ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác phòng chống

Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp là một đơn vị thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn có địa bàn hoạt động rộng khắp cả nước, vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong q

LỜI MỞ ĐẦU

Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ diệu của nó đang tác động mạnh mẽ tới mọi hoạt động chính trị, kinh tế, xã hội trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng Cùng với sự phát triển nhanh chóng của tin học và vai trò ngày càng nổi trội của thông tin sau cuộc cách mạng về quản lý, từ hai thập kỷ nay thế giới đã bước vào một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của Công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đã và đang từng bước đi vào tất cả các lĩnh vực, chiếm một vị trí quan trọng trong xã hội Cùng phát triển với khoa học công nghệ, hoạt động quản lý đang có nhiều đổi mới theo xu thế hiện đại hoá đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của xu thế hội nhập và phát triển kinh tế Công nghệ thông tin càng ngày càng phát triển, càng có nhiều phát minh sáng chế được ứng dụng vào đời sống xã hội nhằm giải phóng sức lao động, làm phong phú thêm đời sống vật chất, tinh thần của con người

Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp là một đơn vị thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn có địa bàn hoạt động rộng khắp cả nước, vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý là thực sự cần thiết

Xuất phát từ thực tiễn của tình hình thực hiện công tác văn phòng của Viện quy

hoạch và thiết kế nông nghiệp, em đã mạnh dạn chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp”

làm khoá luận tốt nghiệp của mình Trọng tâm của khoá luận này nhằm đề cập đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Viện và một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động tổ chức quản lý

Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, nội dung khoá luận gồm 3 phần chính:

Chương I: Nhận thức chung về văn phòng và công nghệ thông tin trong

Chương II: Khái quát về tổ chức hoạt động của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.

Chương III: Thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.

Để có được bản khoá luận tốt nghiệp này, ngoài sự nỗ lực và cố gắng của bản thân, em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của cơ quan thực tập cũng như của nhà trường và các thầy cô giáo Em xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới cỏc cụ chỳ cán bộ đang công tác tại Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp và các thầy cô giáo Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn – GS.TS Trần Minh Tuấn về sự chỉ bảo tận tình đó giỳp em hoàn thành bản khoá luận này Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do còn hạn chế về kiến thức và thời gian, nờn khụng khỏi có những thiếu sót Em mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô để giúp em hoàn thiện được khoá luận này và bổ sung kiến thức cho bản thân

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I NHẬN THỨC CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

I - nhận thức chung về văn phòng

1 Khái niệm văn phòng.

Văn phòng là một bộ phận nằm trong tổ chức bộ máy của các cơ quan, đơn vị, tổ chức có chức năng trợ giúp cho các nhà quản lý trong việc xử lý thông tin và ra quyết định

Hiện nay có nhiều cách nhìn nhận về văn phòng Theo tác giả cuốn sách “Nghiệp

vụ văn phũng” - PGS.TS Nguyễn Hữu Tri thì văn phòng được tiếp cận một cách toàn diện ở hai trạng thái động và tĩnh Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thỡ nú bao gồm toàn bộ quỏ trỡnh vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh thỡ nú bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người v.v… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức

Ngoài ra, tác giả cuốn sách “ Quản trị hành chính Văn phũng”- Nguyễn Hữu Thân cho rằng : “Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát, nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả”

Nhắc đến văn phòng, không thể không nói đến công tác văn phòng Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của một tổ chức Nếu xem xét công tác này theo quan điểm hệ thống thì ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường…theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong hoạt động của đơn vị Còn ở đầu ra, là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lí thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài

không ngừng củng cố hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vị Để công tác văn phòng đạt kết quả tốt cần phải có những điều kiện cơ bản sau:

- Phải có một bộ máy văn phòng được tổ chức thích hợp ở các cơ quan, đơn vị

có quy mô lớn bộ máy văn phòng có thể gồm đầy đủ cỏc phũng, cỏc bộ phận với số lượng nhân sự cần thiết để thực thi mọi hoạt động văn phòng một cách độc lập, có liên quan đến nhiều đầu mối với các tính chất khác nhau Đối với các đơn vị có quy

mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời còn kiêm nhiệm các chức năng quản trị nhân sự, vật tư, tài chớnh…

- Phải có địa điểm hoạt động, giao dịch với những cơ sở hạ tầng nhất định như nhà cửa, phương tiện, thiết bị…Vị trí, quy mô của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc tính tổ chức quản lí, vào quy mô hoạt động của công tác văn phòng

Từ những quan niệm trên và liên hệ hoạt động văn phòng với các điều kiện của kinh tế thị trường thì công tác văn phòng là toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải thông tin của các cấp quản lý đơn vị nhằm đạt được mục tiêu nhất định Trong các khái niệm trờn thỡ khái niệm này là phù hợp nhất vỡ nú vừa phản ánh được bản chất, quá trình của hoạt động văn phòng, vừa đề cập đến những điều kiện vật chất cần thiết cho công tác văn phòng

Tất cả các khái niệm trên cho thấy vai trò hết sức quan trọng của văn phòng Không một cơ quan, đơn vị, tổ chức nào là không có văn phòng Văn phòng có thể tồn tại dưới nhiều tên gọi khác nhau, tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của

cơ quan mà có nơi gọi là Văn phòng, có nơi gọi là phòng Hành chính, phòng Tổng hợp… Tuy nhiên dự cú những tên gọi khác nhau nhưng tính chất công việc cũng như chức năng, nhiệm vụ là giống nhau, đều là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo

2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

2.1 Chức năng.

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại Hay nói cách khác, văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tương đối như các tổ chức, đơn vị khác về cả phương diện tự nhiên (gồm chức năng theo quy luật và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống) và phương diện xã hội (gồm chức năng hoạt động có ý thức, có mục tiêu và chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường)

Theo khái niệm về công tác văn phòng có thể thấy văn phòng có những chức năng cơ bản sau:

2.1.1 Chức năng tham mưu

Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan, bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vỡ

nú vừa mang tính tham vấn (ít bị sức Ðp, gò bó) và tớnh chuyờn sõu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác văn phòng

2.1.2 Chức năng tổng hợp.

Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra

và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo, quản lý Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự

năng tổng hợp của công tác văn phòng Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà cũn cú vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị (lợi thế của thông tin) Chớnh vỡ ý nghĩa

to lớn của chức năng này nờn cỏc tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại

2.1.3 Chức năng hậu cần

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính v.v… Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi

Các chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định

sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tác văn phòng

2.2 Nhiệm vụ của văn phòng.

Từ chức năng chung, cơ bản của mỗi thực thể người ta phân thành các chức năng

cụ thể, chi tiết Các chức năng này là lý do sinh ra và tồn tại của văn phòng Mỗi một chức năng có thể có nhiều nhiệm vụ cụ thể Những nhiệm vụ này chính là những công việc, hoạt động nhằm cụ thể hoỏ cỏc chức năng của văn phòng Trong từng điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể lại có những nhiệm vụ cụ thể khác nhau để thực hiện các chức năng đó

Nhiệm vụ của văn phòng bao gồm:

 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị.Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động Mỗi tổ chức, cơ quan đều có một nội quy, quy chế hoạt động riêng phù hợp với

tính chất hoạt động, chức năng và vai trò mình Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên

mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động

 Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị

Mỗi một cơ quan, đơn vị trong quá trình hoạt động đều có định hướng mục tiêu hoạt động Để đạt được mục tiêu, đơn vị cần lên kế hoạch cụ thể cho từng hoạt động của mình Kế hoạch có nhiều loại như kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm…Mỗi bộ phận sẽ xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện Tất cả các kế hoạch đó sẽ được tổng hợp thành một kế hoạch tổng thể của cơ quan Kế hoạch tổng thể này sẽ do văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện, giúp cho sự liên hệ, phối hợp giữa các bộ phận này mật thiết hơn, đồng bộ hơn

 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Bất kỳ hoạt động nào của đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có thông tin Thông tin giúp cho lãnh đạo ra quyết định Thông tin rất đa dạng và phong phú, có thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự bỏo… người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có người trợ giúp, đó là văn phòng Mọi thông tin đều được qua văn phòng xử lý, phân loại theo cỏc kờnh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ Một quyết định đúng hay sai phụ thuộc vào sự tiếp nhận và xử

lý thông tin có chính xác, đầy đủ, kịp thời hay không Đây là hoạt động quan trọng liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức, vì vậy văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư lưu trữ khi thu thập và xử lý thông tin

 Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu, hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng nó trong quản lý, điều hành hoạt động Hiện nay ở nước ta đó cú luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật nhằm điều chỉnh các phát

pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều

lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật Để ban hành văn bản hợp pháp và hợp lý cần phải có bộ phận chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo Văn phòng sinh ra để đảm nhận nhiệm vụ này

 Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan

Muốn tồn tại và phát triển, các cơ quan, đơn vị cần phải có các yếu tố kỹ thuật và vật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật trung gian kết gắn tổ chức với môi trường, đồng thời còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế- xã hội Các yếu tố đó bao gồm nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, trang thiết bị, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên liên tục, vì vậy, văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện công việc mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Công việc này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của đơn vị

 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực, mang tớnh khỏ ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phó trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng Không những thế trong thời đại “bựng nổ thông tin” này, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng Yêu cầu đó đặt

ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc

 Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng

Khác với các hoạt động của cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra vừa giám sát Đặc tính của hoạt động này là do xuất phát từ chức năng của

văn phòng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị Văn phòng luụn cú một bộ phận làm việc trong giê hành chính, bên cạnh đú cú một bộ phận làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin được thông suốt

Hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm

vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tự tổ chức , quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên Vì thế để duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị

Trên đây là một số nhiệm vụ chính của công tác văn phòng mà cơ quan, đơn vị nào cũng phải thực hiện Bên cạnh đó văn phòng có thể có những nhiệm vụ khác tuỳ theo tính chất, đặc trưng của cơ quan, đơn vị

3 Vai trò của công tác văn phòng.

Trong thời kỳ “bựng nổ thông tin“ các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính đều rất quan tâm đến việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để có thể ra được những quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội Hiện nay, người ta cho rằng yếu tố quyết định đến việc thành bại của một tổ chức là

do họ có lợi thế về thông tin và họ coi thông tin có quan hệ sống còn với bất kỳ một tổ chức, đơn vị nào Chúng ta biết rằng hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào Tuy nhiên, để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị tổ chức chỉ đạo công tác này một cách khoa học

II - công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

1 Khái niệm và tác dụng của công nghệ thông tin.

Cuộc cách mạng Công nghệ thông tin diễn ra sôi động hiện nay đang tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi hoạt động kinh tế, xã hội của các quốc gia trên thế giới,

mở ra một thời kỳ phát triển mới khi nhân loại bước vào thế kỷ XXI Nội dung chủ đạo của bước chuyển lần này là sự phát triển từ nền văn minh công nghiệp tiến lên

nền văn minh thông tin và trí tuệ, mà cơ sở của nó là sự phát triển từ nền kinh tế công nghiệp truyền thống sang nền kinh tế tri thức Về cơ bản, bước chuyển biến này được

nảy sinh và được thực hiện chủ yếu tại các nước có nền kinh tế công nghiệp phát triển Tuy nhiên, với xu thế “toàn cầu hoỏ” nhanh chóng hiện nay, tác động của bước chuyển biến vĩ đại này đã lan toả nhanh chóng đến khắp các nước trên thế giới Xu thế này cũng tạo ra những cơ hội to lớn và đồng thời cũng tạo ra những thách thức gay gắt cho các nước đang phát triển đang tìm đường công nghiệp hóa và hiện đại hoá nền kinh tế và xã hội của mình

Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện,

công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông - nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyờn thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội

Trong giai đoạn mới của sự phát triển kinh tế, xã hội dưới tác động của công nghệ thông tin tri thức và các ý tưởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa quyết định Vì vậy, hầu hết các quốc gia, các tổ chức và các công ty đều hiểu rằng vị trí tương lai của họ trong thế giới và trên thị trường quốc tế phụ thuộc một cách quyết định vào việc liệu họ có tận dụng được công nghệ thông tin để phát triển một cách nhanh chóng mọi năng lực đổi mới nền sản xuất và kinh tế của họ được không? Không những đối với các nước phát triển, mà nhiều nước đang phát triển trong khu vực cũng có những chính sách mạnh mẽ phát triển công nghệ thông tin trong những thập niên gần đây và đã đạt được nhiều thành tựu to lớn Không nằm ngoài luồng xoáy của sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, Việt Nam đã và đang thực hiện nhiều chương trình, dự án nhằm phát triển công nghệ thông tin trong nước

Chính phủ đã ra Nghị quyết 49/CP ngày 6/8/1993 xác định Chính sách quốc gia về phát triển công nghệ thông tin đến năm 2000 và mét Chương trình quốc gia về công nghệ thông tin đang được bắt đầu triển khai.

1.2 Tác dụng của công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin ra đời và phát triển đã đem lại cho xã hội loài người một bước ngoặt lớn, đánh dấu bước chuyển sang một nền kinh tế mới - nền kinh tế tri thức Với những tiến bộ nhanh chóng kỳ diệu của kỹ thuật máy tính và kỹ thuật viễn thông trong vài thập niên gần đây, công nghệ thông tin đã thực sự thâm nhập rộng khắp vào mọi mặt của hoạt động của con người Công nghệ thông tin có một số đặc điểm sau đây:

- Công nghệ thông tin ra đời đã đưa loài người thoát khỏi nền kinh tế công nghiệp và tiến tới nền kinh tế tri thức - nền kinh tế mà vai trò của con người được đề cao hơn bao giê hết

- Công nghệ thông tin với những thành tựu của nó đã làm cho cuộc cách mạng khoa học công nghệ phát triển như vũ bão, đã tạo nên hệ quả là rút ngắn chu kỳ đổi mới công nghệ Đây là nhân tố quan trọng hàng đầu trong cạnh tranh kinh tế và phát triển xã hội

- Cụng nghệ thụng tin đã làm thay đổi khái niệm về xử lý thông tin, khiến con người phải công nhận rằng yếu tố vô hình như thông tin và khả năng sáng tạo mới chính là nhân tố quyết định sức mạnh cạnh tranh của mỗi quốc gia trong khi nền kinh

tế công nghiệp các yếu tố như nguồn vốn, lao động, tài nguyên là những nhân tố quyết định sự cạnh tranh

- Công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng hình thành mối quan hệ kinh tế thương mại toàn cầu, đòi hỏi các nước phải mở cửa, gấp rút hội nhập thị trường thế giới nếu không muốn tụt hậu so với các quốc gia khác

2 Thành phần cơ bản của công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin bao gồm 3 thành phần cơ bản sau:

2.1 Thành phần máy tính

Máy tính điện tử là thành phần cơ bản của công nghệ thông tin Theo cách hiểu đơn giản, máy tính là thiết bị điện tử dùng để thu nhận, xử lý, lưu cất và hiển thị thông tin Máy tính có nhiều loại khác nhau, thông dụng nhất là máy vi tính để gọn trên bàn làm việc, ngoài ra cũn cú cỏc loại lớn về kích thước và tính năng, ví dụ: máy mini dùng để xử lý những công việc đồng thời, máy Super rất mạnh dùng để giải các bài toán lớn và phức tạp Máy tính cùng với các thiết bị đi kèm như màn hình, máy in, thiết bị ngoại vi được gọi là phần cứng (Hardware) Nếu như phần cứng đứng riêng rẽ thì sẽ không làm được gì cả mà nó cần phải có các chương trình hay còn gọi là phần mềm đi kèm để điều khiển hoạt động của phần cứng (còn gọi là phần mềm hệ thống) Ngoài ra một số yếu tố quan trọng của công nghệ thông tin là hệ thống (tổ chức, xã hội) mà qua đó dòng thông tin chuyển vận từ cá nhân hoặc cơ quan này sang cơ quan khác Như vậy hiểu theo nghĩa rộng, máy tính gồm phần cứng, phần mềm và thông tin

2.2 Thành phần mạng truyền thông

Một tính năng nữa của công nghệ thông tin đó là việc cho phép liên kết, gửi và nhận thông tin qua mạng Qua mạng truyền thông, các máy tính (còn gọi là trạm làm việc) ở các vị trí khác nhau được nối lại với nhau bằng các đường truyền thông dụng nhất Việc đưa các mạng truyền thông vào sử dụng mang tính chất cách mạng không chỉ cho cá nhân người dùng mà cho cả quản lý, sản xuất, dịch vụ của các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý Nhà nước … Bản thân mạng truyền thông cũng bao gồm cả phần cứng, phần mềm để điều khiển các thông tin trong quá trình chuyển vận trên mạng

2.3 Thành phần bí quyết

Thành phần thứ 3 của công nghệ thông tin có tầm quan trọng không kém 3 thành phần trên là Know-how (tức là biết làm một điều gì đó sao cho tốt) Bí quyết bao gồm:

- Quen với các công cụ của công nghệ thông tin

- Có kỹ năng cần thiết để sử dụng được các công cụ này

- Hiểu cách thức dùng công nghệ thông tin để giải quyết vấn đề

Lợi Ých của công nghệ thông tin được quyết định chủ yếu bởi thành phần thứ 3 này, từ việc biết dùng công nghệ thông tin có thể làm được gì, làm như thế nào? Bí quyết bao gồm: con người, các quy trình nghiệp vụ và các phần mềm ứng dụng

Ba thành phần cơ bản của công nghệ thông tin được liên kết chặt chẽ, không tách rời nhau tạo các cơ hội cho cá nhân và tổ chức hoạt động có hiệu quả hơn, năng suất hơn

3 Sù ra đời và phát triển của công nghệ thông tin.

Công nghệ thông tin khởi đầu từ lúc con người sáng chế ra các loại máy móc tự động thực hiện một số chức năng xử lý thông tin, trước hết là các máy tính điện tử Để chế tạo ra các máy tính điện tử, người ta phải tìm được cách biểu diễn thông tin bằng các tín hiệu kỹ thuật và thực hiện các hoạt động lưu trữ, chế biến thông tin bằng các biện pháp xử lý kỹ thuật trờn cỏc tín hiệu tương ứng

Máy tính điện tử và mọi thiết bị thông tin hiện đại đều làm việc với các thông tin

được biểu diễn bởi các dãy chữ số nhị phân (binary digits), tức là dóy cỏc tín hiệu 0;1

Mọi dạng thông tin (số, chữ, tiếng nói, âm thanh, hình ảnh, màu sắc,…) đều có thể – những cách làm rời rạc và mó khúa thích hợp – biểu diễn lại bằng cỏc dóy chữ số nhị phân Khả năng biểu diễn mọi thông tin bất kỳ một hệ thống tín hiệu đơn giản và thống nhất bằng chữ số nhị phân là cơ sở cho việc phát triển nhanh chóng các thiết bị

kỹ thuật xử lý thông tin làm việc được với mọi dạng thông tin khác nhau

Máy tính điện tử được thiết kế trên nguyên tắc: mọi quá trình xử lý thông tin đều

có thể quy về một trình tự thực hiện liên tiếp các phép toán sơ cấp đơn giản Vì vậy,

cấu trúc một máy tính điện tử gồm có: bé logic – số học thực hiện các phép toán sơ cấp; bộ điều khiển để chỉ huy việc thực hiện các phép toán theo chương trình tự quy định; bộ nhí để ghi các chương trình tính toán và dữ liệu; các thiết bị đưa vào (chuột, bàn phím, đĩa mềm…) và đưa kết quả ra (màn hình, máy in, đĩa mềm…) Cấu trúc

đó tạo thành phần cứng của máy tính điện tử, sẵn sàng tổ chức thực hiện các trình tự tính toán được quy định bởi các chương trình bất kỳ Tuỳ theo từng bài toán cụ thể,

người ta viết một chương trình để giải nó trong một ngôn ngữ máy tính nào đó và

chương trình được đưa vào máy tính để máy thực hiện Các chương trình làm thành phần mềm của máy tính điện tử Tuỳ theo tính chất và phạm vi tác động của các loại

chương trình mà ta có: phần mềm hệ thống, phần mềm tiện Ých và phần mềm ứng dụng

Máy tính điện tử là thành phần cơ bản của công nghệ thông tin Tuy nhiên, theo nghĩa rộng thường dùng hiện nay, công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông – nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội

Trong hơn nửa thế kỷ qua, kỹ thuật máy tính điện tử, viễn thông đã phát triển một cách mạnh mẽ, nhanh chóng và liên tục, tạo tiền đề cho sự thâm nhập sâu rộng của công nghệ thông tin vào mọi mặt hoạt động của con người Năm 1946, các máy tính điện tử đầu tiên ra đời, kéo theo việc sản xuất hàng loạt máy tính điện tử thế hệ thứ nhất và thứ hai dùng đèn điện tử Giữa thập kỷ 60, sù ra đời của các máy tính điện

tử thế hệ thứ 3 với kỹ thuật mạch tích hợp và các bộ nhớ bán dẫn, máy tính điện tử bắt đầu được ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh, quản lý kinh tế Đến giữa thập kỷ 70,

ra đời các bộ vi xử lý, đó là các linh kiện thực hiện chức năng của cả bộ xử lý trung tâm của một máy tính điện tử được chứa trong chỉ một “chớp” bán dẫn có diện tích

khoảng 1-2 cm2 Cho đến cuối thập kỷ 80 sang đầu thập kỷ 90, sự phát triển bùng nổ của các mạng viễn thông truyền dữ liệu quốc gia và quốc tế trên cơ sở kỹ thuật cáp quang, vệ tinh và vi ba số đã có khả năng nối mạng không những giữa các trung tâm tính toán mà còn nối được đến từng máy vi tính cá nhân Xuất hiện những hệ thống

“siờu xa lộ thụng tin” liên kết hàng trăm triệu người trong từng quốc gia cũng như trong phạm vi khu vực và toàn cầu Xõy dựng “kết cấu hạ tầng về thông tin” làm nền móng cho một “xó hội thông tin” trong những năm cuối của thế kỷ này đang trở thành hiện thực và được xác định trong những chính sách của nhiều nước trên thế giới trong

đó có nước ta

Còng trong thập kỷ 90 này, thế giới đó cú những bước phát triển vượt bậc về công nghệ thông tin Những bước tiến bộ đú đó tạo nên những sự chuyển dịch công nghệ quan trọng sau:

 Từ kỹ thuật tương tự (analog) sang kỹ thuật chữ số (digital)

 Từ công nghệ bán dẫn truyền thống sang công nghệ vi xử lý

 Từ kiểu tính toán ở máy chủ sang kiến trúc khách hàng/dịch vụ (clien/server)

 Từ cách truyền thông dải rộng kiểu lối đi trong vườn sang cỏc siờu lộ cao tốc thông tin

 Từ các đầu cuối truy nhập thụ động đến các đầu cuối thông minh với các ứng dụng thông tin chủ động

 Từ các dạng thông tin riêng rẽ (số liệu, văn bản, tiếng nói, hình ảnh) đến

kỹ thuật đa phương tiện (multimedia)

 Từ các hệ dựng riờng đến các hệ thống mở

 Từ các mạng “cõm lặng” đến các hệ thống mở

 Từ kiểu lập trình thủ công, mưu mẹo sang lập trình hướng đối tượng

 Từ giao diện người dùng đồ hoạ đang phổ biến hiện nay sẽ tiến đến giao diện người dùng đa phương tiện, hướng đối tượng,….

Những sự chuyển dịch công nghệ này đang trong quá trình thực hiện và sẽ tạo ra những khả năng mới với nhiều thuận lợi mới cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi lĩnh vực hoạt động của con người trong đó có hoạt động văn phòng

4 Tác động của công nghệ thông tin tới sự phát triển của nền kinh tế xã hội.

Thông tin và tri thức luôn hiện hữu trong mọi hoạt động của đời sống kinh tế và

xã hội của con người ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp Thông tin trong thời kỳ sơ khai của con người chỉ đơn thuần ở dạng cử chỉ, điệu bộ, nét mặt, rồi phát triển đến tiếng nói, chữ viết Thế nhưng, thông tin đã đóng vai trò vô cùng quan trọng, vỡ khụng xã hội nào có thể tồn tại nếu không có thông tin, tức là sự trao đổi, truyền tải thông tin Xã hội càng phát triển, nhu cầu về thông tin và xử lý thông tin ngày càng lớn, đòi hỏi phải được đáp ứng kịp thời Sự ra đời của máy tính điện tử và

kỹ thuật tính toán đã đưa đến một cuộc cách mạng trong sản xuất nông nghiệp: tự động hóa các thiết bị sản xuất và các dây chuyền sản xuất, tin học hoỏ cỏc hoạt động quản lý, kinh doanh… Và đến khi công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi đã thúc đẩy nhanh chóng các hoạt động thông tin trong mọi lĩnh vực, tạo ra ngày càng nhiều giá trị gia tăng trong các khu vực kinh tế, làm cho thông tin trở thành nguồn tài nguyên quốc gia quan trọng hàng đầu Những tác động chủ yếu của công nghệ thông tin tới sự phát triển của nền kinh tế và xã hội được đề cập trong các lĩnh vực sau:

+ Đối với công nghiệp, một mặt công nghệ thông tin đã tạo ra một ngành công nghiệp công nghệ thông tin, hiện đang phát triển rất nhanh chóng, mặt khác, được ứng dụng trong các quá trình sản xuất và trong tổ chức của các ngành công nghiệp vốn có

để tăng năng suất và chất lượng sản phẩm, tạo ra sản phẩm mới với nhiều tính năng hiện đại, tự động hoỏ cỏc hoạt động thiết kế và chế tạo sản phẩm, tin học hóa các hoạt động tiếp thị, kinh doanh… Có thể nói, với cụng nghiệp,cụng nghệ thông tin là một công nghệ tạo khả năng Làm chủ được công nghệ đú thỡ có thể sáng tạo ra nhiều cách sử dụng linh hoạt trong nhiều lĩnh vực của sản xuất

+ Đối với các ngành dịch vụ, công nghệ thông tin đã làm thay đổi một cách sâu sắc nội dung và cách thức hoạt động của nhiều loại hình dịch vụ vốn có như trong thương mại, quảng cáo, tiếp thị, giao thông vận tải, bảo hiểm, thông tin liên lạc… và đặc biệt là các dịch vụ tài chính và ngân hàng Công nghệ thông tin cũng tạo ra nhiều ngành dịch vụ mới như dịch vụ thông tin và tri thức, văn hóa, tư vấn, giáo dục từ xa, y

tế từ xa… Công nghệ thông tin đã góp phần làm biến đổi các hoạt động theo hướng tăng hàm lượng trí tuệ, vì vậy, trong nhiều trường hợp làm chuyển đổi vai trò của các dịch vụ đó từ chỗ phục vụ thụ động sang trợ giúp quyết định đối với khách hàng

+ Khu vực quản lý công cộng vẫn là khu vực lớn nhất trong việc đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin và phần lớn là thuộc các cơ quan Nhà nước Vì vậy, tin học hoá quản lý Nhà nước, quản lý công cộng và quản lý văn phòng, bao gồm các lĩnh vực quản lý tài chính, ngân sách, kho bạc, thuế, hải quan, đầu tư, quản lý giao thông công cộng, hàng hải, hàng không, quản lý dân cư và lao động, bảo hiểm xã hội… vẫn luôn có ý nghĩa quan trọng hàng đầu và có thể mang lại những hiệu quả kinh tế và xã hội vô cùng to lớn

5 Đặc điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.

Công tác văn phòng là toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải thông tin của các cấp quản lý đơn vị nhằm đạt mục tiêu nhất định

Với chức năng và nhiệm vụ của công tác văn phòng, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng có ý nghĩa hết sức to lớn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định Nó được thể hiện qua một số đặc điểm sau:

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng làm thay đổi phương thức hoạt động của văn phòng từ thủ công sang sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại là chủ yếu

- Thông qua mạng máy tính, thông tin được tiếp nhận và chuyển tải nhanh chóng tới các bộ phận để phân tích, xử lý, thông tin đầu ra được truyền tới các bộ phận cần thiết để thực hiện công việc Hệ thống mạng còn cho phép mọi người chia sẻ thông tin, tài nguyên mạng, dùng chung máy in, gửi và nhận thư điện tử…tiết kiệm thời gian

và tiền của, nâng cao hiệu quả công việc Mạng máy tính còn tạo điều kiện làm việc tại nhà, tiết kiệm chi phí đi lại cho con người mà vẫn đạt được hiệu quả cao như làm việc tại văn phòng

- Sù ra đời của “Văn phòng không giấy” là một tất yếu khách quan thay thế cho văn phòng trước đây, hệ thống các ngăn tủ đựng hồ sơ được thay bằng hệ thống tủ, khay hoặc bao lưu trữ hệ thống đĩa mềm và đĩa cứng trên trục quay… ngày càng hiện đại

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin đòi hỏi đội ngò cán bộ làm công tác văn phòng phải tự bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ tin học, ngoại ngữ để có thể cập nhật thông tin một cách nhanh nhạy, chính xác trong xu thế toàn cầu hoá hiện nay

- Phong cách làm việc trong điều kiện hiện nay là làm việc theo nhóm, tổ chức

cơ quan rất uyển chuyển linh hoạt

- Trong văn phòng hiện đại, vai trò của con người được đề cao, được phát huy năng lực, tài năng, được cung cấp thông tin, được quan tâm đến cái đẹp, làm đẹp cho bản thân và cho xã hội (đặc biệt là phụ nữ)

6 Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.

Trong đời sống hằng ngày, các quá trình thông tin thường bao gồm các loại hoạt động như thu thập, lùa chọn, sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm, chế biến, truyền đưa, khai thác và sử dụng thông tin…Một quá trình gồm một số các hoạt động đó nhằm đạt một mục đích nhất định thường được gọi chung là quá trình xử lý thông tin Quản lý và

lãnh đạo, về thực chất là thực hiện các quá trình xử lý thông tin, mà sản phẩm là các thông tin điều khiển nhằm mang lại những kết quả tối ưu trong quá trình hoạt động.Văn phòng với chức năng tham mưu, giúp việc thường phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị điều hành công việc một cách có hiệu quả Với một khối lượng công việc bao gồm rất nhiều khâu từ thu thập, xử lý thông tin cho đến công tác lập kế hoạch, kiểm tra đỏnh giỏ… rồi soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu…thỡ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn phòng là một bước ngoặt lớn, đánh dấu sự thay đổi về phương pháp quản lý thông tin Trước đây khi nói đến văn phòng người ta hình dung ngay tới những tập hồ sơ, những chồng tài liệu cao ngất, nhưng bõy giờ hình ảnh đú đó được thay bằng những chiếc máy tính hiện đại với những phần mềm tiện Ých cho phép lưu trữ một khối lượng lớn dữ liệu và vô vàn những tính năng ưu việt của nó Hơn thế nữa, công nghệ mạng máy tính còn cho phép các máy tính được nối mạng có thể chia sẻ nguồn tài nguyên, dùng chung dữ liệu, trao đổi thông tin, truy cập và tìm hiểu thông tin một cách nhanh chóng Trong nội bộ cơ quan, đơn vị có hệ thống mạng LAN (local area network) giúp cho việc xử lý luồng thông tin đầu vào và nối với mạng WAN (wide area netword) để xử lý thông tin đầu

ra Mạng toàn cầu INTERNET còn cho phép truy cập đến bất cứ nơi nào trên thế giới chỉ trong một vài phót, thay vì trước đây phải mất hàng tuần, thậm chí hàng tháng

Có thể nói công nghệ thông tin đã mang lại rất nhiều lợi Ých không chỉ trong công tác văn phòng mà trong tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội khác Sự phát triển của các xa lé thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa cỏc vựng và các đơn vị tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi Ých cho mình và cho nhân loại

Chương ii KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VIỆN QUY HOẠCH VÀ

THIẾT KẾ NÔNG NGHIỆP

I - QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA VIỆN QUY HOẠCH

VÀ THIẾT KẾ NÔNG NGHIỆP.

Bốn mươi năm trước, ngày 29.9.1961, Hội đồng chính phủ đã ra quyết định số 134/CP về việc thành lập Cục quy hoạch thuộc Bộ Nông trường – tổ chức tiền thân của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp ngày nay

Ban đầu đơn vị có tên gọi là Cục quy hoạch thuộc Bộ Nông trường, sau đó từ năm 1971, đơn vị lại đổi tên là Ban phân vùng quy hoạch nông nghiệp Cái tên này cũng chỉ tồn tại trong 3 năm và đến cuối năm 1973, nó có tên là Cục điều tra khảo sát

và quy hoạch nông nghiệp Từ tháng 3 năm 1977 đơn vị đổi tên là Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp Quá trình 40 năm xây dựng Viện, mặc dù qua nhiều lần thay đổi tên gọi nhưng chức năng nhiệm vụ chính của Viện vẫn là điều tra, quy hoạch và thiết

kế nông nghiệp

Từ đầu những năm 60, công tác phân vùng quy hoạch nông nghiệp đã được nhấn mạnh trong các Nghị quyết Đại hội Đảng lần 3, 4, 5 được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu đưa nông nghiệp đi lên sản xuất lớn XHCN

Từ năm 1961, Viện đã trực tiếp khảo sát quy hoạch cho trên 100 nông trường quốc doanh ở miền Bắc,với sự hướng dẫn của chuyên gia Liờn Xụ, Trung Quốc Sự hình thành và phát triển hệ thống nông trường quốc doanh miền Bắc vào thời kỳ đó đánh dấu bước đi đầu tiên của nền nông nghiệp XHCN, là niềm tự hào của nhiều thế

hệ cán bộ quy hoạch trong suốt quá trình xõy dựng và trưởng thành

Từ 1970-1974, dưới sự lãnh đạo của Viện Khoa học nông nghiệp, Viện đã phối hợp với các cơ quan liên quan nghiên cứu xây dựng đề án phát triển 4 vùng nông nghiệp, 16 tiểu vùng chuyên môn hoá ở miền Bắc trực tiếp khảo sát quy hoạch vựng: mớa sụng Lam, ngô Lục Ngạn, bò sữa Mộc Chõu…; một số vùng kinh tế mới: Nam

Tuyên Quang, Mộc Chõu, Nam bắc Long Đại, Phủ Quỳ, Ba Chẽ…; quy hoạch một số huyện điểm: Tân Lạc, Gia Lộc, Đụng Hưng, Nam Ninh, Quỳnh Lưu.

Năm 1975 dưới sự chỉ đạo của Ban phân vùng quy hoạch nông lâm nghiệp TW, Viện là lực lượng nòng cốt phối hợp xây dựng dự án phân vùng nông lâm nghiệp toàn quốc, phân chia 7 vùng nông lâm nghiệp, xây dựng phương án phân vùng nông lâm nghiệp 40 tỉnh, thành phố

Năm 1978, sau khi chính phủ phê duyệt dự án phân vùng nông lâm nghiệp 40 tỉnh thành, dưới sự chỉ đạo của chính phủ, chỉ trong 3 năm từ 1978 đến 1980, Viện đã

là lực lượng nòng cốt, phối hợp với các ngành quy hoạch cho trên 400 huyện thị trong

cả nước

Từ 1981, trước yêu cầu triển khai 3 chương trình phát triển lương thực nguyên liệu cho công nghiệp chế biến và chương trình xuất khẩu, Viện đã quy hoạch hầu hết cỏc vựng chuyên canh cây lương thực, cao su, chè, cà phê, mía đường, bò sữa, bông, dâu tằm tơ… đồng thời quy hoạch triển khai cỏc nụng trường vựng lỳa ĐBSCL lập luận chứng kinh tế kỹ thuật cỏc vựng hợp tác với Liờn Xụ, Đức…phỏt triển cà phê Tõy Nguyờn, cao su Đông Nam Bộ và cỏc vựng khỏc

Từ 1986 đến nay, Viện đã phối hợp các ngành quy hoạch phát triển KTXH 7 vùng kinh tế trọng điểm ở Bắc Bộ, miền Trung và Nam Bộ Bên cạnh đú,Viện cũng đi sâu vào nghiên cứu bổ sung chỉnh lí chiến lược phát triển nông nghiệp hàng hoá, quy hoạch chuyển dịch cơ cấu nông nghiệp cỏc vựng, rà soát quy hoạch nông thôn các tỉnh, đồng thời quy hoạch tái định cư vùng di dõn.Viện cũng chú trọng vào xây dựng các công trình thuỷ lợi, thuỷ điện, quy hoạch các mô hình phát triển nông thôn mới.Bốn mươi năm qua, đặc biệt cú trờn 10 năm đổi mới theo tinh thần Nghị quyết Đại hội Đảng, công tác quy hoạch nông nghiệp đã thực sự vươn lên tiếp cận với nền nông nghiệp sản xuất hàng hoá, nhiều chương trình dự án quy hoạch đã và đang được triển khai, góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội đất nước

II - CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VIỆN QUY HOẠCH VÀ THIẾT KẾ

NÔNG NGHIỆP.

1 Chức năng

Theo quyết định thành lập Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp, Viện có những chức năng chính sau:

- Phân vùng quy hoạch và thiết kế nông nghiệp

- Quản lý Nhà nước về công tác điều tra cơ bản và công tác phân vùng nông thôn

- Tiến hành phân vùng nông nghiệp cả nước, hướng dẫn chỉ đạo phân vùng nông nghiệp ở các cấp tỉnh và quy hoạch sản xuất ở các chuyên ngành kinh tế kỹ thuật

- Nghiên cứu biên soạn và quản lý hướng dẫn thực hiện thống nhất trong ngành

về các quy trình quy phạm, nội dung, phương pháp và tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật của công tác điều tra, phân vùng quy hoạch và thiết kế nông nghiệp đã được Bộ và Nhà nước ban hành

- Tổ chức hướng dẫn chỉ đạo các địa phương, các đơn vị thuộc bộ làm quy hoạch

và thiết kế vùng chuyên canh, huyện và xí nghiệp Nhà nước ( nông trường, trang trại, hợp tác xã nông nghiệp); trực tiếp làm quy hoạch và thiết kế vùng chuyên canh, huyện xí nghiệp trọng điểm trực thuộc TW, tiến hành khảo sát, thiết kế mẫu các xí

nghiệp nông nghiệp về các mặt đồng ruộng, thuỷ lợi, giao thông, đai rừng, mặt bằng khu trung tõm…

- Quản lý, theo dõi việc thực hiện các phương án quy hoạch và thiết kế nông nghiệp từ TW đến địa phương và các ngành liên quan

- Quản lý ruộng đất nông nghiệp

- Xây dựng lực lượng cán bộ, tổ chức và chỉ đạo việc bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn về công tác điều tra quy hoạch và thiết kế nông nghiệp cho các địa phương, các đơn vị thuộc bộ; tổ chức đào tạo cán bộ trung học về điều tra, phân vùng quy hoạch và thiết kế nông nghiệp cho bộ và địa phương như chuẩn bị mở trường cao đẳng, đại học để đào tạo loại cán bộ này

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.

Nguồn: Quyết định về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ mỏy của Viện quy hoạch và thiết kế nụng nghiệp

L ã n h đ ạ o

Phòng Hành chính quản trị

Phòng

Tổ chức Lao động

Phòng

Kế hoạch

Phòng Quản lý

Dự án

Phòng

Kế toán Tài vụ

Phòng Hợp tác Quốc tế

Phòng

Phân vùng NN Quy hoạchPhòng Thổ nhưỡngPhòng Phân tích đấtPhòng Đo đạcPhòng

Trung tâm Viễn thám tin học

Trung tâm ứng dụng tiến bộ

kỹ thuật

Trung tâm Tài nguyên Môi trường

Trung tâm Quy hoạch PTNT

Trung tâm Hàng trắc nội

Đoàn Quy hoạch I Quy hoạch IIĐoàn ĐoànLào

Phân Viện 2

4 Kết quả hoạt động của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.

Để thực hiện mục tiêu tổng quát của CNH – HĐH nông nghiệp nông thôn là xây dựng một nền nông nghiệp hàng hoỏ hiệu quả bền vững có năng suất chất lượng và cạnh tranh cao trên cơ sở ứng dụng thành tựu KHCN tiên tiến, Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp cần phải có những biện pháp, phương hướng thích hợp để có thể đáp ứng nhu cầu trong mọi hoạt động quy hoạch khảo sát nông nghiệp, góp phần xây dựng nông thôn giàu đẹp, dân chủ công bằng, văn minh trên con đường tiến lên CNXH

Công tác quy hoạch nông nghiệp được xác định là một trong những giải pháp hàng đầu để thực hiện một bước cơ bản mục tiêu tổng quát trên Từ khi bước vào cơ chế thị trường, đặc biệt là từ 2001 đến nay, Bé NN và PTNT đã giao cho Viện triển khai nhiều dự án điều tra cơ bản và thiết kế quy hoạch phục vụ quy hoạch chuyển đổi cơ cấu nông lâm nghiệp

Đặc biệt, bộ đã giao cho Viện trực tiếp chủ trì xây dựng dự án quy hoạch chuyển đổi cơ cấu sản xuất nông lâm nghiệp cả nước và quy hoạch chuyển cơ cấu sản xuất nông lâm nghiệp cỏc vựng đồng bằng sông Hồng, bắc trung bộ, duyên hải Nam Trung Bộ, Đông Nam Bộ Đây là một dự án có quy mô lớn và quan trọng vỡ nó sẽ làm thay đổi bộ mặt nông thôn của đất nước

Bên cạnh đó, việc rà soát bổ sung và điều chỉnh quy hoạch một số ngành hàng chính trong nông nghiệp như chè, cà phê, mía đường, hồ tiêu, chăn nuôi, rau hoa quả…; quy hoạch bố trí dân cư các công trình thuỷ lợi và thuỷ điện cũng

là những nhiệm vụ trọng yếu

Để duy trì hoạt động chung, ngoài phần kinh phí Nhà nước giao, Viện đã tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế theo cơ chế của đơn vị sự nghiệp có thu Viện đã phát huy tinh thần chủ động trong lĩnh vực khảo sát, quy hoạch tái định

cư, quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch chuyển đổi cơ cấu cây trồng vật nuụi… Nguồn thu từ các hợp đồng đú đó góp phần cải thiện nâng cao đời sống và thu nhập cho cán bộ nhân viên trong toàn Viện Số lượng hợp đồng đã ký kết ngày

Dưới đây là bảng so sánh về số lượng và tổng giá trị các hợp đồng kinh tế

đã được ký kết trong 3 năm 2002, 2003, 2004

Trong đó ti là tốc độ phát triển liên hoàn về tổng giá trị của hợp đồng

Nhìn vào bảng trên, có thể thấy số lượng và giá trị các hợp đồng mà Viện đã

ký kết là rất lớn Đây là một điều cần phải được phát huy hơn nữa để có thể có thêm thu nhập cho đơn vị Tuy nhiên, việc thực hiện những hợp đồng đó sao cho đạt được kết quả tốt nhất, nhanh nhất lại là một việc không phải dễ dàng gì Điều này đòi hỏi đội ngò cán bộ nhân viên của Viện phải có trình độ về chuyên môn

và các lĩnh vực liên quan Đõy chớnh là một trong những nhiệm vụ được giao phó mà Viện thực hiện rất tốt Hiện nay Viện có 5 giáo sư, phó giáo sư; 30 tiến sĩ; 49 thạc sĩ; 306 kỹ sư các chuyên ngành nông nghiệp lâm nghiệp, thuỷ lợi, xõy dựng , kinh tế…cũn lại có trình độ trung học và công nhân kỹ thuật trở lên

Để có thể nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngò cán bộ nhân viên, ngoài việc khuyến khích họ tự bồi dưỡng nâng cao thêm trình độ chuyên ngành

và xã hội, Viện cũng đã tổ chức cỏc lớp bồi dưỡng, đào tạo trung hạn và ngắn hạn, cỏc lớp tập huấn cho cán bộ làm công tác quy hoạch, khảo sát Viện còn cử một số đồng chí đi học cỏc lớp chính trị cao cấp, học cao học hoặc làm giảng viên, phối hợp với các trường cán bộ quản lý nông nghiệp và phát triển nông thôn , trực tiếp giảng dạy cho một số khoá học cho sinh viên, cán bộ hệ tại chức… Ngoài ra, Viện cũng cử một số cán bộ có kinh nghiệm biên soạn tài liệu giáo trình với các nội dung chương trình thuộc các lĩnh vực điều tra khảo sát, quy hoạch nông nghiệp, nông thôn, phục vụ chương trình giảng dạy của bộ

Cỏc líp bồi dưỡng nghiệp vụ quy hoạch nông nghiệp, nông thôn tại Hà nội

và thành phố Hồ Chí Minh hiện nay đang bồi dưỡng cho 65 cán bộ của Viện, kết quả đạt được rất khả quan và sẽ được tiếp tục vào đầu tháng 3 năm 2005

5 Tình hình thực hiện kế hoạch nhiệm vụ bộ giao.

Kế hoạch bộ giao cho Viện bao gồm rất nhiều dự án về điều tra cơ bản, thiết

kế quy hoạch, rà soát quỹ đất nông nghiệp, chuyển đổi cơ cấu sản xuất nông lâm nghiệp vùng, quy hoạch mô hình phát triển nông nghiệp nông thôn theo hướng công nghiệp húa… Viện xác định đó là nhiệm vụ chính trị trọng tâm nờn đó tập trung mọi nguồn lực để hoàn thành đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng chuyên môn

 Công tác thực hiện dự án.

+ Về điều tra cơ bản

Trong số hơn 30 dự án bộ giao, Viện đã hoàn thành và nghiệm thu hơn 20

dự án với chất lượng rất cao Một số dự án đang trong thời gian chờ nghiệm thu,

số còn lại sẽ chuyển tiếp sang năm 2005

Các dự án điều tra cơ bản trọng tâm là bổ sung chỉnh lí xây dựng bản đồ đất, phục vụ quy hoạch chuyển đổi cơ cấu sản xuất nông lâm nghiệp ở các vựng các tỉnh miền Trung, trong đó một số tỉnh đã được đăng kí bản quyền sở hữu với các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

+ Về thiết kế quy hoạch

Trong thời gian qua, Viện đã hoàn thành dự án quy hoạch ổn định dân cư cỏc xó biên giới Việt Trung, Việt Lào Trong 2 năm2002-2003, Viện đã quy hoạch chuyển đổi cơ cấu sản xuất nông lâm nghiệp cho hầu hết các tỉnh phía bắc

và một số vùng Bắc Trung bộ Bộ đã nghiệm thu 14 trên tổng số 28 dự án quy hoạch Các dự án này được bộ đánh giá là tốt và xuất sắc Trong năm 2004, Viện

đã hoàn thành 8 dự án trong sè 30 dự án được giao Các dự án này bộ đã nghiệm thu và chờ Hội đồng thẩm định cấp Nhà nước trình Chính phủ phê duyệt Các dự

Nhìn chung, các dự án điều tra quy hoạch đã bám sát tình hình sản xuất đáp ứng kịp thời các yêu cầu của bộ và các địa phương Các dự án đều được triển khai đúng tiến độ.

 Công tác nghiên cứu khoa học.

Đối với bất cứ mét lĩnh vực gỡ thỡ công tác nghiờn cứu luôn là một vấn đề trọng tâm Từ sự tìm tòi, nghiên cứu, tìm ra những cái mới, những phương pháp mới để cải thiện và nâng cao chất lượng công việc, góp phần thúc đẩy sự phát triển của đơn vị và xã hội.Trong công tác quy hoạch và thiết kế nông nghiệp cũng cần phải có những phát minh sáng chế, các đề tài nghiên cứu khoa học để đưa vào ứng dụng phục vụ cho công tác của ngành nông nghiệp

Chính vì vậy, việc nghiên cứu các đề tài khoa học đã được Viện chú trọng quan tâm Đã có nhiều đề tài ra đời góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quy hoạch và thiết kế nông nghiệp Có thể kể đến là đề tài KC 07.03 là

đề tài về ứng dụng công nghệ thông tin để hình thành hệ thống thông tin hiện đại phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn Đây là một trong những đề tài được hội đồng khoa học cấp Nhà nước nghiệm thu và đánh giá xuất sắc

Ngoài ra, Viện còn có nhiều đề tài hay, được đánh giá cao và có khả năng thực thi như đề tài KC 08 nghiên cứu đề xuất những giải pháp tổng thể nhằm sử dụng hợp lý và bảo vệ các loại đất, phát triển trên sản phẩm phong hoá của đá bazan Tõy Nguyờn

Trong 3 năm qua, Viện đã đi sâu nghiên cứu khoảng hơn 50 đề tài các cấp

từ cấp Viện tới cấp Nhà nước và hầu hết được hội đồng khoa học đánh giá cao Đây là một mặt mạnh mà lãnh đạo Viện cũng như các cán bộ nhân viên phải cố gắng và phát huy hơn nữa nhằm đưa nền nông nghiệp nước ta bước vào công cuộc CNH – HĐH

 Công tác quản lý kế hoạch và tổ chức.

Trước yêu cầu của bộ về tiếp tục đổi mới và tăng cường công tác quản lý, nâng cao chất lượng công tác quy hoạch, công tác kế hoạch đã đạt được một số kết quả:

+ Về xây dựng quy hoạch hàng năm.

Viện luôn bám sát các chỉ thị, nghị quyết của Đảng Nhà nước và bộ nông nghiệp về phát triển nông nghiệp, nông thôn Các chương trình dự án với trọng tâm là phục vụ chuyển dịch cơ cấu nông lâm nghiệp, xây dựng nền nông nghiệp theo hướng hàng hoá, nâng cao hiệu quả sản xuất

Viện đã rất nghiêm túc trong việc chấp hành các quy định của bộ về xây dựng kế hoạch xuất phát từ các yêu cầu của các địa phương, các ngành, các cơ quan chức năng Các dự án đã tuân thủ chặt chẽ quy trình xây dựng và bảo vệ đề cương, dự toán qua hội đồng thẩm định xét duyệt từ cơ sở và được hội đồng thẩm định của bộ thông qua

+ Về tổ chức triển khai

Trên cơ sở kế hoạch của Bộ, Viện đã kịp thời giao nhiệm vụ cho các đơn vị, chủ động hơn trước Hơn nữa, Viện đã bổ sung cập nhật thông tin mới tập huấn cho các cán bộ làm quy hoạch, nhất là các cán bộ chủ chốt của Viện và cỏc phõn viện Đối với các chương trình, chủ nhiệm chương trình phải chịu trách nhiệm về chất lượng, tiến độ và chi tiêu tài chính theo quy định Tuy nhiên việc phối hợp giữa các đơn vị thuộc Viện thực hiện ở một số chương trình còn chưa tốt, chưa thực sự ăn khớp

+ Về tổ chức nghiệm thu dự án

Việc tổ chức nghiệm thu các dự án hoàn thành đảm bảo nguyên tắc thông qua từ đơn vị cơ sở đến cấp có thẩm quyền phê duyệt Tuy vậy, do đặc thù của công tác quy hoạch, một số chương trỡnh,dự ỏn tiến độ nghiệm thu còn chậm so với quy định Một số chương trình giao nép sản phẩm chậm, chưa nghiệm thu kịp thời, do một số cán bộ chủ nhiệm chương trình chưa chú trọng đến các chương trình trọng điểm, đồng thời do kinh phí Nhà nước cấp chậm và còn thiếu cán bộ đủ năng lực chủ trì

+ Công tác tài chính

bám sát dự toán được duyệt trên cơ sở định mức, tiêu chuẩn chế độ hiện hành của Nhà nước.

Qua các đợt kiểm toán Nhà nước thực hiện tại Viện, trong 3 gần đõy tuy không có những sai sót lớn song còn bộc lé một số tồn tại của công tác quản lý tài chính kế toán Việc kí kết và thanh lÝ hợp đồng cần được quản lý chặt chẽ hơn trong thời gian tới, tránh tình trạng hợp đồng thiếu chặt chẽ, kín kẽ sẽ dẫn đến hậu quả xấu

 Hợp tác quốc tế.

Viện vẫn tiếp tục duy trì mối quan hệ với các tổ chức quốc tế để triển khai một số dự án, đặc biệt là xây dựng làm thủ tục tiếp nhận thực hiện dự án tăng cường năng lực cho nhúm nghốo dõn tộc thiểu số tại K’Tom với kinh phí 390.000 EUR; hoặc là cùng với chuyên gia Thuỵ Điển nghiên cứu tác động xã hội cho dù án quy hoạch thuỷ điện quốc gia…

Trên đây chỉ là hai trong số hơn 100 dự án có sự hỗ trợ của các tổ chức quốc tế với nguồn kinh phí lên tới hơn 2 triệu EUR Tất cả các dự án này thực sự

có ý nghĩa, phù hợp với chiến lược xoỏ đúi giảm nghèo, chính sách dõn tộc góp phần bổ sung ngoại tệ cho cỏc vựng khó khăn, tăng thêm uy tín và quan hệ của Viện với các địa phương

 Công tác tổ chức lao động, hoạt động đoàn thể thi đua khen thưởng.

+ Cụng tác tổ chức lao động

Tổng số cán bộ nhân viên của Viện hiện là 630 người, tăng hơn trước 4%

Sở dĩ có sự thay đổi như vậy là do Viện luôn luôn rà soát sắp xếp lại tổ chức để phù hợp hơn với công tác chuyên môn của Viện Bên cạnh đó, Viện cũng đã thành lập thờm phũng quy hoạch nông nghiệp để thực hiện chức năng và nhiệm

vụ quy hoạch của Viện

+ Về thực hiện chế độ chính sách

Lãnh đạo Viện luôn luôn quan tâm và thực hiện tốt các chế độ chính sách

mà cán bộ nhân viên có quyền được hưởng do Nhà nước quy định Viện đã tổ

chức nhiều cuộc thi nâng ngạch, nâng lương cho cán bộ nhân viên Đối với những người về hưu, Viện đã rất nhanh chóng trong việc giải quyết các thủ tục

về giấy tờ, chế độ để họ thuận tiện trong quá trình nhận tiền lương hưu sau này Hơn nữa một việc làm mang tính truyền thống được Viện thực hiện hàng năm,

đó là vào dịp giáp tết Nguyên Đán, Viện lại tổ chức một buổi gặp mặt các cụ hưu trí của Viện để giao lưu, học hỏi kinh nghiệm và trao quà tết cho các cụ Đó là một việc làm cần phát huy và nhân rộng trong các cơ quan, đơn vị khác

Bên cạnh đó, việc giải quyết chế độ bảo hiểm cũng được Viện thực hiện nhanh chóng, thủ tục đơn giản giúp cho người được bảo hiểm thuận tiện và dễ dàng khi lĩnh bảo hiểm

+ Công tác thi đua khen thưởng

Trong 3 năm qua, Viện đã đóng góp nhiều công sức cho nền nông nghiệp nước ta Những thành tích đú đó được Chính phủ ghi nhận và phong tặng nhiều huân huy chương danh hiệu cho tập thể cán bộ nhân viên toàn Viện Đặc biệt trong năm 2004, Chính phủ đã quyết định phong tặng các danh hiệu thi đua cho tập thể cán bộ Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp Bộ trưởng bộ Nông nghiệp cũng đã tặng bằng khen cho 6 đơn vị và 10 cá nhân Ngoài ra Viện cũng được nhận danh hiệu “ Chiến sỹ thi đua cấp bộ 3 năm liền, bằng khen về công

hạng 3 và nhiều danh hiệu khỏc Đõy cũng là sự khích lệ động viên các cán bộ nhân viên phát huy tinh thần yêu nghề, chủ động sáng tạo trong công việc để đạt được hiệu quả cao.

6 Đánh giá chung về kết quả hoạt động của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.

6.1 Thuận lợi.

Có thể nói trong 3 năm qua, Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp đã có nhiều dự án được thực thi và mang lại sự chuyển biến tích cực rõ nét cho bộ mặt nông nghiệp nước ta Cỏc vựng cỏc xó nghốo đó cú thờm kinh phí để phát triển kinh tế, đất đai được quy hoạch rõ ràng cụ thể theo từng vùng, từng loại đất khác nhau Từ đó, tuỳ theo tính chất đất mà nông dân có thể sử dụng các loại phân bón cho thích hợp nhằm tăng năng suất chất lượng cây trồng, tăng thêm thu nhập cho người dân

Viện cũng đó cú sự hợp tác lâu dài với các nước bạn Lào, Trung Quốc… để cùng nhau quy hoạch thiết kế nông lâm nghiệp cho cỏc xó huyện biên giới, xoỏ đúi giảm nghèo, dần dần nâng cao đời sống vật chất cho cỏc vựng dõn tộc thiểu

số, vựng sõu, vựng xa…

Thành tích trên có được là do sự chỉ đạo điều hành đúng đắn của lãnh đạo Viện và toàn thể cán bộ nhân viên Điều đó thể hiện trên một số mặt sau:

- Hoàn thành tốt các chỉ tiêu do bé giao và những công tác đột xuất

- Duy trì tốt mối quan hệ với các nước bạn, với các tổ chức quốc tế, các địa phương trong cả nước

- Chất lượng chuyên môn của các chương trình dự án ngày càng được nâng cao, thể hiện ở sự đánh giá của hội đồng khoa học, số dự án chương trình xuất sắc ngày càng nhiều

- Đội ngò cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, có tâm huyết với nghề, đã chủ động sáng tạo hơn trong công việc

- Thu nhập của cán bộ nhân viên trong Viện vẫn luôn được đảm bảo duy trì

và dần dần cải thiện hơn những năm trước Vì vậy họ đều phấn khởi yên tâm công tác, duy trì tốt mối đoàn kết trong nội bộ

- Cơ sở vật chất được trang bị tương đối đầy đủ và hiện đại, đảm bảo tốt các yêu cầu kỹ thuật trong công tác quy hoạch và thiết kế, đo đạc bản đồ…

- Thực hiện tốt quy chế dân chủ ở cơ sở, có cơ chế phối hợp chặt chẽ với Đảng

uỷ và các đoàn thể trong việc giải quyết chế độ chớnh sỏch cho cán bộ nhân viên

- Thường xuyên cập nhật hệ thống hoỏ cỏc văn bản hướng dẫn của Nhà nước kết hợp với tình hình thực tế tại Viện trong việc lập đề dự toán, soạn thảo hợp đồng,

tổ chức nghiệm thu, thanh lÝ và thanh quyết toán hợp đồng

6.2 Khó khăn

Mặc dù hàng năm, Viện luôn đạt được những thành tích cao trong công tác quy hoạch và thiết kế nông nghiệp, ký kết được nhiều hợp đồng kinh tế nhưng vẫn còn tồn tại một số yếu kém cần phải được khắc phục ngay

- Cũn có một số Ýt cán bộ thiếu tính chủ động làm giảm hiệu suất trong công việc

- Trong quản lý tổ chức chưa gắn định mức chỉ tiêu với khối lượng công việc thực hiện

- Chưa có sự phân bổ quỹ thời gian cho công việc Việc này gây ra sự chậm trễ dẫn đến tình trạng công việc làm bị dồn lại, lúc thì không có việc, lúc thì lại chồng chất công việc, giải quyết không kịp

- Một sè trang thiết bị máy móc đã cũ có thể dẫn đến sự thiếu chính xác, sai lệch trong khi đo đạc bản đồ đất…

- Biên chế chưa thực sự tinh giản, còn chưa gắn trách nhiệm với công việc

III - TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG VIỆN QUY HOẠCH

VÀ THIẾT KẾ NÔNG NGHIỆP

1 Chức năng

Văn phòng là bộ máy làm việc của thủ trưởng cơ quan, là cầu nối giữa lãnh đạo với các đơn vị các cơ quan liên quan và cấp trên Công tác văn phòng đòi hỏi phải thực hiện tốt vai trò này

Văn phòng - phòng Hành chính quản trị của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Viện về lĩnh vực công tác văn phòng, được ghi trong quyết định thành lập số 52/CP ngày 11/3/1977

1.1 Chức năng tham mưu.

Trong Viện, viện trưởng là người lãnh đạo điều hành chung, là người chỉ đạo mọi công việc liên quan tới hoạt động của Viện và các đơn vị trực thuộc Viện trưởng ra các chỉ thị , quyết định về đường lối, phương hướng cho công tác quản lý để mọi bộ phận mọi đơn vị thực hiện một cách ăn khớp nhịp nhàng Để làm tốt công việc trên đòi hỏi phải có một bộ phận trợ giúp tham mưu cho lãnh đạo, tổ chức và điều hành mọi hoạt động của Viện Bộ phận đú chớnh là phòng Hành chính quản trị Bộ phận này sẽ tham mưu, trợ giúp lãnh đạo trong việc ra quyết định Phòng Hành chính quản trị sẽ tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết những công việc, nhiệm vụ của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn giao cho Viện, chẳng hạn như thực hiện chỉ thị số 52 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn về công tác điều tra, quy hoạch và sử dụng quỹ đất nông nghiệp năm 2005

Trên cơ sở dự báo nhu cầu thị trường, xu thế phát triển của khoa học công nghệ, phòng Hành chính quản trị đưa ra những ý kiến của mình về kế hoạch rà soát điều chỉnh quy hoạch, chuyển đổi cơ cấu sản xuất nông nghiệp của các tỉnh thành trong cả nước… Hoặc khi có bạn hàng đến ký kết hợp đồng, bộ phận tham mưu cần phải tìm hiểu rõ mọi thông tin liên quan đến bạn hàng và xu hướng cũng như giá cả thị trường để đề xuất ý kiến về việc ký kết và thực hiện hợp đồng