Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập ngày 10 tháng 6 năm 1995căn cứ QĐ số 118/QĐ - TCCP – TC của Bộ trưởng
Trang 1Phần A: Lời mở dầu
Công nghệ thông tin là một lĩnh vực khá mới mẻ với nhân loại Đứng trước
sự biến động của thế giới, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ đã đưađời sống con người lên một tầm cao mới, một kỷ nguyên công nghệ thông tin vớitốc độ phát triển nhanh chóng – công nghệ thông tin đã đem lại những thành tựu vôcùng to lớn và tác động, chi phối mọi lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội vàlàm thay đổi căn bản phương thức sống của con người trong xã hội hiện đại
Nước ta, nhiều ngành đã sớm và thực hiện tin học hoá trong các hoạt độngcủa mình Trước nhu cầu đổi mới đất nước, thông tin đóng vai trò vô cùng quantrọng đối với mọi ngành mọi lĩnh vực xã hội và là động lực, là điều kiện tiên quyếtcho mọi sự phát triển xã hội cũng như công cụ hàng đầu của sự nghiệp xây dựngchủ nghĩa xã hội
Nước ta đang trên đà phát triển, đang tiếp cận và hội nhập nhanh chóng vào
sự phát triển, bùng nổ của khoa học kỹ thuật và nhất là trong lĩnh vực thông tinđiện tử, bưu chính viễn thông Do vậy, tin học đóng vai trò vô cùng quan trọngtrong đời sống xã hội của chúng ta Nã nhanh chóng trở thành một phương tiện hữuÝch và rất cần thiết trong hầu hết các ngành nghề đòi hỏi có sự quản lý chặt chẽ vềmọi mặt
Vì thế, ta có thể nói tin học là phương tiện hiệu quả hơn giúp cho doanhnghiệp, mọi tổ chức làm việc có hiệu quả hơn, năng suất cao hơn Thấy được tầmquan trọng đó, đồng thời được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của cô Phạm Thị BíchHải, thầy Nguyễn Danh Phương, thầy Phạm Đức Thắng và các cán bộ trong Trungtâm Lưu trữ Quốc gia III em đã có điều kiện vận dụng và học hỏi thêm nhiều kiếnthức, kinh nghiệm để làm tốt công việc được giao trong thời gian thực tập, đồngthời hoàn thành báo cáo trong thời gian quy định
Trang 2Sau đây em xin được trình bày những phần trong báo cáo của mình:
Phần A: Lời mở đầuPhần B: Giới thiệu về cơ sở thực tậpPhần C: Nội dung công việc được giaoPhần D: Đề tài thực tập
Phần E: Lời kết
Trang 3Phần B: Giới thiệu về cơ sở thực tập
Tên đầy đủ cơ quan: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Địa chỉ: 34 Phan Kế Bính – Ba Đình – Hà Nội
Số điện thoại: 7626621
Giám đốc: Nguyễn Thị Mận
Phó Giám đốc: Nông Thị Đẹp, Nguyễn Minh Sơn, Vũ Xuân Hưởng
I Vài nét khái quát
1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập ngày 10 tháng 6 năm 1995căn cứ QĐ số 118/QĐ - TCCP – TC của Bộ trưởng - Trưởng ban Tổ chức – Cán bộChính phủ, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III làm một đơn vị sự nghiệp thuộc CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng thu thập và bổ sung bảo quản và tổchức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách mạngTháng tám năm 1945 đến nay Mặc dù là cơ quan mới được thành lập nhưng Trungtâm Lưu trữ Quốc gia III
Có một trọng trách rất lớn đối với ngành lưu trữ Việt Nam đó là phải thuthập bổ sung và bảo quản hoàn chỉnh một khối lượng tài liệu rất lớn của phòng Lưutrữ Quốc gia Việt Nam từ năm 1945 đến nay, tài liệu nghe nhìn và tài liệu lưu trữcủa những cá nhân nổi tiếng
Ngay từ những ngày đầu thành lập, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phải đốimặt với những khó khăn nhất định cơ sở vật chất thiếu thốn, đội ngũ cán bộ cònmỏng, cơ cấu tổ chức biên chế còn chưa ổn định Đứng trước những khó khăn trêndưới sự lãnh đạo của Nhà nước, sự nỗ lực phấn đấu của Ban Giám đốc và tập thểcán bộ công nhân viên chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III làm phải ổn định
bộ máy tổ chức và hoàn thiện tốt công việc, chức năng nhiệm vụ của Đảng và Nhà
Trang 4nước giao cho Căn cứ vào quyết định số 177/2003/QĐ - TTg ngày 01 tháng 9 năm
2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc,
07 phòng chức năng: Phòng Thu thập và bổ sung tài liệu, Phòng Chính lý tài liệu,Phòng Tin học và công cụ tra cứu, Phòng Bảo quản tài liệu, Phòng Hành chính - Tổchức, Phòng Phim ảnh ghi âm, Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu Tổ chức, chứcnăng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III do Giámđốc Trung tâm quy định Để củng cố thêm đội ngũ cán bộ quản lý của Trung tâm.Đến nay Trung tâm đã có một cơ cấu tổ chức và biên chế ổn định gồm 46 ngườitrong đó có 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc, 06 Trưởng phòng, 04 Phó phòng Đếnnăm 1996 bộ phận kế toán thủ quỹ văn thư – Lưu trữ đã được thành lập theo đềnghị của Trung tâm, ngày 02 tháng 3 năm 1999 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữNhà nước đã ra quyết định số 22/QĐ - LTNN giải thể phòng thống kê Công cụ tracứu, bỏ Xưởng Tu bổ và phục chế tài liệu và lập phòng Lưu trữ phim ảnh ghi âm.Ngày 01 tháng 4 năm 2002 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ra quyếtđịnh số 42/QĐ - LTNN về việc thành lập Phòng Tin học và công cụ tra cứu Đây làbước đột phá trong việc áp dụng công nghệ khoa học kỹ thuật vào ngành lưu trữtrong tương lai Bên cạnh việc kiện toàn bộ máy tổ chức và xây dựng cơ sở hạ tầngthì Ban Giám đốc cũng như Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước luôn có biện phápnâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên trong Trung tâm như hàng năm cử cán
bộ đi học các lớp ngoại ngữ bồi dưỡng chính trị cho công nhân viên
2/ Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Cụctrưởng Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm:
Trang 5lý tµi liÖu
Phßng Tin häc
vµ c«ng
cô tra cøu
Phßng
Tæ chøc
vµ sö dông tµi liÖu
Phßng B¶o qu¶n tµi liÖu
Phßng Phim
¶nh ghi
©m
Phßng Hµnh chÝnh – Tæ chøc
Trang 6Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa Ban Giám đốc Trungtâm với các phòng ban trực thuộc Trung tâm Các phòng ban này có chức năngtham mưu với các phòng giúp việc cho Ban giám đốc Trung tâm về mọi mặt
Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc Trung tâm Lưu trữQuốc gia III do Giám đốc Trung tâm quy định
* Chức năng của các phòng ban:
- Phòng Thu thập và bổ sung tài liệu: Là phòng có chức năng giúp Giám đốc
tổ chức việc thực hiện lựa chọn thu thập bổ sung các loại hình tài liệu lưu trữ có ýnghĩa Quốc gia vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia từ năm 1945 đến nay
- Phòng Chỉnh lý tài liệu: Là phòng tham mưu giúp Giám đốc chỉnh lý khoahọc kỹ thuật, các phông tài liệu (trừ tài liệu PAGA) và xác định lại thời hạn bảoquản tài liệu
- Phòng bảo quản tài liệu: Là phòng có chức năng giúp Giám đốc tiếp nhận,bảo quản an toàn tài liệu (trừ tài liệu nghe nhìn) và đáp ứng các nhu cầu sử dụng tàiliệu
- Phòng tổ chức sử dụng: Là phòng tham mưu giúp Giám đốc tổ chức sửdụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, quản lý tài liệu, nghiệp vụ lưu trữ và hệ thốngnhững công cụ tra cứu của Trung tâm
- Phòng Lưu trữ tài liệu phim ảnh ghi âm: Là phòng tài liệu PAGA có chứcnăng giúp Giám đốc quản lý toàn bộ tài liệu nghe nhìn, xử lý kỹ thuật, nghiệp vụ vàđáp ứng nhu cầu sử dụng
- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: Là phòng tham mưu giúp Giám đốc xâydựng và quản lý và phục vụ khai thác cơ sở dữ liệu lưu trữ trên máy chủ Phục vụyêu cầu quản lý công tác văn thư lưu trữ Quốc gia III và mạng diện rộng của CụcLưu trữ Nhà nước
- Phòng hành chính quản trị tổ chức: Là phòng thông tin tổng hợp hoạt độngcủa Trung tâm, phụ trách công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương, văn thư
Trang 7lưu trữ, công tác bảo vệ, quản lý cơ sở vật chất, phục vụ mọi hoạt động của cơquan.
3/ Các hoạt động của chính của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
a/ Vị trí và chức năng
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư Lưutrữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập bổ sung, bảo quản và tổ chức sửdụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trung ương, các nhân vật lịch sử, cánhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà và Cộnghoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ Quảng Bình trở raphía Bắc, các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu của nước Việt NamDân chủ cộng hoà từ năm 1945 đến 1976, hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địagiới và mốc địa giới hành chính các cấp theo quy định của pháp luật
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở tại 34 Phan Kế Bính – Ba Đình –
Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu
Phân loại, chính lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản tài liệu, tư liệu lưu trữ
đã nộp vào Trung tâm;
Phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia lập bản sao bảohiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý giá, hiếm thuộc phạm vi quản lý củaTrung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
Phối hợp với Trung tâm Tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ thuộc Cục Vănthư Lưu trữ Nhà nước để thực hiện việc tu bổ, phục chế và khử nấm, khử trùng,khử axit đối với tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
Trang 8Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưutrữ, thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư Lưu trữ Nhànước;
Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tưliệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học và côngnghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác của Trung tâm Lưu trữ Quốc giaIII;
Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phícủa Trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởngCục Văn thư Lưu trữ
II/ Đơn vị được bố trí thực tập
1/ Tên đơn vị thực tập: Phòng Tin học và công cụ tra cứu
2/ Chức năng và nhiệm vụ của Phòng tin học và công cụ tra cứu
a/ Chức năng của Phòng
Phòng Tin học và công cụ tra cứu có chức năng giúp Giám đốc xây dựng,quản lý và phục vụ khai thác cơ sở dữ liệu trên máy chủ: Phục vụ yêu cầu quản lýcông tác văn thư, lưu trữ trên mạng cục bộ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III vàmạng diện rộng của Cục Lưu trữ Nhà nước
b/ Nhiệm vụ của Phòng Tin học và công cụ tra cứu
Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tàiliệu lưu trữ Quốc gia hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III theophần mềm của Cục Lưu trữ Nhà nước;
Xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu Văn thư lưu trữ và thực hiện báo cáo thống
kê Nhà nước về công tác Văn thư lưu trữ của Trung tâm;
Chủ trì và phối hợp với phòng Tổ chức và sử dụng tài liệu xây dựng hệ thốngcông cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Quốc gia;
Trang 9Kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong các đơn vịthuôc Trung tâm;
Là đầu mối mạng thông tin nội bộ Trung tâm, đảm bảo việc kết nối mạngthông tin của Trung tâm với mạng thông tin của Cục Lưu trữ Nhà nước và Vănphòng Chính phủ;
Quản lý, bảo trì các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao;
3/ Sơ đồ tổ chức của Phòng Tin học và công cụ tra cứu
4/ Tinh thần làm việc của các cán bộ trong Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.Cán bộ công nhân viên trong Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cởi mở giúp đỡnhau trong công việc cũng như trong các lĩnh vực khác của cuộc sống Trong côngviệc mọi người bảo ban nhau để hoàn thành tốt mọi việc mà Trung tâm Lưu trữQuốc gia III giao cũng như của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước phân công chođúng tiến độ Nhiều khi hết giờ làm hành chính mà mọi người vẫn mải mê với côngviệc mà quên cả giờ giấc Nếu trong Trung tâm có nhân viên nào bị ốm đau hoặcngười thân của họ bị ốm thì các cán bộ công nhân viên đều hỏi han thăm hỏi họ.Trong hoạt động văn nghệ mọi người tham gia rất hăng hái tập luyện đặc biệt làtrong dịp kỷ niệm 50 năm ngày chiến thắng Điện Biên Phủ vừa qua
Tuy trong Trung tâm có nhiều phòng ban với những chức năng và nhiệm vụriêng và được bố trí xa nhau Nhưng không vì thế mà thái độ nhân viên trong cácphòng ban cũng như giữa các phòng ban với nhau có sự khác biệt hay một khoảng
Ph¹m ThÞ BÝch H¶i (Tr ëng phßng)
Vâ ThiÕt C ¬ng (L
u tr÷ viªn) D ¬ng ViÖt §øc (Kü s tin häc) Phan V¨n Long (Kü s tin häc)
Trang 10cách nào Mà trái lại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III như một ngôi nhà lớn mà ở đó
có sự yêu thương, đùm bọc, che trở, giúp đỡ lẫn nhau giữa các nhân viên trong cơquan Nếu một nhân viên, hay người thân của một nhân viên nào đó bị ốm đau, haygia đình nhân viên có chuyên vui buồn gì, thì cơ quan cũng như các đồng nghiệptrong cơ quan đều tận tình hỏi thăm, chăm nom giúp đỡ, chúc mừng hay chia buồn.Chính những việc làm đó đã làm cho khoảng cách giữa các nhân viên trong cơquan gần gũi và hiểu nhau hơn
5/ Cơ sở vật chất
Được thành lập không lâu vì vậy trong những ngày đầu Trung tâm Lưu trữQuốc gia III gặp rất nhiều khó khăn về cơ sở vật cũng như các trang thiết bị choviệc bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu Nhưng trong thời gian gần đây được sự quantâm của Bộ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Phòng ban trong Trung tâmLưu trữ Quốc gia III đều được trang bị mỗi phòng đều có Ýt nhất 02 máy điều hoà,
01 máy tính, 01 máy in, 01 máy điện thoại được nối cố định với các phòng trongTrung tâm cũng như nối ra ngoài.Hầu hết các máy tính trong Trung tâm là máyhiệu pentum IV và được kết mạng cục bộ Ngoài ra trong Trung tâm còn có phòngdành riêng cho việc in, photocopy Các hồ sơ, tài liệu trong Trung tâm được bảoquản cẩn thận trong hộp hồ sơ và cho vào kho lạnh Vừa qua Trung tâm Lưu trữQuốc gia III mới được xây dựng hai khu nhà kiên cố dành cho việc bảo quản và lànơi làm việc của các phòng: 01 dãy nhà 10 tầng và 01 dãy nhà 04 tầng
Trang 11Phần C: Nội dung công việc được giao
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Lưu trữ Nhànước có chức năng sưu tầm và thu thập, bổ sung, bảo quản và tổ chức sử dụng tàiliệu, tư liệu của các cơ quan, tổ chức Trung ương các nhân vật lịch sử, cá nhân, giađình và dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà và Cộng hoà xãhội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở ra phíaBắc, các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu của nước Việt Nam Dânchủ cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976, hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địagiới và mốc địa giới hành chính các cấp theo quy định của pháp luật vì vậy mọicông việc liên quan đến các hoạt động của Trung tâm đều phải chính xác tuyệt đối
và đó cũng là những yêu cầu cấp thiết đặt ra cho em khi làm quen với các côngviệc:
- Nhập dữ liệu, soạn thảo văn bản;
- Trực điện thoại;
- Sắp xếp tài liệu, dọn phòng;
- Tiếp khách
1/ Nhập dữ liệu, soạn thảo văn bản
Để có thể soạn thảo văn bản, nhập dữ liệu phiếu tin nhanh, chính xác em đãkhông ngừng trao dồi kỹ năng đánh máy mười ngón Phiếu tin là công cụ đắc lựcgiúp cho việc tra cứu, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu được nhanh chóng mà không mấtnhiều thời gian của độc giả Người nhập chỉ cần nhập những thông tin cơ bản liênquan đến hồ sơ như: tên phông lưu trữ, tên kho lưu trữ, tiêu đề hồ sơ, kí hiệu thôngtin, hồ sơ số, số lượng tờ, ngồn ngữ, ngày tháng bắt đầu, ngày tháng kết thúc và cáctình trạng vật lý liên quan đến hồ sơ… Chỉ với ngần đó thông tin thôi người độc giảkhi đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để khai thác dựa vào hồ sơ có nội dung trên
có thể nhờ nhân viên phòng đọc đến kho bảo quản lạnh tìm cho mà không mất thời
Trang 12gian của người nhân viên cũng như độc giả không mất thời gian để chờ họ tìm.Trong việc soạn thảo văn bản em đều tâm nguyện rằng không nóng vội mà phảithực hiện đầy đủ các quy trình:
Gõ đầy đủ nội dung văn bản từ lề trái;
Soát lỗi chính tảĐịnh dạng văn bảnChỉnh lý toàn cục cho cân đối, kiểm tra trước khi in;
1/ Trực điện thoại
Điện thoại là một thiết bị phổ biến trong các văn phòng nó là công cụ để tiếnhành một cách nhanh chóng tiết kiệm và thuận lợi nhất Khi nghe điện thoại cầnphải hết sức bình tĩnh, tập trung nếu không hiểu, không rõ thì có thể thì yêu cầungười nói nhắc lại nếu cần phải đánh vần, khi nghe phải có thói quen cầm bút bớitrong trường hợp người cần tìm lại không có mặt thì cần hỏi họ có để lại lời nhắn gìhay không Để tiện cho việc theo dõi, chúng ta cần hoặc có thể làm mẫu phiếu nhắnnhư sau:
Người gọi:
Tên cơ quan:
Chức vô:
Điện thoại :Người được gọi:
Nội dung lời nhắn:
Điện thoại trong Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được nối giữa các phòngvới nhau và nối ra ngoài vì vậy khi nói qua điện thoại cần phải nói rõ ràng ngắngọn nhưng vần đầy đủ nội dung, không sử dụng điện thoại vào những công việcriêng Tránh trường hợp buôn chuyện trên máy để máy bận vì vậy những thông tin
sẽ không đến được với người bị gọi làm mất thời gian, tiÒn của
Trang 133/ Dọn dẹp phòng, sắp xếp tài liệu.
Mỗi sáng đến thực tập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III em và các bạn đềuphân công nhau làm các việc: thay nước ở lọ hoa, quét phòng, lau và kê bàn ghế,lau phòng, lấy nước uống, đổ rác.v.v
Vì số lượng tài liệu của, hồ sơ của Phòng Tin học và Công cụ tra cứu rấtnhiều việc sắp xếp và vận chuyển tài liệu phải hết sức cẩn thận Khi Phòng Tin học
và công cụ tra cứu chuyển nơi làm việc từ dãy nhà 10 tầng sang dãy nhà 03 tầngđược cô Hải chỉ bảo chúng em đã cất tất cả những hồ sơ, sắp xếp sao cho đúng thứ
tự hồ sơ và đúng số thứ tự cặp hồ sơ sau đó cho chúng vào hộp đựng hồ sơ tài liệutránh việc nhàu lát hồ sơ đồng thời để được việc vận chuyển được dễ dàng Để tàiliệu được tra tìm thuận lợi chúng ta có thể thực hiện các nguyên tắc sắp xếp khoahọc:
Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ cầm;
Lấy đâu để đấy;
Phải tập hợp theo chủ đề lô gíc, thứ tự hồ sơ;
4/ Tiếp khách
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một Trung tâm lớn, số lượng nhân viênbiên chế, chưa biên chế không ổn định và khách ra vào đông vì vậy các hoạt độngkhi ra vào Trung tâm đều được kiểm tra rất nghiêm ngặt Khách ra vào Trung tâmphải có thẻ đeo bên mình: Những độc giả có thẻ độc giả, học sinh thực tập có thẻthực tập sinh.v.v…
Đối với Phòng Tin học và công cụ tra cứu số lượng độc giả qua lại nhiều hơn
so với các phòng khác vì vậy ngoài việc chấp hành các nội quy của Trung tâm khikhách vào phòng thì chúng ta phải tạo cho độc giả, khách cảm giác thoải mái Bưngnước pha trà, trong thời gian đợi có thể mang những tạp chí, sách báo cho kháchđọc
Trang 14II/ Các loại văn bản
1/ Các loại văn bản
a/ Khái niệm:
Là phương tiện để nghi lại và truyền thông tin dưới dạng chữ viết hay kýhiệu nhất định văn bản có thể là mang tin ghi lại ký hiệu, ngôn ngữ, văn bản làphương tiện không thể thiếu được trong quá trình tồn tại hoạt động của các cơquan, cá nhân, người lãnh đạo văn bản được hình thành tự nhiên theo các mặt hoạtđộng của con người và phục vụ cho những mục đích khác nhau của con người
b/ Các loại văn bản
b.1 Văn bản pháp luật
Là các văn bản có tính chất pháp lý quan trọng nhất nó được cơ quan lậppháp ban hành nó là căn cứ pháp lý để ban hành các văn bản khác Văn bản luậtđược chia thành văn bản luật và văn bản chứa luật, ví dụ: Hiến pháp, Nghị quyếtcủa Quốc hội, Lệnh của Chủ tịch nước.v.v
b.2 Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản này nó chứa các quy tắc xử sự chung nó cụ thể hoá văn bản phápluật được sử dụng nhiều lần với mọi người trong thời gian dài còn có tên văn bản
áp dụng pháp luật
b.3 Văn bản hành chính thông thường
Trang 15Văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt thông tin trong hoạtđộng quản lý, chúng là những văn bản mang tính giao dịch nó cụ thể hoá các vănbản pháp quy và thực hiện những kế hoạch, công tác theo chức năng nhiệm vụ của
cơ quan, ví dụ: công văn, báo cáo, thông báo, tờ trình.v.v
b.4 Văn bản chuyên môn kỹ thuật
Là những văn bản mang tính chuyên môn và kỹ thuật chỉ áp dụng cho môt số
cơ quan, một số lĩnh vực đây là văn bản đặc thù, ví dụ: Bộ Ngoại giao có cônghàm, tối hậu thư, viện Kiểm sát có kháng nghị
b.5 Văn bản chuyển đổi
Là những văn bản đi kèm văn bản pháp quy thì nó mang tính pháp quy (dùng
để chuyển đổi từ văn bản này sang văn bản khác), ví dụ: nội quy, quy tắc, điềulệ.v.v
b.6 Văn bản diễn thuyết
Có tính chất nghi thức xã giao hành chính bao gồm các các văn bản như:Diễn văn, đáp thư, chúc mừng.v.v
b.7 Văn bản cá biệt
Là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luậy do cơquan, công chức Nhà nước ban hành nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng đối với mộtđối tượng cụ thể và được thực hiện một lần
c/ Những đặc trưng của văn bản
Yếu tố pháp lý;
Yếu tố quản lý và lãnh đạo;
Yếu tè kinh tế xã hội;
Yếu tố lịch sử văn hoá;
Khi soạn thảo văn bản phải làm sao cho phù hợp với yêu cầu thẩm mỹ và yêu cầu
về trình bày của từng loại văn bản
