Thiết kế và cài đặt phần mềm quản lý kho cho bộ phận fuji xerox công ty cổ phần máy tính việt nam

Quy trình xuất kho Khi có thỏa thuận mua bán giữa khách hàng và công ty, bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu thủ kho kiểm tra xem kho hàng có đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng hay không.. Bộ ph

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-[\ [\ -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CỬ NHÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến giảng viên hướng dẫn của em, Thạc Sỹ - Giảng Viên Nguyễn Cao Tùng Em xin cảm ơn vì sự hướng dẫn tận tình của thầy trong suốt thời gian thực hiện đề tài này

Tiếp đến, em xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo và các anh chị nhân viên tại

bộ phận Fuji Xerox thuộc Công Ty Cổ Phần Máy Tính Việt Nam đã tạo điều kiện hết sức thuận lợi trong quá trình tìm hiểu và phân tích tại công ty Sự giúp đỡ nhiệt tình của mọi người đóng vai trò hết sức quan trọng cho bản khóa luận ngày hôm nay

Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến những người thân, bạn bè đã giúp đỡ, động viên

em trong phần lớn thời gian thực hiện đề tài

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả các thầy cô trong khoa Công Nghệ Thông Tin – Trường Đại Học Mở - Thành Phố Hồ Chí Minh Nhờ có

sự tận tình giảng dạy của các thầy cô trong suốt những năm học tại đây mà chúng

em mới có được một kiến thức vững vàng như ngày hôm nay

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM KẾT

Em xin cam kết:

1 Toàn bộ nội dung trong bài khóa luận này được thực hiện bởi chính

em, dưới sự hướng dẫn của Thạc Sỹ - Giảng Viên Nguyễn Cao Tùng

2 Tất cả các tài liệu tham khảo trong bài khóa luận này đều được ghi chú

từ các nguồn tài liệu cụ thể một cách rõ ràng và thành thật

3 Em xin chịu mọi trách nhiệm đối với tất cả những hành động sao chép,

gian lận trong bài khóa luận này

LỜI MỞ ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển, con người cũng luôn tìm tòi và phát minh ra những điều mới mẻ, góp phần nâng cao năng suất lao động và tăng cường tiện nghi trong cuộc sống Cùng với nó là sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, đáng chú ý hơn

cả là sự bùng nổ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nó đã thực sự làm thay đổi cuộc sống của chúng ta Các ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng đi sâu và trở nên phổ biến trong mọi lĩnh vực, ngành nghề

Cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, số lượng hàng hóa làm ra cũng được cải thiện về chất lượng cũng như gia tăng về số lượng, đáp ứng được nhu cầu

ngày càng tăng cao của bộ phận người tiêu dùng Khi hàng hóa sản xuất ra ngày một nhiều, quy mô buôn bán giao dịch tăng cao thì vấn đề lưu trữ và vận chuyển hàng hóa cũng trở thành một vấn đề rất đáng quan tâm

Từ hiện thực trên, em đã đưa ra ý tưởng thiết kế một phần mềm quản lý kho hàng phục vụ cho các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ, giúp doanh nghiệp ứng

dụng được sức mạnh của công nghệ thông tin vào quy trình quản lý

Bài luận văn này nhằm mục đích trình bày quá trình và các bước đưa ý tưởng trên trở thành hiện thực Đồng thời đóng vai trò làm đề tài khóa luận tốt nghiệp cuối khóa

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

MỤC LỤC

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 6

I Giới thiệu về nơi thực hiện đề tài 6

I.1 Khái quát về công ty 6

I.2 Chức năng – nhiệm vụ của công ty 6

I.3 Bộ phận Fuji Xerox 7

II Quy trình nghiệp vụ tại kho hàng 8

II.1 Quy trình xuất kho 8

II.2 Quy trình nhập kho 10

II.3 Quy trình chuyển kho 12

II.4 Một số biểu mẫu liên quan 13

III Phân tích vấn đề 15

III.1 Đặt vấn đề 15

III.2 Phân tích vấn đề 15

IV Yêu cầu tin học hóa 17

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 18

I Phân tích mức ý niệm 18

I.1 Mô hình ý niệm truyền thông 18

I.2 Mô hình ý niệm dữ liệu 24

I.3 Mô hình ý niệm xử lý 40

II Phân tích mức tổ chức / vật lý 48

II.1 Mô hình tổ chức xử lý 48

II.2 Mô hình vật lý dữ liệu 55

CHƯƠNG III CÁC KIẾN THỨC LIÊN QUAN 57

I Mô hình ba lớp trong lập trình 57

I.1 Presentation Layer 58

I.2 Business Logic Layer 58

I.3 Data Access Layer 59

II Trigger 59

II.1 Giới thiệu 59

II.2 Cơ chế hoạt động của trigger 59

III Transaction trong SQL Server 60

III.1 Khái niệm về transaction 60

III.2 Phân loại transaction 61

CHƯƠNG IV THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 62

I Thiết kế cơ sở dữ liệu 62

II Sơ đồ chức năng 64

II.1 Chức năng “Quản Lý Danh Mục” 64

II.2 Chức năng “Hỗ trợ nghiệp vụ” 64

II.3 Chức năng “Báo cáo – Thống kê” 65

II.4 Chức năng “Quản lý người dùng” 65

III Giao diện chương trình 66

III.1 Giao diện màn hình đăng nhập 66

III.2 Giao diện chính 67

III.3 Giao diện chức năng “Nghiệp Vụ” 68

III.4 Giao diện chức năng “Quản Lý Danh mục” 71

III.5 Giao diện chức năng “Thống Kê Kho” 72

IV Yêu cầu phần mềm và hướng dẫn khởi chạy 75

IV.1 Yêu cầu phần mềm 75

IV.2 Hướng dẫn khởi chạy 75

CHƯƠNG V KẾT LUẬN 76

I Kết quả đạt được 76

II Ưu điểm 77

III Khuyết điểm 77

IV Hướng phát triển 77

TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Quy trình xuất kho hàng hóa 9

Hình 2 Quy trình nhập kho hàng hóa 11

Hình 3 Quy trình chuyển kho nội bộ 12

Hình 4 Phiếu nhập kho hàng hóa 13

Hình 5 Bảng tổng hợp Nhập - Xuất tồn kho vật tư 13

Hình 6 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hàng hóa 14

Hình 7 Mô hình ý niệm truyền thông - Quy trình xuất kho đối với giao dịch quy mô lớn 19

Hình 8 Mô hình ý niệm truyền thông - Quy trình xuất kho đối với giao dịch quy mô nhỏ 19

Hình 9 Mô hình ý niệm truyền thông - Quy trình nhập kho 20

Hình 10 Mô hình ý niệm truyền thông - Quy trình chuyển kho nội bộ 21

Hình 11 Mô hình ý niệm dữ liệu 24

Hình 12 Mô hình ý niệm xử lý - Quy trình xuất kho hàng hóa 40

Hình 13 Mô hình ý niệm xử lý - Quy trình nhập kho hàng hóa 41

Hình 14 Mô hình ý niệm xử lý - Quy trình chuyển kho nội bộ hàng hóa 42

Hình 15 Mô hình tổ chức xử lý - Quy trình chuyển kho nội bộ hàng hóa 49

Hình 16 Mô hình tổ chức xử lý - Quy trình xuất kho hàng hóa 50

Hình 17 Mô hình tổ chức xử lý - Quy trình nhập kho hàng hóa 51

Hình 18 Mô hình vật lý dữ liệu 56

Hình 19 Kiến trúc mô hình ba lớp 57

Hình 20 Mô hình quan hệ dữ liệu sinh ra từ SQL Server 63

Hình 21 Sơ đồ chức năng chương trình 64

Hình 22 Giao diện màn hình đăng nhập 66

Hình 23 Giao diện chính 67

Hình 24 Chức năng "Nghiệp Vụ" tại giao diện chính 67

Hình 25 Giao diện chức năng "Nhập Kho" 68

Hình 26 Giao diện chức năng “Xuất Kho” 69

Hình 27 Menu chức năng “Chuyển Kho” 69

Hình 28 Giao diện chức năng “Xuất Nội Bộ” 70

Hình 29 Giao diện chức năng “Nhập Nội Bộ” 70

Hình 30 Chọn phiếu xuất nội bộ tương ứng 71

Hình 31 Giao diện chức năng "Quản Lý Danh Mục" 71

Hình 32 Danh mục khách hàng 72

Hình 33 Giao diện chức năng "Thống Kê Kho" 72

Hình 34 Thông tin chi tiết kho hàng 73

Hình 35 Báo cáo nhập xuất hàng trong kho 74

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1 Mô hình ý niệm truyền thông - Danh sách các tác nhân 22

Bảng 2 Mô hình ý niệm truyền thông - Danh sách các dòng thông tin 23

Bảng 3 Mô hình ý niệm dữ liệu - Danh sách các quy tắc quản lý 26

Bảng 4 Mô hình ý niệm dữ liệu - Danh sách miền dữ liệu 26

Bảng 5 Mô hình ý niệm dữ liệu - Danh sách các thông tin 28

Bảng 6 Mô hình ý niệm dữ liệu - Danh sách các thực thể 29

Bảng 7 Mô hình ý niệm dữ liệu - Danh sách các kết hợp 29

Bảng 8 Mô hình ý niệm xử lý - Danh sách các quy tắc quản lý 43

Bảng 9 Mô hình ý niệm xử lý - Danh sách các tác vụ 43

Bảng 10 Mô hình ý niệm xử lý - Danh sách các sự kiện 44

Bảng 11 Mô hình ý niệm dữ liệu - Danh sách các hành động 45

Bảng 12 Mô hình tổ chức xử lý - Danh sách các quy tắc quản lý 52

Bảng 13 Mô hình tổ chức xử lý - Danh sách các tác nhân 52

Bảng 14 Mô hình tổ chức xử lý - Danh sách các công việc 53

Bảng 15 Mô hình tổ chức xử lý - Danh sách các pha 53

Bảng 16 Mô hình tổ chức xử lý - Danh sách các sự kiện 54

CHƯƠNG I

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

I Giới thiệu về nơi thực hiện đề tài

I.1 Khái quát về công ty

Tên trong nước: Công ty cổ phần máy tính Việt Nam

Tên giao dịch: VIETNAM COMPUTER JOINT STOCK COMPANY

• Tổng công ty Điện tử và Tin học Việt Nam sở hữu 28.52% vốn cổ phần

• Cán bộ công nhân viên trong công ty và cổ đông bên ngoài sở hữu 71.48% cổ

phần Trong đó : Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên sở hữu 41.48% cổ phần

I.2 Chức năng – nhiệm vụ của công ty

™ Chức năng

Công ty được thành lập theo quyết định 338/CP, có chức năng xuất nhập khẩu trực

tiếp do bộ thương mại cấp Công ty hoạt động rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt

chuyên về lắp ráp, kinh doanh và thực hiện các dịch vụ về thiết bị linh kiện điện tử tin

học và máy tính văn phòng

Công ty là đại lý độc quyền của hãng sản xuất máy Photocopy Fuji Xerox Asia Pacific

Pte.Ltd

Công ty là đại lý phân phối cho hãng IBM và Compaq

Công ty có riêng một bộ phận chuyên thiết kế các phần mềm quản lý cho các tổng

công ty, các doanh nghiệp nhà nước, các khách hàng truyền thống, như: tổng công ty

cao su, công ty điện lực thành phố Hồ Chí Minh, công ty cấp nước thành phố, các

nông trường trên địa bàn Đông Nam Bộ

Công ty có thành lập một liên doanh với tập đoàn Nippon Enginnering Ltd.Co chuyên

Cửa hàng kinh doanh máy tính: CMT có lắp ráp sản phẩm máy tính mang nhãn hiệu

CMT là loại PC có chất lượng cao cùng với chế độ bảo hành, bảo trì chu đáo do đội

ngũ kỹ thuật viên của CMT đảm trách

Trung tâm đào tạo tin học với các lớp tin học từ căn bản đến nâng cao, ứng dụng phần

mềm và sửa chữa phần cứng máy vi tính, cùng với dịch vụ viết chương trình quản lý

theo yêu cầu của khách hàng

Bộ phận nhà hàng – bar: do mặt bằng hoạt động hiện nay còn trống và để tăng thêm

doanh thu, công ty đã mở thêm một quán bar tầng hầm, phục vụ cho nhân viên công

ty, khách hàng đến giao dịch kinh doanh

™ Nhiệm vụ

Nhiệm vụ của công ty là hoạt động sao cho mạng lại hiệu quả kinh tế cho xã hội, thực

hiện đóng góp cho ngân sách Nhà nước, góp phần gia tăng thu nhập quốc dân, tích lũy

và tái đầu tư mở rộng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, ổn định và nâng cao đời

sống cán bộ công nhân viên trong công ty

Cuối cùng và quan trọng nhất là làm sao cổ tức cho mọi cổ đông đều tăng lên mỗi

năm

I.3 Bộ phận Fuji Xerox

Bộ phận Fuji Xerox là một trong ba bộ phận chính của công ty Bộ phận đóng vai trò là

văn phòng đại diện chính cho hãng Fuji Xerox – Nhật Bản, chuyên sản xuất và kinh

doanh các thiết bị máy móc văn phòng như: máy photocopy, máy in, máy scan, máy

fax…

II Quy trình nghiệp vụ tại kho hàng

II.1 Quy trình xuất kho

Khi có thỏa thuận mua bán giữa khách hàng và công ty, bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu

thủ kho kiểm tra xem kho hàng có đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng hay không Sau

đó, tùy theo tính chất của việc mua bán mà bộ phận bán hàng sẽ lập hợp đồng mua bán

và hóa đơn bán hàng hoặc chỉ lập hóa đơn bán hàng Dựa vào hóa đơn bán hàng mà thủ

kho sẽ tiến hành ký xác nhận, xuất hàng Hóa đơn bán hàng đồng thời cũng là phiếu

xuất kho được lưu lại một bản tại kho để cập nhật sổ sách, tổng kết định kỳ

Quy trình này được diễn giải qua các bước như sau:

1 Khách hàng đưa ra yêu cầu mua bán với bộ phận bán hàng thông qua giao dịch trực

tiếp, điện thoại hoặc email…

2 Bộ phận bán hàng tiếp nhận các yêu cầu này, sau đó gửi yêu cầu kiểm tra lượng tồn

kho các mặt hàng này tới trưởng bộ phận kho xem hiện tại có thể đáp ứng các yêu

cầu này hay không

3 Trưởng bộ phận kho sẽ yêu cầu lượng tồn kho tại kho chính Nếu lượng tồn không

đủ đáp ứng yêu cầu mua hàng, thủ kho sẽ yêu cầu lượng tồn tại kho dự trữ Nếu

lượng tồn tại kho dự trữ và kho chính đủ đáp ứng yêu cầu mua hàng, thủ kho sẽ báo

cáo lại cho bộ phận bán hàng, đồng thời viết một phiếu xuất nội bộ và phiếu nhập nội

bộ để chuyển hàng từ kho dự trữ sang kho chính

4 Khi đã đáp ứng được yêu cầu mua hàng của khách hàng, tùy theo tính chất của yêu

cầu mua hàng mà một hợp đồng mua bán và hóa đơn bán hàng hay chỉ một hóa đơn

bán hàng (không có hợp đồng) sẽ được bộ phận kinh doanh lập ra

a Nếu việc mua bán được tiến hành với quy mô mua bán đủ lớn, bộ phận bán hàng

sẽ tiến hành lập hợp đồng mua bán gồm hai bản dựa vào thỏa thuận của hai bên,

sau đó hợp đồng sẽ được ký kết giữa khách hàng và Ban lãnh đạo của công ty

Bộ phận bán hàng dựa vào hợp đồng đã ký kết để lập hóa đơn bán hàng gồm ba

bản, một bản khách hàng giữ, một bản lưu lại phòng kinh doanh, một bản gửi

xuống kho đóng vai trò là phiếu xuất kho

b Nếu việc mua bán được tiến hành với quy mô mua bán nhỏ, bộ phận bán hàng sẽ

tiến hành lập ngay hóa đơn mua bán gồm ba bản như trên

5 Sau khi hóa đơn được gửi đến kho, thủ kho sẽ ký nhận hóa đơn đồng ý xuất hàng,

đồng thời tiến hành xuất hàng ra khỏi kho cho khách hàng Sau khi xuất kho hàng,

thủ kho sẽ tiến hành ghi chép vào sổ sách sự thay đổi của kho hàng

Toàn bộ quy trình trên có thể được biểu diễn bởi sơ đồ như sau:

Hình 1 Quy trình xuất kho hàng hóa

II.2 Quy trình nhập kho

Sau mỗi đợt báo cáo định kỳ từ trưởng bộ phận kho, bộ phận kinh doanh sẽ lên kế

hoạch nhập các mặt hàng cần thiết về kho Quy trình này được diễn ra như sau:

1 Phòng kinh doanh lập kế hoạch nhập mới hàng hóa từ nhà cung cấp dựa vào bản báo

cáo tồn kho định kỳ từ trưởng kho

2 Phòng kinh doanh gửi bản kế hoạch nhập hàng lên Ban lãnh đạo để xem xét và ký

duyệt Sau khi được chấp thuận, phòng kinh doanh sẽ liên hệ với nhà cung cấp hàng

để yêu cầu đặt hàng

3 Sau khi xem xét yêu cầu và thỏa thuận hai bên đã đạt được, bên nhà cung cấp sẽ tiến

hành lập hợp đồng mua bán gồm hai bản giống nhau Hợp đồng này sẽ được ký kết

bởi nhà cung cấp và Ban lãnh đạo của bộ phận Fuji Xerox

4 Dựa vào các điều khoản của hợp đồng, hàng hóa sẽ được vận chuyển đến kho hàng

của công ty trong một khoảng thời gian nhất định Khi hàng hóa tới kho, thủ kho có

nhiệm vụ kiểm kê hàng hóa và giám định chất lượng của hàng hóa dựa trên hợp đồng

đã ký, lập biên bản xác nhận Trong quá trình kiểm kê và giám định, thủ kho sẽ ghi

chép lại dữ liệu để báo cáo trưởng bộ phận kho Trưởng bộ phận kho sẽ lập phiếu

nhập kho gồm ba bản giống nhau, một bản gửi cho nhà cung cấp, một bản gửi cho

phòng kinh doanh để tiến hành thanh toán hợp đồng, một bản lưu tại kho

5 Mỗi mặt hàng khi được nhập kho sẽ được ghi chép lại trong sổ sách theo từng loại

mặt hàng gọi là thẻ kho Thủ kho có nhiệm vụ ghi chép lại các thay đổi của vật tư khi

có sự biến động trong kho

Toàn bộ quy trình trên có thể được biểu diễn bởi sơ đồ sau:

Yêu cầu đặt hàng Xem xét và

thỏa thuận

Hợp đồng mua bán Xem xét và kí

Giám đốc Nhà cung cấp Phòng kinh

doanh Trưởng kho

Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho

Báo cáo tồn kho

Thủ kho

Biên bản xác nhận Giao hàng

Lập phiếu nhập kho

Hình 2 Quy trình nhập kho hàng hóa.

II.3 Quy trình chuyển kho

Khi có nhu cầu chuyển kho nội bộ như: tăng cường số lượng hàng từ kho dự trữ về kho

chính, chuyển hàng từ kho chính về kho dự trữ để giải phóng diện tích; trưởng bộ phận

kho hàng sẽ tiến hành viết phiếu xuất nội bộ và phiếu nhập nội bộ để gửi về cho hai thủ

kho đến và kho đi, đồng thời giữ cho mình một bản của mỗi loại phiếu với chữ ký xác

nhận của các thủ kho

Dựa vào phiếu xuất nội bộ, thủ kho tại kho đi sẽ tiến hành ký xác nhận vào phiếu xuất

nội bộ, sau đó cho xuất kho hàng hóa Thủ kho sẽ cập nhật lại hàng hóa trong kho vào

sổ kho

Khi hàng hóa tới kho đến, thủ kho kho đến sẽ dựa vào phiếu nhập nội bộ để kiểm kê và

giám định chất lượng hàng hóa, sau đó ký xác nhận vào phiếu nhập nội bộ và đưa hàng

vào kho Thủ kho sẽ cập nhật lại hàng hóa trong kho vào sổ kho

Toàn bộ quy trình chuyển kho nội bộ có thể được biểu diễn bởi sơ đồ sau:

Viết phiếu xuất nhập

Phiếu xuất nội bộ

Phiếu nhập nội bộ

đã ký xác nhận Cập nhật sổ kho

Thẻ kho

Ký xác nhận + Xuất hàng Phiếu xuất nội bộ

II.4 Một số biểu mẫu liên quan

Hình 4 Phiếu nhập kho hàng hóa

Hình 5 Bảng tổng hợp Nhập - Xuất tồn kho vật tư

Hình 6 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hàng hóa

III Phân tích vấn đề

III.1 Đặt vấn đề

Hiện tại kho hàng của bộ phận Fuji Xerox tại công ty đang được quản lý thủ công, kết

hợp với các công cụ còn đơn giản như MS Excel, MS Access Với quy mô buôn bán

đang ngày một phát triển cùng với những hạn chế trong phương pháp sổ sách thủ công,

công ty đang tìm kiếm một phần mềm quản lý kho hàng có thể giúp công việc quản lý

kho trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn

Trong quá trình thực tập tại công ty, nắm bắt được nhu cầu trên, em đã đi đến quyết

định đi sâu phân tích cách thức hoạt động của kho hàng tại đây, nhằm mục đích xây

dựng một chương trình quản lý kho đơn giản, giúp công ty giải quyết được nhu cầu của

mình

III.2 Phân tích vấn đề

III.2.1 Kho hàng

Công ty hiện tại có hai kho hàng để lưu trữ hàng hóa phục vụ quá trình kinh doanh, một

kho nằm ngay tại văn phòng của công ty CMT tại địa chỉ 26 – Lý Tự Trọng – Quận I,

kho còn lại nằm tại địa chỉ 17 – Lê Duẩn – Quận I

™ Kho chính

Kho hàng nằm tại văn phòng của công ty đóng vai trò là kho hàng chính Tại kho

hàng này có chứa đầy đủ các vật tư mà công ty đang kinh doanh Do diện tích giới

hạn nên số lượng các vật tư có trong kho hàng chỉ duy trì ở mức thấp vừa đủ với kích

thước kho

Các nghiệp vụ được thực hiện tại kho hàng này bao gồm:

• Xuất hàng: xuất hàng cho khách hàng có nhu cầu mua hàng

• Nhập hàng: nhập các mặt hàng mới từ nhà cung cấp về kho hàng

• Nhập nội bộ: nhập các mặt hàng đã có trong kho từ kho hàng còn lại nhằm mục

đích tăng số lượng hàng trong kho

• Xuất nội bộ: xuất các mặt hàng có trong kho về kho hàng còn lại nhằm mục đích

giải phóng diện tích kho, nhường chỗ cho các mặt hàng mới, mặt hàng bán

chạy

™ Kho dự trữ

Do nhu cầu mua bán tăng cao, kho hàng nằm tại văn phòng công ty không thể đáp

ứng đủ lượng hàng phục vụ kinh doanh, công ty đã quyết định mở thêm một kho

hàng tại đường Lê Duẩn đóng vai trò là kho hàng dự trữ cho kho hàng chính tại công

ty

Các nghiệp vụ được thực hiện tại kho hàng này bao gồm:

• Nhập hàng: nhập các mặt hàng mới hoặc đã có từ nhà cung cấp về kho

• Xuất nội bộ: xuất các mặt hàng có trong kho về kho chính nhằm bổ sung số

lượng các mặt hàng trong kho chính

• Nhập nội bộ: nhập các mặt hàng đã có trong kho từ kho chính về nhằm mục đích

giải phóng diện tích cho kho chính

III.2.2 Vật tư

Trong kho có rất nhiều mặt hàng liên quan đến các loại máy photocopy, máy fax, máy

scan, máy in… Mỗi loại vật tư thuộc về một nhóm hàng cụ thể như: mực máy in C2255

thuộc về nhóm hàng máy in DocuPrint, cartridge DPC3055 thuộc về nhóm hàng máy in

DPC…

Mỗi mặt hàng trong kho được đánh dấu bằng một mã hàng hóa theo qui định từ trước,

mỗi mã hàng hóa gồm mười ký tự Để đảm bảo việc kinh doanh được ổn định, một số

mặt hàng trong kho được quy định phải đạt được mức dự trữ cần thiết Mức dự trữ này

được quy định nằm giữa mức dự trữ tối thiểu và mức dự trữ tối đa Nếu lượng tồn kho

của mặt hàng thấp hơn mức dự trữ tối thiểu, công ty sẽ lên kế hoạch nhập hàng từ nhà

cung cấp để mức dự trữ của mặt hàng đó nằm trong khoảng quy định

Các vật tư trong kho được nhập trực tiếp từ các chi nhánh của công ty Fuji Xerox tại

Việt Nam Giá của các vật tư được tính bằng đơn vị Việt Nam Đồng

III.2.3 Nhân viên kho

Do quy mô của công ty là vừa và nhỏ, mỗi kho hàng chỉ có một thủ kho chịu trách

nhiệm quản lý kho cũng như các công việc xuất nhập kho Nhiệm vụ của các thủ kho

gồm có:

• Kiểm kê các mặt hàng có trong kho và lập báo cáo tồn kho

• Giám định chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho

• Lập giấy xác nhận nhập kho và nhập kho nội bộ dựa trên phiếu nhập kho hoặc phiếu

nhập kho nội bộ

• Đối chiếu các chứng từ xuất nhập với báo cáo tồn kho để kiểm tra xem có nhầm lẫn

hay sai xót gì không

• Xuất hàng hóa ra kho cho nhân viên kỹ thuật theo phiếu xuất kho

• Định kỳ hàng tháng, thủ kho kiểm kê và báo cáo với trưởng bộ phận kho biến động

của kho hàng mình phụ trách bao gồm: tồn kho mỗi mặt hàng đầu kỳ, số lượng nhập,

số lượng xuất trong kỳ, tồn kho mỗi mặt hàng cuối kỳ

Ngoài hai thủ kho, bộ phận kho hàng còn có một trưởng bộ phận quản lý tình hình hai

kho hàng của công ty Trưởng bộ phận có nhiệm vụ lập các phiếu xuất nhập kho gửi

xuống cho các thủ kho để xuất nhập hàng hóa, tiếp nhận báo cáo của các thủ kho để viết

báo cáo tổng hợp gửi lên Ban lãnh đạo công ty Ban lãnh đạo sẽ dựa vào các số liệu này

để nắm tình hình kinh doanh của công ty

IV Yêu cầu tin học hóa

Sau khi đi sâu tìm hiểu và phân tích vấn đề, em rút ra được các yêu cầu tin học hóa cần

được thực hiện như sau:

• Tin học hóa việc quản lý thông tin các đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ kho

như: vật tư, kho hàng, khách hàng, nhà cung cấp Hỗ trợ tìm kiếm và phân loại

thông tin một cách nhanh chóng Hỗ trợ khung nhập liệu thông tin, đảm bảo

thông tin được cung cấp một cách chính xác, hợp lệ

• Tin học hóa các nghiệp vụ xuất nhập kho hàng hóa, bao gồm cả nghiệp vụ

chuyển kho nội bộ giữa các kho

• Tin học hóa nghiệp vụ báo cáo, thống kê các đối tượng như: báo cáo tồn kho, báo

cáo xuất nhập theo kỳ, thống kê kho hàng

CHƯƠNG II

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I Phân tích mức ý niệm

Mục này trình bày quá trình ý niệm hóa hệ thống quản lý kho hàng theo phương pháp

MERISE thông qua các mô hình Từ đó biểu diễn rõ ràng hơn quy trình nghiệp vụ cũng

như các thành phần cơ bản của hệ thống, giúp đi đến xây dựng được cơ sở dữ liệu vật lý

cho hệ thống cũng như các module cần phải có

Các mô hình đều được thiết kế bằng công cụ PowerAMC version 15.1

I.1 Mô hình ý niệm truyền thông

Mô hình này mô tả các dòng thông tin được truyền qua lại trong quy trình quản lý kho

hàng giữa các tác nhân có liên quan trong hệ thống

Thông tin truyền thông trong hoạt động xuất nhập hàng hóa trong kho hàng tại bộ phận

Fuji Xerox được mô hình hóa thành các mô hình con nhỏ tương ứng với các quy trình

gồm: Nhập kho hàng hóa từ nhà cung cấp, Xuất kho hàng hóa đối với các giao dịch có

quy mô lớn, Xuất kho hàng hóa đối với các giao dịch có quy mô nhỏ và Chuyển kho

nội bộ hàng hóa

I.1.1 Mô hình

Bao cao tinh trang kho

1_Yeu cau mua hang

2_Yeu cau luong ton kho 3_Tra loi luong ton kho

4_Xin ky nhan hop dong

5_Thong bao ky nhan hop dong 6_Hop dong ban

7_Phieu xuat kho (Hoa don)

8_Yeu cau xuat kho

9_Tra loi xuat kho 10_Giao hang+Hoa don

11_Thanh toan

Khach hang

Truong kho

Nhan v ien ban hang

Giam doc

Nhan v ien

ky thuat

Hình 7 Mô hình ý niệm truyền thông - Quy trình xuất kho đối với giao dịch quy mô lớn

1_Yeu cau mua hang

Khach hang Nhan vien ban

Nhan vien ky thuat

2_Yeu cau luong ton kho 3_Tra loi luong ton kho

4_Phieu xuat kho (Hoa don)

5_Yeu cau xuat kho

6_Tra loi yeu cau xuat kho

7_Giao hang + Hoa don 8_Thanh toan

1_Thong bao ton kho

2_Xin dat hang 3_Tra loi xin dat hang

4_Yeu cau dat hang 5_Hop dong mua ban

6_Phieu nhap kho

7_Phieu nhap kho

8_Thanh toan

Truong kho

Nhan vien kinh doanh

Giam doc

Cong ty cung cap chinh hang

Nhan vien

ke toan

Hình 9 Mô hình ý niệm truyền thông - Quy trình nhập kho

1_Xin chuyen kho noi bo

Giam doc

2_Tra loi chuyen kho noi bo

3_Thong bao xuat kho noi bo

4_Phieu xuat kho noi bo + Chuyen hang

5_Phieu nhap kho noi bo

Truong kho

Hình 10 Mô hình ý niệm truyền thông - Quy trình chuyển kho nội bộ.

I.1.2 Danh sách các tác nhân

Cong ty cung cap chinh hang CTCC Tác nhân ngoại

Nhan vien ban hang NVBH Tác nhân nội

Nhan vien ke toan NVKeT Tác nhân nội

Nhan vien kinh doanh NVKD Tác nhân nội

Nhan vien ky thuat NVKT Tác nhân nội

Bảng 1 Mô hình ý niệm truyền thông - Danh sách các tác nhân

I.1.3 Danh sách các dòng thông tin

1_Thong bao ton kho TBTK Nhan vien kinh doanh Truong kho

1_Xin chuyen kho noi bo XCKNB Giam doc Truong kho

1_Yeu cau mua hang_XK1 YCMH_XK1 Nhan vien ban hang Khach hang

1_Yeu cau mua hang_XK2 YCMH_XK2 Nhan vien ban hang Khach hang cu

1_Yeu cau mua hang_XK3 XK3_YCMH Nhan vien ban hang Khach hang

2_Tra loi chuyen kho noi bo TLCKNB Truong kho Giam doc

2_Xin dat hang XDH Giam doc Nhan vien kinh doanh

2_Yeu cau ky thuat phu

trach_XK2

YCKTPT_XK2 Nhan vien ky thuat Nhan vien ban hang

2_Yeu cau luong ton kho_XK1 XK1_YCTK Truong kho Nhan vien ban hang

2_Yeu cau luong ton kho_XK3 YCTK_XK3 Truong kho Nhan vien ban hang

3_Kiem tra thiet bi_XK2 KTTB_XK2 Khach hang cu Nhan vien ky thuat

3_Thong bao xuat kho noi bo TBXKNB Thu kho xuat Truong kho

3_Tra loi luong ton kho_XK1 TLTK_XK1 Nhan vien ban hang Truong kho

3_Tra loi luong ton kho_XK3 TLTK_XK3 Nhan vien ban hang Truong kho

3_Tra loi xin dat hang TLXDH Nhan vien kinh doanh Giam doc

4_Phieu xuat kho_XK3 PXK_XK3 Nhan vien ky thuat Nhan vien ban hang

4_Phieu xuat noi bo PXNB Thu kho nhap Thu kho xuat

4_Thong bao tinh trang thiet

bi_XK2

TBTTTB_XK2 Nhan vien ban hang Nhan vien ky thuat 4_Xin ky nhan hop dong_XK1 XKHD_XK1 Giam doc Nhan vien ban hang

4_Yeu cau dat hang YCDH Cty cung cap chinh hang Nhan vien kinh doanh

5_Gui bao gia_XK2 GBG_XK2 Khach hang cu Nhan vien ban hang

5_Hop dong mua ban HDM Giam doc Cty cung cap chinh

hang 5_Phieu nhap noi bo PNNB Thu kho xuat Thu kho nhap

5_Thong bao ky nhan hop

dong_XK1

TBKHD_XK1 Nhan vien ban hang Giam doc 5_Yeu cau xuat kho_XK3 YCXK_XK3 Truong kho Nhan vien ky thuat

Tên dòng Mã Tác nhân nhận Tác nhân phát

6_Phieu nhap kho PNK-KT Nhan vien ke toan Truong kho

6_Tra loi bao gia_XK2 TLBG_XK2 Nhan vien ban hang Khach hang cu

6_Tra loi xuat kho_XK3 TLXK_XK3 Nhan vien ky thuat Truong kho

7_Giao hang_XK3 GH_XK3 Khach hang Nhan vien ky thuat

7_Phieu nhap kho PNK-NCC Cty cung cap chinh hang Truong kho

7_Phieu xuat kho_XK1 PXK_XK1 Nhan vien ky thuat Nhan vien ban hang

7_Yeu cau luong ton kho_XK2 YCLTK_XK2 Truong kho Nhan vien ban hang

8_Thanh toan THT-NCC Cty cung cap chinh hang Nhan vien ke toan

8_Thanh toan_XK3 THT_XK3 Nhan vien ky thuat Khach hang

8_Tra loi luong ton kho_XK2 TLLTK_XK2 Nhan vien ban hang Truong kho

8_Yeu cau xuat kho_XK1 YCXK_XK1 Truong kho Nhan vien ky thuat

9_Tra loi xuat kho_XK1 TLXK_XK1 Nhan vien ky thuat Truong kho

9_Xin ky nhan hoa don_XK2 XKNHD_XK2 Giam doc Nhan vien ban hang

10_Giao hang_XK1 GH_XK1 Khach hang Nhan vien ky thuat

10_Thong bao ky nhan hoa

don_XK2 TBKNHD_XK2 Nhan vien ban hang Giam doc

11_Phieu xuat kho (Hoa

don)_XK2

HD_XK2

11_PXK-Nhan vien ky thuat Nhan vien ban hang 11_Thanh toan_XK1 THT_XK1 Nhan vien ky thuat Khach hang

12_Yeu cau xuat kho_XK2 YCXK_XK2 Truong kho Nhan vien ky thuat

13_Tra loi xuat kho_XK2 TLXK_XK2 Nhan vien ky thuat Truong kho

14_Giao hang_XK2 GH_XK2 Khach hang cu Nhan vien ky thuat

15_Thanh toan_XK2 THT_XK2 Nhan vien ky thuat Khach hang cu

Bao cao tinh trang kho BCTTK Giam doc Truong kho

Bảng 2 Mô hình ý niệm truyền thông - Danh sách các dòng thông tin

I.2 Mô hình ý niệm dữ liệu

I.2.1 Mô hình

Mô hình ý niệm dữ liệu bên trên thể hiện được các thực thể ở mức ý niệm và mối liên

kết dữ liệu giữa chúng Các thực thể này được trích rút, chọn lọc từ quá trình phân tích

nghiệp vụ tại kho hàng của công ty

Các thực thể vật tư, kho hàng, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên, phiếu nhập xuất là

những thực thể có thể bắt gặp ở bất cứ mô hình quản lý kho hàng nào Ngoài ra, theo

thực trạng của công ty, ta còn có thêm các thực thể nhóm hàng, và các phiếu xuất nhập

nội bộ phục vụ cho nghiệp vụ chuyển kho nội bộ

Bộ phận Fuji Xerox của công ty có nguồn cung cấp hàng lâu năm và uy tín, trước đây

là công ty Fuji Xerox tại Nhật Bản, và hiện tại là đại diện chính hãng tại Việt Nam –

Công Ty TNHH Fuji Xerox Việt Nam Do sự đảm bảo về mặt cung ứng này nên thực

thể VAT_TU luôn chỉ có một NHA_CUNG_CAP duy nhất (bản số 1-1)

Mối kết hợp TONKHO giữa thực thể VAT_TU và KHO_HANG đóng vai trò lưu trữ

lại hồ sơ nhập xuất kho theo từng tháng của VAT_TU đó, phục vụ cho nghiệp vụ thống

kê, theo dõi, và báo cáo sau này

Trong nghiệp vụ chuyển kho nội bộ, một phiếu xuất nội bộ sẽ được sinh ra và lưu trữ

một bản tại kho xuất Đi kèm theo phiếu xuất nội bộ đó là một phiếu nhập nội bộ tương

ứng về số lượng mặt hàng, giá trị trong phiếu xuất nội bộ trước đó Phiếu nhập nội bộ

này được lưu trữ một bản tại kho nhập Điều này giải thích cho kết hợp 1-1 giữa hai

thực thể PHIEU_NHAP_NB và PHIEU_XUAT_NB

I.2.2 Danh sách các đối tượng

™ Danh sách các quy tắc quản lý

Các quy tắc quản lý được liệt kê trong bảng sau:

QTQL_GiaTriPhieuNhap VALUE_RECEIVED Giá trị của phiếu nhập được

tính bằng tổng (gianhap x soluongnhap)

Công thức Có

QTQL_GiaTriPhieuXuat VALUE_ISSUED Giá trị của phiếu xuất được

tính bằng tổng (giaxuat x soluongxuat)

Công thức Có

hơn hoặc bằng giá xuất của vật

tư đó

Xác minh Có

phải lớn hơn hoặc bằng mức tồn tối thiểu của vật tư đó

Xác minh Có

QTQL_PhieuNhap RECEIVED_DOCKET Mọi vật tư nhập vào kho phải

thông qua một phiếu nhập

Định nghĩa Có QTQL_PhieuXuat ISSUED_DOCKET Mọi vật tư xuất kho đều phải

thông qua một phiếu xuất

Định nghĩa Có QTQL_SoLuongXuat QUAN_ISSUED Số lượng vật tư trong phiếu

xuất không vượt quá số lượng tồn kho của vật tư này

Xác minh Có

QTQL_ToiThieuPhieuNhap MIN_REDOC Phiếu nhập phải có tối thiểu

một vật tư

Xác minh Có QTQL_ToiThieuPhieuXuat MIN_ISDOC Phiếu xuất phải có tối thiểu

một vật tư

Xác minh Có QTQL_VatTuPhieuXuat ITEM_ISSUED Vật tư trong phiếu xuất phải có

tồn tại trong kho hàng

Điều kiện Có

Bảng 3 Mô hình ý niệm dữ liệu - Danh sách các quy tắc quản lý

™ Danh sách các miền dữ liệu định nghĩa

So Dien Thoai PHONE Character(15)

So luong QUANTITY Integer

Ten Dai LONG_NAME Character (50)

Ten Ngan SHORT_NAME Character (20)

Bảng 4 Mô hình ý niệm dữ liệu - Danh sách miền dữ liệu.

™ Danh sách các thông tin

GIANHAPKHO RE_PRICE Money (10,2)

MAKHACHHANG CUST_CODE Character (4)

MAKHO STORE_CODE Character (4)

MAKHODEN DEST_STORE_CODE Character (4)

MAKHODI SRC_STORE_CODE Character (4)

MANHACC VEN_CODE Character (4)

MANHANVIEN EMPLOYEE_CODE Character (6)

MAPHIEUNHAP RE_DOC_CODE Character (6)

MAPHIEUNHAPNB IN_TRANS_CODE Character (6)

MAPHIEUXUAT IS_DOC_CODE Character (6)

MAPHIEUXUATNB EX_TRANS_CODE Character (6)

MAVATTU IT_CODE Character (10)

NGAYNHAPNB INT_IN_DATE Date

NGAYXUATNB INT_EX_DATE Date

PHONGBAN DEPARTMENT Character (20)

SOLUONGCUOI END_QUAN Integer

SOLUONGDAU BEGIN_QUAN Integer

SOLUONGNHAP QUAN_RECEIVED Integer

SOLUONGNHAP QUAN_IN_TRAN Integer

SOLUONGTON IN_STOCK Integer

SOLUONGXUAT QUAN_EX_TRAN Integer

SOLUONGXUAT QUAN_ISSUED Integer

TENKHO STORE_NAME Character (50)

TENNHACC VEN_NAME Character (50)

TENNHANVIEN EMPLOYEE_NAME Character (20)

TENVATTU IT_NAME Character (50)

TONGSLNHAP TOT_RECEIVED Integer

Bảng 5 Mô hình ý niệm dữ liệu - Danh sách các thông tin

I.2.3 Thông tin các thực thể

™ Thực thể PHIEU_NHAP_NB

Mô tả Thực thể này đại diện cho một phiếu nhập nội bộ sinh ra trong quá

trình chuyển kho nội bộ trong công ty

• Danh sách các thuộc tính

MAPHIEUNHAPNB IN_TRANS_CODE Character (6)

NGAYNHAPNB INT_IN_DATE Date

TONGTIEN IN_TRANS_COST Money (10,2)

Mô tả Thực thể này đại diện cho một phiếu xuất nội bộ sinh ra trong quá

trình chuyển kho nội bộ trong công ty

• Danh sách các thuộc tính

MAPHIEUXUATNB EX_TRANS_CODE Character (6)

MAKHODI SRC_STORE_CODE Character (4)

MAKHODEN DEST_STORE_CODE Character (4)

TONGTIEN EX_TRANS_COST Money (10,2)

™ Thực thể KHACH_HANG

Mô tả Thực thể này đại diện cho khách hàng mua hàng tại công ty và có

phiếu xuất kho tương ứng

• Danh sách các thuộc tính

MaKhachHang CUST_CODE Character (4)

TenCongTy COM_NAME Character (50)

SoDT PHONE_NO Character (15)

TenKho STORE_NAME Character (50)

SoDT PHONE_NO Character (15)

MaNhaCungCap VEN_CODE Character (4)

TenNhaCC VEN_NAME Character (50)

SoDT PHONE_NO Character (15)

Mô tả Thực thể này đại diện cho nhân viên liên quan tới việc xuất nhập và

chuyển kho hàng hóa

• Danh sách các thuộc tính

MaNhanVien EMPLOYEE_CODE Character (6)

TenNhanVien EMPLOYEE_NAME Character (20)

PhongBan DEPARTMENT Character (20)

TenLoai CAT_NAME Character (50)

MaPhieuNhap RE_DOC_CODE Character (6)

MaPhieuXuat IS_DOC_CODE Character (6)

TenVatTu IT_NAME Character (50)

GiaNhapKho RE_PRICE Money (10,2)

TonToiDa MAX_IN_STOCK Integer

SoLuongTon IN_STOCK Integer