Đồ án ACESS: Chương trình quản lý xuất nhập cho kho hàng

Xây dựng cơ sở dững liệu Tạo phàn nhập, xuất, xử lý thông tin kho hàng Lập truy vấn Query và các báo biểu Report Tạo Menu và Form chính Đĩa CD chứa chương trình Mục lục I. Giới thiệu chung. II. Dữ liệu chương trình. 1. Thông tin chi tiết các bảng (Table) . 2. Relationship ( Mối quan hệ của dữ liệu ). III. Xây dựng chương trình. Cấu trúc chương trình: 1. Nhập hàng 1.1 Thông tin dữ liệu nhập. 1.2 Các Form và Query chính của phần nhập hàng 2. Xuất hàng 2.1 Thông tin dữ liệu xuất. 2.2 Các Form và Query của phần xuất hàng IV. Hướng dẫn sử dụng chương trình. V. Kết Luận Nội Dung chi tiết. I. GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH. Chương trình được xây dựng dựa trên dữ liệu được điều tra của một công ty điên máy. Nhằm quản lý thông tin xuất nhập II. DỮ LIỆU CHƯƠNG TRÌNH 1. Dữ liệu của chương trình được xây dựng dựa trên 11 bảng (Table) bao gồm 1) 1_Hang_hoa : Bảng chứa thông tin về mã hàng hóa va mã nhóm của hàng hóa

Đồ án Acess

Đề tài 1 : Chương trình quản lý xuất nhập cho kho hàng

Nội dung chính :

- Xây dựng cơ sở dững liệu

- Tạo phàn nhập, xuất, xử lý thông tin kho hàng

- Lập truy vấn Query và các báo biểu Report

- Tạo Menu và Form chính

- Đĩa CD chứa chương trình

Mục lục

I Giới thiệu chung.

II Dữ liệu chương trình.

1 Thông tin chi tiết các bảng (Table)

2 Relationship ( Mối quan hệ của dữ liệu )

III Xây dựng chương trình.

Cấu trúc chương trình:

1 Nhập hàng

1.1 Thông tin dữ liệu nhập

1.2 Các Form và Query chính của phần nhập hàng

2 Xuất hàng

2.1 Thông tin dữ liệu xuất

2.2 Các Form và Query của phần xuất hàng

IV Hướng dẫn sử dụng chương trình.

V Kết Luận

Nội Dung chi tiết.

I GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH.

Chương trình được xây dựng dựa trên dữ liệu được điều tra của một công ty điên

máy Nhằm quản lý thông tin xuất nhập

II DỮ LIỆU CHƯƠNG TRÌNH

1 Dữ liệu của chương trình được xây dựng dựa trên 11 bảng (Table) bao

1) 1_Hang_hoa : Bảng chứa thông tin về mã hàng hóa va mã nhóm của hàng

làm khóa chính (Primary key ) và

kiểu dữ liệu là kiểu Text và co 4 kí tự

+ Mã kho hàng và ghi chú co

kieu dữ liệu Text

3) 3_Xuat_kho : (Xuat kho) Thông tin về mã xuất kho mã kho xuất hàng và ghi

chú khi xuất

+ Mã phiếu xuất được đặt làm

khóa chính của bảng xuất kho

Kiểu dữ liệu của trường Mã phiếu

xuất là kiểu text

VD : 00001, 00002 …

+ Mã kho và ghi chú có kiểu

dữ liệu text Mã kho được quy

định giống với mã kho trong table

kho hàng Và được lấy dự liệu từ

bảng 5_Kho_hang sẽ được nói rõ

ở phần dưới

4) 4_Nha_cung_cap : (Nhà cung cấp) Bảng này bao gồm thông tin chi tiết nhà

cung cấp sản phẩm cho công ty bao gồm :

+ Manhacungcap: là khóa

chính cua bảng có kiểu dữ liệu Text

có giới hạn kí tự la 50 kí tự

+ Tên nhà cung cấp có kiểu dữ

liệu Text co số kí tự giới hạn là 100

kí tự

+ Website la địa chỉ website

của nhà cung cấp sản phẩm, dữ liệu ở

dạng Hyperlink

+ Phone : số điện thoại liên lạc

với nhà cung cấp có kiểu dữ liệu là

Number

+ Số Fax của nhà cung cấp có

kiểu dữ liệu Number

+ Dia_chi : Địa chỉ nhà cung

5) 5_Kho_hang : (Kho hàng) thông tin chi tiết về các kho hàng của công ti

cũng chính là địa chỉ các chi nhánh hiện có của công ty Thông tin bảng gồm

có :

+ Makho: Mã kho hàng là khóa

chính (Primary key) cua table Có kiểu

dữ liệu Text thường là các kí tự số gồm

4 kí tự đã quy định o phần Input Mask

+ Ten_kho: Tên kho hàng, có

kiểu dữ liệu Text số kí tự giới hạn 100 kí

tự

+ Dia_chi : Thông tin về địa

điểm chi nhánh của công ty cung chính la

đại chỉ kho hàng cua công ty Số kí tự

giới hạn là 250 kí tự

6) 6_Chi_tiet_san_pham : (Chi tiết về sản phẩm) Thông tin chi tiết về từng sản

phẩm trong kho hàng bao gồm :

+ Mahang: Mã hàng hóa được đặt

làm khóa chính của Table , kiểu dữ liệu

của Mahang a kiểu Text được giới hạn

bằng 50 kí tự và được lấy dữ liệu (Look

up) từ bảng 1_Hang_hoa

+ Ten_hang: tên mặt hàng được

quy định là kiểu dữ liệu Text, được giới

hạn bằng 100 kí tự

+ Mo_ta_san_pham : (Mô tả sản

phẩm) Phần này để mô tả chung về đặc

điểm của hàng hóa trong kho Dữ liệu là

kiểu Text co số kí tự giới hạn là 250 kí

tự

+ Manhacungcap : (Mã nhà cung cấp) được lấy dữ liệu từ bảng

4_Nha_cung_cap.

7) 7_Chi_tiet_phieu_nhap: (Chi tiết phiếu nhập) Thông tin chi tiết về hàng hóa

được nhập vào kho hàng Thông tin của bảng nhập hàng gồm :

+ Mã hàng : được đặt làm khóa chính (Primary key) và có kiểu dữ liệu

Text với số kí tự giới hạn la 50 kí tự Khi muốn nhập hàng thì hàng hóa bắt buộc

phải khai báo chi tiết trong kho hàng bởi vậy mà thông tin mã hàng đươc lấy

(Look up) từ bảng 6_Chi_tiet_san_pham

+ MPN : Mã phiếu nhập được sử

dụng kiểu dữ liệu Text với chiều dài kí tự

là 50

+ So_luong_nhap : Số lượng nhập

có kiểu dữ liệu Number để phục vụ cho

việc tính toán sau này

+ Ngay_nhap : Ngày nhập ( Ngày

ghi phiếu nhập ) có kiểu dữ liệu Date/time

+ Ten_nguoi_nhap : Tên người nhập hàng có kieur dữ liệu Text giới hạng

bởi 50 kí tự

+ Don_gia: Giá của sản phẩm có kiểu dữ diệu Number để tiện cho viêc tính

toán sau này

Để đảm bảo thông tin không bị trùng lặp trong khi ghi phiếu nhập ta thêm

trường STT trong Table có kiểu dữ liệu Auto Number và đặt các trường

STT ,Mahang làm khóa chính ở đây đặt cả 4 trường STT, Mahang, MPN,

Ngay_nhap lam khóa chính để dễ dàng trong việc thiết kế Relationship sau nay

8) 8_Chi_tiet_phieu_xuat : (Chi Tiết phiếu xuất) thông tin xuất hàng hóa ra khỏi

kho hàng, do thông tin mang tính đối

xứng lên chi tiết phiếu xuất truong tự

như chi tiết phiếu nhập trong đo

+ Ngay_xuat : ngay ghi phiếu xuất

+ MHD : ( Mã hóa đơn ) trướn khi xuất hàng ta cần tạo hóa đơn tại bảng

9 MHD được lấy dữ liệu (Look up ) từ Table 9_Hoa_don

+ Gia_ban : Có kiểu dữ liệu Number.

9) 9_Hoa_don : (Hóa đơn) Thông tin chi tiết về hóa đơn xuất hàng Thông tin

gồm : + MHD : Mã hóa đơn mã

hóa đơn có kiểu Text được quy

dịnh chi tiết trong phần Input

Mask : 0000

+ Ten_nguoi_lap : Tên

người nhập hóa đơn có kiểu dữ

liệu Text được giới hạn bàng 50

kí tự

10) Hangtrongkho : (Hàng trong kho) thông tin hàng hóa trong kho Thông tin

của bảng được lấy từ thông tin nhâp hàng (bao gốm Mã hàng hóa nhập tênhàng, tên nhóm hàng , số lượng

nhập, kho hàng chứa sản phẩm địa

chỉ của kho, tên nhà cung cấp … vv)

và hàng hóa lấy từ xuất hàng :

nguyên tắc lấy dữ liệu là số lượng

hàng nhập mang dấu + (Nhập thêm

vào ) , còn sản phẩm xuất kho co số

lượng – (bớt hàng)

+ Tất cả thông tin nhập xuất đều

có trong bảng Nó là nơi lưu dữ toàn

bộ dữ liệu ban đầu chưa xử lý của kho Dữ liệu được Update bàng query

Append từ thông tin hàng nhập kho

+ Hai bảng Hangtrongkho và Hangtrongkho2 là hai bảng hoàn toàn độc

lâp được tạo nhằm xử lý thông tin kho hàng một cách chính xác

2 RelationShip : (mối quan hệ)

III XÂY DƯNG CHƯƠNG TRÌNH.

1.Nhập hàng:

1.1 Thông tin dữ liệu nhập.

Thông tin hàng hóa nhập kho được lấy từ các bảng 6_Chi tiết sảnphẩm, 4_chi tiết nhà cung cấp, 1_Hang_hoa, 10_Nhomhang,5_Kho_hang, 2_Nhap_hang, 7_Chi_tiet_phieu_nhap

1.2 Quy tắc nhập hàng

Trước khi nhập hàng vào kho hàng hóa phải được khai báo đầy đủthông tin Thông tin này được lưu trong các Table sẽ được nói chi tiếttrong phần này còn cách thức nhập dữ liệu được xây dựng trên Formđược nói chi tiết ở phần sau

+ Thông tin về nhà cung cấp:

o Thông tin nhà cung cấp sản phẩm được thể hiện đầy đủtrong 4_Chi_tiet_nha_cung_cap (Table)

o Với những sản phẩm do nhà cung cấp mới cung cấp ta cầnđiền đầy đủ thông tin nhà cung cấp trong Table4_Chi_tiet_nha_cung_cap để thêm nhà cung cấp mới

+ Thông tin chi tiết của sản phẩm được thể hiện trong bảng

6_Chi_tiet_san_pham Trước khi nhập hàng, hàng hóa cần đượcđiền đầy đủ thông tin trong table này , thông tin hàng hóa trongbảng này sẽ là dữ liệu để bạn ghi phiếu nhập hàng

+ Khai báo đầy đủ thông tin về nhóm hàng sẽ nhập trong 1_Hang_hoa (Table) Nếu đó là nhóm hàng mới thi trước khi

gán nhóm hàng trong table 1_Hang_hoa ta cần phải tạo nhómhàng mới đó trong Table 10_nhom_hang 10_Nhom_hang la chitiết về nhóm hàng cần nhập

+ Khai báo thông tin nhập hàng thông tin nhập hàng bao gồm

tên kho và địa chỉ kho (các chi nhánh của công ty) và những ghichú chung của người nhập hàng Thông tin kho hàng được khai

báo đầy đủ thông tin trong bảng 5_kho_hang nếu thêm kho bạncần điền đầy đủ thông tin trong table 5_kho_hang truoc khi khaibáo trong table 3_Nhap_hang

+ Thông tin chi tiết nhập hàng sẽ được ghi trong table

7_Chi_tiet_phieu_nhap nội dung của Table chủ yếu được Look

up từ các bảng chi tiết mà ta đã khai báo o trước Việc khai báotrong Table 7_Chi_tiet_phieu_nhap là bước quyết định hàng hóanào được nhập kho , thông tin về ngày tháng nhập số lượng v.v.v

Form chính của chương trình

Cấu trúc Form chính:

Định dạng của Form

Single formsCaption : Chuong trinh nhap cuat hang cua cong ti dien may –SVPham Minh Tien

Scroll bars : NeitherRecord Selectors : No Navigation buttons : NoAuto Resize : No

Auto Center : NoDividing Line : YesBorder Style : ThinMin max buttons : Both Enabled

Form chính được chia làm hai phần chính bao gồm phần bên trái là thôngtin sản phẩm trong kho hàng, tại đây bạn có thể thấy đầy đủ thông tin về các sảnphẩm hiện có trong kho, các sản phẩm được chia theo nhóm sản phẩm mỗi nhómsản phẩm là 1 trang của Tab control:

Nhóm 1 : các mặt hàng điện tử - âm thanh

Như các loại ti vi loa đài …

Nhóm 2: Các mặt hàng điện lạnh

Tủ lạnh , điều hòa …

Nhóm 3 : Các mặt hàng gia dụng

Bàn ghế cao cấp, giường tủ …

Máy quay, máy ảnh …

Hỗ trợ: Thông tin về chương trình và thông tin hỗ trợ

Mỗi trang Tab control được thiết kế như sau

Trên tab control được đạt một form conđược đặt ở định dạng Continuous

Forms và dữ liệu của form được lấy từ query, query nay cho ta thông tin chi tiết

về sản phẩm trong nhóm hàng đó

VD voi nhóm hàng 1:

Query 1_thong_tin_hang_dien_tu_am_thanh

Bạn chú ý tại phần Criteria trong cột Ten_nhom_hang bang điền điều kiện

là tên nhóm hàng mà bạn cần hiển thị tại tab đó

Với các tab kế tiếp bạn làm tương tự.

Các phím chức năng chính của chương trình nằm bên cạnh phía bên phải.

- Nhập hàng vào kho

Gọi form nhập hàng vào kho Nút

được lập trình bằng macro

Open_form_nhap_hang

Form nhập hàng vào kho sẽ được nói

chi tiết trong phần nhập hàng vào kho

X

uất hàng

Gọi Form xuất hàng bằng macro

Mo_F_Xuatkho

Form xuất hàng khỏi kho sẽ được nói

chi tiết trong mục xuất hàng

Form thông tin khách hàng được nói chi tiết trong phần nhập hàng, mục thông

tin Form và query

- Thông kê kho hàng

Mở form Chuyển kho bằng Macro

mo_F_chuyenkho

Form thống kê theo kho.

Thông tin sản phẩm trong kho sẽ được thống kê chi tiết trong Form này

- Tạo nhóm hàng

Mở form Tạo nhóm hàng bằng macro như bên

Form Tạo mã hàng và thêm nhóm hàng được thể hiện chi tiết ở bên dưới

trong mục chi tiết các Form và Query

- Update Lại giá

Udate lại giá khi giá sản phẩm thay đổi những mặt hàng trong kho cần đượccác mặt hàng trong kho cần được update lại.

Gọi Form update bằng macro như bên

Form Update lại

update giá được thực hiện thông qua một query Update giá:

Private Sub Command14_Click()

On Error GoTo Err_Command14_Click Dim stDocName As String

stDocName = "Updatelaigia" ‘ Gán tên Query update giá

DoCmd.OpenQuery stDocName, acNormal, acEditMe.List1.Requery

Me.RequeryExit_Command14_Click:

Exit Sub

Err_Command14_Click:

MsgBox Err.Description Resume

Exit_Command14_Click

End Sub

Báo giá

Thông tin về giá cả các sản phẩm trong kho hàng, được thể hiện trong Form

- Thoát khỏi chương trình.

1.3 Các Form và Query chính của phần nhập hàng

Định

Caption :Nhậphàng vàokhoScrollbars :NeitherRecord Selectors : No

Navigation buttons : NoAuto Resize : No

Auto Center : NoDividing Line : YesBorder Style : ThinMin max buttons : Both Enabled

 Form NHAPHANGVAOKHO là form chính để nhập hàng vào kho nóbao gồm đầy đủ thông tin hàng hóa cần nhập

+ Thông tin chi tiết phiếu nhập:

Tại khu vực thông tin chi tiết phiếu nhập nó thể hiện đầy đủ thông tin về các sản phẩm sẽ nhập vào kho sau khi bạn Update

+ Thông tin kho hàng :

Thể hiện thông tin về hàng hóa trong kho hiện có của kho hàng+ Thông tin chi tiết về sản phẩm

+ Thông tin nhà cung cấp

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_Command174_Click:

Exit Sub Err_Command174_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Command174_Click

Sau khi click button hàng hóa vừa nhập sẽ được cập nhật vào phiếu nhập

hàng bạn có thể thấy trên thông tin phiếu nhập hàng bên dưới

Me.List134.Requery Me.Requery

 Quy định nhóm hàng

Mở form Tạo mã hàng và gắn nhóm hàng Được lập trình bằngmacro:

 Phiếu nhập

Mở Form phiếu nhập Được lập trình bằng Macro:

 Nhập chi tiết hàng hóa

Mở Form chi tiết hàng hóa bằng Macro:

 Nhập chi tiết nhà cung cấp

Mở form chi tiết nhà cung cấp:

 Update

Cập nhật hàng hóa trong phiếu nhập vào kho hang Code:

Private Sub Command203_Click()

On Error GoTo Err_Command203_Click Dim stDocName As String

‘ Gọi Query Append khohang để lấy thông tin hàng nhập khò vào trong kho hàng.

MsgBox Err.Description ‘ thông báo lỗi của hệ thống

Resume Exit_Command203_Click

End Sub

 Hướng dẫn

Mở Form hướng dẫn bằng Macro : Openformhotrotunhaphang

 Trở lại

Nút trở lại được lập trình dựa trên thư viện của chương trình

1.3.2 Form Tạo mã hàng và gắn nhóm hàng cho sản phẩm.

Trước khi nhập hàng vào kho ta cần khai báo đầy đủ thông tin về nhóm hàng.

Form Tạo mã hàng và gán nhóm hàng gồm hai phần chính : Vùng điền

thông tin và phần thể hiện thông tin

Tại phần thể hiên thông tin, thông tin được thể hiện dựa trên các List được

lập trình truyền dữ liệu về Mahang- NhomHang và List thông tin nhóm hàng

+ Để tạo một mặt hàng với nhóm hàng đã có bạn thực hiện như sau:

Bước 1 : Bạn hãy điền mã hàng vào ô mã hàng sau đó chọn nhóm hàng

nhóm hàng thường được tạo trước đó và sẽ được nói rõ trong phần 1.3.7

Bước 2 : Sau khi đã điền đầy đủ thông tin Mã hàng – Nhóm hàng bạn hãy

Click vào nút gán nhóm hàng Mã hàng vừa tạo đã có nhóm hàng

Form có kiểu dữ liệu Single Form

Caption : Tạo mã hàng và gắn nhóm hàngScroll bars : Neither

Record Selectors : No Navigation buttons : NoAuto Resize : No

Auto Center : NoDividing Line : YesBorder Style : ThinMin max buttons : Both EnabledCode chương trình :

Option Compare Database

‘ Tạo dòng chũ chạy trên form voi nội dung như bên dưới

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)

‘ Truyền thông tin cho list Hàng đã tạo và gắn nhóm hàng

Private Sub List17_AfterUpdate()

Me.RecordsetClone.FindFirst "Mahang='" & Me!List17 & "'"

Me.Bookmark = Me.RecordsetClone.Bookmark

End Sub

‘Xóa mặt hàng dã tạo lỗi.

Private Sub Command24_Click()

On Error GoTo Err_Command24_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70

Call LUU ‘ Gọi chương trình LUU đã được tạo trong Module2

Private Sub Command26_Click()

On Error GoTo Err_Command26_Click

Me.List17.Requery Me.Requery ‘ Cập nhật thông tin nhóm hàng bên list bên cạnh

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec ‘ Đưa list về cuối

Private Sub Command24_Click()

On Error GoTo Err_Command24_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Call LUU ‘ Gọi chương trình LUU được tạo trong Module

2

Me.List17.Requery Me.Requery ‘ Cập nhật thông tin tại list thông báo

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_Command24_Click:

MsgBox Err.Description Resume Exit_Command24_Click

1.3.3 Form Phiếu nhập hàng.

Sau khi đã tạo mã hàng gán nhóm hàng bạn hãy tạo phiếu nhập hàng

Định dạng Form:

Caption : Phiếu nhập hàngScroll bars : Neither

Record Selectors : No Navigation buttons : NoAuto Resize : No

Auto Center : NoDividing Line : YesBorder Style : ThinMin max buttons : Both Enabled

Phiếu nhập hàng gồm 3 phần :

Phần 1 : Phần nhập thông tin của phiếu nhập hàng, bao gồm thông tin mã phiếu ,

mã kho, ghi chú

Phần 2 : Thông tin kho hàng Tại khu vực này cho ta đầy đủ thông tin về các kho

hàng hiện có của công ti bao gồm Mã kho , Tên kho hàng , Địa chỉ kho hàng

Phần 3 : Thông tin phiếu nhập hàng Tại khu vực này có đày đủ thông tin về phiếu

nhập hàng vừa tạo cũng như phiếu nhập hàng đã được tạo từ trước đấy Bao gồm

thông tin về mã phiếu, mã kho, Ghi chú nhập

Chú ý mỗi phiếu nhập có một mã duy nhất nếu bạn tạo một phiếu trùng mã

chương trình sẽ báo nỗi

Form có kiểu dữ liệu Single Form

Caption : Phiếu nhập hàng

Scroll bars : NeitherRecord Selectors : No Navigation buttons : NoAuto Resize : No

Auto Center : NoDividing Line : YesBorder Style : Thin