Chương 1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán (Môn Hệ thống thông tin kế toán 2)

• Hệ thống thông tin là hệ thống hỗ trợ thuthập các dữ liệu đầu vào; xử lý, lưu trữ các dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho... Ví dụ: - - Báo cáo tài chính - - Báo cáo quản trị 17 Bài tậ

Mục tiêu và nội dung

• Trình bày tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

• Khởi tạo cơ sở dữ liệu kế toán

• Hệ thống thông tin kế toán

• Cơ sở dữ liệu kế toán

2

(Mô phỏng: Marshall B Romney & Paul J.

Steinbart Accounting Information Systems 12e)

Tình huống kinh doanh V&N

– Sau nhiều năm làm việc tại các công ty thương

mại trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị điện tử,

Việt và Nam quyết định mở cửa hàng V&N,

chuyên buôn bán các mặt hàng điện tử Việt và

Nam thuê một địa điểm ngay trung tâm thành phố

để đặt cửa hiệu kinh doanh đầu tiên.

 Trong quá trình kinh doanh, những thông tin

gì là cần thiết để công ty và các đối tượng liên

quan ra quyết định?

5

Những AI sẽ cần Thông Tin để ra quyết định trong

kinh doanh đối với V&N?

a) Những thông tin gì các đối tượng bên ngoài

của V&N cần?

b) Những thông tin gì ban quản lý của V&N

cần?

c) V&N thu thập, lưu trữ, xử lý và truyền thông

tin như thế nào cho hiệu quả?

6

Quan điểm về sản phẩm thông tin

Tổ chức – Hệ thống thông tin >> Thông tin

7

SẢN PHẨM

- Quan điểm SP thông tin cần phù hợp với

người sử dụng

- Quan điểm SP thông tin bị ảnh hưởng

bởi quá trình tạo ra thông tin

Thông tin

Sự thể hiện của thông tin

đối với người sử dụng

8

SP mang lại lợi ích kinh tế gì?

Joseph Moses Juran

(28/12/1904- 28/02/2008) là nhà tư vấn quản trị thế kỷ 20, nghiên cứu và truyền

bá về vấn đề “chất lượng” và “quản trị chất lượng” Ông viết rất nhiều sách có giá trị và có tính kinh điển về lĩnh vực này Ông cũng chính là người đã nghiên cứu và đề xuất nguyên lý Pareto 80-20

(80% vấn đề bị gây ra bởi 20%

nguyên nhân) và áp dụng hiệu quả

nguyên lý này trong quản lý chất lượng… (theo Wikipedia)

SP vật lý

Wang R Y., et al 1998

Manage your Information as a Product

Sloan Management Review vol 39, pp 95-105

Quá trình tạo ra SP thôngtin và việc quản lý quátrình tạo sẽ ảnh hưởng tớichất lượng SP thông tin

– Mặc dù có thể dựa trên kinh nghiệm để ra quyết

định, Việt và Nam biết rằng họ sẽ thành công hơn

nếu có nhiều thông tin hữu ích khi chuẩn bị ra các

quyết định về kinh doanh.

>> V&N cần một hệ thống thông tin cho

doanh nghiệp!

11

Hệ thống thông tin quản lý

12

• Hệ thống thông tin là hệ thống hỗ trợ thu

thập các dữ liệu đầu vào; xử lý, lưu trữ các

dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho

Đơn giá bán từng thời điểm?

Doanh thu từng tuần, tháng, quý?

Khoản giảm trừ doanh thu?

Mặt hàng?

Báo cáo về lợi nhuận tuần, tháng, quý?

Báo cáo dự kiến đặt hàng?

Báo cáo dự đoán về nhu cầu của mặt hàng trên thị trường?

Báo cáo dự đoán về tương lai phát triển của mặt hàng?

Dữ liệu - Thông tin

Dữ liệu (Data): Những sự kiện dưới dạng „thô‟ về

những hoạt động hay nghiệp vụ nào đó mà chưa được

tổ chức hay sắp xếp lại Nó không có ý nghĩa xem

Thông tin (Information): dữ liệu đã qua xử lý và sắp

xếp Nó là những nội dung có ý nghĩa và hữu ích đối

với người sử dụng.

Ví dụ:

- - Báo cáo tài chính

- - Báo cáo quản trị

17

Bài tập thảo luận 1

• Từ những hiểu biết về dữ liệu và thông

tin, Sinh Viên hãy thảo luận về cách

thức nhìn nhận: “Với người này là dữ

liệu, với người khác là thông tin” Cho

ví dụ?

18

• Căn cứ theo cơ cấu thông tin trong doanh

nghiệp, hệ thống thống tin đƣợc phân loại:

Hệ thống thông tin kế toán

20

Sử dụng thông tin và kiểm tra dữ liệu Quản lý và lưu trữ dữ liệu

Đối tượng bên trong

Hệ thống thông tin kế toán

• Hệ thống thông tin kế toán: là hệ thống

thông tin; bao gồm các nguồn lực: con

người, thiết bị máy móc, được thiết kế với

mục đích biến đổi dữ liệu tài chính và các

dữ liệu liên quan khác trở thành thông tin

kế toán…

Accounting Information System (AIS)

22

Hệ thống thông tin kế toán ( * )

(báo cáo kế toán) Phần cứng Phần mềm

Cơ sở

dữ liệu

Các thủ tục

Con người

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

mà còn giúp công tác kế toánngày càng chuyển sanghướng trình bày và phân tíchthông tin Tuy nhiên, chươngtrình phần mềm kế toánkhông thể thay thế con ngườitrong kế toán.

Phần mềm kế toán (PMKT)

27

Công cụ ghi chép, …

Xử lý kế toán phải tuân thủ …

Độ chính xác của báo cáo phụ thuộc …

28

Hình thức xử lý KẾ TOÁN

THỦ CÔNG

KẾ TOÁN MÁY Các giai đoạn xử lý

Nhập dữ liệu đầu vào

Chứng từ (hóa đơn bán

hàng, phiếu thu, chi…)

Ghi chép thủ công Nhập liệu qua bàn phím hoặc

Kết xuất thông tin

-Báo cáo quản trị

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo hỗ trợ khai

Thủ công, tổng hợp báo cáo bằng tay

Tự động kết xuất theo chương trình

Bài tập thảo luận 2

Mô hình hoạt động của PMKT

Công đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào

Người sử dụng (NSD) phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình

hoạt động kinh tế sau đó nhập vào hệ thống Tùy theo đặc điểm của từng

phần mềm cụ thể, các chứng từ sau khi nhập vào phần mềm sẽ được lưu

trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp

Công đoạn 2: Xử lý

Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các

thông tin tài chính kế toán dựa trên dữ liệu của các chứng từ đã nhập

trong công đoạn trước; làm căn cứ kết xuất sổ sách, báo cáo kế toán

trong công đoạn sau

Công đoạn 3: Kết xuất báo cáo đầu ra

Căn cứ vào kết quả xử lý của công đoạn 2, phần mềm tự kết xuất báo

cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết… theo yêu cầu của NSD Từ đó,

NSD có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu để phục vụ cho

các mục đích phân tích, thông kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống

phần mềm khác

29

30

TT 103/2005/BTC

 Bước 2: Tiếp cận được giao diện chính

 Bước 3: Tìm hiểu thông tin về các phân hệ

cơ bản trên phần mềm THEO HƯỚNG QUY

TRÌNH

 Bước 4: Khi khảo sát qua mỗi phân hệ, phân

loại các chức năng nào thuộc nhóm nhập liệu;

xử lý hoặc nhóm kết xuất, truy vấn thông tin

Bài tập thảo luận 3

Yêu cầu Sinh Viên mở phần mềm kế toán;

làm quen với giao diện và đọc thông tin về

các Phân Hệ trên phần mềm kế toán.

Tham khảo:

Hỗ trợ (HELP)

SV được yêu cầu trang bị USB cá nhân:

Tạo dữ liệu kế toán

37

38

Thông tin về dữ liệu kế toán

Sao lưu (Backup)

- Lưu trữ bản sao trong trường hợp dữ

liệu trên hệ thống máy có sự cố

- Di dời dữ liệu, phục vụ cho công tác

kiểm tra, làm việc và hỗ trợ hệ thống

Phục hồi (Restore)

- Tái lập tình trạng dữ liệu kế toán trên

hệ thống máy từ bản dữ liệu sao lưu

Sao lưu và phục hồi cơ sở dữ liệu

42

Công cụ quản lý dữ liệu

Sao lưu và phục hồi cơ sở dữ liệu

Tham khảo: SaoLuu-PhucHoiDL_TV1.0.pdf

Sau khi học xong chương này,

bạn có thể:

45

• Trình bày về hệ thống thông tin kế toán

• Khởi tạo cơ sở dữ liệu kế toán

Bài đọc:

- tài liệu Tổng quan về KT máy.pdf

- thông tư TT103/2005/BTC.pdf