Quản lý công việc và dự án với OpenERP Odoo

OpenERP (thường gọi là Tiny ERP) là một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp và quản lý quan hệ khách hàng mã nguồn mở, được thiết kế với mục tiêu có đáp ứng nhanh theo các nhu cầu khác nhau của từng doanh nghiệp. Những ưu điểm chính Dễ cài đặt, sử dụng, đầy đủ tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ Toàn diện: Có đầy đủ các mô đun cần thiết của một doanh nghiệp (hiện tại có hơn 700 mô đun) Mạnh mẽ Tự động thu thập thông tin doanh nghiệp Có thể tự thiết kế báo cáo của riêng bạn trong vòng 5 phút Linh hoạt Thay đổi mà không cần phải lập trình Quản lý các module một cách linh hoạt (có thể thêm mới, sửa đổi, hoặc xoá module một cách nhanh chóng) Dễ dàng khi nâng cấp hoặc di chuyển hệ thống Hệ thống theo chuẩn

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC & DỰ

ÁN với OPENERP

Trần Hoàng Hà

05/2013

LÝ DO

 Mỗi người đều đảm trách nhiều công việc

 Việc có thứ tự ưu tiên khác nhau

 Mỗi việc đều có thời hạn

 Mỗi việc đều liên quan đến/phụ thuộc vào công việc của người khác

 Nhiều người có khi cùng tham gia một việc

 Đôi khi một người phải ủy thác việc của

mình cho người khác

Khó phân bổ nguồn lực phù hợp, dễ bị quá tải

hoặc việc không có người làm

Khó đánh giá cụ thể hiệu suất của từng người

Khó chuyển giao nếu có biến động về nhân lực

Khó có cái nhìn bao quát để hoạch định nguồn

lực

GiỚI THIỆU VỀ OPENERP

openerp.com

Quản trị, hoạch định tập trung các tài nguyên DN

Mã mở, chi phí thấp hoặc gần như không tốn phí

Thiết kế module, có thể triển khai mở rộng dần

Có hàng ngàn module: PM, HR, CRM…

Giao diện web, truy cập từ mọi nơi

Bảo mật, phân cấp, phân quyền truy cập theo

chức năng chuyên môn, theo thẩm quyền

Đáp ứng được hầu hết các nhu cầu về quản trị của các doanh nghiệp, nhất là DN vừa và nhỏ

TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN

LÝ CÔNG ViỆC VÀ DỰ ÁN

Công việc có các loại sau:

Không thuộc dự án nào.

TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN

LÝ CÔNG ViỆC VÀ DỰ ÁN

Tạo PROJECT, PROJECT STAGE, PROJECT

PHASE:

Tạo Project (nếu có vai trò Project Manager)

Tạo Project Stage (liên quan đến việc phân chia

về lôgic nếu cần thiết), nếu có vai trò Project

Manager

Tạo Project Phase (liên quan nhiều đến nguồn lực thực tiễn, nếu cần thiết), nếu là user (không phải manager) thì chỉ có quyền tạo, không có

quyền xóa.

TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN

TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN

Assign ISSUE cho một người

Convert ISSUE thành Task nếu cần có người tiếp tục theo dõi

Escalate ISSUE vào một dự án nào đó

Cancel hoặc Close việc xử lý ISSUE

TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN

LÝ CÔNG ViỆC VÀ DỰ ÁN

Message/Planning/Scheduling

Send/Receive MESSAGES nội bộ liên quan đến Project/Task

Xem Planning về Project Phase và Users

Tính tóan Schedule cho Project Phase và Task

TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN

LÝ CÔNG ViỆC VÀ DỰ ÁN

Thao tác trên các bản ghi Project, Project Phase,

TASK, ISSUE đã tạo:

Xem danh mục các PROJECT, TASK

Chọn các view phù hợp (Kanban, List, Form, Page, Calendar, Gantt chart, Graph).

Search PROJECT, TASK theo Task Summary, Project, Project Phase, Assigned to, tình trạng

(New, Pending, In Progress), DeadLines

Filter TASK theo các điều kiện lôgic phức tạp

Sắp xếp TASK theo thứ tự

HOẠT CẢNH SỬ DỤNG

http://erp.vnet.vn:8069

Chọn database VNET, login

ty và tênDatabase, Tên người

sử dụng

Hệ thốngmenu cácmodule chứcnăng ở phíatrên, tùytheo từng vịtrí cá nhân

Góc phía trênbên phải là:

Nút Logout, About,

Preferences, Home,

Support

Menu bênphải để truycập các tínhnăng chotừng bản ghihoặc từngView củamodule

Lời gợi ý ở bên dướihàng menu phía trêncủa mànhình

Delete (xóa công

việc)

Sắp xếpcông việctheo thứ tự

Lọc tinh danhmục các côngviệc theo cáctiêu chí có thểđịnh nghĩa

Lướt nhanhqua danh mụccác công việc(Đầu tiên, Trước, Sau, Cuối cùng)

Chức năng TASKS

Phân Task theo nhóm

Chức năng TASKS/CREATE

Tạo một công việc

mới (với Task

Lưu công việc: Save

Task work: các công việc thành phần của công việc này kèm theo thời gian sử dụng

Ủy thác công việc cho người khác: Delegate (khác với Assign)

Trạng thái công

việc: New, In

Progress,

Pending, Done Các nút bấm để thay đổi trạng

thái công việc: Cancel, Draft (chỉ dự thảo, chưa bắt đầu), Reactivate (tái kích hoạt), Start

Task, Delegate

Thêm thông tin bổsung về công việcvào phần Text Box

Chức năng TASKS/CREATE/EDIT

Chức năng TASKS/DELEGATE

Công việc đượcDelegate cho Huyền, người ban đầu đượcgiao việc là Tòan

Sau khi ủy thác, phần công việc

gốc được ủy thác xuất hiện ở

phần “Parent Task” ở trong Tab

“Delegation History”, cho biết

công việc phụ thuộc vào công

việc được Delegate này

Trong hệ thống sẽ xuất hiện thêmmột TASK mới: CHECK:… Thuộc

về người Delegate Task

Chức năng TASKS/DELEGATE

Trong phần TASK mới

Parent Tasks: các công việc liên quan

mà chỉ có thể được hòan thành khi công việc này được hòan thành

Tab “Delegation

History” (Lịch sử ủy

thác):

Delegated Tasks: các công việc được

ủy thác

Chức năng TASKS/EDIT Tab/Delegation History

Tab “History” (Lưu

những thời điểm thay đổi,

cập nhật của công việc):

Chức năng TASKS/EDIT

Tab/History

Chức năng TASKS/EDIT

Tab/Extra Info

Các thông tin bổ sung như Priorities (mức ưu tiên), Sequence (thứ tự), Starting Date, Ending Date, Stage (Previous, Next), Notes

General Tab: Partner,

Version, Stage)

Có 4 trạng tháicủa Issue: New,

In Progress, Done, Pending

Các nútthay đổitrạng thái:

Cancel, Open, Done, Escalate

Attachment: Add (đínhkèm tài liệuvới Issue)

Chức năng ISSUES

Extra Info Tab: Các

thông tin chỉ đọc

Chức năng ISSUES

Create: Tạo Message với Project, From, To và Message

Có thể tìm kiếm Message theo

Project, From, To, Message hoặc

Clear

Chức năng MESSAGES

Project Messages: chuyển tin nội bộ liên quan đến các dự án

Create: Tạo Message với Project, From, To và Message

Chức năng MESSAGES

Xem lược đồ thời gian các pha của các dự án

LONG TERM PLANNING/

Project Phases

LONG TERM PLANNING/

Planning of Users

Xem lược đồ thời gian sử dụng nhân lực theo Project, Project Phases

Schedule Phases

Chọn Compute All My Projects hoặc Compute a Single Project

Schedule Phases

Sau đó chọn tên một Project cụ thể, bấm nút Compute

Kết quả

HỎI & ĐÁP