Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Anh

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ1.1 Tầm quan trọng của Hệ Thống Thông Tin quản lý nhân sự Quản lý nhân sự có vai trò quan trọng đối với một

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức của công ty

Sơ đồ 2: Sơ đồ kiến trúc hệ thống

Hình 1: Giao diện đăng nhập hệ thống quản lý nhân sự

Hình 2: Giao diện hệ thống quản lý nhân sự

Hình 3: Giao diện hệ thống quản lý nhân sự - Quản lý Thông tin nhân viên

Hình 4: Giao diện hệ thống quản lý nhân sự - Quản lý phòng ban

Hình 5: Giao diện hệ thống quản lý nhân sự - Quản lý Lương

LỜI MỞ ĐẦU

Việt Nam đang bước vào thiên nhiên kỉ mới, kỉ nguyên khoa học công nghệ,đặc biệt là công nghệ thông tin Nước ta đang trên đường thực hiện công nghiệp hóa,hiện đại hóa đất nước, từng bước hội nhập với nền kinh tế thế giới Trong bất kì lĩnhvực nào, việc nắm bắt thông tin chính xác, xử lý thông tin chính xác, kịp thời ngàycàng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý, điều hành

Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, vấn đề quản lý dựa vào máy tính

là nhu cầu cần thiết của mỗi doanh nghiệp Trong đó quản lý nhân sự là đề tài đang thuhút được sự quan tâm nhất Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của một doanh nghiệp

là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thểlực của từng lao động, bao gồm về số lượng, chất lượng trong mọi thời điểm: quá khứ,hiện tại và tương lại Vì vậy công tác quản lý nhấn sự cần được tiến hành thườngxuyên, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối

Sau 4 năm học tại khoa hệ thống thông tin kinh tế trường Đại Học Thương Mại

và sau hơn một tháng thực tập, em quyết định thực hiện đề tài khóa luận: ”Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Anh” Với đề tài này, cộng với quá trình học tập tích lũy kinh nghiệm của bản thân,

em sẽ xây dựng một chương trình quản lý nhân sự với mục đích giảm bớt sức ngườisức của, nâng cao hiệu quả quản lý tại công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Anh

Em xin chân thành cảm ơn công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Anh, cảm ơngiáo viên hướng dẫn TS.Nguyễn Hằng Giang đã giúp em hoàn thành khóa luận này

Sinh Viên thực hiện

Nguyễn Mai Hương

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

1.1 Tầm quan trọng của Hệ Thống Thông Tin quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự có vai trò quan trọng đối với một tổ chức.Yếu tố giúp ta nhậnbiết được một tổ chức hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay khôngthành công hay không thành công chính là lực lượng nhân sự của nó, những con người

cụ thể với tấm lòng nhiệt tình và óc sang tạo Mọi thứ còn lại như: Máy móc thiết bị,của cái vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chépđược, nhưng con người thì không thể.Vì vậy có thể khẳng định rằng quản lý nhân sự

có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức

Tuy nhiên việc quản lý nhân sự không phải là việc đơn giản.Trong quá trìnhquản lý nhân sự , các nhà lãnh đạo cũng như các phòng ban quản lý nhân sự luôn gặpphải những vấn đề khó khăn như: việc quản lý nhân sự bằng thủ công, sổ sách rất hay

có sự nhầm lẫn, tốn thời gian hay việc số lượng nhân sự, đội ngũ nhân sự luôn luônthay đổi mà việc cập nhật hồ sơ không rõ ràng sẽ khiến cho việc tìm kiếm thông bị cảntrở, thiếu chính xác…

Trong tình hình như vậy, việc xây dựng một hệ thống thông tin để tổ chức quản

lý nhân sự là việc làm hết sức cấp thiết để thực hiện tốt các hoạt động, chiến lược kháccủa doanh nghiệp

1.2 Tổng quan về phân tích & thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Đề tài phân tích và thiết kế hệ thống nhân sự không phải là một đề tài mớinhưng ở mỗi công ty, doanh nghiệp thì công việc nghiên cứu, phân tích, thiết kế lại cónhững điểm khác nhau Qua tìm hiểu và tham khảo trên các trang mạng, em đã đượcbiết đến những đề tài này của các anh chị đi trước như sau:

- Đề tài thứ nhất: “Phân tích và thiết kế hệ thống nhân sự tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hưng Long “ do sinh viên trường Đạo học Kinh Tế Quốc Dân khoa

Tin Học Kinh tế thực hiện

Những nội dung mà đề tài đã giải quyết được là phân tích, khảo sát hiện trạng và từ đóphân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo phương pháp hướng chứcnăng

Nhược điểm của đề tài: Ở đề tài này người viết đi vào luôn việc phân tích về công ty

trách nhiệm hữu hạn Hưng Long mà chưa đưa ra những khái niệm tổng quan về phântích thiết kế, nhân sự …Cơ sở dữ liệu của hệ thống được xây dựng trên cơ sở một hệthống thông tin mạng nhưng bước đầu mới chỉ được xây dựng trên máy cục bộ

Ưu điểm: Bài viết đã phân tích khá kĩ lưỡng về quan lý nhân sự tại công ty trách nhiệm

hữu hạn Hưng Long Xây dựng được một hệ thống thông tin phù hợp thân thiện vớingười sử dụng, đáp ứng được phần nào với hệ thống thực tế

- Đề tài thứ 2: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại công ty cổ phần thiết bị áp lực Đông Anh “ do sinh viên Đinh Thị Hòa – Đại Học Thái Nguyên thực

hiện

Những nội dung mà đề tài đã giải quyết được là phân tích, khảo sát hiện trạng và từ

đó phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo phương pháp hướngchức năng

Ưu điểm: Xậy dựng được một hệ thống thông tin hoàn chỉnh, dễ sử dụng.

Nhược điểm: Bước phân tích về công ty còn chưa được sâu, đề tài được thực hiện theo

hướng chức năng nên sẽ gặp khó khăn khi hệ thống công ty thay đổi

Từ những nghiên cứu về hai đề tài trên và nghiên cứu về phương pháp phân tíchhướng đối tượng cũng như hướng chức năng mà em chọn phương pháp phân tích thiết

kế theo hướng đối tượng để thực hiện đề này nghiên cứu này

1.3 Mục tiêu của vấn đề nghiên cứu

Nghiên cứu về công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Anh (ở đây chỉ tập trungnghiên cứu về tình hình quản lý nhân sự của công ty), nghiên cứu về tình hình ứngdụng công nghệ thông tin của công ty

Phân tích và đánh giá thực trạng về tình tình quản lý nhân sự của công ty tráchnhiệm hữu hạn Minh Anh, tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty

Tiến hành phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công

ty trách nhiệm hữu hạn Minh Anh, hệ thống này sẽ phần nào giảm bớt được nhữngnhược điểm về công tác quản lý mà công ty đang gặp phải

1.4 Đối tượng và phạm vi của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty trách

nhiệm hữu hạn Minh Anh

Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động quản lý nhân sự trong công ty trách nhiệm hữu

hạn Minh Anh Ở đây, đề tài nghiên cứu sẽ tập trung sâu vào công tác quản lý hệthống nhân viên làm việc bàn giấy theo thời gian hành chính

1.5 Phương pháp nghiên cứu thực hiện đề tài

Khóa luận được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phương phápnghiên cứu như thu thập tài liệu phân tích thống kê, so sánh tổng hợp, việc phân tíchthiết kế hệ thống thông tin tiến hành theo phương pháp hướng đối tượng

- Phương pháp thu thập tài liệu

Phương pháp thu thập tài liệu này thu thập qua các tài liệu, hồ sơ về công ty, ởđây các tài liệu chủ yếu sử dụng là cấu trúc bộ máy công ty, thông tin các nhân viêntrong công ty, cách quản lý nhân viên của công ty…

- Phương pháp điều tra

Phương pháp này được thực hiện chủ yếu nhờ việc thực hiện các bảng trắcnghiệm gửi cán bộ công ty, thông qua các bảng trắc nghiệm này phần nào nắm rõ hơn

về tình hình hệ thống thông tin của công ty

- Phương pháp phân tích thống kê:

Phương pháp này chúng ta sẽ chắt lọc các dữ liệu thu thập được để rút ra cácsuy luận logic Áp dụng phương pháp phân tích để làm rõ mối quan hệ giữa các đốitượng, cụ thể ở đây quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công nhân viên, quản lýlương nhân viên có quan hệ mật thiết đến nhau

- Phương pháp so sánh tổng hợp.

Áp dụng phương pháp này ta chủ yêu so sánh việc quản lý hệ thống thông tinnhân sự truyền thống với quản lý thông qua hỗ trợ của phần mềm, so sánh hệ thốnghiện tại với những định hướng của hệ thống mới để tạo ra hệ thống hoàn chỉnh

1.6 Kết cấu của khóa luận

Ngoài những phần như: Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình

vẽ, Danh mục từ viết tắt, Kết Luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu khóa luận baogồm ba phần:

- Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu.

Phần này nêu ra tính cấp thiết của đề tài, đồng thời đặt ra mục tiêu cụ thể cần giảiquyết trong đề tài, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, phương pháp thực hiện đề tài

- Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công

ty trách nhiệm hữu hạn Minh Anh

Phần này hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thốngThông tin trong doanh nghiệp và mô hình quản lý nhân sự của công ty Phân tíchthực trạng quản lý nhân sự tại công ty, từ đó đề xuất giải pháp xây dựng HTTT phùhợp

- Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại công ty trách nhiệm hữu hạn

Minh Anh

Phần này dựa trên kết quả phân tích từ những phần trước tiến hành phân tích thiết

kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo hướng đối tượng Tổng kết lại đề tàinghiên cứu khóa luận và đưa ra hướng phát triển của đề tài

PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN

SỰ Ở CÔNG TY TNHH MINH ANH

2.1 Cơ sở lý luận

2.1.1. Một số khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự , vai trò của quản lý nhân sự đối với

doanh nghiệp

Quản lý nhân sự hay quản lý nhân lực là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực củamột tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả Quản lý nhân sự có thể ápdụng cho mọi lĩnh vực, không riêng gì trong sản xuất kinh doanh

Mục tiêu của quản lý nhân sự là có thể quản lý nhân viên một cách tốt nhất, hiệu quảnhất Đó không chỉ là quản lý về lương, thưởng mà còn là quản lý hồ sơ, quản lý tuyểndụng…

Quản lý nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề laođộng Mỗi công ty hoạt động được đều phải có các phòng ban, có cấp trên, cấp dưới,chính vì vậy công tác quản lý nhân sự tạo ra một bầu không khí cho doanh nghiệp,công ty, giúp công ty hoạt động và phát triển Đây có thể coi là một yếu tố quan trọngquyết định sự thành bại của công ty

Có 3 hình thức quản lý nhân sự sau:

- Lấy cá nhân làm trung tâm, tập trung ảnh hưởng: Phương pháp này có đặc tính là

quyền lực tập trung vào tay một nhân vật quan trong, nhân viên chỉ là công cụ tạo lợinhuận, không có quyền tham gia vào hoạch đinh, định hướng phát triền công ty.Cơnày cứng nhắc không có chuyển biến, không phát huy được những ưu điểm của cácnhân viên

- Cá nhân làm trung tâm nhưng theo hướng quản lý tập thể: Mô hình này có đặc điểm

là quyền lợi của doanh nghiệp được phân phối xuống từng nhân viên, mọi chính sáchđều xuất phát từ lợi ích chung, mọi nhân viên đều có quyền bày tỏ quan điểm, có tínhdân chủ.Nó phát huy được tối đa những ưu điểm của nhân viên

- Tập thể lãnh đạo kiểu cũ: Nhiều người lãnh đạo nhưng không thấy vai trò của người

chỉ huy cao nhất dẫn đến việc trách nhiệm không được quy định cụ thể cho cá nhânnào, nhiều công việc rơi vào tình trạng “cha chung không ai khóc” bị đình trệ hoặc cólàm cũng không thành công Thường xuất hiện nhiều hội đồng kiểm duyệt với bất cứmột dự án nào

2.1.2. Lý thuyết về phân tích & thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự

hiểu biết của con người Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: một nguời cóthể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiên thông tin đạichúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môitrường xung quanh

Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng

buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Trong hoạt động cótrao đổi vào ra với môi trường ngoài

Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và

các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phânphối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ

chức (Nguyễn Văn Ba, 2003, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội).

Hệ thống quản lý: Là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận hoặc

lợi ích nào đó Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và trao đổithông tin Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con:

- Hệ tác nghiệp: Gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp thực hiện mụctiêu đã đề ra

- Hệ quản lý: Gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiển hoạtđộng của hệ thống

2.1.3 Lý thuyết về phương pháp phân tích thiết kế

Có hai phương pháp phân tích và thiết kế hệ thông thông tin: Phương phápphân tích hướng chức năng và phương pháp phân tích hướng đối tượng

2.1.3.1 Phương pháp hướng chức năng:

Phân tích thiết kế theo hướng chức năng là kiểu phân tích lấy quá trình làmtrung tâm để phân tích một hệ đang có và xác định các yêu cầu nghiệp vụ cho một hệthống mới Đặc điểm của phương pháp phân tích thiết kế theo hướng chức năng làphân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản từ trên xuống Phương phápnày tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn rồi tiếp tục phân rã các bàitoán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay sử dụng các hàm củangôn ngữ lập trình hướng chức năng.

Các bước cần làm trong phân tích thiết kế hướng chức năng:

- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có

thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc( chức năng) được chiathành các công việc con( chức năng con), số mực chia tùy vào yêu cầu của hệ thống

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh: Là một biểu đồ bao gồm các chức năng

xử lý chính của hệ thống, các tác nhân ngoài, các luồng thông tin vào ra

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Là biểu đồ rã các chức năng xử lý của hệ

thống thành các chức năng con, tác nhân ngoài và luồng thông tin vào ra được bảotoàn Biểu đồ cũng bổ sung luồng thông tin nội bộ giữa các chức năng xử lý của hệthống

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: Là biểu đồ rã từng chức năng xử lý ở

mức đỉnh thành các chức năng xử lý nhỏ hơn, giữ nguyên các tác nhân ngoài và luồngthông tin vào ra, bô sung thêm các kho chứa dữ liệu của hệ thống

- Mô hình thực thể liên kết: Đây là một mô hình mô tả dữ liệu đầy đủ, đơn giản

nhất, xây dựng mô hình nhằm thành lập một biểu đồ cấu trúc dữ liệu bao gồm dữ liệucần xử lý và cấu trúc nội tại của nó Mô hình được xây dựng bằng cách dung 4 kiểukhối xây dựng: thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính, liên kết

- Mô hình quan hệ: Là một mô hình tổng quát, thể hiện đầy đủ nhất các quan hệ

của các thuộc tính Bao gồm mối liên kết, khóa chính, các thuộc tính

2.1.3.2 Phương pháp phân tích hướng đối tượng:

Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thànhphần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Với cách tiếp cận này, một hệthống được chia tương ứng thành các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối

tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó Các đốitượng trong một hệ thống tương đối độc lập với nhau và phần mềm sẽ được xây dựngbằng cách kết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tươngtác giữa chúng.

- Sức mạnh của việc phân tích hướng đối tượng là việc tách, chia, nhập được thực hiệnnhờ tập phong phó các cơ chế tích hợp của chúng, khả năng thống nhất cao Hơn nữaphân tích hướng đối tượng có khả năng thực hiện với các hệ thống phức tạp, dễ mởrộng, phù hợp với yêu cầu của người dùng Chúng có khả năng hoàn thành phần mềmđúng kì hạn và không vượt quá ngân sách dự kiến ban đầu đặt ra

 Một số khái niệm cơ bản trong hướng đối tượng bao gồm:

Đối tượng (object): Một đối tượng biểu diễn một thực thể vật lý, một thực thể

khái niệm hoặc một thực thể phần mềm Có thể định nghĩa một đối tượng là một kháiniệm, sự trừu tượng hoặc một vật với giới hạn rõ ràng và có ý nghĩa với một ứng dụng

cụ thể

Lớp (Class): Là mô tả của một nhóm đối tượng có chung các thuộc tính, hành

vi và các mối quan hệ Như vậy, một đối tượng là thể hiện của một lớp và một lớp làmột định nghĩa trừu tượng của đối tượng

Thành phần (component): Là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữ

một chức năng nhất định trong hệ thống

Gói (package): Là một cách tổ chức các thành phần, phần tử trong hệ thống

thành các nhóm Nhiều gói có thể được kết hợp với nhau để trở thành một hệ thốngcon (subsystem)

Kế thừa: Trong phương pháp hướng đối tượng, một lớp có thể có sử dụng lại

các thuộc tính và phương thức của một hoặc nhiều lớp khác

Các pha cơ bản đặc trưng trong phát triển phần mềm hướng đối tượng bao gồm:pha phân tích, pha thiết kế và pha lập trình tích hợp

Phân tích hướng đối tượng:

- Phân tích kiến trúc hệ thống: Xác định và mô tả lại các hoạt động của hệ thống đối

với đối tượng Bước này tương đương xác định các chức năng của hệ thống

- Phân tích các Use case: Dựa trên các yêu cầu ban đầu, tiến hành xác

định các tác nhân, xác định và đặc tả các usecase, xây dựng biểu đồ usecase

- Phân tích lớp: Xác định tên các lớp, các thuộc tính của các lớp, các mối quan hê cơ

bản trong các lớp.Xây dựng biểu đồ lớp

- Xây dựng biểu đồ trạng thái của lớp: Mô tả các trạng thái và sự chuyển tiếp của các

trạng thái trong hoạt động của môt đối tượng thuộc một lớp nào đó

Thiết kế hướng đối tượng:

- Xây dựng biểu đồ tuần tự cho các chức năng của hệ thống

- Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: Xác định các lớp chi tiết, thêm chức năng quản lý chotừng lớp ( thêm, sửa, xóa) Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết

-Xây dựng biểu đồ tuần tự cho Usecase

- Thiết kế cơ sở dữ liệu dựa vào các lớp

- Thiết kế giao diện: chi tiết hóa hình thức giao tiếp giữa con người và máy tính

- Thiết kế an toàn cho hệ thống thông tin quản lý

- Thiết kế phần cứng: Tính toán các yêu cầu kĩ thuật cho hệ thống thông tin quản lýhay nói cách khác, là thiết kế hệ thống máy tính

2.1.3.3 Giới thiệu về UML

 Khái niệm

Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (Unifield Modeling Language – UML) làmột ngôn ngữ để biểu diễn mô hinh theo hướng đối tượng, được xây dựng với chủđích là :

- Mô hình hoá các hệ thống sử dụng các khái niệm hướng đối tượng

- Thiết lập một kết nối từ nhận thức của con người đến các sự kiện cần mô hình hoá

- Giải quyết vấn đề về mức độ thừa kế trong các hệ thống phức tạp, có nhiều ràng buộckhác nhau

- Tạo một ngôn ngữ mô hình hoá có thể sử dụng được bởi người và máy

 Các thành phần của UML

- Hướng nhìn: Chỉ ra những khía cạnh khác nhau của hệ thống cần mô hình hóa, là sự

trừu tượng hóa một loạt các biểu đồ khác nhau Mỗi hướng nhìn biểu hiện nên mộtkhía cạnh của hệ thống, thông qua các hướng nhìn người ta có một cái nhìn tổng quan

về hệ thống

- Biểu đồ: Là các hình vẽ mô tả nội dung trong một hướng nhìn UML có chín loại

biểu đồ khác nhau được sử dụng kết hợp khách nhua để cung cấp tất cả các hướngnhìn của hệ thống

- Phần tử mô hình: Các khái niệm được xử dụng trong các biểu đồ được gọi là các

phần tử mô hình, thể hiện các khái niệm hướng đối tượng quen thuộc Ví dụ như lớp,đối tượng, thông điệp cũng như các quan hệ giữa các khái niệm này

- Cơ chế chung: Cơ chế chung cung cấp thêm những lời nhận xét bổ sung, các thông tin

cũng như các quy tắc ngữ pháp chung về một phần tử mô hình; chúng còn cung cấp thêmcác cơ chế để có thể mở rộng ngôn ngữ UML cho phù hợp với một phương pháp xác định

 UML và các giai đoạn phát triền phần mềm

- Giai đoạn nghiên cứu sơ bộ:

UML đưa ra khái niệm Usecase để nắm bắt các yêu cầu của người sử dụng, nêumối quan hệ cũng như sự giao tiếp với hệ thống Qua phương pháp mô hình hóaUsecase các tác nhân bên ngoài quan tâm đến hệ thống sẽ được mô hình hóa song songvới chức năng mà hệ người dung đòi hỏi từ phía hệ thống Các tác nhân và cácUsecase được mô hình hóa cùng các mối quan hệ và được miêu tả trong biểu đồUsecase của UML và nó sẽ đặc tả các yêu cầu của khách hàng

- Giai đoạn phân tích:

Sau khi nhà phân tích đã nhận biết được các lớp thành phần của mô hình cũngnhư mối quan hệ giữa chúng với nhau, các lớp cùng các mối quan hệ đó sẽ được miêu

tả bằng công cụ biểu đồ lớp của UML Sự cộng tác giữa các lớp nhằm thực hiện cácUse case cũng sẽ được miêu tả nhờ vào các mô hình động của UML

- Giai đoạn thiết kế:

Trong giai đoạn xây dựng, các lớp của giai đoạn thiết kế sẽ được biến thànhnhững dòng code cụ thể trong một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng cụ thể Phụthuộc vào khả năng của ngôn ngữ được sử dụng, đây có thể là một công việc khó khănhay dễ dàng Giai đoạn xây dựng là một giai đoạn riêng biệt, nơi các mô hình đượcchuyển thành code.

- Giai đoạn thử nghiệm:

Như đã trình bày, một hệ thống phần mềm thường được thử nghiệm qua nhiềugiai đoạn và với nhiều nhóm thử nghiệm khác nhau: Thử nghiệm đơn vị sử dụng biểu

đồ lớp (class diagram) và đặc tả lớp, thử nghiệm tích hợp thường sử dụng biểu đồthành phần (component diagram) và biểu đồ cộng tác (collaboration diagram), và giaiđoạn thử nghiệm hệ thống sử dụng biểu đồ Use case (use case diagram) để đảm bảo hệthống có phương thức hoạt động đúng như đã được định nghĩa từ ban đầu trong cácbiểu đồ này

2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự ở công ty TNHH Minh Anh

2.2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Minh Anh

- Giới thiệu sơ đồ tổ chức của công ty:

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức của công ty

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Anh là một doanh nghiệp có tư cách pháp

nhân hoạt động kinh doanh theo chức năng nhiệm vụ sau:

- Xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi, xây dưng dân dụng,

- Buôn bán vật tư , vật liệu xây dựng

- Tuân thủ chính sách những quy định trong hợp đồng kinh doanh với các bạn hàng

- Quản lý và sử dụng vốn theo đúng quy định và đảm bảo có lãi

- Chịu sự kiểm tra và thanh tra của cơ quan nhà nước, tổ chức có thẩm quyền theo quyđịnh của pháp luật

- Được chủ động đàm phán, ký kết hợp đồng kinh doanh, Giám đốc công ty là ngườiđại diện cho công ty về quyền lợi, nghĩa vụ kinh doanh theo quy định của pháp luật

- Hoạt động theo chế độ hạch toán kế toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách phápnhân có con dấu riêng, có tài khoản ngân hàng riêng…

Khi mới thành lập, công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Anh chỉ gồm có mộtgiám đốc , một kế toán, đội ngũ kĩ sư cũng ít hơn và chủ yếu là nhận những công trình

nhỏ, chưa buôn bán nhiều vật liệu, vật tư Đến nay, công ty đã mở rộng hơn rất nhiều,đội ngũ cán bộ, công nhân, thợ cũng tăng nhiều hơn, hoạt động những công trình lớnhơn,việc buôn bán vật liệu xây dựng, thiết bị cũng phát triển rộng rãi hơn trên địa bàn.2.2.3 Thực trạng Hệ thống quản lý nhân sự ở công ty

Công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Anh là một công ty xây dựng nên đội ngũcán bộ của công ty có địa điểm, giờ giấc làm việc chia làm hai bộ phận:

- Một bộ phận nhân viên tại các phòng ban (phòng kế toán, kĩ thuật) làm việc 6 ngày,nghỉ chủ nhật, ngày làm việc 8 tiếng Ngoài ra còn tùy thuộc theo hoạt động của công

ty mà các nhân viên có thể làm thêm giờ, tăng ca

- Một bộ phận là các thợ, kĩ sư làm tại các công trình thì hầu như làm việc 7 ngàytrong tuần, ngày làm 8 tiếng chỉ nghỉ vào những dip lễ tết Trong đội ngũ thợ lại cónhững thợ làm lâu năm, lấy công việc tại công ty và công việc chính, có những thợlàm theo mùa vụ…

Bộ máy nhân sự của công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Anh bao gồm:

- Ban giám đốc gồm 2 người: giám đốc và phó giám đốc

- Phòng tài chính- kế toán gồm 2 người trong đó có 1 trưởng phòng

- Phòng kế hoạch kĩ thuật gồm 18 người trong đó có 1 trưởng phòng

Tại các phòng ban đều có 1 trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý nhân sựtrong phòng và báo cáo với ban giám đốc, ban giám đốc thông qua các trưởng phòng

để quản lý tình hình hoạt động của công ty

Ngoài ra như đã nói ở trên do đặc thù là một công ty xây dựng nên Minh Anhcòn có một bộ phận tương đối lớn các thợ làm lâu năm cũng như thợ mùa vụ, việcquản lý các thợ này cũng do thợ cả và phòng kế toán chịu trách nhiệm quản lý

Hiện nay công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Anh quản lý sổ sách của cán bộcông nhân viên cũng như quản lý tiền lương dựa vào sổ sách, giấy tờ, có sự hỗ trợ củaexcel trong việc tính toán và việc quản lý được chia làm ba công đoạn chính đó là:

- Quản lý hồ sơ nhân viên, thợ: cập nhật, điểu chỉnh hồ sơ

- Quản lý chấm công nhân viên, thợ: cập nhật, điều chỉnh bảng chấm công theo hàng tháng

- Quản lý lương: tính lương cho nhân viên, thợ và lập báo cáo lương

2.2.3.1 Quản lý hồ sơ nhân viên

Nhân viên khi vào làm việc tại công ty đều phải có hồ sơ xin việc gồm: đơn xinviệc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe Khi được tuyển vào công ty thì phải làm thử

việc trước một tháng và lĩnh 70% lương của tháng đó Nếu hồ sơ nào sau một thángđược chấp nhận thì sẽ chính thức trở thành nhân viên của công ty, được hưởng lươngchính thức theo quy định của công ty, nếu không được tuyển vào công ty thì hoàn trả

hồ sơ Thông tin của nhân viên được cập nhật vào sổ sách gồm: Họ tên, giới tính, ngàytháng năm sinh, địa chỉ, trình độ học vấn, ngày vào làm việc Những thông tin trênđược ghi chép trong sổ “Hồ sơ nhân viên” có dạng như sau:

STT Họ Tên Giới Tính Ngày Sinh Địa Chỉ Trình độ

học vấn Ngày vàolàm việc

Cuối tháng người chấm công có nhiệm vụ đối chiếu lại xem đã chính xác chưa

và sửa đổi để dựa vào bảng chấm công này tính lương cho nhân viên của công ty

2.2.3.3 Tính lương

Công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Anh tính lương cho nhân viên, thợ trongcông ty theo quy định rồi cuối cùng tổng hợp vào sổ lương, file excel lưu trữ lại theobảng như sau:

Hệ thống quản lý nhân sự của công ty Minh Anh nói chung đã và đang hoạtđộng tốt Việc theo dõi hoạt động của các nhân viên trong công ty cuối cùng được giao

về phòng kế toán để thực hiện công tác chấm công, khen thưởng, tính lương… Bangiám đốc thông qua báo cáo có thể nắm bắt được tình hình của công ty

Tuy nhiên việc quản lý công thợ cũng như nhân viên hang ngày trong công tyvẫn chưa có phần mềm ưu việt hỗ trợ mà phần lớn thông qua Excel, máy tính … đôikhi vẫn gây ra việc nhầm lẫn về công và lương của nhân viên

Qua phân tích hệ thống quản lý nhân sự của công ty Minh Anh có một số nhượcđiểm sau cần phải khắc phục:

- Chi phí về thời gian cho việc tìm kiếm,

lưu trữ thông tin, xử lý chậm chạm, hay bị

nhầm lẫn

- Không kịp thời đáp ứng yêu cầu của ban

giám đốc cho việc tìm nhanh

- Khối lượng hồ sơ lớn, việc cập nhật, lưu

trữ, bổ sung, tra cứu…tiêu tốn nhiều thời

gian

- Với sự bùng nổ của thông tin, việc khai

thác , xử lý thông tin yêu cầu ngày càng

cao, đòi hỏi tính chính xác mà hệ thống

thông tin tại công ty vẫn chưa đáp ứng

được

- Xây dựng một hệ thống thông tin phùhợp đáp ứng được yêu cầu của công ty,phù hợp với mô hình của công ty

- Giảm được các khâu xử lý thủ công,giảm được cán bộ nhân sự của công ty, tiếtkiệm về chi phí, vật chất song vẫn đảmbảo được thông tin đầy đủ chính xác

- Chương trình thiết kế phải than thiện, dễ

sử dụng, truy cập nhanh, bảng biểu chínhxác , xử lý kịp thời các nhu cầu phát sinh

Hệ thống này cần phải đơn giản, gần gũi với hệ thống quản lý truyền thống bắng sổsách, quản lý trên excel để nhân viên trong công ty có thể dễ dáng chuyển đổi sangquản lý một cách khoa học hơn

Mục đích chính của chương trình quản lý là giúp công tác quản lý tiết kiệmđược thời gian và chi phí.

Hiện tại với bài khóa luận này, em sẽ xây dựng việc quản lý nhân viên hànhchính tại công ty

PHẦN III: ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MINH ANH

3.1 Định hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý quản lý nhân sự ở công ty TNHH Minh Anh

Hệ thống thông tin mới của công ty sẽ phải bao gồm 4 chức năng chính như sau:

- Quản lý hồ sơ nhân viên : Thêm thông tin nhân viên, điều chỉnh thông tin nhân viên,

cập nhật thông tin, tìm kiếm, tra cứu thông tin

- Quản lý tuyển dụng đào tạo: thông tin ứng viên, lịch phỏng vấn

- Quản lý chấm công: Nhập bảng chấm công theo hàng ngày, cuối tháng được cập nhật

lại, có thể điều chỉnh lại bảng chấm công

- Quản lý tiền lương: Tính lương, thưởng theo quy định của công ty Hàng tháng công nhân

có thể tạm ứng lương vào đầu hay giữa tháng, điều này cần được cập nhật chi tiết

- Báo cáo: Báo cáo về lương, báo cáo bảng chấm công, báo cáo thưởng phạt.

3.2 Đề xuất hướng phát triển HTTT quản lý nhân sự ở công ty TNHH Minh Anh 3.2.1 Phân tích và đặc tả yêu cầu HTTT quản lý nhân sự ở công ty TNHH Minh Anh

Để việc quản lý nhân viên của công ty được đơn giản, nhanh chóng chính xác,phần mềm quản lý nhân sự cho công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Anh phải đạt đượccác yêu cầu sau:

- Quản trị hệ thống phân quyền theo các phòng ban, chức vụ gồm có đăng nhập, đổimật khẩu

- Quản lý các thông tin về hồ sơ nhân viên

- Phần mềm cho phép cập nhật, tìm kiếm thông tin nhân viên khi cần thiết

- Quản lý hợp đông lao động: Theo dõi tình trạng hợp đồng lao động, xác định đượcthời gian bắt đầu làm việc, theo dõi thâm niên công tác

- Quản lý tuyển dụng, đào tạo: Quản lý hồ sơ tuyển dụng nhân viên mới, lịch phỏngvấn, đào tạo nhân viên

- Quản lý tiền lương: quản lý chấm công, tính lương nhân viên

- Chức năng lập báo cáo phục vụ công tác quản trị

- Chức năng tìm kiếm: tìm kiếm và hiển thị kết quả theo yêu cầu

- Phần mềm có khả năng lưu trữ dữ liệu an toàn, có khả năng mở rộng, nâng cấp.

- Phần mềm có giao diện thân thiện, sử dụng Tiếng Việt, các màn hình xử lý có sựtương đồng về hình thức, các tiêu đề, thông báo rõ ràng, dễ hiểu, các chức năng đượcsắp xếp đúng trật tự, dễ tìm kiếm

Nhân viên khi muốn vào làm việc tại công ty cần nộp hồ sơ theo quy đinh tuyểndụng của công ty, trải qua phỏng vấn, đào tạo, nếu phù hợp sẽ được tuyển dụng vàolàm tại công ty chính thức Nhân viên sau khi được tuyển dụng sẽ ký hợp đồng laođộng với công ty, thông tin về nhân viên được lưu trong hồ sơ nhân viên Thông tincủa nhân viên bao gồm: Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, sốđiện thoại,…Nhân viên được chia theo phòng ban, có chức vụ và được hưởng cácchính sách khác nhau Mỗi nhân viên giữ một chức vụ và chỉ thuộc về một phòng ban,một phòng ban có thể có nhiều nhân viên

Hợp đồng lao động sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên Ngoài những thông tin

cá nhân, thông tin công ty, hợp đồng lao động có thêm những thông tin như: ngày kýkết, thời hạn, công viêc – chức vụ, chế độ làm việc và những thông tin về quyền vànghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động

Thông tin về ứng viên tuyển dụng bao gồm thông tin cá nhân, mã ứng viên, vị tríứng tuyển và nguyện vọng của ứng viên Công ty xếp lịch phỏng vấn ứng viên các cónhững thông tin về thời gian, địa điểm, vị trí phỏng phần của ứng viên Sau khi phỏngvấn và tiến hành ký hợp đồng lao động, nhân viên được đào tạo theo lịch của công ty.Thông tin về lịch đào tạo bao gồm: thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, địa điểm, nộidung đào tạo

Hệ thống chấm công lưu lại thông tin về ngày làm, ngày nghỉ (có phép, không phép),

…của nhân viên Tính lương nhân viên theo ngày công, thêm phụ cấp, khấu trừ Ởđây, hệ thống chỉ tiến hành tính và quản lý lương cho bộ phận cán bộ công nhân viênlàm việc tại các văn phòng chứ không đề cập đến việc tính lương cho thợ làm tại cáccông trình

Hệ thống hỗ trợ chức năng báo cáo để lập báo cáo gửi cho giám đốc và các chứcnăng tra cứu khi cần tra cứu

• Sơ đồ kiến trúc hệ thống:

Sơ đồ 2: Sơ đồ kiến trúc hệ thống

Quản lý thông tinnhân viên , hồ sơnhân viên

Nhân viên quản lý nhân sự có thể tìm kiếm,xem, cập nhật thông tin hồ sơ nhân viên

Quản lý khenthưởng kỉ luật Nhân viên quản lý nhân sự có nhiệm vụ thêmmới, sửa, xóa khen thưởng kỉ luật

Quản lý quá trìnhphỏng vấn đàotạo

Nhân viên quản lý nhân sự có thể cập nhật,thêm, sửa, xóa thông tin ứng viên, lịch phỏngvấn, đào tạo

Quản lý hợpđồng lao động

Nhân viên quản lý nhân sự tiến hành thêm,sửa, xóa hợp đồng, hoãn hợp đồng hay hủyhợp đồng lao động

Nhân viên kế toán

Cập nhật bảnglương Nhân viên kế toán lập, thêm mới, sửa, xóabảng lương theo yêu cầu của công ty

Báo cáo thông tinlương

Thực hiện việc báo cáo thông tin hàng tháng,hàng năm, hàng quý

Ban lãnh đạo

Xem báo cáonhân viên

Xem báo cáo, tra cứu về nhân viên

Xem báo cáolương

Xem báo cáo, tra cứu về lương

Nhân viên

Xem hồ sơ nhânviên Nhân viên trong công ty có thể xem hồ sơthông tin về nhân viên.Xem thông tin

lương

Xem thông tin về lương, thưởng, kỉ luật

Bảng5: xác định, đặc tả usecase.