BÀI BÁO CÁO THỰC TẬP-HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH PHÂN BÓN SÔNG LAM

Như vậy, các chi phí về nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sảnxuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường, chi phí bảo quản nguyên vật liệutrong quá trình b

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THÁI BÌNH DƯƠNG

******

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC

KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH PHÂN BÓN SÔNG LAM

Giảng viên hướng dẫn : ThS Nguyễn Hữu quy

Mã số sinh viên : 11C4010053

Nha Trang, THÁNG 11/2013

Trải qua thời gian hơn một năm học hoàn chỉnh hệ đại học tại trường Đại học TháiBình Dương, tuy thời gian không dài nhưng đã giúp cho em hoàn thiện hơn những kiến thứcchuyên môn rất cần thiết cho công việc trong tương lai Chính vì thế em sẽ luôn cố gắng, nỗlực bản than để hoàn thành tốt công việc như Thầy Cô đã hằng mong ở chúng em.

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả Quý Thầy Cô đang công táctại khoa Kế toán – Kiểm toán của trường Đại học Thái Bình Dương đã truyền đạt những kiếnthức, cũng như kinh nghiệm quý báu cần thiết và bổ ích cho em trong suốt thời gian theo họctại trường Bên cạnh đó với long nhiệt huyết và tận tâm giảng dạy đã giúp em hoàn thành tốtbài chuyên đề tốt nghiệp này

Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn trân trọng đến ThS Nguyễn Hữu Quy, giảng viên đã trực tiếp hướng dẫn em về đề tài này Thầy đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn rất chi tiết, đóng góp ý kiến và sẵn sang giải đáp mọi thắc mắc giúp cho bài chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thành.

Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tập thể cán bộ công nhânviên của phòng kế toán Công ty TNHH Phân Bón Sông Lam tại nơi em làm việc Mặc dù luônbận rộn với công việc nhưng các Anh Chị đã dành thời gian quý báu để hướng dẫn tận tình vàcung cấp cho em những thông tin, kinh nghiệm giúp em bổ sung thêm kiến thức của mìnhngày một hoàn thiện hơn

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn đến tất cả Quý Thầy Cô trường Đại học TháiBình Dương và Ban lãnh đạo cùng các Anh Chị phòng kế toán của Công ty TNHH Phân BónSông Lam đã góp phần không nhỏ tạo nên sự thành công của bài chuyên đề tốt nghiệp này

Em xin gửi đến Quý Thầy Cô, Ban lãnh đạo cùng các Anh Chị phòng kế toán của Công

ty TNHH Phân Bón Sông Lam lời chúc sức khỏe, luôn gặp được nhiều may mắn và thànhcông trên con đường sự nghiệp của mình

Xin chân thành cảm ơn

Nha Trang, ngày 01 tháng 11 năm 2014

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Lĩnh

(Của cơ quan thực tập)

TP Hồ Chí Minh, ngày …… tháng …… năm 2014

Nhận xét của người hướng dẫn:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Họ và tên giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Hữu Quy

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Lĩnh

1.Thái độ học tập:………

………

2.Hình thức:………

………

3.Nội dung:………

………

4.Điểm tổng cộng:………

………

Nha Trang, ngày… tháng ….năm 2014

Người hướng dẫn

Nguyễn Hữu Quy

MỤC LỤC

Trang Bìa

Lời cám ơn

Nhận xét của cơ quan thực tập

Nhận xét của giáo viên hướng dẫn

Lời mở đầu

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1

1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu 1

1.1.1 Khái niệm 1

1.1.2 Đặc điểm 1

1.1.3 Phân loại 1

1.2 Đánh giá nguyên vật liệu 2

1.2.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu 2

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu 3

1.2.2.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho 3

1.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho 4

1.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 5

1.3.1 Chứng từ và sổ kế toán sử dụng 5

1.3.1.1 Chứng từ 5

1.3.1.2 Sổ kế toán sử dụng 6

1.3.2 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu 6

1.3.2.1 Phương pháp thẻ song song 6

1.3.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 7

1.3.2.3 Phương pháp sổ số dư 8

1.4 Kế toán tổng hợp nhập xuất kho nguyên vật liệu 9

1.4.1 Theo phương pháp kê khai thường xuyên 9

1.4.1.1 Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên 9

1.4.1.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng 9

1.4.1.3 Phương pháp hạch toán theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT 12

1.4.1.4 Phương pháp hạch toán tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 15

1.4.2 Theo phương pháp kiểm kê định kỳ 16

1.4.2.1 Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ 16

1.4.2.2 Tài khoản sử dụng 17

1.5 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu 19

1.5.1 Tài khoản sử dụng 19

1.5.2 Phương pháp hạch toán 20

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Phân Bón

Sông Lam 21

2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Phân Bón Sông Lam 21

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 21

2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 21

2.1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 23

2.1.2 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất tại Công ty 25

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty 25

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 25

2.1.3.2 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty 29

2.1.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán tại

Công ty 29

2.2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Phân Bón Sông Lam 30

2.2.1 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty 30

2.2.1.1 Phân loại 30

2.2.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty 31

2.2.2 Phương pháp kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 34

2.2.2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 34

2.2.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 40 Kết luận

Phụ lục 1

Phụ lục 2

Phụ lục 3

Tài liệu tham khảo

- Chữ số đầu tiên chỉ tên chương.

- Chữ số thứ hai chỉ thứ tự bảng trong chương.

Lưu ý: Các Bảng biểu, sơ đồ, hình đều có ghi chú, ví dụ:

Nguồn: Trích Báo cáo tài chính 2010 Cty ABC (Đặt

cuối Bảng)

Ngày nay, khi nền kinh tế thế giới đang trên đà phát triển với trình độ ngày càng caothì nền kinh tế Việt Nam cũng đang dần phát triển theo xu hướng hội nhập với nền kinh tếtrong khu vực và quốc tế Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ngày càng đa dạng,phong phú và sôi động, đòi hỏi luật pháp và các biện pháp kinh tế của Nhà nước phải đổi mới

để đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế phát triển Trong xu hướng đó, kế toán cũng không ngừngphát triển và hoàn thiện về nội dung, phương pháp cũng như hình thức tổ chức để đáp ứngnhu cầu quản lý ngày càng cao của nền sản xuất xã hội Để có thể hoạt động quản lý kinhdoanh thì hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức cơ quan,đơn vị nào Đó là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính, đảm nhận hệ thống tổchức thông tin, làm căn cứ để ra các quyết định kinh tế

Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán cung cấp các thông tin kinh tếtài chính hiện thực, có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao, giúp doanh nghiệp và các đối tượng

có liên quan đánh giá đúng đắn tình hình hoạt động của doanh nghiệp, trên cơ sở đó ban lãnhđạo doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định kinh tế phù hợp Vì vậy kế toán có vai trò hết sứcquan trọng trong hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Về phía các doanh nghiệp, trong bối cảnh nền kinh tế đang khó khăn và thương trường

là chiến trường, dưới sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan như: quy luật cung cầu,quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh… đã làm cho các doanh nghiệp trong quá trình sản xuấtphải luôn chú trọng tới yếu tố giảm chi phí để hạ thấp giá thành sản phẩm

Trong doanh nghiệp sản xuất, khoản mục chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớntrong toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp Một biến động nhỏ về chi phínguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm Do đó, quản lý khoản mụcchi phí nguyên vật liệu góp phần làm giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận luôn được cácdoanh nghiêp quan tâm

Một trong những biện pháp tốt nhất để hạ giá thành sản phẩm là giảm tối đa chi phí vềnguyên vật liệu Để vừa giảm chi phí về nguyên vật liệu vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm,Công ty luôn phải thực hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâubảo quản và sử dụng Công cụ đắc lực nhất phục vụ cho quá trình trên là công tác tổ chức

cho bộ phận quản lý có những quyết định đúng đắn, nhanh chóng phục vụ cho sản xuất đạthiệu quả cao.

Xuất phát từ vấn đề lý luận và yêu cầu thực tiễn đặt ra cùng với sự nhiệt tình của giáoviên hướng dẫn, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công tyTNHH Phân Bón Sông Lam” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình, nhằm mục đích vận dụng lýluận để tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu trong đơn vị sản xuất, tìm ra những

ưu, nhược điểm trong công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu, để từ đó rút ra kinh nghiệmhọc tập và đề xuất một số ý kiến với mong muốn hoàn thiện hơn nữa tổ chức công tác kế toánnguyên vật liệu tại Công ty TNHH Phân Bón Sông Lam

Nội dung của chuyên đề tốt nghiệp gồm ba chương:

Chương 1: Những cơ sở lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Phân Bón SôngLam

Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Giải pháp nâng cao hiệu quảquản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Phân Bón Sông Lam

Vì thời gian tìm hiểu còn hạn chế và kiến thức trình độ chuyên môn chưa sâu nên việcnghiên cứu và xây dựng đề tài này sẽ không thể tránh khỏi những sai sót nhất định Em rấtmong nhận được sự đóng góp ý kiến, chỉ bảo của Quý Thầy Cô để chuyên đề tốt nghiệp của

em được hoàn chỉnh hơn

Xin chân thành cảm ơn!

1.1.2 Đặc điểm

Đặc điểm của nguyên vật liệu: tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dángban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm được sản xuấtra

+ Nhiên liệu: bao gồm các loại vật liệu được dùng để tạo năng lượng phục vụ cho sự hoạtđộng của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất (nấu luyện, sấy ủi,hấp…)

+ Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho việc thay thế, sửa chữacác loại tài sản cố định là máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn

+ Các loại vật liệu khác: gồm các vật liệu không thuộc những loại vật liệu đã nêu trên nhưbao bì đóng gói sản phẩm, phế liệu thu hồi được trong quá trình sản xuất và thanh lý tàisản.

- Nếu căn cứ vào nguồn cung cấp nguyên vật liệu thì được chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu mua ngoài

+ Nguyên vật liệu tự sản xuất

+ Nguyên vật liệu có từ nguồn khác (được cấp, biếu tặng, nhận góp vốn…)

1 2 Đánh giá nguyên vật liệu

1.2.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu

Việc xác định giá trị nguyên vật liệu là một trong những vấn đề được thảo luận sôi nổitrong lĩnh vực kế toán Vấn đề này được cả những nhà quản trị doanh nghiệp và chuyêngia kế toán quan tâm vì cách thức định giá sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả lãi, lỗ trong

kỳ kinh doanh của doanh nghiệp Theo chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” thìnguyên vật liệu được tính giá theo nguyên tắc giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thểthực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.Trong đó:

- Giá gốc nguyên vật liệu nói chung bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chiphí lien quan trực tiếp khác để có được nguyên vật liệu ở địa điểm và trạng thái sẵn sangđưa vào sử dụng Trong đó:

+ Chi phí mua: bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận

chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trựctiếp đến việc mua hàng Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàngmua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua

+ Chi phí chế biến: bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản

xuất như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuấtchung biến đổi cần thiết phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu thành thànhphẩm

+ Chi phí liên quan trực tiếp khác: tính vào giá gốc nguyên vật liệu bao gồm các

khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến nguyên vật liệu Ví dụ, trong giágốc thành phẩm có thể bao gồm chi phí thiết kế sản phẩm cho một đơn đặt hàng cụ thể

Như vậy, các chi phí về nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sảnxuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường, chi phí bảo quản nguyên vật liệutrong quá trình bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không được tínhvào giá gốc nguyên vật liệu.

- Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của nguyên vật liệu trong kỳsản xuất kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính cần thiết cho việc hoàn thành và tiêuthụ chúng Cuối năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc thì phải lập

dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng giảm giá nguyên vật liệu chính là số chênhlệch giữa giá gốc của nguyên vật liệu lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được Việc ghigiảm giá gốc nguyên vật liệu cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợpvới nguyên tắc: tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bánhay sử dụng chúng

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu

1.2.2.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho

Giá gốc của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cụ thể được tính như sau:

a Giá gốc nguyên vật liệu mua ngoài:

+ Trường hợp mua hàng trong nước:

Giá nhập kho = giá mua + chi phí thu mua - khoản giảm giá, chiết khấu thương mại

Trong đó chi phí thu mua bao gồm các chi phí vận chuyển, bốc xếp, phí bảo quảntrong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến quá trình muanguyên vật liệu, tiền thuê kho bãi; các loại thuế không được hoàn lại…

Giảm giá là khoản giảm giá phát sinh sau khi nhận hàng và xuất phát từ việc hànggiao không đúng chất lượng, quy cách, chủng loại

Chiết khấu thương mại (nếu có) là khoản giảm giá niêm yết cho khách hàng, trongtrường hợp mua hàng nhiều lần mới đạt mức nhất định để được hưởng chiết khấu

+ Trường hợp mua hàng nhập khẩu:

Giá nhập kho

các khoản thuế không được hoàn lại nhưthuế nhập khẩu…

+ chi phí thu mua

b Giá gốc nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:

Giá nhập kho

Giá xuất NVL đem chế biến, gia công + tiền thuê gia công +

chi phí vận chuyểnbốc dở NVL đi và về

c Giá gốc nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần:

Chuẩn mực kế toán hàng tồn kho đã quy định: Việc tính giá trị nguyên vật liệu xuấtkho/tồn kho được áp dụng một trong các phương pháp sau đây:

- Phương pháp tính theo giá đích danh

- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)

- Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO)

- Phương pháp tính bình quân gia quyền (BQGQ)

Trong đó:

Phương pháp tính theo giá đích danh: có thể được áp dụng đối với doanh nghiệp

có ít chủng loại hàng hoặc mặt hàng ổn định và dễ nhận diện

Phương pháp nhập trước, xuất trước: được áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật

liệu được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và nguyên vật liệu còn lạicuối kỳ là nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phươngpháp này thì giá trị nguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá của lô nguyên vật liệu

nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị nguyên vật liệu tồn kho được tínhtheo giá của nguyên vật liệu nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.

Phương pháp nhập sau, xuất trước: được áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật

liệu được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và nguyên vật liệu còn lại cuối

kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó Theo phương pháp này thì giá trịnguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giátrị của nguyên vật liệu tồn kho được tính theo giá của nguyên vật liệu nhập kho đầu kỳhoặc gần đầu kỳ còn tồn kho

Phương pháp bình quân gia quyền: được áp dụng dựa trên giả định là tất cả hàng

đang có sẵn trong kho đều bị trộn lẫn vào nhau, không phân biệt được theo các lần nhậpkho khác nhau Theo phương pháp này giá trị của từng loại nguyên vật liệu được tính theogiá trị trung bình của nguyên vật liệu hiện có lúc đầu kỳ và giá trị các lô hàng nhập khotrong kỳ Trường hợp giá trị trung bình này được tính sau mỗi lần nhập gọi là “bình quângia quyền liên hoàn” Trường hợp giá trị trung bình này được tính một lần vào cuối kỳ thìgọi là “bình quân gia quyền cố định”

Số lượng NVL

Số lượng NVL nhập trong kỳNhư vậy theo phương pháp bình quân cuối kỳ thì phải đợi đến cuối tháng khikhông còn nhập kho lần nào nữa kế toán mới tính được đơn giá bình quân Vì vậy trong

kỳ khi xuất kho kế toán chỉ ghi vào sổ chi tiết cột “Số lượng”, đến cuối kỳ sau khi tínhđược đơn giá bình quân, kế toán mới ghi vào cột “Thành tiền” ở phần xuất, đồng thời ghivào sổ cái

1 3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

1.3.1 Chứng từ và sổ kế toán sử dụng

1.3.1.1 Chứng từChứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất và sử dụng nguyên vật liệu bao gồm:

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

- Bảng phân bổ vật liệu sử dụng

- …1.3.1.2 Sổ kế toán sử dụng

- Hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ”

- Hình thức kế toán “Nhật ký chung”

- Hình thức kế toán “Nhật ký sổ cái”

- Hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”

1.3.2 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là loại tài sản biến động thường xuyên, do đó cần kiểm tra, đốichiếu thường xuyên nhằm đảm bảo số liệu kế toán phản ánh đúng tình hình thực tế củanguyên vật liệu Để đối chiếu, cần phải tổ chức hạch toán đồng thời ở 2 nơi: kho và kếtoán Tùy theo cách tổ chức ghi chép và cách đối chiếu giữa kho và kế toán mà có nhữngphương pháp kế toán chi tiết: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luânchuyển, phương pháp sổ số dư

1.3.2.1 Phương pháp thẻ song song

Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập,

xuất để ghi số lượng vật liệu vào thẻ kho và cuối ngày tính ra số tồn kho của từng loại vậtliệu trên thẻ kho

Ở phòng kế toán: Sử dụng “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” để ghi chép tình hình nhập,

xuất vật liệu được thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánhvào các sổ chi tiết Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiếtnhập, xuất, tồn nguyên vật liệu

Số tồn trên các sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho

THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU

Ghi chú

Số tiền

Số lượng

Số tiền

Số lượng

Số tiền

Nhập trong tháng

Xuất trong tháng

Tồn cuối tháng

1.3.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của

từng loại vật liệu về mặt số lượng

Ở phòng kế toán: Để theo dõi nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu về mặt

số lượng và giá trị, kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” Đặc điểm ghi chép là chỉthực hiện ghi chép một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuấttrong tháng và mỗi danh điểm vật liệu được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển

SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN

Số

danh

điểm

Tên vật liệu

Đơn vị tính

Đơn giá

Số dư đầu tháng 1

Luân chuyển tháng 1 Số dư đầu

Áp dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc ghi chép kế toán chi tiếttheo từng danh điểm được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc ghi chép tính toán, kiểm trađều phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc hạch toán và lập báo cáo hàngtháng thường bị chậm trễ

1.3.2.3 Phương pháp sổ số dư

Ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của

từng loại vật liệu về mặt số lượng

Ở phòng kế toán: Không mở sổ chi tiết vật liệu mà mở bảng kê nhập, xuất, tồn và

sổ số dư

PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ

Từ ngày …… đến ngày …… tháng …… năm ……

Ngày …… tháng …… năm ……

SỔ SỐ DƯ

Năm Kho

Tồn kho cuối tháng

1 4 Kế toán tổng hợp nhập xuất kho nguyên vật liệu

1.4.1 Theo phương pháp kê khai thường xuyên

1.4.1.1 Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thườngxuyên, liên tục, có hệ thống tình hình biến động của hàng tồn kho trên sổ kế toán

Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản hàngtồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của hàng tồnkho Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nàotrong kỳ kế toán

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hóa tồn kho, sosánh đối chiếu với số liệu vật tư, hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán Về nguyên tắc tồn khothực tế luôn phù hợp với số tồn trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyênnhân và có giải pháp xử lý kịp thời

Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp,xây lắp,…) và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máymóc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao…

1.4.1.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng

a Chứng từ sử dụng

Một nguyên tắc bắt buộc của kế toán là chỉ khi nào có đầy đủ bằng chứng chứngminh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành, kế toán mới được ghi chép vàphản ánh Các bằng chứng đó là các loại hóa đơn, chứng từ có thể do doanh nghiệp lậphay bên ngoải doanh nghiệp lập, là chứng từ bắt buộc hay hướng dẫn nhưng phải đảm bảotính hợp lý, hợp lệ Trong hạch toán nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần sử dụng các chứng

từ chủ yếu sau đây:

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT): do bộ phận cung ứng lập trên cơ sở hóa đơn, giấybáo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm Đây là loại chứng từ bắt buộc gồm 2 liên (nếuNVL mua ngoài) hoặc 3 liên (nếu NVL do gia công chế biến)

 Liên 1: bộ phận cung ứng lưu giữ

 Liên 2: giao cho thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán ghi sổ

 Liên 3 (nếu có): người lập giữ

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT): tùy vào đặc điểm sản xuất kinhdoanh và yêu cầu quản lý để lập theo kết cấu phù hợp nhất Biên bản được lập vào lúchàng về đến doanh nghiệp trên cơ sở giấy báo nhận hàng, doanh nghiệp có trách nhiệm lậpban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệm nguyên vật liệu thu mua cả về số lượng, chấtlượng, quy cách, mẫu mã Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biên bảnkiểm nghiệm vật tư” gồm 2 bản:

 01 bản giao cho phòng ban cung ứng để làm cơ sở ghi phiếu nhập kho

 01 bản giao cho kế toán

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT): sử dụng khi xuất kho vật tư, nguyên vật liệu Do

bộ phận sử dụng hoặc bộ phận cung ứng lập, gồm 3 liên:

 Liên 1: lưu tại nơi lập

 Liên 2: giao cho thủ kho làm cơ sở ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toán

 Liên 3: giao cho người nhận vật tư để ghi sổ kế toán nơi sử dụng.

- Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04-VT): dùng trong trường hợp nguyên vậtliệu xuất thường xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập được định mức tiêu hao chosản phẩm Gồm 2 liên:

 Liên 1: giao cho đơn vị nhận nguyên vật liệu, vật tư

 Liên 2: giao cho thủ kho Sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuấtvào thẻ kho Cuối tháng sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vịlĩnh, kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển 1 liên cho bộ phận cung ứng, liên cònlại chuyển lên phòng kế toán

- Thẻ kho (mẫu 06-VT): thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày Thẻ khođược lập cho từng loại vật tư ở cùng một kho và là căn cứ để kế toán kiểm tra, đối chiếu

 01 bản giao cho thủ kho

 01 bản giao cho phòng kế toán

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT): trường hợp tại bộ phận sử dụngtiếp mà không nhập lại kho, bộ phận đó phải lập “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” Từ đóxác định số nguyên vật liệu đã tính vào chi phí kỳ này được chuyển sang kỳ sau, lập thành

2 bản:

 01 bản giao cho phòng cung ứng

 01 bản giao cho phòng kế toán

Ngoài ra, để hạch toán nguyên vật liệu kế toán của doanh nghiệp còn căn cứ vàomột số chứng từ khác như: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT… Các chứng từphản ánh thanh toán như: Phiếu chi, giấy báo nợ…

b Tài khoản sử dụng

Các tài khoản kế toán sử dụng gồm:

- TK 151 “Hàng mua đang đi đường”: tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vật

tư, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua nhưng cuối tháng chưa về đến doanh nghiệp

- TK 152 “Nguyên vật liệu”: phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyênvật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế

Tài khoản 152 có nội dung và kết cấu như sau:

Bên Nợ:

- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài giacông, chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác;

- Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê;

- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ (Trường hợpdoanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Bên Có:

- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, đểbán, thuê ngoài gia công, chế biến, hoặc đưa đi góp vốn;

- Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua;

- Chiết khấu thương mại nguyên vật liệu khi mua được hưởng;

- Trị giá nguyên vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê;

- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanhnghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Số dư bên Nợ:

Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể mở thêm cáctài khoản cấp 2, 3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm, thứ nguyên vật liệu

TK 1525 – Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản

TK 1526 – Vật liệu khác

Ngoài ra còn có các tài khoản khác:

TK 331 “Phải trả người bán”: phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp vànhà cung cấp về khoản nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết

TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”: theo dõi giá trị nguyên vật liệu trựctiếp sử dụng cho sản xuất Trị giá nguyên vật liệu không dùng hết nhập lại kho, trị giá phếliệu thu hồi

Và một số tài khoản có liên quan khác như: 111, 112, 141, 627, 642, 133

1.4.1.3 Phương pháp hạch toán theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT

a Kế toán các trường hợp tăng nguyên vật liệu

- Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho, căn cứ hoá đơn, phiếu nhập kho và cácchứng từ có liên quan phản ánh giá trị nguyên vật liệu nhập kho:

Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu (Giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 111, 112, 141, 331, (Tổng giá thanh toán)

- Trường hợp mua nguyên vật liệu được hưởng chiết khấu thương mại thì phải ghigiảm giá gốc nguyên vật liệu đã mua đối với khoản chiết khấu thương mại thực tế đượchưởng, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 331,

Có TK 152 - Nguyên vật liệu

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

- Trường hợp nguyên vật liệu mua về nhập kho nhưng đơn vị phát hiện khôngđúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng ký kết phải trả lại người bán hoặc được giảmgiá, kế toán phản ánh giá trị hàng mua xuất kho trả lại hoặc được giảm giá, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 331,

Có TK 152 - Nguyên vật liệu (Giá mua chưa có thuế GTGT)

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

- Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hoá đơn mua hàng nhưng nguyên vậtliệu chưa về nhập kho đơn vị thì kế toán lưu hoá đơn vào một tập hồ sơ riêng “Hàng muađang đi đường”.

+ Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho để ghi vàoTài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

+ Nếu đến cuối tháng nguyên vật liệu vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn(Trường hợp nguyên vật liệu dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuếGTGT tính theo phương pháp khấu trừ), kế toán ghi:

Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 331 - Phải trả cho người bán; hoặc

Có các TK 111, 112, 141,

Sang tháng sau, khi nguyên vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và phiếunhập kho, ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu

Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường

- Khi trả tiền kho người bán, nếu được hưởng chiết khấu thanh toán, thì khoảnchiết khấu thanh toán thực tế được hưởng được ghi nhận vào doanh thu hoạt động tàichính, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Chiết khấu thanh toán)

- Các chi phí về thu mua, bốc xếp, vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi mua về khodoanh nghiệp, trường hợp nguyên vật liệu mua về dùng vào sản xuất, kinh doanh hànghoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết)

- Khi có quyết định xử lý nguyên vật liệu thừa phát hiện trong kiểm kê, căn cứ vàoquyết định xử lý, ghi:

Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381)

Có các TK liên quan

- Nếu xác định ngay khi kiểm kê số nguyên vật liệu thừa là của các đơn vị kháckhi nhập kho chưa ghi tăng TK 152 thì không ghi vào bên Có Tài khoản 338 (3381) màghi vào bên Nợ Tài khoản 002 “Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công” Khi trả lạinguyên vật liệu cho đơn vị khác ghi vào bên Có Tài khoản 002 (Tài khoản ngoài BảngCân đối kế toán)

b Kế toán các trường hợp giảm nguyên vật liệu

- Khi xuất kho nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất, kinh doanh, ghi:

Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ các TK 623, 627, 641, 642,

Có TK 152 - Nguyên vật liệu

- Đối với nguyên vật liệu đưa đi góp vốn vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát:+ Khi xuất nguyên vật liệu đưa đi góp vốn liên doanh, ghi:

Nợ TK 222 - Vốn góp liên doanh (Theo giá đánh giá lại)

Nợ TK 811 - Chi phí khác (Chênh lệch giữa giá đánh giá lại < giá trị ghi sổ)

Có TK 152 - Nguyên vật liệu (Theo giá trị ghi sổ)

Có TK 711 - Thu nhập khác (Chênh lệch giữa giá đánh giá lại > giá trịghi sổ của nguyên vật liệu tương ứng với phần lợi ích của các bên khác trong liên doanh)

Có TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện (Chênh lệch giữa giá đánh giálại lớn hơn giá trị ghi sổ của nguyên vật liệu tương ứng với phần lợi ích của mình trongliên doanh)

- Đối với nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê:

Mọi trường hợp thiếu hụt nguyên vật liệu trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quảnphát hiện khi kiểm kê phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi

Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ kếtoán:

+ Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi sổ bổ sung hoặc điềuchỉnh lại số liệu trên sổ kế toán;

+ Nếu giá trị nguyên vật liệu hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép(Hao hụt vật liệu trong định mức), ghi:

Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (Người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)

Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (Phải thu tiền bồi thường của người phạmlỗi)

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (Nếu trừ vào tiền lương của người phạmlỗi)

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Phần giá trị hao hụt, mất mát nguyên vật liệucòn lại phải tính vào giá vốn hàng bán)

Có TK 138 - Phải thu khác (1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý)

1.4.1.4 Phương pháp hạch toán tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếpTrình tự kế toán tương tự như trên chỉ khác phần thuế GTGT đầu vào được tínhvào giá thực tế nhập kho thể hiện ở sơ đồ hạch toán sau:

1.4.2 Theo phương pháp kiểm kê định kỳ

1.4.2.1 Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ

Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ là kế toán không phản ánh thườngxuyên sự biến động của các loại hàng tồn kho trên sổ kế toán Vì vậy các tài khoản nhóm15*… sử dụng trong trường hợp này sẽ không phản ánh sự biến động của hàng tồn kho,

mà sử dụng tài khoản 611 - mua hàng, để phản ánh sự biến động của hàng tồn kho ở khâumua, sử dụng tài khoản 631 - giá thành sản xuất, để phản ánh sự biến động của hàng tồn

Nhập kho NVL gia công, chế biến

Phế liệu thu hồi

Xuất NVL gửi bán Thiếu sau kiểm kê

Nhận góp vốn liên doanh bằng NVL

Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công

Phát hiện thiếu chờ xử lý, chênh lệch giảm

kho ở khâu sản xuất và sử dụng tài khoản 632 - giá vốn hàng bán, để phản ánh sự biếnđộng của hàng tồn kho ở khâu bán.

Nguyên tắc chung về kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ là:

- Đầu kỳ, kết chuyển giá trị tồn vào tài khoản 611 (nếu ở khâu mua) hoặc 631 (nếu

ở khâu sản xuất) hoặc 632 (nếu ở khâu bán)

- Cuối kỳ, phản ánh giá trị tăng trong kỳ vào tài khoản 611 (nếu mua vào) hoặc

631 (nếu chi phí sản xuất) hoặc 632 (nếu là thành phẩm sản xuất trong kỳ)

Đồng thời căn cứ kết quả kiểm kê để ghi nhận giá trị tồn cuối kỳ vào tài khoản15*…

Trên cơ sở giá trị tồn đầu kỳ, biến động tăng trong kỳ và giá trị tồn cuối kỳ (theokết quả kiểm kê), để tính ra giá trị hàng tồn kho giảm trong kỳ và ghi nhận vào chi phí

1.4.2.2 Tài khoản sử dụng

TK 611 “Mua hàng”: sử dụng tài khoản này để phản ánh giá trị thực tế của sốnguyên vật liệu mua vào trong kỳ Nó chỉ được áp dụng trong doanh nghiệp hạch toánhàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Nội dung kết cấu của TK 611

Bên Nợ:

- Kết chuyển giá gốc nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ (Theo kết quả kiểm kê);

- Giá gốc nguyên vật liệu mua vào trong kỳ; hàng hoá đã bán bị trả lại,

Bên Có:

- Kết chuyển giá gốc nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ (Theo kết quả kiểm kê);

- Giá gốc nguyên vật liệu xuất sử dụng trong kỳ

- Giá gốc nguyên vật liệu mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá

Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ.

1.4.2.3 Phương pháp hạch toán

Kết chuyển trị giá NVL tồn đang đi đường đầu kỳ

Nhập kho NVL mua ngoài (nộp VAT theo phương pháp trực tiếp)

Kết chuyển trị giá NVL đang đi đường cuối kỳ

Kết chuyển trị giá NVL tồn kho cuối kỳ

Giảm giá hàng mua bị trả lại

Thuế nhập khẩu tính vào trị giá NVL nhập kho

Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng

cho SXKD

Nhập kho NVL gia công, chế biến

phế liệu thu hồi Kết chuyển giá vốn

Nhập kho NVL mua ngoài (nộp VAT theo phương pháp khấu trừ)

VAT đầu vào

Nhận vốn góp liên doanh bằng NVL

NVL di chuyển nội bộ tại đơn vị nhận

Chênh lệch tăng do đánh giá lại NVL

Kết chuyển giá trị NVL đem góp vốn liên doanh

1 5 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinhdoanh của năm nay phần giá trị có khả năng bị giảm xuống thấp hơn so với giá gốc củanguyên vật liệu Mục đích của việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu là thể hiện giátrị thuần của nguyên vật liệu trên báo cáo tài chính, đồng thời cũng là nhằm bảo toàn vốnkinh doanh

Theo VAS-02 “Hàng tồn kho”, cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thựchiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Việc lập dự phòng phải được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng Việc ước tính giá trịthuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải dựa trên những bằng chứng đáng tincậy thu thập được tại thời điểm ước tính Việc ước tính này phải tính đến sự biến động củagiá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tàichính, mà các sự kiện này được xác nhận với các điều kiện có ở thời điểm ước tính

Đối với nguyên vật liệu sử dụng cho hoạt động sản xuất sản phẩm thì không đượcđánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằnghoặc cao hơn tổng chi phí sản xuất của sản phẩm Khi có sự giảm giá của nguyên vật liệu

mà tổng chi phí sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì nguyênvật liệu tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng giá trị thuần có thể thực hiện được củachúng

Bản chất của khoản dự phòng giảm giá là khoản lỗ nhận thấy trước, do đó khi lập

dự phòng, kế toán ghi tăng chi phí Cuối năm kế toán tiếp theo phải thực hiện đánh giámới về giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho, nếu khoản dự phòng giảm giáhàng tồn kho phải lập thấp hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì sốchênh lệch nhỏ hơn phải được hoàn nhập và ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh trongnăm Nếu khoản dự phòng phải lập cao hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối năm trước thìphải trích lập thêm cho đủ số cần phải có

1.5.1 Tài khoản sử dụng

Kế toán sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”: phản ánh cáckhoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được trích lập và hoàn nhập của doanh nghiệp.Nội dung kết cấu của TK 159

Bên Nợ: giá trị khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập.

Bên Có: giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập vào chi phí sản xuất kinh

doanh trong kỳ của doanh nghiệp

Số dư bên Có: giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Và TK 632 “Giá vốn hàng bán” được chi tiết cho khoản dự phòng giảm giá hàng tồnkho

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY TNHH PHÂN BÓN SÔNG LAM

2 1 Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Phân Bón Sông Lam

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

* Sơ lược về CÔNG TY TNHH PHÂN BÓN SÔNG LAM

Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH PHÂN BÓN SÔNG LAM

Địa chỉ : 36B Cách Mạng Tháng Tám, P.7, Q Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

Mã số thuế : 0303931819

Vốn điều lệ theo đăng ký: 20.000.000.000 đồng (Hai mươi tỷ đồng)

Giấy chứng nhận đăng ký doanh số: 4102032168 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư –Phòng Đăng ký Kinh Doanh cấp lần đầu ngày 02 tháng 08 năm 2005

Do Ông Phan Xuân Thanh làm Giám Đốc

Phạm vi hoạt động: Gồm 2 chi nhánh và 1 nhà máy sản xuất

- Nhà máy sản xuất Phân Bón Sông Lam 333 (Ấp Thạnh An, Xã Trung An, Huyện

Củ Chi, TP Hồ Chí Minh)

- Công ty TNHH Phân Bón Sông Lam - Chi nhánh Cam Ranh (Thôn Vĩnh Đông,

Xã Cam An Nam, Huyện Cam Lâm, Tỉnh Khánh Hòa)

- Công ty TNHH Phân Bón Sông Lam - Chi nhánh Đắk Lắk (Thôn 1, Xã EaPil,Huyện M’Đrắk, Tỉnh Đắk Lắk)

* Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Phân Bón Sông Lam

Sau khi tốt nghiệp Tiến sĩ sinh học tại Matx-cơ-va, Ông Phan Xuân Thanh trở vềnước với mong muốn đóng góp một phần công sức của mình cũng như những kiến thứcÔng đã được đào tạo tại nước ngoài để làm một điều gì đó có ý nghĩa cho quê hương củamình Vào năm 1990, trong một lần gặp mặt bạn bè tại Sài Gòn, Ông Thanh đã quen mộtnhóm bạn Việt Kiều Cananda Sau cuộc nói chuyện thì họ đã nảy ra ý tưởng thành lập

Viện Nghiên Cứu Sinh Học chuyên về nghiên cứu giống cây trồng, với tên gọi Công tyXuất Nhập Khẩu Vật Tư - Kỹ Thuật RexCo Và khi thành lập Viện thì Ông Phan XuânThanh là một thành viên quan trọng - một trong những cổ đông lớn nhất của Viện Trongthời gian làm việc tại Viện cộng với chuyên ngành của mình Ông đã tích lũy cho bản thânmột lượng kiến thức khá vững vàng Khi Viện Nghiên Cứu Cổ Phần hóa thì Ông đã tựtách ra thành lập cho mình một cơ sở riêng Vào năm 1997 Cơ sở sản xuất phân bón SôngLam 333 ra đời Những ngày đầu khi sản phẩm có mặt trên thị trường đã được rất nhiều bàcon nông dân các tỉnh ủng hộ như: Đắk Lắk, Gia Lai, Đắk Nông, Lâm Đồng, Đồng Nai,Bình Dương, Bình Phước, Vũng Tàu…Có thể nói sự tín nhiệm của bà con nông dân chính

là sự thúc đẩy cũng như là động lực góp phần cho Ông tích cực thực hiện niềm đam mê vềnghiên cứu của mình Từ đó, sau quá trình nghiên cứu Ông đã cho ra nhiều sản phẩm đápứng đúng và đủ nhu cầu của người tiêu dùng Đây cũng là tiền đề cho sự thành lập Công

ty TNHH Phân Bón Sông Lam

Ngày 02 tháng 08 năm 2005 Công ty TNHH Phân Bón Sông Lam chính thức được

sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP HCM – Phòng đăng ký kinh doanh cấp giấy phép kinh doanh

số 4102032168 do Ông Phan Xuân Thanh làm Giám đốc đại diện

Vì thế có thể nói Công ty TNHH Phân Bón Sông Lam được thành lập dưới sự thừa

kế Trung tâm triển khai các công nghệ thích hợp (CATED) - Công ty Xuất Nhập Khẩu Vật

Tư - Kỹ Thuật Rexco thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam CATED là một trungtâm hoạt động nhằm ứng dụng các kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học phục vụ côngcuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước theo Nghị định 35 của chính phủ

Tất cả những sản phẩm của Công ty đều chứa một hàm lượng chất xám cao (Khoahọc kỹ thuật cao)

Tính đến thời điểm hiện nay, tất cả các sản phẩm của Công ty đều đã có mặt vàđứng vững trên thị trường hơn 20 năm và được khá đông bà con nông dân tín nhiệm, ưachuộng sử dụng, điển hình như:

+ Phân trung lượng Sông Lam 333

+ Phân Vi lượng 94

+ Thuốc thảo mộc trừ bệnh hại cây trồng

* Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động:

Sản xuất, mua bán phân bón Sản xuất thuốc thú y thủy sản Mua bán thuốc bảo vệthực vật Xử lý môi trường (không khí, nước) Thu gom rác thải không độc hại; xử lý

và tiêu hủy rác thải không độc hại

2.1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty

Công ty quản lý theo hình thức tập trung, đứng đầu là Giám đốc – chịu trách nhiệm

về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Dưới Giám đốc là Phó Giám đốc và Giám đốcChi nhánh Dưới Phó Giám đốc là Trưởng phòng kinh doanh và Trưởng phòng kế toán.Dưới Giám đốc chi nhánh là Quản đốc phân xưởng và phòng kế toán chi nhánh Các cán

bộ công nhân viên của phòng kinh doanh, phòng kế toán, thủ quỹ và công nhân sản xuấtlàm việc dưới sự quản lý của các trưởng phòng và quản đốc có liên quan Ngoài việc cótrách nhiệm quản lý, hướng dẫn, điều hành các công việc có liên quan đến bộ phận củamình, các trưởng phòng điều hành sẽ đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả công việccho Ban Giám Đốc để ra quyết định kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao nhất

a Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động

GIÁM ĐỐC

b Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận trong bộ máy hoạt động:

Phòng Giám Đốc:

Trưởng phòng KD Trưởng phòng kế toán Quản đốc phân xưởng

Công nhân sản xuất

Phòng kế toán chi nhánh

Kế toán viên

Thủ quỹ

Kế toán viênThủ quỹNhân viên

kinh doanh

- Là phòng có quyền hạn và trách nhiệm pháp lý cao nhất trong Công ty, chịu mọi tráchnhiệm pháp lý của Công ty.

- Hoạch định các chiến lược phát triển công ty

- Chỉ huy, quản lý hoạt động của các chi nhánh Công ty

- Theo dõi, kiểm tra, kiểm soát, đôn đốc các phòng ban và các bộ phận thực hiện côngviệc để đạt hiệu quả cao nhất, tốt nhất

- Quản lý, chỉ đạo, chịu trách nhiệm điều hành các phòng ban nhân viên tại chi nhánh

- Đẩy mạnh hoạt động sản xuất sản phẩm hàng hóa, kiểm tra chất lượng sản phẩm hànghóa đầu ra và chịu trách nhiệm báo cáo công việc cho Giám đốc

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Chi nhánh

Phòng quản đốc phân xưởng:

- Nhận lệnh từ Giám đốc chi nhánh, chỉ đạo xưởng sản xuất sản phẩm thực hiện công tácsản xuất và chịu trách nhiệm chất lượng sản phẩm

Phòng kế toán chi nhánh:

- Ghi chép phản ánh các nghiệp vụ phát sinh đầy đủ, chính xác trung thực và kịp thời vào

sổ sách kế toán

- Lập báo cáo tổng hợp theo đúng quy định, cung cấp số liệu cần thiết cho việc điều hànhkinh doanh, hàng tháng gửi báo cáo về cho Công ty chính

2.1.2 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất tại Công ty

QUI TRÌNH SẢN XUẤT PHÂN BÓN SÔNG LAM

Nước ót công nghiệp

Ủi lên men vi sinh

Xử lý men vi sinh EM (Effective micro- ozgenizms) nguồn gốc Nhật Bản.

Xử lý EM bổ sung

Phối trộn

Bổ sung các chất điều hòa sinh trưởng thực vật.

Kích thích rễ, kích thích tăng trưởng chồi, hoa.

- NAA (Naphtalen acetic acid)

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

a Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

b Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng phần hành kế toán

Kế Toán trưởng:

- Tổ chức hệ thống kế toán cho toàn bộ công ty

- Theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn các kế toán viên ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh trong hoạt động vận doanh của Công ty trên cơ sở không ngừng cải tiến tổchức bộ máy và tuân thủ Pháp lệnh kế toán thống kê

- Thiết lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán theo quyđịnh của Nhà nước và Điều lệ Công ty

- Hoạch định, tổ chức, kiểm tra, duy trì và đổi mới theo hướng hiệu quả các nghiệp vụ

kế toán quản trị

- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán

do Nhà nước ban hành cho các cấp thừa hành thuộc hệ thống kế toán thống kê

- Kiểm tra việc bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán

- Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ kế toánviên của Công ty

- Thực hiện quản lý hoạt động ngân sách của Công ty

- Hoạch định và đưa ra những quyết định tài chính ngắn hạn

- Chỉ đạo chung và tham mưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tàichính, kế toán cho Công ty

Kế toán côn

g nợ

Kế toán mua hàng

Kế toán bán hàng

Kế toán kho

Kế toán thuế

Kế toán tổng hợp:

- Kiểm tra toàn bộ các định khoản, các nghiệp vụ phát sinh

- Kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp

- Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và đúng với thực tế không

- Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi

- Tính giá thành, các bút toán về giá thành

- Lập bảng tính lương cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của Công ty

- Kiểm tra, đối chiếu lại tất cả các số liệu

- Lập báo cáo tài chính, kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ, báo cáo quản trị, báo cáothống kê…

- Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng

- Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ của khách hàng

- Định kỳ xác nhận công nợ với khách hàng và nhà cung cấp

- Cuối tháng lập báo cáo công nợ phải thu, phải trả

Kế toán mua hàng:

- Chịu trách nhiệm tìm hiểu nguồn hàng, giá cả thị trường, có quyền đánh giá và lựachọn nhà cung cấp để đảm bảo khả năng cung ứng cũng như chất lượng sản phẩm,nguồn nguyên vật liệu cho Công ty