Hoàn thiện chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc

Tính cấp thiết của đề tài Giáo dục đại học là một lĩnh vực vô cùng quan trọng, trực tiếp đào tạo ra nguồn nhân lực có chất lượng cao, thúc đẩy sự phát triển của khoa học, công nghệ, góp phần xây dựng nền kinh tế tri thức của đất nước. Đại hội Đảng XI đã xác định phát triển giáo dục - đào tạo, trong đó, có giáo dục đại học để “Phát triển nhanh nguồn nhân lực, nhất là nguồn nhân lực chất lượng cao” là một trong ba đột phá quan trọng trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội đến năm 2020. Muốn thực hiện được nhiệm vụ trên, mỗi cơ sở giáo dục đại học, đặc biệt là các các cơ sở giáo dục công lập phải thường xuyên đổi mới, trong đó đáng chú ý nhất là đổi mới về cơ chế tài chính – yếu tố quan trọng quyết định chất lượng giáo dục - đào tạo. Đổi mới cơ chế tài chính đối với cơ sở giáo dục đại học công lập theo hướng tăng cường cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm, đẩy mạnh xã hội hóa là mục tiêu quan trọng trong thời kỳ này. Trường Đại học Tây Bắc cũng không nằm ngoài xu hướng phát triển đó. Với bề dày truyền thống 52 năm xây dựng và phát triển trên cơ sở Trường Cao đẳng sư phạm Tây Bắc, Trường đã từng bước mở rộng ngành nghề đào tạo với mục tiêu phấn đấu trở thành trung tâm đào tạo nguồn nhân lực, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ hàng đầu ở khu vực Tây Bắc. Trường Đại học Tây Bắc là đơn vị sự nghiệp có thu, tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên .Trong thời gian qua, cơ chế quản lý tài chính của Trường Đại học Tây Bắc đã từng bước được đổi mới phù hợp với yêu cầu phát triển của nền kinh tế xã hội theo định hướng ngày càng nâng cao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính. Thực hiện Nghị định 43/2006/NĐ-CP về giao quyền tự chủ cho các đơn vị sự nghiệp công lập, Trường có quyền tự chủ tài chính ngày càng cao trong việc sử dụng nguồn ngân sách nhà nước được giao, được tự chủ trong việc khai thác và sử dụng các nguồn thu hợp pháp, phát huy truyền thống mở rộng quy mô đào tạo, đa dạng hóa các loại hình đào tạo, đào tạo gắn với nhu cầu xã hội, tăng nguồn tài chính cho nhà trường, tăng cường cơ sở vật chất, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống cho giáo viên, cán bộ. Đổi mới cơ chế hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập, thúc đẩy phát triển hoạt động sự nghiệp có thu, Nhà trường đã tăng cường hoàn thiện công tác tổ chức quản lý tài chính. Công tác quản lý tài chính trong nhà trường được xác định là một khâu vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩy các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao của nhà trường. Công tác kế toán đã thực hiện việc thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về các loại tài sản, tình hình thanh toán, nguồn kinh phí được cấp, được hình thành và tình hình sử dụng các nguồn thu hợp pháp tại đơn vị theo đúng Chuẩn mực , Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp có thu và theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Trường. Công tác chứng từ kế toán được xác định là khâu đầu tiên, quan trọng nhất của kế toán. Mọi nghiệp vụ phát sinh trong các đơn vị hành chính – sự nghiệp đều phải được phản ánh vào chứng từ theo đúng mẫu quy định, trong đó phải được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ. Hệ thống chứng từ kế toán tại nhà trường đã tuân thủ chế độ kế toán hành chính sự nghiệp được Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006, Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2010 hướng dẫn bổ sung Chế độ Kế toán HCSN và các chuẩn mực, chế độ kế toán. Tuy nhiên, theo kết luận của kiểm toán nhà nước năm 2008, kiểm tra nội bộ hàng năm, công tác tổ chức chứng từ kế toán tại đơn vị vẫn còn tồn tại những hạn chế như: một số mẫu biểu dùng không đúng quy định, phương pháp lập và ghi chép nội dung chứng từ chưa đầy đủ theo yêu cầu, thiếu định khoản kế toán gây khó khăn cho công tác hạch toán ghi sổ sách kế toán và báo cáo tài chính. Công tác theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả chưa được theo dõi, đối chiếu chặt chẽ như khoản phải trả BHXH dư nợ cuối năm 76.225.427đ, BHYT dư có cuối năm 17.569.533đ nhưng chưa xác định rõ nguyên nhân để xử lý dứt điểm. Công tác quản lý và sử dụng vật tư, công cụ, dụng cụ chưa tổ chức tốt để theo dõi sự biến động của nghiệp vụ phát sinh (nhập, xuất, tồn) của vật tư, công cụ, dụng cụ để làm cơ sở cho công tác theo dõi, quản lý, sử dụng vật tư, công cụ và dụng cụ. Chưa sử dụng chứng từ (nhập, xuất, tồn) của vật tư, công cụ, dụng cụ để mở sổ theo dõi Tài khoản 005 “Dụng cụ lâu bền đang sử dụng” để theo dõi về mặt giá trị và số lượng công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, tình hình thanh lý, hỏng hoặc mất. Công tác tổ chức theo dõi các nguồn thu chưa thực sự hợp lý và khoa học nhất là hoạt động thu học phí các hệ đào tạo để theo dõi, ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, v.v… Do đó, với vai trò và trách nhiệm là một kế toán viên tại đơn vị việc nghiên cứu làm rõ thực trạng và đề xuất các giải pháp để hoàn thiện chứng từ kế toán nhằm góp phần đổi mới, phát triển cơ chế tài chính của Trường Đại học Tây Bắc là cần thiết và có ý nghĩa. Xuất phát từ vấn đề nêu trên, tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc”.

Trang 1

Tôi cam đoan tất cả nội dung của Luận văn này hoàn toàn được hình thành

và phát triển trên quan điểm của cá nhân tôi dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Phạm Quang Các số liệu và kết quả có được trong Luận văn tốt nghiệp là hoàn toàn trung thực

Tác giả

Nguyễn Thị Mai Hồng

Trang 2

Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Phạm Quang, đã tận tình hướng dẫn khoa học, quan tâm chia sẻ và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực hiện luận văn tốt nghiệp này.

Em xin cảm ơn các thầy, các cô trong Viện Kế toán - Kiểm toán, Viện Đào tạo Sau đại học Trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã quan tâm dạy bảo, giúp đỡ

em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu

Tôi xin cảm ơn các Ban Giám hiệu, Phòng Tài vụ, Phòng Quản lý Khoa học

& Quan hệ Quốc tế Trường Đại học Tây Bắc, bạn bè, đồng nghiệp và người thân

đã tạo điều kiện cho tôi về mọi mặt trong quá trình học tập và thực hiện luận văn tốt nghiệp

Tác giả

Nguyễn Thị Mai Hồng

Trang 3

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 86

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

BHXH : Bảo hiểm xã hộiBHYT : Bảo hiểm y tếBHTN : Bảo hiểm thất nghiệpKPCĐ : Kinh phí công đoàn

Trang 4

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 86

Trang 5

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Giáo dục đại học là một lĩnh vực vô cùng quan trọng, trực tiếp đào tạo ra nguồn nhân lực có chất lượng cao, thúc đẩy sự phát triển của khoa học, công nghệ, góp phần xây dựng nền kinh tế tri thức của đất nước Đại hội Đảng XI đã xác định phát triển giáo dục - đào tạo, trong đó, có giáo dục đại học để “Phát triển nhanh nguồn nhân lực, nhất là nguồn nhân lực chất lượng cao” là một trong ba đột phá quan trọng trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội đến năm 2020 Muốn thực hiện được nhiệm vụ trên, mỗi cơ sở giáo dục đại học, đặc biệt là các các cơ sở giáo dục công lập phải thường xuyên đổi mới, trong đó đáng chú ý nhất là đổi mới về

cơ chế tài chính – yếu tố quan trọng quyết định chất lượng giáo dục - đào tạo

Đổi mới cơ chế tài chính đối với cơ sở giáo dục đại học công lập theo hướng tăng cường cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm, đẩy mạnh xã hội hóa là mục tiêu quan trọng trong thời kỳ này Trường Đại học Tây Bắc cũng không nằm ngoài

xu hướng phát triển đó Với bề dày truyền thống 52 năm xây dựng và phát triển trên cơ sở Trường Cao đẳng sư phạm Tây Bắc, Trường đã từng bước mở rộng ngành nghề đào tạo với mục tiêu phấn đấu trở thành trung tâm đào tạo nguồn nhân lực, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ hàng đầu ở khu vực Tây Bắc

Trường Đại học Tây Bắc là đơn vị sự nghiệp có thu, tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên Trong thời gian qua, cơ chế quản lý tài chính của Trường Đại học Tây Bắc đã từng bước được đổi mới phù hợp với yêu cầu phát triển của nền kinh tế xã hội theo định hướng ngày càng nâng cao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính Thực hiện Nghị định 43/2006/NĐ-CP về giao quyền

tự chủ cho các đơn vị sự nghiệp công lập, Trường có quyền tự chủ tài chính ngày càng cao trong việc sử dụng nguồn ngân sách nhà nước được giao, được tự chủ trong việc khai thác và sử dụng các nguồn thu hợp pháp, phát huy truyền thống mở rộng quy mô đào tạo, đa dạng hóa các loại hình đào tạo, đào tạo gắn với nhu cầu

xã hội, tăng nguồn tài chính cho nhà trường, tăng cường cơ sở vật chất, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống cho giáo viên, cán bộ Đổi mới cơ chế hoạt động của

Trang 6

đơn vị sự nghiệp công lập, thúc đẩy phát triển hoạt động sự nghiệp có thu, Nhà trường đã tăng cường hoàn thiện công tác tổ chức quản lý tài chính Công tác quản

lý tài chính trong nhà trường được xác định là một khâu vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩy các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, đào tạo nguồn nhân lực

có chất lượng cao của nhà trường Công tác kế toán đã thực hiện việc thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về các loại tài sản, tình hình thanh toán, nguồn kinh phí được cấp, được hình thành và tình hình sử dụng các nguồn thu hợp pháp tại đơn vị theo đúng Chuẩn mực , Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp có thu và theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Trường Công tác chứng từ kế toán được xác định là khâu đầu tiên, quan trọng nhất của kế toán Mọi nghiệp vụ phát sinh trong các đơn vị hành chính – sự nghiệp đều phải được phản ánh vào chứng từ theo đúng mẫu quy định, trong đó phải được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ

Hệ thống chứng từ kế toán tại nhà trường đã tuân thủ chế độ kế toán hành chính sự nghiệp được Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày

30 tháng 03 năm 2006, Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm

2010 hướng dẫn bổ sung Chế độ Kế toán HCSN và các chuẩn mực, chế độ kế toán Tuy nhiên, theo kết luận của kiểm toán nhà nước năm 2008, kiểm tra nội bộ hàng năm, công tác tổ chức chứng từ kế toán tại đơn vị vẫn còn tồn tại những hạn chế như: một số mẫu biểu dùng không đúng quy định, phương pháp lập và ghi chép nội dung chứng từ chưa đầy đủ theo yêu cầu, thiếu định khoản kế toán gây khó khăn cho công tác hạch toán ghi sổ sách kế toán và báo cáo tài chính Công tác theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả chưa được theo dõi, đối chiếu chặt chẽ như khoản phải trả BHXH dư nợ cuối năm 76.225.427đ, BHYT dư có cuối năm 17.569.533đ nhưng chưa xác định rõ nguyên nhân để xử lý dứt điểm Công tác quản lý và sử dụng vật tư, công cụ, dụng cụ chưa tổ chức tốt để theo dõi sự biến động của nghiệp vụ phát sinh (nhập, xuất, tồn) của vật tư, công cụ, dụng cụ để làm

cơ sở cho công tác theo dõi, quản lý, sử dụng vật tư, công cụ và dụng cụ Chưa sử dụng chứng từ (nhập, xuất, tồn) của vật tư, công cụ, dụng cụ để mở sổ theo dõi Tài khoản 005 “Dụng cụ lâu bền đang sử dụng” để theo dõi về mặt giá trị và số lượng công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, tình hình thanh lý, hỏng hoặc mất Công tác tổ chức theo dõi các nguồn thu chưa thực sự hợp lý và khoa học nhất là hoạt động thu học phí các hệ đào tạo để theo dõi, ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ

Trang 7

kinh tế phát sinh, v.v… Do đó, với vai trò và trách nhiệm là một kế toán viên tại

đơn vị việc nghiên cứu làm rõ thực trạng và đề xuất các giải pháp để hoàn thiện chứng từ kế toán nhằm góp phần đổi mới, phát triển cơ chế tài chính của Trường Đại học Tây Bắc là cần thiết và có ý nghĩa

Xuất phát từ vấn đề nêu trên, tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài “Hoàn

thiện chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc”.

1.2.Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Qua nghiên cứu về chứng từ kế toán tại các thư viện, tác giả hệ thống hóa

luận văn của Khoa kế toán trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Học Viện Tài chính,

Trường Đại học Ngoại thương Về tổ chức hạch toán kế toán có một số luận án, luận văn như:

Luận án Tiến sỹ của tác giả Trần Thị Nam Thanh năm 2004 về “Hoàn

thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ”;

Luận án Tiến sỹ của tác giả Lê Kim Ngọc năm 2009 về “Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các cơ sở y tế nhằm tăng cường quản lý tài chính ngành y tế Việt Nam’’;

Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Thu Hà năm 2008 về “Hoàn thiện

tổ chức hạch toán kế toán nhằm tăng cường công tác tài chính trong các trường Đại học Dân lập trên địa bàn thành phố Hà Nội”;

Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Thanh Mai năm 2008 về “Hoàn thiện tổ chức kế toán thu chi trong các trường đại học công lập thực hiện cơ chế tự chủ tài chính”;

Luận văn thạc sỹ của tác giả Lê Thị Huyền năm 2010 về “Hoàn thiện tổ chức kế toán chi thường xuyên tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân”;

Luận văn Thạc sỹ của tác giả Đặng Thị Thu Huệ năm 2010 về “Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Tây Bắc”;

Luận văn thạc sỹ của tác giả Trần Thị Thu Liên năm 2011 về “Hoàn thiện

tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học Vinh”;

Bài viết của Thạc sỹ Vũ Thị Sen Khoa Kinh tế Trường Đại học Tây Bắc

“Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội bộ trong các đơn vị sự nghiệp công lập”

Luận văn Thạc sỹ của tác giả Trương Thị Ngọc Anh năm 2011 về “Hoàn

Trang 8

thiện chứng từ kế toán tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Mỏ và Công nghiệp – VINACOMIN”…

Tất cả các đề tài tài trên đã góp phần nghiên cứu sâu hơn về mặt lý luận và phân tích được thực trạng tại các đơn vị khảo sát Tuy nhiên, trong các luận văn chủ yếu chỉ mới trình bày nhiệm vụ, nguyên tắc, nội dung tổ chức hạch toán kế toán nói chung, mô tả thực trạng kế toán tại các đơn vị khảo sát, hoàn thiện chứng từ kế toán tại doanh nghiệp vừa và nhỏ,… nhưng chưa hoàn thiện hệ thống chứng kế toán ban đầu tại một đơn vị sự nghiệp có thu Hiện tại chưa có đề tài nào viết về chứng từ kế toán tại một đơn vị sự nghiệp có thu Do đó, tác giả sẽ

đi sâu nghiên cứu các vấn đề chính như tìm hiểu sâu hơn về mặt lý luận đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, nghiên cứu thực tế công tác chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc để đưa ra những giải pháp giúp đơn vị quản lý hoạt động tài chính ngày càng hiệu quả.

1.3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

- Hệ thống có chọn lọc những lý luận cơ bản về công tác kế toán tại đơn vị

sự nghiệp có thu

- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về bản chất, vai trò, nguyên tắc, nội dung tổ chức chứng từ kế toán, trình tự luân chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán

- Đánh giá, phân tích chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc

- Đề xuất phương hướng hoàn thiện chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc

1.4 Các câu hỏi nghiên cứu

- Lý luận chung về chứng từ kế toán bao gồm những nội dung gì?

- Vận dụng hệ thống chứng từ tại Trường Đại học Tây Bắc có phát sinh

1.6 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu truyền thống, kết hợp với những nguyên lý cơ bản của khoa học kinh tế, những vấn đề lý luận liên quan đến

Trang 9

tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu Dựa trên tài liệu thu thập được tìm ra những điểm giống và khác nhau trong quan niệm về bản chất, vai trò, nội dung chứng từ kế toán, phương pháp lập , trách nhiệm ghi chép chứng từ

kế toán, nguyên tắc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cũng như quá trình luân chuyển, lưu trữ, bảo quản, huỷ chứng từ kế toán Đồng thời vận dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh để phân tích thực trạng hệ thống chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc Cụ thể:

- Quan sát trực tiếp tổ chức bộ máy kế toán, quy trình trình luân chuyển, lưu trữ, bảo quản, huỷ chứng từ kế toán tại Phòng Tài vụ Trường Đại học Tây Bắc

- Phương pháp khảo cứu: thu thập tài liệu chứng từ kế toán của đơn vị Tuy nhiên lượng chứng từ kế toán của đơn vị nhiều nên tác giả chỉ tiến hành khảo sát chọn mẫu tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị theo các chỉ tiêu về lao động tiền lương, vật tư, tiền tệ, tài sản cố định, và các chứng từ khác

- Phỏng vấn trực tiếp: dựa trên những chứng từ khảo sát để biết được những người liên quan Từ đó tác giả gặp gỡ trực tiếp hoặc qua điện thoại, phỏng vấn những người trực tiếp liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính

- Hỏi ý kiến chuyên gia: hỏi ý kiến kế toán lâu năm, giáo viên hướng dẫn luận văn thạc sỹ

- So sánh, phân tích dữ liệu: so sánh, phân tích việc vận dụng hệ thống chứng từ kế toán trên cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn có phù hợp với Quyết định số 19/2006/QĐ –BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 và Thông tư số 185/2010/ TT- BTC ngày 15 tháng 11 năm 2010 hướng dẫn bổ sung Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp từ đó tìm và phân tích

ưu nhược điểm của hệ thống chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc để nghiên cứu tìm giải pháp hoàn thiện.

Để có đầy đủ thông tin liên quan đến đề tài nghiên cứu tác giả thu thập nguồn dữ liệu từ :

- Các website liên quan như : www.taybacuniversity.edu.vn, , infotv.com, thuvien.net, ketoan.com, www.moet.gov.vn, www.neu.edu.vn, www.hvtc.edu.vn, …

- Để tìm hiểu các vấn đề có tính chất lý luận như khái niệm, định nghĩa,

Trang 10

bản chất… tác giả nghiên cứu tại các sách giáo trình kế toán HCSN các trường: Trường KTQD, Học viện Tài chính… các luận văn, luận án liên quan đến đề tài đã được công bố công khai, …

- Để có các tài liệu liên quan đến phần thực trạng tác giả nghiên cứu các tài liệu của Trường Đại học Tây Bắc như báo cáo chiến lược xây dựng và phát triển nhà trường giai đoan 2010 – 2020, biên bản kiểm toán, quy chế chi tiêu nội bộ, báo cáo tự kiểm tra tài chính, các chứng từ kế toán…

- Ngoài ra, tác giả còn thu thập các tài liệu khác như Luật kế toán, nghị

định, thông tư hiện hành, cụ thể Quyết định số 19/2006/QĐ –BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 ban hành Chế độ kế toán HCSN, Nghị định số 43/2006- NĐ – CP ngày 25 tháng 04 năm 2006 của Chính phủ, Thông tư số 71/2006/ TT- BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ – CP ngày 25 tháng 04 năm 2006 của Chính phủ, Thông tư 185/2010/TT- BTC ngày 15 tháng 11 năm

2010 hướng dẫn bổ sung Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, Quyết định số 579/QĐ –TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược phát triển nhân lực Việt Nam 2011- 2020…

Trên cơ sở thu thập tài liệu bằng các phương pháp nói trên, luận văn sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp Từ đó, rút ra những kết luận về thực trạng chứng từ, phương pháp lập và ghi chép chứng từ, trình tự luận chuyển, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc Dựa vào đó đối chiếu với mô hình lý thuyết ở chương II để luận văn mạnh dạn đưa ra các giải pháp hoàn thiện chứng từ kế toán tại đơn vị tác giả nghiên cứu

1.7 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

Những kết quả đạt cụ thể như sau:

- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về bản chất, vai trò, nguyên tắc, nội dung tổ chức chứng từ kế toán, trình tự luân chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu

- Đánh giá những ưu, nhược điểm của chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc

- Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện chứng từ kế toán, trình tự luân chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, hợp lý nhằm thu thập đầy đủ thông tin,

có độ chính xác cao về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí, phục vụ kịp thời cho kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các định mức chi tiêu và làm căn cứ để ghi

Trang 11

sổ kế toán.

- Luận văn giúp cho bản thân tác giả hiểu sâu sắc hơn về vấn đề nghiên cứu, góp phần quản lý và sử dụng hợp lý tài sản, tăng cường quản lý tài chính đưa công tác chứng từ kế toán vào nề nếp và duy trì kỷ cương trong việc thực hiện các khâu

về lựa chọn chứng từ, trình tự lập và luân chuyển chứng từ, kiểm tra chứng từ, sử dụng ghi sổ chứng từ, bảo quản và lưu trữ chứng từ

1.8 Kết cấu của luận văn

Chương 1: Giới thiệu về đề tài nghiên cứu

Chương 2: Lý luận chung về chứng từ kế toán trong các đơn vị hành chính

sự nghiệp có thu

Chương 3: Phân tích thực trạng chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc

Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu, kiến nghị, giải pháp và kết luận

Trang 12

CHƯƠNG 2

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG

CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP

2.1 Đặc điểm đơn vị sự nghiệp ảnh hưởng đến chứng từ kế toán

2.1.1 Đơn vị sự nghiệp và phân loại đơn vị sự nghiệp

*Khái niệm đơn vị sự nghiệp

Đơn vị sự nghiệp là một loại hình đơn vị được Nhà nước quyết định thành lập, giao thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hoặc quản lý Nhà nước theo ngành, nguồn kinh phí để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của các đơn vị hành chính

sự nghiệp là Ngân sách nhà nước cấp hoặc được bổ sung từ các nguồn thu khác

Đặc trưng cơ bản nhất của các đơn vị hành chính sự nghiệp là được đáp ứng chi phí trong quá trình hoạt động và thực hiện những nhiệm vụ chính trị

được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước theo nguyên tắc không

bồi hoàn trực tiếp [13; Trg12].

Các đơn vị sự nghiệp được chia thành hai loại: đơn vị sự nghiệp không có thu và đơn vị sự nghiệp có thu:

Thứ nhất, Đơn vị sự nghiệp không có thu là đơn vị mà Nhà nước đảm bảo

hoàn toàn nhu cầu tài chính cho các đơn vị này hoạt động để cung cấp dịch vụ cho

xã hội tiêu dùng Những đơn vị này thường cung cấp những dịch vụ thiết yếu cho

xã hội, phạm vi tiêu dùng rộng rãi và chỉ có Nhà nước mới có thể thực hiện được một cách hiệu quả, ví dụ như các hoạt động về văn hóa tuyên truyền, giáo dục phổ cập tiểu học, dịch vụ y tế cho người nghèo…

Thứ hai, Đơn vị sự nghiệp có thu là đơn vị mà nhu cầu tài chính đảm

bảm cho chúng hoạt động một phần do Nhà nước cung cấp, một phần do các đơn vị được phép thu một phần kinh phí hoạt động dưới dạng học phí, lệ phí

và các khoản đóng góp của người học, người tiêu dùng để không ngừng nâng cao chất lượng và mở rộng quy mô hoạt động Những hoạt động này thường là những hoạt động cung cấp các dịch vụ có tác động trực tiếp đến quá trình sản xuất và đời sống mà người tiêu dùng có thể thấy ngay hiệu quả

sử dụng từ dịch vụ mang lại, nếu không thì sẽ không đạt được lợi ích như mong muốn

Trang 13

Vậy, đơn vị sự nghiệp là những đơn vị sự nghiệp được Nhà nước thành lập để

thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ do Nhà nước giao mà trong quá trình hoạt động được phép thu phí, lệ phí để bù đắp một phần hay toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình

*Phân loại đơn vị sự nghiệp

Căn cứ vào đặc điểm, nhiệm vụ được giao, cấp độ hoạt động mà đơn vị hành chính sự nghiệp có thể được phân loại như sau:

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị hành chính sự nghiệp được phân chia thành:

Thứ nhất, Các cơ quan hành chính được hoạt động thực hiện bởi bộ máy

chuyên nghiệp Do đó, cơ quan hành chính là các cơ quan quản lý Nhà nước các cấp từ Trung ương đến địa phương, thuộc các cấp chính quyền, các ngành, các lĩnh vực Bao gồm: thứ nhất, cơ quan quyền lực nhà nước như : Quốc hội, HĐND các cấp Thứ hai, các cấp chính quyền như: Chính phủ và UBND các cấp Thứ ba, các

cơ quan quản lý nhà nước như các Bộ, ban ngành ở Trung ương, Sở ban ngành ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các phòng ban ở huyện và các cơ quan tư pháp như Viện kiểm sát nhân dân, tòa án nhân dân các cấp

Thứ hai, các tổ chức đoàn thể xã hội được ngân sách hỗ trợ một phần kinh

phí để hoạt động Bao gồm: Mặt trận tổ quốc Việt Nam; Liên đoàn lao động Việt Nam; Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh; Hội Cựu chiến binh Việt Nam; Đảng cộng sản Việt Nam; Tổ chức chính trị xã hội; Tổ chức xã hội nghề nghiệp…

Thứ ba, Các cơ quan an ninh quốc phòng hoạt động theo Luật quốc phòng Thứ tư, các đơn vị sự nghiệp công Bao gồm: các đơn vị sự nghiệp trong

lĩnh vực giáo dục và đào tạo; Các đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực y tế; các đơn vị

sự nghiệp trong lĩnh vực Văn hóa thông tin; Các đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực nông- lâm – ngư nghiệp, thủy lợi; Các đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực thể dục thể thao; Đơn vị sự nghiệp khác…

Đặc trưng cơ bản nhất của các đơn vị sự nghiệp là được trang trải các chi

phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ nhà nước hoặc từ công quỹ theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp Các đơn vị

sự nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, vì vậy để quản lý hiệu quả có thể phân chia đơn vị sự nghiệp theo nhiều tiêu thức khác nhau [13; Trg 12]

- Căn cứ vào nguồn thu, theo quyết định 08/2004/QĐ – TTg ngày 15 tháng

Trang 14

01 năm 2004 của Thủ tướng Chính phủ và Nghị định 43/2006 ngày 25 tháng 04 năm 2006 thì đơn vị sự nghiệp được chia thành ba loại:

Thứ nhất, Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt

động thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động), là các đơn vị sự nghiệp mà NSNN không phải cấp nguồn kính chi cho hoạt động thường xuyên, là các đơn vị sự nghiệp có nguồn thu từ các hoạt động luôn ổn định nên đảm bảo được toàn bộ chi phí

Thứ hai, Đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động

thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động),

là đơn vị sự nghiệp tự chủ được một phần chi phí hoạt động, phần còn lại được ngân sách nhà nước cấp

Thứ ba, Đơn vị sự nghiệp có nguồn thu thấp hoặc không có nguồn thu kinh

phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ kinh phí (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt đông), là những đơn vị mà Ngân sách nhà nước phải cấp toàn

bộ kinh phí để bảo đảm hoạt động thường xuyên của đơn vị

- Theo thông tư số 71/2006/TT- BTC ngày 09 tháng 08 năm 2006 hướng dẫn thực hiện Nghị định 43/2006 ngày 25 tháng 04 năm 2006 Để phân loại được các đơn vị sự nghiệp theo cách trên thì phải dựa vào mức độ tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị để làm cơ sở phân loại được xác định theo công thức sau:

Mức tự đảm bảo chi phí Tổng số nguồn thu sự nghiệp

hoạt động thường xuyên = x 100

của đơn vị (%) Tổng số chi hoạt động thường xuyên

Theo công thức trên, đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên là đơn vị có mức tự bảo đảm chi phí bằng hoặc lớn hơn 100%; còn đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên là đơn vị có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên nhỏ hơn 100%

- Căn cứ vào quan hệ với chủ sở hữu đơn vị sự nghiệp được chia thành:

Thứ nhất, Đơn vị sự nghiệp công lập: là đơn vị thuộc sở hữu nhà nước,

được nhà nước cấp kinh phí khi mới thành lập, Các viên chức lãnh đạo đơn vị này

do cơ quan nhà nước bổ nhiệm hoặc bãi miễn

Trang 15

Thứ hai, Đơn vị sự nghiệp ngoài công lập là những đơn vị do các tổ chức

hoặc cá nhân góp vốn thành lập Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp ngoài công lập được thành lập rất nhiều như các trường dân lập, trường tư thục, các bệnh viện tư

… Các đơn vị này đã góp phần không nhỏ trong việc phát triển nguồn nhân lực, chăm sóc sức khỏe, nâng cao dân trí cũng như nâng cao chất lượng cuộc sống

- Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động có thể chia đơn vị sự nghiệp thành:

Thứ nhất, Đơn vị sự nghiệp kinh tế: bao gồm các đơn vị, tổng công ty… hoạt động trong các lĩnh vực như tư vấn thiết kế giao thông, công nghiệp, địa chính …

Thứ hai, Đơn vị sự nghiệp y tế: gồm các bệnh viện, các viện nghiên cứu;… Thứ ba, Đơn vị sự nghiệp nghiên cứu khoa học: bao gồm các viện nghiên

cứu khoa học, các trung tâm nghiên cứu khoa học và ứng dụng về các lĩnh vực nông – lâm – ngư nghiệp, thủy lợi, giao thông …

Thứ tư, Đơn vị sự nghiệp thuộc lĩnh vực thể dục thể thao như các câu lạc

bộ thể dục thể thao, các trung tâm huấn luyện thể dục thể thao …

Thứ năm, Đơn vị sự nghiệp thuộc lĩnh vực văn hóa thông tin nghệ thuật:

bao gồm nhà văn hóa thông tin, bảo tàng, đài phát thanh truyền hình, các đoàn nghệ thuật, trung tâm triển lãm …

Thứ sáu, Riêng trong lĩnh vực giáo dục đào tạo, các đơn vị sự nghiệp có

thu lại có các loại hình như sau:

- Các cơ sở giáo dục mầm non

- Các trường tiểu học, trung học cơ sở trung học phổ thông

- Các trung tâm kỹ thuật tổng hợp hướng nghiệp, trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm giáo dục từ xa, các trung tâm đào tạo khác

- Các trường trung học chuyên nghiệp, trường dạy nghề

- Các trường Đại học, Cao đẳng, Học viện

Như vậy, các trường đại học công lập nằm trong hệ thống các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo Do vây, trường đại học công lập vừa mang những đặc điểm chung của đơn vị sự nghiệp có thu, vừa mang những đặc điểm riêng về các hoạt động chính cũng như cơ cấu tổ chức do đặc thù của lĩnh vực hoạt động quy định, Các đơn vị này có trách nhiệm đào tạo và nghiên cứu khoa học, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ trí thức, đội ngũ cán bộ khoa học, kỹ thuật, nghiệp vụ và quản lý, phù hợp với quy mô phát triển của quốc gia, có trình độ

Trang 16

chuyên môn giỏi, đủ sức giải quyết những vấn đề khoa học và quản lý kinh tế, quản lý nhà nước.

- Căn cứ theo phân cấp quản lý ngân sách đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành các loại như sau:

Một là, Đơn vị dự toán cấp I là các cơ quan chủ quản các ngành HCSN

thuộc Trung ương và địa phương

Đơn vị dự toán câp I bao gồm các đơn vị trực tiếp nhận và quyết toán kinh phí với cơ quan quản lý ngân sách Trung ương như các Bộ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương … các đơn vị dự toán cấp I được giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý và cấp phát ngân sách cho các đơn vị dự toán cấp

II Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dưới, phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị dự toán cấp dưới Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm tra tài chính đối với các đơn vị dự toán cấp dưới

Hai là, Đơn vị dự toán cấp II là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu

sự lãnh đạo trực tiếp về quản lý tài chính và quan hệ cấp phát kinh phát kinh phí cho đơn vị dự toán cấp I

Đơn vị dự toán cấp II chính là đơn vị trực tiếp nhận và quyết toán kinh phí quản lý ngân sách từ đơn vị dự toán cấp I cấp phát Định kỳ đơn vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và đơn vị dự toán cấp III, báo cáo lên đơn vị dự toán cấp

I và cơ quan tài chính cùng cấp

Ba là, Đơn vị dự toán cấp III, là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp II,

chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp II

Đơn vị dự toán cấp III chính là đơn vị trực tiếp chi tiêu kinh phí do đơn vị

dự toán cấp II cấp và chịu trách nhiệm quyết toán phần kinh phí theo quy định Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán

Trong quá trình đổi mới cơ chế tài chính, việc phân định rõ các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp là rất quan trọng nhằm mục đích để nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị, kiện toàn bộ máy, nâng cao quyền tự chủ tự chịu trách nhiệm về biên chế và tài chính của các đơn vị

Trang 17

2.1.2 Quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp [2;Trg 6:12]

Chức năng chủ yếu của đơn vị hành chính sự nghiệp là thực hiện các

nhiệm vụ, các chỉ tiêu được nhà nước giao Để thực hiện chức năng này hàng năm Nhà nước phải cấp nguồn kinh phí từ NSNN, một số đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động hoặc một phần chi phí hoạt động thì Nhà nước không phải cấp hoặc chỉ cấp một phần kinh phí từ NSNN Hoạt động NSNN là một khâu quan trọng nhất của tài chính nhà nước, nhờ quỹ NSNN mà Nhà nước không những có đủ các phương tiện tài chính để duy trì sự tồn tại hoạt động bình thường của mình mà còn đảm bảo cho Nhà nước thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ mà xã hội giao phó Do đó, Nhà nước phải có cơ chế quản lý tài chính đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp để hoạt động của các đơn vị đạt hiệu quả, hoàn thành nhiệm vụ.

Kinh phí của đơn vị sự nghiệp gồm 2 phần:

- Kinh phí giao tự chủ: Để đảm bảo hoạt động theo chức năng, nhiệm vụđược cấp có thẩm quyền giao bao gồm: kinh phí NSNN cấp chi thường xuyên (trừ các đơn vị thuộc nhóm I) và các khoản thu sự nghiệp được để lại để theo chế độ quy định

- Kinh phí không giao tự chủ: Các nguồn kinh phí không thường xuyên doNSNN cấp để thực hiện các nhiệm vụ được giao

Quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của đơn vị sự nghiệp:

- Thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc xác định nhiệm vụ,

xây dựng kế hoạch và tổ chức hoạt động

- Tự chủ về bộ máy tổ chức: được thành lập mới, sáp nhập, giải thể các tổchức sự nghiệp trực thuộc

- Tự chủ về biên chế: các đơn vị thuộc nhóm I được tự quyết định biên chế Các đơn vị thuộc nhóm II, nhóm III, thủ trưởng đơn vị xây dựng kế hoạchbiên chế hàng năm gửi cơ quan chủ quản trực tiếp để tổng hợp, giải quyết theo thẩm quyền Các đơn vị sự nghiệp được ký hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật

- Tự chủ về nguồn tài chính:

+ Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và khả năng nguồn tài chính, đối với cáckhoản chi thường xuyên thủ trưởng đơn vị được quyết định một số khoản mức chi

Trang 18

quản lý, chi hoạt động nghiệp vụ cao hoặc thấp hơn mức chi do cơ quan nhà nước

có thẩm quyền quy định (trừ một số khoản chi đơn vị phải tuân theo chế độ quy định như tiêu chuẩn trang bị điện thoại công vụ tại nhà riêng, tiêu chuẩn trang bị

và sử dụng ô tô, chế độ đoàn ra, …) Được quy định mức thu phí, lệ phí trong khung quy định của Nhà nước

Đối với đơn vị thuộc nhóm III: thủ trưởng đơn vị được quyết định một sốmức chi quản lý, chi hoạt động nghiệp vụ, nhưng tối đa không vượt quá mức chi

do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định

+ Các đơn vị phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, thông qua hội nghị cán

bộ công chức, gửi KBNN nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch để kiểm soát chi và gửi

cơ quan chủ quản để làm căn cứ kiểm tra, giám sát và duyệt quyết toán hàng năm

+ Được huy động vốn của cán bộ viên chức của đơn vị, vay vốn Ngân hàng,liên doanh liên kết để mở rộng hoạt động dịch vụ và nâng cao chất lượng hoạt động sự nghiệp Đối với hoạt động dịch vụ, liên doanh liên kết, đơn vị được quyết định các khoản thu, mức thu cụ thể theo nguyên tắc bảo đảm đủ bù đắp chi phí và

có tích lũy

+ Căn cứ vào tính chất công việc, thủ trưởng đơn vị được quyết địnhphương khoán chi phí cho từng bộ phận, đơn vị trực thuộc được quyết định đầu tư xây dựng, mua sắm mới và sửa chữa lớn tài sản theo quy định của pháp luật

- Về thu nhập: cuối kỳ kế toán chênh lệch thu – chi được sử dụng để chi trảthu nhập tăng thêm cho cán bộ, giảng viên, viên chức hành chính

+ Đối với nhóm I: được quyết định tổng mức thu nhập trong năm cho ngườilao động theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị không khống chế mức tối đa, sau khi đã thực hiện trích lập Quỹ Phát triển hoạt động sự nghiệp tối thiểu 25% chênh lệch thu – chi

+ Đối với nhóm II: được quyết định tổng mức thu nhập trong năm cho người lao động, nhưng tối đa không quá 3 lần quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ trong năm do Nhà nước quy định, sau khi đã thực hiện trích lập Quỹ Phát triển hoạt động sự nghiệp tối thiểu 25% chênh lệch thu – chi

+ Đối với nhóm III: được xác định tổng mức chi trả thu nhập trong năm của người lao động, nhưng tối đa không quá 2 lần quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ do Nhà nước quy định

Đặc điểm hoạt động tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu: Hoạt động tài

Trang 19

chính của các trường đều phải căn cứ vào Nghị định số 10/2002/NĐ-CP ngày 16 tháng 01 năm 2002 về chế độ tài chính áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp có thu và Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 04 năm 2006 về quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập, các Thông tư, Nghị định, hướng dẫn khác

có liên quan Hoạt động tài chính của các Trường Đại học công lập tự chủ tài chính có đặc điểm như sau:

Nguồn thu: nguồn tài chính được hình thành do Ngân sách Nhà nước

cấp và các nguồn thu hợp pháp khác được để lại đơn vị Nguồn tài chính của các trường đại học công lập bao gồm: Nguồn tài chính từ ngân sách Nhà nước cấp, từ học phí, lệ phí đóng góp của người học, tư thu nhập của các hoạt động nghiên cứu khoa học, tư vấn sản xuất kinh doanh, liên kết đào tạo trong và ngoài nước, các khoản thu dịch vụ khác của đơn vị sự nghiệp và nguồn tài chính tài trợ, nguồn vay của các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài nước.

Hiện nay, các đơn vị hành chính sự nghiệp áp dụng một trong hai cơ chế quản lý tài chính đó là cơ chế quản lý tài chính theo dự toán năm và cơ chế tự chủ tài chính Cơ chế quản lý tài chính theo dự toán năm được lập trên cơ sở chức năng nhiệm vụ được giao và các định mức của nhà nước Theo cơ chế quản lý này thì các các đơn vị phải lập dự toán năm hàng năm, khi thực hiện phải tuân thủ theo các nội dung và định mức chi trong dự toán được duyệt Cuối niên độ kế toán phải thực hiện việc quyết toán NSNN với cơ quan cấp trên hoặc

cơ quan chủ quản, nếu nguồn kinh phí Nhà nước chưa sử dụng hết thì phải nộp trả cho NSNN, hoặc có thể giảm trừ vào dự toán năm sau Cơ chế quản lý tài chính này được áp dụng chủ yếu cho cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức đoàn thể và một số đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu hoặc nguồn thu thấp Còn cơ chế tự chủ tài chính thường được áp dụng cho các một số đơn vị sự nghiệp có nguồn thu Cơ chế tự chủ tài chính được lập dựa trên chức năng và nhiệm vụ của cấp có thẩm quyền giao; kết quả hoạt động sự nghiệp; tình hình thu chi tài chính của năm trước; nhiệm vụ của năm kế hoạch; biên chế của đơn vị Đối với đơn vị có nguồn thu ổn định trong vòng 3 năm thì theo quy định các đơn vị phải xây dựng phương án tự chủ tự chịu trách nhiệm về tài chính trong vòng ba năm, sau đó dựa trên phương án tự chủ tự chịu trách nhiệm về tài chính được cấp có

Trang 20

thẩm quyền phê duyệt, hàng năm đơn vị lập báo cáo kế hoạch hoạt động và xây dựng dự toán thu chi NSNN năm đó Cuối năm việc thực hiện quyết toán nếu các khoản kinh phí NSNN cấp chưa sử dụng hết thì được tiếp tục chuyển sang năm sau Như vây, công tác quản lý tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp được thực hiện theo quy trình từ lập dự toán thu chi NSNN đến việc tổ chức thực hiện dự toán thu chi NSNN và cuối cùng là quyết toán NSNN Sau khi dự toán thu chi NSNN được cấp có thẩm quyền phê duyệt các đơn vị tổ chức chấp hành

dự toán NSNN Theo Luật NSNN: “ Chấp hành dự toán NSNN là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tổng hoà các biện pháp kinh tế tài chính và các biện pháp hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu chi trong kế hoạch ngân sách trở thành hiện thực” Chấp hành dự toán thu, chi NSNN bao gồm:

Chấp hành dự toán thu: đối với mọi khoản thu của đơn vị hành chính sự

nghiệp phải nộp vào quỹ NSNN và được quản lý tại kho bạc Nguồn thu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp gồm:

Thứ nhất, nguồn kinh phí cấp phát từ NSNN để thực hiện nhiệm vụ chuyên

môn của đơn vị Đây là nguồn thu rất quan trọng đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp, nhất là đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp có nguồn thu

thấp hoặc không có nguồn thu, các tổ chức đoàn thể Bao gồm:

NSNN cấp một phần kinh phí hoạt động thường xuyên của các trường đại học được NSNN đảm bảo;

Kinh phí thực hiện các dự án, đề tài khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp

trường, chương trình mục tiêu quốc gia, đào tạo theo hiệp định giữa Chính phủ Việt Nam và các nước, các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao;

Vốn cấp cho đầu tư xây dựng cơ bản;

Vốn cấp tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động đào tạo và nghiên cứu theo dự án và kế hoạch hằng năm;

Vốn đối ứng do các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

Các nguồn ngân sách và nguồn thu hợp pháp khác

Thứ hai, nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp: nguồn thu này chủ yếu có ở các

đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động hoặc tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động Theo chủ trương của Nhà nước tăng cường cơ chế tự chủ, tự

chịu trách nhiệm cho các đơn vị Bao gồm:

Nguồn thu từ học phí, các loại phí, lệ phí đóng góp của người học

Trang 21

Nguồn thu từ học phí, lệ phí tuyển sinh do người học đóng góp là nguồn thu được coi như NSNN được để lại bổ sung vào kinh phí hoạt động của Nhà trường theo quy định;

Thu từ hoạt động cung ứng dịch vụ, bồi dưỡng, đào tạo ngắn hạn, tư vấn

nghiên cứu khoa học, thu từ các hệ đào tạo liên kết trong nước và nước ngoài

thuộc loại hình đào tạo dịch vụ Mức thu các hoạt động này do thủ trưởng đơn vị quyết định, theo nguyên tắc bảo đảm bù đắp chi phí và có tích lũy cho đầu tư phát triển cho các hoạt động của các chương trình đào tạo;

Các nguồn thu sự nghiệp khác theo quy định của pháp luật

Thứ ba, nguồn thu từ các khoản viện trợ không hoàn lại của Chính phủ, các

tổ chức quốc tế Đây là các khoản thu không thường xuyên và không phải đơn vị nào cũng có những khoản thu này

Thứ tư, nguồn vốn vay từ các tổ chức tín dụng.

Như vậy, để quản lý tốt các nguồn thu này thì đơn vị phải tổ chức tốt công tác kế toán, phản ánh đầy đủ các nguồn thu trên các chứng từ, sổ sách Ngoài ra, đối với các đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần hoặc toàn phần chi phí hoạt động thì đơn vị phải nghiên cứu các biện pháp tận thu các nguồn thu hợp pháp khác để tăng cường nguồn lực tài chính cho đơn vị

Chấp hành dự toán chi: Chi ngân sách nhà nước được hiểu là quá trình

phân phối và sử dụng quỹ NSNN theo những nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo cho việc thực hiện các chức năng của Nhà nước Thực chất chi NSNN là quá trình phân phối lại các nguồn tài chính đã được tập trung vào NSNN và đưa chúng đến mục đích sử dụng Vì thế, chi NSNN là những việc cụ thể, không chỉ dừng trên các định hướng mà phải phân bổ cho từng mục tiêu cụ, từng hoạt động và từng công việc thuộc chức năng của Nhà nước Do đó, mọi khoản chi phải được thực hiện đúng nguyên tắc, trình tự, thủ tục theo các văn bản Nhà nước hướng dẫn thực hiện

Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp việc thực hiện mọi khoản chi phải căn

cứ vào dự toán ngân sách nhà nước được giao và yêu cầu thự hiện nhiệm vụ, thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách quyết định chi gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch Kho bạc Nhà nước kiểm tra tính hợp pháp của các tài liệu cần thiết theo quy định của pháp luật và thực hiện chi NSNN khi có đủ các điều kiện quy định

Theo Luật Ngân sách Nhà nước, sau khi được phân bổ dự toán ngân sách và

Trang 22

dự toán thu chi được duyệt, các trường đại học căn cứ vào đó để chi tiêu và sử

dụng nguồn kinh phí cho hoạt động của đơn vị.

Thứ nhất, chi thường xuyên bao gồm:

Chi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao;Chi phục vụ theo việc thực hiện công việc, dịch vụ thu phí, lệ phí;

Chi cho các hoạt động dịch vụ (kể cả chi thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, trích khấu hao TSCĐ theo quy định, chi trả vốn góp, trả lãi tiền vay theo quy định của pháp luật);

Thứ hai, chi không thường xuyên bao gồm:

Chi thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học;

Chi thực hiện chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức;

Chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia;

Thực hiện nhiệm vụ do nhà nước đặt hàng (điều tra, quy hoạch, khảo sát,

nhiệm vụ khác);

Chi vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài theo quy định;

Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao;

Chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế độ do nhà nước quy định (nếu có);Chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn TSCĐ thực hiện các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

Chi thực hiện các dự án từ nguồn vốn viện trợ nước ngoài;

Chi cho các hoạt động liên doanh, liên kết;

Các khoản chi khác theo quy định

Quản lý phân phối chênh lệch thu chi

Hàng năm, căn cứ vào kết quản hoạt động tài chính, sau khi trang trải các khoản chi phí, nộp thuế và các khoản nộp khác cho ngân sách Nhà nước, chênh lệch thu lớn hơn chi còn lại các đơn vị sự nghiệp có thu được trích lập: Quỹ dự

phòng ổn định thu nhập, Quỹ khen thưởng, Quỹ Phúc lợi, Quỹ Phát triển hoạt

động sự nghiệp Phần chênh lệch thu lớn hơn chi trong năm tài chính của đơn vị được xác định theo công thức như sau:

Thu sự nghiệp và NSNN cấp Chi thường xuyên Chênh lệch = chi hoạt động thường xuyên - và chi Nhà nước thu chi và chi Nhà nước đặt hàng đặt hàng

Trang 23

Về thu nhập: cuối kỳ kế toán chênh lệch thu – chi được sử dụng để chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, giảng viên, viên chức hành chính.

Đơn vị sự nghiệp không được trích lập các quỹ từ các nguồn sau: kinh

phí NSNN cấp để thực hiện tinh giản biên chế; kinh phí nghiên cứu khoa học đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ, ngành; chương trình mục tiêu quốc gia; thực hiện nhiệm vụ đột xuất của cấp có thẩm quyền giao; tiền mua sắm, sửa chữa lớn tài sản được xác định trong phần thu phí, lệ phí được để lại đơn vị theo quy định; vốn đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn TSCĐ; vốn đối ứng các dự án; vốn viện trợ; vốn vay; kinh phí của nhiệm vụ phải chuyển tiếp sang năm sau thực hiện.

Công tác xây dựng dự toán kinh phí:

Các cơ quan lập dự toán NSNN phải căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể trong năm

kế hoạch; chính sách, chế độ thu ngân sách; định mức phân bổ ngân sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách; Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về việc xây dựng dự toán để xây đựng dự toán thu – chi của đơn vị mình.

Cơ quan tài chính các cấp có tránh nhiệm kiểm tra, giám sát việc lập dự toán của đơn vị dự toán cấp I.

Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc lập dự toán của đơn vị dự toán cấp II, đơn vị dự toán cấp II có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc lập dự toán của đơn vị dự toán cấp III.

Công tác điều hành dự toán kinh phí:

Bộ Tài chính có trách nhiệm kiểm tra, thẩm định dự toán ngân sách của các

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở Trung Ương, dự

toán ngân sách các địa phương; thẩm tra phương án phân bổ dự toán ngân sách của cơ quan nhà nước và đơn vị dự toán cấp I cho các đơn vị sử dụng ngân sách trực thuộc Bố trí nguồn để thực hiện kịp thời các khoản chi theo dự toán, kiểm tra việc thực hiện chi tiêu.

Bộ Tài chính và cơ quan dự toán cấp I có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát

các nguồn thu của ngân sách nhà nước; kiểm tra việc chấp hành thu nộp ngân sách

nhà nước và xử lí các hành vi, vi phạm theo quy định của pháp luật; Kiểm tra, giám sát việc thực hiện chi tiêu và sử dụng ngân sách ở các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách.

Công tác quyết toán ngân sách

Trang 24

Việc xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết định quyết toán năm đối với các

cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thực hiện theo quy định tại Luật Ngân sách

Nhà nước và Thông tư số 01/2007/TT- BTC ngày 02/01/2007 của Bộ tài chính.

- Đối với đơn vị dự toán cấp II: có trách nhiệm xét duyệt và thông báo kết quả xét duyệt quyết toán năm đối với các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc.

- Đối với đơn vị dự toán cấp I: có trách nhiệm xét duyệt và thông báo

kết quả xét duyệt quyết toán năm đối với các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc.

Riêng đối với quyết toán của các đơn vị dự toán cấp III đã được đơn vị dự toán cấp II trực thuộc xét duyệt, đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm thẩm định.

-Đối với cơ quan tài chính các cấp:

+ Đối với quyết toán của các đơn vị dự toán cấp I cùng cấp: Cơ quan tài chính có có trách nhiệm thẩm định và thông báo kết quả thẩm định quyết toán

toán năm đối với quyết toán ngân sách cấp dưới trực thuộc.

Như vậy, quản lý tài chính trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có vai trò rất quan trọng nhằm mục đích kiểm soát tình hình sử dụng nguồn kinh phí mà Nhà nước cấp đạt hiệu quả, tiết kiệm, chống thất thoát, một số đơn vị thì tự chủ được về nguồn lực tài chính, tăng các nguồn thu hợp pháp, tiết kiệm các khoản chi, nâng cao thu nhập cho người lao động.

2.2 Lý luận chung về chứng từ kế toán trong đơn vị sự nghiệp

2.2.1 Khái niệm, bản chất của chứng từ kế toán

Căn cứ Điều 4, Khoản 7, Luật Kế toán: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ

và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán” [20; Trg 2]

Như vậy, chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu qui định,

chúng được dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng như các đối tượng kế toán

Trang 25

khác Ngoài ra, chứng từ còn có thể là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán.

Theo tiếng Latinh, chứng từ là Doumentum, có nghĩa là bằng cớ, chứng minh Điều này cho chúng ta dễ dàng nhận thấy rằng bản thân tên gọi của chứng

từ đã nói lên bản chất của chứng từ.

Thứ nhất, trên phương diện pháp lý, chứng từ là dấu hiệu vật chất bất kỳ

chứng minh các quan hệ và các sự kiện Nó là bản văn tự chứng minh về sự tồn tại của một sự kiện nào đó mà các hậu quả pháp lý cũng gắn liền với nó Chứng

từ kế toán chính là những bằng chứng bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế - tài chính đã xảy ra và thực sự hoàn thành Chứng từ là căn cứ pháp lý để kiển tra việc chấp hành mệnh lệnh sản xuất, chính sách, chế độ quản lý kinh tế - tài chính cũng như kiểm tra kế toán.

Thứ hai, trên phương diện thông tin, chứng từ là đối tượng vật chất chứa

đựng thông tin dưới dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong thời gian không gian Nó là công cụ vật chất được sử sụng trong quá trình giao tiếp mà trong đó con người nhờ các phương tiện và hình thức khác nhau để thể hiện và mã hoá thông tin cố định theo một hình thức hợp lý Chứng từ là biểu hiện của phương pháp chứng từ - một phương tiện chứng minh và thông tin về sự hình thành của các nghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để ghi sổ nhằm cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng cho lãnh đạo nghiệp vụ làm cơ sở cho việc phân loại và tổng hợp kế toán.

Chứng từ là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán

Chứng từ kế toán là phương pháp đầu tiên quan trọng của hệ thống phương pháp hạch toán kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán được lập ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, phản ánh trực tiếp và nguyên vẹn nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo thời gian và địa điểm phát sinh của nó Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự phát sinh và đã hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế, qua đó thông tin và kiểm tra về hình thái

và sự biến động của tường đối tượng kế toán cụ thể Phương pháp chứng từ được cấu thành bởi hai yếu tố cơ bản:

Trang 26

Một là: Hệ thống bản chứng từ được dùng để chứng minh tính hợp pháp

của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tượng hạch toán kế toán và là căn cứ ghi sổ kế toán

Hai là: Kế hoạch luân chuyển chứng từ nhằm thông tin kịp thời về các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trạng thái và sự biến động của các đối tượng hạch toán kế toán

Phương pháp chứng từ với hai yếu tố cấu thành cơ bản nêu trên nhằm

Có thể khái quát ý nghĩa của phương pháp chứng từ trên các mặt chủ yếu sau:

Thứ nhất, chứng từ là phương pháp thích hợp nhất với sự đa dạng và biến

động không ngừng của đối tượng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguyên hình tình trạng và sự vận động của các đối tượng này Chính vì vậy, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được “sao chụp” trên chứng từ

Thứ hai, hệ thống bản chứng từ ( yếu tố cơ bản cấu thành phương pháp

chứng từ) hoàn chỉnh là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác định tình hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toan, kiểm tra và thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh

Thứ ba, phương pháp chứng từ là phương tiện thông tin “ hoả tốc” cho công

tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế

Thứ tư, chứng từ gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ

kinh tế, với trách nhiệm vật chất của cá nhân, các đơn vị nghiệp vụ đó Qua đó, chứng từ góp phần thực hiện triệt để hạch toán kinh doanh nội bộ, gắn liền với kích thích lợi ích vật chất và trách nhiệm vật chất

Thứ năm, với hệ thống hạch toán kế toán, chứng từ vừa là cơ sở để phân

loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cho việc ghi vào các sổ kế toán theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể

Với những ý nghĩa nêu trên, phương pháp chứng từ kế toán phải được

sử dụng trong tất cả các đơn vị hạch toán, không phân bi ệt các ngành sản

xuất và các thành phần kinh tế khác nhau Tất nhiên, là một yếu tố trong hệ

Trang 27

thống phương pháp hạch toán kế toán, chứng từ kế toán không thể thay thế cho các phương pháp còn lại mà phải thích ứng và tạo ra mối liên hệ về nội dung và hình thức hạch toán.

Bản chứng từ vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh

tế, tài chính đó

Mỗi bản chứng từ chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế, tài chính cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bản chứng từ …Các tiêu thức phán ánh đặc trưng riêng cho mỗi loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính được nêu ra trong mỗi bản chứng từ gọi là các yếu của bản chứng từ

Do tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính nên các tiêu thức đặc trưng cho bản chứng từ rất phong phú Có thể chia các yếu tố cơ bản của chứng từ thành 2 nhóm: các yếu tố cơ bản và các yếu tố bổ sung

Các yếu tố cơ bản : là những yếu tố bắt buộc phải có trong mỗi bản chứng

từ và tạo nên nội dung cơ bản của mỗi bản chứng từ Qua các yếu tố cơ bản có thể thấy đặc trưng nghiệp vụ kinh tế, tài chính về số lượng, chất lượng, không gian, thời gian phát sinh, v.v Sự vắng mặt của bất kỳ một yếu tố cơ bản nào sẽ làm cho các bản chứng từ trở nên không đầy đủ và do đó không đáng tin cậy Vì vậy, các yếu tố này trở thành mội dung bát buộc của mỗi bản chứng từ kế toán, không phụ thuộc vào loại nghiệp vụ, tính chất của nghiệp vụ và tình trạng của của vốn liên quan đến nghiệp vụ đó

2.2.2 Vai trò của chứng từ kế toán [17;Trg 85]

Chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ bởi vì nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán

Vai trò của chứng từ kế toán thể hiện như sau:

Thứ nhất, việc lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu Nó là

khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn

bộ công tác kế toán

Thứ hai, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính

đã phát sinh và đã hoàn thành Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của

Trang 28

nghiệp vụ.

Thứ ba, việc lập chứng từ kế toán là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ

nghiệp vụ phát sinh

Thứ tư, việc lập chứng từ kế toán để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách

nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh

2.2.3 Phân loại chứng từ kế toán [14; Trg 66 -70]

Chứng từ là bằng chứng, là bản “photo”, là “dấu vết” để lại sau khi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị và đã hoàn thành Trong mỗi đơn vị có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh một cách thường xuyên, do vậy để có thể

“chụp” lại tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, trong các đơn vị khác nhau cần thiết phải sử dụng các loại chứng từ khác nhau Có nhiều loại chứng từ

kế toán khác nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính khác nhau phát sinh trong đơn vị Mỗi cách phân loại này căn cứ vào những tiêu thức khác nhau như: công dụng, trình độ tổng hợp, số lần sử dụng, địa điểm lập và nội dung kinh tế của chứng từ Cụ thể:

Thứ nhất, theo công dụng: chứng từ có thể phân loại thành chứng từ gốc

và chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh, là chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng nhất Ví

dụ như: Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, xuất kho, Phiếu thu, chi… Có thể phân chứng từ gốc thành các loại chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục kế toán và chứng từ liên hợp.

Chứng từ mệnh lệnh, là chứng từ mang tính quyết định của chủ thể quản lý

Chứng từ mệnh lệnh là chứng từ dùng để truyền đạt các lệnh sản xuất, kinh doanh hoặc công tác nhất định như : các chỉ tiêu, các lệnh xuất vật tư, lệnh điều chuyển lao động, tài sản, … thuộc loại chứng từ này Một chứng từ thuần tuý mệnh lệnh biểu thị nghiệp vụ kinh tế, tài chính cần thực hiện, chưa chứng minh kết quả sự hình thành nghiệp vụ, do đó loại chứng từ này chưa đủ làm căn cứ để ghi sổ kế

toán.

Chứng từ chấp hành (thực hiện) là chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài

chính đã hoàn thành Chứng từ chấp hành là chứng từ dùng để ghi nhận các lệnh sản xuất kinh doanh đã thực hiện như: các loại phiếu xuất, biên lai, hoá đơn thuộc loại chứng từ này Thông qua loại chứng từ này có thể thấy mức độ thực hiện các quyết định đồng thời biểu thị cả trách nhiệm vật chất trong việc xảy ra nghiệp vụ

Trang 29

kế toán Nói chung, chứng từ thực hiện có thể làm căn cứ ghi sổ kế toán Trong một số trường hợp cần có những chứng từ bổ sung như thanh toán cho nghiệp vụ tạm ứng, xử lý thiệt hại vật tư …

Chứng từ thủ tục kế toán là những chứng từ tổng hợp, quy loại các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính có liên quan theo những đối tượng hạch toán kế toán cụ thể, nhất định để tiện lợi cho việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu Loại chứng từ thuần tuý về thủ tục kế toán này là những chứng từ trung gian nên phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp ký chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ

Chứng từ liên hợp là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng

từ nêu trên như những lệnh kiêm phiếu xuất, phiếu chi hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho …

Khác với chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ là những chứng từ dùng để tập hợp

số liệu của các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung nghiệp vụ trên cơ sở đó kế toán ghi chép số liệu vào sổ kế toán, chứng từ ghi sổ không có giá trị pháp lý như chứng từ gốc Nó chỉ có giá trị khi có các chứng từ gốc liên quan đi kèm

Thứ hai, theo tính chất pháp lý, chứng từ kế toán có thể phân biệt thành

hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.

Chứng từ bắt buộc, là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa

các pháp nhân hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Đối với loại chứng từ bắt buộc, Nhà nước tiêu chuẩn hoá về qui cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ, mục đích và phương pháp lập chứng từ Loại chứng bắt buộc được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực kinh tế và vác doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế

Chứng từ hướng dẫn, là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn

vị Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng làm cơ sở để các đơn vị dựa trên đó mà vận dụng một cách thích hợp vào từng tình huống cụ thể

Thứ ba, theo nội dung kinh tế, chứng từ có thể phân chia thành 4 loại sau đây:

Chứng từ về lao động tiền lương;

Trang 30

bên trong (nội bộ) và chứng từ bên ngoài.

Chứng từ bên trong (nội bộ) là chứng từ được lập trong phạm vi đơn vị

hạch toán không phụ thuộc vào đặc tính của nghiệp vụ kinh tế, tài chính Chứng từ bên trong có loại chỉ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính giải quyết quan hệ trong nội bộ đơn vị ví dụ: phiếu xuất vật tư, bảng kê thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên, biên bản kiểm kê nội bộ, … Một bộ phận khác của chứng từ bên trong liên quan đến nghiệp vụ xảy ra trong đơn vị nhưng để giải quyết các mối quan hệ kinh tế với bên ngoài như: hoá đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác, phiếu (bảng kê) thực hiện hợp đồng của đơn vị với đơn vị khác

Chứng từ bên ngoài là những chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế có liên

quan đến đơn vị hạch toán nhưng lập từ các đơn vị khác như: hoá đơn mua hàng, phiếu (hợp đồng) vận chuyển thuê ngoài …

Phân chia chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra và xử lý các nghiệp vụ trong kế toán Tuy nhiên, việc phân chia này trong một số trường hợp chỉ có ý nghĩa tương đối Có thể cùng loại chứng từ nhưng có thể lập từ bên trong hay bên ngoài đơn vị Vì vây, trong đối chiếu kiểm tra cần đưa vào yếu tố “ ngày và số thứ tự chứng từ ” để xác định và phân loại

Thứ năm, theo trình độ khái quát của tài liệu trong chứng từ có thể chia

chứng từ thành chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp

Chứng từ ban đầu, còn gọi là chứng từ trực tiếp, phản ánh trực tiếp đối

tượng hạch toán, là “tấm hình” gốc chụp lại những nghiệp vụ kinh tế, tìa chính Chứng từ ban đầu có đầy đủ giá trị và hiệu lực cho hạch toán và cho quản lý Chứng từ ban đầu gồm tất cả các loại hoá đơn, phiếu xuất, nhập vật tư, lệnh thu, chi tiền mặt …

Chứng từ ban đầu có ý nghĩa lớn cả trong công tác kế thanh tra, lãnh đạo

nghiệp vụ kinh tế, xác định trách nhiệm vật chất …

Chứng từ tổng hợp hay chứng từ khái quát là phương tiện tổng hợp tài liệu

về các nghiệp vụ kinh tế cùng loại, là công cụ kỹ thuật giảm nhẹ công tác kế toán

và đơn giản trong ghi sổ Tuy nhiên, chứng từ tổng hợp không có ý nghĩa độc lập, chúng chỉ trở thành phương tiện thông tin và chứng minh khi có chứng từ ban đầu kèm theo

Trang 31

Phân loại theo trình độ khái quát giúp ích cho việc lựa chọn từng loại chứng

từ trong công tác hạch toán, thanh tra và quản lý kinh tế

Thứ sáu, Theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ có thể phân

chứng từ thành chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần

Chứng từ một lần, là chứng từ trong đó việc ghi chép chỉ tiến hành một lần

và chuyển vào ghi sổ kế toán Cần chú ý chứng từ một lần vẫn được dùng để ghi nhiều nghiệp vụ kinh tế khi các nghiệp vụ này phát sinh cùng một lúc ở cùng một địa điểm Chứng từ một lần là loại chứng từ được dùng phổ biến như: hoá đơn, lệnh thu chi tiền mặt, biên bản kiểm kê, bảng kê thanh toán… Chứng từ một lần thường được lập và thực hiện trong phạm vi một ngày

Chứng từ nhiều lần, là chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn

nhiều lần Sau mỗi lần ghi các con số thường được cộng dồn Tới một giới hạn xác định trước, chứng từ không còn sử sụng tiếp nữa được chuyển vào ghi sổ kế toán

và lưu trữ

Chứng từ nhiều lần, thường bao gồm phiếu (thẻ) theo dõi thực hiện các hợp

đồng (kể cả hợp đồng khoán), phiếu lĩnh vật tư theo định mức …

Cách phân loại này giúp ích nhiều cho việc lựa chọn loại chứng từ thích hợp cho từng loại nghiệp vụ kinh tế để giảm bớt việc ghi chép trên chứng từ

Thứ bảy, Theo nôi dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ Hệ

thống chứng từ bao gồm nhiều loại: chứng từ về tiền mặt, về vật tư, về tiêu thụ hàng hoá, về thanh toán với ngân hàng, kho bạc và thanh toán với công nhân viên… Cách phân loại này giúp ích trong phân loại chứng từ để đưa vào lưu trữ và xác định thời hạn lưu trữ cho từng loại chứng từ

Thứ tám, Theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ: Hệ thống chứng

từ có thể chia thành 2 loại chứng từ là chứng từ bình thường và chứng từ báo động

Chứng từ bình thường chứa đựng những thông tin thể hiện tính hợp quy quy

luật của các nghiệp vụ kinh tế xảy ra, Những chứng từ này tiêp tục làm thủ tục theo các yếu tố và trình tự quy định để ghi sổ, tổng hợp và thông tin theo định kỳ

Chứng từ báo động là những chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện

mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như: vật tư sử dụng vượt định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế không bình thường, … Những chứng từ này cần được xử lý kịp thời trước khi đưa vào ghi sổ kế toán hoặc xử lý tiếp theo trình tự quy định

Trang 32

2.2.4 Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán tại đơn vị sự nghiệp [15; Trg 48 - 51]

Để thực hiện đúng các quy định của Nhà nước, hoạt động có hiệu quả, đảm bảo các yêu cầu của tổ chức chứng từ kế toán trong đơn vị cần dựa trên các nguyên tắc sau:

Thứ nhất, tổ chức chứng từ kế toán phải đảm bảo tính thống nhất giữa kế

toán và quản lý Nguyên tắc thống nhất ở đây bao gồm thống nhất giữa đơn vị hạch toán với đơn vị quản lý tức là thống nhất về không gian quản lý và tổ chức hạch toán theo yêu cầu; thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức hoạt động và tổ chức quản lý Có như vậy mọi quyết định liên quan đến tài chính trong đơn vị mới phù hợp với yêu cầu của các nhà quản lý Mặt khác, trong đơn vị cũng có nhiều bộ phận liên quan chặt chẽ với nhau để tạo thành một hệ thống tổ chức quản lý Do đó, giữa các bộ phận trong đơn vị với nhau cũng đảm bảo tính thống nhất về cách thức quản lý cũng như cách thức tổ chức để kịp thời đối chiếu

số liệu, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch NSNN

Thứ hai, tổ chức chứng từ kế toán phải đảm bảo sự phù hợp với đặc điểm,

quy mô hoạt động, khối lượng nghiệp vụ phát sinh, trình độ quản lý, năng lực chuyên môn của cán bộ kế toán… Mỗi một đơn vị đều có những đặc điểm, điều kiện riêng đòi hỏi phải tổ chức chứng từ kế toán thích hợp với đặc thù của từng đơn vị Khi tổ chức chứng từ kế toán, một mặt phải quan tâm đến tính thống nhất với các chế độ, các quy định chung, với các bộ phận quản lý khác Mặt khác, phải chú ý đến đặc điểm, điều kiện riêng của đơn vị, tránh dập khuôn máy móc, đảm bảo sự hài hoà giữa tính thống nhất và tính đặc thù để có thể phát huy đầy đủ vai trò của kế toán trong quản lý tài chính của đơn vị Hơn nữa, tuỳ tính phức tạp của đối tượng kế toán để tính toán các bước của quy trình kế toán và chọn hình thức

kế toán, bộ máy kế toán thích hợp với đặc thù của đơn vị và ngược lại khi trình độ cán bộ kế toán được nâng cao có thể tăng thên tương ứng mức độ khoa học của phương pháp kế toán và hình thức kế toán

Thứ ba, tổ chức chứng từ kế toán phải đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế

toán và các chế độ kế toán hiện hành Chứng từ là một bộ phận quan trọng trong

tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị Chứng từ là công cụ để Nhà nước kiểm tra, giám sát hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị Để đảm bảo việc kiểm tra, giám sát này, đồng thời cũng để đảm bảo thông tin kế toán được thống nhất và tin cậy

Trang 33

đối với các đối tượng sử dụng, Nhà nước đã ban hành các chuẩn mực kế toán cũng như các chế độ về kế toán tài chính và yêu cầu các đơn vị phải tuân thủ thực hiện

Do đó, khi triển khai các nội dung của tổ chức chứng từ kế toán trong đơn vị phải nắm vững các chuẩn mực, các chế độ về kế toán tài chính của Nhà nước, đảm bảo các nội dung kế toán phải thống nhất với các chuẩn mực và chế độ kế toán

Thứ tư, Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả Theo nguyên tắc này tổ chức

chứng từ kế toán phải đảm bảo tiết kiệm chi phi, hạch toán kế toán có hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý Cũng như mọi hoạt động khác, tổ chức chứng từ kế toán phải đảm bảo tính hiệu quả trong việc thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động tài chính của đơn vị trên cơ sở tổ chức hợp lý, khoa học

và mạnh dạn áp dụng khoa học kỹ thuật phục vụ công tác tổ chức chứng từ kế toán Thực hiện nguyên tắc này giúp kế toán thực hiện được các chức năng, nhiệm

vụ của mình được tốt nhất nhưng với chi phí thấp nhất

Thứ năm, Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc phân nhiệm phát sinh từ yêu cầu quản lý an toàn công quỹ Nhà nước và phân công lao động hợp lý Theo nguyên tắc này, tổ chức chứng từ kế toán công trong đơn vị hành chính - sự nghiệp đòi hỏi phải tách rời chức năng chuẩn chi, chuẩn thu với chức năng thực hiện chi, thực hiện thu của cán bộ, không được để một cán bộ kiêm nhiệm cả hai chức năng này Việc tách hai chức năng chuẩn chi (chuẩn thu) với chức năng thực hiện chi (thu) chính là cơ sở để Nhà nước tạo lập ra sự kiểm soát lẫn nhau giữa hai cán bộ

đó

Các nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán nêu trên là những nguyên tắc mang tính chất bao quát và xuyên suốt toàn bộ quá trình tổ chức chứng từ kế toán, chúng phải được quán triệt thực hiện một cách đồng bộ, đầy đủ mới có thể thực hiện tốt nội dung của tổ chức chứng từ kế toán trong đơn vị Tuy nhiên, trong quá trình triển khai tổ chức chứng từ kế toán, chúng ta còn phải tuân theo những nguyên tắc cũng như dựa vào căn cứ cụ thể trong từng nội dung tổ chức cụ thể để đảm bảo tính khoa học của tất cả các nội dung trong tổ chức chứng từ kế toán

2.2.5 Nội dung tổ chức chứng từ kế toán tại đơn vị sự nghiệp [15; Trg 55,56];

[7; Trg 51-53]

Cũng giống như các đơn vị khác, chứng từ kế toán trong đơn vị HCSN cũng phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành, là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị phải được

Trang 34

lập đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ- CP ngày 31 tháng 05 năm 2004 của Chính phủ

;Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành và Thông tư số 185/2010/TT- BTC ngày 15 tháng 11 năm

2010 về việc sửa đổi bổ sung chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.

Việc tổ chức chứng từ kế toán phải đảm bảo các qui định nhất định sau:

Thứ nhất, tổ chức chứng từ phải căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành

được thống nhất áp dụng về hệ thống mẫu biểu chứng từ để tổ chức hợp lý, hợp pháp, đảm bảo cho chứng từ là căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ kế toán và thông tin cho các nhà quản lý

Thứ hai, tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ

tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ phù hợp

Thứ ba, tổ chức chứng từ phải căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và các

thông tin về tình hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp và có kế hoạch luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan

Thứ tư, tổ chức chứng từ phải căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng

loại chứng từ cũng như yêu cầu về quản lý các đối tượng hạch toán kế toán khác nhau để xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp

Để đảm bảo được 4 nguyên tắc trên nội dung chứng từ phải tuân theo trình tự sau:

Một, xác định danh mục chứng từ ( hay lựa chọn chứng từ): đối với các đơn

vị HCSN phải dựa trên chế độ kế toán để xây dựng danh mục chứng từ cho phù hợp Bao gồm:

Thứ nhất, chứng từ kế toán áp dụng chung cho tất cả các đơn vị HCSN có

chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn Chứng từ bắt buộc là những chứng từ mà Bộ Tài chính quy định các đơn vị phải lập đúng theo mẫu biểu Chứng từ hướng dẫn là những chứng từ mà Bộ tài chính ban hành nhằm giúp cho các đơn vị căn cứ trên những mầu này để chỉnh sửa cho phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị Gồm 4 chỉ tiêu:

+ Chỉ tiêu lao động tiền lương gồm có các biểu mẫu sau:

Trang 35

Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số C02a -HDBảng thanh toán thu nhập tăng thêm Mẫu số C02b - HD

Bảng thanh toán học bổng (Sinh hoạt phí) Mẫu số C03 - HD

Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Mẫu số C07 - HDHợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm ngoài giờ Mẫu số C08- HDBảng thanh toán tiền thuê ngoài Mẫu số C09- HDBiên bản thanh lý hợp đồng giao khoán Mẫu số C10- HDBảng kê trích nộp các khoản theo lương Mẫu số C11- HDBảng kê các khoản thanh toán công tác phí Mẫu số C12- HD Danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác

Qua tài khoản cá nhân Mẫu số C13- HD

+ Chỉ tiêu vật tư gồm các biểu mẫu sau:

Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ Mẫu số C22- HDBiên bản kiểm kê vật tư, công cụ, phẩm, hàng hóa Mẫu số C23- HD Bảng kê mua hàng Mẫu số C24- HD

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mẫu số C25- HD

Phiếu giao nhận nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ Mẫu số C26- HD+ Chỉ tiêu tiền tệ gồm các biểu mẫu sau:

Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho đồng Việt Nam) Mẫu số C34- HD

Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc) Mẫu số C35- HD

Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn Mẫu số C40a- HDBảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn Mẫu số C40b- HD

Trang 36

Bảng kê đề nghị thanh toán Mẫu số C41- HD+ Chỉ tiêu TSCĐ gồm các biểu mẫu sau:

Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Mẫu số C54- HD

Bảng tình và phân bổ khấu hao TSCĐ Mẫu số C55b- HD Thứ hai, chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác Cơ sở

để lập những mẫu chứng từ này phải dựa trên các văn bản pháp luật Trong các văn bản này đều có mẫu và hướng dẫn cách lập cụ thể

Hai, tổ chức lập, luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán: về nguyên tắc

mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình thanh toán, sử dụng nguồn kinh phí NSNN, các đơn vị đều phải lập chứng từ Do đó, việc đầu tiên của tổ chức lập chứng từ là lựa chọn chứng từ phù hợp với từng nghiệp vụ kinh tế Sau đó, lựa chọn phương tiện kỹ thuật để lập chứng từ Chứng từ có thể lập bằng thủ công hoặc bằng máy vi tính Hiện nay, để giảm bớt chi phí, thời gian, công sức của nhân viên kế toán, nâng cao độ chính xác, tin cậy của chứng từ kế toán Nhà nước cho phép sử dụng phần mềm, lập chứng từ trên máy vi tính Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm và lập chứng từ kế toán trên máy vi tính phải đảm bảo đúng nội dung quy định, tính pháp lý của chứng từ kế toán Cụ thể:

+ Chứng từ kế toán chỉ được lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt;

+ Số tiền trên chứng từ phải khớp đúng cả về số và chữ;

+ Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi loại chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải

Trang 37

giống nhau Các chứng từ sau khi lập xong phải được người có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt theo quy định Chữ ký trên chứng từ phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký Đối với chứng từ chi tiền, những người có liên quan phải ký trực tiếp vào từng liên, phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký (nếu có) hoặc giống với chữ ký đã ký trước đó Kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ.

Các đơn vị HCSN nếu có đủ các điều kiện về thiết bị, công nghệ và nhân lực đảm bảo sử dụng an toàn, bảo mật được dữ liệu có thể sử dụng chứng từ điện tử trong giao dịch, thanh toán Chứng từ điện tử đáp ứng được các yêu cầu về nội dung và độ an toàn dữ liệu có giá trị như chứng từ bằng giấy Chữ ký trên chứng từ điện tử được xác lập riêng cho từng cá nhân và phải được mã hoá bằng khoá mật mã để xác định quyền và trách nhiệm của người lập và những người có liên quan chịu trách nhiệm về tính an toàn và chính xác của chứng từ điện tử

Hiện nay, các chứng từ kế toán phổ biến thường được lập bằng máy vi tính hoặc trong phần mềm kế toán sẵn có Nhưng dù chứng từ được lập bằng tay hay bằng máy tính đều phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có định khoản kế toán rõ ràng

Trình tự lập, luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán sau khi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành đều phải luân chuyển để kiểm tra và ghi sổ kế toán kịp thời Quá trình từ khi lập cho đến khi ghi sổ và đưa chứng từ kế toán vào bảo quản và lưu trữ gọi là trình tự luân chuyển chứng từ kế toán trong đơn vị Các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:

+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trinhg Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có);+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

Trang 38

+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Tuỳ theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển phù hợp, theo nguyên tắc tổ chức luân chuyển chứng từ phải đạt được nhanh chóng, kịp thời

không gây trở ngại cho công tác kế toán.

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:

+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu có liên quan; + Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán;

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho, ) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.

Trong quá trình lập, luân chuyển chứng từ kế toán phải tuân thủ các yếu tố

cơ bản sau:

Thứ nhất, tên gọi chứng từ: là sự khái quát hoá nội dung của nghiệp vụ Mỗi

chứng từ đều có tên gọi riêng giúp cho việc phân loại chứng từ, tổng hợp, số liệu một cách thuận Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho v.v

Thứ hai, Tên và địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ

Đơn vị ở đây có thể là doanh nghiệp, cơ quan hay một bộ phận của doanh nghiệp, cơ quan đó Đây là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính, để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ theo dõi đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ Đồng thời là cơ sở xác định đối chiếu và thanh tra các nghiệp vụ kinh tế

Thứ ba, Ngày tháng và số thứ tự của chứng từ Đây là yếu tố vừa là cơ sở

chi tiết hoá nghiệp vụ theo thời gian, vừa là cơ sở thanh tra kinh tế, tài chính Nếu

là chứng từ bên trong thì số hiệu chứng được đánh liên tục từ đầu năm đến cuối năm tài chính Nếu là chứng từ bên ngoài thì số hiệu của chứng từ do bên ngoài đánh Có những loại chứng từ số thứ tự đã được ghi sẵn

Thứ tư, Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính Đây là một trong các yếu

tố cơ bản làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ Nội dung nghiệp

Trang 39

vụ ghi trên chứng từ cần diễn đạt gọn và rõ ràng Đồng thời cần sử dụng các tên, các khái niệm và các danh mục song phải đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để lập định khoản

kế toán phục vụ ghi sổ kế toán

Thứ năm, Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị Đây là yếu tố phân

định ranh giới giữa chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trong thanh tra, trong hành chính Trong nhiều trường hợp quy mô này được ghi bằng cả số và chữ Trong các chứng từ thanh toán, quy định này có tính chất bắt buộc

Thứ sáu, Chữ ký của những người chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp

vụ Thông thường, mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính thường gắn liền với việc thay đổi trách nhiệm vật chất từ người này sang người khác Vì thế về nguyên tắc, chứng từ kế toán phải có ít nhất hai chữ ký của hai người tham gia vào việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính, kèm theo chữ ký của người xét duyệt chứng từ nhất thiết phải có dấu của đơn vị

Ngoài các yếu tố cơ bản của chứng từ đã nêu ở trên các yếu tố bổ sung của chứng từ thường bao gồm:

Thứ nhất, Quan hệ của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đến các loại tài

sản (loại sổ, loại tài khoản) phải phản ánh Trường hợp kế toán kép thì có thể định khoản ở phần cuối hay đầu của chứng từ

Thứ hai, các yếu tố bổ sung khác như: Quy mô kế hoạch (định mức) của

nghiệp vụ, phương thức mua, bán hàng hoá, phương thức thanh toán

Nghiệp vụ kinh tế, tài chính rất đa dạng Để đáp ứng đầy đủ về số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm của nghiệp vụ xảy ra thường đòi hỏi lượng thông tin khá lớn về các khái niệm, từ ngữ và con số Tuy nhiên, không phải mọi đặc trưng ấy đều phản ánh chỉ qua một con đường của hạch toán kế toán Vì vậy, việc sử dụng các yếu tố, đặc biệt là các yếu tố bổ sung cần chú ý tránh hiện tượng thừa và trùng lặp các thông tin làm tăng khối lượng công tác kế toán

Về hình thức bản chứng từ có thể xem xét trên nhiều mặt như vật liệu tạo ra bản chứng từ, cách bố trí những cột, dòng trên bản chứng từ, cách biểu hiện các yếu tố của chứng từ

Để đáp ứng yêu cầu về nội dung và hình thức của bản chứng từ thường phải tiến hành 2 quá trình đồng thời là tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá các bản chứng

từ và cuối cùng phải được thể chế hoá thành chế độ ghi chép ban đầu

Trang 40

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

Ba, sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế toán

Tổ chức sử dụng chứng từ là việc lựa chọn sử dụng hệ thống mẫu biểu chứng từ kế toán theo quy định để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành làm căn cứ cho việc ghi sổ kế toán Tất cả các đơn vị HCSN đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong chế độ kế toán Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc Đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị có thể sửa đổi bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị

Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền

Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán, các đơn vị có thể mua hoặc tự thiết kế mẫu (đối với những chứng từ kế toán hướng dẫn), tự in, nhưng phải đảm bảo các quy định chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại Điều 17 Luật Kế toán; quy

định về chứng từ kế toán theo QĐ số 19/2006 và Thông tư số 185/2010/TT- BTC

ngày 15 tháng 11 năm 2010 về việc sửa đổi bổ sung chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.

Bốn, bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ

Theo quy định tại điều 40 Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 06

năm 2003 của Quốc hội khóa 11 thì bảo quản, lưu giữ tài liệu kế toán được quy định như sau:

Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toan bảo quản đầy đủ, an

toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ

Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính Trường hợp tài liệu kế

toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận

Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ

ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán

Định dạng
Số trang	97
Dung lượng	694 KB