luận văn kế toán HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY cổ phần Tara

Theo đặc thù và quy mô kinh doanh phòng kế toán của công ty được biênchế gồm 6 người.- Kế toán trưởng: Sắp xếp, phân chia công việc cho các nhân viên trong bộ phận.. Tổng hợp và báo c

MỤC LỤC

I ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ KINH DOANH Ở CÔNG TY

1

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1

2 Lĩnh vực kinh doanh 2

3 Đặc điểm tổ chức quản lí và tổ chức kinh doanh của công ty 3

4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây 4

5 Tình hình hoạt động của Công ty trong thời gian qua 4

II HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY 5

1 Hình thức kế toán 5

2 Tổ chức bộ máy kế toán 6

3.Chế độ kế toán áp dụng tại công ty 9

4 Tình hình sử dụng máy tính trong kế toán tại Công ty 9

III ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN CỦA MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU Ở CÔNG TY 10

1 Phần hành kế toán mua hàng và thanh toán với người bán 10

1.1 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ 10

1.2 Quy trình ghi sổ 14

2 Kế toán quá trình dự trữ hàng hóa 15

2.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ 15

2.2 Quy trình ghi sổ 17

3 Kế toán bán hàng và thanh toán với khách hàng 17

3.1 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ 17

3.2 Quy trình ghi sổ 21

4.Phần hành kế toán vốn bằng tiền 22

4.1 Chứng từ kế toán sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ 22

4.2 Quy trình ghi sổ phần hành KT tiền mặt 26

5 Tổ chức kế toán phần hành tiền lương 26

5.1 Chứng từ sử dụng 26

5.2 Quy trình ghi sổ 27

VI Nhận xét về tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty 29

1 Ưu điểm 29

2 Tồn tại 29

3 Các kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty 30

3.1 Kiến nghị về chứng từ kế toán: 30

3.2 Kiến nghị về việc tổ chức các phần hành kế toán 30

KẾT LUẬN 31

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU BẢNG

Bảng 1.1: Tổng hợp doanh số bán hàng từ năm 2008 đến 2011 4

Bảng 1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua một số năm 4

SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần Tara – Chi nhánh Hà Nội 3

Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung 6

Sơ đồ 1.3 Tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ luân chuyển chứng 1

Sơ đồ 1.5 Sơ đồ luân chuyển chứng 1

Sơ đồ 1.6 Quy trình ghi sổ kế t 1

Sơ đồ 1.7 Hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song son 1

Sơ đồ 1.8 : Quy trình ghi sổ kế toán hàng tồn 1

ơ đồ 1.9: Sơ đồ luân chuyển chứng 2

ơ đồ 1.1: Sơ đồ luân chuyển chứng 2

Sơ đồ 1.11: Sơ đồ quy trình kế toán của phần hành vốn bằng t 2

Sơ đồ 1.12 Sơ đồ ghi sổ kế toán phần hành tiền lươ 2

I ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ KINH DOANH Ở CÔNG T

Tên giao dịc : Chi nhánh công ty cổ phầnTara

(Tara Joint Stock Company Branch

Điện thoạ : 04-3623055

Fax : 04-3623055

Webside: Tara.com.v

Email : tara@hn.com.v

Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà Trung tâm phục vụ Bách Kho

Số 10 Tạ Quang Bửu, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

1 Quá trình hình thành và phát triển của công t

 Tiền thân từ công ty TNHH TT Bến Thành: 1999

 Ban Tổng giám đốc điều hành:

 Ông Lê Hồng Xuân

 Ông Trần Văn Rạng

Công ty cổ phần Tara được thành lập tại Việt Nam vào ngày 21/10/1995

với tên giao dịch đầy đủ là Công ty cổ phần Tara (Tara Joint Stock Company)với trụ sở hoạt động tại 297/26 Lý Thường Kiệt, Phường 15, Quận 11 TP HồChí Minh Tên giao dịch quốc tế là Tara Joint Stock Company với hình thức làcông ty cổ phần với số vốn điểu lệ là 36 tỷ VNĐ Tara thể hiện là một công ty

có tiềm lực tài chính khá ổn định khi bước vào thị trường kinh doanh tronglĩnh vực nhập khẩu và phân phối sỉ các thiết bị điện tử giải trí gia đình và trong

xe hơi, các thiết bị điện gia dụng trên toàn quốc Công ty cổ phần Tara MiềnBắc là một chi nhánh của công ty cổ phần Tara, ban lãnh đạo công ty đã quyếtđịnh tách công ty cổ phần Tara thành 2 đơn vị hạch toán độc lập là: Công ty cổphần Tara và Chi nhánh công ty CP Tara (tại Hà Nội) Từ khi mới thành lập,ban lãnh đạo công ty đã sớm nhận thấy thị trường Việt Nam là một thị trườngtiềm năng kinh doanh trong lĩnh trong lĩnh vực điện tử - điện lạnh và điện giadụng, được thể hiện qua hoạt động kinh doanh của công ty liên tục tăng trưởng

ở mức cao Trong khi các nhãn hiệu nổi tiếng như Panasonic, Sharp, Philips,Carrier, Tiger, Pioneer, Blusetone… đang làm mưa làm gió trên thị trường thếgiới thì trên thị trưòng Việt Nam chỉ có số ít người tiêu dùng biết đến bởi sựphong phú về chủng loại hàng hoá và model Điều này đã đánh dấu một bướcngoặt quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp trong những năm qua Chođến nay chi nhánh công ty cổ phần Tara Hà Nội là nhà phân phối hàng đầu ViệtNam trong lĩnh vực điện tử - điện lạnh và điện gia dụng, với các thương hiệunổi tiếng như: Panasonic, Sharp, Philips, Carrier, Tiger, Pioneer, Bluestone…

2 Lĩnh vực kinh doanh

 Nhập khẩu và phân phối các mặt hàng điện tử- điện lạnh và điện giadụng với các thương hiệu nổi tiếng gồm: Bluestone, Carrier, Panasonic,Phillips, Sharp, Tiger trên thị trưòng Việt Nam

 Tháng 12/2008: trở thành nhà phân phối độc quyền cho nhãn hàng giadụng BlueStone tại Việt Nam

3 Đặc điểm tổ chức quản lí và tổ chức kinh doanh của công ty.

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần Tara – Chi nhánh Hà Nội

SALES ADMIN

GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH

CHUYÊN VIÊN MARKETING

TRƯỞNG BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

TRƯỞNG BỘ PHẬN HCSN KHÁCH HÀNGTBP DỊCH VỤ DOANH KHU TBP KINH

IT

4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây.

nhau Trong năm 2009 tổng doanh thu thuần tăng 106,97% so với năm 2008,

tương ứng với số tiền là 9984,66 triệu đồng Bước sang năm 2010 doanh thu

thuần giảm so với năm 2009 Năm 2010 doanh thu thuần giảm 78,89% so với

năm 2009 tương ứng với số tiền 3234,07 triệu đồng Năm 2011 tăng 118,34%tương đương 2218,03 triệu đồng so với năm 2010.

II HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY.

Theo đúng quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự độngnhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan theo hìnhthức nhật ký chung Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kếtoán thực hiện các thao tác khó sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đốichiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luônđảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Kế toánthực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính đã in

ra giấy khi cần thiết

Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung.

2 Tổ chức bộ máy kế toán

Để phù hợp với trình độ quản lý,công ty cổ phần Tara áp dụng hình thức

kế toán tập trung Toàn bộ công tác kế toán từ việc ghi chép chi tiết đến tổnghợp, lập báo cáo, kiểm tra, giám sát tình hình tài chính đều được thực hiện ởphòng kế toán của công ty

Chứng từ gốc

đặc biệt

Sổ Nhật ký chung

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Theo đặc thù và quy mô kinh doanh phòng kế toán của công ty được biênchế gồm 6 người.

- Kế toán trưởng:

Sắp xếp, phân chia công việc cho các nhân viên trong bộ phận

Giải quyết, chỉ dẫn các vướng mắc về nghiệp vụ, trong bộ phận kế toán

Xét duyệt thu chi theo quy định "Thẩm quyền ký duyệt", lập phiếu chi

và hạch toán kế toán

Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ hàng tuần

Kiểm soát công nợ, đối chiếu công nợ, đôn đốc thu nợ quá hạn

Kiểm tra các nghiệp vụ kế toán, tập hợp số liệu lập báo cáo tài chínhtháng

Thu thập thông tư, chính sách mới áp dụng cho hệ thống kế toán để đảmbảo hạch toán đúng quy định của Nhà nước

Hỗ trợ khóa sổ,lập BCTC tháng, quý, năm

Lập các Báo cáo quản trị khác theo yêu cầu

- Kế toán công nợ:

Kiểm soát và theo dõi công nợ khách hàng, Nhà phân phối

Tổng hợp và báo cáo tuổi nợ của từng khách hàng

- Kế toán thanh toán:

Thanh toán tiền vay, tiền gửi ngân hàng, viết phiếu chi, phiếu thu, uỷnhiệm chi, uỷ nhiệm thu

Theo dõi thanh toán với người bán, các khoản thu với khách hàng

- Kế toán thuế

Kiểm tra và tổng hợp số liệu từ các kế toán phần hành

Lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng, quyết toán thuế năm

Theo dõi và quản lý hoá đơn GTGT

Lập báo cáo tài chính

- Kế toán kiểm soát đơn hàng:

Nhập dữ liệu báo giá, quyết toán với khách hàng và nhà cung cấp

Cấp mã đơn đặt hàng và quyết toán

 Phối hợp với dự toán hiểu rõ các hạng mục liên quan

Kiểm soát đơn hàng chặt chẽ để phân biệt chi phí thuộc hợp đồng hayphát sinh

Đối chiếu chi phí từng đơn hàng với kế toán công nợ theo định kỳ cuốitháng

Báo cáo so sánh chi phí mua hàng với chi phí dự toán , chi phí mua hàngvới giá bán từng đơn hàng

Tập hợp và phân tích những vấn đề sau kiểm soát

Sơ đồ 1.3 Tổ chức bộ máy kế toán



Kế toán kiểm soát đơn hàng

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán tổng hợp

Kế toán thuế Kế toán công

nợ

Kế toán thanh toán

3.Chế độ kế toán áp dụng tại công ty

 Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theoquyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính

 Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàngnăm

 Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: công ty áp dụng theo phương pháp

kê khai thường xuyên

 Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: công ty sử dụng phươngpháp khấu hao đường thẳng

 Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Nhập trước – Xuất trước

 Phương pháp kế toán chi tiết vật tư: Phương pháp thẻ song song

 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam

 Phương pháp kế toán ngoại tệ: Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệđược chuyển đổi theo tỷ giá tại ngày phát sinh nghiệp vụ Số dư các khoản mụctiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ được quy đổi theo tỷ giá tại ngày cuối kỳ Chênhlệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các khoảnmục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ được ghi nhận vào thu nhập hoặc chi phítrong kỳ

4 Tình hình sử dụng máy tính trong kế toán tại Công ty.

Tại công ty, mỗi nhân viên trong phòng kế toán đều được trang bị riêngmột máy tính để có thể làm tăng hiệu quả công việc của mình,nắm bắt mọithông tin và trao đổi công việc một cách hiệu quả nhất Với mục đích làm tănghiệu quả của bộ máy kế toán trong việc cung cấp những thông tin chính xác,đầy đủ và nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho yêu cầu quản trị, công ty đã sửdụng phần mềm kế toán Accos Net cùng với việc áp dụng Microsoft Excel, kếthợp với hệ thống máy tính, máy in, fax Sự trợ giúp của phần mềm kế toán này

đó góp phần giảm bớt rất nhiều cho các kế toán viên trong việc ghi sổ, lên cácbáo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính Hàng ngày các nhân viên trong phòng kếtoán cập nhật các chứng từ và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào máy tính,

các loại sổ sách chứng từ trên máy tính đều có thể in ra được, đáp ứng đầy đủquy định về sổ sách chứng từ do Bộ Tài Chính ban hành.

III ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN CỦA MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU Ở CÔNG TY

1 Phần hành kế toán mua hàng và thanh toán với người bán

1.1 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ.

 Chứng từ sử dụng:

Hóa đơn GTGT(liên 2) do bên bán giao cho công ty

 Phiếu nhập kho

Giấy đề nghị thanh toán

 Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng hoặc ứng trước tiền hàng cho nhàcung cấp

- Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc bảng sao kê báo nợ khi Công ty thanhtoán qua ngân hàng

ẫu biểu số 01 Hoá đơn giá trị gia tăng.

* Quy trình luân chuyển chứng từ.

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ

THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Ghi chú:

(1) Người bán hàng đề nghị thanh toán tiền hàng

(2) Nhân viên phòng kinh doanh lập Giấy đề nghị thanh toán(3) Kế toán trưởng và Người bán ký tên lên Giấy đề nghị thanh toán

(4) Kế toán thanh toán lập phiếu thu tiền hoặc chuyển tiền qua ngân hàng ( Nếu khách hàng yêu cầu thanh toán tiền qua NH ) Sau đó lưu và bảoquản số liệu

Nghiệp vụ

thanh toán với

người bán

Người bán hàng

Đề nghị thanh toán

Nhân viên phòng Tổ chức KD

Lập giấy đề nghị thanh toán

Kế toán trưởng

&Người bán

Ký giấy đề nghị thanh toán

Lưu

KT thanh toán Trần Thị Trang

- Lập phiếu chi

- Chuyển tiền qua NH

Sơ đồ 1.5 Sơ đồ luân chuyển chứng từ

KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ

Lập Hóa đơn GTGT

Lưu

Người bán

Nhân viên phòng KD

Đề nghị nhập kho

Ký hóa đơn GTGT

Trưởng phòng kế toán

NV

BP HCSN

Lập phiếu nhập kho

TP KT, người giao hàng,thủ kho

Ký phiếu nhập kho

Thủ kho và người giao hàng

Kiểm nhận hàng

KTTH

Nhận

HĐ GTGT

và phiếu NK

(6)

(4): Kế toán trưởng, trưởng phòng KD, người giao hàng ký phiếu nhập kho

(5): Thủ kho và người giao hàng kiểm nhận hàng

(6): Kế toán tổng hợp nhận HĐ GTGT liên đỏ kèm theo phiếu nhập kho để

nhập số liệu vào máy ở phân hệ” Kế toán mua hàng và công nợ phải trả “để lập.

Sau đó lưu số liệu trên máy

1.2 Quy trình ghi sổ

Sơ đồ 1.6 Quy trình ghi sổ kế toán MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Trần Thị Lê Nhung Lớp

Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho

Kế toán công nợ phải thu\ Phiếu nhập mua hàng hóa

- Bảng cân đối phát sinh công

2 Kế toán quá trình dự trữ hàng hóa.

2.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho: 6 tháng một lần công ty tiến hành lập biên bản

để kiểm kê hàng hoá trong kho

Mẫu biểu số 02: Phiếu xuất kho

Sơ đồ 1.7 Hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song

Trình tự hạch toán theo phương pháp Thẻ song song

 Ở kho : Sau khi thủ kho nhận được chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất thìthực hiện việc nhập xuất hàng hoá về mặt số lượng Sau đố vào thẻ kho theo từng cộtnhập xuất về số lượng và tính ngay theo số tồn Hàng ngày, định kỳ ghi xong thẻ khochuyển chứng từ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (Đối với hàng vận chuyển nội bộ)cho kế toán hàng hoá Cuối kỳ thủ kho tính ra số tồn trên thẻ kho đối với từng loạihàng hoá

 Phòng kế toán : Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận chứng từ do thủ kho

chuyển đến kế toán đối chiếu số lượng của từng loại hàng hoá với Báo cáo tồn kho hoặc Sổ chi tiết hàng hoá cho từng loại hàng hoá Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh, khi đối chiếu xong kế toán in ra bảng Tổng hợp N- X- T.

Thẻ kho

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho(Hóa đơn GTGT)

Sổ chi tiết hàng hóa

Tổng hợp N-X-T Báo cáo tồn kho

2.2 Quy trình ghi sổ.

Sơ đồ 1.8 : Quy trình ghi sổ kế toán hàng tồn kho

3 Kế toán bán hàng và thanh toán với khách hàng

3.1 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ

* Chứng từ sử dụng

 Hoá đơn GTGT gồm 3 liên do công ty lập

+ Liên 1 : Dựng để lưu tại quyển gốc

+ Liên 2 : Giao cho khách hàng

+ Liên 3 : Dựng để thanh toán

 Phiếu thu phản ánh số tiền phải thu của khách hàng Khi khách hàng trả bằng

tiền mặt kế toán tiền mặt lập phiếu thu trên cơ sở kiểm tra hóa đơn GTGT Phiếu thutrên cơ sở kiểm tra hóa đơn giao cho khách hàng,kế toán công ty căn cứ vào chứng từ

này để ghi sổ.- Biên bản hàng bị trả lại : Biên bản này do bên khách hàng lập trong

biên bản nêu rõ lý do tại sao trả lại hàng kèm theo HĐ GTGT liên 2 do bên khách hànglập + hợp đồng kinh tế(Giấy đề nghị mua hàng)

 Phiếu kế tốn: để ghi nghiệp vụ giảm doanh thu và nghiệp vụ kết chuyển chi phí

mua hàng

Phiếu nhập kho,Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm kê hàng tồn kho,Thẻ kho

Phân hệ kế toán hàng tồn kho\

Báo cáo hàng tồn

Báo cáo tồn kho

*Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ

Khách hàng Phòng Kinh

doanh

Kế toán thanh toán

Kế toán tổng hợp

Thủ kho

Lưu

Hợp đồng

mua hàng

Lập Hóa đơn

Lập phiếu thu

hàng

Mẫu biểu số 03 Hóa đơn GTGT(Liên 1)

Mẫu biểu số 04: Phiếu nhập trả

\\\

3.2 Quy trình ghi sổ.

Hóa đơn GTGT, Chứng từ khác liên quan

đến quá trình bán hàng

Kế toán công nợ phải thu

Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Phiếu nhập hàng bị trả lại

Kế toán tổng hợp\ Báo cáo

theo hình thức NKC

Kế toán công nợ phải thu\ Báo cáo công nợ phải thu

Kế toán công nợ phải thu\ Báo cáo bán hàng

632,5311, 131

- Bảng cân đối phát sinh công nợ của các KH

- Sổ chi tiết công

nợ của một KH

- Bảng kê hóa đơn BH

- Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa,dịch vụ bán ra.

- Bảng kê phiếu nhập hàng bán bị trả lại