luận văn thạc sĩ kế toán HỆ THỐNG KẾ TOÁN VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

+ Phiếu báo giá: là chứng từ quan trọng trong hoạt động mua hàng, thông qua phiếu báogiá người mua hàng có thể tìm hiểu lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với giá cả,thời gian giao hàng,

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1.Tính cấp thiết của đề tài

Xã hội ngày càng phát triển, hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng được mởrộng, càng mang tính chất đa dạng, phức tạp thì nhu cầu thông tin càng trở nên bức thiết

và quan trọng Kế toán doanh nghiệp là một công cụ quan trọng không những phục vụcho việc quản lý của nhà nước mà còn phục vụ cho hoạt động quản lý của doanhnghiệp Kế toán với chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế – tài chínhcủa một tổ chức để phục vụ cho nhu cầu quản lý của các đối tượng bên trong và bênngoài tổ chức, doanh nghiệp lại còn có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt là trong giai đoạnhiện nay - giai đoạn toàn cầu hóa nền kinh tế, sự cạnh tranh mang tính chất khốc liệt vàphức tạp.Có thể nói chính chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng, hiệu quả quản lý, điều hành tổ chức để đạt được kết quả đề ra

Kế toán có thể phát huy đầy đủ các chức năng của mình chỉ khi nào công ty cómột Hệ thống kế toán hoàn chỉnh Đó là hệ thống kế toán đáp ứng yêu cầu thông tinkhông chỉ về các quá trình sự kiện đã xảy ra mà còn phải hướng đến những diễn biếntrong tương lai nhằm giúp nhà quản lý hoạch định, tổ chức điều hành kiểm soát và đưa

ra được những quyết định đúng đắn, phù hợp với các mục tiêu đã xác lập

Một doanh nghiệp ra đời, hoạt động nhằm mục tiêu trước mắt và lâu dài của họ,tốc độ phát triển nhanh hay chậm cho ta cái nhìn tổng thể về sức sống hiện tại và tiềmnăng trong tương lai của doanh nghiệp đó Hiệu quả hoạt động kinh doanh không tựnhiên có, nó là kết quả của sự phối kết hợp của một hệ thống các yếu tố xuất phát từchính doanh nghiệp Do đó để không ngừng nâng cao doanh thu, lợi nhuận các doanhnghiệp phải áp dụng các công cụ quản lý kinh tế khác nhau Một trong số công cụ đắclực ấy là hệ thống kế toán doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có được thông tin chínhxác, kịp thời từ đó giúp cho doanh nghiệp phân tích, đánh giá chính xác tình hình hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình và có thể lựa chọn phương án kinhdoanh, đầu tư có lợi nhất góp phần vào sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trongtương lai

Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của vấn đề trên, qua quá trình làm việc tạiCông ty CPXD & TM Hùng Thảo được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo cùng với sựgiúp đỡ của các cán bộ kế toán trong phòng kế toán công ty, em đã thực hiện luận văntốt nghiệp của mình với đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kế toán với việc tăng cường hiệuquả hoạt động.

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn có những mục tiêu chính sau:

- Hệ thống hóa các vấn đề lý Luận về hệ thống kế toán với việc tăng cường hiệu quảhoạt động trong doanh nghiệp

- Làm rõ thực trạng hệ thống kế toán tại Công ty Cổ Phần Xây dựng và Thương mạiHùng Thảo

- Đánh giá thực trạng hệ thống kế toán Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mạiHùng Thảo

- Từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện Hệ thống kế toán thuộc Công ty

Cổ phần Xây Dựng và Thương Mại Hùng Thảo theo hướng vận dụng các quy định của

kế toán việt Nam; nâng cao chất lượng công tác kế toán góp phần nâng cao hiệu quảhoạt động cho Công ty Cổ Phần Xây dựng và Thương mại Hùng Thảo

1.3 Phạm vi nghiên cứu

- Nghiên cứu thực trạng hệ thống kế toán tại Công ty Cổ Phần Xây dựng và Thươngmại Hùng Thảo Thời gian nghiên cứu Luận văn từ tháng 01/2011 đến tháng 12/2011

- Tổ chức thu nhập tài liệu: Công ty Cổ Phần Xây dựng và Thương mại Hùng Thảo

1.4 Phương pháp nghiên cứu

- Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của đề tài, tác giả đã sử dụng phương pháp luậnduy vật biện chứng và nhiều phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp điều tra,phương pháp phỏng vấn, phương pháp quan sát, phương pháp nghiên cứu tài liệu vàphương pháp phân tích để thu thập, phân tích dữ liệu và lý giải các vấn đề về Hệ thống

kế toán cũng như thực trạng công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Xây dựng và Thươngmại Hùng Thảo

1.4.1 Phương pháp khảo sát

1.4.2 Phương pháp phỏng vấn

Phương pháp phỏng vấn được thực hiện thông qua phỏng vấn trực tiếp hoặc phỏng vấnqua điện thoại một số nhà quản lý cũng như những người trực tiếp thực hiện công tác kếtoán tại Công ty

Nội dung các cuộc phỏng vấn được tác giả chuẩn bị trước và nội dung không hoàntoàn giống nhau giữa những người được phỏng vấn và xoay quanh những nội dungchính của công tác kế toán với việc tăng cường hiệu quả hoạt động

1.4.3 Phương pháp quan sát

Phương pháp quan sát được tác giả thực hiện trực tiếp tại Công ty Cổ Phần xây dựng

và Thương mại Hùng Thảo

Mục đích của việc quan sát này khảo sát trực tiếp thực trạng công tác kế toán với việctăng cường hiệu quả hoạt động và so sánh với các kết quả điều tra, phỏng vấn đã thunhận được

Nội dụng của phương pháp quan sát này là: quan sát quá trình tiến hành công tác kếtoán tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Hùng Thảo

1.4.4 Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Tác giả thực hiện phương pháp nghiên cứu này qua nhiều kênh thông tin khác nhaunhư: Tham khảo các công trình nghiên cứu khoa học, bài viết liên quan đến đề tàinghiên cứu, đọc sách, báo, tạp chí, giáo trình chuyên ngành, tra cứu thông tin về côngty

Phương pháp nghiên cứu tài liệu này được sử dụng phổ biến trong hầu hết các côngtrình nghiên cứu của tác giả Với bản thân tác giả Luận văn này nhận thấy phương phápnày rất cần thiết để hoàn thiện bài viết này, đây là kênh thông tin quan trọng để tác giảviết chương 2 và chương 3 của Luận văn

1.4.5 phương pháp phân tích dữ liệu

Sau khi thu thập dữ liệu, bằng các phương pháp nêu trên, tác giả tiến hành hệ thốnghoá, xử lý và cung cấp thông tin bằng phương pháp phân tích dữ liệu Mục đích của

phương pháp này là phân tích các thông tin đầu vào đã thu thập để đưa ra các thông tin,các kết Luận phù hợp.

1.5 Nguồn số liệu của Luận văn

Luận văn sử dụng số liệu trong các năm trước của hoạt động kinh doanh của Công ty

Cổ phần xây dựng và thương mại Hùng Thảo, độ tin cậy của số liệu cao

1.6 Ý nghĩa của Luận văn

Về phía Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Hùng Thảo: Việc xây dựnghoàn thiện Hệ thống kế toán với việc tăng cường hiệu quả hoạt động sẽ góp phần rấtlớn trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty bằng các giải phápnhằm tối đa hóa đầu ra từ đó tối đa lợi nhuận dựa trên nguồn vốn đầu vào có hạn củacủa công ty

1.7 Bố cục của Luận văn

Ngoài phần mục lục, phụ lục luận văn được kết cấu thành 4 chương:

Chương 1: Giới thiệu về đề tài nghiên cứu

Chương 2: Những vấn đề lý Luận cơ bản về hệ thống kế toán với việc tăng cường hiệuquả hoạt động tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Hùng Thảo

Chương 3: Thực trạng hệ thống kế toán với việc theo dõi và bảo đảm hiệu quả hoạtđộng tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Hùng Thảo

Chương 4: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán với việc nâng caohiệu quả hoạt động tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Hùng Thảo

Kết Luận chương 1: Xác lập rõ ràng các vấn đề tổng quan nghiên cứu trên là vô cùng

cần thiết giúp tác giả có mục tiêu nghiên cứu rõ ràng và đi đúng hướng trong quá trìnhnghiên cứu

CHƯƠNG 2: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ

HOẠT ĐỘNG 2.1 Những vấn đề lý luận về hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp

2.1.1 Mục tiêu hoạt động của Doanh nghiệp.

Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp chính là lợi nhuận.Lợi nhuận của doanh nghiệp

là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ phận sản phẩm thặng dư do người lao động tạo ratrong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Lợi nhuận doanh nghiệp có được chính

là giá trị còn lại của sản phẩm khi đã trừ hết các loại chi phí

Lợi nhuận trong doanh nghiệp được hình thành từ các nguồn:

+) Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh: Lợi nhuận này được thu từ hoạt động bán hàngcủa doanh nghiệp hoặc từ các hoạt động dịch vụ thương mại Bộ phận lợi nhuận nàychiếm chủ yếu trong tổng số lợi nhuận của doanh nghiệp

+) Lợi nhuận từ hoạt động tài chính: Lợi nhuận này được xác định bằng chênh lệch giữacác khoản thu và khoản chi về hoạt động tài chính

+) Lợi nhuận bất thường: là những khoản lợi nhuận mà doanh nghiệp không dự tínhtrước hoặc dự tính đến nhưng ít có khả năng thực hiện, hoặc những khoản thu mangtính chất không thường xuyên

Một doanh nghiệp bắt đầu hình thành vào một thời điểm nào đó với một số nguồn tàinguyên (nhân, vật lực), bị giới hạn và mong muốn sử dụng những nguồn tài nguyên này

để đạt được một điều gì đó Điều mà doanh nghiệp muốn đạt được tức là mục tiêu củadoanh nghiệp, vốn được mô tả như là một đích đến móng muốn và thường là dưới dạngmột mức lợi nhuận Bởi vì, lợi nhuận làm hài lòng cổ đông và chủ đầu tư Lợi nhuận làtiêu chí để đánh giá hiệu quả của việc sử dụng nguồn tài nguyên của doanh nghiệp, vàcách làm như thế nào để đạt được mục tiêu này thì đó chính là chiến lược của công ty.Điều này có nghĩa là những mong muốn được đề cập như là tăng thị phần, tạo ra mộthình ảnh mới, đạt được X% tăng trưởng về doanh số Một doanh nghiệp muốn tồn tại

và phát triển thì hoạt động sản xuất kinh doanh phải có lãi, lãi là mục tiêu cuối cùng mà

các doanh nghiệp cần hướng tới Hoạt động kinh doanh được coi là có lãi (có hiệu quảkinh tế) khi thu nhập từ hoạt động kinh doanh phải lớn hơn tổng chi phí mà doanhnghiệp bỏ ra Có lợi nhuận doanh nghiệp mới có thể mở rộng quy mô kinh doanh,chiếm lĩnh thị trường tiêu thụ, nâng cao uy tín thương mại, lợi nhuận và góp phần nângcao đời sống cán bộ công nhân viên, là động lực trực tiếp thúc đẩy, khuyến khích tinhthần lao động hăng say, góp phần nâng cao năng suất lao động ngoài ra đảm bảo khảnăng thanh toán với nhà nước và các đơn vị kinh tế khác, góp phần quan trọng để táithiết nền kinh tế quốc dân thông qua việc đóng góp vào ngân sách nhà nước.

Như vậy, lợi nhuận là động lực, mục tiêu hàng đầu, là đích cuối cùng mà doanhnghiệp phải hướng tới, nhằm đảm bảo sự sinh tồn, phát triển và thịnh vượng của mình.Mặt khác, lợi nhuận được tạo ra là kết quả tổng hợp của các hoạt động thương mại củadoanh nghiệp, là kết quả của việc kết hợp hài hòa giữa các khâu, các công đoạn, các yếu

tố của quá trình kinh doanh, là sản phẩm của sự tìm tòi, linh hoạt của các nhà quản trị

Nó đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp phải có sự phát triển toàn diện khả năng tưduy, nhạy bén và năng động, đòi hỏi người kinh doanh phải có cái nhìn tổng thể và sâusắc đối với mọi hoạt động diễn ra xung quanh, liên quan đến toàn bộ các khâu trongmột quá trình kinh doanh Vì vậy, khi phân tích môi trường bên trong của doanh nghiệpthì yếu tố kế toán tài chính không thể bỏ qua, công việc này có tác động rất to lớn vìphân tích hoạt động của doanh nghiệp hướng vào phục vụ quản trị nội bộ doanh nghiệpmột cách linh hoạt và hiệu quả Tóm lại, muốn đạt được lợi nhuận cao thì Hiệu quả hoạtđộng trong tất cả các khâu của quá trình kinh doanh đều phải cao

2.1.2 Nội dung cơ bản của Hiệu quả hoạt động

2.1.2.1 Khái niệm hiệu quả hoạt động

Trong nền kinh tế thị trường để duy trì và phát triển doanh nghiệp thì trước hết đòihỏi các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải có hiệu quả

Không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, là mối quan tâm củabất kỳ mọi doanh nghiệp Khi làm bất cứ điều gì đó cũng là vấn đề bao trùm xuyênsuốt, thể hiện trong công tác quản lý, bởi suy cho quản lý kinh tế là để đảm bảo tạo rakết quả và hiệu quả cao nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh Tất cả những cải tiến,

những đổi mới về nội dung, phương pháp, biện pháp áp dụng trong quản lý chỉ thực sựđem lại ý nghĩa khi chúng làm tăng được hiệu quả kinh doanh, không những là thước

đo về chất lượng, phản ánh tổ chức, quản lý kinh doanh, mà còn là vấn đề sống còn củadoanh nghiệp Doanh nghiệp muốn tồn tại và vươn lên thì trước hết đòi hỏi kinh doanhphải có hiệu quả Hiệu quả sản xuất kinh doanh càng cao, doanh nghiệp càng có điềukiện tái sản xuất mở rộng Kinh doanh có hiệu quả là tiền đề nâng cao phúc lợi chongười lao động, kích thích người lao động tăng năng suất lao động và là điều kiện nângcao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Như vậy Hiệu quả hoạt động là mối quan hệ tương quan giữa đầu ra và đầu vào củamột hoạt động khi yếu tố đầu vào đó bị giới hạn

Hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp khác với kết quả hoạt động của doanhnghiệp đó.kết quả hoạt động của doanh nghiệp là những gì mà doanh nghiệp đạt đượcsau một quá trình sản xuất kinh doanh nhất định, có liên quan đến mục tiêu của doanhnghiệp, là những đại lượng có thể cân đong đo đếm được như số sản phẩm tiêu thụ mỗiloại, doanh thu, lợi nhuận,thị phần Kết quả hoạt động cũng có thể chỉ phản ánh mặtchất lượng hoàn toàn có tính chất định tính như uy tín doanh nghiệp, chất lượng sảnphẩm

2.1.2.2 Vai trò, bản chất và tiêu chuẩn đánh giá Hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp.

Phân tích và đánh giá được Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệptrong điều kiện nền kinh tế cạnh tranh gay gắt, nguồn lực đầu vào của doanh nghiệp bịhạn chế có những vai trò cụ thể nhất định đối với sự tồn tại của doanh nghiệp cụ thể:

- Qua phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh có thể đánh giá được trình độkhai thác và tiết kiệm các nguồn lực đã có

- Thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển với tốc độ cao

- Trên cơ sở đó doanh nghiệp phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trongquá trình sản xuất kinh doanh, đề ra các biện pháp nhằm khai thác mọi khả năng tiềmtàng để phấn đấu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hạ giá thành, tăng

khả năng cạnh tranh, tăng tích lũy, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho ngườilao động.

*) Bản chất của hiệu quả hoạt động trong kinh doanh là phản ánh mặt chất lượng củacác hoạt động kinh doanh, phản ánh trình độ sử dụng các nguồn lực để đạt được mụctiêu cuối cùng là lợi nhuận

*) Tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đảm bảo 3 lợi ích: cánhân, tập thể và nhà nước Hiệu quả hoạt động doanh nghiệp phải gắn liền với hiệu quả

xã hội, hoạt động của doanh nghiệp phải tuân theo hệ thống pháp luật hiện hành

2.1.3 Sự cần thiết nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.

Hiệu quả kinh doanh là công cụ quản trị kinh doanh, hiệu quả kinh doanh khôngnhững cho biết trình độ sản xuất mà còn giúp tìm ra các biện pháp tăng kết quả và giảmchi phí kinh doanh, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, nâng cao hiệu quả kinh doanhtức là đã nâng cao khả năng sử dụng các nguồn lực khan hiếm, trong cơ chế kinh tế thịtrường việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh là điều kiện cần để doanh nghiệptồn tại và phát triển

2.2 Hệ thống kế toán với hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp.

2.2.1 Một số định nghĩa cơ bản

Kế toán có thể được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau theo quan điểm của các tácgiả khác nhau

Khái niệm kế toán khi nghiên cứu trên góc độ hoạt động: Là quá trình thu thập và xử

lý và cung cấp các thông tin về tài chính của hoạt động sản xuất kinh doanh

Khái niệm kế toán trên góc độ sử dụng: Là phương pháp quan lý có hiệu quả là cơ sở

để đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Theo tinh thần của kế toán quốc tế, kế toán được định nghĩa là hệ thống thông tin vàkiểm tra dùng để đo lường/phản ánh, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài chính,kết quả kinh doanh và các luồng tiền tạo ra của một đơn vị kinh tế

Theo quan điểm nêu trong Luật kế toán của Việt nam, định nghĩa kế toán được trìnhbày như sau: Kế toán là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tàichính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động….

Theo quan điểm của tác giả:

Kế toán: là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vậnđộng của tài sản ( hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính)trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định

về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp Để cung cấpthông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần có một sốcông cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở

đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán Những phương pháp mà môtdoanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp thành các báo cáo kế toán định kỳ tạothành hệ thống kế toán

- Kế toán tài chính: là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin liên quan đến quá

trình hoạt động của doanh nghiệp cho người quản lý và những đối tượng ngoài doanhnghiệp, giúp họ ra các quyết định phù hợp với mục tiêu mà họ quan tâm

- Kế toán quản trị: là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho những người

trong nội bộ doanh nghiệp sử dung, giúp cho việc đưa ra các quyết định để vận hànhcông việc kinh doanh và vạch kế hoạch cho tương lai phù hợp với chiến lược và sáchlược kinh doanh

- Khái niệm Hệ thống kế toán: Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để

ghi chép và tổng hợp thành báo cáo kế toán định kỳ tạo thành một hệ thống kế toán

Chức năng của hệ thống kế toán:

- Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngàycác nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác

- Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác nhau, việcphân loại này có tác dụng giảm được khối lượng lớn các chi tiết thành dạng cô đọng vàhữu dụng

- Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu củangười ra các quyết định.

2.2.2 Các yếu tố cơ bản của Hệ thống kế toán trong doanh nghiệp

Hệ thống kế toán trong doanh nghiệp gồm bốn yếu tố:

Chứng từ kế toán phải có các nội dung cụ thể như sau:

+ Tên và số hiệu chứng từ kế toán

+ Ngày, tháng năm lập chứng từ kế toán

+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán

+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanhnghiệp đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lầncho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ,kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu Trong trường hợp chứng từ kếtoán chưa có quy định mẫu thì doanh nghiệp được lập chứng từ kế toán nhưng phải cóđầy đủ các nội dung quy định tại luật kế toán Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trênchứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùngbút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo;chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viếtsai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viếtsai Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liênchứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống

nhau Chứng từ do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài doanhnghiệp thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của doanh nghiệp.

Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phảichịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằngbút mực Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắcsẵn Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất Chữ ký trên chứng từ

kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc được người uỷ quyền ký Nghiêm cấm kýchứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kết toán trưởnghoặc người được uỷ quyền ký chứng từ điện từ phải có chữ ký điện tử theo quy địnhcủa pháp luật

Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kếtoán hướng dẫn Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm những mẫu chứng từ kế toán do

cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà doanh nghiệpphải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụngthống nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh nghiệp cụ thể Mẫu chứng từ kế toánhướng dẫn gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước quy định nhưngdoanh nghiệp có thể sửa chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế biểu mẫucho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy

đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán

- Hệ thống tài khoản kế toán.

Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chínhtheo nội dung kinh tế

Hệ thống tài khoản kế toán là một nhóm các tài khoản của kế toán tổng hợp được sửdụng để hạch toán các giao dịch từ các phần hành kế toán Nó cũng có thể được sử dụng

để lập các báo cáo như Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh hay bảng cânđối tài khoản Hệ thống tài khoản của các tổ chức khác nhau là khác nhau

Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số

và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán

Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp căn cứvào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp minh cũng như đặcđiểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kếtoán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình

Để đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp được cụ thể hoá, bổ sung thêmtài khoản cấp III, cấp IV… nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cầu và phương pháphạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng

Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp I hoặc cấp II đối với các tài khoảntrong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp chưa có để phản ánh nội dung kinh tếriêng có phát sinh của doanh nghiệp và chỉ được thực hiện sau khi được Bộ Tài chínhchấp thuận bằng văn bản

Việc cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phải đảm bảo phản ánh, hệ thốnghoá đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chínhphát sinh trong doanh nghiệp, phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước vàcác văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên, phù hợp với đặcđiểm tính chất sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của doanh nghiệp,đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mãn nhu cầu thông tin co cácđối tượng sử dụng

Hệ thống tài khoản được thiết lập phải gồm các tài khoản thể hiện được tình hình tàisản, nguồn vốn của doanh nghiệp trong từng thời điểm, tình hình biến động của tài sản

và nguồn vốn trong quá trình vận động của nó và những tài khoản để phản ánh doanhthu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kế toán Ngườiquản lý phải sắp xếp các tài khoản này một cách khoa học và có tính hệ thống ( thôngthường người ta hay sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần) Điều này sẽ giúp chonhân viên dễ nắm bắt, dễ sử dụng các tài khoản được quy định

Căn cứ xây dựng hệ thống tài khoản trong doanh nghiệp:

- Căn cứ vào nội dung của đối tượng hạch toán kế toán, đối tượng hạch toán kế toángồm 3 loại cơ bản: tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động của đơn vị

- Căn cứ vào tính vận động của đối tượng hạch toán kế toán, các đối tượng hạch toán kếtoán luôn có 2 chiều hướng vận động khác nhau hoặc tăng lên hoặc giảm xuống

- Căn cứ vào tính đa dạng của đối tượng hạch toán kế toán, mỗi đối tượng thường đượcchia thành nhiều đối tượng chi tiết hơn

- Căn cứ vào tính vận động không đồng bộ giữa giá trị và hiện vật của một số đối tượnghạch toán kế toán trong một số trường hợp đặc biệt

- Căn cứ vào tính đối lập tương đối của 2 đối tượng hạch toán kế toán cơ bản là tài sản

- Tài khoản kế toán phản ánh mỗi đối tượng phải được thiết kế gồm tài khoản tổng hợp

và các tài khoản phân tích để theo dõi nội dung chi tiết của từng đối tượng tổng hợp

- Bên cạnh các tài khoản kế toán thông thường cần phải có các tài khoản điều chỉnh đểbiểu hiện chính xác các đối tượng hạch toán kế toán có sự thay đổi giá trị nhưng khôngthay đổi về hiện vật

- Tài khoản kế toán phản ánh tài sản được thiết kế ngược chiều với tài khoản nguồnvốn

2.2.2.3 Hệ thống sổ kế toán và các hình thức kế toán.

Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghichép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theođối tượng

Hệ thống sổ kế toán là tổng hợp các loại sổ chuyên môn dùng để theo dõi, ghi chép,

hệ thống và lưu giữ toán bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dụng kinh

tế và theo trình tự thời gian liên quan đến doanh nghiệp Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một

hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm Doanh nghiệp phải

căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong doanh nghiệp và yê cầu quản lý để

mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết Trong môi trường kế toánthủ công, sổ sách kế toán tồn tại dưới hình thức trang sổ được đóng thành quyển Trongmôi trường kế toán ứng dụng công nghệ thông tin, sổ kế toán tồn tại dưới dạng các tậptin hoặc cơ sở dữ liệu gắn với những phần mềm tính toán và xử lý cơ sở dữ liệu

Tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độnghiệp vụ của nhân viên kế toán và khả năng trang bị các phương tiện hỗ trợ kỹ thuậttính toán mà doanh nghiệp xây dựng hình thức kế toán cho phù hợp Trong môi trường

kế toán thủ công, do kỹ thuật tính toán bị hạn chế nên thường có nhiều hình thức kếtoán được áp dụng Hiện nay, có năm hình thức kế toán được áp dụng: Nhật ký chung;nhật ký chứng từ; chứng từ ghi sổ; và nhật ký sổ cái và hình thức kế toán trên máy vitính Mỗi hình thức kế toán có những ưu điểm và nhược điểm riêng, vì thế người quản

lý cần lựa chọn hình thức phù hợp nhất với tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình.Trong môi trường kế toán ứng dụng công nghệ thông tin, việc tính toán và xử lý các sốliệu được máy tính thực hiện nhanh chóng và chính xác nên thông thường doanh nghiệp

áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, và lập thêm các mẫu sổ của các hình thức kếtoán khác ( nếu thấy cần thiết) Như đã nói ở phần trên, trong môi trường kế toán ứngdụng công nghệ thông tin, sổ kế toán tồn tại dưới dạng các tập tin hoặc cơ sở dữ liệugắn liền với những phần mềm tính toán và xử lý cơ sở dữ liệu Do đó, quá trình tổ chức

sổ sách kế toán được thực hiện trong quá trình thiết kế và cài đặt các thiết lập cho phầnmềm kế toán

Trách nhiệm của người ghi và giữ sổ kế toán:

- Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ vàghi sổ Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm nhữngđiều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian giữ sổ Khi có sự thay đổi về nhânviên giữ và gi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi

sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới Biên bản bàn giao phải được kế toántrưởng ký xác nhận

Hiện nay có 4 hình thức ghi sổ kế toán đang được áp dụng đó là:

mà doanh nghiệp đã lựa chọn và theo phương pháp kế toán được quy định trong chế độ

kế toán doanh nghiệp Việt Nam

Hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh và cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tếtài chính để lập báo cáo tài chính và đáp ứng các nhu cầu khác về quản lý hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp gồm: Hệ thống sổ

kế toán tổng hợp và hệ thống sổ kế toán chi tiết Hệ thống sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổcái; Sổ nhật ký; hoặc sổ đăng ký Chứng từ - Ghi sổ; tuỳ theo từng trường hợp Sổ kếtoán tổng hợp dùng để phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế, tài chính theo nội dungkinh tế; hệ thống sổ kế toán chi tiết, tuỳ theo yêu cầu quản lý, kinh doanh và cung cấpthông tin kinh tế tài chính để lập các báo cáo kế toán mà doanh nghiệp mở đủ các sổ kếtoán chi tiết Các sổ này dùng để phân loại, tổng hợp , chi tiết các nghiệp vụ kinh tếphát sinh theo từng nội dung kinh tế

2.2.2.4 Hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo kế toán gồm hai phân hệ: Hệ thống báo cáo tài chính và hệ thốngbáo cáo kế toán quản trị Thông thường thì:

- Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bảng thuyết minh báo cáo tàichính Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hìnhkinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủdoanh nghiệp , cơ quan nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trongviệc đưa ra các quyết định kinh tế Báo cáo tài chính sẽ cung cấp thông tin của mộtdoanh nghiệp về tài sản; nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Doanh thu, thu nhập khác; chiphí kinh doanh và chi phí khác; lãi lỗ và phân chia kết quả kinh doanh; thuế và cáckhoản nộp nhà nước; tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán; các luồng tiền Ngoài

ra, doanh nghiệp còn phải cung cấp các thông tin nhằm giải trình thêm về các chỉ tiêu

đã phản ánh trên báo cáo tài chính tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghinhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, lập và trình bày báo cáo tài chính trong

“Bản thuyết minh báo cáo tài chính”

- Báo cáo kế toán quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra để phục vụ cho yêu cầuquản trị của doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau Báo cáo kế toán quản trị không bắtbuộc phải công khai

Việc lập báo cáo kế toán tài chính là khâu công việc cuối cùng của một quá trìnhcông tác kế toán Số liệu trong báo cáo tài chính chứa đựng những thông tin tổng hợpnhất về tình hình tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cung như tình hình tàichính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp Việc lập Báo cáo tài chính có tácdụng và ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý của doanh nghiệp Vì vậy đòi hỏi các doanhnghiệp phải lập và nộp đầy đủ kịp thời các Báo cáo tài chính theo đúng mẫu biểu quyđịnh, thời hạn lập, nộp và gửi báo cáo Tuy nhiên trong quá trình lập báo cáo đối vớimột số đơn vị thuôc các lĩnh vực mang tính chất đặc thù có thể sửa đổi, bổ sung hoặcchi tiết các chỉ tiêu cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, nhưng phảiđược cơ quản chủ quản chấp nhận

Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo Vìvậy cần phải kiểm tra chặt chẽ các Báo cáo tài chính trước khi ký, đóng dấu và gửi đi.

2.2.3 Nội dung cơ bản của hệ thống kế toán với hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp.

2.2.3.1 Hệ thống kế toán với hiệu quả hoạt động mua hàng

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình hoạt động kinh doanh trong doanhnghiệp, tạo tiền đề vật chất cho hoạt động của doanh nghiệp ở các khâu tiếp theo tiêuthụ sản phẩm Khi kết thúc quá trình mua hàng, tài sản trong doanh nghiệp sẽ chuyển từhình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa, doanh nghiệp sẽ mất quyền sở hữu về tiền tệnhưng lại được quyền sở hữu về hàng hóa hoặc có nghĩa vụ phải thanh toán nợ chongười bán

- Để hoạt động mua hàng đạt được hiệu quả kế toán mua hàng phải thỏa mãn cácnguyên tắc sau:

+ Kế toán mua hàng phải ghi chép một cách đầy đủ chính xác toàn bộ tình hình quátrình mua hàng của doanh nghiệp từ các nguồn nhằm theo dõi và thúc đẩy, quá trìnhmua hàng, thanh toán tiền nhanh nhất

+ Giám sát chặt chẽ tình hình mua hàng của doanh nghiệp chi phí phát sinh trong quátrình mua hàng tính toán chi phí phân bổ quá trình xuất bán trong kì

2.2.3.1.1 Hệ thống chứng từ kế toán với hiệu quả hoạt động mua hàng.

Chứng từ kế toán trong hoạt động mua hàng là những giấy tờ và vật mang tin phảnánh nghiệp vụ kinh tế về nghiệp vụ mua hàng làm căn cứ ghi sổ kế toán

Chứng từ kế toán trong hoạt động mua hàng bao gồm: Phiếu báo giá Bảng kê muahàng, Phiếu giao hàng, Phiếu nhận hàng, Phiếu nhận tạm ứng, Hóa đơn giá trị gia tăng,Phiếu thu, Phiếu Chi, Chứng từ thanh toán hàng mua phải trả, chứng từ hàng mua trả lạigiảm giá

Chứng từ với hiệu quả hoạt động mua hàng được thể hiện trong tác dụng của nó vớihoạt động mua hàng cụ thể:

+ Phiếu báo giá: là chứng từ quan trọng trong hoạt động mua hàng, thông qua phiếu báogiá người mua hàng có thể tìm hiểu lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với giá cả,thời gian giao hàng, giúp cho quá trình mua hàng không bị mua với giá cao, tăng đượctính cạnh tranh cho doanh nghiệp.

+ Bảng kê hàng mua (do cán bộ nghiệp vụ mua hàng lập): Trong trường hợp mua hàng

ở thị trường tự do mua trực tiếp tại các hộ sản xuất (của người không được phép pháthành hóa đơn), cán bộ thu mua phải nộp bảng kê theo mẫu Trên bảng kê mua hàngphải ghi rõ tên, địa chỉ người bán, số lượng, đơn giá mua hàng của từng mặt hàng, tổnggiá thanh toán như vậy bảng kê mua hàng sẽ giúp kế toán tập hợp được hàng mua khibên bán không có hóa đơn Trên mỗi bảng kê mua hàng đều có chữ ký xác nhận củangười mua hàng, kế toán trưởng, và người duyệt mua hàng Thông qua bảng kê muahàng kế toán mua hàng có thể rà soát lại hoạt động mua hàng các thông tin khi cần đốichiếu kiểm tra đồng thời với chữ ký xác nhận của những người liên quan sẽ gắn đượctrách nhiệm của người mua hàng khi hàng hóa mua về sai về số lượng, quy cách v.v do

đó nâng cao được trách nhiệm của nhân viên khi đi mua hàng

+ Phiếu nhận hàng: phiếu nhận hàng được sử dụng khi bên mua hàng đã nhận đầy đủhàng hóa, phiếu nhận hàng được lập ra xác nhận quyền sở hữu hàng hóa của doanhnghiệp bắt đầu và quyền sở hữu tiền mặt bị mất đi, khi thủ kho xác nhận vào phiếu nhậnhàng cũng là lúc thủ kho xác nhận trách nhiệm của mình với hàng hóa, và bên giaohàng đã hoàn thành công việc giao hàng cho bên mua, phiếu nhận hàng là chứng từquan trọng đối với bên bán hàng và là căn cứ để người mua hàng lấy số liệu mua hàng

để vào các sổ và báo cáo mua hàng sau này

+ Hóa đơn bán hàng: Trường hợp doanh nghiệp mua hàng của những doanh nghiệpthuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, thì hóa đơnbán hàng là hóa đơn giá trị gia tăng (liên 2), Trường hợp doanh nghiệp mua hàng củanhững doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trựctiếp trên giá trị gia tăng hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng doanhnghiệp sẽ được bên mua cung cấp hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn kiêm

phiếu xuất kho Hóa đơn là chứng từ được sử dụng để kế toán mua hàng vào sổ sáchhàng hóa

+ Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào: bảng kê này có tác dụng tập hợp tất cảcác hóa đơn mua hàng trong tháng, được ghi theo thứ tự chứng từ mua hàng hóa, dịch

vụ Bảng tập này sẽ giúp cho việc quản lý hóa đơn mua vào gọn gàng và giúp cho việckiểm tra chứng từ nhanh chóng

+ Phiếu thu và phiếu chi: Phiếu chi là chứng từ dùng để xác nhận thanh toán đã trả tiềnhàng cho người bán, và Phiếu thu là chứng từ dùng để xác nhận đã thu tiền hàng củangười mua

+ Phiếu nhập kho: Phản ánh được số lượng hàng hóa thực tế nhập kho Khi mua hàng

về hàng hóa có thể thiếu hoặc thừa so với hóa đơn do đó để phản ánh chính xác số hàngnhập kho kế toán sử dụng phiếu nhập kho Như vậy thông qua phiếu nhập hàng kế toán

có thể theo dõi được hàng hóa thực nhập vào kho, sau đó sẽ đối chiếu số liệu trên phiếunhập kho với hóa đơn về nếu có sự sai lệch về số lượng, quy cách, hoặc bể vỡ phải báongay cho bên bán hàng biết để có kế hoạch xử lý

Ngoài tác dụng về từng loại chứng từ mua hàng đối với hoạt động mua hàng đã phântích thì đồng thời để kiểm soát giá mua hàng vì mua hàng luôn được hoa hồng hayđược chiết khấu Nếu mua hàng với giá cao thì công ty khó cạnh tranh do đầu vào caothì đầu ra phải cao thì quy trình mua hàng phải thỏa mãn những điều sau:

1 Yêu cầu mua hàng:

- Người yêu cầu mua hàng phải viết phiếu yêu cầu mua hàng theo biểu mẫu sẵn

- Phiếu yêu cầu mua hàng phải được quản lý trực tiếp của bộ phận đó xem xét và ký duyệt

- Bất kỳ loại hàng hoá, dịch vụ nào cũng phải có tiêu chuẩn hàng hoá đính kèm theo phiếu yêu cầu mua hàng Nếu tiêu chuẩn đã được duyệt từ trước thì không cần phải đính kèm tiêu chuẩn đó

- Bảng tiêu chuẩn phải được Giám đốc điều hành duyệt trước khi thực hiện việc mua hàng.

2 Duyệt:

Thẩm quyền phê duyệt phiếu yêu cầu mua hàng được quy định như sau

Việc duyệt mua các loại hàng hóa sẽ được giám đốc duyệt trước khi mua hàng

3 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:

- NV mua hàng hoặc người được Giám đốc điều hành chỉ định chịu trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá và làm các thủ tục ký hợp đồng với nhà cung cấp

- Việc tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp thực hiện theo quy trình tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng

- Người làm đơn đặt hàng phải độc lập với người mua hàng

- Nhân viên mua hàng hoặc người được chỉ định chỉ được mua hàng khi:

+ Nhà cung cấp đó đã được Giám đốc duyệt

+ Phải thực hiện việc mua hàng theo thứ tự các nhà cung cấp được ưu tiên 1,2,3

+ Đối với các nhà cung cấp chưa được duyệt thì phải báo cáo GD xin ý kiến chỉ đạo, mọi trường hợp tự ý mua mà chưa được duyệt sẽ không có hiệu lực cho việc thanh toán

Người duyệt giá, người thực hiện mua hàng, và người ghi sổ theo dõi phải là ba ngườikhác nhau, độc lập với nhau

Để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của mỗi chứng từ các chứng từ phải được đóngthành quyển đánh số thứ tự và đóng dấu giáp lai giữa các chứng từ, mỗi chứng từ có thểđược lưu thành hai liên hoặc nhiều hơn tùy theo yêu cầu quản lý Những chứng từ đã sửdụng phải có một liêu lưu tại quyển với đầy đủ chữ ký của người liên quan, những liênxóa bỏ phải gạch chéo và vẫn lưu tại quyển với đầy đủ số liên Việc sử dụng hệ thống

chứng từ kế toán trong hoạt động mua hàng luôn là cần thiết cho doanh nghiệp vớinhững chức năng thông tin mà hệ thống chứng từ mang lại như thông tin nhanh vềngười yêu cầu xuất hàng, số lượng, chủng loại hàng, người nhận hàng, người giao hàng,thời điểm và thời gian giao hàng Thông qua hệ thống chứng từ hoạt động mua hàng sẽtrở nên chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro về gian lận và sai phạm trong quá trình mua bán hànghóa, đặc biệt với chức năng so sánh giá thời gian giao hàng số lượng và tiêu chuẩn hànghóa của chứng từ báo giá hàng hóa mang lại sẽ giúp doanh nghiệp thực sự nâng caohiệu quả hơn trong hoạt động mua hàng bằng việc lựa chọn được nhà cung cấp có lợinhất cho doanh nghiệp trong việc cấp hàng với yếu tố đầu vào là vốn bị hạn chế.

2.2.3.1.2 Hệ thống tài khoản kế toán với hiệu quả hoạt động mua hàng.

Phương pháp chứng từ kế toán có ưu điểm là cung cấp thông tin nhanh, tuy nhiên nóchưa được tổng hợp theo chi tiết từng loại hàng hóa

Tài khoản kế toán là cách phân loại hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theotừng đối tượng của hạch toán kế toán như: theo từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn,hoặc là theo từng quá trình kinh doanh

Việc sử dụng hệ thống tài khoản trong hoạt động mua hàng sẽ theo dõi được mộtcách chi tiết hóa từng loại đúng hàng hóa cùng đặc điểm nhập vào tránh nhầm lẫn và saixót trong quá trình theo dõi chi tiết từng loại hàng hóa và ghi sổ, cụ thể:

+ Kế toán mở các tài khoản chi tiết cho từng mặt hàng nhập kho với mỗi mặt hàng cóthể có mã số riêng từ đó kế toán sẽ lập tài khoản chi tiết đối với từng mã hàng từ đểtheo dõi hàng hóa dựa vào mã số tài khoản riêng đó Việc theo dõi tài khoản chi tiết nhưvậy sẽ giúp cho quá trình nhập hàng rõ ràng, không bị lẫn lộn giữa những mặt hàng cóđặc điểm gần giống nhau

+ Thông qua Tài khoản 151 – “Hàng mua đang đi đường”, kế toán theo dõi được hàngmua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán tiền nhưng còn để ở kho người bán,Hàng hóa vật tư mua ngoài đã về đến doanh nghiệp, nhưng đang chờ kiểm nhận đểnhập kho, Hàng ngày khi nhận được hóa đơn mua hàng, nhưng hàng chưa về nhập kho

kế toán sẽ chưa ghi sổ mà tiến hành đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu hóa đơn vàotập hồ sơ riêng – Hàng mua đang đi đường Như vậy thông qua tài khoản 151 kế toán sẽ

theo dõi được tổng hợp giá trị hàng hóa mua đang đi đường nhưng đã là của doanhnghiệp Đối với hàng mua đang đi đường kế toán cũng cần phải mở các tài khoản 151chi tiết để theo dõi từng loại hàng hóa.

+ Để theo dõi chi phí mua hàng bao gồm các khoản chi phí vận chuyển, bốc xếp hànghóa, chi phí bảo quản hàng hóa, chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí hao hụt tự nhiên trongđịnh mức phát sinh trong khâu mua kế toán sẽ tập hợp các chi phí trên tài khoản 1562 –

“Chi phí mua hàng”, nhìn vào giá trị phản ánh trên tài khoản này kế toán có thể biếtđược tổng chi phí để nhập hàng có vượt quá mức cho phép không, nếu nó là quá lớngây ảnh hưởng đến lợi nhuận thì kế toán sẽ phải xem xét tìm cách giảm chi phí ví dụnhư có thể tập hợp hàng để mua một lần sẽ đỡ tiền vận chuyển, lựa chọn đường đi phùhợp để thuận tiện cho việc nhập hàng không chồng chéo nhau tiết kiệm xăng dầu vậnchuyển hoặc tìm cách thuê được kho bãi để lưu trữ hàng hóa rẻ hơn

+ Quá trình mua hàng có thể thừa thiếu hàng hóa để theo dõi hàng mua bị thừa kế toántheo dõi trên tài khoản 002 – “ Trị giá hàng thừa nhận giữ hộ người bán”, theo giá trịphản ánh bên Nợ TK 002 – kế toán có thể biết được tổng giá trị hàng hóa mà doanhnghiệp đang quản lý hộ là bao nhiêu nhằm phục vụ thuận lợi cho công tác trả hàng thừasau này Tài khoản 002 cũng được mở chi tiết theo từng đối tượng để tiện cho việc theodõi hàng trả lại sau này

+ Những trường hợp mua hàng bán thẳng không nhập kho kế toán theo dõi trên tàikhoản 157 – “ Trị giá hàng mua gửi bán thẳng không qua kho”, Thông qua tài khoản

157 – Kế toán quản lý được hàng hóa thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng đang gửi

ở đại lý khác

+ Để theo dõi quá trình thanh toán cho người bán kế toán mở tài khoản chi tiết 331 –

“Phải trả người bán” chi tiết cho từng người bán, Như vậy thông qua giá trị phản ánhbên Nợ TK 331 – Kế toán có thể theo dõi được tình hình thanh toán đối với từng ngườibán như thế nào, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi tình hình thanh toán tiền muahàng của doanh nghiệp

+ Đối với những đơn hàng doanh nghiệp thanh toán sớm sẽ được bên bán chiết khấuthanh toán những khoản này sẽ được kế toán thể hiện trên TK 515 – “ Doanh thu hoạt

động tài chính” hoặc khi mua với số lượng nhiều doanh nghiệp sẽ được giảm giá khi

đó kế toán sẽ phản ánh vào bên có của các tài khoản 156, nếu chiết khấu thương mại vàchiết khấu thanh toán lớn kế toán có thể xem xét để giảm vào giá hàng mua làm cho giáhàng mua giảm xuống tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp

2.2.3.1.3 Hệ thống báo cáo kế toán với hiệu quả hoạt động mua hàng.

Để phục vụ cho hoạt động mua hàng đạt được hiệu quả về theo dõi và quản lý, kế toán

sử dụng các loại báo cáo sau trong hoạt động mua hàng:

+ Bảng kê phiếu nhập hàng: Bảng kê này có thể được kế toán lập hàng ngày, để tổnghợp tất cả các phiếu nhập hàng hóa trong ngày, trong bảng kê này sẽ theo dõi được sốhiệu của các chứng từ nhập, tổng giá trị của từng phiếu nhập cũng như nhà cung cấp sẽgiúp kế toán mua hàng tổng hợp được hàng hóa mua vào

+ Báo cáo chi tiết công nợ phải trả, Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả, Báo cáo thống

kê nợ quá hạn: Những báo cáo này hỗ trợ cho kế toán mua hàng trong việc theo dõi tìnhhình thanh toán với nhà cung cấp để có kế hoạch trả nợ kịp thời, theo dõi những khoản

nợ đã quá hạn để kịp thời đôn đốc cho bộ phận thanh toán để trả tiền kịp thời cho nhàcung cấp, tránh mất uy tín vì chậm thanh toán gây ảnh hưởng tới việc nhập hàng lần saucủa doanh nghiệp

+ Báo cáo chi tiết tiền mua hàng: Báo cáo này được kế toán lập hàng ngày sẽ liệt kêtoàn bộ số tiền mua hàng của những lô hàng đã mua Báo cáo sẽ giúp kế toán mua hàngtheo dõi có hệ thống hơn về những khoản tiền dùng để mua hàng

+ Báo cáo chi tiết tiền xuất trả hàng: Báo cáo sẽ liệt kê tất cả những khoản tiền mặt đãđược chuyển trả theo ngày có thể trả hết theo hóa đơn, hoặc tiền ứng trước một phầntiền hàng cho người bán theo hóa đơn nhập về

+ Báo cáo chi tiết tiền trả công nợ: Báo cáo sẽ liệt kê tất cả các khoản tiền được chuyểntrả theo những phiếu hóa đơn nhập hàng chưa thanh toán

+ Danh sách chứng từ công nợ chưa trả: Danh sách này được cập nhật hàng ngày, trêndanh sách sẽ thể hiện được số phiếu nhập chưa thanh toán, số tiền, số tiền đã trả trước

và số ngày quá hạn, đây là danh sách tổng quát nhất giúp kế toán mua hàng có thể tổngquát được tình hình cần phải thanh toán cho người bán hàng

2.2.3.1.4 Hệ thống sổ kế toán với hiệu quả hoạt động mua hàng.

Trong hoạt động mua hàng kế toán sử dụng các loại sổ sau:

+ Sổ nhật ký mua hàng: Đối với một doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ mua hàng sốlượng chứng từ nhiều, kế toán sử dụng số nhật ký mua hàng để cập nhật, ghi chép tất cảcác mặt hàng đã mua, các nghiệp vụ mua hàng sẽ được lưu lại theo thời gian nhờ đó kếtoán mua hàng sẽ rà xoát và kiểm tra lại được một cách nhanh chóng các chứng từ muahàng

+ Kế toán mở sổ kế toán chi tiết từng tài khoản: Sổ này được mở để theo dõi chi tiếttừng mặt hàng như vậy việc theo dõi các mặt hàng sẽ rõ ràng rành mạch, dễ kiểm tra vàkiểm tra nhanh chóng được giá trị của từng mặt hàng Thông qua sổ kế toán chi tiếttừng tài khoản kế toán sẽ biết được giá trị của từng mặt hàng, cũng như tình hình thanhtoán tiền hàng với nhà cung cấp

2.2.3.2 Hệ thống kế toán với hiệu quả hoạt động lưu kho.

Hàng tồn kho, hay hàng lưu kho, là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm hoặcchính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệp giữ trongkho

Có 3 lý do chính khiến doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho

- Thứ nhất, có độ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng, từ người cung ứng đến người

sử dụng ở mọi khâu, đòi hỏi doanh nghiệp phải tích trữ một lượng hàng nhất định đểđảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng chongười mua

- Thứ hai, có những bất chắc nhất định trong nguồn cung, nguồn cầu, trong giao nhậnhàng khiến doanh nghiệp muốn trữ một lượng hàng nhất định để dự phòng Trongtrường hợp này, hàng tồn kho giống như một cái giảm shock

- Thứ ba, để khai thác tính kinh tế nhờ quy mô Nếu không có hàng tồn kho, doanh

nghiệp sẽ cần tăng cường hoạt động vận chuyển để nhận hay giao hàng Điều nàykhiến cho chi phí vận chuyển tăng lên Vì thế, doanh nghiệp có thể muốn trữ hàng đợiđến một lượng nhất định thì mới giao hàng nhằm giảm chi phí vận chuyển

Việc kiểm soát lượng hàng tồn kho sao cho vừa đủ tại mỗi thời điểm gọi là quản lý tồnkho Nếu lượng tồn kho không đủ thì doanh nghiệp có thể gặp những khó khăn nhấtđịnh vì 3 lý do trên Nhưng nếu lượng tồn kho nhiều quá thì doanh nghiệp sẽ tốn chi phí

để lưu hàng và chậm thu hồi vốn

Để quản lý hàng tồn kho có hiệu quả,thì quản lý tồn kho phải tuân theo quy định sau:

*) Quy định sắp xếp hàng hoá

- Thủ kho phải lập sơ đồ kho và dán ngay ngoài cửa Khi phát sinh hàng hoá mới haythay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ kho (sơ đồ kho phải ghi rõngày cập nhật) Các kệ trong kho được ký hiệu thành, A, B, C, D….tầng 1 của kệ A làA1, tầng 2 là A2….Nhãn dán chỉ vị trí của từng ô trong kệ phải có mũi tên chỉ vị trítương ứng Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ hàng hoátrong kho

- Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp

và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở

- Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hoá vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trítrong kho, trừ những cá nhân được uỷ quyền

- Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọngàng

- Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhành tránh va chạm, đổ vỡ …

- Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải để hàng hoá trên thành cao (tốithiểu 30 cm so với mặt đất)

- Hàng hoá sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, để nơi để cho loại hàng hoákhác, các loại hàng hoá dư phải để vào khu vực riêng

*) Bảo quản hàng hoá.

- Với các loại hàng hoá có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì thì phải thực hiện đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất

- Đối với các loại thực phẩm, gia vị mau hư hỏng, Thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua hàng và bộ phận sử dụng để có biện pháp bảo quản phù hợp.

*) Những chức năng cơ bản của phân hệ tồn kho

Những chức năng cơ bản của phân hệ hàng tồn kho bao gồm theo dõi tất cả các loại hàng tồn kho tại từng công đoạn của quá trình sản xuất, hạch toán các hạng mục khác nhau trong một biên bản nhận hàng hoặc biên bản giao hàng đơn lẻ, theo dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm của Hàng tồn kho và ở từng công

đoạn/quy trình sản xuất, và điều chỉnh thủ công đối với số lượng và giá trị Hàng tồn kho

2.2.3.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán với hiệu quả hoạt động lưu kho.

Căn cứ danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế toán áp dụng,doanh nghiệp lựa chọn chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc dựa vào cácmẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ tài chính để có sự bổ sung, sửa đổiphù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị Những bổ sung, sửa đổi các mẫu chứng từdoanh nghiệp phải tôn trọng các nội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ kýngười chịu trách nhiệm phê duyệt và những người chịu trách nhiệm vật chất liên quanđến nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Các chứng từ sử dụng trong hoạt động lưu kho bao gồm: Phiếu nhập kho, PhiếuXuất kho, Thẻ kho cho từng mặt hàng

- Phiếu Nhập kho: căn cứ vào hoá đơn nhận về sẽ lập phiếu nhập kho thành 2 liên + Liên 1: Thủ kho giữ làm chứng từ vào thẻ kho, Liên 1 được lưu kèm với bản copycủa hoá đơn nhập về

+ Liên 2: Gửi lên phòng kế toán cùng với Hoá đơn nhập về để theo dõi song song vớikho

Khi lập phiếu nhập kho chính là lúc thủ kho xác nhận trách nhiệm của mình đối vớiviệc quản lý hàng hoá.Khi kiểm kê nếu có sự chênh lệch hàng hoá giữa thực tế và hàngtrên thẻ kho kế toán sẽ dựa vào phiếu nhập kho để kiểm lại hàng nhập từ bộ phận kho,phiếu nhập kho là chứng cứ cho việc nhập hàng vào kho của thủ kho, Phiếu nhập kho

được lưu cùng với hoá đơn nhập về thể hiện được các nội dung về số lượng, quy cách

sẽ hạn chế được việc nhập hàng thiếu hoặc bỏ sót hàng nhập hoặc nhập hàng sai quycách của thủ kho Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, bộ phận kế toán giữ một liên sẽhạn chế được việc tẩy xoá, sửa chữa số liệu Khi hàng về truớc khi lập phiếu nhập khothủ kho phải đuợc lệnh nhập kho từ bộ phận phòng kinh doanh với chữ ký của giám đốckhi đó thủ kho mới lập phiếu nhập kho, Từ đó đảm bảo được việc quản lý hàng hoánhập vào chặt chẽ, nhờ đó hiệu quả của quản lý kho được tăng lên

- Phiếu Xuất Kho: Công việc của bộ phận kho chính là quản lý hàng nhập vào và hàngxuất ra Để quản lý hàng xuất ra kế toán kho lập Phiếu xuất kho thành 3 liên:

+ Liên 1: Thủ kho giữ lại

+ Liên 2: Chuyển lên phòng kế toán để vào sổ

+ Liên 3: Giao cho bộ phận nhận hàng

Nếu phiếu nhập kho là công cụ để thủ kho quản lý hàng hoá đầu vào, thì phiếu xuấtkho là công cụ để quản lý hàng hoá đầu ra một cách có hệ thống không làm cho việcxuất hàng bị lộn xộn, Phiếu Xuất kho thể hiện được đầy đủ nội dung, quy cách sốlượng, chữ ký (giám đốc, thủ kho, nguời nhận hàng, kế toán truởng) những người chịutrách nhiệm sẽ là bằng chứng cho việc xuất hàng của thủ kho và nhận hàng của bộ phậnbán hàng đồng thời gắn trách nhiệm của hai bộ phận này đối với hàng hoá Nếu sau này

có hàng trả lại khi đã xuất khỏi kho thì hàng trả lại phải được kẹp cùng với phiếu xuấtkho điều này sẽ tránh được trường hợp hàng trả lại kho không đúng với quy cách chấtlượng như ban đầu, đảm bảo được chất lượng của hàng hoá nhập lại kho.Phiếu xuất kho

sẽ giúp quản lý bằng chứng từ tránh trường hợp thủ kho xuất nhiều hàng hơn so vớiphiếu xuất hàng Nếu thủ kho xuất hàng sai về số lượng và quy cách thì có thể dựa vàophiếu xuất kho để đối chiếu lại

Việc xuất hàng có căn cứ và chứng nhận của thủ kho thông qua phiếu xuất kho sẽgắn được trách nhiệm trong việc xuất hàng của nhân viên kho đòi hỏi bộ phận kho làmviệc phải hết sức nghiêm túc, cẩn thận và tránh được gian lận trong việc xuất hàng Nhưvậy, sẽ đảm bảo được hàng hoá của công ty không bị thất thoát do bất kỳ nguyên nhânnào từ bộ phận nhân viên kho, kiểm soát được quá trình xuất hàng của thủ kho, phiếu

xuất kho được sử dụng để đối chiếu với việc xuất hàng của kho sau này khi cần kiểmtra của kế toán và nhà quản lý, cơ quan thuế là bằng chứng cho việc xuất hàng đúng haysai về số lượng, quy cách của bộ phận kho

+ Thẻ kho cho từng mặt hàng: Thẻ kho đuợc kế toán kho lập để theo dõi chi tiết chotừng mặt hàng, thẻ kho theo dõi chi tiết đuợc từng lần nhập hàng và xuất hàng về sốluợng và chủng loại hàng hóa Như vậy thẻ kho là công cụ rất quan trọng trong việctheo dõi hàng tồn kho, Hiện nay trên thực tế nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm

để theo dõi hàng tồn kho nhưng doanh nghiệp vẫn nên sử dụng song song với thẻ kho

để đối chiếu giữa trừ thực tế ở thẻ kho và phần mềm, hạn chế theo dõi tồn kho bị giánđoạn vì phần mềm bị hỏng, mất số liệu hoặc sự cố phần mềm trừ sai tồn kho Thẻ kho

hỗ trợ kế toán trong việc xác định đuợc số luợng hàng tồn kho ở bất cứ thời điểm nào

do đó sẽ hỗ trợ cho thủ kho biết đuợc mặt hàng nào gần hết cần phải gọi ngay, mặt hàngnào còn tồn đọng nhiều cần phải đẩy mạnh bán, từ đó tăng cường đuợc hiệu quả quản lýhàng tồn kho

2.2.3.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán với hiệu quả hoạt động lưu kho.

Để theo dõi tồn kho kế tóan sử dụng các tài khoản: TK 156 – “Hàng hóa”, TK 151 –

“Hàng mua đang đi đường” TK 159 – “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” TK 157 –

“Hàng gửi bán”

Kế toán hàng tồn kho phản ánh trên các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho phải được thực hiện theo quy định của chuẩn mực kế tóan số 02 “Hàng tồn kho” về việc xác định giá gốc hàng tồn kho, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí

Đối với doanh nghiệp có nhiều mặt hàng, kế toán mở các tài khoản TK 156 – chi tiết cho từng mặt hàng để theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng, cuối kỳ kế toán dựa vào số

dư nợ trên từng tài khoản để xác định những mặt hàng còn tồn đọng nhiều phải tăng cường bán nếu trên tài khỏan đó có số dư lớn, tài khoản nào có số dư ít cần phải nhập thêm hàng vào để bán

Thông qua tài khoản 151 – “Hàng mua đang đi đường”, TK 157 – “ Hàng gửi bán”,

kế toán kho xác định được lượng hàng đang thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng hiện

tại không nằm trong kho của doanh nghiệp từ đó kế toán kho xác định được lượng hàngthực tế mà doanh nghiệp đang có kết hợp với số dư trên TK 156 để có kế hoạch gọi hàng hợp lý.

Đối với nhiều công ty, hàng tồn kho được xem là tài sản lưu động quan trọng, kế toántồn kho phải xác định đuợc chi phí hàng tồn được thu mua, chi phí này sau đó đuợc đưavào tài khoản tồn kho cho đến khi sản phẩm đuợc xuất kho đem bán, khi sản phẩm đãđược phân phối đến tay khách hàng, chi phí này được tính vào giá vốn hàng bán trongbáo cáo thu nhâp

Việc xác định được chi phí lưu kho sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả hoạtđộng lưu kho, thông qua việc so sánh giữa chi phí lưu kho đầu ra và những giá trị vềdoanh thu mà lưu kho mang lại từ đó có kế hoạch trong việc cắt giảm chi phí hợp lý

Để giúp doanh nghiệp bảo toàn vốn kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo chodoanh nghiệp phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa không cao hơn giá cả trên thị truờng(hay giá trị thuần có thể thực hiện được) tại thời điểm lập báo cáo kế toán mở tài khoản

dự phòng TK 159 - “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”, việc lập tài khoản 159 – “Dựphòng giảm giá hàng tồn kho” phải tuân theo những quy định như: Cuối kỳ kế toánnăm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phảilập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, Việc lập dự phòng giảm giá vật tư, hàng hóa đượctính riêng cho từng mặt hàng (từng thứ) được thực hiện vào cuối niên độ kế toán (ngày31/12) trước khi lập báo cáo tài chính năm, Chỉ lập dự phòng cho vật tư hàng hóa thuộcquyền sở hữu của doanh nghiệp Như vậy, việc lập tài khỏan dự phòng sẽ giúp cho việcquản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, tăng cường hiệu quả hoạt động trong hoạt động lưukho

2.2.3.2.3 Hệ thống sổ kế toán với hiệu quả hoạt động lưu kho.

Trong tồn kho kế toán sử dụng các sổ sau:

+ Sổ kế toán chi tiết hàng hóa nhập kho: Khi hàng về thủ kho sẽ tiến hành kiểm hàng

và ghi chép ban đầu vào sổ chi tiết nhập hàng hóa tất cả các thông tin như thông tin vềngười nhập hàng, số lượng và đơn giá hàng nhập, từ quyển số này kế toán kho sẽ kếthợp với sự so sánh với hóa đơn bán hàng để lập phiếu nhập kho Như vậy việc kiểm

hàng ban đầu độc lập với hóa đơn bán hàng của bộ phận kho sẽ đảm bảo được việcnhập hàng chính xác, nếu có sai xót gì bộ phận kho có thể phát hiện ra ngay và báo chonhà cung cấp kịp thời để xử lý

+ Sổ kế toán chi tiết hàng hóa xuất kho: Khi hàng hóa xuất kho bộ phận kho sẽ có mộtngười độc lập với người soạn hàng kiểm lại hàng hóa xuất kho và ghi vào sổ kế toán chitiết hàng hóa xuất kho làm như vậy sẽ hạn chế được việc xuất hàng sai của người soạnhàng, sổ xuất kho sẽ ghi đầy đủ thông tin về số phiếu xuất kho, số lượng và giá cả Tất

cả những số liệu này sẽ được kế toán kho đối chiếu lại với phiếu yêu cầu xuất hàng vàphiếu xuất kho, việc lập sổ kế toán chi tiết hàng hóa xuất kho giúp tách biệt giữa việclấy hàng và việc vào sổ kế toán độc lập từ đó sẽ có số liệu chính xác dùng để đối chiếusau này Đồng thời sổ kế toán chi tiết hàng hóa xuất kho sẽ tập hợp đuợc tất cả cácphiếu xuất kho theo thời gian như vậy sau này khi cần rà soát lại nghiệp vụ xuất kho đãxuất lâu kế toán kho không cần lật lại từng chứng từ

2.2.3.2.4 Hệ thống báo cáo kế toán với hiệu quả hoạt động lưu kho.

Trong họat động lưu kho kế toán sử dụng hệ thống sổ kế toán sau:

+ Báo cáo tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn: Cuối mỗi ngày qua phần mềm kế toán, kế toánkho có thể in được báo cáo tổng hợp Nhập - xuất - tồn hàng hóa nếu chưa sử dụng phầnmềm, kế toán kho sẽ tự lập báo cáo Nhập - xuất - tồn Báo cáo Tổng hợp Nhập - xuất -tồn là báo cáo cho biết một cách tổng thể tình hình tồn kho về cả mặt số lượng và giá trịcủa hàng hóa Qua đó sẽ giúp kế toán kho biết được tổng giá trị hàng hóa tồn kho hiệntại của kho hàng, nếu thấy giá trị tồn kho quá lớn kế toán kho rà soát lại những mặthàng tồn kho để biết nguyên nhân nếu giá trị của một mặt hàng không đáng kể nhưngmặt hàng đó lại tồn với số lượng quá nhiều, kế toán kho sẽ có kế hoạch báo cáo lại cho

bộ phận kinh doanh để đẩy mạnh bán những mặt hàng tồn đọng Qua báo cáo Nhập xuất - tồn kế toán cũng có thể nắm bắt được những mặt hàng tồn kho với giá trị ít vàgần hết hàng, những mặt hàng nào là bán với số lượng nhiều mang lại giá trị nhiều để

-có kế hoạch báo cáo gọi hàng

+ Báo cáo tồn theo kho: Đối với doanh nghiệp lớn hàng hóa được quản lý ở nhiều kho,

do đó báo cáo tồn theo kho được lập với mục đích để theo dõi hàng hóa tồn ở mỗi kho

là rất cần thiết Báo cáo tồn theo kho còn giúp kế toán kho biết được khu vực để củatừng mặt hàng với khối lượng và số lượng cụ thể Từ đó kế toán kho có thể nắm bắtđược cụ thể được lượng hàng đang nằm ở mỗi kho do đó khi thủ kho lấy hàng sẽ nhanhhơn vì nắm bắt được vị trí đặt hàng của từng mặt hàng

+ Báo cáo kiểm kê vật tư, công cụ sản phẩm hàng hóa: Công việc quản lý hàng tồn khokhông chỉ quản lý hàng nhập, hàng xuất, mà kế toán kho và thủ kho còn phải nắm bắtđược tình hình hàng hóa trong kho phẩm cấp như thế nào, một chu trình quản lý khochặt chẽ thế nào cũng không thể đảm bảo được hàng hóa tồn kho giữa thực tế và hàngtồn kho theo số liệu trên giấy tờ kế toán, do đó doanh nghiệp từng đợt phải có nhữngđợt kiểm kê hàng hóa, thông qua báo cáo kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa kế toán kho

và nhà quản trị biết được hiện trạng thực tế của hàng hóa tồn kho những mặt hàng bị hưhại cần phải bán giảm giá ngay, hoặc không thể bán được để có kế hoạch báo cáo để kếtoán lập dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa Qua mỗi đợt kiểm kê kế toán kho biết đượctình hình thừa thiếu của hàng hóa về số lượng và giá trị và báo cáo lên cho nhà quản trị

để tìm nguyên nhân và giải quyết, nếu nguyên nhân do nhân viên kho thì nhân viên kho

sẽ phải chịu bồi thường cho doanh nghiệp

+ Báo cáo tồn kho hiện thời: Báo cáo này sẽ cung cấp nhanh cho thủ kho biết được tìnhhình tồn kho tại thời điểm cần kiểm tra của vật tư hàng hóa Khi nhà quản trị chỉ quantâm đến lượng tồn kho ngay tức thì tại thời điểm hiện tại họ có thể yêu cầu kế toán kho

và thủ kho cung cấp ngay số liệu về tồn kho thông qua báo cáo tồn kho hiện thời

+ Báo cáo tồn kho đầu kỳ: Báo cáo tồn kho đầu kỳ giúp kế toán đối chiếu số liệu sailệch khi kiểm kê tồn kho, số liệu trên báo cáo tồn kho đầu kỳ được thủ kho sử dụng đểlập báo cáo Nhập – xuất – tồn hàng hóa

2.2.3.3 Hệ thống kế toán với hiệu quả hoạt động bán hàng.

Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,

là quá trình người bán chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua để nhậnquyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền ở người mua

Như vậy, thông qua nghiệp vụ bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa đượcthực hiện; vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái hiện vật(hàng hóa) sang hình

thái giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp được chi phí và cónguồn tích lũy để mở rộng kinh doanh

*) Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của quá trình bán hàng cần có các yêu cầu quản lýnghiệp vụ bán hàng như sau:

Nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá liên quan đến từng khách hàng, từng phương thức thanhtoán và từng mặt hàng nhất định Do đó, công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏiphải quản lý các chỉ tiêu như : Quản lý doanh thu, tình hình thay đổi trách nhiệm vậtchất ở khâu bán, tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ về cáckhoản phải thu của người mua, quản lý giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ, quản lýnghiệp vụ bán hàng cần bám sát các yêu cầu sau :

• Quản lý sự vận động của từng mặt hàng trong quá trình xuất, nhập, tồn kho trêncác chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị

• Nắm bát theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán,từng khách hàng và từng loại hàng hoá tiêu thụ

• Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng

• Tính toán xác định từng loại hoạt động của doanh nghiệp

• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước theo chế độ quy định

2.2.3.3.1 Hệ thống chứng từ kế toán với hiệu quả hoạt động bán hàng

Chứng từ kế toán trong hoạt động bán hàng là những giấy tờ và vật mang tin phảnánh nghiệp vụ kinh tế về nghiệp vụ bán hàng làm căn cứ ghi sổ kế toán

Kế toán nghiệp vụ bán buôn bán lẻ sử dụng các mẫu chứng từ sau :

+) Phiếu yêu cầu xuất hàng: Phiếu yêu cầu xuất hàng rất quan trọng trong hiệuquả hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, vì thứ nhất phiếu yêu cầu xuất hàng sẽ làcăn cứ quan trọng cho việc giải trình cho việc xuất hàng sau này của bộ phận kho về sốlượng, chất lượng, đã xuất với kế toán trưởng, hoặc giám đốc mỗi khi có yêu cầu hoặckhi có sai xót về số lượng hàng hoá, chất lượng hàng hoá, thứ hai phiếu yêu cầu xuấthàng với đầy đủ chữ ký của giám đốc bán hàng, nhân viên bán hàng, sẽ là căn cứ để gắntrách nhiệm cho việc xuất hàng hoá của doanh nghiệp với bộ phận kinh doanh, bộ phậnkinh doanh sẽ phải chịu trách nhiệm về những mặt hàng đề nghị trong phiếu yêu cầu đặt

hàng khi có sự sai lệch về số lượng, chất lượng hàng hoá so với đơn đặt hàng của kháchhàng

+ Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) ( Sử dụng đối với doanh nghiệp tính thuế GTGTtheo phương pháp khấu trừ ) Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên, một liên giao chokhách hàng, hai liên giữ lại Trên hoá đơn GTGT ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế GTGT,tổng gia thanh toán Nếu trên hoá đơn chỉ ghi tổng giá thanh toán thì thuế GTGT đượctính trên tổng giá thanh toán theo công thức sau :

Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp trênGTGT thì chứng từ sử dụng ban đầu là hoá đơn bán hàng

Gía ghi trên hoá đơn bán hàng là giá đã có thuế

Hoá đơn giá trị gia tăng là chứng từ rất cần thiết thể hiện doanh số bán hàng củadoanh nghiệp, phục vụ cho việc thanh toán của người mua hàng, đồng thời là cơ sở tínhthuế để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước

Người mua hàng sẽ dựa vào giá trị hoá đơn giá trị gia tăng để thanh toán cho công ty,hóa đơn GTGT là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, hoá đơn giá trị gia tăng sẽ gắn trách nhiệmcủa bộ phận kế toán bán hàng, của thủ quỹ với việc quản lý doanh thu bán hàng bằngtiền mặt không bị bỏ sót Bộ phận kế toán bán hàng sẽ phải chịu trách nhiệm bồithường khi xuất hoá đơn sai do vào số lượng hàng hóa hoặc đơn giá hàng hóa sai, dẫnđến thủ quỹ thu tiền sai, Như vậy hóa đơn GTGT là chứng từ giúp cho việc quản lýdoanh thu bán hàng của doanh nghiệp, hóa đơn GTGT nâng cao ý thức làm việc củanhân viên kế toán, hóa đơn GTGT kết hợp với phiếu xuất kho sẽ giúp doanh nghiệpkiểm soát được doanh thu (do số lượng trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phảitrùng nhau)

+ Biên bản thừa thiếu hàng hoá: phản ánh số hàng thiếu hoặc thừa trong các nghiệp vụtiêu thụ hàng hoá

+ Biên bản hàng không đúng hợp đồng: phản ánh số hàng không đúng hợp đồng bịkhách hàng trả lại hoặc từ chối thanh toán

Thuế GTGT = Tổng giá thanh toán  thuế suất thuế GTGT

Hai chứng từ Biên bản thừa thiếu hàng hóa, biên bản hàng không đúng hợp đồng được

sử dụng trong trường hợp hàng xuất kho thực tế bị thiếu hoặc thừa so với phiếu xuấtkho và phiếu yêu cầu hàng

+ Các chứng từ gốc phản ánh quá trình thu hồi tiền, thu hồi công nợ Cụ thể :

- Nếu thu bằng tiền mặt, ngân phiếu nhập quỹ thì căn cứ vào các phiếu thu, nếu thubằng séc thì căn cứ vào bảng kê nộp séc

- Nếu thu qua ngân hàng thì là giấy báo có và bản sao kê của ngân hàng

+ Báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ hàng hoá (với bán lẻ hàng hoá )

+ Đối với nghiệp vụ tiêu thụ qua đại lý hoặc bán hàng trả góp kế toán sử dụngcác chứng từ : Biên bản giao nhận hàng hoá, hợp đồng giao nhận đại lý và các chứng từthanh toán khác

Đây là các chứng từ chứng nhận khách hàng đã nộp tiền, thủ quỹ đã thu tiền hàng từnhững chứng từ này sẽ gắn kết trách nhiệm của thủ quỹ đối với lượng tiền bán hàng củadoanh nghiệp, thủ quỹ chịu trách nhiệm thu tiền trùng với lượng tiền đã ghi trên hóađơn GTGT Tức là lượng tiền trên phiếu thu và hóa đơn GTGT phải trùng nhau khi thutiền của khách hàng, nếu thừa hoặc thiếu tiền thì thủ quỹ là người trực tiếp chịu tráchnhiệm để giải quyết, thừa của khách hàng thủ quỹ phải trả lại, nếu thiếu thủ quỹ phảibồi thường nếu không phát hiện và thu lại kịp thời

2.2.2.1 Hệ thống chứng từ bán hàng còn phải đảm bảo những yêu cầu sau để đảm bảo tăng cường hiệu quả hoạt động kiểm soát doanh thu:

+ Chứng từ kế toán sử dụng phải đánh số liên tục từ 1 đến hết và ghi tổng số trang ởđầu quyển chứng từ, được đóng dấu của công ty để kiểm soát hoạt động bán hàng nhằmkiểm soát quá trình bán hàng dễ dàng, hiệu quả và tránh gian lận, bỏ sót chứng từ dẫnđến khai báo sai doanh thu

+ Bộ chứng từ sử dụng trong hoạt động bán hàng phải khớp đúng, chứng từ bán hàngphải có sự liên quan chặt chẽ với kho hàng, chứng từ này là căn cứ để tiến hành lậpchứng từ kia, cụ thể qua bảng 1:

Chứng từ Phải được lập liền trước chứng từ A Chứng từ A

Đơn đặt hàng của khách hàng Phiếu yêu cầu xuất hàng của bộ phận kinh doanhPhiếu yêu cầu xuất hàng của bộ phận kinh doanh Phiếu Xuất kho của bộ phận thủ kho

Phiếu Xuất kho của bộ phận thủ kho Biên bản thừa, thiếu hàng hoá, Biên bản hàng

không đúng hợp đồng

Biên bản thừa, thiếu hàng hoá, Biên bản hàng không

đúng hợp đồng,

Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hoá

Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hoá Hoá đơn giá trị gia tăng,

Hoá đơn giá trị gia tăng Phiếu thu ( đối với những khách hàng trả tiền

mặt) – do thủ quỹ lập, ghi sổ nợ đối với kháchhàng nợ, Bảng tổng hợp chứng từ gốc.Báo cáobán hàng, Sổ thẻ kế toán chi tiết

Phiếu thu ( đối với những khách hàng trả tiền mặt) – do

thủ quỹ lập, ghi sổ nợ đối với khách hàng nợ, Bảng

Việc lập chứng từ kế toán phải tuân theo bộ chứng từ có mối liên hệ chặt chẽ, khớp

đúng theo đúng quy định, khi lập chứng từ này phải dựa trên cơ sở của chứng từ kia và

phải theo một trình tự luân chuyển do giám đốc hoặc kế toán trưởng quy định , quy

trình luân chuyển chứng từ trong hoạt động bán hàng ở mỗi doanh nghiệp khác nhau thì

có yêu cầu về quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau với những yêu cầu chứng từ

khác nhau, nhưng không được làm tắt quy trình luân chuyển ở bất kỳ giai đoạn

nào,thông thường quy trình luân chuyển chứng từ của hoạt động bán hàng của công ty

thương mại như sau:

- Chứng từ xuất phát ban đầu từ phòng kinh doanh đó là các đơn yêu cầu đặt hàng của

khách hàng, yêu cầu đặt hàng sẽ được bộ phận kinh doanh giữ lại và làm căn cứ để lập

Phiếu yêu cầu xuất hàng (Phiếu yêu cầu xuất hàng được lập thành 2 liên: một liên giao

cho bộ phận kho, một liên được giữ lại tại phòng kinh doanh), liên giao cho kho được

bộ phận kinh doanh lập và chuyển sang bộ phận kho ngay sau khi lập xong chứng từ

- Tại kho: Chứng từ nhận được từ bộ phận kinh doanh, được bộ phận kho tiếp nhận và

dùng làm căn cứ để lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập và luân chuyển ngược

lại cho bộ phận kinh doanh, quy trình luân chuyển ngay sau khi nhận phiếu yêu cầu đặthàng của bộ phận kinh doanh là cần thiết bởi vì Phiếu xuất kho sau khi lập được luânchuyển lại cho bộ phận kinh doanh nhận hàng, tại bộ phận kinh doanh dựa vào phiếuxuất kho các chứng từ khác liên quan đến bán hàng sẽ được lập như biên bản thừa, thiếuhàng hoá, Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hoá, sau đó các chứng từ này sẽ đến

Quy trình luân chuyển chứng từ nhất thiết phải theo đúng quy trình không được luânchuyển tắt, hoặc làm ngược bất cứ công đoạn nào, làm như vậy là tạo điều kiện cho cácphần hành kế toán được thực hiện trôi chảy không bị bỏ sót doanh thu, giúp cho việckiểm soát doanh thu đạt được hiệu quả tối đa.Từ đó tăng hiệu quả hoạt động bán hàng Tóm lại, sử dụng bộ chứng từ kế toán khớp đúng, luân chuyển chứng từ theo mộtquy trình chặt chẽ làm cho quy trình bán hàng diễn ra nhịp nhàng giữa các khâu, tăngcường được trách nhiệm làm việc của nhân viên sau này các khâu có thể kiểm tra đốichiếu lẫn nhau thông qua các chứng từ đã lập, mặt khác nhờ có hệ thống chứng từ bánhàng chuẩn, doanh thu bán hàng được kiểm soát tối đa giúp doanh nghiệp không bị thấtthoát tiền và hàng

2.2.3.3.2 Hệ thống tài khoản kế toán với hiệu quả hoạt động bán hàng.

Kế toán sử dụng các tài khoản sau trong hoạt động bán hàng:

(1) Tài khoản 511 - “ doanh thu bán hàng“ : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thubán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kinh doanh, Doanh thu phản ánhtrên tài khoản 511 - đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ -

là doanh thu chưa có thuế, còn đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháptrực tiếp thì doanh thu này là doanh thu đã có thuế

TK 511 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau:

+TK 5111- Doanh thu về hàng hoá đã được xác định là tiêu thụ +TK 5112 - Doanh thu về bán thành phẩm.

(2) Tài khoản 512 - “Doanh thu bán hàng nội bộ “ : Tài khoản này dùng để phản ánhdoanh thu nội bộ của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ doanhnghiệp, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một doanh nghiệp

Tài khoản 512 được mở cho các tài khoản cấp 2 sau :

Thông qua các TK 511, TK 512, nhà quản trị và kế toán biết được tình hình doanh thubán hàng của doanh nghiệp cao hay thấp, có thể so sánh giữa các kỳ khác nhau, nếu TK

511, TK 512 phản ánh giá trị doanh thu thấp hơn các kỳ khác thì nhà quản trị phải tìmnguyên nhân và các giải pháp làm tăng hiệu quả hoạt động bán hàng từ đó tăng doanhthu

(3) Tài khoản 632 - “Gía vốn hàng bán “ : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốncủa hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ

TK 632 có kết cấu như sau :

Tk 632 – “giá vốn hàng bán” phản ánh trị giá vốn hàng bán ra của doanh nghiệp, nhìnvào giá trị được phản ánh trên tài khoản này kế toán, nhà quản trị thấy được một cáchtổng thể trị giá vốn hàng bán ra của doanh nghiệp, vì giá vốn hàng bán ảnh hưởng trựctiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp, do đó nếu Tk 632 có giá trị lớn làm cho lợi nhuậncủa doanh nghiệp thấp hoặc không đạt chỉ tiêu lợi nhuận như mong muốn, doanhnghiệp phải xem xét lại các nguồn hàng nhập, có kế hoạch tìm thêm những nguồn hàngnữa nhằm tìm được nguồn hàng cung cấp với giá thành thấp hơn, để giảm giá vốn hàngbán, góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng.(4) Tài khoản 131 - “ Phải thu của người mua “: Tài khoản này dùng để phản ánh tìnhhình công nợ phải thu ở người mua về trị giá hàng hoá đã cung cấp

Thông qua số dư nợ trên TK 131 theo dõi chi tiết cho từng người mua, kế toán biếtđược tình hình nợ chưa thanh toán của khách hàng và có kế hoạch thu nợ những kháchhàng có số nợ lớn lâu chưa trả, giúp doanh nghiệp thu lại được lượng tiền mặt không đểkhách hàng chiếm dụng vốn lâu Đồng thời qua giá trị phản ánh trên TK 131 cũng giúpnhà quản trị nắm bắt được tổng quát về lượng tiền đã thanh toán hoặc đặt trước của

khách hàng để có kế hoạch cung cấp hàng hóa kịp thời.

(5) Tài khoản 157 -" Hàng gửi bán ": Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị, tình hìnhbiến động của hàng hoá đã gửi, trị giá lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho ngườiđặt hàng nhưng chưa chấp nhận thanh toán Thông qua giá trị phản ánh trên TK 157 –

Kế toán sẽ biết được doanh thu hàng gửi bán là bao nhiêu để có kế hoạch theo dõi vàthu tiền hàng gửi bán đại lý

(6) Tài khoản 532 -" Giảm giá hàng bán ": Tài khoản này dùng để phản ánh các khoảngiảm giá, bớt giá của việc bán hàng trong khi hạch toán Thông qua tài khoản này kếtoán biết được tổng giá trị giảm giá hàng bán trong kỳ của doanh nghiệp là bao nhiêu

Có ảnh hưởng nhiều hay ít đến lợi nhuận của doanh nghiệp, việc giảm giá hàng bán nhưvậy có thúc đẩy tăng doanh thu hơn so với kỳ trước hay không Nếu việc giảm giá hàngbán có tác dụng kích thích được cầu thì nhà quản lý sẽ duy trì và tăng cường cácchường trình bán hàng giảm giá

(7) Tài khoản 531 -" Hàng bán bị trả lại “: tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của

số sản phẩm, hàng hoá dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do: vi phạm hợp đồng,hàng không đúng chủng loại, quy cách, phẩm chất Trị giá của hàng hoá bị trả lại phảnánh trên tài khoản này sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế được thực hiện trong

kỳ để tính doanh thu thuần của khôí lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ

Thông qua giá trị phản ánh trên TK này kế toán sẽ biết được doanh thu hàng bán trả lạitrong kỳ có cao hay không, nếu cao làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp kếtoán sẽ có kế hoạch tìm nguyên nhân hàng bán bị trả lại để hạn chế hàng bán bị trả lại,Nếu do nhân viên xuất hàng sai quy cách thì sẽ trực tiếp kiểm điểm nhân viên

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như TK 111, 112,

136, 641, 642, 811, 721

Như vậy, thông qua hệ thống tài khoản, kế toán thể hiện và tập hợp được các nghiệp vụkinh tế bán hàng phát sinh, từ số liệu đó để vào các báo giúp cho nhà quản trị có thểtổng quát được thông tin như: Báo cáo doanh thu bán hàng, Bảng cân đối tài khoản,Báo cáo tài chính Kế toán lập các tài khoản phục vụ cho doanh nghiệp trong theo dõihoạt động bán hàng như các TK 511 – “ doanh thu bán hàng” theo dõi doanh thu về bán

hàng hóa của doanh nghiệp, TK 531 – “ Hàng bán bị trả lại” theo dõi về doanh thu hàngbán bị trả lại của doanh nghiệp; TK 911 – “ Xác định kết quả kinh doanh” theo dõi vềtình hình lãi lỗ về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, các tài khoản theo dõi nợ củakhách hàng như TK 131 – “phải thu của khách hàng” để biết về tình hình nợ của từngđối tượng khách hàng và tổng số tiền nợ chưa thanh toán của khách hàng với công ty.Với những khoản nợ phải thu khách hàng nợ lâu năm có thể là không đòi được kế toánlập tài khoản dự phòng TK 139 – “nợ phải thu khó đòi” để giúp doanh nghiệp chủ độnghuy động vốn kinh doanh.

Đối với hoạt động bán hàng hệ thống tài khoản kế toán trở thành một công cụ khôngthể thiếu nó giúp cho người bán hàng có thể hạch toán các nghiệp vụ bán hàng một cách

rõ ràng, giúp người bán hàng lên các báo cáo doanh thu bán hàng nhanh chóng để cungcấp cho nhà quản trị khi họ yêu cầu Đồng thời hệ thống tài khoản giúp người bán hàng

có thể theo dõi công nợ tổng quát trên tài khoản giúp cho quá trình xác định đối tượng

nợ nhanh chóng để có kế hoạch thu hồi nợ Hệ thống kế toán còn giúp kế toán tập hợpcác chi phí liên quan đến bán hàng như chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảngcáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa, chi phí bảoquản vào TK 641 – “ Chi phí bán hàng”; thông tin trên tài khoản “TK 641” giúp nhàquản trị biết về tình hình chi phí phục vụ cho hoạt động bán hàng, sẽ tìm cách giảm chiphí bán hàng nếu giá trị trên phản ánh trên TK 641 quá lớn ảnh hưởng đến lợi nhuậncủa doanh nghiệp

2.2.3.3.3 Hệ thống sổ kế toán với hiệu quả hoạt động bán hàng.

Sổ kế toán dùng trong hoạt động bán hàng gồm: Sổ chi tiết công nợ phải thu, Sổdoanh thu bán hàng, Sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, sổ cáicác tài khoản “TK 511”, “TK 512”, “TK 911” Các sổ kế toán này hỗ trợ rất nhiều chocông việc bán hàng của doanh nghiệp cụ thể:

- Trong việc theo dõi doanh thu bán hàng: Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán chỉ cóthể theo dõi doanh thu bán hàng với từng nghiệp vụ bán hàng riêng lẻ, để có thể tập hợp

và tính được tổng số doanh thu bán hàng kế toán lập sổ kế toán chi tiết doanh thu bánhàng để vào tất cả các nghiệp vụ bán hàng và tiến hành cộng sổ vào từng tháng, sổ chi

tiết doanh thu bán hàng hỗ trợ kế toán bán hàng trong việc tập hợp và theo dõi tất cả cácnghiệp vụ bán hàng trong một tháng vào một quyển sổ giúp cho việc quản lý doanh thubán hàng trên chứng từ có hệ thống, kế toán có thể theo dõi doanh thu bán hàng theomột trình tự thời gian trong một tháng từ đầu tháng đến cuối tháng giúp cho việc đốichiếu, kiểm tra doanh thu sau này trở nên dễ dàng hơn.

- Trong việc theo dõi công nợ: khách hàng nợ lâu thường song công trình mới thanhtoán một lần, vì vậy việc theo dõi nợ không thể theo dõi trên từng chứng từ riêng lẻ dễgây mất mát, nếu mất mát chứng từ thì khách hàng và người bán sẽ khó có căn cứ đểđối chiếu nợ, do đó kế toán cần một công cụ để hỗ trợ cho việc tập hợp và thể hiện cácchứng từ mỗi lần ghi nợ đó chính là sổ kế toán chi tiết công nợ cho từng khách hàng,thông qua sổ kế toán này sẽ hỗ trợ cho hoạt động bán hàng trong việc theo dõi nợ củakhách hàng, sổ kế toán chi tiết công nợ từng khách hàng giúp kế toán tập hợp công nợtrên các chứng từ trên một quyển sổ và trực tiếp cho khách hàng ký xác nhận nợ hơnnữa sổ kế toán chi tiết công nợ sẽ giúp kế toán công nợ không cần lưu nhiều chứng từ ví

dụ như lưu nhiều phiếu xuất hàng, phiếu bàn giao hàng hoá v.v….của nhiều khách hànggiảm tải được cường độ làm việc cho kế toán công nợ trong hoạt động bán nợ Nhờ tínhchất tập hợp của sổ kế toán mà kế toán có thể nắm bắt được tổng số nợ của từng kháchhàng ở bất cứ một thời điểm nào để có kế hoạch đòi nợ và có thể báo cáo cho nhà quảntrị bất cứ khi nào khi có yêu cầu

- Trong việc theo dõi tình hình thu tiền mặt: Trong hoạt động bán hàng không thể thiếuhoạt động thu tiền mặt của khách hàng, sổ quỹ tiền mặt hỗ trợ kế toán bán hàng trongviệc tập hợp chứng từ bán hàng thu, chi tiền mặt để ghi vào sổ quỹ tiền mặt Làm chocông tác thu, chi tiền của thủ quỹ trở nên gọn gàng không rườm rà bởi nhiều chứng từ,việc cộng sổ để tính doanh thu vào cuối ngày trở nên đơn giản hơn Khi có hoạt độngcần thu, chi tiền mặt sổ quỹ tiền mặt cũng được dùng như là một quyển sổ làm căn cứ

để khách nhận tiền ký sổ xác nhận đã trả tiền hoặc nhận tiền Vì vậy khi cần đối chiếukiểm tra ngoài phiếu thu,chi tiền do kế toán lập nhà quản trị có thể kiểm tra nhanh vàtổng thể thông qua sổ quỹ tiền mặt Sổ quỹ tiền mặt còn giúp cho nhà quản trị có thểkiểm tra tình hình thu tiền mặt của doanh nghiệp mỗi khi cần mà không cần lật từng