Và chúng ta cùng xét một tình huống cụ thể như sau: “Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay bản mô tả vị trí công tác dưới bất kỳ hình thức nào ở công ty này”, ông Minh, vị chủ tịch v
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU Một nhà quản trị chiến lược ắt sẽ có tác động mãnh liệt đến sự phát triểncũng như lợi nhuận của doanh nghiệp Là một nhà quản trị, họ đều biết thành côngchính là sự hội tụ của các yếu tố: cơ hội, tài năng, sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng.Louis Vuitton - một nhà quản trị tài ba khẳng định "không có khái niệm nào cho sựmay mắn, có may mắn hay không là do chính bản thân quyết định, thương trườngcũng vậy" Cơ hội đôi khi nó tự tìm đến nhưng đôi khi bản thân cũng có khả năngtạo ra, cơ hội sẽ đến với doanh nghiệp nào có năng lực cũng như phát huy được khảnăng quản trị Điều được đề cập đến ở đây chính là cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Đóchính là vấn đề nguồn nhân lực của doanh nghiệp; có thể một doanh nghiệp không
có nhiều nhân viên quản trị giỏi nhưng với một cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ phát huy hếtđược nguồn nhân lực một cách tốt nhất Sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng chính là nhân
tố quan trọng nhất, một mô hình tổ chức thích hợp có khả năng lường trước đượccác tình huống sẽ xảy ra không bị ngỡ ngàng trước sự biến động của thị trường,cũng như các yếu tố tác động khác Trong giai đoạn hiện nay, các doanh nghiệpnước ta đang bắt đầu chú trọng chức năng phát triển cơ cấu tổ chức, một số khác lạilao vào chức năng thu hút nhân tài nhằm đẩy mạnh khả năng cũng như sức mạnhcủa cơ cấu tổ chức Cơ cấu đổi mới rất quan trọng, đặc biệt là trong bối cảnh doanhnghiệp nước ta hiện nay Chiến lược kinh doanh được triển khai thông qua các dự án
cơ cấu tổ chức, xây dựng hệ thống trợ lực Đổi mới cơ cấu chiếm vị trí then chốttrong đổi mới doanh nghiệp Tầm nhìn chiến lược đòi hỏi doanh nghiệp phải có sựhiểu biết sâu sắc về cơ cấu tổ chức, bởi chỉ khi hiểu được xu hướng phát triển của cơcấu tổ chức, hiểu được giá trị cốt lõi cần xây dựng, hiểu được định hướng phát triểncủa doanh nghiệp khi đó mới hoạch định được chiến lược kinh doanh Tất cả đềucho thấy vai trò của cơ cấu tổ chức là không thể phủ nhận
Trang 2Tuy nhiên, trên thực tế có những tình huống với những ý kiến trái chiều từnhững thành viên trong một công ty/ một doanh nghiệp/ một tổ chức về vai trò của
cơ cấu tổ chức Và chúng ta cùng xét một tình huống cụ thể như sau:
“Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay bản mô tả vị trí công tác dưới bất
kỳ hình thức nào ở công ty này”, ông Minh, vị chủ tịch và là người sáng lập công
ty chuyên sản xuất và kinh doanh quần áo may sẵn đã tuyên bố như vậy " Chúng ta
là một công ty thành đạt và đang phát triển – nơi tôi muốn tất cả mọi người quản lý và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là những người cùng một đội ngũ Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mọi người cảm thấy họ có cương vị riêng - mỗi ô trong sơ đồ - và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy Tôi không muốn bất kì người nào có ý nghĩ như vậy! Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hàng năm vài trăm triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu vài chục tỷ đồng chính là vì tất
cả chúng ta đã hoà hợp ăn ý với nhau và đã mạnh dần nhờ mẫu tốt và chi phí thấp Chúng ta không cần phải là Công ty với sơ đồ tổ chức phức tạp và tôi không bao giờ muốn như vậy" Khi bàn luận về ý kiến của vị chủ tịch về sơ đồ tổ
chức và bản mô tả vị trí công tác vào một bữa ăn trưa, ông Hùng kế toán trưởng công ty đã ra sức bảo vệ vị chủ tịch và nhấn mạnh rằng hành động theo tinh thần đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự thành công Tuy nhiên, cô Lan phụ trách
sản xuất thì cho rằng “quan điểm của vị chủ tịch là sai lầm không thể chấp nhận
được” Cô Lan nói: " Sự thật là tôi không thể điều hành nổi bộ phận sản xuất của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và bản mô tả công tác, tôi phải giấu nó trong ngăn bàn của tôi, chỗ mà ông Minh không sao tìm được"
Đây cũng là tình huống thảo luận của nhóm mình Vậy quan điểm của ai đúng?quan điểm của ai sai? Hướng giải quyết vấn đề này như thế nào? Mời cô và cácbạn cùng nhóm mình thảo luận tình huống này!!!
Trang 4A Sơ lược lý thuyết về cơ cấu tổ chức
I Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cấu trúc (hay cơ cấu) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cánhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóatheo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiệnđược các mục tiêu chung đã được xác định
Cơ cấu tổ chức cho phép sự dụng hợp lý các nguồn lực
Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân,cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhómchính thức trong tổ chức
II Các nguyên tắc và nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức
1 Các nguyên tắc của cấu trúc tổ chức
a) Tương thích giữa các hình thức và chức năng
Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phảinhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát tự việc thực hiện các chức năng
“Hình thức phải đi sau chức năng”
b) Thống nhất chỉ huy
Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu tráchnhiệm báo cáo cho các nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mangtính thống nhất trong toàn tổ chức
c) Cân đối
Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm côngviệc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định bền vữngtrong tổ chức
Trang 62 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức
a) Mục tiêu và chiến lược của tổ chức
Cấu trúc tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức Vì vậy,khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi, thì cấu trúc tổ chức phải có sựthay đổi, điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu củamục tiêu và chiến lược
b) Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức
Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổchức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình
c) Quy mô tổ chức
Quy mô của tổ chức càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy môđòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan
hệ phức tạp trong tổ chức
d) Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức
Trong tổ chức, kỹ thuật, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết
bị càng có xu hướng tự động hóa cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng đơn giảnhơn
e) Môi trường bên ngoài của tổ chức
Trong điều kiện môi trường bên ngoài ổn định, các yếu tố của môi trường có thể
dự đoán và dễ kiểm soát thì cấu trúc tổ chức có tính ổn định, ít phức tạp Ngượclại, khi môi trường có nhiều biến động, có nhiều yếu tố khó dự báo, thì cấu trúc tổchức sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi sự linh hoạt cao hơn, nên việc lựa chọn cấu trúc tổchức hữu cơ là cần thiết
Trang 7f) Trình độ quản trị viên và trang thiết bị
Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trong cấutrúc tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối kiên hệ, các bộ phận quảntrị với nhau
Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu côngviệc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn
B Thảo luận tình huống
I Quan điểm của ông Minh (chủ tịch công ty chuyên sản xuất và kinh doanh quần áo may sẵn) và quan điểm của cô Lan (phụ trách sản xuất)
về sơ đồ tổ chức hay bản mô tả vị trí công tác ở công ty
1 Nhận xét về quan điểm của ông Minh
a) Điểm đúng trong quan điểm của ông Minh
Ông Minh cho rằng "Chúng ta là một công ty thành đạt và đang phát triển - nơitôi muốn tất cả mọi quản lý và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là nhữngngười cùng đội ngũ Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mọi người cảm thấy họ có cương vị riêng - mỗi ô trong sơ đồ - và vì thế chỉ muốnkhư khư giữ lấy"
o Điều này có nghĩa là ông Minh muốn sự bình đẳng trong công việc, không
có sự cạnh tranh về chức vụ Bình đẳng trong quá trình hoạt động kinhdoanh là rất cần thiết Nó giúp cho mọi người hòa đồng thân thiện, giúp đỡnhau trong các khâu sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả cao trong côngviệc
o Theo quan điểm của ông Minh, tất cả nhân viên sẽ làm việc trong một môitrường lành mạnh, đoàn kết gắn bó trong tình cảm đồng nghiệp Nhân viên
Trang 8sẽ tránh khỏi những việc làm xấu của những cá nhân tham địa vị trongnhững cuộc tranh chấp quyền hành Điều đó vừa giúp nhân viên của công ty
đỡ căng thẳng, giảm stress, đem lại hiệu quả cao trong công việc
o Cũng theo quan điểm này, tính tư duy và sáng tạo của tất cả các nhân viênđều được phát huy Đặc biệt, công ty của ông Minh là công ty may quần áo;chính vì vậy khả năng sáng tạo đòi hỏi cao đối với nhân viên để tạo ra sảnphẩm đa dạng kiểu cách
Tuy nhiên, mong muốn của ông Minh có đúng hay không khi ông phủ nhận đivai trò của cơ cấu tổ chức trong công ty???
b) Điểm sai trong quan điểm của ông Minh
o Chúng ta đã biết rằng công tác tổ chức có vai trò tạo “nền móng” chohoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng, sửdụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức đặc biệt là nguồn nhân lực và
cơ sở vật chất kỹ thuật, tạo ra văn hóa tổ chức… như vậy thì không thểphủ nhận sự có ích của việc tổ chức Đối với ông Minh thì điều này chỉđúng trong vài trường hợp với những điều kiện cụ thể, ví dụ như trình độcủa người quản trị quá giỏi khả năng quản trị của ông ta rất tốt với quy
mô công ty còn nhỏ hẹp… thì họ sẽ có thể không cần đến bản “sơ đồ mô
tả công việc” mà họ vẫn làm tốt công tác lãnh đạo Ở đây, trong bài cũng
có nói rằng công ty quần áo may sẵn này đang trên đà phát triển, do vậyông Minh không cần bản “sơ đồ tổ chức” ông Minh vẫn làm tốt nhưngkhi công ty của ông Minh đã phát triển với quy mô lớn hơn, rộng hơn thìnếu không có “sơ đồ mô tả công việc” thì hoạt động quản trị của ôngMinh sẽ không đạt hiệu quả cao Ông Minh có nêu là “chúng ta đã trưởngthành từ một công ty nhỏ với doanh thu hằng năm vài trăm triệu đồng đếnnay trở thành một công ty lớn với doanh thu hằng năm vài chục tỷ đồng
Trang 9chính là tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau” nhưng ông Minh đâu
có biết rằng thành công đó có sự đóng góp của “sơ đồ tổ chức và sơ đồ
mô tả công việc” của cô Lan Cô Lan đã dùng chúng trong suốt quá trìnhlàm việc của mình
Như vậy, ông Minh cần suy nghĩ lại về “sơ đồ tổ chức” và “sơ đồ mô tảcông việc” thực sự là chúng rất cần thiết cho công tác quản trị của nhữngnhà quản trị các cấp bậc
o “Đoàn kết là sức mạnh vô địch” Nhưng ông Minh hoàn toàn sai lầm khiphủ nhận hoàn toàn “cơ cấu tổ chức” trước các thành viên trong công ty?
Và nhất là khi công ty ông đang trên đà phát triển?
- "Tổ chức là hoạt động sắp xếp công việc, giao nhiệm vụ cho từng bộ phận,từng cá nhân và các bộ phận cá nhân này có trách nhiệm hoàn thành côngviệc hay nhiệm vụ mà tổ chức giao phó để đạt được mục tiêu chung của tổchức đã đề ra"
- Một doanh nghiệp dù phát triển đến đâu cũng cần có một cơ cấu tổ chức hợp
lý, có sự phân chia nhiệm vụ, công việc rõ ràng Việc phân chia công việc,nhiệm vụ không phải là sẽ làm cho "mọi người cảm thấy họ có cương vịriêng – mỗi ô trong sơ đồ – và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy" mà là làmcho mọi người có thể nhìn rõ trách nhiệm của mình với công ty Nó khônggây mất đoàn kết cũng như không gây đánh mất tinh thần đồng đội trongcông ty Bên cạnh đó, với sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác củacông ty thì mỗi nhân viên trong công ty có thể biết được vị trí của mình đểhoàn thành tốt nhiệm vụ, cũng như cố gắng phấn đấu bản thân để được vị trícao hơn nhờ tài năng và sự nỗ lực của chính họ; từ đó giúp cho công ty tìmkiếm được nhân tài để phát triển công ty, cũng như sa thải những ngườikhông có năng lực thật sự
Trang 10- Một công ty lớn không thể không có sơ đồ tổ chức Nếu không có sơ đồ tổchức thì tất cả các bộ phận trong công ty sẽ trở nên rối loạn có thể khôngthực hiện đúng trách nhiệm và quyền hạn của mình, ai cũng có cái tôi củamình và cho mình là đúng Với một tổ chức lớn, đông nhân viên, mọi ngườithống nhất được ý kiến quan điểm là rất khó, cần có trật tự để có ngườithống nhất các ý kiến quan điểm nếu không mỗi người chỉ nhất nhất làmtheo ý mình sẽ khó làm việc một cách ăn ý và khó đem lại được hiệu quảcho công việc của công ty.
o Một khía cạnh nữa đó là "quản trị là một nghệ thuật và người quản trị làmột nghệ sĩ", việc ông Minh nhất quyết với quan điểm của mình màkhông nghe ý kiến của nhân viên, sẽ làm cho nhân viên nghĩ rằng ông làngười bảo thủ, cố chấp, sợ và không dám bày tỏ quan điểm của chínhmình, là đang đi ngược lại với tác dụng của quản trị Cô Lan luôn chorằng quan điểm của chủ tịch là sai lầm, cô Lan không phục nhưng cũngkhông dám nói trực tiếp với ông Minh (mà đưa ra ý kiến của mình trongmột bữa ăn trưa với ông Hùng – kế toán trưởng công ty) Nếu sự bất đồng
ý kiến này không được giải quyết thì dần dần sẽ xảy ra mâu thuẫn giữalãnh đạo và nhân viên dưới quyền Và về lâu dài, điều này sẽ là một hạnchế, một trở ngại lớn đối với công ty ông Minh Bởi, nhân viên trongcông ty sẽ cảm thấy mình đang làm việc trong một môi trường không thểphát triển được và sẽ dời bỏ công ty
2 Nhận xét về quan điểm của cô Lan
Theo như lời cô Lan nói “Sự thật là tôi không thể điều hành nổi bộ phận sảnxuất của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác”, nghĩa làtrong suốt thời gian cô Lan phụ trách về sản xuất, cô đã tự vạch ra cho mình 1 sơ
đồ tổ chức và có bản mô tả vị trí công tác cho bộ phận sản xuất của mình, nhưng
Trang 11không để cho chủ tịch công ty là ông Minh biết Và thực tế đã chứng minh rằng côLan đã hoàn thành tốt việc điều hành bộ phận sản xuất, và góp phần giúp công tycủa ông Minh thành đạt và đang trên đà phát triển.
Như vậy, một lần nữa chúng ta lại khẳng định được cơ cấu tổ chức và bản mô tả
vị trí công tác giúp ích và đem lại hiệu quả cao trong công việc của một công ty nóichung và của một bộ phận trong công ty nói riêng
Tuy nhiên, ông Minh, với vị trí là chủ tịch của công ty, ông đã nói rằng khôngmuốn có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay bản mô tả vị trí công tác dưới bất kỳ hình thứcnào ở công ty Do đó, việc cô Lan sử dụng sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí côngtác do cô ấy tự phác thảo ra, là đi ngược lại với quy định của công ty, đi ngược lạivới quyết định của cấp trên Việc làm này là không nên
Trang 12II Ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức của công ty trong tình huống trên Và đề xuất các biện pháp khắc phục nhược điểm cho công ty
1 Công ty ông Minh có cơ cấu tổ chức hay không?
Từ khi thành lập công ty cho đến thời điểm hiện tại công ty đang trên đà pháttriển, ông Minh không hề nhắc đến sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty và bản mô tả
vị trí công tác đối với nhân viên trong công ty, chứng tỏ ông là một nhà quản trị cótrình độ, kinh nghiệm và kiến thức, đã điều hành tốt công ty
Tuy nhiên trên thực tế, công ty ông Minh lại có chức vụ chủ tịch do ông Minh
là người sáng lập ra công ty điều hành, có chức kế toán trưởng do ông Hùng đảmnhiệm, có bộ phận sản xuất do cô Lan phụ trách
Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh quần áo may sẵn của ông Minh cótồn tại cơ cấu tổ chức và bản mô tả vị trí công tác Bởi, “cơ cấu tổ chức chophép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, bộ phận, các cá nhân, cũngnhư quyền hạn và chức trách của họ” Nhưng “cơ cấu tổ chức” này chỉ được
“phác thảo” trong bộ não của vị chủ tịch công ty, chứ không được cụ thểhóa với bản mô tả vị trí công tác của từng thành viên trong công ty
Mặc dù công ty ông Minh có cơ cấu tổ chức nhưng ông Minh luôn nói rằng
“Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay bản mô tả vị trí công tác dưới bất kỳ hình thức nào ở công ty này” Sở dĩ như vậy là vì ông Minh không hề biết rằng
chính việc ông phân ra các chức vụ, các bộ phận trong công ty đó là ông đã lập lênmột cơ cấu tổ chức đơn giản có sơ đồ (mô hình):
12
Tổng giám đốc
Trang 132 Ưu điểm của cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty trong tình huống
Bộ máy tổ chức của công ty gọn nhẹ, linh hoạt, đơn giản
Chi phí quản lý thấp
Theo lời ông Minh nói: “Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ vớidoanh thu hàng năm vài trăm triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn vớidoanh thu vài chục tỷ đồng chính là vì tất cả chúng ta đã hoà hợp ăn ý với nhau và
đã mạnh dần nhờ mẫu tốt và chi phí thấp” Như vậy, cơ cấu tổ chức đơn giản hiệntại của công ty đã có tác dụng rất hiệu quả đối với sự phát triển của công ty khi mớithành lập
Tạo sự đoàn kết, tinh thần đồng đội cao
Quản lý và nhân viên đều cùng 1 đội ngũ nên ít gây cạnh tranh, tinh thần đồngđội cao hơn, ít mâu thuẫn Sự hòa hợp ăn ý trong công việc giữa các thành viêntrong công ty cũng đã được chứng thực trong lời nói của vị chủ tịch công ty
3 Nhược điểm của cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty trong tình huống
Khi ông Minh không cụ thể hóa cơ cấu tổ chức và bản mô tả vị trí công tác vớicác thành viên trong công ty thì công ty ông có những hạn chế:
Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc
