Chương 4 Một số chủ đề liên quan đến phần mềm kế toán (Môn Hệ thống thông tin kế toán 2)

Vũ Quốc Thông Mục tiêu và nội dung Trình bày một số chủ đề liên quan… • Vị trí của PMKT trong HTTTKT • Mô hình hoạt động trên PMKT • Lợi ích của việc ứng dụng PMKT • Tiêu chuẩn và điều k

Trang 1

MỘT SỐ CHỦ ĐỀ LIÊN QUAN

ĐẾN PHẦN MỀM KẾ TOÁN

(PMKT)

GV ThS Vũ Quốc Thông

Mục tiêu và nội dung

Trình bày một số chủ đề liên quan…

• Vị trí của PMKT trong HTTTKT

• Mô hình hoạt động trên PMKT

• Lợi ích của việc ứng dụng PMKT

• Tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT

• Điều kiện cho việc áp dụng PMKT

• Phân loại phần mềm kế toán

• Đánh giá và các tiêu chí lựa chọn PMKT

• Quy trình đƣa PMKT viết sẵn vào sử dụng

2

Trang 2

Dẫn nhập

3

Dẫn nhập …

4

Trang 3

làm giảm bớt khối lượng công việc, tăng tốc độ xử lý,

mà còn giúp công tác kế toán ngày càng chuyển sang hướng trình bày và phân tích thông tin Tuy nhiên , chương trình phần mềm kế toán không thể thay thế con người trong kế toán.

Phần mềm kế toán (PMKT)

6

Công cụ ghi chép, …

Xử lý kế toán phải tuân thủ …

Độ chính xác của báo cáo phụ thuộc …

Trang 4

Chia sẻ kiến thức

Phần mềm kế toán (PMKT)

Vị trí của PMKT trong HTTTKT:

PMKT là một trong các yếu tố cấu thành

nên HTTTKT PMKT chỉ trợ giúp người

làm kế toán trong việc thực hiện công việc

của mình với công cụ xử lý là máy tính

điện tử trong môi trường quản trị CSDL

thích hợp.

8

Trang 5

Dữ liệu

kế toán

Thông tin

kế toán

Minh họa

bằng PMKT

A Mô hình hoạt động của PMKT

Công đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào

Người sử dụng (NSD) phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình

hoạt động kinh tế sau đó nhập vào hệ thống Tùy theo đặc điểm của từng

phần mềm cụ thể, các chứng từ sau khi nhập vào phần mềm sẽ được lưu

trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp

Công đoạn 2: Xử lý

Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các

thông tin tài chính kế toán dựa trên dữ liệu của các chứng từ đã nhập

trong công đoạn trước; làm căn cứ kết xuất sổ sách, báo cáo kế toán

trong công đoạn sau

Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra

Căn cứ vào kết quả xử lý của công đoạn 2, phần mềm tự kết xuất báo

cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết… theo yêu cầu của NSD Từ đó,

NSD có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu để phục vụ cho

các mục đích phân tích, thông kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống

phần mềm khác

10

Trang 6

Trong doanh nghiệp

Người kế toán viên

Không phải thực thao tác tính toán, ghi sổ thủ công; thông qua quy trình

hạch toán trên phần mềm, có thể ra được báo cáo chính xác

Kế toán trưởng

Tiết kiệm thời gian trong việ tổng hợp, đối chiếu sổ sách, lên các báo cáo

kế toán; cung cấp kịp thời được các số liệu kế toán tại bất kỳ thời điểm

người quản lý yêu cầu

Giám đốc tài chính

Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo

nhiều chiều khác nhau; hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động

tài chính của doanh nghiệp chính xác và nhanh chóng

Giám đốc điều hành

Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết

để phục vụ cho việc ra các quyết định quản trị; tiết kiệm được nhân lực,

chi phí và làm tăng tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên; gia tăng

thương hiệu trong mắt đối tác, khách hàng và nhà đầu tư

Ngoài doanh nghiệp

Cơ quan thuế và kiểm toán

Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ, sổ sách kế toán tại các DN

11

C Tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT

Tiêu chuẩn của PMKT

- PMKT phải hỗ trợ NSD tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán

- PMKT phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với

những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không

ảnh hưởng đến dữ liệu đã có

- PMKT phải hỗ trợ xử lý tự động và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán

- PMKT phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

Điều kiện của PMKT

- PMKT trước khi đưa vào sử dụng phải thuyết minh rõ xuất xứ, tính

năng kỹ thuật theo các quy định hiện hành về kế toán

- PMKT khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể để giúp

NSD vận hành, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản

- PMKT do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải được

bảo hành trong thời hạn hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành

được công việc kế toán của một năm tài chính

12

Trang 7

liệu và sao lưu dữ liệu

Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán

- Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn về

nghiệp kế toán và tin học

- Xây dựng quy trình thao tác trên hệ thống kế toán máy (lập kế hoạch và tổ chức

thực hiện các khâu công việc)

- Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu về bảo mật dữ liệu (phân quyền truy cập và

thao tác trên hệ thống)

Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán

- Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng công ty, công

ty mẹ ) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp (báo cáo tài chính hợp nhất); thì cần

chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán sao cho

thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu liệu báo cáo

13

E Phân loại phần mềm kế toán

Phân loại theo bản chất nghiệp vụ (PMKT front office và back office)

Các PMKT bán lẻ (hệ thống POS – front office accounting), là các phần mềm hỗ

trợ cho công tác lập hóa đơn, phiếu xuất bán và giao hàng cho khách Một số

phần mềm có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho Nhìn chung, các

PMKT front office tính năng đơn giản, báo cáo chủ yếu tổng hợp tình hình bán

hàng và tồn kho Bên cạnh đó, PMKT tài chính quản trị (phía sau văn phòng –

back office accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ và kết xuất

BCTC, BCQT và những phân tích thống kê tài chính

Phân loại theo hình thức sản phẩm (PMKT đóng gói và tự viết)

PMKT đóng gói được các nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng thành hộp sản phẩm

với các tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm Ưu điểm của

PMKT đóng gói là giá thành rẻ, có thể nâng cấp nhanh chóng và chi phí triển khai

rẻ Tuy nhiên, do phát triển với mục đích cho nhiều doanh nghiệp sử dụng nên

một số tính năng đặc thù của từng doanh nghiệp cụ thể sẽ không có trong PMKT

PMKT tự viết là phần mềm đặt hàng nhà cung cấp thiết kế riêng cho doanh

nghiệp với ưu điểm đáp ứng được yêu cầu đặc thù Tuy nhiên, với PMKT tự viết

chi sẽ cao, khó cập nhật và nâng cấp dẫn đến tính rủi ro cao khi vận hành 14

Trang 8

E Phân loại phần mềm kế toán (tt.)

Phân loại theo nguồn gốc, xuất xứ (PMKT ngoài nước và trong nước)

PMKT nước ngoài với ưu điểm chất lượng tốt, mang tính chuyên nghiệp và công

nghệ hiện đại Tuy nhiên, giá thành khá cao, vấn đề bảo trì hỗ trợ có thể gặp khó

khăn Ngoài ra, khi triển khai PMKT nước ngoài có thể phát sinh các vấn đề về

địa phương hóa: ngôn ngữ trên giao diện, tài liệu hướng dẫn, hệ thống kế toán

Việt Nam, yêu cầu về cấu hình hệ thống máy tính Trong khi đó, các PMKT có

nguồn gốc trong nước có thể có cấu trúc và công nghệ thường lạc hậu hơn so với

PMKT nước ngoài Ưu điểm của PMKT trong nước là giá thành thấp, có thể bảo

hành nhanh chóng và thường phù hợp với môi trường kế toán VN từ ban đầu

15

DanhSachPMKT_NghienCuu.xls

F Đánh giá và các tiêu chí lựa chọn PMKT

Nguồn gốc xuất xứ

Người Sử Dụng (NSD) nên hướng tới những sản phẩm đã có thương hiệu với

xuất xứ rõ ràng >> có lợi trong quá trình sử dụng, nâng cấp và bảo hành

Các vấn đề liên quan đến quá trình sử dụng

NSD nên chú ý các khoản chi phí về đầu tư phần mềm, tính dễ sử dụng, khả năng

cảnh báo, tài liệu cho NSD, và khả năng bản địa hóa

Các chức năng liên quan đến hoạt động kinh doanh

NSD nên chú ý khả năng thích ứng của PMKT với quy trình kinh doanh hiện

hành của doanh nghiệp; khả năng hỗ trợ phân tích tài chính và kết xuất báo cáo

Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật

NSD cần quan tâm đến thời gian và sự dễ dàng trong quá trình triển khai, khả

năng tùy biến, thiết kế và cấu trúc của phần mềm, cũng như kiểm tra các lỗi lập

trình trên phần mềm (nếu có)

Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai

NSD nên lưu ý khả năng phát triển; nâng cấp, và khả năng kết nối với các phần

mềm khác

Các yếu tố về bảo mật và an toàn dữ liệu

Phần mềm nên có khả năng phân quyền cho NSD, cập nhật nhật ký sử dụng, mã

hóa dữ liệu lưu trữ; hỗ trợ ngăn chặn và truy cập trái phép từ bên ngoài; chức

năng sao lưu và khả năng phục hồi dữ liệu

16

Trang 9

- Tạo dữ liệu kế toán, thiết lập thông tin ban đầu (chế độ sổ,

hình thức sổ, pp tính giá xuất kho )

- Lập danh mục: tài khoản, KH, NCC; vật tư; hàng hóa

- Thiết lập an ninh cho hệ thống: khai báo người dùng phần

mềm, phân quyền cho người dùng hoặc nhóm người dùng

- Nhập số dư đầu: cho các tài khoản, các đối tượng chi tiết

khách hàng, nhà cung cấp; chi tiết về vật tư, hàng hóa

Bước 4: Thực hiện hạch toán, nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát

sinh vào phần mềm

Bước 5: An toàn dữ liệu trên hệ thống phần mềm kế toán (chế độ

sao lưu và phục hồi dữ liệu)

Bước 6: Bảo trì và nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán 17

18

……

Luachon_PMKT.pdf PhanloaiPMKT.pdf

Bài đọc

Trang 10

Sau khi học xong chương này,

bạn có thể:

19