luận văn lưu trữ học công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

Phó Chủ tịch UBND quận: UBND quận Tây Hồ có 02 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch , trong đó 01Phó Chủ tịch phụ trách về Văn xã, 01 Phó Chủ tịch phụ trách về Kinh tế và Đô thị.Các Phó C

MỤC LỤC

2 A TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND

3 I Những vấn đề chung về UBND và Văn phòng HĐND & UBND

quận Tây Hồ

06

4 1 Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ 06

5 1.1 Quá trình hình thành và hoạt động của UBND quận Tây Hồ 06

7 1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 10

8 2 Vai trò của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 11

10 2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 12

11 2.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND &

UBND quận Tây Hồ

17

12 II Tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND

quận Tây Hồ

20

13 1 Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Văn

phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

20

16 1.3 Công tác Văn thư được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng 21

18 2.1 Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác

Văn thư

22

19 2.2 Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư 23

20 2.3 Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư 23

21 3 thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác Văn thư 23

22 3.1 Tình hình ban hành văn bản của UBND và Văn phòng HĐND&

UBND Quận Tây Hồ

23

23 3.1.1 Tổ chức soạn thảo, duyệt, đánh máy văn bản 24

24 3.1.2 Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn bản 25

25 3.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 30

28 3.2.3 Đăng ký văn bản đi 32

38 3.3.7 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 44

40 3.5 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của văn phòng HĐND &

UBND quận Tây Hồ

45

41 3.6 Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách 47

42 4 Một số nhận xÐt khai quát chung về công tác Lưu trữ 50

44 4.2 Về công tác thu thập, bổ sung và giao nép tài liệu vào lưu trữ 50

47 4.5 Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu 52

51 C NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA

VĂN PHÒNG HĐND& UBND QUẬN TÂY HỒ NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP, KIẾN NGHỊ

55

Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Tây Hồ

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi

Mẫu và cách đăng ký văn bản đi

Mẫu bì văn bản

Mẫu mục lục văn kiện

Mẫu dấu đến

Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến

Mẫu và cách đăng ký văn bản đến

Mẫu phiếu ý kiến xử lý

Mẫu thể thức sao văn bản

Sơ đồ trang thiết bị phòng Văn thư

Trang

91633343536384041424349

LỜI NÓI ĐẦUTrong thời đại lịch sử nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò quan trọng cho

sự phát triển của xã hội và con người Theo dòng chảy của thời gian, thế giới luôn có

sự vận động và phát triển không ngừng Nhu cầu tìm lại quá khứ, hiểu biết hiện tại vàkhám phá những điều mới mẻ là một tất yếu luôn tồn tại trong xã hội Tài liệu là mộtnguồn thông tin không thể thiếu nhằm phục vụ hoạt động của xã hội và con người.

Thông tin được gửi và nhận bằng nhiều phương tiện khác nhau Trong đó vănbản giấy tờ là một phương tiện chủ yếu và phổ biến nhất Thông tin bằng văn bảnđược thực hiện nhờ công tác Văn thư của mỗi cơ quan

Văn bản là công cụ quản lý Nhà nước phổ biến của các cấp lãnh đạo Làphương tiện để các cấp, các ngành, các cơ quan thuộc mọi lĩnh vực trao đổi thông tin;phục vụ hoạt động của các cơ quan Công tác văn thư đảm bảo công tác quản lý, điềuhành trong cơ quan được thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản

Nhận thấy tầm quan trọng của công tác Văn thư trong quản lý Nhà nước, đặcbiệt là trong tình hình đổi mới đất nước, vấn đề này càng được Đảng và Nhà nướcquan tâm Đồng thời nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngày 18 tháng 12 năm 1971

Bộ trưởng Phủ thủ tướng đã ban hành Quyết định số 109/TB về việc Thành lậptrường Trung học Văn thư Lưu trữ Với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán

bộ chuyên nghiệp văn thư, lưu trữ bậc trung học và hệ nghề Hàng năm Nhà Trườngđào tạo được hàng trăm cán bộ có nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ ra làm việc ở các lĩnhvực

Từ khi thành lập đến nay, qua hơn 35 năm xây dựng và phát triển Trường đã

có nhiều đổi thay, thành lập thêm một số ngành đào tạo nh: Thư ký, Hành chính vănphòng, Tin học văn phòng… để phù hợp với thực tế xã hội ngày càng phát triển.Trường đã được nâng cấp lên Cao đẳng theo Quyết định số 3225/QĐ- GD&ĐT-TCCB ngày 15/6/2005 với tên gọi “Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI ”

Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI có nhiệm vụ:

- Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ có trình độ cao đẳng và các trình độ thấp hơntrong lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng, Tin học văn phòng, Thôngtin thư viện và Thư ký văn phòng

- Nghiên cứu khoa học phục vụ yêu cầu phát triển Kinh tế- Xã hội

Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ đào tạo của mình, trong quá trình đào tạoNhà trường rất chú trọng rèn luyện tay nghề cho học sinh với phương châm “ Học đi

đôi với hành” Chính vì vậy, cuối mỗi khoá học là Nhà trường tổ chức cho học sinh đithực tập, tạo điều kiện cho học sinh học hỏi, lĩnh hội công tác văn thư thực tế ở các

cơ quan

Được sự đồng ý của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ qua sự giớithiệu của Nhà trường Em được đến thực tập tại Văn phòng UBND quận Tây Hồ từngày 22/5 đến ngày 16/9/2006 Trong suốt quá trình thực tập, em đã nhận được sựgiúp đỡ của các cô, các chú, các anh chị là nhân viên Văn phòng Được sự hướng dẫnnhiệt tình của cán bộ Văn thư và Lưu trữ ở đây, em đã được tập sự làm những côngviệc thuộc chuyên môn nghiệp vụ của người cán bộ văn thư cũng như làm quen vớicông tác văn phòng

Em xin được bày tỏ lòng biết ơn đến Nhà trường, Khoa Văn thư và các thầy cô

đã tạo điều kiện cho em đi thực tập Để em có cơ hội trau dồi kiến thức, vận dụng lýthuyết vào thực tiễn một cách linh hoạt hơn Cảm ơn các cô, các chú và các anh chịtrong Văn phòng UBND quận Tây Hồ đã chỉ bảo nhiệt tình trong quá trình em thựctập, giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu và đi sâu vào thực tế công việc Từ đó emcàng vững tin và có tinh thần yêu nghề hơn

Kết quả thực tập của em được thể hiện trong bản báo cáo này Đây là toàn bộsản phẩm mà em tiếp thu được trong gần 04 tháng thực tập tại Văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ về nghiệp vụ văn thư Mặc dù nhận được sự giúp đỡ của thầy côcòng nh cán bộ hướng dẫn thực tập Song chắc không tránh khỏi những thiếu sóttrong bài báo cáo này Vì vậy em mong được sự góp ý của các thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

Tây Hồ, tháng 9 năm 2006

Học viên

Bùi Thị Nga

A - TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG

HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ

I - NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG

HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ

1 Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ.

1.1 Quá trình hình thành và hoạt động của UBND quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính thuộc UBND Thành phố HàNội, được thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28 tháng 10 năm 1995 của Chínhphủ trên cơ sở các phường: Bưởi, Thuỵ Khuê, Yên Phụ của quận Ba Đình và các xã:

Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng của Huyện Từ Liêm

UBND Quận bắt đầu hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 1996 với các phườngchính thức là: Xuân La, Quảng An, Tứ Liên, Nhật Tân, Phú Thượng, Thuỵ Khuê,Yên Phụ và Bưởi

 Địa giới hành chính: Tây Hồ là quận nằm ở phía Tây Bắc của Thủ đô

+ Phía Đông giáp huyện Gia Lâm và quận Ba Đình;

+ Phía Tây giáp huyện Từ Liêm;

+ Phía Nam giáp quận Ba Đình;

+ Phía Bắc giáp huyện Đông Anh

Hiện nay toàn Quận có 69713 nhân khẩu với diện tích tự nhiên là 2042,7 ha

Là một quận mới nhưng được Đảng, Chính quyền cùng với các Sở, Ban,Ngành Thành phố quan tâm giúp đỡ Đến nay, qua hơn 10 năm xây dựng và pháttriển hệ thống bộ máy chính quyền UBND quận đã kiện toàn, thực hiện tốt nhiệm vụquản lý nhà nước trên địa bàn ở mọi lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội, anninh quốc phòng…

UBND quận Tây Hồ luôn đẩy mạnh mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội và cómối quan hệ cộng tác với UBND Thành phố, các Sở, Ban, Ngành Thành phố, Đảng

bộ quận, HĐND quận và UBND các phường trên địa bàn

1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ hoạt động trên cương vị là một tổ chức cấp quận, huyện

và có quy mô bộ máy lớn Là một cơ quan quản lý nhà nước thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HĐND và UBNDngày 26 tháng 11 năm 2003 Bộ máy UBND quận Tây Hồ là toàn bộ hệ thống cácthành viên và các phòng, ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến

Bộ máy của UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Quyết định số

20/2004/QĐ-UB ngày 30 tháng 8 năm 2004 của 20/2004/QĐ-UBND quận về việc phân công công tác của cácthành viên UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004 - 2009

a Chủ tịch UBND quận Tây Hồ:

- Là người lãnh đạo , điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND quận

- Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng quận, Hội đồng nghĩa vụ quân sự.Hội đồng phối hợp công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật quận, Hội đồnggiải phóng mặt bằng, trưởng ban chỉ đạo thi hành án…

- Xử lý các vấn đề có liên quan đến các ngành: công an, toà án, viện kiểm sátnhân dân, đội thi hành án, ban chỉ huy quân sự và phòng thống kê quận

- Chủ trì các phiên họp của UBND quận, đảm bảo mối quan hệ với thành phè ,quận uỷ, HĐND quận, Toà án nhân dân quận, Viện kiểm sát nhân dân quận, Uỷ banmặt trận tổ quốc quận, Liên đoàn lao động quận và các đoàn thể nhân dân quận

- Trực tiếp phụ trách các phòng: Phòng Tổ chức chính quyền, Kế hoạch - Kinh

tế, Thanh tra, Ban quản lý dự án…

b Phó Chủ tịch UBND quận:

UBND quận Tây Hồ có 02 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch , trong đó 01Phó Chủ tịch phụ trách về Văn xã, 01 Phó Chủ tịch phụ trách về Kinh tế và Đô thị.Các Phó Chủ tịch làm việc theo sự phân công của Chủ tịch và có nhiệm vị chỉ đạođiều hành hoạt động một số phòng, ban chuyên môn của UBND quận

Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể UBND quận, HĐND quận vềnhững quyết định, những ý kiến chỉ đạo điều hành, những kết quả công việc thuộccác lĩnh vực được phân công Cùng tập thể UBND quận chịu trách nhiệm về hoạtđộng của UBND quận trước UBND Thành phố, Quận uỷ và HĐND quận

 Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã:

Chịu trách nhiệm trực tiếp về chức năng quản lý nhà nước trên các hoạt động

về văn hoá - xã hội trên địa bàn quận, trực tiếp quản lý các đơn vị: phòng Văn hoáthông tin, Trung tâm thể dục thể thao, phòng GD & ĐT, phòng LĐTB & Xã Hội, uỷban dân số kế hoạch hoad gia đình, uỷ ban chăm sóc và bảo vệ trẻ em , bảo hiểm,công tác tôn giáo, thông tin đại chóng

 Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế và Đô thị:

Chịu trách nhiệm trực tiếp về quản lý nhà nước về công tác thu chi ngân sách,hoạt động kinh tế, tài chính, nông nghiệp, công nghiệp, giao thông công chính, khoahọc công nghệ, thương mại, doanh nghiệp, du lịch, quản lý đất đai, xây dựng trên địabàn quận, địa chính, quản lý thị trường, quản lý đô thị, ban quản lý dự án

c Các phòng ban chuyên môn trực thuộc

Theo Quyết định số 4428/QĐ-UB ngày 15 tháng 12 năm 1995 của UBNDThành phố Hà Nội về việc thành lập các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBNDquận Tây Hồ thì UBND quận Tây Hồ có 12 phòng ban Qua hơn 10 năm hoạt động,UBND quận Tây Hồ có sự thay đổi tên một số phòng ban cho phù hợp Đến nay,UBND quận Tây Hồ gồm 12 phòng ban sau:

1 Văn phòng UBND quận

2 Phòng Tổ chức chính quyền

3 Phòng Thanh tra quận

4 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội

12 Phòng Văn hoá thông tin - Thể dục thể thao

Các phòng hoạt động theo chức năng nhiệm vụ riêng của mình theo sự lãnhđạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch; giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch

Ngoài ra còn có các Hội: Hội Cựu chiến binh, Hội Người cao tuổi, Hội chữ thập đỏ,Hội Luật gia Hội Nông dân, Hội Phụ nữ và các đội: Đội Quản lý thị trường, Đội thihành án, Đội Thanh tra và các Đoàn thể

Đội Quản lý trật tự xây

dựng Phòng Kế hoạch - Kinh tế

Phòng Thống kê Phòng ĐCNĐ & ĐT

Văn phòng HĐND &

UBND Công an

Hội chữ thập đỏ, Hội cựu

chiến binh, Hội nông dân,

Hội luật gia, Hội liên hiệp

phụ nữ

Uỷ Ban dân số gia đình và

trẻ em

Trung tâm y tế

Phòng Giáo dục và Đào tạo

1.3 chức năng nhịờm vụ và quyền hạn của UBND quận Tõy Hồ

UBND quận Tõy Hồ với tư cỏch là cơ quan hành chớnh nhà nước, thi hànhquản lý cỏc lĩnh vực kinh tế, chớnh trị, văn húa, xó hội, an ninh, quốc phũng trờn lónhthổ của mỡnh theo Hiến phỏp, Luật, Phỏp lệnh, Nghị quyết củaUBND quận và cỏc cơquan cấp trờn

a Chức năng:

- Phỏt triển kinh tế, cụng nghiệp, nụng nghiệp, thương nghiệp, văn hoỏ, xó hội,giỏo dục, y tế và dịch vụ du lịch;

- Về thu chi ngõn sỏch của điạ phương; - Về thu chi ngân sách của điạ phơng;

- Về tuyờn truyền giỏo dục phỏp luật, kiểm tra việc thi hành phỏp luật; - Vềtuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;

- Bảo đảm an ninh chớnh trị, trật tự an toàn xó hội;

- Về phũng chống thiờn tai, bảo vệ tài sản nhà nước của cỏc tổ chức và cụngdõn, bảo vệ cỏc quyền tự do dõn chủ của nhõn dõn;

- Về cụng tỏc thi hành ỏn, giải quyết đơn thư khiếu nại - Về công tác thihành án, giải quyết đơn th khiếu nại

- Xõy dựng chương trỡnh cụng tỏc hàng năm của UBND quận, cỏc biện phỏpthực hiện Nghi quyết của HĐND quận về kinh tế, xó hội, an ninh, quốc phũng; thụngqua cỏc bỏo cỏo của UBND quận trước khi trỡnh HĐND quận;

- Xõy dựng quy chế làm việc của UBND quận, cụng tỏc tổ chức bộ mỏy vàthực hiện chế độ quản lý cỏn bộ theo phõn cấp và quy định của nhà nước Bổ nhiệm,miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với cỏc tập thể và cỏ nhõn do UBND quận trựctiếp quản lý;

- Kết luận nhứng vụ việc khiếu nại, tố cỏo cú liờn quan đến cỏn bộ chủ chốt doUBND quận quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật khiếu nại –

2 Vai trũ, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn Phũng HĐND & UBND quận Tõy Hồ

2.1 Vai trò của Văn phòng UBND quận Tây Hồ:

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnhđạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan

Là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND quận, Văn phòng HĐND & UBNDquận Tây Hồ chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND vàUBND quận Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, tham mưu giúp việc cho Chủtịch, các Phó Chủ tịch; là mắt xích của các mối quan hệ công tác của UBND quận Vìthế Văn phòng có vai trò trọng điểm, cần thiết đối với UBND quận Văn phòng làmviệc khoa học giúp UBND quận hoạt động có hiệu quả hơn

Thấy rõ điều đó nên UBND quận đặc biệt quan tâm đến sự phát triển của Vănphòng, xây dựng một bộ máy văn phòng gồm đầy đủ biên chế nhân sự, điều kiệntrang thiết bị làm việc đạt hiệu quả Văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ hoạtđộng theo chế độ Thủ trưởng, có con dấu và tài khoản riêng đảm bảo tư cách phápnhân

2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ:

Tuỳ theo tính chất, quy mô tổ chức của mỗi cơ quan mà Văn phòng được tổchức mang tính chất riêng cho phù hợp Nằm trong quy môlớn của UBND quận, Vănphòng HĐND & UBND có đầy đủ các bộ phận biên chế nhân viên cần thiết để đảmbảo hoạt động một cách độc lập nhưng tác động đến sự vận hành chung của UBNDquận Văn phòng hoạt động dưới sự điều hành của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch

Hiện nay, Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có 37 cán bộ, nhân viên,trong đó 24 cán bộ nhân viên biên chế và 113 nhân viên hợp đồng

- Về trình độ:

+ Tỷ lệ tốt nghiệp Đại học và Cao đẳng là 15/37 chiếm 40%

+ Tốt nghiệp Trung cấp là 6/37 chiếm 16% + Tèt nghiÖp TrungcÊp lµ 6/37 chiÕm 16%

+ Tốt nghiệp THPT và THCS là 16/37 chiếm 44%

- Về chuyên môn đào tạo:

Trong số nhân sự Văn phòng thì có 8 người được đào tạo chuyên ngành Luật,còn lại là tốt nghiệp ngành Y tế, Thương mại, Ngoại ngữ, Báo chí, Nghiệp vụ Vănthư – Lưu trữ…

Bộ máy của Văn phòng UBND quận bao gồm các bộ phận với số lượng nhân

+ Bộ phận Thi đua – + Bé phËn Thi ®ua – Khen thưởng: 01 người

+ Bộ phận Hành chính quản trị: 18 người + Bé phËn Hµnh chÝnh qu¶n trÞ: 18ngêi

+ Bộ phận Văn thư – Lưu trữ: 03 người + Bé phËn V¨n th – Lu tr÷: 03 ngêi

Theo quy chế làm việc của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, các bộphận thực hiện chức năng nhiệm vụ sau:

a Chánh Văn phòng:

Là người đứng đầu, lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Văn phòng,chịutrách nhiệm trước Thường trực HĐND và UBND quận về toàn bộ công tác của Vănphòng Tổ chức chỉ đạo cán bộ công chức nhân viên trong Văn phòng Trực tiếp phụtrách công tác tổ chức bộ máy và nhân sự của Văn phòng, bộ phận chuyên viên tổnghợp, kế toán tài vụ, công nghệ thông tin, thi đua khen thưởng, hành chính quản trị

Chức năng nhiệm vụ cụ thể của Chánh Văn phòng:

- Bè trí, sắp xếp nhân sự của Văn phòng phù hợp với năng lực và chuyên môncông tác ;

- Dù thảo các chương trình, chỉ đạo điều hành công tác của Văn phòng theo cácchương trình, kế hoạch công tác của HĐND và UBND quận;

- Theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thừi tình hình, phục vụ cho việc chỉ đạocủa Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Truyền đạt các nghị quyết,quyết định, chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND quận;

- Chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên và đột xuấtcủa HĐND, UBND quận, của các đoàn Đại biểu Thành phố theo dõi tham mưu côngtác thi đua khen thưởng;

- Xếp lịch công tác tuần và lịch tiếp dân cho Thường trực HĐND, Chủ tịch,Phó Chủ tịch và các uỷ viên UBND quận;

- Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của Thường trực HĐND và UBND quận;

- Chỉ đạo công tác quản trị, là chủ tài khoản điều hành thu chi ngân sách củaVăn phòng;

- Quản lý công tác Phó Văn thư – Lưu trữ

b Phó Văn phòng

Là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân về cácnhiệm vụ được phân công, trực tiếp phụ trách bộ phạn Tư pháp, tiếp dân và hiải quyếtkhiiêú nại tố cáo công tác văn bản, văn thư – lưu trữ

Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có 02 Phó Văn phòng, một Phó Vănphòng phụ trách hành chính quản trị và một Phó Văn phòng phụ trách Tư pháp – Vănthư lưu trữ

 Phó Văn phòng phụ trách Hành chính quản trị:

Quản lý các mặt hành chính thuộc Văn phòng nh giao dịch, phòng họp, phòngmáy, điện nước, bảo vệ, lái xe… phục vụ hoạt động của Văn phòng và UBND đượcthông suốt

 Phó Văn phòng phụ trách Tư pháp –Văn thư lưu trữ:

Thực hiện công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật; tham gia xây dựng vàquản lý văn bản pháp quy của quận; công tác tiếp dân; tham mưu giải quyết khiếu nại

tố cáo thuộc thẩm quyền của UBND quận; thực hiện công tác hộ tịch, chứng thực;quản lý công tác văn thư lưu trữ.

Các Phó Văn phòng được ký các văn bản theo sự uỷ quyền của UBND quận vàmột số văn bản theo sự phân công và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân côngcủa Chánh Văn phòng

c Nhiệm vụ các bộ phận:

 Bé phận Tham mưu – tổng hợp:

Các chuyên viên thuộc bộ phận này được Chánh Văn phòng phân công theodõi, giúp việc thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận trêncác lĩnh vực: tổng hợp, thi đua khen thưởng, nội chính, kinh tế, quản lý xây dựng đôthị, văn hoá, xã hội, tôn giáo

 Bé phận Kế toán – tài vụ:

- Lập dự toán cấp phát chi tiêu tài chính của HĐND, UBND quận, lập cácphòng, ban, ngành thuộc quỹ lương Văn phòng quản lý;

- Thực hiện kiểm quỹ, tạm ứng, hoàn ứng và thanh quyết toán còng nh các dự

án mua sắm, sữa chữa trang thiết bị theo quy định của Nhà nước;

- Quản lý nhập xuất tài chính tài sản, kiểm tra chứng từ và kiểm kê tài khoảntheo định kỳ để báo cáo lên cấp trên

- Hướng dẫn và tổ chức hoạt động của tổ hoà giải cơ sở

 Bé phận Tiếp dân và tiếp nhận hồ sơ hành chính:

- Thường trực , hướng dẫn công dân đến yêu cầu, kiến nghị, khiếu nại vớiThường trực HĐND, UBND quận;

- Tiếp nhận các đơn thư tố cáo của công dân để báo cáo Phó Văn phòng phụtrách tham mưu giải quyết những việc thuộc thẩm quyền UBND quận;

- Phối hợp với các đơn vị liên quan để tham mưu cho HĐND, UBND xử lý, trảlời đơn thư, khiếu nại, tố cáo

Bộ phận Thi đua – khen thưởng:

Thực hiện mảng thi đua trong công tác còng nh các các hoạt động khác của cán

bộ, nhân viên Theo dõi các phong trào mà UBND quận tổ chức để xác định mứckhen thưởng Giúp cấp trên nhận định thành tích công tác của các đơn vị và cá nhânqua hàng năm

 Bé phận Hành chính – quản trị:

- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc cán bộ công chức trong UBND quận cháphành nghiêm các quy định, nội quy của cơ quan;

- Quản lý và lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị ,đảm bảo phương tiện, cơ

sở vật chất phục vụ cá hoạt động của UBND;

- Tổ chức công tác lễ tân phục vụ HĐND và UBND;

- Bảo vệ an toàn và vệ sinh môi trường cơ quan;

- Lưu chuyển công văn của HĐND và UBND đảm bảo kịp thời, an toàn và bímật mội dung các văn bản

 Bé phận Văn thư – Lưu trữ:

+ Nhiệm vụ của cán bộ văn thư:

- Tiếp dân và phát hành các loại công văn, giấy tờ tài liệu của HĐND, UBNDquận đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chính Nhà nước;

- Quản lý và viết các loạ - Qu¶n lý vµ viÕt c¸c lo¹i giấy giới thiệu, giấy mời;

- Thực hiện nghiêm Quyết định số 792/1998/QĐ- UB ngày 30/6/1998 củaUBND quận Tây Hồ ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo, trình ký banhành và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND quận và các phường;

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ- CPngày 24/8/2001 của Chính phủ

+ Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ:

- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phõn loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu giữcac loại tài liệu của HĐND và UBND quận;

- Thống kờ đầy đủ cac loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rừ ràng, chớnh xỏc bằng sổthống kờ và mỏy tớnh, phục vụ tra cứu nhanh chúng, hiệu quả;

- Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cỏc đơn vị để đưa vàokho lưu trữ, tham mưu việc huỷ tài liệu đó hết giỏ trị sử dụng theo đỳng quy định

Sơ đồ tổ chức bộ máy của văn phòng

HĐND & UBND quân tây hồ

Các chuyên viên làm công tác tham muu tổng hợp các lĩnh vực

- Kế toán – Tài vụ

- Thi đua - Khen thuởng

2.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phũng HĐND &

UBND quận Tõy Hồ.

Mỗi cơ quan cú một cơ cấu tổ chức khỏc nhau Bởi chức năng nhiệm vụ vàquyền hạn của mỗi cơ quan là khac nhau Là cơ quan chuyờn mụn trực thuộc UBNDquận, Văn phũng HĐND & UBND quận Tõy Hồ hoạt động theo nguyờn tắc thủtrưởng dưới sự điều hành trực tiếp toàn diện của Thường trực HĐND và UBND

quận Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có những chức năng, nhiệm vụ vàquyền hạn riêng thể hiện vị trí quan trọng của mình

a Chức năng:

Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ là một văn phòng quản trị lớn củaUBND quận, thực hiện hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp và hành chínhquản trị

 Chức năng tham mưu tổng hợp:

- Nghiên cứu, đề xuất tham mưu, tổng hợp cho lánh đạo điều hành công việc

có hiệu quả Chủ tịch UBND là người chỉ đạo chung mọi lĩnh vực Song Chủ tịchkhông thể nắm chắc những đặc trưng, tính chất công việc và các hoạt động một cáchthường xuyên Vì vậy, bộ phận Tham mưu tổng hợp thuộc Văn phòng đã giúp đỡ sựlãnh đạo, giải quyết công việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch

- Chức năng tham mưu tổng hợp thể hiện thông qua việc xây dựng chươngtrình làm việc cho UBND; chuẩn bị báo cáo về hoạt động của UBND, theo dõi đônđốc các phòng ban chuyên môn trong việc xây dựng các đề án

- Tham gia ý kiến về nội dung và hình thức văn bản trong quá trình soạn thảo,

tổ chức thống nhất việc ban hành văn bản và tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữcủa UBND quận

- Đảm bảo thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác chỉđạo, điều hành của Thường trực HĐND và UBND quận;

- Tổ chức truyền đạt các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, các kiến nghị chỉ đạocủa Thường trực HĐND và UBND quận đồng thời kiến nghị những biện pháp cầnthiết nhằm thúc đẩy việc thực hiện các nhiệm vụ đạt hiệu quả;

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND và UBND quận, đảmbảo đúng trình tự, thủ tục, hình thức Tổ chức văn thư lưu trữ bảo mật thông tin, hồ

sơ, công văn giấy tờ theo quy định;

- Tổ chức thực hiện các mối quan hệ làm việc giữa Thường trực HĐND vàUBND quận với các đơn vị trong và ngoài quận, các mối quan hệ đối nội, đối ngoại;

- Tiếp cán bộ và nhân dân đến liên hệ công tác hoặc khiếu nại với Thường trựcHĐND và UBND quận;

- Tổ chức phục vụ các cuộc họp của HĐND, Thường trực HĐND và UBNDquận Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật cho Thường trực, các phòng,ban, ngành, các đoàn thể thuộc quận công tác;

- Sử dụng có hiệu quả tài sản và công sản được giao, quản lý tài khoản chi trảlương và chăm lo đời sống cho cán bộ, công chức hành chính thuộc UBND quận vàphòng ban;

- Nghiên cứu đề xuất UBND quậnban hành hoặc ban hành theo thẩm quyềncác quy dịnh về thủ tục hành chính trong việc xử lý công việc và quản lý công văn,giấy tờ trong UBND và các đơn vị trực thuộc

 Mối quan hệ công tác:

- Văn phòng chịu sự chỉ đạo của UBND quận trên cở chức năng nhiệm vụđược phân công Là đầu mối quan hệ công tác giữa UBND quận với Mặt trận Tổ

quốc, các đoàn thể nhân dân thuộc quận, với các phòng, ban, ngành chức năng và cáphường;

- Văn phòng có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho Thường trực HĐND quận, làđấu mới liên hệ công tác giữa HĐND quận với UBND quận và các ban của HĐND;

- Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với chi bộ cơ quan UBND quận về kếtquả thực hiện các nghị quyết, thông tri, chỉ thị của Trung ương, Thành phố, Quận uỷ,HĐND và UBND quận;

- Văn phòng phối hợp chặt chẽ với Văn phòng quận uỷ để thực hiện nhiệm vôchung đạt hiệu quả;

- Quan hệ công tác với các đoàn thể nh: Công đoàn, Đoàn Thanh niênđể cóhoạt động tốt

II TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ choviệc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Là mắt xích nốiliền mọi hoạt động trong và ngoài cơ quan; giúp văn phòng thực hiện tốt chức năngnhiệm vụ của mình

Nội dung công tác văn thư bao gồm:

- Xây dựng và ban hành văn bản;

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản;

- Bảo quản và sử dụng con dấu

Đây là nội dung công viẹc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn phòng.Nhờ công tác văn thư mà viẹc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảmbảo chính xác, kịp thời Giúp cơ quan giải quyết công việc một cách nhanh chóng,chính xác có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thể thức

và nội dung văn bản Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về tệ nạn quan liêu giấy

tờ, đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của cơ quan, cung cấpnguồn tài liệu cho lưu trữ cơ quan

Nh vậy công tác văn thư đóng vai trò quan trọng, cần thiết đối với một cơ quannói chung và văn phòng nói riêng Xác định được điều đó nên UBND và Văn phòngHĐND & UBND quận Tây Hồ luôn chú trọng xây dựng và phát triển công tác vănthư Đảm bảo công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật và khoa học.

1 Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư:

Được sù quan tâm của UBND, của Văn phòng HĐND & UBND nên tình hìnhcông tác văn thư khá đảm bảo

Theo quy chế làm việc của Văn phòng HĐND & UBND quận thì văn thư được

tổ chức làm việc theo cơ chế “ Một cửa”

Vì vậy, mọi văn bản giấy tờ đến UBND dù bất cứ nguồn nào cũng đều phải tậptrung tại phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao

Với những văn bản đến không được đăng ký tại phòng tiếp nhận hồ sơ và vănthư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm giải quyết

Tất cả những văn bản do UBND và các đơn vị thuộc UBND quận làm ra cũngđều phải tổng hợp về văn thư để làm thủ tục ban hành

1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư:

Hiện nay, Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có 02 cán bộ làm côngtác văn thư Theo quy chế làm việc của Văn phòng thì có 01 cán bộ chuyên tổ chứcquản lý văn bản đi, 01 cán bộ chuyên tổ chức quản lý văn bản đến

Cán bộ văn thư của Văn phòng được đào tạo về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và

có trình độ đại học nên thực hiện công tác tốt, đạt hiệu quả Lại được bồi dưỡngchuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề qua các líp chính quy và tại chức do CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức

Với bị trí quan trọng trong cơ quan nên văn thư được bố trí làm việc tại mộtphòng riêng có đủ các trang thiết bị phục vụ công tác Đặc biệt là được trang bị 02máy vi tính cài phần mềm quản lý văn bản theo hệ thống của UBND Thành phố

Nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ Văn thư đó là:

- Tiếp nhận và phát hành các loại công văn , giấy tờ, tài liệu của HĐND,UBND quận đảm bảo đúng quy trình, thể thức của các văn bản hành chính nhà nước;

- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu, giấy mời;

- Thực hiện nghiêm Quyết định số 792/1998/QĐ-UB ngày 30 tháng 6 năm

1998 của UBND quận Tây Hồ ban hành quy định tạm thời về quy định soạn thảo,trình ký, ban hành và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND quận, phường;

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CPngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

Nhìn chung cả hai cán bộ văn thư đều làm tốt công việc của mình theo sự phâncông Đảm bảo các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi và đến nhanh chóng,chính xác và khoa học Góp phần cho mọi hoạt động của UBND được thông suốt

1.3 Công tác văn thư được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng:

Công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ do Chánh Văn phòng trực tiếp chỉđạo, điều hành Bởi văn thư là mảng lớn và quan trọng trong hoạt động của vănphòng Chánh Văn phòng là người chịu trách nhiệm chung về công tác văn thư – lưutrữ đối với cấp trên

2 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư

2.1 Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ.

Còng nh các lĩnh vực công tác khác, công tác vưn thư của Văn phòng HĐND

& UBND nhận được sự quan tâm của các cấp, các ngành bằng những văn bản chỉ đạohướng dẫn nghiệp vụ công tác

Qua quá trình thực tập, khảo sát tình hình công tác văn thư tại Văn phòng chothấy cán bộ văn thư thực hiện theo những văn bản do các cơ quan như: Chính phủ,

Bộ Nội vụ, Ban tổ chức Cán bộ chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước… banhành nhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ Cụ thể một số văn bản sau:

- Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính ohủ về quy định và quản lý sửdụng con dấu;

- Thông tư liên tịch số 32/TT- LB ngày 30/12/1993 của Bộ Nội vụ- Ban tổchức cán bộ chính phủ về hướng dẫn thi hành Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993;

- Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/4/2001 của Chính phủ về Công tácvăn thư;

- Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và

sử dụng con dấu;

- Văn bản số 64/VTLTNN- VP ngày 14/9/2004 của Văn phòng Cục Văn thưLưu trữ Nhà nước về thông báo giới thiệu trang thiết bị văn thư, lưu trữ và sáchnghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ;

- Quyết định số 792/1998/QĐ- UB ngày 30/6/1998 của UBND quận Tây Hồban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành và quản lý vănbản thuộc thẩm quyền UBND quận

Ngoài ra, để đảm bảo công tác văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp thời và khoahọc thì Văn phòng UBND quận cũng có quy định và quy chế làm việc cho bộ phậnvăn thư- lưu trữ

Với những văn bản này giúp cán bộ văn thư của Văn phòng có thêm hiểu biết

về nghiệp vụ, vận dụng vào công việc để có hiệu quả cao mà lại theo đúng quy định

2.2 Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư

Công tác văn thư đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Chánh Văn phòng và PhóVăn phòng Cứ mỗi năm, UBND quận Tây Hồ lại tiến hành kiểm tra công tác văn thưmột lần Cách kiểm tra không theo định kỳ mà thường tiến hành bất ngờ nhằm xemhoạt động nghiệp vụ văn thư thế nào Điều này đòi hỏi cán bộ văn thư phải luôn đềcao trách nhiệm của mình, làm việc nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà nước, củaHĐND và UBND quận đề ra Tạo nên và gìn giữ một nề nếp làm việc thống nhất

2.3.Tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư

Để đánh giá công tác văn thư, hàng năm Văn phòng HĐND & UBND quậnTây Hồ tổ chức sơ kết 6 tháng đầu năm và tổng kết công tác văn thư lưu trữ năm đểbáo cáo lên HĐND và UBND quận Qua việc này giúp cán bộ văn thư rót ra kinhnghiệm với những gì còn tồn tại đồng thời có phương hướng đề nghị lên cấp trên vớinhững điểm cần thiết để phục vụ trong công tác của mình

Cán bộ văn thư của Văn phòng là người chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốctrực tiếp việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư của các phường thuộc quận theo sựhướng dẫn của Chánh Văn phòng.

3 Thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác văn thư

3.1 tình hình ban hành văn bản của UBND và Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

Văn bản là một phương tiện dùng để truyền đạt thông tin chủ yếu và mang tínhpháp lý cao Đồng thời là công cụ để cấp trên điều hành cấp dưới, cấp dưới trình lêncấp trên và các sở, ban, ngành trao đổi thông tin với nhau

Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn

do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hìnhthức nhất định và được đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau

Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý củaUBND quận Chính vì vậy, công tác xây dựng và ban hành văn bản được thực hiệnngay từ khi mới thành lập quận theo quy định của HĐND và UBND Văn bản là sảnphẩm của cả tập thể hay của riêng 1 cá nhân nhưng đều được xây dựng và ban hànhtheo quy định của Văn phòng HĐND & UBND quận

3.1.1.Tổ chức soạn thảo, duyệt và đánh máy văn bản

Tổ chức soạn thảo:

Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòngnhằm đảm bảo quá trình hoạt động của UBND quận Chánh Văn phòng và Phó Vănphòng là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo và ban hành vănbản Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có một đội ngò chuyên viên thuộckhối Văn xã, kinh tế giúp việc cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng, cácPhó Văn phòng trong quá trình soạn văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ lĩnh vựcđược giao

Công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND & UBND quận đảm bảođúng và đầy đủ các thông tin về thể thức, nội dung còng nh thẩm quyền ban hành.Việc soạn thảo văn bản được tiến hành theo trình tự các bước sau:

Bước 1 Chuẩn bị bản thảo: xác định rõ mục đích, yêu cầu và phạm vi đối

tượng điều chỉnh của văn bản Căn cứ thẩm quyền ban hành để xây dựng bản thảocho phù hợp Bản thảo phải đầy đủ thể thức, nội dung, có tính khả thi cao và được thủtrưởng phê duyệt;

Bước 2 Tiến hành thu thập các thông tin cần thiết có liên quan đến văn bản

ban hành;

Bước 3 Căn cứ vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương trước khi soạn

thảo;

Bước 4 Tiến hành soạn thảo văn bản, khi soạn thảo thì người được giao trách

nhiệm soạn thảo sẽ căn cứ vào đề cương để soạn Trong quá trình soạn thảo phải tổchức xin ý kiến các đơn vị có liên quan để đảm bảo tính thực thi của văn bản;

Bước 5 Sửa chữa và duyệt bản thảo: sau khi hoàn thành bản thảo, người soạn

phải trình thủ trưởng đơn vị xin ý kiến xử lý và ký duyệt Những văn bản liên quannhiều ngành, nhiều lĩnh vực thì phải giữ lại bản thảo để các đơn vị cùng trao đổi;

Bước 6 Hoàn thiện văn bản: sau khi Chánh Văn phòng ký tắt vào bản thảo tức

là bản thảo đã được duyệt Cán bộ soạn văn bản hoàn thiện nội dung và thể thức vănbản theo đúng quy định của pháp luật

 Duyệt văn bản:

Sau khi bộ phận chuyên viên của Văn phòng hoặc các đơn vị thuộc văn phònghoàn thành bản thảo Chánh Văn phòng là người xem xét và phê duyệt trước khixuống phòng đánh máy và ban hành

quy định về hình thức của văn bản Song vẫn tồn tại một số sai sót về lỗi chính tả vàcách trình bày thể thức

3.1.2 Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn bản

 Thẩm quyền ban hành văn bản:

Văn bản của UBND quận Tây Hồ phục vụ cho nhiệm vụ quản lý Nhà nướcthuộc phạm vi chức năng của mình Theo thẩm quyền ban hành văn bản, UBND vàVăn phòng UBND quận Tây Hồ được ban hành 02 loại văn bản:

+ Văn bản quy phạm pháp luật;

+ Văn bản quản lý nhà nước thông thường

- Các phòng, ban, ngành thuộc UBND quận không có thẩm quyền ban hànhcác văn bản quy phạm phấp luật Để giải quyết các công việc chuyên môn theo chứcnăng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổ chức hoạtđộng chỉ được ban hành các văn bản hành chình thông thường

- Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có quyền ban hành văn bản quản

lý Nhà nước theo chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định Văn bản doVăn phòng ban hành để chỉ đạo công tác các đơn vị cơ sở

 Nội dung văn bản:

Khi soạn văn bản, người soạn cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạt mụcđích gì, xem có thiết thực với tình hình thực tế xã hội yêu cầu hay không

Người soạn văn bản và thủ trưởng đơn vị soạn phải chịu trách nhiệm trướcUBND quận về nội dung văn bản do mình, đơn vị mình tham mưu soạn thảo Nộidung văn bản phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Pháp luậtcũng như đảm bảo yêu cầu giải quyết công việc Văn phong dùng trong văn bản phảisúc tích, rõ ràng, chính xác, chặt chẽ và dễ hiểu

 Thể thức văn bản:

Theo quy định thì thể thức của một văn bản phải đầy đủ 09 thành phần: quốchiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng ban hành, tên loại và trích yếu nộidung, nội dung văn bản, nơi nhận và thể thức đề ký

Hầu hết, các văn bản do UBND quận Tây Hồ ban hành đều đảm bảo đầy đủcác thành phần thể thức kể trên Tuy nhiên, còn một số văn bản chưa được trình bàytheo tiêu chuẩn Việt Nam 5700- 2002.

Cụ thể về thể thức văn bản của UBND quận Tây Hồ :

+ Quốc hiệu:

Quốc hiệu được trình bày ở góc trên bên phải, dòng đầu, trang đầu của vănbản Dòng trên trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH đứng đậm, dòng dưới chữVn.Time đứng đậm, cỡ chữ 13, có dòng kẻ ngang bên dưới

Ví dô: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tù do - Hạnh phóc + Tác giả văn bản:

Tác giả văn bản là tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên,bên trái, dòng đầu, trang đầu của văn bản bằng phông chữ Vn.TimeH cỡ 13 đứngđậm

- Nếu là văn bản của UBND thì tác giả được trình bày:

UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

- Nếu là văn bản của Văn phòng thì tác giả được trình bày:

UBND QUẬN TÂY HỒ VĂN PHÒNG

- Nếu là văn bản của các phòng, ban trực thuộc thì dòng trên là tên cơ quan

và dòng dưới là tên tác giả:

UBND QUẬN TÂY HỒ UBND QUẬN TÂY HỒ PHÒNG TCCQ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

+ Số và ký hiệu văn bản:

- Sè và ký hiệu văn bản của UBND quận Tây Hồ được đánh theo thứ tự từ số

01 cho đến hết đối với từng loại văn bản ban hành hàng năm Số thứ tự được đánhbằng chữ số ảrập

- Ký hiệu của văn bản là chữ viết tắt của thêt loại văn bản và đơn vị ban hànhvăn bản, được trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 13

- Giữa số và ký hiệu có gạch chéo, giữa thể loại và đơn vị ban hành văn bản cógạch nối.

Ví dô:

Văn bản của UBND: 200/QĐ- UBVăn bản của Văn phòng: 25/TB- VPVăn bản không có tên loại: 42/CV- UB

- Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì có thêm năm ban hành văn bản:

Ví dô: 06/2006/QĐ- UB

+ Địa danh và ngày tháng văn bản:

- Địa danh là tên địa phương nơi UBND quận đóng trụ sở

- Ngày tháng văn bản là ngày tháng năm ban hành văn bản

- Địa danh và ngày tháng văn bản của UBND quận Tây Hồ được trình bàydưới phần quốc hiệu bằng phông chữ Vn.Time, cỡ chữ 14 nghiêng

Ví dô: Hà Nội, ngày 22 tháng 5 năm 2006

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

- Tên loại được trình bày ở giữa, dưới phần địa danh ngày tháng văn bản bằngphông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 14 đứng đậm

- Trích yếu nội dung văn bản là câu tóm tắt nội dung văn bản ngắn gọn, súc

tích,dễ hiểu, được trình bày dòng dưới tên loại văn bản với phông chữ Vn.Time, cỡchữ đứng đậm

V/v cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền

sử dụng đất ở cho 20 hộ dân ở phường Xuân La

- Đối với những văn bản không có tên loại hay con gọi là công văn thì trích yếunội dung được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản bằng phông chữ Vn.Time,

cỡ chữ 12 in nghiêng

Ví dô:

V/v giải quyết đơn thư của công dân.

+ Nội dung văn bản:

Đây là phần chính của văn bản để trình bày các thông tin một cách cụ thể, rõràng phục vụ giải quyết công việc mà văn bản nói đến Nội dung văn bản của UBNDquận Tây Hồ được trình bày ngắn gọn nhưng chính xác và dễ hiểu.

Ví dô:

Kính gửi : Công ty TNHH Ngọc Linh

+ Thể thức đề ký và chữ ký:

- Thể thức đề ký là thẩm quyền và chức vụ của người ký văn bản;

- Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản Chữ ký và thểthức đề ký được trình bày ở dưới phần nội dung văn bản cách từ 2 đến 3 dòng về phíabên phải, ngang hàng với phần nơi nhận;

- Thể thức đề ký được trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 13 đứngđậm