BÀI BÁO CÁO-Khảo sát và đánh giá hiện trạng

Nội dung khảo sát, đánh giá• Môi trường xã hội, kinh tế, kỹ thuật của hệ thống; cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản • Chức năng, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự ph

Trang 3

Các vấn đề cơ bản

SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 3

Trang 4

Mục đích

• Thông thường hệ thống mới được xây dựng nhằm thay thế cho hệ thống cũ

• Do đó việc xây dựng hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát, đánh giá hệ thống cũ

Trang 5

Nội dung khảo sát, đánh giá

• Môi trường xã hội, kinh tế, kỹ thuật của hệ thống; cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản

• Chức năng, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự phân cấp các quyền hạn

• Thu thập, nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, tập tin cùng với phương thức xử lý

thông tin

• Thu thập, mô tả các quy tắc quản lý dùng làm căn cứ cho các quá trình xử lý

thông tin

Trang 6

Nội dung khảo sát, đánh giá

• Thu thập các chứng từ giao dịch, mô tả các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin

• Thống kê các phương tiện và tài nguyên

• Thu thập các yêu cầu về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng; các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch cho tương lai

• Đánh giá, phê phán hiện trạng; đề xuất hướng giải quyết

• Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng

Trang 7

Các yêu cầu khi khảo sát

• Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình thực tại

• Không bỏ sót thông tin

• Thông tin thu thập phải được đo đếm (số lượng, tần suất, độ chính xác…)

• Không trùng lặp

• Không gây cảm giác xấu, phản ứng tiêu cực, không can thiệp vào công việc nội bộ

Trang 8

Chiến lược khảo sát

• Một cuộc khảo sát phải được thực hiện theo một chiến lược được cân nhắc kỹ

• Một chiến lược bao gồm các yếu tố sau:

Trang 9

Các nguồn khảo sát

Trang 10

Các nguồn khảo sát

• Có nhiều nguồn thông tin có thể phục vụ cho quá trình khảo sát

• Mỗi nguồn cung cấp các loại thông tin khác nhau, đòi hỏi các phương pháp khai thác khác nhau

• Các nguồn khảo sát thường gặp:

Trang 11

Người dùng hệ thống

• Nhân viên, cán bộ trong tổ chức; khách hàng, đối tác ngoài tổ chức

• Là nguồn thông tin cần được khảo sát đầu tiên

• Phương pháp thường dùng: phỏng vấn, đôi khi là phiếu điều tra

Trang 12

Sổ sách, tài liệu

• Thường dùng để khảo sát về các loại dữ liệu, luồng dữ liệu, giao dịch

• Phương pháp khai thác:

Trang 13

Chương trình máy tính

• Dùng để xác định các chi tiết về cấu trúc dữ liệu và các quá trình xử lý

• Phương pháp tìm hiểu:

Trang 14

Một số nguồn khác

• Tài liệu mô tả quy trình, nhiệm vụ

• Phương pháp khai thác: đọc tài liệu

Trang 15

Các phương pháp khảo sát

Trang 17

Nghiên cứu tài liệu viết

• Là sự quan sát gián tiếp

• Có thể thu thập được nhiều loại thông tin:

Trang 18

Quan sát

• Theo dõi tại hiện trường, nơi làm việc một cách thụ động

• Cần nhiều thời gian, thường không hiệu quả do hệ thống mới thường thay đổi

cách thức làm việc của hệ thống cũ

• Người bị quan sát thường cảm thấy khó chịu, có thể thay đổi cách thức hoạt động

• Cần kết hợp với phỏng vấn sẽ đạt hiệu quả cao

Trang 19

Phỏng vấn

• Riêng lẻ hoặc theo nhóm

• Đưa ra câu hỏi và lọc lấy các thông tin cần thiết thông qua các câu trả lời

• Là phương pháp cơ bản của hầu hết các cuộc điều tra, khảo sát

• 2 loại câu hỏi:

rộng

o Đóng: có ích khi đã có chủ định điều tra và cần biết rõ chi tiết.

Trang 20

• Sự dẫn dắt, các câu hỏi không được thể hiện sự áp đặt, ý kiến chủ quan

• Thái độ trong khi phỏng vấn là rất quan trọng

Trang 21

Phiếu điều tra

• Hình thức phỏng vấn không gặp mặt

• Việc sử dụng, sắp xếp các câu hỏi giống như ở phương pháp phỏng vấn

• Trật tự câu hỏi chỉ có ý nghĩa ở việc sắp xếp vấn đề, ít có tác dụng dẫn dắt tư duy

• Yếu điểm: thiếu sự giao tiếp

• Ưu điểm: có thể mở rộng, ít tốn kém

Trang 22

Các quy trình khảo sát

Trang 23

Các quy trình khảo sát

• Là một kế hoạch xác định việc khai thác các nguồn thông tin theo trật tự nào,

phương pháp nào và nhằm thu thập những thông tin nào

• Nguyên tắc của một quy trình khảo sát:

Trang 24

Phân loại, xử lý thông tin

Trang 25

Xử lý thông tin

• Các thông tin thu thập cần được kiểm tra, phân loại và sắp xếp lại

• Các tiêu chuẩn phân loại:

Trang 26

Phê phán hiện trạng

• Kết thúc quá trình khảo sát là phải đưa ra được các yếu kém của hiện trạng

• Đây là công việc khó khăn, tế nhị tuy nhiên là việc bắt buộc phải làm

• Các loại yếu kém:

hợp lý; giấy tờ, sổ sách trình bày kém, thiếu thông tin; tình trạng ùn tắc, quá tải…

Trang 27

Tài liệu tham khảo

• Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Nhà xuất bản đại học quốc gia Hà Nội, 2009

Định dạng
Số trang	27
Dung lượng	114,66 KB