BÁO CÁO THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ NGUYỄN QUỲNH

LỜI CÁM ƠN Tôi xin gửi lời cám ơn trân thành đến tất cả mọi người đã giúp tôi hoàn thành tốt bản báo cáo cũng như việc thực tập nhận thức tại công ty TNHH công nghệ Nguyễn Quỳnh.Và lời

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Trân trọng Ngày….tháng….năm 2008

TRÍCH YẾU

Qua đề án thực tập nhân thức tôi muốn tìm hiểu và học hỏi mô hình tổ chức

của một công ty Ngoài việc trực tiếp làm việc tại công ty, tôi còn tham khảo thêm

sách báo, học hỏi trên internet và tham khảo thêm ý kiến, kinh nghiệm của một số cá

nhân Nhờ đó mà tôi đã tích lũy được cho mình thêm những kiến thức mới, phục vụ

tốt cho việc học tập và công việc của tôi sau này

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP 1

TRÍCH YẾU 2

MỤC LỤC 3

LỜI CẢM ƠN 4

DẪN NHẬP 5

PHẦN I: GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP 6

PHẦN II: CÔNG VIỆC THỰC TẬP 16

1.Mục tiêu trong đợt thực tập 16

2.Công việc thực tập 17

3.Nhận xét đánh giá bản thân 19

PHẦN 3: CHUYÊN ĐỀ - KẾ TOÁN SẢN XUẤT 21

KẾT LUẬN 30

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 31

PHỤ LỤC 32

1 Hình ảnh một số phòng ban .33

LỜI CÁM ƠN

Tôi xin gửi lời cám ơn trân thành đến tất cả mọi người đã giúp tôi hoàn thành

tốt bản báo cáo cũng như việc thực tập nhận thức tại công ty TNHH công nghệ

Nguyễn Quỳnh.Và lời cám ơn đầu tiên, tôi xin gửi đến trường đai học Hoa Sen đã tạo

điều kiện giúp tôi hiểu được sớm hơn mô hình tổ chức của một công ty, để sau này

vào đợt thực tập tốt nghiệp tôi không còn bỡ ngỡ và sẽ giúp ích nhiều cho công việc

của tôi sau này Tiếp theo, tôi xin gửi lời cám ơn trân thành đến công ty TNHH

Nguyễn Quỳnh đã đồng ý tiếp nhận tôi đến thực tập tại qúy công ty Về mặt cá nhân,

đầu tiên tôi xin gửi lời cám ơn đến thầy Dương Kim Thạnh, thầy phụ trách hướng dẫn

thực tập nhận thức của tôi, chị Nguyễn Thị Hợi trưởng phòng kế toán thuộc công ty

TNHH Nguyễn Quỳnh đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong đợt thực tập tại

công ty

DẪN NHẬP

Trường đại học Hoa Sen từ lâu đã có uy tín trong việc đào tạo sinh viên nắm

vững lí thuyết và vận dụng lí thuyết vào thực tế một cách nhuần nhuyễn Vì vậy

trường đã tạo điều kiện cho sinh viên được vào thực tập nhận thức tại công ty để tiếp

cận với môi trường làm việc nhằm giúp cho sinh viên quen dần với sơ dồ tổ chức của

một doanh nghiệp, mối quan hệ giữa các cá nhân cũng như các bộ phận trong công ty

Khi đi vào đợt thực tập nhận thức, tôi đã đề ra cho mình 3 mục tiêu:

z Mục tiêu 1: Mục tiêu thứ nhất mà tôi đặt ra trong đợt thực tập này là học hỏi

mô hình tổ chức của một công ty

z Mục tiêu 2: Tạo được niềm tin và mối quan hệ tốt với các nhân viên trong

công ty, rèn luyện kỹ năng giao tiếp

z Mục tiêu 3: Áp dụng được kiến thức được học vào trong công việc thực tế

Chuyên ngành mà tôi học là Quản trị kinh doanh, nhưng vì một số lí do mà

công việc của tôi tại công ty là kế toán Ban đầu còn nhiều bỡ ngỡ, nhưng tôi đã cố

gắng để hoàn thành thật tốt những công việc được giao Bằng cách áp dụng phần

Nguyên lý kế toán mà tôi đã được học ở trường vào học kì vừa rồi

Qua đợt thưc tập nhận thức này, tôi đã hoàn thành được phần nào các mục tiêu đã đề

ra tuy chưa hoàn thiện lắm nhưng cũng giúp tôi nhận thức được công việc của một

nhân viên kế toán và có được những kinh nghiệm trong giao tiếp, ứng xử và tác phong

làm việc trong tập thể

PHẦN I: GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP

Tên cơ quan: CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ NGUYỄN QUỲNH

Quyết định thành lập số: 4102035971

Trụ sở: 28/6A Tôn Thất Tùng, Quận 1, Tp HCM

Điện thoại: (848) 925 2878 Fax: (848) 925 2879

Công ty TNHH NGUYỄN QUỲNH được thành lập ngày 23 tháng 10

năm 2000 Lúc đầu mới thành lập có tên là: Công ty TNHH Công nghệ tin học

Hoàn Vũ, hoạt động trong lĩnh vực mua bán các thiết bị công nghệ tin học

Đến năm 2003, Công ty TNHH Công nghệ Hoàn Vũ bỏ hẳn loại hình bán lẻ và

bắt đầu chính thức nhập khẩu và phân phối ổ cứng Seagate

Năm 2005, Công ty TNHH Công nghệ tin học Hoàn Vũ được công nhận là

một trong mười công ty phân phối sản phẩm Seagate mạnh nhất Việt Nam

Do có một vài thay đổi trong thành phần Ban lãnh đạo, kể từ ngày 04/01/2006,

công ty TNHH Công nghệ tin học Hoàn Vũ chính thức chuyển thành Công ty

TNHH Công nghệ NGUYỄN QUỲNH, gọi tắt là NQT (tên tiếng anh là

NGUYEN QUYNH Technology Company Limited)

Từ đây, NQT bắt đầu mở rộng phân phối các sản phẩm của những thương hiệu

nổi tiếng như Sony, Hitachi, Seagate…

Hiện nay, NQT đang tiến hành xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn

quốc tế ISO 9001:2000 để hoàn thiện bộ máy quả lý của công ty Hệ thống quản

lý chất lượng sẽ được áp dụng cho tất cả các hoạt động tại NQT như phân phối,

hành chính – nhân sự , xuất nhập khẩu…

2 Lĩnh vực kinh doanh của NQT

™ Kinh doanh các sản phẩm công nghệ như ổ cứng Seagate, ổ cứng

Hitachi, ổ quang Sony, USB Rundisk…

™ Sửa chữa, bảo hành máy vi tính

Phương thức kinh doanh:

¾ Công ty TNHH Công nghệ NGUYỄN QUỲNH chủ yếu nhập khẩu các sản phẩm công nghệ tin học rồi phân phối lại những sản phẩn này trong nước

¾ Hiện công ty nhập khẩu qua cảng và thanh toán theo phương thức thanh toán trả sau

¾ Thị trường kinh doanh trong và ngoài nước:

ƒ Các khách hàng trong nước: Công ty Hoàn Long, công

ty NOVA, công ty Nguyễn Hoàng…Ngoài ra, NQT còn

có mạng lưới khách hàng trải rộng khắp cả nước

ƒ Các đối tác nước ngoài: EATECH, CYBERSTAR…

Mục tiêu kinh doanh của NQT

¾ Tiếp tục tạo dựng môi trường để các cán bộ nhân viên phát triển toàn diện sở trường của mình, thu hút tài năng trẻ làm lòng cốt cho sự phát triển của công ty trong tương lai

B TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH NGUYỄN QUỲNH

™ Đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu chất lượng

™ Chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến chất lượng

™ Chỉ đạo toàn bộ các hoạt động của công ty

™ Chỉ đạo việc truyền đạt trong toàn bộ công ty về tầm quan trọng của việc đáp

ứng khách hàng cũng như các yêu cầu của pháp luật và các chế định

™ Điều hành cuộc họp xem xét của lãnh đạo

™ Đảm bảo sẵn có các nguồn lực

™ Phân công trách nhệm và quyền hạn cho các trưởng bộ phận

Trách nhiệm và quyền hạn các vị trí còn lại:

Chức danh: Trưởng phòng Hành chính – Kế toán Chị Nguyễn Thị

♦ Tham mưu cho ban Giám Đốc và các đơn vị trong công ty các vấn đề liên quan đến tài chính, kế toán, thuế…

♦ Tham gia giải quyết các vấn đề lien quan đến tài chính…

3 Chịu trách nhiệm trước : Giám Đốc

4 Người cần báo cáo: Giám Đốc

5 Ủy quyền khi vắng mặt: Phó phòng Hành chính – Kế toán

6 Các trách nhiệm chính:

♦ Quản lý công tác hành chính tại công ty

♦ Xây dựng hệ thống tài liệu của phòng Hành chính – Kế toán theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 phù hợp với chính sách chất lượng của Công ty và chức năng, nhiệm vụ của phòng

♦ Điều hành mọi hoạt động của phòng Hành chính - Kế tóan có hiệu quả theo các văn bản đã ban hành từ khâu lập kế hoạch đến khâu hành động

♦ Lập giáo trình đào tạo và huấn luyện về kiến thức hành chính nhân sự, kế toán theo kế hoạch của phòng hành chính

™ Quyền hạn

1 Toàn quyền điều hành nguồn lực trong phòng Hành chính – Kế toán

2 Yêu cầu cung cấp nguồn lực thích hợp để phòng ban làm việc tốt

3 Yêu cầu ngừng đối với mọi hoạt động liên quan đến sự không phù hợp

♦ Duy trì phát triển nguồn nhân lực cho công ty

♦ Tổ chức đào tạo, huấn luyên nhân viên

♦ Tham mưu tài chính và báo cáo cho Giám Đốc

♦ Thiết lập, áp dụng và kiểm tra hệ thống thủ tục tài chính kế

toán

♦ Hoạch định ngân quỹ

™ Nhiệm vụ

♦ Soạn thảo văn bản hành chính

♦ Lưu trữ các giấy tờ, tài liệu văn thư của Công ty

♦ Xây dựng các chính sách lương thưởng cho nhân viên

♦ Kiểm tra, kiểm toán số liệu trên sổ sách để đảm bảo mọi quy

định tài chính của Công ty được thực hiện đúng và kịp thời

♦ Tổ chức thiết lập áp dụng, kiểm tra và hoàn thiện hệ thống kế

toán của công ty

♦ Theo dõi và hỗ trợ cho các bộ phận trong việc lập và thực hiện

ngân sách hoạt động

♦ Dự báo thu chi, thiết lập ngân quỹ dài hạn và ngắn hạn, khai

thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn

♦ Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch tài chính theo mục tiêu đầu tư của công ty Tổ chức theo dõi, đo lường, phân tích hiệu quả

đầu tư

♦ Lập báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị định

kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm cho ban Giám Đốc

♦ Kiểm tra báo cáo thuế, thiết lập và cung cấp các báo cáo định

kỳ cũng như những nhận xét vế tình hình thực hiện kế hoạch tài

chính

♦ Lên kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo, kiểm soát các hoạt động của

phòng hành chính – kế toán

♦ Đảm bảo tuân thủ và thực hiện các chưc năng nhiệm vụ, quyền

hạn theo luật hiện hành

♦ Đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho toàn nhân viên

công ty

Khối Xuất nhập khẩu

♦ Theo dõi kế hoạch XNK hàng ngày

♦ Quan hệ, thương thuyết với khách hàng cũng như với các cơ

quan chức năng

♦ Hoàn tất các công đoạn xử lý hàng hóa xuất nhập khẩu theo

đúng quy trình và quy định XNK

Chức danh: Trưởng phòng kinh doanh Anh Nguyễn Lê Định

♦ Tham gia giải quyết các vấn đề lien quan đến kinh doanh

3 Chịu trách nhiệm trước: Giám Đốc

4 Người cần báo cáo: Giám Đốc

5 Ủy quyền khi vắn mặt: Phó phòng kinh doanh

6 Các trách nhiệm chính:

♦ Xây dựng hệ thống tài liệu của phòng kinh doanh theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 phù hợp với chính sách chất lượng của công ty, và chức năng, nhiệm vụ của phòng

♦ Điều hành mọi hoạt động của phòng kinh doanh có hiệu quả theo các văn bản đã ban hành từ khâu lập kế hoạch đến khâu hành động

♦ Lập giáo trình đào tạo và huấn luyện về kiến thức kinh doanh cho nhân viên theo kế hoạch của phòng kinh doanh

™ Quyền hạn

1 Toàn quyền điều hành nguồn lực trong phòng kinh doanh

2 Yêu cầu cung cấp nguồn lực thích hợp để phòng ban làm việc tốt

3 Yêu cầu ngừng đối với mọi hoạt động liên quan đến sự không phù hợp

trong phạm vi phòng kinh doanh, đề xuất biện pháp khắc phục, phòng

ngừa

4 Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, hạ lương, đề bạt nhân viên

trong phòng kinh doanh

5 Đề xuất mọi hoạt độn liên quan đến chiến lược phát triển thị trường

Chức năng và nhiêm vụ

™ Chức năng

♦ Kinh doanh, tiêu thụ các sản phẩm của công ty phân phối, theo chiến lược kinh doanh của công ty.

♦ Phát triển thị trường, nâng cao sức cạnh tranh và uy tín của công ty

♦ Hỗ trợ các phòng ban trong công ty về các vấn đề liên quan đến kinh doanh

™ Nhiệm vụ

♦ Xây dựng các chương trình quảng cáo, khuyến mãi, tài trợ

♦ Nghiên cứu các phương án mở rộng thị trường

♦ Tổ chức phân phối theo dõi và điều tiết lượng hàng tiêu thụ cho từng khu vực trong cả nước

♦ Lập kế hoạch phân phối, dự trữ, điều hòa lượng hàng hóa trong những lúc nhu cầu thị trường cao

♦ Quản lý đối tượng phân phối, số lượng phân phối

♦ Thực hiện thủ tục mua bán, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hang

♦ Đề xuất với ban Gíam Đốc về các đối tượng trả chậm và phương thức trả chậm, bảo đảm an toàn tiền hang

♦ Phối hợp với bộ phận kế toán theo dõi tiền hàng của khách trả chậm

♦ Tiệp nhận và chọn lọc những thông tin liên quan đến kinh doanh của công ty và báo cáo tình hình cho ban Giám Đốc

♦ Phải nắm vững kiến thức về sản phẩm

♦ Báo cáo công việc hàng tuần trực tiếp cho ban Giám Đốc

♦ Đảm bảo đạt doanh số và các mục tiêu do công ty đề ra

Chức danh trưởng phòng Kỹ thuật Anh Nguyễn Ngọc Châu

♦ Tham mưu cho ban Giám Đốc và các đơn vị trong công ty các vấn đề liên quan đến kỹ thuật

♦ Tham gia giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý kỹ thuật

3 Chịu trách nhiệm trước: Giám Đốc

4 Người cần báo cáo: Giám Đốc

5 Ủy quyền khi vắn mặt: Phó phòng kỹ thuật

6 Các trách nhiệm chính:

♦ Xây dựng hệ thống tài liệu của phòng kỹ thuật theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 phù hợp với chính sách chất lượng của công ty,

và chức năng, nhiệm vụ của phòng

♦ Điều hành mọi hoạt động của phòng kỹ thuật có hiệu quả theo các văn bản đã ban hành từ khâu lập kế hoạch đến khâu hành động, điều chỉnh

♦ Lập giáo trình đào tạo và huấn luyện về kỹ thuật theo kế hoạch của phòng tổ chức

♦ Tham mưu cho các đơn vị trong công ty về việc quản lý thiết

bị, lập lịch bảo trì thiết bị

™ Quyền hạn

1 Toàn quyền điều hành nguồn lực trong phòng kỹ thuật

2 Yêu cầu cung cấp nguồn lực thích hợp để đơn vị hoạt động tốt

3 Yêu cầu ngừng đối với mọi hoạt động liên quan đến sự không phù hợp

trong phạm vi phòng kỹ thuật, đề xuất biện pháp khắc phục, phòng ngừa

4 Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, hạ lương, đề bạt nhân viên

trong phòng kỹ thuật

5 Đề xuất các vấn đề có liên quan đến chiến lược phát triển của khối kỹ

thuật của công ty

Chức năng và nhiệm vụ

™ Chức năng

♦ Quản lý kỹ thuật về linh kiện máy tính

♦ Chăm sóc và bán dịch vụ chăm sóc sản phẩm sau bán hàng

™ Nhiệm vụ

♦ Quản lý lỗi linh kiện nhập khẩu

♦ Lập và theo dõi kế hoạch bảo hành, sửa chữa tại công ty

Chức danh trưởng phòng kho Anh Nguyễn Ngọc Châu

™ Trách nhiệm

1 Ngày tháng hiệu lực………

2 Chức năng:

♦ Điều hành phòng kho theo chức năng, nhiệm vụ của phòng

♦ Tham mưu cho ban Giám Đốc và các đơn vị trong công ty các vấn đề liên quan đến vận chuyển, lưu trữ, bảo quản vật tư

3 Chịu trách nhiệm trước: Giám Đốc

4 Người cần báo cáo: Giám Đốc

5 Ủy quyền khi vắn mặt: Phó phòng kho

6 Các trách nhiệm chính:

♦ Xây dựng hệ thống tài liệu của phòng kho theo tiêu chuẩn ISO

9001 – 2000 phù hợp với chính sách chất lượng của công ty, và chức năng, nhiệm vụ của phòng

♦ Điều hành mọi hoạt động của phòng kho có hiệu quả theo các văn bản đã ban hành từ khâu lập kế hoạch đến khâu hành động, điều chỉnh

♦ Lập giáo trình đào tạo và huấn luyện về cách thức giao nhận, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản theo kế hoạch của phòng tổ chức

♦ Quản lý phương tiện vận tải và quản lý thời gain giao hang

♦ Xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện công việc

™ Quyền hạn

1 Toàn quyền điều hành nguồn lực trong phòng kho

2 Yêu cầu cung cấp nguồn lực thích hợp để đơn vị hoạt động tốt

3 Yêu cầu ngừng đối với mọi hoạt động lien quan đến sự không phù hợp

trong phạm vi phòng kho, đề xuất biện pháp khắc phục, phòng ngừa

4 Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, hạ lương, đề bạt nhân viên

trong phòng kho

5 Đề xuất các vấn đề có liên quan đến chiến lược phát triển của phòng

kho và của công ty

Chức năng và nhiệm vụ

™ Chức năng

♦ Quản lý nhóm giao nhận hàng hóa ( Mở kiện, kiểm tra, cung cấp linh kiện)

♦ Lập bảng kê chi tiết lượng hàng nhập và xuất trong ngày

♦ Điều hành và kiểm soát kết quả giao hàng

™ Nhiệm vụ

♦ Theo dõi hàng tồn kho, theo dõi nhập – xuất – tồn hàng hóa vật tư

♦ Phối hợp với các nhân viên kho để kiểm tra tính chính xác của

số liệu nhập – xuất – tồn hàng ngày

♦ Lập báo cáo hang tồn kho hàng tháng

2 Đại diện lãnh đạo

Đại diện lãnh đạo ngoài các nhiệm vụ khác, có trách nhiệm sau đây:

™ Đảm bảo các quá trình cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng được thiết

lập, thực hiện và duy trì

™ Báo cáo cho lãnh đạo cao nhất về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất

lượng và mọi nhu cầu cải tiến

™ Đảm bảo thúc đẩy cán bộ, công nhân viên NQT nhận thức được các yêu cầu

của khách hàng

™ Liên hệ với bên ngoài về vấn đề liên quan đến hệ thống chất lượng của NQT.

3 Thông tin nội bộ

Cách thức trao đổi thông tin trong NQT được quy định trong tài liệu của hệ

thống Theo đó, trách nhiệm cung cấp, xử lý thông tin được quy định theo chức năng,

nhiệm vụ

NQT cũng thiết lập các hình thức truyền đạt thông tin khác có thể thông qua:

™ Các cuộc họp, các lớp huấn luyện, đào tạo

™ Các thông báo, báo cáo bằng văn bản hay bằng lịch trực tiếp

Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm đảm bảo các thông tin trong nội bộ được thông

suốt, và các thông tin về hoạt động của hệ thống được chuyển đến lãnh đạo