Tầm quan trọng, sự cần thiết của việc lập ( DMHS) đối với Bộ tài nguyên và môi trường

Tầm quan trọng, sự cần thiết của việc lập ( DMHS) đối với Bộ tài nguyên và môi trường

LỜI NÓI ĐẦU

Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản

giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giả quyết văn bản,

lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ

quan,tổ chức Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư chưa

thể nói là hoàn thiện và điieù đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động

khác của cơ quan Trong số những nội dung của công tác văn thư thì có thể nói

công việc lập hồ sơ là tương đối quan trọng Bời vì văn bản giấy tờ hình thành rất

nhiều trong quá trình hoạt động của cơ quan, việc tổ chức khoa học tài liệu là cần

thiết cho nhu cầu sử dụng tài liệu của các cá nhân, đơn vị cũng như cho công tác

lưu trữ của cơ quan Để tổ chức được khoa học tài liệu thì việc lập được danh mục

hồ sơ (DMHS) cho khối tài liệu đó là rất quan trọng Có thể nói lập (DMHS) là

công việc đầu tiên để tiền hành lập hồ sơ và chất lượng của hồ sơ phụ thuộc vào

chất lượng của (DMHS) được lập

Tuy nhiên, thực tế hiện nay ở các cơ quan, đơn vị các cán bộ chuyên môn

chưa nhìn nhận một cách đúng đắn về vai trò của (DMHS), do đó hầu hết các cơ

quan, đơn vị không tiến hành lập (DMHS) hoạc nếu có được lập thì chỉ mang tính

chất đối phó Bởi vậy mà chất lượng của (DMHS) không đảm bảo đầy đủ những

tiêu chuẩn mà một (DMHS) cần có

Từ thực tế trên tôi đã tiến hành tìm hiểu về vấn đề (DMHS) Đơn vị mà tôi

tiến hành khoả sát là ở Bộ Tài nguyên và Môi trường, địa chỉ số 83 Nguyễn Chí

Thanh- Hà Nội

Thực hiện đề tài này trước hết là để cho bản thân có điều kiện củng cố lại

phần lí luận về công tác lập hồ sơ, cụ thể là phần lập (DMHS) , cũng như trang bị

cho bản thân những kiến thức thực tế về vấn đề này Sau đó, là mong muốn được

góp một tiếng nói nhỏ tác động đến nhận thứ của các cán bộ làm công tác công văn

giấy tờ về ý nghĩa cũng như sự cần thiết phải lập (DMHS), để công tác này được

thực hiện tốt hơn trong thực tế

Trong phạm vi đề tài là niên luận năm thứ 3, tôi đã tìm hiểu, nghiên cứu về

tầm quan trọng, sự cần thiết của việc lập (DMHS) đối với Bộ Tài nguyên và Môi

trường Đồng thời khảo sát thực tế về tình hình lập (DMHS) của Bộ Trên cơ sở

thực tế tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng, tôi đưa ra

bản dự kiến (DMHS) mẫu của Văn phòng Bộ Bố cục của niên luận gồm những nội

dung sau:

Phần một :Sự cần thiết của việc xây dựng (DMHS) đối với Bộ Tài nguyên và

Môi trường

Phần hai: Nghiên cứu xây dựng (DMHS) cho cơ quan

Phần 3 :Dự kiến (DMHS) mẫu cho Văn phòng Bộ Tài nguyên và Môi

trường

Để hoàn thành bài niên luận tôi đã sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan

sát, so sánh, đánh giá, đọc tài liệu và tổng hợp kiến thức

Do thời gian cũng như sự hiểu biết còn hạn chế, nên khi tôi viết về vấn đề

này chác chắn còn nhiều thiếu sót Rất mong được sự phê bình, góp ý cuả các thầy

cô và các bạn

Nhân đây, tôi xin cảm ơn các cán bộ Phòng Văn thư- Lưu trữ Bộ Tài nguyên

và Môi trường đã tạo cho tôi có đièu kiện đẻ khảo sát thực tế và tôi xin gửi lời cảm

ơn đến cô giáo đã giúp đỡ tôi hoàn thành bài niên luận này

PHẦN MỘT

SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC LẬP DANH MỤC HỒ SƠ

ĐỐI VỚI BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

1 Khái niệm về danh mục hồ sơ(DMHS)

Bởi vì lập (DMHS) là một khâu quan trọng trong công tác lập hồ sơ, nó

qu y định đến chất lượng của hố sơ và để có cái nhìn hoàn chỉnh vê

(DMHS) cũng như vai trò của nó đối với công tác lập hồ sơ thì phải tìm hiểu

về bản chất hay nói cách khác là hiểu khái niệm về hai công việc này

- Khái niệm hồ sơ:

Theo “lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS.TS Vương

Đình Quyền thì “ Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản)có liên quan

về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết

vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lai do có những đặc điểm giống nhau

về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”

- Khái niệm lập hồ sơ:

Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết

công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề từng sự việc, hoặc

theo các đặc điểm khác nhau của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục

chúng theo phương pháp khoa học

- Khái niệm (DMHS)

hiện nay có nhiều khái niệm về (DMHS) Trong “lý luận và phương pháp công

tác văn thư” của PGS.TS Vương Đình Quyền có nêu “(DMHS) là bảng kê tên

các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên

người lập”

Trong cuốn “ hướng dẫn kĩ thuật nghiệp vụ hành chính” cuả nhóm tác giả

Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự thì

(DMHS) được hiểu “là bảng kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị dự kiến cần

phải lập trong năm,nhằm hướng dẫn các cán bộ trong cơ quan, đơn vị lập hồ

sơ đầy đủ, thuận lợi , giúp cho việc lập hồ sơ được thống nhất chặt chẽ, chủ

động, hợp lí, khoa học, thuạn tiện cho việc kiểm tra , đôn đốc côngh tác lập

hồ sơ, tạo điều kiện chuẩn bị tốt cán bộ và cơ sở vật chất cần thiết cho công

tác này Cuối cùng là chuẩn bị tốt cho công tác thu thập và nộp lưu hồ sơ

theoi quy định của Nhà nước

Qua một số khái niệm trên có thể thấy quan điểm về (DMHS) là tương

đối thống nhất Các khái niệm đều đề cập đến (DMHS) là bảng kê tài liệu

hình thành trog năm của cơ quan, đơn vị và đều nói đến ý nghĩa tác dụng của

việc lập (DMHS) Tuy nhiên những quan điểm trên lại chưa nêu được một

cách khái quát những yêu cầu của một bản danh mục hồ sơ là bảng phân loại

khoa học tài liệu và được lập, xác định giá trị ngay từ lúc lập hồ sơ hiện

hành Hạn chế này sẽ được khắc phục trong khái niệm (DMHS) được đề cập

đến trông “ những cơ sở lý luận và thực tiễn về xây dựng (DMHS) trong cơ

quan của tác giả Phan Ngọc Dĩnh mà theo tôi (DMHS) được hiểu một cách

đầy đủ và chính xác hơn cả Theo đó, (DMHS) là bảng kê có hệ thống tiêu đề

hồ sơ cần lập trong năm của một cơ quan, một đơn vị tổ chức của một cơ

quan, kèm theo kí hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây

dựng theo một chế độ nhất định

2 ý nghĩa, tác dụng của (DMHS) đối với Bộ Tài nguyên và Môi trường

việc lập (DMHS) hàng năm mang lại nhiều ý nghĩa tác dụng đối với hoạt đọng

của cơ quan, đặc biệt là đối với công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Tài nguyên

và Môi trường

Trước hết phải nhấn mạnh rằng việc lạp (DMHS) hàng năm có một vai trò

nhất định đối với Lãnh đạo Bộ và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Bởi vì quan

(DMHS) Lãnh đạo cố thể nắm được một cách khái quát công việc của các đơn

vị, các cán bộ cũng như những loại hồ sơ mà các cán bộ, các đơn vị hình thành

nên, tứ đó Lãnh đạo và các Thủ trưởng có thể nghiên cứu và giải quyết công

việc hàng ngày một cách hiệu quả nhất Đảm bảo phân công công việc một cách

hợp lý, đúng người , đúng việc , đúng trách nhiệm Đồng thời (DMHS) còn là

căn cứ để Lãnh đạo Bộ , Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ kí các quyết định cấp

phát trang thiết bị phục vụ cho công tác lập (DMHS)

Bên cạnh đó, cũng cần phải nói đến ý nghĩa tác dụng mà (DMHS) đem đến

cho công tác văn thư Bởi vì, lập (DMHS) là công việc cuối cùng của khâu văn

thư., nó góp phần hoàn thiện và đặc biệt là nâng cao chất lượng, hiệu quả cho

công tác văn thư cũng như các cán bộ làm công tác công văn giấy tờ

+ Trước hết, (DMHS) được lập sẽ là một căn cứ quan trọng để cán bộ văn thư,

cán bộ phần hành tiến hành lập hồ sơ hiện hành Nó giúp cho các cán bộ có

trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành hình dung được những hồ sơ cần lập trong một

năm Hay nói cách khác, (DMHS) giúp các cán bộ kế hoạch hoá việc lập hồ sơ

và kế hoạch này chính là căn cứ để lập hồ sơ hiện hành Như thế , (DMHS) giúp

các cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành chủ động hơn trong công tác lập

hồ sơ, không làm mất nhiều thì gian và công sức mà hồ sơ được lập lại có chất

lượng tốt đảm bảo các yêu cầu của một hồ sơ và phục vụ tốt nhất cho nhu cấu

sử dụng tài liệu cuả các cá nhân, đơn vị trong cơ quan

+ Đồng thời, (DMHS) còn là căn cứ để văn thư Bộ tiến hành kiểm tra, đôn đốc

việc lập hồ sơ của cán bộ phần hành, cán bộ văn thư của các đơn vị thuộc Bộ

Từ đó việc lập hồ sơ của cơ quian được thống nhất, tăng cường ý thức và trách

nhiệm của các cán bộ

+ Hơn nữa, (DMHS) còn giúp cho văn thư chung, văn thư của các đơn vị cũng

như cán bộ phần hành chuẩn bị tốt cho công tác nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ Bởi

vì, Bộ Tài nguyên và Môi trường đảm nhận nhiều chức năng nhiệm vụ, có nhiều

đơn vị trực thuộc, do đó tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động cũng khác

nhau và thời hạn giao nộp tài liệu đối với từng loại tài liệu cũng được quy định

khác nhau Như theo Quy chế về công tác văn thư - lưu trữ được ban hành kèm

theo Quyết định số 652/QĐ-BTNMT ngày 26 tháng 5 năm 2003 của Bộ trưởng

Bộ Tài nguyên và Môi trường thì thời hạn giao nộp hồ sơ được quy định như

sau: Với hồ sơ tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật , tài liệu ứng dụng

công nghệ thì phải nộp sau 1 năm công việc kết thúc; tài liệu xây dựng cơ bản

thời hạn nộp là 3 tháng sau khi công trình quyết toán; thời hạn là 1 tháng áp

dụng đối với tài liệu phim ảnh, ghi âm

Cùng với những ý nghĩa của (DMHS) đối vớ công tác văn thư và với các cán bộ

trong cơ quan thì (DMHS) còn đem đến những ý nghĩa đặc biệt đối với công tác

lưu trữ của Bộ

+ Trước hết, (DMHS) là căn cứ quan trọng để các cán bộ lưu trữ tiến hành

hướng dẫn đôn đốc kiểm tra việc lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ công việc cũng như

xác định trách nhiệm của các cán bộ chuyên viên trong từng đơn vị trực thuộc

Bộ đối với việc lập hồ sơ hiện hành và hồ sơ công việc

+ Tiếp theo, (DMHS) chính là một căn cứ quan trọng để xác định nguồn tài liệu

chủ yếu mà các đơn vị trực thuộc Bộ phải nộp vào lưu trữ cơ quan Từ việc xác

định được các nguồn tài liệu sẽ giúp việc thu tài liệu được thực hiện nhanh

chóng và chính xác, đảm bảo thu đầy đủ tài liệu, không bị thiếu xót và đảm bảo

đúng thời gian theo như quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước và quy chế của Bộ

về thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ Nhà nước

+ sau khi hồ sơ tài liệu được thu đầy đủ vào lưu trữ Bộ thì theo định kì hoặc đột

xuất các cán bộ lưu trữ tiến hành xác định giá trị của hồ sơ, tài liệu và sự có mặt

của (DMHS) sẽ giúp cho việc xác định giá trị được tiến hành nhanh chóng,

chính xác Bởi vì, trong (DMHS) được lập có cột ghi yếu tố thời hạn bảo quiản

của các hồ sơ, tài liệu; các cán bộ lưu trữ có thể căn cứ vào đó để xác định giá

trị cũng như thời hạn bảo quản các hồ sơ, tài liệu trong lưu trữ

Như vậy, (DMHS) có ý nghĩa rất lớn đối với Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng các đơn

vị thuộc Bộ , các cán bộ phần hành và đặc biệt là đối với công tác văn thư - lưu

trữ của cơ quan Có thể nói, nếu không có (DMHS) thì việc nắm bắt công việc,

những hồ sơ hình thành tróng quá trình giải quyết công việc của Lãnh dậo Bộ và

Thủ trưởng các đơn vị đối với các cá nhân, đơn vị thuộc Bộ sẽ bị hạn chế rất

nhiều, điều này có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng quản lý của các

lãnh đạo Không chỉ dừng ở đó, nếu thiếu (DMHS) thì việc lập hồ sơ hiện hành

sẽ không thuạn lợi, chất lượng hồ sơ không cao, cũng như việc hướng dẫn, kiểm

tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ, xác định nguồn tài liệu phải nộp vào lưu trữ và

việc xác định giá trị các hồ sơ, tài liệu sẽ khó thực hiện hơn rất nhiều

Từ thực tế trên cho thấy, việc xây dựng (DMHS) đối với Bộ Tài nguyên và Môi

trường cũng như đối với các đơn vị trực thuộc Bộ là rất cần thiết

3 Tình hình lập hồ sơ hiện hành và danh mục hồ sơ ở Bộ Tài nguyên và

Môi trường.(BTN&MT)

Tình hình ban hành văn bản liên quan đến việc lập hồ sơ hiện hành và lập

(DMHS) ở Bộ Tài nguyên và Môi trường

Nhận thức được ý nghĩa, tác dụng của việc lập (DMHS) và lập hồ sơ hiện

hành đối với cơ quan, đặc biệt là đối với công tác văn thư – lưu trữ của Bộ,

Lãnh đạo BTN&MT đã có sự quan tâm nhất định đối với công tác này Với

việc ban hành những văn bản chỉ đạo liên quan đến công tác xây dựng

(DMHS) và lập hồ sơ hiện hành của Bộ

ví dụ: Quyết định số 652/QĐ-BTNMT ngày 26 tháng 5 năm 2003 của Bộ

trưởng BTN&MT về việc ban hành quy chế về công tác văn thư- lưu trữ của Bộ

Trong phần quy định về công tác văn thư, tại chương II, Điều 6 công tác xây

dựng (DMHS) được quy định tương đối rõ ràng, quy định các cán bộ văn thư

chung các cán bộ văn thư của các đơn vị trực thuộc Bộ và các cánn bộ phần

hành phải lập (DMHS) vào đầu năm , trong qúa trình thực hiện nhiệm vụ và giải

quyết công việc phải lập hồ sơ hiện hành và hồ sơ công việc

Ví dụ: Trong quy chế làm việc cảu Bộ và cảu các đơn vị trực thuộc Bộ được xây

dựng hàng năm cũng quy định rõ trách nhiệm lập (DMHS) lập hồ sơ hiện hành,

lập hồ sơ công việc

- Nhận xét:

+ Ưu điểm:

Với việc ban hành những văn bản quy định về công tác xây dưng (DMHS) là

lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ công việc , Lãnh đạo Bộ đã tạo lên cơ sở pháp lí

vững chắc để các cán bộ, chuyên viên có thể tiến hành các công việc liên quan

đến công tác xây dựng (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành một cách thuận lợi

+Hạn chế:

Tuy Lãnh đạo Bộ đã ban hành những văn bản mang tính pháp lý liên

quan đến công tác này, xong những văn bản đã ban hành mới chỉ dừng ở việc

nêu tên công việc và quy định trách nhiệm thực hiện mà chưa nêu được quy

trình và công việc cụ thể của từng cán bộ , đơn vị cụ thể, đặc biệt là chưa có

sự hướng dẫn cũng như kiểm tra việc thực hiện các công tác này trên thực tế

Do vậy mà vấn đề xây dựng (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ công

việc ở Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ TN&MT chưa đi vào thực tế như

mông muốn

Tình hình xây dựng (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT

Tuy đã có sự quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước cũng như của Lãnh đạo Bộ

về việc lập (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành , nhưng qua khảo sát thực tế tôi thấy

việc xây dựng (DMHS) cũng như lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT chưa được thực

hiện theo đúng quy chế

Cụ thể, đối với công tác xây dựng (DMHS), theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà

nước và theo quy chế của Bộ thì (DMHS) phải được lập trước khi bắt đầu một năm

hoạt động mới, nghĩa là (DMHS) được hình thành trước khi có hồ sơ tài liệu Việc

lập (DMHS) phải dựa trên cơ sở chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác năm

của từng đơn vị ; nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong mỗi đơn

vị.ngoài (DMHS) chung của Bộ thì mỗi đơn vị trực thuộc và cá nhân được giao

nhiệm vụ cụ thể đều phải có (DMHS) riêng Tuy nhiên trên thực tế thì lại khác, các

đơn vị cũng như các cán bộ phàn hành không xây dựng (DMHS) chỉ có (DMHS)

chung của Bộ , xong quy trình xây dựng lại không tuân thủ theo quy định của Cục

Lưu trữ Nhà nước và của Bộ Đó là, (DMHS) sau khi các tài liệu được giao nộp

vào lưu trữ cươ quan; sau khi các cán bộ lưu trữ phân loại, lập hồ sơ thì (DMHS)

mới được xây dựng Với việc lập (DMHS) như thế sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hô sơ

tài liệu mà các cá nhân, đơn vị phải nộp vào lưu trữ , đồng thời sẽ làm mất đi hầu

hết những ý nghĩa tác dụng của (DMHS).(DMHS) lúc này chỉ còn giúp cho việc

quản lý và tra tìm tài liệu Bên cạnh đó (DMHS) được lập không có yếu tố thời hạn

bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu; không ghi tên người lập hồ sơ, như thế sẽ rất khó

khăn khi xác định giá trị tài liệu và quy trách nhiệm khi cần thiết

+ Đối với công tác lập hồ sơ hiện hành cũng vậy, theo quy định của Cục Lưu

trữ Nhà nước và theo quy chế về công tác văn thư – lưu trữ cuả Bộ , thì lập hồ sơ

hiện hành là ở khâu văn thư , do các cán bộ văn thư , các cán bộ được giao nhiệm

vụ theo dõi hay giải quyết công việc có trách nhiệm lập Nhưng trên thực tế thì hồ

sơ hiện hành không được lập ở khâu văn thư mà được lập ở khâu lưu trữ ở khâu

văn thư các cán bộ, chuyên viên chỉ sắp xếp tài liệu theo thời gian và tên loại như

tập công văn lưu tháng 01…, tập quyết định tháng 01…, tập tờ trình, rồi cho vào

cặp 3 dây để bảo quản

Đối với hồ sơ công việc cũng vậy, những tài liệu hình thành trong quá trình

giải quyết công việc theo quy định là phải được lập ngay sau khio công việc được

giả quyết xong, nhưng trên thực tế các cán bộ có trách nhiệm theo dõi , giải quyết

công việc sau khi hoàn thành công việc không lập hồ sơ về công việc đó mà để tất

cả tài liệu của tất cả các công việc vào 1 cặp 3 dây, đến khi đầy thì thay cặp khác,

như thế vấn đề này sẽ bị lẫn với vấn đề khác , đến khi nộp vào lưu trữ sẽ gây không

ít khó khăn cho các cán bộ lưu trữ trong công tác phân loại, xác định giá trị tài liệu

Qua thực tế khảo sát, tôi xin đưa ra một vài nhận xét về công tác lập

(DMHS) và lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT:

+ việc lập (DMHS) không thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và

của Bộ, dẫn đến tình trạng thiếu hoặc mất tài liệu Bên cạnh đó, việc không xây

dựng (DMHS) khiến công tác lập hồ sơ hiên hành gặp nhiều khó khăn

+ vấn đề lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT thực sự là một vấn đề bất cập Hồ

sơ hiện hành không được lập ở khâu văn thư mà lập ở khâu lưu trữ dẫn đến hồ sơ

được lập chất lượng không cao, nhiều vấn đề bị xé lẻ dẫn đến khó khăn cho người

sử dụng tài liệu khi nhìn nhận một vấn đề nào đó, làm mất nhiều thời gian, kinh phí

trong việc phân loại, xác định giá trị tài của hồ sơ, tài liệu

PHẦN HAI

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CHO VĂN PHÒNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

1 Quy trình và phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ của Văn phòng Bộ Tài

nguyên và Môi trường

1.1 căn cứ để xây dựng (DMHS)

- Căn cứ pháp lý:

+ Căn cứ vào Quyết định số ….ngày 26 tháng 6 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài

nguyên và Môi trường quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

chức cuả Văn phòng Bộ

+Căn cứ vào Quyết định số 652/QĐ-BTNMT ngày 26 tháng 5 năm 2005 của Bộ

trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về quy chế công tác văn thư-lưu trữ của

Bộ

+ Căn cứ vào quy chế làm việc của Văn phòng Bộ được xây dựng hàng năm

- Căn cứ thực tế

+ Kế hoạch hoạt động hàng năm của Văn phòng Bộ

+ Danh mục hồ sơ năm trước, bản thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ

1.2.1 Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ trong (DMHS)

- Phân loại hồ sơ, tài liệu trong (DMHS) là sắp xếp một cách khoa học các

vấn đề lớn, vấn đề nhỏ tyheo những tiêu chí nhất định để đảm bảo một hệ thống

chặt chẽ cho tài liệu cho tài liệu trong (DMHS)

ở công đoạn này, khi tiến hành phân loại tài liệu trong (DMHS) nghĩa là đồng

thời đã hệ thống hoá các đề mục như thế sẽ giúp cho phân loại được logic hơn,

tránh việc bỏ sót vấn đề cần nêu trong (DMHS)

- Do Văn phòng Bộ có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng nhiệm vụ và quyền

hạn của các phòng ban được phân định rõ ràng Đồng thời số lượng tài liệu hình

thành trong quá trình hoạt động của văn phòng tương đối lớn, nên phương án

phân loại hồ sơ trong (DMHS) theo cơ cấu tổ chức

Phân loại (DMHS) theo cơ cấu tổ chức là lấy các phòng ban chức năng thuộc

Văn phòng đã được thành lập làm đề mục lớn trong (DMHS)

Khi phân loại (DMHS) của Văn phòng Bộ TN&MT theo cơ cấu tổ chức thì

bảng danh mục này sẽ mang đến những ưu điểm :

+ Phản ánh một cách khái quát chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trực

thuộc Văn phòng Bộ

+ Phản ánh hoạt động của các phòng ban thuộc văn phòng và khi nộp xuống lưu

trữ còn giúp các cán bộ lưu trữ không mất nhiều thời gian để chỉnh lý lại tài liêụ

+Phân loại (DMHS) theo cơ cấu tổ chức còn giúp cho cán bộ, chuyên viên của

các phòng ban thuộc Văn phòng xây dựng (DMHS) hàng năm dễ dàng và sử

dụng có hiệu quả

1 2.2 Dự kiến hồ sơ cần lập và đặt tiêu đề hồ sơ

Đây là phần quan trọng nhất trong (DMHS) bởi vì nó quyết định chất lượng

của hồ sơ được lập.Đây là công đạon thứ hai trong quy trình lập (DMHS) sau

khi đã xây dựng được khung phân loại hồ sơ trong (DMHS)

Thực hiện việc dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề cho hồ sơ là cán bộ lưu trữ, vì tài

liệu của các phòng ban trực thuộc Văn phòng đều nộp vào lưu trữ rồi mới tiến

hành phân loại, lập hồ sơ Điều này dẫn đến những khó khăn không nhỏ cho cán

bộ lưu trữ, tuy họ là những người trực tiếp lập (DMHS) nhưng lại không am

hiểu nhiều về tài liệu chuyên môn, không nắm được quá trình hình thành tài

liệu bởi vì họ không trực tiếp giải quyết công việc và snả sinh ra tài liệu Từ

thực tế trên cho thấy, việc dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề cho hồ sơ cần có sự phối

kết hợp giữa cán bộ lập hồ sơ và cán bộ chuyên môn được giao nhiệm vụ theo

dõi và giải quyết các công việc của Văn phòng để (DMHS) được lập tyhực sự

có chất lượng

- Những hồ sơ cần lậơ trong năm phải dựa trên những căn cứ pháp lý và căn

cứ thực tế của Bộ

- Những tiêu đề hồ sơ trong mỗi đề mục cần được sắp xếp theo trình tự, từ tiêu

đề hồ sơ về những công việc chung, đến những tiêu đề hồ sơ mang tính cụ

thể từng công việc

- Dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề cho hồ sơ phải vận dụng linh hoạt các đặc trưng

việc xác định tính chính xác các đặc trưng của hồ sơ là điều kiện quan trọng

đẻ viết tiêu đề hồ sơ đầy đủ và phản ánh đúng nội dung của hồ sơ

Những đặc trưng thường được vận dụng là:

+ Đặc trưng vấn đề

++ Đặc trưng tên loại văn bản

+ Đặc trưng cơ quan giao dịch

+ Đặc trưng địa dư và thời gian

Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, hay xác định giá trị của hồ sơ là một

công việc phức tạp, đặc biệt là đối với cán bộ lưu trữ của Bộ vì họ không trực

tiếp giải quyết công việc và sản sinh ra tài liệu

Thông thường thì hồ sơ về các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ công

tác trộng tâm hay đặc biệt của Văn phòng Bộ sẽ có thời hạn bảo quản lâu hơn

sơ với những hồ sơ phản ảnh những vấn đề khác

Đánh số ký hiệu cho đề mục và hồ sơ

Đây là một công việc bắt buộc trong quy trình xây dựng (DMHS)

+Việc ghi số ký hiệu đề mục và hồ sơ là để cố định các vị trí các đề mục và từng

hồ sơ trong (DMHS) Tránh tình trạng nội dung của bản (DMHS) bị đảo lộn ,

không có trật tự và phá vỡ logic hình thành của tài liệu

+ Số và ký hiệu trong (DMHS) còn giúp cán bộ lưu trữ theo dõi, đôn đốc,

hướng dẫn việc lập hồ sơ

+ Việc ghi số và ký hiệu trong (DMHS) còn biến (DMHS) thành một công cụ

tra cứu hữu ích giúp cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu được nhanh chóng và

thuận tiên hơn

- Nguyên tắc ghi số và kí hiệu đề mục và hồ sơ:

+ Đảm bảo khoa học thống nhất, ngắn gọn , dễ nhớ, phù hợp với thực tế và

không được trùng lặp

+ Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã Với Văn phòng Bộ

TN&MT thì phần chữ là chữ viết tắt của tên Phòng ban có hồ sơ được lập

+Các đề mục nhỏ trong từng đề mục lớn được đánh số riêng, liên tục bằng chữ

số Ả rập

+Số ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký

hiệu là chữ viết tắ của tên đề mục lớn

ví dụ: VP- 01, VP-02…

+ Cuối những đề mục lớn đẻ một vài số trống để ghi những hồ sơ phát 1.2.5

Xây dựng và tổ chức thực hiện Theo Quyết định của Cục Lưu trữ Nhà nước,

Quy chế về công tác Văn thư- Lưu trữ được ban hành kèm theo Quyết định số

652/QĐ-BTNMT của Bộ trưởng BTN&MT ban hành ngày 26 tháng 5 năm

2003 thì (DMHS) phải được lập vào cuối năm trước để kịp sử dụng vào đầu

năm sau Nhưng qua khảo sát thực tế tôi thấy ở BTN&MT (DMHS) chỉ được

lập khi tài liệu đã nộp xuống lưu trữ Bộ và cán bộ lưu trữ tiến hành đồng thời

việc lập hồ sơ và (DMHS) Như vậy (DMHS) chỉ còn duy nhất một ý nghĩa là

giúp cán bộ lưu trữ quản lí chặt chẽ hồ sơ và tra tìm hồ sơ nhanh chóng