Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phẩn Đầu tư Du lịch Hà Nội

Em xin cảm ơn toàn thể ban lãnh đạo, anh chị nhân viên các phòng ban chứcnăng của Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội đã tạo điều kiện và không ngừnggiúp đỡ em trong quá trình thực tập

LỜI CẢM ƠN

Sau một khoảng thời gian nghiên cứu và để hoàn thành bài khóa luận của mình,

em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình từ nhiều cá nhân, tập thể, cơ quan, nhàtrường trong đó:

Em xin cảm ơn Th.S Nguyễn Hưng Long, thầy là người đã theo sát và hướngdẫn em từ những ngày đầu làm Báo cáo tổng hợp cho đến nay là khóa luận tốt nghiệp.Cảm ơn thầy đã nhiệt tình giúp đỡ, dành thời gian quý báu của mình để chia sẻ cũngnhư hỗ trợ những nguồn tài liệu tri thức hữu ích trong suốt quá trình em thực hiệnnghiên cứu

Em xin cảm ơn toàn thể ban lãnh đạo, anh chị nhân viên các phòng ban chứcnăng của Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội đã tạo điều kiện và không ngừnggiúp đỡ em trong quá trình thực tập tại Công ty để em tích lũy được rất nhiều kinhnghiệm làm việc và hoàn thành quá trình nghiên cứu của mình

Em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy, cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tếcùng các thầy cô trong trường Đại học Thương mại đã nhiệt tình giảng dạy, truyền đạtkiến thức, phương pháp và chia sẻ kinh nghiệm cho chúng em trong suốt 4 năm trênghế giảng đường, từ đó hỗ trợ tạo động lực vững chắc để chúng em tự tin bước rangoài cuộc sống tự lập

Tuy nhiên do thời gian không nhiều và hạn chế của bản thân, bài nghiên cứu của

em còn nhiều thiếu sót, em rất mong được sự góp ý, bổ sung của các thầy cô giáotrong khoa Hệ thống thông tin kinh tế

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Hoàng Long

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

LỜI MỞ ĐẦU 1

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

PHẦN 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 2

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 2

1.2 Một số công trình nghiên cứu về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự 3

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4

1.4 Phương pháp nghiên cứu: 4

1.5 Kết cấu khóa luận 4

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DU LỊCH HÀ NỘI 5

2.1 Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin trong doanh nghiệp và tổng quan về quản lý nhân sự 5

2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin 5

2.1.2 Các thành phần hệ thống thông tin 5

2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý 6

2.1.4 Một số dạng hệ thống thông tin quản lý 7

2.1.5 Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin 7

2.1.6 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin bằng phương pháp hướng chức năng 9

2.1.7 Một số khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự 10

2.1.8 Ý nghĩa của Quản lý nhân sự 11

2.2 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội 11

2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội 11

2.2.2 Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội 13

2.2.3 Giải pháp khắc phục vấn đề 18

2.2.4 Các vấn đề và yêu cầu đặt ra đối với hệ thống cần xây dựng 19

PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN

SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DU LỊCH HÀ NỘI 20

3.1 Đặt vấn đề 20

3.2 Xác định bài toàn 20

3.2 Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội 22

3.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 22

3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 23

3.3 Thiết kế hệ thống 26

3.3.1 Xác định kiểu thực thể 26

3.3.2 Biểu đồ quan hệ thực thể E – R 29

3.3.3 Thiết kế cấu trúc các bảng cơ sở dữ liệu 30

3.5 Một số kiến nghị về định hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội 39

KẾT LUẬN 41

TÀI LIỆU THAM KHẢO 42

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Nội dung

Bảng 2.1 Tình hình tài chính của Công ty từ năm 2012 đến năm 2014

Bảng 3.1 Bảng nhân viên (tblNhanVien)

Bảng 3.2 Bảng Chức vụ (tblChucVu)

Bảng 3.3 Bảng Thân nhân (tblThanNhan)

Bảng 3.4 Bảng Quá trình lương (tblQuaTrinhLuong)

Bảng 3.5 Bảng trình độ(tblTrinhDo)

Bảng 3.6 Bảng Khen thưởng kỷ luật (tblKTKL)

Bảng 3.7 Bảng Chi tiết nghỉ việc (tblChiTietNghiViec)

Bảng 3.8 Bảng nghỉ việc (tblNghiViec)

Bảng 3.9 Bảng nhân viên, trình độ ngoại ngữ (tblNhanVien_NN)

Bảng 3.10 Bảng Quá trình công tác (tblQTCongTac)

Bảng 3.11 Bảng Chuyên môn (tblChuyenMon)

Bảng 3.12 Bảng Phòng ban (tblPhongBan)

Bảng 3.13 Bảng Trình độ ngoại ngữ (tblTrinhDoNgoaiNgu)

Bảng 3.14 Bảng Trình độ, chuyên môn (tblTrinhDo_ChuyenMon)

Bảng 3.15 Bảng Trình độ, chuyên môn (tblTrinhDo_ChuyenMon)

Biểu đồ 2.1 Biểu đồ chức năng quản lý tài chính

Biểu đồ 3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sựBiểu đồ 3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Biểu đồ 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Biểu đồ 3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng quản lý nhân sựBiểu đồ 3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng quản lý tiền lươngBiểu đồ 3.6 Biểu đồ mô hình quan hệ thực thể E – R

Hình 2.1 Đơn xin việc của nhân viên

Hình 2.2 Hợp đồng làm việc

Hình 2.4 Bảng chấm công

Hình 2.5 Phiếu xác nhận của chỉ tiêu hoàn thành

Hình 3.1 Giao diện chức năng “Đăng nhập” của hệ thống

Hình 3.2 Giao diện các chức năng chính của hệ thống sau khi đăng nhậpHình 3.3 Giao diện chức năng “Quản lý nhân sự”

Hình 3.4 Giao diện chức năng “Cập nhật hồ sơ nhân viên”

Hình 3.5 Giao diện chức năng “Quản lý lương”

Sơ đồ 3.1 Mô hình quan hệ giữa các bảng

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Diễn giải

HTTT Hệ thống thông tin CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu

LỜI MỞ ĐẦU

Thời đại nào cũng vậy, không kể quá khứ hay tương lại, con người luôn lànguồn lực quan trọng hàng đầu, quyết định sự thành bại của mỗi tổ chức… Doanhnghiệp có thể có một dự án, một kế hoạch kinh doanh tốt đến đâu, công nghệ hiện đạiđến đâu nhưng nếu không có một nguồn lực đủ về số lượng và chất lượng để triển khaithì cũng khó có thể thành công Yếu tố nhân lực lại càng trở nên quan trọng đối vớicác doanh nghiệp hoạt động trong môi trường cạnh tranh khốc liệt và mang tính Quốc

tế sâu sắc như hiện nay Trong bối cảnh hòa nhập kinh tế thị trường thì việc thu hút,duy trì và phát triển nguồn nhân lực được xem là một trong những nhiệm vụ sống còn,

có ý nghĩa quyết định tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Để có được đội ngũ người lao động có chất lượng cao – tài sản vô giá của mỗidoanh nghiệp lại là vấn đề không hề đơn giản, bởi vì nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu

tố, trong đó có yếu tố tiền lương Đây vừa là yếu tố duy trì, vừa là công cụ hữu hiệu đểcác nhà quản trị, quản lý tổ đội ngũ người lao động trong doanh nghiệp

Tiền lương là một vấn đề không hề đơn giản, bởi trong quan hệ giữa doanhnghiệp và người lao động tồn tại mâu thuẫn thông qua vấn đề tiền lương Đứng dướigóc độ doanh nghiệp thì tiền lương được coi là một khoản chi phí, còn đối với ngườilao động thì tiền lương lại chính là khoản thu nhập giúp họ tái sản xuất sức lao động

Vì thế giải quyết tốt mâu thuẫn cố hữu này đã và đang trở thành bài toán đặt ra đối vớimỗi doanh nghiệp, tổ chức

Từ những phân tích trên em thấy cần thiết phải có một cách nào đó để quản lýtốt vấn đề con người hay nhân lực của công ty và vấn đề tiền lương để doanh nghiệp

có một đội ngũ mạnh về chuyên môn, tốt về phẩm chất và giỏi về trí tuệ, lại vừa giảiquyết tốt vấn đề an sinh của nhân viên Hơn thế nữa, ngày nay, việc ứng dụng côngnghệ thông tin đã trở nên phổ biến trong hầu hết mọi cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt

là việc áp dụng các giải pháp tin học trong công tác quản lý Trong đó công tác quản lýnhân sự, quản lý tiền lương là một lĩnh vực cần thiết và quan trọng đối với tất cả doanhnghiệp Vì vậy em đã lựa chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tạiCông ty Cổ phẩn Đầu tư Du lịch Hà Nội” để làm Khóa luận tốt nghiệp của mình

PHẦN 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong thời đại hiện đại hóa, CNTT đã phát triển rất mạnh mẽ trên nhiều lĩnhvực trong đời sống, đơn giản hóa hoạt động công việc của con người, cũng chính vì lẽ

đó, CNTT đi vào các doanh nghiệp với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ,sáng tạo và nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức mà không mất đi sựchính xác, còn làm cho công việc của con người được thuận lợi và phát triển Hơn hết,

nó đã định hướng cho doanh nghiệp một tương lai mới trong việc áp dụng tin học vàotrong hệ thống quản lý, doanh nghiệp có thể thu thập, xử lý, chia sẻ thông tin một cáchnhanh chóng, chính xác và có hiệu quả

Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội được thành lập năm 2006, đã có hơn 9năm hoạt động, hiện nay, Công ty đã vươn lên trở thành một trong những Công tyhàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ lữ hành và bán vé máy bay, làđại lý cấp 1 chỉ định của các hãng hàng không trong nước cũng như nhiều hãng hàngkhông quốc tế Công ty đã trở thành địa chỉ tin cậy của khách hàng có nhu cầu du lịch,

di chuyển bằng máy bay Sản phẩm và dịch vụ của Công ty đã chiếm lĩnh một phầnlớn thị trường trong nước

Ngoài những thành công ban đầu đó, Công ty đang ngày một mong muốn pháttriển mạnh mẽ hơn nữa trong tương lai, mở thêm nhiều chi nhánh hơn nữa ở tất cả cáctỉnh thành của đất nước Vì lẽ đó, số lượng nhân lực của Công ty sẽ ngày một tăngmạnh trong tương lai Từ đó sẽ nảy sinh vấn đề lớn trong việc quản lý nhân sự củaCông ty như số lượng nhân viên, thông tin nhân viên, hiệu quả của nhân viên trongcông việc,… Hiện tại ở Công ty, người làm việc chính trong hoạt động quản lý nhân

sự là Giám đốc Kinh doanh, vì vậy, công ty đang đưa ra mô hình quản lý nhân sự đồngthời xây dựng bộ phận nhân viên quản lý nhân sự là những người chịu trách nhiệmchính trong công tác quản lý nhân sự Tuy nhiên trong thời điểm hiện tại mô hình quản

lý nhân sự mới chỉ xuất hiện, nhân viên thuộc bộ phận này hầu hết còn thiếu kinhnghiệm quản lý và chưa có công cụ quản lý nhân sự thật sự hiệu quả

Từ những vấn đề vướng mắc đó, bài toán đặt ra cho Công ty là làm sao để hoànthiện và phát triển mô hình quản lý nhân sự, trên cơ sở đó xây dựng HTTT quản lý

nhân sự phù hợp mang lại hiệu quả công việc cho công ty Hiện nay trên thị trường cómột số phần mềm quản lý dự án như Perfect HRM, HR – ERP Enterprise, Potus Pro,Fast HRM,… và một số website quản lý nhân sự như Amis.vn, Vnnetsoft.com,… Để

sử dụng những công cụ này trong công tác quản lý nhân sự Công ty cần phải trả chiphí để sử dụng, tuy nhiên những phần mềm này không thực sự phù hợp với hoạt độngquản lý dự án của Công ty, và có nhiều chức năng dư thừa và thiếu sót, thiếu tập trung

và bảo mật thông tin trong công ty Chính vì thế khóa luận đề xuất việc phân tích thiết

kế HTTT quản lý nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội sao cho phù hợpvới hoạt động của Công ty, tận dụng CSDL nhân sự và thiết lập phong cách làm việckhoa học tập ttrung đem lại hiệu quả cao

1.2 Một số công trình nghiên cứu về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

- Đề tài thứ nhất: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại

Công ty TNHH Hưng Long”, tác giả Nguyễn Hoàng Đức, Trường Đại học Bách Khóa

- Đề tài thứ hai: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại

Công ty TNHH TBA Việt Nam”, tác giả Hoàng Thế Quyền, Đại học Vinh

Nội dung của đề tài đã khái quát được các chức năng cơ bản cho công việc quản

lý nhân sự như: chấm công, quản lý hồ sơ nhân viên,… và phân tích thiết kế hệ thốngthông tin quản lý theo phương pháp hướng đối chức năng

Hạn chế: tác giả chưa phân tích thiết kế chức năng quản lý công việc của nhânviên, một số các chức năng chưa thực sự hiệu quả như tính lương, và một số chức năng

dư thừa khác

Sau khi nghiên cứu và nhận thấy những điểm mạnh và hạn chế của các đề trên,

em lựa chọn phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chứcnăng để thực hiện đề tài này

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Về không gian: Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội

- Về thời gian: các số liệu thu thập từ năm 2012 đến năm 2014 tại Công ty Cổphần Đầu tư Du lịch Hà Nội

1.4 Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp nghiên cứu thực trạng hệ thống: Nghiên cứu thực trạng hệ thốngthông tin quản lý nhân sự, đọc các tài liệu liên quan đến vấn đề cần nghiên cứ để đưa

ra giải pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

- Phương pháp thống kê, tổng hợp: Qua việc nghiên cứu tài liệu, giáo trình, rút

ra kinh nghiệm phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

- Phương pháp phỏng vấn điều tra: Lấy ý kiến các cán bộ, nhân viên trực tiếpquản lý nhân sự tại Công ty để từ đó tìm ra những tồn tại chưa khắc phục và đưa ra cácgiải pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

1.5 Kết cấu khóa luận

Phần 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu

Phần 2: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý và thực trạng hệ thống

thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội

Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ

phần Đầu tư Du lịch Hà Nội

2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin.

Trong phần này sẽ nêu ra các khái niệm của hệ thống, hệ thống thông tin,…được trích nguồn từ giáo trình “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin” của tác giả ThạcBình Cường

Hệ thống: Trong các hoạt động của con người, các thuật ngữ như hệ thống

triết học, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống thông tin đã trở nên quenthuộc Một cách đơn giản và vắn tắt, ta có thể hiểu: Hệ thống là một tập hợp vật chất

và phi vật chất như người, máy móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các quitắc, quy trình xử lý, gọi là các phần từ của hệ thống Trong hệ thống, các phần tửtương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung

Hệ thống thông tin: HTTT là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần

mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo,phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của

tổ chức

Các tổ chức có thể sử dụng các HTTT với nhiều mục đích khác nhau Trongviệc quản trị nội bộ, HTTT sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hànhđộng, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh

2.1.2 Các thành phần hệ thống thông tin.

Có nhiều thành phần cấu tạo nên một hệ thống thông tin

- Phần cứng: là các bộ phận (vật lý) cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy

tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong hệ thốngthống thông tin Phần cứng là các thiết bị hữu hình,có thể nhìn thấy, cầm nắm được

- Phần mềm: là một tập hợp những câu lệnh được việt bằng một hoặc nhiều

ngôn ngữ lập trình theo thứ tự nào đó để thực hiện chức năng hoặc giải quyết mộtbài toán nào đó Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, các thuật toán, cácchỉ thị…

- Hệ thống mạng: mạng máy tính là tập hợp những máy tính độc lập được kết

nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thôngnào đó

- Cơ sở dữ liệu:

+ CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bịlưu trữ thông tin thứ cấp (như băng đĩa, đĩa từ,…) để có thể thỏa mãn yêu cầu khaithác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng vớinhiều mục đích khác nhau

+ Hệ quản trị CSDL là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn

đề đặt ra cho một CSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khaithác CSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu…

+ Tài nguyên về dữ liệu gồm các CSDL CSDL phải được thu thập, lựa chọn và

tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện chongười sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng

- Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT Gồm hai nhóm chính là:

những người sử dụng HTTT trong công việc và những người xây dựng, bảo trì HTTT

2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý.

Một hệ thống tích hợp “người-máy” tạo ra các thông tin giúp con người trongsản xuất, quản lý và ra quyết định là HTTT quản lý HTTT quản lý sử dụng các thiết bịtin học, các phần mềm, CSDL, các thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kếhoạch quản lý và ra quyết định

Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học Ngành khoa học nàythường được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh.Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quanđến CNTT, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tíchhợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức

Phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường được xây dựng nhằm phục vụ chomột hoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏimột số công việc tính toán, thống kê nặng nhọc Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp cácthông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thôngtin một cách tổng thể - HTTT quản lý Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT quản lý

có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà

quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, HTTT quản lý có các chứcnăng chính:

Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thôngtin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học

Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra cácthông tin mới

Phân phối và cung cấp thông tin

Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trongđáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của

hệ thống

2.1.4 Một số dạng hệ thống thông tin quản lý

Để định hướng ra các hệ thống thông tin quản lý người ta dựa vào địnhhướng hoạt động của hệ thống thông tin và tổng thể các bài toán quản lý mà hệthống giải quyết

Theo cách này thì có thể chia các hệ thống thông tin thành một số dạng sau:

- Hệ thống thông tin dự báo

- Hệ thống thông tin khoa học

- Hệ thống thông tin kế hoạch

- Hệ thống thông tin thực hiện

Các hệ thống thông tin này giồng nhau về:

- Cấu trúc

- Các hoạt động cơ bản

Các hệ thống thông tin này khác nhau về:

- Nội dung các cơ sở dữ liệu

- Các phần mềm thực hiện các công việc khấc nhau

- Các thông tin kết quả

- Người sử dụng

2.1.5 Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin

a Phương pháp hướng chức năng:

Phân tích thiết kệ HTTT dựa theo các chức năng cần có của hệ thống

- Phương pháp SADT (Structure Analysis and Design Technie) của Mỹ dựatheo phương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn

- Nó có hệ thống trợ giúp theo kiểu đồ họa để biểu diễn các hệ thống và việctrao đổi thông tin giữa các hệ con Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng

dữ liệu, từ điển dữ liệu (Data Dictionary), ngôn ngữ môt tả có cấu trúc, ma trận chứcnăng Nhưng SADT chưa quan tâm một cách thích đáng đối với mô hình chức năngcủa hệ thống

- Phương pháp MERISE (Method pour Rassembler les Idees Sans Effort) củaPháp dựa trên các mức bất biến (còn gọi là mức trừu tượng hóa) của hệ thống thông tinnhư mức quan niệm, mức tổ chức, mức vật lý và có sự kết hợp với mô hình

- CASE (Computer-Aided System Engineering) – phương pháp phân tích vàthiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính

Từ kinh nghiệm và nghiên cứu trong quá trình xây dựng hệ thống, hãng Oracle

đã đưa ra một tiếp cận công nghệ mới – Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thốngCASE*Method Đây là một cách tiếp cận theo hương “topdown” và rất phù hợp vớiyêu cầu xây dựng một hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanhthương mại

b Phương pháp hướng đối tượng

- Một số khái niệm cơ bản:

+ Ý tưởng: dựa trên ý tưởng lập trình hướng đối tượng, dựa trên một số kháiniệm cơ bản sau:

+ Đối tượng (Object): gồm dữ liệu và thủ tục tác động lên dữ liệu này

+ Đóng gói (Encapsulation): Không cho phép tác động trực tiếp lên dữ liệu củađối tượng mà phai thông qua các phương pháp trung gian

+ Lớp (Class): Tập hợp các đối tượng có chung một cấu trúc dữ liệu và cùngmột phương pháp

+ Kế thừa (Heritage): tính chất kế thừa là đặc tính cho phép định nghĩa một lớp mới

- Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một phươngpháp lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thưc

Những phương pháp này lại yêu cầu các phần mềm phải được mã hóa bằngngôn ngữ lập trình ADA Do vậy phương pháp này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đốitượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa và phân lớp

- Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô hình hóa

hệ thống thành các lớp

Các công việc và hệ thống phải thực hiện được phân tích và chia ra cho các lớpcủa hệ thống Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổi các thông báo vớinhau nhằm thực hiện công việc đặt ra Phương pháp RDD hỗ trợ cho các khái niệm vềlớp, đối tượng và kế thừa trong cách tiếp cận hướng đối tượng.

- Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phương pháp đượcxem là mới nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng

Phương pháp này khắc phục được một số nhược điểm của các phương pháp tiếpcận hướng đối tượng trước mắc phải

Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hướng đối tượng có các bước phát triểnhơn so với tiếp cận hướng chức năng Nhưng trong thực tế việc phân tích và thiết kế hệthống theo cách tiếp cận hướng đối tượng gặp rất nhiều khó khăn vì chưa có nhiều cáccông cụ phát triển hỗ trợ cho việc thiết kế hướng đối tượng Chính vì vậy tiếp cận nàyvẫn chưa được phát triển rộng rãi

2.1.6 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin bằng phương pháp hướng chức năng

Mục đích: xác định một cách chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ

thống thông tin Trong giai đoạn phân tích chức năng, người ta phải xác định một cách

rõ ràng những gì hệ thống sẽ phải thực hiện mà chưa quan tâm tới phương pháp thựchiện các chức năng ấy Như vậy việc phân tích phải đề cập đến những mô tả cơ sở banđầu Các mô tả này sẽ được trình bày rõ ràng trong một tài liệu gửi cho người sử dụngphê chuẩn trước khi tiến hành những công việc tiếp theo

Xây dựng sơ đồ chức năng:

- Một chức năng đầy đủ gồm những thành phần sau:

- Tên chức năng

- Đẩu ra của chức năng (dữ liệu)

- Mô tả chức năng

- Đầu vào của chức năng (dữ liệu)

Ví dụ chức năng Quản lý tài chính

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ chức năng quản lý tài chính 2.1.7 Một số khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự là lĩnh vực theo dõi, hướng dẫn điều chỉnh, kiểm tra sự trao

đổi chất (năng lượng, thần kinh, bắp thịt, ) giữa con người và các yếu tố vật chất của

tự nhiên (công cụ, đối tượng lao động, năng lượng, ) trong quá trình tạo của cải vậtchất, tinh thần để thỏa mãn nhu cầu của con người nhằm duy trì, bảo vệ, sử dụng vàphát triển tiềm năng vô hạn của con người Không một hoạt động nào của tổ chứcmang lại hiệu quả nếu thiếu quản lý nhân sự Hay nói cách khác, mục tiêu của bất kỳ

tổ chức nào cũng là nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nhân sự của tổ chức để đạtmục tiêu đặt ra

Mục tiêu của quản lý nhân sự

Mục tiêu chung của quản trị nhân lực là nhằm cung cấp cho tổ chức một lựclượng lao động có hiệu quả Ngoài ra còn đáp ứng các mục tiêu sau :

Mục tiêu xã hội: Doanh nghiệp phải đáp ứng nhu cầu và thách đố của xã hội,

hoạt động vì lợi ích của xã hội

Mục tiêu của tổ chức: là việc cung cấp nhân sự để từng bộ phận thực hiện được

mục tiêu, nhiệm vụ của riêng nó phù hợp với mục tiêu chung của toàn bộ tổ chức Là việc xây dựng cơ cấu, tổ chức nhân sự tương ứng với cơ cấu hoạt động của tổ chức đó

Mục tiêu chức năng và nhiệm vụ: Mỗi bộ phận trong tổ chức đều có chức năng

và nhiệm vụ riêng, quản lý nguồn nhân lực trợ giúp cho các bộ phận này thực hiện được chức năng và nhiệm của mình trong tổ chức

Quản lý tài chính

Quản lý vốn đầu

tư

Phân bổ vốn đầu tư

Quản lý các dự

án

Lập kế hoạch

Kế hoạch dài hạn

Kế hoạch ngắn

hạn

Quản lý ngân sách

Phân bổ ngân sách

Sử dụng ngân sách

Mục tiêu cá nhân: Đây là mục tiêu quan trọng vì đáp ứng được mục tiêu cá

nhân của người lao động sẽ động viên khích lệ sự nỗ lực của họ, nhằm hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất, điều này sẽ dẫn tới thành công của tổ chức

2.1.8 Ý nghĩa của Quản lý nhân sự

Quản trị nguồn nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các

tổ chức ở tầm vi mô có hai mục tiêu cơ bản:

- Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nângcao tính hiệu quả của tổ chức

- Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viênphát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích động viên tại nơi làm việc vàtrung thành, tận tâm với Doanh nghiệp

2.2 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội

2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội

Tên Công ty: Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội

Tên viết tắt: Hanoi Tourism

Tên tiếng Anh: Hanoi Tourism Investment Joint Stock Company

Tên giao dịch: Hanoi Tourism., JSC

Đại diện pháp luật: ông Bùi Đức Minh

Khái quát tình hình hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư Du Lịch Hà Nội

Công ty kinh doanh các ngành nghề sau:

- Tổ chức chương trình du lịch trong nước cho khách Việt Nam.

- Tổ chức chương trình hội nghị hội thảo kết hợp du lịch trong nước và ngoài nước.

- Tổ chức chương trình Team Building kết hợp du lịch.

- Tổ chức chương trình du lịch cho khách nước ngoài vào Việt Nam.

- Tổ chức chương trình du lịch tham quan các nước trên thế giới.

- Đại lý chỉ định cấp 1 của của các hãng hành không (Vietnam Airlines, Jetstar

Pacific, Air Mekong, Vietjet Air)

- Bán vé máy bay các hãng hàng không nước ngoài tại Việt Nam.

- Dịch vụ làm visa, hộ chiếu nhập cảnh và xuất cảnh.

- Cho thuê xe du lịch, xe thương mại.

- Đặt phòng khách sạn trong nước và quốc tế.

- Tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo và các hoạt động kèm theo.

Thế mạnh – sản phẩm chính

- Tổ chức tour ghép khách lẻ nội địa và quốc tế khởi hành hàng ngày, hàng tuần,

hàng tháng

- Tổ chức tour đoàn nội địa và quốc tế.

- Tổ chức tour kết hợp sự kiện – Team building.

- Tour đường bay nội địa và quốc tế.

- Cung cấp vé đoàn du lịch cho các Công ty du lịch khác với giá ưu đãi, hỗ trợ

linh hoạt 24/24

- Cung cấp vé máy bay lẻ các chặng nội địa và quốc tế, hỗ trợ xử lý sự cố 24/24.

- Phát triển đại lý bán vé máy bay cấp 2 trên toàn quốc.

201 3

201 4

2013/201 2

2014/201 3

Bảng 2.1: Tình hình tài chính của Công ty từ năm 2012 đến năm 2014

(Nguồn: tài liệu của Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội)

2.2.2 Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội

Do công ty chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý nên mọithông tin nhân viên và việc chấm công, tính lương đều thực hiện trên giấy tờ Khi nhânviên vào làm chính thức trong công ty thì hồ sơ nhân viên sẽ được lưu lại để quản lý,

đó là các thông tin về lý lịch cá nhân, quá trình công tác trước khi vào công ty, các mốiquan hệ,… Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể nghỉ việc, chuyển phòng hayđược thay đổi chức vụ, khi đó công ty cần tới các cuốn sổ dày để ghi các cuộc chuyểnphòng, mỗi lần chuyển phòng cần lưu các thông tin về phòng ban, chức vụ của nhânviên trước và sau khi đổi kèm theo ngày mà những thông tin đó được thay đổi Mỗingày nhân viên đi làm đều được đánh dấu vào một tờ thẻ công trong ngày và tổng hợpthành một bảng công theo từng tháng, từ đó công ty lập ra bảng lương và tính lươngthủ công bằng tay

Một sô biểu mẫu:

Hình 2.2: Hợp đồng làm việc

Hình 2.4: Bảng chấm công

Hình 2.5: Phiếu xác nhận của chỉ tiêu hoàn thành

Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự hiện tại của Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội

Như vậy tất cả công việc trong công ty đều xử lý thủ công trên giấy tờ, việc này

có những ưu điểm, đó là việc quản lý nhân viên và chấm công dễ dàng, không yêu cầungười thực hiện cần có những trình độ nhất định cũng thực hiện được Tuy có những

ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại luôn gặp phải rất nhiều nhược điểm Thứnhất, lãng phí về tiền của vì số lượng sổ sách, giấy tờ mỗi ngày một tăng, khiến cônglại có thêm một số chi phí phát sinh Thứ hai, tất cả thông tin trong quá trình quản lýđược lưu trên giấy tờ nên khó tránh khỏi mất mát, và khiến cho quá trình tìm kiếmthông tin gặp nhiều khó khăn Thứ 3, mất thời gian và sai sót bởi việc chấm công, tínhlương có thể gặp nhiều lỗi phát sinh, khi thực hiện tính toán thủ công có thể tính lươngsai, chấm công thiếu Thứ tư, theo hạn định tiền lương phải đến tay nhân viên nên quátình chấm công và tính lương phải trong một khoảng thời gian nhất định, cho nên đểnhân viên được lĩnh tiền lương nhanh chóng thì người tính lương rất vất vả để đưa ramột bảng lương chính xác và cụ thể…v.v v

độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, chi tiết quá trình công tác của người lao độngtrước vào công ty cho đến thời gian hiện tịa Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật,quá trình diễn biến lương của người lao động.

- Thông tin hợp đồng

Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động như hợpđồng thử việc, hợp đồng chính thức có xác định thời hạn, không xác định thời hạn.Theo dõi gia hạn hợp đồng và lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãnhợp đồng

- Thông tin điều chuyển nhân sự

Theo dõi quá trình điều chuyển nhân sự trong nội bộ công ty, theo dõi được tạithời điểm bất kỳ nhân viên đang ở phòng ban nào

- Thông tin quản lý chính sách của người lao động

Theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản

- Quản lý lương cho lao động gián tiếp

Tính lương cho các nhân viên theo giờ làm việc, cập nhật ngày công thực tế làmviệc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học Tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởngtheo hệ số hương lương doanh thu của từng nhân viên,

Quản lý các khoản thưởng đột xuất, Tết, Lễ, phần trích nộp thuế thu nhập cácnhân, phần trích nộp bảo hiểm xã hội

Quản lý tiền lương cho lao động hưởng lương khoán sản phẩm: cập nhật giá trịtiền lương được hưởng căn cứ theo số lượng và đơn giá của sản phẩm hoàn thành đãthực hiện được, cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học

Tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số công việc của từngnhân viên

- Báo cáo

Báo cáo quản lý nhân sự: Gồm sơ yếu lý lịch, hồ sơ của người lao động, danhsách trích ngang nhân viên hiện tại, nhân viên hiện chưa có sổ bảo hiểm, nhân viêntạm hoãn hợp đồng, nhân viên nghỉ việc, nhân viên hết hạn hợp đồng, nhân viên đếntuổi nghỉ hưu, nhân viên được khen thưởng hay bị kỷ luật Báo cáo chi tiết diễn biênlương của từng nhân viên, thống kê nhân viên theo độ tuổi, chức danh, trình độ nhân viên

Báo cáo quản lý tiền lương: Gồm bảng thanh toán tiền lương, bản các khoảnphụ cấp, phiếu thu nhập của từng nhân viên, bảng trích nộp thuế thu nhập cá nhân,trích nộp bảo hiểm xã hội, báo cáo nguồn thanh toán lương cho các bộ phận, báo cáotổng hơp thanh toán tiền lương cho toàn công ty,…

2.2.4 Các vấn đề và yêu cầu đặt ra đối với hệ thống cần xây dựng

Từ những vấn đề nêu trên ta thấy cần thiết phải có một HTTT quản lý nhân sựcho công ty Với việc trang bị một HTTT quản lý nhân sự công ty có thể tiết kiệmnhiều thời gian cũng như chi phí trong việc lưu trữ hồ sơ và quản lý nhân viên Ngoài racòn nhanh chóng nhận ra những ưu nhược điểm của nhân viên để có mức thưởng, phạthợp lí Tiến độ báo cáo và bảo mật thông tin cũng được nhanh chóng và hiệu quả hơn

Khi triển khai hệ thống quản lý nhân sự trong công ty cần lưu ý cần kết hợpđược với hệ thống có sẵn trong công ty Nhờ đó giảm thời gian và công sức chỉnh sửa,nhập dữ liệu tránh những sai sót có thể xảy ra Hệ thống cũng cần có giao diện thânthiện, dễ sử dụng để nhân viên có thể nhanh chóng thích ứng