luận văn quản trị kinh doanh Hoàn thiện công tác quản trị hàng hóa dự trữ tại công ty TNHH Thương mại và vận tải MaryLand.

Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH thương mại và vận tải MaryLand những năm gần đây...9 PHẦN 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG HÓA DỰ TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHÂN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI MARYLAND 3

1.1.Một số nét sơ lược về công ty TNHH thương mại và vận tải MaryLand 3

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 3

1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 4

1.4 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh 4

1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH thương mại và vận tải MaryLand những năm gần đây 9

PHẦN 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG HÓA DỰ TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI MARYLAND 11

2.1 Hàng hóa dự trữ của công ty TNHH Thương mại và vận tải MaryLand 11

2.2 Công tác quản trị hàng hóa dự trữ tại công ty TNHH Thương mại và vận tải MaryLand 12

2.2.1 Tổ chức kho dự trữ hàng hóa 12

2.2.2 Sắp xếp hàng hóa dự trữ trong kho 13

2.2.2.1 Phân nhóm hàng hóa 13

2.2.2.2 Phương pháp sắp xếp 14

2.2.2.3 Công tác bảo quản hàng hóa 16

2.2.3 Quản lý dữ liệu dự trữ 18

2.2.4 Kiểm tra kiểm soát hàng hóa dự trữ 23

2.3 Kết quả quản trị hàng hóa dự trữ của công ty thời gian qua 27

2.3.1 Những mặt tích cực: 27

2.3.2 Những tồn tại chủ yếu và nguyên nhân 27

2.3.2.1 Những tồn tại chủ yếu 27

2.3.2.2 Nguyên nhân 28

PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG HÓA DỰ TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI MARYLAND 30

3.1 Định hướng phát triển của công ty 30

3.1.1 Định hướng phát triển của công ty 30

3.1.2 Định hướng cho hoạt động dự trữ hàng hóa 30

3.2 Các giải pháp chủ yếu hoàn thiện công tác quản trị hàng hóa dự trữ .31

3.2.1.Nâng cao chất lượng cơ sở vật chất kĩ thuật 31

3.2.2.Đổi mới hệ thống kho hàng hiện có 32

3.2.3.Đẩy mạnh hoạt động đào tạo phát triển nguồn nhân lực 33

3.2.4.Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến sự biến động giá cả thị trương và điêu kiện khí hậu thời tiết 33

3.2.5.Hoàn thiện hệ thống kênh phân phối 34

KẾT LUẬN 37

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nhiều năm hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp đã đặt được nhiều dấu

ấn trong lòng khách hàng và khẳng địng một vị thế nhỏ trên thị trường vật liệu xâydựng Nhưng với những gì đang có và sẽ có thì doanh nghiệp phải không ngừng làmmới mình, khẳng định vị thế lớn hơn trên thị trường trong nước nói chung và thịtrường khu vực nói riêng Doanh nghiệp luôn phải định hướng hoạt động của mìnhtheo nhiều chiến lược kinh doanh khác nhau nhằm thu được lợi nhuận cao, giảm tốithiểu chi phí kinh doanh Công tác quản trị hàng hóa dự trữ cũng là khâu vô cùngquan trọng, nếu thực hiện tốt sẽ làm giảm chi phí kinh doanh, giúp cho hoạt độnggiao dịch diễn ra thường xuyên liên tục Công ty TNHH thương mại và vận tảiMaryLand với hoạt động kinh doanh chính là vận tải và mua bán nguyên vật liệuxây dựng, đây là loại hàng hóa chịu ảnh hưởng nhiều bởi yếu tố thời tiết, do đódoanh nghiệp luôn chú trọng đến khâu bảo quản và dự trữ hàng hóa, nhưng vì điềukiện cơ sở vật chất, nguồn vốn còn hạn chế nên hoạt động này còn gặp nhiều khókhăn Để có thể hoàn thiện tốt công tác bảo quản và dự trữ hàng hóa doanh nghiệpphải có những giải pháp trước mắt và lâu dài để phục vụ tốt hơn cho hoạt động kinhdoanh Với sự khảo sát tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp, về những mặt

tích cực và những mặt còn tồn tại trong doanh nghiệp em đã lựa chọn đề tài: Hoàn thiện công tác quản trị hàng hóa dự trữ tại công ty TNHH Thương mại và vận tải MaryLand

Đề tài này tập trung nghiên cứu hoạt động quản trị hàng hóa dự trữ và đưa racác giải pháp để công tác quản trị hàng hóa dự trữ được đạt hiệu quả hơn trong công

ty Đồng thời nghiên cứu đề tài giúp em rèn luyện phương pháp nghiên cứu, kỹnăng áp dụng lý luận vào các vấn đề trong thực tiễn

Phạm vi nghiên cứu là tất cả hàng hóa dự trữ và kho bãi tại công ty ở thịtrường Hà Nội với thời điểm nghiên cứu từ năm 2007 đến năm 2011 Trong quátrình nghiên cứu để có thông tin cần thiết phục vụ cho chuyên đề em đã sử dụngphương pháp quan sát và phương pháp phỏng vấn các lãnh đạo và nhân viên công

ty Qua đó dựa vào thông tin số liệu thu thập được sử dụng phương pháp phân tíchthống kê, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh để phân tích dữ liệu

Phương pháp thống kê: Tập hợp số liệu, sắp xếp, phân loại các số liệu, thông

tin phù hợp như: lượng nhập vào kho, lượng tồn kho…Sử dụng các bảng số liệu,danh sách để đánh giá.

Phương pháp so sánh: Thực hiện so sánh các số liệu trên qua các năm để thấyđược sự tăng giảm qua các năm về cả giá trị và tỷ lệ phần trăm tăng, giảm Qua đóthấy được xu hướng vận động của các chỉ tiêu nghiên cứu, thấy được những thànhcông, tồn tại và có thể đưa ra những đề xuất để điều chỉnh

Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp các vấn đề và kết quả sau thống kê so sánh

để có những đánh giá về các vấn đề giúp tìm ra các phương pháp đúng đắn và phùhợp nhất trong cách giỏi quyết vấn đề

Kết cấu chuyên đề gồm ba phần :

Phần I: Tổng quan về công ty TNHH Thương mại và vận tải MaryLand Phần II: Thực trạng công tác quản trị hàng hóa dự trữ tại công ty TNHH Thương mại và vận tải MaryLand

Phần III: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàng hóa dự trữ của công ty TNHH thương mại và vận tải MaryLand

PHÂN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI

VÀ VẬN TẢI MARYLAND

1.1.Một số nét sơ lược về công ty TNHH thương mại và vận tải MaryLand

- Tên chính thức: Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Quốc tế MaryLand

- Tên giao dịch bằng tiếng Anh: MaryLand international trading & transportco., Ltd

- Địa chỉ: Tòa nhà số 8 ngõ 174 - Mai Anh Tuấn - Đống Đa - Hà Nội

- Mã số thuế: 0491000403233 - Ngân hàng Vietcombank chi nhánh ThăngLong

- Điện thoại: 0435134461

- Fax: 0435149100

- Người đại diện theo pháp luật của công ty

+ Chức danh: giám đốc công ty

+ Họ và tên: Cao Thanh Lâm

- Có con dấu riêng, độc lập về tài sản được mở tài khoản tại kho bạc Nhànước, Ngân hàng trong và ngoài nước theo quy định của Pháp luật

- Có điều lệ tổ chức và hoạt động

- Chịu trách nhiệm tài chính hữu hạn đối với khoản nợ trong phạm vi vốn điều lệ

- Tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh, được hạch toán độc lập và tự chủ

về tài chính,

- Có bảng cân đối kế toán riêng, được lập các quỹ theo quy định của Pháp luật

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Quốc tế MaryLand được thành lậpngày 11/06/2006 nhằm nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh của doanh nghiệp, vớinhiều chủ sở hữu, huy động được nhiều nguồn vốn nhàn rỗi của các cá nhân, tổchức kinh tế, tổ chức xã hội để đầu tư đổi mới công nghệ, phát triển doanh nghiệp

Phát huy vai trò làm chủ thực sự của người lao động, của các cổ đông Tăngcuờng sự giám sát của nhà đầu tư đối với doanh nghiệp đồng thời bảo đảm hài hồlợi ích của nhà nước, doanh nghiệp, nhà đầu tư và người lao động, với nguyên tắchoạt động tư nguyện, bình đẳng, dân chủ, tôn trọng pháp luật, các cổ đông cùng gópvốn, cùng hưởng lợi nhuận hoặc chịu lỗ theo phần vốn tương ứng nhằm tạo công ănviệc làm cho người lao động, tăng lợi tức cho cổ đông, đóng góp cho ngân sách nhànước và phát triển ngày càng lớn mạnh.

Công ty có tư cách pháp nhân, hoạt động theo Luật doanh nghiệp và điều lệcông ty Công ty bao gồm các đơn vị kinh tế hạch toán phụ thuộc, có quan hệ gắn

bó với nhau vì lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ thông tin, đào tạo, nghiên cứu,tiếp thị, hoạt động kinh doanh trong ngành vận tải, dịch vụ, kinh doanh hàng hoá vàcác ngành nghề khác theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty

1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Công ty TNHH thương mại và vận tải quốc tế MaryLand chuyên kinh doanhdịch vụ vận tải nội địa và quốc tế Đồng thời công ty cũng chuyên cung cấp vật liệuđóng gói và nguyên phụ liệu cho các công ty nước ngoài tại các khu công nghiệp tạimiền Bắc

1.4 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

- Ban giám đốc: Bao gồm giỏm đốc và phó giám đốc

+ Giám đốc: Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

Phòng hành chính

Phòng kỹ thuật

Phòng kinh doanh

Phòng tài

chính kế toán

Đội xe

ngày cuả công ty Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh cuảcông ty theo nghị quyết, quyết định, điều lệ của công ty và tuân thủ pháp luật Bảotoàn và phát triển vốn, thực hiện theo phương án kinh doanh đã thông qua.

Xây dựng quy chế quản lý nội bộ, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm cuảcông ty Quyết định giá mua, giá bán nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ (trừ nhữngsản phẩm, dịch vụ do nhà nước quy định ) Quyết định các biện pháp tuyên truyền,quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp khuyến khích mở rộng kinh doanh Bổ nhiệm vàmiễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh: Phó giám đốc, Kế toán trưởngcông ty, Trưởng văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài

Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và quyết định mứclương đối với cán bộ công nhân viên dưới quyền Ký kết các hợp đồng kinh tế theoluật định Đại diện công ty trong việc khởi kiện các vụ án có liên quan đến quyềnlợi của công ty

Quyền hạn và trách nhiệm của giám đốc:

Có quyền quyết định cao nhất về quản lý và điều hành của công ty Đượcquyền tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng lao động, khen thưởng, kỷ luật hoặcthôi việc đối với người lao động ở các chức danh được phân cấp quản lý và phù hợpvới Bộ luật lao động Được quyết định các biện pháp trong những trường hợp khẩncấp như thiên tai, dịch hoạ, hoả hoạn, sự cố… và chịu trách nhiệm trước các quyếtđịnh này

+ Phó giám đốc: Hoạt động theo sự phân công ủy quyền của giám đốc và chịutrách nhiệm trước giám đốc về các lĩnh vực được giao Ngoài ra còn phải giúp đỡgiám đốc quản lý công ty

- Các phòng ban có nhiệm vụ theo dõi, hướng dẫn và đôn đốc việc thực hiệntiến độ công việc, lập kế hoạch cho ban giám đốc để từ đó ban giám đốc sẽ nắmđược tình hình kinh doanh của công ty và đưa ra các chính sách, chiến lược mới.+ Phòng tài chính kế toán: Phòng TC-KT là phòng tham mưu giúp giám đốccông ty thực hiện chức năng quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động TC-KT vàmọi hoạt động phát sinh kinh tế trong toàn công ty

Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát việc quản

lý, sử dụng tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền vốn trong toàn công ty đồng thời bảo đảm

quyền chủ động cho các đơn vị cơ sở trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kinh doanhcủa mình Bảo đảm cho công ty luôn thực hiện nghiêm túc chế độ kế toán và cácquy định hiện hành về công tác Tài chính- Kế toán.

Lập hệ thống sổ sách kế toán, theo dõi và tiến hành hạch toán mọi nghiệp vụkinh tế phát sinh của công ty theo đúng các quy định hiện hành về chế độ kế toánthống kê Quản lý và kiểm tra các loại hoá đơn, chứng từ theo đúng quy định

Hàng ngày, thường xuyên kiểm tra, vào sổ sách, tập hợp chứng từ, thu chi tàichính kịp thời theo dõi các khoản thu,chi, phí, các khoản nợ phải thu, nợ phải trả để

đề suất giám đốc xử lý kịp thời trong quá trình kinh doanh của công ty

Căn cứ các hợp đồng đã ký, thu đủ các khoản phải thu của các hợp đồng kinh

tế hoặc các khoản thu khoán từ các phương tiện bảo đảm đúng tiến độ khai thác củaphương tiện và điều khoản của các hợp đồng kinh tế

Lập dự trù kinh phí để có nguồn chi kịp thời khi phương tiện có yêu cầu bằngvăn bản Thanh quyết toán chuyển đi nhanh, gọn và tạo cho cơ sở sự thông thoángnhưng không vi phạm nguyên tắc cũng như chế độ quy định hiện hành để khôngảnh hưởng tới kế hoạch kinh doanh của của phương tiện

Căn cứ các hợp đồng kinh tế mà công ty đã ký, tham mưu cho giám đốc phương án

tổ chức hợp đồng có hiệu quả về mặt tài chính để có thể vừa thực hiện đúng hợpđồng đã ký vừa thu đủ theo hợp đồng

Toàn bộ hoạt động Kế toán - Tài chính: số liệu thu, chi, xuất, nhập, tạm ứngphải được thể hiện đầy đủ, kịp thời chính xác trên sổ sách kế toán

Hàng quý, sáu tháng, hàng năm có trách nhiệm lập, thuyết minh Báo cáo tàichính, Bảng cân đối kế toán, Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáoluân chuyển tiền tệ để giám đốc nắm được, gửi báo cáo tới các cơ quan quản lý như

cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định hiện hành

Trình giám đốc xem xét, quyết định xử lý các vật tư, thiết bị, tài sản hư hỏngtrong phạm vi toàn công ty

Tổ chức quản lý, bảo quản, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu có liên quan đến công tác

kế toán tài chính, bảo đảm bí mật, an toàn tuyệt đối về số liệu, tài liệu theo đúngpháp lệnh kế toán thông kê

Quản lý cán bộ công nhân viên trong phòng theo đúng phân cấp quản lý của

công ty.

+ Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ lập kế hoạch vật tư thiết bị theo dịi vàhướng dẫn đội ngũ lái xe thực hiện các quy định của cơng ty Căn cứ kế hoạch hàngnăm, xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm trình giám đốc xem xét,phê duyệt sau đó tổ chức thực hiện Tăng cường quan hệ hợp tác với các đối tác:bạn hàng , bạn phương tiện, bạn đại lý vận tải để tổ chức tốt việc kinh doanh dịch

vụ vận tải Giúp giám đốc soạn thảo các hợp đồng kinh tế, hợp đồng vận chuyểnhàng hoá

+ Phòng kĩ thuật: Là phịng rất quan trọng bởi phịng này nắm chắc cỏc nguồntin về cỏc dự án đầu tư xây dựng công trình trong và ngoài nước Về quy mô côngnghệ, vốn đầu tư cũng như tiến độ thi công và địa điểm từng công trình Tham mưugiúp giám đốc công ty thực hiện chức năng quản lý, chỉ đạo và tổ chức điều hànhkinh doanh theo kế hoạch đã được phê duyệt trong phạm vi toàn công ty Chuẩn bị

đủ nguồn hàng cho tất cả các phương tiện của công ty bảo đảm cho các phương tiệnnày quay vòng liên tục, hiệu quả

+ Phìng hành chớnh: là phòng tham mưu giúp giám đốc thực hiện chức năngquản lý, chỉ đạo, điều hành về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, chế độchích sách, đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên trong toàn công ty

Bảo đảm công tác hành chính, quản trị văn phòng đồng thời đảm bảo phục vụcác hoạt động thường xuyên của cơ quan văn phòng công ty góp phần hoàn thành tốtnhiệm vụ kinh doanh của công ty

Quản lý hệ thống tổ chức của công ty từ văn phòng đến các đơn vị cơ sở trựcthuộc Ngiên cứu đề xuất những biện pháp để không ngừng hoàn thiện hệ thống tổchức trong công ty để có thể hoàn thành tốt và kịp thời mọi nhiệm vụ được giao đểtrình giám đốc xem xét, quyết định, đồng thời tổ chức triển khai và hướng dẫn cácđơn vị thực hiện nghiêm túc các quyết định đã có hiệu lực

Tổ chức hướng dẫn, xây dựng ban hành quy chế, chức năng nhiệm vụ, quyềnhạn của các đơn vị trực thuộc trình giám đốc xem xét ký quyết định ban hành, sau

đó tổ chức hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, chỉ đạo thực hiện những quy định đã banhành

Quản lý cán bộ công nhân viên toàn công ty theo phân cấp được quy định

trong điều lệ công ty Bảo đảm cho các tổ chức trong công ty được biên chế gọnnhẹ, có chất lượng, đủ khả năng đảm nhận và hoàn thành nhiệm vụ được giao.Căn cứ nhiệm vụ theo định hướng phát triển công ty, Phòng hành chính cóphương án hình thành mô hình tổ chức mới sát nhập, giải thể các đơn vị trực thuộctrình giám đốc xem xét, sau đó triển khai hướng dẫn thực hiện.

Căn cứ điều lệ công ty, các quy định về tiêu chuẩn cán bộ công nhân viên trong cácdoanh ngiệp, xây dựng tiêu chuẩn cán bộ công nhân viên trong toàn công ty trình giámđốc xem xét quyết định sau đó tổ chức hướng dẫn thực hiện

Trên cơ sở tiêu chuẩn cán bộ công nhân viên đã được ban hành, xây dựng quyhoạch đội ngũ cán bộ, xây dựng kiện toàn hệ thống tổ chức cán bộ trong toàn công

ty Bảo đảm đủ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trước mắt cũng như lâu dài trình giámđốc xem xét, quyết định sau đó tổ chức thực hiện

Quản lý cán bộ công nhân viên toàn công ty theo phân cấp kể cả hồ sơ, lý lịchcán bộ công nhân viên Phối hợp với các phòng, các đơn vị cơ sở quản lý cán bộcông nhân viên làm công tác chuyên môn nghiệp vụ theo từng ngành nghề đào tạonằm trong biên chế hoặc định biên đã giao

Nắm vững năng lực, trình độ, phẩm chất đạo đức của đội ngũ cán bộ lãnh đạo,quản lý có kế hoạch sử dụng, bồi dưỡng, quy hoặch cho chi đào tạo nhằm đáp ứngkhông những nhiệm vụ trước mắt mà còn đáp ứng nhiệm vụ lâu dài của công ty.Hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các đơn vị trực thuộc về thực hiện các chế độchính sách của nhà nước đối với người lao động trong doanh nghiệp, giải quyếtkịp thời và thoả đáng cho người lao động những thắc mắc, yêu cầu của họ liênquan đến quyền lợi, chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao độngtrong doanh nghệp, giải quyết kịp thời và thoả đáng cho người lao động nhữngthắc mắc yêu cầu của họ liên quan đến quyền lợi, chế độ chính sách cũng nhưcác nguyện vọng chính đáng khác tránh để xẩy ra sai sót dẫn tới đơn thư khiếukiện trong công ty

1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH thương mại và vận tải MaryLand những năm gần đây

(đơn vị Việt Nam đồng)

Doanh thu bán hàng và ccdv 7,648,146,466 8,164,944,842 9,068,179,993 11,859,510,896 8,134,308,179 Vốn kinh doanh 7,146,487,449 7,464,464,166 8,623,630,856 10,879,919,563 6,633,683,956

Lợi nhuận gộp 501,659,017 700,480,676 444,549,137 979,591,333 1,500,624,223Dthu hoạt động tài chính 1,764,164,336 1,644,511,554 2,776,143 1,508,147

Lợi nhuận trước thuế -1,079,646,611 -1,457,870,789 -2,203,046,053 -493,516,698 4,391,260

Thu nhập bình quân năm 32,400,000 36,240,000 40,610,000 44,180,000 49,200,000

(Nguồn- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)

Qua tổng hợp kết quả dinh doanh của doanh nghiệp ta thấy doanh thu củadoanh nghiệp giảm Doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2008 tăng

6,7% so với năm 2007, doanh thu năm 2009 đến 2010 tăng 31% và năm 2011 giảm

31% so với năm 2010 và 10% so với năm 2009

Doanh thu về hoạt động tài chính năm 2008 giảm 7% so với năm 2007, năm

2009 tăng 69% so với năm 2008, đến năm 2010 giảm 46% so với năm 2009 và đến

2011 khoản thu này là không có

Nhìn chung doanh thu năm 2007 đến 2009 nhỏ hơn chi phí làm cho lợi nhuậncủa công ty âm, đến năm 2011 doanh nghiệp có những thay đổi trong chính sách

quản lý doanh thu và chi phí, kết quả là doanh nghiệp đã làm ăn có lãi và đây là dấu

hiệu đáng mừng cho doanh nghiệp

Thông qua số lao động tăng đều qua các năm cho thấy doanh nghiệp đã mởrộng thêm quy mô, số lao động tăng tập trung chủ yếu vào đội ngũ lái xe Thu nhập

bình quân năm của người lao động cũng tăng đều qua các năm, tuy về tốc độ chưa

cao nhưng nhìn chung đời sống của người lao động cũng có chuyển biến tiến bộ.

PHẦN 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG HÓA DỰ TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ

VẬN TẢI MARYLAND2.1 Hàng hóa dự trữ của công ty TNHH Thương mại và vận tải MaryLand

Hàng hóa dự trữ của công ty chủ yếu là nguyên vật liệu phục vụ cho xây dựngcác công trình công nghiệp, thuộc loại tài sản lưu động, thường xuyên luân chuyểntrong quá trình kinh doanh Do đó đòi hỏi cung cấp kịp thời, đồng bộ nguyên vậtliệu cho quá trình thi công, ngăn ngừa hiện tương tiêu hao, mất mát, lãng phínguyên vật liệu Việc tồn tại nguyên vật liệu dự trữ là bước đệm cần thiết đảm bảoquá trình hoạt động kinh doanh liên tục của doanh nghiệp

Để phục vụ cho họat động kinh doanh doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loạinguyên vật liệu khác nhau Nhìn chung trong doanh nghiệp nguyên vật liệu đượcchia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu và là cơ sở vật chấtchủ yếu hình thành nên công trình như gạch, ngói, xi măng, thép, vật liệu kết cấuxây dựng cơ bản

+ Nguyên vật liệu phụ: là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vậtchất chủ yếu hình thành nên công trình mà chỉ có tác dụng phụ trong quá trình xâydựng như là tăng chất lượng công trình, bảo đảm duy trì hoạt dộng của công trìnhnhư sơn các loại, các loại phụ gia bê tông, dầu mỡ bôi trơn

+ Thiết bị xây dựng cơ bản: các loại thiết bị, phương tiện sử dụng trong xâydựng cở bản (cả thiết bị cần lắp và không cần lắp như công cụ, khí cụ và vật liệu kếtcấu dựng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản: thông gió, chiếu sáng, tỏanhiệt)

+ Các hàng hóa khác còn lại: là các loại nguyên vật liệu loại ra khỏi quá trìnhsản xuất hoặc các loại hàng hóa khác chưa đề cập đến trong các loại kể trên nhưxăng dầu, vật tư, sản phẩm dựng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phươngtiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất

2.2 Công tác quản trị hàng hóa dự trữ tại công ty TNHH Thương mại và vận tải MaryLand

2.2.1 Tổ chức kho dự trữ hàng hóa

Nhà kho được làm bằng khung sắt, mái tôn có tường xây bao quanh cao 5m,mái kho làm bằng tôn màu, có hệ thống chống nắng mưa bằng bông thủy tinh nhằmtránh han rỉ cho hàng hóa mùa mưa nắng, làm tăng tuổi thọ hàng hóa của công ty.Kho hàng xây dựng là kho một tầng vì đặc tính của hàng hóa là khối lượng và thểtích chiếm cao, do đó tăng khối tích sử dụng Kho hàng của doanh nghiệp rộng500m2

- Hệ thống kho: kho hàng được chia làm 4 khu vực chính:

+ Khu nhập hàng: đây là khu vực thực hiện chứa hàng nhập với diện tích là

100 m2, sức chứa nhập hàng trong kho là 500 tấn một ngày Trường hợp hàng hóanhập kho quả tải hoặc tiến độ tiêu thụ chậm thì có thể sắp xếp hàng ngoài kho và sửdụng phông bạt che chắn

+ Khu chứa hàng dự trữ: đây là nơi chứa hàng dự trữ chưa kịp xuất bán, khunày chiếm diện tích lớn nhất kho, diện tích kho hàng được tận dụng tối đa Để tậndụng diện tích chứa hàng kho được chia làm hai khu, giữa hai khu có một lối đi

rộng 11m để thuận tiện cho việc di chuyển hàng ra ngoài kho Diện tích kho dự trữ

là 400m2 với sức chứa 500 tấn

+ Khu xuất hàng : khu vực tập kết hàng chuẩn bị xuất kho giao cho kháchhàng Khu vực này gồm diện tích trống rộng 200m2, cửa ra được bố trí thoáng rộnggần chỗ để xe để thuận tiện cho việc vận chuyển hàng cho khách Tại đây hàng đượckiểm kê chính xác về số lượng

+Văn phòng quản lý kho: được xây dựng tại trung tâm kho hàng, thuận tiệncho việc kiểm soát mọi hoạt động tại kho hàng Chức năng nhiệm vụ của văn phòngquản lý kho là thực hiện quản lý điều hành mọi hoạt động của kho hàng và các bộphận liên quan đến kho hàng Nhiệm vụ chính là bố trí sắp xếp nhân sự để thực hiêncác công việc như kiểm kê hàng nhập kho, bố trí vận chuyển hàng hóa phục vụkhách hàng, tính toán các chi phí có liên quan… nhằm hạn chế tối đa sai sót trongmọi hoạt động diễn ra tại kho

Kho hàng được phân chia thành bốn khu vực như vậy nhằm mục đích giúpcho hoạt động quản lý tại kho hàng tiến hành dễ dàng, khoa học Mỗi khu vực đảmnhận một nhiệm vụ riêng và có sự phối hợp với nhau Tuy nhiên việc phân định nàycũng chỉ mang tính tương đối, trong những trường hợp cụ thể nhu hàng hóa vềnhiều, nhu cầu khách hàng tăng lên đột biến thi có thể tận dụng diện tích của cả khohàng phục vụ cho khâu dự trữ hàng

- Quản lý kho: công ty đã bước đầu trang bị phần mềm quản lý hàng hóa trongkho tự động, tuy nhiên việc quản lý vẫn do văn phòng quản lý kho làm thủ công làchủ yếu Lượng hàng nhập về sẽ được kiểm kê trực tiếp bằng cách đếm trực tiếpkhông có sự hỗ trợ của máy quét, làm như vậy gây nhiều sai sót, lãng phí thời gian

và tạo áp lực lớn cho người thực hiện công việc này Vào những thời điểm kho hàngđược tận dụng toàn bộ diện thích để dự trữ hàng đã bộc lộ khả năng quản lý chưa tốtcủa văn phòng quản lý kho, gây quá tải và bố trí sắp xếp hàng hóa chưa hợp lý,nhiều khu vực không đảm bảo an toàn cho người lao động

2.2.2 Sắp xếp hàng hóa dự trữ trong kho

2.2.2.1 Phân nhóm hàng hóa

Nhóm hàng hóa là tập hợp một số hàng hóa có chung đặc điểm về hình dáng,tính chất, hoặc mục đích sử dụng Ở công ty TNHH Thương mại và vận tải

MaryLand hàng hóa được chia thành từng nhóm như xi măng, sắp thép, gạch Nhóm hàng hóa có thể có một hoặc nhiều hàng hóa khác nhau Nhóm hàng hóađược phân tối đa 2 cấp: nhóm cấp trên -> nhóm cấp dưới Ví dụ với nhóm cấp trênsắt thép thì có nhóm cấp dưới là thép cây hay thép cuộn với nhiều chủng loại riêngbiệt Việc phân nhóm hàng hóa có rất nhiều ý nghĩa quản trị như:

+ Xem báo cáo phân tích bán hàng cho từng nhóm hàng hóa

+ Xem báo cáo tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn theo từng nhóm hàng hóa cấptrên, cấp dưới

+ Giúp nhà quản lý kiểm soát tốt đối với đặc thù ngành có nhiều chủng loạihàng hóa Vớ dụ: Nhóm hàng nào có doanh thu cao? Nhóm hàng nào đem lại lợinhuận cao?

2.2.2.2 Phương pháp sắp xếp

Nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, kích cỡ khác nhau do

đó để thuận tiện cho công tác cất trữ hàng và tăng tốc độ giải phóng hàng, đáp ứngmột cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng doanh nghiệp đã sử dụng tên gọi củachúng, mỗi lô hàng được gắn tên theo nhóm mã hàng và được mã hóa bằng một bộ

mã gồm cả chữ cái và con số Việc mã hóa này do công ty sản xuất quy định và cácđơn vị nhập khẩu phải tuân theo Đối với các loại thép cây tân công ty sản xuất vàthông số kĩ thuật sẽ được in ngay trên bề mặt của từng sản phẩm Đối với các loạithép cuộn, xi măng mã hàng sẽ được ghi ở bao bì mỗi lô hàng, cách ghi cũng tương

tự như thép cây và đi kèm với khối lượng lô hàng

Ví dụ: thép úc: tên viết tắt của công ty sản xuất thép- úc- thông số kĩ thuật ,

thép úc do công ty SSE sản xuất thì ghi trên sản phẩm như sau: SSE- UC-D 10mm.

4mm-Trên nhãn từng loại hàng hóa cũng đều có ghi ngày nhập rõ ràng Ngoài ra tất

cả các hàng hóa không thể nhận diện được như không có nhãn của nhà sản xuấthoặc có nhưng không thể đọc được bằng tiếng Việt thì cần dán nhãn hàng hoá đểmọi người đều dễ nhận biết

Phương pháp sắp xếp hàng hóa trong kho là chia từng nhóm hàng hóa ra từngkhu vực riêng nhằm dễ quản lý, tại mỗi khu vực sẽ sử dụng phương pháp địnhlượng để sắp xếp hàng hóa treo trật tự

Định lượng hàng hóa trong kho: đây là việc quy định số lượng, khối lượnghàng hóa chứa trong kho tức là quy định số lượng tối đa mỗi vị trí để hàng

Định lượng hàng trong kho

Nguồn: Phòng kinh doanh

Số lượng, khối lượng hàng đưa vào kho dự trữ được bố trí sắp xếp phụ thuộcvào diện tích của từng dãy chứa trong kho Định lượng hàng hóa trong kho hàng cótác động tích cực tới việc quản lý hàng hóa tại kho hàng của doanh nghiệp, tạothuận lợi cho nghiệp vụ xuất hàng, nhập hàng, và kiểm kê hàng hóa

- Quy định sắp xếp hàng hoá:

+ Thủ kho phải lập sơ đồ kho và dán ngay ngoài cửa Khi phát sinh hàng hoámới hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ kho (sơ đồ khophải ghi rõ ngày cập nhật) Các kệ trong kho được ký hiệu thành, A, B, C, D….tầng

1 của kệ A là A1, tầng 2 là A2….Nhãn dán chỉ vị trí của từng ô trong kệ phải cómũi tên chỉ vị trí tương ứng

+ Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ hàng hoátrong kho

+ Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng

là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở

+ Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hoá vào hay chuyển dịch chúng từ

các vị trí trong kho, trừ những cá nhân được uỷ quyền.

+ Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngănnắp gọn gàng

+ Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng tránh va chạm,

Đôi khi doanh nghiệp cũng gặp phải tình trạng thời tiết xấu khi nhập hàng về kholàm cho chất lượng hàng suy giảm gây ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp khiếncho nhu cầu tiêu thụ có thể bị giảm xuống, đây là lý do khách quan còn về phía doanhnghiệp thì khi thực hiện công tác lại cũng gặp phải những khó khăn do thiết kế khohàng gây nên, việc vận chuyển hàng không đúng vị trí và vẫn phải chấp nhận như vậy

vì hàng hóa có khối lượng lớn khó di chuyển do đó kê lót không đúng quy cách

+Chất xếp hàng hóa

Tại các kho hàng sử dụng phương pháp xếp đống là chủ yếu đây là phươngpháp tận dụng được tối đa diện tích và khối tích và phương pháp này cũng phù hợpvới đặc tính của hàng hóa

Việc chất xếp hàng hóa phải đảm bảo đúng quy cách tránh tình trạng rơi đổ,

hoặc xếp chồng chéo gây ra lãng phí diện tích.

Doanh nghiệp đã có sự đầu tư lớn về nhân công để làm tốt công tác này, đó làđội ngũ lao động có sức khỏe tốt, có khả năng chịu được sức nặng và phải rất nhanhnhẹn, nhưng đôi lúc gây ra tình trạng thương tích do va chạm, làm giảm tiến độ vậnchuyển hàng

- Bảo đảm nhiệt độ và độ ẩm trong kho

Mái kho được lập bằng tôn màu chắc chắn để tránh tác động của thời tiết xấu.Mùa nóng nhiệt độ trong kho được làm giảm đi bằng việc tận dụng khí hậu tự nhiênkhi mở các cửa thoát hiểm để thông hơi, thông gió Các cửa thoát hiểm được bố tríđối diện nhau, bảo đảm luồng không khí lưu thông điều hòa Ngoài ra hệ thống quạtthông gió, quạt cây lớn cũng được sử dụng vào mùa mưa các cửa và công kho đượcđóng kín tránh mưa hắt vào và mái kho được che đậy thêm một lớp phông bạt dày.Ngoài là độ ẩm trong kho cũng được lưu ý tuyệt đối Nếu độ ẩm quá cao cóthể sử dụng các chất hóa học để hút ẩm như canxi clorua( cacl2), rắc xung quanhsàn kho

Hệ thống ống máng ở mái kho, ống thoát nước để đề phòng trời mưa lớn máikho lập tôn dốc xuống có thể 7thoát nước nhanh chóng, nền kho xây dựng cao hơn

so với mặt đất là 0.4m để chống úng ngập

Để sử dụng một cách hiệu quả các phương pháp bảo đảm nhiệt độ và độ ẩm ởtrên quản lý kho phải chú trọng đến công tác sửa chữa thường xuyên bảo đảm cáccông cụ trên phát huy tối đa tác dụng Đây là hai phương pháp có tác dụng rất tốtđối với kiểu thời tiết có nhiều biến động tại khu vực

- Chế độ vệ sinh ở kho

Theo như quy định của doanh nghiệp cứ 1 tuần 3 lần sẽ tổ chức thực hiện côngtác vệ sinh tổng kho Nhân viên vệ sinh sẽ lau chùi, quét dọn các khu vực trong kho,những nơi bảo quản, nơi xuất nhập, các thiết bị, dụng cụ, hàng hóa dự trữ trong kho.Công việc này được khuyến khích làm thường xuyên hơn để giữ cho kho hàng luôntrong điều kiện sạch sẽ nhưng vì hàng hóa của doanh nghiệp ít chịu ảnh hưởng củabụi bẩn, kho chứa hàng có được bố trí dày đặc do đó khó có thể vệ sinh thườngxuyên

- Công tác phòng cháy chữa cháy

Hiện tại ở mỗi kho hàng của doanh nghiệp được bố trí hai bình cứu hỏa, hệthống báo cháy, báo khói, hệ thống dẫn nước trường hợp có cháy nổ xảy ra.

Công tác tuyên truyền về PCCC thường xuyên được cập nhật và truyền đậtđến các nhân viên làm việc tại kho

Hàng hóa trong kho có khả năng chịu nhiệt rất tốt nên đôi khi công tác PCCCtại kho hàng không được quan tâm sát sao Doanh nghiệp cần đưa ra những quyếtđịnh cứng rắn mang tính chất bắt buộc nhằm tác động đến ý thức của các nhân viênđang làm việc tại kho để họ thực hiện tốt công việc này

Do thời gian hoạt động kinh doanh còn ngắn nên mức đầu tư của doanhnghiệp để phục vụ cho hoạt động dự trữ hiện vật hàng hóa còn hạn chế Các khochứa hàng chưa đáp ứng được hết nhu cầu chứa hàng Nhiều khi lượng hàng nhập

về quá lớn do nhu cầu tăng cao, doanh nghiệp phải bố trí đặt hàng ở ngoài kho, hayphải vận chuyển hàng luôn cho khách Do đó ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa

và uy tín cho khách hàng, và doanh nghiệp lại tốn thêm chi phí

2.2.3 Quản lý dữ liệu dự trữ

- Lập phiếu kho:

Hiện tại doanh nghiệp sử dụng phiếu kho là chủ yếu để xác định số lượnghàng hóa dự trữ Tất cả sự vân động của hàng hóa (nhập và xuất) và số lượng tồnđều được ghi trong các phiếu kho Trong đó lượng tồn kho= dự trữ ban đầu+ lượngnhập vào - lượng xuất ra

Nhân viên quản lý kho sẽ lập phiếu kho hàng tháng và chịu trách nhiệm hoàntoàn về chất lượng của phiếu kho

Hiện tại doanh nghiệp sử dụng các mẫu phiếu nhập, xuất sau: