Xây dựng chương trình quản lý trung tâm thương mại mua sắm

NH N XÉT C A GI NG VIÊN H NG D N

Trong cu c s ng c a xã h i, Trung tâm th ng m i đóng góp tích c c vào vi c đ y

m nh và đáp ng các nhu c u s ng c a con ng i Vi c tin h c hóa qu n lý trung tâm

th ng m i là r t c n thi t đ đ y m nh vi c m r ng kinh doanh, phát tri n có hi u qu , góp ph n đ y m nh kinh t trong xã h i

Do th i gian có h n nên chúng em không tránh kh i nh ng sai sót, vi c phát tri n

có th không đ c nh mong mu n R t mong nh n đ c s thông c m, và ý ki n đóng góp c a th y cô

Xin chân thành c m n cô Kim Thy đã tích c c h ng d n chúng em hoàn thành

đ án này t t đ p

M c l c

Ph n I

PHÂN TÍCH HI N TR NG

1.S l c v trung tâm th ng m i

2.S đ t ch c trung tâm

3.Nhu c u tin h c hóa 4 Yêu c u đ ra đ i v i ng i s d ng ph n m m 5 Yêu c u đ ra đ i v i ph n m m 6 S đ qu n lý II.MÔ T NGHI P V QU N LÝ TRUNG TÂM TH NG M I 1.Mô t

2.Quy trình nghi p v mua hàng

3.Quá trình nghi p v bán hàng

III YÊU C U CHI TI T CH C N NG H TH NG

IV M T S BI U M U DÙNG CHO CÔNG TÁC QU N LÝ TRUNG TÂM TH NG M I

Ph n II PHÂN TÍCH THI T K H TH NG THÔNG TIN TIN H C HÓA H TR CÔNG TÁC QU N LÝ TRUNG TÂM TH NG M I I MÔ HÌNH Ý NI M TRUY N THÔNG

1.Mô t 2.Danh sách tác nhân 3.Danh sách các lu ng II MÔ HÌNH T CH C X LÝ

III MÔ HÌNH Ý NI M D LI U

IV CHI TI T CÁC B NG

V XÁC NH CÔNG C CÀI T

VI MÔ HÌNH CH C N NG CH NG TRÌNH

VII GIAO DI N C A CH NG TRÌNH

Ph n III CÀI T I MÔI TR NG V N HÀNH

II M T S YÊU C U KHI CÀI T

III M T S U KHUY T I M

Ph n I : PHÂN TÍCH HI N TR NG

I TÌM HI U HI N TR NG TRUNG TÂM TH NG M I

1 S l c v trung tâm th ng m i

Parkson là thành viên c a t p đoàn Lion, m t t p đoàn qu c t đ c thành l p t

n m 1930 t i Malaysia K t khi thành l p, t p đoàn Lion đã m nh d n đ u t và thi t

l p các ho t đ ng không ch Malaysia mà còn m r ng ph m vi đa d ng trên nhi u l nh

v c và nhi u n c trên th gi i nh Trung Qu c, Vi t Nam, H ng Kông, Indonesia, Mexico, Singapore và Hoa K

Ngày 29/06/2005, trung tâm th ng m i cao c p đ u tiên c a Parkson chính th c

m c a t i Thành ph H Chí Minh, kh i đ u cho nh ng ch ng trình khuy n mãi quy

mô và sáng t o

Hi n t i, v i 8 trung tâm th ng m i cao c p t i Vi t Nam trong đó 05 TTTM t i Thành ph H Chí Minh, 02 TTTM t i Hà N i và 01 TTTM t i H i Phòng v i h n 300 nhãn hàng bao g m các th ng hi u qu c t c ng nh các nhãn hi u n i ti ng trong khu

v c trong đó có nhi u th ng hi u l n đ u tiên xu t hi n t i th tr ng Vi t Nam nh Coach, Christian Dior, Estée Lauder, Lancôme, Clinique, Shiseido, Gucci, Clarins,

Escada, Lacoste, Guess, CK Jeans, Lancel, Esprit, Levis, Lewré, Bonia, Ecco, Geox, Addidas, Nike đ n các nhãn hi u l n trong n c nh Vera, Nino Maxx, N&M, An

Phuoc… Ngoài ra, Parkson còn cung c p các d ch v gi i trí, khu v c n u ng, khu siêu

th ph c v cho t t c khách hàng

Parkson còn r t chú tr ng vào vi c t o ra s h ng thú mua s m cho khách hàng

b ng k ho ch khuy n mãi đa d ng su t n m v i các ch ng trình liên t c đ i m i Ngoài các ch ng trình khuy n mãi đ c dành riêng cho d p l T t, Parkson còn có các ch ng trình khuy n mãi chuyên bi t dành cho m t s đ i t ng và ngành hàng nh t đ nh nh

ch ng trình Ngày h i m ph m, Ngày h i th thao, Th i trang công s ,

Không ch mang đ n nh ng xu h ng th i trang m i nh t, Parkson còn mong

mu n chung tay đóng góp cùng phát tri n c ng đ ng v i nhi u ch ng trình t thi n, trao

h c b ng, b o v môi tr ng di n ra trong su t nh ng n m qua v i quy mô ngày càng

l n

V i kim ch nam “Parkson, Th i Trang ,V p và Phong Cách", Parkson đã nhanh chóng kh ng đ nh đ ng c p qu c t và tính chuyên nghi p trong l nh v c th i trang, v đ p và phong cách s ng v i vi c cung c p các s n ph m uy tín, ch t l ng cho

ng i tiêu dùng và nh ng ng i “sành” th i trang t i Vi t Nam Parkson luôn c p nh t

nh ng m u th i trang, xu h ng làm đ p và phong cách m i nh t cho ng i tiêu dùng

2 Nhu c u tin h c hóa

Hi n nay, do nhu c u mua s m c a ng i dân t ng cao, vi c xây d ng các trung tâm mua s m đ đáp ng th tr ng là r t c n thi t Bên c nh đó, c n ph i phát tri n các

ng d ng qu n lí vi c mua bán trong trung tâm th ng m i không ch đ đ n gi n hóa

vi c mua bán trong trung tâm th ng m i mà còn góp ph n vào vi c d dàng qu n lý có

hi u qu , đ u t đúng, t o nên h ng đi đúng cho kinh t Vi t Nam đi lên

M t trong b n đi u nhà qu n tr quan tâm hàng đ u đó là v n đ đi u hành hi u

qu Vi c tính toán nhu c u th tr ng, cân đ i t n kho, chi n d ch hi u qu trong t ng

th i v là y u t s ng còn trong s t n t i và phát tri n kinh doanh c a doanh nghi p Các thông s luôn luôn c n c p nh t nh l ng t n kho t nh, t n kho đ ng, doanh s bán hàng

t ng th , doanh s t ng mã hàng, nguyên li u nào s n xu t tr c nguyên li u nào s n xu t sau, thu chi t ng th i đi m, l i nhu n kinh doanh và l ch s giao d ch khách hàng… Khi các công c qu n lý đ n gi n nh s sách hay excel đã làm doanh nghi p v t

v trong vi c có nh ng s li u c n thi t ph c v cho ho ch đ nh chi n l c Khi chúng ta

c n ti t ki m th i gian và ti n l i h n, m i lúc, m i n i đ u có th n m ch c t ng h i th trong ho t đ ng kinh doanh đang di n ra… Lúc đó chúng ta c n m t công c m nh h n

nh ng ph i trung th c và khách quan ó là h th ng ph n m m qu n lý toàn b ho t

đ ng t ng th c a doanh nghi p Giúp nhà lãnh đ o n m tình hình m i lúc m i n i

Có 3 lý do chính đ m t doanh nghi p ch n s d ng m t công c qu n lý t ng th

vi c kinh doanh h n là gi i quy t m i vi c b ng nh ng công c r i r c kém hi u qu ,

ho c t h n là b ng tay :

 T c th i: Nhu c u v thông tin đ c đáp ng t c thì, m i lúc, m i n i thay

vì ph i ch báo cáo t ng h p b ng gi y c a các Franchisee hay báo cao đ nh k c a

nh ng gi i pháp l i th i

 ng b : Chuy n t i thông tin gi a v n phòng và c a hàng cách hi u qu

nh t ch v i click v n phòng n m b t tình hình kinh doanh, t n kho, khách hàng c a các

c a hàng t ng t các c a hàng nh n các ch ng trình t v n phòng ngay khi chúng đ c

t o ra

 n gi n: Ki n trúc đ n gi n, th c hi n các nghi p v kinh doanh d dàng

và chuyên nghi p lo i b công vi c gi y t r m ra m t nhi u th i gian đ ng th i t o s

ti n l i cho công vi c qu n lý, ki m tra

ParksonHighLight là công c l u tr , qu n lý và truy xu t thông tin nhanh nh t,

hi u qu nh t v t t c các lo i hàng hóa nh p, xu t và t n kho, h tr tr c ti p các giao

d ch mua, bán v t t và th hi n chính xác các bi n đ ng c a hàng t n kho Thúc đ y s

d ng hi u qu các kho hàng, đ m b o tính cân đ i c a hàng t n kho luôn luôn đ c gi

v ng, trích xu t các báo cáo v lãi l , s n ph m bán ch y, khách hàng

o Th ng kê và xu t báo cáo khi có nhu c u

c i v i nhân viên qu n lý kho

o Phân h đ n gi n giúp ki m soát v n đ chi tiêu c a trung tâm

o So sánh k t qu bán hàng và t ng chi tiêu theo tháng đ bi t k t qu kinh doanh

o C nh báo đ n h n thanh toán

g H th ng báo cáo h tr đ h a tr c quan

o Xem bi u đ k t qu bán hàng

o Xem so sánh l ng tiêu th c a các m t hàng

o T ng h p d li u bán hàng theo t ng m c th i gian: n m, tháng, ngày

h Phân quy n s d ng theo 3 c p

o Qu n tr : toàn quy n, dành cho giám đ c, qu n tr viên h th ng

o Qu n lý: dành cho tr ng khu

o Nhân viên: nhân viên bán hàng t i qu y, nhân viên thu ngân

QU N LÝ

QU Y

QU N LÝ BÁN HÀNG

* Theo dõi bán hàng

II NGHI P V QU N LÝ TRUNG TÂM TH NG M I

1 Mô t :

- M i qu y là m t đ n v kinh doanh đ c l p, có giao di n qu n lý riêng, có

kh n ng t th c hi n vi c đ t hàng, nh p xu t hàng (ph i thông qua th kho)

t Hàng : M i đ i tác thuê qu y qu n lý các m t hàng và vi c đ t hàng riêng c a mình

Nh p Hàng : Trung tâm nh n hàng t các nhà cung ng các m t hàng Hàng đ c nh p vào kho thông qua phi u nh p

Xu t Hàng: Hàng hóa đ c xu t ra qu y thông qua phi u xu t

Bán Hàng: M i nhân viên đ ng qu y qu n lí m t ch ng lo i hàng hóa khác nhau, h có nhi m v trông coi hàng hóa tránh m t c p và gi i thích v nh ng th c m c c a nh ng khách hàng v qu y hàng do h ph trách.Cu i m i ca h ph i ki m tra l i s hàng còn l i trên qu y đ giao ca đ ng th i h ph i n p l i phi u giao ca cho b ph n qu n lí

Báo Cáo DoanhThu : Báo cáo doanh thu theo ngay , tháng , n m

Theo Dõi Tình Hình Bán Hàng : M t hàng nào bán ch y , m t hàng nào không L ng

t n kho bao nhiêu và c n nh p v bao nhiêu ?

Qu n Lí Nhân Viên Bán Hàng : K lu t , khen th ng v.v

Qu n Lý Hóa n: Hàng hóa sau khi đ c khách hàng chon l a xong s đ c nhân viên

đ ng qu y khi nh n vào Phi u Bán Hàng(ch a giao hàng cho khách), khách hàng s mang ra qu y tính ti n cho nhân viên tính s ti n h c n ph i tr Nh ng nhân viên khâu này có nhi m v nh p s mã hàng hóa in trên hàng và s l ng vào máy, máy s t đ ng tính và c ng d n s ti n cho đ n khi nhân viên ra l nh in ra hóa đ n cho khách Nhân viên thu ngân s d a vào đó đ thu ti n c a khách hàng và giao hóa đ n cùng Phi u Nh n Hàng cho khách

Hình 3 : S đ quy trình nghi p v chung

2 Quy trình nghi p v bán hàng

Hình 4 : S đ quy trình nghi p v bán hàng

3 Quy trình nghi p v mua hàng

Hình 3 : S đ quy trình nghi p v mua hàng

III Yêu c u chi ti t ch c n ng h th ng :

đ c mã v ch)

 T o và qu n lý đ n đ t hàng

 Qu n lý danh sách đ n hàng theo tr ng thái: đóng, đang m , đ n đ t hàng

 Thu ti n khách tr & in hóa đ n

 Báo cáo doanh thu theo ngày/tu n/tháng/…c a t ng

cashier

 Báo cáo kho hàng

 Xem thông tin hàng hóa

 Qu n lý thông tin hàng hoá s n ph m theo qu y

 Qu n lý thông tin nhà cung c p

 Qu n lý tài kho n nhân viên

 Qu n lý nhóm/b ph n: Sales & Cashier, Accounting,

Inventory,…

 C p quy n (permission)

 Ti n ích d li u: sao l u d li u, ph c h i d li u, k t

s d li u

IV M T S BI U M U DÙNG CHO CÔNG TÁC QU N LÝ TRUNG

1 Phi u bán hàng

PHI U BÁN HÀNG SALES SLIP

- S n ph m áo ch đ c đ i trong vòng 3 ngày Nhân viên bán hàng

tính t ngày mua hàng (kèm Phi u bán hàng)

- Hàng khuy n mãi/ gi m giá không đ c đ i tr

B tài chính

phát hành

2 Hóa đ n bán hàng

n v : M u s 01a – BH

a ch : Ban hành theo Q s 186 TC/C KT

S đ ng ký doanh nghi p (môn bài) ngày 14 tháng 3 n m 1995

Tel/fax : c a b tài chính

HÓA N BÁN HÀNG Quy n s :

Ngày … tháng … n m … S :

(Liên :……) N :

Có :

- H tên ng i mua :

- a ch :

- a ch giao hàng :

- Hình th c thanh toán :

- S hi u tài kho n :

STT Tên, quy cách s n Ph m (hàng hóa) Mã s n v tính S l ng n giá Thành ti n C ng - T ng s ti n (vi t b ng ch ) :

- Trong đó thu :

- Th i gian và đ a đi m b o hành :

- Ghi chú :

Ng i mua Ng i thu ti n Ng i vi t hóa đ n K toán tr ng Th tr ng đ n v

(ký, h tên) (ký, h tên) (ký, h tên) (ký, h tên) (ký, h tên)

3 Phi u chi

n hàng: M u s 01a – BH

a ch : Ban hành theo Q s 186 TC/C KT

S đ ng ký doanh nghi p (môn bài) Ngày 14 tháng 3 n m 1995

Tel: c a b tài chính

Quy n s :

S :

PHI U CHI Ngày … tháng … n m …

N :

Có :

- H , tên ng i nh n ti n :

- Lý do chi :

- S ti n :

- S ti n (b ng ch ):

- Kèm theo : ch ng t g c Th tr ng đ n v K toán tr ng Ng i l p phi u (ký, h tên, đóng d u) (ký, h tên) (ký, h tên) ã nh n đ ti n (vi t b ng ch )

Ngày … tháng … n m …

Ng i nh n ti n

(ký, h tên)

4 Phi u thu

n hàng: M u s 01a – BH

a ch : Ban hành theo Q s 1141-TC/Q /C KT

S đ ng ký doanh nghi p (môn bài) Ngày 1 tháng 11 n m 1995

Tel: c a b tài chính

Quy n s :

S :

PHI U THU Ngày … tháng … n m …

N :

Có :

- H , tên ng i n p ti n :

- a ch :

- Lý do n p :

- S ti n :

- S ti n (b ng ch ):

- Kèm theo : ch ng t g c K toán tr ng Ng i l p phi u (ký, h tên) (ký, h tên) ã nh n đ ti n (vi t b ng ch )

Ngày … tháng … n m …

Th qu

(ký, h tên)

5 Phi u nh p kho

n hàng: M u s 01a – BH

a ch : Ban hành theo Q s 1141-TC/Q /C KT

S đ ng ký doanh nghi p (môn bài) Ngày 1 tháng 11 n m 1995

Tel: c a b tài chính

S :

PHI U NH P KHO Ngày … tháng … n m …

N :

Có :

- H , tên ng i giao hàng :

- Theo s : ngày tháng n m

- C a :

- Nh n t i kho :

STT Tên, quy cách s n Ph m (hàng hóa) Mã s n v tính S l ng n giá Thành ti n C ng Nh p ngày … tháng … n m ………

Ph trách cung tiêu Ng i giao hàng Th kho

Ngày… tháng… n m… Ngày… tháng… n m… Ngày… tháng… n m …

6 Phi u yêu c u mua hàng

C ng

10 Gi y báo tr ti n

n v : M u s 01a – BH

a ch : Ban hành theo Q s 186 TC/C KT

S đ ng ký doanh nghi p (môn bài) ngày 14 tháng 3 n m 1995

- N i dung thanh toán :

- Xác nh n vi c thanh toán ti n hàng nh sau :

- Ngày h n thanh toán : Ngày … tháng … n m …

Ng i mua Ng i thu ti n Ng i vi t hóa đ n K toán tr ng Th tr ng đ n v

(ký, h tên) (ký, h tên) (ký, h tên) (ký, h tên) (ký, h tên)

PH N II:

PHÂN TÍCH THI T K H TH NG THÔNG TIN TIN H C

M I

I MÔ HÌNH Ý NI M TRUY N THÔNG

1 Mô t

 Mua hàng : Khi có nhu c u mua hàng t các phòng ban/ B ph n mua hàng s

ti n hành kh o giá t các nhà cung c p và sau đó trình Ban giám đ c xem xét và n u

đ ng ý thì th c hi n h p đ ng mua ho c mua hàng tr c ti p t nhà cung c p.Sau khi

nhà cung c p giao hàng ti n hành l p các th t c c n thi t đ g i các ch ng t b ph n

kho d a vào đó mà ti n hành th c hi n vi c nh p kho ng th i g i các ch ng t liên

quan t i b ph n k toán ph i thu đ thanh toán

 Bán hàng : M i nhân viên đ ng qu y qu n lí m t ch ng lo i hàng hóa khác nhau,

h có nhi m v trông coi hàng hóa tránh m t c p và gi i thích v nh ng th c m c c a

nh ng khách hàng v qu y hàng do h ph trách.Cu i m i ca h ph i ki m tra l i s hàng còn l i trên qu y đ giao ca đ ng th i h ph i n p l i phi u giao ca cho b ph n

qu n lí

 Vi c thanh toán s di n ra các qu y thu ngân c a trung tâm, nhân viên

đ ng qu y s nh n ti n và th c hi n thanh toán cho khách t i qu y thu ngân

 Hóa đ n g m có 3 liên, 1 liên thu ngân gi , đ có th t ng h p các thông tin

c n thi t nh doanh thu hàng tháng c a các đ i tác thuê qu y 1 liên do nhân viên

đ ng qu y gi và 1 liên khách hàng gi

 Qu n lý kho: Theo dõi xu t nh p t n hàng hóa, nh m m c đích có s t n chính xác

đ báo cho b ph n Mua hàng, Bán hàng

 D a vào các hóa đ n ch ng t nh p xu t t nhà cung c p ho c khách hàng

đ giao hàng cho khách Sau m i l n nh p xu t xong ph i chuy n ch ng t cho b

ph n k toán t ng h p nh m xác nh n các ch ng t đã đ c l u kho m c đích h p

th c hóa các ch ng t và tính giá thành cho hàng hóa

 K toán t ng h p: Yêu c u các b ph n chuy n ch ng t t p h p s cái đ tính giá thành thu, chi đ nh kho n các chi phí đ tính lãi l c a trung tâm

 Các ch ng t t b ph n k toán ph i tr , ph i thu và b ph n qu n lý kho

g i lên

 K toán ph i thu: Nh n các ch ng t t b ph n mua hàng đ l p phi u chi nh m

m c đích theo dõi công n tr ti n cho nhà cung c p

 Sau khi hoàn t t quá trình chi ti n chuy n các ch ng t lên K toán t ng

h p

 K toán ph i thu: Nh n các ch ng t t b ph n bán hàng đ l p phi u thu nh m

m c đích theo dõi công n và thu ti n t khách hàng

 Sau khi hoàn t t quá trình thu ti n chuy n các t lên K toán t ng h p

 Nhà cung c p: Liên h , yêu c u v i b ph n mua hàng đ l p các h p đ ng, giao hàng Sau khi có các thông tin c n thi t s ti n hành làm các th t c giao hàng,

đ a hóa đ n GTGT cho b ph n mua đ làm phi u nh p kho

 Sau khi b ph n mua hàng l p xong phi u nh p kho, thì nhà cung c p ti n hành giao hàng t i kho và thông qua các b c ki m tra ch t l ng hàng hóa đ c giao

 Sau khi kho xác nh n xong ti n hành th t c thanh toán