Hoạt động công tác văn thư tại tổng công ty thép Việt Nam

Hoạt động công tác văn thư tại tổng công ty thép Việt Nam

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 2

I Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 2

1 Khái niệm về công tác văn thư 2

2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư 2

II Nội dung công tác văn thư và tổ chức quản lý văn thư 4

1 Nội dung công tác văn thư 4

2 Hệ thống tổ chức quản lý văn thư 4

3 Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ 5

4 Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn thư 5

III Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản 5

1 Quản lý văn bản đi 5

2 Quản lý văn bản đến 7

3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ ,tài liệu lưu trữ 8

4 Quản lý và sử dụng con dấu 10

CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM 12

I Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam 12

1 Quá trình hình thành và phát triển 12

2 Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty 12

3 Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công ty 14

II Thực trạng công tác văn thư của Tổng công ty Thép Việt Nam 17

1 Công tác văn thư 17

2 Công tác lập hồ sơ 21

3 Công tác lưu trữ văn bản 22

4 Nhận xét công tác quản lý văn bản 22

CHƯƠNG III : MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 25

KẾT LUẬN 37

TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm gần đây, hoạt động của công tác văn thư đã đóng góp một

phần rất quan trọng trong việc phát triển của các Doanh nghiệp Công tác văn thư là

hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo,

quản lý, sản xuất kinh doanh của ngành Hiện nay, tại một số Doanh nghiệp vẫn

còn tồn tại những khuyết điểm chưa được khắc phục như khâu soạn thảo văn bản,

xử lý văn bản đi và đến còn chậm, công tác bảo mật ở một số đơn vị chưa được

quan tâm Hoạt động của công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết

công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng

chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh

quan liêu, giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản

lý văn bản để làm những việc trái pháp luật

Qua một thời gian ngắn được thực tập tại Tổng công ty Thép Việt Nam, em

đã tìm hiểu mọi hoạt động tại Tổng công ty vì thế em đã chọn đề tài: "Một số biện

pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Tổng Công ty Thép Việt

Nam"

Trong bài báo cáo thực tập của em trừ phần “lời nói đầu” và phần “kết luận”

thì kết cấu của luận văn này được chia ra làm ba chương:

Chương I: Cơ sở lý luận về hoạt động công tác văn thư

Chương II: Hoạt động công tác văn thư tại Tổng công ty Thép Việt

Nam

Chương III: Một số kiến nghị và giải pháp

Trong thời gian thực tập được sự giúp đỡ của thầy cô và các cô chú trọng

Công ty đã hướng dẫn và giúp cho em hoàn thành bài báo cáo này Vì thời gian có

hạn nên trong báo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm Em

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

I Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư:

1 Khái niệm về công tác văn thư:

Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần thiết

đối với hoạt động quản lý Nhà nước, do đó việc làm công văn giấy tờ và quản lý

chúng là hai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó Những hoạt động

đó cần được tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định của

pháp luật về công tác văn thư, tức là các quy định về toàn bộ các công việc của cơ

quan quản lý hành chính Nhà nước về xây dựng văn bản và quản lý, và giải quyết

các văn bản đó trong hoạt động quản lý của mình

Quan điểm về công tác văn thư theo nghĩa rộng (tức là bao gồm xây dựng và

quản lý văn bản) và nên được áp dụng ở mọi lúc, mọi nơi Cách hiểu này đã được

khẳng định tại công văn của cục Lưu trữ Nhà nước số 55 - CV / TCCB ngày 01- 3 -

1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24 - CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ

trưởng, theo đó : “Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn

bản, quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan Mục

đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý Những tài liệu,

văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn

thư là phương tiện thiết yếu để bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu

quả”

2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư :

+ Vị trí:

Công tác văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan

trọng trong hoạt động của cơ quan Như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực

tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước của cơ quan

+ Ý nghĩa:

Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ

nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Thông tin phục vụ

quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu

nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan

được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ

+ Yêu cầu của công tác văn thư:

Công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau :

- Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều

vào việc xây dựng văn bản Do đó, xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết

văn bản kịp thời sẽ góp phần giải quyết nhanh công việc của cơ quan

- Chính xác: Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải

quyết công việc, không trái với văn bản qui phạm pháp luật có liên quan Văn bản

ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định Trình bày văn bản

phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành Các yêu cầu nghiệp vụ đánh máy văn

bản, in ấn văn bản phải đúng nội dung bản thảo đã được phê duyệt

- Bí mật: Trong quá trình xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết

văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư, lựa chọn cán bộ văn thư của cơ

quan phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà

nước

- Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn

liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật hiện đại.Vì vậy hiện đại hóa công

tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà

nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao Hiện

đại hóa công tác văn thư ngày nay, trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ

thông tin trong công tác văn thư và thực hiện các trang thiết bị văn phòng

II Nội dung công tác văn thư và tổ chức quản lý văn thư :

1 Nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm:

+ Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản:

- Thảo văn bản

- Duyệt văn bản

- Đánh máy, sao in văn bản

- Ký và ban hành văn bản

+ Quản lý và giải quyết văn bản:

- Đăng ký và giải quyết văn bản đến

- Đăng ký văn bản đi

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

+ Quản lý và sử dụng con dấu

2 Hệ thống tổ chức quản lý văn thư

+ Cơ quan quản lý Nhà nước công tác văn thư ở trung ương

Cục lưu trữ Nhà nước có nhiệm vụ giúp Chính phủ quản lý thống nhất công

tác văn thư từ trung ương đến địa phương, chỉ đạo trực tiếp công tác văn thư ở các

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các tỉnh và thành phố trực

thuộc trung ương

+ Tổ chức văn thư ở các cơ quan, các ngành, các cấp

Công tác văn thư ở các ngành các cấp được phân cấp quản lý như sau:

- Các bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ

có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong toàn ngành và chỉ đạo nghiệp vụ

công tác văn thư của các đơn vị trực thuộc Chính phủ

- Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách

nhiệm quản lý công tác văn thư trong toàn tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương

và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư của các quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh,

thị xã và các đơn vị trực thuộc

3 Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư

Để đáp ứng yêu cầu đòi hỏi vì kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ công tác văn

thư có nội dung phức tạp có những công việc mang tính kỹ thuật khoa học kỹ thuật

cao đòi hỏi người làm công tác văn thư chuyên môn đáp ứng.Chính vì vậy,Người

làm công tác văn thư phải bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn đáp ứng yêu

cầu của nghành ,cơ quan Đào tạo những cán bộ có trình độ ở bậc sơ cấp để bổ

sung đáp ứng kịp thời theo yêu cầu của từng cơ quan

4 Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn thư

Trung tâm nghiên cứu khoa học thuộc cục văn thư và lưu trữ nhà nước –Bộ

nội vụ

III Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:

1 Quản lý văn bản đi

Quản lý văn bản đi là tất cả các loại văn bảndo cơ quan làm ra để quản lý

điều hành công việc theo chức năng nhiệm vụ ,quyền han của mình ,những văn

bản này có thể là các văn bản quy phạm pháp luật hoặc các văn bản hành chính

thông thường

a Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục

gửi đi ở văn thư cơ quan

Văn bản đi nhất thiết phải qua văn thư để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục

gửi đi

b Nội dung quản lý văn bản đi

-Soạn thảo văn bản do đơn vị chức năng chuyên viên hay thủ trưởng đơn vị

soạn thảo văn bản

-Duyệt văn bản do người có thẩm quyền duyệt như thủ trưởng cơ quan

,trưởng phòng hành chính ,tránh văn phòng duệt

-Đánh máy và in văn bản do kỹ thuật viên đánh máy làm

-Văn bản đã soạn thảo và in ấn xong phải trình cho thủ trưởng cơ quan hoặc

người có thẩm quyền hay người được uỷ quyền ký trước khi ban hành

-Khi có chữ ký đóng dấu cơ quan

+ Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi

như: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản vào những phương

tiện đăng ký như: sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của

cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng

+ Chuyển giao văn bản đi

Các văn bản đi phải được đăng ký và chuyển ngay trong ngày khi đã có chữ

ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan

Việc gửi văn bản phải đúng với nơi nhận đã ghi trên văn bản

Những văn bản có dấu hiệu “khẩn” phải được chuyển trước

+ Sắp xếp và quản lý văn bản lưu

Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất 02 bản: một bản đề cập hồ sơ và theo dõi

công việc ở đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần

thiết Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại văn bản của năm nào để

riêng năm ấy Bản lưu phải là bản chính tùy theo tính chất và nội dung công việc

mà có thể lưu thêm một số bản sao

2 Quản lý văn bản đến

Quản lý văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan ngoài gửi đến cho

cơ quan mình bằng nhieèu con đường do cán bộ đi công tác mang về hay gửi trực

tiép hoặc qua đường bưu điện để cơ quan mình biết hay thực hiện

a Nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến

+ Tất cả các văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống

nhất ở văn thư

+ Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật

+ Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởng

phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

+ Các cá nhân, đơn vị khi nhận văn bản đến phải ký nhận vào sổ chuyển giao

văn bản của văn thư

b Nội dung quản lý văn bản đến

+ Tiếp nhận văn bản đến

- Kiểm tra: Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, người trực tiếp nhận văn bản

phải kiểm tra xem có đúng văn bản, tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng

văn bản có đủ không

- Phân loại sơ bộ: Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan

mình, bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai

loại (loại phải đăng ký và loại không phải đăng ký)

- Bóc bì văn bản: Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải được

bóc ngay sau khi nhận

Khi bóc bì không để làm rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu của

các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bưu điện trên

phong bì

+ Đăng ký văn bản đến

- Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến

Dấu đến có kích thước (3cm x 5cm) gồm: tên cơ quan nhận văn bản đến, số đến,

ngày đến, chuyển (chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân nào giải quyết), lưu hồ sơ số

Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và ký

hiệu, trích yếu (của công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản

Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến;

ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản Số đến ghi liên tục từ số 001 bắt đầu từ

ngày 01- 01 đến hết ngày 31- 12 mỗi năm Có thể ghi số đến tùy theo từng loại văn

bản

3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ ,tài liệu vào lưu trữ

-Lập hồ sơ và gửi lưu trữ là quá trình căn cứ vào chức năng ,nhiệm vụ của cơ

quan đơn vị và nhiệm vụ cụ thể đươc giao để tập hợp ,xếp văn bản tài liệu thành hồ

sơ trong khi giải quyết công việc

a Nguyên tắc chung khi lập hồ sơ

Khi lập hồ sơ phải đảm bảo các nguyên tắc :

Các văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng ,nhiệm vụ quyền hạn

của cơ quan ,đơn vị

+Phải lựa chọn những văn bản ,giấy tờ có giá trị để lập hồ sơ loại văn bản

không còn giả trị

+Văn bản ,giấy tờ trong hồ sơ phải có sự liên hệ mật thiết với nhauvề một vấn

đề ,một sự việc …và phải đầy đủ ,hoàn chỉnh

b.Nội dung của việc lập hồ sơ

+Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ phải được dự kiến từ năm trước (chậm nhất là 31/12)như vậy

sang năm sau mới mổ hồ sơ.Đối với nhiều cơ quan không lập danh mục hồ sơ

người ta căn cứ vào những công việc thực tể đã làm để tiến hành mở hồ sơ

+Mở hồ sơ

Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ đã làm rồi xem mình được giao trách nhiệm

lập bao nhiêu hồ sơ ,hồ sơ gì thì chuẩn bị hồ sơ ghi số,ký hiệu và tiêu đề hồ sơ vào

bìa Nừu chưa có danh mục hồ sơ từng cán bộ căn cứ vào nhiệm vụ được giao

,công việc được giải quyết và tình hình thực tế tài liệu thực tế trong cơ quan mà mở

hồ sơ

+Thu thập văn bản tài liệu

Muốn thu thập văn bản ,tài liệu đầy đủ để đưa vào hồ sơ thì người lập hồ sơ

phải đưa vào nguồn thu mà nguồn thu chính là ở văn bản đến

Cần chú trọng thu thập kịp thời các văn bản,tài liệu và song song cả quá trìng

giải quyết văn bản

+Sắp xếp văn bản tài liệu (có 5 cách)

-Sắp xếp theo thời gian

-Sắp xếp teo số ký hiệu

-Sắp xếp theo mức độ quan trọng và tên loại văn bản

-Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc

-Sắp xếp theo vấn đề chữ cái α β

Tóm lại ,việc sắp xếp các văn bản bên trong hồ sơ là công việc cần thiết sau

khi thu thập đầy đủ giấy tờ đuưa vào hồ sơ phục vụ cho việc tra tìm ,trong quá trình

tiến hành cacchs sắp xếp khác nhau nhưng phải xem mục đích của việc sắp xếp ấy

có liên quan đến nhau không

+Biên mục hồ sơ

Biên mục hồ sơ có biên mục bên ngoài và bên trong bìa hồ sơ,tiêu đề hồ sơ

viết đầy đủ 4yếu tố là :tên loại ,tác giả , trích yếu nội dung ,thời gian

Biên mục bên trong có mục lục văn bản gồm 7 cột là:số thứ tự,tác giả ,số tờ,

ghi chú và tờ chứng từ kết thúc dùng để tóm tắt đặc điểm của các văn bảncó trong

hồ sơ giúp cho việc quản lý theo dõi hồ sơ cóchất lượng ,tránh tình trạng láo hồ sơ

4 Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý

Nhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội Trong hoạt động của các cơ quan

văn bản ban hành được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức quan trọng

là con dấu Con dấu thể hiện quyền lực của chính quyền các cấp

a Văn bản pháp luật hiện hành về con dấu

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng

trong công tác văn thư, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản,

thủ tục hành chính trong các quan hệ hành chính Nhà nước

b Những quy định về tổ chức sử dụng và quản lý con dấu

+ Sử dụng con dấu theo đúng chức năng luật định

+ Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được dùng một con dấu theo mẫu quy định

+ Khi đóng dấu vào văn bản phải đảm bảo các quy định sau:

- Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản

- Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của

- Trường hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo

- Dấu đóng mờ phải được đóng lại

- Thực hiện các chế độ quản lý con dấu

CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY

THÉP VIỆT NAM

I Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam

1 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty

Tổng Công ty Thép Việt Nam được thành lập theo quyết định số 344/TTg

ngày 04 tháng 7 năm 1994 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất Tổng

Công ty Thép và Tổng Công ty Kim khí thuộc Bộ Công nghiệp nặng - nay là Bộ

Công nghiệp Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về tiếp tục đổi mới, sắp

xếp lại các Doanh nghiệp Nhà nước đặc biệt là các Tổng Công ty nắm giữ các

ngành then chốt của nền kinh tế, ngày 29 tháng 4 năm 1995, Thủ tướng Chính phủ

ký quyết định số 255/TTg thành lập lại Tổng Công ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt

động theo mô hình Tổng công ty Nhà nước - Tổng Công ty 91

Tổng Công ty Thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại : VIETNAM

STEEL CORPORATION Tên viết tắt: VSC Địa chỉ: số 91, phố Láng Hạ, quận

Đống Đa, Thành phố Hà Nội

Hiện nay, Tổng Công ty Thép Việt Nam có 12 đơn vị thành viên và 14 liên

doanh với nước ngoài Tổng Công ty được Nhà nước giao quản lý và sử dụng hơn

1.500 tỷ đồng Lao động bình quân 17.500 người

2 Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty

Tổng Công ty Thép Việt Nam là một trong 17 Tổng Công ty Nhà nước được

Thủ tướng Chính phủ thành lập và hoạt động theo mô hình Tổng Công ty 91 - mô

hình Tập đoàn kinh doanh lớn của Nhà nước Mục tiêu của Tổng Công ty Thép

Việt Nam là xây dựng và phát triển mô hình Tập đoàn kinh doanh đa ngành trên cơ

sở sản xuất và kinh doanh Thép làm nền tảng

Tổng Công ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh hầu hết trên các thị

trường trọng điểm trên lãnh thổ Việt Nam và bao trùm hầu hết các công đoạn từ

khai thác nguyên liệu, vật liệu, sản xuất Thép và các sản phẩm Thép cho đến khâu

phân phối, tiêu thụ sản phẩm Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng

công ty như sau:

- Khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu trợ dung phục vụ cho công nghệ

luyện kim

- Sản xuất gang, thép và các kim loại, sản phẩm Thép

- Kinh doanh xuất, nhập khẩu Thép, vật tư thiết bị và các dịch vụ liên quan

đến công nghệ luyện kim như nguyên liệu, vật liệu đầu vào các sản phẩm Thép,

trang thiết bị luyện kim, chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật

- Thiết kế, chế tạo, thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim và

xây dựng

- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, xăng, dầu, mỡ, gas, dịch vụ và

vật tư tổng hợp khác

- Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệp luyện

kim và lĩnh vực sản xuất kim loại, vật liệu xây dựng

- Đầu tư, liên doanh, liên kết kinh tế với các đối tác trong nước và nước

ngoài

- Xuất khẩu lao động

Bên cạnh phạm vi chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh được Nhà

nước giao, Tổng Công ty Thép Việt Nam còn được Nhà nước giao cho thực hiện

nhiệm vụ rất quan trọng là cân đối sản xuất Thép trong nước với tổng nhu cầu tiêu

dùng của nền kinh tế, xã hội kết hợp nhập khẩu các mặt hàng Thép trong nước chưa

sản xuất được để bình ổn giá cả thị trường Thép trong nước, bảo toàn và phát triển

vốn Nhà nước giao, tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà nước, tạo việc làm và bảo

đảm đời sống cho người lao động trong Tổng Công ty

3 Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công ty

Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành của Tổng Công ty được tổ chức theo

quy định của Luật Doanh nghiệp Nhà nước và Điều lệ Tổng Công ty do Chính phủ

phê chuẩn

Hiện nay Tổng Công ty Thép Việt Nam có các đơn vị thành viên,liên doanh

được phân bố trên các tỉnh, thành phố trong nước như Hà Nội, Hải Phòng, Quảng

Ninh, Thái Nguyên, Nghệ An, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Khánh hòa,

Tây Nguyên, Thành phố Hồ Chí Minh, Bà Rịa - Vũng Tàu, Cần Thơ, Bình Dương,

Biên hòa và các khu công nghiệp lớn

Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp của Tổng công ty Thép Việt Nam theo

mô hình trực tuyến chức năng - cơ cấu quản trị này đang được áp dụng phổ biến

hiện nay Theo cơ cấu này, người lãnh đạo Doanh nghiệp được sự giúp sức của tập

thể lãnh đạo để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các

quyết định đối với cấp dưới Người lãnh đạo Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về

mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định trong phạm vi Doanh nghiệp

Việc truyền lệnh, ra các quyết định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã quy định, người lãnh

đạo ở các bộ phận chức năng ( phòng, ban chuyên môn ) Tổng Công ty không ra

mệnh lệnh trực tiếp, chỉ thị cho đơn vị thành viên cấp dưới

Bên cạnh mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng, để linh hoạt, chủ động trong

điều hành công việc và phát huy được trí tuệ, năng lực của đội ngũ chuyên gia,

Tổng Công ty còn vận dụng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp theo dạng ma

trận, tập hợp đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng nhằm nghiên cứu,

xây dựng dự án, phương án, chiến lược hay chương trình cho từng lĩnh vực cụ thể

Ví dụ như: Hội đồng tư vấn thẩm định tài chính dự án đầu tư, ban chỉ đạo một số

lĩnh vực, tổ nghiên cứu chiến lược kinh doanh, mạng lưới tiêu thụ sản phẩm v.v…

CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM

Văn Phòng Phòng Tổ Chức Lao Phòng Phát triển Đầu Tư

Phòng kế hoạch Phòng Kỹ Thuật Thanh Tra Phòng T i chính - Kế Phó Tổng Giám Đốc

TT Hợp Tác LĐ Với NN

3.1 Hội đồng quản trị Tổng Công ty

Hội đồng quản trị Tổng Công ty thực hiện chức năng quản lý hoạt động của

Tổng Công ty theo quy định của điều lệ Tổng Công ty, Luật doanh nghiệp Nhà

nước và chịu trách nhiệm trước Thủ tướng Chính phủ, trước pháp luật về hoạt động

của Tổng Công ty theo chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước giao

Hội đồng quản trị Tổng Công ty có 4 thành viên do Thủ tướng Chính phủ bổ

nhiệm Hội đồng quản trị gồm: Chủ tịch Hội đồng quản trị và 3 thành viên, trong

đó 1 thành viên kiêm Tổng giám đốc Tổng Công ty, 1 thành viên kiêm Trưởng ban

kiểm soát Tổng Công ty, 1 thành viên phụ trách các lĩnh vực, đầu tư nghiên cứu

khoa học công nghệ và đào tạo nhân lực

3.2 Ban kiểm soát Tổng Công ty

Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị Tổng Công ty thành lập để giúp Hội

đồng quản trị kiểm tra, giám sát các hoạt động điều hành của Tổng giám đốc Tổng

Công ty, Giám đốc các đơn vị thành viên Tổng Công ty và Bộ máy giúp việc của

Tổng giám đốc theo nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị Tổng Công ty

Ban kiểm soát có 5 thành viên, gồm Trưởng ban là ủy viên Hội đồng quản trị

và 4 thành viên giúp việc, trong đó 1 thành viên chuyên trách và 3 thành viên kiêm

nhiệm Thành viên ban kiểm soát do Chủ tịch Hội đồng quản trị bổ nhiệm

3.3 Tổng giám đốc Tổng Công ty

Tổng giám đốc Tổng Công ty là ủy viên Hội đồng quản trị do Thủ tướng

Chính phủ bổ nhiệm Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng Công ty, có

quyền điều hành cao nhất trong Tổng Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng

quản trị Tổng Công ty, trước Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về điều hành

hoạt động của Tổng Công ty

Tổng Công ty có 3 phó Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị Tổng Công ty

bổ nhiệm Các phó tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành một số lĩnh vực

hoạt động của Tổng Công ty được Tổng giám đốc phân công hoặc ủy quyền và

chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, trước Hội đồng quản trị Tổng Công ty,

trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công thực hiện

3.4 Bộ máy giúp việc Tổng công ty

Tổng công ty có 7 phòng chuyên môn, nghiệp vụ và 1 Trung tâm do Tổng

giám đốc Tổng Công ty thành lập Các phòng, Trung tâm Tổng Công ty có 145

người, thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc trong điều hành

hoạt động của Tổng Công ty

II Thực trạng hoạt động công tác văn thư Tổng công ty Thép Việt Nam

1 Công tác văn thư

a Giải quyết và quản lý văn bản đến tại Tổng Công ty

Văn bản đến là các công văn, giấy tờ, tài liệu, v.v… do cơ quan, đơn vị nhận

được từ nơi khác gửi đến Việc giải quyết và quản lý văn bản đến cần được tiến

hành theo các quy định của các văn bản sau đây: Điều lệ về công tác công văn giấy

tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định của Hội đồng Chính phủ số

142 - CP ngày 28 - 9 - 1963; Bản hướng dẫn vào sổ và chuyển giao công văn đi,

đến của cơ quan, ban hành kèm theo Công văn của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng số

30 - NV ngày 09 - 02 - 1977, các văn bản pháp luật khác có liên quan đối với từng

cơ quan, tổ chức cụ thể

Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì cũng phải tuân thủ các nguyên tắc

sau:

+ Tất cả các văn bản đến đều phải được qua văn thư của Tổng công ty để

đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất

+ Khi nhận được văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của nhân

viên văn thư

+ Văn bản phải được chuyển qua thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc

trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị, cá nhân giải quyết

+ Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật

theo các quy định của Nhà nước

Tổng Công ty Thép Việt Nam đã ban hành Quyết định số 09 tính bình quân

một năm một năm thì số lượng văn bản đến Tổng Công ty khoảng 2.500 văn bản

Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến của Tổng Công ty Thép Việt Nam

gồm 6 bước:

Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản

+ Kiểm tra văn bản xem có đúng là được gửi cho công ty không, nếu nhầm

phải gửi trả lại nơi gửi

+ Phân loại sơ bộ theo loại hình văn bản (công văn, tài liệu, sách báo), địa

chỉ và thẩm quyền nhận v.v

Bước 2: Bóc bì văn bản

Công đoạn này được văn thư của Tổng Công ty Thép tiến hành theo nội

dung sau: