Phân tích hệ thông quản lý nhân sự tại công ty Tân Phát

LỜI NÓI ĐẦUThế kỷ 21 được coi là thế kỷ của công nghệ thông tin CNTT, điềunày đó được khẳng định bằng sự phát triển không ngừng của CNTT.khoa họccụng nghệ, nhõn loại ngày càng đạt được n

LỜI NÓI ĐẦU

Thế kỷ 21 được coi là thế kỷ của công nghệ thông tin (CNTT), điềunày đó được khẳng định bằng sự phát triển không ngừng của CNTT.khoa họccụng nghệ, nhõn loại ngày càng đạt được những bước tiến quan trọng trờn tất

cả các lĩnh vực: kinh tế, y học, văn hoá, chính trị, quân sự…Ứng dụng thànhtựu cụng nghệ thĩng tin vào lĩnh vực kinh tế đó mang lại hiệu quả vĩ cùng tolớn, Việt Nam cũng khụng nằm ngoài trường hợp này.Nền kinh tế Việt Nam

đó và đang từng bước thay da đổi thịt, để bắt kịp với cơ chế kinh tế thị trườngđòi hỏi mỗi doanh nghiệp Việt Nam phải cú một cách tổ chức và quản lý phùhợp Bởi vậy, các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng mạnh dạn đầu tư nhữngmáy móc, thiết bị cú cụng nghệ hiện đại vào sản xuất các loại hàng hoá cúchất lượng cao, sử dụng phần mềm vào quản lý Các nhà quản lý khụngnhững muốn thực hiện cụng việc một cách đơn thuần mà cũn muốn nắm bắtthĩng tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất để đem lại hiệu quả kinh tế tốiđa.Trong khi đó việc quản lý cả cụng ty là một vấn đề rất lớn và phức tạp nờncụng tác tổ chức và quản lý ở bất kỳ cụng ty nào cũng cần phải tin học hoá,giúp nhà quản lý nắm bắt thĩng tin một cách nhanh nhất để kịp thời đưa ra cácquyết sách phù hợp cho từng giai đoạn cụ thể

Nước ta trong vài thập kỷ gần đây, CNTT được Nhà nước ưu tiên pháttriển hàng đầu với nhiều dự án lớn đầu tư phát triển CNTT Nhờ sự ưu đóiđặc biệt đó, ngành CNTT đó và đang phát triển cả về chất lượng và quy mô.Trong nước có khoảng 30%-40% các trường đại học, cao đẳng có chuyênngành đào tạo CNTT Nhiều ngành nghề nhờ áp dụng những tiến bộ củaCNTT đó thu được nhiều thành tựu đáng kể, tạo nên những thuận lợi trongcông việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian, nhân lực và tiền bạc

Nói đến CNTT có rất nhiều phân hệ nhỏ Một trong những phân

hệ CNTT được áp dụng rộng rãi trong thực tiễn đó là tin học quản lý Tin họcquản lý được áp dụng trong nhiều ngành nghề ở nước ta như cơ quan, công

sở, trường học và đặc biệt là ở các doanh nghiệp

Hiện nay tin học có rất nhiều ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệunhư SQL, ACCESS, FOXPRO…Em đó chọn ngôn ngữ lập trình VisualBasicliên kết với CSDL Access để thực hiện đề tài này vì nó có ưu điểm là ngườidựng được cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý CSDL, chúng có thể hoạtđộng linh hoạt nhờ công cụ phát triển tổng quát Công cụ VisualBasic có thểtruy xuất tới điều khiển, có thể lập trình được, và có khả năng xác định đượchỏi – đáp, tạo và cập nhật cơ sở dữ liệu

Dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Trần Công Uẩn trong quá trình

phân tích và thiết kế hệ thống để em cú thể hoàn thành được bẳn báo cáo tốt

nghiệp này mặc dự đó rất cố gắng nhưng chắc khụng thể tránh được những lầm lẫn và sai sốt vỡ vậy kính mong nhận dược những ý kiến đúng góp củathầy cơ và các bạn để cuốn báo cáo tốt nghiệp được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà nội ngày 08 tháng 06 năm 2008

Sinh viên thực hiện

Vị Đức Dương

M ục l ục

Lời nói đầu 1

Chương 1: Khảo sát thực trạng quản lý nhõn sự tại cụng ty máy tính Tân Phát

1: Khái quát về cụng ty máy tính Tân Phát 3

1.1 Sự hình thành và phát triển công ty 3

1.2 Chức năng và nhiệm vụ công ty 4

1.3 Bộ máy tổ chức công ty 5

2 Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty máy tính Tân Phát 7

2.1 Công tác Quản lý nhân sự tại công ty 7

3 t ính cấp thiết của việc xây dựng bài toán quản lý nhân sự 10

4 Mục tiêu của việc xây dựng chương trình quản lý nhân sự 12

5.Tính khả thi của Phần mềm Quản lý nhõn sự 12

6 những cụng việc đó làm được và chưa làm được 13

Chương 2. Cơ Sở Phương pháp luận 14

1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 14

2 Chọn hệ quản trị và cơ sở dữ liệu lập trình 14

3 Giới thiệu về Visual Basic 14

4 Giới thiệu về Access 16

5 Giới thiệu về ASP 25

6 Giới thiệu về ngôn ngữ kịch bản Vbscript 30

7 Tìm hiểu về Internet Information Server (IIS) 31

Chương 3: phân tích hệ thông quản lý nhân sự tại công ty Tân Phát 1 Biểu đồ phân cấp chức năng 38

2.biểu đồ luồng dữ liệu 41

2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh 41

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 43

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 45

3 Các bảng cơ sở dữ liệu 52

4 Mơ hình liân kết thực thể 58

5 Các giao diện của form trong trương trình 60

Kết luận 68

Các sách tham khảo 70

Nhận xét của giáo viân 71

Ph ụ l ục 73

Chương 1

KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG

TY TNHH TÂN PHÁT

1 Khái quát về công ty TNHH TÂN PHÁT

1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty

ØCông ty TNHH thành lập và hoạt động được 6 năm, Công tyTân Phát đó trở thành một công ty dẫn đầu trong lĩnh vực phân phối linh kiệnmáy tính, máy tính nguyên chiếc và các thiết bị ngoại vi

Tân Phát bắt đầu hoạt động kinh doanh phân phối từ đầu năm 2001,trong 6 tháng đầu, công ty Tân Phát đó đạt được danh hiệu đại lý phân phối

uỷ quyền của sản phẩm Intel, ổ cứng Maxtor, Samsung, bo mạch chủ Intel,Gigabyte, MSI, máy in HP và Canon; và nhiều đối tác khác: LG, Samsung.Với sự nỗ lực không ngừng trong quản lý cùng với các chính sách hỗ trợkhách hàng, sau 12 tháng hoạt động, công ty Tân Phát đó đạt được niềm tinvới người tiêu dùng và các bạn hàng trong nước, độ tin cậy với các đối tácnước ngoài đặt mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty

Với một hệ thống bán hàng vững chắc được thiết lập tại hầu hết cáctỉnh thành phía Bắc, các tỉnh miền Trung và miền Nam bộ, công ty Tân Phát

đó phân phối hàng trăm chủng loại mặt hàng linh kiện máy tính của các hãnglớn trên thế giới

Hiện này công ty Tân Phát có một đội ngũ cán bộ hơn 40 người đạt trên90% đó tốt nghiệp đại học và trên đại học chuyên ngành kỹ thuật và kinh tế.Với một đội ngũ cán bộ trẻ năng động và chuyên nghiệp Công ty Tân Phát đóxây dựng được một cơ cấu tổ chức vững mạnh

Trên bước đường phát triển, Công ty Tân Phát không chỉ mở rộng hệthống phân phối bán buôn mà còn xây dựng một hệ thống bán lẻ cho ngườitiêu dùng một cách chuyên nghiệp.

Khi mua hàng của Tân Phát, khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm về mọimặt, bởi Tân Phát đáp ứng được tất cả những mong muốn mà khách hàng cầnnhư:

- Giá cả tốt nhất: Giá cả các sản phẩm Tân Phát bán ra được

niêm yết đúng theo báo giá Giá bán lẻ được áp dụng theo giábán buôn, vì vậy khách hàng yên tâm không sợ mua phải hàngsai giá

- Chất lượng được đảm bảo: Công ty Tân Phát chỉ cung cấp

những sản phẩm có nguồn gốc xuất xứ từ chính hãng, do vậykhách hàng không lo mua phải hàng nhái kém phẩm chất

- Dịch vụ hậu mãi sau bán hàng chu đáo: Tất cả khách hàng đến

với công ty Tân Phát được hưởng chế độ dịch vụ bảo hành 1đổi 1 trong 6 tháng đầu tiên

- Dịch vụ bảo trì miễn phí vào tất cả các ngày trong tuần tại công

ty

Đó chính là lý do để Công ty Tân Phát ngày càng phát triển lớn mạnhhơn

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Chức năng chính của công ty là phân phối linh kiện máy tính, máy tínhnguyên chiếc và các thiết bị ngoại vi

Là một công ty được thành lập và hoạt động chưa lâu, số cán bộ nhânviên viên chưa nhiều, song công ty đó và đang gây được uy tín trên thị

trường Công ty đang lập chiến lược mở rộng thị phần, chiếm lĩnh thị trườngmiền Trung và một phần miền Nam Với doanh thu hàng năm lớn, công ty đóđóng góp 1 phần đáng kể thuế cho Nhà nước, góp phần tạo công ăn, việc làmcho người lao động.

Hiện nay, công ty đó có đầy đủ những cơ sở vật chất cần thiết phục vụcho hoạt động phân phối kinh doanh : Công ty có trụ sở chính đặt tạiShowroom số 20 và số 86 Chùa Bộc, Quận Đống Đa, Hà Nội

1.3 Bộ máy tổ chức của công ty

1.3.1 Sơ đồ tổ chức công ty

1.3.2 Bộ máy quản lý của công ty được phân thành 2 cấp :

Đứng đầu là Giám đốc; giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và cácphòng chức năng

ØBan giám đốc: Phụ trách chung cho toàn công ty, gồm giám đốc và

Phó giám đốc

Ban giám đốc ban hành các văn bản quy định về quy mô, cơ cấu, điều

lệ hoạt động tiêu chuẩn, … nhằm thiết lập tổ chức và xác định những mốiquan hệ trong hoạt động trong nội bộ công ty, đồng thời đưa ra những chỉ thị,mệnh lệnh hành chính bắt buộc các phòng ban, những đơn vị cấp dưới thựchiện những nhiệm vụ nhất định hoặc hoạt động theo những phương thức nhấtđịnh nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong hệ thống hoạt động ăn khớp vàđúng hướng…Giám đốc là người quản lý chung, là người có thẩm quyền banhành các văn bản, đưa ra những quyết định chung cho toàn thể công ty

Phó giám đốc : Quản lí nhân sự các phòng ban, chịu trách nhiệm trướcgiám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh của các sản phẩm của công tytrên thị trường

ØPhòng kinh doanh: Đứng đầu là trưởng phòng, phó phòng và các

nhân viên

Nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh là tìm hiểu và tiếp cận thịtrường với mục đích là thu thập các thông tin cần thiết về báo cáo với trưởngphòng, phó phòng

Trong quá trình kinh doanh, trưởng- phó phòng có nhiệm vụ quản lý vàphân công công việc đối với nhân viên trong phòng mình, cụ thể là doanh sốbán hàng, chi phí bán hàng, quảng cáo, việc thực hiện chỉ tiêu bán hàng đốivới từng nhân viên, sự thoả mãn của người tiêu dùng

ØPhòng kĩ thuật: Tiếp nhận những chỉ thị, quyết định của ban giám

đốc và phổ biến, phân công đến từng người trong đơn vị mình, cụ thể là: loạisản phẩm, chất lượng sản phẩm, số lượng, chi phí cho sản phẩm

ØPhòng Kế toán: Đứng đầu là Kế toán trưởng và các kế toán viên

Nhiệm vụ chính của phòng là quản lý tài sản của công ty, kết quả kinhdoanh, dự trữ lưu chuyển tiền tệ, phân phát tiền lương cho toàn thể công ty, đồngthời thực hiện các công tác kế toán xử lý chứng từ ghi sổ, lập báo cáo kế toán, phântích tình hình hoạt động của công ty, tham mưu cho các cấp lãnh đạo, ban giám đốc

về công việc sử dụng hiệu quả vốn, nguồn tài chính Đồng thời đưa ra đầy đủ, chínhxác quá trình hình thành, huy động vốn của công ty

ØPhòng Bảo Hành : nhiệm vụ chính của phòng là bảo hành các sản

phẩm mà công ty đó bán ra theo tiâu chuẩn của nhà sản xuất

2 Thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tân Phát

2.1 Công tác quản lý nhân sự của công ty

ØCông ty TNHH Tân Phát là một doanh nghiệp tư nhân hạch toán độclập và có tư cách pháp nhân

Là một doanh nghiệp kinh doanh, công ty có nhiệm vụ tổ chức việckinh doanh sao cho có lợi nhất Vì vậy công ty phải xây dựng, tổ chức quản lýnhân sự một cách có hệ thống và đày đủ từ trên xuống dưới

ØĐối tượng quản lý là tất cả nhân viên viên trong công ty Tổng sốnhân viên viên trong công ty là 55 người, trong đó có nhiều người có trình độThạc sỹ, đại học, cao đẳng, trung cấp

ØNội dung quản lý tương đối rộng, do có sự biến đổi khá thườngxuyên về nhân viên viên trong công ty Cụ thể :

Tuyển nhân sự: Hàng năm do một số cán bộ chuyển công tác, thôiviệc, hết hợp đồng… thì phòng Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ tuyểnthêm, bổ sung, thay thế nhân viên viên Sau khi thu hồ sơ xin việc, công ty sẽtriệu tập những người được tuyển và thử việc họ trong vòng 03 tháng, hồ sơtiếp nhận được lưu vào tệp Hồ sơ hợp đồng Toàn bộ công việc này diễn ratrong phòng Hành chính-Tổ chức.

Sau 03 tháng thử việc, nếu đạt tiêu chuẩn, công ty sẽ chính thức ký hợpđồng dài hạn với nhân viên và phân vào các vị trí cần thiết Khi đó Hồ sơ hợpđồng sẽ được chuyển lưu vào tệp Hồ sơ nhân viên Hồ sơ nhân viên gồm:

ü Sơ yếu lý lịch

ü Đơn xin việc

ü Giấy khám sức khoẻ

ü Văn bằng, chứng chỉ

ü Quyết định tiếp nhận của Giám đốc

ü Quyết định bổ nhiệm của Giám đốc(Nếu có)

ü Hợp đồng lao dộng

ü Quyết định nâng lương của giám đốc(nếu có)

ü Bản tự kiểm điểm cá nhân sau 03 tháng công tácTrong quá trình quản lý nhân sự công ty, phòng Tổ chức –Hành chính

có trách nhiệm thêm, cập nhật Hồ sơ nhân viên, sửa các thông tin thay đổibằng tay Nếu thêm hồ sơ thì tìm vào tệp Hồ sơ nhân viên, sau đó xếp lại theođúng vần Nếu sửa thông tin của nhân viên như thêm bậc lương, thâm niên …thì nhân viên phòng nhân sự phải tìm đến tệp Hồ sơ nhân viên, tra cứu theođúng tên, sửa lại, đón dấu vào chỗ sửa và xếp lại vào chồng hồ sơ đó

F Việc thuyên chuyển, điều động cán bộ nhân viên viên cũngdiễn ra hàng năm Có 2 trường hợp:

ü Thuyên chuyển giữa các phòng, ban trong công ty

ü Nghỉ chế độ, nghỉ việc, chuyển công tác

F Việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán

bộ nhân viên viên cũng được công ty quan tâm Hàng năm công ty có tổ chứctập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn cho nhân viên viên

F Việc khen thưởng- kỉ luật : Cuối mỗi năm, nhân viên phòngHành chính dựa vào những báo cáo thành tích, năng suất lao động, được tổnghợp từ phòng kế toán, từ các xưởng sản xuất sẽ lập danh sách đề nghị khenthưởng gửi lên ban Giám đốc Ban giám đốc sẽ xem xét và ra quyết định khenthưởng cho từng cá nhân hoặc tập thể Việc khen thưởng kịp thời từng cánhân hay tập thể sẽ khuyến khích sức làm việc, lao động của nhân viên viêntrong toàn công ty

Điều này hoàn toàn tương tự đối với việc kỷ luật cán bộ nhân viên viên.Tuỳ vào mức độ mà mức kỉ luật có thể là khiển trách hoặc đuổi việc

FViệc nâng lương cho cán bộ nhân viên viên cũng khá đa dạng.Hàng năm, từ tất cả các phòng ban trong công ty : Phòng Giám đốc, phòng

Kế toán, phòng Kinh doanh, … đều được xem xét, xét duyệt nâng lương tuỳvào thâm niên và thành tích, năng suất lao động, năng lực làm việc

Trong quá trình quản lý, nếu có quyết định sa thải, buộc thôi việc củanhân viên thì phòng Tổ chức – Hành chính sẽ tìm và trả lại Hồ sơ nhân viên

Cuối mỗi năm, Phòng Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ kiểm kê, báocáo danh sách nhân viên đủ năm lao động để xét nghỉ chế độ Sau khi cóquyết định của ban giám đốc, phòng hành chính sẽ trả lại Hồ sơ nhân viên chonhững người nghỉ việc

Hồ sơ nhân viên được sắp xếp theo phòng ban, Nếu có sự điều chuyển

từ phòng này sang phòng khác về mặt nhân sự thì phòng hành chính sẽ tìm vàchuyển Hồ sơ tương ứng

Phòng hành chính cũng cập nhật bảng lương, mức lương của từngnhân viên từ phòng kế toán và lưu vào tệp Bảng lương Cuối năm, phòng Tổchức – Hành chính phải có báo cáo về tình hình nhân sự của từng phòng ban,báo cáo về việc luân chuyển giữa các phòng ban, báo cáo lương

Nhìn chung công việc quản lý nhân sự của phòng Hành chính được tổchức tương đối đầy đủ và chặt chẽ Xong công việc này còn hoàn toàn thủcông mặc dù việc sử dụng máy vi tính của công ty được trang bị hoàn thiện:Toàn công ty đó trang bị hệ thống máy tính cho tất cả các phòng, ban chứcnăng, cụ thể là : phòng Giám đốc, phòng Hành chính, phòng Kế toán, phòngKinh doanh, phòng Vật tư, phòng Kế hoạch, Phòng Kỹ thuật, phòng KCS

Quy trình quản lý nhân sự của công ty mới chỉ được tin học hoá từngphần Quá trình quản lý hồ sơ lí lịch được quản lý bằng phần mềm quản lýcủa công ty, chủ yếu là việc lưu trữ hồ sơ trên đĩa từ Còn công việc cập nhật

và tìm kiếm hồ sơ vẫn còn thủ công Hiện nay hồ sơ của tất cả 55 cán bộ nhânviên viên trong công ty đều được lưu trữ bằng văn bản, với số lượng nhiều.Mặt khác không gian lưu giữ rất chật hẹp, điều này nếu kéo dài sẽ rất dễ xảy

ra trường hợp mất mát và sai lệch về thông tin trong hồ sơ, gây khó khăntrong quản lý

3 Tính cấp thiết của việc xây dựng bài toán Quản lý nhân sự tại công ty TNHH Tân Phát

Trong thực tế công tác quản lý nhân sự của Công ty TNHH Tân Phátcòn có một số bất cập.Việc cập nhật và xử lý hồ sơ cũn chồng chéo, thủ công

Nếu số lượng hồ sơ lớn sẽ rất dễ bị sai sót, nhầm lẫn thông tin.

Hơn nữa việc xử lý thông tin như vậy đòi hỏi rất nhiều thời gian vànhân lực, tốc độ lại chậm Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên bằng văn bản như đótrình bày ở trên sẽ gây ra mất mát và hư tổn thông tin, gây nhiều phiền toáicho công tác quản lý nhân sự

Từ thực tế trên đòi hỏi công tác quản lý nhân viên viên cần phải có sựđổi mới về kĩ thuật, nghiệp vụ, về quy trình, công nghệ Việc áp dụng côngnghệ thông tin vào phục vụ công tác quản lý nhân sự đang là yêu cầu cấpthiết Vì vậy đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý nhân sự thống nhất, đượccài đặt chung cho toàn công ty nhằm nâng cao trình độ quản lý, tính nhấtquán trong dữ liệu, thực hiện việc quản lý hồ sơ và cập nhật dữ liệu trên máytính một cách đồng bộ, đáp ứng nhu cầu thống kê, báo cáo

Vì những lý do trên, em thấy rằng việc xây dựng một phần mềm quản

lý nhân sự là rất cần thiết.Em quyết định xây dựng xây dựng phần mềm quản

lý nhân sự của công ty với mong muốn thúc đẩy quá trình ứng dụng tin họcvào hoạt động kinh doanh của công ty

Nếu xây dưng thành công phần mềm Quản lý nhân sự sẽ có ích lợi sau:

üĐảm bảo việc cập nhật chính xác với số lượng không hạn chếüTiết kiệm thời gian, nhân lực và tiền bạc

üTránh sự chồng chéo trong quá trình quản lýüNâng cao hiệu quả của công tác quản lý nhân sự của công ty

4 Mục tiêu của việc xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự công ty TNHH Tân Phát

Phần mềm Quản lý nhân sự được xây dựng nhằm mục đích giải phóngmột phần sức lao động của con người, giúp cho hệ thống quản lý nhân sự củacông ty hoạt động tốt và hiệu quả Với mục đích đó phần mềm quản lý nhân

sự tại Công ty TNHH Tân Phát gồm các chức năng :

FQuản lý nhân viên FCập nhật danh mục quản lýFTra cứu tìm kiếm nhân viên FThống kê, báo cáo

5 Tính khả thi của phần mềm Quản lý nhân sự

Chương trình được thực hiện trong phạm vi công ty TNHH Tân Phát,được xây dựng để quản lý về Hồ sơ các nhân viên theo phòng ban, chức vụ,bảng lương… Toàn bộ các thông tin này ta có thể thu thập được dễ dàng từcác phòng ban trong công ty

Hơn nữa, chương trình được phát triển trong môi trường Visual Basic kếthợp với CSDL Access, giao diện dễ sử dụng và quen thuộc với người dựng

Và đặc biệt, dựa trên cơ sở chương trình quản lý nhân sự sẵn có củacông ty

Vì vậy việc xây dựng và phát triển phần mềm Quản lý nhân sự chạytrên máy tính là việc hoàn toàn có thể thực hiện được Hay nói cách khác là

đề tài này có tính khả thi cao

6 Những công việc đó làm được và hạn chế

Qua một thời gian chưa dài thực tập trong công ty, được tìm hiểu về kếhoạch sản xuất, hoạt động của công ty chứng tỏ sự hoàn thiện từng bước củacông ty về cơ sở vật chất, cũng như cơ cấu tổ chức và quản lý

Công ty đó xây dựng đầy đủ các phòng ban chức năng cần thiết như PhòngGiám đốc, Phòng kế toán, Phòng hành chính, phòng kinh doanh…

Hệ thống nhân sự của các phòng ban cũng được sắp đặt đầy đủ

Công việc quản lý nhân sự, quản lý sản xuất và các hoạt động kinhdoanh khác cũng được lên kế hoạch và thực hiện theo đúng nguyên tắc, chứcnăng Công ty đó xây dựng được phần mềm quản lý, hệ thống kế toán vàkiểm tra chất lượng sản phẩm

Xong bên cạnh những việc đó làm được vẫn còn những hạn chế Cụ thể là:

üPhần mềm quản lý chưa đầy đủ, chưa hoàn thiện và đồng bộ.üCác tài liệu, văn bản giấy tờ, việc quản lý còn chồng chéo,chưa thống nhất, dễ gây tình trạng thất thoát, nhầm lẫn thông tin

Chương 2

1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

1.1 Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình

Dựa trên thực trạng quản lý tại công ty TNHH Tân Phát - nơi đang thựctập và những ngôn ngữ lập trình đó được học, em thấy Visual Basic là ngônngữ lập trình rất hữu ích, thân thiện với người dựng và đặc biệt là phù hợp vớikhả năng của mình Đây là lý do chính để em quyết định chọn Visual Basiclàm ngôn ngữ khi thiết kế chương trình của mình

Một trong những ngôn ngữ hữu ích trợ giúp về cơ sở dữ liệu cho VisualBasic là Microsoft Access Em chọn Microsoft Access là ngôn ngữ trợ giúp

về khâu thiết kế cơ sở dữ liệu

Cài đặt cơ sở dữ liệu bằng phần mềm ứng dụng Microsoft Access của

bộ Microsoft office, đây l à một hệ thống cở sở dữ liệu quan hệ chạy trongmôi trường Windows dựng để tạo xử lý cơ sở dữ liệu Hệ thống định nghĩakhó một bảng và sau đó tự động kiểm tra sự trùng khó mà không cần phải lậpchương trình kiểm tra Nó cho phép xây dựng biểu thức quy định tính hợp lệđối với những dữ liệu nhập vào cho một vùng trong bảng và sau đó thông quabiểu thức này kiểm tra sự ràng buộc toàn vẹn về giá trị của dữ liệu

Access cung cấp hai công cụ Form wizard và Report wizard giúp dễdàng thiết kế cở sở dữ liệu Một cơ sở dữ liệu của Access là một tập tin duynhất có phần mở rộng là MDB chứa tất cả các đối tượng của cơ sở dữ liệu

Lựa chọn Access để cài đặt cơ sở dữ liệu bởi khả năng trao đổi dữ liệuvới nhiều ứng dụng khác thông qua khả năng nhập, gắn và xuất dữ liệu đặcbiệt là trên môi trường có nhiều người sử dụng, nó cho phép nhiều ngườicung truy xuất đến một cơ sở dữ liệu trong môi trường máy tính được nốimạng và đồng thời có khả năng tổ chức người sử dụng theo từng nhóm

Các khả năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho chúng ta quyềnkiểm soát hoàn toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu vàchia sẻ dữ liệu với người khác Một hệ cơ sở dữ liệu có ba khả năng chính:Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu.

Toàn bộ các chức năng trên đều nằm trong các tính năng mạnh mẽ củaMicrosoft Access

+ Định nghĩa dữ liệu:

+ Xác định cơ sở dữ liệu nào sẽ lưu giữ trong một cơ sở dữ liệu, loại dữ liệu

và mối quan hệ giữa các dữ liệu

+ Xử lý dữ liệu:

Có sáu đối tượng công cụ mà Access cung cấp để xử lý đối tượng là:Bảng (Table), truy vấn (query), mẫu biểu (form), báo biểu (report), macro vàđơn thể (module)

 Mẫu biểu:

Mẫu biểu thường dựng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng vàthiết kế giao diện chương trình Tuy có thể nhập liệu trực tiếp vào các bảng,nhưng mẫu biểu sẽ cung cấp nhiều khả năng nhập liệu tiện lợi như: Nhận dữliệu từ một danh sách, nhận các hình ảnh, nhập dữ liệu đồng thời trên nhiềubảng Mẫu biểu còn cho phép nhập các giá trị riêng lẻ (không liên quan đếnbảng) từ bàn phím Mẫu biểu còn có khả năng quan trọng khác là tổ chức giaodiện chương trình dưới dạng một bảng nút lệnh hoặc một hệ thống menu

 Báo biểu:

Báo biểu là công cụ tuyệt vời phục vụ công việc in ấn, nó cho các khả năng:

- In dữ liệu dưới dạng bảng

- In dữ liệu dưới dạng biểu

- Sắp xếp dữ liệu trước khi in

- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp Cho phép thực hiện các phép toán

để nhận dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm Ngoài ra, dữ liệu tổng hợp nhậnđược trên các nhóm lại có thể đưa vào các công thức để nhận được sự sosánh, đối chiếu trên các nhóm và trên toàn báo cáo

- In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo

Cũng cần nói thêm, việc chọn Font chữ, cỡ chữ, kiểu in và việc trìnhbầy trên báo cáo được tiến hành rất đơn giản

Macro bao gồm một dẫy các hành động (Action) dựng để tự động hoá mộtloạt các thao tác, macro thường dựng với mẫu biểu để tổ chức giao diệnchương trình

 Đơn thể

Đơn thể là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access Basic.Mặc dù các công cụ mà Access cung cấp khá đầy đủ, nhưng lẽ dĩ nhiên không thểbao quát được mọi vấn đề đa dạngcủa thực tế Các hàm, thủ tục của Access Basic

sẽ trợ giúp giải quyết những phần việc hó mà công cụ không thể làm nổi

Bởi những tính năng ưu việt của ngôn ngữ Microsoft Access, nên em đóquyết định chọn ngôn ngữ này để cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lýnhân sự

Microsoft Access là một trong 4 phần mềm ứng dụng của MicrosoftOffice, Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trong môi trường Windowsdựng để tạo và xử lý các cơ sở dữ liệu mà không cần phải lưu trữ các dữ liệu

có liên quan đến nhau nhiều lần trong những bản dữ liệu khác nhau Nhờ vàomối liên kết giữa các bảng dữ liệu, những thông tin bổ xung cần thiết sẽ đượctạo ra Trong số những tính năng mạnh nhất của Access là các thuật đồ có thểdựng để tạo ra các bảng và các danh sách câu hỏi và để tuỳ biến theo kiểubiểu mẫu, biểu báo hoặc trong việc truy nhập dữ liệu bằng cách sử dụng cácthiết bị chuột, bàn phím để xử lý

Một số đặc điểm của Microsoft Access

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access được biết đến với những ưu điểmsau:

1 Hệ định nghĩa khó của một bảng và sau đó tự động kiểm tra sự trùng lặp

mà không cần phải viết chương trình để kiểm

1 - Cho phép xây dựng biểu thức quy định tính hợp lệ đối với những dữliệu nhập vào cho một vùng bảng, sau đó thông qua biểu thức này hệ kiểm tra

sự ràng buộc toàn vện của dữ liệu

2 - Trường hợp 2 bảng có cùng chung một vùng và trong cơ sở dữ liệu

có mối ràng buộc toàn vẹn dạng phụ thuộc trên vùng này, Access sẽ tự độngkiểm tra mối ràng buộc này mỗi khi thực hiện thao tác cập nhật trên vùngchung ấy hoặc khi xoá bỏ mật khẩu tin của vùng thứ hai

3 - Khả năng vấn tin bằng ví dụ, cung cấp một công cụ gọi là QBE, thựchiện mô tả vấn tin trên cơ sở đồ hoạ

4 - Cung cấp 2 công cụ đa năng là Form Wizard và Report Wizard giúpngười sử dụng chương trình đơn giản hơn trong thiết kế

5 - Cung cấp một vùng có kiểu OLE để có thể nhúng hoặc liên kết cácđối tượng tạo ra những ứng dụng khác

6 - Một cơ sở dữ liệu của Access là một tập duy nhất có phần mở rộngMDB chứa tất cả các đối tượng của cơ sở dữ liệu

7 - Có khả năng trao đổi dữ liệu với những ứng dụng khác thông qua 3tính năng : “Nhặt - Gắn - Xuất”

8 - Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường nhiều người dựng,Access cho phép nhiều người cùng truy xuất đến một cơ sở dữ liệu gốc trongmột môi trường mạng, có thể tổ chức người sử dụng theo từng nhóm ,cụm

1

1 2 Các quy tắc đặt tên bảng

1 Qui tắc 1: Mỗi trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy

nhất

1 Qui tắc 2: Mỗi bảng phải có một số trường tối thiểu nhờ nó mà không

có các bản ghi trùng nhau ( Số trường tối thiểu đó được gọi là khó )

2 Qui tắc 3: Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khó cơ

bản hay gọi là liên quan đến chủ thể của bảng( đều này gọi là phụ thuộc hàm)

1 Theo qui tắc trên phải đạt hai yêu cầu:

1 Yêu cầu thứ nhất là phải đầy đủ các trường

2 Yêu cầu thứ hai là các trường đó phỉ liên quan đến các khó cơ bản

1 Qui tắc 4: Có thể thay đổi được một trường bất kỳ (trừ các khó cơ bản) mà không làm ảnh hưởng đến mọi trường Sau khi thiết kế các bảng

chúng ta chỉ có cấu trúc các bảng chưa có các thông tin quan hệ giữa các bảngvới nhau Do đó việc thiết lập quan hệ giữa các bảng sẽ giúp cho Microsoftaccess quản lý các dữ liệu được hợp lý hơn và đồng thời thông qua các mốiquan hệ chúng ta có thể trao đổi qua lại giữa các thông tin trong các bảng cóquan hệ

1 3.Các bảng được xây dựng (trong một chủ thể) phải có mối quan hệ

1 Nếu ta thiết kế tụt thì các bảng sẽ có mối quan hệ , nhờ mối quan hệ

đó mà ta lần ra kết quả khi có yêu cầu

1 3.1.Quan hệ 1-n : Là quan hệ mà mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ

nhất có quan hệ với nhiều bản ghi trong bảng thứ hai

2 3.2.Quan hệ 1-1: Là quan hệ mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có

quan hệ với một bản ghi trong bảng thứ hai

1 Các bước thực hiện tạo quan hệ

1 Mở cửa sổ quan hệ : Tool/Relataonship

2 5.Qui tắc đặt tên mã các trường và các trường khác

1 5.1.Cách đánh mó các trường

1 - MaCC : Xác định các cấp Khen thưởng - Kỷ luật

1 - MaHT : Xác định hình thức Khen thưởng - Kỷ luật

1 - MaCV : Xác định chức vụ cho Nhân viên viên

1 - MaCM : Xác định chuyên môn cho Nhân viên viên

1 - MaHE : Xác định hệ đào tạo của Nhân viên viên

1 - MaHV : Xác định học vấn của Nhân viên

1 - MaNN : Xác định trình độ Ngoại ngữ của Nhân viên

1 - MaPB : Xác định tên Phong ban mà Nhân viên làm việc

1 - MaTT: Xác định Nguyên quán , nơi cấp số CMND…

2 - MaTG : Xác định Tôn giáo của Nhân viên

1 - MaDT : Xác định mã Dân tộc của Nhân viên

1 Tên bảng quá trình =’ Quatrinh+ vietdaydu ‘

2 Tên bảng danh mục = Vietđaydu

1 Trừ bảng Khen thưởng - Kỷ luật = Viettat

1 Đối với các bảng đươi đây đều có khó là các khó đơn trường đầu tiêncủa bảng là khó của bảng trường đó

1 Cơ sở dữ liệu của trương trình quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Ti ếnMinh gồm có các bảng trong đó có một bảng chính chứa đầy đủ thông tin về

sơ yếu lý lịch của nhân viên( bảng Hoso)

1 Các bảng dữ liệu được chia thành hai nhóm

1 üNhóm bảng mô tả quan hệ hoặc quá trình công tác: Quá trìnhcông tác, quá trình khen thưởng, quá trình đào tạo

1 üNhóm bảng con thứ hai : gồm các bảng mô tả kiểu của mộttrường dữ liệu như : Caccap , Dantoc Tongiao

1 6 Cài đặt và tạo lập cơ sở dữ liệu cho chương trình

1 Khi khởi động chương trình Microsoft Access, ta thấy màn hình xuấthiện:

2

1234567891011

1 Nhìn vào màn hình giao diện ta có thể chọn lựa các chế độ làm việckhác nhau Đối với bài này ta chọn cách tạo lập 1 hệ CSDL mới và ghi lại vớitên QLNS.mdb

1 3.2 Giới thiệu ASP:

1 ASP là cụm từ được viết tắt từ :Active Server Page, là môitrường kịch bản trên máy server (server side scripting) cho phép tạo và xâydựng web mạnh chứa các thẻ HTML, VB và các lệnh script hay các ứng dụngweb động tạo ra giao tiếp giữa Client và Server hiệu quả

1 Nhờ các đối tượng có sẵn (build- in object) với các tính năng phongphú, khả năng hỗ trợ Vbscript, Javascript cùng một số thành phần ActiveXkhác kèm theo ASP không phải là một kỹ thuật mới nhưng nó sử dụn dễdàng và nhanh chóng

1 ASP sẽ tham vấn trực tiếp vào Browser nào gửi dữ liệu đến WebServerr và từ đây sẽ đưa lên mạng.Trong khi ASP thực thi trên máy mà nó hỗ trợdựng thì ta có thể xem ASP từ bất kỳ máy tính nào và với bất kỳ Browser nào

2 ASP cung cấp giao diện lập trình nhanh và dễ dàng triển khai ứngdụng

1 ASP chạy trên môi trường Internet Information Server 4.0 (IIS) vàPersonal Web Server 4.0 Nó cho phép ta quản lý việc truyền nối giữa mộtBrowser, Web server, hình thức động của trang web và phản hồi lại cho ngườidựng Nó có thể cho phép ta truy cập đến cơ sở dữ liệu và quay về với kết quảngắn nhất trên website, cập nhật nội dung trên website khi thay đổi

1 CGI (Common gateway interface ): là một quy trình quản lýtương tác giữa phần mềm web server và trình Browser

1 CGI làm việc dựa vào phương thức gửi yêu cầu (request) đến choserver, CGI script sẽ sử lý thông tin này bằng cách dựng các phương thứcpost, get, head và trả kết quả cho server.

2 Prossess request (quá trình yêu cầu)

3

4 Tại sao lại chọn ASP?

1 Sự khác biệt giữa ASP và các kỹ thuật mới khác là ASP thực thitrên Web Server trong khi các trang lại được phát sinh từ những kỹ thuậtkhác được biên dịch bởi Browser (hay Client) Những lợi điểm mà ASP dựngthích hợp hơn là dựng CGI và Pert

1 Tầm quan trọng của Web Server:

2 Những người sử dụng Internet hay các mạng cục bộ Intranet thườngxuyên phải đánh địa chỉ của trang web (URL) Vậy web server là gì?

3 Đơn giản đó chỉ là một máy tính dựng để cung cấp các dịch vụ webtrên Internet hay Intranet Web server chủ yếu được thiết kế vị trí, địa chỉ vàgửi đến trang HTML Web server tạo ra trang web hiển thị lên tất cả chongười dựng có thể dựng truy cập đến các trang này

1 Những sự kiện xảy ra trong ASP :

1 - Đọc những yêu cầu từ Browser

2 - Tìm trang cần thiết trong Browser

3 - Thực hiện bất cứ những giới thiệu đó cung cấp trong ASP để cập nhậtvào trang web

4 - Gửi trả kết quả về cho Browser

5 - Lợi ích của việc sử dụng ASP:

6 - Tập trung tại Brower:

7 - Tất cả các ứng dụng đều có thể thực thi với phần điều khiển hoàn tấtnhững gì được gửi đến cho Browser

1 ASP không phải là ngôn ngữ mới, có thể ghi vào ngôn ngữVbscript, Javascript

1 ASP không phải là công cụ phức tạp mặc dù tồn tại những công cụ phát triểnmạnh, ASP vẫn có thể được tạo để sử dụng cho phần mềm thiết kế trang HTML

2 - Kiểm tra lỗi:

3 Script debugging hỗ trợ tương tác (interactive) cho việc kiểm tra lỗi của

cả hai loại Client và Server

4 - Độ tin cậy:

5 Không như Client- side scripting và các thành phần khác (components),ASP không thay đổi và chỉ chạy trên server Không thể xem ASP trên trìnhduyệt Browser mà chỉ có thể xem trên trang HTML

6 - Tính ổn định:

7 Mỗi ứng dụng ASP có thể bị tách ra khỏi phần không gian vùng nhớriêng từ web server, nếu một ứng dụng web lỗi thì những ứng dụng khác vẫntiếp tục chạy

1 Cách hoạt động của ASP:

1 ASP chứa trong các tập tin file có đuôi là *.asp trong script có chứacác lệnh của các ngôn ngữ script nào đó khi ta nhập đuôi địa chỉ có phần mởrộng này trên Web Server thì lập tức nó gửi đến cho ASP Khi nhận yêu cầutrên Web Server đồng thời gửi đến tập tin Chương trình đặc biệt này gọi làAsp.dll, khi đó các câu lệnh yêu cầu sẽ được thực hiện

2 Sau đây là một vài ví dụ điển hình mà ta có thể sử dụng ASP:

3 - Tạo những nội dung của trang web bằng cách cập nhật thông tin vănbản hay nội dung cơ sở dữ liệu

4 - Tạo những trang giới thiệu chỉ để hiển thị

5 - Hiển thị và cập nhật cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong trang web

6 - Tạo những trang web mà có thể được sắp xếp thứ tự

7 - Phản hồi từ phía người dựng và đưa thông tin trở về cho người dựng

8 -Truy cập cơ sở dữ liệu với các đối tượng Active Data

1 Dựng ADO, ODBC, CSDL có thể truy cập từ ASP script và cácngôn ngữ phổ biến như : Visual Basic, C++

1 Các vấn đề cơ bản để xây dựng các ứng dụng trên ASP

2 Tập tin Global.asa:

1 Tập tin Global.asa là tập tin tuỳ chọn, có thể khai báo các scriptứng dụng biến cố, các đối tượng hay các session (các phiên bản làm việc).Đây là tập tin mà các người dựng không cần thực thi thì nó vẫn tự động dùngcho toàn cục Tập tin này phải đặt tên là Global.asa và được đặt trong thư mụcgốc của ứng dụng Mỗi ứng dụng chỉ có một tập tin Global.asa duy nhất :application, events, session events

1 ASP được thiết kế để kết hợp cùng với HTML để tạo trang web động,ASP có thể tạo ra trang HTML

2 Một trang web sử dụng ASP bao gồm ba kiểu syntax (cú pháp), một vàitrang web cấu trúc từ văn bản, thẻ HTML và mã lệnh ASP.

6 ASP là một trong nhiều kỹ thuật dùgn để tạo các trang web động:

7 Active websites: Với nhiều kỹ thuật mới chúng được kết hợp xây dựngvới nhiều ngôn ngữ và các kỹ thuật ta có thể dựng bất cứ một trong những kỹthuật ngôn ngữ này:

8 ActiveX controls: được tạo bởi các ngôn ngữ như: C++, Visual Basic

10 Ngôn ngữ kịch bản : Vbscript,Javascript

11 Active Server Page và Dynamic HTML

12 Các đối tượng chính của ASP:

13 ASP có sáu đối tượng đó là: Request, response, server, application,session, objectcontext

năng mới để tạo ra một đối tượng (object) mới Application cà session dựng

để quản lý thông tin về các ứng dụng đang chạy trong chương trình,objectcontext dựng với microsoft transaction server

3 * Đối tượng request : cho ta lấy thông tin dọc theo yêu cầu HTTP Việctrao đổi bên ngoài từ server bị quay trở về như một phần của kết quả(response) Request tập trung nhiều đến phần lưu trữ thông tin