Slide môn quản lý tổ chức: Hệ thống kiểm soát quy trình sản xuất cà phê G7

Tổng quan về kiểm soát • Là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch.. • Tính chất quan trọng của kiểm soát được thể hiện ở

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

I Tổng quan về kiểm soát

II Hệ thống kiểm soát

III Liên hệ thực tế

Nội dung chính

I Tổng quan về kiểm soát

• Là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch.

• Tính chất quan trọng của kiểm soát được thể hiện ở hai mặt:

- Kiểm soát là công cụ giúp nhà quản lý phát hiện ra sai sót và có biện pháp điều chỉnh;

- Thông qua kiểm soát, các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh.

1 Khái niệm kiểm soát

2 Đặc điểm của kiểm soát

3 Nguyên tắc của kiểm soát

• Kiểm soát khu vực hoạt động thiết yếu và điểm

kiểm soát thiết yếu

• Tuân thủ pháp luật

• Chính xác, khách quan

• Công khai, minh bạch

• Phải mang tính đồng bộ

• Phải hiệu quả

• Phải được thiết lập theo các kế hoạch

• Phải phù hợp với hệ thống và con người trong hệ thống

• Phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý

II Hệ thống kiểm soát

• các cơ quan quản lý của nhà nước, các tổ chức môi trường, khách hàng…

Kết quả

Theo quá trình hoạt động

Theo phạm vi, quy mô kiểm soát

2.1 Hình thức kiểm soát

KS định kỳ

• kiểm soát theo chương trình, kế hoạch

đã được phê duyệt

2.1 Hình thức kiểm soát

Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng

2.2 Phương pháp kiểm soát

Thu thập thông tin Nghiên cứu hồ sơ tài liệu và các giấy tờ liên quan

Nghiên cứu văn bản pháp luật

Tham vấn ý kiến của các nhà chuyên môn

Thu thập ý kiến cá nhân, cơ quan, tổ chức

Tạo điều kiện để đối tượng kiểm soát báo cáo

Xử lý kịp thời, đúng pháp luật các hành vi gây cản trở

Xử lý kịp thời, đúng pháp luật các hành vi gây cản trở

chương trình (PERT).

• Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu (PPB).

Sử dụng các công cụ hiện đại: máy vi tính, camera…

• Phương pháp đánh giá và kiểm tra

chương trình (PERT).

• Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu (PPB).

Sử dụng các công cụ hiện đại: máy vi tính, camera…

4 Quy trình kiểm soát

1 Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát

2 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát

3 Giám sát và đo lường việc thực hiện

4 Đánh giá kết quả hoạt động

5 Điều chỉnh sai lệch

6 Đưa ra sáng kiến đổi mới

LIÊN HỆ THỰC TIỄN: KIỂM SOÁT NỘI

BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CỬA

HÀNG GIÀY HIỀN ANH

Giới thiệu chung về tổ chức:

• Địa chỉ: 109 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội

• Chuyên cung cấp cho thị trường các sản phẩm giày dép nữ, thời trang chất lượng cao, đa dạng và phong phú về kiểu dáng, màu sắc và chất lượng.

• Các mặt hàng: giày ( bệt, cao gót, thể thao); dép sandal, xỏ ngón, boot.

• Triết lý kinh doanh:

 Đảm bảo tư vấn và cung cấp giày phù hợp cho mọi đối tượng khách hàng có nhu cầu

 Mang lại sự thỏa mãn về chất lượng dịch vụ cho khách hàng

Cơ cấu hệ thống bán hàng của tổ chức

Quản lý

Bộ phân Thu ngân

(1 người)

Tư vấn

Lấy hàng trong kho Thu

tiền và

in hóa đơn

Quản lý kiểm

tra và ký tên

Kiểm tra hàng trong kho

1 Chủ thể kiểm soát

• Khâu kiểm tra hàng trong kho của NV trông kho.

• Khâu cung cấp thông tin – tư vấn về sản phẩm cho khách hàng của NVBH, giám sát an ninh

 Sau hoạt động:

• Kiểm tra số lượng SP còn lại tại kho và quầy bán hàng sau khi bán hàng, số liệu tổng hợp về doanh thu, số SP bán ra, hóa đơn thanh toán

2.2 Phương pháp kiểm soát

3 Công cụ và kỹ thuật kiểm soát

4 Quy trình kiểm soát

 Mục tiêu kiểm soát:

• Quản lý: ký hóa đơn bán hàng, giám sát, chỉ đạo nhân viên để mọi người thực hiện đúng nhiệm vụ của mình

• Thu ngân: kiểm tra mặt hàng hiện có trong kho, in đúng hóa đơn xuất kho, hóa đơn thanh toán, nhận đủ tiền thanh toán đảm bảo thu

đủ tiền, đúng tiền

• Nhân viên bán hàng: cố gắng phục vụ, tư vấn khách hàng tận tình chu đáo, đảm bảo số lượng hàng trưng bày  đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt và làm khách hàng hài lòng

• Nhân viên quản lý kho: xuất đúng hàng, kiểm soát số lượng hàng trong kho

• Bảo vệ: đảm bảo an toàn cho tài sản của cửa hàng và của khách

4.1 Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát

4.1 Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát

Quy trình kiểm soát

 Nội dung kiểm soát:

 Các khu vực hoạt động thiết yếu: bán hàng và thu tiền

 Các điểm kiểm soát thiết yếu:

• Thu ngân kiểm tra tình trạng hàng trong kho

• Thu ngân nhập đúng số liệu

• Giao đúng hàng và thu đúng tiền của khách

• Thái độ phục vụ của nhân viên

4.1 Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát

4.1 Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát

4.2 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát

Tiêu chuẩn định tính

4.2 Xác định các tiêu chuẩn giám sát

 Các tiêu chuẩn vật lý

• Giám sát giờ làm việc của nhân viên ( 8h – 22h).

• Kiểm tra số lượng hàng bán trong ngày, số hàng còn lại sau từng kỳ.

4.3 Giám sát và đo lường việc thực hiện

• Bảng giám sát theo cách tiếp cận khung Logic

4.4 Đánh giá kết quả hoạt động

• Tính phù hợp: mục tiêu và mục đích phù hợp với nhu cầu trên thị

trường  sự thực hiện có tính phù hợp cao

o Tích cực: doanh thu tăng so với tháng trước, thu hút được một

lượng khách hàng mới cùng với thành công giữ chân nhiều khách hàng cũ

o Tiêu cực: lượng sản phẩm mới được đưa vào bày bán chưa thu

hút được khách hàng

• Tính bền vững: Hầu như không xảy ra sai sót gì lớn trong suốt

quá trình hoạt động của tổ chức và đảm bảo về mặt quy trình

• Tính công bằng: tính công bằng chưa cao.

4.5 Điều chỉnh sai lệch

Về nhân sự:

các giao dịch do từng nhân viên bán hàng thực hiện trong ngày hoặc tuần đảm bảo tính công bằng.

• Đào tạo thêm kiến thức cơ bản về tư vấn các

sản phẩm tại cửa hàng cho nhân viên, đảm bảo đối với mọi dòng sản phẩm cũ hay mới đều có cách tư vấn phù hợp với các nhóm đối tượng khách hàng.

• Đào tạo thêm kiến thức cơ bản về tư vấn các

sản phẩm tại cửa hàng cho nhân viên, đảm bảo đối với mọi dòng sản phẩm cũ hay mới đều có cách tư vấn phù hợp với các nhóm đối tượng khách hàng.

4.6 Đưa ra sáng kiến đổi mới

hành, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu thị trường

thu để nhân viên bán hàng nâng cao chất lượng dịch vụ.