Xây dựng chương trình quản lý lương cho công ty TNHH Quốc tế T&S

Tài liệu tham khảo Xây dựng chương trình quản lý lương cho công ty TNHH Quốc tế T&S

Lời mở đầu

Trong thời đại ngày nay lĩnh vực công nghệ thông tin ngày càng cónhững tiến bộ vợt bậc Công nghệ thông tin đợc áp dụng trong nhiều lĩnhvực của đời sống xã hội và đặc biệt trong quản lý công nghệ thông tin đã trởthành một công cụ trợ giúp đắc lực cho các nhà quản lý Việc áp dụng hệthống thông tin trong các nhà máy, xí nghiệp đã trở nên phổ biến và đem lạihiệu quả kinh tế rõ rệt nh tăng năng suất lao động, hiệu quả quản lý, tăng

độ chính xác, nhanh chóng thuận tiện Hệ thống thông tin quản lý tiền lơng

là một trong nhứng phần mềm tơng đối phổ biến và cần thiết với nhiềudoanh nghiệp Trớc sự cồng kềnh của hệ thống tính lơng hiện tại công tyTNHH quốc tế T&S đã đặt hàng để công ty FAST xây dựng chơng trìnhquản lý lơng cho công ty Vì vậy em đã chọn đề tài xâydựng chơng trìnhquản lý lơng cho công ty TNHH Quốc Tế T&S

Cấu trúc của luận văn:

Chơng I: Tổng quan về công ty FAST và ý nghĩa của đề tài

Chơng II: Các vấn đề phơng pháp luận về hệ thống thông tin và tiềnlơng

Chơng III: Phân tích, thiết kế, xây dựng chơng trình

chơng I: Tổng quan về công ty Fast và yêu

cầu của đề tài

- Ông Nguyễn Hồng Chơng, hiện là giám đốc công ty đầu t kỹ nghệFINTEC

Thành viên hội đồng quản trị:

- Ông Nguyễn Thành Nam: Chủ tịch hội đồng quản trị

- Ông Phan Quốc Khánh: Phó chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc công ty

- Ông Phan Đức Trung: Phó chủ tịch HĐQT

Thời gian thành lập công ty: từ tháng 6 đến tháng 8 năm 1996

Ngày bắt đầu có trụ sở làm việc: 01/09/1996 tại 67C Thái Hà, Q Đống

Đa, tp Hà Nội

Các nhân viên đầu tiên:

- Phan Quốc Khánh: Giám đốc

- Phan Đức Trung: Phó giám đốc( hiện không làm ở Fast)

- Phạm văn Lộc: Nhân viên kỹ thuật( hiện không làm ở Fast)

- Phạm Văn Nam: Nhân viên bảo vệ( hiện không làm ở Fast)

Giấy phép thành lập công ty: Số 3096/GP-UB do UBND thành phố HàNội cấp ngày 11/06/97 Ngày này đợc lấy là ngày thành lập công ty Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 056067 do sở Kế Hoạch Và

Đầu T cấp ngày 18/06/1997

Vốn kinh doanh vào đầu năm 2004 là 1.612.550.000 đ, đợc chia thành161.255 cổ phiếu, mỗi cổ phiếu trị giá 10.000đ

Ngành nghề đăng ký kinh doanh:

- Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính

- Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng( thiết bị điện tử tin học, máy tính)

- Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ

- Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh:

Sản xuất t vấn và triển khai ứng dụng phần mềm tài chính kế toán vàquản trị sản xuất kinh doanh

2 Giám đốc công ty Điều hành các chiến lợc đề ra

Phát triển kinh doanhXây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, lơng, tài chính kế toán

Hội Đồng Quản Trị

Ban Giám Đốc

Phòng nghiên cứu và phát triển phần mềm

Các chi nhánh

Giám đốc chi nhánh

Phòng hỗ trợ bảo hànhPhòng lập trình ứng dụng

Phòng triển khai hợp đồng

Phòng t vấn thiết kế

Phòng kinh doanh

Văn phòng và kế toán

Tham gia vào việc xác định chiến lợc của công ty

3 Các trợ lý giám

đốc(phòng tổng hợp)

Trợ lý cho giám đốc công ty về các vấn đềnhân sự, marketting, tổ chức sản xuất kinhdoanh, làm việc với các đối tác, tài chính kếtoán toàn công ty, xây dựng các dự án pháttriển kinh doanh

4 Phòng nghiên cứu và

phát triển sản phẩm

Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới

Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sử đổi sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù

Tham gia vào xác định chiến lợc của công ty.Lập kế hoạch năm cho chi nhánh

2 Các trợ lý giám đốc Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trờng,

tiếp thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự

3 Phòng kinh doanh Tìm kiếm khách hàng

Đề ra phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng

Hỗ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thựchiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đã khảo sát trớc đó

5 Phòng triển khai hợp Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách

đồng hàng.

T vấn về xây dựng hệ thống thông tin

Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi, test vàtiếp nhận chơng trình theo yêu cầu đặc thù.Cài đặt và đào tạo

Hỗ trợ sử dụng trong thời gian ban đầu

Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chơng trình khi cần thiết

6 Phòng lập trình ứng

dụng

Tham gia vào xây dựng phơng án thiết kế sơ

bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát- bán hàng

Hỗ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù

Bảo hành chơng trình sửa đổi

7 Phòng hỗ trợ bảo

hành

Hỗ trợ khách hàng sử dụng chơng trìnhBảo hành sản phẩm

Lập trình phục vụ quản lý nội bộ của Fast( kế toán, teamwork, website)

Hỗ trợ về thiết kế và lập trình cho các bộ phận sửa đổi chơng trình theo yêu cầu của khách hàng( t vấn thiết kế, lập trình class, lib )

Sửa đổi chơng trình cho các chi nhánh khi có yêu

Nghiên cứu công nghệ mới, kỹ thuật mới

Tài liệu đào tạo( nội bộ) tin học văn phòng( kèm bài kiểm tra: cài đặt các chơng trình thông dụng

Xây dựng các bộ số liệu đào tạo

Xây dựng các bộ số liệu demo

Xây dựng các bộ số liệu test

Tài liệu đào tạo( nội bộ) kế toán (kèm theo bài kiểm tra)

3 Chức năng sản xuất kinh doanh

Fast đăng ký kinh doanh trong các lĩnh vực sau:

- Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính

- Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng( thiết bị điện tử tin học, máy tính)

- Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ

- Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ

Trong đó lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là sản xuất và kinh doanh các sảnphẩm phần mềm quản lý doanh nghiệp

II Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty

1 Các công đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh

Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty gồm có các công đoạnsau:

1 Xác định thị trờng, khách hàng, sản phẩm và dịch vụ

2 Phát triển sản phẩm và dịch vụ

3 Quảng cáo và tiếp thị

4 Bán hàng

5 Cung cấp sản phẩm và dịch vụ: t vấn thiết kế hệ thống thông tin, sửa

đổi sản phẩm theo yêu cầu, cài đặt và đào tạo

- Phần mềm kế toán Fast Accounting 2003.f trên Visual Foxpro

- Phần mềm kế toán Fast Accounting 2003.s trên SQL Server

- Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn tổng công ty Fast CorporateReporter 2003.w trên nền Web

- Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của JupiterSystems Inc

- Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Business 2004.s trênSQL Server

Công ty cung cấp các dịch vụ sau:

- Khảo sát yêu cầu và t vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kếtoán và quản trị kinh doanh

- Sửa đổi và phát triển chơng trình tho yêu cầu đặc thù của khách hàng

- Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng

- Hỗ trợ sử dụng sau đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin

- Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng

3 Một số khách hàng tiêu biểu

Hiện nay Fast có hơn 700 khách hàng trên toàn quốc hoạt động tronglĩnh vực sản xuất, thơng mại xây dựng, hành chính sự nghiệp và với nhiềuhình thức sở hữu khác nhau: nhà nớc, t nhân, có vốn đầu t của nớc ngoàiDới đây là một số khách hàng quan trọng trong hơn 700 khách hàng:Khách hàng là các tổng công ty 91 và 90

- Công ty dệt Nam Định, dệt Hà Nội, may Đáp Cỗu

- Công ty TM dầu khí Petechim, công ty Intimex

- Công ty lắp máy 45-I, công ty cầu 12

- Công ty Kinh Đô, công ty Động Lực…

Khách hàng là các công ty có vốn đầu t nớc ngoài:

- Công ty sứ về sinh Inax( Nhật)

- Công ty SX ô tô Vidamco( Hàn Quốc)

- Công ty SX xe máy GMN( Thái Lan)

- Công ty Newhope ( Trung Quốc)

- Công ty thức ăn gia súc Guyomac’h( Pháp) …

4 Các biện pháp kinh doanh và quản lý công ty

 Trong lĩnh vực kinh doanh Fast đề ra khẩu hiệu:Chuyên sâu tạo ra sự

khác bịêt

Phơng châm của Fast là xây dựng một đội ngũ nhân viên có nghề nghiệp, cóthể làm ra các sản phẩm cụ thể với chất lợng cao cho khách hàng Đi theocon đờng “Nhất nghệ tinh”, chuyên sâu phát triển sản phẩm và kinh doanhtrong một lĩnh vực hẹp để có thể làm ra sản phẩm và dịch vụ tốt cho kháchhàng

 Trong việc phục vụ khách hàng Fast chủ trơng: Cùng khách hàng đi

đến thành công

Công ty không chỉ dừng lại ở bán sản phẩm cho khách hàng mà cònmong muốn sản phẩm đợc khách hàng dùng một cách hữu ích Sản phẩm

và dịch vụ và dịch vụ mang lại ích lợi cho khách hàng chính là mục tiêu

và lợi thế cạnh tranh để phát triển kinh doanh lâu dài Trong điều kiệntrình độ nghiệp vụ, trình độ tổ chức và trình độ tin học hiện nay củakhách hàng và chính công ty, để mong muốn nói trên thực hiện đợc thìchúng ta phải cùng làm việc sat cánh với khách hàng cho đến khi thànhcông

 Để khuyến khích nhân viên và kích thích làm việc Fast có những biện

- Trả lơng theo kết quả công việc: Lơng và thu nhập của mỗi cá nhân

sẽ phụ thuộc vào doanh số và lợi nhuận Quỹ lơng tháng của toàncông ty, của từng chi nhánh đợc tính dựa trên kết quả doanh thu củatháng Việc chia lơng sẽ tuỳ từng trờng hợp cụ thể có thể sẽ đợc tínhtheo doanh thu của từng cá nhân, của nhóm/bộ phận làm việc hoặc th-

o xm xét đánh giá của cán bộ phụi trách cho từng tháng

- Cạnh tranh nội bộ: Ngời đóng góp nhiều hơn sẽ đợc hởng nhiều hơn,

áp dụng biện pháp trả lơng có sự cách biệt rõ ràng giữa các “ngôi sao”

so với các nhân viên trung bình Các ngôi sao ở đây có thể là các nhânviên( bán hàng, kỹ thuật, t vấn… ) giỏi hoặc cán bộ chủ chốt

- Bán cổ phần cho nhân viên Nhằm kích thích làm việc thông qua lợinhuận kinh doanh cuối cùng của toàn công ty, hàng năm công ty sẽbán với giá u đãi khoảng 5% cổ phần cho các nhân viên làm việctrong công ty

- Ngoài các biện pháp nói trên chúng ta sẽ cùng nhau tìm tòi và ápdụng các phơng án khích lệ cao nhất đối với các nhân viên giỏi, khích lệcao nhất đối với sự làm việc hăng say, quên mình để đóng góp cho sự pháttriển của công ty, cho xã hội

 Quản lý với phơng châm:Luôn luôn đổi mới và hoàn thiện.

Vì vậy:

Fast sẽ phát triển sản phẩm tho phơng án “đỉnh tiếp đỉnh- Tối u hoá”,cùng nhịp bớc với sự thay đổi và phát triển của công ty, của công nghệ,của khách hàng Chu kỳ phát triển sản phẩm sẽ là ngắn, không vợt quá 1

năm Đối với các dự án có kế hoạch nghiên cứu và phát triển dài hạn từ2- 3 năm thì chúng sẽ đợc chia thành các giai đoạn nhỏ dới 1 năm saocho mỗi năm phải cho ra đời các phiên bản thơng phẩm.

Về quản lý công ty sẽ liên tục thử nghiệm, liên tục hoàn thiện và liên tục

đổi mới cách thức điều hành mọi hoạt động trong công ty sao cho phùhợp với sự phát triển của chính công ty và phù hợp với sự thay đổi củamôi trờng xung quanh để sản xuất kinh doanh càng ngày càng hiệu quảhơn và liên tục phát triển

 Trong cạnh tranh: Luôn luôn, liên tục học tập, nâng cao trình độ của

từng cá nhân, của toàn công ty để vợt lên trên đối thủ.

Lý do: “ngời chiến thắng là ngời học nhanh hơn ngời khác”

Fast là công ty hoạt động trog lĩch vực công nghệ cao( phần mềm) vàlĩnh vực dịch vụ t vấn( t vấn ứng dụng hệ thống thông tin) Cả hai lĩnhvực hoạt động này của Fast đều nằm trong nền kinh tế mới- nền kinh tếtrí thức- nền kinh tế đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và luônluôn phải cập nhật các kiến thức mới Vì vậy chỉ có thể luôn luôn học tập

và nâng cao trình độ thì mới đáp ứng đợc yêu cầu ngày càng cao củakhách hàng, của thị trờng

Chỉ với các sản phẩm, kiến thức t vấn và dịch vụ chất lợng cao thì ta vợt

ra khỏi lĩnh vực cạnh tranh khốc liệt về giá cả trong mảng thị trờng sảnphẩm và dịch vụ t vấn cấp thấp Và điều này đòi hỏi mỗi nhân viên phảiluôn luôn, liên tục học tập và nâng cao trình độ của từng cá nhân và củatoàn công ty, xây dựng một công ty luôn tự học

5 Định hớng phát triển và mục tiêu của Fast

Mục tiêu của Fast:

Đạt đợc và giữ vững vị trí số 1 trên thị trờng Việt Nam trong lĩch vực cungcấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp.Cùng khách hàng đi đến thành công là phơng châm hành động của Fastnhằm đạt đợc mục tiêu đề ra Bằng nỗ lực và lòng tận tụy của từng cá nhân

và của toàn công ty, dựa trên cơ sở hiểu biết sâu sắc nhu cầu của khách

hàng và năng lực không ngừng nâng cao Fast sẽ triển khai các ứng dụngthành công, mang lại hiệu quả cho khách hàng.

III Giới thiệu về đề tài nghiên cứu

2 ý nghĩa của đề tài

Hệ thống thông tin quản lý tiền lơng thuộc hệ thống thông tin quản lýtài chính tác nghiệp Vì vậy trớc tiên nó mang ý nghĩa chung của hệ thốngthông tin tài chính tác nghiệp đó là cung cấp các thông tin đầu ra có tínhthủ tục, lặp lại cần cho mọi doanh nghiệp Thông tin đầu ra có thể là cácphiếu trả lơng, séc thanh toán với nhà cung cấp, hoá đơn bán hàng chokhách, đơn mua hàng và các mẫu biểu báo cáo thông thờng khác Các hệthống thông tin tài chính tác nghiệp có đặc trng là hớng nghiệp vụ Chúngtập trung vào xử lý các nghiệp vụ tài chính, nhằm cung cấp các thông tin tàichính cần thiết Do đó các hệ thống thông tin tài chính mức tác nghiệp th-

ờng đợc gọi là các hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ

Đối với bản thân riêng hệ thống thông tin quản lý tiền lơng nó cũngmang những chức năng riêng biệt vô cùng quan trọng nh: Tính toán lơngphải trả cho nhân viên, in séc thanh toán lơng và các nghiệp vụ liên quan tớithu nhập cá nhân Với hệ thống lơng riêng biệ cho phép thực hiện khấu trừcác khoản phải trừ vào lơng và thuế thu nhập và tổng hợp nó trong báo cáothu nhập, đồng thời cho phép kiểm soát tốt hơn các nghiệp vụ lơng

Hơn nữa đề tài cụ thể này nó có ý nghĩa thực tiễn cao Xây dựng hệthống quản lý tiền lơng cho công ty T&S sẽ giúp công ty có một công cụquản lý lơng hữu hiệu, thực hiện việc tính toán và chi trả lơng cho nhân viênmột cách chính xác và nhanh chóng, đồng thời đa ra những báo cáo cầnthiết về tiền lơng và ngày làm việc giúp giám đốc công ty có những quyết

định đúng đắn về tiền lơng và chế độ đãi ngộ với nhân viên Mặt khác lơng

là một công cụ vật chất hữu hiệu để khuyến khích nhân viên, việc công tytrả lơng đúng đắn, thởng kịp thời sẽ tạo động lực mạnh mẽ cho nhân viênlàm việc hăng say và gắn bó hơn với công ty Đặc biệt đối với công ty T$S

là doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu thờng làm theo hợp đồng gấp nênngoài lơng cơ bản và ngày làm việc theo quy định thì thờng xuyên có chế

độ làm thêm, tăng ca, tăng giờ nên việc chi trả lơng rất phức tạp Do đó việcxây dựng hệ thống quản lý tiền lơng trợ giúp cho công ty là cần thiết và có

ý nghĩa

Xây dựng hệ thống thông tin là một bài toán mang ý nghĩa kinh tế vìvậy khi chọn đề tài này cũng giúp em có thể áp dụng những kiến thức tổnghợp về kinh tế và tin học mà mình đợc học trong nhà trờng vào thực tiễncuộc sống

3 Mục tiêu của đề tài

Quản lý lơng là một việc làm cần thiết đối với mọi doanh nghiệp Vìvậy với việc xây dựng chơng trình quản lý lơng cho công ty TNHH quốc tếT&S sẽ cung cấp cho lãnh đạo công ty đặc biệt là bộ phận kế toán tính lơngmột công cụ tính lơng một cách nhanh chóng và chính xác Tính và trả lơngcho công nhân viên một cách kịp thời Mặt khác chơng trình đợc xây dựngcũng nhằm đa ra những báo cáo nh bảng thêm giờ, lý do nghỉ, giảm trừ l-

ơng… mà thông qua đó giúp cho lãnh đạo công ty có thể đánh giá đợc sựtích cực của ngời lao động trên khía cạnh đi làm đầy đủ, đúng giờ, thamgia làm thêm…

Thực tập là cầu nối giữa lý thuyết và thực tiễn do đó việc thực hiện đềtài này ngoài mục đích thực tế cho công ty T&S nó còn có mục đích giúpcho bản thân em có kinh nghiệm và kiến thức làm việc thực tế, đó là điềuvô cùng quan trọng đối với mỗi sinh viên trớc khi ra trờng

Chơng 2: Các vấn đề phơng pháp

luận cơ bản

I Lý luận chung về hệ thống thông tin

1 Định nghĩa và tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý

1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan đến nhau

nh con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu….cùng thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc nhất định nhằm đa ra kết quả xử lý phục vụ cho mục đích nhất định

Đầu vào của hệ thống thôn tin đợc lấy từ các nguồn và đợc xử lý bởi hệt thống cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý đợc chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu

Hình 1: Mô hình hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý là những hệ thống thông tin trợ giúp cáchoạt động quản lý tổ chức nh: Quản lý tác nghiệp, quản lý chiến thuật hoặcquản lý chiến lợc

1.2 Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin tốt

Khi hệ thống thông tin hoạt động sẽ sản sinh ra thông tin phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý Chính vì vậy một HTTT hoạt động kém

sẽ là nguồn gốc gây ra những hiệu quả nghiêm trọng

Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT đợc đánh giá thông qua chất ợng thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lợng của thông tin gồm:

l Độ tin cậy: Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chínhxác của thông tin

- Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn

đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thôngtin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không

đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế

- Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin đa ra phải thích hợp cho ngờinhận, sáng sủa, bố trí các phần tử thông tin một cách hợp lý

- Tính đợc bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chứccũng nh vốn và nguyên vật liệu Thông tin phải đợc bảo vệ và chỉnhững ngời có thẩm quyền mới đợc phép tiếp cận tới thông tin Sựthiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho

tổ chức

- Tính kịp thời: Thông tin phải đợc gửi tới ngời yêu sử dụng đúng lúccần thiết

2 Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin

2.1 Lý do phải phát triển một hệ thống thông tin

Việc bắt tay xây dựng một HTTT chắc chắn không phải là một sựngẫu hứng tức thời mà nó xuất phát từ những nguyên nhân thực tiễn nảysinh bên trong hệ thống và cả do những tác động bên ngoài

Một hệ thống thông tin hoạt động kém hiệu quả là nguồn gốc gây ra những tổn thất rất lớn cho tổ chức vì vậy lý do dẫn tới việc phải phát triển một hệ thống thông tin mới trớc tiên là do sự hoạt động tồi tệ của HTTT, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ do sử dụng thông tin tồi Ngoài ra còn có những nguyên nhân khác nữa nh:

- Những vấn đề về quản lý: Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới chẳng hạn nh những luật mới của chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý: Nhà quản lý có thể có nhữngthay đổi trong cách thức quản lý hoặc phạm vi quản lý mà HTTT hiện tại cha thoả mãn đợc yêu cầu

- Sự thay đổi của công nghệ: Việc xuất hiện của công nghệ mới cũng

có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình

- Vấn đề cạnh tranh: Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng.

- Sự thay đổi trong sách lợc chính trị: Vai trò của những thách thức chính trị cũng không thể bỏ qua Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT

2.2 Các giai đoạn phát triển một HTTT

Bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào cũng mong muốn có một hệthống thông tin hoạt động tốt và có hiệu quả Để đạt đợc điều này cần phảixem xét các giai đoạn để phát triển một HTTT bao gồm 7 giai đoạn sau:

Giai đoạn1: Đánh giá yêu cầu:

Đánh giá yêu cầu nhằm cung cấp cho lãnh đạo tổ chức thông tin vềtính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển HTTT Giai đoạn nàygồm có các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết:

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của

hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống đồng thời đa ra những mục tiêu mà hệ thống mới phải đạt đợc Giai

đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố của giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu

đặt ra cho hệ thống mới Mô hình lô gíc của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống mới sẽ đa ra, nội dung cơ sở dữ liệu( các tệp, quan hệgiữa các tệp),các xử lý hợp thức hoá sẽ phải thực hiện và các dữ liệu đầu vào Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế các xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgic

- Hợp thức hoá mô hình lôgic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp:

Giai đoạn này nhằm xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá môhình logic Mỗi một phơng án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của

hệ thống để giúp những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốthơn các mục tiêu đã định trớc đây Ngời sử dụng sẽ chọn lấy một phơng án

tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộccủa tổ chức Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phơng án của giải pháp

- Đánh giá các phơng án của giải pháp ( để giúp ngời sử dụng lựa chọnphơng án thích hợp nhất)

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng áncủa giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này nhằm đa ra tài liệu chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu mô tả phần thủ công và phần tin học hoá cho dành cho ngời sử dụng Giai đoạn này bao gồm các công

đoạn sau:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện

- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả của giai đoạn này nhằm đa ra phần mềm và các tài liệu mô tả hệthống và hớng dẫn sử dụng Giai đoạn này gồm những công việc:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn này nhăm chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới và tiếnhành khai thác hệ thống mới Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

đa ra đợc những vấn đề cũng nh nguyên nhân chính của hệ thống hiện tại từ

đó đa ra đợc mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất các giải pháp

để đạt đợc mục tiêu trên

3.1 Thu thập thông tin về hệ thống.

Muốn phân tích đợc hệ thống thì phải tiến hành thu thập thông tin về

hệ thống từ đó có sự hiểu biết sâu sắc về môi trờng trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động chính của hệ thống Có các phơng pháp thuthập thông tin nh sau:

- Tiến hành phỏng vấn: Đó là việc gặp và hỏi trực tiếp ngời chịu tráchnhiệm trên thực tế đối với hệ thống, thu đợc những nội dung cơ bản kháiquát về hệ thống từ những ngời liên quan

- Nghiên cứu tài liệu: Cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnhcủa tổ chức nh: hoạt động của tổ chức, vai trò nhiệm vụ của các thành viên,nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra…

- Sử dụng phiếu điều tra: Phơng pháp này đợc sử dụng khi cần lấythông tin từ một số lợng lớn các đối tợng.

- Quan sát: Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thểhiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn nh tài liệu lu trữ ở đâu, chuyển cho ai,

có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lu trữ có khoá hoặc không khoá…

3.2 Mô hình hoá hệ thống

Sau khi thu thập thông tin ta tiến hành mô tả hệ thống thông qua các mô hình Có các công cụ chuẩn cho việc mô hình hoá hệ thống bao gồm:

- Sơ đồ luồng thông tin: Sơ đồ này dùng để mô tả HTTT theo cách thức

động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thếgiới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp sử dụng của sơ đồ luồng thông tin nh sau:

đích nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tợng chịutrách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ đơn thuần mô tả HTTTlàm gì và để làm gì

Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu:

Tài liệu

Tiến trình xử lý : Kho dữ liệu

Các mức của sơ đồ DFD:

Sơ đồ ngữ cảnh( context diagram): Thể hiện khái quát nội dung chính

của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Sơ đồ ngữ cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0

Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh ngời ta phân rã thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1…

Sau khi phân tích hệ thống ta phải mô tả tổng lợc làm nổi rõ những đặc

tr-ng cốt yếu của hệ thốtr-ng, chuẩn đoán về hệ thốtr-ng hiện tại, xác định các yếu tố của giải pháp, đánh giá tính khả thi của giải pháp… từ đó làm tài liệu cho việc thiết kế HTTT mới

4 Thiết kế hệ thống thông tin

Thiết kế hệ thống thông tin là quá trình nhằm xác định một cách chi tiết cácthành phần, bộ phận của hệ thống thông tin nhằm đa ra đợc một hệ thống thông tin mới đáp ứng đợc các yêu cầu đặt ra Giai đoạn này bao gồm:

4.1 Xác định hệ thống máy tính

Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính là xác định bộ phận nào

sẽ đợc xử lý bằng máy tính, bộ phận nào đợc xử lý thủ công Hay nói cáchkhác đây chính là việc xác định biên giới tin học hoá Việc xác định biêngiới này phụ thuộc vào khả năng đạt đợc các mục tiêu đề ra, phụ thuộc vàochi phí cho HTTT tin học hóa và phần lợi ích thu đợc

Công cụ dợc sử dụng để xác định hệ thống máy tính là sơ đồ DFD.Ngời ta chia các tiến trình lô gic của DFD thành các tiến trình vật lý Một

số trong chúng có thể đợc đảm nhiệm bằng máy vi tính và một số khác dongời sử dụng đảm nhiệm

cứng nhắc mà có thể thay đổi một cách linh hoạt đồng thời có thể duy trìbảo dỡng một cách dễ dàng, ít tốn kém phiền hà cho ngời sử dụng Nếu giảiquyết tốt các yêu cầu trên thì thực sự ta đã có đợc một cơ sở dữ liệu hoànhảo.

4.3 Thiết kế giao diện ngời - máy

Thiết kế giao diện ngời - máy nhằm tạo ra giao diện thân thiện trongquá trình ngời sử dụng giao tiếp với máy, tạo điều kiện thuận lợi cho quátrình tiếp xúc đạt hiệu quả cao nhất

Các chỉ tiêu quan trọng khi đánh giá một giao diện ngời - máy :

- Dễ sử dụng và dễ học ngay cả với ngời ít kinh nghiệm

- Tốc độ thao tác nhanh

- Kiểm soát : Ngời sử dụng thực hiện hoặc kiểm soát đàm thoại

- Dễ phát triển

Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện :

- Phù hợp nhiệm vụ đợc giao

- Phù hợp với ngời sử dụng

Một số kiểu giao diện cơ bản :

- Điền mẫu:

Là một dạng đối thoại đợc dùng phổ biến nhất đối với dữ liệu và nó cũng

đợc sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu Mẫu đợc thể hiện trên màn hình

nh bản báo cáo mẫu Trên màn hình có tên mẫu chú thích cho các trờng hợp

và các thông báo hớng dẫn sử dụng Kiểu giao diện này phù hợp với tất cảngời sử dụng

Tóm lại, trong giai đoạn thiết kế này, nhà phân tích có thể sử dụng cáccông cụ theo cách đánh giá của mình để giải quyết vấn đề mà hệ thống đặt

ra sao cho có hiệu quả nhất, phù hợp với thực tiễn của tổ chức hiện tại

5 Các phơng pháp thiết kế cơ sở dữ liệu

Có hai phơng pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệuđó là thiết kếcơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ravà thiết kế cơ sở dữ liệu bằng ph ơngpháp mô hình hoá

* Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra

Theo phơng pháp này ta tiến hành các bớc sau để thiết kế cơ sở dữ liệu:B

ớc 1 : Xác định các thông tin đầu ra

Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra, nội dung tần suất và nơi nhận củachúng Ví dụ nh với cơ sở dữ liệu nhân sự ta sẽ có các thông tin đầu ra nhsau: danh sách cán bộ, danh sách phòng ban, danh sách cán bộ theo phòngbandanh sách cán bộ theo giới tính, danh sách cán bộ theo độ tuổi

B

ớc 2: Xác định các tên tệp cần thiết cung cấp đủ giữ liệu cho việc tạo ratừng đầu ra, trong bớc này ta cần làm các công việc nh sau:

Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra

Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của mỗi phần tử thông tin cụ thể

Đánh dấu các thuộc tính lặp, các thuộc tính thứ sinh

Gạch chân các thuộc tính khoá

Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh

Thực hiện chuẩn hoá mức1 (1.NF)

Chuẩn hoá một quy định rằng, trong mỗi danh sách không đợc chứadanh sách lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đóthành các danh sách con, co ý nghĩa dới góc độ quản lý

Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng vàthêm thuộc tính định danh của danh sách gốc

Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF)

Chuẩn mực hoá hai quy định rằng, trong mỗi danh sách mỗi thuộc tínhphải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào mộtphần của khoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tínhphụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới

Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.

Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

Chuẩn hoá mức ba quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính này phụ thuộc hàm vào các thuộc tính kia thì phải tách chúng ra thành các thuộc tính khác nhau có quan hệ với nhau

Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới

Mô tả các tệp

Sau khi đã tiến hành chuẩn hoá xong ta tiến hành mô tả các tệp dữ liệu Mỗi danh sách xác định đợc sau bớc chuẩn hoá mức ba sẽ là một tệp cơ sơ dữ liệu Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu tệp

B

ớc 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu

Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của các bớc 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan đến một đối tợng quản lý, có sự tồn tại riêng tơng đối độc lập Những danh sách nào cùng mô tả một thực thể thì tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó

* Thiêt kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá

Phơng pháp này dựa vào các khái niệm thực thể, thuộc tính, liên kết, quan hệ để xây dựng nên những mỗi ràng buộc chặt chẽ giữa các thực thể

với nhau Từ đó sẽ tiến hành chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu

Theo phơng pháp này ta không đi mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra

mà ta sẽ dùng các mô hình để biểu diễn các thông tin, biểu diễn sự liênkết giữa các thực thể thông tin với nhau

Theo phơng pháp mô hình hoá các thực thể không tồn tại độc lập mà có quan hệ với nhau, các quan hệ này gồm có: liên kêt một- một, liên kết một- nhiều, liên kết nhiều- nhiều

Cụ thể các mối liên kết nh sau:

 1@1 Liên kết Một - Một

Một lần xuất hiện của thực thể A đợc liên kết với chỉ một lần xuất hiện của thực thể B và ngợc lại

 1@N Liên kết Một - Nhiều

Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất hiện của thực thể

A liên kết với một hay nhiều lần xuất hiện của thực thể B, nhng mỗi lần xuất hiện của B chỉ liên kết với một lần xuất hiện của A

 N@M Liên kết Nhiều - Nhiều

Mỗi lần xuất của A tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngợc lại, nhiều mỗi lần xuất của B tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B

Để biểu diễn quan hệ nhiều- nhiều giữa các thực thể ngời ta dùng thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ nhiều nhiều

II một số vấn đề về tiền lơng.

1 Bản chất của tiền lơng

Tiền lơng là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nềnsản xuất hàng hoá trong điều kiện có sự biểu hiện bằng tiền mà ngời lao

động đợc sử dụng để bù đắp hao phí về sức lao động của mình trong quátrình lao động và để ngời lao động tái sản xuất sức lao động Tiền lơngchính là số tiền phải trả cho ngời lao động ứng với số lợng, chất lợng kếtquả lao động của họ Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần tiền l-

ơng là một bộ phận cấu thành giá trị của hàng hóa, đó là một phần của chiphí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Tiền lơng là thu nhập chủ yếu của ngời lao động Tiền lơng đảm bảocho ngời lao động duy trì cuộc sống để họ có thể tái sản xuất sức lao động,tham gia vào quá trình lao động tíêp theo

Tiền lơng có hai chức năng cơ bản sau:

Chức năng tái sản xuất sức lao động: Trong quá trình lao động sản xuấtsức lao động sẽ bị hao mòn dần Để thu hút nguồn lực sản xuất và việc thựchiện các mục tiêu kinh tế xã hội một mặt nhà nớc tạo môi trờng và điềukiện cho ngời lao động có việc làm, mặt khác có chính sách đảm bảo đờisống vật chất và tinh thần cho ngời lao động trong đó tiền lơng là một công

cụ để thực hiện

Chức năng đòn bẩy kinh tế: Lợi ích kinh tế là một động lực thúc đẩy mạnh mẽ con ngời lao động Việc giải quyết đúng đắn về lợi ích kinh tế sẽ giải phóng mọi tiềm năng của mỗi ngời lao động Ngời lao động là nguồn lực sản xuất, chính sách tiền lơng đúng đắn là điều kiện to lớn nhằm phát huy sức mạnh nhân ố con ngời trong việc thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội Vì vậy việc tổ chức tốt hệ thống tiền lơng sẽ thúc đẩy và khuyến khích ngời lao động nâng cao năng suất, chất lợng hiệu quả lao động

2 Một số vấn đề về chế độ bảo hiểm

Nhà nớc quy định chính sách về bảo hiểm xã hội nhằm từng bớc mởrộng và nâng cao việc đảm bảo vật chất, góp phần ổn định đời sống cho ng-

ời lao động và gia đình trong trờng hợp ngời lao động ốm đau, thai sản, hết tuổi lao động, mất việc làm hoặc gặp các khó khăn khác Các loại hình BHXH bắt buộc hoặc tự nguyện đợc áp dụng với từng loại đối tợng và từng loại doanh nghiệp

Loại hình BHXH bắt buộc đợc áp dụng đối với những doanh nghiệp

sử dụng từ 10 ngời lao động trở nên ở những doanh nghiệp này ngời sử dụng lao động và ngời lao động phải đóng BHXH theo quy định tại điểu

149 của bộ luật lao động Ngời lao động làm việc ở những nơi sử dụng dới

10 lao động hoặc làm những công việc thời hạn dới 3 tháng, theo mùa vụ hoặc làm các công việc có tính chất tạm thời khác thì các khoản BHXH đợctính vào tiền lơng do sủ dụng lao động trả để ngời lao động tham gia BHXH theo loại hình tự nguyện hoặc không

3 Một số quy định về thuế thu nhập

Thuế thu nhập là tiền thuế đánh vào thu nhập của ngời lao động theoquy định sau:

Các khoản thu nhập dới các hình thức tiền lơng, tiền công, tiền thùlao, bao gồm cả tiền lơng làm thêm giờ, luơng ca 3, lơng tháng thứ 13( nếucó), tiền phụ cấp, tiền trợ cấp thay lơng nhận từ quỹ bảo hiểm xã hội, tiền

ăn tra, ăn giữa ca( nếu nhận bằng tiền)

Tiền thởng tháng, quý, năm, thởng đột xuất nhan dịp ngày lễ, tết, ngàythành lập ngành, thởng từ các nguồn, dới các hình thức: tiền, hiện vật;

Thu nhập do tham gia dự án, hiệp hội kinh doanh, hội đồng quản trị,hội đồng doanh nghiệp

Các khoản thu nhập không tính trong tiền lơng, tiền công đợc chi trả

hộ nh tiền nhà, điện, nớc, riêng tiền nhà đợc tính theo số thực tế chi trả hộnhng không vợt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế

Các khoản thu nhập khác mà cá nhân đợc hởng từ cơ quan chi trả thunhập

Các khoản thu nhập trên là căn cứ xác định thu nhập chịu thuế là thunhập trớc khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Thuế suất thu nhập đợc tính theo phơng pháp luỹ tiến từng phần:

Biểu tính thuế thu nhập:

Bậc Thu nhập bình quân tháng/ngời Thuế suất(%)

2 Trên 5.000.000 đến 15.000.000 10

3 Trên 15.000.000 đến 25.000.000 20

Bảng 1: Biểu thuế thu nhập

Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm hàng tháng căn cứ vào danhsách cá nhân thuộc diện nộp thuế thu nhập và số thực tế chi trả thu nhậpcho cá nhân, thực hiện việc khấu trừ tiền thuế thu nhập, lập bảng tổng hợp

kê khai nộp thuế thu nhập gửi cơ quan thuế và nộp tiền thuế vào ngân sáchnhà nớc Giữ sổ sách chứng từ liên quan đến thuế thu nhập: thu nhập chịuthuế, tính thuế, khấu trừ tiền thuế, khai báo thuế, kê khai thu nộp, bảo quảnbiên lai thuế, tính toán số tiền thù lao đợc hởng và nộp tiền thuế vào ngânsách nhà nớc Cấp biên lai thúê thu nhập cho cá nhân có nhu cầu cấp biênlai và cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cho cá nhân để xác nhận số tiềnthuế thu nhập mà cơ quan chi trả đã thực hiện khấu trừ Cơ quan chi trả thunhập làm đơn gửi cơ quan thuế đề nghị cấp biên lai thuế, chứng từ khấu trừthuế, thực hiện báo cáo việc sử dụng biên lai, chứng từ hàng tháng với cơquan thuế vào ngày 20 của tháng sau hoặc vào ngày 20 của tháng đầu quýsau nếu trong quý chỉ sử dụng hết một quyển biên lai

Chơng 3: Phânt tích thiết kế hệ thống thông

tin quản lý lơng

I Khảo sát hệ thống

1 Quy định về cách tính lơng tại công ty.

Công ty TNHH quốc tế T&S là một đơn vị sản xuất kinh doanh ngoàiquốc doanh nên việc trả lơng ở công ty ngoài việc tuân theo khung quy

định chuẩn của nhà nớc thì việc trả lơng ở công ty không theo hình thức trảlơng theo cấp bậc mà theo thoả thuận hợp đồng lao động đợc ký kết giữanhân viên và công ty

Khi mỗi nhân viên vào làm tại công ty sẽ có một mức lơng cơ bản.Mức lơng cơ bản không áp dụng cứng nhắc chung cho toàn nhân viên trongcông ty mà ban đầu là do thoả thuận giữa nhân viên và công ty khi ký hợp

đồng lao động, sau đó mức lơng cơ bản có thể đợc thay đổi dựa vào thâmniên, hiệu quả công việc, trình độ tay nghề….Mỗi nhân viên có thể có mộtmức phụ cấp trách nhiệm phụ thuộc vào chức vụ của nhân viên dựa vào hệ

số chức vụ

Công nhân phải làm việc từ 7 giờ 30 phút sáng đến 16 giờ 30 phút(trong đó có nghỉ 1 tiếng ăn tra) các ngày trong tuần trừ chủ nhật và ngày lễ

đợc nghỉ theo quy định Tổng số ngày phải làm việc trong tháng của công

ty đợc gọi là số ngày chuẩn Ngoài thời gian phải làm việc theo quy địnhcông nhân viên có thể tham gia làm thêm giờ Tiền lơng thêm giờ đợc tínhtheo phơng pháp hệ số Hệ số đợc quy định nh sau:

Trong đó:

Lơng ngày công = Lơng 1 ngày công * Số ngày công đi làm

Lơng 1 ngày công = (Lơng cơ bản + Phụ cấp trách nhiệm)/ số ngàychuẩn

Lơng thêm giờ = Lơng 1 giờ * số giờ * hệ số giờ * hệ số ngày

đau, thai sản hay bị tai nạn lao động…

Hàng tháng công ty sẽ khấu trừ 1% lơng của mỗi nhân viên và trích thêm một số tiền bằng 2% tiền lơng phải trả cho nhân viên để nộp cho cơ quan bảo hiểm y tế thành phố

Hàng tháng công ty sẽ trích 2% số tiền lơng phải trả cho nhân viên, nộp 1% cho liên đoàn lao động thành phố, giữ lại 1% để làm quỹ công đoàn

3 Các công việc chính của hệ thống tính lơng

Qua quá trình khảo sát tại công ty ta có thể hình dung các công việc của hệ thống tính lơng tại công ty nh sau:

+ Lập các mẫu biểu, chứng từ lao động tiền lơng hàng tháng theo quy

định của nhà nớc hiện hành, lập bảng chấm công, bảng lơng tạm ứng, bảng thanh toán tiền lơng, lơng ngoài giờ, báo cáo đóng BHYT, BHXH, thuế thu nhập cho các cơ quan chức năng…

Cụ thể:

Chấm công cho nhân viên

Tính tiền công thêm giờ

Theo dõi các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ vào tiên lơng củanhân viên

Tổng hợp thông tin để tính tiền lơng phải trả cho nhân viên

Tính thuế thu nhập của nhân viên phải nộp ngân sách

.Tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phải nộp cho cơ quan chức năng.+ Cuối tháng dựa trên kết quả tổng hợp của các chứng từ lao động tiền lơng

để xuất tiền quỹ trả các khoản

4 Yêu cầu đối với hệ thống tính lơng.

Tiền lơng là điều ảnh hởng trực tiếp tới lợi ích kinh tế của ngời lao

động, nó là một công cụ đòn bẩy quan trọng khuyến khích ngời lao độngtích cực tham gia sản xuất, gắn bó với công ty nếu đó là mức lơng côngbằng hợp lý

Vì vậy yêu cầu cơ bản đầu tiên đối với hệ thống tính lơng là cần phảithực hiện chính xác đến từng con số, rõ ràng, sáng tỏ các khoản phụ cấp,khấu trừ, cập nhật và thanh toán kịp thời cho ngời lao động, các bảng biểu,phiếu lơng cần đợc trình bày dễ hiểu sao cho tạo sự tin cậy ở ngời xemtránh đợc những thắc mắc nghi ngờ gây ảnh hởng không tốt đến tâm lý củangời lao động

Cụ thể đối với hệ thống tính lơng của công ty TNHH T&S để tính lơng

đợc chính xác và đa ra đợc các báo cáo đầu ra cần thiết cho nhà quản lý thìtừng công đoạn trong quá trình quản lý và tính lơng phải đáp ứng đợcnhững yêu cầu sau:

- Đối với việc chấm công:

Việc chấm ngày công cho công nhân viên là việc làm thủ công của

ng-ời quản lý các bộ phận, bảng chấm công là dữ liệu đầu vào quan trọng cho

hệ thống để thực hiên việc tính lơng Vì vậy bảng chấm công phải đợc cậpnhật, lu trữ cho từng bộ phận và từng nhân viên của công ty theo từngtháng Trên bảng chấm công là thông tin về số ngày đi làm hợp lệ của nhânviên để làm căn cứ tính lơng và đánh giá quá trình lao động của nhân viên

- Đối với việc chấm giờ làm thêm:

So với việc chấm công thì việc chấm giờ làm thêm phức tạp hơn vìkhông chỉ phản ánh đơn thuần số giờ làm thêm của công nhân viên mà cònphải xác định xem số giờ ấy thuộc hệ số nào để tính lơng làm thêm Vì vậy

ngoài việc cập nhật số giờ làm thêm còn phải cụ thể hoá số giờ đó thuộctính chất ngày nào, ca nào để làm căn cứ tính hệ số giờ chính xác.

Ngoài việc cập nhật những thông tin riêng liên quan đến thời gian lao

động của từng công nhân viên thì hệ thống còn phải cập nhật những quy

định mới về chính sách BHYT, BHXH, KPCĐ của bộ lao động thơng bĩnhxã hội và công đoàn thành phố Những chính sách mới về thuế thu nhậpcủa bộ tài chính để hệ thống có thể tính thuế thu nhập đối với ngời lao độngtrong công ty

Phân công công việc

Quyết địnhtuyển dụng

Hồ sơ nhân viên

Hồ sơ công nhân viên

Báo cáo nhân sự

Cập nhật hồ sơ công nhân viên

In báo cáo nhân sự

1.2 Sơ đồ thông tin việc tính lơng

Cuối tháng

Thông tin tính l ơng Nhập

1.3 Sơ đồ luồng thông tin của việc tính lơng ngày công

Thời điểm Ngời lao động Quản lý bộ phận Kế toán lơngTrong tháng

Cuối tháng

Tuỳ theo tính chất công việc công ty đợc chia thành nhiều bộ phận khác nhau nh: bộ phận may, bộ phận cắt, bộ phận kiểm hàng… Mỗi bộ phận sẽ

có một ngời quản lý chịu trách nhiệm giám sát, chấm công cho nhân viên

để cuối tháng chuyển bảng chấm công cho kế toán lơng của công ty thực hiện việc tính và thanh toán tiền lơng

1.2.1 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống tính lơng

Ngày công

đi làm

Lập bảng chấm công

Bảng chấm công

Nhập bảng chấm công

Bảng chấm công

Tính lơng ngày công

Tính L ơng

Giám đốc

Tổnghợp báo cáo

Sở tài chính

Biểu thuế thu nhậpk

Cơ quan BHXH,BHYT

Kế Toán Lơng

HÖ THèNG TH¤NG TIN QU¶N Lý L¦¥NG

CËp nhËt

B¶ng L¬ng

Thùc LÜnh

chÊm c«ng

2.0 TÝnh l

¬ng ngµy c«ng

3.0 TÝnh BHXH

C¬ quanBHXH

5.0 TÝnh thuÕ TN

Bé TC

Nh©n viªn

4.0 TÝnh l

¬ng tr íc thuÕ

1.2.3.4 Sơ đồ DFD mô tả chức năng tính lơng ngày công.

Nhân viên

1.1 Chấm công

Bảng chấm công

L ơng cơ

bản

Phụ cấp trách nhiệm

1.2 Tính l

ơng n c

Tệp l ơng ngày công Ngày

công

1.2.3.5 Sơ đồ DFD mô tả chức năng tính lơng thêm giờ

Nhân viên

Giờ làm thêm

2.1 Chấm giờ làm thêm

Bảng giờ làm thêm

Hệ số ngày

Hệ số giờ

L ơng ngày công

2.2 Tính l

ơng làm thêm

L ơng làm thêm

3.1 TÝnh BHXH, BHYT C¬ quan

BHXH, BHYT

BHXH,BHYT

1.2.3.7 Sơ đồ phân rã chức năng tính lơng thực lĩnh

III Xây dựng cơ sở dữ liệu

T cơ sơ lý thuyết ta có hai phơng pháp thiết kế cơ sở dữ liệu đó là

ph-ơng pháp thiết kế CSDL từ các thông tin ra và thiết kế CSDL bằng phph-ơng

BHXH,BHYT

Giảm trừ khác

L ơng tổng hợp

4.2 Tính l

ơng tr ớc thuế

Luơng tr ớc thuế

4.3 Tính thuế TN

Cơ quan thuế

Biểu thuế

L ơng thực lĩnh