636 Một số giải pháp cải tiến quản trị nhân lực tại Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Hồng

636 Một số giải pháp cải tiến quản trị nhân lực tại Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Hồng

Lời nói đầu

Kinh nghiệm thế giới và thực tiễn nớc ta cho thấy, sự tồn tại và phát triển của một quốc gia nói chung và doanh nghiệp nói riêng đều phụ thuộc vào chính sách và chiến lợc phát triển nhân lực của quốc gia hay doanh nghiệp đó

QTNL có hiệu quả sẽ không chỉ mang lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp, mà còn góp phần nâng cao năng suất lao động, đời sống vật chất, tinh thần cho ngời lao động và phúc lợi cho toàn xã hội

Trong thời gian thực tập tại "Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt

Hồng" Cùng với sự kết hợp giữa cơ sở lý thuyết đã đợc học tập tại trờng và việc

đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu công tác QTNL tại công ty Tôi đã lựa chọn đề tài

của báo cáo là "Một số giải pháp cải tiến quản trị nhân lực tại công ty

TNHH thiết bị giáo dục Việt Hồng"

Cũng qua bài viết này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể ban lãnh đạo và CBCNV Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Hồng, Những ngời

đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và thực tập tại Công ty Cũng nh sự tận tình hớng dẫn của cô giáo Vũ Thị Kim THanh đã giúp tôi hoàn thành báo cáo này Tuy nhiên, do thời gian thực tập và khuôn khổ báo cáo hạn chế nên bài viết của tôi vẫn không thể tránh khỏi một vài thiếu sót nhất định Tôi rất mong nhận đợc sự nhận xét, góp ý của các Thầy, Cô và các bạn để bài viết đợc hoàn thiện một cách tốt hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Chơng I Thực trạng công tác quản trị nhân lực Tại công ty tnhh thiết bị giáo dục việt hồng

I Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Hồng hiện đang là thành viên Hiệp hội thiết bị giáo dục Việt Nam Dới dự chỉ đạo chuyên môn của bộ giáo dục và

đào tạo, các loại thiết bị giáo dục do Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Hồng sản xuất và cung ứng đều theo đúng danh mục của Bộ giáo dục và đào tạo quy

định, đợc hội đồng thẩm định của bộ giáo dục và đào tạo duyệt, đảm bảo tính chuẩn mực , tính s phạm và tính an toàn cho giáo viên và học sinh trong suốt quá trình sử dụng

Các sản phẩm của công ty sản xuất phục vụ chơng trình thay sách lớp 2, lớp 7 đại trà (không kể các thiết bị phục vụ các ngành học khác) đạt doanh số

trên 20 tỉ đồng phục vụ cho nhu cầu sử dụng của ngành giáo dục thuộc các tỉnh phía Bắc

Cho đến nay, ngoài việc sản xuất và cung ứng các thiết bị nội thất học ờng, các thiết bị dành cho ngành học mần non, THPT, cao đẳng, đại học, công

đ-ty lại tiếp tục chú trọng vào sản xuất các thiết bị phục vụ chơng trình thay sách lớp 3, lớp 8 đại trà theo danh mục và mẫu của Bộ giáo dục và đào tạo, sản phẩm của công ty đã nhận đợc sự ủng hộ và đánh giá rất cao về hiệu quả và tính năng

sử dụng của các ngành giáo dục các điạ phơng, các tỉnh phía Bắc

2 Đặc điểm phát triển của công ty hiện nay:

a Mô hình cơ cấu tổ chức công ty:

Tên công ty: Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Hồng

Tên giao dịch quốc tế: Viet Hong Education Equipment Limited

Trụ sở chính: Số 117, tổ 44A, Phờng Khơng Trung, Quận Thanh Xuân Thành Phố Hà Nội

Điên thoại: 04 85310003 Fax: 04.8531004

Bảng 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Giám đốc

P.Giám đốc Cộng tác viên

Phòng hành chính P KT - TV

Xưởng sản xuất

Xưởng hoá sinh Xưởng nhựa

Bảng 2: Cơ cấu góp vốn của công ty:

Vốn ban đầu của Công ty khá lớn (bảng 2: Cơ cấu góp vốn của công ty)

Công ty có quyền sở hữu đất đai, nhà xởng thiết bị máy móc Mặc dù Công ty chuyên kinh doanh và sản xuất thiết bị giáo dục, mà mặt hàng này lại có vòng quay vốn rất chậm, nhng vấn đề tài chính của Công ty tơng đối ổn định, tạo

điều kiện tích lũy mở rộng sản xuất kinh doanh

b Đặc điểm về sản phẩm của công ty.

Là một công ty có chức năng sản xuất, kinh doanh thiết bị giáo dục, nội thất học đờng và đồ dùng văn phòng phẩm do vậy công ty cũng đang phải đối mặt với rất nhiều khó khăn nh:

- Sự thay đổi về giáo trình và trang thiết bị học đờng

- Sự cạnh tranh về giá với một số công ty thiết bị giáo dục của nhà nớc

- Chi phí bán hàng tăng do đặc điểm của ngành hàng

- Luôn luôn phải thay đổi về mẫu mã, chất lợng và phải đảm bảo tính chính xác đến từng chi tiết đối với một số sản phẩm đặc thù mà bộ giáo dục và

đào tạo quy định

c Kết quả hoạt động kinh doanh và khả năng về tài chính của công ty giai

đối

% so với năm trớc

Số tuyệt

đối

% so với năm tr- ớc

Số tuyệt

đối

% so với năm tr- ớc

1 Tổng doanh thu Triệu đồng 15.000 15 18.000 20 25.000 39

2 Tổng vốn kinh doanh Triệu đồng 8.500 10 9.000 5,88 12.000 33,332a Vốn cố

định Triệu đồng 4.000 0 4.000 0 5.000 252b Vốn lu

động Triệu đồng 4.500 10 5.000 11 7.000 40

3 Tổng số công nhân viên Ngời 100 15 110 10 132 204

Qua các số liệu (bảng 3) Ta nhận thấy tổng nguồn vốn kinh doanh của

công ty không ngừng tăng dần từng năm, và kết quả hoạt động kinh doanh cũng

đang có sự thay đổi theo hớng lợi nhuận ngày càng cao Điều này chứng tỏ việc

sử dụng vốn của công ty có hiệu quả ở đây ta xét đến hai chỉ tiêu đó là tỷ xuất lợi nhuận trên doanh thu tiêu thụ và tỷ suất lợi nhuận trên vốn kinh doanh, ta thấy cả hai chỉ tiêu đều tăng một cách tích cực trong 3 năm trở lại đây, tính riêng năm 2004 lợi nhuận cũng nh doanh thu của công ty đã tăng rất mạnh, đây

là năm thành công nhất của công ty, tổng lợi nhuận đạt 2,75 tỉ đồng Kết quả này có đợc cho thấy công ty đang đi đúng hớng, công ty nên duy trì các biện pháp đã thực hiện và đồng thời tổ chức lại một số khâu còn cha tốt, nh nâng cao năng lực và trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên phòng kinh doanh, tổ chức lại mạng lới phân phối tiêu thụ sản phẩm

II những đặc điểm về Nhân sự của công ty ảnh hởng tới công tác QTnl

1 Đặc điểm về bộ máy tổ chức quản lý và sản xuất:

Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Hồng tổ chức quản lý theo mô hình quản lý trực tuyến - chức năng, thay mặt cho Hội đồng thành viên: là giám đốc chỉ đạo trực tiếp đến từng đơn vị, giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban chức năng nghiệp vụ

Qua sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty chúng ta có thể xác định rõ đợc chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, và mối quan hệ giữa các phòng ban đó

Chức năng, nhiệm vụ, nhân sự và mối quan hệ giữa các phòng ban nh sau:

* Giám đốc

Giám đốc là ngời điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công

ty chịu trách nhiệm trớc hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình Giám đốc có quyền tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty

Giám đốc có quyền tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và đầu t của Công ty Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và các trởng phòng ban chức

năng(Phòng tổ chức hành chính, phòng kinh doanh, phòng kế toán - tài vụ, phòng dự án và hợp tác quốc tế, phòng vật t, phòng kỹ thuật, phòng chuyển giao công nghệ).

* Phó giám đốc sản xuất

Là ngời giúp việc cho giám đốc trong việc quản lý và điều hành các hoạt

động sản xuất của công ty

Phó giám đốc trực tiếp quản lý các phân xởng sản xuất và chịu trách nhiệm trớc công ty về hoạt động của các bộ phận này

Tiếp đến là các phòng ban, mỗi phòng ban gồm một trởng phòng và các nhân viên giúp việc dới quyền, các phòng ban hoạt động trong khuôn khổ, quyền hạn trách nhiệm đợc giao

* Phòng tổ chức hành chính

Gồm 20 ngời làm công tác văn phòng (thủ tục, giấy tờ có liên quan đến

tổ chức, hoạt động của công ty, quản lý nhân sự, các công tác tuyển dụng, quản

lý lơng, thởng ), bố trí việc sử dụng lao động hợp lý, thực hiện và giải quyết các chế độ về lao động

*Phòng kinh doanh

Gồm 20 Ngời, có nhiệm vụ tìm kiếm và khai thác thị trờng, xây dựng các chính sách sản phẩm, chính sách giá, xúc tiến các hoạt động bán hàng, và hệ thống bán hàng Phòng kinh doanh phải chịu trách nhiệm trớc công ty về doanh

số đợc giao, quản lý các hoạt động liên quan đến việc tham gia các giải thởng của ngành và các hoạt động liên quan đến quyền sở hữu công nghiệp

* Phòng kế toán - tài vụ

Gồm 3 ngời, có chức năng hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế tại công ty, kiểm tra việc sử dụng vật t, vốn, tài sản, phân tích tình hình tài chính, phối hợp với phòng kinh doanh và phòng vật t tính toán giá thành sản phẩm, và doanh số đợc thực hiện từng thời kỳ, lập dự toán ngân sách, cơ cấu tài chính từng thời kỳ, tìm nguồn tài trợ cho nhu cầu về vốn của công ty

* Phòng vật t

Gồm 2 ngời chịu trách nhiệm cung ứng vật t cho sản xuất, quản lý các kho vật t, đảm bảo cung cấp liên tục, giảm chi phí cho phù hợp với tình hình kho bãi hiện có.

* Phòng kỹ thuật

Gồm 2 ngời, chịu trách nhiệm về kỹ thuật đối với các dây truyền sản xuất Trong các phân xởng Kiểm tra, giám sát chất lợng sản phẩm, nghiên cứu, cải tiến chất lợng sản phẩm Nghiên cứu và sản xuất thử các sản phẩm mới, phối hợp với các bộ phận khác giải quyết trở ngại về công nghệ

* Phòng chuyển giao công nghệ:

Gồm 1 ngời có chức năng tiếp cận, nghiên cứu, tiếp thu các trang thiết bị

và hệ thống dạy học tiên tiến của các nớc phát triển

Tiếp đến là phân xởng:

* Các phân xởng:

Bao gồm xởng hoá sinh và xởng nhựa Mỗi phân xởng gồm 1 quản đốc phân xởng và các công nhân Các quản đốc phân xởng có trách nhiệm điều hành hệ thống dây chuyền sản xuất và máy móc (gồm 100 công nhân) Các

quản đốc phân xởng kết hợp với đội ngũ công nhân làm việc trong các phân ởng chịu trách nhiệm trớc công ty về toàn bộ hoạt động sản xuất, lắp giáp sản phẩm và sửa chữa các thiết bị máy móc trong các phân xởng

Tuy nhiên, ở đây cũng đòi hỏi ngời cán bộ cấp cao phải thực sự có năng lực quản lý một cách tổng hợp mới có khả năng nắm bắt đợc toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của công ty một cách thờng xuyên, liên tục Đồng thời cũng cần thiết đến lòng trung thực, nhiệt tình của các nhân viên cấp dới, cũng nh ý

thức tự quản của bản thân ngời lao động từ quá trình sản xuất đến kinh doanh mới có đợc hiệu quả một cách tối đa.

2 Cơ cấu lao động theo tổ chức

Bảng 4: Cơ cấu lao động theo các bộ phận của tổ chức Các tổ

Kế toán tài

vụ

Dự án

và hợp tác quốc tế

Vật

t

Kỹ thuật

Chuyển giao công nghệ

Cơ

khí Nhựa

Thủy tinh

Nội thất học đ- ờng

Mô

hình sinh học

Bao bì sản phẩm

Compozite Tổng

Qua (bảng 4), ta có thể thấy sự bố trí lao động giữa các phòng ban cha đợc

hợp lý về số lợng lao động: Năm 2002 tổng số lợng lao động trong biên chế của công ty là 100 lao động: Nhng phòng tổ chức hành chính đã chiếm tới 16 ngời trong khi đó phòng chuyển giao công nghệ chỉ có 01, và xởng mô hình sinh học chỉ có 03 lao động Và năm 2003 sự bố trí lao động cũng cha đợc linh hoạt Đặc biệt năm 2004, tổng số lao động trong biên chế của công ty chỉ có 132 lao động

mà phòng TCHC đã chiếm tới 20 lao động, trong khi đó phòng bao bì sản phẩm chỉ có 8 lao động và phòng chuyển giao công nghệ chỉ có 01 lao động Đây là sự

bố trí cán bộ lao động bất hợp lý mà DN phải xem xét lại

3 Cơ cấu lao động theo độ tuổi

Bảng 5: Cơ cấu lao động theo độ tuổi

* Nhận xét: Qua số liệu ở bảng 5 (cơ cấu lao động theo độ tuổi) ta có thể

nhận thấy lực lợng lao động trẻ của công ty (từ 18 → 30), chiếm trên 60% đặc biệt năm 2004 là 66,66% đây là một thế mạnh của công ty Trong đó lực lợng lao động trong độ tuổi (từ 30 → 50) chiếm 30 → 35% lực lợng lao động và chủ yếu nắm giữ những vị trí chủ chốt quan trọng trong công ty Còn lực lợng ở độ tuổi (50 →

60) chỉ chiếm (3,78 - 5%) chủ yếu làm các công việc nhẹ thờng là không quan trọng trong công ty

4 Cơ cấu lao động của công ty theo giới tính

Bảng 6: Cơ cấu lao động theo giới tính

Tỉ lệ Nam (%)

Xác định thời gian Không xác định

thời gian Tổng số

(ngời)

Tỉ lệ nữ(%)

Tỉ lệ Nam (%)

Tổng

số ngời

Tỉ lệ nữ(%)

Tỉ lệ Nam (%)

Đến nay, công ty có 132 ngời thuộc diện lao động trong biên chế của công

ty, trong đó 30 ngời là lao động gián tiếp, đa số có trình độ đại học Lực lợng công nhân có trình độ chuyên môn từ thợ bậc 1-3, có khả năng làm việc trong tất cả các dây truyền sản xuất Về mặt cơ cấu cán bộ công nhân viên của công ty chủ yếu là

do nữ chiếm khoảng 65% (bảng 6) tập trung chủ yếu trong khâu lắp ráp và báo gói sản phẩm, vì công việc này đòi hỏi sự khéo léo tỉ mỉ, bền bỉ và nhẹ nhàng Ngoài

ra, công ty vẫn có một lực lợng lao động theo hợp đồng không thờng xuyên làm các công việc thủ công nh đóng gói, khuân vác hàng hóa, dọn dẹp vệ sinh v.v

5 Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn:

Bảng 7: cơ cấu lao động theo trình độ học vấn

chức các hoạt động dã ngoại cho CBCNV, tạo tinh thần đoàn kết trong công ty Các phòng ban cũng có quỹ dành riêng cho các hoạt động phúc lợi (đi dã ngoại, tiền thởng trong những ngày lễ )

* Nhận xét: Qua số liệu của (bảng 7) ta có thể nhận thấy, số lợng nhân viên

trình độ cao đẳng và đại học đang ở mức tăng dần Năm 2004, số lợng này chiếm 22,72%, điều này chứng tỏ Công ty đã và đang thu hút đợc lực lợng lao động có trình độ chuyên môn cao, muốn gắn bó lâu dài với Công ty Điều này cũng sẽ là một lợi thế rất lớn đến hoạt động phát triển kinh doanh của công ty

III thực trạng công tác qtnl tại công ty Tnhh thiết bị giáo dục việt hồng

1 Công tác tuyển dụng, phân công và sa thải lao động

a Công tác tuyển dụng lao động.

Nhận thức đợc tầm quan trọng đặc biệt của công tác tuyển dụng lao động nên công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Hồng tuyển dụng NV là xuất phát từ nhu cầu lao động công ty chủ yếu tuyển chọn NV thông qua 2 b… ớc là: Xem xét hồ sơ, các văn bằng chứng chỉ kèm theo và tổ chức phỏng vấn theo từng chuyên môn,

để chọn ra những ứng viên đạt yêu cầu Việc tuyển chọn thông qua các bớc này tuy mất nhiều thời gian và chi phí cho công ty nhng đem lại kết quả tốt nếu nh Ban giám đốc, Chánh văn phòng và các trởng phòng ban tham ra phỏng vấn là những nhà quản trị nhạy cảm, sắc bén, nắm bắt thông tin, cũng nh phán đoán về triển vọng của nhân viên trong tơng lai

Bảng 8: Số lao động tuyển mộ

Tổ chức hành chính

Kinh doanh

Kế toán tài

vụ

Vật

t

Kỹ thuật

Cơ

khí Nhựa

Thủy tinh

Sinh

Hóa-Mô

hình sinh học

Bao bì

sản phẩm

Nhận xét: Qua số liệu ở (bảng 8) ta thấy năm 2002 công ty tuyển mới 19

ngời và năm 2003 là 10 ngời, chủ yếu là do nhu cầu lao động của công ty, nh mở rộng sản xuất kinh doanh và bù đắp vào số lao động các phòng ban có số nhân viên bị sa thải do không đáp ứng đợc yêu cầu công việc, đặc biệt vào năm 2004 công ty đã tuyển mới 22 ngời Phòng kinh doanh là có số lợng tuyển mới cao nhất,

lý do lực lợng NV của phòng kinh doanh quá mỏng và một số NV không đáp ứng

đợc sự khắt khe của công việc, qua số liệu ở (bảng 8) ta cũng có thể thấy đợc năm

2004 phòng tổ chức hành chính tuyển mới 4 ngời Đây là sự bất hợp lý trong công tác tuyển dụng và bố trí lao động với chức năng công việc của phòng hành chính, trong khi đó lực lợng NV ở phòng kinh doanh còn quá mỏng chỉ có 20 ngời

Đây là sự bất hợp lý mà doanh nghiệp cần xem xét lại:

b Phân công lao động đã đợc tuyển chọn

Chuyên môn hoá sản xuất là phơng thức cải tiến lao động trong thời đại hiện nay ở hầu hết các công ty Chuyên môn hoá sản xuất mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều thuận lợi Nó giúp cho công tác quản lý, và đào tạo đợc thực hiện tốt hơn, và trình độ tay nghề của cán bộ công nhân viên trong công ty cũng đợc chuyên sâu hơn

Hơn thế nữa, là một doanh nghiệp sản xuất nên công tác phân công lao

động sao cho hợp lý, đảm bảo khoa học và dễ quản lý là vấn đề hết sức cần thiết Nhận thức đợc vấn đề đó, trong những năm gần đây công ty đã tiến hành thực hiện chuyên môn hoá sản xuất tới hầu hết các phòng ban và phân xởng trong công

ty một cách khá triệt để

Những lao động mới đợc tuyển dụng vào công ty, sau khi hoàn tất các thủ tục về hồ sơ cũng nh các thủ tục quy định khác của từng lao động đối với phòng ban mà mình đợc tuyển dụng vào, ngời lao động sẽ đợc ký hợp đồng thử việc, sau

đó chuyển danh sách lao động xuống từng trởng các phòng ban tiếp nhận để đào tạo và đáp ứng dần với công việc

c Công tác sa thải lao động.