Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên trongkhuôn khổ của một Báo cáo thực tập; tôi xin đề cập đến các hoạt động của vănphòng UBDN xã Phước Thuận chủ yếu từ phương d
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Lời cảm ơn đầu tiên tôi xin gửi tới quý thầy cô Khoa VNH & QTVP trườngCĐSP Trung Ương Nha Trang đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho tôi trongtrong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành được quá trình thực tập này
Và hơn hết tôi xin cảm ơn tới các thầy, cô giáo hướng dẫn thực tập
Bài báo cáo thực tập này hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của các anh, chị,
cô chú đang công tác tại UBND xã Phước Thuận, bạn bè đã cùng tôi sát cánhtrong thời gian qua Tôi xin chân thành cảm ơn tất cả
Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế cònhạn chế chắc hẳn bài Báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếu sót Nhưng với sựnghiên cứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, tôi rất mong nhận được chỉbảo tận tình của quý thầy cô, tôi xin chân thành cảm ơn
Sinh viên thực hiện
Trần Thái Thuận
Trang 2MỤC LỤC……… 2
TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN……… 4
TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP……… 5
PHẦN MỞ ĐẦU……… 6
PHẦN NỘI DUNG……… 7
BÁO CÁO THỰC TẬP………7
CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THỰC TẬP……7
A Khái quát về ngành quản trị văn phòng:……….7
B Khái quát về UBND xã Phước Thuận:………8
I Giới thiệu sơ lược cơ quan thực tập……….8
1 Lịch sử hình thành và phát triển………8
2 Cơ cấu tổ chức……… 8
3 Vị trí – chức năng, nhiệm vụ - quyền hạn của cơ quan………9
3.1 Vị trí – chức năng……… 9
3.2 Nhiệm vụ - quyền hạn……… 10
4 Sơ đồ cơ quan……… 13
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND XÃ PHƯỚC THUẬN………… 13
CHƯƠNG II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC – THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG……….13
A NỘI DUNG THỰC TẬP………13
I Quá trình khảo sát tình hình và thực tập công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ cơ quan:……….13
1 Vị trí, chức năng:……….13
2 Nhiệm vụ - quyền hạn:……….14
2.1 Công tác tham mưu – tổng hợp và phục vụ các hoạt động của UBND xã……… 14
2.2 Công tác nội vụ của văn phòng; công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hiện hành, công báo và tin học của phòng:………15
2.3 Cơ cấu tổ chức:………15
II Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng: ……… 16
1 Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan:……….16
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ VĂN PHÒNG CƠ QUAN………17
2 Trang thiết bị văn phòng cơ quan……….17
3 Biên đề văn thư chuyên trách:……… 18
4 Soạn thảo và ban hành văn bản:………18
4.1 Các bước tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản………18
BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN……….20
4.2 Các loại văn bản do cơ quan ban hành:……….21
5 Quản lí công văn đi – đến:………21
Trang 35.1 Nguyên tắc giải quyết văn bản đến:……… 21
5.2 Quá trình xử lí văn bản:……….22
5.3 Công việc vào sổ đăng kí……… 22
5.4 Trình và chuyển giao văn bản………22
5.5 Giải quyết công văn đi:………23
5.6 Một số mẫu văn bản đi – đến:……….24
6 Công tác lập hồ sơ:……….25
III Công tác lưu trữ:………26
1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại cơ quan:
2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản tại cơ quan:
3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu:
4 Giao nộp tài liệu:
5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu:
6 Tình hình bảo quản tài liệu:
7 Tình hình ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ:
B PHẦN THỰC HÀNH:
I Hoạt động thực tiễn và kết quả:
1 Thâm nhập thực tế tìm hểu về cơ quan, đơn vị thực tập:
- Biện pháp tìm hiểu:
2 Nội dung tìm hiểu về ngành đào tạo:
2.1 Tìm hiểu về cơ cấu, cách tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.2 Tìm hiểu những hoạt động của cơ quan, đơn vị thực tập
( Hội Đồng Nhân Dân – UBND xã Phước Thuận)
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ:
I Nhận xét:
II Đề xuất, kiến nghị các giải pháp:
Trang 4TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN
1 Họ và tên sinh viên: Trần Thái Thuận
2 Ngày tháng năm sinh: 18/8/1992
3 Quê Quán: Phước Thuận – Tuy Phước – Bình Định
4 Nơi cư trú: Phước Thuận – Tuy Phước – Bình Định
Trang 5TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
1 Tên cơ quan, đơn vị thực tập: UBND xã Phước Thuận
ĐT: 056.3 621375
Địa chỉ: Thôn Tân Thuận – Phước Thuận – Tuy Phước – Bình Định
2 Thủ trưởng cơ quan, đơn vị:
Chủ Tịch cơ quan: Ông Nguyễn Tấn Phong
Phó chủ tịch: Ông Lê Duy Trinh
Văn phòng – thống kê: Ông Nguyễn Hồng Rực
Văn phòng – thống kê: Ông Huỳnh Thanh Lâm
3 Các bộ phận trong cơ quan:
Trang 6Chúng ta đã biết hoạt động quản lý nói chung, là một hoạt động đòi hỏinhiều năng lực và tư duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùytheo quy mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay là một cá nhân.
Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống
xã hội Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấptrên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong nội
bộ cơ quan Mỗi cơ quan quản lý hành chính nhà nước thực hiện chức năngtrong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ thốnghành chính và những mối quan hệ công tác bên ngoài Do đó bộ máy trợ giúpcủa cơ quan quản lý hành chính nhà nước là yếu tố được quan tâm như mộtđiểm trong tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan
Trong thực tế quản lý hành chính còn đòi hỏi sự khoa học trong khi giảiquyết công việc đòi hỏi người quản lý có một kiến thức tổng hợp, bố trí côngviệc một cánh khoa học Đòi hỏi sự khéo lẽo tài tình trong lãnh đạo, năng động
và sáng tạo khi đưa ra chiến lược và phải biết lắng nghe ý kiến của mọi người,tạo ra sự hai hòa trong công việc Biết kết hợp nhần nhiễn mọi người với nhau
để hoàn thành tốt công việc, tạo diều kiện thúc đẩy tài năng trong mỗi conngười phát triển hết khả năng của mình trong công việc
Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên trongkhuôn khổ của một Báo cáo thực tập; tôi xin đề cập đến các hoạt động của vănphòng UBDN xã Phước Thuận chủ yếu từ phương diện nhiệm vụ của Vănphòng, đặc biệt là công tác văn thư một khâu quan trọng trong hành chính tổchức của cơ quan, cũng là nơi tôi có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất;nhằm đặt một cái nhìn tổng quát, khái quát về vị trí, chức năng nhiệm, ý nghĩahoạt động của Văn phòng đối với cơ quan cũng như chức năng của Văn phòngnói chung trong hoạt động quản lí ở các cơ quan hành chính Nhà nước
PHẦN NỘI DUNG:
Trang 7BÁO CÁO THỰC TẬP:
CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THỰC TẬP.
A KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG:
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử
lý và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan,tổ chức
Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất
kỳ một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức
và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển
Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực tiễncủa từng cơ quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹnăng trong quá trình tổ chức và hoạt động của cơ quan, đơn vị Để việc quản lýđiều hành có hiệu quả, vận dụng những kiến thức cơ bản trong quá trình quản
lý Quản trị văn phòng là phương tiện được sử dụng trong quá trình tổ chức hoạtđộng của cơ quan, đơn vị
Ngoài ra nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định quản lý
và tổ chức thực hiện quyết định, cho đến việc kiểm tra, điều hành các quyếtđịnh cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra Chúng ta thấy trong các hoạt động,không có khâu nào không cần đến văn bản Vì thế, việc nắm rõ hệ thống vănbản, phân loại văn bản và qui định của nhà nước về thể thức của một văn bản sẽgiúp cho người soạn thảo có thể lựa chọn loại hình văn bản phù hợp với mụctiêu của việc ban hành và đảm bảo văn bản được thực thi Ngoài ra một nhàquản trị còn phải am hiểu nhiều lĩnh vực về kinh tế, văn hóa, xã hội …và phải
am hiểu pháp luật và cách thức sắp xếp, tổ chức các cuộc hội họp và điều hànhhoạt động trong văn phòng các khâu nghiệp vụ khác từ đó nó giúp cho sinhviên hiểu được tổng quan ngành học và trang bị cho mình một kiến thức cơ bản
về các nghiệp vụ của công tác văn thư, soạn thảo và ban hành văn bản, công táclưu trữ của một người quản trị
Mục đích của đợt thực tập ngành Quản trị văn phòng – lưu trữ:
Thực tập tốt nghiệp có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạotrình độ Cao đẳng ngành Quản trị văn phòng – lưu trữ Đây là đợt thực tập của
cả khóa học, được thực hiện sau khi đã xong chương trình lý thuyết - thực hànhtại trường
Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Thông quanghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác văn thư; soạn thảo và ban hànhvăn bản; công tác lưu trữ ở cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học,nâng cao năng lực và vận dụng lý luận và thực tiễn; rèn luyện kỹ năng nghề
Trang 8nghiệp; xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học ngành Quản trị
văn phòng – lưu trữ.
Nắm và hiểu được hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp tích lũy kiếnthức thực tế, lấy tư liệu tài liệu để chuẩn bị cho tốt nghiệp
B KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHƯỚC THUẬN:
I Giới thiệu sơ lược cơ quan thực tập:
1 Lịch sử hình thành và phát triển:
Sau khi điều chỉnh lại địa giới cấp huyện theo Quyết định số 41-HĐBTngày 24.8.1981 của Hội đồng Bộ trưởng, tổ chức hành chính tỉnh Bình Địnhbao gồm 11 đơn vị hành chính cấp huyện, cũng từ năm 1981 trở lại đây, cácđơn vị hành chính cấp xã, phường của các huyện, thị liên tục có sự thay đổi.Ngày 23.9.1981, một số xã của huyện Tuy Phước, trong đó có xã Phước Thuận
có sự điều chỉnh lại theo Quyết định số 80- HĐBT của Hội đồng Bộ trưởngnước Cộng hòa Xã hội Chủ Nghĩa Việt Nam Từ sau ngày lập lại chính quyền
xã trở đi, cùng với việc kiện toàn bộ máy quản lý nhà nước ở địa phương theohướng tinh, gọn và có khả năng cao để quản lý và phát triển kinh tế - xã hộithích nghi với cơ chế mới, trước hết, tập trung “khai thác và huy động cao nhấtmọi nguồn lực, mọi tiềm năng để phát triển mạnh nông nghiệp và kinh tế nôngthôn, bảo đảm thu hút đại bộ phận lao động dư thừa thông qua sự phát triển đadạng của kinh tế nông thôn và công cuộc công nghiệp hóa đất nước, tăng năngsuất lao động xã hội, tạo ra số lượng sản phẩm lớn, chất lượng cao, giá thành
hạ, giải quyết vững chắc nhu cầu lương thực và thực phẩm cho nhân dân, đápứng yêu cầu nguyên liệu cho công nghiệp, tăng kim ngạch xuất khẩu và tăngtích lũy cho sự nghiệp công nghiệp hóa, giữ gìn và khai thác hợp lý tài nguyên,bảo vệ và cải thiện môi trường sinh thái”, nhằm xây dựng nông thôn mới, xâydựng hệ thống chính trị vững mạnh, phát huy dân chủ, bảo đảm công bằng xãhội, tăng cường ổn định chính trị, giữ vững trật tự xã hội, củng cố vững chắcquốc phòng, an ninh
2 Cơ cấu tổ chức:
- UBND xã có 07 bộ phận chuyên môn, có 20 cán bộ công chức, chuyêntrách, trong đó, cán bộ có trình độ đại học: 03 đồng chí, cao đẳng 0 đồng chí;trung cấp 06 đồng chí; HĐND phường có 29 đại biểu
- Các tổ chức đảng, đoàn thể: Đảng bộ phường có 186 đảng viên sinhhoạt ở 22 chi bộ 05 đoàn thể chính trị: Ủy ban mặt trận tổ quốc, Hội liên hiệpphụ nữ, Hội nông dân, Hội cưu chiến binh, Đoàn thành niên và các đoàn thể XãHội
3 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan:
3.1 Vị trí, chức năng:
Căn cứ vào Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam năm
1992 qui định về tổ chức và hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
Trang 9dân thì “hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đạidiện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địaphương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhànước cấp trên”, còn “ủy ban nhân dân do hội đồng nhân dân bầu là cơ quanchấp hành của hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nướccấp trên, nghị quyết của hội đồng nhân dân cùng cấp” và hoạt động theo nguyêntắc tập trung dân chủ Với phương châm đó, sau hơn 25 năm (1975-2000) xâydựng và phát triển, thông qua sáu kỳ bầu cử để kiện toàn bộ máy quản lý nhànước ở địa phương, đại biểu hội đồng nhân dân các cấp tỉnh Bình Định đã nêucao phẩm chất, đạo đức cách mạng của người công dân, gương mẫu tuân theohiến pháp và pháp luật của nhà nước, hết lòng vì lợi ích của dân tộc, của nhândân, liên hệ gắn bó với nhân dân, làm tròn chức năng kiểm tra, giám sát và độngviên nhân dân thực hiện thắng lợi kế hoạch kinh tế-xã hội hàng năm của địaphương, đấu tranh loại trừ những hành vi không hợp pháp ra khỏi đời sốngpháp chế nhà nước Nên Ủy ban nhân dân xã là cơ quan quản lý nhà nước thựchiện chức năng nhiệm vụ theo quy định của cấp xã, phường Hàng năm Đảng
ủy, UBND xã lãnh đạo tổ chức thực hiện và chỉ tiêu nhiệm vụ do UBNDHuyện, UBND Tỉnh giao về phát triển kinh tế, xã hội, bảo đảm an ninh quốcphòng trên địa bàn; thực hiện công tác xây dựng Đảng, xây dựng hệ thốngchính trị và quản lý Nhà nước ở địa phương
Làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò lãnh đạo tậpthể, đề cao tránh nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của từng đồngchí cán bộ Mỗi việc chỉ được giao cho một người phụ trách và chịu tráchnhiệm chính Mỗi thành viên ủy ban nhân dân phường chịu trách nhiệm cá nhân
về lĩnh vực được phân công
Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật,đúng thẩm quyền phạm vi trách nhiệm, bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời,hiệu quả; Theo đúng trình tự, thời hạn quy định của quy trình, kế hoạch côngtác đã đề ra
Cán bộ, công chức xã nắm bắt cơ sở, lắng nghe ý kiến đóng góp của nhândân, có ý thức học tập nâng cao trình độ, từng bước thi đua hoạt động của ủyban nhân dân xã ngày càng đi vào nền nếp vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ
sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân
3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
3.2.1 Trong lĩnh vực xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó:
+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán
Trang 10điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toánngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn vàbáo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát vàbảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật
3.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi
và tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôitrong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đốivới cây trồng và vật nuôi;
+ Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu
bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai,bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều,bảo vệ rừng tại địa phương;
+ Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theoquy định của pháp luật;
+ Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ đểphát triển các ngành, nghề mới
3.2.3 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xãtheo phân cấp;
+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểmdân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
Trang 11+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định củapháp luật;
+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đườnggiao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật
3.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phốihợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thựchiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độtuổi;
+ Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trênquản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịchbệnh;
+ Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thểthao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch
sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chínhsách ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa
ở địa phương
3.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xâydựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
+ Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng,huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
+ Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện
Trang 12biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi viphạm pháp luật khác ở địa phương;
+ Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương
3.2.6 Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo:
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ bannhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiệnchính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo củanhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật
3.2.7 Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của côngdân theo thẩm quyền;
+ Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử
lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật
Trang 134 Sơ đồ cơ quan:
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND XÃ PHƯỚC THUẬN
CHƯƠNG II : TÌNH HÌNH TỔ CHỨC – THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.
A NỘI DUNG THỰC TẬP.
I Quá trình khảo sát tình hình và thực tập công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan:
1 Vị trí, chức năng:
Văn phòng – thống kê Ủy ban nhân dân xã Phước Thuận (sau đây gọi tắt
là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân
xã và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã; có chức năng tham mưu - tổng hợp giúpcho Ủy ban nhân dân xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã chỉ đạo, điều hành cáchoạt động của xã; giúp Ủy ban nhân dân xã điều hòa, phối hợp các hoạt độngchung của các Phòng, ban, ngành, Ủy ban nhân dân xã ; đảm bảo các điều kiệnvật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của Ủy ban nhân dân xã
Chủ tịch
Phó chủ tịch
P Văn phòng – thống kê
P Địa chất – xây dựng
P Văn hóa –
xã hội
P Tài chính –
kế toán
P Tư
pháp-hộ tịch
Trang 14Văn phòng có tư cách pháp nhân, được cấp kinh phí hoạt động và mở tàikhoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định.
2.1.2 Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ công táclãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân
xã theo quy của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, độtxuất được giao theo quy định của pháp luật;
2.1.3 Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã PhướcThuận giữ mối quan hệ phối hợp công tác với với Huyện ủy, Thường trựcHuyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân xã, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc ViệtNam xã Phước Thuận, các đoàn thể phường, các cơ quan, tổ chức;
2.1.4 Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công củaChủ tịch Ủy ban nhân dân xã Phước Thuận; theo dõi, đôn đốc các Phòng - Ban,
Ủy ban nhân dân Xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
2.1.5 Chịu trách nhiệm rà soát trình tự thủ tục, thể thức đề án, văn bảntrước khi trình Ủy ban nhân dân Xã và Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã xem xét,quyết định;
2.1.6 Theo dõi, đôn đốc các Phòng – Ban, Ủy ban nhân dân Xã –Phường, giúp Ủy ban nhân dân Xã kiểm tra việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của
Ủy ban nhân dân, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã;
Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan lập, điều chỉnh Chương trìnhxây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân trình Xã Ủy bannhân dân Xã xem xét, quyết định;
2.1.7 Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy bannhân dân Xã ; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên
có liên quan;
Trang 152.1.8 Phối hợp với Văn phòng Tiếp công dân Xã Phước Thuận giúp Chủtịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã tổ chức tiếp công dân, tiếp nhận
và giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định;
2.1.9 Tổ chức phục vụ các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách của
Ủy ban nhân dân Xã Phước Thuận, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhândân Xã;
2.1.10 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện Tuy Phước giao;
2.2 Công tác nội vụ của Văn phòng; công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hiện hành, Công báo và tin học của UBND Xã :
2.2.1 Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân
Xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã ; quản lý, tổ chức thực hiện công tác vănthư, lưu trữ hiện hành của hướng dẫn,Văn phòng Ủy ban nhân dân Xã vềnghiệp vụ hành chính, văn thư, tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước theoquy định của pháp luật;
2.2.2 Trình Ủy ban nhân dân Xã quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng;
2.2.3 Trình Ủy ban nhân dân Xã chương trình, biện pháp tổ chức thựchiện công tác cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng;
2.2.4 Quản lý tổ chức cán bộ, công chức, viên chức, người lao động; xâydựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức củaVăn phòng;
2.2.6 Giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện công tác phòng, chống thamnhũng; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong phạm vi quản lý của Vănphòng theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dânXã;
2.2.7 Lập dự trù kinh phí hoạt động hàng năm của Ủy ban nhân dân Xã;thực hiện việc quản lý, chi tiêu, thanh quyết toán tài khóa của Ủy ban nhân dân
Xã theo chế độ tài chính Nhà nước;
2.2.8 Quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giaotheo quy định của pháp luật;
3 Cơ cấu tổ chức:
3.1 Văn phòng gồm có 02 Văn phòng – thống kê và một số bộ phận khác, số lượng Văn phòng – thống kê do Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã Phước Thuận quyết định Văn phòng - thống kê của Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban
Trang 16nhân Xã bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật;
3.2 Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, Văn phòng – thống kêvừa là người chỉ đạo vùa là người điều hành các hoạy động của Văn phòng; sắp xếp, tổ chức bộ máy Văn phòng theo quy định; chiệu trách nhiệm trước ủy ban nhân dân Xã và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng;
3.3 Văn phòng – thống kê có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và sử dụngcon dấu đúng theo quy định; phối hợp, đôn đốc các phòng – Ban trong Ủy ban nhân xã chuẩn bị các đề án trình Ủy ban nhân dân Huyện; thông báo truyền đạt
ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện để các
Phòng – Ban, Ủy ban nhân dân Xã thực hiện;
3.4 Các bộ phận trong Văn phòng: Bộ phận kế toán, bộ phận văn thư làcác bộ phận giúp việc cho Văn phòng – thống kê, được Văn phòng – thống kê phân công theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Văn phòng, trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách
II Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng:
1 Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan:
Văn phòng của cơ quan được bố trí theo kiểu hiện đại đã hạn chế việclãng phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng vàgiảm được chi phí về quản lý điều hành Đồng thời nó cũng giúp cho nhà lãnhđạo thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện chomỗi cán bộ, viên chức văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoànthành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất
Văn phòng được phân theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng bannhưng.Các hoạt động tập trung vào một đầu mối duy nhất đặt dưới sự điều hànhcủa nhà quản trị hành chính
* Ưu điểm của hình thức này là dễ điều hành công việc, huy động nhân
sự, dễ kiểm tra, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc
* Nhược điểm của hình thức này là nó khó chuyên môn hóa, công việcthiếu chính xác, có thể dẫn đến trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâmđúng mức từng loại công việc
