Khuôn mẫu lý thuyết Kiểm soát nội bộ Phần 2 (Môn Kiểm Soát Nội Bộ)

– Trình bày mục đích và các nội dung của các hoạt động kiểm soát cơ bản trong tổ chức.. Nội dung • Môi trường kiểm soát • Đánh giá rủi ro • Các hoạt động kiểm soát • Thông tin và tru

Khuôn mẫu lý thuyết

Kiểm soát nội bộ

GV: Ngô Ngọc Linh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TPHCM

PHẦN 2

– Nêu vai trò và các nội dung cơ bản của việc đánh giá rủi

ro, bao gồm việc nhận dạng, phân tích rủi ro và quản trị sự thay đổi

– Trình bày mục đích và các nội dung của các hoạt động

kiểm soát cơ bản trong tổ chức

– Giải thích vai trò và các nội dung của thông tin và truyền thông

– Trình bày các hoạt động giám sát trong tổ chức

– Nêu những đặc điểm của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong

Nội dung

• Môi trường kiểm soát

• Đánh giá rủi ro

• Các hoạt động kiểm soát

• Thông tin và truyền thông

• Giám sát

CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

Phần 3

Mục tiêu

Chỉ bán hàng cho các khách hàng có thể thu tiền đúng hạn

• Các hóa đơn bán chịu phải được xét duyệt bởi bộ

phận bán chịu trước khi giao hàng

• Xây dựng danh sách khách

Mục tiêu

Mua hàng đúng số lượng và chủng loại cần thiết

Rủi ro

• Mua không đúng chủng loại

• Mua số lượng ít/nhiều hơn nhu cầu

Chính sách Thủ tục

Các hoạt động kiểm soát chủ yếu

• Phân chia trách nhiệm

• Xử lý thông tin

• Bảo vệ tài sản

• Sử dụng các chỉ số hoạt động

• Quản trị hoạt động/chức năng

• Soát xét ở cấp cao

Phân chia trách nhiệm

• Không để cho một cá nhân nắm tất cả các

khâu trong quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi kết thúc:

– Chức năng xét duyệt và bảo quản

– Kế toán và bảo quản tài sản

– Xét duyệt và kế toán …

• Phân chia trách nhiệm giúp sai sót dễ phát hiện

và gian lận khó xảy ra hơn

– Bảo quản vật tư

• Giả sử do điều kiện khách quan, phải chấp nhận

sự kiệm nhiệm giữa các chức năng trên Có

Xử lý thông tin

• Ủy quyền và xét duyệt

• Chứng từ

• Đối chiếu và xử lý khác biệt

• Kiểm tra độc lập

Ủy quyền và xét duyệt

Tất cả nghiệp vụ đều phải có người chịu trách nhiệm

Cân bằng giữa ủy quyền và xét duyệt trực tiếp

Quy định về cơ sở và dấu hiệu của sự phê duyệt

Tránh chồng chéo trong phê duyệt

Bài tập

• Qua một công ty tư vấn, Giám đốc Công ty M khám phá hàng tồn kho quá cao vì ở công ty các bộ phận sử dụng thường tự động mua vật tư, kể cả khối văn phòng và phân xưởng

Trưởng kho ước tính nhu cầu và gửi qua bộ phận mua hàng,

bộ phận này tự động lập đơn hàng để mua

• Giám đốc công ty ký một quy định nêu rõ: Tất cả các trường hợp mua hàng đều phải được Trưởng phòng mua hàng phê duyệt Sau đó, Trưởng phòng mua hàng than phiền về công việc ký duyệt quá nhiều trong khi tình trạng mua hàng bừa bãi vẫn không chấm dứt Cuối cùng, mọi việc quay về như cũ và không ai nhớ rằng đã có một quy định của Giám đốc về vấn

đề này

• Giải thích câu chuyện trên

Chứng từ

• Chứng từ là công cụ kiểm soát quan trọng:

– Lập chứng từ: Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, đánh số trước liên tục, lưu lại một bản tại bộ phận lập

– Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận để thực hiện

sự xét duyệt và kiểm soát

– Kế toán kiểm soát chứng từ trước khi ghi chép giúp đảm bảo nghiệp vụ thực sự xảy ra

– Lưu trữ chứng từ giúp xác định trách nhiệm của

người lập, người phê duyệt và các bên liên quan

Phiếu đề nghị mua hàng

Phiếu nhập kho

Đối chiếu và xử lý khác biệt

• Việc đối chiếu giúp phát hiện việc xử lý hoặc ghi chép sai, bỏ sót hay trùng lắp của các bộ phận

• Đối chiếu giữa chứng từ với chứng từ, giữa sổ sách với sổ sách, giữa chứng từ với sổ sách,

giữa sổ sách với thực tế

• Đối chiếu phải thực hiện định kỳ và để lại dấu vết (biên bản hoặc ký xác nhận)

• Các khác biệt phải được ghi nhận, theo dõi và

xử lý

Bài tập

Mô tả các thủ tục đối chiếu cần thiết trong

hoạt động mua hàng

Bảo vệ tài sản

 Là các hoạt động kiểm soát của doanh

nghiệp nhằm giảm thiểu rủi ro các tài sản của đơn vị (máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu, trái phiếu…) bị:

Sử dụng các chỉ số hoạt động

• Chỉ số hoạt động là thước đo những phương diện khác nhau của các hoạt động trong đơn vị Ví dụ số ngày thu tiền bình quân, số lần khách hàng than phiền, số km xe chạy trong ngày…

• Tính toán và so sánh các chỉ số hoạt động giữa thực tế với tiêu chuẩn, giữa kỳ này với kỳ trước… giúp nhận

dạng những thay đổi bất thường hoặc không hợp lý để xác định nguyên nhân và có biện pháp thích hợp

• Các đơn vị có thể xây dựng bộ các chỉ số chủ yếu (Key Performance Indicators – KPI) để kiểm soát Bên cạnh

đó, có thể sử dụng bổ sung các chỉ số khi cần thiết

Hoạt động

mua hàng

Số ngày lưu kho bình quân

Tỷ lệ lợi nhuận gộp

Số lần hàng mua phải trả lại

Số lần ngưng sản xuất vì thiếu hàng

Hoạt động xét

duyệt bán chịu

– Chương trình cải tiến quy trình sản xuất

– Chương trình tiết kiệm chi phí

– Chương trình phát triển sản phẩm mới…

5 Ủy quyền và xét duyệt

6 Vào phân xưởng thành phẩm

phải đeo thẻ

7 Hàng tuần, kế toán thanh

toán đối chiếu với kế toán kho

về hàng nhập trong kỳ

a) Đánh giá việc thực hiện

chương trình tiết kiệm chi phí b) Mua hàng từ 10 triệu trở lên

phải được Trưởng phòng Mua hàng xét duyệt

c) Đối chiếu và xử lý khác biệt d) Phân chia trách nhiệm

e) Sử dụng chỉ số hoạt động f) Hạn chế tiếp cận tài sản g) Quản trị chức năng bán hàng h) Người kiểm tra không phải là

người thực hiện nghiệp vụ

Kiểm soát trong môi trường máy tính

– Là loại kiểm soát cho một số hay toàn thể các ứng dụng

– Liên quan đến từng ứng dụng và xuất hiện

trong quá trình xử lý nghiệp vụ

Ứng dụng kho Ứng dụng nhân sự Ứng dụng kế toán Ứng dụng bán hàng

Hệ thống trung tâm

Kiểm soát chung

• Kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu: lên kế hoạch, sắp xếp lịch trình, sao lưu,

phục hồi dữ liệu nếu có tai họa xảy ra

• Kiểm soát phần mềm hệ thống: mua sắm,

thực hiện, bảo trì phần mềm hệ thống: hệ

điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phần

mềm truyền thông, phần mềm tiện ích

• Kiểm soát truy cập

• Kiểm soát việc phát triển và bảo trì hệ thống ứng dụng

Kiểm soát ứng dụng

• Kiểm soát nhập liệu

• Kiểm soát quá trình xử lý

• Kiểm soát đầu ra

Quan hệ kiểm soát chung – kiểm soát ứng dụng

2/ Là cơ sở phát triển hệ thống

3/ Bảo đảm sự an toàn (hạn chế truy cập và sửa chữa trái phép)

Kiểm soát ứng dụng 3

Báo cáo các lỗi của hệ

Thiết lập hoạt động kiểm soát

• Cân đối với rủi ro chấp nhận được

• Cân đối giữa chi phí và lợi ích

• Sử dụng phối hợp các hoạt động kiểm

soát

Một số cách phân loại kiểm soát khác

• Kiểm soát phòng ngừa

• Kiểm soát phát hiện

• Kiểm soát bù đắp

Áp dụng cho tổ chức vừa hoặc nhỏ

Tự suy nghĩ

Nêu đặc điểm áp dụng trong tổ chức vừa và nhỏ của:

• Phân chia trách nhiệm

• Xử lý thông tin

• Bảo vệ tài sản

• Sử dụng các chỉ số hoạt động

• Quản trị hoạt động/chức năng

• Soát xét ở cấp cao

THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

Phần 4

Thông tin

• Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân,

bộ phận thực hiện trách nhiệm

• Những thông tin cần thiết phải được xác định, thu thập

và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp

• Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và

kiểm soát doanh nghiệp

Yêu cầu của hệ thống thông tin

• Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh

• Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược

• Tích hợp với hoạt động kinh doanh

• Phối hợp hệ thống thông tin mới và cũ

Chất lượng thông tin

• Thích hợp: phù hợp với yêu cầu ra quyết định

• Kịp thời: cung cấp kịp thời khi có yêu cầu

• Cập nhật: đảm bảo có các số liệu mới nhất

• Chính xác và dễ dàng truy cập

Bài tập

• Giám đốc công ty H đánh giá vấn đề của hoạt động bán hàng là hệ thống thông tin yếu kém Bộ phận tiếp thị

không nắm được nhu cầu của khách hàng Các chiến

dịch quảng bá và khuyến mãi không tập trung vào khách hàng trọng tâm Bộ phận bán hàng xử lý đơn đặt hàng chậm trễ và sai sót Phân xưởng không được thông báo kịp thời về lượng hàng cần sản xuất Kho không xác

định được số lượng và vị trí hàng tồn trong kho Bộ phận bán chịu không biết tình trạng nợ của các khách hàng nên vẫn bán chịu cho các khách hàng chiếm dụng hoặc thiếu khả năng thanh toán

• Vẽ sơ đồ mô tả hệ thống thông tin cần thiết lập để cải

• Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận: truyền thông bên trong và bên ngoài

Truyền thông bên trong

• Từ cấp trên xuống cấp dưới

• Từ cấp dưới lên cấp trên

• Theo hàng ngang giữa các cá nhân hay bộ phận trong doanh nghiệp

Giám đốc

Phòng Kế

toán

Phân xưởng

Phòng Kinh doanh

Bài tập

Truyền thông với bên ngoài

• Thông tin từ các đối tượng bên ngoài cần được thu thập, xử lý và báo cáo cho các cấp thích hợp

để giúp ứng xử kịp thời

• Công ty có trách nhiệm thông tin cho bên ngoài các thông tin phù hợp với nhu cầu, từ đó giúp họ hiểu các tình hình và các rủi ro mà công ty đang gặp phải

Đơn vị

Cơ quan thuế

Cơ quan lao động

Cơ quan môi trường

Nhà cung cấp Khách hàng Báo chí

Áp dụng cho tổ chức vừa hoặc nhỏ

Tự suy nghĩ

Nêu đặc điểm hệ thống thông tin

và truyền thông trong tổ chức vừa và nhỏ

GIÁM SÁT

Phần 5

Khái niệm

• Nhằm đánh giá chất lượng của HTKSNB và điều chỉnh cho phù hợp

• Có hai loại giám sát :

– Giám sát thường xuyên

– Chương trình đánh giá độc lập

Giám sát thường xuyên

• Được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng

ngày của đơn vị

• Các ví dụ:

– Báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính, kế toán

– Thông tin từ các đối tác bên ngoài

– Hoạt động giám sát thường xuyên được tích hợp trong cơ cấu tổ chức

– Đối chiếu giữa số liệu ghi chép về tài sản trên sổ sách với số liệu tài sản thực tế

– Các kiến nghị của kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ

– Các buổi họp và huấn luyện nội bộ

Chương trình đánh giá độc lập

• Các chương trình đánh giá độc lập nhằm đánh giá sự hữu hiệu của KSNB sau một thời kỳ:

• Đối với từng hoạt động, việc đánh giá tập trung vào các hoạt động hoặc bộ phận có rủi ro cao

• Việc đánh giá trên toàn đơn vị được thực hiện khi có

sự điều chỉnh chiến lược hay nhà quản lý, thực hiện sáp nhập, thay đổi lớn trong hoạt động…

• Xác định cách thức KSNB vận hành thực tế

• Phân tích KSNB có bảo đảm được mục tiêu không

Triển khai

• Xác định phạm vi đánh giá

• Nhận dạng các hoạt động giám sát thường xuyên liên quan

• Phân tích các đánh giá của KTV (nếu có)

• Sắp xếp thứ tự ưu tiên

• Xây dựng chương trình đánh giá

• Họp với các bên thực hiện về phạm vi, thời gian, phương pháp…

• Giám sát quá trình thực hiện và soát xét kết quả

• Xem xét các điều

Phương pháp

• So sánh với các tiêu chuẩn

• So sánh với các đơn

vị khác

• Sử dụng tư vấn hoặc

Bài tập

• Chương trình đánh giá hoạt động bán chịu được tiến

hành bởi bà Hạnh, Trưởng phòng Bán chịu Theo bà, hoạt động bán chịu gồm ba chức năng chính: Xây dựng chính sách bán chịu, Quản lý hồ sơ khách hàng và Xét duyệt các hóa đơn bán chịu Qua một cuộc họp thảo

luận, hai chức năng có rủi ro cao được đánh giá bao

gồm Quản lý hồ sơ khách hàng và Xét duyệt bán chịu

• Nêu các thông tin cần thu thập phục vụ cho việc đánh giá kiểm soát nội bộ trong hai chức năng trên

Áp dụng cho tổ chức vừa hoặc nhỏ

Tự suy nghĩ

Nêu đặc điểm giám sát trong tổ chức vừa và nhỏ