Nghiên cứu cơ cấu tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học Ngoại Thương Hà Nội

Nghiên cứu cơ cấu tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học Ngoại Thương Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI KHOA THÔNG TIN THƯ VIỆN

-

TIỂU LUÂN

NGHIÊN CỨU CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

LỜI NÓI ĐẦU

Trong xã hội hiện nay, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ

đang diễn ra với quy mô rộng lớn trên toàn thế giới Khi khoa học đã và đang

ngày càng trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp của xã hội thì thông tin thực sự

trở thành nguồn lực quan trọng

Đảng và Nhà nước ta đang rất quan tâm tới nguồn lực thông tin và nhận

thấy được vai trò của các cơ quan thông tin - Thư viện trong việc quản lý các

nguồn lực thông tin đó là không thể thiếu Nghị quyết 16/NQTW của Bộ Chính

trị về khoa học và công nghệ trong thời kỳ đổi mới đã nêu rõ : “Xây dựng hệ

thống thông tin hiện đại hoá về khoa học và công nghệ kịp thời cung cấp thông

tin cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý, các cơ quan nghiên cứu, các cơ sở sản

xuất, dành quỹ ngoại tệ thích đáng để mua các tư liệu thông tin cần thiết từ nước

ngoài, nhất là các nước có trình độ phát triển cao”

Hiểu được tầm quan trọng của thư viện trường Đại học Ngoại thương đối

với toàn thể bạn đọc là cán bộ, nghiên cứu sinh và sinh viên trường Em chọn đề

tài: “Nghiên cứu cơ cấu tổ chức và hoạt động thư viện trường Đại học Ngoại

thương Hà Nội”

Bài niên luận này được chia làm 3 chương:

Chương I: Lịch sử hình thành và phát triển thư viện trường Đại học Ngoại

thương Hà Nội

Chưương II: Cơ cấu tổ chức và hoạt động của thư viện trường Đại học

Ngoại thương Hà Nội

Chương III: Một số nhận xét và kiến nghị

Vì sự hiểu biết của em còn hạn chế nên bài niên luận này không tránh

khỏi những sai sót Em xin chân thành cảm ơn các cô, các anh chị trong thư viện

trường Đại học Ngoại thương và nhiệt tình cung cấp số liệu cho em Em cũng

xin cảm ơn các thầy cô trong bộ môn thông tin - Thư viện giúp đỡ em hoàn

thành tiểu luận này

CHƯƠNG I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI

HỌC NGOẠI THƯƠNG

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

Thư viện trường Đại học Ngoại thương được thành lập trên cở trường

Ngoại giao - Ngoại thương tách đôi Năm 1967 trường Ngoại thương nhận 1/2

số tài liệu chung đó để xây dựng nên thư viện riêng của mình Vào năm đó,

trong hàn cảnh phải sơ tán ở Hà Tây do chiến tranh, cán bộ thư viện cũ đã ở lại

trường ngoại giao, số tài liệu, kho sách lộn xộn, thiếu thốn và khập khiễng cả về

nội dung lẫn hình thức dẫn đến việc phục vụ cho nghiên cứu của giáo viên và

học tập của sinh viên rất thụ động khó khăn và hạn chế

Từ năm 1969 thư viện được bổ sung thêm người và từng bước xây dựng

được chế độ công tác Năm 1972 thư viện đựơc tiếp nhận thêm tài liệu từ khoa

Ngoại thương và trường cán bộ Ngoại thương Do đó kho sách đã phong phú

hơn Năm 1972 thư viện được tăng thêm cán bộ, cơ sở vật chất được cải tạo nên

thư viện ngày càng ổn định Thư viện đã đưa vào sử dụng bảng phân loại BBK

có cải tiến hay cho bảng phân loại trung tiểu trươchính sách đây Đây là bước

cải tiến vượt bậc của thư viện nhằm triển khai đầy đủ những khâu nghiệp vụ cần

thiết và những hình thức phục vụ thích hợp với quy mô của một trường đại học :

phân loại, bổ sung, biên mục, đăng ký vào sổ xếp sách lên giá, tổ chức lại kho,

biên soạn lại thư mục…

Từ 1974 đến 1985 do số lượng sinh viên tăng và từ đó cán bộ thư viện

cũng được bổ sung Điều này làm cho hoạt động của thư viện trong thời gian

này rất sôi nổi

Đứng về sự phát triển của xã hội những năm gần đây, nhu cầu cấp bách

đặt ra cho thư viện Đại học Ngoại thương là cần thiết đổi mới phòng đọc nhằm

nhà trường đã đưa vào chương trình hành động của trường đại học Ngoại thương

phải nâng cấp và hiện đại hoá thư viện Tháng 7/8/1995 Ban giám hiệu nhà

trường đã cải tạo và nâng cấp phòng đọc để kịp phục vụ năm học mới 1995 -

1996

Hiện nay thư viện đã có một cơ sở vật chất hiện đại gồm 2 tầng với nhiều

gia sách lớn

- Tầng 1: Là kho sách chung của thư viện và phòng đọc tự chọn dành cho

sinh viên

- Tầng 2: Là phòng mượn, phòng đọc tổng hợp và phòng đọc của giáo

viên và cao học

Từng kho sách được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp giúp cho việc phục vụ

độc giả một cách nhanh chóng nhất, thuận lợi nhất Sách, báo, tạp chí hàng

ngày, hàng tuần được bổ sung kịp thời để cung cấp cho bạn đọc những thông tin

cập nhật nhất

Với tổng số tài liệu đa dạng, phong phú chủ yếu là sách nước ngoài : Anh

- Trung - Nga - Nhật… là năm vạn bản, 5000 tên sách Báo, tạp chí trên 105

loại, trong đó có 28 loại tạp chí nước ngoài nhưng cập nhật thường xuyên có 14

loại Với tổng số cán bộ là 7 người, 12 máy tính phục vụ công tác nghiệp vụ,

quản lý phục vụ sinh viên (11.000 sinh viên) giáo viên (hơn 200 giáo viên) cà

học viên sau đại học

Qua gần 30 năm xây dựng và phát triển thư viện đại học Ngoại thương đã

trải qua những thăng trầm và để có được cơ sở vật chất khang trang như ngày

nay không thể không nhắc tới công lao của cán bộ thư viện trường

II CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI

HỌC NGOẠI THƯƠNG

Với chức năng chính là thu thập, phân tích, xử lý, tổ chức xây dựng và

quản lý vốn tài liệu nhằm phục vụ và cung cấp nguồn tài liệu cho sinh viên, cán

bộ nghiên cứu sinh và giáo viên Với trọng trách đó, thư viện trường đại học

Ngoại thương đã xác định được các nhiệm vụ chính sau :

- Quản lý, lưu trữ và bảo vệ kho tài liệu của nhà trường nhằm phục vụ cho

công tác giảng dạy của giáo viên, công tác nghiên cứu khoa học của sinh viên

trường

- Phục vụ độc giả tra cứu và sử dụng thông tin kinh tế, thương mại về

những khoa học kỹ thuật tiên tiến trong nước và quốc tế

- Quản lý và sử dụng tài sản được giao, phân bố và tổ chức một cách phù

hợp mang tính thiết thực

- Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như: phân loại, mô tả ấn phẩm, làm

thư mục, xây dựng hệ thống tra cứu tiên tiến thích hợp

Tất cả những chức năng, nhiệm vụ của thư viện trường đại học Ngoại

thương đều được thông qua Ban giám hiệu trao đổi trong ban ngành

CHƯƠNG II

CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

I CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC

NGOẠI THƯƠNG

Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy cơ cấu tổ chức của thư viện trường đại học

Ngoại thương gồm phòng thư viện trưởng, 5 phòng ban cùng với các chức năng

và nhiệm vụ cụ thể sau:

- Thư viện trưởng: Hiện thưviện trường đại học Ngoại thương mới chỉ có

thư viện trưởng, trong thời gian tới sẽ bổ nhiệm thư viện phó Thư viện trưởng

sẽ chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về toàn bộ công tác tổ chức, lãnh đạo, kế

hoạch và mọi phương hướng hoạt động của thư viện

- Phòng nghiệp vụ bổ sung: thu thập, bổ sung, xử lý, phân tích, bảo quản

tài liệu, xây dựng hệ thống tra cứu (truyền thống và hiện đại) để phục vụ bạn

đọc

- Phòng đọc: bao gồm phòng đọc tự chọn, phòng đọc tổng hợp và phòng

đọc cho giáo viên và cao học : Có vai trò giới thiệu và phục vụ tài liệu cho bạn

đọc bao gồm: sách, báo, tạp chí, luận văn…

THƯ VIỆN TRƯỞNG

Phòng

nghiệp vụ

bổ sung

Phòng đọc

tự chọn

Phòng mượn

Phòng đọc cao học và giáo viên

Phòng đọc tổng hợp

- Phòng mượn: Cung cấp tài liệu tới tay bạn đọc theo yêu cầu, cán bộ

nghiên cứu khoa học, cán bộ giảng dạy, sinh viên học tập nghiên cứu, mượn

sách giáo trình, sách tham khảo về nhà

Thư viện trường Đại học Ngoại thương có tổng số cán bộ là 7 người:

- Thư viện trưởng được đào tạo chính quy và tại khoa thư viện trường đại

học Tổng hợp (cũ) - nay là trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - có

gần 30 năm kinh nghiệm

- Ba nhân viên thư viện có trình độ Đại học - làm việc tại các phòng:

Nghiệp vụ bổ sung, phòng mượn và phòng đọc tự chọn

- Ba cán bộ chuyển từ ngành khác sang, trong đó có hai người đã được cử

đi học các lớp ngắn hạn về nghiệp vụ thưviện

II CƠ SỞ VẬTCHẤT VÀ KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG

1 Cơ sở vật chất

Hiện nay, tổng diện tích mặt bằng thư viện đang sử dụng là 1.300m2

- Phòng thư viện trưởng: 27m2

- Phòng đọc tự chọn: 144 m2

- Phòng mượn: 79 m2

- Phòng đọc tổng hợp: 108 m2

- Phòng đọc sau Đại học và cán bộ: 72 m2

- Phòng nghiệp vụ: 27 m2

- Kho: + Kho phòng mượng (tổng kho) trên tầng phụ : 108 m2 + Kho phòng đọc tự chọn: 108 m2

+ Kho phòng đọc tổng hợp: 36 m2

Trang thiết bị gồm 12máy tính, 2 máy in phục vụ công tác quản lý, nghiệp

vụ và phục vụ bạn đọc Đã xây dựng được hệ thống cáp nối mạng nội bộ

Với diện tích được sử dụng là 324 m nhưng các phòng đọc chỉ đáp ứng

được khoảng 200 chỗ ngồi  vấn đề bức xúc hiện nay là làm sao giải quyết

được tình trạng thiếu mặt bằng diện tích đáp ứng được với nhu cầu ngày càng

cao của 11.000 sinh viên

Ngoài ra, thư viện còn có các cơ sở vật chất khác như tủ, quạt, bóng đèn,

máy làm lạnh… tất cả đều mới được trang bị nên đều ở trong tình trạng tốt

Bàn ghế đúng theo yêucầu của thư viện nên đã góp một phần quan trọng

vào việc tăng cường chất lượng phục vụ, học tập, nghiên cứu của thầy và trò

trong trường

2 Kinh phí hoạt động

Trong thời gian qua, nhà nước đã có nhiều chính sách cụ thể để tăng

cường cho đầu tư hoạt động thông tin-Thư viện Như chỉ thị 95/CT ngày

4/9/1991 cho phép chi 3% ngân sách nhà nước dành cho khoa học để đầu tư cho

hoạt động thông tin khoa học Theo quyết định 133/QĐ ngày 2/4/1985 của

uỷban khoa học kỹ thuật nhà nước 9nay là Bộ Khoa học và Công nghệ) thì quỹ

hoạt động thư viện chiếm tí nhất 5% quỹ R&D (R = Researd ; D =

Development)

Nguồn kinh phí hoạt động của thư viện, hàng năm do nàh trường Đại học

Ngoại thương là cơ quan chủ quản của thư viện cung cấp

III THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI

HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

1 Nguồn lực thông tin của thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà

Nội

Hiện nay thư viện trường Đại học Ngoại thương có tổng số tài liệu như

sau:

- Có 5 vạn bản sách với 5 nghìn tên sách

- Báo, tạp chí có trên 105 loại, trong đó : có 28 loại tạp chí nước ngoài,

nhưng cập nhật thường xuyên có 14 loại

Sách, báo, tạp chí được cập nhật thường xuyên, kịp thời nên đã cung cấp

cho bạn đọc được những thông tin mới nhất, cập nhật nhất

Ngoài ra còn có kho luận văn tốt nghiệp, luận án sau Đại học, báo cáo

thực tập của sinh viên Vì vậy thư viện có thể đáp ứng được hầu hết các nhu cầu

của bạn đọc

Nhưng do tính lỗi thời nhanh của thông tin và để đảm bảo được nhu cầu

của bạn đọc thì các kho tài liệu cần thanh lọc, lựa chọn, loại bỏ tài liệu lỗi thời

không còn phù hợp với tình hình hiện nay và bổ sung các tài liệu cập nhật

- Phần mềm chuyên dụng : hiện nay thư viện trường Đại học Ngoại

thương đang sử dụng phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu ILiB của hãng CMC để

thực hiện công tác nghiệp vụ

2 Công tác xử lý tài liệu

Phòng nghiệp vụ của thư viện trường Đại học Ngoại thương thực hiện hai

nhiệm vụ là: bổ sung trao đổi và xử lý nghiệp vụ

3.2.1 Công tác bổ sung - trao đổi

Đây là công tác không thể thiếu và rất quan trọng đối với bất kỳ thư việnh

nào, không chỉ riêng với thư viện Đại học Ngoại thương

Công việc của công tác bổ sung trao đổi :

- Trước khi mua bất kỳ loại tài liệu nào đều phải tiến hành những báo cáo

sau: Lập phiếu dự trù mua tài liệu, sau đó kiểm kê toàn bộ tài liệu xem tình trạng

của tài liệu ra sao, đồng thời thăm dò nhu cầu tin của độc giả

+ Xác định loại tài liệu cần bổ sung

-Sau khi tài liệu đã được mua đưa về cần phải kiểm tra lại : tên sách, số

lượng, tình trạng sách

3.2.3 Công tác xử lý phân tích tài liệu

Mọi kỹ thuật lớn nhỏ trong thư viện đều do khâu này phụ trách và cũng

chịu trách nhiệm kỹ thuật cũng như chất lượng của hệ thống tra cứu (truyền

thống và hiện đại) như hộp phiếu tra cứu, hộp phic Công tác phân loại tài liệu

Do vậy công tác xử lý phântích tài liệu được chia làm các thao tác sau :

- Vào sổ đăng ký cá biệt

- Dán nhãn, đóng dấu vào trang tên sách và trang thứ 17 của cuốn sách

- Làm phiếu tiền máy (theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD, đánh chỉ số phân

loại, làm từ khoá, tóm tắt)

- Nhập các biểu ghi vào máy tính

- Kiểm tra lại biểu ghi và in phic

- Tổ chức mục lục tra cứu (mục lục phân loại và mục lục chữ cái)

- Giao sách mới xử lý cho các kho

- Quản lý, tu sửa, bảo quản cơ sở dữ liệu và hệ thống mục lục tra cứu

truyền thống và hiện đại

Hiện nay thư viện đang sử dụng bảng phân loại BBK của thư viện quốc

giao phát hành và đã chỉnh lý Việc ứng dụng tin học trong công tác xử lý kỹ

thuật và đã được ứng dụng rất tốt

Phòng nghiệp vụ của thư viện trường Đại học Ngoại thương được trang bị

3 máy tính, 2máy in Phần mềm chuyên dụng được sử dụng là ILIB của hãng

CMC

Hoạt động của phòng nghiệp vụ quyết định toàn bộ chất lượng thông tin,

kết quả cung cấp tin và hiệu quả phục vụ của thư viện

3 Công tác phục vụ bạn đọc

Phục vụ bạn đọc là khâu cuối cùng để đánh giá hoạt động thông tin thư

viện

3.3.1 Phòng đọc tự chọn

Phòng đọc tự chọn của thư viện trường Đại học Ngoại thương có đầy đủ

các loại bao gồm báo, tạp chí chuyên ngành cũng như các loại báo, tạp chí xã

hội khác Báo, tạp chí được sắp xếp trong các hộp bên ngoài có dán một trang

bìa báo, tạp chí để độc giả dễ dàng tìm thấy Tuy nhiên, còn có vấn đề cần quan

tâm đó là ý thức của độc giả khi chọn và trả lại báo, tạp chí, sau khi đọc xong

độc giả không xếp lại theo vị trí ban đầu và hiện tượng cắt xén tài liệu vẫn conf

xảy ra

3.3.2 Phòng đọc tổng hợp

Phòng đọc tổng hợp chỉ cho mượn tài liệu để đọc tại chỗ Tại đây có bàn

ghế để ngồi học, không gian thoáng đãng Sau khi xuất trình thẻ để vào phòng

mượn đọc tài liệu, trả tài liệu thì mới được lấy lại thẻ Thành phần tài liệu ở đây

chủ yếu là luận văn tốt nghiệp, các luận án sau Đại học, sách tra cứu…

3.3.3 Phòng mượn

Phòng mượn là phòng phục vụ các độc giả mang tài liệu về nhà dọc Tài

liệu ở phòng mượn khá đa dạng về các lĩnh vực khoa học Tuy vậy, chiếm phần

lớn trong kho của phòng mượn là giáo trình và cách tham khảo

Thủ tục mượn sách ở đây cũng khá đơn giản bao gồm các bước sau:

- Viết phiếu yêu cầu

- Xuất trình thẻ mượn

Phiếu yêu cầu ở đây bao gồm: Tên tài liệu, tên sách, họ tên tác giả, ghi tên

người mượn thuộc lớp nào, khoá nào, khoá bao nhiêu

Để mượn được sách, độc giả phải trả đúng thời gian quy định rồi mới

mượn được tiếp Nêusai sẽ bị đình chỉ mượn trong một thời gian nhất định để

cảnh cáo hoặc nếu bị hư hỏng mất mát phải đền bù Đủ những điều kiện trên

mới được mượn tài liệu

Tại đây, sách được mượn theo khoa, mỗi khoa được qui định vào một

ngày nhất định

Mục lục tra cứu của phòng mượn có hai loại :

+ Mục lục chữ cái

+ Mục lục phân loại

Thư viện chưa có máy tính để phục vụ tra cứu

4.3 Các dịch vụ thông tin thư viện phục vụ bạn đọc của phòng thư viện

trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Các phòng phục vụ của thư viện đảm trách toàn bộ các dịch vụ các phòng

phục vụ bạn đọc của thư viẹen bao gồm phong tổng hợp, phòng đọc tự chọn và

phòng mượn, các dịch vụ thông tin đã được thư viện trường Đại học Ngoại

thương tổ chức là dịch vụ cung cấp tài liệu gốc gồm 2 phương thức là :

+ Đọc tại chỗ

+ Mượn về nhà

Dịch vụ mượn đọc tại chỗ được tổ chức dưới 2 hình thức : Hình thức phục

vụ gián tiếp (tài liệu nằm trong kho kín) và hình thức trực tiếp (tài liệu nằm

trong kho mở)

+ Hình thức phục vụ đọc tại chỗ (kho kín) thư viện trường Đại học Ngoại

thương có 1 phòng với gần 100 chỗ ngồi

+ Hình thức phục vụ bạn đọc tại chỗ (kho mở) thư viện Đại học Ngoại

thương áp dụng cho kho báo, tạp chí, báo cáo thực tập