ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 90012000 ĐỂ XÂY DỰNG QUI TRÌNH LÀM VIỆC TẠI PHÒNG HÀNH CHÁNH TỔNG HỢP ĐIỆN LỰC CHỢ LỚN

Quá trình kiểm soát hồ sơ tài liệu:  Công tác phân phối: nhân viên văn thư cập nhật, phân phối tài liệu nội bộ và bên ngoài.. + Đấu thầu bảo hộ lao động chưa thực hiện theo từng bước c

ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT

LƯỢNG THEO ISO 9001:2000

ĐỂ XÂY DỰNG QUI TRÌNH LÀM VIỆC

I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO

9001:2000

ISO 9001:2000 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng đã được Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành nhằm đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ.

CÁC NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ CHẤT

LƯỢNG

 Nguyên tắc 1: nguyên tắc định hướng bởi khách hàng.

 Nguyên tắc 2: nguyên tắc lãnh đạo thống nhất.

 Nguyên tắc 3: nguyên tắc hợp tác triệt để.

 Nguyên tắc 4: nguyên tắc hoạt động theo quá trình.

 Nguyên tắc 5: nguyên tắc hệ thống.

 Nguyên tắc 6: nguyên tắc cải tiến liên tục.

 Nguyên tắc 7: nguyên tắc quyết định dựa trên dữ liệu.

 Nguyên tắc 8: nguyên tắc hợp tác bên trong và bên

ngoài

II GIỚI THIỆU ĐIỆN LỰC CHỢ LỚN

II GIỚI THIỆU ĐIỆN LỰC CHỢ LỚN

 Trụ sở: 1A Thuận Kiều, Phường 12, Quận 5, TP.Hồ

Chí Minh

 Chức năng:

 Quản lý lưới điện tại Quận 5 và Quận 8

 Kinh doanh điện năng

 Sửa chữa, cải tạo, nâng cấp lưới điện phân phối và

II GIỚI THIỆU ĐIỆN LỰC CHỢ LỚN

PHÒNG HÀNH CHÁNH TỔNG HỢP:

 Chức năng:

– Hành chính quản trị

– Quản lý nhân sự; thi đua – khen thưởng

– Lao động tiền lương; chế độ bảo hộ lao động, bảo

hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

– Quản lý đầu tư xây dựng các công trình kiến trúc

theo sự phân cấp cuả Công ty

– Thanh tra pháp chế

– Quản lý công xa

CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÁNH TỔNG HỢP

TỔ TRƯỞNG

TỔ TTRA BV-PC

CÁN BỘ TT PHÁP CHẾ

N.VIÊN BẢO VỆ NỘI BỘ

NHÂN VIÊN LÁI

NHÂN VIÊN QUẢN TRỊ

N.VIÊN VĂN

THƯ-LƯU TRỮ

NHÂN VIÊN CHÍNH SÁCH

III THỰC TRẠNG CỦA PHÒNG HÀNH CHÁNH TỔNG HỢP

1. Quá trình kiểm soát hồ sơ tài liệu:

 Công tác phân phối: nhân viên văn thư cập nhật,

phân phối tài liệu nội bộ và bên ngoài

 Công tác kiểm soát hồ sơ: lưu trữ và đưa vào kho

theo thời hạn từng loại hồ sơ

 Tồn tại:

+ Các tài liệu này không được liệt kê, lập thành danh mục gốc theo biểu mẫu

+ Khó tra cứu khi cần sử dụng

+ Chưa sàng lọc được tài liệu lỗi thời cũng như các thay đổi/bổ sung của tài liệu hiện hành

+ Thời hạn lưu trữ và đưa vào kho các hồ sơ chưa có sự thống nhất

III THỰC TRẠNG CỦA PHÒNG HÀNH CHÁNH TỔNG HỢP

2 Quá trình trao đổi thông tin:

 Lập sinh hoạt tuần: thu thập thông tin và soạn lịch

sinh hoạt tuần

 Thực hiện công tác văn thư: tiếp nhận, chuyển giao

văn bản đến/đi, lưu giữ văn thư

 Thực hiện công tác trực tổng đài và đóng dấu

III THỰC TRẠNG CỦA PHÒNG HÀNH CHÁNH TỔNG HỢP

3 Quá trình quản lý nguồn nhân lực:

 Lập kế hoạch lao động năm.

 Tuyển sinh công nhân, làm thủ tục tiếp nhận nhân viên mới.

 Chấm công nhân viên bằng máy chấm công TR4020, xét mức

năng suất.

 Giải quyết nghỉ bù, nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ hưu trí.

 Lập báo cáo hàng tháng, quý gửi Công ty.

 Lập nhu cầu đào tạo và tổ chức đào tạo cho nhân viên.

+ Văn bản tuyển sinh, đào tạo, danh sách và báo cáo

chưa theo mẫu thống nhất.

III THỰC TRẠNG CỦA PHÒNG HÀNH CHÁNH TỔNG HỢP

4 Quá trình thực hiện các chế độ chính sách:

 Thực hiện chế độ lao động tiền lương, nâng bậc lương.

 Công tác thi đua khen thưởng.

+ Đấu thầu bảo hộ lao động chưa thực hiện theo từng

bước công việc, biên bản chưa theo mẫu thống nhất.

III THỰC TRẠNG CỦA PHÒNG HÀNH CHÁNH TỔNG HỢP

5 Quá trình quản lý trang thiết bị, dụng cụ văn phòng

phẩm:

 Quản lý công tác mua sắm trang thiết bị.

 Lập kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm: tổ chức đấu

thầu.

 Thực hiện công tác sửa chữa nhỏ: chi phí dưới 20 triệu.

 Kiểm kê tài sản cố định, công cụ dụng cụ.

 Bảo trì các thiết bị.

 Tồn tại:

+ Lập tờ trình xin chi phí không thực hiện theo mẫu.

+ Việc lập thư mời, bảng đăng ký mua văn phòng phẩm, bảo trì thiết bị chưa theo biểu mẫu.

+ Việc kiểm kê còn qua loa, chưa dán phiếu kiểm kê

vào, tài sản đã kiểm kê xong.

III THỰC TRẠNG CỦA PHÒNG HÀNH CHÁNH TỔNG HỢP

6 Quá trình thực hiện công tác thanh tra bảo vệ - pháp chế:

 Công tác thanh tra, kiểm tra: sổ sách kế toán, thủ quỹ.

 Xác minh lý lịch CBCNV.

 Công tác bảo vệ: trực bảo vệ tại Điện lực và phối hợp với

CA Q5 và Q8 bảo vệ tại các trạm của ĐL.

+ Thiếu văn bản hướng dẫn khi xảy ra sự cố cháy nổ.

+ Tem ghi trọng lượng, ngày kiểm tra, sổ vận hành máy

bơm chưa thực hiện theo đúng mẫu.

III THỰC TRẠNG CỦA PHÒNG HÀNH CHÁNH TỔNG HỢP

7 Quá trình thực hiện công tác quản lý và điều

hành công xa:

 Công tác quản lý công xa: bảo trì, bảo dưỡng, cấp

phát nhiên liệu

 Thực hiện lái xe phục vụ công tác ĐL

 Công tác bảo vệ tuần tra: phối hợp với công ty bảo

vệ Thăng Long trong bảo vệ an ninh trật tự và

III THỰC TRẠNG CỦA PHÒNG HÀNH CHÁNH TỔNG HỢP

8 Quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo và phản ánh:

 Giải quyết khiếu nại tố cáo, phản ánh từ khách hàng

 Giải quyết khiếu nại tố cáo, phản ánh từ báo đài

 Giải quyết khiếu nại tố cáo, phản ánh từ người lao

LÝ DO ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN

LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2000

 Lợi ích trước mắt: được chứng nhận, tạo lợi

thế trong kinh doanh.

 Lợi ích lâu dài: cải tiến hệ thống, nâng cao

hiệu quả quản lý.

IV Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 tại

Phòng HCTH

1 Kế họach xây dựng, lập văn bản và áp dụng ISO

9001-2000 tại Phòng HCTH:

1.1 Đánh giá quá trình chuẩn bị

- Cung cấp các nguồn lực cần thiết kịp lúc và kịp thời:

nguồn nhân lực và vật lực một cách kịp thời

- Cam kết của lãnh đạo

1.2 Đánh giá thực trạng

- Xác định các quá trình chính trong Phòng HCTH

- So sánh các hiện trạng với các yêu cầu của ISO

9001:2000 trong dịch vụ hành chính

- Phân tích, đánh giá những vấn đề hiện trạng không đáp

ứng yêu cầu và dự tính chủ trương, biện pháp giải quyết

IV Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 tại

- Sắp xếp bàn làm việc, ngăn kéo, tủ tài liệu theo 5s

- Tiến hành kiểm tra chéo: Phòng HCTH sẽ do phòng khác

kiểm tra ( do ban ISO lập kế hoạch)

1.4 Phổ biến ISO 9001:2000

- Phổ biến ISO cho toàn thể CBCNV về ý nghĩa, mục tiêu vai trò trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống

- Đào tạo về kiến thức và kỹ năng cơ bản liên quan đến

công việc họ phải thực hiện trong hệ thương hiệuống quản

lý chất lượng.

IV Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 tại

IV Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 tại

Phòng HCTH

1.6 Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

- Hòan chỉnh hệ thống văn bản và áp dụng chính thức hệ thống QTCL

- Đánh giá nội bộ

- Đánh giá trước chứng nhận

1.7 Chứng nhận hệ thống QLCL

 Tổ chức chứng nhận QUACERT do Tổng cục đo lượng chất

lượng lập đã chỉ ra rằng hệ thống QLCL của Điện lực Chơ lớn

đã phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000

 Quá trình chứng nhận được thông qua các bước sau:

Bước 1: Đánh giá sơ bộ

Bước 2: Đánh giá chính thức

Bước 3: Quyết định chứng nhận

Bước 4: Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại

2 Các văn bản Phòng HCTH cần xây dựng để đáp ứng

yêu cầu của ISO:

2.1 Sổ tay chất lượng: mô tả các chính sách chất

lượng và mục tiêu chất lượng của Điện lực Chợ Lớn đồng thời nêu rõ chính sách của Điện lực Chợ Lớn đối

với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

2.2 Sổ tay hướng dẫn: hướng dẫn công việc, nhằm

chi tiết các bước thực hiện cho CBCNV liên quan của Phòng, để đảm bảo việc hoạch định, tác nghiệp và

kiểm soát có hiệu lực các công việc của Phòng

IV Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 tại

Phòng HCTH

IV Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000

tại Phòng HCTH

2.3 Qui trình trao đổi thông tin:

 Văn bản đến:

Tiếp nhận, đăng ký vào sổ  Trình, chuyển giao  Giải quyết và

theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Kiểm tra văn bản, tài liệu  Kiểm tra thẩm quyền ký  Đóng dấu

 Vào sổ đăng ký: cho số, điền ngày  Đóng dấu văn thư 

Vào phong bì và gửi đi  Lưu văn bản.

IV Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000

tại Phòng HCTH

2.4 Quy trình tuyển sinh:

Xác định nhu cầu tuyển sinh hàng năm

 Thông báo đến các phòng, đội

 Nhận hồ sơ

 Tổng hợp danh sách trình Giám đốc Điện lực

 Gửi Phòng Tổ chức cán bộ Công ty tuyển dụng

 Tiếp nhận nhân sự từ Công ty

 Trình giám đốc phê duyệt bố trí công việc

 Lưu hồ sơ

2.5 Quy trình đào tạo:.

Lập nhu cầu đào tạo theo mẫu gửi về Công ty

 Lập kế hoạch đào tạo theo mẫu

 Trình lãnh đạo duyệt

 Chuyển cho phòng/đội có nhu cầu

 Thực hiện đào tạo

 Đánh giá sau đào tạo (theo mẫu)

IV Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 tại

Phòng HCTH

2.6 Qui trình giải quyết khiếu nại, tố cáo và phản ánh

của khách hàng:

Tiếp nhận:

- Qua văn thư: đóng dấu, cho số  trình lãnh đạo

- Qua điện thoại, báo đài, hội nghị khách hàng: ghi

nhận vào phiếu theo mẫu  trình lãnh đạo

- Qua email: chuyển trực tiếp đến lãnh đạo

 Phối hợp với các phòng chức năng giải quyết

 Trả lời khiếu nại

 Lưu hồ sơ

 Báo cáo định kỳ hàng quý, năm theo mẫu

IV Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 tại

Phòng HCTH

IV Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 tại

Phòng HCTH

3 Triển khai áp dụng hệ thống văn bản hóa theo yêu

cầu của ISO:

3.1 Quá trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ

- Công tác kiểm soát tài liệu

- Công tác phân phối

- Công tác quản lý hồ sơ

3.2 Quá trình trao đổi thông tin nội bộ

- Quá trình trao đổi thông tin trong điện lực

- Quá trình trao đổi thông tin với khách hàng

IV Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 tại

Phòng HCTH

3.3 Quá trình quản lý nguồn nhân lực

- Vai trò của tập thể CBCNV

- Vai trò của lãnh đạo ( Trưởng phòng HCTH)

3.4 Quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo và phản ánh của khách hàng

V KẾT QUẢ ÁP DỤNG HỆ THỐNG ISO 9001:2000 TẠI PHÒNG HCTH

- Tài liệu, hồ sơ gọn gàng, ngăn nắp; lập danh mục

gốc tài liệu nhằm tạo tính hệ thống trong lưu trữ

- Quy trình, quy định hướng dẫn thực hiện rõ ràng,

cụ thể, nhận biết, phòng ngừa và giải quyết sai sót

- Kiểm soát chặt chẽ các quy trình, quy định, đảm

bảo việc thực hiện đầy đủ, chính xác, đáp ứng nhu

cầu của khách hàng

- Quy trình giải quyết khiếu nại, tố cáo kịp thời, đầy

đủ, đem lại niềm tin cho khách hàng

V KẾT QUẢ ÁP DỤNG HỆ THỐNG ISO 9001:2000 TẠI PHÒNG HCTH

- Xây dựng tác phong công việc, nâng cao ý thức

trách nhiệm, thực hiện công việc khoa học, góp

phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của

Công ty

- Đề cao vai trò quan trọng của nguồn nhân lực,

phân công phân việc rõ ràng, mọi cá nhân đều có

nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể

- CBCNV có tinh thần trách nhiệm cao, tự kiểm soát

công việc, do đó ngăn chặn được nhiều sai sót

V KẾT QUẢ ÁP DỤNG HỆ THỐNG ISO 9001:2000 TẠI PHÒNG HCTH

- Thúc đẩy cả hệ thống làm việc khoa học, hiệu quả

hơn; giải phóng người lãnh đạo khỏi sự vụ lặp đi

lặp lại

- Chứng minh với khách hàng việc thực hiện cam kết

cải tiến chất lượng công tác hành chính

- Nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị

trường

VI KIẾN NGHỊ

- Tất cả các CBCNV đều phải được trình bày và thấu

hiểu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng để xây dựng sự hợp tác, phối hợp chặt chẽ hơn

- Quy trình tuyển dụng nhân sự cần được thay đổi

phù hợp với tình hình hiện nay

- Cần đưa thêm lưu đồ vào trong quá trình xây dựng

quy trình công việc

- Cần tạo sự phù hợp, cân đối trong việc văn bản

hóa công việc với số lượng, trình độ nhân sự

CHÂN THÀNH CẢM ƠN!