Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất (TECAPRO)

Tính cấp thiết của đề tài Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải tận dụng mọi cơ hội, huy động và sử dụng tối ưu các nguồn lực bên trong cũng như bên ngoài để đứng vững, chiến thắng trong cạnh tranh và không ngừng phát triển nhằm đạt được mục tiêu lợi nhuận. Mọi doanh nghiệp luôn phải tối ưu hoá hoạt động, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh trên cơ sở chiến lược, sách lược quản trị doanh nghiệp đúng đắn. Phát triển nền kinh tế thị trường, chủ động tham gia hội nhập kinh tế quốc tế là xu thế không thể khác của nền kinh tế Việt Nam. Việc gia nhập WTO của Việt Nam tạo ra nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn cho các nhà quản trị doanh nghiệp Việt Nam, đòi hỏi các chủ thể doanh nghiệp Việt Nam phải đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời để tận dụng cơ hội, hạn chế các rủi ro, hướng tới tồn tại và phát triển. Công ty TNHH MTV Ứng dụng kỹ thuật và Sản xuất - TECAPRO là một trong những đơn vị kinh tế - quốc phòng hàng đầu thuộc Bộ Quốc Phòng. Công ty được thành lập nhằm mục đích ứng dụng những thành tựu khoa học và công nghệ vào sản xuất phục vụ quốc phòng và kinh tế. Công ty bao gồm nhiều đơn vị trực thuộc đóng góp rất lớn vào sự phát triển của Công ty. Hòa nhịp vào sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì việc quản lý công ty sao cho có hiệu quả là một thách thức đối với lãnh đạo công ty. Trong đó, việc quản lý tốt bộ phận kế toán cũng đóng góp một phần không nhỏ trong sự phát triển của Công ty. Bộ phận kế toán hoạt động hiệu quả, chặt chẽ thì mới giúp cho việc quản lý tình hình tài chính nói riêng và tình hình kinh doanh của Công ty nói chung đạt được hiệu quả cao nhất. Do vậy, tác giả đã lựa chọn đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất (TECAPRO)” để đưa ra một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán tại Công ty Tecapro, góp phần thúc đẩy công ty phát triển và đứng vững trên thị trường.

Tôi xin cam đoan, luận văn tốt nghiệp thạc sĩ kinh tế “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất (TECAPRO)” là công trình nghiên cứu riêng của tôi dưới sự hướng dẫn trực tiếp

của PGS.TS Phạm Quang cùng với sự chỉ bảo của một số thầy cô giáo

Tôi xin cam đoan rằng số liệu và kết luận nghiên cứu trong luận văn này làtrung thực không trùng lặp với đề tài khác Mọi số liệu được sử dụng đã được tríchdẫn đầy đủ trong danh mục tài liệu tham khảo

Học viên K19

Nguyễn Thị Hoa

Để hoàn thành được luận văn tốt nghiệp này là sự cố gắng rất nhiều củatôi Tuy nhiên, tôi sẽ không thể hoàn thành luận văn tốt nghiệp này nếu khôngnhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của tất cả các thầy cô vàngười thân Sau đây là lời cảm ơn tới tất cả những người đã giúp đỡ tôi trongthời gian qua:

Đầu tiên tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả các thầy cô đã dạy

dỗ, hướng dẫn và chỉ bảo tôi trong thời gian qua, đặc biệt là PGS.TS PhạmQuang – là người trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn tốt nghiệp này.Các thầy, cô đã chỉ bảo và hướng dẫn tận tình cho tôi những kiến thức lý thuyết,cũng như các kỹ năng phân tích, cách giải quyết vấn đề, đặt câu hỏi… Các thầy, côluôn là người truyền động lực trong tôi, giúp tôi hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệpcủa mình

Tôi xin chân thành cảm ơn đến các bạn trong nhóm, các bạn cùng lớp và cácmột số bạn khác đã hỗ trợ rất nhiều để tôi có thể hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệpcủa mình

Tôi gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến gia đình đã luôn sát cánh vàđộng viên tôi trong những giai đoạn khó khăn nhất, luôn ủng hộ, tin tưởng, giúp đỡtôi trong mọi hoàn cảnh

Tôi xin chân thành cảm ơn tất cả!

Học viên K19

Nguyễn Thị Hoa

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

TÓM TẮT LUẬN VĂN

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 3

1.4 Câu hỏi nghiên cứu 3

1.5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

1.6 Phương pháp nghiên cứu 4

1.7 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu 4

1.8 Kết cấu của đề tài nghiên cứu 5

CHƯƠNG 2: LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 6

2.1 Khái quát chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp 6

2.1.1 Khái niệm tổ chức kế toán 6

2.1.2 Nhiệm vụ, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức kế toán ở doanh nghiệp 8

2.2 Nội dung tổ chức kế toán trong doanh nghiệp 10

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 10

2.2.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán 18

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN ỨNG DỤNG KỸ THUẬT VÀ SẢN XUẤT 38

3.1 Tổng quan về Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất38 3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất 38

3.1.2 Hệ thống các đơn vị thành viên của Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất 47

3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 48

3.2.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất 51

3.3 Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty Tecapro 60

3.3.1 Ưu điểm 60

3.3.2 Những tồn tại và nguyên nhân 62

CHƯƠNG 4: THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẮM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN ỨNG DỤNG KỸ THUẬT VÀ SẢN XUẤT 66

4.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất 66

4.2 Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất 68

4.2.1 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức kế toán 68

4.2.2 Nguyên tắc tổ chức kế toán 69

4.3 Phương hướng, giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất 69

4.3.1 Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty Tecapro 69

4.3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty Tecapro 70

4.4 Điều kiện để thực hiện các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán 79

4.4.1 Điều kiện từ phía Nhà nước 79

4.4.2 Về phía Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất 79

KẾT LUẬN 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

1 BCTC Báo cáo tài chính

6 TNHH MTV Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung 14

Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán phân tán 16

Sơ đồ 2.3 Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán hỗn hợp 17

Sơ đồ 2.4 Sơ đồ luân chuyển chứng từ 20

Sơ đồ 2.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ 30

Sơ đồ 2.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái 31

Sơ đồ 2.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung 32

Sơ đồ 2.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 33

Sơ đồ 3.1 Tổ chức bộ máy quản lý Công ty 44

Sơ đồ 3.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Tecapro 50

Sơ đồ 3.3 Quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty Tecapro 52

Sơ đồ 3.4 Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính tại Công ty Tecapro 56

LỜI MỞ ĐẦU

Công ty TNHH MTV Ứng dụng kỹ thuật và Sản xuất - TECAPRO là mộttrong những đơn vị kinh tế - quốc phòng hàng đầu thuộc Bộ Quốc Phòng Công tyđược thành lập nhằm mục đích ứng dụng những thành tựu khoa học và công nghệvào sản xuất phục vụ quốc phòng và kinh tế Bộ phận kế toán cũng đóng góp mộtphần không nhỏ trong sự phát triển của Công ty Bộ phận kế toán hoạt động hiệuquả, chặt chẽ thì mới giúp cho việc quản lý tình hình tài chính nói riêng và tình hìnhkinh doanh của Công ty nói chung đạt được hiệu quả cao nhất Do vây, tác giả đã

lựa chọn đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất (TECAPRO)” để đưa ra một số ý kiến

nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán tại Công ty Tecapro, gópphần thúc đẩy công ty phát triển và đứng vững trên thị trường

LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

Khái niệm kế toán: được coi là một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm tổ

chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý

và cung cấp các thông tin, tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tàichính, kế toán vào doanh nghiệp

Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức kế toán ở doanh nghiệp

Tổ chức kế toán cần phải đáp ứng một cách nhanh, kịp thời và chính xác cácthông tin kế toán cho nhà quản lý; Tổ chức kế toán phải đảm bảo tính khoa học, hợp

lý trên cơ sở các nguyên tắc, chính sách, quy chế tài chính kế toán; Tổ chức kế toánphải có tính hiệu quả, tức là chi phí bỏ ra là tối thiểu mà hiệu quả đạt được tối đa;

Tổ chức kế toán phải phù hợp với điều kiện và yêu cầu cụ thể ở doanh nghiệp

Nguyên tắc tổ chức kế toán: Trong quá trình hạch toán kế toán các doanhnghiệp phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau: Nguyên tắc thông nhất, nguyêntắc tiết kiệm hiệu quả, nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc tuân thủ chuẩn mực và chế

độ, luật kế toán hiện hành

Nội dung tổ chức kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùngvới các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thôngtin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lýđến tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị

Tuỳ theo quy mô, đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý doanh nghiệp mà

tổ chức bộ máy kế toán được thực hiện theo 3 hình thức: tổ chức bộ máy kế toán tậptrung; tổ chức bộ máy kế toán phân tán; tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa

phân tán (sơ đồ 2.1; 2.2; 2.3)

Nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán gồm: Tổ chức hệ thống

chứng từ; tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức vận dụng hệ thống

sổ kế toán; tổ chức thực hiện hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị;

tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán

Tổ chức kế toán với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán

Hình thức kế toán với sự hỗ trợ của máy vi tính là công việc kế toán đượcthực hiện trên một chương trình phần mềm kế toán Phần mềm kế toán được thiết kếtheo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán trên hoặc kết hợp các hìnhthức kế toán đó Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toánnhưng phải được in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN ỨNG DỤNG KỸ THUẬT VÀ SẢN XUẤT

Giới thiệu chung về Công ty TNHH MTV Ứng dụng kỹ thuật và sản xuất (Tecapro)

Lịch sử hình thành: Công ty TNHH MTV Ứng dụng kỹ thuật và sản xuất có

tiền thân là Liên hiệp Khoa học và sản xuất 2 Năm 1993 Công ty tổ chức lại thànhdoanh nghiệp Nhà nước độc lập, trực thuộc Viện Kỹ thuật quân sự 2 Từ tháng3/2000, Công ty trực thuộc Trung tâm khoa học Kỹ thuật và Công nghệ quân sự -

Bộ Quốc Phòng, nay là viện Khoa học Công nghệ Quân sự

Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh: Công nghệ thông tin; Điện tử viễn

thông; Thiết bị y tế; Công nghệ và dịch vụ môi trường; Công nghệ vật liệu mới

Công ty Tecapro có 01 văn phòng đại diện, 04 chi nhánh và 9 xí nghiệpthành viên Do các đơn vị thành viên của Công ty hoạt động sản xuất kinh doanhriêng, có bộ máy kế toán riêng và hạch toán riêng biệt nên tác giả chỉ nghiên cứu tổchức kế toán tại văn phòng trụ sở Công ty mà không đi sâu nghiên cứu tổ chức kếtoán tại các đơn vị thành viên

Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH MTV Ứng dụng kỹ thuật

và sản xuất

Tổ chức bộ máy kế toán

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán là hình thức phân tán

Hình thức kế toán là hình thức Nhật ký chung có kết hợp với việc sử dụngphần mềm kế toán Phòng có nhiệm vụ thu thập và xử lý các thông tin kế toán thống

kê trong phạm vi Công ty Trên cơ sở đó phân tích và lập các báo cáo tài chính giúpcho ban giám đốc những phương hướng và quyết định chỉ đạo hoạt động kinhdoanh Nhân viên kế toán trong phòng đều được phân công trách nhiệm và kiêm

nhiệm một vài phần hành kế toán (sơ đồ 3.2)

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Thực tế, Công ty căn cứ vào

tài khoản thống nhất mở thêm các tài khoản chi tiết đến cấp 2, 3, 4… và quy địnhmối quan hệ giữa tài khoản chi tiết với tài khoản tổng hợp Đồng thời hướng dẫnviệc ghi chép, tổng hợp số liệu, kiểm tra đối chiếu

Danh mục hệ thống tài khoản của Công ty Tecapro (Phụ lục 02)

Tổ chức tài khoản kế toán trong Công ty Tecapro về cơ bản đã theo đúng quy địnhcủa Nhà nước và phù hợp với điều kiện của đơn vị Tuy nhiên, vẫn tồn tại những điểmchưa đúng với chế độ: không sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”

Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán: Công ty lựa chọn một hình thức kế

toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm:Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương phápghi chép các loại sổ kế toán Việc sử dụng các loại sổ, xây dựng kết cấu các loại sổ,quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán tạiCông ty Tecapro đã tuân thủ chế độ và quy định của Nhà nước Tất cả các sổ nàyđều đã được lập trong phần mềm kế toán chung của Công ty và được cài đặt trênmáy vi tính Sau khi nhập đúng, đủ và chính xác chứng từ vào máy, kế toán có thểxem và in được toàn bộ sổ theo yêu cầu ở các thời điểm khác nhau Đơn vị cũngthực hiện việc in và lưu chứng từ, sổ sách kế toán rất nghiêm túc và đầy đủ theo quyđịnh

Tuy nhiên, thực tế tổ chức sổ kế toán tại đơn vị vẫn có một số vấn đề còn tồntại: Không hạch toán ngay các số liệu kế toán theo đúng ngày phát sinh chứng từ;

Số dư của một số tài khoản không chính xác; Sổ sách kế toán áp dụng máy vi tính:Định kỳ hàng tháng không in ra toàn bộ sổ sách phát sinh; sổ đã in ra không có sốtrang, không có giám đốc và kế toán trưởng ký; không tự đóng dấu giáp lai

Danh mục hệ thống sổ được sử dụng tại Công ty (Phụ lục 04)

Mẫu sổ kế toán chi tiết và tổng hợp của tài khoản (Phụ lục 03)

Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo tài chính được lập trên

phần mềm kế toán Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty gồm: Hệ thống báo cáotài chính và hệ thống báo cáo nội bộ Hệ thống báo cáo tài chính gồm báo cáo tàichính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ

Cơ sở lập Báo cáo tài chính tại Công ty Tecapro được lập tuân theo các quyđịnh của chế độ kế toán và hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam

Quy trình lập Báo cáo tài chính của Công ty Tecapro được thể hiện như sau:+ Định kỳ hàng quý và hàng năm, các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo tài chính

về phòng kế toán tài chính của trụ sở công ty để kiểm tra và đối chiếu

+ Phòng kế toán của Công ty sẽ tổng hợp báo cáo của các đơn vị thành viên

để lập báo cáo tài chính hợp nhất

Báo cáo tài chính hợp nhất của Công ty (Phụ lục 05)

Tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ:

Công tác kiểm tra kế toán: Công tác kiểm tra kế toán chưa được thường xuyên,chất lượng còn thấp Công ty không có bộ phận kiểm tra kế toán riêng Phươngpháp kiểm tra chủ yếu vẫn là đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán,báo cáo kế toán với nhau, kiểm tra sự chấp hành chính sách chế độ của Nhà nước vàcác chính sách tài chính của Công ty

Công tác kiểm toán nội bộ: Tại Công ty Tecapro hiện không có bộ máy kiểmtoán nội bộ riêng mà hàng năm Công ty phải mời kiểm toán độc lập về kiểm toánnội bộ cho Công ty và cho các đơn vị trực thuộc Công ty

Dịch vụ kiểm toán được tiến hành theo quy chế kiểm toán độc lập trong nềnkinh tế quốc dân và theo chuẩn mực kiểm toán hiện hành của Việt Nam

Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty Tecapro

Ưu điểm

Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán nhìn chung gọn nhẹ, đáp ứng yêu

cầu công việc Nhân viên kế toán có trình độc, kinh nghiệm giúp cho Giám đốc cóthể theo dõi, giám sát, kiểm tra hoạt động của đơn vị một cách dễ dàng

Tổ chức chứng từ kế toán: Chứng từ được lưu trữ đầy đủ và cẩn thận theo

tháng và theo năm Chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh Việc muabán hàng hóa hầu hết đều có hóa đơn tài chính, các chứng từ được lập ở tất cả cáckhâu, có chữ ký của các bên liên quan và sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính.Những thông tin kinh tế về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chépđầy đủ, chính xác vào chứng từ

Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban

hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 và bổ sungthêm một số tài khoản theo thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toándoanh nghiệp của Bộ Tài chính Dựa trên hệ thống tài khoản đó, để phù hợp với tìnhhình và đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty đã mở thêm các tài khoản cấp2,3,4 giúp cho Công ty thuận tiện hơn trong việc theo dõi các đối tượng một cáchchi tiết, hạch toán một cách chính xác hơn

Hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán: Công ty đã áp dụng hình thức Nhật ký

chung kết hợp với việc áp dụng phần mềm kế toán Các loại sổ sách tổng hợp và chitiết được mở đầy đủ rõ ràng

Công tác kiểm tra kế toán:

Việc kiểm tra kế toán được thực hiện hàng tháng, hàng quý, hàng năm giúpcho công tác tổ chứng kế toán ngày càng hoàn thiện, góp phần nâng cao chất lượngcủa công tác hạch toán nói riêng và công tác quản lý nói chung

Những tồn tại và nguyên nhân

Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty mà chưa có bộ phận riêng phục vụ yêu cầu

quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh Vì vậy, bộ máy kế toán của Công tycũng chưa có bộ phận kế toán quản trị Nhân viên kế toán kiêm luôn công việc của kếtoán quản trị Do vậy các báo cáo về tình hình tài chính mang tính nội bộ cung cấp choBan giám đốc không được cập nhật thường xuyên, gây khó khăn cho việc ra các quyếtđịnh kinh doanh Ngoài ra, do trình độ chuyên môn của nhân viên không đồng đều, cónhiều người lớn tuổi, do đó việc áp dụng các ứng dụng khoa học công nghệ trang thiết

bị, kỹ thuật hiện đại hiệu quả không cao Bên cạnh đó còn ảnh hưởng tới quá trình thuthập, xử lý, tổng hợp, cung cấp và lưu trữ thông tin của đơn vị

Tổ chức chứng từ kế toán: Một số chứng từ kế toán còn chưa đảm bảo đầy

đủ tính hợp lý, hợp pháp và hợp lệ của chứng từ Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinhkhông đảm bảo đầy đủ các chứng từ chứng minh (không được duyệt, thiếu chữ kýhoặc nội dung) làm ảnh hưởng đến tiến trình tổng hợp số liệu vào máy và lập báocáo Việc ghi chép hóa đơn giá trị gia tăng vẫn còn có sai sót như vẫn gạch xóa,

thiếu chữ ký người mua hàng Phiếu nhập, xuất kho không ghi đầy đủ cột mã hànglàm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của chứng từ.

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Công ty sử dụng thiếu tài khoản kế toán

để phản ánh một số nghiệp vụ kinh ế phát sinh 139; 159; 352 Sử dụng không đúngtài khoản theo nghiệp vụ phát sinh làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của kỳbáo cáo

Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Công ty vẫn còn có hiện thượng tẩy xoá

trên sổ sách hoặc thực hiện không đúng phương pháp chữa sổ theo quy định hiệnhành của Chế độ kế toán doanh nghiệp

Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính: Do một số hạn chế về mặt chế độ chứng

từ và tổ chức hạch toán làm cho chất lượng báo cáo chưa được như mong muốn củacác nhà quản lý

Tổ chức công tác kiểm tra kế toán: Công tác kiểm tra kế toán không được

đảm bảo được chất lượng, chưa kịp thời do hạn chế về số lượng cán bộ nên không

có bộ phận kiểm toán riêng biệt Ngoài ra, công tác hướng dẫn kế toán tại các đơn

vị trực thuộc những khi có khúc mắc hoặc sai sót xảy ra còn chưa kịp thời

Tổ chức kế toán quản trị: Tổ chức kế toán quản trị tuy đã được đặt ra nhưng

việc thực hiện và triển khai chưa đạt kết quả cao do công ty không có bộ phận kếtoán quản trị riêng biệt

THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẮM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN ỨNG DỤNG KỸ THUẬT VÀ SẢN XUẤT

Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất

Hoàn thiện tổ chức kế toán là một yêu cầu rất cần thiết đối với mỗi doanhnghiệp cũng như toàn bộ nền kinh tế Hoàn thiện tổ chức kế toán giúp khắc phụcnhững vấn đề còn tồn tại trong các doanh nghiệp Do nhu cầu sử dụng thông tin chocông tác quản lý cần nhanh chóng, kịp thời, chính xác giúp các nhà quản trị nắm bắtđược thông tin một cách chuẩn xác nhất về hoạt động của doanh nghiệp Từ đó các

nhà quản trị nhìn thấy những vấn đề cần giải quyết như giảm chi phí nhằm nâng caolợi nhuận cho doanh nghiệp.

Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất

Yêu cầu hoàn thiện tổ chức kế toán

Trên góc độ vĩ mô, hoàn thiện các chế độ chính sách đối với Công tyTecapro sẽ đảm bảo cho việc hạch toán được thuận tiện, sát với thực tế của đơn vị

Dưới góc độ vi mô, giải pháp đưa ra đảm bảo việc tổ chức tốt các khâu, cácmặt của hoạt động kế toán trong Công ty Từ việc tổ chức chứng từ kế toán, tổ chứctài khoản kế toán, tổ chức sổ sách, báo cáo kế toán, tổ chức phần hành kế toán đếnviệc tổ chức bộ máy kế toán

Hoàn thiện tổ chức kế toán nhằm đảm bảo cho kế toán thực sự trở thành mộtcông cụ đắc lực của người quản lý, đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời,chính xác

Nguyên tắc tổ chức kế toán

Đổi mới và hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty Tecapro phải phù hợp vớiđiều kiện về nhân lực, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán và trang thiết bị cácphương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép và xử lý thông tin hiện có Đồng thời phảiđảm bảo được yêu cầu tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất lao động của kế toán.Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty Tecapro phải dựa trên một số nguyên tắcsau: nguyên tắc thống nhất; nguyên tắc phù hợp; nguyên tắc chính xác, kịp thời; tiếtkiệm, khả thi và hiệu quả

Phương hướng, giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất

Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty Tecapro

Hoàn thiện tổ chức kế toán trong Công ty Tecapro phải phù hợp với cơ chếquản lý hiện nay - cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa; phù hợp với đặcthù về quản lý kinh tế tài chính và tôn trọng các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán ViệtNam, phù hợp với yêu cầu hội nhập kinh tế, hội nhập kế toán quốc tế; phù hợp với đặc

điểm tổ chức, hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý của Công ty Tecapro và đảmbảo tính hiệu quả và có tính khả thi.

Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty Tecapro

Hoàn thiện các nội dung thuộc môi trường pháp lý về kế toán: Bộ tài chính

ban hành các văn bản về kế toán có tính pháp lý cao nhất như luật kế toán ViệtNam, các văn bản dưới luật còn hiệu lực, cần tiếp tục đổi mới hệ thống kế toándoanh nghiệp hiện hành

Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán: Công ty nên tập trung vào việc xác định

số lượng phần hành kế toán của bộ máy kế toán; phân công nhiệm vụ của từng phầnhành kế toán một cách khoa học và hợp lý; xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, nâng caotrình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ kế toán trong Công ty; xây dựng bộ máy

kế toán quản trị song song với việc hoàn thiện bộ máy kế toán

Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán:

- Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán: Công ty Tecapro cần ban hành các tàiliệu hướng dẫn cụ thể, tốt nhất là sử dụng hệ thống các bảng biểu, sơ đồ để hướngdẫn những người làm kế toán hiểu rõ quy trình luân chuyển chứng từ đối với từngphần hành kế toán cũng như toàn bộ các công việc trong phòng kế toán Việc kiểmtra chứng từ phải được tiến hành chặt chẽ

- Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán: Công ty nên mở thêm một số tài khoản

để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Mở thêm tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để phản ánh đúng giá trị thực tế hàng tồn kho của hàng hóa; tài khoản 352 “Dự phòng phải trả” để phản ánh các khoản dự phòng phải trả hiện có,

tình hình trích lập và sử dụng dự phòng phải trả của doanh nghiệp; ngoài ra nên bỏbớt một số tiểu khoản của tài khoản 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp” để giảm bớtviệc phải ghi nhớ của nhân viên

- Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán: Công ty cần yêu cầu các đơn vị phải in

và nộp sổ sách kế toán một cách thường xuyên, liên tục và đúng thời hạn Công tycần đề ra phương pháp quản lý hệ thống sổ sách một cách khoa học, tạo điều kiệntốt hơn nữa trong công tác kiểm tra sổ sách, số liệu ghi sổ Công ty cần quy định tất

cả các sổ kế toán, sổ thống kê phải được thực hiện theo đúng mẫu và đúng nội dungquy định của Bộ tài chính Ngoài ra đối với sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chitiết định kỳ phải thực hiện việc khoá sổ và in ra hàng tháng Cuối mỗi năm tài chínhphải in và đóng thành quyển theo quy định của Công ty

- Hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính: Hệ thống báo cáo kế toán phải đượctuân thủ theo đúng các quy định của Bộ Tài chính Công ty phải tập hợp tất cả báocáo của các đơn vị trực thuộc để lên báo cáo tài chính hợp nhất, do vậy công ty phảiquy định thời gian nộp đối với các đơn vị trực thuộc chậm nhất sau 10 ngày kể từngày kết thúc quý, niên độ để Công ty tập hợp số liệu lập báo cáo theo đúng thờigian quy định Bên cạnh đó cần có các biện pháp nghiêm minh trong việc xử lý cácđơn vị thành viên nộp báo cáo chậm

- Hoàn thiện tổ chức công tác kiểm tra kế toán: Công ty nên thành lập bộ phậnkiểm toán nội bộ riêng biệt, độc lập với đội ngũ cán bộ nắm vững chuyên môn nghiệp

vụ, hiểu biết sâu về đặc điểm SXKD của các đơn vị mình thì việc tiến hành kiểm tracông tác kế toán được độc lập và chất lượng sẽ cao hơn Mặt khác cần xây dựng kếhoạch kiểm tra ngay từ đầu năm Trong kế hoạch cần phải xác định rõ những ngườichịu trách nhiệm kiểm tra từng khâu công việc, đối tượng kiểm tra, nội dung và thờigian kiểm tra

Điều kiện để thực hiện các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán

Điều kiện từ phía Nhà nước

Nhà nước cần tiếp tục hoàn thiện khuôn khổ pháp lý góp phần tạo môi trườngpháp lý lành mạnh và hỗ trợ cho việc quản lý, kiểm tra, giám sát về hoạt động kếtoán tại các doanh nghiệp lớn hay các doanh nghiệp nhỏ và vừa; Bên cạnh việc banhành và hoàn thiện Luật kế toán, các chuẩn mực, Chế độ kế toán Nhà nước cầntăng cường tuyên truyền ý thức chấp hành pháp luật, tuân thủ chế độ, chuẩn mựccho người dân nói chung và những người làm nghề kế toán nói riêng, đặc biệt chochủ doanh nghiệp; Duy trì và mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế, thực hiện các bước

của tiến trình hội nhập kế toán, kiểm toán

Về phía Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất

Công ty cần nhận thức được tầm quan trọng của bộ máy kế toán đối với sựphát triển của Công ty để từ đó có các giải pháp phát triển nguồn nhân lực kế toán.Công ty nên khuyến khích nhân viên tự học để nâng cao trình độ nghề nghiệp Công

ty kết hợp với các trung tâm đào tạo tổ chức các buổi đào tạo ngắn hạn cho nhânviên Thường xuyên khuyến khích nhân viên tham gia các buổi tập huấn, đào tạo đểcập nhật các văn bản, thông tư mới quy định chế độ kế toán

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phảitận dụng mọi cơ hội, huy động và sử dụng tối ưu các nguồn lực bên trong cũng nhưbên ngoài để đứng vững, chiến thắng trong cạnh tranh và không ngừng phát triểnnhằm đạt được mục tiêu lợi nhuận Mọi doanh nghiệp luôn phải tối ưu hoá hoạtđộng, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh trên cơ sở chiến lược, sách lượcquản trị doanh nghiệp đúng đắn

Phát triển nền kinh tế thị trường, chủ động tham gia hội nhập kinh tế quốc

tế là xu thế không thể khác của nền kinh tế Việt Nam Việc gia nhập WTO củaViệt Nam tạo ra nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn cho các nhà quản trịdoanh nghiệp Việt Nam, đòi hỏi các chủ thể doanh nghiệp Việt Nam phải đưa racác quyết định đúng đắn, kịp thời để tận dụng cơ hội, hạn chế các rủi ro, hướngtới tồn tại và phát triển

Công ty TNHH MTV Ứng dụng kỹ thuật và Sản xuất - TECAPRO là mộttrong những đơn vị kinh tế - quốc phòng hàng đầu thuộc Bộ Quốc Phòng Công tyđược thành lập nhằm mục đích ứng dụng những thành tựu khoa học và công nghệvào sản xuất phục vụ quốc phòng và kinh tế Công ty bao gồm nhiều đơn vị trựcthuộc đóng góp rất lớn vào sự phát triển của Công ty Hòa nhịp vào sự phát triểncủa nền kinh tế thị trường thì việc quản lý công ty sao cho có hiệu quả là một tháchthức đối với lãnh đạo công ty Trong đó, việc quản lý tốt bộ phận kế toán cũng đónggóp một phần không nhỏ trong sự phát triển của Công ty Bộ phận kế toán hoạtđộng hiệu quả, chặt chẽ thì mới giúp cho việc quản lý tình hình tài chính nói riêng

và tình hình kinh doanh của Công ty nói chung đạt được hiệu quả cao nhất Do vậy,

tác giả đã lựa chọn đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty

TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất (TECAPRO)” để đưa ra

một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán tại Công tyTecapro, góp phần thúc đẩy công ty phát triển và đứng vững trên thị trường

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên cứu

Đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán” không phải là một đề tài mới Đã có rấtnhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề này vì đây là một nội dung quan trọng cần đượcquan tâm nghiên cứu để giúp cho bộ máy kế toán tại mỗi đơn vị hoạt động hiệu quả.Các công trình nghiên cứu tiêu biểu liên quan đến đề tài trên bao gồm:

- Tác giả Lý Thị Ngạn (2008) “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty cổphần tập đoàn Hòa Phát” Trong luận văn đã đề ra phương hướng và một sốgiải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại tập đoàn Hòa Phát cụ thể là hoànthiện bộ máy kế toán và hoàn thiện công tác kế toán Tuy nhiên do quy môđơn vị tương đối lớn, tác giả vẫn chưa đưa ra được giải pháp tổ chức bộ máy

kế toán có hiệu quả

- Trong khi đó tảc giả Phạm Thanh Hương (2008) với đề tài “Hoàn thiện tổchứng kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên viện kinh tế kỹ thuật thuốc lá”cũng đã đưa ra một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán và công tác kếtoán tại Công ty

- Tác giả Trần Đức Hùng (2008) với đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán theo

mô hình công ty mẹ - công ty con tại nhà xuất bản giáo dục”; tác giả Nguyễn Hoản(2006) với “Hoàn thiện tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất máy tínhtrên địa bàn Hà Nội”

Ngoài ra có rất nhiều tác giả nghiên cứu về vấn đề hoàn thiện tổ chức kế toán,tuy nhiên mỗi tác giả lại có một cách tiếp cận và cách nghiên cứu khác nhau tạinhững doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh khác nhau nhưng các tác giả cócùng mục đích đó là đưa ra những giải pháp giúp doanh nghiệp hoàn thiện tổ chức

kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệpngày một phát triển đứng vững trên thị trường.

Trong các công trình nghiên cứu, các tác giả đã đưa ra những lý luận cơ bảnnhất cả về tổ chức bộ máy cũng như tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp vàcũng đã đưa ra giải pháp hoàn thiện phù hợp với phạm vi từng đơn vị nghiên cứu.Tuy vậy, chưa có đề tài nào nghiên cứu về tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Mộtthành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất, trong khi Công ty này lại đang rất cầnhoàn thiện tổ chức kế toán sao cho phù hợp với mô hình tổ chức kinh doanh hiệntại Vì vậy luận văn đã tập trung nghiên cứu về tổ chức bộ máy kế toán và tổ chứccông tác kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Khi nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất”, tác giả đã đề ra mục tiêu nghiên cứu

là đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH MTV Ứng dụng Kỹ thuật

và Sản xuất Tìm ra những nhân tố có ảnh hưởng và chi phối đến tổ chức công tác

kế toán của đơn vị Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toántại Công ty TNHH một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất

1.4 Câu hỏi nghiên cứu

Khi nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất” tác giả nhằm mục đích trả lời các một

số câu hỏi sau:

- Những lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp?

- Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH MTV Ứng dụng Kỹ thuật vàSản xuất như thế nào?

- Làm thế nào để khắc phục những tồn tại của tổ chức kế toán tại Công tyTNHH MTV Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất?

1.5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức kế toán tại Công ty TNHH một thành viênỨng dụng kỹ thuật và sản xuất.

- Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu trong phạm vi Công ty TNHH một thànhviên Ứng dụng kỹ thuật và sản xuất

1.6 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sửa dụng phương pháp nghiên cứu định lượng kết hợp với nghiêncứu định tính, cụ thể như sau:

- Phương pháp nghiên cứu tổng quát bao gồm: phương pháp nghiên cứu hệthống lý thuyết tổ chức kế toán trong doanh nghiệp, ngoài ra còn sử dụng phươngpháp phân tích và tổng hợp

- Phương pháp nghiên cứu cụ thể bao gồm: Phương pháp thống kê, khảo sát,

so sánh tình hình tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹthuật và Sản xuất từ đó phân tích các dữ liệu đã thu thập để trả lời các câu hỏi mụctiêu nghiên cứu

Thu thập số liệu: Thu thập các luận cứ khoa học, các khái niệm… từ sách giáokhoa, giáo trình, các luận văn thạc sỹ đã được công bố; thu thập các số liệu đã đượcthống kê, lưu trữ tại Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất

Trình bày kết quả nghiên cứu: Kết quả nghiên cứu được trình bày dưới dạngviết kết hợp với bảng và sơ đồ để giải quyết câu hỏi nghiên cứu

1.7 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

- Luận văn nêu ra những vấn đề lý luận cơ bản và các yếu tố liên quan đến tổchức kế toán tại các doanh nghiệp

- Luận văn nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Mộtthành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất, chỉ ra những điểm mạnh cần phát huy

và những điểm yếu cần khắc phục để từ đó có các giải pháp hoàn thiện

- Luận văn chỉ ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán Công tyTNHH Một thành viên Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất để nâng cao hoạt động của

bộ máy kế toán trong Công ty

1.8 Kết cấu của đề tài nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu, kết luận, lời cam đoan, lời cảm ơn, phụ lục, mục lục,danh mục tài liệu tham khảo, danh mục các từ viết tắt Luận văn gồm bốn chương:

Chương 1: Giới thiệu về đề tài nghiên cứu

Chương 2: Lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH MTV Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất

Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu, các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty TNHH MTV Ứng dụng Kỹ thuật và Sản xuất

CHƯƠNG 2 LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG

DOANH NGHIỆP

2.1 Khái quát chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp

2.1.1 Khái niệm tổ chức kế toán

2.1.1.1 Khái niệm kế toán

Có rất nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm kế toán cùng tồn tại Có kháiniệm cho rằng “Kế toán là nghệ thuật”, có khái niệm cho rằng “Kế toán là khoahọc”, vậy “Kế toán là một nghệ thuật hay một khoa học”

Những người cho rằng kế toán là một nghệ thuật, đề nghị các kỹ năng của kếtoán cần thiết cung cấp để trở thành nhà kinh doanh giỏi, phải được giảng dạy vàcách tiếp cận hợp pháp với kế toán phải được đảm bảo

Những người ủng hộ kế toán là một khoa học đề nghị thay vì giảng dạy các

mô hình đo lường của kế toán cho các sinh viên chuyên ngành kế toán, thì cung cấpcho họ những cái nhìn thấu đáo hơn về quan điểm đối với kế toán qui ước, thừanhận con số phát sinh đang cố gắng như thế nào để thoả mãn mục tiêu phục vụ cácnhư cầu của người sử dụng; và gợi ý những suy nghĩ về lĩnh vực đó và những độnglực thay đổi của kế toán

Cho dù có những quan điểm khác nhau, nhưng phần đông các quan điểm chorằng kế toán là một khoa học lý luận phù hợp hoàn hảo với quan điểm hiện nayđược Mantz phát biểu: “Kế toán có quan hệ với các doanh nghiệp mà chắc chắn lànhững nhóm người trong xã hội, nó quan tâm đến các giao dịch và những sự kiệnkinh tế khác mà có hậu quả về mặt xã hội và ảnh hưởng đến các mối quan hệ xã hội

và có ý nghĩa cho người làm việc trong các hoạt động có liên quan với xã hội, tómlại kế toán là một khoa học xã hội.”

Theo Sokolov, một chuyên gia hàng đầu về kế toán tại Nga thì “kế toán làngôn ngữ của các ký hiệu cũng như quy ước sử dụng và được tạo ra với mục đíchlàm thay thế các đối tượng thực tế bằng các ký hiệu hay biểu tượng, cho phép phản

ánh một các trung thực hoạt động kinh doanh cùng các kết quả của hoạt động kinhdoanh đó”.

Trong cuốn sách “Nguyên lý kế toán Mỹ”, Ronnald J.Thacker nêu quan điểmcủa mình về kế toán xuất phát từ việc cung cấp thông tin cho công tác quản lý TheoRonnald J.Thacker “Kế toán là một phương pháp cung cấp thông tin cần thiết choquản lý có hiệu quả và để đánh giá hoạt động của mọi tổ chức”

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) cho rằng: “Kế toán là nghệ thuật ghichép, phân loại tổng hợp theo một cách riêng có bằng những khoản tiền các nghiệp

vụ và các sự kiện mà chúng có ít nhất một phần tính chất tài chính và trình bày kếtquả của nó”

Mặc dù, có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm kế toán, theo tác giả kếtoán là một môn khoa học lý luận Theo luật kế toán Việt Nam năm 2003 thì “Kếtoán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp kinh tế, tài chính dướihình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”

Trong nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường, các doanh nghiệp đềubình đẳng trong quá trình kinh doanh, mối quan hệ kinh tế tài chính của các doanhghiệp được mở rộng Mặt khác, với sự phát triển đa dạng của các nguồn tạo vốn từbên ngoài đã làm cho đối tượng sử dụng thông tin kế toán trở nên đa dạng hơn Mụcđích của kế toán không chỉ cung cấp thông tin chủ yếu cho bản thân doanh nghiệp,cho Nhà nước, mà còn cung cấp thông tin cho các đối tượng như ngân hàng, cácnhà đầu tư tương lai, nhà cung cấp, khách hàng,…

2.1.1.2 Khái niệm tổ chức kế toán

Song song với khái niệm kế toán, các nhà kinh tế học cũng đã đưa ra nhiềukhái niệm dưới nhiều khía cạnh khác nhau về tổ chức kế toán Có quan điểm chorằng: “Tổ chức kế toán là việc tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở từng đơn vị, theo

đó tổ chức kế toán chỉ đơn thuần là áp dụng chế độ kế toán sao cho phù hợp với đặcđiểm, điều kiện của đơn vị” Quan điểm này đúng nhưng chưa đủ, việc vận dụngchế độ kế toán là một phần quan trọng định hướng cho việc tổ chức kế toán nhưngkhông thể xem là toàn bộ công việc tổ chức kế toán

Hiện nay, để phù hợp với tình hình phát triển kinh tế xã hội, có nhiều quanđiểm hoàn thiện hơn về tổ chức kế toán

Tổ chức kế toán là việc thiết lập mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán(phương pháp chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá, tổng hợp cân đối kếtoán) trong từng nội dung hạch toán cụ thể và trong từng điều kiện cụ thể nhằmphản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài sản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạiđơn vị Quan điểm này đã thể hiện cụ thể hơn về tổ chức kế toán tuy nhiên lại chưanêu rõ yếu tố con người là yếu tố đảm nhiệm việc thực hiện các công việc và ápdụng các phương pháp hạch toán kế toán, đó chính là bộ máy kế toán trong mỗi đơn

vị, một yếu tố không thể thiếu được của hệ thống tổ chức kế toán

Mặc dù có nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm tổ chức kế toán, nhưng

ta có thể khái quát khái niệm như sau: Tổ chức kế toán là một hệ thống các yếu tốcấu thành gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán

để thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin, tổ chức vận dụng các chính sách, chế

độ, thể lệ kinh tế tài chính, kế toán vào doanh nghiệp

2.1.2 Nhiệm vụ, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức kế toán ở doanh nghiệp

2.1.2.1 Nhiệm vụ của tổ chức kế toán

Tổ chức kế toán có ý nghĩa quan trọng, đảm bảo thực hiện vai trò kế toántrong quản lý Bởi vậy, để phát huy vai trò của mình, tổ chức kế toán cần thực hiệnnhiệm vụ:

- Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán phùhợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp Xác định nhiệm vụ, mối quan hệ củatừng bộ phận, nhân viên kế toán … đảm bảo công tác kế toán được thực hiện tốt,hiệu quả cao Ứng dụng phương tiện kỹ thuật, thông tin hiện đại đảm bảo cho côngtác kế toán được tiến hành với những phương pháp tiên tiến nhất, đáp ứng kịp thời,đầy đủ cho các đối tượng sử dụng thông tin, phục vụ cho công tác quản lý, nâng caohiệu quả hoạt động của đơn vị

- Thu thập, xử lý thanh toán, số liệu kế toán theo chuẩn mực và chế độ kếtoán Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi và việc sử dụng tài sản của doanh

nghiệp Từ đó phân tích các thông tin, số liệu kế toán và cung cấp cho nhà quản lý,nội bộ doanh nghiệp hay những người cần sử dụng thông tin một cách nhanh chóng,kịp thời.

- Kiểm tra, hướng dẫn cán bộ, nhân viên chấp hành đúng các chính sách, chế

độ, thể lệ về kinh tế tài chính, kế toán, thực hiện kiểm tra kế toán

2.1.2.2 Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức kế toán

- Tổ chức kế toán phải phù hợp với điều kiện và yêu cầu cụ thể ở doanh nghiệp

Tổ chức kế toán phải luôn chú ý mối quan hệ giữa kế toán và các bộ phậnkhác để đảm bảo sự thống nhất trong việc tính toán và đánh giá các chỉ tiêu kinh tế;hoặc mối liên hệ trong việc cung cấp, thu thập, sử dụng các thông tin… để đảm bảo

sự thống nhất với nhau Đồng thời, tổ chức hạch toán kế toán còn phải đảm bảo sự

thống nhất với toàn hệ thống, thống nhất mô hình tổ chức hạch toán với mô hình tổchức kinh doanh và tổ chức quản lý.

- Đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ, luật kế toán hiệnhành nhằm đáp ứng chức năng cung cấp thông tin kịp thời, tin cậy cho người sửdụng thông tin Tạo ra một khung pháp lý chung, một sự hướng dẫn thống nhất, tiêuchuẩn cho công tác hạch toán kế toán, nhà nước đã ban hành Luật kế toán, cácchuẩn mực, chế độ kế toán và đòi hỏi các doanh nghiệp phải tuân thủ

- Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: tức là phải tổ chức hạch toán kế toán mộtcách khoa học, hợp lý nhằm thực hiện chức năng của nó được tốt nhất với chi phíthấp nhất Khi tổ chức hạch toán kế toán phải luôn xem xét mối quan hệ giữa chiphí bỏ ra với kết quả về thông tin kế toán phục vụ cho quản lý

- Nguyên tắc phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp làmột tổ chức độc lập với những đặc điểm khác nhau về mô hình tổ chức, cách thứckinh doanh, mô hình quản lý… Khi tổ chức hạch toán kế toán, ngoài việc đảm bảotuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ chung, còn phải chú ý đến đặc điểm,điều kiện riêng của doanh nghiệp

Không áp dụng một cách rập khuôn, máy móc mà phải phù hợp với từngđiều kiện cụ thể, tùy thuộc vào quy mô, loại hình kinh doanh, trình độ của cán bộ,nhân viên kế toán để lựa chọn hình thức kế toán, mô hình kế toán thích hợp.Nguyên tắc này đảm bảo sự hài hòa giữa tính thống nhất và tính đặc thù trong tổchức hạch toán kế toán, đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống kế toán và phát huy đầy

đủ vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý doanh nghiệp

2.2 Nội dung tổ chức kế toán trong doanh nghiệp

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là nội dung rất quan trọng của tổ chức kế toán trongdoanh nghiệp Bộ máy kế toán cần được hiểu như một tập hợp cán bộ, nhân viên kếtoán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin được trang bị đểthực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổnghợp, phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị,

phục vụ công tác quản lý Tất cả các đơn vị có tổ chức hoạt động SXKD, hoạt động

sử dụng vốn, sử dụng kinh phí đều phải thực hiện công tác kế toán theo quy địnhcủa Nhà nước và đều phải tổ chức bộ máy kế toán để tổ chức, chỉ đạo, thực hiện côngtác kế toán trong đơn vị

Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các nội dung: Xác định số lượng nhân viên

kế toán cần thiết; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho từng bộ phận vànhân viên kế toán và xây dựng mối quan hệ, cách thức làm việc giữa các bộ phận,các nhân viên kế toán cũng như giữa bộ phận kế toán với các bộ phận khác trong vàngoài đơn vị Guồng máy kế toán hoạt động được, có hiệu quả là do sự phân công,tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau củakhối lượng công tác kế toán

Khối lượng công tác kế toán được phân chia thành các phần hành kế toán,thực hiện thông qua yếu tố con người Thông thường, cán bộ nhân viên kế toán đều

có vị trí công tác theo sự phân công trong bộ máy dựa trên nguyên tắc chung, riêngcủa phân công lao động khoa học Công việc với yêu cầu chất lượng cũng như tínhchất thi hành công việc và tính chất nghiệp vụ của người lao động là hai yếu tố cơbản hợp thành hiệu suất của công tác kế toán và là hai điều kiện cơ bản để thực hiện

sự phân công lao động kế toán Ngoài ra, khi phân công lao động kế toán trong bộmáy kế toán còn cần phải tôn trọng các điều kiện có tính nguyên tắc khác như:nguyên tắc bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợp tác hoálao động

Đứng đầu bộ máy kế toán trong mỗi đơn vị là kế toán trưởng Kế toán trưởng

là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán trong đơn vị và là ngườitham mưu cho giám đốc về lĩnh vực chuyên môn KTTC

Để đảm nhận được nhiệm vụ đó, kế toán trưởng phải là người có trình độchuyên môn cao, có đạo đức và năng lực tổ chức điều hành công tác kế toán, có thờigian công tác kế toán theo quy định và phải có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng

Kế toán trưởng phụ trách điều hành công việc của các kế toán viên phầnhành Mỗi kế toán viên phần hành đều có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng

về khối lượng công tác kế toán được giao Các kế toán phần hành có thể chuyênmôn hoá sâu theo từng phần hành hoặc có thể kiêm nhiệm một số phần hành theonguyên tắc chung của tổ chức khoa học lao động kế toán Kế toán phần hành phải

có trách nhiệm quản lý trực tiếp, phản ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm traqua ghi chép, phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm từ:giai đoạn hạch toán ban đầu (trực tiếp ghi chứng từ hoặc tiếp nhận và kiểm tra) tớicác giai đoạn kế toán tiếp theo: Ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệutrên sổ với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động lập báo cáo phần hành được giao.Các kế toán phần hành đều có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoànthành ghi sổ tổng hợp hoặc lập báo cáo định kỳ chung ngoài báo cáo phần hành

Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lạixuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy Quan hệ giữa các loạilao động trong bộ máy kế toán có thể được thể hiện theo một trong ba cách thức tổchức sau:

Thứ nhất, bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến: Theo kiểu quan hệ

này, bộ máy kế toán hoạt động theo phương thức trực tiếp, nghĩa là kế toán trưởngtrực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trunggian nhận lệnh Với cách tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến, mối quan hệ phụ thuộctrong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung,SXKD và hoạt động quy mô nhỏ

Thứ hai, bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu: Theo kiểu tổ

chức này, bộ máy kế toán được hình thành bởi mối liên hệ trực tuyến như phươngthức trực tiếp trên và mối liên hệ có tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng với các

kế toán phần hành (quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ trực tiếp) và giữa kế toán trưởng vớicác bộ phận tham mưu Trong điều kiện bộ máy kế toán phải đảm nhận thêm cácchức năng trong mảng công việc chuyên sâu phức tạp về kỹ thuật (thanh tra, kỹthuật máy tính ứng dụng trong kế toán ) thì cần phải sử dụng mối liên hệ tham mưutrong sự chỉ đạo trực tuyến của kế toán trưởng

Thứ ba, bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu chức năng: Bộ máy kế toán được

phân chia thành những bộ phận độc lập đảm nhận những hoạt động riêng rẽ, thườnggọi là ban, phòng kế toán, Kế toán trưởng của đơn vị chỉ đạo kế toán nghiệp vụthông qua các trưởng ban (phòng) kế toán Đầu mối liên hệ chỉ đạo từ kế toántrưởng trong phương thức tổ chức này giảm nhiều và tập trung hơn so với hai kiểu

tổ chức trên

Từ lý luận cũng như thực tiễn tổ chức bộ máy kế toán có thể khái quát thành

ba mô hình tổ chức bộ máy kế toán, đó là: Tập trung, phân tán và vừa tập trung vừaphân tán

2.2.1.1.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo mô hình này, đơn vị kế toán độc lập chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chứcmột bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kếtoán Phòng kế toán trung tâm của đơn vị phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từthu nhận, ghi sổ, lập báo cáo và xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo của đơn vị.Các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng, không mở sổ sách và hìnhthành bộ máy nhân sự kế toán riêng, chỉ có nhân viên làm làm nhiệm vụ hạch toánban đầu, thu nhập, kiểm tra và định kỳ gửi các chứng từ về phòng kế toán Các đơn

vị trực thuộc cũng có thể trở thành đơn vị thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độbáo sổ và định kỳ gửi các sổ theo chế độ về phòng kế toán trung tâm

Mô hình này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, tập trung cao đối vớicông tác kế toán, tập trung thông tin phục vụ quản lý toàn doanh nghiệp, thuận tiện choviệc lập báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán, đồng thời cũng thuận lợi cho việc tổ chức bộmáy kế toán, phân công và chuyên môn hoá nhân viên kế toán và áp dụng phương tiện, kỹthuật, công nghệ vào công việc kế toán Mô hình này thường tồn tại trong những doanhnghiệp có tổ chức các doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoàn toàn, không có sự phân tánquyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính; thích hợp vớinhững doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tập trung về không gian và mặt bằng kinhdoanh, có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại nhanh chóng Đối với các doanh nghiệp có địabàn hoạt động rộng, phân tán, trình độ trang thiết bị, kỹ thuật xử lý, cung cấp thông tin

không cao thì không nên áp dụng mô hình này vì việc lập báo cáo tài chính sẽ khó khăn vàviệc kiểm tra, kiểm soát của kế toán trưởng và người lãnh đạo doanh nghiệp sẽ bị hạn chế.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung có thể khái quát qua sơ đồ 2.1:

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung

2.2.1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức mà công tác kế toán khôngnhững được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp, mà còn được tiến hành ở cácđơn vị trực thuộc Theo mô hình này, bộ máy tổ chức kế toán được phân thành cáccấp: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc Ở mỗi cấp đều mở sổ sách kế toán vàhình thành bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kếtoán phân cấp

Kế toán thanh toán

Kế toán nguồn vốn và quỹ

Kế toán

Kế toán chi phí

và tính giá thành

Kế toán tổng hợp

Các nhân viên kế toán ở các đơn vị trực thuộc

Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc thực hiện toàn bộ khối lượng công tác

kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toánlên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định

Phòng kế toán trung tâm thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phátsinh tại văn phòng trung tâm đồng thời là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệubáo cáo của kế toán trực thuộc, lập Báo cáo tài chính chung cho toàn doanhnghiệp theo quy định của nhà nước và thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra côngtác kế toán của các bộ phận

Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán kinh

tế nội bộ (quan hệ ngang cấp) và quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc với cấp trên làquan hệ hạch toán kinh tế đầy đủ (quan hệ dọc: cấp trên - cấp dưới)

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán thường thích hợp với các doanhnghiệp có quy mô kinh doanh lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp (nhiều loại hình kinhdoanh, nhiều ngành nghề kinh doanh, nhiều đơn vị trực thuộc ) và địa bàn kinhdoanh rộng, phân tán Khi đó các doanh nghiệp thường phải phân cấp kinh doanh,phân cấp quản lý và do đó phải phân cấp tổ chức kế toán (phân tán khối lượng côngtác và nhân sự kế toán) Khi được áp dụng trong những điều kiện như vậy, mô hìnhnày thường bộc lộ nhiều ưu điểm: Kế toán sẽ gắn được với sự chỉ đạo tại chỗ cáchoạt động kinh doanh của đơn vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh về bộ máy nhân

sự ở cấp trên, đảm bảo tốc độ truyền tin nhanh Tuy vậy, mô hình này có nhượcđiểm là việc tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo chung toàn doanhnghiệp thường bị chậm trễ, sự chỉ đạo, kiểm soát của kế toán trưởng cấp trên vàlãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ doanh nghiệp có thể bị hạn chế và trườnghợp thiếu những điều kiện tiền đề mà doanh nghiệp vẫn áp dụng mô hình này sẽ dẫnđến làm yếu đi bộ máy quản lý doanh nghiệp, làm trì trệ thêm cho quá trình hạchtoán, thông tin và kiểm tra

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán có thể khái quát qua sơ đồ 2.2:

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán phân tán

2.2.1.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp

Trong thực tế kinh doanh, có khá nhiều doanh nghiệp tồn tại cả những điều kiện

của mô hình kế toán tập trung và mô hình kế toán phân tán Trong trường hợp này cần

thiết phải xây dựng mô hình kế toán hỗn hợp hay còn gọi là mô hình kế toán nửa tập

trung, nửa phân tán Mô hình này là sự kết hợp đặc trưng của cả mô hình kế toán tập

trung và mô hình kế toán phân tán

Đối với những đơn vị trực thuộc kinh doanh quy mô nhỏ, gần trung tâm điều

hành; mặt bằng kinh doanh tập trung, chưa có đủ điều kiện nhận vốn, kinh doanh và tự

chủ trong quản lý thì đơn vị đó không được phân cấp quản lý, do vậy không cần tổ chức

sổ sách và bộ máy kế toán; toàn bộ khối lượng kế toán thực hiện tại trung tâm kế toán đặt

tại đơn vị cấp trên

Bộ phận kế toán

Bộ phận kế toán vật tư, TSCĐ

Bộ phận kế toán tiền lương

Bộ phận kế toán thanh toán

Bộ phận kế toán

Bộ phận

tài chính

Bộ phận kế toán hoạt động thực hiện ở cấp trên

Bộ phận

kế toán tổng hợp

Bộ phận kiểm tra

kế toán

Kế toán trưởng đơn vị

trực thuộc Kế toán trưởng đơn vị trực thuộc

Kế toán trưởng đơn vị trực

thuộc

Bộ phận kế toán vật tư, TSCĐ

Bộ phận kế toán tiền lương

Bộ phận kế toán thanh toán

Bộ phận kế toán

Đối với những đơn vị trực thuộc có quy mô lớn, kinh doanh trên diện rộng, phântán hoặc xa trung tâm điều hành và có đủ điều kiện về tổ chức, quản lý và kinh doanhmột cách tự chủ thì cần được giao quyền quản lý điều hành Khi đó cần thiết phải tổchức bộ máy kế toán tại đơn vị trực thuộc Toàn bộ khối lượng kế toán được thực hiện

ở đơn vị trực thuộc Quan hệ giữa các đơn vị hạch toán phân tán là quan hệ kinh tế nội

bộ và quan hệ với cấp trên qua hệ thống chỉ đạo dọc và chế độ báo cáo kế toán quyđịnh nội bộ Cấp trên chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp theo báo cáo của những đơn vị đó

Như vậy theo mô hình này, công tác kế toán được tiến hành ở phòng kế toán trungtâm và ở một số đơn vị trực thuộc hoạt động phân tán, còn một số đơn vị trực thuộc hoạtđộng tập trung không tiến hành công tác kế toán Phòng kế toán trung tâm thực hiệnHTKT các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất chung toàn đơn vị và các hoạt độngkinh tế tài chính ở các đơn vị trực thuộc hoạt động tập trung, thực hiện tổng hợp tài liệu kếtoán từ các phòng kế toán của các đơn vị trực thuộc hoạt động phân tán và của toàn đơn vị

Mô hình kế toán hỗn hợp được khái quát qua sơ đồ 2.3:

Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán hỗn hợp

Kế toán trưởng đơn vị cấp trên

Bộ phận tổng

hợp báo cáo từ đơn vị trực thuộc

Bộ phận kiểm tra kế toán

vị trực thuộc

Tóm lại, căn cứ vào điều kiện cụ thể, các doanh nghiệp phải lựa chọn mô hình

tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô, với việc tổ chức SXKD cũng như trình

độ quản lý của doanh nghiệp Đồng thời, để thực hiện đầy đủ chức năng của mình, bộmáy kế toán cần phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên môn hoá, đảm bảo sựlãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng

2.2.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán theo các giai đoạn của quá trình HTKT bao gồm: tổchức chứng từ, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán

2.2.2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ

“Chứng từ kế toán là những giấy tờ mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán” theo điều 4, khoản 7của Luật kế toán

Theca chất, chứng từ kế toán là những giấy tờ in sẵn theo mẫu quy định,chúng được dùng để ghi chép nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, gây ra biến động đối với cácloại tài sản, nguồn vốn cũng như các đối tượng kế toán khác Ngoài ra chứng từ còn

có thể là băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán

Tổ chức chứng từ là thiết lập các công việc, thủ tục cần thiết phải làm đểhình thành bộ chứng từ đầy đủ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tạo nên hệthống thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho hoạt động quản lý, xử lýthông tin, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán

Để đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất trong việc điều hành và quản lý nềnkinh tế quốc dân, Bộ tài chính đã ban hành chế độ về chứng từ kế toán, trong đó baogồm hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn Các doanhnghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể của mình để tổ chức thực hiện và vận dụng theođúng quy định của Nhà nước về Chế độ chứng từ

Tổ chức chứng từ kế toán tại doanh nghiệp bao gồm: Tổ chức hệ thốngchứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Tổ chức hệ thống chứng từ: là việc lựa chọn số lượng, chủng loại chứng từ

căn cứ vào hệ thống biểu mẫu chứng từ thống nhất do Nhà nước ban hành, đồngthời phù hợp với cơ cấu tài sản, nguồn vốn, đặc điểm SXKD và trình độ quản lý củadoanh nghiệp

Chứng từ là phương pháp đầu tiên quan trọng của hệ thống phương phápHTKT Phương pháp chứng từ là: Phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái

và sự biến động của đối tượng HTKT cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạonghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán

Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải được theca hiện đúng nộidung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Nghị định số129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật có liên quan đếnchứng từ kế toán và các quy định ban hành theo quy định số 15/2006/QĐ-BTC ngày20/3/2006

Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số;tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quanđến chứng từ kế toán

Ngoài những nội dung chủ yếu nói trên, chứng từ kế toán có thể có thêmnhững nội dung khác theo từng loại chứng từ

Chứng từ kế toán có các tác dụng sau:

- Lập chứng từ là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệthống kiểm soát nội bộ của đơn vị; không có chứng từ sẽ không thể thực hiện đượccông tác kế toán

- Lập chứng từ kế toán là nhằm ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phátsinh và thực sự hoàn thành, đảo bảo tính chất hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ.

- Lập chứng từ kế toán là nhằm tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụkinh tế phát sinh

- Lập chứng từ kế toán là nhằm ghi nhận đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệmđối với nghiệp vụ phát sinh trước pháp luật

Chương trình luân chuyển chứng từ: là sự vận động của chứng từ từ giai

đoạn lập cho đến giai đoạn lưu trữ, bảo quản chứng từ, thực hiện chức năng truyềnthông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ kế toán Dochứng từ có nhiều loại với đặc tính luân chuyển khác nhau nên các giai đoạn cụ thểcủa quá trình luân chuyển cũng khác nhau, song chung quy lại luân chuyển chứng

từ thường bao gồm các giai đoạn sau:

Sơ đồ 2.4 Sơ đồ luân chuyển chứng từ

Giai đoạn thứ nhất: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ Tuỳ thuộc theo nội dung

kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng chứng từ thích hợp Khi lập chứng từ phải đảmbảo tuân thủ các quy định sau:

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn

vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần chomỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính

- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nộidung quy định trên mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫuthì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dungtheo quy định.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viếttắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phảiliên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữađều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kếtoán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai

- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiềuliên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phảigiống nhau Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán quy định tại các điểm a, b, c và d khoản

1 Điều 2 của Luật kế toán lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toánthì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán

- Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kếtoán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quyđịnh về chứng từ điện tử và phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định

Giai đoạn thứ hai: Kiểm tra chứng từ Khi nhận được chứng từ kế toán, cán

bộ, nhân viên kế toán phải kiểm tra chứng từ kế toán theo trình tự:

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghichép trên chứng từ kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trênchứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

Chỉ những chứng từ kế toán khi kiểm tra đảm bảo được các nội dung trênmới được sử dụng để ghi sổ kế toán còn trường hợp phát hiện nội dung nào đókhông đảm bảo thì phải báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị để

xử lý kịp thời

Giai đoạn thứ ba: Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ

kế toán Sau khi được kiểm tra, chứng từ kế toán được sử dụng để cung cấp nhanhnhững thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ; phân loại chứng từ theo từng loạinghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợpvới yêu cầu ghi sổ sách kế toán; lập định khoản và cuối cùng là ghi sổ kế toán

Giai đoạn thứ tư: Lưu trữ, bảo quản, hủy chứng từ Chứng từ minh chứng

cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành, chứng minhcho số liệu ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế, bởi vậy sau khi sử dụng, chứng từ

kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độlưu trữ chứng từ và tài liệu kế toán mà nhà nước đã ban hành, tránh gây hư hỏng,mất mát, đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại phục vụ công tác kiểm tra,thanh tra Chứng từ kế toán khi hết thời hạn lưu trữ được đem huỷ Chứng từ kếtoán phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kếtoán năm hoặc kết thúc công việc kế toán

Quy định về người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu tráchnhiệm tổ chức, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán: Tối thiểu 05 năm với tài liệu kếtoán dùng cho quản lý, điều hành không dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báocáo tài chính; Tối thiểu 10 năm với những chứng từ kế toán trực tiếp ghi sổ và lậpbáo cáo tài chính; Lưu vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩaquan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng

Phân loại chứng từ kế toán

Chứng từ được phân thành hai nhóm chính:

- Phân theo mức độ tài liệu trong chứng từ: 2 tiêu thức:

+ Chứng từ gốc: là chứng từ kế toán được dung để phản ánh trực tiếp hoạtđộng kế toán tài chính xảy ra, sao chụp lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế, tài chínhđó: như chứng từ về hàng tồn kho (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…), chứng từ vềtiền (Phiếu thu, phiếu chi,…)

+ Chứng từ tổng hợp: là chứng từ kế toán dùng để tổng hợp tài liệu từ cácchứng từ gốc cùng loại, phục vụ cho mục đích ghi sổ kế toán được thuận tiện

- Phân loại theo quy định của nhà nước về chứng từ: chia thành 2 loại

+ Chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: là chứng từ phản ánh các hoạt độngkinh tế, tài chính có mối quan hệ giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lýchặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi, như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoáđơn GTGT,… Loại chứng từ này nhà nước quy định thống nhất về nội dung,mẫu chứng từ,…

+ Chứng từ hướng dẫn: Là chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kế toántài chính có mối quan hệ kinh tế nội bộ đơn vị, có tính chất riêng biệt, không phổbiến Những chứng từ này được nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng, còn cácngành, các đơn vị có thể thêm bớt các chỉ tiêu cho phù hợp

Ngoài ra còn có chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử chứa các vật mang tinbao gồm: đĩa từ, băng từ, các loại thẻ thanh toán Chứng từ điện tử phải có đầy đủnội dung quy định cho một chứng từ kế toán và phải được mã hoá đảm bảo an toàn

dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ Chứng từ kế toán phảiđảm bảo được tính bảo mật các thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ Do vậy,phải có biện pháp kiểm tra để đảm bảo tính an toàn bảo mật, tránh các hình thức saochép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định Chứng từ điện

tử được bảo quản quản lý như các tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó đượctạo ra

Tổ chức chứng từ là khâu đầu tiên của tổ chức công tác kế toán, thực hiện tốtkhâu này sẽ tạo thuận lợi cho việc xử lý số liệu trên sổ kế toán và đảm bảo tính hợppháp, hợp lệ của số liệu kế toán; đồng thời nâng cao tính pháp lý trong việc kiểm tra

kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán, như kiểm tra, giám sát tài sản vàcác hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm tra và xử lý kịp thời những saisót, gian lận cũng như những tranh chấp trong quan hệ kinh tế có thể xảy ra

Để đảm bảo phát huy được vai trò của chứng từ trong hệ thống kế toán, khithực hiện tổ chức chứng từ, các doanh nghiệp phải dựa trên các chế độ, quy định vềchứng từ của Nhà nước và vận dụng theo đúng quy định của Nhà nước Đồng thời,căn cứ vào điều kiện cụ thể, đặc điểm tổ chức kinh doanh, đặc thù từng loại nghiệp