CHUYÊN ĐỀ CÔNG TÁC THEO DÕI , BÁO CÁO TIẾN ĐỘ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH XÂY DỰNG NÔNG THÔN MỚI

Các bước theo dõi, giám sát và đánh giá Chương trình- Xây dựng hệ thống biểu mẫu theo dõi, giám sát, đánh giá Chương trìnhXDNTM về kết quả thực hiện các chỉ tiêu của kế hoạch đầu vào, ho

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT BẮC BỘ

CHUYÊN ĐỀ CÔNG TÁC THEO DÕI , BÁO CÁO TIẾN ĐỘ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH

XÂY DỰNG NÔNG THÔN MỚI

(TÀI LIỆU THAM KHẢO)

Phú Thọ, 2014

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

PHẦN I 5

THEO DÕI VÀ BÁO CÁO TIẾN ĐỘ XÂY DỰNG NÔNG THÔN MỚI 5

I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THEO DÕI VÀ BÁO CÁO TIẾN ĐỘ XÂY DỰNG NÔNG THÔN MỚI 5

1.1 Khái niệm 5

1.2 Phân biệt giữa theo dõi và đánh giá 5

1.3 Các bước theo dõi, giám sát và đánh giá Chương trình 8

1.4 Các nội dung của công tác theo dõi, báo cáo: 8

1.6 Các phương pháp theo dõi và đánh giá 15

II GIỚI THIỆU HỆ THỐNG MẪU BIỂU BÁO CÁO CỦA CHƯƠNG TRÌNH 16

2.1 Mục đích của công tác theo dõi ở xã: 16

2.2 Hệ thống báo cáo và mẫu biểu ở cấp xã: 16

2.3 Hệ thống biểu mẫu báo cáo cấp tỉnh, huyện 19

III CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ CHẾ ĐỘ THÔNG TIN, BÁO CÁO THUỘC CHƯƠNG TRÌNH 20

3.1, Về kiểm tra, giám sát, đánh giá 20

3.2 Chế độ báo cáo kết quả thực hiện: 21

IV TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CẤP CƠ SỞ 23

4.1 Cấp xã 23

4.2 Cấp thôn, bản, ấp (gọi chung là thôn): 24

4.3 Tổ chức thực hiện theo dõi, báo cáo 25

V MỘT SỐ YÊU CẦU TRONG THEO DÕI, THU THẬP VÀ XỬ LÝ CÁC LOẠI SỐ LIỆU 28

5.1 Yêu cầu chung: 28

5.2 Yêu cầu cụ thể: 29

5.3 Thu thập và ph 5.4 Một số kỹ năng tổng hợp số liệu quá trình báo cáo của xã, thôn 34

V BÀI TẬP THỰC HÀNH 34

TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

PHẦN PHỤ LỤC 36

PHẦN II CÁC MẪU BÁO CÁO 36

LỜI NÓI ĐẦU

Hội nghị lần thứ 7 BCH TW khoá X đã có Nghị quyết số 26-NQ/TWngày 05/08/2008 về vấn đề Nông nghiệp - Nông dân - Nông thôn với mục tiêu:

"

Xây dựng nông thôn mới có kết cấu hạ tầng kinh tế xã hội hiện đại, cơ cấu kinh tế và các hình thức tính chất sản xuất hợp lý, gắn nông nghiệp với phát triển nhanh công nghiệp, dịch vụ, đô thị theo quy hoạch; xã hội nông thôn ổn định, giàu bản sắc dân tộc; dân trí được nâng cao, môi trường sinh thái được bảo vệ; hệ thống chính trị ở nông thôn dưới sự lãnh đạo của Đảng được tăng cường" Đó là những nội dung định tính về nông thôn mới nước ta trong thời kỳcông nghiệp hoá - hiện đại hoá giai đoạn 2010 - 2020 và đã được cụ thể hoábằng Bộ tiêu chí quốc gia nông thôn mới (Quyết định 491/QĐ-TTg ngày16/4/2009) Tháng 6/2010, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định 800/QĐ-TTgngày 04/6/2010 phê duyệt Chương trình Mục tiêu quốc gia về xây dựng nôngthôn mới giai đoạn 2010-2020

Chương trình XDNTM về xây dựng nông thôn mới là một chương trìnhphát triển nông thôn toàn diện và là chương trình khung định hướng các nộidung cần thiết phải thực hiện để xây dựng các xã đạt chuẩn nông thôn mới Đây

là sự nghiệp to lớn, đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và phải có sự vào cuộccủa cả hệ thống chính trị Chương trình sẽ được thực hiện với nhiều chươngtrình, đề án, dự án khác và yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ, thống nhất từ trungương đến địa phương Do vậy, rất cần thiết phải có một hệ thống báo cáochung, thống nhất để làm cơ sở cho chỉ đạo chương trình

PHẦN I THEO DÕI VÀ BÁO CÁO TIẾN ĐỘ XÂY DỰNG NÔNG THÔN MỚI

I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THEO DÕI VÀ BÁO CÁO TIẾN

ĐỘ XÂY DỰNG NÔNG THÔN MỚI

- Theo dõi và đánh giá là một công cụ quản lý nhà nước hữu hiệu nhằm đolường tiến độ về 3 loại thay đổi về: giải ngân nguồn vốn; tiến trình quản lý vàtình hình thực hiện các sản phẩm đầu ra của chương trình Tất cả các đơn vị triểnkhai chương trình XDNTM ở các cấp đều có chức năng và nhiệm vụ tổ chứcthực hiện theo dõi

- Toàn bộ các thông tin liên quan đến tình hình thực hiện Chương trìnhXDNTM phải được định kỳ cập nhật, phân loại và phân tích để kịp thời đề xuấtcác phương án phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản lý nhằm bảo đảmChương trình được thực hiện đúng mục tiêu, đúng tiến độ, có chất lượng vàtrong khuôn khổ các nguồn lực đã được xác định

1.2 Phân biệt giữa theo dõi (giám sát) và đánh giá

a Theo dõi: Là một chức năng thu thập, quản lý sử dụng các thông tin

được liên tục theo những phương pháp nhất định về một số chỉ số cụ thể nhằmcung cấp cho các nhà quản lý và các bên liên quan đầy đủ thông tin để có thể raquyết định về các vấn đề như:

- Các nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất có đầy đủ không?

- Các cán bộ quản lý có đủ năng lực kỹ thuật và phẩm chất cần thiết không?

- Các hoạt động có được tiến hành phù hợp với kế hoạch không?

- Kế hoạch đang thực hiện có đảm bảo đạt được các mục tiêu ban đầu vàkết quả dự kiến đã được thông qua không?

b Đánh giá: Đánh giá là việc xem xét theo định kỳ một cách hệ thống

và khách quan tính phù hợp, hiệu quả, hiệu suất, ảnh hưởng và tính bền vữngcủa các hoạt động đến các mục tiêu chung của chương trình, dự án

c So sánh theo dõi và đánh giá: Theo dõi và đánh giá có những chức năng khác nhau và thường phục vụ cho các đối tượng sử dụng khác nhau, thể hiện như sau:

Liên tục từ đầu đến cuối của 1

chương trình, 1 hoạt động… Theo giai đoạn, theo kỳ hoặc đột xuất

Tình hình thực hiện các mục tiêu

của Chương trình đã đặt ra

Đánh giá các mục tiêu của Chương trìnhtrong mối quan hệ với các mục đích caohơn hoặc với các vấn đề khác cần đượcgiải quyết

Các chỉ số tiến độ đã xác định

trước được mặc nhiên là đúng

Đặt câu hỏi về tính đúng đắn và hợp lý củacác chỉ số định trước

Theo dõi tiến độ dựa vào một số ít

Không trả lời các câu hỏi nhân quả Trả lời các câu hỏi nhân quả

Thường là một chức năng của

quản lý nội bộ

Thường do các chuyên gia đánh giá độclập thực hiện và các cơ quan bên ngoài đềxướng Hoặc nội bộ

Sơ đồ: Phân biệt theo dõi và đánh giá

Thông tin từ các nguồn khác

Phân tích

Bình luận,kiến nghị

Phê chuẩn hoặc thay đổi mục tiêu, nguồn lựcLưu trữ

1.3 Các bước theo dõi, giám sát và đánh giá Chương trình

- Xây dựng hệ thống biểu mẫu theo dõi, giám sát, đánh giá Chương trìnhXDNTM về kết quả thực hiện các chỉ tiêu của kế hoạch (đầu vào, hoạt động,đầu ra) và đánh giá kết quả, tác động ở cấp độ chương trình và dự án;

- Xây dựng chỉ số theo dõi, giám sát kết quả hoạt động và chỉ số đánh giákết quả, tác động của chương trình, dự án, bảo đảm thông tin được tổng hợp từcấp quản lý và Cơ quan thực hiện Chương trình, dự án;

- Phổ biến hệ thống theo dõi, giám sát kết quả thực hiện các chỉ tiêu của kếhoạch (đầu vào, hoạt động, đầu ra) và hướng dẫn cách đánh giá kết quả, tácđộng cho các Cơ quan quản lý Chương trình XDNTM và các cơ quan thực hiệnChương trình XDNTM;

- Tổng hợp báo cáo, phổ biến thông tin kết quả thực hiện Chương trình, dự

án cho các cơ quan liên quan ở cấp Trung ương và địa phương

1.4 Các nội dung của công tác theo dõi:

- Thu thập thông tin để đưa vào các báo cáo phục vụ cho công tác báo cáochương trình ở các cấp;

- Thu thập dữ liệu theo các thông số định trước của chương trình ở cácmốc thời gian khác nhau để đo lường kết quả thực hiện của chương trình theocác thông số đó;

- Nhằm phục vụ công tác rà soát, đánh giá việc hoàn thành mục tiêu xâydựng nông thôn mới các xã, thôn, bản…

b Các nhiệm vụ theo dõi chủ yếu

Các nhiệm vụ của theo dõi được thể hiện trong trong các giai đoạn củachương trình, cụ thể như sau:

Xác định, chuẩn

bị

- Xác định phạm vi và mục tiêu theo dõi

- Xác định cơ cấu tổ chức cho công tác theo dõi

- Xác định nhiệm vụ của cán bộ theo dõi

- Thiết lập hệ thống theo dõi ngay từ khi bắt đầu

- Tiến hành nghiên cứu cơ sở

- Xây dựng sổ tay thực hiện với các các bộ chủ chốt

- Xây dựng kế hoạch theo dõi chi tiết, có tính đếncác cơ chế phối hợp với các đối tác

- Các điều kiện và các năng lực cần thiết cho côngtác theo dõi

Thực hiện

- Ðảm bảo đáp ứng các nhu cầu thông tin phục vụcho quản lý

- Ðiều phối việc thu thập và quản lý thông tin

- Hỗ trợ thu thập và trao đổi thông tin không chínhthức

- Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp kiểm điểm và giao banđịnh kỳ giữa tất cả các bên thực hiện chương trình.

- Chuẩn bị cho các đoàn công tác giám sát

- Thông báo kết quả tới các bên liên quan

- Chuẩn bị báo cáo quý và báo cáo năm theo yêu cầu

c Các nội dung cơ bản của kế hoạch theo dõi, báo cáo

Các nội dung cơ bản của kế hoạch theo dõi, báo cáo trong xây dựng nôngthôn mới được phân tích và tổng hợp ở bảng sau:

- Tóm tắt một số kinh nghiệm về theo dõi nói chung được thựchiện với các bên liên quan chủ chốt

- Thảo luận về mức độ tham gia, sự cân bằng giữa các phươngpháp tiếp cận định lượng và định tính, các như cầu về nguồnlực và các trọng tâm dự kiến của hệ thống theo dõi

Xác định Khái niệm về chỉ số:

các chỉ số

Chỉ số là các căn cứ, những bằng chứng có thể cân, đong, đo, đếmhoặc có thể cảm nhận được để có thể đánh giá, kết luận về 1 sựviệc hiện tượng, tiến độ, kết quả thực hiện 1 chương trình, dựán… Nó là phương tiện/công cụ để đánh giá/đo kết quả thực thi

so sánh với kế hoạch đề ra Một chỉ số tốt là 1 chỉ số nhắn gọn, rõràng và có thể thu thập được thông tin

Các loại chỉ số

- Chỉ số định lượng đơn giản: Chỉ số này đòi hỏi đo lường

theo đơn vị định lượng đơn giản Ví dụ: Số km đường đã đượclàm; Số lượng người (ngày) được tập huấn;…

- Chỉ số đại diện: Đây là một chỉ số không chính xác nhưng

được sử dụng để ước lượng Ví dụ: Phần trăm các hộ gia đình

có xe máy; nó biểu hiện/đại diện cho mức giàu có nhất định ởmột khu vực nơi mà họ có thu nhập để có thể mua được xemáy

- Chỉ số định tính : Chỉ số này biểu hiện nhận thức của các đối

tượng liên quan đến toàn bộ quá trình thực hiện chương trìnhhoặc liên quan về một khía cạnh cụ thể của việc thực hiệnchương trình

Hệ thống

thông tin

quản lý

và báo cáo

a Mục đích của hệ thống thông tin quản lý

b Tổ chức thu thập và tổng hợp thông tin

- Đối với mỗi sản phẩm thông tin

- Lịch trình xử lý thông tin

- Các hệ thống luu trữ thông tin Liệt kê các nhu cầu lưutrữ

c Các báo cáo đầu ra dự kiến:

- Các báo cáo tiến độ thường niên

- Các báo cáo tài chính thường niên

- Các đoàn giám sát thường xuyên

Kế hoạch theo dõi phục vụ các mục đích cơ bản sau:

- Theo dõi các nguồn lực, các hoạt động và quản lý để có thểthực hiện chương trình một cách hiệu quả

- Theo dõi các kết quả và tác động để có thế xây dựng cácchiến lược thực hiện: Các đánh giá hàng năm có sự tham gia

và các hội thảo lập kế hoạch; Các đánh giá hàng năm khác vànhận xét của người huởng lợi, các phần tổng kết và lập kếhoạch; Báo cáo giữa kỳ và báo cáo kết thúc…

Thiết lập các

điều kiện và

xây dựng

năng lực

Tổ chức theo dõi, giám sát:

- Các mối liên kết cần thiết về mặt thể chế và với các bên liênquan trong theo dõi

- Có hay không sự hiện hữu của một đơn vị theo dõi cụ thể vàđơn vị này có liên quan thế nào tới cấu trúc quản lý và các cấpbậc trong tổ chức

Các nhu cầu về nhân sự:

- Số lượng, năng lực và trách nhiệm của các bên liên quankhác nhau trong theo dõi, bao gồm cả các thành viên BQLChương trình và các bên liên quan chính

- Chế độ khuyến khích đối với các bên liên quan

- Các như cầu về đào tạo nhân viên và các bên liên quan Các như cầu về nguồn lực

- Phương tiện đi lại và thiết bị

- Hỗ trợ kỹ thuật

d, Một số nội dung cần lưu ý khi tiến hành theo dõi, báo cáo

- Kiểm tra sự phù hợp của Quyết định đầu tư dự án với các quy hoạch, kếhoạch được các cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Theo dõi, kiểm tra việc chấp hành các quy định của chủ đầu tư và cácnhà thầu

- Phát hiện những việc làm xâm hại đến lợi ích của cộng đồng; những tácđộng tiêu cực của dự án đến môi trường sinh sống của cộng đồng trong quátrình thực hiện đầu tư, vận hành dự án

- Theo dõi, đánh giá hiệu quả đầu tư và phát hiện những việc làm gây lãngphí, thất thoát vốn, tài sản thuộc dự án

- Theo dõi, kiểm tra nhà thầu tuân thủ các quy trình, quy phạm kỹ thuật,định mức vật tư và loại vật tư theo quy định

- Theo dõi, kiểm tra kết quả nghiệm thu và quyết toán công trình

- Báo cáo định kỳ theo quy định

1.5 Các nội dung cơ bản của công tác đánh giá

a, Mục đích và yêu cầu của đánh giá:

Mục đích của đánh giá là xác định tính phù hợp và sự thỏa mãn các mụctiêu, hiệu suất, hiệu quả, tác động và tính bền vững

Các đánh giá có tính định kỳ hoặc đột xuất, xác định xem các hoạt động vàđầu ra của dự án có dẫn đến sự thay đổi nào không? Và như vậy, rõ ràng khácbiệt với hoạt động theo dõi chỉ tập trung vào quản lý liên tục và đo lường tiến

độ hàng ngày

Yêu cầu khi đánh giá cần cung cấp các thông tin tin cậy và hữu ích, chophép ứng dụng các bài học kinh nghiệm vào việc đưa ra các quyết định của nhàquản lý dự án

b, Các loại hình đánh giá

Bốn loại đánh giá thường được thực hiện là:

- Đánh giá đầu kỳ: được tiến hành ngay khi chương trình bắt đầu nhằm

xem xét tình hình thực tế so với thực trạng ban đầu mô tả trong tài liệu dự án,

đã được phê duyệt nhằm tìm ra những giải pháp ngay trong giai đoạn ban đầukhi chuẩn bị thiết kế và lên kế hoạch làm việc chi tiết

- Đánh giá giữa kỳ: được tiến hành vào giữa chu trình hoặc khi hoạt động

đạt được 50% kế hoạch nhằm xem xét tiến độ thực hiện từ khi bắt đầu và, nếucần thiết, khuyến nghị các điều chỉnh

- Đánh giá kết thúc: được tiến hành khi kết thúc hoạt động hoặc dự án

nhằm đánh giá các kết quả đạt được, tổng kết toàn bộ quá trình thực hiện, rút ranhững bài học cần thiết và cung cấp cơ sở cho việc chuẩn bị báo cáo kết thúc

- Đánh giá tác động: được tiến hành tại một thời điểm thuận lợi khi hoạt

động xây dựng mô hình kết thúc chương trình và những kết quả của nó đượcđưa vào sử dụng thực tiễn để đánh giá hiệu suất, tính bền vững và những tácđộng kinh tế, xã hội so với các mục tiêu ban đầu

Đánh giá thường được tiến hành bởi các chuyên gia đánh giá độc lập vàthường do các cơ quan độc lập đề xướng, được thực hiện theo định kỳ hoặc độtxuất nhằm làm rõ sự tương quan giữa kết quả đạt được trên thực tế so với mụctiêu dự án đã đề ra và xác định xem các hoạt động và đầu ra của dự án có dẫnđến sự thay đổi nào không

c, Các nội dung chính của hoạt động đánh giá

Việc đánh giá dự án cần thực hiện theo 5 tiêu chí (tính hiệu quả, tính hiệu suất, tính phù hợp, tính tác động, tính bền vững) với những câu hỏi gợi để có thể

đáp ứng được các tiêu chí này Đồng thời khi đánh giá cũng cần phải đánh giátheo 3 nội dung quan trọng khác là: Đánh giá thiết kế và lập kế hoạch củachương trình; Đánh giá quá trình thực hiện và đánh giá kết quả đạt được Trình

tự đánh giá dự án khuyến nông có 5 bước:

- Bước 1: Chuẩn bị

- Bước 2: Tổ chức thu thập dữ liệu và thông tin

- Bước 3: Tổng hợp và phân tích thông tin

- Bước 4: Viết báo cáo đánh giá

- Bước 5: Lưu trữ và sử dụng thông tin đánh giá

1.6 Các phương pháp theo dõi và đánh giá

Các phương pháp có thể sử dụng trong theo dõi và đánh giá tiến độ xâydựng nông thôn mới

- Phương pháp chuyên gia

+ Thuê chuyên gia tư vấn độc lập

+ Lấy ý kiến của các chuyên gia thuộc các lĩnh vực liên quan

- Phương pháp theo dõi và đánh giá có sự tham gia của người dân

- Phương pháp chọn mẫu (ví dụ: theo xếp hạng tiêu chí nông thôn mớihoặc theo vị trí địa lý);

- Phương pháp theo dõi mẫu (ví dụ: phân tích các bên liên quan và sử dụngcác phiếu điều tra);

- Phương pháp thảo luận nhóm (như lấy ý kiến tập thể và phân vai);

- Phương pháp thu thập các thông tin phân bổ theo không gian;

- Phương pháp thu thập các mẫu thay đổi theo thời gian (như nhật ký và ảnh);

- Phương pháp phân tích các mối quan hệ và các liên kết (nhu khung lôgíc,

sơ đồ tác động, cây vấn đề);

- Phương pháp xếp hạng và đánh thứ tự ưu tiên (như ma trận, danh mục)

II GIỚI THIỆU HỆ THỐNG MẪU BIỂU BÁO CÁO CỦA CHƯƠNG TRÌNH

2.1 Mục đích của công tác theo dõi ở xã:

Chương trình bao gồm nhiều hoạt động, liên quan đến nhiều lĩnh vực (xâydựng cơ sở hạ tầng, phát triển sản xuất, văn hoá, môi trường….) Do vậy, việctheo dõi và báo cáo giúp cho Lãnh đạo các cấp nắm bắt được kịp thời thông tin

để có những giải pháp trong điều chỉnh tiến độ của Chương trình để đảm bảo

kế hoạch đề ra

2.2 Hệ thống báo cáo và mẫu biểu ở cấp xã:

a Hệ thống báo cáo Chương trình MTQG nông thôn mới ở cấp xã:

- Báo cáo: 01 báo cáo phân tích, đánh giá tình hình thực hiện Chương trìnhtrên địa bàn xã theo mẫu báo cáo MS 01/BC và MS 02/BC

- Hệ thống 04 mẫu biểu tổng hợp số liệu (AMT): Các mẫu biểu này được rút gọn từ hệ thống biểu mẫu số liệu báo cáo tình hình thực hiện các chương trình, dự án ODA do Bộ Kế hoạch và đầu tư xây dựng và ban hành (theo Quyết định 803/2007/QĐ-BKH ngày 30/7/2007), cụ thể: (chi tiết phụ lục)

Biểu 1 Thông tin cơ bản - Các đặc điểm riêng của xã

- Thực trạng nông thôn theo bộ tiêu chí nông thônmới

- Biến động của bộ máy triển khai chương trình

Biểu 2: Báo cáo tình

Biểu 4 Các chỉ số thực - Kết quả thực hiện 19 tiêu chí

hiện hoặc sản phẩm đầu

ra

- Dự kiến về kết quả giai đoạn tiếp theo (tháng,quý…)

b Nội dung: Các nội dung mẫu biểu cần báo cáo chi tiết phần phụ lục

Biểu 1 Thông tin

cơ bản

1 Thông tin liên hệ của xã: Bộ máy quản lý chương trình

ở cấp xã; tên đơn vị báo cáo, cán bộ liên hệ trực tiếp và địachỉ liên lạc và hệ thống tổ chức bộ máy triển khai chươngtrình

2 Thông tin về thực trạng nông thôn của xã so với 19

tiêu chí (38 chỉ tiêu) quốc gia về Nông thôn mới

3 Thông tin về kế hoạch xây dựng NTM hàng năm của xã

Biểu 2 Báo cáo

tình hình thực hiện

và giải ngân

1 Các hoạt động của Chương trình: tuyên truyền, phát

triển hạ tầng kinh tế - xã hội, Hỗ trợ PTSX, đổi mới vàphát triển các hình thức tổ chức sản xuất có hiệu quả;Nâng cao năng lực cho cán bộ cơ sở và cộng đồng, Quản

lý chương trình… Kết quả đạt được so với mục tiêu xâydựng nông thôn mới của xã

2 Tổng vốn dự kiến, trong đó phân rõ nguồn;

3 Giá trị thực hiện: Lượng tiền được sử dụng thực tế cho

từng hoạt động trên của xã theo từng quý Lượng tiền đượcgiải ngân cho các hoạt động của xã theo từng quý, cóchứng nhận của Kho bạc địa phương

4 Lũy kế thực hiện: Tổng lượng tiền được sử dụng thực

tế cho các hoạt động của xã tính từ đầu năm cho đến hếtquý báo cáo và phân theo nguồn

5 Lũy kế giải ngân: Tổng lượng tiền đuợc giải ngân, có

chứng nhận của Kho Bạc địa phương, cho các hoạt động

của xã tính từ đầu năm cho đến hết quý báo cáo.

Biểu 3 Lập tiến độ

thực hiện các mục

tiêu xây dựng nông

thôn mới.

1 Lập biểu đồ tiến độ kế hoạch thực hiện các tiêu chí

nông thôn mới theo từng quý

2 Xác định khối lượng công việc dự kiến triển khai trong

quý tiếp theo

3 Tổng hợp tiến độ theo năm

Biểu 4 Các chỉ số

thực hiện hoặc sản

phẩm đầu ra

1 Các chỉ số đo lường: Các chỉ số đánh giá tình hình thực

hiện của xã được phân theo các tiêu chí NTM

2 Đơn vị tính của các chỉ số

3 Lũy kế đến đầu năm: Lũy kế thực tế các chỉ số thực

hiện hoặc kết quả đạt đuợc cho tới đầu năm báo cáo (theobáo cáo của năm truớc)

4 Thực hiện trong năm: Kết quả thực tế đạt đuợc của

từng chỉ số trong quý

5 Kế hoạch năm: Kết quả dự kiến hoặc kế hoạch được

giao của các chỉ số thực hiện trong năm

6 Lũy kế kết quả thực hiện: Lũy kế thực tế kết quả thực

hiện các chỉ số tiêu chí nông thôn mới từ đầu năm đến thờiđiểm báo cáo

7 Lũy kế thực hiện: Lũy kế thực tế thực hiện các chỉ số

đạt được từ đầu chương trình đến thời điểm báo cáo

8 Mục tiêu cuối kỳ: Giá trị kế hoạch xã cần thực hiện của

từng chỉ số để hoàn thành mục tiêu chương trình

2.3 Hệ thống biểu mẫu báo cáo cấp tỉnh, huyện

a Hệ thống biểu mẫu báo cáo của cấp tỉnh, huyện gồm:

- Biểu 1: Báo cáo kết quả thực hiện các nội dung liên quan đến thực hiện

19 tiêu chí nông thôn mới;

- Biểu 2: Các chỉ số thực hiện hoặc sản phẩm đầu ra;

- Báo cáo phân tích, đánh giá tình hình thực hiện Chương trình trên địa bàn tỉnh theo mẫu báo cáo:

Biểu 1 Thông tin cơ bản - Thông tin chung về số xã triển khai xây dựng nông

thôn mới trên địa bàn huyện

- Kế hoạch triển khai xây dựng NTM hàng năm

b Nội dung:

Biểu 1 Thông tin cơ

bản

Báo cáo tóm tắt thông tin về tình hình triển khai xâydựng nông thôn mới của các xã; Kế hoạch triển khaicủa huyện theo tháng, quý, năm

Biểu 2: Kết quả thực

hiện chương trình

- Đánh giá tiến độ và hiệu quả thực hiện Chươngtrình ở một huyện và các hoạt động của các phongtrào liên quan đến xây dựng nông thôn mới;

- Thực hiện các báo cáo tổng hợp có định dạng trước

III CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ CHẾ ĐỘ THÔNG TIN, BÁO CÁO THUỘC CHƯƠNG TRÌNH.

1, Về kiểm tra, giám sát, đánh giá

- Ban Chỉ đạo tỉnh chịu trách nhiệm trực tiếp, toàn diện về chất lượng, tiến

độ, hiệu quả Chương trình trên địa bàn tỉnh Căn cứ mục tiêu của Chương trìnhxây dựng NTM giai đoạn 2010 - 2020 và điều kiện thực tế của tỉnh, chỉ đạoBan Chỉ đạo các huyện xây dựng các chỉ tiêu đạt được theo tiến độ từng năm,từng giai đoạn và kết thúc Chương trình để làm cơ sở giám sát đánh giá kết quảChương trình trên địa bàn toàn tỉnh

- Ban Chỉ đạo tỉnh chỉ đạo các đơn vị, Ban Chỉ đạo các huyện thườngxuyên tổ chức kiểm tra thực hiện Chương trình; tổng hợp, báo cáo kết quả đánhgiá về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

- Ban Chỉ đạo tỉnh chỉ đạo các sở, ban, ngành, các huyện, các đơn vị liênquan tạo điều kiện để Hội đồng Nhân dân các cấp địa phương, Mặt trận Tổquốc và cơ quan đoàn thể xã hội các cấp, cộng đồng tham gia giám sát và phốihợp giám sát thực hiện Chương trình

- Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn:

+ Chủ trì phối hợp các Bộ, ngành liên quan đề xuất kế hoạch và tổ chứckiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả thực hiện Chương trình hàng năm, giữa kỳ

và khi kết thúc Chương trình;

+ Phối hợp với Kiểm toán Nhà nước xây dựng kế hoạch kiểm toán thựchiện Chương trình hàng năm trình Chính phủ quyết định

2 Chế độ báo cáo kết quả thực hiện:

- Căn cứ chỉ số giám sát đánh giá kết quả thực hiện chương trình của BộNông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành, Ban Chỉ đạo tỉnh có tráchnhiệm chỉ đạo tổ chức thực hiện thu thập báo cáo ở các cấp địa phương để tổnghợp báo cáo gửi Ban Chỉ đạo trung ương Ban Chỉ đạo chương trình ở mỗi cấpđịa phương phải có cán bộ chuyên trách về công tác báo cáo tổng hợp Riêng sốliệu giải ngân vốn, trước khi gửi báo cáo, yêu cầu các chủ đầu tư phải đối chiếu

số liệu có xác nhận của Kho bạc Nhà nước (KBNN) tại nơi mở tài khoản

- Báo cáo định kỳ hàng quý, năm thực hiện theo quy định về chế độ vàbiểu mẫu báo cáo Chương trình xây dựng NTM giai đoạn 2010 - 2020 do BộNông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định.

- Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tổng hợp, báo cáo Ban Chỉ đạotrung ương theo kỳ 6 tháng và cả năm

a Hình thức báo cáo:

- Báo cáo viết (theo hệ thống theo dõi báo cáo chương trình)

- Báo cáo trực tiếp qua họp giao ban, họp so kết, tổng kết tình hình triển

khai các hoạt động, chương trình

- Báo cáo qua điện thoại hoặc qua thư điện tử.

Thời gian báo cáo có thể là định kỳ (hàng tháng, hàng quý, hàng năm) hoặcđột xuất khi cấp trên có yêu cầu

b Nội dung báo cáo:

- Báo cáo tình hình thực hiện Chương trình XDNTM: tiến độ thực hiệnChương trình XDNTM so với kế hoạch ban đầu đề ra theo từng mục tiêu, nhiệm

vụ, kết quả đầu ra, những thay đổi (nếu có) và tình hình thực hiện dự toán đượcgiao Những khó khăn, vướng mắc và đề xuất phương án khắc phục

- Báo cáo đánh giá tác động của Chương trình XDNTM: phản ánh những tácđộng về thay đổi đời sống kinh tế, xã hội đối với đối tượng hưởng lợi (đặc biệt làngười nghèo và phụ nữ); sự tham gia của đối tượng hưởng lợi vào các hoạt độngcủa Chương trình; tính bền vững và tính hiệu quả của Chương trình Báo cáo cũngcần nêu rõ khả năng về tiến độ thực hiện, về chất lượng các hoạt động, nhữngkhuyết điểm yếu kém cần khắc phục, những ưu điểm cần tiếp tục phát huy để đảmbảo Chương trình được thực hiện hiệu quả và bền vững;

- Báo cáo kết thúc Chương trình XDNTM: Tập trung vào các nội dung chủyếu như: kết quả thực hiện mục tiêu chung, các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể và tácđộng của Chương trình đối với sự phát triển ngành, lĩnh vực liên quan; tính hiệuquả và bền vững của Chương trình, các bài học kinh nghiệm về quản lý; đề xuất

những giải pháp cần thiết trong giai đoạn tiếp theo để duy trì kết quả của Chươngtrình Trong trường hợp Chương trình không đạt được các mục tiêu và kết quả đầu

ra dự kiến, phải phân tích các nguyên nhân

c Yêu cầu đối với các loại báo cáo

- Đảm bảo kịp thời, chính xác, đầy đủ các chỉ tiêu và thống nhất theo hệthống mẫu, biểu đã ban hành

- Báo cáo ngắn gọn, đầy đủ thông tin và số liệu phản ánh rõ những côngviệc đã hoàn thành; việc chưa hoàn thành; tiến độ thực hiện; tồn tại, khó khăn

và nguyên nhân; những giải pháp thực hiện

- Báo cáo thực hiện bằng văn bản và thư điện tử

IV TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CẤP CƠ SỞ

4.1 Cấp xã

Căn cứ vào tình hình cụ thể của địa phương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnhquyết định việc thành lập hoặc không thành lập Ban chỉ đạo xây dựng NTM ởcấp xã Trường hợp thành lập, thành phần Ban chỉ đạo xây dựng NTM ở cấp xã

do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định

4.1.1 Chức năng: Cán bộ xã, thôn, bản được phân công theo dõi báo cáo

thực hiện Chương trình MTQG xây dựng nông thôn mới có nhiệm vụ cập nhậttheo định kỳ hàng quý các số liệu thống kê, số liệu báo cáo tiến độ và kết quảthực hiện Chương trình ở xã theo 4 mẫu biểu nêu trên để cung cấp kịp thời,chính xác và đầy đủ các thông tin về những gì đang diễn ra trong thực hiệnChương trình trên địa bàn, nhằm phục vụ tốt công tác quản lý và chỉ đạoChương trình của các cơ quan cấp trên

4.1.2 Nhiệm vụ: Thu thập số liệu báo cáo và thống kế theo hệ thống mẫu

biểu là công việc thường kỳ, tỷ mỷ và mất nhiều thời gian Để giúp công tácquản lý và chỉ đạo thực hiện Chương trình được kịp thời, sát thực và có hiệuquả, các số liệu báo cáo và thống kế điền vào mẫu biểu phải đạt một số yêu cầunhư sau:

a Đầy đủ: Số liệu phải được thống kê và ghi chép đầy đủ vào các ô của

các biểu mẫu được yêu cầu (theo giai đoạn báo cáo)

b Chính xác và nhất quán:

Các số liệu phải chính xác và thống nhất với các nguồn số liệu thống kêliên quan (như các số liệu thông tin cơ bản về dân số, thu nhập, tỷ lệ hộ nghèo,

số học sinh đến trường, cơ sở hạ tầng )

Các số liệu cũng phải đảm bảo sự nhất quán giữa các quý và với số liệu,luỹ kế hoặc cộng dồn và so với đầu năm

c Rõ ràng: Các số liệu thống kê và ghi chép trong các mẫu biểu phải sạch sẽ

và rõ ràng vì đây là một yêu cầu quan trọng để cấp huyện có thể nhập chính xác sốliệu vào hệ thống quản lý, theo dõi

4.2 Cấp thôn:

Cấp thôn sẽ thành lập Ban phát triển thôn, thành viên là những người có

uy tín, trách nhiệm và năng lực tổ chức triển khai do cộng đồng thôn trực tiếpbầu và Chủ tịch UBND xã có quyết định công nhận (gồm người đại diện lãnhđạo thôn, đại diện các đoàn thể chính trị và hội ở thôn và một số người có nănglực chuyên môn khác liên quan đến xây dựng NTM)

4.2.1 Trách nhiệm: Cơ quan thường trực Chương trình MTQG xây dựng

Nông thôn mới cấp trên căn cứ biểu mẫu báo cáo của các đơn vị thực hiện ở cấp dưới (cấp xã, các ban quản lý chương trình, các phòng ban…) xử lý, tổng hợp chung vào hệ thống biểu mẫu của mình để báo cáo cơ quan cấp trên, cụ thể như sau: (Các mẫu biểu chi tiết phần phụ lục)

Biểu 1 Thông tin cơ bản Vào đầu năm và cập nhật bổ sung vào cuối năm

Biểu 2 Báo cáo kết quả

thực hiện và giải ngân

Hàng quý, 6 tháng và 1 năm

Biểu 3 Các chỉ số thực Hàng quý, 6 tháng, 1 năm

hiện hoặc sản phẩm đầu ra

4.2.2 Hình thức gửi báo cáo:

Các xã hoàn thành báo cáo và biểu mẫu, gửi đơn vị thường trực cấp huyện

để tổng hợp và gửi Văn phòng Ban chỉ đạo Thành phố (báo cáo phân tích, đánhgiá và hệ thống biểu) dưới 2 hình thức: Gửi báo cáo qua đường bưu điện và quathư điện tử

4.2.3 Thời gian báo cáo: Văn phòng Ban chỉ đạo Thành phố căn cứ quy

định thời gian báo cáo của Văn phòng điều phối Trung ương và điều kiện cụthể của địa phương để quy định thời gian báo cáo (ngày, tháng cụ thể), nơi gửibáo cáo đối với cấp huyện cho phù hợp

4.3 Tổ chức thực hiện theo dõi, báo cáo

4.3.1 Thu thập tài liệu phục vụ theo dõi, báo cáo

- Yêu cầu các cơ quan và chủ đầu tư có liên quan cung cấp các tài liệu phảicông bố công khai theo quy định hoặc tự thu thập từ các nguồn chính thức khác

- Tổ chức thu thập các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan như: LuậtĐất đai, Luật Đầu tư, Luật Bảo vệ môi trường, Luật Ngân sách nhà nước,… cácquy định có liên quan của các cấp chính quyền địa phương; thông tin do ngườidân phản ánh về các dự án đầu tư trên địa bàn xã

4.3.2 Thực hiện theo dõi, giám sát đối với các dự án đầu tư

1, Kiểm tra sự phù hợp của Quyết định đầu tư dự án với các quy hoạch, kế hoạch được các cấp có thẩm quyền phê duyệt:

+ So sánh, kiểm tra sự phù hợp giữa nội dung Quyết định đầu tư dự án vớicác nội dung đã công bố công khai được các cấp có thẩm quyền phê duyệt như:Quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội; Quy hoạch phát triển các ngành; Quyhoạch, kế hoạch sử dụng đất đai; Quy hoạch phát triển kết cấu hạ tầng; Quy

hoạch xây dựng chi tiết các khu đô thị, dân cư, công nghiệp,… và kế hoạch đầu

tư trên địa bàn xã

+ Nếu phát hiện có sự mâu thuẫn thì ghi nhận, tiến hành xác minh, làm rõmức độ mâu thuẫn, kiến nghị các cấp có thẩm quyền xem xét, giải quyết theoquy định, theo dõi việc giải quyết kiến nghị và việc chấp hành các biện pháp xử

lý của các cấp chính quyền và chủ đầu tư theo quy định

+ Nếu nhận thấy vấn đề đã kiến nghị, hoặc chấp hành các biện pháp xử lýchưa thoả đáng thì tiếp tục kiến nghị lên các cấp có thẩm quyền cao hơn

2, Theo dõi, kiểm tra việc chấp hành các quy định của chủ đầu tư và các nhà thầu.

+ Theo dõi, kiểm tra việc chấp hành quy định về chỉ giới đất đai và sửdụng đất; quy hoạch mặt bằng chi tiết, phương án xây dựng; thực hiện chínhsách đền bù, bảo vệ môi trường; tiến độ, kế hoạch đầu tư dự án

+ Nếu phát hiện có sự khác nhau so với những nội dung đã công bố thì ghinhận, tiến hành xác minh, làm rõ mức độ khác nhau, kiến nghị các cấp có thẩmquyền xem xét, giải quyết theo quy định, theo dõi việc giải quyết kiến nghị vàviệc chấp hành các biện pháp xử lý của các cấp chính quyền và chủ đầu tư theoquy định

+ Nếu nhận thấy vấn đề đã kiến nghị, hoặc chấp hành các biện pháp xử lýchưa thoả đáng thì tiếp tục kiến nghị lên các cấp có thẩm quyền cao hơn

3, Tổ chức theo dõi, phát hiện những tác động tiêu cực của dự án đến môi trường, cộng đồng:

+ Theo dõi việc làm của chủ đầu tư, các nhà thầu trong quá trình thực hiệnđầu tư, vận hành dự án Nếu phát hiện có có những việc làm xâm hại lợi ích củacộng đồng, gây tác động tiêu cực đến môi trường sinh sống của cồng đồng thìghi nhận, tiến hành xác minh, làm rõ mức độ khác nhau, kiến nghị các cấp cóthẩm quyền xem xét, giải quyết theo quy định, theo dõi việc giải quyết kiến

nghị và việc chấp hành các biện pháp xử lý của các cấp chính quyền và chủ đầu

tư theo quy định

+ Nếu nhận thấy vấn đề đã kiến nghị, hoặc chấp hành các biện pháp xử lýchưa thoả đáng thì tiếp tục kiến nghị lên các cấp có thẩm quyền cao hơn

3, Theo dõi, đánh giá hiệu quả đầu tư và phát hiện những việc làm gây lãng phí, thất thoát vốn, tài sản thuộc dự án:

+ Tiến hành theo dõi, đánh giá hiệu quả đầu tư của dự án bằng cách xemxét, đánh giá dự án theo một số tiêu chí sau:

 So sánh mục tiêu và quy mô đầu tư dự án so với yêu cầu thực tế;

 So sánh chi phí đầu tư của dự án so với những dự án có mục tiêu

và quy mô đầu tư tương tự;

 Xem xét kết quả đầu tư thực tế đạt được so với mục tiêu đặt ra;

 Ước tính tỷ lệ khai thác (sử dụng) công trình so với năng lực đãđầu tư

 Ước tính và so sánh giá thành trên một đơn vị sản phẩm so vớinhững dự án tương tự;

 So sánh tổng giá trị và lợi ích do đầu tư của dự án mang lại vớitổng các chi phí và tổn thất do thực hiện đầu tư dự án

+ Nếu phát hiện có những yếu tố bất hợp lý thì kiến nghị các cấp có thẩmquyền xem xét, xử lý theo quy định; theo dõi việc giải quyết kiến nghị và việcchấp hành các biện pháp xử lý của các cấp chính quyền và chủ đầu tư theo quyđịnh

+ Trong trường hợp nhận thấy việc sử lý các vấn đề đã kiến nghị, hoặcchấp hành các biện pháp xử lý chưa thoả đáng thì tiếp tục kiến nghị lên các cấp

có thẩm quyền cao hơn

4, Theo dõi, kiểm tra nhà thầu tuân thủ các quy trình, quy phạm kỹ thuật, định mức vật tư và loại vật tư theo quy định:

+ Tiến hành tìm hiểu, nghiên cứu hồ sơ thiết kế kỹ thuật đã được phêduyệt để xác định các quy trình, quy phạm kỹ thuật, định mức vật tư và loại vật

tư quan trọng cần theo dõi, kiểm tra

+ Thông báo cho chủ đầu tư và nhà thầu biết kế hoạch theo dõi, kiểm tra.+ Trong quý trình theo dõi, kiểm tra, nếu phát hiện có việc sai phạm quyđịnh thì yêu cầu đại diện các bên có mặt tại hiện trường lập biên bản xác nhậnviệc làm sai quy định và cùng ký vào biên bản; kiến nghị các cấp có thẩmquyền xem xét giải quyết, theo dõi việc chấp hành các biện pháp xử lý của chủđầu tư theo quy định

+ Trong trường hợp nhận thấy việc xử lý các vấn đề đã kiến nghị, hoặcchấp hành các biện pháp xử lý chưa thoả đáng thì tiếp tục kiến nghị lên các cấp

có thẩm quyền cao hơn

5, Theo dõi, kiểm tra kết quả nghiệm thu và quyết toán công trình:

+ Tiến hành tìm hiểu bản tổng dự toán công trình đã được cấp có thẩm quyềnphê duyệt để xác định khối lượng công việc của các hạng mục công trình để phục

vụ việc theo dõi, kiểm tra khâu nghiệm thu và thanh quyết toán công trình

+ Thông báo cho chủ đầu tư và nhà thầu có liên quan biết về kế hoạch theodõi, kiểm tra

+ Trong quá trình theo dõi, kiểm tra, nếu phát hiện có việc sai phạm quyđịnh thì yêu cầu đại diện các bên có mặt tại hiện trường lập biên bản xác nhậnviệc làm sai quy định và cùng ký vào biên bản; kiến nghị các cấp có thẩmquyền xem xét giải quyết, theo dõi việc chấp hành các biện pháp xử lý của chủđầu tư theo quy định

+ Trong trường hợp nhận thấy việc xử lý các vấn đề đã kiến nghị, hoặcchấp hành các biện pháp xử lý chưa thoả đáng thì tiếp tục kiến nghị lên các cấp

có thẩm quyền cao hơn

V MỘT SỐ YÊU CẦU TRONG THEO DÕI, THU THẬP VÀ XỬ LÝ CÁC LOẠI SỐ LIỆU

5.1 Yêu cầu chung: Để đảm bảo các yêu cầu tiêu chuẩn nêu trên, trong

công tác thu thập và xử lý số liệu, cán bộ làm công tác theo dõi báo cáo cần tuânthủ một số biện pháp như sau:

- Cập nhật hàng tuần thông tin và số liệu về tiến độ thực hiện trên các hợpphần Chương trình;

- Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị và cán bộ thống kê và các lĩnh vực liênquan (Kế hoạch, tài chính, giáo dục, y tế, văn hoá, truyền thông ) ở cấp xã và cấphuyện, cấp tỉnh;

- Đối chiếu số liệu trên sổ sách được cung cấp và cập nhật với thực tế diễn ratrên hiện trường (nhất là các số liệu liên quan đến cơ sở hạ tầng và các hoạt độngcủa các phong trào diễn ra trên địa bàn nông thôn);

- Kết hợp gặp gỡ thảo luận các cơ quan đơn vị, cơ quan ban ngành với kiểmchứng người dân và các tổ chức đại diện của nhân dân

5.2 Yêu cầu cụ thể: Đối với các loại thông tin và số liệu cụ thể, cần lưu ý

và với thực tế tại hiện trường

c Đối với các số liệu thống kê liên quan đến vốn và tình hình giải ngân: Cầnbám sát các số liệu của các cơ quan tài chính, kế hoạch, kết hợp đối chiếu với cáctài liệu nghiệm thu thanh lý hợp đồng hay các chứng nhận của kho bạc địaphương

d Văn phòng điều phối Trung ương chịu trách nhiệm phổ biến hệ thống biểumẫu báo cáo và tổ chức đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng về công tác báo cáo cho một

số cán bộ của thành phố, để đội ngũ cán bộ này đào tạo bồi dưỡng cán bộ các cấpđịa phương thực hiện công tác báo cáo; Tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chínhphủ, Trưởng ban chỉ đạo và các thành viên Ban chỉ đạo Trung ương

e Ban Chỉ đạo chương trình ở các địa phương phải chỉ đạo các cơ quanquản lý, thực hiện chương trình của tỉnh, huyện, xã triển khai đào tạo, bồidưỡng nâng cao kỹ năng báo cáo và tổ chức thực hiện chế độ báo cáo đúng kỳhạn, trung thực, chính xác; Bố trí cán bộ thực hiện công tác tổng hợp thông tinbáo cáo và tạo điều kiện cho cán bộ tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo,tập huấn liên quan đến nội dung báo cáo; cập nhật các văn bản, báo cáo có nộidung liên quan của cấp trên, của đơn vị để nghiên cứu, tổng hợp

Văn phòng Ban chỉ đạo tỉnh có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Chỉ đạo cấptỉnh hướng dẫn thực hiện chế độ báo cáo đối với các cơ quan, đơn vị cấp dướitham gia thực hiện Chương trình

f Phản ánh kịp thời những vấn đề chưa phù hợp cần bổ sung, sửa đổi vềVăn phòng điều phối Trung ương để nghiên cứu giải quyết./

5.3 Thu thập và phân tích dữ liệu

thông tin và kiến thức làm cơ sở cho các quyết định Dữ liệu chỉ là các nguyên

liệu thô và bản thân nó không có ý nghĩa Dữ liệu chỉ trở nên có ý nghĩa nếu nó

được tổng hợp và phân tích để có thể trở thành thông tin Kiến thức xuất hiện

khi thông tin được liên hệ ngược trở lại các hoạt động nhằm đưa ra những giảithích và rút ra các bài học giúp cấp quản lý ra quyết định Điều quan trọng là

không những cần phải lập kế hoạch thu thập dữ liệu như thế nào mà còn phảilập kế hoạch để dữ liệu được chuyển thành thông tin như thế nào

5.3.2.Các phương pháp theo dõi

Các nhóm phương pháp theo dõi có thể bao gồm:

• Các phương pháp chọn mẫu (ví dụ: theo xếp hạng nghèo đói hoặc theo vịtrí địa lý);

• Các phương pháp theo dõi nòng cốt (ví dụ: phân tích các bên liên quan

và sử dụng các phiếu điều tra);

• Các phương pháp thảo luận nhóm (như lấy ý kiến tập thể và phân vai);

• Các phương pháp thu thập các thông tin phân bổ theo không gian (như bản đồ và sơ đồ);

• Các phương pháp thu thập các mẫu thay đổi theo thời gian (như nhật ký

và ảnh);

• Các phương pháp phân tích các mối quan hệ và các liên kết (như khung lôgíc, sơ đồ tác động, cây vấn đề);

• Các phương pháp xếp hạng và đánh thứ tự ưu tiên (như ma trận, danh mục)

5.3.3.Thu thập dữ liệu để theo dõi

Để thu thập dữ liệu theo dõi cần lập kế hoạch thu thập dữ liệu, chú ý tớicác yếu tố sau đây để đảm bảo tính tin cậy:

• Xem xét xem ai sẽ thu thập dữ liệu – những người thu thập dữ liệu ở

cấp cơ sở sẽ cần phải có các kĩ năng phù hợp với phương pháp thu thập đượclựa chọn Đối với các phương pháp khảo sát, có thể sẽ cần phải có người phỏngvấn hoặc người hỗ trợ thảo luận nhóm Đối với việc đo đạc kỹ thuật lại cầnphải có kỹ sư và giám sát kiểm chứng Luôn cân nhắc tất cả những yếu tố cóthể ảnh hưởng tới chất lượng của dữ liệu và chất lượng các cuộc thảo luận vớicác bên liên quan Các yếu tố này có thể bao gồm: tuổi tác, giới tính, trình độ

và vị trí trong xã hội, trình độ học vấn, mức độ kinh tế- xã hội, tính cách vàthái độ, sức khỏe, ngôn ngữ, tôn giáo và tập quán văn hóa.

• Xem xét việc phân công thu thập và phân tích dữ liệu – số người

tham gia vào mỗi một giai đoạn thu thập dữ liệu sẽ có ảnh hưởng tới độ thốngnhất và tính chính xác của dữ liệu Càng hiểu người tham gia vào quá trình nàythì càng cần phải giám sát chất lượng và tổ chức kỹ hơn

• Đảm bảo người tham gia biết sử dụng các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu –đối với mỗi phương pháp, những người thực hành cần phải

thử nghiệm trước và thực hành một số lần, được đào tạo ngay trong công việc

hoặc thông qua một số hình thức tăng cường năng lực khác.

• Đảm bảo ngôn ngữ được hiểu một cách rõ ràng: - Với điều kiện lý tưởng thì những người xuống thực địa lấy số liệu nên hoặc nói được tiếng địa

phương, hoặc phải đi cùng một phiên dịch tin cậy Nếu có thể thì cũng nên đàotạo cho cán bộ phiên dịch các phương pháp theo dõi đã lựa chọn

• Chuẩn bị một số thứ cần thiết cho mỗi một phương pháp, chẳng hạn như các vật dụng - Luôn đảm bảo tổ chức dụng cụ gọn gàng, chuẩn bị cả các

dụng cụ sơ cua phục vụ cho việc đo đạc và ghi chép (văn phòng phẩm, biểumẫu, các sơ đồ, v v.)

5.3.4.Tổng hợp, phân tích và lưu trữ dữ liệu

a, Phân tích dữ liệu định lượng

Phần lớn các hệ thống theo dõi đều giúp phân tích dữ liệu định lượng nhiều hơn dữ liệu định tính Phân tích dữ liệu định lượng thường bao gồm các tính toán như tính tổng số và giá trị trung bình các hoạt động được thực hiện hoặc tỷ lệ % so với kế hoạch hay mục tiêu Phân bố tần suất và phân tích hồi quy có thể giúp đọc và phân tích dữ liệu Trong một số trường hợp, có thể phải vận dụng những phân tích phức tạp hơn như phân tích chi phí - lợi ích

b, Phân tích dữ liệu định tính

Phân tích dữ liệu định tính khác và khó hơn rất nhiều so với phân tích dữliệu định lượng, đặc biệt đối với những người không quen giải quyết những vấn

đề liên quan đến ý kiến, quan điểm, nhận thức của các cơ quan tham gia vànhững câu trả lời không chuẩn mực Thông qua phân tích các thông tin thu thậpđược có thể rút ra những kết luận từ mỗi câu hỏi hoạt động hay chỉ số Quátrình phân tích cũng đòi hỏi phải phân loại câu trả lời từ các dữ liệu thô Một sốlưu ý khi phân tích số liệu định tính:

• Cán bộ thu thập dữ liệu tham gia phân tích - tất cả các cán bộ thu thập

dữ liệu và cán bộ điều phối cần tham gia buổi họp phân tích dữ liệu Điều nàyrất quan trọng vì như vậy, những người có mặt khi thu thập dữ liệu cũng thamgia vào quá trình phân tích Cán bộ điều phối theo dõi các cuộc thảo luận mở và

có thể rút ra nhiều điều giúp giải thích dữ liệu trong khi phân tích

• Cùng một lúc vừa thu thập vừa phân tích các dữ liệu định tính

• Sử dụng thang điểm để tóm tắt và tổng hợp dữ liệu định tính - nếu

tiêu chí hoặc thang điểm được xác định trước cho quá trình phần tích dữ liệuđịnh tính thì có thể sử dụng hệ thống xếp loại hoặc cho điểm để mô tả và các

• Trước và sau - so sánh dữ liệu đo lường một chỉ số “trước” và “sau” khi

chương trình được thực hiện Dữ liệu đo trước khi chương trình, dự án thựchiện gọi là dữ liệu đầu kỳ

• Có và không có (đối chứng) - so sánh dữ liệu đo lường một chỉ số tại

cộng đồng hoặc địa phương có hoạt động đầu tư với dữ liệu tương ứng thuđược tại cộng đồng hoặc địa phương tương tự khác không có hoạt động đầu tư

Đây cũng được gọi là “so sánh đối chứng” vì cộng đồng hoặc địa phươngkhông có hoạt động đầu tư được gọi là “đối chứng”

• BACI (Trước – Sau – Đối chứng – Tác động) – phương pháp này là

tổng hợp của hai phương pháp trên

• Thay đổi so với kế hoạch - so sánh hoạt động hoặc kết quả thực tế với

kế hoạch

5.4 Một số kỹ năng tổng hợp số liệu quá trình báo cáo của xã, thôn

Theo dõi và đánh giá công việc phức tạp và khó khăn, nên cần nhiều kỹ năng

để đạt hiệu quả cao Sau đây xin giới thiệu một số kỹ năng có thể sử dụng nhằmnâng cao hiệu quả công tác theo dõi vỡ đánh giá hoạt động nông thôn mới

1 Kỹ năng thu thập thông tin

2 Kỹ năng phân tích thông tin

3 Kỹ năng phân tích thông tin phản hồi