Nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại Bệnh viện Chấn thương Chỉnh hình

Accounting information system is a collection of data and processing procedures that creates needed information for its users... − Ph ng pháp tính thu GTGT: tính thu theo ph ng pháp kh

– Phó giáo s , Ti n s Ph m V n D c – Giáo viên h ng d n tr c ti p – đã nhi t tình

h ng d n, giúp đ và đ ng viên tôi r t nhi u đ tôi có th hoàn thành lu n v n này – Quý Th y Cô c a tr ng i h c Kinh T TP H Chí Minh đã t o đi u ki n đ tôi

L I CAM OAN

Lu n v n v i đ tài "Nâng cao hi u qu s d ng ph n m m k toán t i

B nh vi n Ch n Th ng Ch nh Hình” là do tôi nghiên c u th c hi n Các s

li u trích d n trong lu n v n là nh ng s li u thu th p th c t t i đ n v Tôi xin

ch u trách nhi m hoàn toàn v l i cam đoan c a mình

Tp H Chí Minh, ngày 28 tháng 9 n m 2010 Tác gi

Tr n Th H ng Thi

M C L C

M C L C 1

DANH M C B NG, HÌNH NH VÀ S 7

PH N M U 8

1 S c n thi t c a đ tài nghiên c u 8

2 M c tiêu nghiên c u c a đ tài 8

3 i t ng và ph m vi nghiên c u 9

4 Ph ng pháp nghiên c u 9

4.1 Ph ng pháp duy v t bi n ch ng 9

4.2 T ng h p, phân tích, th ng kê 9

5 Nh ng đóng góp c a đ tài nghiên c u 9

6 K t c u c a lu n v n 10

CH NG 1: Nh ng v n đ chung v k toán t i các đ n v hành chính s nghi p và h th ng thông tin k toán 11

1.1 Nh ng v n đ chung v k toán 11

1.1.1 Các quan đi m v k toán 11

1.1.2 Vai trò và nhi m v c a k toán 13

1.2 V n đ chung v h th ng thông tin k toán 13

1.2.1 Các khái ni m v h th ng thông tin k toán 13

1.2.2 C u trúc h th ng thông tin k toán 15

1.3 Các công c h tr th c hi n h th ng thông tin k toán 19

1.3.1 Ph n m m k toán 19

1.3.2 Ph n c ng 21

1.4 T ch c h th ng thông tin k toán trong doanh nghi p 22

1.4.1 N i dung công vi c t ch c tri n khai h th ng thông tin k toán 22

1.4.2 T ch c nhân s 24

1.4.3 T ch c trang b ph n c ng máy tính và ph n m m ng d ng 24

K t lu n ch ng 1 25

CH NG 2: Th c tr ng s d ng ph n m m k toán t i B nh vi n Ch n th ng ch nh hình 26

2.1 Gi i thi u t ng quát v b nh vi n ch n th ng ch nh hình 26

2.1.1 L ch s 26

2.1.2 Tình hình ngu n nhân l c 26

2.1.3 Ph ng h ng phát tri n 26

2.1.4 Th c tr ng t ch c công tác k toán t i b nh vi n 27

2.2 Th c tr ng s d ng ph n m m t i B nh vi n Ch n th ng ch nh hình 30

2.2.1 Gi i thi u t ng quát v ph n m m t i b nh vi n 30

2.2.2 H th ng ph n m m k toán 31

2.2.3 Các quy trình trong h th ng ph n m m k toán 31

2.2.4 Kh o sát v ph n m m k toán và cách s d ng 37

2.3 ánh giá tình hình s d ng h th ng ph n m m k toán 41

2.3.1 Ng i dùng 41

2.3.2 Giao di n 42

2.3.3 D ch v 44

2.3.4 Nghi p v 45

2.3.5 Ki m soát n i b 48

2.3.6 Hi u qu 51

K t lu n ch ng 2 52

CH NG 3: M t s gi i pháp nh m nâng cao ch t l ng s d ng ph n m m k toán t i b nh vi n 53

3.1 Quan đi m hoàn thi n 53

3.1.1 Quan đi m v đ m b o tính h p lý c a báo cáo tài chính 53

3.1.2 Quan đi m v tuân th pháp lu t và các quy đ nh c a b nh vi n 53

3.1.3 Quan đi m v s h u hi u và hi u qu c a h th ng k toán 53

3.2 Gi i pháp nâng cao hi u qu s d ng ph n m m k toán t i b nh vi n 54

3.2.1 Ki m soát h th ng thông tin k toán 54

3.2.2 Nâng cao hi u qu s d ng ph n m m k toán 58

3.3 Ki n ngh v vi c l a ch n ph n m m k toán cho t ng lai 61

K t lu n ch ng 3 63

K T LU N 64

Tài li u tham kh o 65

Ph l c A: DANH M C CH NG T K TOÁN 66

Ph l c B: DANH M C H TH NG TÀI KHO N K TOÁN 69

Ph l c C: DANH M C S K TOÁN 75

1 Danh m c s k toán áp d ng cho đ n v k toán c p c s 75

2 Danh m c s k toán áp d ng cho đ n v k toán c p I, II (C p trên) 76

Ph l c D: Các ki u sao l u d li u ph bi n n m 2010 77

Ph l c E: M U PHI U I U TRA TH C T 78

DANH M C B NG, HÌNH NH VÀ S

Hình 1.5: C u trúc các b n ghi trong c s d li u 13

S đ 2.2: T ch c công tác k toán 27

S đ 2.3: S đ các mô-đun trong h th ng ph n m m k toán 31

S đ 2.4: Quy trình n i b b ph n k toán tài chính 33

S đ 2.5: Quy trình n i b có y quy n 35

S đ 2.6: Quy trình k toán liên b ph n 36

B ng 2.7: B ng t ng h p k t qu t phi u đi u tra 38

Hình 2.8: Giao di n ph n m m k toán s d ng b ng mã TCVN3 v i các font không có tính th m m cao khi hi n th trên màn hình 43

Hình 2.9: D li u sao l u là các file DBF không đ c mã hóa 50

Hình 2.10: Ch c n ng sao l u d li u c a ph n m m k toán 51

B ng 2.11: K t qu kh o sát m t s ch tiêu v hi u qu ph n m m k toán 52

S đ 3.1: Quy trình nghi p v gi m kh i l ng nh p cho nhân viên k toán 60

PH N M U

1 S c n thi t c a đ tài nghiên c u

Trong b i c nh n n kinh t th tr ng c a n c ta hi n nay, k toán là m t công c không th thi u trong công tác qu n lý ho t đ ng c a m t t ch c K toán cung c p các thông tin kinh t tài chính cho ng i s d ng t m vi mô l n v

mô đ t đó ra quy t đ nh Các đ i t ng s d ng thông tin tài chính g m:

c p thông tin k p th i mà còn đ m b o đ chính xác cao Ph n m m k toán ra đ i

nh m gi i phóng con ng i kh i nh ng công vi c tính toán nhàm chán v i nh ng con s kh ng l các phép tính toán, ghi chép

Tuy nhiên trên th tr ng có r t nhi u ph n m m k toán áp d ng trong nhi u l nh v c khác nhau, qui mô khác nhau và ch t l ng khác nhau Làm th nào đ đánh giá m t ph n m m k toán và làm sao đ nâng cao tính hi u qu trong

vi c s d ng ph n m m k toán ây là m t trong các v n đ mà tác gi quan tâm

tài “Nâng cao hi u qu s d ng ph n m m k toán t i B nh vi n Ch n

th ng ch nh hình” trình bày m t cách t ng quát các lý thuy t v k toán trong

các đ n v hành chính s nghi p, h th ng thông tin k toán và ng d ng ph n

m m k toán làm sao hi u qu nh t cho đ n v

Tuy nhiên, dù c g ng h t s c đ th c hi n đ tài này m t cách khoa h c, nghiêm túc và đ có th áp d ng trong th c ti n nh ng v i trình đ h n ch c a tác

gi nên khó tránh kh i nh ng thi u sót Tác gi chân thành c m n nh ng đóng góp quý báu c a đ c gi đ tác gi có th hoàn thi n h n đ tài này

2 M c tiêu nghiên c u c a đ tài

M c đích c a lu n v n là nghiên c u v h th ng thông tin k toán trong

đi u ki n tin h c hóa công tác k toán t i b nh vi n ch n th ng ch nh hình nh m

đ a ra gi i pháp t ch c s d ng ph n m m k toán hi u qu nh t ng th i lu n

v n đ a ra m t s nh n xét và đ xu t gi i pháp t ch c thi t k ph n m m k toán cho b nh vi n Ngoài ra tác gi còn ki n ngh Nhà n c, doanh nghi p, các c s đào t o các chính sách, ch ng trình nh m h tr đ tri n khai m i ho c nâng cao

hi u qu s d ng ph n m m k toán

− ánh giá ch t l ng ph n m m k toán đang dùng t i đ n v : đúng lu t,

− ánh giá ch t l ng s d ng ph n m m k toán c a đ n v

− xu t gi i pháp nâng cao ch t l ng s d ng ph n m m c a đ n v

3 i t ng và ph m vi nghiên c u

− Ch tiêu đánh giá ph n m m k toán trong môn H th ng thông tin k toán

− Ph n m m k toán t i đ n v : chu n m c k toán, ch c n ng, giao di n, tính d s d ng, hi u qu

ph bi n, trong s v n đ ng và phát tri n không ng ng

− H th ng hóa lý lu n v k toán t i các đ n v hành chính s nghi p và h

th ng thông tin k toán

− Cung c p k t qu kh o sát và đánh giá th c tr ng c a ph n m m k toán đã thi t k , s d ng t i b nh vi n ch n th ng ch nh hình

− xu t các gi i pháp nâng cao hi u qu s d ng ph n m m k toán

− xu t các gi i pháp t ch c thi t k ph n m m k toán cho b nh vi n

− Ki n ngh Nhà n c, doanh nghi p, các c s đào t o các chính sách,

ch ng trình nh m h tr đ tri n khai ph n m m k toán

Bên c nh đó lu n v n còn cung c p cho các k toán viên m t s ki n th c

c n b n v h th ng thông tin và đ ng th i b sung cho các chuyên viên ph n

m m các ki n th c v k toán t i các đ n v hành chính s nghi p Hai ki n th c này không th tách r i nhau trong l nh v c h th ng thông tin k toán, trong vi c nghiên c u và xây d ng ph n m m k toán

6 K t c u c a lu n v n

Ngoài ph n m đ u, k t lu n, ph l c và m c l c, n i dung c a lu n v n

g m 3 ch ng:

− Ch ng 1: Nh ng v n đ chung v k toán t i các đ n v hành chính s nghi p và h th ng thông tin k toán

− Ch ng 2: Th c tr ng s d ng ph n m m k toán t i b nh vi n Ch n

th ng ch nh hình hình

− Ch ng 3: M t s gi i pháp nh m nâng cao hi u qu s d ng ph n m m

k toán t i b nh vi n Ch n th ng ch nh hình

CH NG 1: Nh ng v n đ chung v k toán t i các

đ n v hành chính s nghi p và h th ng thông tin k toán

1.1 Nh ng v n đ chung v k toán

1.1.1 Các quan đi m v k toán

y ban tiêu chu n k toán tài chính M : K toán là m t môn khoa h c dùng

đ thu th p, x lý và truy n đ t nh ng thông tin tài chính d i hình th c ti n t đ

ng i s d ng có th d a vào đó mà ra các quy t đ nh

Theo H i đ ng qu c gia v k toán Pháp: K toán là m t h th ng t ch c thông tin tài chính cho phép thu th p, s p x p, ghi nh n nh ng thông tin ban đ u

d i d ng con s , sau đó thông qua vi c x lý thông tin thích h p s cung c p toàn

b thông tin thích h p v i nhu c u c a nh ng ng i s d ng thông tin khác nhau

Theo Ronals J Thacker (1994), k toán đ c đ nh ngh a d a trên hai quan

đi m ch y u:

− Quan đi m th nh t nh n m nh đ n s d ng thông tin k toán : k toán là

m t ph ng pháp cung c p thông tin c n thi t cho qu n lý có hi u qu và đánh giá ho t đ ng c a m i t ch c

− Quan đi m hai là nh n m nh đ n ho t đ ng c a nh ng ng i làm công tác

k toán: nh ngh a này d a trên công vi c c a m t ng i làm k toán.Trong k toán, k t qu ho t đ ng kinh t c a m t doanh nghi p đ c thu th p, phân tích, đo l ng, s p x p, ghi chép, tóm t t và ph n ánh d i

d ng thông tin

Theo Libby, Short, Lafond, Lanthier (2003), k toán là m t h th ng thông tin cho phép thu th p và truy n đ t thông tin mà ch y u là nh ng thông tin mang

b n ch t tài chính th ng đ c s hoá d i hình th c giá tr v các ho t đ ng kinh

t c a các doanh nghi p và các t ch c Nh ng thông tin này đ c cung c p nh m giúp nh ng ng i quan tâm trong quá trình ra các quy t đ nh kinh t mà ch y u các quy t đ nh này liên quan đ n vi c phân b ngu n l c

Theo Neddles, Anderson & Caldwell (2003), Vi n K toán Công ch ng Hoa K vào n m 1941:K toán là ngh thu t ghi chép, phân lo i và t ng h p m t cách có ý ngh a và d i hình th c b ng ti n các nghi p v kinh t phát sinh, các s

ki n mà ít nhi u có liên quan đ n tài chính, và gi i trình k t qu c a vi c ghi chép này nh ngh a này c a k toán chú tr ng đ n nhi m v gi s sách c h u c a

ng i k toán Tuy nhiên đây là quan đi m c đi n v k toán, nó không còn phù

h p v i th c ti n k toán hi n nay n a Ngày nay, v i quan đi m m i, k toán không ch quan tâm đ n vi c gi s sách mà đ n toàn b các ho t đ ng bao g m

vi c ho ch đ nh ch ng trình và gi i quy t v n đ , đánh giá các ho t đ ng c a doanh nghi p và ki m tra s sách K toán ngày nay chú tr ng đ n nhu c u b c thi t c a nh ng ng i s d ng thông tin k toán dù h bên trong hay bên ngoài

doanh nghi p Do v y, vào n m 1970 Vi n K toán Công ch ng Hoa K cho r ng nhi m v c a k toán là cung c p thông tin đ nh l ng, ch y u mang tính ch t tài chính v các đ n v kinh t h ch toán đ c l p nh m giúp ích cho vi c làm các quy t đ nh kinh t

D i đây m t s đ nh ngh a v k toán khác nhau theo quan đi m m i v

k toán Theo tinh th n c a k toán qu c t , k toán đ c đ nh ngh a là h th ng

thông tin và ki m tra dùng đ đo l ng/ph n ánh, x lý và truy n đ t nh ng thông tin v tài chính, k t qu kinh doanh và các lu ng ti n t o ra c a m t đ n v kinh

t

Theo quan đi m Lu t k toán c a Vi t Nam, đi u 4 nh sau: K toán là

vi c thu th p, x lý, phân tích và cung c p thông tin kinh t , tài chính d i hình

th c giá tr , hi n v t và th i gian lao đ ng

Theo đi u l t ch c k toán Nhà n c Vi t Nam thì k toán đ c xem là

vi c ghi chép, tính toán b ng con s d i hình th c giá tr , hi n v t và th i gian lao đ ng, ch y u d i hình th c giá tr đ ph n ánh ki m tra tình hình v n đ ng

c a các lo i tài s n, quá trình và k t qu s n xu t kinh doanh, s d ng v n c a Nhà n c, c ng nh c a t ng t ch c, xí nghi p

V i nh ng đ nh ngh a này, chúng ta có th đ a ra m t s nh n xét sau đây:

K toán th c hi n ba công vi c c b n là đo l ng, x lý/ghi nh n và truy n đ t/cung c p thông tin đ nh l ng v hi n tr ng tài chính, k t qu kinh doanh và lu ng ti n t o ra trong m t đ n v Trong th c ti n công tác k toán

th ng đ c đ t ra ba câu h i sau đây:

− Th nh t, k toán đo l ng cái gì?

− Th hai, k toán ph n ánh và x lý các nghi p v kinh t khi nào và nh

th nào?

− Th ba, k toán truy n đ t cung c p thông tin b ng cách nào? B n ch t,

đ i t ng k toán nghiên c u

1.1.1.1 i t ng c a k toán

K toán đo l ng và ph n ánh cái gì? Trong đ n v hành chính s nghi p,

đ i t ng k toán thu c ho t đ ng thu, chi ngân sách nhà n c, hành chính s nghi p, ho t đ ng c a các đ n v t ch c có s d ng ngân sách nhà n c đ c

lu t k toán quy đ nh t i đi u 9 g m:

a Ti n, v t t và tài s n c đ nh

b Ngu n kinh phí, qu

c Các kho n thanh toán trong và ngoài đ n v k toán

d Thu, chi và x lý chênh l ch thu, chi ho t đ ng

e Thu, chi và k t d nhân sách nhà n c

f u t tài chính, tín d ng nhà n c

g N và x lý n c a nhà n c

h Tài s n qu c gia

1.1.2 Vai trò và nhi m v c a k toán

Thu th p,x lý thông tin,s li u k toán theo đ i t ng và n i dung công

vi c k toán, theo chu n m c và ch đ k toán

Ki m tra, giám sát các kho n thu, chi tài chính,các ngh a v thu, n p ,thanh toán n ,ki m tra vi c qu n lý,s d ng tài s n và ngu n hình thành tài s n, phát

hi n và ng n ng a các hành vi vi ph m pháp lu t v tài chính k toán

Phân tích thông tin ,s li u k toán;tham m u đ xu t các gi i pháp ph c v yêu c u qu n tr và quy t đ nh kinh t tài chính c a đ n v k toán

Cung c p thông tin, s li u k toán cho các đ i t ng g m Nhà n c, ban

qu n lý doanh nghi p và ng i th ba ( khách hàng, ng i cho vay, nhà đ u t …) theo quy đ nh c a pháp lu t

1.2 V n đ chung v h th ng thông tin k toán

1.2.1 Các khái ni m v h th ng thông tin k toán

1.2.1.1 Khái ni m v c s d li u k toán

Hình 1.1: C u trúc các b n ghi trong c s d li u

C s d li u (CSDL - database): là m t t p h p có c u trúc c a các d

li u, đ c l u tr trên giá mang, có th th a mãn đ ng th i nhi u ng i s d ng

H th ng k toán thông th ng x lý th công, d li u đ c l u tr trên giá

mang là gi y và c u trúc c a các d li u chính là các m u ch ng t , s sách

V i h th ng k toán b ng máy, d li u đ c l u tr trên giá mang là các

đ a t /b ng d i d ng t p tin (file), và c u trúc c a d li u chính là c u trúc c a các t p tin CSDL (database file) Ta có th xem c u trúc này nh là m t tiêu đ

c a m t b ng, còn n i dung c a t p tin là n i dung c a b ng

1.2.1.2 Khái ni m h th ng thông tin k toán

a Lý thuy t h th ng

H th ng là m t khái ni m th ng đ c s d ng trong đ i s ng nh h

th ng truy n thông, h th ng các tr ng đ i h c…h th ng là m t t p h p các thành ph n ph i h p v i nhau đ cùng th c hi n m c tiêu nào đó G m có ba đ c

đi m chính sau:

− Có các thành ph n b ph n, ho c đ c đi m h u hình

− Cách th c hay ph ng pháp x lý

− M c tiêu c a h th ng

b H th ng thông tin k toán

H th ng thông tin k toán là m t t p h p các ngu n d li u và th t c x

lý d li u đ t o ra nh ng thông tin h u ích cho ng i s d ng (Accounting

information system is a collection of data and processing procedures that creates needed information for its users)

gi i thích chi ti t h n v khái ni m đã đ c p, chúng ta s xem xét t ng

c m t trong thu t ng h th ng (system), thông tin (information) và k toán (accounting) ba c m t h p thành khái ni m m i h th ng thông tin k toán

K toán, nh đã đ c p ph n b n ch t c a k toán, đã gi i thích k toán là

gì, các l nh v c chuyên ngành c a k toán nh k toán tài chính, k toán chi phí,

k toán qu n tr , ki m toán,… và h th ng thông tin k toán đ u có trong nh ng

l nh v c đó Ví d đ t o ra thông tin v ti n l ng, các kho n ph i thu, các kho n

ph i tr , hàng t n kho, d toán ngân sách,… h th ng thông tin k toán ph i th c

hi n công vi c t p h p thông tin t các s chi ti t và s cái t các ngu n thông tin trong nhi u chu trình khác nhau trong m t h th ng đ x lý và cung c p thông tin theo yêu c u

Thông tin, là m t t p h p nhi u ngu n d li u đã x lý D li u ch a đ c

x lý g i là d li u thô Ch ng h n vi c tính giá tr c a m t c phi u đang niêm

y t, thì các d li u nào sau đây là d li u đã x lý (d li u đã x lý g i là thông tin): (1) Giá kh p l nh c a c phi u trên th tr ng trong ngày (d li u đã x lý, vì

d li u đã đ c x lý “kh p” t ng i đ t l nh mua và ng i bán), (2)Giá th c chi cho vi c mua c phi u (d li u ch a x lý, vì thu n túy là m t d li u), (3) Giá

cu i cùng trong ngày c a m t lo i c phi u (d li u ch a x lý)…

Thông tin đ c thu th p t bên trong và bên ngoài sau đó l u tr x lý và cung c p cho nh ng n i có nhu c u s d ng thông tin Nh v y khi đ c p đ n thông tin thì ng i ta k t lu n r ng “thông tin, đó là m t t p h p quy trình nhi u

d li u đã x lý”

H th ng, là m t nhóm các ph n t , tác đ ng qua l i l n nhau, đ c t

ch c chi phí, k toán qu n tr , ki m toán,… và h th ng thông tin k toán đ u có trong nh ng l nh v c đó Ví d đ t o ra thông tin v ti n l ng, các kho n ph i thu, các kho n ph i tr , hàng t n kho, d toán ngân sách,… h th ng thông tin k

ngu n thông tin trong nhi u chu trình khác nhau trong m t h th ng đ x lý và cung c p thông tin theo yêu c u

Nh v y h th ng thông tin k toán là s hòa h p c a nhi u nhân t : k toán – thông tin – h th ng, ngh a là s hòa h p có tính h th ng t l nh v c K toán v i các l nh v c khác nhau đ th c hi n vai trò cung c p thông tin

1.2.2 C u trúc h th ng thông tin k toán

H th ng thông tin k toán là m t t p h p các thành ph n d li u đ u vào,

l u tr x lý, cung c p thông tin đ u ra Các thành ph n này chính là c u trúc c a

m t h th ng thông tin đ c x lý theo m t quy trình nh t đ nh tùy thu c vào đ c

đi m s n xu t kinh doanh c a đ n v , có th khái quát quy trình x lý h th ng thông tin k toán qua s đ sau:

Quy trình x lý c a h th ng thông tin k toán đ c b t đ u khi ghi nh n thông tin đ u vào, sau đó l u tr - x lý - l u tr và đi m k t thúc m t quy trình là cung c p thông tin (thông tin đ u ra) cho vi c xây d ng k ho ch, ra quy t đ nh và

ki m soát m c đích c a nhà qu n lý, sau đó l p l i quy trình trên

1.2.2.1 H th ng thông tin đ u vào

C u trúc c b n c a h th ng thông tin đ u vào có hai thành ph n c b n,

m t là h th ng ch ng t g c và hai là h th ng thu nh n ch ng t g c H th ng

ch ng t g c, là m t c s quan tr ng đ t o l p h th ng thông tin đ u vào Vì:

¬ Ch ng t mô t h th ng công vi c đ c th c hi n nh th nào

Quan sát th c t ph n l n h th ng thông tin k toán chúng ta d dàng nh n

ra nh ng thông tin trên ch ng t mô t chi ti t v m t nghi p v kinh t phát sinh

Ch ng t là đ u m i đ cung c p thông tin chi ti t cho h th ng thông tin đ u vào ngay c khi th c hi n công vi c b ng th công Trong môi tr ng vi tính hóa có

th chúng ta không quan sát đ c h t t t c b i vì quy trình x lý đi n t đã đ c

L u tr –

X lý Thông tin

¬ Ch ng t là c s ki m soát chi phí tri n khai và b o trì h th ng thông tin

k toán

D a vào h th ng ch ng t nhà qu n lý ki m tra giám sát toàn b ho t đ ng kinh t tài chính trong đ n v

¬ Ch ng t là b n thông tin đã tiêu chu n hóa v n đ giao ti p

Thông tin th hi n trên ch ng t đã đ c ch t l c k v t ng , vì v y dùng

nh ng thu t ng y đ chu n hóa thông tin đ u vào c a h th ng v i m c đích cho

ng i s d ng đ u có th đ c hi u đ c

¬ Ch ng t là b ng ch ng ki m toán h th ng thông tin k toán

C s đ a ra ý ki n v m c đích c a báo cáo ki m toán m t lo i hình nào

đó, các ki m toán viên ph i thu th p b ng ch ng ki m toán, ch ng t là m t trong

nh ng đ i t ng mà ki m toán viên th ng thu th p

¬ Ch ng t là c s đ thi t k quy trình kinh doanh

ph c v cho h th ng ki m soát n i b đ t k t qu cao, vi c thi t k quy trình luân chuy n c a ch ng t th hi n m t ph n quy trình kinh doanh c a m t

đ n v

H th ng thu nh n ch ng t g c, đ c s p x p tùy theo t ch c c a h

th ng thông tin k toán c a m t đ n v

N u h th ng k toán làm b ng th công, h th ng ch ng t g c đ c thu

nh n, s p x p và x lý theo tr t t c a ng i th c thi công vi c Ví d khi ti p

nh n thông tin đ u vào là m t đ n đ t hàng, k toán bán hàng ti p nh n thông tin,

ki m tra l i thông tin hàng t n kho, giá bán, … sau đó ghi hóa đ n, trình ký, chuy n hóa đ n cho các b ph n có liên quan, và cu i cùng là ghi s k toán

N u h th ng k toán đ c x lý b ng máy, h th ng ch ng t đ c thu

nh n có th trên máy (ch ng t đi n t ), qua máy quét, qua t p tin email, tr c tuy n (online qua internet) hay ch ng t b ng gi y Ng i th c thi công vi c kích

ho t màn hình nh p li u, đi n hay quét các thông tin theo yêu c u c a màn hình và

k t thúc công vi c b ng cách ch n nút “l u tr ”

Tóm l i: H th ng thông tin đ u vào có th thu nh n b ng th công hay

b ng máy thông qua c s ghi nh n c a thông tin là ch ng t Vi c t ch c ghi

nh n thông tin đ u vào đòi h i ph i phân tích k đ tránh tr ng h p ghi nh n thông tin quá th a ho c quá thi u, đi u này d n đ n nguy c là cung c p thông tin

đ u ra cho các đ i t ng s d ng không h u ích gi i quy t v n đ này, vi c

l a ch n gi i pháp thu th p thông tin nh th nào đ đ t đ c m c yêu c u v

qu n lý trong th i đ i ngày nay là v n đ c n thi t Tuy nhiên h th ng thu nh n thông tin b ng th công là quá l i th i Vì v y vi c l a ch n m t ph ng ti n k thu t thông qua các công c tr giúp nh thi t b ph n c ng, ph n m m k toán chuyên d ng đ h th ng thông tin đ u vào thu th p đ c th a mãn nhu c u thông tin, đòi h i nhà qu n lý ph i có chi n l c l a ch n cho phù h p v i đ c đi m đ n

đ n v mình trong đó v n đ chi n l c đáp ng nhu c u thông tin cho vi c ra quy t đ nh là c n thi t đ a ra m t quy t đ nh c n ph i có thông tin, thông tin cung c p có ch t l ng thì ph i th hi n đ c quá kh , hi n t i và d báo đ c

t ng lai Mu n v y h th ng c s d li u chuyên cung c p thông tin ph i đ c tiêu chu n hóa, ph i đ c t ch c và l a ch n m t cách h p lý, thi t th c nh t đ ghi nh n thông tin Ngh a là, làm th nào đ thi t k m t c s d li u sao cho thu

th p đ c đ y đ các thông tin c n thi t, gi m thi u l u tr các thông tin trùng l p

d th a, khi c n có th l y đ c thông tin nhanh nh t, h u ích nh t ph c v cho

vi c qu n lý doanh nghi p và quá trình h tr ra quy t đ nh Tuy nhiên h th ng

c s d li u ph i đ c duy trì v i th i gian đ dài và xuyên su t c quá trình hình thành phát tri n c a doanh nghi p

1.2.2.3 H th ng thông tin đ u ra

Cung c p thông tin cho các đ i t ng bên trong hay bên ngoài đ ra quy t

đ nh là nhi m v tr ng tâm c a h th ng thông tin đ u ra Nh v y nh ng thông tin đ u ra g m nh ng thông nào? ó chính là nh ng báo cáo tài chính hay báo

cáo k toán qu n tr theo m u bi u đã đ c xác l p tr c i v i h th ng k toán x lý b ng th công, thì các báo cáo đ c t p h p t các s k toán chi ti t và

s k toán t ng h p i v i h th ng k toán x lý b ng máy vi tính và ph n

m m k toán, thì các báo cáo đ c ph n m m t p h p và x lý d a trên h th ng

c s d li u đã đ c xác l p (các t p tin – files hay h th ng qu n tr c s d

li u – Database management systems: DBMS)

1.2.2.4 H th ng ki m soát n i b

H th ng thông tin k toán cung c p thông tin cho c bên trong và bên ngoài đ n v , ng i s d ng thông tin d a vào tính trung th c và h p lý c a thông tin trên các báo cáo đ ra quy t đ nh Các đ n v cung c p thông tin ph i xác l p các chính sách và các th t c ki m soát n i b thích h p đ duy trì vi c cung c p thông tin k toán trung th c và h p lý i u đó đ ng ngh a v i vi c thi t l p h

Khi xây d ng h th ng thông tin k toán các nguy c làm h th ng

không an toàn là:

− D li u k toán có th b sai l ch do sai sót hay gian l n

− D li u k toán có th b thâm nh p do nh ng ng i bên trong ho c bên ngoài đ n v (hacker) phá h y d li u, ch ng trình, làm gián đi p, che

gi u s li u, chuy n tài s n thành ti n, …

kh c ph c các nguy c trên, c n t ch c h th ng ki m soát h th ng

thông tin bao g m ki m soát chung và ki m soát ng d ng:

− Ki m soát chung: Là các ho t đ ng ki m soát liên quan t i toàn b h

th ng x lý Các th t c đ ki m soát chung nh xác l p k ho ch an ninh, phân chia trách nhi m trong các ch c n ng c a h th ng, ki m soát các

vi c b o trì và d án phát tri n h th ng, ki m soát thâm nh p v m t v t

lý, ki m soát quy n truy c p h th ng, ki m soát l u tr d li u, ki m soát

đ u ra

1.2.2.5 nh h ng c a công ngh thông tin đ n môi tr ng k toán

Môi tr ng là các y u t n m bên ngoài ph m vi c a h th ng, các y u t

c a môi tr ng k toán g m:

H th ng lu t pháp: các h th ng k toán g m có 2 lo i, m t lo i tuân th

nghiêm ng t các quy đ nh c a pháp lu t và m t lo i theo quan đi m th ng m i

h p lý

Lu t thu : m t s h th ng k toán ch u s chi ph i c a lu t thu , báo cáo

s li u theo yêu c u c a lu t thu

M c đ l m phát: khi trình bày trên báo cáo tài chính, k toán r t quan tâm

đ n m c giá chung trong n n kinh t t thay đ i do đó d n đ n nh ng khác bi t v

ph ng pháp k toán

Y u t v n hóa xã h i: h th ng k toán đ c t o l p, t n t i và phát tri n

d a trên n n t ng v n hóa c a m t qu c gia Các y u t v n hóa thông th ng chi

ph i đ n h th ng k toán nh : t p t c, thói quen , s thích…

S ràng bu c v kinh t và chính tr …

V i s phát tri n không ng ng c a công ngh thông tin yêu c u h th ng k toán ph i phát tri n đ phù h p M t khác h th ng thông tin t n t i và ho t đ ng trong m t môi tr ng nh t đ nh, trong đó có môi tr ng k toán và ch u s tác

đ ng c a m i tr ng k toán

1.3 Các công c h tr th c hi n h th ng thông tin k toán 1.3.1 Ph n m m k toán

1.3.1.1 Khái ni m

Khi công ngh thông tin phát tri n, các ph n m m máy tính đ c các chuyên gia ph n m m thi t k đ ng d ng vào m i l nh v c Trong đó l nh v c k toán là m t trong các l nh v c thông th ng đ c u tiên đ tin h c hóa nhi u

nh t T đó xu t hi n thu t ng ph n m m k toán, sau đây là m t s khái ni m v

ph n m m k toán:

“Ph n m m k toán là m t ph n m m ng d ng dùng đ ghi nh n các giao

d ch và quy trình k toán v i các mô đun ch c n ng nh k toán ph i tr , k toán

ph i thu, ti n l ng và b ng cân đ i tài kho n… Nó ho t đ ng nh là m t h

th ng thông tin k toán Nó có th do các công ty t vi t đ s d ng hay đ c mua c a m t đ i tác mà c ng có th là s k t h p c a c hai Nó ngày càng đ c phát tri n và tr nên ph c t p h n, t n kém h n.”

“Ph n m m k toán (còn g i là ph n m m h th ng k toán) là m t trong

nh ng ph n m m c a máy vi tính th c hi n vi c ghi nh n thông tin và x lý thông tin c a k toán thông qua các phân h c a k toán nh k toán các kho n ph i thu,

ph i tr , ti n l ng, hàng t n kho, doanh thu, chi phí, tính giá thành s n ph m, …

t đó t ng h p và cung c p các báo cáo k toán theo yêu c u c a nhà qu n lý

“Ph n m m k toán là b ch ng trình dùng đ t đ ng x lý các thông tin

k toán trên máy vi tính, b t đ u t khâu nh p ch ng t g c, phân lo i ch ng t ,

x lý thông tin trên các ch ng t theo quy trình c a ch đ k toán đ n khâu in ra

s k toán và báo cáo tài chính, báo cáo k toán qu n tr ”

Các khái ni m đ u cho r ng ph n m m k toán là b ch ng trình, là ph n

m m ng d ng trên máy tính c a k toán trong đó x lý t đ ng các thông tin đ u vào c a k toán theo m t quá trình nh t đ nh và cung c p thông tin đ u ra là các báo cáo k toán theo yêu c u c a ng i s d ng thông tin

1.3.1.2 Vai trò c a ph n m m k toán

Vai trò c a ph n m m k toán đ ng hành cùng v i vai trò c a k toán, ngh a là c ng th c hi n m t ph n vai trò là công c qu n lý, giám sát và cung c p thông tin, vai trò theo dõi và đo l ng k t qu ho t đ ng kinh t tài chính c a đ n

v Tuy nhiên do có s k t h p gi a hai l nh v c: công ngh thông tin và l nh v c

k toán do đó vai trò c a ph n m m k toán còn đ c th hi n thêm qua các khía

c nh sau:

− Thay th toàn b hay m t ph n công vi c k toán b ng th công;

− S hóa thông tin

1.3.1.3 Phân lo i ph n m m k toán

Có nhi u cách đ phân lo i ph n m m k toán và m i cách s cho ta th y

m t cái nhìn khác nhau m i lo i ph n m m

N u phân lo i theo ngu n g c, có th chia các ph n m m thành 3 lo i đó là

ph n m m c a n c ngoài nh Sum System, Peachtree, Quichbook Ph n m m

n i nh Esoft, fast, bravo Và ph n m m n c ngoài đ c Vi t hóa nh 1C:K toán 8 M i lo i đ u có nh ng tính n ng và đ c đi m n i b t riêng mà khách hàng nên chú ý t i

− Ph n m m do các nhà không chuyên nghi p s n xu t

Tuy nhiên ch t l ng ph n m m k toán Vi t Nam r t khó có th đánh giá chính xác vì hi n nay ch a có m t n i nào lãnh trách nhi m đánh giá ch t

đ c k t chuy n ngay khi ng i s d ng nh p li u Còn n u ph n m m x lý k t chuy n theo lô (batch posting) thì đ nh k sau khi ki m tra xác nh n c a ng i s

d ng thì s li u s k t chuy n vào c s d li u k t xu t nh ng thông tin đ u

ra nh s k tóam chi ti t, s k toán t ng h p, báo cáo k toán, ph n m m k toán

ph i h p v i các thông tin khác nh danh m c v t t , danh m c tài kho n, danh

m c nhân viên, … t o l p các b ng cân đ i (cân đ i tài kho n, cân đ i hàng t n kho, …); ghi nh n các đi u ch nh, l p l i các b ng cân đ i đã đi u ch nh Cu i cùng là khóa s và in n các báo cáo tài chính hay báo cáo k toán qu n tr theo yêu c u c a Nhà N c hay nhà qu n lý

1.3.1.5 M t s tiêu chí đánh giá ch t l ng ph n m m k toán

Ch t l ng, theo quan ni m c a các nhà s n xu t, là m c phù h p c a s n

ph m đ i v i yêu c u c a ng i tiêu dùng (T ch c ki m tra ch t l ng Châu Âu

Ch t l ng, theo quan ni m c a ng i tiêu dùng, là s phù h p v i m c đích s d ng

Có khá nhi u khái ni m v ch t l ng b i các tác gi khác nhau, nh ng xét cho cùng, khái ni m v ch t l ng xu t phát và g n bó ch t ch v i các y u t c

b n c a th tr ng nh nhu c u, c nh tranh, giá c Th a mãn nhu c u là đi u quan

tr ng nh t trong vi c đánh giá ch t l ng c a b t c s n ph m nào và ch t l ng

− Tính an toàn trong vi c s d ng s n ph m nh không nh h ng đ n s c

kh e, môi tr ng, không b sai l ch k t qu , công d ng khi s d ng s n

ph m;

− Th i đi m, đi u ki n giao nh n s n ph m, giao hàng đúng lúc đúng th i

h n là m t y u t vô cùng quan tr ng trong “th a mãn nhu c u hi n nay”;

− Các d ch v liên quan nh thái đ ng i làm các d ch v ti p xúc khách hàng, c nh quan, môi tr ng làm vi c, d ch v b o hành sau khi bán, … là các y u t đ c quan tâm

1.3.2 Ph n c ng

1.3.2.1 Khái ni m

Công tác k toán t i các đ n v khi đ c tin h c hóa ngoài vi c chú ý đ n yêu c u b nh , t c đ x lý và l a ch n ph n m m k toán phù h p thì còn ph i chú tr ng đ n tính hi u qu , s đ ng b trong trang b máy móc Do đó đòi h i không ng ng c i ti n và nâng c p các trang thi t b ph n c ng đ nâng cao tính

hi u qu cho công tác k toán

Nh v y ph n c ng là t t c các thi t b c n thi t đ đi u hành h th ng x

lý s li u b ng máy vi tính nh ; màn hình, máy in, b x lý, máy tính cá nhân, thi t b l u tr …

D truy n thông: giao ti p t t v i ng i dùng

Tính an toàn: ng n ch n đ c hacker và ng i không có quy n đ c truy

c p

N i m ng: k t n i d dàng v i các máy tính có s n

Ph n m m: có kh n ng phù h p và ch y đ c trên ph n m m đã ch n

1.4 T ch c h th ng thông tin k toán trong doanh nghi p

T ch c là quy trình phân chia công vi c ra thành nhi u ph n vi c và ph i

h p các ph n vi c đó đ hoàn thành m t ho c nhi u m c tiêu H th ng thông tin

s giúp t ch c phân công công vi c cho các nhóm ng i và thi t l p m t ti n đ

d án chung M i công vi c th c hi n s đ c c p nh t vào h th ng thông tin chung

T ch c h th ng thông tin k toán trong doanh nghi p là quá trình t ch c tri n khai đ thi t l p m t h th ng k toán và h th ng ki m soát, phân công và

b trí nhân s cho h th ng đ th c thi h th ng nh m m c đích cung c p thông tin chính xác, k p th i, đáp ng đ c nhu c u thông tin c a doanh nghi p và ng i dùng h th ng k toán hài lòng Trong th i đ i th gi i s hóa ngày nay, vi c t

ch c và qu n lý h th ng thông tin có ý ngh a vô cùng quan tr ng cho s thành công c a doanh nghi p Do đó vi c ng d ng công ngh thông tin vào công tác t

ch c tri n khai h th ng là ch y u, cho nên n i dung công vi c t ch c tri n khai

h th ng thông tin k toán đ c trình bày sau đây s không đ c p đ n tri n khai

ng d ng b ng th công mà ch y u là trên h th ng máy tính và ph n m m k toán

1.4.1 N i dung công vi c t ch c tri n khai h th ng thông tin k toán

Các giai đo n th c hi n đ tri n khai m t h th ng thông tin k toán có 5 giai đo n:

1.4.1.1 Giai đo n l p k ho ch

N i dung c a vi c l p k ho ch là kh o sát, xem xét môi tr ng ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p nh quy mô, đ c đi m, tình hình tài chính c a doanh nghi p; kh o sát v yêu c u chung v thông tin qu n lý c a lãnh đ o doanh nghi p

nh : đ i v i k toán tài chính thì yêu c u v ch ng t , s k toán, báo cáo tài chính theo m u bi u quy đ nh hay đ i v i k toán qu n tr thì yêu c u v l p d toán, theo dõi đánh giá d toán, theo dõi chi phí kinh doanh, tính giá thành s n

ph m, bán hàng và phân tích bán hàng, v v… Các công c k thu t trong vi c

kh o sát nh ph ng v n, quan sát, l p b ng câu h i, v l u đ , v s đ dòng d

li u, … sau đó t ng h p và lên k ho ch chung cho toàn b h th ng Công vi c này th ng do nh ng ng i có ki n th c v k toán, v phân tích và v h th ng thông tin k toán th c hi n

1.4.1.2 Giai đo n phân tích

Sau khi kh o sát và lên k ho ch c a d án, các phân tích viên c a d án s

nh n đ nh v quy trình và yêu c u qu n lý thông tin c a nhà qu n lý Vi c nh n

đ nh càng sát v i th c ti n s giúp cho giai đo n phân tích và thi t k đ c thu n

l i đúng đ n Các công c k thu t trong vi c phân tích nh s d ng các hàm tính toán tài chính, các phân tích l u đ , s đ dòng d li u, … C ng nh giai đo n

kh o sát, công vi c này th ng do nh ng ng i có ki n th c v k toán, v phân tích và v h th ng thông tin k toán

1.4.1.3 Giai đo n thi t k

Khi giai đo n kh o sát và phân tích hoàn thành, n u lãnh đ o đ n v đ ng ý

v i gi i pháp đ a ra, giai đo n thi t k đ c b t đ u N i dung c a công vi c thi t

k là xác đ nh n i dung và hình th c c a t ng ph n hành công vi c, quy trình x

lý c a h th ng, các yêu c u c th v thi t b và ph n m m k toán Trong giai

đo n thi t k có hai b c, b c thi t k s b trình bày góc đ ý t ng logic,

ch ng h n t ng ph n hành công vi c có nh ng n i dung gì, x lý nh th nào;

b c thi t k chi ti t trình bày c th mô hình ý t ng, ví d : thi t k chi ti t vi c

t o ra m t m u s c th , m t báo cáo k toán c th

1.4.1.4 Giai đo n xây d ng

Là giai đo n th c hi n quá trình chuy n đ i mô hình h th ng t giai đo n thi t k tr thành h th ng th c t đ s d ng giai đo n này ng i th c hi n là

nh ng ng i chuyên v tin h c, ch ng h n l p trình viên chuyên v tin h c qu n lý

và nh ng ng i có am hi u v h th ng thông tin k toán Ho t đ ng chính c a giai đo n này là t o l p ch ng trình máy tính x lý theo nh thi t k , công vi c này có th do chính nhân viên c a đ n v ho c thuê bên ngoài th c hi n ho c đi mua ph n m m đóng gói s n có trên th tr ng

1.4.1.5 Giai đo n cài đ t và b o trì

Sau khi xây d ng hoàn ch nh ch ng trình nh đã thi t k Công vi c ti p theo là cài đ t ch ng trình, tuy n d ng thêm nhân viên (n u thi u), hu n luy n nhân viên s d ng, ch y th nghi m h th ng m i, chuy n đ i h th ng (n u đã có

là h th ng c ) Vi c chuy n đ i h th ng và sau đó h th ng đ c v n hành ch a làm ch m d t quy trình t ch c th c hi n h th ng thông tin k toán M t th i gian sau h th ng c n đ c th m đ nh và đánh giá m c đ hài lòng c a ng i s

d ng, hi u qu ho t đ ng c a h th ng T đó xác đ nh các v n đ c n đi u ch nh

đ i v i h th ng

M t ho t đ ng khác trong giai đo n này là vi c b o trì h th ng, công vi c

ch y u là s a ch a nh ng sai sót trong thi t k h th ng hay th c hi n nh ng thay

đ i quan tr ng đ i v i h th ng do thay đ i môi tr ng c a h th ng nh m đ m

b o duy trì ho t đ ng c a h th ng

− Nh ng ng i làm công tác k toán - ki m toán, có ba vai trò: m t là, xác

đ nh nhu c u thông tin c n có t h th ng thông tin k toán; hai là, có th tham gia vào ban t ch c qu n lý h th ng thông tin; ba là, thi t k h

th ng ki m soát n i b cho h th ng thông tin k toán và giám sát, ki m tra, đánh giá các ki m soát trong h th ng thông tin k toán

− Ban t ch c qu n lý h th ng thông tin, đ c thành l p ph i bao g m ban lãnh đ o doanh nghi p, k toán tr ng/giám đ c tài chính, ng i qu n lý

h th ng thông tin trong doanh nghi p, ng i qu n lý trong các b ph n s

d ng h th ng thông tin k toán có liên quan Vai trò c a ban t ch c qu n

lý h th ng thông tin là thi t l p các chính sách đi u hành h th ng thông tin, h ng d n các giai đo n phát tri n h th ng, báo cáo ti n đ th c hi n cho ban lãnh đ o doanh nghi p

− T / i phát tri n d án, m i m t d án c a h th ng thông tin k toán c n

có m t t /đ i d án v i nhân s g m chuyên gia d án, ng i qu n tr ,

ng i làm k toán ki m toán và ng i s d ng Vai trò đ i d án g m l p

k ho ch d án, giám sát d án, ki m soát chi phí d án i d án là c u

n i trung gian gi a ng i s d ng v i ban lãnh đ o doanh nghi p, ban t

ch c qu n lý h th ng thông tin

− Ng i phân tích, l p trình h th ng, là nh ng ng i có ki n th c v k toán, v phân tích và v h th ng thông tin k toán, nh ng l p trình viên tin

h c chuyên ngành

− Nh ng ng i khác ngoài h th ng nh ng có liên quan đ n vi c t ch c h

th ng thông tin k toán c a doanh nghi p nh khách hàng, nhà cung c p,

ki m toán đ c l p, c quan qu n lý Nhà n c, …

1.4.3 T ch c trang b ph n c ng máy tính và ph n m m ng d ng

t ch c thành công h th ng thông tin k toán b ng tin h c hóa thì v n

đ t ch c trang b ph n c ng máy tính và ph n m m ng d ng là m t quy t đ nh quan tr ng b i l công vi c này liên quan đ n tính h u hi u và hi u qu c a v n đ

t ch c h th ng thông tin

i v i vi c trang b ph n c ng nh máy vi tính, máy in, đ a t , h th ng

m ng n i b , m ng internet và các thi t b liên quan khác c n ph i đ c ban t

ch c h th ng thông tin k toán lên k ho ch c th và tìm nhà cung c p đ xác

đ nh m c đ u t phù h p v i ngân sách đ n v mình, phù h p v i vi c trang b

ph n m m ng d ng c bi t chú ý đ n hao mòn vô hình do ti n b c a khoa h c

k thu t

i v i vi c trang b ph n m m ng d ng cho vi c phát tri n h th ng g m

l a ch n h đi u hành (Windows, Linux, …), ph n m m ng d ng (Winword, Excel, Corel Draw, ), và quan tr ng nh t là vi c l a ch n ph n m m k toán sao cho phù h p v i vi c t ch c h th ng thông tin k toán c n xác l p c a đ n v Nhà qu n lý có th t t ch c thi t k ph n m m hay đ t hàng (thuê) đ đ n v bên ngoài thi t k hay mua ph n m m đóng gói

K t lu n ch ng 1

Ch ng 1 nêu ra các v n đ lý lu n chung v k toán trong đ n v hành chính s nghi p và h th ng thông tin k toán Các v n đ lý lu n chung v k toán cho bi t b n ch t c a k toán t đó làm rõ các đ i t ng s d ng thông tin k toán thông qua vai trò c a k toán th c hi n t t vai trò c a k toán là cung c p thông tin, k toán ph i th c hi n theo các yêu c u và các nguyên t c k toán chung

đ c th a nh n theo ch đ hi n hành Lu n v n đ c p đ n vi c ng d ng công ngh thông tin, đ c bi t là ph n m m k toán vào công tác t ch c h th ng thông tin k toán trong th i đ i hi n nay và ph n m m k toán tr thành công c không

th thi u trong công tác k toán t i các đ n v vì tính n ng cung c p thông tin cho

nh ng đ i t ng s d ng khác nhau (nhà qu n tr , nhà đ u t , c quan thu ,…)

m t cách t đ ng hóa, hi n đ i hóa

CH NG 2: Th c tr ng s d ng ph n m m k toán

2.1 Gi i thi u t ng quát v b nh vi n ch n th ng ch nh hình 2.1.1 L ch s

B nh vi n Ch n th ng Ch nh hình là m t đ n v c a S Y t thành ph H Chí Minh đ ng th i c ng là h t nhân trong m ng l i Ch n th ng Ch nh hình

đ u t cho Ch n th ng Ch nh hình thành m t B nh vi n đi u tr v i k thu t cao,

m t B nh vi n đào t o đ i h c và sau đ i h c ngang t m v i các qu c gia ti n b khác trong khu v c Châu Á Thái Bình D ng, m t B nh vi n có s h p tác, nghiên c u khoa h c v i các tuy n trong và ngoài n c là h t s c c n thi t

B nh vi n có 16 khoa chuyên sâu v ch n th ng ch nh hình

− 1 B nh vi n đi u tr chu n

− 1 B nh vi n nghiên c u v c x ng kh p có quan h đa ngành

c th hóa các quan đi m nói trên, ph i ti n hành đ ng th i v a xây

d ng m i, v a c i t o nhanh, đ hi n đ i hóa các đi u ki n c s v t ch t trang thi t b , các công tác đào t o m t đ i ng cán b có ki n th c cao, c p nh t

B nh vi n xác đ nh các m c tiêu sau c n đ t đ c tính đ n n m 2010:

− Th nh t: Tuy n c s là đích phát tri n, m t kh i l ng công vi c không

nh , v khung t ch c, v n i dung chuyên môn; v n đ là ph i ti p tay xây d ng các khoa ch n th ng ch nh hình các b nh vi n đa khoa và đ a

− Th ba: T ng đ ng nghi p ph i phát tri n tay ngh riêng c a mình, t xây

d ng uy tín chuyên môn, s n sàng đ ngang t m v i các đ ng nghi p gi i

t các n c khác đ n Vi t Nam, cùng trình đ đ đ i tho i trao đ i khoa

V n

b ng

ti n

K toán Thanh toán

K Toán

D c

K Toán

Y,

d ng

c

K Toán

Ti n

l ng

Th

Qu

Phó phòng k toán: H tr k toán tr ng đi u hành v công tác t ch c

k toán, là ng i lãnh đ o tr c ti p t ch c công tác k toán, ki m tra giám sát

tr c ti p ho t đ ng k toán c a t ng k toán viên, t ng h p, cân đ i tình hình thu chi, quy t toán ngân sách

K toán v n b ng ti n: Ch u trách nhi m ph n ánh k p th i các nghi p v

kinh t phát sinh trong quá trình thu, chi b ng ti n m t và chuy n kho n Cu i ngày ph i có s li u ti n m t còn t n qu đ đ i chi u v i th qu Th ng xuyên theo dõi báo cáo t giá ngân hàng và s li u chi ti t v các kho n m c ti n g i ngân hàng cho giám đ c, k toán tr ng

K toán thanh toán: theo dõi tình hình công n phát sinh t i đ n v

K toán v t t và tài s n c đ nh (k toán kho): Ch u trách nhi m tính

toán, ph n ánh k p th i và ki m tra ch t ch t t c các lo i tài s n, v t t trong kho trên các m t: s l ng, ch ng lo i, giá tr và th i gian cung c p

− Theo dõi ghi chép, ph n ánh và t ng h p s hi n tr ng, s l ng và giá tr

− H ng d n ki m tra các phân x ng, phòng ban, th c hi n đ y đ các

ch ng t ghi chép ban đ u v tài s n c đ nh đúng ch đ , ph ng pháp

− Tính toán ph n ánh k p th i chính xác tình hình xây d ng, trang b thêm,

đ i m i ho c nâng c p tháo d , làm t ng gi m nguyên giá tài s n c đ nh

nh m nâng cao hi u qu kinh t tài s n c đ nh

− Tham gia ki m kê, đánh giá l i tài s n c đ nh

K toán d c: Tính toán chính xác và đ y đ hình mua vào và xu t ra t t

c các lo i d c ph m trên các m t: s l ng, ch ng lo i, giá tr và th i gian cung

c p

K toán y d ng c : Tính toán chính xác và đ y đ hình mua vào và xu t

ra t t c các lo i y d ng c trên các m t: s l ng, ch ng lo i, giá tr và th i gian cung c p

K toán ti n l ng: Ti n hành t ng h p t t c các chi phí dùng cho ho t

đ ng s n xu t kinh doanh đ tính giá thành và xác đ nh k t qu kinh doanh

− Theo dõi ph n ánh tình hình l ng c a công nhân viên

− Tính toán chính xác, k p th i các kho n ti n l ng, ti n th ng, các kho n trích theo l ng, các kho n n l ng c a công nhân viên

− Theo dõi tình hình s d ng qu ti n l ng

Th qu : Qu n lý ti n m t th c t t i b nh vi n, th c hi n vi c ki m tra

qu , ghi chép s qu và l p báo cáo t n qu theo quy đ nh

− Hàng ngày đ i chi u s li u t n qu v i k toán thanh toán

− Ph trách vi c phát l ng, ti n th ng cho cán b công nhân viên

− Th qu chi ti n khi có yêu c u c a k toán tr ng ho c k toán t ng h p

− Ch u trách nhi m thu chi đ y đ theo ch ng t , theo dõi và báo cáo k p

th i s t n qu th c t , k t h p v i k toán ngân hàng, k toán ti n m t đ

đ m b o thanh toán đúng đ i t ng

2.1.4.3 Quy trình luân chuy n ch ng t và trình t ghi s

Ph n m m k toán t i b nh vi n c hai lo i là ph n m m k toán t ng h p

và ph n m m k toán b ph n đ u đ c thi t k theo hình th c k toán Nh t ký chung nên có các lo i s c a hình th c k toán Nh t ký chung Trình t ghi s k toán theo Hình th c k toán trên máy vi tính

Hàng ngày, k toán c n c vào ch ng t k toán ho c B ng t ng h p ch ng

t k toán cùng lo i đã đ c ki m tra, xác đ nh tài kho n ghi N , tài kho n ghi Có

đ nh p d li u vào máy vi tính theo các b ng, bi u đ c thi t k s n trên ph m

m m k toán

Theo quy trình c a ph n m m k toán, các thông tin đ c nh p vào máy theo t ng ch ng t và t đ ng nh p vào s k toán t ng h p (S Cái, Nh t ký chung… ) và các s , th k toán chi ti t có liên quan

Các s li u sau khi đã đ c các k toán b ph n x lý s đ c ph n m m

k toán t ng h p t ng h p l i và l p các báo đ nh k (cu i tháng) Sau đó k toán

tr ng ph i ki m tra l i và trình lên cho giám đ c

2.1.4.4 Chính sách k toán c a đ n v

Hi n nay, b nh vi n đang th c hi n ch đ k toán theo quy t đ nh 19/2006/Q - BTC

Hình th c k toán áp d ng: k toán máy k t h p v i Nh t ký chung

Niên đ k toán: b t đ u t ngày 01/01 k t thúc vào ngày 31/12 n m d ng

l ch

n v ti n t s d ng: ng Vi t Nam

Các ph ng pháp k toán k toán áp d ng t i đ n v :

− Chính sách k toán đ i v i hàng t n kho:

+ Ghi nh n hàng t n kho: ghi theo giá g c

+ Ph ng pháp tính giá tr hàng t n kho cu i k : th c t đích danh + Ph ng pháp h ch toán hàng t n kho: kê khai th ng xuyên

− Chính sách k toán đ i v i TSC :

+ Ghi nh n TSC h u hình, vô hình: theo nguyên giá

+ Ph ng pháp kh u hao TSC h u hình, vô hình: kh u hao đ ng

th ng

− Ph ng pháp tính thu GTGT: tính thu theo ph ng pháp kh u tr

n n m 1998 công tác vi tính phát tri n ch y u khâu x lý v n b n, c i

Ph n m m Word Perfect, Windows đ so n th o v n b n

Ph n m m Excel đ qu n lý l ng, th ng kê tài s n, th ng kê d c ph m,

t ng k t ngu n thu vi n phí và các ngu n thu, chi khác c a b nh vi n

Ph n m m Power Point đ so n th o Slide, Presentation ph c v công tác

2.2.1.3 K ho ch phát tri n ng d ng công ngh thông tin nh ng n m t i

Giám đ c và Ban đi u hành và khai thác h th ng thông tin y t đã đ a ra

k ho ch phát tri n ng d ng công ngh thông tin nh sau:

− Th nh t: t ng b c hoàn ch nh các ch ng trình qu n lý hi n có

− Th hai: N i m ng toàn b nh vi n

− Th ba: t vi t các ch ng trình chuyên ngành trên m ng theo yêu c u

qu n lý c a b nh vi n

− Th t : đ ng ký Web cho b nh vi n trên m ng

− Th n m: chu n b nh ng kh n ng đ hòa nh p m ng trong toàn ngành Y

t t i Thành ph H Chí Minh và trong c n c

S đ 2.2: S đ các mô-đun trong h th ng ph n m m k toán

2.2.3 Các quy trình trong h th ng ph n m m k toán

2.2.3.1 Quy trình n i b b ph n k toán tài chính

ây là quy trình chung đ c s d ng cho nhi u nghi p v c th gi a các nhân viên cùng tr c thu c b ph n tài chính k toán

K toán

ti n l ng

Quá trình th c hi n quy trình đ c mô t theo các b c nh sau:

B c 1 Nh p d li u

Nhân viên k toán là ng i th c hi n nghi p v k toán đ ng th i là ng i

nh p d li u v nghi p v vào trong mô-đun nghi p v k toán do chính h s

S đ 2.3: Quy trình n i b b ph n k toán tài chính

Nhân viên

k toán

K toán tr ng

Mô-đun nghi p v

k toán

Nh p d li u

Ch ng t trên gi y

nghi p v phát sinh

phát sinh

có hi u l c +

c/Ghi

ch ng t chi ti t và báo cáo

t ng h p

Báo cáo

L u h s

In báo cáo

B c 3 Duy t nghi p v

Ch ng t k toán đ c chuy n cho k toán tr ng xem xét và ký duy t

Ch ng t sau khi đ c ký duy t m i đ c xác nh n là nghi p v th c s phát sinh

K toán tr ng s d ng mô-đun t ng h p khi c n có các báo cáo t ng h p

ho c chi ti t trong k k toán Khi nh n đ c yêu c u, mô-đun t ng h p s d ng các d li u nghi p v đã l u trong c s d li u k toán đ t o ra báo cáo

Báo cáo này đ c in ra gi y đ làm c s đ báo cáo c p trên và l u h s Toàn b quy trình trên đ c mô t d i d ng mô hình trong S đ 2.4

2.2.3.2 Quy trình n i b có y quy n

ây là quy trình chung đ c s d ng cho nhi u nghi p v c th gi a các nhân viên cùng tr c thu c b ph n tài chính k toán Tuy nhiên các nghi p v k toán là nghi p v di n ra th ng xuyên, hàng ngày và đã phân công nhân viên k toán c th có quy n ghi nh n và công nh n tính hi u l c c a nghi p v Ví d

nh nghi p v thu ti n vi n phí, nhân viên k toán và nhân viên thu ngân đ c y quy n đ ghi nh n, phát biên lai và nh p vào h th ng Trong tr ng h p này vi c duy t nghi p v phát sinh c a k toán tr ng là không c n thi t

Quá trình th c hi n quy trình đ c mô t theo các b c nh sau:

B c 6 Nh p d li u

Nhân viên k toán là ng i th c hi n nghi p v k toán đ ng th i là ng i

nh p d li u v nghi p v vào trong mô-đun nghi p v k toán do chính h s

B c 8 Duy t nghi p v

B c này đã đ c y quy n cho k toán viên nên nghi p v m c nhiên

đ c công nh n tính h p l

B c 9 Xác nh n nghi p v và l u h s

Ch ng t k toán đ c l u m t b n vào h s l u và xác nh n h p l đ i

v i d li u c a nghi p v đã nh p trong c s d li u k toán

Toàn b quy trình trên đ c mô t d i d ng mô hình trong S đ 2.5

S đ 2.4: Quy trình n i b có y quy n

2.2.3.3 Quy trình k toán liên b ph n

M c dù ph n m m k toán c a b nh vi n có nhi u mô-đun nh ng th c ch t

ho t đ ng c a các b ph n khác l i không ph thu c ch t ch vào b ph n k toán

M i b ph n l i có s quy t đ nh v thu chi tài chính, v xu t nh p kho, v mua bán hàng,… riêng r và sau đó m i báo cáo l i cho b ph n k toán nh m th ng

nh t hóa các báo cáo ho t đ ng c a b nh vi n Nh v y có m t quy trình làm vi c khác so v i quy trình trong n i b b ph n k toán, trong đ tài này t m g i là quy trình k toán liên b ph n

Quá trình th c hi n quy trình đ c mô t theo các b c nh sau:

B c 1 Nh p d li u nghi p v

Nhân viên b ph n có nghi p v phát sinh s d ng ph n m m qu n lý c a

b ph n (không thu c h th ng ph n m m k toán) đ nh p thông tin v nghi p v phát sinh

Nghi p v đã nh p s đ c in ra gi y (ch ng t nghi p v ) và l u vào c

s d li u riêng c a b ph n (không liên quan đ n c s d li u k toán)

Nhân viên

k toán

Mô-đun nghi p v

k toán

Nh p d li u

Ch ng t trên gi y

nghi p v phát sinh

S đ 2.5: Quy trình k toán liên b ph n

Nh p d li u

Ch ng t trên gi y

nghi p v phát sinh

có hi u l c + Chuy n

trên gi y

L u h s

C s

d li u riêng

Nhân viên

k toán

Mô-đun nghi p v

k toán

Nh p d li u

K toán tr ng

B c 2 Duy t nghi p v phát sinh

Ch ng t nghi p v in ra đ c tr ng b ph n xét duy t, xác nh n cho phép nghi p v phát sinh (và có th nghi p v đ c xác nh n h p l trong c s

B c 5 Duy t nghi p v , xác nh n nghi p v và l u h s

Nghi p v đã phát sinh và k toán tr ng không ph i xét duy t ch ng t k toán c a nghi p v này Theo pháp lu t thì k toán tr ng v n ph i ký duy t vào

ch ng t này nh ng đây (theo t ch c c a b nh vi n), vi c ký duy t này ch mang tính hình th c, đánh d u vi c ghi nh n nghi p v vào h th ng k toán đ

l p báo cáo sau này

Ch ng t k toán đ c l u m t b n vào h s l u Ngoài ra t đ ng có xác

nh n h p l đ i v i d li u c a nghi p v đã nh p trong c s d li u k toán

B c 6 Báo cáo

K toán tr ng s d ng mô-đun t ng h p khi c n có các báo cáo t ng h p

ho c chi ti t trong k k toán Khi nh n đ c yêu c u, mô-đun t ng h p s d ng các d li u nghi p v đã l u trong c s d li u k toán đ t o ra báo cáo

Báo cáo này đ c in ra gi y đ làm c s đ báo cáo c p trên và l u h s Toàn b quy trình trên đ c mô t d i d ng mô hình trong S đ 2.6

2.2.4 Kh o sát v ph n m m k toán và cách s d ng

có cái nhìn khách quan v ph n m m k toán và cách s d ng, tác gi

đã xây d ng b ng đi u tra (Ph l c E) B ng đi u tra đã đ c g i cho các nhân viên k toán trong b nh vi n và k t qu đ c t ng h p trong b ng 2.7 (các ch tiêu không có câu tr l i đã đ c l c b t)

B ng 2.6: B ng t ng h p k t qu t phi u đi u tra

K toán ngu n kinh phí - qu 1

1 Doanh nghi p mua ph n m m đóng gói hay t thi t k

2 Công ty ph n m m đó còn ho t đ ng kinh doanh không

11 Ph n m m k toán anh/ch đang dùng là

Ph n m m riêng ph c v cho ch c n ng k toán c a b ph n 1

12 Ph n m m k toán có s k t n i, trao đ i thông tin v i

Máy ch (máy tính trung tâm c a b nh vi n) 2

Các b ph n thông tin c n thi t 1

Phân quy n theo ch c n ng 1

4 D li u k toán có đ c mã hóa không?

2 Có ch c n ng qu n tr ng c khi xem báo cáo không? Có

3 Có ch c n ng xu t d li u ra Word, Excel,… và ng c l i không? Có

4 Có cho phép ng i dùng t so n, s a m u bi u báo cáo theo ý mu n

7 Có kh n ng phân b chi phí gián ti p cho t ng công vi c? Không

8 T khai thu , b ng kê thu và các m u bi u liên quan thu khác có

9 Ph n m m có t đ ng c p nh t quy đ nh k toán m i không? Không

10 N u không t đ ng c p nh t thì ng i ph i c p nh t là?