Học viện Quản lý giáo dục

đã giảng dạy, tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ, động viên em trong suốt 4năm em học tập tại trường để em có được vốn kiến thức như ngày hôm nay

Em xin cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Đào Thị Ngọc Ánh, người đãtrực tiếp hướng dẫn trong suốt quá trình em thực hiện đề tài nghiên cứu này

Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn bộ cán bộ nhân viên Phòng GD&ĐTKim Sơn đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ trong suốt quá trình điều tra, khảo sátthực trạng

Xin cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã luôn động viên, khích lệ em thựchiện đề tài khóa luận này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tàisong những thiếu sót trong khóa luận là không thể tránh khỏi, kính mongnhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 10 tháng 5 năm 2013

Tác giả

Trần Thị Thúy Mừng

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

PHẦN MỞ ĐẦU

PHẦN NỘI DUNG 5

CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 5

1.1 Cơ sở lý luận về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 5

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản 5

1.1.2 Một số văn bản Pháp Luật quy định về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 8

1.1.3 Vị trí, vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức và việc quản hồ sơ cán bộ, công chức 9

1.1.4 Nguyên tắc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 10

1.1.5 Nội dung cơ bản của quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 10

1.1.5.1 Xây dựng hồ sơ cán bộ, công chức 10

1.1.5.2 Bổ sung, sửa chữa hồ sơ cán bộ, công chức 13

1.1.5.3 Tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức 15

1.1.5.4 Nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức 15

1.1.5.5 Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức 16

1.2 Những nhân tố cơ bản ảnh hưởng đến quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 17

1.2.1 Quy định pháp luật 17

1.2.2 Chất lượng đội ngũ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 18

1.2.3 Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị 19

1.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin 21

Tiểu kết chương I 22

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO KIM SƠN – TỈNH NINH BÌNH 23

2.1 Khái quát chung về Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn và Bộ phận Tổ chức cán bộ 23

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn 23

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 24

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn .27

2.1.4 Về bộ phận Tổ chức cán bộ 28

2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng giáo dục và Đào tạo Kim Sơn 29

2.2.1 Về công tác tổ chức cán bộ 30

2.2.2 Về công tác nghiệp vụ 33

2.2.2.1 Công tác lập mới và thu nhận hồ sơ cán bộ, công chức 33

2.2.2.3 Công tác lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức 37

2.3 Đánh giá chung về thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn 41

2.3.1 Thuận lợi 41

2.3.2 Khó khăn 42

2.3.3 Ưu điểm 43

2.3.4 Hạn chế, bất cập 43

2.3.5 Nguyên nhân của những hạn chế trên 44

Tiểu kết chương II 46

CHƯƠNG III: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO KIM SƠN 47

3.1 Những nguyên tắc cơ bản đề xuất biện pháp 47

3.2 Đề xuất một số biện pháp 48

3.2.1 Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức trong hoạt động quản lý của Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn 48

3.2.2 Biện pháp 2: Tổ chức, xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ công chức 50

3.2.3 Biện pháp 3: Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất – trang thiết bị .52

3.2.4 Biện pháp 4: Tăng cường hoạt động kiểm tra, thanh tra công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 53

3.2.5 Biện pháp 5: Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 54

3.3 Mối quan hệ giữa các biện pháp 55

KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 56

DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Phòng GD&ĐT Phòng Giáo dục và Đào tạo

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Bảng tổng hợp chất lượng cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ

cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn 31Bảng 2.2 Bảng tổng hợp số liệu hồ sơ cán bộ, công chức thuộc quản lý của

Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn từ năm 2010 đến năm 2012 34Bảng 2.3 Bảng kiểm kê trang thiết bị phục vụ lưu trữ và bảo quản hồ sơ

38

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hồ sơ cán bộ, công chức là một trong những tài liệu quan trọngkhông thể thiếu trong công tác quản lý cán bộ, công chức Hồ sơ cán bộ,công chức là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chứcnghiên cứu nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người cán bộ,công chức, cung cấp những thông tin tin cậy để phân biệt được phẩm chấtchính trị, năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan

hệ xã hội của cán bộ, công chức; phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo,bồi dưỡng và bố trí cán bộ, công chức

Hồ sơ cán bộ, công chức còn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụngtheo dõi và thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức được đầy

đủ và chính xác hơn; làm cơ sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thưởng nhữngcán bộ, công chức tận tụy, gương mẫu và thực hiện chế độ bảo hiểm đối vớicán bộ, công chức

Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng của Đảng, Nhà nước tacùng như bất kỳ một tổ chức, đoàn thể, cơ quan nào Vì vậy hồ sơ cán bộ,công chức cần được quản lý chặt chẽ, khoa học, đảm bảo tốt nhất cho việcquản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả nhất Quản lý hồ sơ cán bộ, côngchức ngành Giáo dục và Đào tạo không nằm ngoài quy luật

Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn – Tỉnh Ninh Bình hiện nay đangquản lý trên 2200 hồ sơ cán bộ, công chức toàn ngành giáo dục huyện KimSơn Đây là một nhiệm vụ quan trọng đóng vai trị không thể thiếu trong hoạtđộng quản lý của Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn Thực tế hiện nay,công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn nóiriêng, trong các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung về cơ bản

đảm bảo nguyên tắc quản lý Tuy nhiên, thực tế vẫn còn rất nhiều tồn tại, hạnchế trong công tác quản lý hồ sơ khiến cho việc lưu trữ, sử dụng, bổ sung,khai thác thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý gặp nhiều khó khăn Việcnghiên cứu thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại PhòngGiáo dục và Đào tạo Kim Sơn nhằm đưa ra các biện pháp khắc phục nhữngtồn tại hạn chế, nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ công chức là một vấn

đề cấp thiết

Xuất phát từ cơ sở lý luận và thực tiễn vừa nêu, tôi đã lựa chọn đề tài:

“Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn” để nghiên cứu với mong muốn tìm ra

một số biện pháp khắc phục những tồn tại, hạn chế, hoàn thiện cơ chế quản lý

hồ sơ cán bộ, công chức tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn đồng thờigiúp nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý cán bộ, công chức ngành Giáodục và Đào tạo huyện Kim Sơn – Tỉnh Binh Bình

2 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn công tác quản lý hồ sơ cán bộ,công chức tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn nhằm đề xuất một số biệnpháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục vàĐào tạo Kim Sơn

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộcPhòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn – Tỉnh Ninh Bình

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Phân tích cơ sở lý luận về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

- Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, côngchức của Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn – Tỉnh Ninh Bình

- Đề xuất một số biện pháp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức củaPhòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn nhằm nâng cao chất lượng và hiệuquả quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn– Tỉnh Ninh Bình.

5 Phương pháp nghiên cứu:

- Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận: Thu thập và đọc các tài liệu

lý luận, các văn bản pháp quy, các công trình nghiên cứu khoa học, các quanniệm về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Từ đó phân tích, tổng hợpcác vấn đề lý luận liên quan đến khóa luận

- Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn:

+ Điều tra xã hội học: Là một trong những phương pháp chủ yếu được

sử dụng trong đề tài nhằm khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ,công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Kim Sơn

+ Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Qua việc tổng kết kinh nghiệmcông tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Phòng Giáo dục và Đào tạo KimSơn để rút ra bài học nhằm đề xuất các biện pháp

+ Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: Xin ý kiến đóng góp vào phiếukhảo sát thực trạng của cán bộ, nhân viên Phòng Giáo dục và Đào tạo KimSơn, lấy ý kiến của từ giảng viên hướng dẫn

+ Phương pháp tham gia: Trực tiếp tham gia thực hiện một số nộidung công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Phòng Giáo dục và Đàotạo Kim Sơn

- Nhóm phương pháp thống kê toán học:

+ Phương pháp xử lý số liệu: Thống kê và xử lý số liệu thực tế số liệuthay đổi thực tế hồ sơ cán bộ, công chức, số lượng trang thiết bị phục vụ côngtác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

6 Cấu trúc đề tài khóa luận

Ngoài phần Mở đầu; Kết luận; Kiến nghị; Tài liệu tham khảo, Phụ lục,nội dung chính của khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Một số vấn đề cơ bản về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng

Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn

Chương 3 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ,

công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ HỒ

SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

1.1 Cơ sở lý luận về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

a Quản lý

Trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, con người muốn tồn tại

và phát triển đều phải dựa vào sự lỗ lực của một tổ chức, từ nhóm nhỏ đếnphạm vi rộng lớn ở tầm quốc gia, quốc tế Tất cả đều phải thừa nhận và chịu

sự quản lí nào đó

Ngày nay, thuật ngữ quản lí trở nên phổ biến và có rất nhiều cách địnhnghĩa khác nhau, nhưng chưa có một định nghĩa chính xác nhất được tất cảmọi người chấp nhận hoàn toàn Tuy vậy, các định nghĩa đưa ra đều có nhữngđiểm chung, thống nhất ở một mức độ nhất định

Mary Parker Follett cho rằng: “Quản lí là nghệ thuật đạt được mục

đích thông qua nỗ lực của người khác” Định nghĩa này nói lên rằng những

nhà quản lí đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việccho những người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc bằngchính mình

PGS.TS Đặng Quốc Bảo cho rằng: “Bản chất của hoạt động quản lý

gồm hai quá trình tích hợp vào nhau, quá trình “quản” gồm có sự coi sóc giữ gìn để duy trì tổ chức ở trạng thái ổn định, quá trình “lý” gồm sự sửa sang, sắp xếp, đổi mới đưa hệ vào thế phát triển” Như vậy, quản lý chính là hoạt

động tạo ra sự ổn định và thúc đẩy sự phát triển của tổ chức đến một trạngthái mới có chất lượng cao hơn

Những định nghĩa trên đây tuy khác nhau về cách diễn đạt, về góc độtiếp cận, nhưng có thể hiểu nội dung cơ bản của khái niệm quản lý như sau:

“Quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản

lý thông qua việc thực hiện các chức năng quản lý nhằm đưa tổ chức đạt được mục tiêu đã đề ra”

b Quản lý giáo dục

Giáo dục là một hiện tượng xã hội, là một chức năng của xã hội, do đógiáo dục phải được quản lý Về nội dung khái niệm quản lý giáo dục cũng cónhiều cách diễn đạt:

P.V Khuđôminsky cho rằng: “Quản lý giáo dục là tác động có hệ

thống, có kế hoạch, có ý thức, có mục đích của các chủ thể quản lý ở các cấp khác nhau đến tất cả các khâu của hệ thống nhằm đảm bảo việc giáo dục cộng sản chủ nghĩa cho thế hệ trẻ, đảm bảo sự phát triển toàn diện và hài hồ của họ trên cơ sở nhận thức và sử dụng các quy luật chung của xã hội cũng như các quy luật khách quan của quá trình dạy học và giáo dục, của sự phát triển thể chất và tâm trí trẻ em”.

Nguyễn Ngọc Quang cho rằng: “Quản lý giáo dục là hệ thống tác động

có mục đích, có kế hoạch, hợp quy luật của chủ thể quản lý, nhằm làm cho hệ vận hành theo đường lối giáo dục của Đảng, thực hiện được các tính chất của nhà trường xã hội chủ nghĩa Việt Nam mà tiêu điểm hội tụ là quá trình dạy học- giáo dục thế hệ trẻ, đưa hệ thống giáo dục đến mục tiêu dự kiến, tiến lên trạng thái mới về chất”.

Khái niệm quản lý giáo dục có thể hiểu theo 2 cấp độ: Cấp độ hệ thống

và cấp độ trường học

Ở cấp độ hệ thống có thể hiểu: Quản lý giáo dục là những tác động có

hệ thống, có ý thức, hợp quy luật của chủ thể quản lý ở các cấp khác nhau đến tất cả các mắt xích của hệ thống giáo dục nhằm đảm bảo cho hệ thống

giáo dục vận hành bình thường và liên tục phát triển, mở rộng cả về số lượng cũng như chất lượng.

Ở cấp độ trường học: Quản lý giáo dục là hệ thống tác động có mục

đích, có kế hoạch, hợp quy luật của chủ thể quản lý nhà trường, làm cho nhà trường vận hành theo đường lối, quan điểm giáo dục của Đảng, thực hiện được các tính chất của nhà trường mà tiêu điểm là quá trình dạy học - giáo dục, đưa nhà trường tới mục tiêu dự kiến, tiến lên trạng thái mới về chất, góp phần thực hiện mục tiêu chung của giáo dục: nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài phục vụ sự nghiệp CNH - HĐH đất nước.

Từ các khái niệm vừa nêu ở trên, có thể đưa ra một khái niệm chung về

quản lý giáo dục như sau: “Quản lý giáo dục là những tác động có mục đích,

có kế hoạch, hợp quy luật của chủ thể quản lý ở các cấp khác nhau đến tất cả các mắt xích, bộ phận của hệ thống giáo dục nhằm đảm bảo cho nhà trường nói riêng và toàn bộ hệ thống giáo dục nói chung vận động bình thường, đạt hiệu quả mục tiêu giáo dục”.

c Hồ sơ cán bộ, công chức và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơbản nhất về cán bộ, công chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trìnhhọc tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, nănglực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức, thể hiện ở

sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, và các văn bản tài liệu có liên quankhác, được cập nhật trong quá trình công tác của cán bộ, công chức kể từkhi được tuyển dụng

Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyềnquản lý cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chứcđược tuyển dụng theo quy định của pháp luật

Khái niệm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hiện chưa tìm thấy ở vănbản pháp quy hay tài liệu nào Tuy nhiên dựa trên cơ sở khái niệm về quản lý,khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức và các khái niệm có liên quan có thể đưa

ra khái niệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức như sau: “Quản lý hồ sơ cán

bộ, công chức là sự tác động có mục đích, có kế hoạch của cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nhằm xác lập,

bổ sung, sửa chữa nghiên cứu, lưu trữ và bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức”.

1.1.2 Một số văn bản Pháp Luật quy định về công tác quản lý hồ

sơ cán bộ, công chức

Do việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có ảnh hưởng lớn tới hiệu quảhoạt động của cơ quan Đơn vị do vậy hoạt động quản lý này đã sớm dượcĐảng, Nhà nước, quan tâm và cụ thể hóa bằng hệ thống các văn bản quyphạm pháp luật Hiện nay, vấn đề này vẫn đang được điều chỉnh trên cơ sởcác văn bản quy phạm pháp luật sau:

- Quyết định 02/2008/QĐ-BNV ban hành ngày 06/10/2008 của Bộ Nội

vụ về việc Ban hành biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

- Thông tư số 11/2012/TT-BNV ban hành ngày 17/12/2012 của Bộ Nội

vụ về việc “Quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức”thay thế Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 16/11/2006 của Bộ Nội vụ về

“Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức”

1.1.3 Vị trí, vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức và việc quản hồ sơ cán bộ, công chức

Quản lý thông tin về cán bộ công chức trong các cơ quan nhà nước làmột bài toán quan trọng và có nhiều ứng dụng trong việc quản lý nguồn nhânlực, chính sách cán bộ Hồ sơ cán bộ công chức là một trong những tài liệukhông thể thiếu trong công tác quản lý cán bộ công chức

Hồ sơ cán bộ công chức là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lýcán bộ công chức nắm được thông tin đầy đủ nhất về người cán bộ, côngchức, cung cấp những thông tin tin cậy để phân biệt được phẩm chất chính trị,năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội củacán bộ công chức phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và bố trícán bộ, công chức

Hồ sơ cán bộ công chức còn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụngtheo dõi và thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức được đầy

đủ và chính xác hơn, làm cơ sở để đánh giá, tuyển chọn và khen thưởngnhững cán bộ công chức tận tụy, gương mẫu và thực hiện chế độ bảo hiểmđối với cán bộ, công chức

Với vị trí và vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức nêu trên, nhận thấyviệc quản lý tốt hồ sơ cán bộ, công chức có ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quảquản lý của cơ quan, đơn vị Làm tốt công việc này giúp nhà quản lý nắm bắtthông tin về cán bộ, công chức, góp phần đắc lực cho công tác thống kê, tổnghợp, phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, côngchức về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng giai đoạn qua đóđánh giá hiệu quả các chủ trương, hoạch định các chính sách, tuyển chọn, bốtrí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ

1.1.4 Nguyên tắc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

- Việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là trách nhiệm của cơ quan

quản lý công chức Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ cán bộ,công chức

- Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiệnthống nhất, khoa học và phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từngcông chức từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn

vị nhà nước

- Hồ sơ cán bộ, công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế

độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặcngười có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý bằng văn bảnmới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức

- Cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác

và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ domình kê khai, cung cấp Những tài liệu do cán bộ, công chức kê khai phảiđược cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận

- Hồ sơ cán bộ, công chức cần được xây dựng, lưu trữ và bảo quản dướidạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng, khai thác nhanh, chính xác, có hiệuquả đáp ứng yêu cầu quản lý công chức

1.1.5 Nội dung cơ bản của quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

Những nội dung cơ bản của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chứcđược quy định cụ thể tại: Chương III của Thông tư số 11/2012/TT-BNV banhành ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ về việc Quy định về chế độ báo cáothống kê và quản lý hồ sơ công chức như sau:

1.1.5.1 Xây dựng hồ sơ cán bộ, công chức.

a Đối với công chức tuyển dụng lần đầu

- Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày cú quyết định tuyển dụng, cơ

quan quản lý hồ sơ công chức có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai,

tổ chức thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức tự

kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tưpháp nơi thường trú cấp và báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý côngchức để xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý Đồng thời hướng dẫncông chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc

Hồ sơ gốc bao gồm:

+ Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu chính và bắt buộc cótrong thành phần hồ sơ công chức phản ánh toàn diện về bản thân, các mốiquan hệ gia đình, xã hội của công chức Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”

do công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chứcthẩm tra, xác minh, chứng nhận

+ Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu quan trọng phảnánh tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội củacông chức Sơ yếu lý lịch do công chức tự kê khai hoặc do người có tráchnhiệm ghi từ “Quyển lý lịch cán bộ, công chức”

+ Bản “Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu được trích từ Quyển “Lý lịch cán bộ,công chức” do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức tómtắt, xác nhận và đóng dấu để phục vụ cho công tác quản lý cán bộ, công chứckhi có yêu cầu

+ Bản sao giấy khai sinh gốc có chứng thực của cơ quan có thẩmquyền, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp vàcác loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức như: bảngđiểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị,ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ phải do cơ quan có thẩm quyềnchứng nhận Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nướcngoài phải được dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật và có chứngthực của cơ quan có thẩm quyền

+ Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức

b Đối với công chức đang công tác

Bao gồm các thành phần hồ sơ gốc và các thành phần hồ sơ khác quyđịnh đối với công chức đang công tác gồm:

+ Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do côngchức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan

có thẩm quyền quản lý công chức Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, côngchức” phải được cơ quan quản lý công chức xác minh và chứng nhận

+ Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luânchuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật củacông chức

+ Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của cơquan sử dụng công chức

+ Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩmquyền quản lý công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm,giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt côngtác, tổng kết học tập)

+ Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng công chức bắt buộc kê khaitài sản theo quy định hiện hành

+ Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luậncủa cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đếncông chức và gia đình công chức được phản ánh trong đơn thư Không lưutrong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa đượcxem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền

+ Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác vàcác quan hệ xã hội của công chức

+ Đối với công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổsung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của công chức

c Đối với công chức nghỉ hưu, mất sức, điều động, biệt phái, luân chuyển, thôi việc, buộc thôi việc và từ trần.

Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày công chức cú quyết định nghỉ hưu,mất sức, điều động, biệt phái, luân chuyển, thôi việc, buộc thôi việc hoặccông chức từ trần thì việc quản lý hồ sơ công chức thực hiện như sau:

Công chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc được nhậnmột bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”, các quyết định liên quan Hồ

sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ côngchức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm công chức thôi việc Cơ quan cóthẩm quyền quản lý công chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu

lý lịch cán bộ, công chức” khi có yêu cầu bằng văn bản và trên cơ sở hồ sơgốc lưu trữ

Đối với công chức từ trần gia đình công chức được nhận một bản sao

“Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn

vị quản lý hồ sơ công chức lưu giữ, bảo quản

Đối với công chức chuyển công tác hoặc chuyển ra khỏi cơ quan, tổchức, đơn vị của nhà nước được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ,công chức” của bản thân Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lýcông chức đó lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổchức, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằngvăn bản

1.1.5.2 Bổ sung, sửa chữa hồ sơ cán bộ, công chức

Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặctheo yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về hồ sơ công chức, cơ quan quản lýcông chức hướng dẫn công chức kê khai bổ sung những thông tin phát sinh cóliên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước và xác nhận

để bổ sung vào hồ sơ công chức, cụ thể như sau:

+ “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan sử dụngcông chức và cơ quan quản lý công chức xác nhận để bổ sung vào thành phần

hồ sơ công chức;

+ Trường hợp các thông tin phát sinh do công chức tự kê khai màkhông đầy đủ, không chính xác hoặc có sự gian lận thì người tự kê khai phảichịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý công chức và trước pháp luật

- Trường hợp lập mới hồ sơ công chức khi hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc thì việclập hồ sơ mới thay thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyềnquản lý công chức quyết định cụ thể là:

+ Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày xác định hồ sơ thất lạc, hư hỏng,

cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm thẩm tra, xác minh, hướng dẫncông chức kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ

+ Sau khi công chức tự kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ, người đứng đầu cơquan quản lý công chức ra quyết định thẩm tra, xác minh Nhiệm vụ thẩm tra,xác minh gồm:

Kiểm tra về các thành phần hồ sơ: trực tiếp thẩm tra, xác minh thực tế cácthành phần hồ sơ, trường hợp các thông tin trong thành phần hồ sơ không thốngnhất thì cơ quan quản lý hồ sơ công chức đề nghị cơ quan quản lý công chức gửivăn bản đề nghị cơ quan Tư pháp cấp tỉnh trở lên thẩm tra, xác minh và thông báokết quả thẩm tra, xác minh bằng văn bản với cơ quan quản lý công chức Trườnghợp các văn bằng, chứng chỉ do các cơ quan, tổ chức, đơn vị nước ngoài cấp ngoàilãnh thổ Việt Nam thì cơ quan quản lý hồ sơ công chức đề nghị cơ quan quản lýcông chức gửi văn bản đến cơ quan ngoại giao tại Việt Nam của nước cấp vănbằng, chứng chỉ đó đề nghị xác minh tính hợp pháp của văn bằng, chứng chỉ.Hoặc cơ quan quản lý công chức gửi văn bản trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyềncấp văn bằng, chứng chỉ đó để xác minh tính hợp pháp và có văn bản kết luận vềkết quả thẩm tra, xác minh đó để lưu hồ sơ

Việc thẩm tra, xác minh thực hiện trong thời gian 90 ngày, kể từngày cú quyết định thẩm tra, xác minh của cơ quan có thẩm quyền quản lýcông chức

- Định kỳ hàng năm chậm nhất là ngày 31 tháng 3 của năm sau hoặctheo yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về công chức, cơ quan quản lý hồ sơcông chức có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo việc lập mới hồ sơ của nămtrước Những hồ sơ hư hỏng, thất lạc hoặc việc sửa chữa thông tin trong hồ sơcông chức, gửi về Bộ Nội vụ để tổng hợp, theo dõi

1.1.5.3 Tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức

- Cách thức tiếp nhận hồ sơ công chức

Công chức được điều động, luân chuyển, chuyển ngạch và cán bộ, côngchức cấp xã được xét chuyển thành công chức từ cấp huyện trở lên thì cơquan có thẩm quyền quản lý công chức khi tiếp nhận công chức phải yêu cầu

cơ quan quản lý hồ sơ công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của công chức đó

- Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày, kể từ ngày công chức cú quyếtđịnh chuyển ngạch, điều động, luân chuyển, biệt phái hoặc cán bộ, công chứccấp xã được xét chuyển thành công chức từ cấp huyện trở lên

1.1.5.4 Nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức

- Đối tượng được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức gồm:+ Cơ quan quản lý công chức, cơ quan sử dụng công chức và cơ quanquản lý hồ sơ công chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ côngchức để phục vụ yêu cầu công tác

+ Trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quanquản lý hồ sơ công chức, công chức được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần

hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp bản sao “Sơ yếu

lý lịch cán bộ, công chức” của mình để phục vụ cho việc giao dịch hành chínhcủa bản thân

- Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ công chức:

+ Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản

lý công chức ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, vềvấn đề gì Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong “Phiếu nghiên cứu hồ sơcông chức”

+ Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ công chức;

+ Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dungliên quan đến nhiệm vụ, công việc được giao

+ Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ công chức như:đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ

+ Được sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơcông chức khi được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơcông chức đồng ý

1.1.5.5 Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức

Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức phải thực hiện đầy đủ cácbước: lập sổ hồ sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếukiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục hồ sơ để phục vụcông tác tra cứu

Quy trình lưu giữ hồ sơ công chức được thực hiện như sau:

Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần

hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý

- Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu mộtbản Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát) thì phải có biệnpháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ.Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ công chức phải thành lậpHội đồng hủy tài liệu hồ sơ công chức Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ công chức

do người đứng đầu cơ quan quản lý công chức quyết định Khi tiến hành tiêu

hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan có thẩm quyền cho phép hủytài liệu hồ sơ công chức, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy Biên bảnhủy phải lưu trong thành phần hồ sơ công chức.

Hiện nay việc lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức còn được ứng dụng côngnghệ thông tin, sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự để khai thác tối đa sứcmạnh mà công nghệ thông tin mang lại

1.2 Những nhân tố cơ bản ảnh hưởng đến quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

1.2.1 Quy định pháp luật

Công tác chỉ đạo, quản lý là nhân tố đóng vai trị quan trọng hàng đầu,

là kim chỉ nam cho mọi hoạt động Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cũng làmột trong những lĩnh vực chịu tác động, ảnh hưởng rất lớn từ những văn bản,quan điểm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, các cấp, các ngành, đặc biệt làngành Giáo dục

Từ những ngày đầu thành lập đến nay, tùy theo đòi hỏi của từng giaiđoạn cách mạng, Đảng ta đã có nhiều nghị quyết, chỉ thị, hướng dẫn và tổchức cho cán bộ, đảng viên viết lý lịch, cụ thể:

- Thông tư số 297 - TT/TW ngày 20/04/1974 của Ban bí thư TW Đảng(Khóa III) về việc viết lý lịch và quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên trong đó cónhận xét: “ việc quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên vẫn chưa có nền nếp, chưaquy định rõ trách nhiệm quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên” Theo đó, Ban bíthư quy định: “Mỗi đảng viên phải có lý lịch và sơ yếu lý lịch việc quản lý

hồ sơ, lý lịch cán bộ, thực hiện theo quy định về phân cấp quản lý cán bộ”

- Đối với việc quản lý hồ sơ cán bộ, điều 13 Sắc lệnh số 76-SL ngày20/5/1950 do Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Quy chế công chức ViệtNam đã quy định: “Mỗi Bộ giữ danh sách và hồ sơ lý lịch công chức thuộcquyền Cấp được sử dụng công chức giữ một bản thứ 2 Bộ Nội vụ giữ danh

sách và phiếu cá nhân công chức toàn quốc” Như vậy ngay từ thời kỳ đầu đãquy định mỗi công chức Việt Nam có hồ sơ lý lịch công chức, phiếu cá nhân.

Từ đó tới nay, Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản liên quan đếncông tác hồ sơ cán bộ, cơng chức nhằm hoàn thiện hơn nữa quy định quản lý

về lĩnh vực này

- Ngày 06/11/2006, Bộ trưởng Bộ NV đã ký quyết định số 14/2006QĐ/BNV ban hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; gần đây nhất làThông tư 11/2012/TT-BNV ban hành ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ về việc

“Quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức” thay thếQuyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 16/11/2006 của Bộ Nội vụ về “Quychế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức”

Những văn bản này chính là các Quan điểm chỉ đạo, là căn cứ hànhlang pháp lý quản lý, chính là thể chế để hoạt động quản lý hồ sơ cán bộ, côngchức diễn ra một cách thống nhất, khoa học, hiệu quả Khi áp dụng các vănbản quy định của Nhà nước về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cầnchú ý tới chức năng, nhiệm vụ, vị trí, phạm vi thẩm quyền của cơ quan để ápdụng các văn bản sao cho có hiệu quả nhất

1.2.2 Chất lượng đội ngũ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

Đội ngũ cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý cán bộ, công chức vàcông tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là nguồn nhân lực quan trọng quyếtđịnh trực tiếp tới hiệu quả công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Do đócán bộ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cần được đào tạo bồidưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ và các kiến thức có liên quan để đạt tớinhững trình độ nhất định nhắm đáp ứng các yêu cầu về công tác này của cơquan, tổ chức

Đội ngũ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của các đơn vịhành chính sự nghiệp nói chung và các Phòng Giáo dục và Đào tạo nói riêngchủ yếu được lựa chọn từ những cán bộ, nhân viên làm việc tại đơn vị hoặcđược lựa chọn từ các trường cơ sở Đa số họ đều có kinh nghiệm trong lĩnhvực tổ chức cán bộ, văn thư lưu trữ Để đảm nhận được công việc này, mỗi cánhân đều phải đảm bảo những yêu cầu tối thiểu về kiến thức, kỹ năng, phẩmchất, trình độ Ngoài ra còn phải nắm vững quy định về quản lý hồ sơ cán bộ,công chức, chức năng của các loại văn bản, thẩm quyền, thủ tục trình tự thựchiện các công việc, được đào tạo bài bản, trau dồi kinh nghiệm, bồi dưỡng vàthường xuyên nâng cao chuyên môn nghiệp vụ.

Ngoài việc có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và các kiến thức thì ngàynay khoa học kỹ thuật công nghệ ngày càng phát triển và có nhiều tiện íchnhưng để vận hành chúng một cách có hiệu quả đòi hỏi mỗi cán bộ làm côngtác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phải có kỹ năng sử dụng thành thạo cácthiết bị này

Các cơ quan, tổ chức muốn công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chứccủa đơn vị mình phát huy được hiệu quả thì phải chú ý nhiều đến việc nângcao trình độ và năng lực của cán bộ thực hiện công việc

Ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì sự quyết tâm, sự say mê,nhiệt tình và tâm huyết với công việc cũng là nguồn hỗ trợ rất lớn đối với hiệuquả của công tác văn thư

1.2.3 Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị.

Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức yêu cầu rất cao về tính khoahọc, chính xác, bảo mật Để làm được điều đó, bên cạnh nguồn nhân lực cònphụ thuộc rất lớn vào vật lực: cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụcông tác quản lý hồ sơ bao gồm:

- Khu vực bảo quản hồ sơ, nơi cất và lưu giữ hồ sơ, diện tích bảo quản,lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức.

- Trang thiết bị và phương tiện bảo quản bao gồm: tủ, két (bảo quản tàiliệu mật, tối mật), giá, kệ hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút bụi, máy hút

ẩm, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa, thuốc chống ẩm mốc,mối, mọt, chuột, gián…

- Bên cạnh đó cần có các công cụ tin học bao gồm: Máy quét, máy ảnh

kỹ thuật số, máy tính nối mạng Internet, máy in…

- Kinh phí hàng năm cho công tác quản lý hồ sơ thuộc loại chi thườngxuyên, được dự toán kinh phí và trình phê duyệt vào đầu mỗi năm học

Khi khoa học và công nghệ chưa phát triển, công tác quản lý hồ sơ cán

bộ, công chức chủ yếu được làm theo phương pháp thủ công, dựa vào sứcngười là chính nên nhiều khi sử dụng nhiều nhân lực mà đem lại hiệu quảkhông cao, chưa đáp ứng được yêu cầu công việc Ngày này với sự phát triểncủa khoa học kỹ thuật, sự phát triển của máy móc đặc biệt là máy vi tính vớiviệc kết nối mạng Internet thì công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đãkhông ngừng được cải thiện, nâng cao hiệu quả Khoa học kỹ thuật và côngnghệ sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác thu thập, bổ sung, sửa chữa, lưu trữ vàtriết suất dữ liệu, tăng năng suất lao động và đảm bảo tính an toàn, chính xác,bảo mật của hồ sơ

Cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện và kinh phí dùng cho côngtác quản lý hồ sơ là điều kiện quan trọng cho hoạt động diễn ra Mọi hoạtđộng của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nếu không có sự hỗ trợcủa các yếu tố này sẽ không thể diễn ra, chúng đảm bảo sự ổn định lâu dài củatài liệu, hồ sơ cá nhân cán bộ, công chức, vừa phục vụ tốt công tác nghiêncứu, khai thác, cập nhật, bổ sung…hồ sơ cán bộ, công chức

1.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin

Việc ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự nói chung và quản lý hồ sơcán bộ, công chức nói riêng ở các đơn vị hành chính sự nghiệp đã được ápdụng từ nhiều năm nay và mang lại hiệu quả tốt

CNTT đã hộ trợ đắc lực cho các đơn vị từ cấp trường, cấp Phòng đếncấp Bộ Các phần mềm quản lý nhân sự và quản lý dữ liệu đã chứng minhđược khả năng đáp ứng rất tốt cho mục tiêu quản lý cán bộ, công chức màbiểu hiện rõ nhất ở lĩnh vực quản lý thông tin, hồ sơ của cán bộ, công chức

Nếu đơn thuần chỉ sử dụng cách quản lý hồ sơ truyền thống sẽ gâynhiều khó khăn, bất lợi cho công chức trực tiếp làm công tác này bởi sẽ mấtrất nhiều thời gian, độ chính xác, an toàn và bảo mật không cao Khắc phụctồn tại của phương thức quản lý cũ, ứng dụng công nghệ thông tin vào quytrình quản lý là hết sức cần thiết và mang lại ý nghĩa to lớn

Tiểu kết chương I

Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là một hoạt động không thểthiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Nó là cơ sở để ngườiquản lý nắm bắt thông tin nhân sự, hoạch định kế hoạch quy hoạch, tuyểnchọn, sắp xếp sử dụng, bồi dưỡng cán bộ, công chức, đảm bảo yêu cầu củacông tác quản lý nhân sự

Từ những lý luận về công tác quản lý hồ sơ cán bộ - công chức nêutrên, ta thấy quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có vị trí đặc biệt quan trọngtrong cơ quan, tổ chức Là cầu nối thông tin quan trọng giữa nhà quản lý vớingười được quản lý, tạo tiền đề cho cơ quan, tổ chức phát triển Vì thế việcnâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nhằm đáp ứng yêu cầungày càng cao của công việc là rất cần thiết

Trong phần cơ sở lý luận của quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, em đãtập trung làm sáng tỏ những vấn đề lý luận sau:

- Khái niệm quản lý và quản lý giáo dục

- Khái niệm hồ sơ cán bộ, cơng chức và quản lý hồ sơ cán bộ,công chức

- Vị trí, vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức và việc quản lý hồ sơ cán

bộ, công chức

- Các nội dung chủ yếu của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

- Một số yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý hồ sơ cán bộ,công chức

Từ cơ sở lý luận nêu trên sẽ làm tiền đề nền tảng để tiếp tục đánhgiá thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Phòng Giáo dục và Đàotạo Kim Sơn xem cơ sở đã thực hiện đúng quy định và mang lại hiệu quảhay không

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ

HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC PHÒNG GIÁO DỤC VÀ

ĐÀO TẠO KIM SƠN – TỈNH NINH BÌNH

2.1 Khái quát chung về Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn và Bộ phận Tổ chức cán bộ

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn

Phòng GD&ĐT Kim Sơn được thành lập chính thức từ năm 1980

Địa chỉ Phố Phú Vinh - Thị Trấn Phát Diệm - Huyện Kim Sơn - TỉnhNinh Bình

Những năm đầu khi mới thành lập, cơ sở vật chất thiếu thốn; đội ngũgiáo viên vừa thiếu, vừa không đồng bộ Sau hơn 30 năm phấn đấu, đến nay,ngành GD-ĐT huyện Kim Sơn đã đạt được những thành tựu đáng kể

Khi mới tái lập phòng Giáo dục Kim Sơn có 27 trường Trung học cơ

sở, 29 trường Tiểu học và 9 trường Mầm non Hơn 30 năm qua, sự nghiệpGiáo dục của huyện không ngừng được củng cố và phát triển Có thể chiathành 2 giai đoạn như sau:

Giai đoạn từ 1980- 2000: Giai đoạn Giáo dục Kim Sơn gặp nhiều khókhăn nhất Về Cơ sở hạ tầng cũng như chất lượng dạy và học còn là một trongnhững đơn vị yếu kém của tỉnh Thiếu phòng học, đất đai sử dụng hẹp, trangthiết bị phục vụ cho dạy và học hết sức thiếu thốn, 100% các trường học 2 ca

Sĩ số bình quân toàn huyện: Tiểu học 47 HS/lớp; Trung học cơ sở 54 HS/lớp.Đời sống kinh tế của nhân dân thời kì này còn nhiều khó khăn nên việc đầuquan tâm, chăm lo đến sự nghiệp giáo dục còn gặp nhiều khó khăn Số họcsinh bỏ học dở chừng cả Tiểu học, Trung học cơ sở hàng năm còn cao Thành

tích học sinh giỏi thường xếp thứ 6, 7 của tỉnh Tỷ lệ học sinh thi vào Phổthông trung học không được theo dõi, thống kê và rất thấp (khoảng 35% -45%), dưới mức bình quân chung của tỉnh.

Giai đoạn từ 2000 đến nay: Từ năm học 2000- 2001 Giáo dục địaphương có bước chuyển mình mạnh Sự quan tâm, chăm lo của Đảng bộ,nhân dân sâu sát, thiết thực hơn Biệt là sự đổi mới nhanh về cơ sở vật chất,trang thiết bị phục vụ cho việc dạy và học Công tác xã hội hoá giáo dục đượcđẩy mạnh Cán bộ, giáo viên trong ngành quyết tâm phấn đấu đổi mới khôngngừng Cơ sở vật chất ngày một khang trang Diện tích đất đai các trườngđược quy hoạch, mở rộng Cảnh quan trường học ngày một đẹp, bề thế hơn.Đội ngũ cán bộ, giáo viên được giải quyết đảm bảo yêu cầu cơ bản (Tỷ lệ giáoviên /lớp từ 1,35/lớp đã nâng lên 1, 9 giáo viên/lớp)

Về quy mô hiện nay: Toàn ngành gồm có 83 đơn vị trường học trong

đó có 27 trường Mầm non, 29 trường Tiểu học, 27 trường THCS

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

Theo thông tư liên tịch số 35/2008/TTLT-BGDĐT-BNV ngày14/07/2008 Hướng dẫn về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa phòng giáo dục, phòng GD&ĐT Kim Sơn có vị trí, chức năng, nhiệm vụnhư sau:

a Vị trí, chức năng

- Phòng GD&ĐT là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyệnKim Sơn, có chức năng: tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiệnchức năng quản lí nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo bao gồm:mục tiêu, chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo

và tiêu chuẩn cán bộ quản lí giáo dục, tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bịtrường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp bằng, chứng chỉ; đảm bảochất lượng giáo dục và đào tạo

- Phòng GD&ĐT có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng,chịu sự chỉ đạo, quản lí về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dânhuyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp

vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo Ninh Bình

b Nhiệm vụ và quyền hạn

1 Trình Uỷ ban nhân dân huyện

- Dự thảo văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luậtcác quy định của uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố về hoạt động giáodục trên địa bàn

- Dự thảo quyết định, chỉ thị, kế hoạch 5 năm, hàng năm và chươngtrình, nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạotrên địa bàn

- Dự thảo các quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, đình chỉ hoạtđộng, giải thể các cơ sở giáo dục công lập, gồm: Trường trung học cơ sở,trường,, trường tiểu học, cơ sở giáo dục mầm non công lập; cho phép thànhlập, đình chỉ hoạt động, giải thể các trường, các cơ sở giáo dục ngoài công lậpthuộc quyền quản lí của Uỷ ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật

và phân cấp về công tác tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân tỉnh

2 Hướng dẫn và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương saukhi được Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; hướng dẫn, tổ chức thực hiện các

cơ chế, chính sách về xã hội hoá giáo dục; huy động, quản lý, sử dụng cácnguồn lực để phát triển sự nghiệp giáo dục trên địa bàn; tuyên truyền phổbiến, giáo dục pháp luật và thông tin về giáo dục, chỉ đạo và tổ chức thực hiệncải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực giáo dục trên địa bàn; thực hiệnmục tiêu, chương trình nội dung, kế hoạch, chuyên môn, nghiệp vụ, các hoạtđộng giáo dục, phổ cập giáo dục; công tác tuyển sinh, thi cử, xét duyệt, cấpphát văn bằng, chứng chỉ đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn

3 Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo

và cán bộ quản lí giáo dục các ngành học, cấp học trong phạm vi quản lí của

Uỷ ban nhân dân huyện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

4 Tổ chức ứng dụng các kinh nghiệm, thành tựu khoa học công nghệtiên tiến trong giáo dục, tổng kết kinh nghiệm, sáng kiến của địa phương

5 Hướng dẫn kiểm tra và tổ chức thực hiện công tác thi đua, khenthưởng đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn; xây dựng và nhânđiển hình tiên tiến về giáo dục trên địa bàn huyện

6 Hướng dẫn, kiểm tra các cơ sở giáo dục và đào tạo công lập thuộcphạm vi quản lí của Uỷ ban nhân dân huyện; xây dựng kế hoạch biên chế;tổng hợp biên chế của các cơ sở giáo dục công lập thuộc phạm vi quản lí của

Uỷ ban nhân dân huyện, trình cấp có thẩm quyền xem xét quyết định

7 Giúp Uỷ ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra ,thanh tra việcthực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tổ chức, biên chế,tài chính các cở sở giáo dục và đào tạo công lập theo phân cấp của Uỷ bannhân dân tỉnh và quy định của pháp luật

8 Phối hợp với Phòng tài chính - Kế hoạch lập dự toán và phân bổngân sách giáo dục, dự toán chi các chương trình mục tiêu quốc gia hàngnăm về giáo dục của huyện theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo và

Sở tài chính

9 Kiểm tra, thanh tra và xử lí vi phạm theo thẩm quyền việc thực hiệnchích sách, pháp luật, kế hoạch, chương trình, đề án và các quy định của cấp

có thẩm quyền trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo; giải quyết khiếu nại, tố cáo

và kiến nghị của công dân về lĩnh vực giáo dục thuộc thẩm quyền; thực hànhtiết kiệm, phòng chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật

10 Quản lý biên chế, phối hợp với Phòng Nội vụ giúp UBND huyệnthực hiện tuyển dụng, hợp đồng làm việc, điều động, luân chuyển, đào tạo,

bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện chế độ, chính sách khenthưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động theoquy định của pháp luật và uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân huyện.

11 Quản lý tài chính, tài sản, cơ sở vật chất được giao theo quy địnhcủa pháp luật và uỷ quyền của Uỷ bân nhân huyện

12 Thực hiện công tác báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiệnnhiệm vụ được giao với Uỷ ban nhân dân huyện và Sở Giáo dục và Đào tạo

14 Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dânhuyện, giao và theo quy định của pháp luật

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn

Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn bao gồm: 1 Trưởng phòng, 3 Phótrưởng phòng và 17 chuyên viên, cán bộ, nhân viên thuộc các Tổ chuyên môn

và các phòng ban

Biên chế hành chính của phòng GD-ĐT được xác định trên cơ sở căn

cứ vào khối lượng, tính chất, đặc điểm cụ thể công tác GD-ĐT của huyện Sốlượng biên chế của phòng GD-ĐT do chủ tịch UBND cấp huyện quyết địnhtrong tổng biên chế hành chính của huyện được UBND cấp tỉnh giao