luận văn quản trị thương mại quốc tế Giải pháp nâng cao hiệu quả nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH TM&SX Giang Hoài.DOC

Có thể nhận ra rằng sản phẩm tồn tại ở mọi nơi trong các siêu thị, đại lý,cửa hàng bán lẻ,… Tuy nhiên, thực tế cho thấy đối với các doanh nghiệp sản xuất trong nước, đa số cáccông ty phả

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Thực phẩm nói chung, bánh kẹo và đồ uống nói riêng là lĩnh vực không thểthiếu đóng vai trò quan trọng trong mọi nền kinh tế trên thế giới Tại Việt Nam,cùng với sự phát triển của nền kinh tế và sự gia tăng trong quy mô dân số với cơ cấutrẻ, bánh kẹo là một trong những ngành có tốc độ tăng trưởng cao và ổn định tạiViệt Nam Có thể nhận ra rằng sản phẩm tồn tại ở mọi nơi trong các siêu thị, đại lý,cửa hàng bán lẻ,…

Tuy nhiên, thực tế cho thấy đối với các doanh nghiệp sản xuất trong nước, đa số cáccông ty phải nhập khẩu nguyên liệu, hương liệu, phụ gia thực phẩm về sản xuất.Nhận thức được thực trạng trên công ty trách nhiệm hữu hạn và sản xuất GiangHoài đã ra đời với mục đích trở thành cầu nối cho giữa các nhà sản xuất trong nước

và các công ty cung cấp nguyên hương, phụ gia thực phẩm nước ngoài Đây là lĩnhvực hoạt động chưa nhiều công ty tham gia mà khi tham gia Giang Hoài sẽ tạo đượcchỗ đứng cho mình

Công ty TNHH TM&SX thời điểm hiện tại có hoạt động kinh doanh chủ yếu

là thương mại nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về nước bán cho các công ty sảnxuất thực phẩm trong nước Hoạt động này đóng góp đến 80% tổng lợi nhuận hàngnăm của công ty.Vì vậy hoạt động nhập khẩu được đưa lên vấn đề hàng đầu cầnquan tâm Trong tình hình khó khăn hiện nay việc phân tích rõ ràng thực trạng để từ

đó tìm ra biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu của công ty là vôcùng cần thiết

Qua thực trạng kinh doanh của công ty từ khi thành lập cho đến nay cùng với

sự quan sát và ghi nhận trong quá trình thực tập cùng những kiến thức em đã được

học tại trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, em xin đưa ra thực trạng và “Giải pháp nâng cao hiệu quả nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH TM&SX Giang Hoài”

2 Mục đích của nghiên cứu

+ Khái quát chung về công ty, tình hình tài chính, thị trường, khách hàng và cơ cấu

chức năng các bộ phận trong công ty tác động trực tiếp đến hoạt động nhập khẩu.+ Tìn hiểu khái quát về tình hình hoạt động nhập khẩu hàng hóa của công ty

+ Nghiên cứu vận dụng lý thuyết quản trị mua nguyên vật liệu của doanh nghiệpđánh giá kết quả, tìm ra những thuận lợi và khó khăn, đề xuất một số giải pháp

nhằm nâng cao hoạt động nhập khẩu của công ty trong bối cảnh hiện nay

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

 Đối tượng: các hoạt động liên quan nhập khẩu hàng hóa của công ty TNHHTM&SX Giang Hoài

 Phạm vi:

+ Không gian: Ngành thực phẩm Việt Nam, Công ty TNHH TM&SX Giang Hoài,các khách hàng, đối tác, nhà cung cấp của công ty

+ Thời gian:Từ năm 2008

4 Phương pháp nghiên cứu:

Quá trình nghiên cứu sử dụng phương pháp logic, lịch sử kết hợp so sánh, phântích, thống kê số liệu, tổng hợp, quan sát thực tế hoạt động của Công ty và các sốliệu hoạt động các năm gần đây

5 Kết cấu đề tài

Kết cấu đề tài được chia gồm 3 phần như sau:

Phần 1: Tổng quan về Công ty TNHH TM&SX Giang Hoài

Phần 2: Thực trạng hoạt động nhập khẩu hàng hóa Công ty TNHH TM&SX GiangHoài

Phần 3: Một số giải pháp thúc đẩy hoạt động nhập khẩu của Công ty TNHHTM&SX Giang Hoài

Trong thời gian thực tập tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và sảnxuất Giang Hoài cùng với sự hướng dẫn tận tình của Ths Nguyễn Ngọc Điệp vàtoàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, em đã được tiếp thu rất nhiều kiếnthức thực tế vô cùng hữu ích giúp em áp dụng được các kiến thức lý thuyết trên lớpcũng như bổ sung được những điều bổ ích mà kiến thức trên giảng đường còn thiếu.Sau hơn một tháng thực tập và làm việc tại công ty, em đã thu thập được một sốthông tin cơ bản nhất về tình hình hoạt động của Công ty trách nhiệm hữu hạnGiang Hoài, đây cũng là cơ sở tạo nền tảng vững chắc cho em thực hiện chuyên đềthực tập thời gian tới

Tuy nhiên, với lượng kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế trong lần đầutiên tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế, báo cáo tổng hợp của em không thểtránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo

để báo cáo của em được hoàn thiện hơn, tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt

PHẦN THỨ NHẤT: TỔNG QUAN CÔNG TY

1.1 Thông tin chung về công ty

1.1.1 Tên công ty

 Tên công ty : Công ty TNHH thương mại và sản xuất Giang Hoài

 Tên tiếng anh: Giang Hoài produce and trading company limited

 Tên viết tắt: GH-PROTRA CO., LDT

 Tên giao dịch: GIAFOOD

 Website: www.giafood com

1.1.4 Ngành nghề kinh doanh chủ yếu

+ Nhập khẩu, kinh doanh nguyên liệu, phụ gia thực phẩm

+ Sản xuất, chế biến, đóng gói nguyên liệu, phụ gia thực phẩm

+ Sản xuất, chế biến các sản phẩm thực phẩm có nguồn gốc từ sữa

+ Kinh doanh các dịch vụ ăn uống, giải trí

1.2 Quá trình ra đời và phát triển

31.05.2007: Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Giang Hoài đượcthành lập với vốn điều lệ là 5 tỷ đồng Cơ cấu tổ chức ban đầu là 1 giám đốc và 2nhân viên

Đến năm 2012, công ty đã phát triển được 5 năm Từ một vài mã hàng nhưhương vani, vani sữa, diện tích kho bãi rộng với 2 kho diện tích 50m2 và 70m2, đếnnay công ty đã mở rộng kinh doanh hơn 20 mã hàng, diện tích kho bãi tăng gấp đôi,

có được những khách hàng quen thuộc và lượng khách hàng tiềm năng ngày càngtăng Để công ty đạt được những thành tựu đáng kể đánh dấu sự trưởng thành, pháttriển của GIAFOOD như vậy, công ty đã trải qua quá trình phát triển với nhiều biếnđộng Dựa trên sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thểchia quá trình phát triển của doanh nghiệp thành 2 giai đoạn như sau:

 Giai đoạn từ năm 2007 đến năm 2011: công ty tập trung chủ yếu phát

triển hoạt động thương mại Đây là giai đoạn làm quen, tìm hiểu, thâm nhập và nắm

rõ thị trường, là bước chuẩn bị về vốn, kỹ thuật, nhân lực, điều kiện kho bãi,… chomảng sản xuất của công ty với các cột mốc tiêu biểu sau:

Năm 2008:

+ Trên cơ sở sự phát triển của mặt hàng hương vani năm 2007, công ty nhập

thêm sản phẩm mới là phụ gia thực phẩm gelatin

+ Công ty đã tăng thêm về lượng vốn, đầu tư diện tích kho bãi rộng với 2

kho diện tích 50m2 và 70m2

Năm 2010:

+ Công ty nhận phân phối lại một số sản phẩm thay thế nhập khẩu như tinhbột biến tính, bột sữa, bột váng sữa hay một số hương liệu dâu tây, café, chanh leo,khoai môn

 Giai đoạn năm 2011 đến nay: Công ty tiến hành đi song song ở cả hai

hoạt động sản xuất và thương mại trong đó trong đó sự phát triển theo hướng sảnxuất được xác định là hướng đi cần sự đầu tư mang tính lâu dài nhưng chắc chắncủa công ty, sự phát triển theo hướng thương mại được coi là chỗ dựa cho hoạt độngsản xuất về nguồn vốn, mối quan hệ… Vì vậy, trong giai đoạn này, công ty cónhững mốc thay đổi quan trọng sau:

+ Quyết định đầu tư nghiên cứu khoa học, mở xưởng sản xuất Phòng thínghiệm bước đầu được đầu tư hơn nửa tỷ Việt Nam đồng, được trang bị thiết bịhiện đại đặt tại lô 3 – Khu công nghiệp Yên Nghĩa – Hà Đông – Hà Nội

+ Nhận phân phối sản phẩm cho nhà máy sữa Dutch Lady

1.3 Đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu của doanh nghiệp

1.3.1 Cơ cấu bộ máy quản trị

Là công ty trách nhiệm hữu hạn, GIAFOOD có cơ cấu tổ chức bộ máy quản trịtheo kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến-chức năng phổ biến với các công ty Việt Namiện nay Bộ máy quản lý của công ty được thể hiện cụ thể theo sơ đồ sau

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty

Bộ máy quản trị của công ty theo mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chứcnăng Đây là mô hình được áp dụng phổ biến rộng rãi trong các doanh nghiệp ViệtNam hiện nay Trong cơ cấu này, GĐ có quyền cao nhất được sự giúp đỡ của phó

GĐ kinh doanh Phó GĐ kinh doanh tham mưu cho GĐ về các vấn đề về thu mua,xuất nhập khẩu, kinh doanh và các số liệu liên quan Phó GĐ sản xuất tham mưu

Giám đốc

Phó giám đốc kinh doanh

Phó giám đốc kinh doanh

Phó giám đốc sản xuất

Phó giám đốc sản xuất

Phòng XNK

Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh

Phòng TCKT

Phòng TCKT

Phòng NC&PT

Phòng NC&PT

Phòng sản xuất

Phòng sản xuất

cho GĐ về các vấn đề liên quan đến nghiên cứu, phát triển sản phẩm và bộ phận sảnxuất Cơ cấu tổ chức này mang lại cho GIAFOOD hiệu quả làm việc tốt nhưng cũng

có những tồn tại nhất định

Về ưu điểm, Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng thường lợi dụng đượcnhững ưu điểm của cơ cấu tổ chức trực tuyến và cơ cấu tổ chức chức năng Đối vớiGIAFOOD, việc công ty áp dụng cơ cấu tổ chức này cũng mang lại hiệu quả hoạtđộng kinh doanh cho công ty Thứ nhất, GĐ có thể nắm được trực tiếp hoạt độngcủa tất cả các phó GĐ, các nhân viên và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động đó.Điều này giúp công ty có mục tiêu cụ thể, các hoạt động thống nhất do GĐ đưa ra,

bộ máy công ty được vận hành nhất quán, dưới sự lãnh đạo của giám đốc Thứ hai,các phòng, bộ phận chỉ chuyên đảm nhận một chức năng công việc riêng, cụ thểphòng kế toán chuyên về sổ sách, phòng sản xuất chuyên về các hoạt động nghiêncứu sản xuất sản phẩm,…Từ đó công việc sẽ đạt hiệu quả cao hơn bởi sự thànhthạo, kinh nghiệm từ việc chuyên môn hóa một công việc của các nhân viên

Về nhược điểm, cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng cũng mang lại nhữngvấn đề phức tạp trong tổ chức Thứ nhất, với vị trí giám đốc, Giám đốc phải thườngxuyên giải quyết các vấn đề giữa các Phó giám đốc, giữa các trưởng phòng, bộ phậnbởi sự bất đồng ý kiến trong các phòng ban là khó tránh khỏi trong tập thể một công

ty Thứ hai, cách tổ chức này dễ gây ra những mâu thuẫn nội bộ giữa các bộ phậntrực tuyến là các phó giám đốc và các bộ phận chức năng là các phòng, bộ phận.Khi đó Giám đốc cần dành thời gian để có cách giải quyết hợp lý, tạo tâm lý thoảimái trong các bộ phận

Nhìn chung lượng nhân viên của công ty còn chưa nhiều, bộ máy quản lýcòn khá đơn giản, số lượng phòng ban không phải nhiều Có thể nói, bộ máy quản

lý của công ty cho đến nay vẫn thể hiện được mặt tích cực của nó Tuy nhiên, công

ty cần chú trọng đến vấn để tổ chức quản lý đặc biệt sau mỗi gian đoạn phát triểncủa doanh nghiệp để có sự điều chỉnh hợp lý

Cũng như các công ty khác, mỗi phòng, bộ phận công ty có chức năng nhiệm

vụ cụ thể đảm bảo trách nhiệm công việc được đảm nhận rõ ràng

 Giám đốc : Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm chung về

mọi hoạt động của công ty Các phó GĐ điều hành và phó giám đốc sản xuấtgiúp GĐ giải quyết các vấn đề chuyên môn và chỉ đạo, lên kế hoạch cho cácphòng, bộ phận thực hiện; kiểm tra, giám sát các phòng, bộ phận làm việc

Ban GĐ có trách nhiệm trực tiếp xem xét, tổng hợp thông tin và báo cáo của

bộ phận nhập khẩu để tham gia trực tiếp quá trình đàm phán các HĐ giá trị lớn vàgiao việc cho các nhân viên đàm phán HĐ khác Cuối cùng, ban giám đốc quyếtđịnh lý HĐ kinh doanh

 Phòng kế toán:

Đảm nhận những công việc về số liệu kế toán ngày, tuần, tháng, quý, năm được quyđịnh trong điều lệ công ty

Phòng tài chính kế toán kết hợp cùng với phòng kinh doanh, phòng thu mua

để xem xét giá cả hàng hóa, đánh giá mức độ hợp lý và cạnh tranh về giá cả trên thịtrường Phòng tài chính kế toán xét duyệt giá cả chi phí từ đó đánh giá được mức độhoạt động hiệu quả của các hoạt động kinh doanh thu mua và tiêu thụ sản phẩmtrong công ty từ phòng xuất nhập khẩu

Ngoài ra, được sự định hướng của giám đốc làm đơn xin vay vốn ngân hàngtrong các hợp đồng nhập khẩu hàng hóa, mở LC cùng bộ phận nhập khẩu

 Phòng nghiên cứu phát triển:

Nghiên cứu phát triển các sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường theo sự chỉ đạocủa ban giám đốc Nhân viên phòng nghiên cứu làm những công việc nhận sảnphẩm, phân tích thành phần, đánh giá, nghiên cứu cách thức sản xuất

Phòng nghiên cứu phát triển sản sẩm chuyên sâu về vấn đề nghiên cứu thịtrường và sản phẩm Đây là căn cứ để nhân viên phòng thu mua và kinh doanh xácminh đúng chất lượng sản phẩm ngoài việc dựa trên kinh nghiệm vốn có

 Bộ phận sản xuất:

Thực hiện lệnh sản xuất theo kế hoạch của giám đốc sản xuất đề ra

+ Nhân viên tại đây cần sự chăm chỉ cần cù nắm bắt xu hướng chế tạo ra các sảnphẩm phù hợp với thị trường tiêu thụ thay thế mặt hàng nhập khẩu của đối tác màkhách hàng chấp nhận được

Bộ phận này ảnh hưởng đến quyết định số lượng, chất lượng hàng hóa nhậpkhẩu Dựa vào năng suất và khả năng thay thế mặt hàng bộ phận sản xuất, ban giámđốc đưa ra quyết định điều chỉnh đến hoạt động nhập khẩu như thế nào

+ Tìm hiểu những mặt hàng đang cạnh tranh để có chiến lược tốt về giá và chínhsách chăm sóc khách hàng ưu đãi.

+ Phát hiện những sản phẩm của đối thủ cạnh tranh mới nhập khẩu

+ Nắm bắt hay phát hiện được yếu tố kỹ thuật mà khách hàng đang cần để hoànthiện sản phẩm của họ

Phòng kinh doanh đảm nhận nhiệm vụ quan trọng trong các phòng, bộphận Đối tượng làm việc của nhân viên kinh doanh là các khách hàng Nhân viênphòng kinh doanh là người nắm rất rõ nhu cầu của khách hàng, xu hướng phát triểntrong tương lai của các mặt hàng khi kết hợp với phòng thu mua, phòng kinh doanh

có vai trò hết sức quan trọng đến viêc định hướng việc nhập khẩu hàng hóa chocông ty

 Phòng xuất nhập khẩu:

+ Quản lý các công văn giấy tờ đến và đi Phân loại tài liệu, hồ sơ cần thiết đến cácphòng ban, cụ thể là đến ban giam đốc hoặc phòng thu mua hay phòng sản xuất + Phòng xuất nhập khẩu làm công việc liên quan đến chứng từ xuất nhập khẩu,thanh toán tiền, các khoản phát sinh liên quan đến hải quan

+ Vận chuyển hàng hóa từ cảng đến kho đúng kế hoạch, quản lý đội ngũ lái xe vàđưa hàng

+ Cùng với phòng kinh doanh hoặc thu mua giao nhận hàng đúng thời điểm

Phòng nhập khẩu là nơi phối hợp giữa các phòng ban tiếp nhận quá trình thumua và tiêu thụ Chất lượng và tiến độ nhập khẩu do các nhân viên trong phòngchịu trách nhiệm

+ Đánh giá chất lượng sản phẩm của đối tác, tìm hiểu rõ nguồn gốc, xuất xứ, giá cảcủa mặt hàng đó

Thực hiện các hoạt động cho mảng kinh doanh cũng như nhập các nguyên liệu, vật

+ Chịu trách nhiệm đàm phán, ký kết hợp đồng thu mua hàng hóa dưới sự điều hànhcủa ban giám đốc

+ phối hợp cùng phòng xuất nhập khẩu thực hiện và giám sát chặt chẽ các hợp đồng

đã được ký

Tìm kiếm nguồn hàng và ký kết hợp đồng là cở sở để thực hiện hoạt độngnhập khẩu hàng hóa Đây là bộ phận có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất đến nhập khẩu.Việc đạt được hợp đồng với số lượng lớn và giá trị cao sẽ quyết định đến thànhcông của hoạt động nhập khẩu

Theo sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty ta nhận thấy hoạt động nhậpkhẩu được hoạt động được công ty đặc biệt chú trọng nên nó được thực hiện kếthợp bởi nhiều phòng ban Trong đó phòng thu mua và phòng xuất nhập khẩu đảmnhận trực tiếp hoạt động nhập khẩu của công ty

1.3.2 Đặc điểm về tài chính

Theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh thay đổi lần thứ 2, vốn điều lệ củaCông ty là 5 tỉ đồng Tại ngày 01 tháng 08 năm 2011, vốn điều lệ được các cổ đôngđóng góp như sau:

Bảng 1: Cơ cấu vốn điều lệ của các cổ đông STT Tên thành viên Chức danh Giá trị phần

vốn góp (VNĐ)

Tỷ lệ (%)

1 Nguyễn Văn Duy Giám đốc 3.000.000.000 60

2 Ngô Xuân Thủy Phó Giám đốc 2.000.000.000 40

Nguồn: Giấy chứng nhận kinh doanh công ty TNHH thương mại và sản xuất Giang Hoài đăng ký thay đổi lần thứ 2 ngày 01 tháng 08 năm 2011

Trong đó, ông Nguyễn Văn Duy là người đại diện theo pháp luật và giữ chứcdanh giám đốc công ty nắm giữ 60% vốn góp tương đương với 3.000.000.000 đồng

và ông Ngô Xuân Thủy giữ chức danh phó giám đốc công ty nắm giữ 40% vốn góptương đương với 2.000.000.000 đồng Như vậy mọi hoạt động của công ty, mọiquyết định liên quan đến công ty, giám đốc Nguyễn Văn Duy là người chỉ huy, đưa

ra quyết định dựa trên những tham mưu của phó giám đốc và các trưởng phòng bankhông chịu bất kỳ sự chỉ đạo nào khác Vì vậy những hoạt động của công ty nóichung và các hoạt động liên quan đến nhập khẩu nói riêng được được điều hành bởigiám đốc sẽ linh hoạt và thống nhất hơn

Bảng 2: Bảng cơ cấu vốn và nguồn vốn của công ty

Bố trí cơ cấu tài sản(TS):

+ TSCĐ/ Tổng TS

+ TSLĐ/ Tổng TS

9.124.465

1.368.6697.755.796

100

1585

20.145.792

3.424.78416.721.007

100

1783

54.509.728

12.537.23741.972.490

100

2377

Bố trí cơ cấu nguồn vốn

+ Nợ phải trả/Tổng NV

+ Vốn CSH/ Tổng NV

9.124.465

6.660.8592.463.605

100

7327

20.145.792

15.109.3445.036.448

100

7525

54.509.728

41.427.39313.082.334

100

7624

( Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)

Dựa vào bảng cơ cấu trên, ta thấy tỉ lệ TSCĐ/ Tổng TS tăng hàng năm khá nhiều.Bởi năm 2010 và 2011, công ty có sự đầu tư lớn về đầu tư trang thiết bị cho nhânviên, kho bãi và thiết bị sản xuất

Về mặt nguồn vốn, có thể thấy vốn vay chiếm tỷ lệ phần lớn trong cơ cấu nguồnvốn trong các hợp đồng mua các mặt hàng của công ty có giá trị lớn

Đối với các quỹ tài chính dự phòng, đầu tư phát triển, trợ cấp thất nghiệp, khenthưởng phúc lợi công ty đảm bảo thực hiện đầy đủ Cùng đó, bởi nguồn vốn vaychiếm tỷ lệ lớn nên công ty ngay từ đầu đã chú trọng tạo dựng mối quan hệ chặt chẽvới nhiều tổ chức, ngân hàng đảm bảo được nhu cầu về vốn cho hoạt động kinhdoanh nhập khẩu, chủ động đối phó với nhu cầu vốn tăng cao

(Nguồn: Danh sách nhân viên công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại

và sản xuất Giang Hoài)

Biểu đồ 1: Cơ cấu lao động theo trình độ

Kỹ sư : 16,67%

Cử nhân: 43,33%

Ca o đẳng: 30% THPT: 10%

(Nguồn: Danh sách nhân viên công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại

và sản xuất Giang Hoài )

Hiện công ty đang sở hữu 30 công nhân với các trình độ kỹ sư, cử nhân, cao đẳng

và trung học phổ thông với các vị trí khác nhau Cụ thể kỹ sư có 5 người chiếm16,67%; cử nhân có 13 người chiếm 43,3%; cao đẳng có 9 người chiếm 30%; trunghọc phổ thông có 3 người chiếm 10% Do tính chất ngành nghề, công ty cần nhânviên am hiểu về sản phẩm lại có khả năng giao tiếp làm việc tốt trong lĩnh vực kinhdoanh, đặc biệt trong lĩnh vực thu mua nhằm phục vụ tốt cho họa động nhập khẩu.Dựa vào tỉ lệ cơ cấu trên có thể nhận thấy tỉ lệ kỹ sư am hiểu đặc điểm kỹ thuật sảnphẩm còn ít chiếm 16,67% tổng số lao động trong công ty Vì vậy công việc tư vấncho khách hàng hay kiểm tra chất lượng sản phẩm để nhập khẩu chỉ tập trung ở một

bộ phận nhân viên là có khả năng đảm nhiệm

Theo số liệu thống kê từ dữ liệu hồ sơ nhân viên công ty, tỷ lệ giới tính công

ty khá ngang bằng, về giới tính nam có 17 người chiếm 56,67%, nữ có 13 ngườichiếm 43,33% trên tổng số 30 lao động Đa số phái nữ làm công việc văn phòng, kếtoán hoặc nghiên cứu sản phẩm, đa số phái nam đảm nhận các bộ phận phòng thumua, kinh doanh Quá trình nhập khẩu của công ty đòi hỏi sự đi lại nhiều và xa nênvấn đề giới tính cũng là điều công ty cần lưu ý khi tuyển dụng nhân viên vào vị trícác phòng liên quan

Hầu hết nhân viên trong công ty ở độ tuổi trẻ, cao nhất là Nguyễn Văn Giang, nhân viên phòng kinh doanh sinh năm 1972 Nhận biết được đặc điểm này, công tyluôn tạo môi trường làm việc năng động, sự cạnh tranh cao, đặc biệt tổ chức cáckhóa đào tạo, chủ động nâng cao chất lượng nhân viên, bồi dưỡng, rèn luyện ngay

từ ban đầu cũng như có chính sách ràng buộc nhân viên làm việc và phục vụ cho

công ty Điều này nhìn chung về việc mua hàng hóa từ nước ngoài của công ty bớiđội ngũ nhân viên trẻ nắm bắt nhu cầu khách hàng dễ dàng hơn, nhiệt tình trong vấn

đề đi lại, phát triển quan hệ đối tác phục vụ quá trình nhập khẩu

Như vậy, với đặc điểm mặt hàng kinh doanh là hương, nguyên liệu khá mới

mẻ trên thị trường Việt Nam, quy mô nhỏ, công ty hiện đang có đội ngũ nhân viêntrẻ nhiệt tình, sáng sạo tạo, có kiến thức chuyên môn và thực tế tốt để phục vụ choquá trình nhập khẩu hàng hóa

Nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quyết định đến sự phát triển của công

ty Nhận thức được điều đó GIAFOOD ngay từ ban đầu đã quan tâm đến việc sắpxếp tổ chức nhân sự sao cho gọn nhẹ và làm việc đạt hiệu quả nhất

Số lượng: Công ty có tất cả 30 cán bộ công nhân viên trong đó hầu hết được đóngbảo hiểm xã hội, được lao động trong môi trường chuyên nghiệp và áp lực côngviệc cao

Bảng 4: Cơ cấu lao động theo phòng ban

Đơn vị: Người

Phòng ban Ban

Giám đốc

Phòng TCKT NC&PT Phòng phận Bộ

SX

Phòng Kinh doanh

Phòng XNK Phòng thu

mua

Tổng

(Nguồn: quy chế tổ chức hoạt động nhân sự của công ty)

Dựa vào chức năng nhiệm vụ của công ty để GIAFOOD đưa số lượng nhân viênhợp lý Đối với công ty, việc tiêu thụ sản phẩm cần được đẩy mạnh và trọng yếunên phòng kinh doanh có số lượng nhân viên lớn nhất chiếm đến 23,3% tổng nhânviên toàn công ty Tiếp đó là phòng xuất nhập khẩu, phòng nghiên cứu, phòng thumua và tài chính kế toán Quá trình nhập khẩu hàng hóa có liên quan trực tiếp đếncác phòng này cho nên có thể nhận thấy rằng công ty dành một số lượng nhân viênlớn để thực hiện quá trình này khoảng 15 người chiếm 50% tổng số nhân viên củadoanh nghiệp

1.3.4.Đặc điểm cơ sở vật chất và trang thiết bị

Cơ sở vật chất trang thiết bị là yếu tố giúp nhân viên làm việc chăm chỉ đạt hiệu quảcông việc cao, kho bãi và phòng thí nghiệm được GIAFOOD chú trọng đầu tư giảiquyết vấn đề trước mắt tạo nền tảng cho công ty phát triển lâu dài

+ Kho bãi: 750m vuông đặt tại tại Lô 3, Công nghiệp Yên Nghĩa, Hà Đông kho đạttiêu chuẩn kho bãi chứa hàng thực phẩm

+ 100m vuông phòng thí nghiệm, xưởng sản xuất các sản phẩm dạng bột tại lô 3 –Khu công nghiệp Yên Nghĩa – Hà Đông – Hà Nội

+ 100m vuông xưởng sản xuất mặt hàng tiêu dùng: Caramel tại lô 3 – Khu côngnghiệp Yên Nghĩa – Hà Đông – Hà Nội

+ Văn phòng giao dịch phía Bắc: 270m vuông tại Phòng 2503 – tòa nhà CT2 – NgôThì Nhậm – quận Hà Đông – Hà Nội

+ Văn phòng giao dịch phía Nam: 200m vuông tại Số 75 – Nguyễn Duy Cung –phường 12 – quận Gò Vấp – Tp.HCM

Nhận thức được đặc điểm mặt hàng trong ngành thực phẩm có những yêucầu khác biệt về bảo quản so với các ngành khác, công ty khá chú trọng trong việcđầu xây dựng kho bãi Năm 2011, Công ty quyết định thay vì sử dụng 2 kho, công

ty xây dựng một kho riêng nhằm đảm bảo đủ diện tích chứa với 750m vuông, nhiệt

độ trong trạng thái ổn định, khoang chứa thông thoáng, tránh sự thay đổi thời tiết ởmiền Bắc Việt Nam mưa nắng thất thường Kho chứa hàng phục vụ cho việc chứahàng nhập khẩu trong khi chờ ngày giao hàng hay chứa hàng tồn, hàng dự trữ Khohàng đảm bảo sẽ giải quyết được vấn đề phía sau việc nhập khẩu hàng về nước

Cùng đó, Công ty cũng đầu tư xây dựng phòng thí nghiệm và xưởng sản xuấthơn nửa tỷ đồng để thúc đẩy hoạt động sản xuất của công ty trong những năm tiếptheo Hiện tại, công ty đã đặt 2 văn phòng đại diện tại phía Bắc và phía Nam tạo cơ

sở để phát triển thị trường trong nước sâu rộng hơn nữa Sở dĩ công ty có quyếtđịnh mạnh dạn trong thời gian này là dựa vào sự tích lũy nhiều năm kinh nghiệmlàm việc trong ngành, sự thông thuộc về địa chỉ nhập khẩu nguyên liệu thô sử dụngcho sản xuất, tận dụng mối quan hệ khách hành và đối tác vốn có, sự hiểu biết về kỹthuật nhờ kinh nghiệm và kiến thức được học một cách có hệ thống Xưởng sảnxuất được mở ra phần nào đã giải quyết được những trăn trở của Giám ĐốcGIAFOOD Nguyễn Văn Duy từ lâu nay với mong muốn nghiên cứu sản xuất ra sảnphẩm thay thế hàng nhập khẩu, tạo nên hàng tiêu dùng có chất lượng cao, rõ nguồngốc, công ty có thể chủ động kiểm tra, giám sát, điều chỉnh để đáp ứng tốt nhất nhucầu của công ty Việt Nam Tuy nhiên, trong những năm vừa qua và trước mắtxưởng sản xuất, phòng thí nghiệm hay kho bãi chủ yếu giúp ích phần nhiều cho việcnghiên cứu, kiểm định chất lượng và kho bảo quản cho hàng hóa nhập khẩu vềnước

1.3.5 Đặc điểm quy trình sản xuất

Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và sản xuất Giang Hoài cùng với sựphát triển kinh doanh ở mảng thương mại bắt đầu từ năm 2011, công ty đã tập trungphát triển ở mảng sản xuất Điều này sẽ giúp giảm bớt số lượng hàng hóa phải nhậpkhẩu từ nước ngoài Cơ cấu tổ chức kinh doanh của công ty bao gồm có phòngnghiên cứu và phát triển, phòng sản xuất được mô tả cụ thể theo sơ đồ dưới đây

Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất

Bởi công ty mới đầu tư phát triển ở lĩnh vực sản xuất nên cơ cấu tổ chức sản xuấtcủa công ty còn khá đơn giản Số lượng phòng, bộ phận ít, số lượng nhân viên làmtrong mỗi phòng ban từ 2 đến 4 người, công việc cụ thể ở các phòng, bộ phận nhưsau:

+ Phòng nghiên cứu và phát triển: nhiệm vụ của phòng là tìm kiếm, lựa chọn sản

phẩm, sản phẩm mới nhập khẩu hoặc sản phẩm được ưa chuộng trên thị trườngtrong nước

+ Phòng thí nghiệm: phòng chứa các thiết bị máy móc để nghiên cứu, phân tích

sản phẩm như tủ hấp, tủ sấy, khuấy đông hóa, thùng quay, thiết bị lên men, máy đo

độ khô… Phòng sử dụng các thiết bị để nghiên cứu, chế tạo tạo ra sản phẩm đạt yêucầu theo sự chỉ huy phòng nghiên cứu

+ Phòng kiểm tra chất lượng: phòng này chủ yếu dựa vào con số kỹ thuật mà

phòng thí nghiệm đưa ra, từ đó tổng kết đáng giá chất lượng sản phẩm, phân loạisản phẩm

+ Phòng sản xuất: nhiệm vụ của phòng sản xuất là lập kế hoạch, đề ra quy trình

sản xuất chính đồng thời kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch và giải quyết các vấn

đề phát sinh trong khi sản xuất

+ Phân xưởng sản xuất: phân xưởng trực tiếp sản xuất các sản phẩm đã được

nghiên cứu đánh giá ở phòng nghiên cứu, phát triển sản phẩm và tiến hành đưa vàosản xuất hàng loạt Phòng này chứa các thiết bị như máy trộn, máy định lượng, máycân, máy bao gói, máy nghiền

Việc tổ chức sản xuất hiện nay chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng số lượng bán hàngcủa doanh nghiệp Chủ yếu các mặt hàng cuả công ty là nhập khẩu chiếm 80% tổng

số hàng bán của công ty Tuy nhiên, trong quá trình bán hàng, công ty luôn ưu tiênbán hàng tự sản xuất được trước khi tìm nguồn nhập hàng từ nước ngoài

PHẦN THỨ HAI: THỰC TRẠNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI

CÔNG TY TNHH TM&SX GIANG HOÀI2.1 Vai trò của nhập khẩu đối với sản xuất kinh doanh:

GIAFOOD là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại vàsản xuất với mặt hàng là hương nguyên liệu, phụ gia thực phẩm Tuy nhiên, với khókhăn là một công ty mới thành lập, vốn đầu tư ít, hạn chế về mặt công nghệ nênhoạt động sản xuất là hướng phát triển về lâu dài Còn trong thời gian vừa qua vàvài năm tới, hoạt động chính của công ty là hoạt động kinh doanh thương mại Vìvậy, trong những năm tới hoạt động nhập khẩu có vai trò trọng yếu trong việc lấyđầu vào của doanh nghiệp

Có thể nói, việc thực hiện tốt hoạt động nhập khẩu sẽ giảm thiểu chi phímua hàng, tạo nguồn cung ứng tốt, ổn định, nâng cao chất lượng sản phẩm cũngnhư tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Việc tăng khả năngnhập khẩu ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, kết quả hoạt động, sản xuất kinhdoanh cũng như danh tiếng của công ty

Nắm bắt được quy trình kinh doanh của công ty, ta sẽ có cái nhìn tổng quát

về các hoạt động của GIAFOOD, từ đó sẽ tìm ra được mức độ ảnh hưởng của cáchoạt động đối với quá trình nhập khẩu của công ty hay vai trò của hoạt động nhậpkhẩu đối với các hoạt động kinh doanh khác của công ty

Sơ đồ 3: Quy trình kinh doanh của công ty TNHH TM&SX Giang Hoài

( Nguồn: Quy chế tổ chức hoạt động công ty)

Xem xét biểu

hiện cầu

Nhận đặt hàng của các nhà máy

Đưa về bộ phận sản xuất

Làm các nghiệp vụ nhận hàng

Giao hàng cho các công ty

Tìm kiếm và

ký kết hợp đồng nhập khẩu

Thu tiền

Đối với công ty, việc xem xét biểu hiện cầu là một hoạt động được đặc biệt quantâm Vì vậy hoạt động này được tách riêng thành một bước trong chu trình kinhdoanh của doanh nghiệp và được dành cả một phòng đảm nhiệm trong công ty làphòng nghiên cứu và phát triển Tại đây, nhân viên có nhiệm vụ tìm hiểu, nắm bắtnhu cầu hiện tại của khách hàng, dự báo xu hướng phát triển mới trong tương lai vàhơn cả là bằng kiến thức, kinh nghiệm phối hợp với phòng ban khác định hướng, tưvấn cho khách hàng những mặt hàng được công ty đánh giá nhận định có chất lượngtốt hay giá cả phù hợp.

Khi bước đầu tiên được thực hiện tốt, công ty nhận được đơn đặt hàng củacác nhà máy, công ty cần xúc tiến thực hiện càng nhanh càng tốt rút ngắn thời gianđến mức tối thiểu Các nhân viên phòng kinh doanh, phòng kế toán có trách nhiệmtính toán giá cả, lên các phương án giá cho các mặt hàng hương liệu, nguyên liệu vàphụ gia thực phẩm

Tiếp đó, xem xét các mặt hàng cần cung cấp, công ty sẽ cân nhắc chia làmhai hướng Thứ nhất, với các mặt hàng công ty đã sản xuất được, phù hợp với kháchhàng, GIAFOOD sẽ chuyển đơn hàng xuống bộ phận sản xuất yêu cầu sản xuất haylấy trong kho nếu có sẵn Phương án này được ưu tiên sử dụng trước bởi chính sáchcủa công ty là đẩy mạnh sản xuất Tuy nhiên, đây là khoảng thời gian đầu, với nhiềuhạn chế về mặt tài chính, công nghệ, nhân lực nên lượng sản phẩm cung cấp cở bộnày nhìn chung chiếm tỷ lệ nhỏ Số liệu năm 2011 chiếm khoảng 15% tổng số sảnphẩm cung cấp cho người bán (Nguồn: Phòng sản xuất) Hướng thứ hai, công ty tìmkiếm và ký kết các hợp đồng nhập khẩu Đây là hoạt động vẫn đang phát triển mạnh

mẽ và chủ chốt của công ty Với hướng đi này, công ty cần làm thêm các nghiệp vụnhận hàng Đây là khâu quan trọng trong quá trình nhập khẩu hàng hóa gồm có hoạtđộng xin giấy phép nhập khẩu, lên lịch nhận hàng từ công ty nước ngoài, thống nhấtphương tiện vận chuyển, chi phí vận chuyển… Vì vậy, công ty lập phòng xuất nhậpkhẩu kết hợp với phòng thu mua để đảm nhận công tác này Cùng đó, phòng kế toánxem xét lập thủ tục cần thiết để đặt cọc tiền hàng, viết đơn xin mở LC gửi đến ngânhàng, ký quỹ

Sau khi nhận được hàng hóa đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, chủng loạicông ty tiến hành giao dịch hàng hóa cho khách hàng Lúc này phòng kinh doanhchịu trách nhiệm giao hàng cho khách cần kiểm tra mặt hàng giao cẩn thận có đápứng đủ yêu cầu của khách hàng, thời gian giao dịch chính xác như đã thỏa thuận,cách thức và số tiền thanh toán như trong hợp đồng

Như vậy, quá trình nhập khẩu cho đến nay vẫn được coi là hoạt động chủ

yếu của doanh nghiệp là nguồn nuôi sống doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp pháttriển hơn Việc nghiện cứu phát triển quá trình nhập khẩu là vô cùng cần thiết

2.2 Phân tích hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong thời gian qua

2.2.1 Các mặt hàng nhập khẩu

GIAFOOD kinh doanh, nhập khẩu, phân phối, sản xuất các sản phẩm nguyênliệu, phụ gia, hương liệu thực phẩm sử dụng trong sản xuất các sản phẩm thực phẩmthiết yếu: sữa, kem, bánh kẹo, nước giải khát,…

Công ty có gần 50 loại hàng hóa chia làm ba nhóm mặt hàng chính là nguyên liệu,hương liệu, phụ gia thực phẩm

Bảng 5: Danh sách mặt hàng chính của công ty

I Hương liệu

1 Hương vani sữa

2 Hương café

3 Hương dâu tây

4 Hương chanh leo

5 Hương khoai môn

2 Phụ gia thực phẩm tinh bột biến tính

III Nguyên liệu thực phẩm

1 Nguyên liệu thực phẩm DEXTROSE MONOHYDRATE

2 Nguyên liệu thực phẩm MALTO DEXTRIN

3 Nguyên liệu thực phẩm bột kem không sữa NON DAIRY

CREAMER

4 Nguyên liệu thực phẩm bột váng sữa SWEET WHEY

POWDER

(1) STT (2)Tên mặt hàng

5 Nguyên liệu thực phẩm bột sữa gầy SKIM MILK POWDER

6 Nguyên liệu thực phẩm bột sữa béo FULL CREAM MILK

POWDER

7 Nguyên liệu thực phẩm sữa đặc CONDENSED SWEETED

MILK

8 Nguyên liệu thực phẩm tinh bột ngô

9 Nguyên liệu thực phẩm bột kem tươi

10 Nguyên liệu thực phẩm bột thạch

11 Nguyên liệu thực phẩm bột keo ngô

12 Nguyên liệu thực phẩm bột lòng đỏ trứng

Nguồn: Phòng thu mua công ty TNHH thương mại và sản xuất Giang Hoài

Cho đến nay mặt hàng của công ty có được từ 3 nguồn:

+ Nhập khẩu hương, nguyên liệu, phụ gia thực phẩm từ các công ty có tiếng tạinước ngoài

+ Nhận phân phối lại một số sản phẩm mà công ty không nhập khẩu

+ Tự nghiên cứu và sản xuất ra một vài sản phẩm

Các mặt hàng của công ty từ nhập khẩu, nhận phân phối hay tự sản xuất có

đặc điểm sau:

+ Hàng công ty là các hương, nguyên liệu, phụ gia trong ngành thực phẩm

+ Mặt hàng có khả năng sử dụng phổ biến mà đa số các công ty sản xuất thực phẩmtrong nước đều cần có

+ Mặt hàng bán ra cho từng khách hàng với số lượng nhỏ nhưng giao dịch với sốlượng lớn khách hàng nên tổng lượng bán ra lớn

+ Đa số các mặt hàng nhập khẩu công ty yêu cầu nhận độc quyền

+ Số lượng chủng loại mặt hàng chưa nhiều nhưng có tính chọn lọc

Công ty cho đến nay đã sản xuất được một số mặt hàng hương vani sữahương dứa, hương sữa, hương café Bởi đây là hương liệu được sử dụng phổ biếntrong nhiều sản phẩm thực phẩm có mặt trên thị trường Việt Nam trong khi cầnnguồn vốn ban đầu nhỏ và điều kiện kho bãi ít đầu tư Điều này hoàn toàn phù hợpvới đặc điểm công ty trong giai đoạn đầu mới hình thành đáp ứng được một phầnnhu cầu tiêu thụ hàng hóa của công ty, giảm số lượng hàng hóa nhập khẩu của côngty

Bảng 6: Kim ngạch nhập khẩu theo mặt hàng

Đơn vị: triệu đồng

2010/2009

So sánh % 2011/2009

III.Nguyên liệu thực phẩm 6 399 16 077 43 033 251 267

Nguồn: Phòng tài chính kế toán

Dựa trên bảng số liệu, ta nhận thấy mặt hàng nguyên liệu thực phẩm qua cácnăm chiếm khoảng 90% tổng số giá trị mặt hàng nhập khẩu Các mặt hàng của công

ty nhìn chung khá phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty Ban đầu với sốvốn còn khiêm tốn công ty chỉ nhận một vài mã hàng và các mặt hàng đưa về công

ty cũng cần tiêu thụ nhanh chóng để tránh thời gian để trong khó chứa lâu, hàng tồnđọng nhiều, khả năng quay vòng vốn chậm Với khả năng kinh nghiệm trong ngànhchưa sâu, công ty không nhập ồ ạt các mặt hàng về bán mà cần có bước nghiên cứuthị trường kỹ lưỡng Với mối quan hệ khách hàng còn chưa mở rộng, công ty chấpnhận và chọn cách thức bán cho từng khách hàng nhỏ số lượng ít nhưng lượngkhách hàng đông đảo Và để đứng vững chắc và uy thế trên thị trường, công ty chọnphương pháp yêu cầu độc quyền một số mã hàng có tiềm năng như hương vani sữahay phụ gia thực phẩm gelatin Đây sẽ là chiến lược lâu dài của công ty

2.2.2.Báo cáo kết quả kinh doanh từ hoạt động nhập khẩu trong 5 năm

Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty được thể hiện cụ thể qua bảngtổng hợp dưới đây:

Bảng 7: Báo cáo kết quả kinh doanh từ hoạt động nhập khẩu của công ty

(Đơn vị: nghìn đồng)

Chỉ tiêu 5 tháng

cuối năm 2007

Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 6 tháng đầu

năm 2012

Doanh thu 1,250,000 7,150,890 10,480,426 22,618,126 58,969,915 60,868,713Giá vốn hàng bán 1,435,000 6,500,455 8,836,144 19,499,848 52,407,305 54,444,719Lợi nhuận gộp (185,000) 650,435 1,644,282 3,118,277 6,562,609 6,423,994

Nguồn: Báo cáo kinh doanh qua các năm 2008, 2009, 2010, 2011 số liệu phòng

kế toán

Biểu đồ 2: Biểu đồ doanh thu, chi phí, lợi nhuận từ hoạt động nhập khẩu qua

các năm từ 5 tháng cuối năm 2007 đến 5 tháng đầu năm 2011

0 10000000000

Nhận xét

Việc nhập khẩu của công ty sau năm năm đã có sự thay đổi nhanh chóng Doanh

thu bán hàng của công ty tăng nhanh chóng từ khi bắt đầu chỉ với doanh thu hơn 1 tỉ

đến năm 2011 đã đạt gần 59 tỉ đồng Điều này cho thấy mối quan hệ đầu ra và đầu

vào của công ty ngày càng mở rộng Doanh thu tăng kéo theo giá vốn hàng bán tăng

theo các năm Công ty cần có chính sách đúng đắn để vay vốn dễ dàng hay phương

thức thanh toán phù hợp với nguồn vốn của công ty, đảm bảo cho việc mở rộng

thêm doanh thu đồng nghĩa tăng giá vốn hàng bán sau này của công ty Doanh thu

tăng, giá vốn hàng bán tăng theo nhưng ở mức cho phép công ty thu được lợi nhuận

gộp cũng tăng khá nhanh là điều mà công ty quan tâm hơn Để có nhận định đúng

về sự tăng trưởng của công ty về 3 yếu tố trên, dưới đây là bảng so sánh các chỉ tiêucủa 3 năm gần nhất 2009, 2010 và 2011 so với năm 2008 Sở dĩ lựa chọn 2008 để sosánh bởi đây khoảng thời gian công ty bắt đầu có lợi nhuận và dần đi vào ổn định

cơ cấu tổ chức để từ đó phát triển

Bảng 8:So sánh kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu so với năm 2008

Chênh lệch tuyệt đối

(nghìn đồng)

Chênh lệch tương đối (%)

Chênh lệch tuyệt đối (nghìn đồng)

Chênh lệch tương đối (%)

Chênh lệch tuyệt đối (nghìn đồng)

Chênh lệch tương đối (%) Doanh

thu 3.329.536 146,5 15.467.236 316,3 51.819.025 824,6Giá vốn

(Nguồn: Tổng hợp theo báo cáo tài chính)

_ Lợi nhuận của công ty theo bảng số liệu qua các năm cũng tăng dần thểhiện tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của công ty

+ Giai đoạn 5 tháng đầu mới thành lập công ty có mức lãi âm 185 000 000đồng Đây là giai đoạn công ty chập chững bước chân vào làm quen với thị trườngngành thực phẩm Việc chi phí 1 435 000 lớn hơn doanh thu 1 250 000 là điều mà

đa số các công ty phải trải qua Đây là chi phí cho sự khám phá, làm quen với thịtrường, tạo mối quan hệ với đối tác, khách hàng…

+ Các giai đoạn 2008-2009; 2009-2010; 2010-2011 chi phí tăng dần lên theomức tăng của doanh thu và đến 6 tháng đầu năm 2012 lợi nhuận đã đạt tới con sốgần 6,5 tỷ đồng Đây là thành quả hơn 5 năm phát triển của công ty mà ban giámđốc dốc tâm huyết tìm hiểu, học hỏi để đưa ra những chính sách giúp công ty cóđược con đường đi đúng đắn nhất

Tuy nhiên, việc tăng trưởng gấp 8 lần về doanh thu hay 10 lần về lợi nhuận nhữngtưởng là con số lớn nhưng trên thực tế đây là khoảng thời gian đầu tiên công ty

tham gia thị trường, bởi việc xuất phát của công ty còn thấp nên khi so sánh, con sốxuất phát điểm khá thấp chỉ khoảng 650 triệu VN đồng lợi nhuận gộp năm 2008.Khi doanh thu càng lớn việc tăng trưởng sẽ rất khó giữ được tốc độ như thời gianđầu.

2.2.3.Thị trường đầu vào

GIAFOOD là công ty thương mại có các khách hàng là các công ty sản xuấttrong nước và các đối tác kinh doanh là công ty nước ngoài Bởi các mặt hàng kinhdoanh của công ty thường là mặt hàng chưa có mặt trên thị trường trong nước Vìvậy, để có được các mối quan hệ kinh doanh là công ty quốc tế là yếu tố vô cùngquan trọng đối với công ty, đặc biệt là những mối quan hệ tin cậy và lâu bền Dướiđây là danh sách đối tác kinh doanh đã làm việc với GIAFOOD từ lâu

Bảng 9: Danh sách đối tác kinh doanh chủ yếu

I Công ty nhập khẩu

1 Shanghai Fuxin Fine chemical Co.ltd Trung Quốc

2 Bell Flavor and Fragrance Đức

4 Dextrose Monohydrate (Zhucheng Trung Quốc

5 Tarum International Co.ltd Hàn Quốc

6 Shandong Tianjiu Biotech Co.ltd Trung Quốc

II Công ty nhận phân phối lại

1 Nhà máy sữa Dutch Lady Hà Lan

Nguồn: Phòng thu mua

Trên đây là các đối tác công ty đã làm việc cùng công ty trong thời gian qua.Đây đều là các công ty lớn và có uy tín tại mỗi quốc gia Đức, Trung Quốc, HànQuốc… Trước khi bắt tay với các đối tác, công ty đã nghiên cứu tìm hiểu kỹ vềdanh tiếng trên thị trường, kiểm tra chất lượng sản phẩm, giá cả cách thức giaohàng,…để đi đến bước cuối cùng ký hợp đồng Cho đến nay, các mối quan hệ trênvẫn được duy trì và ngày càng gắn bó, 2 bên trở thành đối tác tin cậy của nhau giúpnhau cùng phát triển

Hơn nữa, GIAFOOD đã ký được hợp đồng độc quyền với nhà sản xuất trên thếgiới Như sữa Hàn Quốc Marn International Co.ltd hay sữa Trung Quốc ShandongTianJiao Biotechnology Co.ltd Trong tương lai, công ty phấn đấu quan hệ và hợp

tác với nhiều bạn hàng hơn nữa tiến tới ký được hợp đồng với nhiều công ty có uytín trên thế giới

Nhìn chung, việc xây dựng đối tác của công ty lâu dài và ngày càng mở rộng làvấn đề cần được đầu tư đúng mực bởi đây là hoạt động vô cùng quan trọng để pháttriển quá trình nhập khẩu của GIAFOOD

2.2.4.Thị trường đầu ra- nhân tố tác động trực tiếp đến hoạt động nhập khẩu

Khách hàng của Giafood chủ yếu là các công ty, cơ sở sản xuất thực phẩm tạiViệt Nam có nhu cầu nhập các hương liệu, phụ gia thực phẩm Dưới đây là cáckhách hàng thường lâu dài của công ty được tổng hợp dựa trên doanh thu bán hàng

kể từ năm 2007 đến nay

Bảng 10: Danh sách khách hàng lâu dài của công ty

1 Công ty cổ phần thực phẩm Thái Dương La Phù – Hoài Đức –

Hà Nội

2 Công ty cổ phần chế biến thực phẩm Đức Hạnh La Phù – Hoài Đức –

Hà Nội

3 Công ty thực phẩm Sài Gòn Bình Tân – Tp.HCM

4 Công ty thạch Long Hải Thành phố Hải Dương

5 Công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị Định Công – Hà Nội

6 Công ty TNHH Hải Hà – Kotobuki Trương Định – Hà Nội

7 Công ty cổ phần Tràng An Phùng Chí Kiên – Hà

Nội

8 Công ty bánh kẹo Việt Pháp Dương Liễu – Hà Nội

9 Công ty cổ phần cà phê Biên Hòa Biên Hòa – Đồng Nai

10 Công ty nước giải khát Hải Hồng Thường Tín – Hà Nội

Nguồn: Phòng kinh doanh

Sau gần 5 năm tham gia vào thị trường ngành thực phẩm, Giafood đã cónhững khách hàng lâu dài và lớn tại Việt Nam Một số công ty được liệt kê trên đâynhư Công ty trách nhiệm hữu hạn Hải Hà hay công ty thạch Long Hải,… đều lànhững công ty chiếm giữ thị phần lớn trên thị trường Việt Nam Đây là những thành

tựu đáng tự hào của công ty Song trong thời gian tới công ty mong muốn đặt đượcnhiều mối quan hệ hơn nữa với các công ty sản xuất thực phẩm lớn như café TrungNguyên, vinacafe,…

Trong đó dựa trên doanh thu bán hàng kể từ thời gian thành lập 2007, có thểrút ra được tỉ lệ % doanh thu từ các khách hàng chính như sau:

Biểu đồ 3: Cơ cấu doanh thu

Cơ cấu doanh thu theo giá trị từ các khách

hàng của GIAFOOD

Công ty c ổ phần chế biến thực phẩm Đức Hạnh 23%

Công ty thực phẩm Sài Gòn 15%

Công ty thạch Long Hải 12% Công ty bánh kẹo Việt Pháp 11%

Công ty nước giải khát Hải Hồng 18%

Công ty khác 21%

Nguồn: Phòng kinh doanh

Công ty cổ phần chế biến thực phẩm Đức Hạnh là khách hàng có thời gian làmviệc lâu năm nhất của GIAFOOD Ngay từ khi mới bước chân vào lĩnh vực, công tyĐức Hạnh là một trong những khách hàng đầu tiên ký hợp đồng mua hàng với công

ty với mặt hàng là các loại hương liệu Cho đến nay, 2 công ty vẫn có mối quan hệtốt đẹp vì thế tỉ lệ phần trăm doanh thu của GIAFOOD từ công ty là lớn nhất Việchợp tác với công ty thực phẩm Sài Gòn đã đánh dấu bước đi quan trọng của doanhnghiệp trong việc mở rộng thị trường và đặt thêm một trụ sở nữa tại Thành phố HồChí Minh Chú trọng duy trì phát triển mối quan hệ với công ty, doanh thu củaGIAFOOD từ công ty này cũng đang đạt ở vị trí số ba mặc dù thời gian hợp tác vớicông ty không phải là dài nhất Đối với các công ty đã có mối quan hệ lâu dài và làmục tiêu hợp tác lâu dài của GIAFOOD như Công ty TNHH Hải Hà – Kotobuki,Công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị theo số liệu hiện nay doanh thu từ các công

ty này chưa cao Vì vậy, trong tương lai, công ty nên có những kế hoạch để pháttriển mối quan hệ với các công ty

Nhìn chung, nhiệm vụ của công ty đối với thị trường đầu ra là ổn định và pháttriển thị trường đầu ra và có định hướng rõ ràng, ước lượng chính xác, dự báo đúngđắn nhu cầu của thị trường đầu ra để phối hợp nhịp nhàng với hoạt động nhập khẩulấy đầu vào cho công ty.

2.3 Quy trình nhập khẩu của công ty

Để thực hiện hoạt động kinh doanh một cách có hiệu quả nhất, công ty tiếnhành sắp xếp các hoạt động theo một chu trình kinh doanh tuần tự từng bước hoạtđộng nhịp nhàng, hợp lý, tránh những rủi ro, thất thoát không đáng có trong kinhdoanh Quy trình được diễn ra như sau:

Sơ đồ 4: Quy trình nhập khẩu của công ty

Nhìn chung quy trình được thực hiện tuần tự, khoa học đã giúp công ty ký kết đượcnhiều hợp đồng thành công Tuy nhiên, khi xem xét nghiên cứu từng bước thực hiện

và nhìn lại kết quả công ty đạt được nhận thấy có nhiều hạn chế cần chỉnh sửa trongquá trình nhập khẩu của công ty Trước hết, mỗi bước của quá trình được nghiêncứu cụ thể dưới đây

2.3.1 Nghiên cứu sản phẩm và thị trường

Đối với GIAFOOD, đây là bước đầu tiên và là yếu tố quan trọng trong quá trìnhmua nguyên vật liệu của công ty Việc hoạch định chương trình mua càng gần vớithực tế giúp cho các hoạt động về sau của việc tiến hành nhập khẩu trở nên đơn giảnhơn rất nhiều, nó cũng tạo nên sự nhịp nhàng điều độ trong chuỗi hoạt động này

Nhìn vào sơ đồ tổ chức quản lý, GIAFOOD dành riêng một phòng đảm nhậncho công việc này Vai trò của phòng đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của người tiêudùng, theo kịp công nghệ hiện đại và xu hướng phát triển của thị trường, tăng khảnăng cạnh tranh giữa các đối thủ, thêm mặt hàng mới cho công ty Công ty xác

Nghiên cứu sản phẩm và thị trường

Tìm chọn nhà cung ứng

Thương lượng đặt hàng

đặt hàng

định đây là khâu quan trọng trong việc định hướng sản xuất cũng như nhập khẩucủa công ty Trên thực tế, công ty đã làm khá tốt nhiệm vụ này bởi trưởng phòngnghiên cứu phát triển của công ty là Phó Giám đốc, người có kiến thức được học tạikhoa hóa thực phẩm trường Đại học Bách Khoa Hà Nội cùng với kinh nghiệm 10năm trong ngành và hiện nguyên là trưởng phòng nghiên cứu phát triển công ty cổphần sữa TH true MILK Cụ thể, quá trình nghiên cứu thị trường bao gồm các cáchthức sau:

Công ty dựa trên những hợp đồng đã có trong thời gian 3 năm trở lại Khinhìn lại các hợp đồng đã được ký kết thành công của công ty, phòng nghiên cứu vàphát triển nhận thấy số lượng các hợp đồng của GIAFOOD rất lớn và giá trị các hợpđồng nhìn chung nhỏ Thêm vào đó, khách hàng của GIAFOOD trải trên diện rộngkhông tập trung Trước đây, đó là thế mạnh của công ty được cho là phù hợp vớiđiều kiện tài chính Tuy nhiên hiện nay, với giá vốn hàng bán tăng vọt lên tới con sốgần 46 tỷ Việt Nam đồng và mối quan hệ lâu dài với nhiều doanh nghiệp, công ty

có đủ điều kiện để thu hút khách hàng lớn và mua hàng với số lượng lớn

Cùng đó, công ty tích cực tìm hiểu về nhóm mặt hàng hương liệu, nguyênliệu, phụ gia thực phẩm trong ngành thực phẩm Công nghệ thông tin ngày càngphát triển, việc tìm hiểu trên hệ thống internet hết sức thuận lợi Phòng nghiên cứu

có thể dễ dàng tìm được các thông tin về môi trường, đối thủ cạnh tranh trên cáctrang mạng Tuy nhiên, sự thuận lợi này không phải dành riêng cho công ty mà làlợi ích chung của xã hội, hay thông tin này được đăng tải không có sự chứng thựcdẫn đến sự trộn lẫn nhiều khi là sai lệch Vì vậy, phòng nghiên cứu có những biệnpháp khác để tiếp cận thông tin thị trường bằng các mối quan hệ đã được xây dựng

từ nhiều năm Đây là cách thức được đánh giá cao nhất không chỉ ở GIAFOOD màcòn ở tất cả các doanh nghiệp hiện Nhận thức rõ điều đó, nhiệm vụ mới của phòngnghiên cứu phát triển là tìm kiếm trưng dụng người có nhiều năm kinh nghiệm vớimức lương hấp dẫn về phòng này Ban giám đốc đã nhất trí sẵn sàng chi trả gấp 1,5lần mức lương hiện tại của nhân viên đó khi về làm viêc tại công ty với điều kiện có

5 năm kinh nghiệm trở lên ( Nguồn: đường lối phát triển của công ty trong cuộc họp công ty quí 3 năm 2012)

Với đặc điểm một lượng lớn hàng hóa là nhận theo đơn đặt hàng của kháchhàng, phòng nghiên cứu cử riêng một nhân viên phụ trách tìm kiếm thông tin vềhàng hóa trong nước và ngoài nước Từ đó, phòng sẽ biết được thông tin về khu sảnxuất chính, nơi cung cấp chính các mặt hàng đó, giá cả chung hay chất lượng chung

của mỗi mặt hàng Chẳng hạn, thời gian đầu, hương vani sữalà mặt hàng nhập khẩuchính của công ty Sau quá trình tìm hiểu, phòng nghiên cứu nhận thấy, Trung Quốc

là địa điểm cung cấp chính mặt hàng này với nhiều chủng loại khác nhau, giá cảphải chăng Tuy nhiên, điều đáng chú ý khi hợp tác với công ty đến từ Trung Quốc

do thị trường tại đây hỗn tạp với nhiều chủng loại kém chất lượng có mà chất lượngtốt cũng có Vì vậy để hợp tác thành công và đảm bảo chất lượng sản phẩm và uytín về sau của công ty, GIAFOOD đã cử một nhóm chuyên gia kiểm định đánh giáchất lượng sản phẩm để đạt được mặt hàng có chất lượng tốt nhất

2.3.2 Lập phương án kinh doanh

Kết quả mang lại của việc tìm hiểu, phân tích thông tin thị trường là GIAFOOD đãđưa ra phương án kinh doanh cụ thể Nội dung chính của bản phương án kinh doanhbao gồm việc xác định:

- Chủng loại mặt hàng cần mua: Công ty xác định rõ loại hàng cần

mua có quen thuộc với công ty, đã từng được công ty thực hiện giao dịch chưa?Hay đây là mặt hàng chưa thực hiện mua lần nào? Nên sếp vào chủng loại nào vớihàng đã mua trước đây? Nếu không cần nghiên cứu kỹ ghi rõ mã hàng hóa sẽ nhập

- Số lượng mặt hàng cần dùng và số lượng mặt hàng cần mua:

+ Số lượng hàng cần dùng: Đây là số lượng hàng công ty cung cấp cho khách hàng,

số lượng hàng tối thiểu công ty phải đặt mua

+ Số lượng hàng cần mua: Là số lượng hàng cần mua và số lượng hàng hóa công tytính toán thêm do thất thoát hay thiệt hại trên đường đi đảm bảo tiến đúng tiến độthực hiện hợp đồng Hay số lượng hàng công ty muốn dự trữ để cung cấp cho lầnsau, hàng công ty mua dư khi nắm bắt nhu cầu thị trường đang tăng lên và công tymuốn có sẵn trong kho

- Chất lượng mặt hàng đạt chuẩn: Công ty tìm hiểu mức độ chuẩn củatừng mặt hàng theo quy định của nhà nước và của khách hàng yêu cầu Từ đó có sự

so sánh khi công ty kiểm tra chất lượng hàng về mặt kỹ thuật

- Thời điểm mặt hàng cần có tại kho: Trong kế hoạch mua nguyên

liệu, Công ty xác định rõ giờ, ngày, tháng cần giao cho khách hàng, từ đó ước tínhhàng cần về kho khi nào thì hợp lý để thực hiện đúng hợp đồng với khách hàng.Hay xét xem hàng sẽ đi mất bao lâu để chủ động đàm phán với khách hàng về thờigian giao hàng Điều này phục thuộc vào mặt hàng công ty nhập về, quốc gia màđối tác công ty mua hàng, phương thức vận chuyển…

- Phương thức thanh toán: Trong bản kế hoạch kinh doanh công ty

xác định trước phương thức thanh toán để công ty chủ động đàm phán với đối tác.Thường công ty sử dụng hình thức thanh toán LC (Letter of Credit) - thư tín dụnghoặc TT ( Telegraphic Transfer) – điện chuyển tiền trước hoặc sau Công ty có kếhoạch nghiên cứu kỹ lưỡng để lựa chọn hình thức thanh toán cho phù hợp Đối vớiđối tác đã làm việc lâu dài, có sự tin tưởng cao công ty có thể chọn hình thức TT -điện chuyển trước Thường thường, công ty sử dụng hình thức LC để đảm bảo cho

cả hai bên

- Dự tính chi phí và khả năng bảo đảm tài chính để thực hiện mua

Chi phí các khoản mục phải được lên danh sách cụ thể bao gồm các khoản chi phi

Bảng 11: Khoản mục chi phí dự tính để thực hiện mua

1.1 Nguyên liệu đầu vào

1.2 Chi phí trung gian

1.3 Chi phí vận chuyển

2.1 Chi phí kiểm tra

2.2 Chi phí sai hỏng, sửa chữa

2.3 Chi phí lưu kho

Nguồn: Phòng nghiên cứu và phát triển thị trường

- Đề ra mục tiêu nhập khẩu: Khối lượng giá cả, thời gian, phương thứcthanh toán Kế hoạch dự trù thường trong vòng một khoảng mức có cốđịnh

- Đề ra biện pháp thực hiện: Dựa vào phương án kinh doanh trên công ty

đề ra một vài phương hướng thực hiện mục tiêu

- Đánh giá sơ bộ hiệu quả hoạt động: Dựa trên mục tiêu đã đề ra để côngtyxem xét đã đạt được điều gì và chưa thực hiện được điều gì? Từ đó cóphương pháp giải quyết khắc phục

2.3.3 Tìm chọn nhà cung ứng

Trong quy trình kinh doanh ta đã được giới thiệu, đối với GIAFOOD có 2 lựachọn cung ứng mặt hàng là tự sản xuất và nhập khẩu hàng hóa Những hàng hóacông ty tự sản xuất chỉ đáp ứng một phần nhỏ nhu cầu khách hàng nên việc nhậpkhẩu hàng hóa là lựa chọn phần lớn của công ty Với đặc điểm hàng hương nguyênliệu hay phụ gia thực phẩm của công ty cho đến nay rất ít công ty tron nước sảnxuất được cho nên công ty cần nhập khẩu từ nước ngoài Vì thế vấn đề tìm chọn nhàcung ứng là vấn đề thực tế công ty phải đối và làm tốt để quá trình nhập khẩu có thểdiễn ra thành công

GIAFOOD trong qua trình hợp tác với các công ty nước ngoài lựa chọn cáchthức mua của nhiều nhà cung ứng hay lấy nguồn hàng từ nhiều công ty Với phươngchâm chọn những mặt hàng là thế mạnh của công ty để nhập khẩu, trong đó có thể

là thế mạnh về giá, thế mạnh về chất lượng, phương thức thanh toán… để hợp tác.Đơn cử như phụ gia thực phẩm là loại nguyên liệu rất quan trọng khi chế biến cácloại bánh kẹo Trung Quốc là nơi có rất nhiều cơ sở sản xuất Tuy nhiên, để đảmbảo chất lượng và yêu cầu của khách hàng là Công ty TNHH Hải Hà- Kotobuki,GIAFOOD không chọn nhà máy sản xuất mà quyết định nhập hàng của công tyNITTAN Nhật sau khi nghiên cứu chất lượng và phương thức thanh toán khá hợp lýcho doanh nghiệp Bằng việc nhập hàng từ nhiều doanh nghiệp như vậy, công ty dễ

có sự so sánh giữa các doanh nghiệp, bảo đảm sự an toàn phòng ngừa sự trục trặc từngười bán gây ra gián đoạn trong quá trình cung ứng và đặc biệt mở rộng được cácmối quan hệ kinh tế xã hội, điều mà rất cần thiết cho một công ty còn non trẻ nhưGIAFOOD hiện nay Tuy nhiên, mặt trái của nó sẽ làm cho công ty khó theo dõitiến độ, gây phức tạp về mặt thanh toán và có thể tăng về mặt chi phí

2.3.4 Thương lượng đặt hàng

2.3.4.1 Thương lượng, đàm phán

GIAFOOD có yêu cầu rõ ràng về người tham gia thương lượng đàm phán.Thường các cuộc đàm phàn của công ty đều có mặt giám đốc công ty và một sốnhân viên phòng xuất nhập khẩu, phòng thu mua hay phòng kinh doanh Yêu cầucủa người tham gia đàm phán gồm có:

+ Hiểu biết toàn diện loại mặt hàng cần mua Đó là hương liệu, nguyên liệu hay phụgia thực phẩm, đặc điểm kỹ thuật của mặt hàng đó, số lượng cần mua, cung cấp đầu

ra cho công ty nào, thông tin thị trường về mặt hàng đó

+ Mỗi người đi đàm phán được định rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình đểchuẩn bị tài liệu, kiến thức, tâm lý thật tốt

+ Nắm rõ và giữ kín mục tiêu tối đa và tối thiểu GIAFOOD đã dự định

+ Có kỹ năng giao tiếp, thương lượng, đàm phán tốt

Tuy nhiên, với đặc điểm tính mặt hàng hương nguyên liệu, phụ gia thựcphẩm là những mặt hàng gặp khó khăn trong quá trình kiểm tra chất lượng, trongquá trình đàm phán GIAFOOD rất chú trọng đến việc thống nhất phương pháp kiểmtra chất lượng cũng như yêu cầu mẫu thử để mang về kiểm tra tại phòng thí nghiệm.Thêm vào đó, do giao dịch với các công ty ở thị trường ngoại địa nên việc bàn bạc

về vấn đề thanh toán và giá cả, sự biến động về quan hệ cung cầu là điều cần phảibàn bạc kỹ Công ty đánh giá cao những đối tác chấp nhận thanh toán T/T trả chậm

2.3.4.2.Tiến hành giao dịch

Thời gian đầu, công ty có gần như tất cả các hợp đồng mua qua trung gianbởi công ty cần có thời gian làm quen với công việc và yêu cầu sự chắc chắn trongmỗi hợp đồng Tuy nhiên, chỉ sau chưa đầy 2 năm, số các hợp đồng được công tytrực tiếp ký kết với bên mua chiếm khoảng 20% tổng số các hợp đồng ký kết nhậpkhẩu Trong đó, một số hợp đồng có giá trị nhỏ, ban giám đốc cử nhân viên phòngthu mua đi ký kết chứ không trực tiếp đi ký kết như trước kia Nhờ vậy, từ năm

2010 đến nay công ty đã giảm được khoản chi phí đáng kể cho việc thực hiện hợpđồng không qua trung gian.Các hợp đồng qua trung gian là các hơp đồng có giá trịlớn, thủ tục hải quan phức tạp, công ty cộng tác với công ty mô giới để thực hiện kýkết giao dịch hợp đồng dưới sự giám sát của công ty Tổng chi phí chi trả cho cáccông ty này là 1% tổng giá trị các hợp đồng Điều này vẫn là khoản làm tăng chi phícho công ty nhưng ở thời điểm hiện tại phù hợp với điều kiện và đặc điểm của công

ty Bởi công ty nhập khẩu hàng với số lượng ít từ nhiều doanh nghiệp khác nhau,các thủ tục hải quan phức tạp

2.3.4.3 Ký kết hợp đồng

Việc ký kết hợp đồng sẽ được thực hiện sau khi thương lượng đàm phán vàtiến hành giao dịch thành công Việc ký kết hợp đồng là bước cuối cùng nhưng rấtquan trọng Bởi sự khác nhau về ngôn ngữ nên tất cả các bản hợp đồng nhập khẩucủa GIAFOOD ở các nước Trung Quốc, Đức, Nhật… đều sử dụng tiếng anh là

ngôn ngữ chính cho việc soạn thảo hợp đồng Tất cả các hợp đồng được Giám đốctrực tiếp có mặt và ký kết Giám đốc trước khi ký kết hợp đồng đọc rất kỹ bản hợpđồng và có người dịch riêng thẩm định Về mặt nội dung, công ty chốt lại lần cuốicác yếu tố hai bên đã thống nhất, đối chiếu lại với bản kế hoạch đề ra Thời gian để

đi đến ký kết hợp đồng tù y thuộc vào hình thức thanh toán và vị trí đối tác Hìnhthức giao dịch lâu nhất là L/C Để mở một tài khoản LC cần từ 1 đến 2 tuần, điềunày phụ thuộc vào cách thức hoạt động của từng ngân hàng Công ty phải chờ đốitác kiểm tra LC từ 3 đến 4 ngày để đối tác quyết định chấp nhận Sau khi ký kết hợpđồng, thời gian đợi thống nhất và sản xuất mất từ 7 đến 14 ngày Đối với các nước ở

vị trí địa lý xa như Mỹ và Hà Lan So, thời gian hàng đi từ 30 đến 42 ngày Với thờigian dài như vậy, giá cả các mặt hàng thường có sự biến đổi lên xuống khôngngừng Khi ký kết hợp đồng công ty luôn quan tâm nắm bắt về sự thay đổi này

2.3.5 Tổ chức thực hiện đơn hàng

Để thực hiện một hợp đồng nhập khẩu, các bước cơ bản mà GIAFOOD cần thựchiện:

- Xin giấy phép nhập khẩu từ Bộ Thương mại

- Mở L/C, công ty thường mở L/C trước thời điểm giao nhận hàng 22 đến

25 ngày để tránh những rùi ro, sự cố

- Thuê tàu chở hàng hoặc có thể ủy thác thuê tàu

- Mua bảo hiểm hàng hóa

- Làm thủ tục hải quan Phòng xuất nhập khẩu của công ty có trách nhiệmchuẩn bị đầy đủ các chứng từ

- Nhận hàng từ tàu chở hàng bằng cách trực tiếp nhận với các hợp đồng kýtrực tiếp hoặc thông qua đơn vị ủy thác với các hợp đồng có mô giới

- Kiểm tra hàng hóa

Trong quá trình tổ chức thực hiện đơn hàng, kiểm tra hàng hóa và chuẩn bị giấy tờ

là hai khâu quan trọng nhất bởi nếu một trong hai bước này được thực hiện thiếuchu đáo khiến cho công ty sẽ bị thiệt hại năng Về việc kiểm tra hàng hóa, hàng hóaphải được kiểm tra cẩn thận về chất lượng, số lượng, chủng loại, mức độ thiệt hạitrong quá trình vận chuyển Nếu không xem xét cẩn thẩn, nhân viên kiểm hàng kývào giấy nhận hàng sẽ phải chịu trách nhiệm về thiệt hại không được tính đến trongquá trình kiểm kê Về việc chuẩn bị giấy tờ, nếu có thiếu sót hay hạn chế trong việc

cập nhật quy định của chính phủ, công ty sẽ bị phạt hành chính rất nặng và thậm chí

bị đình chỉ ngừng hoạt động kinh doanh

2.3.6 Đánh giá chung kết quả hoạt động nhập khẩu

Dựa trên bản kế hoạch dự kiến, căn cứ vào bản tổng kết doanh thu, chi phí, lợinhuận của đơn hàng, công ty đưa ra những nhận xét và đánh giá sơ bộ để cân nhắc

có tiếp tục thực hiện đơn hàng ấy tiếp, hợp tác với công ty đối tác nữa không Nếucông ty đạt được những kết quả sau từ đơn hàng, công ty sẽ tiếp tục thực hiệnnhững đơn hàng tiếp theo:

 Lợi nhuận thu được từ đơn hàng cao, chất lượng sản phẩm đảm bảo

 Có thể lợi nhuận chưa cao nhưng lại đạt được sự hài lòng của khách hàng, từ

đó nâng cao uy tín của công ty, mở rộng mối quan hệ khách hàng Trong trườnghợp này, phòng thu mua kết hợp với phòng kế toán và xuất nhập khẩu xem xét lạiquy trình thực hiện của đơn hàng để tìm ra được lý do cho việc lợi nhuận khôngcao Ví dụ do chi phí hợp đồng đầu cao, đầu vào mặt hàng cao,… đem lại hướngkhắc phục vào những đơn đặt hàng kế tiếp

 Lợi nhuận chưa cao nhưng xét về lâu dài khi hợp tác với công ty đối tác sẽđạt được lợi nhuận cao nhờ uy tín của công ty này, nhờ sản phẩm của công ty, nhờmối quan hệ của công ty

Nhìn chung quy trình hoạt động nhập khẩu của công ty đơn giản, các khâuđược gộp thành một bước để tiết kiệm thời gian, chi phí thực hiện, phù hợp với đặcđiểm mặt hàng nhập khẩu của công ty, giúp công ty mang về được nhiều hợp đồng

từ trước đến nay Tuy nhiên cho đến nay, do việc mở rộng quy mô hàng hóa, mốiquan hệ với bạn hàng nên hiện tại quy trình nhập khẩu của công ty bắt đầu thể hiệnnhiều thiếu sót cần khắc phục trong khâu nghiên cứu thị trường hay thương lượngđàm phán

2.4 Hoạt động hậu cần

Để công ty có quá trình nhập khẩu hoạt động nhịp nhàng GIAFOOD cần cócác hoạt động hậu cần đảm bảo về mặt thời gian, chất lượng mặt hàng cho đến khiđến tay khách hàng Mục đích của hoạt động hậu cần là đảm bảo cho quá trình nhậpkhẩu hàng hóa được liên tục và giảm thiểu chi phí cho các hoạt động này

2.4.1 Lựa chọn công ty vận chuyển

Nhìn chung, việc vận chuyển hàng nhập khẩu của công ty được chia làm hai giaiđoạn:

 Giai đoạn thứ nhất, đưa hàng từ nước ngoài về trong nước Đa số cácmặt hàng nhập khẩu của công ty đều được vận chuyển bằng đường biển Việcchuyển chở được sử dụng linh hoạt tùy vào lượng hàng hóa của đơn hàng nhiều hay

ít Với các đơn hàng số lượng lớn công ty thuê chở nguyên công (FCL), còn đơnhàng số lượng lẻ công ty chọn công ghép(LCL) Nhìn chung số lượng hàng hóa mỗiđơn hàng của công ty khá nhỏ, mặt hàng vật chuyển là nguyên liệu thực phẩmchiếm diện tích nhỏ nên đa số công ty chọn công ghép (LCL) Về vấn đề vậnchuyển công ty có thể chuyển theo hai hình thức là FOB và CF Đây là hai hìnhthức phổ biến được công ty sử dụng chỉ nhận hàng từ bến cảng của nước có đơnhàng giao dịch (FOB) hoặc nhận hàng tại bến cảng Hải Phòng trong nước (CF) Bởivấn đề vận chuyển hàng hóa trong nước bạn công ty không thông thuộc, việc liên hệcông ty vận tải chuyên chở khó khăn, giá cước vận chuyển tính trong nước bạnthường cao Trong đó việc vận chuyển theo hình thức FOB chiếm 4% tổng các đơnhàng đã thực hiện, thường là các hợp đồng công ty Trung Quốc Công ty thườnglàm việc với hãng tàu Hoa Sen để đảm bảo việc chuyển hàng không xảy ra sự cố khi

đi trên biển hay có uy tín về chế độ bảo hiểm tốt

 Giai đoạn thứ hai, đưa hàng từ bến cảng về kho công ty hoặc thực

hiện giao dịch với khách hàng ngay tại cảng CF vẫn là hình thức chính chiếm đến96% tổng các đơn hàng thực hiện từ trước đến nay Điều này tùy thuộc vào thỏathuận hai bên.Trong nội địa ngay từ thời gian đầu công ty đã cộng tác với công tyvận tải Good Trans trụ sở tại Hải Phòng với mức giá hợp lý và thời gian thực hiệnvận chuyển đảm bảo

2.4.2 Giám sát nhập hàng, vận chuyển, lưu kho

Bởi số lượng hợp đồng ủy thác chiếm 80% tổng số hợp đồng nhập khẩu nênviệc nhập hàng và lưu kho thường được thực hiện giữa bên ủy thác và công ty Với20% đơn hàng còn lại, đa số cũng được thuê công ty vận chuyển cộng tác lâu dàithực hiện Công việc của GIAFOOD chủ yếu ở hoạt động này là nhận hàng từ cảngHải Phòng Nhân viên có trách nhiệm trực tiếp giám sát, kiểm kê số lượng hànghóa, chủng loại hàng hóa

Việc lưu kho cũng được chuẩn bị từ trước Đây là mặt hàng thực phẩm nênviệc sắp xếp hàng hóa cũng cần có nhân viên giám sát đi cùng để kiểm tra điều kiệnkho bãi về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp cho mỗi mặt hàng

Dưới đây là quy trình nhận hàng tại cảng lên xe vận chuyển về lưu kho:

Sơ đồ 5: Quy trình nhập hàng, lưu kho

Quy trình nhận hàng được thực hiện nghiêm ngặt và luôn tuần tự từng bước nhưtrên bởi việc nhận hàng từ bến về kho còn chịu sự quản lý của nhà nước về các thủtục nhập khẩu Các hợp đồng của công ty thường không gặp sự cố ở khâu nhậnhàng, nếu có sau khi nhận được sự chỉ đạo của giám đốc và nhờ sự linh hoạt củabản thân nhân viên, các hoạt động tại khâu đều diễn ra suôn sẻ Một phần nữa cũng

là nhờ sự làm việc đúng tiến độ của đối tác hoặc thường được sự thông báo trướccho công ty về kiện hàng gặp một số trục trặc để công ty chủ động có phương ángiải quyết Các bước hoạt động của quy trình được thể hiện như sau:

2.4.2.1 Nhận hàng

_ Yêu cầu: 1 cán bộ nghiệp vụ phòng Thu mua, 1 cán bộ phòng kho ( có hoặckhông tùy theo giá trị và số lượng hàng nhập về)

_ Nhiệm vụ:

+ Thực hiện đầy đủ các quy trình về việc nhập hàng

+ Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ xuất xứ hàng hóa, phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất,chứng từ nhập khẩu

+ Chuẩn bị phương tiện vận chuyển, dụng cụ nhận hàng

+ Đối chiếu số tàu và tên tàu chuyên chở hàng được thông báo từ trước Nếu đúngtiến hành dỡ hàng

2.4.2.2 Dỡ hàng

+ Kiểm tra tên hàng hóa so với chứng từ

Lập biên bản kiểm kê

Xếp hàng lên xe

Kết thúc

nhận hàng

Nhập hàng lưu kho

+ Dỡ thứ tự từng lớp, tầng và từng loại hàng hóa ( nếu chuyến hàng bao gồm nhiềuchủng loại hàng hóa)

2.4.2.3 Kiểm tra

 Kiểm tra chất lượng hàng hóa

+ Kiểm tra sơ bộ tình trạng bên ngoài bằng mắt thường Nếu thấy hàng hóa có biểuhiện bất thường như màu sắc biến đổi so với tiêu chuẩn, mẫu thử hay bao bì bị hưhỏng…phải xếp riêng ra Nhân viên gọi cho giám đốc để ra quyết định chỉ đạo.+ Kiểm tra kỹ hàng tại bến bằng cách chọn mẫu hàng, lấy một gói hàng bất kỳ bócxem xét về màu sắc, độ mịn nếu là nguyên liệu, phụ gia thực phẩm, mùi hương nếu

là hương liệu

 Kiểm tra số lượng hàng hóa

+ Sau khi kiểm tra chất lượng hàng hóa đã đạt tiêu chuẩn, nhân viên kiểm kê sốlượng hàng hóa có thiếu hụt không? Nếu có xác định nguyên nhân thiếu hụt dongười bán hay do quá trình vận chuyển? Xác định lượng thiếu hụt là bao nhiêu?

2.4.2.4 Lập biên bản kiểm kê

Sau khi kiểm tra xong, nhân viên lập biên bản chi tiết về hàng hóa gồm các thôngtin: số lượng, chất lượng, hạn dùng Biên bản sẽ bao gồm 2 chữ ký, chữ ký của nhânviên nhận hàng bên công ty và chữ ký của bên ủy thác nhập khẩu nếu là nhập khẩu

ủy thác, hoặc của bên chủ tàu nếu là nhập khẩu trực tiếp

2.4.2.5 Xếp hàng lên xe

Hoạt động này được thực hiện tương tự với việc dỡ hàng xuống xe Chú ý phươngtiện vận tải chuyên chở thích hợp để chở hàng hóa công ty Thường công ty vậnchuyển sử dụng container để chuyên chở hàng từ Hải Phòng về Hà Nội để nhậpkho Thời gian vận chuyển mất từ 3 đến 4 giờ Vì đặc điểm của hàng thực phẩm nênviệc xếp hàng vận chuyển được công ty thực hiện hết sức cẩn thận Xếp từng loạimặt hàng giống nhau cùng một nơi, xếp những hàng hóa khác lạ cần kiểm định ởmột nơi riêng Đối với hương liệu, nhân viên sắp xếp ở một ngăn riêng trongcontainer, có chỗ chứa chuyên dụng

Thường thời gian hàng hóa nằm trong kho không lâu Những đơn hàng đến sớmnhất cũng nằm trong kho chưa đến 1 tháng Đến thời điểm giao hàng, các công tyvận tải sẽ chuyển bằng xe container Lúc này, nhân viên giám sát phòng kinh doanh

sẽ trực tiếp đến kiểm tra và làm thủ tục giao nhận hàng

2.4.2.7 Kết thúc nhận hàng

+ Nhân viên kho bãi ký vào phiếu vận chuyển trả người giao hàng một bên

+ Lưu chứng từ và mẫu gửi vào nơi quy định chuyển cho phòng xuất nhập khẩu+ Sắp xếp hàng vào kho theo quy định Đối với hàng hóa chờ kiểm định, nhân viênxếp hàng vào khu vực chờ để xử lý

2.4.3 Hoạt động sau nhận hàng

Sau khi giao nhận hàng hóa, GIAFOOD sẽ cử nhân viên, thường là nhânviên đã trực tiếp làm hợp đồng với đối tác hiểu rõ đặc điểm hàng hóa, đối tác tưvấn, giải đáp thắc mắc của công ty Để đạt hiệu quả cho hoạt động, công ty thựchiện công việc với các phương thức sau:

 Đa dạng hóa cách thức liên lạc với đối tác

Email, gọi điện, tin nhắn, hệ thống website công ty, gặp mặt trực tiếp Dù áp dụngcách thức nào thì điều cốt yếu là thái độ của nhân viên công ty với đối tác cũng cần

sự niềm nở, thân thiện, quan tâm và lịch sự

 Tạo sự hấp dẫn cho hoạt động liên lạc

Quan tâm thăm hỏi, tặng quà trong ngày, dịp đặc biệt của đối tác Quà tặngmang đặc trưng logo phong cách của công ty dành cho những đối tác có mối quan

hệ lâu dài với công ty, những đối tác cần phát triển mối quan hệ trong tương lai

Hoạt động sau nhận hàng được đầu tư đúng mực giúp hình ảnh công ty đốivới khách hàng trở nên chuyên nghiệp hơn Cùng đó, hoạt động đóng góp lớn vàoviệc nghiên cứu và phát triển thị trường, hiểu khách hàng, mong muốn và nhu cầucủa khách hàng