PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ SẢN XUẤT NỘI THẤT KB

Đây có thể coi là một đề tài thành công nếu tác giả xây dựng được phầnmềm hoàn chỉnh nhưng trên thực tế tác giả chưa giải quyết được vấn đề này.1.3 Mục tiêu phân tích thiết kế hệ thống t

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ SẢN XUẤT NỘI THẤT KB” ngoài sự cố gắng của bản thân qua quá trình học tập còn có

sự giúp đỡ rất nhiều của Nhà trường, thầy cô, cùng ban lãnh đạo cũng như cán bộ nhânviên trong công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB

Trước hết em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy côKhoa Hệ thống thông tin kinh tế cùng toàn thể thầy cô giáo trong Trường Đại họcThương Mại đã tận tình giảng dạy và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốt thờigian học tập tại trường

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo Nguyễn Quang Trung và côgiáo Nguyễn Hằng Giang đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cho em trong thờigian đi thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban giám đốc cùng toàn thểnhân viên, các phòng ban của Công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB.đã cungcấp đầy đủ thông tin và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập để em

có thể nắm bắt được những kiến thức thực tế và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Sinh viên thực hiện Trịnh Tiến Dũng

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự 1

1.2 Tổng quan về phân tích và thiết hệ thống thông tin quản lý nhân sự 2

1.3 Mục tiêu phân tích thiết kế hệ thống thông tin 3

1.4 Đối tượng và phạm vi phân tích thiết kế 3

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài 3

1.6 Kết cấu của khóa luận 4

PHẦN 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ SẢN XUẤT NỘI THẤT KB 5

2.1 Cơ sở lý luận 5

2.1.1 Các khái niệm cơ bản 5

2.1.2 Lý thuyết về phân tích & thiết kế hệ thống thông tin quản lý 9

2.1.2.1 Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng: 9

2.1.2.2 Phương pháp hướng đối tượng: 11

2.1.3 Phân định nội dung nghiên cứu 13

2.2 Phân tích ,đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB 13

2.2.1 Giới thiệu về công ty Cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB 13

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 14

2.2.3 Phân tích thực trạng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB 15

2.2.4 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB 18

PHẦN 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ SẢN XUẤT NỘI THẤT KB 22 3.1.Định hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB 22 3.2 Đề xuất hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB 24 3.2.1 Phân tích và đặc tả yêu cầu hệ thống thông tin quản lý nhân sự 24 3.2.2 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự 41 3.3 Một số kiến nghị về định hướng phát triển hệ thống thông tin nhân sự ở công

ty cổ phần xây dựng và sản xuất nột thất KB 48 3.4 Kết luận 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Sơ đồ 3.14: Biểu đồ tuần tự chức năng thêm hồ sơ nhân viên 34

Sơ đồ 3.15: Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật quá trình công tác 35

Hình 2.1 Chi tiết quy trình quản lý nhân sự và tiền lương (nguồn: kbis.vn) 16

Hình 3.1: Sơ đồ phân tích kiến trúc hệ thống 24

Hình 3.2: Biểu đồ use case tổng quát quản lý nhân sự 26

Hình 3.3: Biểu đồ use case mức đỉnh phòng nhân sự 26

Hình 3.4: Biểu đồ use case mức đỉnh phòng kế toán 27

Hình 3.5: Biểu đồ use case mức đỉnh tác nhân ban giám đốc 27

Hình 3.6: Biểu đồ use case mức đỉnh tác nhân nhân viên 28

Hình 3.7: Biều đồ use case cập nhật hồ sơ nhân viên 28

Hình 3.8: Biều đồ use case cập nhật hợp đồng lao động 29

Hình 3.9: Biểu đồ use case cập nhật hồ sơ khen thưởng kỷ luật 29

Hình 3.10: Biểu đồ use case cập nhật quá trình công tác 30

Hình 3.11: Biều đồ use cập nhật quá trình đào tạo 30

Hình 3.12: Biều đồ use case cập nhật bảng lương 31

Hình 3.13: Biểu đồ lớp quản lý nhân sự 33

Hình 3.16: Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật quá trình khen thưởng kỷ luật 36

Hình 3.17:Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật quá trình đào tạo 37

Hình 3.18: Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật bảng lương 38

Hình 3.19: Biểu đồ tuần tự chức năng báo cáo thông tin lương 39

Hình 3.20: Biểu đồ tuần tự chức năng báo cáo thông tin nhân sự 40

Hình 3.18 Form đăng nhập hệ thống 45

Hình 3.19 Form giao diện chính của hệ thống 46

Hình 3.20 Form giao diện “Cập nhật hồ sơ nhân viên” 47

Hình 3.21 Form giao diện “Cập nhật phòng ban” 47

Hình 3.22 Form giao diện “Tìm kiếm nhân viên” 48

11 HSKTKL Hồ sơ khen thưởng kỷ luật

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự.

Một trong những nhân tố mang tính quyết định sự phát triển của toàn bộ nền kinh

tế nói chung và các công ty nói riêng là nhân tố con người Trong các yếu tố vật chấtcấu thành nên hoạt động của công ty như vốn, trụ sở làm việc, trang thiết bị, nhân lực

và môi trường thì nhân lực là yếu tố quyết định nhất Chính vì thế mà công tác quản lýnhân sự có vai trò đặc biệt quan trọng và ngày càng được các nhà quản lý quan tâmnghiên cứu xem đây là một chức năng cốt lõi của tiến trình quản lý Quản lý nhân sự làmột bộ phận khó khăn nhất trong công tác quản lý, có quan hệ lớn đến sự thành, bạiđối với các doanh nghiệp, các tổ chức đơn vị Đặc biệt trong nền kinh tế tri thức, khi

mà sự cạnh tranh trong sản xuất kinh doanh đang ngày càng trở nên gay gắt thì cácdoanh nghiệp cần hoàn thiện công tác quản lý nhân sự Từ đó mới có thể đẩy mạnh sựđóng góp của người lao động với công ty, thực hiện tốt mọi nhiệm vụ, đóng góp sángkiến vào các mục tiêu kinh doanh, chịu trách nhiệm về công việc mình làm và nângcao năng suất lao động hơn nữa

Những năm gần đây, khi tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sự pháttriển của nền kinh tế mở thì công nghệ thông tin ngày càng đóng một vai trò quantrọng và đã trở thành một ngành công nghệ mũi nhọn, là ngành khoa hoc kỹ thuậtkhông thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: quản lý, kinh tế,thông tin…công nghệ thông tin giúp cho việc quản lý, kinh doanh nhanh gọn hơn,chính xác hơn Chính vì vậy mà mỗi doanh nghiệp cần hiện đại hóa bộ máy quản lý đểnâng cao sức cạnh tranh, đạt được vị thế vững chắc trên thị trường và tối đa hóa lợinhuận doanh nghiệp Công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp quản lý một cách tốt nhấtthông tin về tình hình tài chính cũng như về nhân sự Xây dựng một hệ thống quản lýthông tin nhân sự là một công việc hết sức cần thiết của mọi doanh nghiệp

Hiện nay, các hoạt động về quản lý nhân sự đã được triển khai rộng rãi ở hầu hếtcác công ty trong đó có cả công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB Việcứng dụng các hoạt động về quản lý nhân sự đã giúp đỡ được một phần trong việc phân

bổ và sử dụng nhân sự ở các bộ phận trong công ty Tuy nhiên, công ty mới chỉ quantâm đến các vấn đề về chính sách phát triển, tài chính mà đôi khi chưa chú trọng trong

việc sử dụng hợp lý nguồn nhân lực phù hợp với trình độ, năng lực của từng cán bộ,nhân viên trong doanh nghiệp, điều đó dẫn đến hiệu quả công việc chưa thực sự đạt kếtquả tốt nhất Nếu nhìn nhận đúng hơn thì vẫn có những người được phân công đúngcông việc, đúng trình độ tuy nhiên lại không thể phát huy được khả năng của mình.Một phần vì thiếu trang thiết bị phục vụ công việc, hoặc chế độ đãi ngộ chưa tốt nhưtiền lương không đủ bù đắp cuộc sống, khiến cho những người có trình độ không thểtận tâm làm đúng công việc của mình

Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý nhân sự tại công ty cổ xây dựng

và sản xuất nội thất KB em đã chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân

sự tại công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB” nhằm đề xuất một số giải

pháp hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự của công ty

1.2 Tổng quan về phân tích và thiết hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Trên thực tế, đã có rất nhiều tài liệu, công trình, sinh viên lựa chọn các mảng đề tàiliên quan đến HTTT quản lý nhân sự để nghiên cứu, làm khóa luận cũng như các ứngdụng đã triển khai vào thực tế Sau đây là một số đề tài mà em đã có cơ hội tham khảo:

Đề tài thứ nhất là Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tinquản lý nhân sự của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST ” của Lê

Bá Khánh Duy – Lớp 45B – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Đề tài đã đi sâu vàophân tích vào phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho doanh nghiệp Tuy nhiên

đề tài chưa thể hiện hết ý nghĩa và tầm quan trọng của HTTT quản lý nhân sự tới cáchoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phân tích cơ sở dữ liệu chưa được chặtchẽ, các kết xuất, báo cáo của phần mềm chưa mang tinh quản trị cao

Thứ hai là Khóa luận “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công tybảo hiểm dầu khí Việt Nam” của Nguyễn Thị Thảo – Lớp 46A – Trường Đại học Kinh

tế Quốc dân Tác giả đã xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự cho Công ty bảo hểmdầu khí Việt Nam Đề tài chỉ ra được tính đặc thù trong quản lý nhân sự của một công

ty bảo hiểm, đặc biệt là công ty dầu khí Tuy nhiên, hạn chế của đề tài đó là quy trình

xử lý thông tin, các sơ đồ logic đang còn khá đơn giản

Cuối cùng là “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tạiTRATECHCOM” của sinh viên Cao Thị Hồng Nhung – Lớp 47A – Trường Đại họcKinh tế Quốc dân Khác với hai đề tài trước đó, đề tài này tập trung vào xây dựngHTTT đặc biệt là phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu mà không đi xây dựng phần mềm Đề

tài đã giải quyết được bài toán quản lý nhân sự mà công ty đã đặt ra: Đầy đủ chứcnăng, cơ sở dữ liệu chặt chẽ, luồng ra vào thông tin hợp lý và các báo cáo, kết xuất mangtính quản trị cao Đây có thể coi là một đề tài thành công nếu tác giả xây dựng được phầnmềm hoàn chỉnh nhưng trên thực tế tác giả chưa giải quyết được vấn đề này.

1.3 Mục tiêu phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Mục tiêu nghiên cứu đề tài là thông qua quá trình phân tích và đánh giá chu trìnhquản lý nhân sự tai công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB, để tìm ra nhữngvướng mắc, sai sót, không hợp lý nhằm định hướng phát triển,

Ngoài ra mục tiêu của để tài còn hướng tới phân tích, thiết kế HTTT quản lýnhân sự thông qua các biểu đồ logic như biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng

dữ liệu…

1.4 Đối tượng và phạm vi phân tích thiết kế

Đối tượng nghiên cứu đề tài: Hệ thống quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xâydựng và sản xuất nội thất KB với hoạt động chính là quản lý nhân sự tiền lương Phạm vi nghiên cứu đề tài: Đề tài nghiên cứu hệ thống quản lý nhân sự được thựchiện trong phạm vi nghiên cứu tại công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB,chủ yếu ở phòng ban nhân sự công ty Những dữ liệu về công ty được sử dụng trong

đề tài là hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tìm hiểu nghiên cứu các văn bản, tài liệu cóliên quan đến đề tài nghiên cứu qua Internet, sách và các bài báo Phân tích, tổng hợpcác tài liệu có liên quan đến đề tài

Phương pháp thống kê, thu thập số liệu bằng cách sử dụng phiếu điều tra vàphỏng vấn : Tiến hành phát phiếu điều tra cho một số nhân viên trong công ty, lấy ýkiến của các nhân viên này đối với phương thức quản lý nhân sự hiện tại của Ngânhàng và thái độ của họ về việc thay đổi phương pháp quản lý Ngoài ra có thể tiếnhành phỏng vấn cán bộ quản lý nhân sự về một số vấn đề liên quan đến nhân sự

Phương pháp phân tích, tổng hợp, xử lý và đánh giá: Sử dụng ứng dụngMicrosoft Office Excel 2007 để xử lý các số liệu thu thập được và vẽ biểu đồ minhhọa Vận dụng phương pháp đánh giá tổng hợp kết hợp với hệ thống hóa các số liệu đãqua xử lý để có thể nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung, để đánh giá thực

trạng việc quản lý nhân sự trong thời điểm hiện tại và định hướng phát triển trongtương lai

Phương pháp so sánh đối chiếu : Đối chiếu giữa lý luận và thực tiển kết hợp thuthập và đối chiếu thông tin , dữ liệu thu được từ các nguồn khác (qua Internet, các bàibáo,…) chọn được thông tin phù hợp với khóa luận qua đó tìm ra và giải quyết nhữngkhó khăn thách thức còn tồn tại bên trong quá trình quản lý, giúp ta đánh giá đượcnăng lực quản lý hiện tại của ngân hàng và đưa ra được các giải pháp phù hợp nhất

1.6 Kết cấu của khóa luận.

Ngoài danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận và phầntài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận gồm ba phần:

Phần I Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự.

Phần II Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cổ Phần xây dựng và sản xuất nội thất KB

Phần III Định hướng phát triển và đề xuất hoàn thiện HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cổ Phần xây dựng và sản xuất nội thất KB.

PHẦN 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ SẢN XUẤT

sự đóng vai trò quan trọng bậc nhất tới sự thành công lâu dài của tổ chức hay doanhnghiệp Một tổ chức, DN có thể tăng lợi thế cạnh tranh của mình bằng cách sử dụnglao động một cách hiệu quả, tận dụng kinh nghiệm và sự khéo léo của họ nhằm đạtđược các mục tiêu đề ra Quản lý nhân sự nhằm mục đích tuyển chọn những người cónăng lực, nhanh nhạy và cống hiến trong công việc, quản lý hoạt động và khen thưởngkết quả hoạt động cũng như phát triển năng lực của họ

Một trong những yêu cầu chính của quản trị nhân sự là tìm ra đúng người, đúng

số lượng và đúng thời điểm trên các điều kiện thỏa mãn cả DN và nhân viên mới Khilựa chọn được những người có kỹ năng thích hợp làm việc ở đúng vị trí thì cả nhânviên lẫn công ty đều có lợi

Quản lý nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản

lý, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trongbất cứ DN nào Quản lý nhân sự là một hoạt động vừa mang tính chất khoa học vừamang tính nghệ thuật vì quản lý nhân sự là một lĩnh vực gắn bó đến văn hóa tổ chức vàchứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực nào

Vì vậy, quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trịcăn bản, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

- Phân tích công việc

- Tuyển dụng nhân viên

- Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên

- Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kíchthích vật chất và tinh thần đối với nhân viên

 Hệ thống thông tin

Khái niệm: Theo giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, khái niệm về hệ thống

thông tin được hiểu như sau:

 Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối qua lại, tác động lẫn nhau, cùng

hoạt động để hướng tới mục tiêu chung thông qua việc tiếp cận dữ liệu vào và sản sinh

ra dữ liệu ra nhờ một quá trình chuyển đổi

 Thông tin được biểu thị theo nghĩa thông thường là thông báo hay tin nhận

được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiệncác mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng Nói đến thông tin là phải nói đến haichủ thể: Chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhậnthông tin)

 Hệ thống thông tin quản lý

Theo giáo trình Hệ thống thông tin quản lý thì HTTTQL được hiểu như sau:

Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS)

là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điềuhành một tổ chức Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong HTTTQL là một cơ sở dữliệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thôngtin về các hoạt động diễn ra trong hệ thống

Vai trò và nhiệm vụ: HTTT góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động, tinh

thần và năng suất lao động nhân viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn nhu cầu kháchhàng Là một nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quảviệc ra quyết định của các cấp quản trị và các doanh nhân Ngày nay, một số DN coiHTTT là yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh, tăng cường lợithế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu

HTTT quản lý có nhiệm vụ:

Nhiệm vụ đối ngoại: Thu thập thông tin từ phía ngoài hệ thống phục vụ các hoạt

động bên trong của hệ thống đồng thời đưa các thông tin ra bên ngoài như các thôngtin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa

Nhiệm vụ đối nội: HTTT làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh

doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như các thôngtin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thời thông tin

về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin của DN

Các loại HTTT quản lý thông dụng

Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theolĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng

Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Là một phầnđặc biệt của HTTT quản lý Nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quanđến các nghiệp vụ tài chính

Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trongbán hàng và maketing của doanh nghiệp như thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tinkhách hàng…

Hệ thống thông tin sản xuất: Là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sảnphẩm Hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất…

Hệ thống thông tin tài chính: Là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích, đánhgiá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính Đối tượng quản lý là thôngtin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi trường bên ngoài tổ chức

Hệ thống thông tin nhân sự: Là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và

hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sathải nhân viên trong DN…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa DN và đội ngũ nhânviên của DN

 Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý

Quản lý thông tin theo ba cấp: Cấp chiến lược, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp.Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụ xácđịnh mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức Từ đó họ thiết lập các chính sáchchung và hoạch định những đường lối phát triển

Những trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùngcác phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược đặt ra ở mức cao hơn

Cuối cùng ở mức tác nghiệp, quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệulực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưngphải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kĩ thuật.

 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng,quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanhnghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên củadoanh nghiệp

Mô hình HTTT quản lý nhân sự tổng quát

- Quản lý nhân viên bao gồm: Quản lý hồ sơ nhân viên, xử lý hợp đồng hết hạn,quản lý thử việc

- Quản lý chấm công: Quản lý nghỉ phép, quản lý vào ra công ty, quản lý nhật kýlàm việc, quản lý đăng ký lịch làm việc, tích hợp máy chấm công

- Quản lý lương: Quản lý tính lương thời vụ, lương thời gian, tính lương theo sản phẩm

- Quản lý chức vụ: Quản lý cấp bậc, chức vụ trong tổ chức của doanh nghiệp

- Quản lý các chế độ: các chế độ khen thưởng, phụ cấp ốm đau bệnh tật, thai sản

- Quản lý đào tạo: Tổ chức lớp học, đánh giá học viên và giáo viên

Nếu ta ứng dụng tin học vào công tác nhân sự thì dữ liệu của hệ thống thông tinquản lí nhân sự tại cơ quan sẽ được lưu trữ và bảo quản trên các phương tiện nhớ của máytính điện tử, các chương trình quản lí nhân sự cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm cácthông tin về nhân sự một cách nhanh chóng, thuận lợi

Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý nhân sự.

Hoạt động quản lý nhân sự của DN chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố Mỗi mộtyếu tố lại có những tác động khác nhau, có những tác động khác nhau, có thể tác độngnhiều hay ít, theo chiều tích cực hoặc tiêu cực Ở đây có thể chia các nhân tố này làmhai nhóm, đó là nhóm yếu tố bên trong trong DN và yếu tố bên ngoài DN.

Nhóm yếu tố bên ngoài DN gồm có bối cảnh kinh tế, dân số, khoa học kỹ thuật,đối thủ cạnh tranh Trong nền kinh tế thị trường phát triển như hiện nay thì môi trườngbên ngoài cũng thay đổi rất nhanh chóng Điều này đòi hỏi các DN muốn tồn tại phảiluôn tự đổi mới để không trở nên tụt hậu, làm giảm khả năng cạnh tranh của mình.Nhóm yếu tố bên trong DN gồm đội ngũ nhân viên, nhà quản lý, mục tiêu, triết

lý và các chính sách về quản lý nhân sự của DN Việc áp dụng các thông lệ tốt trongquản lý nguồn nhân lực rất quan trọng để đạt được kết quả kinh doanh tốt Tuy nhiên ởmột số DN điều kiện tại nơi làm việc và quan hệ trong công việc có thể không khuyếnkhích nhân viên cố gắng hết sức Hiệu quả làm việc của nhân viên được xác định bằngnhững phương pháp không mang tính xây dựng

Do vậy, để vượt qua những thách thức này người quản lý cần phải học hỏi nhiềuhơn cách tìm và áp dụng các phương pháp để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơntrong doanh nghiệp của mình

2.1.2 Lý thuyết về phân tích & thiết kế hệ thống thông tin quản lý

HTTT nào cũng có một đời sống, lúc khai sinh tới lúc bị phế bỏ Đó là một quátrình trải qua một số giai đoạn nhất định Các giai đoạn đó là: Tìm hiểu nhu cầu, phântích, thiết kế, cài đặt, khai thác và bảo dưỡng Trong đó giai đoạn phân tích, thiết kếđược đánh giá là quan trọng nhất

Giai đoạn phân tích là nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết của hệ thống, cho thấy

hệ thống phải thực hiện những việc gì và dữ liệu mà nó đề cập là những dữ liệu nào,

có cấu trúc ra sao

Giai đoạn thiết kế là nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để sao cho

hệ thống thỏa mãn được các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra, đồng thời lạithích ứng với các ràng buộc trong thực tế

Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin

2.1.2.1 Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng:

Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chínhthành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhắm đến thực hiện một côngviệc nhất định.

Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếptục phân rã bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay, sửdụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng chức năng

Sơ đồ phân cấp chức năng

Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệthống thông tin Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cầnphải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào Việc phân cấp sơ đồ chứcnăng cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng thể đến cụ thể, từ tổng quátđến chi tiết theo cấu trúc hình cây

Đặc điểm của BPC là:

- Cho một cách nhìn khái quát, dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chức năng,nhiệm vụ cần thực hiện

- Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống

- Có tính chất tĩnh, vì PBC chỉ cho thấy các chức năng mà không thấy trình tự xử lý

- Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa chức năng

 Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quátrình xử lý thông tin với các yêu cầu sau:

- Diễn tả ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà bỏ qua câuhỏi “Làm như thế nào?”

- Chỉ rõ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả

- Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó phầnnào thấy được trình tự thực hiện giữa chúng

 Sơ đồ thực thể liên kết E –R:

Mô hình thực thể liên kết là mô hình hóa thế giới thực dưới dạng một tập hợp cáckiểu thực thể, mỗi kiểu này được định nghĩa bởi một tập hợp các kiểu thuộc tính Cáckiểu thực thể được kết nối với nhau bởi các kiểu liên kết

Các thực thể là một vật cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổn địnhtrong thế giới thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin

Các thuộc tính là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh nào đó của một thựcthể Một hay một tập kiểu thuộc tính của một kiểu thực thể được gọi là một khóa nếugiá trị của nó cho phép ta phân biệt các thực thể với nhau.

2.1.2.2 Phương pháp hướng đối tượng:

Các tiếp cận hướng đối tượng là một cách tư duy theo hướng ánh xạ các thànhphần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Một hệ thống được chia thànhcác phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả hành động và các

dữ liệu liên quan đến đối tượng đó Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độclập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại vớinhau thông qua mối quan hệ tương tác giữa chúng

Các biểu đồ quan trọng:

Biểu đồ use case: Biểu đồ ca sử dụng trình bày một số tác nhân ngoài và sự liên

hệ của chúng với các ca sử dụng mà hệ thống cung cấp Một ca sử dụng là một diễn tả của một chức năng mà hệ thống có khả năng cung cấp Ca sử dụng có thể được đặc tả bằng một văn bản hay một biểu đồ hoạt động, ở đó chỉ đề cập hệ thống làm gì, chứ không nói hệ thống làm như thế nào

Biểu đồ lớp: Biểu đồ lớp phô bày cấu trúc tĩnh của các lớp trong hệ thống Các

lớp biểu diễn cho các sự vật mà hệ thống quan tâm Các lớp có thể liên quan với nhautheo nhiều cách: Liên kết (kết nối với nhau), phụ thuộc (lớp này phụ thuộc hay dùngmột lớp khác), khái quát hóa (một lớp được khái quát hóa thành một lớp khác) và gói(cùng gom vào một gói) Các mối liên quan đó được trình bày trong biểu đồ lớp cùngvới cấu trúc bên trong của mỗi lớp, gồm các thuộc tính và các thao tác Biểu đồ lớpđược xem là tĩnh vì cấu trúc mà nó mô tả luôn luôn đúng vào mọi lúc trong chu trìnhsống của hệ thống Thông thường thì hệ thống được mô tả bởi một số biểu đồ lớp (chứkhông phải là gom tất mọi lớp vào cùng một biểu đồ), và một lớp có thể tham gia vàonhiều biểu đồ

Biểu đồ tuần tự: Là một trong hai biểu đồ tương tác chính, với chủ ý làm nổi bật

trình tự theo thời gian của các thông điệp Nó trình bày một tập hợp các đối tượngcùng với những thông điệp chuyển giao giữa chúng với nhau Các đối tượng nó đâythường là các cá thể có tên hay khuyết danh của các lớp, song thế vào chỗ các đốitượng, cũng có thể là các đối tác, các hợp tác, các thành phần, các nút

Biểu đồ trạng thái: Có những đối tượng có những phản ứng kinh hoạt trước

những sự kiện từ ngoài tới Hành vi của loại đối tượng này được miêu tả bởi biểu đồtrạng thái Biểu đồ trạng thái trình bày các trạng thái có thể của đối tượng và chỉ rõ đốitượng nào đó vừa được thỏa mãn, mà đối tượng tiếp nhận qua thông điệp gửi tới từmột đối tượng khác Một sự thay đổi trạng thái gọi là một dịch chuyển Có thể có cáchành động xảy ra gắn với trạng thái hay với bước dịch chuyển Biểu đồ trạng tháikhông phải vẽ cho tất cả các lớp, mà chỉ riêng cho các lớp mà đối tượng của nó có khảnăng ứng xử trước các sự kiện xảy đến tùy thuộc vào trạng thái hiện tại của nó

Ưu điểm của mô hình hướng đối tượng

Đối tượng độc lập tương đối: che giấu thông tin, việc sửa đổi một đối tượngkhông gây ảnh hưởng lan truyền sang đối tượng khác

Những đối tượng trao đổi thông tin được với nhau bằng cách truyền thông điệplàm cho việc liên kết giữa các đối tượng lỏng lẻo, có thể ghép nối tùy ý, dễ dàng bảotrì, nâng cấp, đảm bảo cho việc mô tả các giao diện giữa các đơn thể bên trong hệthống được dễ dàng hơn

Việc phân tích và thiết kế theo cách phân bài toán thành các đối tượng là hướngtới lời giải của thế giới thực

Các đối tượng có thể sử dụng lại được do tính kế thừa của đối tượng cho phépxác định các modul và sử dụng ngay sau khi chúng chưa thực hiện đầy đủ các chứcnăng và sau đó mở rộng các đơn thể đó mà không ảnh hưởng tới các đơn thể đã có

Hệ thống hướng đối tượng dễ dàng được mở rộng thành các hệ thống lớn nhờtương tác thông qua việc nhận và gửi các thông báo

Xây dựng hệ thống thành các thành phần khác nhau Mỗi thành phần được xâydựng độc lập và sau đó ghép chúng lại với nhau đảm bảo được có đầy đủ các thông tingiao dịch

Việc phát triển và bảo trì hệ thống đơn giản hơn rất nhiều do có sự phân hoạch

rõ ràng, là kết quả của việc bao gói thông tin và sự kết nối giữa các đối tượng thôngqua giao diện, việc sử dụng lại các thành phần đảm bảo độ tin cậy cao của hệ thống

Cho phép áp dụng các phương pháp phát triển mà gắn các bước phát triển, thiết

kế và cài đặt trong quá trình phát triển phần mềm trong một giai đoạn ngắn

Quá trình phát triển phần mềm đồng thời là quá trình cộng tác của khách hàngngười dùng nhà phân tích, nhà thiết kế, nhà phát triển, chuyên gia lĩnh vực, chuyên gia kỹthuật…nên lối tiếp cận này khiến cho việc giao tiếp giữa họ với nhau được dễ dàng hơn.

Một trong những ưu điểm quan trọng bậc nhất của phương pháp phân tích vàthiết kế hướng đối tượng là tính tái sử dụng: bạn có thể tạo các thành phần (đối tượng)một lần và dùng chúng nhiều lần sau đó Vì các đối tượng đã được thử nghiệm kỹ càngtrong lần dùng trước đó, nên khả năng tái sử dụng đối tượng có tác dụng giảm thiểu lỗi

và các khó khăn trong việc bảo trì, giúp tăng tốc độ thiết kế và phát triển phần mềm

Phương pháp hướng đối tượng giúp chúng ta xử lý các vấn đề phức tạp trongphát triển phần mềm và tạo ra các thế hệ phần mềm có quy mô lớn, có khả năng thíchứng và bền chắc

2.1.3 Phân định nội dung nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về quản lý nhân sự trong công ty cổ phần xây dựng và sản xuất

nội thất KB Trong phạm vi đề tài sẽ nghiên cứu 2 vấn đề:

-Quản lý nhân viên: Bao gồm các nhân viên hành chính sự nghiệp đang làm chocông ty và nhân viên làm theo hợp đồng có thời hạn do công ty kí

- Quản lý tiền lương: Hoạt động trả tiền lương cho nhân viên theo phương thứctrả trực tiếp tại phòng kế toán Tùy theo năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên

mà sẽ có thêm phần lương thưởng và phạt

2.2 Phân tích ,đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty

Cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB.

2.2.1 Giới thiệu về công ty Cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB.

Tên đơn vị : CÔNG TY CP XÂY DỰNG VÀ SẢN XUẤT NỘI THẤT KB Tên tiếng Anh: KB INTERIOR PRODUCTION AND CONSTRUCTION JSC Tên viết tắt: KBIS.

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần.

- Sơ đồ hệ thống tổ chức và cơ cấu nhân sự.

-Các phòng, ban chức năng của công ty:

+ Hội đồng quản trị + Phòng thiết kế

+ Ban Giám đốc + Phòng thi công

+ Ban ISO + Bộ phận đấu thầu

+ Phòng kiểm soát + Bộ phận bảo hành

+ Phòng Tài chính-Kế toán + Khối nhà máy sản xuất

+ Phòng Hành chính-Nhân sự + Phòng Kinh doanh

Nguyên tắc tuyển chọn nhân sự của công ty là luôn chọn những ứng cử viên phùhợp dựa trên phẩm chất, khả năng, thái độ, năng lực và kinh nghiệm công việc Tạo ra

sự công bằng và hợp lý cho tất cả các nhân viên

Nguồn nhân lực

Tính đến năm 2013, trong công ty đã có 108 nhân viên Qua việc điều tra mẫukhảo sát tại công ty, hiện tại công ty đang có đội ngũ nhân viên rất tốt, với trình độ đạihọc chiếm tới 86%, cao đẳng chiếm 11.2 % và trung cấp chỉ chiếm 2.8 %

Bộ phận đấu thầu

Khối nhà máy sản xuất

Phòng Thi công

Phòng Kinh doanh

Phòng

kiểm

soát

Ban ISO Hội đồng quản trị

Các đơn

vị vệ tinh

BP Bảo hành bảo trì

Nhà máy sản xuất

SP nội thất

Phòng Thiết kế

Phòng Tài chính-

Kế toán

Bộ phận bảo hành Ban Giám đốc

Chính vì mục tiêu đưa phương thức bán hàng trực tuyến qua mạng trở thànhphương thức bán hàng chính, nên đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty hầu hết có thểthành thạo sử dụng tin học văn phòng cùng các phần mềm chuyên phục vụ cho mụcđích kinh doanh

Công ty đang ngày càng chú trọng đầu tư vào nguồn nhân lực Với đội ngũ nhânviên chuyên nghiệp, công ty sẽ ngày càng có nhiều điều kiện thuận lợi hơn để pháttriển kinh doanh

- Thực trạng hoạt động của HTTT quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng

và sản xuất nội thất KB.

Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương hiện nay của công ty liên quan đến bađối tượng chủ yếu là: cán bộ nhân viên công ty, các phòng ban liên quan đến quản lýnhân sự và tiền lương, lãnh đạo công ty Việc quản lý nhân sự và tiền lương được thểhiện qua sơ đồ sau:

Hình 2.1 Chi tiết quy trình quản lý nhân sự và tiền lương (nguồn: kbis.vn)

Công ty cổ phần cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB được thành lập từ

năm 2007 đến nay, từ khi đi vào hoạt động đến nay tuy số lượng nhân sự tương đốilớn Việc quản lý nhân sự và tiền lương cũng được đội ngũ nhân viên chuyên trách xử

lý chuyên nghiệp và đơn giản hơn so với ban đầu Được sử dụng các trang thiết bị,phần mềm chuyên dụng ngay từ những ngày đầu làm việc giúp cho hiệu quả công việctiến triển tốt hơn Từ việc thực hiện trả lương nhân viên theo phương pháp thôngthường, hiện nay công ty đã tiến hành chi trả lương cho nhân viên qua ATM Tuynhiên, những thuận lợi luôn đi kèm với những khó khăn không nhìn trước được, vấn

đề quản lý nhân sự và tiền lương luôn là vấn đề phức tạp, khó tránh những sai sót cầnphải được quam tâm hơn

Do vậy, với những yêu cầu và đặc điểm riêng của công ty Việc quản lý nhân sự

và tiền lương của công ty phải đươc thực hiện theo một hệ thống phù hợp với hoạtđộng của công ty Hệ thống quản lý cần phải nắm được chiến lược phát triển chungcủa đơn vị quản lí, không để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như về quản lý làmsai lệch thông tin tập hợp

Quá trình phát triển hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty đã kiểmchứng được tính đúng đắn, tính khoa học, đồng thời chu trình dần được hoàn thiện,điều chỉnh sao cho phù hợp hơn với thực tế tại công ty

Hệ thống quản lý nhân sự của công ty là hệ thống được mua từ các đơn vị cungcấp khác, nên trong nhiều trường hợp thực tế phát sinh không đúng với như chức năngcũng mà hệ thống có thể đảm nhận Chính vì vậy, hàng năm mỗi phòng ban, bộ phậncủa công ty luôn phải định hướng trước các mục tiêu công việc, các nguồn lực, tàinguyên,…để phù hợp với khả năng của hệ thống cung cấp Các mục tiêu này phải đápứng các tiêu chí: Cụ thể, đo lường được, đúng trọng tâm và phù hợp mục tiêu chungcủa bộ phận, của công ty, thực tế và có tính thách thức, đảm bảo thời gian thực hiện.Đây cũng chính là nhược điểm tồn tại lớn nhất của hệ thống mà đang dần được công tythay mới bằng hệ thống mới đang xây dựng của mình

Trách nhiệm quản lí nhân sự và tiền lương thuộc về 2 phòng ban : phòng hànhchính nhân sự (HC-NS) và phòng tài chính kế toán Trong đó :

Nhân viên phòng hành chính nhân sự sẽ quản lí các vấn đề về nhân sự như : tạodanh sách các nhân viên của công ty và các phòng ban trực thuộc, các thông tin vềnhân viện ( thông tin cá nhân, chức vụ….)

Nhân viên phòng tài chính kế toán sẽ quản lí tiền lương bằng cách tạo các bảnglương, khung lương đối với từng bộ phận và từng chức vụ

Mức lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ Nhân viên ở chức vụ nào sẽnhận được mức lương ứng với từng chức vụ đó

Những việc được khen thưởng ( lí do khen thưởng ) và hình thức khen thưởngtương ứng do giám đốc công ty định ra Bộ phận quản lí lương có trách nhiệm tạo rabảng khen thưởng trong đó có tên loại khen thưởng và hình thức khen thưởng tươngứng Quản lí nhân sự dựa vào bảng đó mà thực hiện khen thưởng cho nhân viên theobảng trên

Những việc được kỉ luật( lí do kỉ luật ) và hình thức kỉ luật tương ứng do giámđốc công ty định ra Bộ phận quản lí lương có trách nhiệm tạo ra bảng kỉ luật trong đó

có tên loại kỉ luật và hình thức kỷ luật tương ứng

Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu cho thấy hệ thống của công ty đang thựchiện được các chức năng như sau:

 Thực hiện được các chức năng quản lý nhân viên như: tuyển nhân viên, hỗ trợquản lý, đào tạo nhân viên mới

 Hỗ trợ chức năng lập và quản lí danh sách nhân viên : cho phép lập danh sáchnhân viên một cách dễ dàng, quản lí danh sách nhân viên theo từng phòng ban cụ thể hoặctheo toàn bộ công ty , có khả năng thêm-xóa-sửa thông tin nhân viên trong danh sách.Cókhả năng thêm một phòng ban mới và tạo danh sách nhên viên cho phòng ban đó

 Hỗ trợ các công cụ lập và quản lí bảng lương : hỗ trợ nhập-sửa các thông tintrong bảng lương

 Hỗ trợ quản lí mức lương theo từng phòng ban và từng chức vụ của công ty

 Ưu điểm

Đội ngũ nhân viên tham gia quản lý nhân sự là những người được đào tạo chuyênnghiệp với trình độ chuyên môn cao Được đào tạo hướng dẫn sử dụng các công nghệ,phương tiện hỗ trợ quản lý thuần thục và nhuần nhuyễn từng quy trình Đội ngũ nhânviên chuyên nghiệp, trẻ, ham học hỏi và dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi khicông ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới (hệ thống thông tin quản lý nhân sự),hoặc bổ sung hệ thống Điều này làm cho bộ máy tổ chức quản lý nhân sự được đánhgiá khá hiệu quả trong công việc Bên cạnh đó, Công ty còn tổ chức công tác bồidưỡng nhân viên diễn ra thường xuyên, giúp các nhân viên có khả năng thao tác thànhthạo với các phần mềm mà công ty đang triển khai

Chức năng quản lý tính lương cho phép người sử dụng tự định nghĩa các bảnglương và các công thức tính lương một cách linh họat Có thể xuất và nhập dữ liệudưới dạng các tập tin word, excel để thuận tiện cho việc nhập liệu nhanh chóng cũngnhư lưu trữ khi cần thiết

Với việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ trong quản lý nhân sự của công ty chothấy sự quan tâm của công ty trong công tác quản lý Với phương thức chấm công tiêntiến sử dụng công nghệ hiện đại bằng thẻ từ chấm công, tránh tình trạng chấmcôngkhông đúng theo phương thức thủ công

Bên cạnh việc chú trọng đầu tư phần mềm cho công việc, công ty cũng dành từ200-300 triệu VND mỗi năm để đầu tư cho cơ sở hạ tầng trang thiết bị Cùng với đó làtăng cường đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ, khả năng nghiệp vụ, dần dần thíchứng với những công nghệ mà công ty đầu tư

Ngoài ra còn ưu điểm đó là tính lương cho nhân viên trong công ty Đáp ứng nhucầu tính và quản lý lương nhanh chóng, chặt chẽ cũng như tính các khoản thu nhậpcho nhân viên một cách chính xác

Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty cổ phần đầu xây dựng và sảnxuất nội thất KB tuy có nhiều ưu điểm, thuận lợi nhưng vẫn còn tồn tại những nhượcđiểm, bất lợi trong việc ứng dụng hệ thống trong công việc:

- Hệ thống còn khá rời rạc do sử dụng một hệ thống chưa thực sự đồng bộ trongcông tác quản lý nhân sự và tiền lương Rời rạc trong việc sử dụng phần mềm quản lý

nhân sự và phần mềm quản lý tiền lương tuy được các bộ phận, phòng ban khác nhau

sử dụng nhưng chưa có phương thức kết nối dữ liệu vào chung làm một

- Không quản lý được thời gian làm việc khi nhân viên ra bên ngoài làm việc

Từ vị trí, lộ trình và hiệu quả công việc của nhân viên khi ra ngoài làm việc.Khó đánhgiá được sự tăng hoặc giảm của số lượng nhân viên làm việc trong công ty Khôngđánh giá được kết quả làm việc của nhân viên một cách chính xác, chưa phân cấp đượcmức độ quản lý nhân sự và tiền lương trong công ty Khó khăn trong việc kiểm tra cácbáo cáo của nhân viên

- Sự truyền tải thông tin qua lại giữa các phòng ban gặp nhiều bất cập trong côngtác quản lý và đánh giá về kỹ năng hay sở thích, trình độ của nhân viên để có đánh giá sátthực, sắp xếp công việc hợp lý cho mỗi nhân viên

- Hệ thống quản lý nhân sự bao gồm cả quản lý nhân sự và quản lý tiền lương, chonên dẫn đến sự trùng lặp về khâu dữ liệu trong một hệ thống

- Với việc quản lý nhân sự như hiện nay thì việc bảo mật thông tin nhân sựchưa được an toàn, nguy cơ bị đánh cắp thông tin từ bên trong cao, gây ảnh hưởng tớichất lượng nguồn nhân lực

Đây là một số bất cập hiện nay đang diễn ra trong việc quản lý hệ thống quản lýnhân sự và tiền lương tại công ty

 Nguyên nhân

Hiện tại công ty chưa có phòng ban riêng dành cho việc quản lý HTTT và CNTT

mà đang bị trực thuộc vào các phòng ban khác cho nên việc quản lý diễn ra phức tạphơn, dễ dẫn đến thiếu sót trong công tác quản lý

Trong hệ thống quản lý nhân sự tại công ty gồm hai chu trình con là quản lý nhân

sự trực thuộc phòng hành chính nhân sự và quản lý tiền lương trực thuộc phòng kế

toán tài chính, việc quản lý thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận chức năng

trong công tác quản lý không tập trung khiến cho nhà lãnh đạo khó quản lý chính xácnhân sự, tiền lương nhân viên toàn công ty

 Bài học kinh nghiệm

- Phải hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự để hệ thống đạt được hiệu quả tốt nhất

- Hệ thống quản lý nhân sự phải tích hợp được với phần cứng và phần mềm tínhlương để dễ dàng tính lương mà không cần chuyển giao giữa các phòng ban liên quan,

và tránh để việc lặp thông tin trong cùng một hệ thống

- Nên đào tạo thường xuyên đội ngũ cán bộ nhân viên theo một quy trình nhằmnâng cao nhận thức và nắm bắt kịp các thay đổi về hệ thống theo thời gian.

- Nên sử dụng các phần mềm bảo mật, các phần mềm diệt virus có bản quyền,tránh bị kẻ xấu tấn công phá hủy phần mềm hay đánh cắp thông tin

PHẦN 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY

DN phải xem xét những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Cụ thể khimột phần mềm quản lý mới ra đời với nhiều ưu điểm nổi bật và giải quyết được các yêucầu mới của DN thì tổ chức cần phải rà soát lại hệ thống thông tin của mình để thay đổihay cài đặt lại các chương trình khi muốn sử dụng phần mềm quản lý mới này

Từ nguyên nhân đó cùng với những phân tích, đánh giá trên ta đi tới một số

định hướng phát triển quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nộithất KB như sau:

- Thường xuyên cập nhật và nâng cấp các chương trình sử dụng trong hệ thốngquản lý của doanh nghiệp Tìm kiếm và phát hiện các khuyết điểm, các lỗi mắc phảitrong quá trình quản lý và sử dụng hệ thống

- Thông tin báo cáo chưa thực sự đầy đủ và thuận tiện vì vậy cần sự đổi mới vềchức năng lập báo cáo và truy xuất dữ liệu

- Nâng cao trình độ nhân viên trực tiếp tham gia công tác quản lý nhân sự vàtiền lương bằng việc tăng cường đào tạo, bồi dưỡng các nghiệp vụ, hướng dẫn sử dụngcác chương trình thuần thục và nhuần nhuyễn tránh tình trạng không hiểu hết các chứcnăng của chương trình

- Tăng cường tính bảo mật an toàn dữ liệu được lưu trữ cho hệ thống bằng việc

sử dụng các công cụ, phương tiện lưu trữ dữ liệu, đặc biệt quan tâm đến những cơ sở

dữ liệu mang tính quan trọng của công ty Luồng thông tin lưu truyền trong toàn bộ

chu trình chưa được thông suốt do đó cần phải thay đổi mô hình lưu truyền thông tintrong hệ thống.

- Hệ thống cần hỗ trợ việc tạo mới user cho người truy cập, phân quyền chouser Các user khi được phân quyền thì chỉ được thực hiện trên các quyền được quyđịnh, riêng admin sẽ có quyền tối đa được phép tạo, xóa, sửa user khác Mặt khác cần

hỗ trợ hỗ trợ việc tạo mới và khai báo các danh mục nhằm trợ giúp cho việc ghi nhậncác thông tin ứng viên có liên quan (thông tin cá nhân, mối quan hệ gia đình, quá trìnhhọc tập, công tác, trình độ, lương, các danh mục liên quan đến các module bảo hiểm,tuyển dụng, tính lương…)

- Nên đưa vào hệ thống khả năng chấm công cho nhân viên trong trường hợpcông ty tính lương theo ngày làm việc của nhân viên Mục đích công tác chấm côngnhân viên theo ngày, tháng… nhằm so sánh dữ liệu chấm công với các ca làm việc,các ngày nghỉ để tính toán ngày công chính xác

- Tăng cường sử dụng phương pháp chấm công mới thông qua thẻ từ kiểm soátthời gian làm việc của nhân viên cũng như dễ dàng, thuận tiện cho việc chấm công của

bộ phận kế toán Tính toán các giờ công ra vào và chuyển số liệu về module quản trịlương để tính lương cho nhân viên

- Tích hợp phần mềm chấm công vào máy hoặc lấy dự liệu từ máy chấm công

và đưa vào phần mềm đế tiến hành quá trình tính toán ngày công chính xác cho nhânviên Theo dõi và lọc ra danh sách nhân viên làm thêm giờ, nhân viên nghỉ có hoặckhông có phép, nghỉ đi công tác

3.2 Đề xuất hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB

3.2.1 Phân tích và đặc tả yêu cầu hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hình 3.1: Sơ đồ phân tích kiến trúc hệ thống

Quản lý nhân sự

Quản lý nhân viên

Báo cáo lương

Tra cứu, báo cáo nhân viên

Tra cứu báo cáo tuyển dụng đào tạo

Danh mục tra cứu báo cáo

Phân tích use case

Cập nhật hợp đồng lao động Phòng NS tiến hành thêm, sửa, xóa hợp đồng lao động cho nhân viên khiký hợp đồng hoãn hợp đồng hay hủy hợp đồngCập nhật bảng chấm công Phòng NS cập nhật bảng chấm công theo từng phòng ban vào hệ thống

Báo cáo thông tin nhân sự Thông kê báo cáo tình hình nhân sự các phòng ban cho ban giám đốc

công ty

Phòng kế toán

Cập nhật bảng lương Phòng KT lâp bảng lương, thêm mới, sửa, xóa bảng lương theo yêu cầucủa công ty

Báo cáo thông tin lương Thực hiện việc lập báo cáo lương hàng tháng, quý, năm cho ban giám đốc

Ban giám đốc Xem báo cáo nhân sự

Xem báo cáo, tra cứu thông tin về nhân sựXem báo cáo lương Xem báo cáo, tra cứu thông tin về lươngNhân viên Xem hồ sơ nhân viên Nhân viên công ty đăng nhập vào hệ thống xem thông tin hồ sơ nhân viên

Xem thông tin lương Nhân viên công ty đăng nhập vào hệ thống xem thông tin lương

Biểu đồ use case tổng quát

Quan ly ho so nhan vien

Hình 3.2: Biểu đồ use case tổng quát quản lý nhân sự

 Biểu đồ use case mức đỉnh tác nhân phòng NS

Hình 3.3: Biểu đồ use case mức đỉnh phòng nhân sự