luận văn quản lý dự án Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Kỳ phát.

Một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả do rấtnhiều nguyên nhân nhưng trong đó có ý nghĩa quan trọng là việc xây dựng và hoànthiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp đó phù hợ

Lời nói đầu

Drucker, một nhà kinh tế học đã nói: “quản lý kinh doanh không phải là nhiệm

vụ thích ứng mà là một nhiệm vụ sáng tạo Có nghĩa là tạo ra các điều kiện kinh tế vàthay đổi chóng khi cần thiết hơn là thích ứng với chóng một cách ngoan ngoãn và thụđộng” Nh vậy, quản lý có ý nghĩa rất lớn đối với việc phát triển nền kinh tế Ngàynay, quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật, nó đang là vấn đề thu hút sự quan tâmcủa nhiều người Một xã hội được cấu tạo nên từ những gia đình Một nền kinh tếđược tạo nên từ những doanh nghiệp Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp đểchứng tỏ nền kinh tế nước đó mạn Một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả do rấtnhiều nguyên nhân nhưng trong đó có ý nghĩa quan trọng là việc xây dựng và hoànthiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp đó phù hợp với các quy định,quy mô của mỗi doanh nghiệp PGS.TS Nguyễn Đức Thành cho rằng: “quản lý lànhững hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trongcác tổ chức nhằm thành đạt những mục tiêu chung”

Cũng như nhiều ngành khác trong nền kinh tế, ngành may mặc có vai trò rấtlớn trong nền kinh tế quốc dân May mặc là ngành có từ lâu ở Việt Nam và mặt hàngnày của chúng ta đã có mặt ở rất nhiều nước trên thế giới như Nhật, Đức, Tiệp Khắc

và đặc biệt là thị trường Mü… Trong sự phát triển chung của ngành Công ty TNHHThương mại và Dịch vụ Hoàng Kỳ phát đang nỗ lực để khẳng định vị trí của mìnhtrên thị trường Nhằm thực hiện và đạt được mục tiêu đó, công ty đã không ngừngcảI tiến kỹ thuật công nghệ để nâng cao chất lượng sản phẩm Nhưng một con tàuchạy tốt thì phải có người cầm lái vững chắc Do vậy, bộ máy quản lý là vấn đềđược công ty rất quan tâm Với thời gian kiến tập tại Công ty TNHH Thương mại

và Dịch vụ Hoàng Kỳ phát em đã nghiên cứu vấn đề này và đưa ra một số ý kiến

nhằm “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty TNHH Thương mại

lý, do đó bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn phát triển thì phảI xây dựng và hoànthiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp Việc xây dựng và hoàn thiện cơcấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên cơ sở khoa học của nó Vì vậy, nghiên cứumột số khái niệm cơ bản về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong nghiệp làcần thiết.

1.Một số khái niệm về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1.1.Quản lý

Vấn đề quản lý được đề cập rất lâu trong lịch sử Cho đến nay đã có rất nhiềuhọc thuyết khác nhau về quản lý Có học thuyết xuất hiện từ thời cổ nh Aristot,Platon; có học thuyết của trường phái cổ ®Ión nh A Smith, D Ricardo; học thuyết

về lao động của C.Mac Lªnin đã từng nói: “khoa học quản lý là công cụ, phương tiệntối quan trọng để phát triển kinh tế – xã hội của các nước không bị lệ thuộc vào sựkhác nhau về ý thức chính trị” Sau này đi đôi với sự phát triển của khoa học kỹ thuật,của lực lượng sản xuất, chúng ta lại thấy xuất hiện những học thuyết về quản lý trongcông nghiệp nh F.W.Taylor, Henri Fayol

Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết đến phân công và hiệp tác laođộng C.Mac đã coi sự xuất hiện của quản lý nh là một kết quả tất yếu của sự chuyểnnhiều lao động, nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với nhau thành mộtquá trình lao động xã hội được phối hợp lại Ông viết: “bất cứ lao động xã hội hay laođộng chung nào mà tiến hành trên quy mô khá lớn đều yêu cầu có sự chỉ đạo để ®Iòuhoà hoạt động cá nhân Sự chỉ đạo đó phảI làm chức năng chung, tức là chức năngphát sinh từ sự khác nhau giữa sự vận động chung của cơ thể sản xuất Với nhữngvận động cá nhân của những khí quản độc lập hợp thành cơ sở Một nhạc sĩ độc tấuthì tự ®Iòn kiÓn lấy mình nhưng một dàn nhạc thì phải có nhạc trưởng” Nh vậy Mac

đã chỉ ra rằng chức năng của quản lý thể hiện ở sự kết hợp một cách hợp lý các yếu tố

cơ bản của sản xuất, ở chỗ xác lập một sự ăn khớp về hoạt động giữa những ngườilao động riêng biệt Nịu chức năng này không được thực hiện thì quá trình hợp lý củalao động hợp tác không thể tiến hành được

C.Mac viết: “Mọi hình thái sản xuất đều sinh ra những quan hệ quản lý riêngcủa nó…” Hoạt động quản lý trong xã hội sẽ mang dấu ấn của xã hội đó Nó có mỗiquan hệ chặt chẽ với chế độ sở hữu và các quan hệ kinh tế phát sinh từ chế độ xã hộiđó

********************************************************************************

****************************************

2

+ Yêu cầu của thị trường về số lượng, chất lượng, giá cả và thời ®Ióm.+Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi.

+ Tôn trọng pháp luật Nhà nước

- Theo lĩnh vực kinh doanh: quản lý là sự tác động có tổ chức, có tính hướngđích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trồi của hệ thống, sửdụng một cách tốt nhất các tiềm năng cơ hội của hệ thống đó để đưa hệ thống đó đếnmột mục tiêu đã định trong ®Iòu kiện môi trường luôn biến động

Sơ đồ 1:Sơ đồ quản lý

Ngoài ra, quản lý có thể hiểu là quá trình phối hợp chỉ huy hoạt động sản xuấtcủa các khâu, các bộ phận đảm bảo phát huy hết khả năng của doanh nghiệp để phục

vụ cho sự phát triển

Quản lý còn được hiểu là quá trình tác động một cách có hệ thống, có tổ chứcđến tập thể những người lao động trong doanh nghiệp với nhiệm vụ liên kết nhữngmục tiêu xác đáng kế hoạch phát triển của doanh nghiệp, đến ý đồ về công việc hayhoạt động có liên quan và đưa ra quyền hạn có thể làm được để hoàn thành côngviệc

Theo quan điểm chung nhất, quản lý là sự tác động có tổ chức, có mục đíchđến toàn bộ nền kinh tế quốc dân(trên cơ sở vĩ mô) và doanh nghiệp (trên cơ sở vimô) bằng một hệ thống các biện pháp kinh tế, xã hội và các biện pháp khác để tạo racác biện pháp thuận lợi nhất thực hiện mục tiêu đề ra trước đó Thực chất của quản lý

Đối tượng

quản lý

Mục tiêu quản lýXác định

Thực hiện

là sự tác động lên hành vi của mỗi cá nhân nhờ đó tạo thành hành vi chung có sứcmạnh tạo lên sức mạnh cho cả hệ thống

* Phân biệt quản lý và quản trị :

Quản trị là một thuật ngữ vừa có nghĩa là quản lý vừa có nghĩa là quản trịnhưng chủ yếu với nghĩa là quản trị Cho nên về thực chất có thể tạm coi quản lý làthuật ngữ được dùng để chỉ việc quản lý hành chính của Nhà nước đối với các doanhnghiệp, còn quản trị là thuật ngữ được hiểu là các điều khiÓu hoạt động sản xuấtkinh doanh của chủ doanh nghiệp và các chuyên gia quản lý đối với doanh nghiệpcủa mình

Do đó quản trị là sự tác động có tổ chức, có hướng định của chủ thể quản trịlên đối tượng bị quản trị nhằm đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động củamôi trường

Sơ đồ 2: Sơ đồ quản trị

Trong đó, chủ thể quản trị có thể là một người, nhiều người; còn đối tượng bịquản trị có thể là người hoặc giới vô sinh (máy móc thiết bị, đất đai…) hoặc giới sinhvật

Từ khái niệm về quản lý và quản trị ta thấy giữa chóng có sự giống và khácnhau Quản lý là khái niệm được hiểu theo nghĩa rộng trong đó bao gồm cả nội dungquản trị Quản lý là thuật ngữ được dùng đối với các cơ quan Nhà nước trong việcquản lý xã hội, quản lý kinh tế trong phạm vi cả nước, còn quản trị là thuật ngữ đượcdùng đối với các cơ sở trong đó có các doanh nghiệp Vì vậy quản lý và quản trị cóđiểm chung đều là các hoạt động quản trị của con người để đạt mục tiêu đặt ra nhưngkhác nhau ở nội dung và quy mô của sự tác động

Qua đó ta thấy mục đích của quản lý doanh nghiệp là nhằm phát triển sảnxuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí thấp nhất và đạt hiểu quả cao nhất,đồng thời không ngừng cải thiện lao động và nâng cao đời sống cho mỗi thành viêntrong doanh nghiệp Suy cho cùng, quản lý là quản lý con người nên quy mô doanhnghiệp càng lớn thì quản lý yêu cầu càng cao và thực sự trở thành nhân tố quan trọng

để tăng năng suất lao động và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh

Do đó, quản lý cần phải có tổ chức và có sự phân công giữa các bộ phận cấuthành tổ chức đó

1.2 Bộ máy quản lý doanh nghiệp

Bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hệ thống các bộ phận hợp thành gồmcác phòng ban có chức năng, có nhiệm vụ cơ bản giúp cho Giám đốc doanh nghiệpquản lý và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo quá trình sản xuất kinhdoanh đạt mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất

Hệ thống các phòng ban chức năng tạo lên bộ máy quản lý doanh nghiệp.Nhưng nếu để các bộ phận này riêng lẻ không có mối liên hệ nào thì sẽ vô nghĩa,không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của quản lý Do vậy phải đặt các bộ phận nàytrên một tổ chức nhất định, các bộ phận này phải hoạt động nhịp nhàng ăn khớp vớinhau

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một chỉnh thể hợp thành củacác bộ phận khác nhau, có mối quan hệ hữu cơ và phục thuộc lẫn nhau, được chuyênmôn hoá có nhiệm vụ và quyền hạn nhất định, được bố trí theo các khâu, các cấp đảmbảo chức năng quản trị doanh nghiệp nhằm mục đích chung đã xác định của doanhnghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là hình thức phân công lao độngtrong lĩnh vực quản lý Nó có tác động đến quá trình hoạt động của toàn bộ doanhnghiệp Nó một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác tác động tích cực trở lại việcphát triển sản xuất

Tóm lại, bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuấtkinh doanh Một doanh nghiệp có bộ máy quản lý hợp lý sẽ đạt hiệu quả cao trongsản xuất Thêm vào đó một doanh nghiệp biết phát huy nhân tố con người trong sảnxuất thì bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả và làm cho sản xuất kinh doanh pháttriển

Sản xuất ngày càng phát triển thì mức độ tập trung hoá và chuyên môn hoá sảnxuất ngày càng cao nó đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban vàphân xưởng sản xuất ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất Nh vậy, việc xây dựng

và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được xem nh vấn đề trọng tâm của mỗidoanh nghiệp trong nền kinh tế cạnh tranh Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cÂu tổchức bộ máy quản lý phải dựa trên những nguyên tắc nhất định và phải đáp ứngnhững yêu cầu cơ bản của cơ cÂu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

1.4 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ và mục tiêu khác nhau do đó

cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ở từng doanh nghiệp khác nhau khôngnhất thiết phải giống nhau Nó tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp để xâydựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp Để xây dựng cơ cấu tổ chức bộmáy quản lý, doanh nghiệp cần căn cứ vào các nguyên tắc sau:

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phải phù hợp cơ chế quản

lý doanh nghiệp mới,

- Cơ cấu đó phải có mục tiêu chiến lược thống nhất

********************************************************************************

****************************************

5

- Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm phải tươngxứng với nhau

- Cần phải có sự mÒn dẻo về tổ chức

- Cần có sự chỉ huy tập trung thống nhất vào một đầu mối

- Có phạm vi kiểm soát hữu hiệu

- Đảm bảo tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh

1.5 Yêu cầu cơ bản đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp được coi là tốt nếu đáp ứngnhững yêu cầu sau:

-Tính tối ưu: giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập mối quan hệ hợp

- Tính tin cậy:

Bộ máy này phải đảm bảo độ chính xác của các luồng thông tin lưu động được

có tính tin cậy trong quản lý Đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởngtrong kinh doanh

- Tính kinh tế:

Trong cơ chế mới các doanh nghiệp hoạch toán độc lập và do vậy nếu muốn tồntại thì đòi hỏi doanh nghiệp làm ăn có lãi Một trong những biện pháp nhằm gópphần tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đó là việc tổ chức một bộ máy saocho hợp lý nhất Nghĩa là bộ máy đó không quá cồng kềnh so với nhiệm vụ, tổ chức

bộ máy sao cho chi phí quản lý thấp nhất nhưng mang lại hiệu quả quản lý cao nhất

1.6.Những nhân tố ảnh hưởng đến việc hình thành tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hình thức pháp lý củadoanh nghiệp Nó liên kết các mặt công tác của doanh nghiệp, phối hợp các yếu tố tổchức quản lý doanh nghiệp về mặt không gian thời gian theo một hình thức kết cấu

********************************************************************************

****************************************

6

nhất định xoay quanh mục tiờu chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Núchịu ảnh hưởng của nhiều nhõn tố như: mụi trường kinh doanh và thị trường; quy mụcủa doanh nghiệp địa bàn doanh nghiệp; đặc điểm quy trỡnh cụng nghệ; đặc điểm chếtạo sản phẩm , tớnh chất và đặc điểm sản xuất …nhưng ta cú thể quy chúng thành banhúm nhõn tố sau:

- Nhúm nhõn tố thuộc đối tượng quản lý của doanh nghiệp, thuộc nhúm nàybao gồm:

+ Tỡnh trạng và trỡnh độ phỏt triển cụng nghệ sản xuất của doanh nghiệp + Tớnh chất và đặc điểm sản phẩm

Những nhõn tố trờn biến đổi do đú ảnh hưởng đến thành phần, nội dungnhững chức năng quản lý và thụng qua đú mà ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức

bộ mỏy quản lý doanh nghiệp

- Nhúm nhõn tố thuộc lĩnh vực quản lý :

+ Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp

+ Mức độ tập trung hoỏ và chuyờn mụn hoỏ cỏc hoạt động quản lý

+Trỡnh độ cơ giới hoỏ, tự động hoỏ trong hoạt động quản lý

+ Trỡnh độ tay nghề của cỏn bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ

+Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lónh đạo, khả năng kiểm tracủa người lónh đạo đối với hoạt động của cấp đới

+Chế độ chớnh sỏch của doanh nghiệp đối với đội ngũ quản lý

+Kế hoạch, chủ trương, đường lối đỳng nh mục đớch mà doanh nghiệp đó

đề ra và phấn đấu đạt được

- Nhúm nhõn tố thuộc cơ chế chớnh sỏch của Nhà nước

+ Kế hoạch , chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước

+ Chế độ chớnh sỏch đói ngộ của Nhà nước đối với doanh nghiệp

+ Cỏc bộ luật: Luật doanh nghiệp, Luật cụng ty, cỏc văn bản, Nghị định,Thụng tư dưới luật

Trờn đõy là những yếu tố tỏc động đến cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý trongdoanh nghiệp Khụng cú một yếu tố riờng lẻ nào quyết định cơ cÂu tổ chức bộ mỏyquản lý mà cơ cÂu tổ chức bộ mỏy quản lý chịu ảnh hưởng của hàng loạt cỏc yếutố.Vỡ thế trong quỏ trỡnh xõy dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý cỏcdoanh nghiệp cần quan tõm một cỏch toàn diện đến cỏc nhõn tố ảnh hưởng nhằm đạthiểu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh

2 Một số mụ hỡnh về cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý doanh nghiệp

Quản lý cú vai trũ rất lớn trong hoạt động của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệpkhỏc nhau lại cú cỏch thức quản lý khỏc nhau do vậy mà hỡnh thành nờn cỏc mụ hỡnhxõy dựng cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý doanh nghiệp khỏc nhau Lý thuyết và thực

tế quản lý doanh nghiệp đó hỡnh thành nhiều kiểu tổ chức trong doanh nghiệp Mỗi

hệ thống tổ chức doanh nghiệp là một cỏch phõn chia cỏc cấp quản lý mà ở đú cỏc bộphận trong doanh nghiệp liờn kết với nhau theo quan điểm phõn quyền ra mệnh lệnh

********************************************************************************

****************************************

7

2.1 Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đường thẳng)

*Nguyên lý xây dựng cơ cấu :

- Mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp,

- Mối quan hệ trong cơ cÂu tổ chức là được thiết lập chủ yếu theo chiềudọc

- Công việc được tiến hành theo tuyến

* Sơ đồ:

Sơ đồ 1 : Sơ đồ cơ cấu trực tuyến

+ Người quản trị sẽ rất bận rộn và đòi hỏi phải có hiểu biết toàn diện

********************************************************************************

****************************************

8

+ Khụng tận dụng được cỏc chuyờn gia giỳp việc

Cơ cấu này được ỏp dụng phổ biến ở cuối thỊ kỷ XIX và được ỏp dụng chủ yếu

ở cỏc doanh nghiệp cú quy mụ sản xuất khụng phức tạp và tớnh chất của sản xuất làđơn giản

Ngày nay, kiểu tổ chức này vẫn được ỏp dụng ở những đơn vị cú quy mụ nhỏ,

ở những cấp quản lý thấp: Phõn xưởng, tổ đội sản xuất Khi quy mụ và phạm vi cỏcvấn đề chuyờn mụn tăng lờn, cơ cấu này khụng thớch hợp và đũi hỏi một giải phỏpkhỏc

2.2 Cơ cấu chức năng ( Song trựng lónh đạo )

* Nguyờn lý xõy dựng cơ cấu: Cơ cấu này được Frederiew Teylor lần đầu tiờn

đề xướng và ỏp dụng trong chế độ đốc cụng chức năng Việc quản lý được thực hiệntheo chức năng, mỗi cấp cú nhiều cấp trờn trực tiếp của mỡnh

*Sơ đồ :

Sơđồ:2 Cơ cấu chức năng

*Đặc điểm: Trong phạm vi toàn doanh nghiệp, người lónh đạo tuyến trờn lẫnngười lónh đạo tuyến chức năng đều cú quyền ra quyết định về cỏc vấn đề cú liờn

********************************************************************************

****************************************

9

quan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng tổ đội sản xuất: Nhiệm vụ quản

lý trong cơ cÂu này được phân chia trong các đơn vị riêng biệt để cùng tham giaquản lý Mỗi đơn vị được chuyên môn hoá thực hiện chức năng và hình thànhnhững người lãnh đạo chức năng

- Ưu điểm :

+ Tận dụng được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo

+ Giảm gánh nặng cho người lãnh đạo chung

- Nhược điểm :

+ Một cấp dưới có nhiều cấp trên

+ Vi phạm chế độ một thủ trưởng

2.3 Cơ cấu trực tiếp chức năng

*Điều kiện áp dụng : Môi trường phải ổn định mọi vấn đề thuộc về thủtrưởng đơn vị, tuy nhiên có sự giúp đỡ của các lãnh đạo chức năng, các chuyêngia Từ đó cùng dự thảo ra các quyết định cho các vấn đề phức tạp để đưa xuốngcho người thực hiện và người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của người lãnh đạodoanh

+ ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuấtchỉ có tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ

********************************************************************************

****************************************

10

thủ trưởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trưởng đơn vị sau khi đã thamkhảo ý kiến các phòng chức năng

- Ưu điểm:

+ Thực hiện được chế độ một thủ trưởng

+ Tận dụng được các chuyên gia

+ Khắc phục được nhược điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năngnếu để riêng

2.4 Cơ cấu trực tuyến – tham mưu ( cơ cấu phân nhánh )

Đây là cơ cấu có thêm bộ phận tham mưu giúp việc Cơ quan tham mưu

có thể là một hoặc một nhóm chuyên gia hoặc cán bộ trợ lý Cơ quan tham mưu cónhiệm vụ đưa ra ý kiến góp ý dự thảo quyết định cho lãnh đạo doanh nghiệp

2.4 Cơ cấu tổ chức kiểm ma trận.

********************************************************************************

****************************************

12

2.5 Cơ cấu khung:

- Chỉ duy trì một số cán bộ cho những bộ phận nòng cốt, khi nào cần thituyển thêm người theo hợp đồng, khi hết việc thì người tạm tuyển bịphân tán

- Chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp mà công việc mang tính thời vụ hoặctuỳ thuộc vào khả năng thắng thầu

2.6 Nếu theo quy mô thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có hai loại:

********************************************************************************

****************************************

13

- Phòng kinh doanh : Đảm nhận các khâu có liên quan đến thị trường vật

tư , xuất nhập khẩu, tiêu thụ sản phẩm

- Phòng điều hành sản xuất: Vạch ra kế hoạch sản xuất, định mức laođộng quản lý sản xuất, lượng sản phẩm, công nghệ kiểm tra phục vụ sảnxuất

- Phòng kế hoạch tài chính: Phụ trách mạng tài chính, thống kê , hạch toán

kế toán, kiểm kê tài sản, kiểm tra tiền lương

- Phòng nội chính: Tuyển dụng,sa thải, quản lý nhân viên, bảo vệ doanhnghiệp, lo hành chính, đời sống , y tế

- Các phòng chức năng khác: Chuẩn bị các quyết định theo yêu cầu đượcgiao Theo dõi, hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất

Sơ đồ 7.1 : Cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn

2.6.2 Mô hình quản lý bộ máy có quy mô nhỏ

*ở Việt Nam, do chủ trương phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phầncủa Đảng nên hiện nay chúng ta có nhiều loại hình doanh nghiệp : doanh nghiệp Nhà

********************************************************************************

****************************************

14

2.9.2 Cơ cấu phi chính thức:

Thực chất là những giao tiếp cá nhân trong quá trình thực thi nhiệm vụ tại nơilàm việc Qua đó hình thành nên các nhóm, tổ không chính thức nằm ngoài cơ cấuchính thức đã được phê chuẩn của doanh nghiệp Cơ cấu này có vai trò lớn trong thựctiễn quản lý, nó không định hình và không thay đổi, luôn tồn tại song song với cơ cấuchính thức Nó tác động nhất định và đáng kể đến hiệu quả sản xuất kinh doanh Sựtồn tại khách quan của cơ cấu này là dấu hiệu chỉ ra những chỗ yếu và trình độ chưahoàn thiện của cơ cấu chính thức Nên nó đòi hỏi người lãnh đạo phải có nghệ thuậtquản lý và phải thường xuyên nghiên cứu cơ cấu này, thúc đẩy sự phát triển của cơcấu này vì mục tiêu quản lý chung của doanh nghiệp?

* Các mối liên hệ trong cơ cÂu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

- Liên hệ trực thuộc: Là mối liên hệ giữa cấp trên và cấp dưới, liên hệ có tínhchất chỉ đạo, mệnh lệnh

- Liên hệ tham mưu phối hợp: Là mối liên hệ giữa các bộ phận chức năng vớinhau hoặc giữa các bộ phận chức năng cấp trên với nhân viên chức năng cấpdưới

- Liên hệ tư vấn: Là mối liên hệ giữa hội đồng các chuyên gia với thủ trưởng,các hội đồng, các chuyên gia làm nhiệm vụ tư vấn

II Những nội dung cơ bản của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

1 Thiết kế quản lý bộ máy của doanh nghiệp.

Việc xây dựng một cơ cÂu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là một việc làmquan trọng của quản trị, nó giúp cho việc quản lý có hiệu quả Một doanh nghiệpmuốn tồn tại và phát trتn thì doanh nghiệp đó phải thiết kế được bộ máy sao chochi phí thấp nhất mà đạt hiệu quả quản lý cao nhất Muốn vậy, việc thiết kế bộmáy quản lý của doanh nghiệp phải đảm bảo yêu cầu sau:

- Phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ,toàn diện các chức năng quản lý

- Phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ 1 thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cánhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tạp thể lao động trongdoanh nghiệp

- Phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với đặc điểm kinh tế kỹ thuật

- Phải đảm bảo tính gọn nhẹ và có hiệu lù

Nh vậy, thiết kế bộ máy hợp lý sẽ tạo động lực thúc đẩy doanh nghiệp pháttriển phải đảm bảo tính liên tục của thông tin Doanh nghiệp phát triển đó là mục

********************************************************************************

****************************************

15

tiờu chung Mà thụng tin là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động của doanhnghiệp Bởi thực chất của hoạt động quản trị doanh nghiệp là việc ban hành cỏcquyết định quản trị Cho nờn độ chớnh xỏc của thụng tin cú ý nghĩa rất lớn tới hoạtđộng quản trị của doanh nghiệp Do vậy tổ chức hệ thống thụng tin trong doanhnghiệp núi chung và tổ chức bộ mỏy doanh nghiệp núi riờng là một nội dung quantrọng Muốn thiết kế xõy dựng cơ cấu tổ chức và đảm bảo thụng tin quản lý đượcliờn tục thỡ cần phải cú những phương phỏp hỡnh thành cơ cấu tổ chức quản lý

* Những phương phỏp hỡnh thành cơ cấu tổ chức quản lý

Để hoàn thiện một cơ cÂu tổ chức của một doanh nghiệp cũng như việc xoỏ bỏhoặc sủa đổi một cơ cÂu tổ chức nào đú buộc nhà quản lý phảo dựa trờn cơ sở khoahọc, cơ thể phải nắm vững kiến thức về cỏc kiểu cơ cÂu quản lý và xỏc định đượcnhiệm vụ của cỏc bộ phận Qua lý luận và thực tiễn hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lýđến nayđã hỡnh thành lờn một số phương phỏp sau:

1.1 Phương phỏp tương tự :

- Đõy là phương phỏp mới dựa vào việc thừa kế kinh nghiệm thành cụng,và gạt

bỏ những yếu tố bất hợp lý của cỏc cơ cấu tổ chức cú sẵn Những cơ cấu tổchức trước đõy cú những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp hỡnh thành

- Ưu điểm:

+ Quỏ trỡnh hỡnh thành cơ cấu nhanh

+ Chi phớ để thiết kế cơ cấu ớt

+ Thừa kế cú phõn tớch những kinh nghiệm quí bỏu

- Nhược điểm:

- Thiếu phõn tớch những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức quản lý sắp hoạtđộng là những khuynh hướng cần ngăn ngừa

1.2 Phương phỏp phõn tớch theo yếu tố:

- Đõy là phương phỏp khoa học được ứng dụng trong mọi cấp, mọi đối tượngquản lý Phương phỏp này được chia làm 3 giai đoạn

Sơ đồ:trang bờn

********************************************************************************

****************************************

16

Có 2 trường hợp xảy ra:

TH1: Xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý mối phải được tiến hành tuần tự qua 3 bước:

- Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của cơ quanquản lý vĩ mô, những qui định có tính chất luật pháp để xây dựng cơ cấu tở chức bộmáy quản lý tổng quát và xác định những đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu này Kếtquả thực hiện ở giai đoạn một: Xây dựng mục tiêu của tổ chức:

+Xây dựng các phân hệ chức năng

+Phân cấp nhiệm vụ quyền hạn cho từng cấp quản lý

+Xác lập mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận

- Bước 2:

+Xác định các thành phần kinh tế

+Các bộ phận của cơ cấu tổ chức

+Lập mối quan hệ giữa các bộ phận

Nội dung cơ bản của bước này được thể hiện ở việc xây dựng phân hệ trựctuyến - chức năng và chương trình mục tiêu cơ sở để xác định các thành phần, các

bộ phận của cơ cÂu là sự cần thiết chuyên môn hoá hoạt động quản lý sự phân cấp

và phân chia hợp lý các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ quản lý Điềuquan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hưởng đến cơ cấu tổchức quản lý

- Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận,từng nhân viên của bộ máy.

- Phân tích khối lượng công tác thực tế của mâi bộ phận, mỗi người , từ đó pháthiện khâu yếu trong việc phân bổ khối lượng công việc

- Phân tích tình hình phân định chức năng kết quả việc thực hiện chế độ tráchnhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang – dọc trong cơ cÂu

- Phân tích tình hình tăng, giảm số lượng và tư lệ cán bộ nhân viên gián tiếp sovới công nhân trực tiếp sản xuất

2 Tổ chức lao động quản lý.

Các doanh nghiệp muốn phát triển cần phải quán triệt và thực hiện đường lốichính sách chế độ của Đảng và nhà nước, của cấp trên về tổ chức lao động quản lý.Đội ngũ những người lao động quản lý là yếu tố quyết định sự thành công của doanhnghiệp Muốn có một đội ngũ cán bộ quản lý tốt thì doanh nghiệp phải:

2.1 Lựa chọn cán bộ quản lý:

Đây là công việc nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý doanh nghiệp.Mỗi doanhnghiệp có một bộ máy tổ chức riêng, do vậy việc lựa chọn cán bộ quản lý phải phùhợp với trình độ của người quản lý, đồng thời phải thích hợp đối với cơ cấu tạo ®iiªïkiện cho người quản lý phát huy được tính tự chủ, tính năng động, đồng thời tạo ®iiªïkiện thuận lợi cho bộ máy hoạt động linh hoạt có hiệu quả Để đảm bảo cho việc lựachọn cán bộ quản lý, doanh nghiệp cần phải xây dựng chức danh và tiêu chuẩn cán

bộ giúp cho việc quản lý và lựa chọn cán bộ được thuận lợi

2.2 Tuyển dụng.

Nhân lực được coi là yếu tố đầu vào của quả trình sản xuất kinh doanh Nó làyếu tố không thể thiếu của hoạt động sản xuất kinh doanh Để việc tuyển dụng đảmbảo tính hiệu quả thì phải tuyển đúng người vào công việc phù hợp với khả năng củangười lao động

2.3 Công tác

Ngày nay với sự phát triển nh vũ bão của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật

cho nên để doanh nghiệp không bị tụt hậu thì phải áp dụng những thành tựu của khoahọc kỹ thuật vào sản xuất cũng nh quản lý Để làm được việc đó thì cán bộ quản lýphải là người hiểu biết về chuyên môn và ứng dụng kịp thời sự thay đổi của khoa học

kỹ thuật vào quản lý Do vậy, cán bộ quản lý phải được đào tạo và đào tạo laÞ mộtcách thường xuyên Để công tác đào tạo có hiệu quả phải chú ý đến việc phân loạicán bộ quản lý để xây dựng nội dung, nhu cầu cần đào tạo tránh tình trạng đào tạotràn lan mất nhiều thời gian và kinh phí mà vẫn không có hiệu quả Bên cạnh đó các

********************************************************************************

****************************************

18