luận văn quản lý dự án Công tác quản lý dự án của Công ty TNHH MTV Cơ khí và Xây dựng Megastar

Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở các lý thuyết vê quản lý dự án, quản trị kinh doanh đã được học, đồngthời với kinh nghiệm rút ra tư việc tham gia thực hiện các dự án trong thực tế kết hợp

MỤC LỤC

Lời nói đầu 6

1.Lý do chọn đề tài 6

2 Mục đích nghiên cứu 6

3 Đối tượng nghiên cứu 6

4 Phương pháp nghiên cứu 7

5 Đóng góp của luận văn 7

6 Kết cấu của luận văn 8

PHẦN I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 9

1 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 9

1.1.1 Khái niệm 9

1.1.2 Đặc điểm của dự án 9

1.1.3 Chu kỳ của dự án 10

1.1.4 Các bên liên quan đến dự án 11

1 2 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 13

1.2.1 Khái niệm: 13

1.2.2 Các mục tiêu của quản lý dự án 14

1.2.3 Tác dụng của quản lý dự án 17

1.2.4 Đặc điểm của quản lý dự án 17

1.2.5 Nội dung quản lý dự án 18

1.3 Một số mô hình tổ chức quản lý dự án 29

PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG MEGASTAR 31

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG MEGASTAR 31

2.1.1 Một số thông tin chính về công ty 31

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty TNHH MTV MEGASTAR E&C 32

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty Megastar 33

2.1.4 Cơ cấu lao động của công ty 36

2.1.5 Một số sản phẩm và dịch vụ chủ yếu của Công ty Megastar E&C 38

2.1.6 Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH MTV cơ khí và xây dung

Megastar trong những 3 năm gần đây 41

2.2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI MEGASTAR E&C 43

2.2.1 Thực trạng quản lý tiến độ dự án tai Megastar E&C 43

2.2.1.1 Quy trình quản lý các dự án sản xuất tại Megastar E&C 43

2.2.1.2 Phân tích tiến độ một số mẫu dự án đã thực hiện 45

2.2.1.3 Thống kê các dự án đã thực hiện 51

2.2.1.4 Các nguyên nhân chủ yếu gây ra chậm tiến độ của dự án 52

2.2.2 Thực trạng lập dự toán và quản lý vật tư thép của các dự án tại Công ty Megastar E&C 54

2.2.2.1 Quy trình lập dự toán và quản lý chi phí dự án tai Công ty: 54

2.2.2.2 Phân tích Một số bản dự toán dự án: 55

2.2.2.3 Phân tích các dự toán mẫu: 57

2.2.2.4 Các nguyên nhân chủ yếu gây thất thoát lãng phí trong quản lý chi phí dư án 59

PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG MEGASTAR 60

3.1 Định hướng mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Megastar E&C 60

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY MEGASTAR E&C 62

3.2.1 Thay đổi, điều chỉnh lại quy trình thực hiện dự án: 62

3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tiến độ dự án: 66

3.2.1 Giải pháp nâng cao chất lượng về lập kế hoạch và xây dựng bảng tiến độ thực hiện dự án 66

3.3 Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý chi phí, giảm tiêu hao lãng phí đối với vật tư thép của dự án 74

3.3.1 Quản lý vật tư tiêu hao và vật tư dư đối với thép tấm: 74

3.3.2 Xây dựng định mức tiêu hao cho nguyên vật liêu phụ: 82

Kết luận 84

Tài liệu tham khảo 86

MỤC LỤC BẢNG BIỂU Trang

Bảng 2.2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2007, 2008 và Năm 2009 37

Bảng 2.4: Tiến độ thực hiện dự án sản xuất bộ Cổng trục dầm đôi 25 tấn cho

nhà máy đóng tàu Bạch Đằng theo kế hoạch được duyệt 42Bảng 2.5: Tiến độ thực hiện dự án sản xuất bộ Cổng trục dầm đôi 25 tấn cho

Bảng 2.6: Tiến độ thực hiện dự án sản xuất bộ Cổng trục dầm đôi 20 tấn cho

Công ty lắp máy Lilama 453 theo kế hoạch được duyệt 44Bảng 2.7: Tiến độ thực hiện dự án sản xuất bộ Cổng trục dầm đôi 25 tấn cho

Bảng 2.8: Tiến độ thực hiện dự án sản xuất bộ Cầu trục dầm đôi 40 tấn cho

nhà máy thủy diện Bình Điền theo kế hoạch được duyệt 46Bảng 2.9: Tiến độ thực hiện dự án sản xuất bộ Cổng trục dầm đôi 25 tấn cho

Bảng 2.10: Thống kế các dự án đã thực tế thực hiện đến 30/06/2009 48Bảng 2.11: Vật tư thép để thực hiện dự án sản xuất bộ Cổng trục dầm đôi 25

tấn cho nhà máy đóng tàu Bạch Đằng theo dự toán được duyệt 52Bảng 2.12: Vật tư thép để thực hiện dự án sản xuất bộ Cổng trục dầm đôi 20

tấn cho Công ty lắp máy Lilama 453 theo kế hoạch được duyệt 52Bảng 2.13: Tiến độ thực hiện dự án sản xuất bộ Cầu trục dầm đôi 40 tấn cho

nhà máy thủy diện Bình Điền theo kế hoạch được duyệt 53Bảng 3.1 Bảng thống kê thời gian trung bình thực hiện các công việc của dự

Bảng 3.2 Bảng thống kê thời gian trung bình thực hiện các công việc của dự

Bảng 3.3 Bảng so sánh đánh giá mức độ hoàn thành tiến độ của các dự án mẫu 68Bảng 2.11: Bảng dự toán thép tấm thực hiện dự án nhà máy đóng tàu Bạch Đằng 72Bảng 3.3 Bảng dự toán thép tấm thực hiện dự án MUNCK 73

Hình 2.9 Biểu đồ lợi nhuận ba năm 2007, 2008 và 2009 38Hình 2.10 Quy trình quản lý dự án tại Megastar E&C 40Hình 2.11: Biểu đồ Gantt và định đường găng dự án mẫu 1 44Hình 2.12: Biểu đồ Gantt và định đường găng dự án mẫu 2 46Hình 2.13: Biểu đồ Gantt và định đường găng dự án 3 48Hình 2.14: Biểu đồ nhân quả các nguyên nhân dẫn tới chậm tiến độ

Hình 2.16: Ví dụ cắt phôi thực tế 55

Hình 3.2: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 1 theo phương pháp mới 66Hình 3.3: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 1 theo phương pháp cũ 66Hình 3.4: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 2 theo phương pháp mới 67Hình 3.5: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 2 theo phương pháp cũ 67Hình 3.6: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 3 theo phương pháp mới 68Hình 3.7: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 3 theo phương pháp cũ 68Hình 3.8: Bảng ghép phôi dự án nhà máy đóng tàu Bạch Đằng 74Hình 3.9: Bảng ghép phôi dự án dự án MUNCK 75, 76

LỜI NÓI ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài

Công ty TNHH MTV Cơ khí và Xây dựng Megastar là một công ty kinh doanhtrong ngành thiết bị nâng và kết cấu cơ khí có nhiều cạnh tranh khốc liệt Khách hàngcủa Công ty là các đối tác lớn và các công trình quan trọng có đòi hỏi rất khắt khe vềtiến độ và chất lượng công trình Tuy nhiên công tác quản lý dự án của Công ty gặp rấtnhiều khó khăn:

← - Hầu hết các dự án thực hiện đều bị chậm tiến độ

← - Lãng phí trong công tác quản lý chi phí và vật tư của các dự án

Điều này đã gây ra ảnh hưởng rất lớn tới uy tín, tăng giá thành sản phẩm, giảm khảnăng cạnh tranh của công ty Là một cán bộ phòng Kế hoạch vật tư Công ty TNHHMTV Cơ khí và Xây dựng Megastar, em đã tham gia công tác thực hiện và quản lýthực hiện nhiều dự án sản xuất tại Công ty Chính vì vậy em hiểu rõ cần phải có giảipháp trong công tác quản lý dự án đặc biệt là quản lý về tiến độ thực hiện dự án, quản

lý chi phí là yếu tố cơ bản để đảm bảo cho sự thành công và phát triển của công tytrong thị trường hiện nay

2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở các lý thuyết vê quản lý dự án, quản trị kinh doanh đã được học, đồngthời với kinh nghiệm rút ra tư việc tham gia thực hiện các dự án trong thực tế kết hợpvới các tài liệu tham khảo, tư vấn từ các giáo trình, chuyên gia trong lĩnh vực, emmuốn đề xuất các giải pháp để nâng cao quy trình phối hợp, tham gia thực hiện vàquản lý các dự án sản xuất, quản lý và điều hành thực hiện để đảm bảo tiến độ, quản lýhiệu quả góp phần giảm chi phí dự án Từ các giải pháp được đưa ra này sau đó đem

áp dụng vào công tác quản lý dự án nhằm làm tăng hiệu quá sản xuất kinh doanh củaCông ty Megastar E&C

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là công tác và quy trình quản lý dự án hiện đang áp dụng cửaCông ty TNHH MTV Cơ khí và Xây dựng Megastar, trong đó tập trung chủ yếu vàocác dự án sản xuất được thực hiện trong những năm gần đây Thông qua việc nghiên

cứu, phân tích và chỉ ra các điểm được và chưa được cửa quy trình để đề xuất các giảipháp khắc phục sửa đổi hoàn thiện phục vụ cho công tác quản lý dự án của Công tyTNHH MTV Cơ khí và Xây dựng Megastar.

4 Phương pháp nghiên cứu

Thông qua việc khảo sát thực trạng công tác quản lý dự án sản xuất được thực hiệntrong thời gian qua, các số liệu báo cáo về công tác quản lý dự án của phòng Kế toán,phòng Kỹ thuật, phòng Kế hoạch vật tư và kinh nghiêm làm việc của em tại Công ty.Trên cơ sở lý thuyết được học và nghiên cứu trong quá trình đào tạo tại Trường Đạihọc Bách khoa Hà Nội, tham khảo các giáo trình dùng cho đào tạo chuyên ngành quảntrị kinh doanh và quản lý dự án, các bài viết, tài liệu liên quan trong và ngoài nước, cácthông tin được đăng tải trên mạng intenet thông qua các website uy tín và nổi tiếng,đặc biệt dưới sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn Em thực hiện phân tích,đánh giá công tác quản lý dự án trên thực tế và so sánh với lý thuyết được học để làm

cơ sở cho các giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý dự án

5 Đóng góp của luận văn

Hoàn thành luận văn này, với mong muốn của em là góp phần xây đựng nên bức

tranh tổng thể về hiện trạng công tác quản lý dự án của Công ty TNHH MTV Cơ khí và Xây dựng Megastar

- Chỉ ra những ưu nhược điểm, những bất cập của quy trình quản lý dự án hiệntại và đưa ra giải pháp để khắc phục tồn tại

- Đưa các giỏi pháp áp dụng trực tiếp vào thực tiến công ty đồng thời từng bướchoàn thiện và nâng cao công tác quản lý dự án

6 Kết cấu của luận văn

Luận vă gồm có 3 phần chính:

 PHẦN I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN.

 PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG MEGASTAR

 PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG MEGASTAR

PHẦN I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ

- Dự án: giải pháp hứa hẹn một lợi ích cụ thể

- Mục đích: làm ra tiền hoặc tiết kiệm tiền

- Nguồn lực: thời gian, vốn, con người, máy móc thiết bị, vật liệu

1.1.2 Đặc điểm của dự án

Các dự án đầu tư có những đặc điểm cơ bản như sau:

Dự án là tạm thời và có chu kỳ sống: Dự án mang bản chất tạm thời, tức là có

thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc cụ thể Việc kết thúc của một dự án là thờiđiểm để ta bắt đầu nghiên cứu cơ hội đầu tư cho một dự án mới

Dự án là một hoạt động có mục đích: Mục đích, hay còn gọi mục tiêu tổng thể

của dự án là kết quả cuối cùng mà nhà đầu tư mong đợi Để đạt được mục đích, chúng

ta có thể phân chia kết quả mong muốn thành các mục tiêu cụ thể cần đạt được trongtừng giai đoạn của dự án Các mục tiêu này cần được xác lập nhằm đảm bảo nguyêntắc: cụ thể, đo lường được, khả thi, cân đối về nguồn lực, có thời hạn nhất định

Tính đặc thù: Mỗi dự án đều có những yếu tố đặc thù so với các dự án khác,

không có dự án nghiên cứu phát triển hay dự án xây dựng, dự án sản xuất nào hoàntoàn giống nhau Mỗi dự án đều phải được tiến hành nghiên cứu tỉ mỉ, thiết kế kỹthuật cụ thể, việc quản lý và khai thác vận hành cũng có những đặc thù khác nhau

Tính không chắc chắn của dự án: Dự án thường luôn đi kèm với nhiều rủi ro,

nhiều yếu tố biến động khó lường, do quá trình thực hiện dự án kéo dài, đòi hỏi nguồnvốn lớn, chịu sự tác động của môi trường kinh tế, xã hội, luật pháp và các bên liênquan Các rủi ro tiềm ẩn này có thể xuất hiện và tác động đến mục tiêu và kết quả của

dự án

Tính phụ thuộc và xung đột: Một dự án có mối quan hệ tác động qua lại với nhau

và mâu thuẫn với các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như mâu thuẫn với các dự ánkhác về nguồn lực, đồng thời trong bản thân dự án cũng chứa đựng nhiều mâu thuẫngiữa các bộ phận thực hiện dự án, giữa nhiệm vụ và nguồn lực thực hiện

1.1.3 Chu kỳ của dự án

Chu kỳ dự án, là các thời kỳ mà một dự án cần phải trải qua, bắt đầu từ thời điểm

có ý định đầu tư cho đến thời điểm kết thúc dự án

Hình 1.1: Chu kỳ của dự án

Đầu tiên khi dự án được hình thành, chúng ta cần một nỗ lực rất lớn để khởi động

dự án Chúng ta phải chọn ra nhà quản trị dự án, tập hợp nhóm dự án, tiến hành lập kếhoạch và xác định các nguồn lực ban đầu Giai đoạn này mọi việc tiến triển khá chậm

do mọi người cần có thời gian để làm quen nhau cũng như xác định mục tiêu dự án

Khi vượt qua được những trở ngại này, công việc được triển khai khá nhanh và suôn

sẻ Quá trình tiến triển đó kéo dài liên tục tới cao điểm và giảm dần khi dự án gần đitới hoàn thiện Việc hoàn thành những nhiệm vụ cuối cùng dường như đòi hỏi ngườitham gia công việc phải bỏ ra một lượng thời gian đáng kể Trong nhiều trường hợp,

dự án cứ bị kéo dài ra mãi ở giai đoạn cuối cùng, cho đến khi nó được kết thúc Đây

là chu kỳ thông thường đối với dự án, tất nhiên trong thực tế cũng có trường hợp dự

án kết thúc nhanh, nhưng trường hợp đó không phổ biến

1.1.4 Các bên liên quan đến dự án

Một dự án có nhiều đối tượng tham gia thực hiện Mỗi đối tượng có vai trò, vị tríảnh hưởng, quyền và nghĩa vụ nhất định Để đảm bảo dự án thành công, cần có sựphối hợp chặt chẽ, hợp tác và hỗ trợ giữa các bên liên quan

1.1.4.1 Khách hàng

Khách hàng ở đây chính là nhà đầu tư Chúng ta cần phân biệt khách hàng của dự

án - là người đặt hàng xây dựng, thực hiện, quản lý một dự án; và khách hàng của sảnphẩm dự án - tức là đối tượng sử dụng các sản phẩm do dự án tạo ra Khách hàng cóthể là một người, một tổ chức hoặc một tập thể được ủy quyền trong trường hợp dự áncấp vốn từ nguồn ngân sách Nhà nước

Khách hàng này cần được xác định ngay từ khi có ý định đầu tư Các yêu cầu, đòihỏi của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô, đặc tính kỹ thuật và côngnghệ của dự án Khách hàng chính là người đưa ra các yêu cầu cuối cùng về kết quả

dự án và cũng là người cung cấp vốn hoặc trả tiền để thực hiện hoặc khai thác dự án

1.1.4.2 Người được ủy quyền (người tiếp nhận dự án)

Người được ủy quyền là người tiếp nhận dự án để thực hiện dự án nhằm thỏa mãnnhu cầu khách hàng Sau khi tiếp nhận dự án, bên được ủy quyền căn cứ vào yêu cầu

và nhu cầu của khách hàng để bắt đầu tiến hành dự án Trong suốt quá trình quản trị

dự án từ giai đoạn bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện đến kết thúc, người được ủy

quyền luôn giữ vai trò chủ đạo Vì thế, năng lực, tố chất của người được ủy quyền sẽtrực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng dự án Lựa chọn người tiếp quản dự án tốt làyếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dự án Hiện nay trên thế giới, chủ yếu kháchhàng dựng hình thức mời thầu,đấu thầu để chọn nhà thầu tốt nhất

1.1.4.3 Bên cung ứng

Các tổ chức này chịu trách nhiệm cung ứng các loại vật tư, thiết bị, máy móc chủyếu cho dự án, hoặc các hợp đồng thầu phụ cho dự án, thực hiện mọi điều khoản đãthoả thuận trong hợp đồng theo nguyên tắc: đảm bảo về mặt chất lượng, số lượng,chủng loại và đồng bộ; đảm bảo về tiến độ (phù hợp về thời gian và hình thức giaonhận)

1.1.4.4 Các tổ chức tài trợ vốn

Các tổ chức tài trợ vốn bao gồm các ngân hàng, các định chế tài chính, quỹ tíndụng, quỹ đầu tư phát triển bảo hiểm…

1.1.4.5 Các cơ quan quản lý Nhà nước liên quan đến dự án

Để thống nhất quá trình đầu tư và đảm bảo dự án có mục đích, mang ý nghĩakinh tế xã hội thiết thực, phù hợp với quy mô, với sự phát triển của đất nước, đồngthời đảm bảo việc đầu tư được quản lý, giám sát một cách toàn diện và có khoa học,cần có sự quản lý của Nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nước Nhànước quản lý dự án thông qua quy hoạch phát triển, hệ thống chính sách, luậtpháp…

1 2 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

1.2.1 Khái niệm:

Theo giáo trình về quản lý kinh tế, khái niệm về quản lý được hiểu là sự tác động

có mục đích của chủ thề quản lý vào các đối tượng quản lý để điều khiển đối tượngquản lý nhằm đạt được các mục tiêu đề ra

Như vậy, Quản lý dự án cũng là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án, đảm bảo cho dự án bàn thành đúng hoặc được tiền độ, thời hạn dự kiến ban đầu, trong phạm vi ngân sách đã duyệt nhằm đạt được các yêu cầu đề ra (về kỹ thuật, chất lượng ra sản phẩm, dịch vụ) với những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.

Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu Đú là việc lập kế hoạch, điều phốithực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến do thời gian, chi phí và thực hiện giámsát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định

- Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc

cần hoàn thành, các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án Các công việc đượcthực hiện một cách trình tự và logic trên cơ sở phân tích đề xác định các điểmmạnh, điểm yếu của chủ đầu tư, các cơ hội và những mối đe dọa của môitrường xung quanh để từ đó đưa ra các quyết định phu hơn để đạt được muctiêu

- Điều phối thời gian và nguồn lực: Giai đoạn này là quá trình phân phối các

nguồn lực (nguồn vôn, thiết bị, lao động và quản lý tiến độ thời gian, chi tiếthoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và cho toàn bộ dự án Xác định thờiđiểm bắt đầu, thời điểm kết thúc của dự án

- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện dự án: Nội dung này bao gồm các công

việc theo dõi, kiểm tra tiến độ thực hiện dự án, phân tích và đưa ra giải pháp đểgiải quyết các vấn đề trong suốt quá trình thực hiện và lập các báo cáo (báo cáođánh giá, báo cáo hiện trạng, báo cáo tiến độ, ) theo các yêu cầu của công tácquản lý dự án Thực hiện kiểm tra, giám sát chất lượng của từng công việc, từnggiai đoạn và toàn bộ dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng hoặc

trước tiền độ, thời hạn dự kiến ban đầu, trong phạm vi ngân sách đã duyệt vàđáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng.

Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từviệc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập

kế hoạch dự án như trình bày trong hình

Hình 1.2: Chu trình quản trị dự án

1.2.2 Các mục tiêu của quản lý dự án

Mục tiêu cơ bản của công tác quản lý dự án là thực hiện các công việc

để đảm bảo cho dự ỏn hoàn thành đúng chất lượng và tiến độ trong phạm vi chi phíđược duyệt, đảm bảo các hiệu quà về kinh tế và xã hội như dự án đề ra Có thể phânbiệt mục tiêu của công tác này đối với từng giai đoạn cụ thể:

Giai đoạn chuẩn bị dự án: đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình thực hiện một

dự án nên mục tiêu chủ yếu của quản lý là đảm bảo chất lượng và mức độ chính xác

của các kết quả điều tra, khảo sát và nghiên cứu các thông tin liên quan đến dự án đầu

tư để xây dựng một cách khái toán các nội dung về thời gian và chi phí

Đối với giai đoạn thực hiện dự án: mục tiêu quản lý ở giai đoạn này là phối hợp

điều chỉnh quá trình quản lý, tổ chức triển khai thực hiện các công việc, các hoạt độngcủa dự án sao cho đảm bảo tiến độ và chất lượng với chi phí thấp nhất Đây là giaiđoạn có chi phí đầu tư thực hiện là lớn nhất nhưng không sinh lời trong thời gian dàinên công tác quản lý trong giai đoạn này cực kỳ quan trọng và phức tạp Cán bộ quản

lý phải đối mặt với nhiều tình huống xảy ra và với yêu cầu cần được xử lý kịp thời,tránh ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí và hiệu quả đầu tư của dự án

Giai đoạn kết thúc dư án để đưa công trình vào sử dụng: ở giai đoạn này, chủ

đầu tư phải thực hiện hàng loạt công việc như kiểm tra, nghiệm thu, đào tạo chuyểngiao công nghệ trước khi chính thức bàn giao công trình để đưa vào khai thác, sửdụng Những công việc này thường được thực hiện với sự tham gia của nhiều bên: Chủđầu tư, Ban quản lý dự án, nhà thầu, tư vấn giám sát, tư vấn thi công, tư vấn lập dự án,

cơ quan quản lý của chủ đầu tư…

Có thể nói rằng, trong mỗi giai đoạn thực hiện dự án thì công tác quản

lý có những yêu cầu khác nhau nhưng lại đều tập trung vào các mục tiêu là: chi phíthời gian và hiệu quả công việc Các mục tiêu này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau,

có ảnh hưởng lẫn nhau và đòi hỏi công tác quản lý phải điều khiển được cả 3 mục tiêu

đó Mối quan hệ giữa ba mục tiêu này có thể khác nhau đối với từng dự án khác nhau,nhưng có thể thấy rằng, đề đạt được kết quả tốt đôi với mục tiêu này thì thường ta phảichấp nhận một hay hai mục tiêu còn lại bị ảnh hưởng theo chiều hướng ngược lại

Điều này chúng ta có thể khái quát ở mặt toán học bởi hàm số sau:

C = f(P,T)

Trong đó :

- C: chí phí cho thực hiện dư án

- P: tiến độ hoàn thành công việc

- T: thời gian thực hiện

Từ hàm số trên cho thấy, nếu chất lượng hoàn thành công việc tốt hơn thì chi phí của

dự án cũng tăng lên và thời gian cũng có thể bị kéo dài thêm Phạm vi của dự án được

mở rộng cũng làm chi phí thực hiện tăng lên Trên thực tế, có một số dự án khi thựchiện thì các giỏ trị C, P và T có mối quan hệ không theo công thức trên, ví dụ côngviệc hoàn thành đạt chất lượng yêu cầu và với chi phí thấp hơn dự kiến và xong trướctiến độ đề ra Thông thường khi trường hợp này xảy ra là do công tác xây dựng kếhoạch tiến độ và lập dự toán không sát với thực tế hoặc do một sự hỗ trợ phù hợp vớiđiều kiện thực hiện dự án (nguồn lực, công nghệ, ) Do mà quan hệ này mà trong quátrình thực hiện dự án, các nhà quản lý luôn hy vọng và cố gắng tìm các biện pháp để

có được sự kết hợp tốt nhất hài hồ nhất của công tác quản lý dự án

Hình 1.3: Mối quan hệ giữa thời gian, chi phí và kết quả

Thực hiện

Chi phí

Thời gian kế hoạch

Khả năng thực hiện theo yêu cầu

Thời gian tới hạn

Chi phí cho phépMục tiêu

phải đạt

1.2.3 Tác dụng của quản lý dự án

Quản lý dự án có các tác dụng chủ yếu sau:

- Giúp tổ chức cơ cấu quản trị, tăng cường các hoạt động lập kế hoạch, điều hànhthực hiện, kiểm soát, ra quyết định kịp thời để đảm bảo dự án đạt được mục tiêuđặt ra Giúp tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn

- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án Liên kết các nhóm thực hiện

dự án với khách hàng và các bên liên quan khác Tăng cường sự hợp tác giữacác thành viên tham gia dự án

- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điềuchỉnh kịp thời trước những thay đổi Tạo điều kiện đàm phán trực tiếp giữa cácbên để giải quyết bất đồng Quản lý dự án có nhiều khó khăn, những mâuthuẫn do cùng chia nhau nguồn lực của tổ chức; quyền lực và trách nhiệmcủa nhà quản trị dự án trong một số trường hợp không được thể hiện đầy đủ;vấn đề hậu dự án… là những khó khăn mà chúng ta cần chú ý

1.2.4 Đặc điểm của quản lý dự án

Công tác quản lý dự án có một số đặc điểm chính sau đây:

- Tổ chức dự án thường là một tổ chức tạm thời, hình thành trong một thờigian hữu hạn Trong thời gian thực hiện dự án, các cán bộ quản lý dự ánthường phải hoạt động độc lập với các phòng ban chức năng Khi kết thúc

dự án, tổ chức dự án dược giải thể và cần có sự phân công lại lao động và tảisản đã phục vụ công tác thực hiện dự án

- Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà có tính chất mới mẻ, các số liệuthống kê thường được sử dụng một cách hạn chế trong các dự ỏn với mụcđích tham khảo, đánh giá

- Quan hệ giữa nhà quản lý dự án với các đơn vị chức năng trong tổ chức (củachủ đầu tư) thường có mâu thuẫn về nhân sự Trong nhiều trường hợp có sựkiêm nhiệm giữa cán bộ quản lý dự án và cán bộ thực hiện chuyên môn ởcác đơn vị chức năng Để giải quyết các mâu thuẫn này, lãnh đạo đơn vị cần

thực hiện việc bố trí một cách khoa học công tác phối hợp giữa chuyên môn

và chi phí thời gian để thoả mãn các yêu cầu về thực hiện và quản lý dự ỏn

- Quản lý dự án có tỉ lệ sử dụng nguồn lực cao và thường phải trả giá đắt chocác quyết định sai lầm lãng phí nguồn lực, thời gian giảm hiệu quả đầu tưcủa dự án

1.2.5 Nội dung quản lý dự án

Xét theo từng góc độ, công tác quản lý dự án có các nội dung chủ yếu

như sau:

1.2.5.1 Quản lý vĩ mô đối với các dự án

Đây là công tác quản lý nhà nước đối với dự án Công tác này bao gồm tổng thểcác biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kếtthúc dự án Những công cụ này bao gồm: các chớnh sách, kế hoạch, quy hoạch nhưchính sách về tài chính, tiền tệ, chính sách về tỉ giá hối đoái, lãi suất, chính sách đầu

tư, chính sách thuế, hệ thống pháp luật, những quy định về chế độ kế toán, thống kê,bảo hiểm, tiền lương, báo cáo, kiểm tra , thanh tra…

Nhà nước thực hiện quản lý vĩ mô về chất lượng công trình đầu tư theo các dự án.Theo đó các bộ chức năng phối hợp với chính quyền các cấp ở các địa phương thựchiện quản lý nhà nước về chất lượng dự án

Hoạt động quản lý nhà nước ở lĩnh vực này bao gồm các nội dung chủ

yếu sau đây:

- Thiết lập và tham gia thiết lập hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật

- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn cho các chủ thể thực hiện theo các văn bản quyphạm pháp luật

- Tổ chức kiểm tra, giám sát các chủ thể thực hiện công tác quản lý dự án theopháp luật

Về chính sách vĩ mô, việc quản lý phí của nhà nước thông qua các loại hình vănbản quy phạm pháp luật, các thông tư, nghị định và các quyết định của các bộ ngànhliên quan trong công tác quản lý đầu tư XDCB (Bộ Xây dựng, Bộ tđi chính, Bộ Kếhoạch và Đầu tư, Bộ chủ quản của Chủ đầu tư, ), qua đó các chi phí của quá trình

thực hiện dự án phải được xây dựng thẩm định theo các bước cụ thể hoặc theo địnhmức do các cơ quan chức năng ban hành Cách thức xác định mức chi phí, hình thức

áp dụng phù hợp với từng đi công việc Quy định thủ tục thanh quyết toán cho các chiphí đó

Hiện nay vấn đề về quản lý tầm vĩ mô đối với dự án chưa được đầy đủ, đồng bộ và

có nhiều bất cập, chưa theo kịp với tình hình mới, phương pháp quan lý mới trongcông tác quản lý dự án Nhiều công cụ quản lý vĩ mô cần được xem xét sửa đổi, điềuchỉnh và hoàn thiện, đặc biệt là hệ thống pháp luật liên quan

1.2.5.2 Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự án.Công việc này bao gồm nhiều khâu, nhiều công đoạn như: lập kế hoạch, điều phốithực hiện, kiểm soát quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn tưchuẩn bị dự án, thực hiện dự án, kết thúc dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn

đề như: quản lý thời gian, chi phí, quản lý nguồn vốn, quản lý rủi ro Trong từng giaiđoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơbản là: thời gian, chi phí và chất lượng Các nội dung cụ thể của công tác quản lý chotừng dự án bao gồm:

1.2.5.2.1 Công tác lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án là việc lập tiến độ tổ chức dự án theo một trình tự lôgic, xácđinh mục tiêu và các phương pháp để đạt mục tiêu của dự án, dự tính những công việccần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thànhtốt mục tiêu đã xác định của dự án Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hoá nhữngmục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch đích một chương trình biệnpháp để thực hiện các công việc đó

Lập kế hoạch dự án là một trong những chức năng quan trọng nhất của công tácquản lý dự án Lập kế hoạch tất cho phép hoàn thành các mục tiêu đề ra và thực hiện

dự án thành công Công tác lập kế hoạch dự án bao gồm nhiều nội dung Từ việc lập

kế hoạch tổng thể dự án đến những kế hoạch chi tiết, từ kế hoạch huy động vốn, phân

phối vốn và các nguồn lực cần thiết cho dự án đơn kế hoạch quản lý chi phí, quản lýtiến độ từ kế hoạch triển khai thực hiện dự án đến kế hoạch "hậu dự án"

Phương pháp lập kế hoạch dự án rất đa dạng Ngoài những phương pháp chungđược áp dụng để lập kế hoạch trong nhiều lĩnh vực thì linh vực quản lý dự án còn cónhững phương pháp đặc thù như phương pháp PERT/CPM phương pháp biểu đồGANTT phương pháp phân tách công việc…

 Tác dụng:

- Lập kế hoạch giữ vị trí quan trọng trong công tác quản lý dự án Kế hoạch dự án

có tác dụng

- Là cơ sở tuyển dụng đào tạo, bố trí nhân lực cho dự án

- Là căn cứ để dự toán tổng ngân sách cùng nhà chi phí cho từng công việc của

dự án

- Kế hoạch dự án là cơ sở để các nhà quản lý điều phối nguồn lực và quản lý tiến

độ các công việc của dự án

- Lập kế hoạch dự án chính xác có tác đụng làm giảm thiểu mức độ rủi ro khôngthành công của dự án, tránh được tình trạng không khả thi, lãng phí nguồn lực

và những hiện tượng tiêu cực

- Là căn cứ để kiểm tra giám sát đánh giá tiến trình thực hiện dự án về các mặt:thời gian, chi phí, chất lượng…

1.2.5.2.2 Quản lý thời gian

Là công tác lập kế hoạch, giám sát và phân phối tiến độ thời gian nhằm đảm bảothơi hạn hoàn thành dự án Đưa ra thời hạn thực hiện cho từng công việc, thời điểm bắtđầu và thời điểm kết thúc Xác định thời điểm hoàn thành toàn bộ dự án

Quản lý thời gian được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án đó bao gồmcác giai đoạn: chuẩn bị dự án, thực hiện dự án, kết thúc dự án đưa vào khai thác sửdụng Trong đó việc quản lý thời gian cho giai đoạn cung cấp, lắp đặt và thi công cáchạng mục của dự án đầu tư là quan trọng nhất, nó quyết định sự thành công, hiệu quảcủa dự án đầu tư

Quản lý sản xuất, thi công, lắp đặt phụ thuộc chủ yếu vào phía nhà thầu, cơ quan tưvấn, giám sát và chủ đầu tư cũng cùng tham gia vào việc quản lý này nhưng dưới cácgóc độ khác nhau Tuy nhiên đê quản lý tiến độ thực hiện dự án thì cần phải có kiểmtra, giám sát về công tác lập tiến độ để có tính khả thi và hợp lý.

- Xây dựng tiền độ: Chủ yếu do chủ đầu tư, đơn vị tư vấn thực hiện xây dựng

trên cơ sở yêu cầu của dự án và có sự đánh giá của các đơn vị thực hiện trong quá trìnhtham gia thực hiện Các điều kiện liên quan và có ảnh hưởng đến tiến độ sẽ được đánhgiá, cân nhắc kỹ để đảm bảo cho tiến độ dự án được vạch ra thật hợp lý Nếu quá ngắn

sẽ không khả thi, nếu quá dài sẽ không hiệu quả về nguồn vốn đầu tư Chủ đầu tư cũng

có thể đưa thêm các điều khoản thường và phạt về tiến độ thực hiện cho hợp đồng kývới các đơn vị thực hiện

- Thực thi tiến độ: Quá trình thực hiện dự án bao gồm nhiều công đoạn Mỗi

công đoạn có một biểu tiến độ thực hiện theo kế hoạch đã được lập và phê duyệt Tuynhiên, trên thực tế, tiến độ thực hiện của từng công đoạn có thể nhanh, có thê chậm docòn phụ thuộc vào nhiều yếu tố Vấn đề đặt ra cho người quản lý dự án là cần phải cónhững giải pháp phù hợp để điều chỉnh tiến độ của từng công đoạn, hạn chế tối đa ảnhhưởng đến tiến độ của toàn dự án Điều này phụ thuộc nhiều vào phương pháp tổ chức,năng lực, trình độ và kinh nghiệm quản lý của người điều hành

- Việc thực thi tiến độ phải được sự tham gia quản lý của nhiều đơn vị liên quan.Tuỳ thuộc vào việc phân công trách nhiệm của từng đơn vị, quá trình thực thi tiến độcủa những dự án khác nhau là khác nhau, không theo một khuôn mẫu nào cả Ngườichịu trách nhiệm quản lý dự án cao nhất phải am hiểu từng giai đoạn, hạng mục thicông cấu thành nên tiến độ cả dự án để điều phối sự tham gia của các bên liên quanmột cách nhịp nhàng và nhuần nhuyễn để đảm bảo dự án thành đúng tiến độ, hạn chế,phòng ngừa các rủi ro gây kẻo dài tiến độ

Một số biện pháp chủ yếu nhằm đảm bảo tiền độ thực hiện dự án:

 Các biện pháp kỹ thuật

- Thay đôi công nghệ, giải pháp thực hiện

- Thay đổi vật liệu, máy móc

- Chuyên môn hoá công việc.

- Tin học hoá trong điều phối hoạt động và quản lý: sử dụng các phần mềmchuyên dùng để theo dõi và quản lý dự án

- Áp dụng các hình thức trao đổi thông tin hiện đại

- Thuê gia công ngoài trong phạm vi cho phép

 Áp dụng các phương pháp tổ chức quản lý tiến độ một cách khoa học bài bản:

- Biểu đồ Gantt: thể hiện tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các

công việc của dự án theo trình tự thời gian:

Hình 1.4: Biểu đồ Gantt

Các thông tin về công việc và thời gian thực hiện công việc trong biểu đồ

Gantt được minh họa trong hình 1.4 Trong đó, cột dọc trình bày công việc cụthể; trục hoành thể hiện thời gian; mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc.

Độ dài đoạn thẳng là độ dài công việc Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệthứ tự trước sau giữa các công việc

Biểu đồ Gantt cho biết khi nào các công việc bắt đầu và kết thúc, mức độhoàn thành của các công việc, dự kiến tình trạng của dự án tại các thời điểmkhác nhau, các hoạt động “song song” có thể thực hiện đồng thời với nhữnghoạt động khác Biểu đồ Gantt được lập theo kiểu tiến tới, từ trái sang phải,công việc nào cần làm trước xếp trước

- Sơ đồ mạng: là mô hình thể hiện toàn bộ dự án thành một thể thống nhất Sơ

đồ mạng mô tả mối quan hệ liên tục giữa các công việc, nối kết các côngviệc và các sự kiện theo thứ tự trước sau của chúng Phương pháp sơ đồmạng trong lập tiến độ dự án đã trở nên phổ biến khoảng đầu những năm

1950 cho đến nay Có nhiều phương pháp sơ đồ mạng, nhưng được dựngphổ biến hơn cả là sơ đồ CPM (Critical Path Method – phương pháp đườnggăng) và sơ đồ PERT (Program and Evaluation Review Technique – Kỹ thuậtđánh giá và kiểm soát chương trình) Về cơ bản, hai phương pháp này là giốngnhau về hình thức, trình tự lập mạng, chỉ khác nhau về tính toán thời gian.Thời gian trong CPM là một đại lượng xác định, được tính từ định mức laođộng, còn thời gian trong PERT không căn cứ vào định mức lao động để tính

mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố ngẫu nhiên

Hình 1.5: Sơ đồ PERT

1.2.5.2.3 Dự toán ngân ách và quản lý chi phí dự án:

Ngân sách được trình bày trong các kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn củađơn vị Ngân sách phản ánh mục tiêu của tổ chức và nguồn lực cần thiết để thực hiệncác kế hoạch đầu tư, sản xuất kinh doanh

Ngân sách dự án là một bộ phận của ngân sách chung của doanh nghiệp, phản ánhtình hình thu ' chi của dự án Trong một số loại hình tổ chức, ngân sách dự án chỉ gồmcác khoản chi phí, trong khi ở nhiều loại hình tổ chức khác ngân sách lại bao gồm cảthu và cơ Những tổ chức thực hiện một lúc đồng thời nhiều dự án thì ngân sách dự án

là tổng ngân sách của từng dự án Dự án bao gồm nhiều công việc, nhiều khoản mụcchi phí khác nhau nên ngân sách dự án có thể được dự toán theo khoản mục chi phíhoặc theo công việc Với mỗi tổ chức, ngân sách là hữu hạn nên ngân sách cần đượcquản lý chặt chẽ sao cho việc chí đạt hiệu quả cao

a Khái niệm

Dự toán ngân sách được thực hiện cùng lúc với dự tính thời gian của dự án Theonghĩa rộng, dự toán ngân sách dự án bao gồm cả việc xây dựng cơ cấu phân tách côngviệc (WBS) và việc xác định xem cần dùng những nguồn lực vật chất nào (nhân lực,thiết bị, nguyên liệu) và mỗi nguồn cấp bao nhiêu để thực hiện từng công việc của dự

án

Theo nghĩa hẹp có thể định nghĩa như sau: Dự toán ngân sách dự án là kế hoạchphân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tôi các mục

tiên chi phí chất lượng oà tiên độ của dự án.

b Tác dụng của dự toán ngân sách

Kế hoạch ngân sách là một trong những kế hoạch quan trọng nhất quyết định đến

sự thành bại của dự án Dự toán ngân sách có những tác dụng chủ yếu sau:

- Dự toán ngân sách là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức Kế hoạchngân sách phản ánh nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơnvị

- Đánh giá chi phí đự tính của một dự án trước khi hiệu lực hóa việc thực hiện

- Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí dự toán của dự án

- Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chỉ tiêu cho các công việc dự án

- Thiết lập một đường cơ sở cho việc chỉ đạo và báo cáo tiến trình dự án (kiểmtra tiến dộ dự án báo cáo những chi tiêu không phù hợp với kế hoạch, tìmnguyên nhân và biện pháp khắc phục )

c Phương pháp dự toán ngân sách.

Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp: Trên cơ sở chiến lược dài

hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm vụ và nguồn số liệu quá khứ liênquan đến dự án tương tự, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định việc sử dụngngân sách chung cho đơn vị Họ ước tính toàn bộ chi phí cùng như chi phí cho cácnhóm công việc lớn của từng dự án Sau đó các thông số này được chuyển xuống chocác nhà quản lý cấp thấp hơn Các nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính toán chi phí chotừng công việc cụ thể liên quan Quá trình dự tính chi phí dược tiếp tục cho dấn cấpquản lý thấp nhất

Phương pháp dự toán ngân sách từ thấp lên cao: Ngân sách dược dự toán từ

thấp đến cao, từ các bộ phận (chức năng, quản lý dự án) theo các nhiệm vụ và kếhoạch tiến độ Sử dụng dữ liệu chi tiết sẵn có ở từng cấp quản lý, trước tiên tính toánngân sách cho từng nhiệm vụ từng công việc trên cơ sở định mức sử dụng các khoảnmục (ví dụ, thời gian thực hiện công việc, mức tiêu dùng nguyên liệu, suất đầu tư cầnthiết ) và đơn giá được duyệt Nếu có sự khác biệt ý kiến thì thảo luận bàn bạc thốngnhất trong nhóm dự toán, giữa các nhà quản lý dự án với quản lý chức

năng Tổng hợp kinh phí dự tính cho từng nhiệm vụ và công việc tạo thành ngânsách chung toàn bộ dự án.

Phương pháp kết hợp: Ngân sách chi tiết của dư án được tổng hợp theo cấu tổ

chức dự án, sau đó tổng hợp thành ngân sách tổng của doanh nghiệp, đơn vị Đồngthời, với việc chuyển yêu lập dự toán ngân sách, cấp trên chuyển xuống cấp dướinhững thông tin liên quan nha khả năng tăng thêm việc làm, tiền lương, nhu cầu vềvốn, những công việc được trên cao, công việc không được ưu tiên làm cơ sở cho cáccấp lập dự toán ngân sách chính xác Cuối cùng, các nhà lãnh đạo cấp cao xem xét vàhiệu chỉnh nếu thấy cần thiết Sau khi dược duyệt sơ bộ, các trưởng phòng chức năng

và giám đốc dự án tiếp tục điều chỉnh ngân sách của các bộ phận

Phương pháp lập dự toán ngân sách theo dự án: Lập ngân sách theo dự án là

phương pháp sử dụng dự toán theo ngân sách trên cơ sở các khoản phải thu và phải chiphát sinh theo từng công việc và được tổng hợp theo dự án

Các bước thực hiện:

- Dự tính chi phí cho từng công việc dự án

- Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp

- Dự tính chi phí cho từng năm và cả vòng đời dự án

Phương pháp lập dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc: Trên cơ sở

kỹ thuật phân tách công việc (WBS và sơ đồ mạng, tổng mức dự toán của dự án đượcxác định theo các bước sau:

- Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mồi công việc và hạng mục công việc

- Dự toán qui mô các khoản mục chi phí gián tiếp (chi phí quản lý, chi phí vănphòng chi phí đào tạo, dịch vụ hợp đồng, tiền công ngoài giờ và các chi phíkhác Phân bổ các loại chi phí này cho từng công việc theo các phương pháphợp lý

- Tổng hợp dự toán kinh phí cho dự án

1.2.5.2.4 Quản lý phạm vi

Là việc xây dựng kế hoạch và xác định, giám sát việc thực hiện các mục đích, mục

tiêu của dự án, xác định những công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện.Xác định sai phạm vi sẽ làm giảm hiệu quả đầu tư của dự án do phát sinh chi phi vàthời gian khắc phục.

1.2.5.2.5 Quản lý chất lượng

Là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự

án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong nhiên, kỳ vọng của chủđầu tư, của những người hưởng lợi từ dự án, đạt được những mục tiêu quản lý của dự

án Nâng cao chất lượng cũng là một biện pháp giảm chi phí phát sinh trong quá trìnhthực hiện dự án

1.2.5.2.6 Quản lý nhân lực

Là công tác hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự ánvào việc hoàn thành các mục tiêu dự án Thực hiện tuyển dụng sắp xếp và đào tạo đểđảm báo các vị trí nhân sự tham gia quản lý thực hiện đáp ứng được yêu cầu Quản lýtốt nhân lực được thể hiện thông qua tuyển dụng và sử dụng lực lượng lao động của dự

án một cách hợp lý nhất Có chính sách động viên, khuyến khích người lao động khitham gia thực hiện dự án

1.2.5.2.7 Quản lý thông tin

Là quá trình đảm bảo các dòng tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xácnhất giữa các thành viên, các bên tham gia và các cấp quản lý Thông qua việc quản lýthông tin, chúng ta có thể làm rõ được các nội dung về đối tượng, cách thức và mức độthông tin cần cung cấp, xử lý kịp thời các tình huống phát sinh trong quá trình thựchiện dự án

1.2.5.2.8 Quản lý rủi ro

Thông thường, thời gian thực hiện dự án tương đối đài nên sẽ chịu ảnh hưởng lớn

về các rủi ro có thể xảy ra: rủi ro về tự nhiên, rủi ro về chính sách,ảnh hưởng từ tìnhhình kinh tế - chính trị của đất nước và thế giới, Vì vậy, quản lý rủi ro là việc xácđịnh các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hoá mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũngnhư quần lý đối với từng loại rủi ro Công tác quản lý phải linh hoạt để xử lý khi có rủiro

1.2.5.2.9 Quản lý hoạt động cung ứng

Quản lý các hoạt động cung ứng là quá trình lựa chọn, thương lượng điều hành cáchợp đồng mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ cần thiết cho dự án đảmbảo chất lượng và tiến độ cung cấp Nếu thực hiện quản lý tốt ở khâu này cũng làmgiảm chi phí cũng như đảm bảo được tiến độ thực hiện của hợp đồng

Hình 1.6 Các lĩnh vực quản lý dự án

1.3 Một số mĩ hình tổ chức quản lý dự án.

Hình 1.7 Mô hình chủ đầu tư tự thực hiện dự án.

Hình 1.8 Mô hình quản lý dự án theo các chức năng.

Chủ đầu tư

Tổ chức thực hiện dự án 1

Tổ chức thực hiện dự án 1

Tổ chức thực hiện dự án 1

Giám đốc

Phòng

Hình 1.9 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án.

Chuyên viên Quản lý sản xuất

PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG MEGASTAR

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG MEGASTAR

2.1.1 Một số thông tin chính về công ty.

Thông tin chung

Tân công ty : CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG

MEGASTAR

Tên viết tắt : Megastar E&C

Địa chỉ trụ sở chính : KCN Trung Hưng, Huyện Yên Mỹ, Tỉnh Hưng Yên

Số điện thoại : (84) 321 960549 Số Fax : (84) 321 960548

VP Hà Nội : 406B Đường Trần Khát Chân - Quận Hai Bà Trưng

Số điện thoại : (84) 4 9725819 Số Fax : (84) 4 9725790

VP TP HCM : 211 Nguyễn Văn Trỗi, P11, Q Phú Nhuận, TPHCM

Số điện thoại : (84) 8 8479804 Số Fax : (84) 8 8450745

Phân xưởng bảo trì : K22, xa lộ Sài Gòn, Biên Hồ, huyện Lý An, tỉnh Bình

DươngEmail : megastarhy@vnn.vn megalift@fpt.v

Nơi và năm thành lậ :Thành lập ngày 16 tháng 12 năm 2003 theo quyết định

Số 0504000069 do Sở kế hoạch và đầu tư Tỉnh HưngYên cấ

Megastar E&C là công ty thành viên của Tập đoàn Vinamegastar Hiện nay, công ty

có 1 nhà máy chế tạo thiết bị và kết cấu thép, 2 chi nhánh, các tổ đội công trình, xửachữa điên, hoạt động trên phạm vi cả nước Phương châm hoạt động của công ty l

- Sẵn sàng liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trêntất cả các lĩnh vực hoạt động của mình

- Thực hiện lấy chất lượng sản phẩm công trình, uy tín làm hàng đầu và luôn đápứng yêu cầu đa dạng của mọi khách hàng

- Phát triển vững mạnh, ổn định, nâng cao uy tín và vị thế trên thị trường

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty TNHH MTV MEGASTAR E&C

- Lắp ráp máy móc thiết bị cho các công trình

- Sản xuất, kinh doanh vật liệu thép, cấu kiện kim loại cho xây dựng

- Gia công chế tạo, lắp đặt, sửa chữa thiết bị nâng, thiết bị cơ, thiết bị điện, kếtcấu thép phi tiêu chuẩn, cung cấp và bảo trì thang máy

- Làm sạch và sơn phủ bề mặt kim loại

- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, các dây chuyền công nghệ thiết binâng

- Đầu tư xây dựng, kinh doanh bất động sản, nhà ở, trang trí nột thất (không baogồm hoạt động tư vấn về giá đất)

- Thiết kế kết cấu: đối với các công trình , công nghiệp phục vụ ngành lắp máy

- Thiết kế hệ thống dây chuyền công nghệ chế tạo máy và lắp máy phục vụ ngànhlắp máy chế tạo

- Thiết kế hệ thống điều khiển nhiệt điện phục vụ thiết bị công nghiệp

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty Megastar 2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Megastar

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Megastar E&C

GĐ KINH DOANH

GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty megastar theo mô hình trực tuyến chức năng: tổchức ra các bộ phận chức năng nhưng không trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận

mà thực hiện các quyết định thuộc phạm vi chuyên môn của mình, đồng thời đề xuất

và tham mưu cho Ban Tổng giám đốc về những việc liên quan đến hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty như: cải tiến hệ thống, thực thi các chính sách, chiến lược theotừng giai đoạn phát triển của công ty

Ưu điểm của cách tổ chức này là phân công trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận,từng phòng ban, tạo cơ hội cho các bộ phận phát huy hết năng lực của mình, thốngnhất được quyết định của các bộ phận, nâng cao chất lượng quản lý và giảm gánh nặngcho người quản lý các cấp Số cấp quản lý của công ty megastar là hai cấp, cấp một làgiám đốc, các phòng ban chức năng; cấp hai là cấp các xí nghiệp trực thuộc, các nhàmáy, văn phòng và các đội thi công công trình

2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý chính:

- Giám đốc điều hành công ty: là người đứng đầu lãnh đạo chung toàn bộ hoạtđộng của công ty, chỉ đạo trực tiếp các phòng ban, tìm kiếm việc làm cho côngty

- Giám đốc sản xuất: giúp cho giám đốc về chỉ đạo công tác kỹ thuật, chất lượngcông trình, công tác an toàn lao động sản xuất, lập dự án các công trình ký kếthợp đồng kinh tế giao nhận thầu

- Giám đốc kinh doanh: giúp giám đốc phụ trách tình hình sản xuất kinh doanhtrong công ty Thông qua công tác tài chính kế toán tham gia nghiên cứu cácbên sản xuất kinh doanh, tiết kiệm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn phát huyquyền làm chủ về mặt tài chính của công ty, tìm hiểu việc làm cho toàn công

công trình, giải quyết hồ sơ thiết kế và duyệt các dự trù vật tư thiết bị, theo dõitiến độ thi công, đảm bảo chất lượng công trình.

- Phòng Vật tư - XNK: Có chức năng nhập và cung cấp đủ vật tư cho xưởng sảnxuất đúng tiến độ, chủng loại theo như kế hoạch đã được duyệt Quản lý vật tưtồn kho, thành phẩm và bán thành phẩm của xưởng

- Phòng tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm thẩm định, kiểm tra các nội dung liênquan đến tài chính công ty Thực hiện cung cấp đầy đủ tài chính theo đúng bàng

dự toán và tiến độ đã đề ra Chủ trì trong việc tổng hợp hồ sơ, tài liệu, chi phí đểthực hiện thanh quyết toán hợp đồng và dự án

- Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mưu giúp giám đốc về công tác

tổ chức bộ máy quản lý, sản xuất kinh doanh của công ty, công tác tuyển dụnglao động, thực hiện chế độ lao động, công tác khen thưởng cho CBCNV quản lý

sử dụng con dấu, văn thư đi, đến, lưu trữ công văn giấy tờ hồ sơ, tổ chức phục

vụ đời sống ăn ở, điện nước, sinh hoạt cho cán bộ CNV, đón tiếp khách giaodịch của công ty

- Các phòng ban và các xí nghiệp trực thuộc, nhà máy, ban quản lý dự án, vănphòng đại diện, các đội công trình:

Nhóm này trực tiếp tiến hành các nghiệp vụ kinh doanh của công ty Cácphòng nghiệp vụ gồm có các trưởng, phó trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạtđộng kinh doanh của phòng và dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc

Trực tiếp điều hành các dự án là các ban quản lý dự án dưới sự chỉ đạo củatổng giám đốc và các phó tổng giám đốc Đối với hoạt động kinh doanh tại các

xí nghiệp và tại ban quản lý dự án sẽ do các giám đốc và phó giám đốc xínghiệp, của ban quản lý trực tiếp điều hành và phải đặt dưới sự chỉ đạo của tổnggiám đốc và phó tổng giám đốc Các ban quản lý, xí nghiệp trực thuộc thay mặtcông ty thực hiện các dự án, các hạng mục công trình, được chủ động tronghoạt động trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình theo phân cấp quản

lý, tự chịu trách nhiệm về lĩnh vực được giao

2.1.4 Cơ cấu lao động của công ty

Tổng số lao động làm việc của công ty hiện nay là 127 người, có độ tuổi bình quân

là 28 Với chính sách tuyển dụng của mình, công ty đã tập hợp được một tập thể laođộng:

Bảng 2.1 Cơ cấu lao động của Công ty

Hình 2.2 Biểu đồ tỉ lệ cơ cấu lao động

Cơ cấu lao động của công ty chưa phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh làcông ty xăp lắp công trình Công nhân kỹ thuật đóng vai trị nguồn lực chủ yếu trongcác hoạt động chế tạo lắp đặt, hàn cắt kim loại chỉ chiếm 22,5% tổng số cán bộ côngnhân viên công ty Bên cạnh đó, số lượng công nhân có tay nghề cao chiếm 7.78%.Đây chính là một vấn đề lớn trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh nóichung và chất lượng các công trình nói riêng.

Đội ngũ lãnh đạo công ty chủ yếu suất phát từ ngành kỹ thuật nên chưa có đội ngũquản lý dự án chuyên nghiệp, Chính vì vậy việc điều hành Nhà máy có nhiều bất cập

và chưa hiệu quả và thiếu tầm nhìn gây ảnh hưởng tới công tác quản lý dự án của nhàmáy

2.1.5 Một số sản phẩm và dịch vụ chủ yếu của Công ty Megastar E&C

2.1.5.1 Khảo sát thiết kế, tư vấn xây dựng các công trình công nghiệp, các dây chuyền công nghệ, nhà thép tiền chế

Hình 2.3 Công trình nhà thép tiền chế

2.1.5.2 Thiết kế, chế tạo và lắp thiết bị nâng

Hình 2.4 Cổng trục dầm đôi 10 Tấn