Chương 1 Chứng từ kế toán (Môn kế toán tài chính 3)

C HƯƠNG 1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán MỤC TIÊU Sau khihọc xong chương này sinh viên có thể:  Giải thích và trình bày được một quy trình kế toán

Trang 1

C HƯƠNG 1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán

MỤC TIÊU

Sau khihọc xong chương này sinh viên có thể:

 Giải thích và trình bày được một quy trình kế toán trong

doanh nghiệp

 Phân tích ý nghĩa, vai trò của chứng từ kế toán

 Phân loại, xử lý và lập được một số chứng từ kế toán

 Phân tích các quy định pháp lý lên quan đến lập, lưu trữ, bảo

quản chứng từ kế toán

 Áp dụng các kiến thức đã học trên một số chứng từ kế toán

2

NỘI DUNG

Tổng quan về quy trình kế toán

Chứng từ kế toán

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

3

Luật kế toán 03/2003/QH11

Nghị định 129/2004/NĐ-CP

Chế độ chứng từ kế toán: QĐ15/2006/QĐ-BTC

Thôngtư 39/2014/TT-BTC

Thông tư 78/2014/TT-BTC

Trang 2

Tổng quan về quy trình kế toán

Khái niệm

Các nội dung của quy trình

kế toán

Kiểm soát nội

bộ và công tác kế toán

KHÁI NIỆM

Quy trình kế toán là các bước của một quá trình

xử lý dữ liệu để hình thành thông tin kế toán.

6

CÁC NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH KẾ TOÁN

Quy trìnhkế toán bao gồm:

 Ghi chép banđầu trên chứng từ kế toán

 Xử lý trên sổ sách kế toán

 Lập và trình bày các báo cáo kế toán

Lồng ghép trong quy trình kế toán là việc kiểm soát các hoạt động

7

QUI TRÌNH KẾ TOÁN

Dữ liệu kinh tế

Ghi chép ban đầu (Chứng từ)

Phân loại, ghi chép, tổng hợp (Sổ sách)

Cung cấp thông tin (Báo cáo)

Thông tin

8

Trang 3

KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quá trình do người quản lý,

hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó

được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm

thực hiện các mục tiêu của đơn vụ nói chung

KSNBtăng cường độ tin cậy của báo cáo tài chính

9

TÌNH HUỐNG 1

Công ty A là một đơn vị kinh doanh bất động sản (xây

dựng các chung cư cao cấp sau đó bán lại) Trích một

đoạn qui trình thanh toán cho nhà thầu như sau:“… Với

khoản thanh toán lần đầu: Ứng theo tỷ lệ % của hợp

đồng, hồ sơ thanh toán gồm: Hợp đồng kinh tế, Giấy đề

nghị thanh toán của nhà thầu đã được duyệt, Hóa đơn

GTGT trênsố tiền tạm ứng Kế toán sẽ căn cứ vào hồ sơ

để lập UNC và trình Tổng giám đốc duyệt thanh toán”

Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về qui trình thanh toán trên

10

TÌNH HUỐNG 2

Công ty B là một đơn vị kinh doanh các sản phẩm cơ khí

Kế toán trưởng là bạn thân của Giám đốc, được sự tin tưởng tuyệt đối

 Phòngkế toán giữ con dấu của công ty

 KTT có thể ký chữ ký của Giám đốc giống tuyệt đối so với chữ ký mà Giám đốc ký nên đôi khi Giám đốc đi vắng thì KTT ký chữ ký của Giám đốc chỉ cần điện thoại cho Giámđốc hoặc báo cáo qua mail

Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về tính kiểm soát của DN.

11

TÌNH HUỐNG 3

 Công ty C là một công ty sản xuất kinh doanh thép Vì hệ thống kế toán không mạnh nên Giám đốc giao việc theo dõi số liệu khách hàng phải thu và phải trả cho phòng kinh doanh Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm đối chiếu với khách hàng và nhà cung cấp định kỳ hằng tháng.

 Sự việc trên tồn tại từ nhiều năm, kế toán không kiểm tra cũng như không nhận biên bản đối chiếu trên Khi kiểm toán làm việc với phòng kế toán, phát hiện 10 khoản tiền phải thu của khách hàng được phòng kinh doanh trừ nợ phải thu 02 lần.

Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về cách tổ chức của Giám đốc công ty C.12

Trang 4

Chứng từ kế toán

Khái

niệm,

vai trò

Phân loại Yêu cầu

Các yếu

tố cơ bản

Lập, lưu chuyển, bảo quản và lưu trữ

KHÁI NIỆM, VAI TRÒ

 Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản

ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn

thành, làmcăn cứ để ghi sổ kế toán

14

KHÁI NIỆM, VAI TRÒ ( TIẾP )

Khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng thông tin kế toán

Phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc quản lý

Cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinhtế

Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranh chấp, kiện tụng

15

BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 1

Ông A phải đi công Đà Nẵng – Chi nhánh của Công ty Theo

dự toán, ông A cần có khoản tiền chi phí 10.000.000đ Theo các anh/chị, ông A cần phải làm gì để ứng được số tiền này từ công ty và công typhải làm gì để chi số tiền này cho ông A

Córất nhiều khoản chi phí phát sinh: Chi phí đi máy bay, chi phílưu trú ở khách sạn, chi phí taxi, chi phí ăn uống tiếp khách,… Ông A phải làm gì?

Để thanh toán với số tiền đã tạm ứng, ông A phải làm gì?

16

Trang 5

Công ty X kýhợp đồng mua 20 tấn thép từ công ty Y Trong

hợp đồng qui định, thời gian nhận hết 20 tấn thép là 1 tháng

kể từ ngày ký hợp đồng Công ty X phải ứng trước 20% giá

trị cửa hợp đồng cho công ty Y

Công ty Y gặp khó khăn trong nguồn hàng nên công ty Y chỉ

giao vàxuất hóa đơn cho công ty X 16 tấn thép Theo hợp

đồng, Cty Y bị phạt 20 trđ trừ vào số tiền X nợ Y

Công ty X đã chuyển khoản thanh toán toàn bộ tiền hàng

cho công ty Y sau khitrừ đi 20 trđ tiền phạt

Yêu cầu: Hãy nêu những chứng từ cơ bản phát sinh tại công

ty X và Y

PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ

Theo nội dung kinh tế

Theo công dụng

Theo nguồn gốc

Theo tính chất pháp lý

18

PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ ( TIẾP )

19

Phân loại theo nội dung phản ảnh

19

Chứng từ về tiền tệ

Chứng từ về hàng tồn kho

Chứng từ về lao động và tiền lương

Chứng từ về bán hàng

Chứng từ về TSCĐ

PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ ( TIẾP )

20

Phân loại theo công dụng của chứng từ

• Chứng từ mệnh lệnh

• Chứng từ chấp hành

• Chứng từ liên hợp

Phân loại theo nguồn gốc của chứng từ

• Chứng từ bên trong

• Chứng từ bên ngoài

Phân loại theo tính chất pháp lý

• Chứng từ bắt buộc

• Chứng từ hướng dẫn

Trang 6

Sử dụng dữ liệu của bài thực hành số 1 và số 2, hãy

phânloại chứng từ theo các cách phân loại đã học

21

CÁCH PHÂN LOẠI KHÁC

22

CHỨNG

TỪ

Chứng từ mệnh lệnh

Chứng từ chấp hành

Chứng từ gốc

Chứng từ tổng hợp

CHỨNG TỪ GHI SỔ

N GÀY 31 THÁNG 01 NĂM 20 X 0

23

Số: 001/x0

YÊU CẦU ĐỐI VỚI CHỨNG TỪ

Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính chính xác của số liệu

Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo qui định

Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch

bỏ phần còn trống, không được tẩy xóa, sửa chữa trên các chứng từ

24

Trang 7

CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ

Têngọi và số hiệu của chứng từ kế toán

Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán

Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân

lập chứng từ

Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân

nhận chứng từ

Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính

ghibằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ

Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt chứng từ và

những người có liên quan đến chứng từ kế toán 25

1

4

5

27

Hãy phân tích sự cần thiết của các yếu tố trên chứng từ

28

Trang 8

Lập và

phản ảnh

nghiệp vụ

kinh tế

Chuyển chứng từ qua các

bộ phận

Kiểm tra chứng từ

Hồn chỉnh chứng từ và ghi sổ kế tốn

Lưu trữ và bảo quản chứng từ

LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

LẬP VÀ PHẢN ẢNH NGHIỆP VỤ KINH TẾ

Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ

Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong đĩ thường cĩ 1

liênđể lưu trữ tại bộ phận lập

Trongnhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng từ được lập

trong máy tính và in ra

30

NGUYÊN TẮC LẬP CHỨNG TỪ

Chứng từ kế tốn chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Nội dung chứng từ kế tốn phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực

Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết tắt

Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số

Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất

cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than

31

CÁCH GHI HĨA ĐƠN ĐỐI VỚI HÀNG HĨA KHƠNG CHỊU THUẾ GTGT

1

2BIS LÊ LỢI , F2,Q1, TP.HCM CÔNG TY TNHH HOÀNG HÔN

030 106 9871

1.000 1.000 1.000.000

1.000.000 Đồng

(Hàng hóa dịch vụ không chịu thuế GTGT )

Trang 9

CƠNG TY BÁN

55.000

ĐỒNG/BAO XI

MĂNG (CHƯA

CĨ THUẾ GTGT)

CƠNG TY CĨ

CHÍNH SÁCH

BÁN GIẢM 5.000

ĐỒNG/BAO

XI MĂNG

030 106 9871

1000 50.000 50.000.000

10

50.000.000 Đồng 5.000.000 Đồng 55.000.000 Đồng

Năm mươi năm triệu đồng chẵn

1

030 106 9871

10 55.000 550.00

0

10

350.000 Đồng 35.000 Đồng 385.000 Đồng

(Giảm gía hàng hóa bán cho các hóa đơn số

.ký hiệu ngày tháng năm ) 200.000

CÁCH GHI

GIẢM GIÁ CHO

TRƯỚC CHƯA

ĐƯỢC GIẢM

GIÁ

SỐ 1 NGÔ QUYỀN HÀ NỘI

Xăng A92

0100000000

30 9.090,9 0

272.727

272.727 Đồng 27.273 Đồng 330.000 Đồng

Ba trăm ba chục ngàn đồng chẵn

(Hàng hóa trả lại do không đúng quy cách phẩm chất)

2 BIS LÊ LỢI ,F2, Q1, TP.HCM MST: 030 106 9871

CTY TNHH RẠNG ĐÔNG

10

Lệ phí xăng dầu 1.000 30.00

0

Cơng ty bán 100 lít xăng cho khách hàng và đã xuất hĩa đơn, nhưng hàng khơng quy cách, phẩm chất, khách hàng lập hĩa đơn trả lại hàng (30 lít xăng)

Cách ghi hĩa đơn như sau:

CƠNG TY LẬP HĨA ĐƠN BÁN HÀNG CHO KHÁCH HÀNG LÀ NGƯỜI TIÊU DÙNG

01

12BIS LÊ LỢI , F2,Q10, TP.HCM

ÔNG NGUYỄN VĂN A

1 TIVI SONY 21 CÁI 4.000.000 4.000.000

10

7.500.000 Đồng 750.000 Đồng 8.250.000 Đồng

2 ĐẦU MÁY DVD SHARP CÁI 3.500.000 3.500.000

Trang 10

 Ngày 1/3/2014, Công ty TNHH Sunrise bán hạt nhựa PP cho Cơ

sở Tân Hưng, số lượng là 500kg, đơn giá là 34.200đ/kg, giá

chưa có thuế GTGT 10%, đã thu bằng tiền mặt Giá xuất kho

của lô hàng trên là 27.600đ/kg, mã lô hàng là 034.

 Thông tin về người mua và bán:

• Công ty TNHH Sunrise- Lô 8, Đường số 7, KCN Sóng Thần,

Bình Dương- MST: 3700151088

• Cơ sở Tân Hưng- 3 Minh Phụng, Q11- MST 0309729158

Yêu cầu:

a Nêu tên các chứng từ có liên quan đến giao dịch trên

b Lập hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu xuất kho 37

Trang 11

LƯU CHUYỂN CHỨNG TỪ QUA CÁC BỘ PHẬN

Chứng từ thường lưu chuyển qua nhiều bộ phận trước khi

được dùng ghi sổ:

 Xétduyệt nghiệp vụ

 Thực hiện nghiệp vụ

Để thiết kế, đánh giá quá trình lưu chuyển chứng từ,

người ta sử dụng lưu đồ

41

Minh họa lưu đồ liên quan đến chi tiền

NGUYÊN TẮC KÝ CHỨNG TỪ

Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì,chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải

ký theotừng liên

Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó

43

NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ ( TIẾP )

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị

đã đăng ký tại ngân hàng

Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký

đã đăng ký với kế toán trưởng

44

Trang 12

NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ ( TIẾP )

Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ,

không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi

đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc

(Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp,

yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài

sản

45

BÀI TẬP THỰC HÀNH 7

Dựa vào lưu đồ chi tiền ở trên để giải thích:

1. Nếu kế toán thanh toán đi vắng, việc lập Phiếu chi có thể

giao cho ai thực hiện?

2. Kế toán thanh toán sẽ làm những công việc gì trước khi

lập Phiếu chi?

3. Giám đốc rất bận nên đề nghị sau khi kế toán trưởng ký

là có thể chi; cuối ngày trình Giám đốc ký sau Theo bạn

có được không?

4. Nếu chứng từ được nhập và in ra từ máy tính, kế toán

thanh toán có thể ghi Sổ kế toán ngay khi nhập liệu xong

KIỂM TRA CHỨNG TỪ

 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

 Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

 Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại chứng từ kế toán.

47

KIỂM TRA CHỨNG TỪ ( TIẾP )

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành

48

Trang 13

KIỂM TRA CHỨNG TỪ ( TIẾP )

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục,

nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách

nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm

thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

49

B ÀI TẬP THỰC HÀNH 8

 Hãy nêu nội dung cần kiểm tra liên quan đến chứng từ sau:

50

HOÀN CHỈNH CHỨNG TỪ VÀ GHI SỔ

Trước khi ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng từ:

 Ghi giá vào cácchứng từ cần tính giá;

 Phânloại chứng từ;

 Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán trênchứng từ

51

BÀI TẬP THỰC HÀNH 9

Dưới đây là phiếu nhập kho do Thủ kho chuyển đến cho

kế toán, bạn hãy hoàn chỉnh chứng từ này

52

Trang 14

BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ

Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải

được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy

định của Luật kế toán

Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu đã

được thanh lý

54

THỜI HẠN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ

5 năm đối với chứng từ không dùng để ghi sổ kế toán và lập BCTC

10 năm đối với chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo cáo kiểm tra, kiểm toán, Biênbản tiêu hủy tài liệu kế toán , tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, tài liệu kế toán liên quan đến việc chia, tách, sápnhập , hồ sơ kiểm toán

Vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu

55

Nêu hồ sơ kế toán làm cơ sở để lập các chứng từ gốc sau:

 Hóađơn bán hàng của doanh nghiệp

 Phiếu xuất vật tư cho phân xưởng

 Phiếu thu tiền mặt

56

Trang 15

Yêu cầu

Công tác tổ chức chừng từ

Danh mục chứng từ

TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

YÊU CẦU

Tuân thủ các quy định pháp lý

Phù hợp với đặc điểm của đơn vị

 Đáp ứng yêu cầu quản lý

 Phù hợp khả năng của đơn vị

58

TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng

 Quản lý, thiết kế, và sử dụng biểu mẫu chứng từ

 Hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện đúng chế độ chứng từ kế toán

 Lập và tổ chức thực hiện quy trình lưu chuyển chứng từ

 Tổ chức xử lý chứng từ ở phòng kế toán

 Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ 59

DANH MỤC CHỨNG TỪ

Danh mục chứng từ trong chế độ kế toán theo quyết định

15/2006/QĐ-BTC

Thông tư39/2014/TT-BTCliên quanđến hoá đơn bán hàng hoá vàdịch vụ

60

Trang 16

Lập UNC thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp

Phiếu chi tiền mặt thanh toán tiền tiếp khách

Hồ sơ tạm ứng theo tỷ lệ hợp đồng

Lập hóa đơn GTGT cho khách hàng

61

62

Kết thúc chương 1

Công ty TNHH Sunrise

3700151088

Lô 8, Đường số 7, KCN Sóng Thần, Bình Dương

1 3 14

Cơ sở Tân Hưng 0309729158

3 Minh Phụng, Q11

17.100.000

18.810.000 Mười tám triệu tám trăm mười ngàn đồng

Công ty TNHH Sunrise Kho Sóng Thần

07 14/07/0001

1 3 2014

Nguyễn Ngọc Thịnh

Cơ sở Tân Hưng Thanh toán tiền mua hàng 18.810.000 (Mười tám triệu tám trăm mười ngàn đồng)

1 hóa đơn GTGT

1 3 2014

Định dạng
Số trang	18
Dung lượng	3,14 MB