HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY TẠI CÔNG TY TMHH THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT DỊCH VỤ ITA

Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch vụ ITA là một doanh nghiệp tư nhân trụ sởtại số 122 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Ngô Quyền, Hải Phòng. Hoạt động kinh doanh của côngty bao gồm các lĩnh vực: Kinh doanh máy tính và các thiết bị máy tính, Sửa chữa bảo hànhcài đặt máy tính, đào tạo tin học và ngoại ngữ, thiết kế xây dựng phần mềm ứng dụng, ...

Trang 1

CHƯƠNG 1HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY TẠI CÔNG TY TMHH

THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT DỊCH VỤ ITA1.1 Giới thiệu về công ty

Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch vụ ITA là một doanh nghiệp tư nhân trụ sở

tại số 122 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Ngô Quyền, Hải Phòng Hoạt động kinh doanh của công

ty bao gồm các lĩnh vực: Kinh doanh máy tính và các thiết bị máy tính, Sửa chữa bảo hànhcài đặt máy tính, đào tạo tin học và ngoại ngữ, thiết kế xây dựng phần mềm ứng dụng, 1.2 Mô tả nghiệp vụ công việc

Quá trình nhập hàng: Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và

xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập đơn hàng gửi lên ban

lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp khácnhau ) Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp vớiđơn hàng không, nếu phù hợp thì kí nhận vào phiếu giao hàng và lập phiếu nhập hàng

Phiếu nhập hàng này đồng thời là hóa đơn thanh toán Khi trả tiền nhà cung cấp, lập phiếuchi (việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình thức chuyển khoản thông qua ngân

hàng) Tiếp theo nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã chi cho nhà cung cấp

Khi hàng đã được nhập kho mà phát hiện thấy lỗi bộ thì phận kho ghi lại danh sách

hàng lỗi để trả lại hàng cho nhà cung cấp theo ngày để đổi hỏng, lỗi

Các hồ sơ liên quan trong quá trình nhập hàng

Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin

Trang 2

Đồ án tốt nghiệp

Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày

Quá trình xuất hàng: Khi có khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh đảm nhận việcgiới thiệu thông tin hàng và đưa báo giá của công ty cho khách Sau quá trình xem xét, nếukhách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh gửi phiếu yêu cầu mua hàng củakhách cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng và xuất hàng Phiếu xuất hàng kiêmphiếu bảo hành đồng thời là hóa đơn thanh toán Khi thu tiền của khách thủ quỹ phải lậpphiếu thu Sau đó nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã thu và vào sổ nợ khách hàng sốtiền khách còn nợ lại

Theo định kỳ kế toán phải thực hiện kiểm tra các khoản nợ của khách hàng để viết giấythông báo nợ và yêu cầu thanh toán

Khi hàng đã được xuất khỏi kho giao cho khách, do một lý do nào đó mà khách đổi lấyhàng khác thì hàng được trả sẽ được nhập lại kho Nhân viên kho ghi hàng nhập lại khovào một phiếu theo từng ngày

Các hồ sơ liên quan trong quá trình xuất hàng

4

Trang 3

Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành hành cho khách Hàng chỉ được bảo hành khi cóphiếu bảo hành, trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành Khách khi manghàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng kỹ thuật để được bảo hành Nếu bảo hành hết hạnhoặc hỏng hóc do cháy chập điện mà khách có yêu cầu sửa chữa thì nhân viên bảo hànhlập phiếu sửa chữa và chuyển bộ phận kế toán để lập hóa đơn thanh toán với khách

Khi nhận bảo hành thiết bị của khách thì nhân viên bảo hành phải ghi giấy biên nhận

cho khách về tình trạng hiện tại của thiết bị

5

Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động nhập xuấthàng, tình hình thu chi của công ty, thì kế toán tổng kết đưa ra các báo cáo: nhập hàng, xuấthàng, hàng tồn kho, thu chi, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp

Các công thức liên quan

Tồn kho (Tồn cuối kỳ) = Tồn đầu kỳ + Σ Hàng nhập – Σ Hàng xuất

Thu/chi (Tồn cuối kỳ) = Số dư đầu kỳ + Σ Số tiền thu – Σ Số tiền chi

Thành tiền = Số lượng*Đơn giá + (Số lượng*Đơn giá)*Thue/100

Tổng tiền = Σ Thành tiền (ở phiếu xuất hàng, hoặc phiếu nhập hàng)

Trang 4

Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền thu (ở phiếu thu)

Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền chi (ở phiếu chi)

Tổng tiền nợ = Σ Số tiền nợ (ở giấy báo nợ)

1.3 Giải pháp

Trong thời đại tin học phát triển như vũ bão để đẩy nhanh tốc độ phát triển công việcđảm bảo được mục tiêu kinh doanh, đáp ứng nhu cầu nhanh chóng trong thủ tục lên kếhoạch mua hàng, bán hang, lượng hàng tồn và thanh toán, công nợ … của công ty và thủtục tính tiền và giao hàng cho khách, làm việc trở lên khoa học, năng suất lao động cao thìcông ty phải xây dựng một hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày để cóthể theo dõi dễ dàng tình hình hoạt động kinh doanh giảm bớt thời gian làm việc bằng sổsách độ chính xác không cao không linh hoạt

Do vậy phải xây dựng hệ thống theo dõi việc nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày củacông ty bằng trang Web động với đặc quyền của từng bộ phận, từng cá nhân thì hệ thống

có thể hỗ trợ các bộ phận của công ty trong công tác bán hàng và nghiệp vụ của bộ phận

đó Việc theo dõi hoạt động mua bán hàng và thu chi của công ty rất dễ dàng ngay tứckhắc nhờ vào hệ thống mạng và việc chia sẻ tài nguyên

6

Trang 5

Đưa báo giá công ty

Yêu cầu mua hàng

Trang 6

Phiếu yêu cầu

Lập phiếu xuất khoLập phiếu thu

Lập phiếu biên nhậnLập phiếu sửa chữaLập báo cáo

Phiếu xuất hàng kiêm BHPhiếu thu

Phiếu biên nhận

Trang 7

Phiếu sửa chữa

Trang 8

HỆ THỐNGTHEO DÕI NHẬPXUẤT HÀNG VÀ THU CHI

Đơn đặt hàngPhiếu giao hàngY/c thanh toánThông báo nợPhiếu chi

Trả lại hàng lỗiNHÀ CUNG CẤP

Y/c mua hàng Báo giá

Yêu cầu BH hang

Thông báo nợ hang

Đổi hàng kháchang

Trang 9

ty Khi công ty thanh toán tiền thì gửi phiếu chi cho nhà cung cấp.

KHÁCH HÀNG: Khi khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin

về hàng và báo giá và các thông tin chi tiết về hàng.Tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách.Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửiphiếu yêu cầu cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng đồng thời là hóa đơn thanhtoán Khi thu tiền phải lập ra phiếu thu đưa phiếu thu cho khách Công ty dùng phiếuxuất hàng kiêm phiếu bảo hành

NGÂN HÀNG: Khi khách hoặc nhà cung cấp có nhu cầu thanh toán bằng hình thứcchuyển khoản, công ty phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này

BAN LÃNH ĐẠO: Hàng ngày ban lãnh đạo công ty có yêu cầu báo cáo về tình hình

Trang 10

nhập xuất hàng, tồn kho và thu chi thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo.Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin

8

2.1.3 Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ

a Sơ đồ phân rã chức năng

THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI

2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu

2.2 Kiểm tra hàng trong kho

2.3 Lập phiếu xuất hàng

2.4 Lập phiếu thu

2.5 Thông báo nợ khách hàng

Trang 11

b Mô tả chi tiết các chức năng

Trang 12

1.1 Lập đơn hàng: Phòng kế hoạch sau khi tìm hiểu thị trường và nắm được lượnghàng tồn trong kho thì lên kế hoạch mua hàng gửi lên Ban lãnh đạo Công ty duyệt, sau

đó lập đơn hàng và gửi đơn cho nhà cung cấp để yêu cầu nhập hàng về

1.2 Kiểm tra đơn, hàng: Khi hàng từ nhà cung cấp chuyển về thì bộ phận thủ khokiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không ? nếu phù hợp thì kí vào phiếugiao hàng và nhập hàng, không phù hợp thì trao đổi lại với nhà cung cấp

1.3 Lập phiếu nhập hàng: Khi thủ kho đã hoàn tất bước kiểm tra hàng thì làm thủtục nhập kho Bộ phận thủ kho lập phiếu nhập hàng và chuyển hàng vào kho

1.4 Lập phiếu chi: Khi trả tiền cho nhà cung cấp kế toán phải lập ra phiếu chi,

giao cho nhà cung cấp bản sao của phiếu chi, giữ lại bản gốc

1.5 Lập ds hàng trả lại NCC: Sau khi nhập hàng xong, trong quá trình bán hàng

phát hiện có hàng hỏng, hàng không đạt yêu cầu thì bộ phận kho lập danh sách hàngphải trả lại cho nhà cung cấp trình lên phòng kế hoạch, phòng này sẽ thương lượng vớiNCC để đổi hàng

2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu: Khi khách đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽcung cấp cho khách biết thông tin hàng hóa và báo giá chi tiết của từng chủng loại mặthàng và tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách

2.2 Kiểm tra hàng trong kho: Sau khi khách có yêu cầu mua hàng bộ phận kinh

doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho có còn hàng không.Sau đó thông báo hàng còn hay không cho khách

2.3 Lập phiếu xuất hàng: Sau khi đã kiểm tra hàng khách yêu cầu trong kho vẫn

Trang 13

còn và khách đồng ý mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủkho xuất hàng Bộ phận thủ kho lập phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành và xuấthàng

2.4 Lập phiếu thu : Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu (dựa vàophiếu xuất hàng), giao cho khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc

2.5 Thông báo nợ khách hàng: Theo định kỳ bộ phận kế toán kiểm tra các khoản

nợ của khách hàng ( khách hàng quen hoặc lâu năm) để lập thông báo nợ cho kháchhàng và yêu cầu thanh toán

11

2.6 Nhập hàng trở lại kho: Sau khi hoạt động mua bán hàng kết thúc, trường hợpkhách muốn đổi lấy sản phẩm khác thì hàng được nhập lại kho

3.1 Tiếp nhận phiếu bảo hành : Khách hàng muốn bảo hành các thiết bị thì mangphiếu bảo hành đến Công ty, nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành xem cònhạn dùng không?

3.2 Lập phiếu biên nhận: Khi nhận các thiết bị của khách hàng đến bảo hành sửachữa, nhân viên bảo hành phải xác định hiện trạng thiết bị, kí vào giấy biên nhận giaocho khách hàng

Trang 14

3.3 Bảo hành: Bảo hành hàng cho khách theo các mục ghi ở giấy biên nhận.

3.4 Lập phiếu sửa chữa: Khi nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu hếthạn bảo hành hoặc các thiết bị bị cháy chập điện … không bảo hành mà khách vẫn cóyêu cầu bảo hành, sửa chữa thì nhân viên bảo hành vẫn tiến hành bảo hành và lậpphiếu sửa chữa

3.5 Lập phiếu thu: Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu, giao chokhách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc

4.1 Báo cáo nhập hàng: Một ngày có thể có rất nhiều phiếu nhập hàng.Việc thống

kê hàng nhập này theo ngày theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để đánh giá được lượnghàng nhập và mặt hàng nhập

4.2 Báo cáo xuất hàng: Tương tự như báo cáo hàng nhập Một ngày cũng có rất

nhiều phiếu xuất hàng.Việc thống kê hàng xuất theo yêu cầu của ban lãnh đạo, đểđánh giá được lượng hàng xuất và mặt hàng xuất trong ngày

4.3 Báo cáo hàng tồn kho: Bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho còn những

loại hàng nào còn tồn kho Hoặc dựa vào việc báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng

mà biết được lượng hàng tồn trong kho Sau đó báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty để

có phương hướng nhập hàng mới

4.4 Báo cáo thu chi: Thu chi là vấn đề quan trọng cần được báo cáo thường

xuyên, hệ thống báo cáo về tình hình thu chi cho ban lãnh đạo để nắm được doanh thu,lợi nhuận của công ty

4.5 Báo cáo công nợ khách hàng: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ của khách hàng

Trang 15

cho ban lãnh đạo công ty Để có phương hướng giải quyết.

12

4.6 Báo cáo công nợ nhà cung cấp: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ mà công tycòn nợ lại nhà cung cấp cho ban lãnh đạo công ty Để có phương hướng giải quyết.2.1.4 Danh sách hồ sơ tài liệu

Trang 16

Tên hồ sơ dữ liệu

Báo giá nhà cung cấp

Phiếu yêu cầu

Báo giá công ty

Phiếu xuất kho kiêm bảo hànhGiấy thông báo nợ

Phiếu thu

Giấy biên nhận

Phiếu sửa chữa

Trang 17

Báo cáo

Danh sách hàng trả lại NCC

Danh sách hàng nhập lại kho

Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin13

D8 Phiếu yêu cầu

D9 Báo giá công ty

D10 Phiếu xuất hàng

D11 Giấy Tbáo nợ

Trang 18

D12 Phiếu thu

D13 Giấy biên nhậnD14 Phiếu sửa chữaD15 Báo cáo

D16DS hàng trảlạiNCCD17DShàng nhậplạikhoChứcnăng nghiệpvụ1

Trang 22

D5 Sổ kho

D17 DShàng nhập lại khoD12

Trang 23

2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1

Trang 24

Phiếu nhập hàng

Phiếu nhậphàng

1.3

Lập phiếu

Trang 28

Thông báo

nợ KH

2.6

Nhập hàng

Trang 30

Thông tin hàng BHLập giấy biên

Trang 31

Báo giá công ty

Trang 32

thu chi

D12

Phiếu thu4.3

Báo cáo hàng tồn kho

D5 Sổ khoBáo cáo

BAN LÃNH ĐẠO

Phiếu xuất hàngBáo

cáo

Yêu

cầu

Trang 33

cáo

4.1

Báo cáo nhập hàng

Y/c báo cáoBáo cáo

4.6

Báo cáo

Trang 34

Giấy thông báo nợ

Báo cáo công

2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Trang 35

bảo hành Trong đó Mã hàng là thuộc tính khóa.

+ NHÓM HÀNG có các thuộc tính: Mã nhóm, Tên nhóm, Chức năng Trong đó Mã nhóm

là thuộc tính khóa

+ DM GIÁ có các thuộc tính: Đơn giá, Ngày áp dụng, Thuế, Chi phí nâng cấp

+ KHÁCH HÀNG có các thuộc tính: Mã khách hàng, Họ tên, Địa chỉ, Mã số thuế Trong

đó Mã khách hàng là thuộc tính khóa

+ NHÂN VIÊN có các thuộc tính: Mã nhân viên, Họ tênNV, Địa chỉNV, Giới tính, Chức

vụ Trong đó Mã NV là thuộc tính khóa

Trang 36

NHÓM HÀNG

Một nhân viên đặt nhiều hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.HÀNG

Trang 38

Nhân viên tiếp nhận yêu cầu mua hàng của một hoặc nhiều khách hàngNHÂN VIÊN

Trang 39

HÀNG

Ngày yêu cầu

Đơn giá yêu cầu

Trang 40

Một nhân viên thông báo nợ cho nhiều khách hàng

Ngày thông báo

Số thông báo nợ

NHÂN VIÊN

1

Trang 42

Trang 43

Số tiền nợ

Số đơn hàngNgày chi

Đơn giá đặt

Số phiếu nhập

Số tiền chi

Mã nhà cung cấp

Trang 44

NHÀ CUNG CẤPn

n

Tên nhà cung cấpĐịa chỉ

Số thông báo nợNgày thông báoTổng tiền nợ

Trang 45

Số phiếu xuất

Mã khách hàngn

m

Trả tiền

Tiếp nhận yêu cầu

Nhập

Hình thức thanh toánĐơn vị tính

Ngày yêu cầu

Đơn giá yêu cầu

Trang 46

DM GIÁ

Ngày áp dụngHÀNG

n

KHÁCH HÀNGn

n

Số phiếu xuấtNgày xuất

Tổng tiền

Xuất

Lý do xuất

m

Thời gian bảo hành

Mô tả chi tiết

Trang 48

2.3.2 Mô hình quan hệ

a) Các quan hệ

NHACUNGCAP ( MaNCC , TenNCC, Diachi)

HANG ( Mahang, Tenhang, Motachitiet, DVT, ThoigianBH, Manhom )

NHOMHANG ( Manhom , Tennhom, Chucnang, Mahang )

DMGIA (Dongia, Ngayapdung, Thue, Chiphinangcap, Mahang)

KHACHHANG ( MaKH , Hoten, Diachi, MST )

NHANVIEN ( MaNV , HotenNV, DiachiNV, Gioitinh, Chucvu )

DONHANG (SoDH , Ngaydat, Soluong, Dongiadat, Motahang, Ngaygiaohang, MaNV,Mahang , MaNCC )

PHIEUNHAPHANG ( Sophieunhap , Ngaynhap, Dongianhap, Soluong, HTTT,

Lydonhap, Tongtien, MaNV, Mahang, MaNCC)

PHIEUXUATHANG ( Sophieuxuat , Ngayxuat, Dongiaxuat, Soluong, HTTT, Lydoxuat,Tongtien, MaNV, Mahang, MaKH )

PHIEUCHI ( SoPC , Ngaychi, Sophieunhap, Lydochi, Sotienchi, Sotienno, MaNV,MaNCC )

PHIEUTHU ( SoPT , Ngaythu, Sophieuxuat, Lydothu, Sotienthu, Sotienno, MaNV,MaKH )

PHIEUYEUCAU ( SophieuYC , Ngayyeucau, Soluong, DongiaYC, Motahang, MaNV,MaKH, Mahang )

Trang 49

GIAYBAONO ( SoTBno , Ngaythongbao, Sophieuxuat, Sotienno, Tongtienno,Ngaydenhantra, MaKH, MaNV )

GIAYBIENNHAN ( Sobiennhan, Ngaynhan, Ngayhentra, Sophieuxuat, Soluong,Tinhtrang, MaNV, MaKH, Mahang )

26

Trong các quan hệ trên có quan hệ sau đây chưa đạt chuẩn 1 NF là: DONHANG,PHIEUNHAPHANG, PHIEUXUATHANG, PHIEUYEUCAU, GIAYBIENNHAN.Chuẩn hóa các quan hệ trên

DONHANG tách thành: DONHANG và HANGDAT

DONHANG (SoDH , Ngaydat, Ngaygiaohang, MaNV, MaNCC )

HANGDAT ( SoDH , Mahang, Motahang, Soluong, Dongiadat)

PHIEUNHAPHANG tách thành: PHIEUNHAP và DONGNHAP

PHIEUNHAP ( Sophieunhap , Ngaynhap, Lydonhap, HTTT, tongtien, MaNV,MaNCC)

HANGNHAP ( Sophieunhap , Mahang, Soluong, Dongianhap)

PHIEUXUATHANG tách thành: PHIEUXUAT và HANGXUAT

PHIEUXUAT(Sophieuxuat , Ngayxuat, Lydoxuat, HTTT, tongtien, MaNV, MaKH)

Định dạng
Số trang	79
Dung lượng	43,8 KB