Báo cáo Khảo sát tổ chức bộ máy và công tác văn thư của cơ quan

Vì vậy công tác văn thư rất quan trọng, công tác văn thư đảm bảo cung cấp một cách kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan

LỜI NÓI ĐẦU

Bất kỳ một cơ quan nào dù là cơ quan Đảng hay cơ quan Nhà nước, nếu muốn thực hiện công tác quản lý, thể hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình đều phải thông qua hệ thống văn bản Nếu việc quản lý văn bản của cơ quan được thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, gây mất mát thông tin, thhiếu thông tin Việc tổ chức quản lý văn bản là rất cần thiết trong công tác quản lý Vì vậy công tác văn thư rất quan trọng, công tác văn thư đảm bảo cung cấp một cách kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quanđơn vị nói chung, giúp co việc giải quyê1t mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác và có năng suất, chất lượng, đúng đường lối và chế độ

Trước đây ở một số cơ quan do chưa hiểu hết tầm quan trọng của công tác văn thư hoặc do điều kiện chưa tuyển dụng được, công tác văn thư do một người chưa qua đào tạo nghiệp vụ văn thư đảm nhiệm hoặc do một người làm công tác khác kiêm nhiệm thêm Vì chưa được học tập về nghiệp vụ văn thư nên việc tổ chức quản lý văn bản chưa đúng quy định còn nhiều thiếu so11t dẫn đến thể hiện sai đường lối chính sách của Đảng và nhà nước, ý kiến chỉ đạo của cấp trên, phản ánh tình hình của cơ quan cấp dưới …Aûnh hưởngtrực tiếp đến con người trong cơ quan Nhà nước và trong xã hội Công tác văn thư đòi hỏi người làm công tác văn thư phải có kiến thức về nghiệp vụ văn thư và phải vận dụng sáng tạo những kiến thức đó vào thực tế sao cho công tác văn thư được thực hiện tốt nhất

Chính vì vậy, hàng năm ngoài các lớp chính quy tại trường, trường Trung học Văn thư- Lưu trữ TW II còn mở thêm các lớp tại chức ở các tỉnh, các huyện để tạo điều kiện cho những người chưa được học nghiệp vụ văn thư đang làm công tác văn thư mà lại không có điều kiện đến tại trường học được vừa học vừa làm

Mặc dù vừa học vừa làm nhưng việc vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế công việc còn rất hạn chế Vì vậy cuối mỗi khoá học mỗi học viên sẽ tự thực tập tại cơ quan mình đang công tác, vận dụng những lý thuyết đã học vào thực tế để nâng cao chất lượng công việc, giúp cho việc tổ chức quản lý văn bản của cơ quan được chặt chẽ

Với những kiến thức đã học tôi áp dụng vào cơ quan mình là đơn vị hành chính sự nghiệp với tất cả các khâu như : tổ chức quản lý văn bản đến, tổ chức quản lý văn bản đi, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Đợt thực tập giúp tôi có thể làm việc tốt hơn, hoàn thành nhiệm vụ được giao Được như vậy là nhờ sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô và sự giúp đỡ của Ban giám hiệu, giáo viên trong trường đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ tôi trong đợt thực tập này Thời gian thực tập vừa qua còn giúp tôi nhận thức được tầm quan trọng của việc vận dụng lý thuyết vào thực tế để thực hiện công tác văn thư tốt hơn Song do trường là đơn vị nhỏ (Trường tiểu học ) và thời gian cũng có hạn nên còn nhiều thiếu sót

Cẩm Mỹ, ngày 10 tháng 9 năm 2004

HỌC VIÊN

Phạm Thị Mai Duyên

BẢN TỰ NHẬN XÉT

Sau khoá học tại trung tâm Giáo dục thường xuyên huyện Xuân Lộc tôi

được về thực tập tại cơ quan đang công tác - trường Tiểu học Hoà Bình Trong hai tháng thực tập tôi được sự giúp đỡ của Ban giám hiệu và giáo viên trong trường đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành đợt thực tập này Tuy đã vận dụng được một số kiến thức đã học vào công tác văn thư nhưng do thời gian có hạn nên chưa vận dụng được nhiều kiến thức vào công việc

Bản thân tôi rất mong được sự quan tâm chỉ dẫn của Ban giám hiệu và giáo viên trong trường Tiểu học Hoà Bình và thầy cô của trường để tôi có thể vận dụng tất cả kiến thức đã học vào công tác văn thư, hoàn thành tốt công việc được giao

XÁC NHẬN CỦA BGH TRƯỜNG TH HOÀ BÌNH

HỌC VIÊN

Phạm Thị Mai Duyên

KHẢO SÁT TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA

CƠ QUAN

1 Khảo sát tổ chức bộ máy của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan : Tên trường : Trường Tiểu học Hoà Bình

Địa chỉ : Xã Sônjg Ray, huyện Cẩm Mỹ, tỉnh Đồng Nai

QÚA TRÌNH THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TRƯỜNG

Do yêu cầu phát triển dân số theo cơ học tại địa phương ngày càng đông, vì thế nhu cầu học tập của học sinh càng thêm lớn mạnh Đồng thời cũng theo phân cấp các cấp học : Tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo

Trường Tiểu học Hoà Bình được tách ra hoạt động độc lập từ trừơng Phổ thông cơ sở Sông Ray theo Quyê11t định số 37/ QĐTC của giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai ký ngày 17 tháng 12 năm 1993

Trường tiểu học Hoà Bình là một trong những trường nằm trong hệ thống giáo dục bậc tiểu học trong cả nước Trường đóng trên địa bàn Aáp 10, xã Sông Ray, huyện Cẩm Mỹ, tỉnh Đồng Nai Thuộc loại hình hành chính sự nghiệp, trường đã có bề dày hoạt động 11 năm

TỔ CHỨC BỘ MÁY HIỆN NAY

Thực hiện theo quyết định số 37/ QĐTC của giám đốc sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai quy định tổ chức bộ máy của nhà trường gồm có :

- 01 hiệu trưởng

- 01 phó hiệu trưởng

Các tổ khối chuyên môn :

- Tổ khối 1

- Tổ khối 2

- Tổ khối 3

- Tổ khối 4

- Tổ khối 5

*Tổ văn phòng

Trường có nhiệm vụ giáo dục và đào tạo học sinh cấp tiểu học từ lớp 1 đến lớp 5 Quyền hạn của trường là tổ chức quản lý, giảng dạy, học tập của giáo viên và học sinh theo quy đinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo

-1 Khảo sát tình hình công tác văn thư của cơ quan :

1.1 Đặc điểm tình hình công tác văn thư :

a/ Thuận lợi

b/ Khó khăn :

- Trường chỉ có một văn phòng là nơi làm việc của tất cả các bộ phận

- Văn thư chỉ có 2 tủ hồsơ dùng chung với chuyên trách phổ cập

- Trường có một máy vi tính dùng chung cho cả trường

- Chưa có tổ chức bộ máy văn thư

Biên chế văn thư : chưa có, chỉ là hợp đồng vụ việc, đang theo học lớp tại chức văn thư lưu trữ khoá 38 mở tại trung tâm GDTX huyện Xuân Lộc

2.2 Công tác chỉ đạo của cơ quan

BGH quan tâm, tạo điều kiện cho văn thư làm việc tốt như : mua sắm văn phòng phẩm và các vật dụng cần thiết cho công tác văn thư

-Chưa ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư mà chỉ chỉ đạo bằng mệnh lệnh lời nói

-Tạo điều kiện cho văn thư nâng cao nghiệp vụ : cử người khác làm giúp công việc có thể khi văn thư chưa về kịp mà lại cần gấp

Bản thân văn thư :

-Cố gắng học hỏi thêm nậng cao trình độ nghiệp vụ đểhoàn thành tốt hơn công tác văn thư Ngoài ra còn học hỏi các thầy cô trong trường để có thêm kiến thức về môi trường sư phạm

- Cố gắng hoàn thành tốt công việc trước khi đi học

3 Ban hành và sử dụng văn bản

1 Quyết định :

Quyết định là loại văn bản dùng để quy định hoặc định ra chế độ chính sách hay áp dụng chế độ, chính sách cho đối tượng nào đó

Trường chỉ ban hành quyết định cá biệt :

Trường Tiểu học Hoà Bình được quyền ra các quyết định dùng để : Khen thưởng cán bộ – giáo viên – nhân viên và học sinh đạt thành tích trong các đợt thi đua , trong kết quả học tập cuối kỳ , cuối năm; Quyết định trao học bổng, áo trắng do trường vận động được cho học sinh nghèo vượt khó học giỏi, quyết định thi lại xét lên lớp

Ví dụ :

QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG

TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ BÌNH Về việc khen thưởng học sinh đạt thành tích cao năm học 2002-2003

b Báo cáo :

Báo cáo là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình hoạt động của một cơ quan, một cá nhân hoặc để trình bày các kết quả đạt được trong hoạt động của một cơ quan, một cá nhân hoặc phản ánh một sự việc bất thường xảy

ra trong một khoảng thời gian nhất định Trường Tiểu học Hoà Bình thường ban hành các loại báo cáo như : Báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết, báo cáo nhanh (đột xuất), báo cáo về việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của cấp trên về một vấn đề nào đó

Ví dụ :

BÁO CÁO Về việc tổ chức Tết Trung thu năm 2003 cho học sinh

c Thông báo :

Thông báo là loại văn bản dùng để thông báo cho địa phương, phụ huynh học sinh và học sinh biết về các công việc như : Tuyển sinh lớp một cho năm học mới,phát giấy chứng nhận tạm thời, phát bằng tốt nghiệp cho học sinh đã tốt nghiệp lớp năm …

Ví dụ :

THÔNG BÁO CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ BÌNH

Về việc tuyển sinh lớp một năm học 2002-2004

d Tờ trình :

Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt hay xin kinh phí hoạt động, mua sắm sửa chữa …

Ví dụ :

TỜ TRÌNH CUẢ TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ BÌNH

Về việc xin kinh phí quét vôi ve phòng học

e Biên bản :

Là văn bản ghi chép lại sự việc, vụ việc đã và đang xảy ra trong phạm vi thời gian không gian xác định để làm chứng cứ pháp lý

Có hai loại biên bản : Biên bản hội họp và biên bản vụ việc

Ví dụ :

BIÊN BẢN HỌP XÉT KỶ LUẬT ÔNG NGUYỄN VĂN NAM Về việc bỏ trực đêm dẫn đến việc trường bị mất trộm

g Kế hoạch :

Kế hoạch dùng để xây dựng phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu công tác của các phòng ban trong thời gian nhất định Trường Tiểu học Hoà Bình có các kế hoạch như : kế hoạch hoạt động công đoàn, kế hoạch tháng, kế hoạch năm, kế hoạch hoạt động Đoàn TNCS, kế hoạch thư viện …

Ví dụ :

KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG ĐỘI TNTP NĂM HỌC 2003-2004

h Giấy đi đường, giấy giới thiệu :

Giấy đi đường, giấy giới thiệu dùng để sử dụng trong thời gian cán bộ – giáo viên – công nhân viên đi công tác và làm chứng từ để thanh toán công tác phí cho người đi công tác

Theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật thì trường Tiểu học Hoà Bình không được ban hành văn bản quy phạm pháp luật, mà chỉ được ban hành các loại văn bản khác

4 Quy trình soạn thảo, trình duyệt, đánh máy, trình ký và phát hành :

Trường Tiểu học Hoà Bình là đơn vị hành chính sự nghiệp, là một đơn vị nhỏ làm việc theo chế độ thủ trưởng , hiệu trưởng chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của trường Vì vậy tất cả các văn bản đi đến trước khi phân phối phải trình hiệu trưởng xem xét về nội dung, hình thức của văn bản

a Quy trình soạn thảo văn bản đi :

Việc soạn thảo văn bản do chính hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, các khối trưởng soạn thảo hoặc do văn thư sọan thảo

b Trình duyệt :

Tất cả các văn bản sau khi soạn thảo đều phải được trình lên hiệu trưởng duyệt

c Đánh máy văn bản đi :

Sau khi soạn thảo văn bản được chuyển cho văn thư đánh máy

d Ký và phát hành văn bản đi :

- Ký văn bản đi : Do hiệu trưởng ký hoặc phó hiệu trưởng ký thay

- Phát hành văn ban đi : Sau khi văn bản được ký sẽ chuyển về văn thư của trường để cho số, ngày tháng năm ban hành văn bản, đóng dấu sau đó phát hành văn bản theo yêu cầu của nơi nhận

Ý nghĩa :

5 Thể thức văn bản :

Những năm trước khi chưa được học về thể thức văn bản, TC 5700-2002 thì thể thức văn bản được trình bày theo mẫu chung của Phòng GD-ĐT Nhưng đến nay đã được trình bày theo TC 5700-2002

Thể thức văn bản của trường so với TC 5700-2005 có phần đúng và có phần chưa đúng, cụ thể như :

5.1 Quốc hiệu :

Quốc hiệu là thành phần biểu thị tên nước và chế độ chính trị của một quốc gia

CÔNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

- Đúng : Quốc hiệu chữ in hoa (VntimeH), đứng, đậm Tiêu chí chữ thường (Vntimes), đứng đậm

- Chưa đúng : Cỡ chữ 12, không có dòng kẻ ngang bằng với tiêu chí , các chữ “Lập, Do, Phúc “ đều ghi hoa chữ cái đầu

- Sửa lại cho đúng : Cỡ chữ 13, có dòng kẻ ngang bằng với mục tiêu, các chữ “Lập, Do, Phúc” không ghi hoa chữ cái đầu, đứng đậm, tên Quốc hiệu chữ in hoa, mục tiêu chữ thường

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

d Tác giả văn bản : Là tên cơ quan đơn vị làm ra văn bản

Phòng Giáo dục và Đào tạo Cẩm Mỹ TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ BÌNH

- Đúng : Có tên cơ quan chủ quản ở trên tác giả văn bản, tác giả văn bản chữ in hoa đứng đậm

- Chưa đúng : Cỡ chữ 12, tên cơ quan chủ quản bằng chữ thường, đậm ,không có dòng kẻ ngang bằng ½ tác giả văn bản

- Sửa lại cho đúng : Cỡ chữ 13, tên cơ quan chủ quản bằng chữ in hoa (VntimeH), đứng, không đậm , có dòng kẻ ngang bằng ½ tác giả văn bản

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CẨM MỸ

TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ BÌNH

e Số và ký hiệu văn bản :

- Số là số thứ tự của tất cả các văn bản hoặc của một loại văn bản ban hành trong một khoảng thời gian nhất định

- Ký hiệu là nhóm chữ viết tắt giữa tên loại văn bản và tên số và ký hiệu cùng một hàng

Số : 30/ BC

- Đúng : Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo

- Chưa đúng : cỡ chữ 12, có dấu hai chấm giữa chữ “Số “ và số của văn bản, thiếu ký hiệu viết tắt tên tác giả văn bản

- Sửa lại cho đúng :

Số 30/ BC – THHB

Giữa chữ “số” và số của văn bản, có tên viết tắt tên tác giả văn bản

f Nơi nhận văn bản :

Nơi nhận là nơi ghi tên cơ quan mà văn bản sẽ được chuyển đến

Nơi nhận :

- Như trên

- Các trường cấp 1, 2 trong huyện ;

- Lưu VT

- Đúng : Viết “ Lưu VT ” ở dòng cuối cùng, góc trái trang cuối

- Chưa đúng : Cỡ chữ 12, chữ “Nơi nhận” đứng, cuối mỗi nơi nhận dùng dấu chấm

- Sửa lại cho đúng : Thừơng, cỡ chữ 12, đậm, nghiêng Ở dưới ghi tên các cơ quan nhận bằng chữ thường,cỡ 11, đứng Mỗi cơ quan được trình bày một dòng và cuối mỗi dòng có một dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng viết “Lưu VT”

Nơi nhận :

- Như trên ;

- Các trường cấp 1, 2 trong huyện ;

- Lưu VT

g Tên loại và trích yếu nội dung văn bản :

BÁO CÁO CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ BÌNH

(V/v tuyển sinh năm học 2004-2005)

- Đúng : Cỡ chữ 14, tên loại chữ in hoa (VntimeH), đứng, đậm

- Chưa đúng : Có thêm dấu ngoặc đơn ở trước và sau trích yếu nội dung, chữ về việc viết tắt (V/v) dù văn bản không phải là công văn

- Sửa lại cho đúng : Bỏ dấu ngoặc đơn ở trứơc và sau trích yếu nội dung, không viết tắt chữ về việc nếu không phải là công văn

BÁO CÁO CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ BÌNH

Về việc tuyển sinh năm học 2004-2005

- Nếu là công văn hành chính thì Trích yếu nội dung được trình bày cớ chữ 12, kiểu đứng

(V/v hướng dẫn thi hành

Quyết định số 45 của Phòng GD-DT Cẩm Mỹ

h Thể thức ký :

- Người ký văn bản phải ghi rõ họ tên chức vụ của mình vào đúng vị trí quy định trên văn bản

HIỆU TRƯỞNG

(Ký tên đóng dấu)

Nguyễn Thị Toan

-Đúng : Chức vụ bằng chữ in hoa (VntimeH) , họ tên người ký chữ hoa thường

- Chưa đúng : Chức vụ thiếu tên trường, họ tên người ký đậm, nghiêng

- Sửa lại cho đúng : Thêm tên trường vào sau chức vụ, họ tên người ký đứng , đậm

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TH HOÀ BÌNH

(Ký tên đóng dấu)

Nguyễn Thị Toan

Khi phó hiệu trưởng ký thay hiệu trưởng :

PHÓ HIỆU TRƯỞNG

(Ký tên đóng dấu)

Phùng Thị Bé

- Đúng : Chức vụ bằng chữ in hoa (VntimeH), đứng, đậm, họ tên người ký bằng chữ thường

- Chưa đúng : Thiếu “KT HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TH HOÀ BÌNH”, họ tên người ký nghiệng, đậm

- Sửalại cho đúng : Thêm “KT HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TH HOÀ BÌNH” vào rồi mới ghi chức vụ người ký, họ tên người ký đứng, đậm

KT HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TH HOÀ BÌNH

PHÓ HIỆU TRƯỞNG

(Ký tên đóng dấu)

Phùng Thị Bé

i Địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn bản :

- Địa điểm ban hành văn bản : Là nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở Thời gian ban hành văn bản : Là ngày tháng năm văn bản được người có thẩm quyền ký chính thức để ban hành, đồng thời văn bản cũng được đăng ký và chuyển giao

Sông Ray, ngày 10 tháng 01 năm 2004

- Đúng : Trình bày trên cùng một hàng, giữa địa điểmvà thời gian cách nhau bằng một dấu phẩy (,) , Chữ in thường,cỡ 14, không được viết tắt chữ

“ngày tháng năm” bằng dấu gạch ngang (-) hay dấu gạch chéo (/) Đối với những ngày dưới 3 và tháng dưới 10 thì phải thêm số không (0) vào phía trước để đảm bảo sự chính xác tránh sửa đổi

Công tác tổ chức và quản lý văn bản đến :

1.Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến :

a Tiếp nhận công văn đến :

Việc đăng ký công văn đến

Tất cả các văn bản đến trường nhận từ bưu điện, nhận từ nhân viên của các cơ quan khác trực tiếp mang đến, hoặc do cán bộ – giáo viên – công nhân viên của trường đi công tác mang về đều tập trung tại bộ phận văn thư cơ quan để được đăng ký vào sổ

Phân loại :

– Loại phải đăng ký : là tất cả các văn bản có ghi tên trường hoặc các bộ pận trong trường, gủi cho hiệu trưởng …

- Loại không phải đăng ký : Sách báo, tạp chí …

b Đăng ký văn bản đến :

Nhằm quản lý văn bản đến được chặt chẽ và tra tìm văn bản dễ dàng nhanh chóng khi cần thiết

- Vì là cơ quan nhỏ số lượng văn bản đến trong năm không nhiều nên trường chỉ có một sổ đăng ký tất cả các văn bản đến theo thứ tự ngày đến Các công văn đến trường thường có :